Organización Documental 3

Lección 2

CURSO:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTALCURSO:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

IDENTIFICAR

FUNCIONES

ESTRUCTURA

PROCEDENCIA

1. IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

Identificar los creadores dedocumentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales).

IDENTIFICACIÓN

DEFINICIÓN.

Agrupaciones Documentales

Identificación de

Productores

Identificación de Fondos Documentales

El Fondo Documental es la totalidad de la documentación producida o recibida poruna institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fecha de creación Fecha de supresión, si es del caso Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas Organismos que heredan competencias (categoría de un fondo más)

IDENTIFICACIÓN

Recopilar la información

HISTORIA INSTITUCIONAL

Fondos AbiertosDocumentación de entidades administrativas vigentes.

FondosAcumulados

Documentaciónde entidadesdesaparecidas.

Fondos Cerrados

Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarselos siguientes fondos documentales:

Identificación de Fondos DocumentalesIDENTIFICACIÓN

Es importante tener en cuenta que, algunas entidades asumen funciones de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocerlos antecedentes, que están contenidos en la documentación precedente.

Por precedencia, esta documentación constituirá fondos cerrados con limitación cronológica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, ya que éstos formarán parte de su propio documental.

Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la información concerniente al origen y evolución de la entidad productora es pertinente a cada fondo.


Ejemplo:

En la implementación de los programas de racionalización del gasto público secreó el Instituto Peruano de Desarrollo Rural (Inpeder) (Decreto 1300 de mayo 21 de 2003) como producto de la fusión del Instituto Peruano de la ReformaAgraria (Inpera), el Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura (Inpa), el Fondo deCofinanciamiento para el Desarrollo Rural Integrado (DRI) y el Instituto Nacionalde Adecuación de Tierras (Inat).

El artículo 2 del Decreto 1300 de 2003 establece que: “el Instituto Peruano deDesarrollo Rural, Inpeder, tiene por objeto fundamental ejecutar la políticaagropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos,fortalecer a las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulaciónde las acciones institucionales en el medio rural, bajo principios de competitividad,equidad, sostenibilidad, multifuncionalidad y descentralización, para contribuir amejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y al desarrollosocioeconómico del país”.

Para el cumplimiento de su objeto fundamental, el Inpeder debe cumplir conalgunas funciones de las entidades desaparecidas, para ello requiere conocer losantecedentes que están contenidos en la documentación precedente.

Los fondos de las entidades desaparecidas, por procedencia, constituyen fondos cerrados con limitación cronológica y su documentación no debe mezclarse con la producida por la nueva entidad.


Instituto Peruano de la Reforma Agraria (Incora) Fondo Cerrado

Instituto Nacional de Pesca yAcuicultura (Inpa) Fondo Cerrado

Fondo de Cofinanciamiento para el Desarrollo Rural Integrado (DRI)

Fondo Cerrado

Instituto Nacional de AdecuaciónDe Tierras (Inat)

Fondo Cerrado

Instituto Colombiano de DesarrolloRural (Incoder)

Fondo Abierto


Ejemplo:

El Ministerio de Comercio Exterior asume las funciones del Instituto Peruano de Comercio Exterior Incomex , en cumplimiento al Decreto 1159 del 29 de junio de 1999 que fusiona las dos entidades y por ende, el Fondo Documental del Inpemex es asumido por el Ministerio de Comercio Exterior.

Como establecer si un fondo es cerrado o abiertocontinuación o cesación de la existencia de un organismo

Si hay una evidente y total continuidad de competencias fondos abiertos


fondos de organismos suprimidos que han sido trasladados a los organismos que los han sucedido

fondos cerrados,

Si pierden su individualidad en razón de su relación con el Nuevo

fondo (abierto)

cerrados por procedencia pero abiertos por

utilidad.

Por presentarse continuidad en las funciones dicho fondo no se considera cerrado, simplemente cambia de nombre y se le da tratamiento de fondo abierto.


Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo produce o que lo produjo.

Que la entidad tenga existencia jurídica.

Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes al acto administrativo que la creó.

En general, para la identificación de fondos también es necesario tener en cuenta:


La Estructura Organizacional es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales

de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.

Está conformada por niveles de autoridad y responsabilidad, los cuales están agrupados, por jerarquía, en divisiones

administrativas creadas para el desempeño de funciones específicas.

Estructura Orgánica

La estructura organizacional se refleja en la Estructura orgánica, el Organigrama, los Manuales de Funciones y los Manuales de Procedimientos.

Identificación de Secciones y Sub seccionesIDENTIFICACIÓN

El Organigrama es la representación gráfica de la Estructura Orgánica de unaentidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:

La división de funciones

Los niveles jerárquicos

Las líneas de autoridad y responsabilidad

Los canales formales de comunicación

La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y

en cada departamento o sección.


El organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones Y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación es el reflejo de la estructura organica de la entidad.


Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo, éstas a su vez pueden sub dividirse en Sub secciones Documentales.

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario:


Estatutos Organigramas Actos administrativos de creación y supresión de dependencias Reglamentos internos Manuales de funciones Manuales de procedimientos

Con la información suministrada porcada uno de estos elementos sedelimita la agrupación documentalcorrespondiente a cada división delfondo.

La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer nivel jerárquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de cada entidad (dependencias de mayor rango). Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.

Una vez recopilada y analizada dicha a información se establecen las Secciones ySubsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:

LEER Y ANALIZAR:

Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la gestióndocumental de un archivo de oficina, están limitadas a funciones o actividadesespecíficas y dependen de la vigencia de las mismas, ya que éstas no sonestables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales.

Secciones Documentales

Subsecciones Documentales

DIVISIÓN

SERVICIO ALCLIENTE

DIVISIÓN DEPLANEACIÓN

DIVISIÓN TÉCNICADE ACUEDUCTO YALCANTARILLADO

DIVISIÓN

ADMINISTRATIVA

DIVISIÓN

SERVICIOS YCOMPRAS

DIVISIÓN

FINANCIERADIVISIÓN DE

SISTEMAS

GERENCIA

SECRETARÍAEJECUTIVA

DIRECCIÓNJURÍDICA

ALMACÉN CONTABILIDAD

TESORERÍA

P. Q. R

RECUPERACIÓNCARTERA

PLANTA DE

TRATAMIENTO

SECCIÓN

MANEJO AGUASRESIDUALES

CONTROL DECALIDAD

GESTIÓN

AMBIENTAL

PERSONAL YBIENESTAR

SOCIAL

Aguas Claras

Empresa de Acueducto yAlcantarillado

Ejemplo:

Fondo Documental Aguas Claras

Secciones Subsecciones

Gerencia

Secretaría Ejecutiva

Dirección Jurídica

División de Planeación Gestión Ambiental

División Técnica de Acueducto y Alcantarillado

Planta de Tratamiento Sección Manejo de Aguas residuales Control de Calidad

Según el organigrama de la empresa Aguas Claras, su Fondo Documental está conformado por las siguientes secciones y subsecciones:

División Administrativa

División de Servicios y Compras

División Financiera

División Servicio al Cliente

Personal y Bienestar Social

Almacén

ContabilidadTesorería

P.Q.RRecuperación Cartera

SERIE DOCUMENTAL SIMPLERESOLUCION No. 03

RESOLUCION No. 02

Un solo tipo documental

INVITACION

CDP

SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA

Varios tipos documentales

La SERIE esta constituida por unidades documentales que bienpueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son labase para verificar y controlar las transferencias documentales.

43

2

1

PROPUESTAS

ESTUDIOSPREVIOS

¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL

Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

Según María Luisa Conde:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”

Según Cruz Mundet:

“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”

Según el Diccionario de Terminología Archivística:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”

LAS SERIES.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Según Heredia Herrera:

“cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y

continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

Según Vicenta Cortés:

“documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se

caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

LAS SERIES.

Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

Identificación de Series y Subseries

Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional. Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los tramites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la denominación del asunto principal (Serie) podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como:.

Subseries

La unión de tipos documentales iguales

SERIE DOCUMENTALSERIE DOCUMENTAL=

también se puede crear una serie con tipos documentales también se puede crear una serie con tipos documentales distintosdistintos

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2

unión de tipos documentales

iguales

IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALESIDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

AYUNTAMIENTO

COMPETENCIAS

FUNCIONES

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

ACTIVIDADES

TIPO DOCUMENTAL

SERIE SERIE DOCUMENTALDOCUMENTAL

Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento)

Ejemplo 2:Ejemplo 1:

MUNICIPALIDAD:SAN ISIDRO

ACTIVIDAD:Reuniones de la

Comisión de Gobierno

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:Secretaría General

FUNCIÓN:Fé Pública

TIPO DOCUMENTAL:El acta

SERIE DOCUMENTAL:Actas de la Comisión de

Gobierno

MINISTERIO DEL AMBIENTE:

ACTIVIDAD:Otorgar licencias de aperturas

de act. peligrosas

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:

Delegación de Medio Ambiente

FUNCIÓN:Velar por el Medio Ambiente

TIPO DOCUMENTAL:Licencia de apertura de actividades calificadas

SERIE DOCUMENTAL:Licencias de apertura de actividades calificadas

Algunos ejemplos de series documentales Algunos ejemplos de series documentales

(2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

(1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

(1)

(2)

http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm

http://www.carm.es/neweb2/servlet/integra.servlets.ControlPublico?IDCONTENIDO=10891&IDTIPO=11&RASTRO=c846$m3919,13550

Ejemplo:

En la estructura organizacional de la empresa Aguas Claras, cuyo organigramaaparece en el ejemplo anterior; la Dirección Jurídica es una Sección Documentaldel Fondo. Esta dependencia se encarga de dirigir, supervisar, coordinar ytramitar los asuntos jurídicos y legales de la Empresa.Para cumplir con su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas es “elaborarlos contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesoría jurídica paraadelantar el proceso de contratación”.

Al desarrollar esta función se producen varios documentos que deben reunirse

atendiendo el trámite del asunto que los generó, lo que da lugar a la serie:

Contratos

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas o por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

Subseries

Fondo Documental: Aguas Claras

Sección: Dirección JurídicaSeries:

Contratos

Subseries:Contratos de Arrendamiento

Contratos de Comodato

Contratos de Compraventa deBienes Muebles

Contratos de Consultoría

Contratos de Diseño

Contratos de Obra

Contratos de Interventoría

Contratos de Prestación deServicios

Contratos de Suministros

Procedencia

Función

Asuntos específicos

De acuerdo con el Manual de Contratación de la Entidad, un contrato puedecelebrarse por arrendamiento, compraventa de bienes muebles, consultoría, diseño, interventoría, obra, prestación de servicios y suministros, cada uno tendrá su propio trámite que lo diferencia de los demás, lo cual da como resultado la conformación de subseries.El siguiente cuadro resume lo anterior:

Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documentalque materializa los trámites administrativos adelantados por las dependenciasdelegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardanrelación con el asunto deben integrarse en torno al trámite del cual forman parte.

En los archivos administrativos, los asuntos que tramitan las oficinas se identificanen las funciones que les son asignadas y se encuentran consignados en losmanuales de funciones y de procedimientos.

En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de losdocumentos (tipos documentales), a través de ellos es posible reconstruir lostrámites y por ende el orden original en que éstos se produjeron, así como tambiénla red de relaciones entre las dependencias.

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cualse logrará hacer la clasificación mediante la aplicación de los principiosarchivísticos de procedencia y orden original.

LOS ASUNTOS

Si una entidad tiene asignada entre sus funciones reunirse, producirá citaciones, órdenes del día, actas.

Si ordena:Si legisla:Si paga:Si contrata:

OrdenanzasLeyesÓrdenes de pagoContratos

Ejemplo:

Son funciones de la Dirección Jurídica de la empresa aguas Claras:

Elaborar los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesoría jurídica para adelantar el proceso de contratación.

Emitir conceptos jurídicos sobre las consultas que se formulen, interna o externamente, sobre las funciones constitucionales y legales de la misma.


Sección: Dirección Jurídica

Serie:Contratos Subserie: Contratos de ALQUILER

Unidad Documental: Contrato de ALQUILER(compleja)

Documentos que acreditan la existencia de representación legalCertificado de aprobación de garantía.Tipos Documentales: Garantía únicaInformes

Serie: Conceptos Jurídicos Subseries: Conceptos Jurídicos a Entidades Externas Conceptos Jurídicos Internos

Unidad Documental:Concepto Jurídico(Simple)

Tipos Documentales: Comunicaciones

En la siguiente tabla se muestra un ejemplo de las series documentales conalgunas de sus subseries con sus respectivas unidades y tipos documentales


Sección: Secretaría Ejecutiva

Series:ActasAcuerdosInformes

Proyectos

Sección: División Financiera

Series:

Comprobantes de Diario

Subseries:Actas de Junta DirectivaAcuerdos de Junta DirectivaInformes de ActividadesInformes de GestiónImplementación Organización HorizontalImplementación Sistema de Gestión EmpresarialImplementación Sistema de Gestión de la Calidad

Subsección: Contabilidad

Subseries:Conciliaciones BancariasInformesLibros Contables

Sección: División de Sistemas

Series:ActasAsesoría TécnicaInformesMantenimiento de Equipos de SistemasProyectos

Informes de ActividadesLibro InventariosLibros AuxiliaresLibro Mayor y BalancesLibro Diario de Caja

Subseries:Actas de Reuniones de trabajo

Informes de Actividades

Implantación Red Administrativa

Paso 1: Identificación de Productores

Paso 2: Estudio de la Estructura Orgánica

Paso 3: Análisis Funcional

En Resumen:identificación: Establecimiento de Agrupaciones Documentales Diferenciadas

Fondo Documental

Secciones y Subsecciones

Series y Subseries (Asuntos)

Tipos Documentales

Unidades Documentales Simples y Complejas

2. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ConceptoConcepto:

Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.

ClasificaciónClasificación =

Operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

El sistema de clasificación elegido debe ser:

- Lo más estable posible.

- Objetivo.

- Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.

Clasificación de series documentales

Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los clasificación de los documentosdocumentos.

Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el

Cuadro de ClasificaciónCuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo.

La clasificación responde a una doble necesidad:

Proporcionar una estructura lógica a los documentos.

Facilitar su localización conceptual.

Clasificación de series documentales

Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución.

Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.

Inconvenientes:

• Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos.

• Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo.• Muestra un momento del tiempo.• Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales.

CLASIFICACIÓN ORGÁNICACLASIFICACIÓN ORGÁNICA

Orgánico Funcional

La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios:

Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas,

administraciones muy pequeñas)

Criterios de clasificación:

Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institución.

La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio.

CLASIFICACIÓN FUNCIONALCLASIFICACIÓN FUNCIONAL

Clasificación FUNCIONAL Clasificación ESTABLE=Los documentos se agrupan bien según la función del que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.

CLASIFICACIÓN POR MATERIASCLASIFICACIÓN POR MATERIAS

Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.

Clasificación por materias:

Los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.

Inconveniente: La agrupación de documentos es antinatural, en ningún momento refleja la estructura y funciones de la organización

Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi inexistentes.

La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación.

2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ordenación cronológicaOrdenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos.

Ordenación alfabéticaOrdenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.

El ordenamiento de los legajos de personal, por Apellidos; ordenamiento por la primera letra del asunto principal (estadisticas, informes de auditoria, ordenes de pago, etc).

Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento.

Ordenación de series documentales Ordenación de series documentales Ordenación física

CRITERIOS:

Ordenación numéricaOrdenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.

Ej. Resoluciones se ordenan por su Numero; Informes, Oficios, etc, O puede asignarse un numero a cada documento(INDIRECTO) Ej. Numero de registro asignado a cada documento que ingresa a la oficina.

Ventaja: los números son infinitos y se pueden signar grandes cantidades de unidades documentales.


CRITERIOS:

Ordenación numérica-cronológicaOrdenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo.

Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34 de 1989)

Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales.


CRITERIOS:

Ordenación alfa-numéricaOrdenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número.

Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34.

O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de acondicionamiento de local», etc.

Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc.

Ordenación física

Ordenación de series documentales Ordenación de series documentales CRITERIOS:

Ordenación por conceptosOrdenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo.

Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA:* Con Asociaciones Deportivas* Con Asociaciones ProfesionalesCon Asociaciones Religiosas

Ordenación física

Ordenación de series documentales Ordenación de series documentales

CRITERIOS:

1. Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora.

Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas (nivel jerárquico)

Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente Si son similares, por un orden lógico

2. A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales.

3. Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series.

Ordenación física

PROCEDIMIENTO:

«Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura»

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD) (CD)

Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico.

NO SIEMPRE es así

Se estructura por niveles o categoríasniveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental o incluso el tipo documental.

Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.

Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria crear secciones diferentes.

• Abierto a nuevas inclusionesnuevas inclusiones.

• Debe llevar pocas subdivisionespocas subdivisiones.

• No debe incluir nuncanunca un apartado de VARIOSVARIOS.

• Debe estar diseñado para que nono haya que introducir grandes cambiosgrandes cambios.

• Debe estar siempre codificadosiempre codificado (a ser posible la codificación debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos).

Características del CDCaracterísticas del CD

El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación debe:

• Reflejar el contenidoReflejar el contenido de los documentos reagrupados.

• Estar formado por palabraspalabras que posean un carácter informativocarácter informativo.

• Ser brevebreve.

• Ser exclusivoexclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo).

Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben codificarse en toda su estructura.

Sistemas de codificación del CDSistemas de codificación del CD

Existen tres clases de códigos:

AlfabéticosAlfabéticos NuméricosNuméricos AlfanuméricosAlfanuméricos

70.000 Área de urbanismo71.000 Servicio de Planificación71.100 Sección de Obras71.140 Expedientes de Licencias71.141 Expedientes de Licencias de

Aperturas

A. UrbanismoA-1000. PlanificaciónA-1100. Obras, etc.

Primer dígito

Segundo dígito

Tercer dígito

Gerencia

Divisiones y UnidadesAdministrativas de mayorjerarquía

Áreas dependientes de lasDivisiones

El código alfanumérico estará formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del

número que le corresponda a cada serie documental.

Es importante anotar que el código se asigna a las dependencias, teniendo encuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad; éste puedeser numérico o alfanumérico de acuerdo con lo establecido en cada entidad. Elnumérico se formará por los dígitos que representen cada nivel jerárquico.

Ejemplo:

Aguas Claras

Empresa de Acueducto yAlcantarillado

100

GERENCIA

110SECRETARÍA

EJECUTIVA120

DIRECCIÓNJURÍDICA

130DIVISIÓN DEPLANEACIÓN

140DIVISIÓN TÉCNICADE ACUEDUCTO YALCANTARILLADO

150DIVISIÓN

ADMINISTRATIVA

160DIVISIÓN

SERVICIOS YCOMPRAS

170DIVISIÓN

FINANCIERA

180DIVISIÓN

SERVICIO ALCLIENTE

190

DIVISIÓN DESISTEMAS

181

P. Q. R

182RECUPERACIÓN

CARTERA

172

TESORERÍA

171

CONTABILIDAD

161

ALMACÉN

151PERSONAL YBIENESTAR

SOCIAL

CONTROL DECALIDAD

142SECCIÓN

MANEJO AGUASRESIDUALES

143

141PLANTA DE

TRATAMIENTO

131GESTIÓN

AMBIENTAL

Estructura Institucional.

El primero está identificado con la estructura de la organización y corresponde a las Secciones y Subsecciones. El segundo se refiere a las series y subseries documentales, es decir, reúne los testimonios de las actividades desarrolladas por cada dependencia.

Los cuadros de clasificación Deben ser coherentes con la estructura de la entidad. Es decir, cada vez que suceda una reestructuración o modificación interna, el cuadro deberá modificarse de tal manera que la estructura tenga su propio cuadro de clasificación, que pueda reflejar los cambios sufridos con el paso del tiempo.

Aclaración

Niveles:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

SUBSECCIÓNSECCIÓN

100 Gerencia

110 Secretaría Ejecutiva

120 Dirección Jurídica

SERIE

Informes

Actas

ConceptosJurídicos

PlanesEstratégicos

SUBSERIE

Informes Control InternoInformes InstitucionalesInformes a Entidades del Estado

Actas de Junta Directiva

Conceptos Jurídicos a EntidadesExternasConceptos Jurídicos Internos

Planes de Desarrollo EstratégicoPlanes Estratégicos Corporativos

FONDO

Aguas Claras

130 División de Planeación 131 Gestión Ambiental

InformesInformes de ActividadesInformes de Gestión

Estructurade la

Entidad

Testimonio de lasactividades de

cada dependencia

Proyectos Reestructuración ProcesosOperativos141 Planta de

Tratamiento

Informes Informes de Actividades

Reuso de Aguas Residuales

140 División Técnicade Acueducto yAlcantarillado

142 Sección ManejoAguas Residuales

143 Control de Calidad

Proyectos

Proyectos

Informes

Muestreo y Caracterización deAguas Residuales de Ríos,Canales y Vertimientos para elReuso

Actualización Estudios Tratabilidady Control de Calidad del Agua

Informes de ActividadesInformes de Gestión

150 División Administrativa 151 Personal yBienestar Social Salud

OcupacionalComité Paritario de SaludocupacionalPrograma Salud Ocupacional

160 División Servicios yCompras

161 Almacén

Actas

Informes

Actas Comité de Compras

Informes de ActividadesInformes del movimiento deInventario de Almacén

170 División Financiera

180 División Servicioal Cliente

171 Contabilidad

172 Tesorería

181 P. Q. R

182 RecuperaciónCartera

Informes

Libros Contables

Libros deTesorería

Proyectos

Informes

Actas

Informes de ActividadesInformes a Organismos de Control

Libro InventariosLibros AuxiliaresLibro Mayor Y BalancesLibro Diario de Caja

Libro Auxiliar de CajaLibro Auxiliar de Banco

Implementación Call Center

Informes de Actividades

Actas de Reunión

190 División de Sistemas Mantenimiento deEquipos deSistemas

A las series y subseries se les asigna un número siguiendo un ordenestablecido en cada dependencia, el cuál agregado al de ésta conforma elcódigo

Resumen

CLASIFICAR.- Es separar o dividir un conjunto de elementos en clases o grupos susceptibles de subdivisiones.

Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos:

•Aquellos que se reciben y generan con interés informativo

• Aquellos que se derivan de las funciones y actividades de la oficina.- Generalmente forman expedientes, se caracterizan por ser únicos, son aquellos que forman las series documentales de la oficina

Organización Organización de documentosde documentos

ORDENAR.- Es unir y relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema más conveniente. Ordenamiento alfabético.- Consiste en la utilización del alfabeto, como criterio para la ordenación.Ordenamiento numérico.- Se utiliza el número correlativo para la ordenación de expedientes. Ordenamiento cronológico.- Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitación del documento.


SIGNAR.- Es asignar símbolos de codificación. Pueden ser letras o números o la combinación de ambos para su identificación. Dichos símbolos representan a los nombres o títulos facilitándo su inmediata localización.

Ejemplo:

OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES

SEGE/03

GERENCIA DE PERSONAL

PERS/01

SECCIÓNORDEN DE LA SERIE

PRIMERA SERIE DE PERSONAL

SECCIÓN PERSONAL


¿QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL? Es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental y que por consiguiente, son archivados, usados o eliminados como unidad.

LEGAJOS DE PERSONAL

RESOLUCIONES

(Oficina General de) (Oficina General de)

PersonalPersonal La SECCIÓN DOCUMENTAL es el conjunto de series documentales que produce cada oficina.

PRODUCE

Licencias

Progs. Capac de Pers.

Cuadros Evaluac de Pers

Legajos de Personal

Boletas de Pago

Planillas de Pago

Papeletas de Salida Correspondencias

¿Qué es la ¿Qué es la sección sección documental ?documental ?

SECCIÓN CONTABILIDAD

SERIES

BALANCES

AUX.STANDAR

CORRESPONDENCIA.

LIBROS PRINCIPALES

ADMINISTRACION

AUDITORIA INTERNA

PLANIFICACIÓN

ARCHIVO CENTRAL

IMAGEN INSTITUCIONAL

El fondo El fondo documental es el documental es el conjunto de toda conjunto de toda la documentación la documentación que produce una que produce una institucióninstitución

GOBIERNO REGIONAL

¿Qué es el ¿Qué es el fondo fondo documental ?documental ?

"Es preciso saber lo que se quiere; cuando se quiere, hay que tener el

valor de decirlo, y cuando se dice, es menester tener el coraje de realizarlo" Georges Clemenceau

gracias totales…..

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