1. TALLER 3: GESTIN DOCUMENTAL EMPRESARIAL Presentado por: IRMA MARTNEZ PINILLO LEIDY JOHANNA MONTENEGRO LEAL GABRIEL JAIME LONDOO MUOZ Presentado a: Luz Marina Arias Gonzlez Docente Virtual Gestin Documental. G2 UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA -CIDBA- 2014

2. contenido INTRODUCCIN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS DESARROLLO CIBERGRAFA 3. INTRODUCCIN En este trabajo se presenta la aplicacin de los conocimientos obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y trminos necesarios en la administracin de la correspondencia y el flujo documental, que es el tema 3, de la asignatura Gestin Documental, correspondiente al bloque B del tercer semestre del programa Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad del Quindo. Para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de consulta, que son referenciadas al final. 4. OBJETIVO GENERAL Evidenciar la asimilacin de los conocimientos adquiridos en el curso Gestin Documental, del programa Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad del Quindo, cuya finalidad es dar a conocer la teora y aplicaciones de la Normatividad Archivstica de Colombia. OBJETIVOS ESPECFICOS Contextualizar los conceptos y normatividad bsica relacionada con los procesos archivsticos. Aplicar los conocimientos adquiridos a la prctica. Identificar los diferentes parmetros y estndares normativos para la adopcin, implementacin y seguimiento de un programa de gestin documental. 5. 1) Visite un archivo de una entidad pblica y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, direccin, nombre de la persona que le ofrece la informacin y telfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentacin. Realice como mnimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestin documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. 2) identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: archivo total, ciclo vital de los documentos, principio de procedencia, principio de orden original, folio, legajo, fondo, subfondo, serie, subserie, tipo documental, tablas de valoracin, tablas de retencin, valor primario, valor secundario. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mnimo 4 documentos) 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. 5) Indague cules documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. 6. 6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliacin de los documentos. 7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestin en la entidad visitada y en qu consiste cada uno de ellos. b) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qu consiste cada uno de ellos c) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histrico (Si lo tiene la entidad) y en qu consiste cada uno de ellos. 7. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservacin o eliminacin. 11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoracin documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente: - Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas? -Cules son los cambios a en los procesos de la Gestin Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestin Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestin Documental a partir de la expedicin de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes hay que hacer para dar cumplimiento a la norma. 8. - Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el contenido del mencionado Decreto? - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego sbalo por SLIDESHARE. Deben cuidar de no usar imgenes o texto demasiado grande en las diapositivas para que no se desconfigure al subirlas a slideshare. NOTA: Uno de los integrantes debe ingresar a plataforma por el espacio correspondiente a la tarea, ubicar el nombre de los integrantes del grupo y el enlace correspondiente donde qued el trabajo en la web. Muchos xitos! Valor: 20% Plazo mximo para enviar su tarea hasta el 13 de mayo de 2014 a las 23:50 Luz Marina 9. DESARROLLO: 1. ENTIDAD: Organizacin Terpel S.A. NATURALEZA: Privada DIRECCIN: Carrera 7 N. 75-51 piso 8. Bogot, Colombia FUNCIONARIO: Deysy Tabares TELFONO: 470 51 51 ext. 4047 COMENTARIO: Se visit el archivo central y la documentacin est almacenada en estanteras y estas a su vez en cajas de archivo X200. Dentro de las cajas hay bolsas y legajos que tienen un rotulo, con la informacin relacionada con la informacin que en l est archivada. El archivo es muy grande mide unos 400 metros cuadrados. La documentacin dentro del expediente est en forma consecutiva ascendente por ejemplo las facturas y los dems la funcionaria informa que los archivos de gestin estructuran esos documentos segn el trmite y las fechas de los documentos. 10. ARCHIVO CENTRAL 11. IDENTIFICACIN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL En la visita realizada se identific y comprendi los puntos expuestos en el Decreto 2609 de 2012. Planeacin: Porque para crear un documento cuentan con una plantilla previa y avalada por el rea de Calidad y de Gestin Documental, se tiene en cuenta las normas ICONTEC. Gestin y Trmite: Porque desde que se produce o recibe un documento se hace seguimiento al trmite interno para dar respuesta y poder recuperar la informacin mediante controles como la digitalizacin y el registro de radicados. Organizacin: Porque desde los archivos de gestin se crean las unidades documentales de acuerdo al trmite y las Tablas de Retencin Documental. Una vez, se transfieren al Archivo Central, se describen en un inventario documental y se les da una asignatura topogrfica permitiendo ubicarlo. Transferencia: Se identific que se hacen transferencias primarias de acuerdo a unas fechas y teniendo en cuenta que las unidades documentales estn completas. 12. IDENTIFICACIN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL En la visita realizada se identific y comprendi los puntos expuestos en el Decreto 2609 de 2012. Disposicin de los documentos: Estos se seleccionan desde los archivos de las oficinas, eliminando copias y estructurando las unidades documentales segn los tipos documentales que estn en las Tablas de Retencin Documental. Preservacin a largo plazo: Se digitalizan los documentos que poseen mayores valores primarios y secundarios, por ejemplo: Historias Laborales. Valoracin: La disposicin final est fijada en las Tablas de Retencin, para los que tienen seleccin se revisa muy bien para identificar cuales eliminan y cuales se conservan y el Comit de Archivo aprueba su eliminacin para poder proceder o dejarlos otro tiempo por precaucin. 13. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 1. Tienen conformado y activo el Comit de Archivo? Este se unific con el Comit Administrativo para garantizar que en todas las reuniones se tratan temas relacionados con la Gestin Documental y los funcionarios del CAD se retroalimenten de los posibles cambios administrativos. 2,. Cada cundo se rene el Comit? Cada trimestre se convoca A menos que ocurra alguna novedad. 3. Cmo se determinaron las series y subseries documentales? Mediante el cuadro de clasificacin documental y el proyecto de Tablas de Retencin Documental. 4. Qu es el cuadro de clasificacin documental? Como su nombre lo indica es un cuadro que tiene plasmadas las agrupaciones documentales que hay en las diferentes dependencias, por ejemplo: Actas, Actas de comit de archivo. 5. Cada cundo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestin a central? Cada que las unidades documentales estn completas, los funcionarios proceden a foliar e inventariar. Luego, en el CAD se revisa que todo est bien y se acepta la transferencia. 14. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 6. Cmo saben cundo un documento de archivo o subseries pierden vigencia y deben eliminarlas? En las Tablas de Retencin, se especifica los tiempos de conservacin, as que se revisa el historial de transferencias primarias aceptadas y se mira que perdi vigencia, por ejemplo: Planillas de Control de Correspondencia, dice que se guardan en gestin un ao y en central 3 aos. Si la carpeta tiene informacin del 2009, se guardo hasta el 2010 en oficinas y en central hasta el 2013, es decir, se eliminara aproximadamente a mediados del 2014, que es lo que se est haciendo actualmente. 7. Cules son las opciones de disposicin final con las que cuenta la empresa? Las que se contemplaron en las Tablas fueron: Conservacin total, Eliminacin, Seleccin y Migracin de soporte, es decir digitalizacin. 8. Usan Microfilmacin? No, no se usa, se emplea la digitalizacin con escner rotativo, porque es ms fcil y rpido. 9. Cundo se les termina el espacio para almacenar en el Archivo Central qu hacen? Hay un contrato con una empresa que custodia archivos, para all se enva lo que casi no se consulta, es un Outsourcing. 15. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 10. Cmo les explican a los funcionarios la creacin de unidades documentales y la poltica de gestin documental, es decir, cada cunto los capacitan o cmo lo hacen o hicieron? Fue lo ltimo que se hizo en 2008, cuando se termin el proyecto de tablas, se hizo capacitaciones masivas explicndoles las series y subseries por reas, como deban archivar y marcar las carpetas, en fin, todo lo relacionado con los documentos que producen, reciben o tramitan en sus reas. Para los funcionarios que entran nuevos a la Empresa, se les da la capacitacin en algo que se llama la Semana de Induccin en la que cada rea le explica que hace y los servicios que presta. 16. DESARROLLO: 1. ENTIDAD: Polica Nacional Direccin de Sanidad NATURALEZA: Pblica DIRECCIN: Calle 44 No. 50 51 CAN FUNCIONARIO: Sandra Milena Carrillo Chaparro TELFONO: 220 74 10 COMENTARIO: Se realiz visita al archivo central, en donde se evidenci la organizacin de la documentacin de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental, con su respectivo inventario documental, la informacin se encuentra almacenada en estanteras y a su vez en unidades de conservacin acorde a los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin (cajas X200 y carpetas de yute desacificadas), emplean ganchos plsticos para evitar que la documentacin se afecte biolgicamente. En general se observa un estado de conservacin y una organizacin estructurada, con una poltica de Gestin Documental, aplicada y normalizada. 17. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: En la Polica Nacional el Programa Gestin Documental se encuentra implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la empresa contratada para la entrega de los documentos fsicos. El proceso de organizacin de archivos de gestin es la fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la institucin. Se toma la tabla de retencin para clasificar y agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto, (por ejemplo, Planes, Nminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifica cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde. 18. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Oficina productora GRUPO CONTRATOS (Procedencia) Serie CONTRATOS Subserie Contratos de arrendamiento Contratos de interventora y consultora Contratos de obra Contratos de prestacin de servicios 19. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE APOYO Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), identifquelos djelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si an los necesita. DOCUMENTOS DE APOYO 20. SELECCIN DOCUMENTAL Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin o felicitacin, recortes de prensa, entre otros. La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin. 21. ORDENACIN DOCUMENTAL La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites. 22. SELECCIN DOCUMENTAL Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin o felicitacin, recortes de prensa, entre otros. La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin. 23. En la Polica Nacional el Programa Gestin Documental se encuentra implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la empresa contratada para la entrega de los documentos fsicos. Respectivamente nos encontramos con el archivo central, un edificio que cumple con las especificaciones mnimas requeridas para la conservacin de los documentos con una capacidad proyectada a 10 aos para almacenar las transferencias, es propiedad de la institucin, el archivo cuenta con rea administrativa, rea de consulta, rea de almacenamiento, estantera, deshumidificador, aire acondicionado, extractores, extintores, equipo de computo, fotocopiadora, impresora, picadora y elementos de bioseguridad, tambin tiene sistema de seguridad (sensor de movimiento, alarma contra robo e incendio y circuito cerrado de T.V.) PROGRAMA GESTIN DOCUMENTAL 24. ARCHIVO CENTRAL 25. 1. Tienen conformado y activo el Comit de Archivo? Si, la Polica Nacional en cumplimiento al acuerdo 07 del 29 de junio de 1.994 por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, en su artculo 19, realiza la creacin del Comit de Archivo. 2. Cada cundo se rene el Comit? Se renen ordinariamente dos veces por ao (abril y octubre) y extraordinariamente por convocatoria de su Presidente. 3. Cmo se determinaron las series y subseries documentales? Mediante el cuadro de clasificacin documental y el proyecto de Tablas de Retencin Documental. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 26. 4. Qu es el cuadro de clasificacin documental? El cuadro de clasificacin es un instrumento tcnico de referencia y control, que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las actividades jerrquicas de la institucin, destinado a recuperar, facilitar y controlar la informacin de toda la organizacin. 5. Cada cundo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestin a central? El archivo central elabora un cronograma de transferencias documentales para las cuales aproximadamente se realiza cuatro transferencias primarias documentales por mes, teniendo en cuenta el tiempo de retencin documental en el archivo de gestin descrito en la tabla. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 27. 6. Cmo saben cundo un documento de archivo o subseries documentales pierden vigencia y deben ser eliminadas? Se sabe que un documento, serie o subserie pierde vigencia porque ha perdido su valor documental primario y/o secundario. 7. Cules son las opciones de disposicin final con las que cuenta la empresa? La Polica Nacional en las Tablas de Retencin Documental ofrece cinco opciones de disposicin final segn el tipo de serie o asunto as: 1. Conservacin total 2. Digitalizacin 3. Eliminacin 4. Microfilmacin 5. Seleccin PREGUNTAS ACLARATORIAS: 28. 8. Usan la microfilmacin? Si, se utiliza la microfilmacin solo para algunas series que tienen valor secundario. 9. Cundo se les termina el espacio para almacenar en el archivo central que hacen? Se realiza una actividad denominada expurgo documental, que trata de verificar que series y subseries en el archivo central cumplieron con el tiempo de retencin documental, para realizar su disposicin final, al mismo tiempo se informa al rea administrativa y financiera para que lo tengan en cuenta en el plan de compras, con el fin de buscar un espacio en arrendamiento que cumpla con las condiciones especficas mnimas para conservar el acervo documental, aunque no ha sucedido ya que se tiene espacio suficiente planeado hasta el ao 2020. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 29. 10. Cmo les explican a los usuarios la creacin de unidades documentales y la poltica de gestin documental, es decir, cada cuanto los capacitan o como lo hacen o hicieron? La calidad cambia todos los das y por ende al inicio del ao, se debe crear un plan de trabajo en el proceso gestin documental, en el cual se tiene en cuenta la capacitacin y retroalimentacin a los funcionarios, sin embargo siempre y cuando sea necesario se realiza capacitacin cada vez que cambia un procedimiento o se crea nuevas funciones por videoconferencia cuando es a nivel nacional desde Bogot y se hacen visitas de acompaamiento. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 30. 2. Conceptos. Segn la investigacin y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir as: - ARCHIVO TOTAL: Es el proceso integral que vive el documento. - CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Todas la etapas del documento desde que se produce o recibe, hasta su trmino final. - PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Este principio establece que todos los documentos que se produzcan en una entidad, no deben mezclarse con la de otra. - PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio de la teora archivstica segn la cual, se debe respetar la secuencia de los trmites que produjo los documentos, para su disposicin fsica. - FOLIO: Hoja de papel, pergamino u otro material. Folio recto es la primera cara de un folio, la que se numera. - LEGAJO: Varios documentos empastados o atados, para hacer ms fcil su manipulacin. - FONDO: Es un conjunto de documentos. Hay de varios tipos: Abierto: conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas , administrativamente vigentes y que se completa por medio del sistema. Acumulado: documentos sin ningn criterio de organizacin. Cerrado: documentos cuyas series han dejado de producirse debido al cese de actividades de las personas que los producan. Documental: Los documentos producidos por una persona natural o jurdica en virtud de sus actividades. 31. 2. Conceptos. Segn la investigacin y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir as: - SUBFONDO: Conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una entidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonoma. - SERIE: Conjunto de documentos producidos en ejercicio de funciones especficas, como por ejemplo, actas, informes, historias laborales, contratos, etc. - SUBSERIE: unidades documentales que forman parte de una serie. Se identifican de forma separada de ella por el contenido y las caractersticas especficas. - TIPO DOCUMENTAL: Unidad originada en actividad administrativa que por sus caractersticas se le clasifica y asigna como categora diplomtica. - TABLAS DE VALORACIN: Lista de asuntos o series documentales. Se les da un tiempo de permanencia en el archivo central y as mismo, una disposicin final. - TABLAS DE RETENCIN: Lista de series con sus respectivos tipos documentales y se les da un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. - VALOR PRIMARIO: Desde que un documento se adquiere o se produce, inmediatamente adquiere esta cualidad hasta que cumpla con su fin. - VALOR SECUNDARIO: Tambin conocido como permanente, y lo adquieren los documentos que por su importancia, ya sea histrica, cultural o cientfica, deben conservarse en un archivo . 32. 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 1. Las Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, bonificaciones, liquidaciones de vacaciones, entre otros. Por ello, tienen valores administrativos, fiscales, tcnicos, legales y/o contables. Y Sus valores secundarios no son predecibles pero podra darse el caso que sirva para la historia o la cultura, por eso es importante su conservacin. 2. Las Actas de Junta Directiva: Estas se conservan por que all se plasman las principales decisiones que cambian el rumbo de la Compaa. Por eso tienen valor Administrativo, fiscal, legal y contable. Obviamente, secundarios tambin porque reflejan la historia de la Empresa. 33. 3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 3. Libros Contables: Tienen valor contable, administrativo, tcnico, legal y fiscal, por eso se conservan, porque son un requerimiento de las entidades de control. 4. Informes de Venta de Combustible Mayorista: Dado que el Ministerio de Minas y Energa, regula la comercializacin de hidrocarburos en Colombia, se debe tener un control de los volmenes de ventas , porque sirven de pruebas para procesos legales, por ejemplo para contrabandistas o Estaciones de Gasolina que vendan ilegalmente, sin pagar impuesto, as se puede rastrear los delincuentes, que no tiene como probar la compra legal. Tienen valor administrativo, tcnico, legal, contable y fiscal. Puede tener valor secundario, porque sirve para la ciencia, ya que se puede hacer estudios tcnicos. 34. VALORES PRIMARIOS Contrato: es un documento original de carcter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que sirve como testimonio ante la Ley porque justifica el gasto pblico, adems de comprobar que se recibi o proporcion un bien o servicio. Acciones constitucionales: son documentos que contiene valor jurdico. Informes: contiene informacin de valor administrativo, jurdico, legal, fiscal y contable. Por cuanto informa los estados de la empresa. 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 35. VALORES SECUNDARIOS Historia clnica es un documento con valor cientfico como referencia para investigadores y probatorio para los mdicos. Resolucin creacin de la Polica Nacional es un documento histrico ya sirve como testimonio de un hecho poltico y social en Colombia. Historia Laboral: es un documento que tiene todos los valores para ser conservado en un archivo histrico pues luego de su ltima consulta se debe conservar 90 aos, 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 36. 4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental: SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL ACTAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Acta de Junta Directiva 007 de Mayo de 2014 INFORMES INFORMES DE OPERACIONES Informe de Operaciones Planta Ayacucho del 10 de mayo de 2014 INFORMES INFORMES DE GESTIN Informe de Gestin Gerencia Administrativa Regional Antioquia 2010 HISTORIAS HISTORIAS LABORALES Contrato Laboral a Trmino Indefinido de Fabricio Londoo. Carta de Solicitud de Vacaciones aplicable al periodo 2013. 37. SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES HISTORIAS Historias Laborales Informacin personal y familiar. Actos Administrativos de nombramiento. PROYECTOS Proyecto de Investigacin Anteproyecto Investigacin EXPEDIENTES Expediente de Inteligencia Libros de escalafn Armas (Cuerpo Comando) Servicios (Cuerpo Profesional) BOLETINES Boletines Pblicos Retiros del personal Nombramientos del personal civil. CONTRATO Contrato Certificado de disponibilidad presupuestal. Invitacin Pretrminos de referencia Listado de inscritos Trminos de referencia. 4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental: 38. 5. El Acuerdo 042 de 2002, en su artculo cuarto: Criterios para la organizacin de archivos de gestin, PARGRAFO dice: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Por ejemplo: Los ejemplares mltiples; es decir, borradores, copias y los que sirven en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones. Deben tener un valor netamente informativo y a corto plazo. No testimonian la actividad de la institucin y no forman parte de su Patrimonio Documental. Otros ejemplos ms concretos son: Copias de leyes, resoluciones, decretos, peridicos, afiches, invitaciones, citaciones a reuniones, es decir los que no hacen parte de un trmite relacionado con las funciones del rea. 39. 6. FOLIACIN: La foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa, permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. Hay que tener cuenta lo siguiente: 1. Numerar de manera consecutiva, 2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. En documentos con texto por ambas caras, se registrar el nmero en la cara recta del folio. 3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento, de manera legible y sin enmendaduras. 4. No se debe escribir con trazo fuerte para no daar el papel. 5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 6.Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. 7. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) se numerarn como un solo folio. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada. 40. 6. FOLIACIN: 8.Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. 10.Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 9. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene. 10. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones. 11. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin. 41. 6. FOLIACIN: 12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido. 13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto. 14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs- , disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada. Nota: Basado en la Cartilla de Organizacin Documental. AGN. 2008. 42. 7. El Decreto 042 de 2002, en su artculo 4, indica como organizar los documentos: 1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. 43. 8. El Acuerdo 042 de 2002. Artculo 4. puntos 5 y 7., indica los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas: 5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si fuere el caso. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: Cdigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. 44. Rtulo Unidad Documental Rtulo Caja de Archivo Central 45. 9. Mapa Conceptual. Empresa privada visitada: Organizacin Terpel S.A. GESTIN Planeacin Produccin Gestin y Trmite Organizacin Transferencia CENTRAL Transferencia Disposicin Doc. Preservacin Valoracin PROCESOS GESTIN DOCUMENTAL Transferencia Primaria Etapa previa de anlisis para producir documentos. Elaboracin segn la norma tcnica vigente y el contexto. El registro, seguimiento y paso a paso, que se realiza con el documento hasta la resolucin del asunto. Actividades tcnicas archivsticas para la conformacin de unidades documental, para clasificar, ordenar y describir. Segn TRD. Verificar y validar las unidades documentales, segn las TRD y el Inventario. Luego, asignar la ubicacin topogrfica. Disponer segn las TRD si se elimina, selecciona o migra de soporte la informacin. Acciones para garantizar la preservacin en el tiempo. Determinar los valores primarios y secundarios para establecer la tiempos de permanencia. NOTA: No hay archivo histrico, pero hay unos documentos que ameritan conservacin permanente por sus valores secundarios. 46. 9. Mapa Conceptual. Empresa pblica: Polica Nacional GESTIN Produccin Trmite Clasificacin Ordenacin Descripcin y utilizacin CENTRAL Transferencia Primaria Consulta Conservacin Disposicin Final HISTRICO Valoracin documental PROCESOS GESTIN DOCUMENTAL Producir documentos de acuerdo al formato establecido. Radicar los documentos producidos y enviar a la oficina de correspondencia para su trmite. Se clasifica los documentos por asunto de acuerdo a la TRD, se ordena por procedencia, se realiza foliacin, hoja de control, rotulacin en carpetas y cajas. Se realiza inventario documental y se transfiere al Archivo Central. Se revisa inventario documental de la transferencia documental primaria. Cuando se solicita o requiere se busca la informacin por medio del inventario documental. Los documentos se conservan en carpetas y cajas x200 en l archivo central, y para su disposicin final se realiza el procedimiento identificado en las Tablas de Retencin Documental. Se realiza la valoracin documental mediante Comit de Gestin Documental. 47. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIN Se hace un borrador del documento durante la reunin. Luego, la secretaria elabora el Acta de acuerdo al formato establecido y al consecutivo que se lleva. Despus, se lee el documento en voz alta y procede a firmar cada uno de los miembros. Se le hace llegar una copia al Gerente para el desarrollo de sus funciones y disposiciones plasmadas all. El original se archiva en la unidad documental llamada Actas de Junta Directiva 2013 2014, que est en una caja fuerte del archivo de gestin. Una vez finalizado el tiempo de conservacin en archivo de gestin, se folia y se diligencia el formato de Inventario Documental y se transfiere al Central. All, se revisa los registros del inventario. Si est correcto se procede a aceptar la transferencia, asignarle una ubicacin y digitalizarla. Si hay algn se devuelve al archivo de gestin. En se conserva segn los tiempos establecidos en la TRD, en este caso es permanente. Se puede prestar para consulta interna segn los perfiles de usuario. Acta de Junta Directiva 01 de 2014 48. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIN Una vez, finalizado el proceso de seleccin y cumplido los requisitos para ser contratado. Se procede a elaborar y firmar por ambas partes (Empresa y Trabajador) el contrato laboral, se imprime una copia que se le da al trabajador y el original, junto con los documentos de ingreso, soportes de estudio, referencias laborales, exmenes mdicos y proceso de seleccin, se crea una unidad documental llamada Historia Laboral + el nombre completo del empleado + el # de cdula. Se archivan los documentos en el orden establecido en las TRD y en la lista de chequeo que manejan en Gestin Humana. El expediente se custodia en el archivo de gestin de esa rea bajo llave y solo tiene acceso a l, la persona de nmina. Una vez, se termina la vinculacin laboral del empleado, se archiva la carta de renuncia o terminacin de contrato o resolucin de pensin, la liquidacin firmada y retiro de seguridad social. Se transfiere al Central, se digitaliza y custodia en el servidor y se custodia por casi un siglo, tiempo estipulado en las TRD. Contrato Laboral 49. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIN Se produce la factura desde el aplicativo contable, se imprime una factura original y dos copias. Luego se hace una solicitud de mensajera para enviarlas al cliente. El mensajero entrega la factura al Cliente y ste le devuelve inmediatamente una de las copias firmada, fechada y sellada. El mensajero mediante recorrido interno de correspondencia, le entrega al funcionario la copia de la factura entregada y la planilla para que firme la ejecucin conforme del servicio. El funcionario, una vez, pasa el cierre contable, procede hacer una relacin impresa de las facturas, lo confronta con lo fsico y si est completo, procede a crear una unidad documental, cuya series es: Facturas, subserie: Facturas de Venta y la denomina: Consecutivo de Facturas de Venta + el mes y el ao al que pertenecen. Segn el cronograma de transferencias esa serie se enva al Central trimestralmente. Se hace el inventario documental, no se folia porque tiene la relacin impresa y las facturas en s tienen un consecutivo exacto. El funcionario CAD revisa la idoneidad e integralidad y se conserva en el Central por 11 aos, segn las TRD, la disposicin final es la eliminacin total. Factura de Venta 50. 11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia Se aplica la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, que modific o reestructur los procesos archivsticos, donde establece que la Valoracin Documental es un proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminacin o conservacin temporal o definitiva). Ello, se aplica en su totalidad porque ser una entidad pblica es un deber directo en su actuar. Se visibiliza su aplicabilidad directa en las Tablas de Retencin Documental, pes en el formato se plasma las fechas, en cada una de las fases del archivo y se estable la disposicin final a cada una de las series y subseries documentales. El formato lo estableci el Acuerdo 039 de 2002. Tambin, se presta el servicio de asesora permanente para ayudar a identificar valores documentales en los archivo de gestin. 51. 11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Historias Clnicas Valores primarios: Administrativo, tcnico y legal. Valores secundarios: Pueden ser No predecible por ejemplo un caso clnico un paciente con una enfermedad rara y cuyo tratamiento result exitoso, adquiere valor cientfico. Informes de allanamientos Valores primarios: Administrativo, tcnico, legal, jurdico y contable. Valores secundarios: No predecible por ejemplo un allanamiento a grandes personalidades o narcotraficantes, porque adquiere valor histrico y cultural, puede ser fuente de consulta al finalizar la reserva legal por historiados o estudiosos. Informes de Ejecucin Presupuestal Valores primarios: Administrativo, tcnico, legal y contable, porque tiene sirven para la toma de decisiones y como evidencia del manejo de dineros pblicos. 52. 11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Actas de Descargos Valores primarios: Administrativo y legal. Porque, hacen parte del debido proceso y son un testimonio del control interno y sirve para la toma de decisiones. Circulares Informativas Valores primarios: Administrativo. Porque, hacen parte del proceso comunicacional de la Entidad y reflejan el debido proceso y registran informacin til. Denuncias de prdida y robo de documentos Valores primarios: Legal y jurdico. Porque, tienen valor probatorio y presuncin de verdad. Son el testimonio y prueba para los ciudadanos que no poseen sus documentos originales y sirven para investigar en caso que se encuentren o se detecte un mal uso. 53. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente: -Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas? Su importancia radica en que modifica parcialmente la Ley 594 de 2000, aclarando o modificando los procesos archivsticos, contemplando la gestin de documentos y archivos en formato digital, es decir, da luces o pautas para el manejo en este soporte documental, lo que es de gran importancia para la Poltica de Gestin Documental porque la trae al siglo XXI, ya que, en esta era de la informacin y del conocimiento, se est produciendo, tramitando, consultando, archivando y almacenando los nuevos acervos documentales, que hasta hace muy poco solo se limitan al soporte papel. Adems, esta nueva normatividad se convierte en un gran soporte argumental para las personas que ejercen la archivstica en el Pas, porque en el Captulo II, artculo 10, recalca que los programas de gestin documental son obligatorios y que deben estar formados a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratgico Institucional. 54. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente: -Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas? Considera elaborar y crear un sistema de gestin documental efectivo para la informacin analgica y digital, que anteriormente careca de importancia por su poco uso. Resalta la responsabilidad de los servidores pblicos por la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin de toda la informacin de la entidad. Todo lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de la informacin y evitar la corrupcin, a travs de un sistema de gestin documental pues la informacin contiene toda la verdad de una entidad y debemos velar por la transparencia a travs de la clasificacin y organizacin de los archivos. 55. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente: LEY 594 DE 2000 DECRETO 2609 DE 2012 OBSERVACIN Produccin o Recepcin Planeacin En Decreto separa estos procesos, resaltando la importancia de la planificacin para la produccin documental.Produccin Distribucin Gestin y Trmite El Decreto estructura e integra en Gestin y trmite, los procesos que anteriormente se denominaban distribucin y consulta, ya que, estos queda directamente dentro de los actuales, ello se puede inferior operativamente, hasta semnticamente. Consulta Organizacin Organizacin En el texto de ambos se infiere casi las mismas ideas, dado que los archivos se deben organizar de tal forma que permitan recuperar la informacin. En el Decreto se segrega las transferencias documentales como un proceso diferente, enfatizando en la revisin y labor analtica. Recuperacin Transferencia Disposicin Final Disposicin de documentos El Decreto actualiza, separa y estructura estos nuevos procesos, que antes se hacan e incluan en la Organizacin Documental, en la elaboracin y aplicacin de las TRD y TVD. Ahora se enfatiza mucho ms en el soporte electrnico y su conservacin. Preservacin a largo plazo Valoracin Cuadro comparativo de procesos: 56. ser hay -Cules son los cambios en los procesos de la Gestin Documental a la luz de ese nuevo Decreto? 57. -Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el contenido del mencionado Decreto? La reestructuracin de los procesos archivsticos, la contemplacin de los documentos en soporte electrnico y sus requisitos para ser preservado y conservado, el reconocimiento de valor probatorio y el uso de la palabra metadatos que estaba muy ligada al rea de la informtica pero no en la archivstica colombiana; la obligatoriedad de los Programas de Gestin Documental y su incorporacin en los Planes de Accin Anual de las entidades. Tambin, es importante resaltar que el Decreto no es excluyente, tericamente en cuanto a los procesos archivsticos, porque el conector gramatical empleado, en el artculo 9 dice: Debe comprender como mnimo los siguientes procesos eso infiere que a estos se le pueden adicionar otros dependiendo del fondo documental y sus caractersticas particulares. 58. Acuerdo 003 de 2013 Las Tablas de Retencin Documental deben actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgnica, en las funciones, cuando la entidad sufra cambios de supresin, fusin, escisin o liquidacin, se produzcan cambios en el marco normativo del pas, cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales. Hace nfasis en la creacin del comit de archivos, cuyas funciones son las de evaluar las tablas de retencin documental. Debe existir personal idneo con conocimientos en documentacin para valorar los documentos y establecer un tiempo de retencin. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarqua debe firmar las tablas. Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental deben se publicadas en la pgina web de la institucin de las entidades pblicas. Una vez aprobadas se den implementar las Tablas de Retencin Documental. 12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013: 59. Acuerdo 004 de 2013 Establece que las Tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental como una herramienta bsica y necesaria para la organizacin de los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la pgina web de cada entidad. Elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental de conformidad con lo establecido en las normas que expida el Archivo General de la Nacin. Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos. Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera industrial, que coadyuven en la implementacin de una buena herramienta para la organizacin de los archivos. 12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013: 60. Acuerdo 005 de 2013 Establece los criterios bsicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora, la clasificacin en el Archivo Central Institucional, debe responder al Cuadro de Clasificacin Documental, siguiendo de manera jerrquica la estructura orgnico-funcional de la entidad. Las reas responsables de la Gestin Documental, deben velar por la adecuada ordenacin de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y dems directrices, polticas y normas que expida el AGN, as como las que establezca el Comit Interno de Archivo de la entidad. 12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013: 61. Acuerdo 003 de 2013 Las Tablas de Retencin Documental deben actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgnica, en las funciones, cuando la entidad sufra cambios de supresin, fusin, escisin o liquidacin, se produzcan cambios en el marco normativo del pas, cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales. Acuerdo 004 de 2013 Establece que las Tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental como una herramienta bsica y necesaria para la organizacin de los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la pgina web de cada entidad. Acuerdo 005 de 2013 Establece los criterios bsicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. 12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013: 62. CIBERGRAFA ALCALDA DE BOGOT. Pgina Web. Decreto 2609 de 2012. Disponible en la URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 {Consulta el 11 de mayo de 2014} ALCALDA DE BOGOT. Pgina Web. Ley 594 de 2000. Disponible en la URL: http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&sqi=2&ve d=0CCcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.alcaldiabogota.gov.co%2Fsisjur%2Fnormas% 2FNorma1.jsp%3Fi%3D4275&ei=1EBVU6z2L6PE8QGO8oD4BA&usg=AFQjCNFsEPUbTi KqaTEWuc2aaLwzLnTjAQ&bvm=bv.65058239,d.cWc {Consulta el 11 de mayo de 2014} ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Colombia. Pgina Web. Disponible en la URL: www.archivogeneral.gov.co {Consulta el 11 de mayo de 2014} GOOGLE. Buscador de imgenes Rtulos de archivo Disponible en la URL: https://www.google.com.co/search?q=rotulo+archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei =ZyRyU8X9CMXisAS9kIHoDA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1441&bih=632 {Consulta el 11 de mayo de 2014} 63. CIBERGRAFA NOTA ACLARATORIA: LOS LOGOTIPOS E INFORMACIN DEPOSITADA EN ESTE TRABAJO NO COMPROMETE A LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE CITADAS. ES NETAMENTE UN TRABAJO ACADMICO SIN FINES COMERCIALES.