ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA

SANDRA YANETH GARZON CARREÑOCORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2015

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA

SANDRA YANETH GARZON CARREÑOCORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com

PROFESORA:ANGELICA MARIA RAMIREZ AGUDELO

PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA

G.2

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2015

ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQ CIDBA OCT 21

A. CONSULTA

A modo de práctica introductoria a la automatización de bibliotecas y centros de documentación, resulta recomendable conocer el software existente en el mercado que permite llevar a cabo la automatización de sus servicios, procesos y actividades. Entre los sistemas más conocidos encontramos:

Gestión Bibliotecaria: (Koha,Absysnet, Aleph, Janium, Simbad, Unicornio, Abies, Siabuc, Visual

Bibliotecas,,Colibrí, Pmb, Openbiblio, Pergamo, Olib,Open Marcopolo).

Gestión Documental: (Logicaldoc, Mercurio, Simad, Docuware, Athento, Docunet, Docuadmin, Orfeo,Nuxeo, Openkm, Abox Document, Emc Documentum, Admiarchi-Fgd, Sade, Zaffiro Edm, EnterpriseDocument Management, Qfdocument).

Para ello efectuar las siguientes búsquedas y responder a los siguientes interrogantes:

1. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA atendiendo a los siguientes apartados:

Software de Gestión Bibliotecaria DIGIBIB

a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digibib

b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre

c) Descripción de características y funcionalidades principales.

DIGIBIB para bibliotecas

DIGIBIB es una aplicación que permite la gestión de la colección física y digital de forma completamente integrada sin necesidad de aplicaciones externas.

Se trata de una herramienta basada en la gestión de metadatos normalizados de registros bibliográficos, ejemplares, autoridades y objetos digitales a través de MARC 21, MARCXML, Dublin Core, METS, ALTO, PREMIS, ESE 3.4.1 (Europeana Semantic Elements), EDM 5.2.6 (Europeana Data Model) y LOD (Linked Open Data).

DIGIBIB está dirigido a bibliotecas físicas, bibliotecas virtuales, centros de documentación, instituciones de memoria en general, interesadas todas ellas en la gestión, recuperación y

preservación de materiales bibliográficos en un entorno digital vinculado y abierto. DIGIBIB es un sistema de gestión bibliotecaria que permite descripciones:

• ISBD (International Standard Bibliographic Description)

• RDA (Resource Description and Access)

DIGIBIB aplica los siguientes formatos de descripción:

• MARC 21 (ISO 2709:2008)

• MARCXML

• MADS (Metadata Authority Description Standard)

• MODS (Metadata Object Description Standard)

• DC (Dublin Core) ISO 15836:2009

DIGIBIB está adaptado a los siguientes esquemas de metadatos empleados en la gestión de bibliotecas digitales:

• METS (Metadata Encoding & Transmission Standard)

• MIX (NISO Metadata for Images in XML)

• PREMIS (Preservation Metadata)

• TextMD (Technical Metadata for Text)

• ALTO (Analyzed Layout and Text Object)

DIGIBIB permite el uso de los siguientes protocolos de búsqueda:

• Z39.50

• SRU/SRW (Search and Retrieve URL/Web Service)

El repositorio OAI PMH de DIGIBIB se ajusta a la versión del protocolo OAI PMH 2.0. Está‐ ‐ adaptado a: • OAI_DC, • MARC21, • OAI_MARC, • DIDL, • EAD, • LIDO, • ESE 3.4.1, • EDM 5.2.6.

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.

Funcionalidades básicas

Catalogación de registros bibliográficos y ejemplares en formato MARC 21 Update 20 (abril 2015).

Adaptado al nuevo estándar de catalogación RDA.

Generación dinámica de metadatos: ISBD, FICHA, MARC ISO 2709, MARC etiquetado, MARC-XML, ONIX, DC RDF, DC Cualificado, MODS 3.6, ESE 3.4.1*, EDM 5.2.6*.

Herramienta de procesamiento masivo de registros.

Edición rápida de registros para su modificación.

Generación de listados y estadísticas.

Generación de bibliografías.

Vinculación directa con el repositorio OAI-PMH*, permitiendo la actualización dinámica del repositorio desde el módulo de catalogación y evitando la doble introducción de datos.

Autoridades, Circulación, Adquisiciones, Gestión de imágenes y objetos digitales, Importación/Exportación, Cliente Z39.50 Permite la descarga de registros y su integración automática en la base de datos. Puede utilizar los juegos de caracteres: ISO 8859 Latin 1, MARC-8 (Ansel), MARC-8 (ISO 646 + 5426 + 6630) y Unicode UTF-8.

Gestión de publicaciones periódicas, Informes y estadísticas. Google Analytics, Estadísticas MARC, Auditoría de cambios, Gestión de derechos de autor, OPAC Web (diseño básico), Búsqueda a texto completo para monografías, Gestor de contenidos, Gestor de noticias y blog, Agregador RSS, Enlace redes sociales Plug-in social que permite integrar el sitio Web , Gestor Multilingüe, Gestor de bibliografías públicas y privadas.

Funcionalidades adicionales

Repositorio OAI-PMH,

Cuenta con varia BIBLIOTECAS VIRTUALES las cuales se puede acceder a realizar consultas: Hispana. Directorio y Recolector de Recursos Digitales, Biblioteca Virtual del Patrimonio Bibliográfico, Biblioteca Virtual de Prensa Histórica, Biblioteca Virtual de Defensa entre otras.

Búsqueda

Permite buscar cualquier palabra o palabras en los campos del formulario. Si quiere buscar una frase, enciérrela entre comillas ("Conde de Benavente"). En cada campo puede introducir una o más palabras, el operador que enlaza los términos es (Y). Igualmente, cuando se introducen términos en diferentes campos, el operador que enlaza los términos es Y. Los caracteres (*) y (?) buscan términos que comparten una misma raíz o palabras de ortografía dudosa. P.e., "ilustr*" recuperará las palabras ilustrador, ilustraciones, ilustrada, ilustrativo, etc., y "primiti?a" recuperará los términos primitiva y primitiva. No deben usarse estos caracteres como inicio de un término de búsqueda.

Las consultas se pueden realizar por tema, obras, autores e institutos.

http://www.digibis.com/software/digibib/caracteristicas-funcionales-digibib.html

Software de Gestión Bibliotecaria: BIBLIOTECA 2000

a) Dirección URL del Sitio Web. http://smdani.marianistas.org/biblioteca-2000-descargar/

b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre

c) Descripción de características y funcionalidades principales.

Completo programa para la gestión de Bibliotecas. Dispone de tres módulos, administración, consulta, y gestión de préstamos.

Gestión biblioteca: Alta, Baja, Modificación, Informes, Filtrados, Impresión de Fichas, Búsqueda de libros. Gestión Biblioteca, ya que es la sección en que daremos de Alta los libros de nuestra biblioteca, datos que se requieren para trabajar con las otras 2 opciones.

a) ALTAS: Antes de empezar a trabajar con éste sistema, defina, la clasificación de Materias y secciones, Temas Y Subtemas. Por ejemplo una materia podría ser: MEDICINA, y sus secciones: Cardiología, Neurología, Nefrología...

Los temas son una forma de clasificar alternativamente los libros. Supongamos que se tiene un libro de Medicina, pero que trata temas de cuidado personal autoestima, pues además de catalogarlo en la Materia MEDICINA, se le crea un tema llamado: AUTOESTIMA y se agrega ahí.

Un tema puede ser: RELIGIÓN y sus subtemas: cristianismo, hinduismo, judaísmo...

Los temas son básicamente como las categorías, pero son clasificaciones no oficiales, adicionales, que sirven para después encontrarlos rápidamente.

Debe definir Códigos de Materias, Secciones, Temas y Subtemas, éste código puede estar formado por números y letras;

Código de Materia y Sección hasta 10 caracteres

Código de Tema y Subtema hasta 5 caracteres

1.- .Agregar o modificar Materias, Secciones y Temas:Para agregar materias elija la opción Materia del menú Agregar/Modificar.

2.- Agregar o modificar Autor y Editorial:Para agregar Autor y/o editorial elija la opción Autor o Editorial del menú Agregar/Modificar, y capture la información.

3.- Agregar o modificar Tema y/o Subtema. La clave del tema puede tener hasta 5 caracteres

4.- Agregar o modificar Procedencia

5.- Alta de Libros. Trabajaremos en la ventana de Gestión de la Biblioteca. Los números en la imagen corresponden al paso en que se utiliza el botón o sección indicada.

6.- Indice, temas. Al oprimir el botón Índice, aparece una ventana en la que se teclea el índice correspondiente al libro que se captura; al terminar oprima Aceptar.

b) Consultas/Bajas: Al pasar a esta opción, aparece desplegada toda la información que se tiene en el sistema, pero usted puede hacer búsquedas específicas, indicando en la sección Búsqueda por, los criterios que usted defina.

c) Fichas.1) Tipos de Fichas. Las fichas pueden ser de Entrada, Materia, Autor o Título.

2) Listados: Modifica el orden en que se muestra la información de la ficha Consultas/bajas; debe indicar el criterio de ordenación.

d) Informes. Los informes se generan por un rango de tiempo y por los criterios de Altas, Bajas y Modificaciones.

e) Índice Analítico. Esta opción le permite Agregar o Modificar Temas y/o Subtemas

f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema.

V.- Consulta Libros. Esta opción utiliza la siguiente ventana: Si desea hacer modificaciones tiene que utilizar la opción gestión de biblioteca. Puede utilizar la barra de navegación para localizar un registro Libro seleccionado le muestra la siguiente ventana, que mostrará los datos del libro, incluyendo el índice y los temas.

VI.- Gestión préstamos. Prestamos.- En la ventana inicial se mostraran los libros que no están prestados.

a) Préstamos.- En la ventana de entrada a préstamos se mostrarán todos los libros que no están prestados. Puede filtrar la información utilizando la sección “Búsquedas por:”

b) Devoluciones.- Puede cambiar el orden de la consulta utilizando el botón Cambiar ordenación. Para marcar un libro como devuelto, dé doble clickk sobre el título del libro, lea el mensaje y de Aceptar para marcarlo como devuelto

c) Histórico de préstamos.- Muestra los libros que se han prestado. Si desea saber quiénes son las personas a quienes se les han hecho préstamos, oprima el botón personas para consultar éste dato. Usted puede borrar los históricos cuando lo requiera.

d) Informes: Presentará el informe de los préstamos y/o Devoluciones realizados en un rango de tiempo indicado.

e) Índice Analítico. Esta opción le permite Consultar los libros por Subtemas.

f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.

Para acceder al fichero de la base de datos, que está en Access, y poder hacer tus propias modificaciones, exportaciones o importaciones, has de abrir el fichero

C:\Archivos de programa\SM\Biblioteca2000\gestion_biblioteca.mdb cuya clave de acceso es biblio2000.

1.- Exportar datos existentes. Acceda al archivo gestion_biblioteca.mdb, y copie los datos.

2.- Instalar en otro equipo. Primero realice una Copia (respaldo) del archivo gestion_biblioteca.mdb, es el que contiene todos los datos. Después de instalar en el otro equipo, sobrescriba el archivo gestion_biblioteca.mdb.

3.- Trabajando en diferentes equipos. Suponiendo que se capturan diferentes libros en diferentes computadoras, para “juntar” la información puede:

a. Si están conectados en red, basta compartir la carpeta Biblioteca 2000 y acceder todos por ahí. Access no tolera muy bien el trabajo en red, pero si no son muchos usuarios a la vez debe funcionar.

b. Copiar los archivos de cada equipo, gestion_biblioteca.mdb, renombrándolos para que no se sobreescriban:

gestion_biblioteca.mdb

gestion_biblioteca1.mdb

gestion_biblioteca2.mdb...

Después abres con Access cada uno de ellos y vas copiando y pegando todos los datos de las tablas a gestion_biblioteca.mdb que será la base de datos maestra.Es un poco delicado y tedioso, pero funciona.

No posee módulos disponibles.

Software de Gestión Bibliotecaria….. Colibrí: sistema de gestión integral de bibliotecas

a) Dirección URL del Sitio Web. http://mblazquez.es/colibri/

b) Especifique si el software es de Pago o Libre : software libre

c) Descripción de características y funcionalidades principales.

Colibrí está diseñado para una fácil y rápida implantación en bibliotecas y centros de información con un volumen por fondo de entre 1.000 y 700.000 documentos. La filosofía que ha movido todo el proyecto es sencilla “hecho por bibliotecarios para bibliotecarios”, lo que proporciona una garantía de adaptación a cualquier tipo de biblioteca. El programa está pensado para su adaptación a futuros tipos documentales y tipos de autoridades aportando la máxima capacidad de no hay límites en la importación y exportación de los registros bibliográficos o de la información introducida por la biblioteca,no retiene los contenidos, respetando plenamente la propiedad y libre disposición de los mismos para con su biblioteca, ofreciendo una libertad similar a la de cualquier programa de código libre. Adoptando la máxima Capacidad descriptiva posible, inspirada en las normas MARC, ISBD, ISAD-G e ISAAR-CPF.

Cuenta con un modelo de especialización de la catalogación ahorra tiempo y mejora la capacidad de recuperación de los documentos. Así pues, es posible catalogar de forma especializada Actas de congreso, Seminarios, Jornadas, Audiovisuales, Catálogos, Folletos, Fotografías, Informes, Legislación, Manuscritos, Mapas, Monografías, Obras de referencia, Publicaciones periódicas, Recursos web. no sólo integra las funciones propias de un SIGB, también incluye la página de portada de la propia biblioteca y un acceso preferente al OPAC, reduciendo notablemente el número de clickks necesarios para acceder al catálogo y a la información importante.

Actualizaciones versión 2.1

Catálogos colectivos sindicados. Recuperación de registros bibliográficos mediante sindicación de contenidos, transferencia y consulta colectiva.

Protocolo Z39.50. Se incorporan funciones de recuperación y pre-catalogación.

Importación y exportación de registros en formato MARC y MARC-XML

Actualizaciones versión 2.2

Módulo de adquisiciones. Permitirá realizar una previsión de documentos para su adquisición en forma de compra, donación, intercambio, con el consiguiente control presupuestario, de proveedores, recepción e integración en la colección.

Los módulos del gestor de bibliotecas Colibrí. Se muestran algunas de las pantallas correspondientes a los módulos de configuración, de gestión de usuarios y administradores, mantenimiento, migración, precatalogación, registro, catalogación, autoridades, clasificación, circulacion, DSI y OPAC.

Colibrí: sistema de etiquetado y signaturización: El sistema de gestión de bibliotecas Colibrí ha sido diseñado para facilitar los trabajos de etiquetado y signaturización, permitiendo que cualquier biblioteca pueda generarlos en hojas de etiquetas normalizadas.

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.

Requerimientos del sistema. Servidor Apache2+ PHP5+ MySQL5+ (Por ejemplo una distribución AppServ o Xampp con librerías básicas posibilitaría su perfecto funcionamiento) Multiplataforma Windows, Linux, MacOS.

Módulo de pre-catalogación. La pantalla de pre-catalogación permite la recuperación inmediata de la información del documento sólo con la lectura del código de barras

Módulo de registro. Emulación de un libro registro de biblioteca con todos los documentos pre-catalogados, catalogados y registrados. Posibilita la edición de los registros, la catalogación, duplicación, eliminación, vinculación y recuperación de cualquier documento.

Módulo de catalogación. Permite la visualización y catalogación de todos los tipos de documentos, relación de registros vinculados y copias, localización topofotográfica, signaturización automática y recuperación a texto completo.

Módulo de publicaciones periódicas. Catálogo de publicaciones periódicas, edición multinivel, catalogación de ejemplares, análisis documental de artículos, vaciado de revistas.

Módulo de autoridades. Permite la descripción exhaustiva de autoridades, personales, corporativas, familias, colecciones, congresos, editoriales, lugares y series.

Módulo de clasificación. Tesauro (Multinivel y multilingüe), clasificación decimal, sistema de etiquetado semántico.

Módulo de préstamo y circulación. Preparado para efectuar préstamos, devoluciones, reservas y comprobación de documentos en circulación.

Módulo de informes. Impresión de etiquetas de códigos de barras (Code39) y signaturas (con código QR) en hojas de etiquetas normalizadas, estadísticas de distribución del fondo según tipología documental, estados, clasificación temática, etiquetas y clasificación decimal.

Módulo de configuración. Diseñado para modificar de forma sencilla todo el funcionamiento del sistema de gestión de bibliotecas. Permite la edición de todas las tipologías de usuarios, autoridades, políticas de préstamo, periodicidad, tipología de relaciones semánticas, funciones de autoridades, estados de conservación, fases de análisis, estados de préstamos, soportes, derechos, casuística de derechos, etc. También incluye configuración de SEO (Search Engine Optimization), configuración de páginas de OPAC y valores predeterminados.

Módulo de usuarios y administradores. Registro de usuarios, administradores y configuración de restricciones, funciones y privilegios.

Módulo de mantenimiento. Funciones de optimización de tablas, desfragmentación, reparación, reindexación, alfabetización, signaturización y reemplazos de caracteres.

Módulo de migración de datos. Importación y exportación en formatos CSV, SQL, XML (MARC, MARC-XML próximamente)

OPAC. Catálogo de acceso público en línea con sitio web de la biblioteca integrado. Triple método de visualización. Sistema de filtrado según tipología documental, tipología de autoridades, autoridades y clasificación. Incluye enlace y código QR con permalink. Permite la exportación de registros marcados, citas y referencias automáticas. https://www.youtube.com/watch?v=hQEOMukdnzA

2. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL atendiendo a los siguientes apartados:

software de gestión Documental: DIGIARCH para Archivos

a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digiarch

b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre

c) Descripción de características y funcionalidades principales.

DIGIARCH es una aplicación que permite la descripción de fondos archivísticos en un entorno normalizado basándose en la norma ISAD(G) y estableciendo una relación jerárquica entre los diferentes elementos descritos: fondo, secciones, series, expedientes, etc.Incorpora la modalidad DIGIARCH WEB que permite la gestión de metadatos normalizados, descripciones archivísticas y objetos digitales a través de ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, EAC, METS, ALTO, PREMIS, ESE 3.4.1 (Europeana Semantic Elements), EDM 5.2.6 (Europeana Data Model) y LOD (Linked Open Data).DIGIARCH está dirigido a archivos físicos y archivos virtuales interesados en la gestión, recuperación y preservación de materiales archivísticos en un entorno digital vinculado y abierto.

Funcionalidades básicas: Catalogación adecuada al formato ISAD(G), Descripciones

multinivel. Cuadros de clasificación (DIGIARCH permite determinar el nivel de descripción

que ocupa un documento dentro del fondo), Parametrización (permite la creación de

plantillas para cada nivel de descripción, en las que se definen los campos específicos, su

orden de aparición y el aspecto del formulario de introducción de datos), Descriptores

(el control de términos clave mediante descriptores, lo que posibilita normalizar los nombres

de Lugares, Personas, Entidades, etc. Permite definir un número ilimitado de tablas de

descriptores en las que el usuario especifica si es posible añadir más de un descriptor).

Cambios masivos (permite realizar cambios en bloque tanto en el nivel de descripción como

en los campos de las descripciones).

Auditoría de cambios Herramienta que permite conocer cualquier acceso y actividad

efectuada dentro del sistema DIGIARCH.Herramientas externas : incorpora las siguientes herramientas adicionales: Transformación de imágenes, Calcular tamaño de estructura, Comprobar paginación, Exportación medios offline, Importar desde Access.

Exportador / Importador EAD permite la exportación e importación ficheros codificados en EAD (Encoded Archival Description) lo que amplía las posibilidades de integración de DIGIARCH con otros sistemas.

Consulta permite realizar la consulta a través de diferentes modalidades: Navegación a través del cuadro de clasificación, Búsqueda por campos sin ser necesaria la indexación previa, Búsqueda a texto libre permitiendo buscar por cualquier palabra.

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.

Aplicación de escritorio DIGIARCH WEB (para digitalización, adquisición y circulación)Windows XP, Windows 7 o Windows 8, 32 o 64 bits. 1 GB RAM al menos 10 GB de espacio libre en disco.

Módulo de gestión, selección, transferencia y expurgos. (Realiza las funciones básicas de un sistema de transferencia desde cualquier nivel del archivo, gestionando las entradas, salidas y expurgo del material disponible en el sistema).

Módulo de circulación y usuarios (trazabilidad)(Posibilita la gestión de usuarios compartida con el módulo de descripción archivística. Dispone de opciones para fijar las capacidades de consulta de cada usuario y perfil de usuarios. Permite el control y gestión de todas las actividades relacionadas con la circulación de los fondos) .

Módulo de gestión de objetos multimedia permite la gestión de grupos de objetos multimedia de forma completamente integrada en el módulo de descripción. Las series, subseries o documentos que dispongan de información digital asociada (bien sean imágenes o archivos sonoros o de vídeo, etc.)

software de gestión Documental: Gestión Documental Inteligente

a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/

b) Especifique si el software es de Pago o Libre: pago

c) Descripción de características y funcionalidades principales.

Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos. Athento -Smart Document Management- permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos. A diferencia de otros sistemas, Athento permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus diferentes fases.

Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de Procesos de Negocio -BPM-. Para las empresas, esto significa una reducción importante de costes y un sistema de gestión documental global robusto e integrado en su sistema de información.

Athento ha sido desarrollado mediante módulos. Sus dos módulos fundamentales son el módulo de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos, integrados de forma nativa, pero independientes, cubren las fases de Captura, Almacenamiento, Gestión y parte de la Distribución. Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas dentro de las fases (como el caso de BPM), Athento aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser utilizados para la customización de la herramienta o la satisfacción de necesidades más específicas de Distribución, Gestión de Records, o Business Process Management por ejemplo.

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.

Al trabajar con Athento , los documentos y otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos documentos y hasta su final destrucción o almacenamiento permanente. La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.

1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.

2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas.

3. Hacer llegar la información a quién la necesita: Ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o enviando información extraída de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.

4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica, significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo desperdiciado.

https://vimeo.com/59648736

Se ve los siguientes módulos.

Captura de documentos con Athento OCR

Autoetiquetado Semántico: Una etiqueta es una palabra que usamos como categoría para agrupar documentos o contenidos relacionados. En los sistemas ECM nos sirven para conseguir una taxonomía de documentos. Con Athento, las etiquetas se generan de manera automática gracias a la Semántica.

Autoetiquetado en Alfresco : Gracias a su arquitectura, es posible integrar funcionalidad de Athento con otras plataformas ECM como Alfresco. En este vídeo se puede ver la extracción automática de etiquetas del contenido de un documento.

Autoetiquetado en Box Gracias a su arquitectura, es posible utilizar los servicios de Athento como el autoetiquetado desde plataformas como Box. Veámoslo en acción.

Extracción automática de datos: Athento permite la extracción de datos contenidos en documentos. En este vídeo verás cómo se extraen datos y se detecta el tipo en documentos nacionales de identidad de España.

Configuración de templates para extracción de datos: Los usuarios no técnicos pueden configurar templates o plantillas para la extracción de datos. En este vídeo verás cómo se configuran plantillas para la extracción de datos en documentos nacionales de identidad de España.

Clasificación automática de documentos con Athento. Se ve cómo se clasifican documentos de forma automática. La tecnología inteligente de Athento puede ser entrenada para reconocer tipos de documentos cada vez con mayor precisión.

Firma digital de documentos: ver cómo es posible firmar documentos digitalmente.

Pasos para digitalizar con éxito: tener un proyecto de captura exitoso. En este vídeo podrás ver además, cómo Athento auto clasifica documentos y extrae datos de ellos.

Las características del ciclo de vida de los documentos

Qué es el Enterprise Content Management

Los módulos de Athento para cubrir las fases del contenido

Por qué Athento Athento ECM es una versión modificada de Nuxeo Enterprise Plataform, una popular plataforma de gestión documental Open Source.

Athento ECM añade funcionalidad al repositorio y mejora aspectos de la plataforma que le dió origen.

El gestor documental está disponible en una oferta Cloud, así como en modalidad Enterprise.

Adicionalmente, Athento ECM ofrece plena integración con el motor de captura inteligente de documentos, Athento Smart Engine. y no otro software de Gestión Documental

software de gestión Documental:Zaffiro EDMEnterprise Document ManagementSoftware para la Administración Electrónica de Documentos

a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.csaltda.com/zaffiroedm.aspxb) Especifique si el software es de Pago o Libre: software pagos a bajo costo.c) Descripción de características y funcionalidades principales.

Zaffiro EDM, es un software de Administración de Documentos de clase mundial, que permite gestionar los activos de información de manera eficiente, simple y segura.Provee un ambiente centralizado altamente escalable, de arquitectura abierta 100% WEB-Base, que además es seguro y fácil de usar.Su interfaz intuitiva facilita su uso y aprendizaje. Los usuarios autorizados podrán crear, editar, consultar, buscar y compartir documentos en su formato nativo, así como administrar las seguridades y el acceso a sus propios documentos.

Si usted trabaja en documentos de texto, gráficos como video; Zaffiro EDM puede administrar cualquier tipo de documento o archivo en su formato nativo. Maneja múltiples versiones de documentos, permitiéndole revertir a su versión más reciente, comparar versiones, manteniendo siempre la integridad de los documentos, también permite gestionar y compartir información de diversos orígenes: Imágenes escaneadas, documentos electrónicos, documentos PDF, páginas Web y correo electrónico, o cualquier otro formato de archivo existente.La arquitectura distribuida de Zaffiro EDM le permite instalar los diferentes componentes del sistema a través de múltiples servidores y lograr balancear la carga. Usted puede utilizar cientos de servidores para administrar su información con rapidez y confianza.provee acceso controlado a documentos y Carpetas en niveles sin precedentes. Grupos o individuos pueden ser facultados para administrar su propio entorno, incluyendo la seguridad de carpetas y documentos.

d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.Ofrece herramienta para buscar documentos instantáneamente. Indexado automático: Proceso de background, lo cual mejora grandemente las capacidades de búsqueda. Usted podrá hacer búsqueda de documentos por palabras del contenido o por meta información, tal como autor, intervalos de fecha, estado del documento, palabras clave, tipo de documento, tamaño, entre otros. Búsqueda avanzada: Con Zaffiro EDM es posible generar búsquedas simples o combinadas por diferentes campos de indexado. Hasta es posible integrar diferentes tipos de documentación en una misma consulta, lo que facilita la búsqueda de la información.

La herramienta Zaffiro BPM (Business Process Management) es un método eficiente de alinear una organización con los deseos y necesidades de los clientes. Se trata de un enfoque holístico de gestión empresarial que promueve la eficacia y la eficiencia al tiempo que lucha por la innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología. Zaffiro BPM cuenta con: Modelador grafico de los procesos - que permite un modelado a nivel de los participantes en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de una gran simplicidad al sistema. Simulador de los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción de los mismos.Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una reingeniería y optimización continúa.La Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda., ha desarrollado Zaffiro ECM Software para la Administración de Contenido Corporativo (control de inventarios físicos y electrónicos, administración de documentos electrónicos, procesamiento de información, administración de archivo y correspondencia y sistemas de administración de contenido), de Administración de Procesos de Negocio e integradores de plataformas para la gestión de intercambio de información.

MODULO Zaffiro CONSULTA WEB permite definir múltiples parámetros para el acceso y control de los documentos para un usuario concurrente, y agrega poderosas herramientas que facilitan la explotación de la información contenida. Además cuenta con características especializadas para la administración segura y eficiente de la información considerada altamente sensible. Al instalar Zaffiro WEB usted decide donde publicar: internet, intranet o extranet, reduciendo los tiempos que demanda el acceso y la clasificación de la documentación.LA GESTIÓN DE REGISTROS, O RM , es la práctica de la identificación, clasificación, archivo, conservación, y la destrucción de registros. La ISO lo define como "El campo de la gestión responsable de la buena marcha y control sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros, incluidos los procesos de captura, mantenimiento de pruebas y información sobre las actividades y las transacciones en forma de registros. Permite las siguientes tareas sobre los registros:* Establecimiento de políticas y normas.* Asignación de responsabilidades y autoridades. * Establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.* Integración con una gama de servicios relacionados con la gestión EDM y el uso de registros. * Integración de la gestión de expedientes en los sistemas de negocios y procesos (BPM).LA HERRAMIENTA ZAFFIRO BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) es un método eficiente de alinear una organización con los deseos y necesidades de los clientes. Se trata de un enfoque holístico de gestión empresarial que promueve la eficacia y la eficiencia al tiempo que lucha por la innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología. Zaffiro BPM cuenta con: Modelador Grafico de los Procesos - que permite un modelado a nivel de los participantes en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de una gran simplicidad al sistema.

Simulador de los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción de los mismos.Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una reingeniería y optimización continúa.

B. PRACTICA OPENBIBLIO

Openbiblio es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda de los 10.000 ejemplares. Dada su sencillez, la convierte en una buena herramienta de instrucción y práctica, previa al estudio de sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un sistema de gestión bibliotecario, se propone la siguiente práctica consistente en los siguientes apartados:

En el siguiente video encontraran la explicación del funcionamiento de Openbiblio realizado por una estudiante del programa: https://www.youtube.com/watch?v=C8aKVO9yrns

Ustedes pueden realizar la práctica sobre este sistema a través del siguiente link destinado para realizar prácticas en OpenBiblio. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1

login:admin

password:admin

Por lo que aprenderán aspectos relacionados con: Cómo crear nuevos usuarios (socios) de la biblioteca en Openbiblio, Cómo generar registros bibliográficos completos (Nuevo Material), 3. Cómo Personalizar el sistema (cambiar apariencia), Cómo darle un nuevo nombre a la Biblioteca, Cómo Crear un nuevo tipo de Socio, Cómo Crear una nueva colección.

Una vez tengan un acercamiento real con este sistema, se propone adjuntar evidencias de su práctica en este sistema sobre los siguientes aspectos:

PRÁCTICA EN BIBLIOTECA EN OPENBIBLIO

INGRESO A LA PAGINA OPENBIBLIO

Se escribe el usuario: admin y Contraseña :admin para poder ingresar.

Entra y CREAR NUEVO USUARIO o

NUEVO SOCIO

Aparece el REGISTRO DEL NUEVO USUARIO se le da ENVIAR.

Aparece un cuadro con los datos del socio al frente otro cuadro donde esta los prestamos: material, cantidad y límite. En la parte de abajo esta un cuadro de préstamo donde se coloca código de barras si no se sabe en la opción BUSCAR para escoger uno, TITULO, AUTOR, del libro.

Se puede solicitar PRESTAMO escribiendo el código de barras, se da clickk en BUSCAR se parca PRESTAR cuenta con otra barra donde está el MATERIAL ACTUALMENTE PRESTADO si tiene o no.

En la CONSULTA con el código de barras buscar y se da RESERVAR.

En la parte de abajo está el cuadrito si tiene MATERIAL ACTUALMENTE EN RESERVAR, se hace de la misma forma.

Para ingresar a PRESTAMO para verificar que esta en la base de datos con el número de carnet o apellido, se da BUSCAR.

http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/mbr_view.php?mbrid=137&reset=Y

APARECE REGISTRADO NUESTRO USUARIO

También se encuentra la opción de DEVOLUCION al lado izquierdo en rojo se va a buscar por título o autor.

DEVOLUCION

Aparecen los libros devueltos http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/checkin_form.php?reset=Y

CATALOGACION

Al lado izquierdo encontramos: buscar material, nuevo material, subir datos marc.

En la barra de BUSCAR BIBLIOGRAFIA POR CODIGOS DE BARRAS se escribe y se le da en BUSCAR el cual sale un listado de los libros para escoger el que se quiere puede ser por : Autor, Materia, colección, numero de entrada.

BUSCAR BIBLIOGRAFIA POR FRASE DE BUSQUEDA se da clickk en la flecha donde se despliega un índice de parabra clave se escoge una y se da buscar. Sale los RESULTADOS DE LA BÚSQUEDA como lo demuestra en la imagen.

En el CATALOGO AL ACCESO AL PÚBLICO ONLINE (OPAC) podemos buscar bibliografía por frase de búsqueda desplegando la flecha se escoge una y de da BUSCAR

http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/shared/biblio_search.php

ADMINISTRACION

Encontramos varias opciones para entrar: administración bibliotecarios ( personal).Configuración de la Biblioteca, tipo de Miembros, Tipo de Material, Colecciones, Gestionar Privilegios, Temas de Diseño, etc.

Al entrar en ADMIN BIBLIOTECARIOS se ve una tabla de los MIEMBROOS DEL PERSONAL con su función, apellido, nombre, nombre del usuario, autorización, suspendido.

Entramos a otro sitio de los quese encuentra a mano izquierda en ente caso TIPOS DE MATERIAL donde se puede agregar AÑADIR NUEVO TIPO DE MATERIAL en la tabla que aparece debajo.

Vamos a entrar ahora a COLECCIONES donde podemos agregas mas o ver las que existen, podemos revizar una por una de las que estan en el listado.

CREAMOS UNA NUEVA COLECCIÓN

Se va a la pestaña de ADMINISTRACION en el menu del la do izquierdo busca COLECCIONES da click. Aparece una nueva pantalla donde esta las colecciones existentes. En la parte de arriba de colecciones encontramos AÑADIR NUEVA COLECCIÓN dar click

Aparece una nuevo cuadro de AÑADIR NUEVA COLECCIÓN se diligencia los espacios y se le da enviar

Sale otra ventana donde dice: Colecciones, libros de humor, ha sido añadida. Dar click en VOLVER A LA LISTA DE COLECCIONES

Nos lleva a otra pantalla donde ya aparece incluida la nueva colección.

Debemos tener encuenta que hay que diligencias todo (el dia que debe ser devuelto) por que automaticamente la nueva colección No puede estar disponible.

Pasamos a TEMAS DE DISEÑO el cual podemos personalizar la página a nuestro gusto. Cambiar los colores de fondo cambiando el tema actual, eligiendo un nuevo tema y se le de ACTUALIZAR. En el cuadro de abajo aparecerá señalado en USO.

Se llena todos los campos se da ENVIAR

Aparece nueva pantalla con el NUEVO TEMA en la barra de arriba se escoge ese tema en este caso MAR y se da ACTUALIZAR

Da estos colores y luego fue modificado

INFORMES

Se presenta una LISTA DE INFORMES: Catalogación, Circulación, estadísticas. Las cuales se pueden entrar a investigar cada uno de ellos.

Entramos a CATALOGNG el cual tiene tres temas: Acquisition, Copy search, Duplicate titles. Escogemos el primero ACQUISITION y entramos a una tabla de datos. Reporte de criterios, la cual se llena y se despliega los datos a escoger y se la al final SUBMIT

a. Realizar pruebas sobre el funcionamiento del préstamo, las reservas, la devolución y las renovaciones. Explica el funcionamiento del ciclo de circulación completo en PMB utilizando los usuarios y documentos existentes o si considera necesario puede crear el material y socios requeridos para esta práctica. Ingreso a la plataforma PMB con la CONTRASEÑA Y USUARIO

http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/

El funcionamiento del ciclo de circulación completo en PMB

Indique las opciones del préstamo: por Autor o Titulo el cual se encuentra la información en diferentes materiales, cintas de audio, libros, cd audio, películas, libros de cuentos, cuentos en video,

políticas del préstamo :….

y su gestión hasta su devolución.:….

b. Compruebe la utilidad del módulo de informes y comente qué reportes proporciona.

La utilidad del módulo de informes de PMB podemos darnos cuenta de lo que se encuentra allí como es LAS ESTADÍSTICAS, EJEMPLARES por prestamos (actuales, grupo) y retrasos (usuarios, fechas grupo), RESERVAS (actuales y a procesar) USUARIOS (actuales, el abono caducara próximamente, abono caducado, categ a changer), PUBLICACIONES PERIODICAS (estado de las colecciones, CODOGO DE BARRAS (generacion libre) TEMPORARIOS (Noticias,lista de circulación,

bannettes). Es in listado muy amplio que al desplegar cada uno de ellos nos generan nueva información que aparece en la parte central de la pantalla como es el caso que al PERSONALIZABLE el cual genera un listado donde están los siguientes temas: sin clasificar, detalle de lista de ejemplares, de lecturas, prestamos, estadísticas de copias, estadísticas de los lectores , estadísticas de los préstamos al dar clickk en cada uno de ellos despliegan los litados que contiene los diferentes temas al respecto el cual al dar clickk en uno de ellos entra a otro página de más detalle. Como en el ejemplo el siguiente reporte:

Sin clasificar

Estadísticas: Recuento de préstamos / categorías de usuarios en un año

Número de préstamos por categoría de usuarios en un año

Estadísticas : Recuento de préstamos / sección para un año

Número de préstamos por sección para un año

Estadísticas : Recuento de préstamos por mes

Número total de préstamos para un año

Estadísticas : Recuento de usuarios / edad

Núm. de usuarios por franjas de edad en un año

Estadísticas : Recuento de usuarios / población / categoría

Número de usuarios por población de residencia para una o más categorías

Estadísticas : Recuento de usuarios / sexo / edad

Núm. de usuarios por sexo y por franja de edad para un año

Estado : Recuento ejemplares / proprietario

Núm de ejemmplares por propietario de ejemplar

Lista de ejemplare de un propietario / estado

Lista de ejemplares de un propietari por estado, signatura, código de barras, título (práctico para hacer listas de documentos no marcados antes de una importación)

Lista de ejemplares para una o más secciones por propietario

Lista de ejemplares de una o más secciones para un propietario

Lista ejemplares / estado

Lista parametrada de ejempalres por estado

Lista ejemplares para un propietario

Lista de los ejemplares para un propietario ordenados por signatura y código de barras

Lista usuarios / categorías

Lista de usuarios por categorías de usuario, usuario

Recuento ejemplares / estado

Número de ejemplares por estado de ejemplar

Recuento ejemplares / propietario / estado

Número de ejemplares por propietario y por estado de ejemplar

Recuento ejemplares / sección

Número de ejemplares por sección

Recuento usuarios / categoría

Número de usuarios por categoría

Se entra a la siguiente pantalla por: Liste des exemplaires d'un propriétaire par statut / localisation / section como se muestra.

Aparece una serie de listados los cuales al ingresar a uno de ellos aparece estadísticas personalizables, cuenta con unos botones para Devolución y Ejecutar

Esta también Recuento de ejemplare. Propietario. Estado (Número de ejemplares por propietario y por estado de ejemplar)

EL Propietario cuenta con un Fondo propio. Aparece con la consulta en sala 1 vez y documentos en buen estado 11

Al lado izquierdo nos da una serie de opciones para entrar de Ejemplares: donde están los prestamos actuales, nos muestra los artículos atrasados , prestamos corrientes que tiene el usuario y una tabla donde está el código de barras, signatura, tipo de documento, titulo , autor, usuario, fecha de préstamo y fecha de devolución por último el cuadro donde indica las demoras.

¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca?, realmente si responde con las necesidades de la biblioteca, me pareció muy completo es de fácil comprensión, brinda una información muy direccionada para seguir el proceso que se requiere.

¿Qué otros informes hacen falta?

Faltaría el informe de adquisiciones y de donaciones

c. Qué opciones de configuración y administración maneja Openbiblio.

En las opciones de CONFIGURACION que maneja Openbiblio es al entrar en la pestaña de ADMISIONES, se busca en el menú de la izquierda CONFIG. BIBLIOTECA al dar click se abre la venta de EDITAR LOS ENTORNOS DE LA BIBLIOTECA donde podemos realizar cambios del nombre de la biblioteca, el horario, duración de la sección, cambiar el tiempo de depuración en número de meses y el máximo de días.

En cuanto ingresamos a la ADMINISTRACIÓN las opciones que maneja son más amplias, la podemos encontrar en la parte izquierda donde están las siguientes:

Admin. bibliotecarios Copy Fields

Config. Biblioteca Tipos de material

Tipos de miembros Colecciones

Member Fields Gestionar privilegios

Temas de diseño Ayuda

ADMIN. BIBLIOTECARIOS

Al ingresar a cada uno de esos temas generan nueva información

CONFIG. BIBLIOTECA TIPOS DE MIEMBROS

MEMBER FIELDS PERSONALIZACIÓN DE CATEGORIAS DE USUARIOS

TIPOS DE MATERIAL COLECCIONES

GESTIONAR PRIVILEGIOS TEMAS DE DISEÑO

AYUDA DE OPENBIBLIO

c. Conclusión del uso de Openbiblio

El uso de Openbiblio es un sistema para bibliotecas automatizadas de una forma practica el cual tiene un catálogo en línea (OPAC por sus siglas en inglés), una sección para préstamo, catalogación, y la funcionalidad de administración de personal maneja las Alertas de usuario a través de mensajes prediseñados realiza también el Control de las multas por devolución tardía de los libros y cuenta con los modelos estadísticos para el uso de la biblioteca y el material.

Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla donde se comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio.

Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para OpenBiblio. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/reports/index.php

http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/admin/theme_list.php

http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1

login:admin

password:admin

NOTA: QUEDA PROHIBIDO HACER CUALQUIER MODIFICACION AL USUARIO "admin"

C. PRACTICA PMB

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su parametrización como en su configuración. Para tomar conciencia de las características de PMB, la toma de contacto con este sistema de OpenSource, se recorrerán las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo están organizados. De esta forma se tendrá una idea general de su diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso pormenorizado de su estructura.

PMB, es un sistema bien adaptado de serie, en relación a su adaptación a centros bibliotecarios medianos y grandes, siendo especialmente eficaz en el contexto de bibliotecas universitarias y especializadas, dadas sus capacidades de categorización, clasificación y sistema de tablas de autoridades.

La siguiente práctica tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB, concretamente con las opciones de Registro o Catalogación de Tipos Documentales Monográficos o denominados en la aplicación como "Documentos" en sentido genérico. Se observará que las Publicaciones Periódicas gozan de apartado propio, tal y como las necesidades de gestión y tratamiento de la documentación exigen, para evitar su mezcla con el resto de tipologías documentales, favoreciendo a su vez su recuperación posterior.

Por otro lado, se pretende acercar el mecanismo e interrelación del módulo de autoridades y sus principales herramientas, que influyen de forma definitiva en el registro y catalogación.

Concretamente la definición de Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos Seriados y Clasificaciones.

Finalmente, se aprenderá el funcionamiento básico de las Cestas de Categorías, como método de agrupación o "Clustering" de documentos que conllevan una determinada característica. Por todo lo relatado anteriormente, se propone la práctica en torno a los siguientes puntos para lo cual se recomienda que tengan en cuenta el tutorial sobre PMB dispuesto en plataforma:

1. Describe qué módulos tiene PMB y desde dónde son accesibles.Está conformado por varios módulos que ayudan al responsable de la unidad de información en el control de la colección y en la interacción con sus usuarios. Su interfaz es de fácil uso, mediante su plataforma tipo Web permite el acceso tanto al área administrativa como a la parte pública.Para entrar al programa se ingresa con el USUARIO: admin , contraseña :admin y se le da conexión como muestra la imagen.

Muestra la siguiente pantalla de ingreso al programa y se ve los diferentes modulos que contiene en la parte superios en las 6 pestañas.

Módulos de PMB

Circulación: Su cómoda interfaz hace de este servicio una tarea ágil y eficaz. Permite el control de los préstamos, la identificación, ubicación y estado de cualquier publicación o usuario. Catalogación: Un sistema de registro flexible hace de la catalogación de documentos un trabajo sencillo y rápido. Cumple con la norma UNIMARC.

Autoridades: Posee control estricto ayudado por el sistema que permite monitorear cualquier detalle en la normalización de su información.

OPAC: Un sistema de búsqueda en plataforma Web que permite de manera dinámica recuperar la información, reservar libros y renovar préstamos.

D.S.I. Este módulo agiliza su servicio de alerta, para incrementar las consultas al sistema.

Informes: Cuenta con un conjunto completo de estadísticas y reportes personalizables.

Módulos adicionales

Administración de las importaciones: Este módulo permite administrar las importaciones de datos asociados a documentos o ejemplares.

Conversiones/Exportaciones: Este módulo permite generar conversiones de diversos formatos de archivos de registros/ejemplares a otros formatos para exportar la base de datos PMB bajo forma de registros.

Récolteu : Esta página le permite gestionar la salida de importación diferentes avisos conectores.

Herramientas: Aquí encontrará diferentes opciones. Mantenimiento de la base de datos permite gestionar la base de datos: suprimir los registros sin ejemplares, etc.

Z39.50 Configuración del servidor Z39 50 para importar registros. Servidores lista de los servidores Z39.50 que permite añadir o eliminar servidores.

Servicios externos : son para funcionar vocación ser utilizados por los programas demás con el fin de interacción con PMB.

Conectores: Definir conectores aquí entrantes y salientes: conectores entrantes, categorías de fuentes, conectores salientes, autorizaciones, configuración para conectores salientes, establecer categorías, enriquecimiento.

Copia de seguridad: Directorios de las copias de seguridad localización en el disco o ruta donde guardar las copias de seguridad, tiene otros componentes.

Directorio de las copias de seguridad, grupos de tablas, copia de seguridad, iniciar la copia de seguridad, copia de seguridad realizada.

Template de Mail: Esta página le permite editar plantillas de correo electrónico para que el correo

Ventajas del software PMB

- Se instala en un solo computador (servidor) y se accede desde cualquier equipo a través de Internet o intranet para administrarlo.

- Debido a su arquitectura abierta, el software libre se adapta a las necesidades de cada institución.

- El soporte técnico colombiano garantiza su efectividad dado que está avalado por bibliotecólogos e ingenieros nacionales.

- La plataforma es tipo Web flexible y cómoda de manejar.

Migración de información a PMB. Una preocupación recurrente cuando se migran datos a un nuevo sistema es que la información se conserve en su totalidad, los datos se pueden migrar desde cualquier sistema (Isis, Winisis, Mandarin, Siabuc, etc.) y garantizar que dicho proceso sea efectivo.

2. Crear 2 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico a partir del módulo de catálogo de PMB.

Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico Se ingresa al módulo de CATALOGO y entra a registro nuevo donde aparece un formato y se diligencia los datos.

Se da luego GUARDAR apareciendo ya registrado apareciendo nuevo resultado ya el registro Bibliografico

Registros Bibliográficos completos, de tipo monográficoIniciar NUEVO REGISTRO y se le da SIGUIENTE

a. Según se realiza el proceso de registro, dar de alta las autoridades correspondientes como autores, editores, entidades, clasificación, colecciones, etc. Describe como es el proceso que se lleva a cabo durante el registro.

Entran a la pestañas de AUTORIDADES (Gestión de las AUTORIDADES : AUTORES)

Se escoge un autor de los que aparecen en el listado dando click sobre este de desplegando una nueva ventana para MODIFICAR UN AUTOR.

Se modifica por un nuevo autor y se llena los espacios del formato y se da click en REMPLAZAR

Se remplaza el autor dando click el se despliega un listado de autores para escoger

Se da click en uno de ellos.

Aparece la nueva modificación y se da click REMPLAZAR

Aparece la nueva modificación

…

Desapareciendo el nombre del autor remplazado.

AUTORIDADES REMPLAZAR EDITORIALES

Muestra una ventana con un listado de editoriales se escoge una.

Enviándonos a la siguiente ventana

Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana.

Se remplaza el autor dando click él se despliega un listado de autores para escoger

Se da click en uno de ellos.

se le da REMPLAZAR

Aparece la nueva editorial remplazada

AUTORIDADES REMPLAZAR CLASIFICACION

Muestra una ventana con un listado de CLASIFICACION se escoge una.

Enviándonos a la siguiente ventana

Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana

AUTORIDADES REMPLAZAR COLECCIONES

Se escoge la que va a remplazar

Se diligencia los campos

b. Guardada una descripción bibliográfica completa, describe que pasos se llevan a cabo para que sea incluida dentro del catálogo de la biblioteca. (Nº de Ejemplar, Alta en el Catálogo, Copias, Duplicados).

Se ingresa a la pestaña de CATALOGO donde aparece un formato de primeras de AUTOR/TITULO para llenar.

Cuenta con varios espacios vacíos. El primero que aparece es Todos los campos se le escribe el dato

Título se escribe un título de una obra LA MALA HORA Autor Se escribe el nombre del escritor GABRIEL GARCIA MARQUEZ Categoría a que pertenece LITERATURA Tipos de documentos se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno

TEXTOS IMPRESOS No de ejemplar, ISBN O EAN se le escribe el número que sabe, ejemplar Estado de registro se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno

PRESTAMO RAPIDO (8). Se da BUSCAR Lo envía a una nueva ventana BUSCAR CONSULTA EXTERNA SIMPLE

Catalogo No de ejemplar

c. Introducidos los ejemplares monográficos, accede al módulo de Autoridades y completa la información de los Autores, Entidades, Editores y Colecciones que se hayan introducido para llevar a cabo la catalogación y registro anterior. Se advertirá que aparecen más campos de descripción que los que aparecen por defecto en el proceso de catalogación.

INFORMACIÓN DE LOS AUTORES

Se diligencia el formato

INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: CATEGORIAS

se escribe la MATERIA Y BUSCAR

INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: EDITORIALES

INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: COLECCIONES

Se diligencia el formato.

Aparece la información seleccionada.

Ya quedo registrado con el número de ISSN

d. En PMB es posible crear un tesauro a partir de categorías temáticas, estableciendo referencias de especificidad, generalidad, relaciones, reenvíos, términos aceptados y no

aceptados. Explica en qué consiste y como se crea una estructura jerárquica en el apartado de Categorías.La estructura jerárquica en el apartado de Categorías consiste en que se empieza por identificar un tema en general o palabra clave, a lo partículas para que nos encamine a temas relacionados, por ejemplo COMUNICACION

Se busca en los temas que aparece uno que se asocie al tema general para escribirlo en la categoría o tema como es INFORMACION Y COMUNICACIÓN el cual nos encamina a otro mas concreto que se encuentra en la base de datos.

Donde nos muestra que existen 5 categorías y que Información y comunicación tiene 1 resultado al dar click nos lleva a otra información más detallada.

Sobre el tema en encontrado COMPETENCIAS DE LA ARCHIVISTA PARA EL SIGLO XXI cada vez nos fuimos encaminando a un tema más concreto.

3. Una vez bien determinadas y normalizadas las autoridades que se han introducido para la descripción bibliográfica de las monografías, conviene establecer diferentes tipos de Cestas de Categorías; dicho elemento, permite agrupar registros bibliográficos de la colección o el fondo de la biblioteca a partir de un factor o aspecto determinado. Por ejemplo libros relacionados con Documentación General, recientemente catalogados, o el compendio global de libros registrados.

a. Realiza una consulta de los libros que has catalogado e inclúyelos en la cesta de "REGISTRO GENERAL". Para ello utiliza la ventana de consulta del módulo de catálogo y una vez localizado cada libro, agrégalo a dicha categoría. Explica brevemente el proceso.

b. Como es Lógico, no siempre encontraremos una cesta que se adapte a los contenidos del documento. Las cestas son métodos de agrupación de documentos que cumplen una serie de características, por ello suelen ser programados a modo de filtros para localizar solo los documentos y registros que cumplan unas determinadas características, por tanto, crea una cesta Que novedades bibliográficas en la que puedan encajar los registros que has creado anteriormente.

4.Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación con PMB, se abundará en las tipologías documentales de aquellos materiales seriados, o más comúnmente denominados publicaciones periódicas o revistas. Finalmente sobre una colección de revistas y monografías, se requerirá la introducción de usuarios y categorías de usuarios utilizando para ello el módulo de circulación.

Culminado este punto, se propone realizar pruebas sobre el funcionamiento del préstamo, la devolución y las renovaciones. Para complementar se abundará en las funciones del módulo de informes que están relacionadas con la circulación y las estadísticas de uso de los documentos.

a. Crear 1 Registros Bibliográficos General completo, de tipo seriado a partir del módulo de catálogo de PMB, con al menos 3 ejemplares y 1 artículo descrito para cada uno de ellos. Normalizar las autoridades que sean necesarias y explicar los cambios que existen de catalogar una monografía a una revista.

b. Registros Bibliográficos ejemplar

Registros Bibliográficos ejemplar

Registros Bibliográficos ejemplar

Registros Bibliográficos articulo

c. Crear 3 usuarios ficticios en el módulo de circulación y adscribirlos a un grupo de usuarios. Si no existiera, créese uno nuevo e introdúzcalos.

d. Explica el funcionamiento del ciclo de circulación completo en PMB utilizando los usuarios y documentos creados. Indica las opciones del préstamo, políticas del préstamo y su gestión hasta su devolución.La necesidad del usuario por adquirir informaciónAcercarse al funcionario de la biblioteca para que realice la búsqueda

El funcionario encargado verificara si se encuentra en biblioteca o está en calidad de préstamo.Solicitud de palabra clave para realizar la búsquedaIngresar al sistema de PMB y verificar el estado si está el libro a disposiciónSi el libro se encuentra se realizara la búsqueda por medio del código de clasificación Dewey localizándolo en físico si se encuentra.Se lleva el libro y por medio de un código de barras se registra en el sistema.El sistema aprobara el préstamo y el tiempo de devolución.

d. Comprueba la utilidad del módulo de informes y comenta qué información relacionada con la circulación y los usuarios es capaz de aportar. Informes de uso, préstamo, etc. Extrae un ejemplo de cada informe relacionado en el que se pueda ver la información de prueba que se está utilizando.

¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca?

Si responde a todas las necesidades por que brinda el servicio adecuado dando abarcando todos los campos que se maneja en una biblioteca universitaria y especializada.

¿Qué otros informes hacen falta?

Realmente está muy completo en los informes

5. Realizar Conclusión del uso de PMB

Es un software muy especializado para bibliotecas el cual sirve para organizar la información, que cubre todas las necesidades que se requiere para el buen desarrollo y ayuda agilizar los procesos de búsqueda especiales para centros bibliotecarios medianos y grandes, siendo muy eficaz en lase bibliotecas universitarias y especializadas, dadas sus capacidades de categorización, clasificación y sistema de tablas de autoridades.

6. Realizar Cuadro comparativo de OpenBiblio y PMB.

OPENBIBLIO PMB

Es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda de los 10.000 ejemplares.

OpenBiblio es una biblioteca y de aplicaciones web de código abierto para la ejecución de un departamento de catalogación y bibliografía para obras culturales (libros, música, películas,

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad.

Es eficaz en el contexto de bibliotecas universitarias y especializadas, dadas sus capacidades de categorización, clasificación y sistema de tablas de autoridades.

Cuenta con seis módulos

etc.).Cuenta con cuatro módulos :

PRÉSTAMO: administrar los datos de los socios. Administración de socios (añadir

nuevos, buscar, editar, borrar) Préstamos, reservas, cuentas e historial

de los socios de la biblioteca Registros de bibliografía y del carrito de

reposición en estantería

CATALOGACÍÓN: Administración de datos bibliográficos.Administración bibliográfica (nuevo, buscar, editar, borrar).

ADMINISTRACIÓN: Administración de bibliotecarios y de datos administrativos.

Administración de bibliotecarios (añadir nuevos, editar, cambiar contraseñas, borrar)

Configuración general de la biblioteca

Lista de colecciones Lista de tipos de material Editor de temas de diseño

INFORMES:Ejecutan informes a partir de los datos de la biblioteca.

Informes. Etiquetas.

CIRCULACION: Prestar un documento, Devolución de documentos , Grupos de usuarios , Nuevo usuario ,VisualizaciónReservasCATALOGO: Tiene para realizar búsqueda,Documentos, publicaciones periódicas, cestas, estanterías, Z39.50 es para buscar e incorporar registro bibliográficos

AUTORIDADES: Autores, Categoría ,Editoriales, colecciones , subcolecciones, Títulos seriados, clasificación.

ADMINISTRACIÓN: Ejemplares, Registros, Usuario, Cuotas, Administradores, importación Conversiones de archivos externos, Exportación de la base de datos ,HerramientasMantenimiento de la de la base de datos,9. Z39.50, Copias de Seguridad

INFORMES: Activación de la D.S.I. Cestas, Ecuaciones, Difusión, Clases,Fuente RSS.DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN (D.S.I.):es un servicio que consiste en hacer llegar a los usuarios, regularmente, los resultados de un perfil de búsqueda personalizada.

DifusiónPermite realizar los envíos de correos electrónicos a los usuarios

CestasLas cestas son es donde se archivan los registros o todo aquello que se quiera enviar.

EcuacionesLes ecuaciones permiten llenar las cestas.

ClasesLas clases permiten organizar las cestas y las ecuaciones.ADMINISTRACIONEl apartado ejemplar y registros permite definir los parámetros de la aplicación respecto a los préstamos y las estadísticas de los documentos.

UsuariosPermite configurar los parámetros asociados a la creación de un usuario: categorías y códigos estastíscos. Este apartado permite también

importar datos externos de usuarios.

AdministradoresGenera los identificadores o nombres de usuario y los derechos asociados a cada administrador del sistema. La configuración permite diferenciar entre aquellos usuarios que pueden realizar operaciones de préstamo, aquellos que pueden acceder al módulo de catalogación y para estos últimos, aquellos que están autorizados a crear autoridades y los que no. Utilice este apartado también para gestionar las contraseñas y de los identificadores de conexión.

HerramientasEl apartado herramientas contiene un conjunto de funciones que facilitan las tareas de administración de la base de datos. Le sugerimos hacer copias de seguridad periódicamente.

http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/admin.php?categ=

Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para PMB.

http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/

login:admin

password:admin

Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla que comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio.

D. PRACTICA ORFEO

Realizar un completo informe sobre las funcionalidades que proporciona este software, sus

Características básicas, describa el proceso para la gestión documental y configuración general del sistema. El informe debe realizarse mediante evidencias (imágenes) recolectadas al realizar la

Práctica.

Para este trabajo Práctico, usted debe ingresar a la versión demo:

http://demo.orfeogpl.info

login: capacit3

password: 123

Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva.

Permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sin número de entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de entidades y organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.

Software Orfeo SGD que tienen a disposición

TRD y Expediente Multiple

Fuentes estabilizadas Orfeo-3.7.2-skn3

Fuentes módulo de Consulta Web

Manual del módulo Consulta web

Ciclo de Pruebas para el módulo de Consulta Web

Alertas para los agendados vencidos

Alertas para los documentos vencidos por TRD

Alertas para los documentos vencidos por flujo

Fuentes estabilizadas Orfeo-3.8.0-skn1 desde skina

Fuentes estabilizadas Orfeo-4.2-skn1 desde SkinaT

SkinaScan PPE (Digitalizador)

SkinaScan PPE v. 2.0

Manual de Usuario SkinaScan 2.1

Manual de Instalación SkinaScan 2.0

Skinascan 2.0 en ZIP

SkinaScan 3.0

Manual de instalación Skinascan 3.1

SkinaScan PPE 3.5

En los módulos disponibles cuenta con ciertas características de su uso.

Radicación de entrada

Por medio de este módulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).

Módulo de digitalización

Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el módulo de radicación de entrada.

Interfaz de Usuario Final

El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un Web-Mail. La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos de trabajo.

Gestión del Documento

A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad.

Radicación de Salida

La radicación de salida es un módulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

Otra funcionalidad de este módulo es la de generación de documentos de salida en forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .odt ó .doc y un archivo asociado .csv,

Radicaciones de Documentos Adicionales

Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos documentales que quiere que el sistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares, Memorandos, etc

Traslado de Documentos

Los documentos se pueden trasladar de un usuario a otro con niveles de control definidos por las áreas que se establezcan. Entre estos traslados, se incluye el envío de correspondencia que tiene origen cuando son radicados documentos para salida, estos pasan a una carpeta predefinida llamada impresión, a la cual una o varias personas que tienen este permiso lo imprimen y lo envían al área de correspondencia para su trámite respectivo.

Archivo y Préstamo de Documentos

Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos físicos, para entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de esta forma donde está cada documento y el tiempo que dura en poder de los funcionarios, a través de diferentes reportes. Clasificar los documentos físicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario.

Consultas

Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.

Estadísticas y Reportes

Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos como Número de documentos radicados, digitalizados, trámite en dependencia, radicados actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario.

Expedientes Virtuales

El módulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental, haciendo partícipe a los productores de documentos dentro del proceso documental.

Flujos de Trabajo y Procesos(Work Flow)

El módulo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estadísticas y alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a desarrollar herramientas que integran los documentos y expedientes virtuales a Procesos. De esta manera Lograr Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión por Procesos (BPM).

InterOperabilidad con otros aplicativos (WebServices)

Módulo que garantiza interoperabilidad del Orfeo con otras Herramientas. De esta manera se lleva a Orfeo a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podrán enviar datos o variables que requiera orfeo para generar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.. En las versiones a partir de 2008 , se encontrara disponible la implementación de Webservices y formularios de variables dinámicos que permitirán que Orfeo almacene y comparta información de variables que requieran los Procesos que se generan en la aplicación.

Módulo de Manejo de Plantillas en ODT y XML

Este módulo permite aprovechar la ventaja de documento estándar de formato abierto (Conforme a los estándares ISO), haciendo posible editar el documento en múltiples herramientas ofimáticas como OpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisición de Software para ver y editar los documentos producidos.

Tablas de Retención Documental

Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una aplicación dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.

Consultas Web en Línea

De un aldo permite colocar en la página de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentación de los usuarios a través de la red de Internet, generandoles un documento (por ejemplo un pdf), con número de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del trámite vía web.

De otra parte, es posible consultar Expedientes en línea para facilitar a terceros, previamente autorizados, la consulta en línea de expedientes completos sin tener que dirigirse a la Entidad.

http://www.orfeolibre.org/portal/index.php/the-news/2-uncategorised/63-sgd-leermas

ya en la práctica encontramos que las funcionalidades que proporciona este software es que tiene para Radicación de documentos: entrada, salida y Memorandos, otro modulo es de carpetas tiene entradas, salida, memos, Vo.Bo, devuelto, agendado, agendado vencido, informados, transacciones, prioritarios, personales, y otras adicionales son de consultas, plantillas radicados y plantillas reacignados. la cual al abrir una por una lleva los registros de una forma detallada.

En el caso de salidas se abre una plantilla de verificar radicación previa – salidas el cual tiene los siguientes datos (referencia, No de radicado, expediente, identificación documento, nombres y rango de fechas de radicación.

Radicación de salida. Donde se ubica los datos a buscar llenando los espacios para poder ingresar

Aparece el MODULO DE RADICACION de salida.(copia de datos del radicado) se encuentra las fechas de radicado, se diligencia los datos personales del destinatario, se escribe el asunto, se asigna el modo de envió, el tipo de documento, numero de folios, numero de anexos, la dependencias y se le da radicar.

Ahora voy a entrar al módulo de carpetas entro a entradas (4) donde muestra el cuadro de entradas de las diferentes carpetas que contiene con el número de radicado, fecha de radicado, asunto, remitente, tipo de documento, días restantes y enviado por. El cual tiene cuatro

remitentes cuyo tipo de documentales que contiene (memorandos, solicitud de inventario documental, informes, solicitud de papelería) esto nos permite ver que cantidad de tipos documentales se encuentran en entradas.

Cuenta también con unos botones se TRD, incluir expediente, mover a, reasignar, informar, devolver documento, Vo Bo (visto bueno), archivar el cual se utiliza de acuerdo a las características del documento.

Podemos engrasar a uno de estos documentos nos damos cuenta en que va el proceso, la información del radicado.

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Se puede ingresar a la pestaña histórico que es donde podemos encontrar toda la información del fluido histórico del documento.

Pasamos a la pestaña de documentos donde esta la generación de los documentos, aparece el radicado del documento, tipo, TRD,destino, tamaño, solo lectura, creador, escripción, anexados, numerado y acción. Si le damos clickk en anexar archivos habre otro cuadro.

Cuadro de descripción del documento con su respectiva información, el cual se le puede actualizar o aceptar

Al entrar en expedientes ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA INCLUIDO EN EL(LOS) SIGUIENTE(S) EXPEDIENTE(S).