Organización del trabajo

Mireia DíazMireia Botella

Organización del trabajo

• La organización es una función fundamental de la administración del trabajo, su objetivo es ayudar a las personas a trabajar juntas y con eficiencia. La organización del trabajo contempla tres elementos a saber:

1.- EL TRABAJO

• Son las funciones que se deben cumplir de acuerdo con los planes establecidos, son la base de la organización.

•  Las funciones se dividen luego en tareas claramente definidas y dan origen a que el trabajo sea dividido ya sea por su cantidad o por su grado de especialización.

2.- EL PERSONAL

• El segundo elemento que se debe tener en cuenta, en la organización del trabajo lo constituye el personal encargado de realizar las diferentes funciones.

• Cada persona tiene asignada una parte específica del trabajo total, es importante que las tareas asignadas puedan ser realizadas por el trabajador, es decir, que se adapten a su interés, a sus habilidades y experiencias.

3.- EL LUGAR DE TRABAJO

• Como tercer elemento de organización del trabajo está el lugar en donde este trabajo debe cumplirse, incluye los medios físicos, y el ambiente en general, el local, los materiales, los implementos, muebles, etc.

•  El ambiente o clima de trabajo lo constituyen las actitudes, el espíritu general de afectividad y de respeto, estos aspectos influyen decididamente en los resultados del trabajo.

Cómo organizar el trabajo

Para lograr una buena organización del trabajo es importante atender los siguientes pasos:

• Conocer los objetivos del trabajo y de la empresa.

• Dividir el trabajo en tareas.• Asignar personal especializado.• Delegar la autoridad necesaria para los

responsables.

Instrumentos de la organización

• La organización del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa, esta es una labor de la administración, y para ello cuenta con dos instrumentos o medios importantes: 

-El organigrama de la empresa.-El manual de funciones para cada cargo.

1. ORGANIGRAMAS

• Son los instrumentos que facilitan la visión global y objetiva del agrupamiento de actividades, de la dirección de las comunicaciones y decisiones y los niveles de autoridad.

• En el organigrama de una empresa se muestran los cargos de los jefes de cada agrupación con cuadros, mientras que las líneas indican los canales de autoridad y responsabilidad. 

Organigrama lineal

• Es aquel en que la autoridad y responsabilidad se transmite directamente desde el jefe hasta cada persona o grupo de actividades.

• En este sistema, cada empleado tiene solamente un jefe de quien recibe directamente las órdenes y ante quien responde. Es el verdadero concepto de autoridad que garantiza la unidad de mando.

Organigrama lineal

Organigrama lineal

  Ventajas de este sistema:

• Por su sencillez y claridad resulta de fácil comprensión para todos.

• No permite confusión en la línea de autoridad y responsabilidad.

• Facilita las decisiones rápidas.• Crea una disciplina rígida haciendo respetar los

conductos establecidos.

Los comités

• Un comité es un grupo de personas o funcionarios escogidos por una asamblea para encargarse de una función determinada.

  Los comités permiten: -Contar con un grupo de personas que ayude a

las deliberaciones y llegar más seguramente a una decisión.-Representar los intereses de diversos grupos de una organización.-Motivar a los demás socios o funcionarios a participar en las tareas administrativas.

Manual de funciones y requerimientos

Una vez definida la estructura de la empresa y sus niveles de autoridad y responsabilidad dados en el organigrama, se requiere la caracterización de los cargos o descripción de los puestos de trabajo.

Manual de funciones y requerimientos

Esta descripción la hacen los llamados manuales de funciones que comprenden información precisa sobre:

El nombre del cargo o puesto de trabajo.

Su ubicación dentro de la estructura de la empresa. Su dependencia jerárquica. De si tiene o no mando sobre otras personas.

Manual de funciones y requerimientos

El manual hace luego una descripción de la función o funciones propias del cargo y de las tareas y operaciones que debe cumplir el trabajador asignado al mismo.

Finalmente el manual debe contener los requerimientos mínimos de educación y experiencia para ocupar ese cargo.

REQUERIMIENTOS:

Educación básica: saber leer, escribir, tener facilidad de expresión y redacción,

iniciativa requerida, experiencia en otros cargos, responsabilidad por el manejo de valores, esfuerzo físico, esfuerzo visual, etc…

¿Cómo afecta la mala comunicación a una organización?

• La mala comunicación puede ser una pesadilla para cualquier empresa u organización, pequeña o grande. La falta de comunicación puede venir en diferentes formas, desde el Director Ejecutivo que no expresa la visión de la compañía hasta el personal de ventas que no escucha a sus clientes. Como resultado de la falta de comunicación, la organización puede perder la moral, el enfoque, el rendimiento y los clientes.

Falta de comunicación interna

• Otro efecto de mala comunicación en una organización es la falta de comunicación interna. La falta de comunicación interna provoca varias cuestiones negativas en un lugar de trabajo, desde causar retrasos en la planificación o en el movimiento de un proyecto hasta repetir innecesariamente el flujo de trabajo o tener que rehacer el mismo. La comunicación interna es vital para la planificación empresarial, la gestión de proyectos y la planificación estratégica, y cuando la comunicación se rompe, sufre la función general de la empresa.

Clientes insatisfechos• La mala comunicación también alcanza a las

relaciones externas con clientes, desde el descarrilamiento de un negocio importante hasta irritar a un cliente que ha recibido un pedido duplicado o un producto incorrecto. Cuando se trata con los clientes y las relaciones exteriores, la comunicación, escuchar realmente las necesidades de los socios comerciales, juega un papel importante en el establecimiento de la confianza y la cooperación entre tu organización y aquellos socios en los que confías. La comunicación juega un papel muy importante a la hora de asegurar operaciones comerciales seguras y que las relaciones comerciales se lleven a cabo sin problemas.