Optimización de tiempo en elaboración de presupuestos ...
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Girardot 2021 Optimización de tiempo en elaboración de presupuestos, estimaciones, aprobación y respuesta al cliente en la empresa RELIABLE RESTORATIONS. Luisa Fernanda Caviedes Hernández María Teresa Calderón Forero Estudiantes Universidad Piloto De Colombia Seccional Alto Magdalena Facultad De Ciencias Sociales y Empresariales y Facultad De Ingeniería Programa De Contaduría Pública e Ingeniería Financiera
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Girardot
2021
Optimización de tiempo en elaboración de presupuestos, estimaciones, aprobación y
respuesta al cliente en la empresa RELIABLE RESTORATIONS.
Luisa Fernanda Caviedes Hernández
María Teresa Calderón Forero
Estudiantes
Universidad Piloto De Colombia Seccional Alto Magdalena
Facultad De Ciencias Sociales y Empresariales y Facultad De Ingeniería
Programa De Contaduría Pública e Ingeniería Financiera
Girardot
2021
Optimización de tiempo en elaboración de presupuestos, estimaciones, aprobación y
respuesta al cliente en la empresa RELIABLE RESTORATIONS.
Luisa Fernanda Caviedes Hernández
María Teresa Calderón Forero
Estudiantes
Docente asesor
Andrés Felipe Atehortúa Leal
Monografía para optar al título de Contadora Pública e Ingeniera Financiera
Universidad Piloto de Colombia Seccional Alto Magdalena
Facultad de Ciencias Sociales y Empresariales y Facultad de Ingeniería
Programa de Contaduría Pública e Ingeniería Financiera
DEDICATORIA
Dedico esta monografía como opción de grado primeramente a Dios y a toda mi familia que ha
estado ahí siempre apoyándome, a mi mama que fue la persona que más me apoyo iniciando la
carrera en la parte emocional y económica.
También se la dedico a mi familia de acá de Estados Unidos Johanna y Mauricio quienes me
apoyaron y motivaron a tomar este seminario y poderme graduar como Profesional.
Por último, se la dedico también a mi pequeña Hija Violeta que es mi motivación para seguir
luchando por mis metas en mi vida.
-Luisa Fernanda Caviedes Hernández
Dedico esta monografía de trabajo de grado a toda mi familia, especialmente a mis padres que
estuvieron conmigo durante todo el proceso académico, en donde continuamente me apoyaban
emocional y económicamente para cumplir mis metas profesionales.
A mi hermano Juan Felipe Calderon Forero por aconsejarme y apoyarme en los momentos más
duros durante mi proceso académico.
Al programa de Ingeniería Financiera y sus docentes por su labor y dedicatoria a cada estudiante.
-Maria Teresa Calderon Forero
Tabla de contenido
Resumen ............................................................................................................................. 1
Introducción....................................................................................................................... 2
Planteamiento del problema .............................................................................................. 4
Formulación del problema ...............................................................................................5
Justificación ....................................................................................................................... 6
Objetivos ............................................................................................................................ 7
Objetivo general ..............................................................................................................7
Objetivos específicos .......................................................................................................7
Marcos de referencia ......................................................................................................... 8
Marco teórico ..................................................................................................................8
Marco conceptual.............................................................................................................9
Metodología ..................................................................................................................... 11
Método de investigación ................................................................................................ 11
Tipo de estudio .............................................................................................................. 11
Fuentes de recolección de la información ....................................................................... 12
Fuentes primarias ............................................................................................... 12
Datos y variables ................................................................................................ 12
Desarrollo de la investigación.......................................................................................... 13
Evaluación de la gestión dentro de la empresa ............................................................... 13
Desarrollo de la herramienta .......................................................................................... 15
Evaluación de desempeño del aplicativo en la empresa ................................................. 26
Conclusiones .................................................................................................................... 28
Bibliografía ...................................................................................................................... 29
Lista de tablas
Tabla 1. Indicadores de Gestión de Tiempo Antes Del Aplicativo ............................................. 13
Tabla 2. Información por separado de la renovación de un apartamento .................................... 15
Tabla 3. Información por separado de las renovaciones de una casa .......................................... 16
Tabla 4. Indicadores de Gestión de Tiempo Después Del Aplicativo......................................... 26
Lista de ilustraciones
Ilustración 1. Información por separado de la renovación en un Apartamento & una Casa ....... 18
Ilustración 2. Pantalla de Inicio del Aplicativo en Excel ........................................................... 19
Ilustración 3. Realización de un Quotes .................................................................................. 20
Ilustración 4. Cuadro De La Creación Del Cliente En El Aplicativo ........................................ 21
Ilustración 5. Ejemplo Resultado Final De Una Estimación...................................................... 22
Ilustración 6. Programación De Cuadro Para Seleccionar Las Características De La Vivienda 23
Ilustración 7. Programación De Cuadro Para La Creación Del Cliente ..................................... 24
Ilustración 8. Programación del Cuarto Principal y Número de Habitaciones ........................... 24
Ilustración 9. Formulación para Generar el PDF ...................................................................... 25
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Resumen
Esta monografía presenta la optimización en la gestión al cliente logrado a través de la mejorara
al sistema de presupuesto y estimación de la compañía RELIABLE RESTORATIONS, utilizando
una herramienta tecnológica desarrollada con la herramienta de Microsoft Excel con las
aplicaciones para visual Basic, enfatizando en las diferentes productos y servicios más comunes
de la compañía, en cual se logra mejorar el tiempo en el proceso de creación de presupuestos, y
así mismo que la gerencia pueda hacer una revisión más ágil que permita concretar los negocios
que se vayan dando en la compañía.
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Introducción
Para cualquier empresa la implementación de herramientas tecnológicas se hace imprescindible
ya que estos instrumentos no solo ayudan a mantener una mayor competitividad en el mercado,
sino también en la optimización de los procesos productivos dando como resultado un mayor
rendimiento hacia la organización.
Si las empresas no cuentan con el interés de implementar herramientas tecnológicas, van a
contraer resultados contraproducentes, como por ejemplo la pérdida de clientes, una mala imagen
de la empresa y una disminución en las ventas.
Actualmente la empresa RELIABLE RESTORATION no contaba con una herramienta
tecnológica que le ayudará con la realización de los procesos de cotización o de presupuesto para
el desarrollo de sus servicios de remodelación y construcción de viviendas multifamiliares. Estos
presupuestos anteriormente se desarrollaban manualmente por el gerente y dueño de la empresa el
Doctor Manuel Suárez, ya que no contaban con el personal idóneo y confiable para poder
realizarlos. Esto genero consecuencias que afectaron la respuesta oportuna al cliente y la imagen,
debido a que el gerente no contaba con el suficiente tiempo para desarrollar y acordar el
presupuesto final con cada cliente, lo cual ocasionaba que los negocios se cerraran en promedio
de 2 a 3 semanas.
Es por esto por lo que, con la ayuda de la herramienta de Windows, Microsoft Excel, se
desarrolló una herramienta la cual mejorará estos procedimientos. Microsoft Excel permite el
desarrollo de tareas contables y financieras, y con la implementación de macros y programación
con la plataforma de Visual Basic dentro de la herramienta de Excel, este optimizará los procesos
repetitivos para el cálculo y desarrollo de las estimaciones.
Dentro de esta herramienta se integraron aplicaciones de macros en botones, programación en
cuadros emergentes para el almacenamiento de datos y también el proceso de guardado automático
como un archivo PDF que facilitará el proceso de envió hacia el cliente por medio de correo
electrónico.
Con la implementación de la herramienta se evidenció que, el procedimiento de desarrollo del
presupuesto paso de tomar de un periodo de una semana a poder llegar a realizarse en tan solo
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cuestión de 10 a 15 minutos. Adicional a esto, la herramienta permite que se pueda manipular por
personas diferentes a la gerencia lo cual mejora los procesos de venta y la respuesta al cliente,
logrando a su vez que la gerencia pueda dedicarse únicamente a la revisión y aprobación. Por
último, otro beneficio que se logró demostrar es que la empresa bajo el porcentaje del riesgo de
perder más clientes y generar un aumento en las ventas.
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Planteamiento del problema
La empresa RELIABLE RESTORATIONS es una compañía que se dedica a las renovaciones
y restauraciones de diseño de interiores cuyo segmento de atención son viviendas. A la hora de
elaborar las estimaciones y los presupuestos de mayor o menor cuantía y la atención a los clientes
la persona encargada de realizarlas es su Gerente el Doctor Mauricio Suarez, siendo esto una de
las principales falencias en el desarrollo de esas estimaciones ya que en promedio cerrar un negocio
tardaba un periodo de tiempo de alrededor de dos a tres semanas, generando en ocasiones pérdidas
de clientes e inconformidad por parte de estos.
Una de las principales causas que giran en torno a este problema es que la empresa no cuenta
con un sistema automatizado y todo el proceso se realiza manualmente, lo cual trae implicaciones
como son: retraso en los procesos de liquidaciones de clientes y en las cuentas por cobrar,
afectando la política que maneja la empresa la cual da un plazo máximo de 30 días para realizar
sus debidos pagos.
De este modo, se evaluó a profundidad cada una de los aspectos que están generando el
problema mencionado anteriormente, identificando que, primero, todo el proceso de aprobación
recae en una sola persona en este caso el Gerente quien en la muchas ocasiones no cuenta con el
tiempo suficiente para dar respuesta oportuna a los clientes, segundo, en el momento la empresa
no cuenta con una herramienta tecnológica que permita realizar con mayor eficiencia las
estimaciones y el presupuesto a la hora de calcular las remodelaciones reparaciones y demás. Otro
factor que está generando este problema es que, dichas cotizaciones se realizan de forma manual
lo cual provoca que se presenten errores de digitación, valores, cálculos, registros en materiales y
demás, lo cual genera desconfianza, desinterés y retrasos en la toma de pedidos por parte de los
clientes.
Las principales razones por las cuales la empresa no se había propuesto darle soluciona a esta
problemática es inicialmente la falta de interés por parte de la Gerencia en el uso de aplicaciones
electrónicas, ya que no contaba con el personal idóneo para el manejo de estas. Así mismo, la falta
de confianza en delegar a otros colaboradores de la empresa las estimaciones y presupuestos y no
que como lo mencionamos anteriormente se diera únicamente por parte de la Gerencia.
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Todos estos elementos tienen como resultado una desmejora hacia el transcurso de los procesos
administrativos de la empresa, no solamente por desmejorar los cálculos de valoración o
estimaciones realizadas, sino también, por el tiempo de respuesta por parte de las liquidaciones del
cliente generando aplazamiento en los procesos de entrega de obras a realizar.
Formulación del problema
¿Como mejorar el tiempo de elaboración de presupuesto, atención y respuesta a los clientes de
la empresa RELIABLE RESTORATIONS?
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Justificación
Para la empresa RELIABLE RESTORATIONS es claro que, en este momento la demora del
tiempo de respuesta que generan la realización de los presupuestos hacia cada cliente, están
afectando de forma negativa las ventas. De este modo a través de la implementación de la
herramienta tecnológica se pretende que la persona a cargo de las estimaciones quien puede ser un
colaborador diferente al gerente logre hacerlo en menor tiempo y sin errores.
Así mismo, con el desarrollo de esta herramienta se pretende optimizar el tiempo para que el
encargado de estimar reduzca el periodo de ejecución en el cual se pase de gastar en promedio 2 a
3 semanas a desarrollarlo en cuestión de minutos, garantizando que los procesos y precios
obtenidos sean idóneos.
Por otro lado, el desarrollo de este proyecto beneficiara principalmente a los organismos de la
empresa donde se infiere que, los resultados obtenidos tras la implementación de esta herramienta
permitieron que la empresa pudiera realizar procesos muchos más agiles, beneficiando los tiempos
de respuesta hacia los clientes y así mismo la compañía pueda fortalecer su imagen.
Sumado a esto, otra parte beneficiada serán los clientes de RELIABLE RESTORATIONS, ya
que los compradores tendrán una mejor experiencia de servicio, obtendrán una asistencia más
transparente y detallada dentro de un corto periodo de tiempo.
Hay que señalar también que, los empleados de la empresa aprovecharan el uso de esta
herramienta generando más resultados, ya que al obtener un mayor número de clientes puedan
generar un porcentaje más de ventas y por consiguiente los trabajadores puedan tener acceso a
comisiones dentro de la organización en caso de que la Gerencia así lo permita.
Por último, como estudiantes del programa de contaduría e ingeniería financiera pusimos en
función de la empresa y del desarrollo de este proyecto nuestros conocimientos contables,
financieros y de programación, generando mejoras en los procedimientos de elaboración de
presupuestos en restauraciones y remodelaciones, con el mérito que, esta compañía está ubicada
en los Estados Unidos, lo cual se tiene mucha satisfacción trascender internacionalmente.
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Objetivos
Objetivo general
Optimizar el tiempo de elaboración de presupuestos, estimaciones, aprobación y respuesta al
cliente en la empresa RELIABLE RESTORATIONS.
Objetivos específicos
Medir el tiempo de gestión actual de los procedimientos de cotización y respuesta
al cliente.
Diseñar la herramienta en el lenguaje de programación de Microsoft Excel de
Visual Basic.
Evaluar el desempeño de la herramienta en la empresa RELIABLE
ESTORATIONS.
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Marcos de referencia
Marco teórico
Para abordar el desarrollo de esta monografía se hace necesario manejar bases teóricas respecto
a la optimización de procedimientos y la programación de herramientas tecnológicas. De este
modo, inicialmente se hace referencia a la optimización la cual se concibe como “realizar una
tarea de la mejor manera, pudiéndose aplicar a distintos ámbitos como la administración de
empresas, la economía y la informática. La optimización, en general, implica lograr el mejor
funcionamiento de algo, usando de la mejor forma los recursos.” (Westreicher, 2020). Es decir
que, con la implementación de ciertos recursos la empresa puede mejorar sus procedimientos y sus
tareas dentro de diferentes ámbitos ya sean administrativos o informáticos. En este caso, lo que se
optimizó es el proceso de servicio al cliente que está realizando la empresa RELIABLE
RESTORATIONS a través de la eliminación de una serie de errores y demoras que se vienen
presentando actualmente, los cuales se conciben como “Eliminar los errores técnicos o humanos,
haciendo frente a los cambios constantes que se producen en el día a día de una empresa… Ahorrar
en los costes dedicados a la ejecución de un proceso, aumentando su rentabilidad.” (GEINFOR,
2019)
Por otro lado, al referirnos a la programación, este representa “el uso de lenguajes informáticos
para imprimir en un sistema computacional funciones y procesos deseados.” (Mexico). Este
sistema de lenguaje fue diseñado para la optimización de tareas dentro de herramientas
computacionales. Los conceptos de optimización y programación se ven muy relacionados ya que
estos tienden un mismo objetivo, el primero, tiene como objetivo mejorar procedimientos y tareas,
y el segundo el uso de lenguajes de programación dentro de herramientas de computación que
facilita el desarrollo de funciones y de procedimientos.
De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que, para poder obtener la optimización de
procesos dentro de una organización, lleva de la mano la utilización de recursos, estos recursos
pueden ser la implementación de herramientas tecnológicas con los cuales, con la ayuda de
lenguajes de programación pueden realizarse tareas repetitivas de forma mucho más rápida y
eficiente. Lo cual, “En este sentido, es muy importante invertir en la automatización de aquellos
procesos que han sido probados positivamente y aplicarlos por toda la empresa. El resultado será
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una reducción de los gastos, la eliminación de errores, la disminución de desperdicios y,
finalmente, una mayor productividad.” (GEINFOR, 2019)
Marco conceptual
Durante el desarrollo de esta monografía se hace necesario tener claro la estructuras y conceptos
que hacen posible el buen manejo organizacional contable automatizado que se quiere
implementar a cada presupuesto dentro de los servicios de la empresa.
En primer lugar, se hace necesario realizar la segmentación de los servicios que estarán
incluidos durante los procesos de construcción, es decir, dentro del concepto de la contabilidad
esta distribución se refiere a los diferentes costos que pueden verse dentro del presupuesto. Estos
costos hacen parte de “una inversión en actividades y recursos que puede proporcionar un
beneficio. Es el reflejo financiero de operaciones realizadas y factores empleado. Muestra, en
términos monetarios, los procesos de producción, de distribución y de administración en general”
(Universidad Nacional Autonoma de Mexico, 2003).
En relación con lo anterior, estos costos se encuentran clasificados de diferentes formas por lo
cual “una característica principal de los costos en las actividades manufactureras y no
manufactureras es si el costos tiene una relación directa o indirecta con un objeto de costo
particular” (Jimenez Boulanger & Espinoza Gutierrez, 2007), dicho de otra manera, teniendo en
cuenta según el periodo de tiempo que dicho costo conlleve , este puede clasificarse como un costo
fijo o variable según la producción objetivo del servicio final. Un costo fijo se define como “aquel
que no varía cuando existen variaciones en el nivel de producción” (MAT) ,es decir, estos costos
generalmente pueden verse como gastos de mantenimiento, arriendos o seguros, por otro lado, un
costo variable “es aquel que varía, ante cambios en el volumen de producción” (MAT), estos costos
se consideran costos directos como los son la mano de obra directa y el empleo de materias primas.
Es por esto por lo que los conceptos anteriores esclarecen la estructura presupuestal permitiendo
“la delimitación en términos dinerarios de las condiciones que rodean al proyecto elegido y los
resultados que se espera conseguir tras su realización dentro de un tiempo determinado.” (Sánchez
Galán, 2016)
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Por otra parte, para que la herramienta tenga buen funcionamiento y sea práctica a la hora de
ejecutarse, esta será programada con uso de la herramienta Microsoft Excel, el cual, “es un
programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que
permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.” (Pérez Porto & Gardey,
2009). De este modo, esta herramienta está diseñada para crear y computar los procesos de registro
y presupuesto, razón por lo cual los procesos de cálculo tendrán una disminución en el margen de
error y una optimización en el tiempo de desarrollo.
Además, gracias al uso de otra aplicación dentro de Microsoft Excel que es la de Visual Basic
“un ambiente gráfico de desarrollo de aplicaciones para el sistema operativo Microsoft Windows.
Las aplicaciones creadas con Visual Basic están basadas en objetos y son manejadas por eventos.
Visual Basic se deriva del lenguaje Basic, el cual es un lenguaje de programación estructurado.”
(Contreras, 2018), se pudieron generar acciones y diseños, como la implementación de macros,
botones y funciones que facilitaron aún más el proceso de cálculos del presupuesto requerido. Las
Macros “es un conjunto de comandos que se almacenan en Excel de manera que están siempre
disponibles cuando se necesitan ejecutarlas. Las macros se utilizan principalmente para evitar que
tener que repetir los pasos de aquellas tareas que se realicen una y otra vez.” (Briones Gil). Por
tanto, estas funciones al ser un proceso repetitivo son parte esencial a la hora de desarrollar los
presupuestos semejantes de los diferentes clientes que posee la empresa.
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Metodología
Método de investigación
El enfoque de este trabajo es cuantitativo, según (Yanez, 2020) “el enfoque cuantitativo el
análisis de la información se basa en cantidades y/o dimensiones. Es decir, el elemento numérico
tiene protagonismo”. El método que se usó para llevar a cabo este proceso fue analizando el
problema que la compañía presentaba al momento de realizar estimados y presupuestos para los
clientes, después de ello mediante indicadores de gestión que permitieron medir el tiempo que se
gastaba el Gerente de la compañía en realizarlos.
Esto conllevo a proponer una herramienta para optimizar el tiempo de respuesta, atención y
presupuestos para que la empresa pueda realizar de forma más ágil y oportuna dichos procesos,
logrando dar respuesta optima a los clientes.
Las técnicas que se usaron para el desarrollo de la presenta investigación fueron:
- Entrevista a los dueños de RELIABLE RESTORATIONS El señor Mauricio Suarez
y su esposa Johanna Suarez.
- Indicadores de Gestión que permitieron medir el tiempo que se tomaba el Gerente
en realizar el estimado y presupuesto.
- Herramienta de Microsoft Excel con aplicaciones de Visual Basic
- Manejo de base de datos de clientes
- Manejo de base de datos de trabajos hechos anteriormente
Tipo de estudio
De acuerdo con lo anterior, la investigación que se hizo fue tipo exploratoria ya que “se realizan
para adentrarse en un tema o problema que ha sido poco estudiado, poco investigado” (Catolica
Del Norte), la compañía generaba una falencia que estaba afectando sus ingresos y la perdida de
sus clientes, debido a eso, se recopilaron todos los datos necesarios para implementar la
herramienta para realizar los presupuestos y estimaciones de productos y servicios de RELIABLE
RESTORATIONS mejorando el tiempo de respuesta por parte de la compañía y por parte de los
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clientes, tiempo en redactarlo, errores que se presentan y lo más importante en minimizar el tiempo
que el estimador gasta usualmente en hacer un presupuesto para un trabajo.
Fuentes de recolección de la información
Fuentes primarias
Para la realización de este trabajo se tomaron fuentes primarias las cuales fueron las de la
Compañía RELIABLE RESTORATIONS como: bases de datos, entrevista a los dueños, historial
de trabajos anteriores.
Datos y variables
Se uso el programa de base de datos de inventarios de la compañía RELIABLE
RESTORATIONS adicionalmente se usó el Programa de Job Progress y el de Quickbooks,
sistemas propios de la empresa.
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Desarrollo de la investigación
Evaluación de la gestión dentro de la empresa
A continuación, en la tabla No.1 se muestran los resultados de los indicadores realizados dentro
de la empresa RELIBLE RESTORATIONS, los cuales permitieron medir la gestión actual en el
proceso de atención, respuesta y elaboración de presupuestos. Cada uno permite identificar el
periodo de tiempo y tendencia repetividad que se está presentando con el desarrollo de un
presupuesto de manera manual.
Tabla 1.
Indicadores de Gestión de Tiempo Antes Del Aplicativo
Indicador Resultado
Tiempo de respuesta El tiempo Promedio que tarda el gerente de la empresa Manuel
Suarez
Una semana
Tiempo medio de
resolución
el tiempo promedio el cual la empresa da soportes y concuerda
con el servicio solicitado y cerrar
Una a Dos semanas
Numero de interacciones El número de veces que la compañía tiene que volver a contactar
con cada cliente
Tres veces
1. para iniciar el presupuesto
2. para revisión de la estimación hecha
3. para el acuerdo final del presupuesto
Número de quejas La tendencia de la cantidad de reclamos que recibe la empresa
dentro de un periodo de tiempo es dos a tres reclamaciones
durante el mes
Satisfacción del cliente Pregunta al cliente con respecto a su experiencia a durante el
proceso
Nota: Tabla Construida a partir de una entrevista con Mauricio Suarez (gerente de la empresa).
Fuente. Elaboración Propia, 2021
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De acuerdo con la tabla anterior, se puede observar el primer indicador que es tiempo de
respuesta, este, muestra el período de tiempo promedio que le cuesta al gerente tener un primer
contacto después de que el cliente haya solicitado el servicio de remodelación, debido a que el
gerente no cuenta con el suficiente tiempo por hacer el proceso inicial de forma manual, se le
dificulta tener un espacio y dedicarse al desarrollo del presupuesto y poder comunicarse con él, se
obtuvo un promedio de una semana.
Posteriormente sigue con el indicador del tiempo medio de resolución, este indicador arroja el
período de tiempo el cual el gerente y el cliente logran llegar a un acuerdo con respecto al
presupuesto final del proyecto. Debido a la tardanza de construcción del presupuesto de manera
manual, y diferentes necesidades y cambios de opinión por parte del cliente, este proceso puede
llegar a tomar alrededor de una a dos semanas en finalizarse.
Luego sigue el indicador de número de interacciones, este muestra el número de veces que el
gerente tiene que comunicarse con el cliente para llegar a un mutuo acuerdo y poder empezar con
el desarrollo de la obra. Dentro de ese periodo de tiempo, el gerente debe tener un mínimo de tres
contactos con cada cliente, el primero, para iniciar el desarrollo del presupuesto, el segundo, para
realizar los cambios o correcciones por parte del cliente y tercero, para el acuerdo final y
aprobación del presupuesto.
También se encuentra un indicador de número de quejas, este muestra el número de
reclamaciones que puede tener la empresa dentro del transcurso del desarrollo del presupuesto y
la tardanza que se presenta debido a los desacuerdos con el cliente y por la falta de tiempo por
parte del gerente de la empresa; en algunos casos se llega presentar reclamos dos o tres veces,
estos se deben mayormente por la falta de comunicación y deoras con el inicio de la obra por no
tener aprobado el presupuesto final. Por último, el indicador de satisfacción del cliente el cual
describe la experiencia durante el proceso de estimación con la compañía.
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Desarrollo de la herramienta
En primer lugar, para el desarrollo de esta herramienta se realizó la recolección de la
información y segmentación de la materia prima y los procedimientos utilizados dentro de los
estimados y presupuestos de los trabajos. La información recolectada se presenta a continuación
en la tabla 2 es el ejemplo de la información que pertenece al trabajo realizado en un apartamento
de 1000 pies cuadrados y la tabla 3 es el ejemplo de la información del trabajo que se hace en una
casa de 1000 – 1800 pies cuadrados.
Tabla 2.
Información por separado de la renovación de un apartamento
DRYWALL, REPAIRS, PAINT FULL INCLUDING: CEILING, WALLS, TRIM AND DOORS,
MEDICINE CABINET, VENT THE REGISTERS, PAINT BALCONY, AND ENTRY DOOR AS NEED IT.
CLEANING:
Light Construction clean up and Final cleaning
INSTALL:
Install kitchen & bathroom faucets
Install Kitchen cabinets & Vanity pulls
Install grab bars (2 EA)
Install 2" faux blinds ( Allen + Roth 2-in Cordless White Room Darkening Faux Wood Blinds)
Install ceramic tile in bathroom and kitchen floors 12x12 Rio Pelotas Bone III Ceramic Tile or similar .
REMOVE AND REPLACE:
Bathroom accessories, mirror vanity light, and shower head combo.
Chandelier (1EA), hallway light (1EA), fan light combo (1EA).
Comfort height toilet (1 EA)
Doors hardware: Passage and Privacy Lever Satin Nickel & Remove and replace Door Hinges: Satin Nickel
FRIDGE, STOVE, DISHWASHER, MICROWAVE.
Garbage disposal
Kitchen counter tops. Quartz 3CM (Almond Roach or similar)
Remove existing shower surround and replace with 12X12 ceramic tile, concrete shower pan, frame less
shower door
Smoke detector hotwire (1EA)
Switch and outlet cover (1-Gang MASQUE Duplex Decorator Wall plate, White,)
Thermostat (1EA)
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Bathtub resurfacing
Supply and Install Kitchen Cabinets (White, Florence)
Nota. Descripción del trabajo de renovación que se hace a un apartamento.
Fuente Sistemas de información RELIABLE RESTORATIONS, 2021
Tabla 3.
Información por separado de las renovaciones de una casa
GENERAL:
Paint wall and baseboards.
Miscellaneous Drywall point up
Seal gap at the bottom of door jambs (11 interior doors only)
Paint ceilings
Remove and Replace door stoppers, brushed nickel finish
Remove and Replace interior door hardware and door hinges (11 Interior doors)
Final cleaning
GARAGE:
Paint concrete floor, anti-skid grey latex paint, pressure wash and prep to receive new paint
Paint garage walls and storage closet walls, baseboards, and door
Remove and Replace garage fluorescent light bulbs and light covers (2)
KITCHEN:
Remove and replace under cabinet lights and wire to operate with light switch
LIVING ROOM:
Remove carpet and carpet padding in living room and replaced with glue down engineer floors in living
room, color match existing
Remove and replace ceiling light fixtures (4) bronze finish, hallway and Living room
Clean and paint air return covers (2)
MASTER BEDROOM:
Detach and reset Toilet
Detach and reset mirror
Replace shower head combo
Install two new vanity faucets, single lever brushed nickel finish
Replace toilet seat
Replace exhaust fan cover
Install Carpet in Master Bedroom - Shaw Floors All Star Weekend (Buttercream 200) or similar
Install Tile Floors in master bath - Color to be determine
Install new electrical boxes to receive new light fixtures
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Install bathroom vanities with hardware (2) 33" W, (1) 24" w/ drawers, (1) 18" W/ drawers
Install new quartz counter tops in master bathroom (3CM FROST, ICED, OR SPARKLING WHITE
QUARTZ)
Install / Pour concrete shower pan
Install Hardy board in shower walls, 1/2" thick
Install ceramic tile floor and walls
Install new shower door, frameless
Install wood blocking to receive grab bar
Install grab bar (1)
Remove and replace vanity lights
Remove existing shower surround
Run supply and waste lines for new sink
Supply and install bathroom Vanity under mount sinks
GUEST BEDROOM AND BATH:
Install Carpet in bedroom and closet - Shaw Floors All Star Weekend (Buttercream 200)
Install Tile Floors in guest bath - Color to be determine
Remove and reinstall Toilet
Replace shower head combo
Replace exhaust fan cover
Replace toilet seat
Remove and Install single lever vanity faucet
LAUNDRY ROOM:
Move dryer vent
Move electrical outlets for washer and dryer
Move washer supply and waste lines
Install new dryer vent cover
Patch siding affected area
Install tile floor
Remove and dispose existing washer / dryer and install new side by side Washer and Dryer GE -
Remove and reset wire shelving
EXTERIOR:
Paint exterior shutters and entry door - Re - attach shutter
Pressure Washer exterior house, driveway, and back porch (Including siding and gutters)
Removal and disposal of all debris
Remove and replace outdoor carpet on porch
Remove nails on siding back porch and clean vinyl siding
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Remove porch awning
Roof Inspection to identified roof damages (separate estimate will be provided upon inspection)
Nota. Descripción del trabajo de renovación que se hace a una casa.
Fuente. Sistemas de información RELIABLE RESTORATIONS, 2021
De acuerdo con lo dicho anteriormente, la información que se recolecto sirvió para tener idea
acerca de todo lo que se hace en cada sección del apartamento o de la casa, se puede observar que,
cada tabla tiene información detallada de lo que el cliente pide hacer en su hogar. Esto se hizo
con el fin de ejecutar paso a paso el procedimiento de cada sector, es decir, que se va a hacer en
cocina, sala, baños, cuartos y así sucesivamente con cada sector mencionado. Con estos pasos
también se puede identificar los materiales que se usaran al momento de ejecutar la renovación y
así mismo la persona encargada de hacer el presupuesto teniendo en cuenta cada detalle a la hora
de poner los respectivos precios.
Una vez realizada la extracción de información mostrada anteriormente, se generaron tablas por
separado en la herramienta de Microsoft Excel. En la ilustración 1 se mostrará un bosquejo de
como se dividieron los sectores de la casa o el apartamento, es decir, se especificó que
renovaciones se le hacen a cocina, baño principal, cuarto principal, baño de visita, etc. de acuerdo
con la solicitud del cliente.
Ilustración 1.
Información por separado de la renovación en un Apartamento & una Casa
Nota hojas de cálculo por división de remodelaciones
Fuente. Elaboración propia, 2021
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Así mismo, este procedimiento es una base con el fin de no solo dar un estimado completo de
una casa o un apartamento, sino también para dar presupuestos por separado ya que en ocasiones
los clientes solicitan únicamente renovación de cocina, baño, un cuarto entre otras. Esto es
fundamental en el momento de crear el presupuesto ya que la herramienta permite seleccionar que
sector va a renovar, pudiendo ser esto bien sea la casa o el apartamento completo o un lugar
específico.
De acuerdo con lo anterior, la ilustración 2 que se muestra a continuación es la página principal
de la herramienta que se empezó a desarrollar en Excel con las opciones de Visual Basic, la cual,se
personalizo con el logo tipo de la compañía de Reliable Restorations. En esta página se encuentran
3 botones los cuales son: Quote (Generador), Customers (clientes) y See Sheets (ver las hojas).
Cada botón tiene una función específica e importante ya que son los encargados de controlar todo
el procedimiento de la herramienta.
Ilustración 2.
Pantalla de Inicio del Aplicativo en Excel
Nota. Home de la herramienta
Fuente. Elaboración propia, 2021
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De acuerdo con lo expuesto anteriormente, los botones que se encargan de controlar todo el
procedimiento de la herramienta relacionados en la ilustración anterior permiten que, al dar clic al
botón Quote direccione a seleccionar lo que se quiere tenga el presupuesto. El botón de
customers hace referencia a toda la información de los clientes y, por último, el botón de See
Sheets el cual muestra toda la operación de la herramienta.
Una vez programado el Home de la herramienta, se procedió a programar cada una de sus partes,
la ilustración 3 muestra el proceso al darle clic al botón Quote, como se observa, direcciona a un
pequeño cuadro llamado características de: Kitchen (cocina), laundry (cuarto de lavado), Main
Room (cuarto Principal), Bathroom Main (baño principal), number of auxiliary Rooms (número
de cuartos auxiliares), number of Bath Rooms (número de baños en los cuartos auxiliares) y el
Social Bath ( baño de invitados). Se selecciona el Botón y automáticamente nos direcciona al
siguiente paso.
Ilustración 3.
Realización de un Quotes
Nota. Función Quote de la herramienta
Fuente. Elaboración propia, 2021
21
No obstante, cabe resaltar que este cuadro es importante en la herramienta ya que a partir de lo
que se seleccione, dará la información automáticamente para construir el presupuesto. Por otra
parte, se puede resaltar que, no es complicado diligenciarse, puesto que al momento de crearse fue
configurado para que arroje la información que se creó anteriormente de cada sector por separado.
Permitiendo que sea sencillo su uso y registro.
Por otro lado, se observa la ilustración 4 que es la correspondiente al hacer clic en el botón de
Customers (clientes), como se observa en esta ilustración sale un cuadro para ser diligenciado con
la información del cliente, en este caso se solicita ID (identificación del cliente), Name (nombre),
Email (correo electrónico), Addres (dirección), City (Ciudad) y el Phone (número de teléfono) más
el botón que dice ADD el cual permite generarlo.
Ilustración 4.
Cuadro De La Creación Del Cliente En El Aplicativo
Nota. Función Quote de la herramienta
Fuente. Elaboración propia, 2021
De modo que, al registrar estos datos se obtendrá la información básica del cliente la cual se va
a ir almacenando en las celdas correspondientes y así mantener un control a la base de datos de
clientes, lo cual, actualmente no se tenía. De esta manera, ahorra tiempo y ayuda a controlar la
base de datos de clientes ya que estará organizada de tal manera que pueda ser asequible a los
22
trabajadores de la compañía, siendo más fácil la búsqueda de clientes y la modificación de estos
con todos sus datos para contactarlos.
Del mismo modo, en la ilustración 5 se muestra la tabla que se obtiene con la información
registrada en las funciones anteriores. Esto se programó con una personalización que incluye, logo
tipo de la Compañía de RELIABLE RESTORATIONS, dirección y correo electrónico y se observa
la información que el cliente proporciono, así mismo, en la parte superior derecha se ve la fecha,
el número del estimado y fecha de validación del estimado. La tabla que se presenta a continuación
es un ejemplo de una renovación de solo la cocina con sus respectivos precios.
Ilustración 5.
Ejemplo Resultado Final De Una Estimación
Nota. Ejemplo de un presupuesto
Fuente. Elaboración propia, 2021
La cotización que se crea en esta herramienta se ve al detalle, de tal manera que, el Gerente de
la compañía, solo tendrá que revisarlo, ajustar detalles que puedan salir de momento como por
ejemplo algún cambio que el cliente pida a última hora, un cambio en el material que esta
23
seleccionado o simplemente en algún precio que el crea que no se ajusta. Luego de ser revisado,
solo tendrá que enviarlo al cliente y esperar que lo apruebe con su firma cerrar el negocio.
Para crear esta herramienta, ajustándola a las necesidad de la compañía y haciendo que esta
funcione de tal manera que los resultados esperados fueran favorables y positivos para la empresa,
las ilustraciones 6,7,8 y 9 muestran el paso a paso, con todas los comandos que se usaron en Visual
Basic.
La ilustración 6 nos muestra la formulación que se hizo para crear la tabla con las características
de Kitchen (cocina), Laundry (cuarto de lavado), Main Room (cuarto Principal), Bathroom Main
(baño principal), Number of Auxiliary Rooms (número de cuartos auxiliares), Number of Bath
Rooms (número de baños en los cuartos auxiliares) y el Social Bath (baño de invitados). La
ilustración 7 nos mostrara la formulación que se hizo para obtener un ID (identificación del
cliente), Name (nombre), Email (correo electrónico), Addres (dirección), City (Ciudad) y el Phone
(número de teléfono) más el botón que dice ADD. La ilustración 8 muestra la formulación para
definir cada parámetro de los cuadros y por último se tiene la ilustración 9 la cual muestra la
formulación para crear PDF en la herramienta al momento de realizar la cotización.
Ilustración 6.
Programación De Cuadro Para Seleccionar Las Características De La Vivienda
Nota. Programación del botón Quote en visual Basic.
Fuente. Elaboración propia, 2021
24
Ilustración 7.
Programación De Cuadro Para La Creación Del Cliente
Ilustración 8.
Nota. Programación del botón Customer en visual Basic.
Fuente. Elaboración propia, 2021
Programación del Cuarto Principal y Número de Habitaciones
Nota. Programación de espacios por separado visual Basic.
Fuente. Elaboración propia, 2021
25
Ilustración 9.
Formulación para Generar el PDF
Nota. Programación generar PDF en visual Basic. Fuente. Elaboración propia, 2021
En la programación anterior existen algunos comandos que permitieron el desarrollo de la
herramienta, por ejemplo, la palabra “For” hace referencia a un ciclo que repite una acción hasta
el punto de que uno define, en este caso inicia en dos para indicar la segunda fila de la tabla de la
cual se van a traer los datos ya que la primera tiene los títulos de la tabla y después de la palabra
“To” se define el límite al cual va a llegar el ciclo. Dentro del ciclo se va guardando en la tabla
para el estimado los valores que están referenciados de cada sector seleccionado en el cual se va a
hacer el trabajo.
Por consiguiente, al realizar la programación correcta en Visual Basic, se logró crear la
herramienta de acuerdo con las necesidades y dinámica de la empresa, cada formula tuvo una
función específica que permitió programar la herramienta obteniendo como resultado una
herramienta eficiente, que contempla toda la información de acuerdo con las renovaciones que se
realizan y práctica a la hora de su uso.
.
26
Evaluación de desempeño del aplicativo en la empresa
Después de que la herramienta estuviera lista para ser utilizada dentro de la empresa, se realizó
una serie de pruebas pertinentes para poder implementarla sin problema. Para dichas pruebas se
entregó la herramienta al gerente de la empresa para que él realizara una comparación con un
ejemplo de un presupuesto ya hecho y verificar que las cifras y procedimientos tuvieran
concordancia con el presupuesto original.
Después de un cierto período de tiempo utilizando la herramienta se logró evidenciar mejoras
en la elaboración y aprobación de presupuestos, respuesta a clientes y cierre de negocios. Lo cual
se evidencia de acuerdo con los indicadores de gestión dentro de la Tabla 4 que se muestran a
continuación.
Tabla 4.
Indicadores de Gestión de Tiempo Después Del Aplicativo
Indicador Resultado
Tiempo de respuesta El tiempo Promedio que tarda la gerencia o persona
auxiliar encargada en realizar un presupuesto
10 a 15 minutos
Tiempo medio de
resolución
El tiempo promedio el cual la empresa da soportes y
concuerda con el servicio solicitado y cerrar
Uno a dos días máximo.
Numero de interacciones El número de veces que la compañía tiene que volver a
contactar con cada cliente
Dos veces
1. para iniciar el presupuesto
2. para revisión de la estimación y aprobarla
Número de quejas La tendencia de la cantidad de reclamos que recibe la
empresa dentro de un periodo de tiempo se redujo casi en
totalidad
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Satisfacción del cliente Pregunta al cliente con respecto a su experiencia a durante
el proceso, resultado Excelente
Nota: Tabla Construida a partir de una entrevista con Mauricio Suarez, Gerente.
Fuente. Elaboración Propia, 2021
En la información la anterior, se logra evidenciar una mejoría en todos los indicadores de
gestión. En primer lugar, se denota una mejoría en el indicador del tiempo de respuesta ya que este
paso de tener un período de tiempo de una semana a tener a el tiempo de respuesta en 10 a 15
minutos, mejorando la comunicación con el cliente, siendo más fluida y con información al
instante.
En segundo lugar, se encuentra el indicador del tiempo medio de resolución, este indicador
muestra un progreso por parte del empleado y el cliente para el cierre de negocio. Esto gracias a
que no hay demoras en el proceso y los ajustes a realizar, logrando reducir el período de tiempo
de resolución de dos semanas a dos días como máximo de acuerdo con la disponibilidad del cliente.
En tercer lugar, está el indicador del número de interacciones con el cliente. Este indicador,
aunque fue el de menor cambio, también tuvo progreso. Debido a la buena comunicación con los
compradores, el trabajador disminuyó el número las interacciones de tres a dos interacciones ya
que, al momento de hacer el presupuesto digital, sólo había la necesidad de contactar al cliente en
una sola oportunidad.
Posteriormente sigue el indicador del número de quejas, a causa de que las reclamaciones
anteriores eran por tardanzas y falta de comunicación, Se disminuyó casi en su totalidad debido a
que el servicio de desarrollo del presupuesto logró ser muy ágil.
Por último, se denota la satisfacción del cliente, debido a la disminución del número de quejas
la experiencia del cliente da como resultado una mejoría en la experiencia.
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Conclusiones
Con el desarrollo de este trabajo se logró concluir que, con la implementación de esta
herramienta dentro de la empresa se obtuvieron los resultados esperados con respecto a la
optimización de la realización de los procesos de presupuesto, la respuesta a clientes y la
aprobación y cierre de negocios. Lo primero que se evidenció fue que, con la ayuda de la
herramienta al momento de realizar el presupuesto este tomo un promedio de 10 a 15 minutos.
Además, la herramienta permite ser ejecutada por otra persona la cual confiere mejor
aprovechamiento del tiempo del gerente el cual solo tiene la necesidad de verificar y aprobar el
presupuesto hecho por la herramienta, el cual era el principal objetivo para el desarrollo de esta
monografía. Por otro lado, también se logró evidenciar un mayor porcentaje de satisfacción por
parte de los clientes y la atracción de otros. También se lograr demostrar una disminución en los
errores dentro de las cotizaciones realizadas.
Gracias a esta herramienta RELIABLE RESTORATIONS logro cumplir con su principal
objetivo el cual fue elaborar presupuestos y estimados en el menor tiempo posible generando así
mismo ganancias y satisfacción.
Por lo tanto, se logra demostrar que con la optimización de procesos y aplicación de
herramientas tecnológicas dentro de las empresas hacen parte fundamental para obtener éxito y
crecimiento empresarial en el mercado.
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