¿Qué son las oficinas ¿Qué son las oficinas descentralizadas?descentralizadas?

Son aquellas que están divididas en Son aquellas que están divididas en secciones o departamentos secciones o departamentos que se que se bastan por sí mismos. Tienen dentro bastan por sí mismos. Tienen dentro de cada uno todo lo necesario para de cada uno todo lo necesario para desenvolver sus labores .desenvolver sus labores .

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Ahorro de tiempo para los

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empleados en cada departamento

empleados en cada departamento

independientemente.

independientemente.Visión total del servicio brindado por

Visión total del servicio brindado por

cada sección.

cada sección.Menor dependencia de otras

Menor dependencia de otras

personas o factores que pueden

personas o factores que pueden

dilatar o suspender algún trabajo.

dilatar o suspender algún trabajo.

Rapidez para localizar en el archivo

Rapidez para localizar en el archivo

algo que se desee consultar.

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Todo material deberá estar en un

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lugar accesible.

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adas. Desperdicio de

Desperdicio de espacio.espacio.Desperdicio en el

Desperdicio en el servicio prestado por

servicio prestado por

los empleados.

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En las oficinas encontramos diversos tipos de trabajos que se realizan con el fin de lograr una sincronización en sus diferentes partes. Clasificaremos en tres grupos generales estas labores:Actividades comunicativas, actividades administrativas, actividades de conservación de documentos.

Para estar en contacto con los clientes o consumidores se basa en los medios de comunicación que utiliza la oficina.Hay dos medios de comunicación : el hablado y el escrito. Algunos que se utilizan en la oficina :Propagandas (radio, televisión o agentes vendedores).Correspondencia ( cartas, circulares, tarjetas postales , memorándum , etc.).Teléfono.Contacto personal.

En está clasificación se toman en cuenta todas las actividades que realizan los empleados de mayor jerarquía hasta el de menor rango.

Las diferentes actividades de la empresa múltiples documentos y es necesario mantenerlos en buen estado para una consulta en el futuro ya sea para dirigir el negocio o algún reclamo.Está labor requiere un orden que siga un criterio lógico que permita su gestión de forma eficaz.

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Todo organismo debe

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basarse en normas que

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permitan que

se

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desenvuelvan con éxito.

desenvuelvan con éxito.

Planificación.

Planificación.Organización.

Organización.Coordinación.

Coordinación.Realización.

Realización.Otras.Otras.

Aspecto Material e intelectual de la Oficina.

El arreglo o distribución de la que se haga en lo material e intelectual de la oficina juega un papel muy importante en el buen

desenvolvimiento de las oficinas. Métodos y reglas que ayudan en este aspecto:

Arreglo del aspecto material de la oficinaCaracterísticas o necesidades individuales de cada

empresa.Colores recomendables para las oficinas.Iluminación adecuada.Control de ruidos.Mobiliario apropiado.Colocación del mobiliario.Distribución del área.Decoración.