OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO Y … · 2018. 5. 8. · Regionales y el estado de...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ORGANIZACIÓN EN EL TERRITORIO

BOGOTA D.C. ABRIL DE 2018


CONTENIDO

1. OBJETIVO................................................................................................................3

2. ALCANCE.................................................................................................................3

3. MÉTODOLOGÍA.......................................................................................................3

4. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................3

5. ANTECEDENTES.....................................................................................................4

6. INFORME..................................................................................................................7

6.1 Funcionalidad Micrositio para reporte de eventos de las regionales..................7

6.2 Teleconferencias con Regionales.....................................................................10

6.3 Seguimiento a la gestión adelantada por las regionales frente a recomendaciones

presentadas por la Oficina de Control..........................................................................22

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 39


1. OBJETIVO

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus funciones, y en atención al Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2018 mediante Resolución 3140 de diciembre de 2016, realizó seguimiento a la Organización en el Territorio, partiendo de la consolidación de las fortalezas y/o avances identificados durante el periodo marzo - abril de la vigencia 2018 y el seguimiento a la adopción o no de las recomendaciones realizadas por la Oficina de control interno y su respectivo estado de avance.

2. ALCANCE

Para el desarrollo de este seguimiento, el insumo principal parte de las gestiones

adelantadas por la Coordinación de las Regionales durante el periodo marzo – abril de

2018, considerando adicionalmente los siguientes aspectos:

➢ Fortalezas identificadas

➢ Debilidades observadas

➢ Estado de avance de las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control

Interno en informe anterior

➢ Conclusiones de cada visita efectuada a las regionales en el periodo sujeto de

evaluación.

3. METODOLOGIA

La metodología que se aplicó para la realización de este seguimiento es la actualmente utilizada para realizar este tipo de prácticas, entre lo que tenemos:

➢ Anuncio del seguimiento. ➢ Solicitud de información. ➢ Trabajo de campo. ➢ Presentación del informe de seguimiento al Despacho del Señor Superintendente

Nacional de Salud.

4. JUSTIFICACION

El presente seguimiento se realiza bajo dos frentes. El primero de ellos con base en la materialización de la desconcentración administrativa, que en la actualidad afronta la Superintendencia Nacional de Salud, por lo que se hace necesario monitorear la adopción y el grado de cumplimiento de las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno, como producto de las visitas realizadas a cada una de las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, y destacar las mejoras implementadas y las gestiones realizadas en cada una de ellas, a fin de aportar al fortalecimiento del Sistema de Control Interno en cada una de las regionales y puntos de


Atención al Ciudadano, así como el robustecimiento de controles y la sensibilización para la identificación de riesgos que puedan afectar el normal funcionamiento y el no cumplimiento de objetivos institucionales. Como segunda parte, bajo la definición de mecanismos de coordinación, cooperación y concertación con el fin de evitar la duplicación de información y procurar la racionalización de las actividades de inspección y vigilancia, se creó la “Red de controladores”, haciéndose necesario la validación de las gestiones adelantadas por la Superintendencia Nacional de Salud como controlador natural, para su efectiva y eficaz articulación bajo claros principios de colaboración armónica con las respectivas competencias de cada uno de los actores involucrados.

5. ANTECEDENTES Conforme las necesidades de garantizar de manera efectiva y oportuna la prestación de los servicios de salud a todos los habitantes del territorio colombiano, y con el objetivo de lograr mayor efectividad en las actividades del sistema de inspección, vigilancia y control que ejerce la Superintendencia Nacional de Salud, dispuso en el artículo 118 de la Ley 1438 de 2011 la desconcentración de la entidad, con la facultad de delegar sus funciones a nivel departamental o distrital.

Que, a través de la figura de la desconcentración, mediante las Resoluciones 000568 y 000825 de 2015 se crearon las Regionales de la Superintendencia Nacional de Salud y los grupos internos de trabajo que las conforman, con la finalidad de ampliar el espectro funcional en las regiones y desarrollar nuevos escenarios de atención y despliegue de gestiones relacionadas con la inspección y vigilancia en el país.

-Regional Andina- -Regional Caribe-


-Regional Choco- -Regional Nororiental-

-Regional Occidental- -Regional Sur-

|

Ahora, y referente a Red de Controladores se presenta lo siguiente;


• Decreto 2150 del 05 de diciembre de 2005.

El fundamento legal de la Red de Controladores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se encuentra en el Decreto 2150 del 05 de Diciembre de 2005 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.”, el cual en el Artículo 119, que modifica el Artículo 170 de la Ley 100 de 1993, el cual prescribe: “El Superintendente Nacional de Salud podrá celebrar convenios con las Direcciones Departamentales, Distritales y Municipales de Salud para facilitar el ejercicio de sus funciones y establecerá mecanismos de coordinación, cooperación y concertación con el fin de evitar la duplicación de información y procurar la racionalización de las actividades de inspección y vigilancia. Además, fomentará el desarrollo de una red de controladores del Sistema General de Seguridad Social en Salud". (Subrayado fuera de texto).

• Constitución Política de Colombia Fundamento legal en la coordinación de acciones de inspección, vigilancia y control del Servicio Público de Salud de la Superintendencia Nacional de Salud.

La Constitución Política de Colombia en el marco de los principios de colaboración armónica entre los actores que conforman la administración pública, en su artículo 209 ordena y faculta a las autoridades administrativas el deber de coordinar sus actuaciones en aras de lograr el cumplimiento de los fines del estado, reconociendo también a cada ciudadana y a cada ciudadano el derecho a participar en las decisiones que afectan su desarrollo y a vigilar la gestión pública.

• Ley 1474 del 12 de julio de 2011. A su vez, el Artículo 78 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”, que modifica el Artículo 32 de la ley 489 de 1998, señala: “Democratización de la Administración Pública. Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

• Circular Externa Número 007 del 13 de diciembre de 2011. Ahora bien, con el fin de implementar procedimientos participativos que permitan la operación del sistema de forma articulada, vinculando las Personerías, la Defensoría del Pueblo, las Contralorías y otras entidades u organismos que cumplen funciones de control, la Superintendencia Nacional de Salud, mediante la Circular Externa Número 007 del 13 de


Diciembre de 2.011, puso en marcha la Red de Controladores del Sector Salud, conformada por todas las entidades, organismos y agentes de carácter público y privado, además de las autoridades indígenas, que tienen asignadas competencias de Inspección, Vigilancia y Control, en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de articular bajo claros principios de colaboración armónica sus respectivas competencias de forma articulada y coordinada. La Circular 007 de 2.011 señala funciones, los ejes operacionales de la Red de Contralores del Sector Salud y el Rol de la Supersalud, definiendo la Red como: “Entidades, organismos y agentes de carácter público y privado que tienen asignadas competencias de inspección, vigilancia y control sobre actividades comprendidas en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, que bajo los principios de colaboración armónica ejercerán sus respectivas competencias sin perjuicio de la autonomía que les asiste, quienes de forma articulada y coordinada mediante la suscripción de convenios interadministrativos y según las directrices técnico administrativas establecidas por la Superintendencia Nacional de Salud y demás autoridades competentes persiguen alcanzar los fines de la Seguridad Social en Salud.”

6. INFORME

Atendiendo lo considerado en el (PAA) definido para la vigencia 2018, la Oficina de Control Interno, se permite presentar informe consolidado con las gestiones adelantadas por las Regionales y el estado de avance a la fecha de aquellas recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en los distintos informes de seguimiento.

6.1. FUNCIONALIDAD MICROSITIO PARA REPORTE DE

EVENTOS DE LAS REGIONALES

La Oficina de Control Interno en desarrollo de uno de sus roles, que es el de acompañamiento y asesoría, puso en consideración no solo del Señor Superintendente, sino de la Coordinadora del Despacho del Superintendente Nacional de Salud, la estructuración de mecanismo de seguimiento y control que permitiera a las Regionales informar de manera permanente y oportuna acontecimientos originados en cada una de ellas y que el mismo fuese de reporte directo al señor Superintendente, canalizado a través de la Coordinadora del Despacho.

Al respecto, la Oficina de Control Interno, efectuó seguimiento a la funcionalidad del micrositio definido para tal fin, y su adopción por parte de las Regionales, destacando la utilización del canal sugerido por ésta Oficina, que permite que el Señor Superintendente Nacional de Salud y la Asesora del Despacho que lidera el tema de Organización en el Territorio, puedan estar permanentemente enterados de estas actividades, así como eventos y noticias acaecidas en las regiones, las que ayudan a fortalecer la imagen de la Superintendencia Nacional de Salud.


Conforme a lo anteriormente enunciado, se presenta detalle de los reportes presentados por las Regionales entre marzo y abril de 2018 a través de este mecanismo.

Los principales eventos reportados por las regionales fueron:

Regional Nororiental:

a. Participación el pasado 14 de marzo de la 3ª Mesa Interinstitucional de salud, convocada por la Personería de Bucaramanga en el salón de gobierno del despacho del alcalde del municipio, la cual contó con la asistencia de aproximadamente 25 personas del sector salud como son representantes de Contraloría, Procuraduría, Defensoría, Supersalud, Entidades Promotoras de Salud y veedores. La presencia de la Oficina Regional de la Superintendencia Nacional de Salud en la jornada permitió mostrar los avances de articulación entre organismos de control a través de la estrategia de Red de controladores del Departamento, la cual lidera en el territorio y ha permitido priorizar y focalizar acciones que identifiquen las causas que generan dificultad en la prestación del servicio de salud.

b. La Regional Nororiental de la Superintendencia Nacional de Salud en articulación con la Dirección de Entes Territoriales de la Delegada para la Supervisión Institucional, participó en la reunión de evaluación de desempeño de los 87 municipios del departamento el pasado 16 de marzo, durante la jornada se realizó socialización de las funciones y competencias de las Secretarias de Salud, haciendo énfasis en realizar las acciones de inspección, vigilancia y control en su jurisdicción para fortalecer la autoridad sanitaria en cada uno de los territorios. El evento contó con la participación de 107 funcionarios del departamento entre los cuales se encontraban los secretarios de salud municipales, Gerentes de las ESE, Coordinadores de participación social y atención al usuario y dos profesionales de la oficina Regional Nororiental.

1

6

3

12

Occidental Nororiental Choco Sur Caribe

Cantidad de reportes presentados por regionales marzo - abril 2018


c. Se realizó el acompañamiento a FECODE y a los representantes de los maestros de los diferentes municipios de Norte de Santander y de Santander con el fin de que la FIDUPREVISORA presentara el nuevo modelo a desarrollar según el contrato 12076-003-2018 para la región 7 y despejara las inquietudes de los representantes de los profesores, en las ciudades de Cúcuta (Norte de Santander) y Bucaramanga (Santander). Las mesas, contaron con la participación de 77 personas en los dos eventos, se hicieron presentes representantes de Procuraduría Regional de Santander y Norte de Santander, el Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander, FECODE, ASINOR, Sindicato de Educadores de Santander (SES), UT integrada FOSCAL- CUB, FIDUPREVISORA, el apoyo permanente de la Dirección de EAPB y la de dos funcionarias de la Regional Nororiental de la Superintendencia Nacional de Salud.

d. Se llevo a cabo la Primera mesa de saneamiento de cartera circular 030 de 2013 en la ciudad de Bucaramanga, con la participación durante el desarrollo de la jornada de 12 EPS, 83 ESES, 27 IPS y la Secretaría Departamental de Salud. En la cual la Regional participó activamente con dos profesionales especializadas y el apoyo de un profesional especializado de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional. La presencia de la Superintendencia Nacional de Salud en las mesas de la Circular 030 de 2013 genero un impacto positivo para que se firmaran 46 compromisos de pago por valor de $1.911.286.729. Desde esta regional seguiremos realizando acciones conjuntas con la Secretaría Departamental de Salud de Santander para el seguimiento de los compromisos pactados en la mesa.

e. Se llevo a cabo la (1.era) mesa de saneamiento de cartera circular 030 de 2013 en la ciudad de Cúcuta Norte de Santander, con la participación durante la jornada del Instituto Departamental de Salud, diferentes EPS, ESE e IPS del Departamento. La presencia de la Superintendencia Nacional de Salud en las mesas de la Circular 030 de 2013 genero un impacto positivo para que se firmaran 8 compromisos de pago por valor de $423.118.760,00 y de 210 compromisos de depuración de cartera entre las partes.

Regional Occidental:

a. Acompañamiento y apoyo a la actividad denominada día mundial de las

Enfermedades Huérfanas, organizada por las Familias, Fundaciones e Instituciones

integradas en estos Diagnósticos. El pasado viernes 02 de marzo las madres líderes

de estos menores solicitan a la SNS Regional Occidental apoyo para escuchar la

problemática de muchos pacientes afectados por las EH.

Así mismo las familias agradecen a la Superintendencia Nacional de Salud la

gestión realizada durante todo el evento y el apoyo a las familias afectadas y


vulneradas por parte de sus EPS. Se informa que los casos recibidos durante el

evento se radicaron el lunes 05 de marzo en el sistema de gestión PQRD con

marcación todas de Riesgo de Vida y escaladas mediante correo institucional a las

respectivas EPS.

Regional Caribe:

a. Con la invitación de la Federación Nacional de educadores “FECODE”, la SUPERSALUD, asistió a la socialización del esquema de salud del magisterio, la contratación para la prestación de salud del plan de atención integral y la atención medica derivada de los riesgos laborales del magisterio.

b. Con el seguimiento a las medidas cautelares de la Corte Iberoamericana impuesta al estado colombiano, y con la presencia de la Cancillería, Procuraduría General de La Nación, Defensoría del Pueblo, Ministerio De Salud, y la Regional Caribe de la Superintendencia Nacional de Salud, el día 16 de marzo en la ciudad de Cartagena, se celebró reunión en donde se revisó el cumplimiento de los servicios de salud, de parte de las EPS, a cada uno de los 24 menores de edad, con diagnósticos de enfermedades huérfanas, y beneficiados por la medida cautelar impuesta en el fallo de la Corte Iberoamericana.

Regional Sur:

a. Participación en la feria de servicios con ocasión de la celebración del día Mundial

de los Derechos del Consumidor.

6.2. TELECONFERENCIAS CON REGIONALES

La Oficina de Control Interno en el mes de abril del presente año, realizo videoconferencia

con las Coordinadoras de las 6 regionales, con el propósito de obtener percepción respecto

de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno bajo su rol de acompañamiento

y asesoría, y de actividades de éxito adelantadas por cada una de las regionales como

parte del autocontrol y autogestión; Como casos principales y puntuales se quiso detallar

aquellos casos de éxito involucrados con Red de Controladores, tema que es de

permanente seguimiento y gestión por parte de esta oficina, el detalle por regional se

describe a continuación:


6.2.1. Regional Andina (Conferencia realizada el día 17 de abril de

2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional Andina,

manifiesta el acompañamiento del nivel central de la SNS en las regionales como una

fortaleza importante, principalmente las actividades de seguimiento que a través de sus

visitas bimestrales efectúa la Oficina de Control Interno. Actividades que generan valor

y aportan a la mejora de los procesos adelantados por estas regionales.

• Funcionalidad “Plan Padrino”: Actividad que de manera bimestral se viene

adelantando en esta regional, conforme las actividades definidas en el PAG y PAA para

la vigencia 2018.

• Casos de éxito Red de Controladores: Se han realizado actividades articuladas con

la Personería Departamental y con la Defensoría en dos frentes: i.) Una asociada con

la generación y remisión de alertas generadas del trabajo de seguimiento de las PQRD,

a los líderes de las entidades vigiladas y a entes de control, y ii.) realización de mesas

de trabajo con entes de control y vigilados involucrados a fin de tratar problemáticas

observadas, dejando como ayudas de memorias, actas en las cuales se definen

compromisos, los cuales son sujetos de seguimiento permanente entre la regional de la

SNS y los entes de control (Personería y Defensoría). Algunos de los vigilados con los

cuales se han adelantado estas actividades son; Hospital San Vicente de Paul, Pablo

Tobón Uribe, Medimas, Coomeva.

Como complemento a este tema y en cuanto a lo observado por la Oficina Control

Interno en visita efectuada en el mes de abril del presente año, se precisa que; La

Regional Andina de manera permanente tiene contacto con representantes del

observatorio en salud de la Personería de Medellín y de la Defensoría del Pueblo, con

quienes se comunica las alertas, los casos reiterativos y prioritarios. Durante el mes de

enero de 2018 se realizaron mesas de trabajo con su acompañamiento:

➢ Mesa de trabajo realizada del día 17 de enero con la Dirección Territorial del

Departamento de Antioquia, EPS Savia Salud y la IPS Cohan

➢ mesa de trabajo del día 24 de enero con la EPS Coomeva

➢ Mesas de trabajo realizadas el día 25 de enero con las IPS Hospital Pablo Tobón

Uribe y el San Vicente de Paul de Medellín.

Durante el mes de febrero de 2018 se realizaron mesas de trabajo con su

acompañamiento. Como fue:

➢ Mesa de trabajo del día 20 de febrero con la EPS del Régimen Subsidiado para

activar gestiones pertinentes en el tema de aseguramiento.


➢ Mesa de trabajo del día 20 de febrero para velar por derecho a la salud de la

población carcelaria.

➢ Mesa de trabajo convocada por la Procuraduría el día 21 de febrero para realizar

seguimiento al operador del magisterio Red Vital.

La articulación de la Personería de Medellín, la Defensoría del Pueblo y la Regional

Andina de la Superintendencia Nacional de Salud en pro de la seguridad y satisfacción

de los ciudadanos que se encuentran afiliados al Régimen Especial del Magisterio

realizó un seguimiento a la prestación de los servicios en diferentes sedes del operador

Red Vital (Envigado y Argentina), el día 22 de febrero de 2018, considerando las

importantes manifestaciones de inconformidad de los usuarios.

Se requirió al representante legal de Red Vital realizar la verificación de los siguientes

criterios en todas las oficinas de atención al usuario de Red Vital y se requirió el reporte

de las acciones realizadas para optimizar los momentos de verdad en la atención

administrativa, teniendo en cuenta cada criterio, entre otros:

1. Accesibilidad a cada oficina de atención al usuario (ubicación, señalización,

existencia de rampas, facilidad para la movilización de discapacitados)

2. Perfil del coordinador de cada oficina de atención al usuario (experiencia en el

área de atención a usuarios, preparación académica, horario laboral y funciones)

3. Servicios que se prestan en las oficinas de atención al usuario

4. Líneas telefónicas (línea 018000 y local), correos electrónicos y los diferentes

canales disponibles para la comunicación de los usuarios

5. Software que parametriza las ordenes medicas con la generación de

autorizaciones.

• Planta de Personal: La Regional Andina cuenta actualmente con 7 funcionarios en su

planta de personal, no obstante, según lo manifestado por la Coordinadora de esta

regional, en algunas ocasiones no es suficiente por cuando se concentran los esfuerzos

en lo urgente más no en lo importante, efectuando actividades distintas a las asignadas.

En este seguimiento la Coordinadora solicita se pueda evaluar la posibilidad que la

secretaria ejecutiva quien es de profesión Bacterióloga pueda desarrollar otras

actividades más relevantes, como líneas de frente al ciudadano, ya que ha mostrado

capacidades para tal rol.

• Servicios – recursos físicos: Frente a la pregunta de si considera que se requiere de

atención urgente o prioritaria en la regional con temas asociados a Recursos Físicos, la

Coordinación de la regional manifiesta que no ha presentado ningún inconveniente.


6.2.2. Regional SUR (Conferencia realizada el día 17 de abril de 2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional SUR,

manifiesta el aporte que las visitas efectuadas por la Oficina de Control Interno han

tenido en la regional y su utilidad para la mejora de los procesos.



la vigencia 2018. Las sugerencias y recomendaciones presentadas por el Padrino

asignado a esta regional han sido acogidas de manera efectiva, generando valor para

la regional.

• Casos de éxito Red de Controladores: No se tiene formalmente firmados convenios

bajo Red de Controladores, sin embargo, se tienen algunas articulaciones con entes de

control tales como; Personerías Departamentales, con quienes se ha trabajado en

temas asociados con el colapso en las salas de urgencias de algunas prestadoras. Al

respecto se han realizado mesas de trabajo para tratamiento de esta problemática

dejando compromisos en actas para su permanente seguimiento.


Interno en visita efectuada en el mes de abril, se evidencio imágenes fotográficas de las

mesas de trabajo realizadas en donde asistieron entes de control tales como Personería

de Neiva y Defensoría Regional del Pueblo.

• Planta de Personal: La Regional Sur cuenta actualmente con 6 funcionarios y dos

vacantes en su planta de personal, manifestando su conformidad con la misma.



Coordinación de la regional manifiesta que ha presentado dificultades con el

subcontratista de aseo y cafetería, entre otros, por cuanto no se ha cancelado el salario

de la persona que presta este servicio desde el mes de marzo de la presente vigencia.

Adicionalmente, se han presentado inconvenientes de oportunidad principalmente en el

cambio de la puerta de ingreso la cual se rompió y solo 1 (un) mes después fue

arreglada. Finalmente, el letrero de identificación de la Superintendencia Nacional de

Salud en la regional no es adecuado, sin que al respecto se hayan tomado medidas del

caso.


6.2.3. Regional Choco (Conferencia realizada el día 17 de abril de

2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional Choco,

manifiesta que las visitas realizadas bimestralmente han sido de gran utilidad para la

mejora de los procesos y su alineación con las directrices y objetivos de la

Superintendencia Nacional de Salud.



la vigencia 2018. La Oficina de Control Interno a través de sus visitas de seguimiento

a la regional, no solo concentra sus revisiones en los reportes estadísticos de PQRD,

sino de las gestiones que se adelantan en la regional y puntos de atención, siempre en

procura de brindar valor agregado y aporte para la mejora de los procesos.

• Casos de éxito Red de Controladores: No se tiene formalmente firmados convenios

bajo Red de Controladores, sin embargo, se han coordinado con la Personería y

Comisarias de Familia mesas de trabajo del caso Comparta EPS-S, de las cuales se

están haciendo seguimiento permanente.

Con relación a la IPS Roblesalud, se han hecho mesas de trabajo con los Personeros

de los 5 municipios y la Secretaria de Salud, con el fin de poder normalizar los

inconvenientes asociados con atención al usuario, de las cuales se hacen seguimientos

permanentes a los compromisos que se origina de tales mesas de trabajo.

Como complemento a este tema y en cuanto a lo observado por la Oficina Control Interno

en visita efectuada en el mes de abril, se precisa que en los meses de enero y febrero

se realizó seguimiento a compromisos pactados en mesa de trabajo con la Red de

controladores hechos por Red Vital Operador Fiduprevisora Programa Magisterio Zona

Antioquia Córdoba y Chocó, en Mesa realizada en Medellín con la participación de la

Procuraduría Supersalud Regional Andina y Fecode.

• Planta de Personal: La Regional Choco cuenta con 5 funcionarios en su planta, sin

embargo, 1 funcionario se encuentra en licencia de maternidad hasta el mes de agosto.

Adicionalmente, y según lo confirmado por la Coordinadora de la Regional, no se cuenta

con funcionario con perfil financiero y contable que soporte el desarrollo de funciones

asociadas a este tema principalmente las relacionadas con la No. 16 de Resolución

2511 de 2017 que establece “Bajo criterios de priorización, focalización y capacidad,

apoyar las actividades de inspección y vigilancia de la sede central de la SNS

relacionadas con la generación, flujo, administración, recaudo y utilización de los

recursos del SGSSS, así como respecto de la información de carácter financiero y


presupuestal de los sujetos vigilados individualmente considerados, que reflejen su

situación financiera y sus resultados de operación de un periodo contable intermedio o

de fin de ejercicio.”



Coordinación de la regional manifiesta no presentar ningún inconveniente salvo las

mejoras que se han solicitado a pendones y avisos instintivos de la SNS.

6.2.4. Regional Caribe (Conferencia realizada el día 18 de abril de

2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional Caribe,

manifiesta que las visitas realizadas bimestralmente han sido de gran utilidad por cuanto

se han mejorado algunas falencias que se tenían en la regional y se han fortalecido

procesos, todo esto gracias al apoyo recibido por parte de la OCI y su programa de Plan

Padrino.



la vigencia 2018.

• Casos de éxito Red de Controladores: Algunos casos de éxito presentados en la

Regional Caribe son los asociados con el análisis al estado del proceso de afiliación al

sistema de salud de niños de la Guajira; actividad que se adelantó en coordinación con

distintos Entes de Control, tales como, Contraloría, Fiscalía, Secretaria de Salud,

Procuraduría, Defensoría y Registraduría. Actualmente se está en proceso de afiliación

de más de 5.000 niños y se han afiliado aproximadamente 2.000.

Adicionalmente, en el Departamento del Magdalena se focalizo problemática asociada

con Medimas en la cual se contó con la participación de la Defensoría y Procuraduría.

Gracias a estas actividades se han visto mejoras en el servicio al ciudadano y se han

continuado con las mesas de trabajo a fin de efectuar permanente seguimiento a las

PQRD interpuestas por la ciudadanía.

En la ciudad de Barranquilla se adelantaron mesas de trabajo en las que el tema

principal fue la verificación de la red de urgencias de la EPS Coomeva, trabajo que se

realizó con el apoyo de la Defensoría y Procuraduría.



Interno en visita efectuada en el mes de marzo de 2018, se observó que se convocó a

Mesa de Red de Controladores, el 19 de Febrero de 2018 en la Contraloría del

Departamento de San Andrés, a la cual asistió el señor Superintendente Nacional de

Salud, Defensoría del Pueblo, Funcionario del de la Contraloría Departamental de San

Andrés, Procuraduría Regional de San Andrés, Contraloría Provincial de San Andrés,

Superintendencia Delegada de Protección al Usuario, Dirección de Participación

Ciudadana de la Superintendencia Nacional de Salud y Funcionarios de la Regional

Caribe, de lo cual se evidencio Acta del Evento, en donde se observan compromisos,

los cuales son sujeto de seguimiento por parte de la regional.

• Planta de Personal: La Regional Caribe cuenta con 8 funcionarios en su planta, sin

embargo, y según lo manifestado por la Coordinación de la regional, para dar cobertura

a 8 departamentos en algunos casos el recurso es muy corto.



coordinación de la regional manifiesta no presentar inconvenientes y por el contrario

exalta que el cambio de la instalación gracias a las recomendaciones de la Oficina de

Control Interno fue favorable, registrándose mayor afluencia de ciudadanos.

6.2.5. Regional Occidental (Conferencia realizada el día 19 de abril de

2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional

Occidental, manifiesta que las visitas realizadas han tenido un impacto positivo, más

por temas de ocupación vacantes y mejoras en las instalaciones de la regional, todo

esto sugerido desde la Oficina de Control Interno a través de sus visitas de seguimiento.



la vigencia 2018. El aporte de la Oficina de Control Interno a través del Plan Padrino ha

sido positivo.

• Casos de éxito Red de Controladores: En el mes de abril del presente año se

realizaron mesas de trabajo en el Departamento de Nariño con el apoyo de Instituto

Departamental de Salud, Procuraduría, Personería, Defensoría y Contraloría, en donde

el objetivo principal era dar soluciones a temas originados por plantones, cuyo tema

principal era el apoyo para escuchar la problemática de muchos pacientes afectados

por las enfermedades Huérfanas. Adicionalmente y según lo informado por la


Coordinadora de la Regional, se tienen comunicaciones a diario con la Personería,

Procuraduría y Defensoría.

Como complemento a este tema y en cuanto a lo observado por la Oficina Control Interno en visita efectuada en el mes de marzo, se precisa que el día 15 de diciembre de 2017, se efectúo mesa de trabajo con funcionarios de la Secretaria de Salud Departamental del Cauca con el fin de verificar compromisos de las partes, así como realizar capacitación sobre la inspección y vigilancia que ejerce la entidad territorial en los municipios de su jurisdicción frente a los componentes de Salud Pública, Aseguramiento y Componente Financiero. Así las cosas, se planteó el propósito y la importancia de dicha mesas de trabajo en razón a que la entidad territorial – Secretaria de Salud Departamental del Cauca es objeto de inspección, vigilancia y control, por parte de la SNS y que se requiere de ésta, junto con las diferentes dependencias contribuyan a disminuir las PQRD, a mitigar en lo posible la vulneración del derecho a la salud y a través de un trabajo fusionado se logre impactar en la solución de los diferentes problemas del sector, así como hacer presencia directa y continua en los diferentes prestadores, IPS, EPS, ESE, hospitales, farmacias donde los usuarios necesitan de apoyo y soluciones para lograr impactar de manera positiva en la salud de los usuarios. Adicionalmente la regional occidental, ha citado para el próximo 22 de marzo de la presente vigencia, a la Secretaría Departamental de Salud del Distrito Especial de Buenaventura, con el ánimo de efectuar mesa Técnica de Inspección y Vigilancia y efectuar seguimiento a la situación de salud de su jurisdicción.

• Planta de Personal: La Regional Occidental cuenta con 8 profesionales en su planta y

dos vacantes. Pese a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control

Interno y a las gestiones adelantadas para cubrir las vacantes, aun se siguen recibido

PQRD asociadas a la falta de personal, lo que impide una adecuada atención al

ciudadano.



coordinación de la regional manifiesta que se cuentan con equipos obsoletos, que la

coordinadora no cuenta con acceso a portales USB para poder trabajar información

cuando se traslada a otros puntos de atención, adicionalmente la puerta de acceso duro

3 meses descompuesta y los implementos de aseo y cafetería llegan a destiempo.

6.2.6. Regional Nororiental (Conferencia realizada el día 19 de abril de

2018).

• Visitas de seguimiento realizadas por la OCI: La Coordinación de la Regional

Nororiental, manifiesta que las visitas realizadas han tenido un impacto positivo, más

por la implementación de recomendaciones presentadas por la oficina de Control


Interno y relacionados con la reubicación de las instalaciones de la regional, la

adecuación de las instalaciones y la reasignación de las jurisdicciones de Boyacá y

Cesar para mejores gestiones, acciones que han impactado positivamente en la

atención al ciudadano.



la vigencia 2018. El aporte de la Oficina de Control Interno a través del Plan Padrino ha

sido positivo, gracias a las actividades sugeridas para la mejora de los procesos de la

regional.

• Casos de éxito Red de Controladores: Desde el mes de octubre de 2017 se activó la

red de controladores en la regional nororiental. Actualmente se está trabajando en la

construcción y/o definición de estrategias para su adecuada operación y articulación

con los distintos entes de control.

Como complemento a este tema y en cuanto a lo observado por la Oficina Control Interno

en visita efectuada en el mes de marzo de la presente vigencia, se precisa que la

Regional Nororiental en el mes de diciembre de 2017 y enero de 2018 realizó mesas de

trabajo con la participación de Red de Controladores de los Departamentos de Santander

con el fin de tratar los problemas de prestación de servicios de salud en el Magisterio

con la participación de SES (Sindicato de Educadores de Santander), Procuraduría

Regional de Santander y Defensoría del pueblo, mesas de trabajo en la que se definen

compromisos y se hacen seguimiento a los mismos.

De las mesas de trabajo llevadas a cabo (diciembre 2017 y enero 2018), se destacan los siguientes compromisos:

▪ Realizar seguimiento a los pendientes de medicamentos con farmacias alternas

laboratorios León, Drogas Chicamocha e Indenesa y dar solución a los que tienen

pendiente a 30 de noviembre.

▪ Realizar acompañamiento al usuario de tal manera que se refleje en la disminución

de quejas hasta febrero 28 de 2018, fecha en la cual vence la actual prórroga del

contrato, seguimiento por parte de la Defensoría del Pueblo.

▪ La Regional Nororiental generará una alerta con la Contraloría Departamental de

Santander dentro de la articulación de la Red de Controladores, para que dentro


de sus competencias verifiquen el nuevo proceso de contratación del Magisterio

en Santander.

▪ Establecer cuantas PQR recibe la Red de controladores del 01 al 31 de enero para

tener un panorama de la situación de la región y su caracterización.

• Planta de Personal: La Regional Nororiental cuenta con 9 profesionales en su planta.

Según lo indagado con la Coordinadora de la Regional, no presentan ningún

inconformismo frente a este tema.



coordinación de la regional manifiesta que ha solicitado la implementación de puesto de

trabajo adicional para un funcionario, ya que el mismo se encuentra trabajando en la

sala de juntas y por temas de salud requiere que su ubicación sea especial.

Adicionalmente se ha presentado inconvenientes con temas de aseo y cafetería,

principalmente con los dispensadores de toallas.

La regional manifiesta la necesidad de definir planes de mantenimiento con la central,

a fin de lograr una mayor articulación de tales actividades, puesto que se programan sin

el conocimiento de las gestiones que para esos días pueda estas adelantando la

regional y la disponibilidad de tiempo de los funcionarios, congestionando las funciones,

principalmente las asociadas con la atención al ciudadano.

Panorama general de planta de personal en Regionales con corte a abril

de 2018


Frente a las distintas necesidades presentadas por cada regional, el volumen de

ciudadanos atendidos y los municipios que bajo su jurisdicción se encuentran asignados,

es importante que la Coordinación para Organización en el Territorio, pueda evaluar la

planta de personal asignada a cada regional, con el fin de determinar si los recursos

asignados a cada una de ellas son suficientes para el desarrollo adecuado de las funciones

impartidas en la Resolución 255 del 01 de agosto de 2017, particularmente en la Regional

Choco.

6.2.7. Capacitaciones a Regionales

Como producto de las visitas de seguimiento realizadas por la Oficina de Control Interno a

las Regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, se ha recomendado a la Entidad

considerar la alternativa de asignar profesionales del nivel central, con el propósito de

apoyar a las Regionales en la interacción con las distintas actividades, funciones y roles

ejecutados en cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud.

Al respecto, y como acciones encaminadas a la mejora continua y al fortalecimiento de las

funciones desempeñadas por las regionales, se acogió esta recomendación y desde el

despacho del Señor Superintendente y en coordinación con la Secretaría General se

realizará la programación de capacitaciones en las distintas Regionales, conforme las

necesidades presentadas por las mismas.

Igualmente se considera como oportunidad de mejora, la posibilidad de coordinar las

funciones ejecutadas por diferentes dependencias a nivel central con el de la Regional, en

RegionalAndina

Regional Sur RegionalChoco

RegionalCaribe

RegionalOccidental

RegionalNororiental

76

5

8 89

0

2

0 0

2

0

Planta de Regionales

Funcionarios en Planta Vacantes


procura de actuar mucho más coordinadamente, en beneficio de la eficiencia, eficacia y

efectividad institucional.

No obstante, y en lo que respecta a la Regional Choco, considera que se debe ampliar el

alcance de tales capacitaciones a temas relacionados con reporte de información y

Circulares y Normatividad que fija tiempos de reporte, por cuanto en las capacitaciones que

se han recibido de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, las

mismas no contemplan esta temática.

Según lo informado por la Regional Caribe, se han recibido capacitaciones de la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, asociadas a la realización de

auditorías documentales, y como regional han efectuado jornadas de capacitación a los

vigilados en temas de “Derechos y Deberes.

En cuanto a las gestiones adelantadas en la Regional Nororiental, se concertó apoyo desde

el nivel central en cuanto a capacitaciones brindadas a los vigilados por parte de la

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, en temas que involucran Circular

030 de 2013.

Sin embargo, la regional manifiesta la necesidad de definir estrategias de capacitación que

permitan una mayor continuidad de los conocimientos que desde el nivel central se pueda

trasferir a las regionales, principalmente en temas que involucran entre otros, normatividad,

y procesos de auditoría, conllevando esto a posteriores mediciones sobre el impacto que

las mismas pueden tener en el desarrollo de las funciones de las regionales, enmarcadas

en la Resolución 2511 de 2017.

Para finalizar, las gestiones adelantadas por la Regional Occidental involucran

capacitaciones a los vigilados en temas de “Derechos y Deberes, encontrándose pendiente

de recibir sensibilización por parte del nivel central en temas relacionados con el proceso

para realización de auditorías documentales, aspectos que se requieren fortalecer.

La Oficina de Control Interno se permite en el presente informe reiterar recomendación que

en lo posible se estructure un cronograma a nivel nacional con las regionales, donde a

vigilados y la ciudadanía se le puedan impartir por Superintendentes Delegados charlas en

temas como por ejemplo Intervenciones y Liquidaciones, Socialización herramienta Rilco y

Fénix, de competencia de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales, el

proceso sancionatorio en la Superintendencia Nacional de Salud, tema de competencia de

la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, Cartera- Conciliación-Circular

030- Temas de competencia de las Superintendencias Delegadas Para la Supervisión

Institucional y la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación; PGIR y Supervisión Basada en Riesgos, Temas de Competencia de la

Superintendencia Delegada Para la Supervisión de Riesgos, Derechos y Deberes, tema de

competencia de la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario. Estos Temas


podrían darse todos en una sola jornada, en un auditorio conseguido por las Regionales,

prestado por una Universidad Pública o un Vigilados o podrían darse por separado, con

charlas individuales, durante un periodos de tiempo previamente establecido, labor que

podría coordinarse entre la Asesora del Despacho que tiene a su cargo la Organización en

el Territorio y las Coordinadoras de las Regionales, así como el concurso de todos y cada

uno de los Superintendentes Delegados, con el propósito de darle relevancia e importancia

así como que la Institución pueda hacer presencia a nivel regional, con unas conferencias

de calidad, que permitan a los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en

Salud, avanzar en temas coyunturales como Recursos, mejoramiento en PQRS, avances

en mecanismos de participación ciudadana como veedurías, entre otros aspectos positivos

que podrían alcanzarse con la recomendación que ahora s somete a consideración del

Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud.


6.3 SEGUIMIENTO A LA GESTION ADELANTADA POR LAS REGIONALES FRENTE A

RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

DEBILIDADES PRESENTADAS EN VIGENCIA 2017.-

Regional Hallazgo Recomendación OCI Avance aportado por la Coordinación del

Despacho (Al corte de febrero de 2018)

Estado - OCI

Todas las Regionales

Dificultades en la depuración y generación del consolidado de PQRD por parte de la S.D para la Protección al Usuario, con destino a las regionales, impidiendo la generación de Informe de Gestión de manera oportuna y efectiva.

Por lo anterior y de conformidad con la entrada en producción de la nueva herramienta tecnológica, se espera que, en un ejercicio de autocontrol, autorregulación y autogestión, se permitan a la regional con el acompañamiento del Grupo estadístico de la S.D para la Protección al Usuario, generar sus propios reportes. Igualmente resulta importante la realización de auditorías al ingreso de las PQRD al sistema, por cuanto no se tiene claridad de la forma de ingreso de información a tal aplicativo.

Delegada de Protección al usuario: Ya se encuentra programada la reunión de articulación de las regionales con la asesora Sandra Hoyos, para el lunes 26 de febrero del 2018.

En esta reunión se pretende trazar una línea de trabajo para acoger varios puntos de articulación como lo son, entre otros, la elaboración de los informes y los envíos de bases de datos. Coordinación del despacho (regionales): Desde la coordinación de las regionales se han realizado requerimientos y reuniones con Protección al usuario

En ejecución




Estado - OCI

con el fin de acortar los tiempos de envío de esta información. El compromiso es que los 5 primeros días del mes la Delegada de Protección al Usuario suministre dicha información para la realización oportuna de los informes de gestión de las oficinas regionales, sin embargo, hasta el momento persisten las dificultades en la recepción oportuna de dicho insumo. Además de lo anterior, a través de la gestión de la coordinación del despacho de las regionales se logró que Los funcionarios de las regionales recibieran capacitación personalizada del nuevo aplicativo ¨Gestión PQRD¨, (Es decir funcionarios de la SNS Central(OTI) se desplazaron a todas las regionales), la última semana de noviembre. Seguimiento OCI: Según visitas in situ realizadas a la Coordinación despacho del Superintendente, se informó respecto de las capacitaciones realizadas por la OTI a las regionales. Las evidencias de su realización están pendientes por recibir y validar. Coordinación del despacho (Regionales): información abril 13 de 2018.

Conforme al acuerdo establecido por la Coordinadora de las Regionales y la Delegada de Protección al Usuario, el Grupo Estadístico de dicha Delegada, debe remitir la información depurada de la base de datos de las PQRD, a cada regional, en un término de diez (10) días hábiles mes vencido, para que en los posteriores cinco (5) días hábiles la regional pueda elaborar sus




Estado - OCI

informes de gestión; Este compromiso es claro tanto para las coordinadoras como para la Delegada de Protección al Usuario, y se puede constatar a través de los informes de gestión enviados por las coordinadoras de las regionales. Sin embargo, es importante informar a la Oficina de Control Interno que en el mes de marzo, se presentó una falla en la base de datos manejada por la Delegada de Protección al Usuario, ya que hubo unos usuarios mal creados. Por tanto debieron adelantar un proceso de depuración lo que retardó la generación de los informes de gestión de las coordinadoras, pero se cumplió dentro del término de los 10 días hábiles la entrega de la información, y la generación del informe de gestión de las coordinadoras dentro de las 5 días hábiles posteriores a los 10.

Todas las Regionales

Materialización del Riesgo Operacional ‘’Incumplimiento de los términos del Proceso’’. Durante la Vigencia 2017, la Oficina de Control Interno en los seguimientos bimensuales efectuados a las Regionales, evidenció incumplimiento del procedimiento de Visitas, (AIPD03 – V7) del proceso “Auditoría a los Sujetos Vigilados”, por cuanto se han superado los tiempos que son definidos en el mismo, en promedio de 15 días.

Se recomienda a la S.D. para la Supervisión Institucional, como líder natural del procedimiento “Visita” (AIPD03 – V7) del proceso “Auditoría a los Sujetos Vigilados”, que en coordinación con la S.D. para la Protección al Usuario, el Despacho del Superintendente Nacional de Salud representado por la Asesora designada para la Coordinación de Regionales y Organización en el Territorio, y junto con la Oficina Asesora de Planeación, realizar los análisis que consideren pertinentes, a fin determinar la necesidad de simplificar u optimizar las actividades que se encuentran contenidas en el

Coordinación del despacho (regionales): Como se puede observar en la trazabilidad en el Supercor, las oficinas regionales realizan el envío a la coordinación en el despacho de las regionales y en un tiempo no mayor a 1 día, estos informes son remitidos a las delegadas competentes de la revisión y trámite de los informes de visita (Tal como lo estipula el procedimiento de visitas vigente). Sin embargo y en aras de la mejora en los procesos, la primera semana de febrero se sostuvo reunión con la Delegada de Protección al Usuario con el fin de acortar los tiempos del procedimiento, estableciéndose como compromiso que la primera semana de marzo la Delegada de Protección al Usuario realizaría los ajustes para la mejora de tiempos en el trámite de informe de visitas. El líder de proceso de visitas son las delegadas de Institucional y Protección al usuario.

implementada




Estado - OCI

procedimiento y en concreto a los tiempos allí definidos.

Seguimiento OCI: Según lo indagado con la Oficina de Tecnologías de la información, en varias reuniones sostenidas con la Delegada de Protección al Usuario en el 2018, se están concretando mesas de trabajo que permitirán el acompañamiento para el ajuste a varios procedimientos en los que se involucran términos de cumplimiento, dentro de los que se destacan Visitas. Según lo informado se espera que para el cierre del primer semestre se culminen estas actividades. Coordinación del despacho (regionales): información abril 13 de 2018 Es importante recordar, además de lo mencionado en febrero por la Dra. Sandra Hoyos, que en octubre de 2017, ella lideró unas mesas de trabajo con la Oficina de Planeación, las Delegadas para la Supervisión Institucional y la Delegada de Protección al Usuario para revisar el procedimiento de visitas para articular dicho procedimiento con las funciones y actividades que realizan las regionales. En dicho sentido, las Regionales cumplen con los tiempos establecidos en dicho procedimiento. La articulación con la Delegada de Protección al Usuario ha avanzado conforme a la reunión establecida e informada por la Dra. Sandra. Incluso en algunos casos como durante el mes de abril la visita realizada por la regional Chocó a la IPS Colombia Saludable, el auto es expedido por la Delegada de Protección al Usuario y la Regional genera el informe de visita y desde la coordinación es enviado a la Delegada. Adicionalmente, la regional Andina fue




Estado - OCI

incluía en la visita integral ordenada por la Delegadas para la Supervisión Institucional a la IPS Fresenios en el mes de abril. La coordinadora de la visita organizó al equipo para garantizar la generación del informe en los tiempos establecidos por el procedimiento

Todas las regionales

En diferentes informes, la Oficina de Control Interno ha insistido en la necesidad de capacitar el talento humano que hace parte de las Regionales, las cuales iniciaron como Centros de Atención recepcionando PQRS, y que hoy ejecutan tareas de Inspección y Vigilancia. Se han venido adelantando capacitaciones virtuales, pero, para realizar auditorías o visitas en ejecución de las funciones actuales de estas dependencias, se recomienda que los colaborares de aquellas, puedan ser capacitados en Auditorías; y de esta manera la tarea que deben ejecutar pueda ser mucho más efectiva en beneficio del logro de metas y objetivos macro a nivel Institucional.

Coordinación del despacho (regionales): Teniendo en cuenta este hallazgo, desde el nivel central, en virtud de las nuevas funciones asignadas en la Resolución 2511 de 2017 a las organizaciones territoriales, se realizaron capacitaciones con las coordinadoras durante el mes de septiembre de 2017 de forma presencial, con el fin de profundizar la gestión que realiza cada una de las dependencias de la entidad, las cuales fueron socializadas con el equipo de trabajo. En dichas capacitaciones se les profundizó sobre cada uno de los componentes que se auditan en los vigilados por parte de la Delegada de Supervisión Institucional durante 2 días continuos. Ahora bien, en aras de continuar con el fortalecimiento de las regionales, también se informó a Talento Humano en el diseño del plan de capacitaciones de la Institución que la mayor necesidad de capacitación para las regionales es el fortalecimiento en los procesos de auditorías de los componentes establecidos en la delegada de supervisión institucional. Como otra actividad que conlleva al mejoramiento de este hallazgo, se determinó en conjunto con el Delegado de Supervisión Institucional realizar un mapeo frente a las capacidades de las oficinas regionales para realizar auditorías a los componentes que se supervisan en las entidades territoriales. Una vez realizado este mapa, la Delegada de Supervisión

En ejecución




Estado - OCI

Institucional iniciará entrenamiento a las oficinas regionales para iniciar prueba piloto de auditorías de institucional (Actividad será desarrollada en el mes de marzo). Adicional a lo anterior, la oficina de Talento Humano ha incluido a funcionarios de las oficinas regionales en los diplomados de auditoria ofrecidos por la SNS. Seguimiento OCI: Se confirmó con Talento Humano las gestiones que se vienen adelantando para la vigencia 2018, en temas de capacitación, en donde se informó a esta oficina que se está en la definición de las temáticas de capacitación para este año, en donde se tendrá presente la solicitud elevada por la Coordinación de Regionales bajo NURC 3-2017-020778, en donde se informa las necesidades de capacitación para el 2018, en las que se incluyen temas de auditoría – Visitas a entes territoriales. Coordinación del despacho (regionales): información abril 13 de 2018 Bajo la organización de la coordinación de las regionales, el día 6 de abril, se sostuvo una teleconferencia con la Dirección de EAPB y la Dirección de Entidades Territoriales de las DSI para continuar con el proceso de capacitación y en cumplimento a los compromisos definidos por la Dra. Sandra y el Dr. Oswaldo. En esas capacitaciones las Direcciones presentaron a las regionales sus funciones, la manera como priorizan sus actividades y los focos de atención en IV para poder avanzar en la articulación con las




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oficinas regionales. El día 13 de abril de 2018 se realizó la capacitación con la Dirección de IPS de la Delegada para la Supervisión Institucional. De estas capacitaciones, no solo se fortalece el talento humano de las regionales sino que además el personal de las delegadas orientan a las regionales en sus actividades. Fruto de ello, fue una teleconferencia con la Directora de EAPB y la regional Sur, programada para el lunes 16 de abril para poder verificar los hallazgos detectados por la regional para establecer si se requieren fortalecer las acciones de IV o se puede remitir a la Delegada de Procesos Administrativos. Adicionalmente, la Dra. Sandra Hoyos acordó con la OTI y la Delegada de Protección al Usuario realizar unas capacitaciones en el nuevo aplicativo de PQRD para fortalecer al personal de las regionales. Coordiné dichas capacitaciones las cuales van a realizarse de manera presencial desde finales de abril y hasta el 10 de mayo de 2018 en cada una de las regionales. Seguimiento OCI: En próximos informes de seguimiento a Organización en el Territorio se validará el cumplimiento de estos planes de acción.

Regional Choco, Sur

y Caribe

No se evidencia implementación y cumplimiento de los controles establecidos en el anexo técnico de la Norma ISO 27001:2013 y la realización de las actividades para dar cumplimiento con los

Ejecutar las acciones que se encuentran incluidas dentro del Mapa de Riesgos de Corrupción y son las relacionadas con las medidas de socializar y aplicar los controles establecidos en el anexo técnico de la Norma ISO 27001:2013 y en realizar las actividades para dar cumplimiento

Coordinación del despacho (regionales): En respuesta a este punto y siguiendo la recomendación, la regional Chocó realizó las siguientes actividades: Se revisó y analizó el Plan Anticorrupción, en el Componente 4, MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. Y el Manual de Ética y buen gobierno de la Superintendencia Nacional de Salud Capítulo V.

En ejecución




Estado - OCI

lineamientos de la Ley de Transparencia y de acceso a la Información Ley 1581 de 2012, con el fin de impedir que el Riesgo “Acceso a la Información clasificada o a un sistema informático modificándola y/o divulgándola con el fin de obtener bien sea un beneficio personal o para un tercero” se materialice.

con los lineamientos de la Ley de Transparencia y de acceso a la Información Ley 1581 de 2012.

LINEAMIENTOS FRENTE A ACTOS DE CORRUPCIÓN Y FRAUDE. Seguimiento OCI: Según visitas in situ realizadas a la Coordinación despacho del Superintendente, se informó respecto de las capacitaciones realizadas por la OTI a las regionales. Las evidencias de su realización están pendientes por recibir y validar. En la Regional Sur conforme al reporte evidenciado por Control Interno NURC 3-2017-018529 presentó información relacionada con la mitigación del riesgo en los siguientes términos:




Estado - OCI

Además, en todas las regionales, se han tomado controles al respecto, por parte de la oficina de tecnología como son las restricciones de páginas, del uso de USB, capacitación virtual sobre seguridad de la información, así como capacitación de nuevos aplicativos como aplica y gestión PQR. Seguimiento OCI: Según lo indagado con la Oficina de tecnologías de la Información se han realizado varias reuniones con la Delegada de Protección al usuario, en donde se han concretado actividades para iniciar mesas de trabajo en donde se definirán temas a tratar en las Regionales frente a riesgos de seguridad de la información, activos de información, entre otros, en el que se involucren actividades de sensibilización a los funcionarios de todas las regionales respecto a la importancia de la estos puntos y las consecuencias de su materialización. Estas sensibilizaciones, según lo informado serán presenciales.

Regional Andina

No existe contacto entre funcionario que atiende el punto de atención al usuario de la SNS en el sector centro de la

Se recomienda que pueda coordinarse canal de comunicación entre el Punto de Atención ubicado en la ciudad de Pereira y la Regional

Coordinación del despacho (regionales): El contacto

de la Regional Andina con el funcionario que atiende el

punto de atención al usuario de la SNS en el sector Implementada




Estado - OCI

ciudad de Pereira con la Regional Andina con sede en la ciudad de Medellín

Andina, en procura que desarrollen armónicamente las funciones que la Institución debe ejecutar, conforme a la normativa vigente. Esto hacerse extensivo para todos las regionales y sus puntos de atención asociados.

centro de la ciudad de Pereira (Alberto Rojas

Mayorquin) ha sido para acordar el envío de las alertas

identificadas según los motivos específicos de las

PQRD radicadas y para solicitarle apoyo con la

atención de usuarios vía Skype al momento de

presentar congestión en la sala de espera de la Oficina

de Atención al Ciudadano en la ciudad de Medellín. Sin

recibir respuesta alguna por parte del funcionario.

En la ciudad de Pereira la Regional Andina hasta el mes de diciembre contó con el apoyo de un enlace asignado por la empresa contratada Américas Carvajal. Por lo anterior una vez se inicie la contratación por parte de la Delegada de Protección al Usuario se realizarán las acciones pertinentes que garanticen la comunicación entre las partes. Coordinación del despacho (regionales): información abril 13 de 2018 En comunicación con la Delegada de Protección al Usuario, la nueva contratación para continuar con los enlaces en convenio con la Casa del Consumidor, o con la Unidad de Victimas, y el primer ciclo de contratistas se vincularon en sus enlaces después de recibir la capacitación el 11 de abril de 2018. El enlace en la ciudad de Pereira es uno de los que inició en este primer ciclo. Ya fue contactado e incluso el 20 de abril acompañará al Superintendente, a la




Estado - OCI

coordinadora de la regional en la socialización de la Circular 002 de 2018 en Dosquebradas, Risaralda.

RECOMENDACIONES PRESENTADAS AL CORTE DE MARZO DE 2018 COMO PRODUCTO DE VISITAS DE

SEGUIMIENTO


Despacho (Al corte de abril de 2018)

Estado OCI

Regional Caribe

Regional

Occidental

De conformidad a la Circular Externar N. 7 del 13 de diciembre de 2011, emitida por la Superintendencia Nacional de Salud, se recomienda a la Coordinación de la Organización en el Territorio, que se articule y se emitan directrices para lograr desarrollar plenamente la función “Aportar al Despacho del Superintendente Nacional de Salud en la promoción, coordinación, estructuración y funcionamiento a nivel nacional, departamental, distrital y municipal, de la Red de Controladores del Sector Salud, conforme las directrices impartidas por el Despacho del Superintendente Nacional de Salud”, así mimo, se efectúen los Convenios

Coordinación del despacho (regionales): En el mes de marzo por convocatoria de la Superintendencia Delegada para la Supervisión del Riesgo, la Coordinación de la Organización en el Territorio asistió a una reunión de coordinación en la sede central sobre la manera como opera la Red de Controladores y la manera como las diferentes dependencias de la entidad han cumplido las funciones establecidas en el marco normativo. Como conclusión de dicha reunión se estableció que la Dra.

En ejecución




Estado OCI

Interadministrativos que se consideren necesarios para estructurar formalmente la Red de Controladores, en concreto para la Regional Caribe, Occidental y su jurisdicción.

María Claudia Soto, Asesora de Despacho está recopilando información sobre los convenios interadministrativos que ya han sido suscrito por la entidad, y a través de los cuales las regionales operan. Además, se acordó que ella trasmitía la información al Superintendente para que éste diera lineamientos de la manera como la entidad operaría como un todo, desde las diferentes dependencias y de manera articulada ante la Red de Controladores. Mientras, se le recomendó a cada dependencia continuar con sus funciones para cumplir con el marco normativo, siendo las regionales un ejemplo a seguir. Le hemos remitido por correo electrónico la información sobre los avances a la Dra. María Claudia Soto.

Regional Occidental

La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la sede física de la Regional Occidental, ubicada en la Ciudad de Cali (Valle del Cauca), no cuenta con distintivo alguno que permita una adecuada identificación por parte de la ciudadanía

Se recomienda a la administración, poder efectuar las gestiones que se consideren pertinentes a fin de lograr que esta situación se subsane.

Coordinación del despacho (regionales): El Señor Superintendente Nacional de Salud estuvo el 15 de marzo de 2018 en la Regional Occidental y también evidenció la recomendación de la OCI por la falta de letrero en la regional. En la visita, él mismo solicitó de manera especial a la Secretaría General y al grupo de Recursos Físicos de la entidad que instalaran el distintivo de la regional.

En ejecución

Regional Occidental

La Oficina de Control Interno, mediante correo electrónico del día 01 de marzo de 2018, solicitó a la Coordinadora de la Organización en el Territorio, información referente a la Regional Occidental, entre la

La Oficina de Control Interno, nuevamente reitera que en ejercicio del autocontrol, autorregulación y autogestión, se permitan a las Regionales, con acompañamiento del Grupo de Seguimiento a Poblaciones

Coordinación del despacho (regionales): La regional Occidental hace uso de la información de las PQRD generadas en la regional y la información levantada en los ejercicios de caracterización, lo cual se evidencia en el informe de gestión mensual que la regional envía a la Coordinación del despacho.

En ejecución




Estado OCI

que se encontraba el Informe de Gestión COFL02 Página 28 de 31 referente al mes de febrero de 2018, el cual, a la fecha de presentación del documento, no fue aportado.

Especiales y Estudios Estadísticos de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, generar sus propios reportes, toda vez que esta información resulta ser un insumo importante para la gestión que en cumplimiento de la Resolución No. Resolución No. 2511 de 2017 “Por la cual se modifican los artículos 2 y 4 de la Resolución No. 568 y el artículo 2 de la Resolución No. 825 de 2015”, expedida desde el 01 de agosto de 2017. (Recomendación reiterativa).

Adicionalmente, como se mencionó anteriormente, los reportes de la regionales deben contar con el acompañamiento del Grupo de Seguimiento a Poblaciones Especiales y Estudios Estadísticos de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, para lo cual, desde la coordinación de las regionales se han realizado requerimientos y reuniones con Protección al usuario con el fin de acortar los tiempos de envío de esta información. El compromiso es que los 5 primeros días del mes la Delegada de Protección al Usuario suministre dicha información para la realización oportuna de los informes de gestión de las oficinas regionales, sin embargo, hasta el momento persisten las dificultades en la recepción oportuna de dicho insumo. Seguimiento OCI: Si bien en distintos seguimientos se ha evidenciado el mismo hallazgo y se han definido las mismas acciones, las cuales no han sido lo suficientemente efectivas, es importante considerar el análisis de implementar medidas complementarias que permitan mejorar las situaciones mencionadas, entre otras, las relacionadas con reportes normativos y de gestión.

Regional Nororiental

Al verificar los compromisos adquiridos en desarrollo de las mesas de trabajo de Red de controladores de los meses de diciembre 2017 y enero 2018, se evidenció que se generó un mismo compromiso para un

Se recomienda previo análisis de las circunstancias y los resultados que genere un primer seguimiento, no continuar generando el mismo compromiso de manera que este se prolongue en el tiempo, sino establecer si se considera

Coordinación del despacho (regionales): la generación de dos compromisos relativos a activación de red de controladores y humanización del servicio en las actas de trabajo de diciembre 2017 y enero 2018, obedecen a que en el trascurso de dichos dos meses se presentó cambio de Procurador Regional, lo que implicó socializar de nuevo el alcance de la mesa de trabajo de la red de controladores y revisar

Implementada




Estado OCI

mes y otro, el compromiso aludido fue: “Realizar seguimiento a la prestación del servicio del Magisterio a través de la Red de Controladores”.

oportuno, un cronograma de seguimientos a la gestión de promotores y prestadores de servicios de salud, que determine con claridad cuantos seguimiento se van a realizar por parte de la red de controladores a determinado asunto, insistiendo, no prolongándolos en el tiempo, teniendo desde el principio pleno conocimiento en que momento se determinará iniciar las actuaciones disciplinarias, fiscales, sancionatorias o de medidas especiales a que haya lugar, lo anterior teniendo en cuenta que la RED está prevista como mecanismo para obtener información y evidencia objetiva que determine si existe el mérito o no para iniciar acciones de control, para lo cual claro está, las actividades de seguimiento son importante insumo.

de nuevo la agenda para estableces las áreas prioritarias de trabajo. Con estos nuevos integrantes: se mantiene la humanización del servicio, pero se adicionan otras áreas como asistir a las mesas Circular 30. En una próxima reunión se establecerá la manera como se cumplirán esos objetivos trazados. La Regional Nororiental acoge la recomendación y verificará próximas actas para garantizar que quede de manera clara el alcance de los compromisos y el cumplimiento de los mismos.


Se recomienda tener en cuenta la necesidad de laborar en la Red de Controladores, con “Sinergia” entre las instituciones que acuden, debiendo trabajar de forma integrada, con elementos que den como resultado algo mayor que su simple adición; y así se recomienda por parte de la Oficina de Control Interno a la Regional Nororiental, sugiriéndole, se promocione este tipo de trabajo conjunto a los demás entes, es decir sobre esa línea de conducta,

Coordinación del despacho (regionales): Teniendo en cuenta la recomendación de operar en la red de controladores de manera integrada, no se ha activado la red de controladores en los departamentos de Norte de Santander y Arauca, dado que esperamos tener pronto los lineamientos articuladores para iniciar acciones de expansión. Sin embargo, hemos

En ejecución




Estado OCI

con el fin de aprovechar y maximizar las cualidades de cada uno elementos que componen la red, maximizando sus fortalezas y replicando los resultados en los otros Departamentos de su jurisdicción (Norte de Santander y Arauca).

realizado acercamientos iniciales a las autoridades y el departamento de Norte de Santander se encuentra priorizado para avanzar con el plan de expansión. Seguimiento OCI: Este tema será sujeto de verificación en visitas de seguimiento a las regionales y a través de este informe.


Al verificar la Oficina de Control Interno la trazabilidad de la visita, en concreto, el escrito identificado con NURC 1-2018-026592 del 20 de febrero de 2018, SALUD TOTAL afirmó que la SNS, le vulneró el debido proceso, toda vez que no le presentó un informe preliminar de auditoría no permitiéndole ejercer su derecho a la defensa y contradicción, determinando no presentar un plan de mejoramiento conforme se solicitó mediante NURC 2-2018-002579 del 15 de enero de 2018, debiendo ahora la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, resolver; aspecto no realizado a la fecha de verificación (16 de marzo de 2018).

A. Al proyectar el auto que ordena la visita se ponga de presente el tipo de procedimiento a ejecutar en desarrollo de la misma, con el fin exista desde la orden, la claridad al vigilado del tipo de procedimiento a adelantar. B. Que al momento de realizar la apertura y cierre de visita, se manifieste con claridad al auditado el procedimiento vigente y en curso, en ejercicio de las labores de inspección y vigilancia ejecutadas por la Entidad.

Coordinación del despacho (regionales): Conforme al procedimiento de visitas AIPD03, se debe utilizar el formato AIFT02 para los autos visitas. Este formato de auto menciona el marco normativo (Resolución 1215 de 2015 que adopta el manual de auditorías y visitas de la Superintendencia). El manual establece que no existe un informe preliminar a las visitas, sino un único informe final. El grupo de visita de la DAU dio respuesta a la EPS Salud Total en dicho sentido, aclarando el marco normativo que contiene los autos bajo el formato AIFT02. Sin embargo, en aras de acoger la recomendación, en próximas visitas se manifestará y comentará el procedimiento de la visita en la apertura y el cierre de visita, a fin de evitar malentendidos sobre el debido proceso. Seguimiento OCI: Se valido lo considerado en procedimiento Visitas (AIPD03) en numeral 7, y en el mismo se define “Para el caso de las visitas de seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento realizadas por terceros en representación de la Supersalud se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

Implementado




Estado OCI

De antemano la Oficina de Control Interno, tiene conocimiento que el procedimiento de visitas AIPD03, NO contempla la posibilidad de trasladar un informe preliminar, sino la emisión de un único informe el cual contiene los hallazgos de visita, solicitando formular un plan de mejoramiento Al momento de elaborar el informe de seguimiento que por este se presenta, atendiendo verificación realizada en el sistema de correspondencia de la entidad, y consultada la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario “grupo de trabajo encargado de la revisión de informes de visita realizadas por oficinas regionales”, NO se cuenta con evidencia objetiva que permita concluir que el documento allegado por el vigilado auditado en el cual expone, haberse vulnerado su derecho a la defensa y contradicción, haya sido resuelto; aspecto este (solicitud de presentación de informe preliminar para

- El informe remitido por el equipo auditor

contratado se entenderá como el informe preliminar, toda vez que la versión final solo quedará en firme cuando el supervisor del contrato, o quien él delegue, apruebe dicha versión.

- Este informe preliminar se realizará en el formato AIFL03

Así las cosas, no se define tampoco en procedimiento anteriormente mencionado la realización de informes preliminares para el caso de las visitas realizadas por las regionales de la organización en el territorio.




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ejercer derecho a la defensa y contradicción), que ha generado reprocesos en el procedimiento de visita realizado a SALUD TOTAL en el municipio de Floridablanca en el Departamento de Santander.


7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Con base en el seguimiento realizado a la implementación de las recomendaciones

presentadas por la Oficina de Control Interno en los informes emitidos durante la vigencia

2018 por parte de las Regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, el seguimiento

a la aplicación de Red de Controladores, las gestiones adelantadas para ejecución de

capacitaciones de valor, se pudo concluir de manera general que las mismas se encuentran

trabajando en la adopción y mantenimiento de diversos mecanismos de gestión y control

que permiten la adecuada, oportuna y efectiva atención de los usuarios de la red de salud

del país.

RECOMENDACIONES

Red de controladores:

✓ Se recomienda tener en cuenta la necesidad de laborar en la Red de Controladores,

con “Sinergia” entre las instituciones que acuden, debiendo trabajar de forma

integrada, con elementos que den como resultado algo mayor que su simple adición;

recomendando así por parte de la Oficina de Control Interno continuar trabajando

para formalizar convenios con entes de control que promocionen este tipo de

trabajos conjuntos, es decir sobre esa línea de conducta, con el fin de aprovechar y

maximizar las cualidades de cada uno elementos que componen la red,

maximizando sus fortalezas y replicando los resultados en cada una de las

regionales, para que a través de ellas se pueda complementar y aplicar los

esfuerzos realizados desde el nivel central.

✓ Desde la Coordinación de Organización en el Territorio continuar impulsando a las

Regionales a mantener activo los vínculos con los distintos entes de control, aun

cuando no se cuente con convenios formalizados, lo que permite trabajar

articuladamente en aquellos casos críticos del sector salud y que afectan la atención

del servicio de salud.

✓ Regional Nororiental: Con respecto al hallazgo “Al verificar los compromisos adquiridos en desarrollo de las mesas de trabajo de Red de controladores de los meses de diciembre 2017 y enero 2018, se evidenció que se generó un mismo compromiso para un mes y otro, el compromiso aludido fue: Realizar seguimiento a la prestación del servicio del Magisterio a través de la Red de Controladores”. Se recomienda previo análisis de las circunstancias y los resultados que genere un primer seguimiento en desarrollo de la Red de Controladores, no continuar generando los mismos compromisos de manera que estos se prolongue en el tiempo, sino establecer si se considera oportuno, un cronograma de seguimientos a la gestión de promotores y prestadores de servicios de salud, que determine con claridad cuantos seguimiento se van a realizar por parte de la red de controladores


a determinado asunto, insistiendo, no prolongándolos en el tiempo, teniendo desde el principio pleno conocimiento en que momento de se determinará iniciar las actuaciones disciplinarias, fiscales, sancionatorias o de medidas especiales a que haya lugar, lo anterior teniendo en cuenta que la red está prevista como mecanismo para obtener información y evidencia objetiva que determine si existe el mérito o no para iniciar acciones de control, para lo cual claro está, las actividades de seguimiento son importante insumo.

Planta de personal:

✓ Regional andina: Conforme los resultados de las teleconferencias realizadas a las

regionales, en lo que respecta a la Regional Andina, se recomienda considerar el

numero de funcionarios de planta, no obstante, según lo manifestado por la

Coordinadora de esta regional, en algunas ocasiones no es suficiente por cuando

se concentran los esfuerzos en lo urgente más no en lo importante, efectuando

actividades distintas a las asignadas. En este seguimiento la Coordinadora solicita

se pueda evaluar la posibilidad que la Secretaria Ejecutiva quien es de profesión

Bacterióloga pueda desarrollar otras actividades más relevantes, como líneas de

frente al ciudadano, ya que ha mostrado capacidades para tal rol. Se sugiere

considerar la viabilidad de esta solicitud, en procura de la adecuada atención al

ciudadano y el cumplimiento cabal de las funciones asignadas a las regionales.

✓ Regional choco: En desarrollo de Teleconferencia con la Coordinadora de la

Regional Choco, se observó la necesidad de evaluar la ausencia de funcionario con

perfil financiero y contable que soporte el desarrollo de funciones asociadas a este

tema principalmente las relacionadas con la No. 16 de Resolución 2511 de 2017

que establece “Bajo criterios de priorización, focalización y capacidad, apoyar las

actividades de inspección y vigilancia de la sede central de la SNS relacionadas con

la generación, flujo, administración, recaudo y utilización de los recursos del

SGSSS, así como respecto de la información de carácter financiero y presupuestal

de los sujetos vigilados individualmente considerados, que reflejen su situación

financiera y sus resultados de operación de un periodo contable intermedio o de fin

de ejercicio”, por lo que se encuentra recomendable evaluar esta situación, el

volumen de funcionarios asignados a esta regional y el impacto que puede tener en

la adecuada prestación del servicio a la ciudadanía.

✓ Regional Nororiental: La Regional Occidental cuenta con 8 profesionales en su

planta y dos vacantes. Pese a las recomendaciones presentadas por la Oficina de

Control Interno y a las gestiones adelantadas para cubrir las vacantes, aun se siguen

recibido PQRD asociadas a la falta de personal, lo que impide una adecuada

atención al ciudadano. Tal situación se recomienda sea evaluada a la luz de la

capacidad instalada y cobertura de servicios solicitados por la ciudadanía, con el fin

de poder cubrir de manera adecuada, efectiva y eficaz las necesidades de la


ciudadanía en esta parte del país. Considerar la planta de personal asignada a esta

regional y el número de usuarios que en promedio se acercan por algún trámite en

particular, y garantizar una cobertura total a través de una planta de funcionarios

capacitada y completa, y evaluar si la misma es suficiente frente a la demanda

presentada en la regional.

Recursos Físicos:

✓ Regional SUR: Frente a la pregunta de si considera que se requiere de atención

urgente o prioritaria en la regional con temas asociados a Recursos Físicos, la

Coordinación de la regional manifiesta que ha presentado dificultades con el

subcontratista de aseo y cafetería, entre otros, por cuanto no se ha cancelado el

salario de la persona que presta este servicio desde el mes de marzo de la presente

vigencia.

Adicionalmente, se han presentado inconveniente de oportunidad principalmente en

el cambio de la puerta de ingreso la cual se rompió y solo 1 (un) mes después fue

arreglada. Finalmente, el letrero de identificación de la Superintendencia Nacional

de Salud en la regional no es adecuado, sin que al respecto se hayan tomado

medidas del caso.

✓ Regional Occidental: La Coordinación de la regional Occidental manifiesta que se

cuentan con equipos obsoletos, que la coordinadora no cuenta con acceso a

portales USB para poder trabajar información cuando se traslada a otros puntos de

atención, adicionalmente la puerta de acceso duro 3 meses descompuesta y los

implementos de aseo y cafetería llegan a destiempo.

✓ Regional Nororiental: En esta regional se manifiesta que se ha solicitado la

implementación de puesto de trabajo adicional para un funcionario, ya que el mismo se

encuentra trabajando en la sala de juntas y por temas de salud requiere que su

ubicación sea especial. Adicionalmente se ha presentado inconvenientes con temas de

aseo y cafetería, principalmente con los dispensadores de toallas. La regional

manifiesta adicionalmente la necesidad de definir planes de mantenimiento a nivel

central, a fin de lograr una mayor articulación de tales actividades, puesto que se

programan sin el conocimiento de las gestiones que para esos días pueda estas

adelantando la regional y la disponibilidad de tiempo de los funcionarios,

congestionando las funciones, principalmente las asociadas con la atención al

ciudadano.


Por lo anterior, se encuentra recomendable validar las situaciones anteriormente

expuestas y tomar medidas del caso conducentes a mejorar las condiciones físicas de

las regionales, esto en coordinación con la Subdirección Administrativa y Secretaria

General, considerando las funciones definidas en el Decreto 2462 2013,

respectivamente en su artículo No. 33 numeral 3, “Adelantar las operaciones

administrativas para la prestación de los servicios generales, de archivo y

correspondencia y la gestión de los recursos físicos de la Superintendencia, y Articulo

No. 31 en su numeral 20, “Ejecutar los planes, programas, proyectos, procesos y

actividades en materia de servicios generales y recursos físicos y coordinar su

suministro oportuno y eficiente para el funcionamiento de la Superintendencia.”

Capacitaciones:

✓ Según las percepciones obtenidas de las distintas regionales a través de las

videoconferencias realizadas en el mes de abril del año en curso, se considera que

se debe ampliar el alcance de las capacitaciones a temas relacionados con reporte

de información y cumplimiento de Circulares (030 de 2013) y demás Normatividad

que fija tiempos de reporte, por cuanto en las capacitaciones que se han recibido de

la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, las mismas no

contemplan esta temática, la cual resulta ser de gran importancia para aquellas

funciones ejercidas por la regional, principalmente en lo relacionado con informes

de gestión, PQRD, entre otros.

✓ Analizar la necesidad de definir estrategias de capacitación que permitan una mayor

continuidad de los conocimientos que desde el nivel central se pueda trasferir a las

regionales, principalmente en temas que involucran entre otros, normatividad, y

procesos de auditoría, conllevando esto a posteriores mediciones sobre el impacto

que las mismas pueden tener en el desarrollo de las funciones de las regionales,

enmarcadas en la Resolución 2511 de 2017.


✓ Se recomienda a la Coordinación en el Territorio evaluar la viabilidad de coordinar

capacitaciones en las distintas regionales y dirigidas principalmente a los vigilados;

estas capacitaciones deberán ser coordinadas con las Superintendencias

Delegadas de Protección al Usuario, Medidas Especiales, Procesos

Administrativos, Supervisión Institucional y para la Supervisión de Riesgos, ante la

necesidad de extender conceptos técnicos, actividades de control y demás

funciones que desde el nivel central puedan ser de gran guía para el desarrollo de

las funciones ejercidas por los vigilados, en pro de la buena prestación de servicios

a la ciudadanía. Sería importante que para lograr esta actividad de capacitación de

definiera cronograma en el cual se dejara establecidas fechas, responsables y

temáticas que se trasmitirán a los vigilados, logrando de esta manera una mayor

articulación y presencia no solo con las regionales sino con los vigilados.

Cordial Saludo

Juan David Lemus Pacheco

Jefe Oficina Control Interno

Superintendencia nacional de Salud

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