Novedades en el envío de Información Financiera a la

Superintendencia de Sociedades. Aplicación de la

Resolución 100 de 2007

Preparado por:Dra. Sor Esperanza Sanabria

Durán, Directora de Informática y

DesarrolloSuperintendencia de Sociedades

Febrero de 2008

¿Es cierto que el nuevo software diseñado por Supersociedades para

hacer el reporte del Formulario Empresarial 2007 (el reporte de los

Estados Financieros básicos 2007 junto con sus anexos), aparte de poder

descargarse desde el portal de Internet, también se le hará llegar a las empresas

mediante un CD?

Sí, eso es cierto

Sí, es cierto. Las precauciones que se debe tener son las siguientes:

• El archivo exportado a Excel posee una estructura definida, la cual no puede ser modificada, pues esto impediría la importación posterior al STORM© User.

• En los formatos variables no se debe insertar filas, usando la opción Insertar - Filas del menú. Debe copiarse la fila que aparece y pegarla tanta veces sea necesario, teniendo en cuenta que los índices de las filas deben ir de 10 en 10.

El nuevo software permite que los anexos que se deberían diligenciar directamente dentro del software

se puedan, si se prefiere, exportarlos a un Excel para allí trabajarlos y luego importarlos nuevamente desde el software.

¿Qué precauciones se deben tener si se decide hacer uso de esa

posibilidad?

• Se pueden copiar y pegar datos, desde otro archivo de Excel siempre y cuando se respeten los tipos de datos.

• No se pueden crear formulas, ni operaciones aritméticas en los campos, en que se debe ingresar información. Si se desea hacer esto debe realizarse en otro libro de Excel y copiar el resultado en el campo determinado.

• No se debe renombrar el archivo. Debe continuar el que el sistema le asigna por defecto.

Cuál es la recomendación que se da para el uso de este nuevo software, ¿hacer las validaciones uno a uno de

los distintos anexos o hacer una única validación de todos los anexos cuando ya todos estén diligenciados?

La información que se ingrese al sistema puede ser validada de las dos formas, sin embargo, es recomendable, que se valide cada formulario individualmente para tener mayor control en la corrección de errores.

¿Es cierto que en el anexo del "Flujo de Efectivo" ya no se solicitará, esta

vez, suministrar los datos del "Flujo de efectivo proyectado"?

Sí. Eso es cierto

Las sociedades inspeccionadas deben hacer el registro de Actualización de

Datos, pero si esas sociedades que son simplemente inspeccionadas desean tramitar las firmas digitales para su

representante legal, contador y Revisor Fiscal, ¿lo podrían hacer?;

¿esas firmas digitales únicamente se van a expedir a las sociedades

vigiladas y controladas?

Las sociedades inspeccionadas podrán realizar este trámite directo ante Certicámaras. Es importante establecer que las condiciones de adquisición directa para dichas sociedades, las regirá la entidad de certificación digital Certicámaras, sin que en ello tenga relación alguna con la Supersociedades.

Si un mismo contador está al servicio de unas empresas vigiladas en el cargo de "contador" y

en otras está prestando sus servicios como "Revisor Fiscal", ¿es cierto que debe sacar una firma por cada empresa y por cada cargo? Por

ejemplo, si en las empresas A, B y C es el contador, pero en las empresas D y E es el

“Revisor Fiscal", entonces le darán 5 firmas digitales distintas, pues cada firma solo servirá para firmar las certificaciones de

Estados Financieros y las notas de los Estados Financieros de cada respectiva empresa en la

que está prestando sus servicios?

La Superintendencia de Sociedades está suministrando de manera gratuita el mecanismo de firma digital a las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas y controladas y NO a las personas naturales. Si en efecto dicha persona natural presta sus servicios como contador a 5 sociedades, deberá identificarse ante ellas con certificados digitales diferentes.

Es importante aclarar que dicho tramite no supera los tres minutos y que todos los certificados digitales que emita a su nombre y vinculación, por sociedad, podrán tener la misma clave para que no tengan inconvenientes de manejo y administración de múltiples claves.

¿Es decir que esas firmas digitales, que las expide

Certicámaras, no son como las de la DIAN en la cual un

contador con una sola firma digital le firmaría a todos sus

distintos clientes?

La DIAN califica a las personas naturales y dentro de su inteligencia de base de datos establece la cualidad en la que firma. Las firmas de la DIAN tienen características diferentes a las de una entidad de certificación digital como Certicámaras, quien actúa como tercero de confianza que califica las cualidades especificas de un individuo como lo son:

• La Representación Legal• La Revisoría Fiscal

• La Contaduría frente al vínculo con la sociedad. • Nuevamente se aclara que dicho trámite es vía

Internet y requiere de 3 minutos para descargar la firma. Es importante decir que la DIAN es una entidad de certificación cerrada, cuyos certificados digitales tienen un valor probatorio distinto a los emitidos por Certicámaras que es una entidad de certificación digital abierta, y cuyos certificados digitales de firma gozan de una presunción de autenticidad, integridad y no repudio. Todo esto, de conformidad con la ley 527 de 1999 y el decreto 1747 de 2000.

La solicitud y descarga de esas firmas digitales las debe hacer por su propia

cuenta cada contador, o es la empresa en la cual presta sus

servicios la que obtendría la firma digital y se la hace llegar a su

contador o Revisor Fiscal?

La descarga es vía Internet y no se envía físicamente, dicho tramite lo podrá realizar cada persona como considere a través de los servicios electrónicos en la pagina Web de la Supersociedades, autenticándose con los datos que ha suministrado la sociedad.

¿Qué sucede si el representante legal o el Revisor Fiscal extravían esa

firma digital?

La puede reclamar nuevamente, teniendo en cuenta que no haya olvidado su clave, pues la clave es personal e intransferible y si la olvida será necesario emitir nuevamente un certificado digital, cuyo costo estará a cargo de quién la extravíe.

Y si el representante legal o el contador o el Revisor Fiscal ya antes habían obtenido firmas digitales en

Certicámaras, ¿cualquiera de las variedades de firmas digitales que

expide Certicámaras le podría servir para no tener que tramitar la que

ofrece esta vez la Supersociedades?

Todas. Las sociedades que a la fecha tengan un certificado digital de Certicámaras vigente podrá hacer uso del mismo en los sistemas de la supersociedades sin ninguna restricción.

¿Cuándo podrán estar en el portal de la Supersociedades esas mismas láminas que se vienen usando por estos días en las capacitaciones presenciales que la

Supersociedades está dictando en varias ciudades del país?

Ya se encuentran publicadas en el portal Web de la Supersociedades y de igual forma se encuentran publicadas en el de Certicámaras.

¿La idea de obligar esta vez a los representantes legales, contadores y

Revisores Fiscales de las sociedades a que tengan que firmar digitalmente los

documentos, que antes se entregaban en papel a Supersociedades es que al final les pueda quedar gustando ese mecanismo y

entonces acudan a Certicámaras a comprar sus firmas digitales para usarlas en

cualquier otra clase de correspondencia?; ¿es como hacerle publicidad a los servicios

que ofrece Certicámaras?

La Superintendencia no publicita o promociona, a favor de ninguna sociedad, las supersociedades con base en la Ley 962 de 2005 conocida como antitrámite y consciente de la necesidad de facilitar y ahorrar recursos a las sociedades. Ha subvencionado el mecanismo para evitar que sociedades que geográficamente se encuentran alejadas o que para cumplimiento de su obligación consuman recursos de envío, mensajero, papel y tiempo, entre otros.

Además se enfrenta a largas filas en las fechas críticas. Para esto estableció este primer acercamiento que permite que las sociedades puedan interactuar fácilmente con las nuevas tecnologías a través de redes públicas como Internet con plenas garantías de seguridad jurídica y técnica bajo el régimen legal aplicable a la certificación digital en Colombia.

La intervención de Certicámaras se justifica en la medida que en la actualidad es la única entidad de certificación digital abierta acreditada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y sólo de una entidad de ese tipo se derivan importantes atributos de seguridad jurídica, como son la autenticidad, la integridad y el no repudio.

Estos últimos atributos han sido exigidos por la ley 962 de 2005 en su artículo 6 cuando hace referencia a la posibilidad de que las entidades publicas realicen actuaciones administrativas por medios electrónicos.

Es decir, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 962, la Superintendencia de Sociedades ha considerado que el mecanismo idóneo para garantizar la seguridad jurídica y técnica del sistema, es con la utilización de certificados digitales de firma de una entidad abierta, siendo esta Certicámaras.Adicionalmente, este tipo de certificados se han implementado con todo éxito en otros modelos de inspección, control y vigilancia por medios electrónicos.

Novedades en el envío de Información Financiera a la

Superintendencia de Sociedades. Aplicación de la

Resolución 100 de 2007

Preparado por:

Dra. Sor Esperanza Sanabria Durán, Directora de Informática y Desarrollo

Superintendencia de SociedadesFebrero de 2008

FIN DE LA PRESENTACIÓN