Nociones generales (Reparado)

Nociones generales

1. Documento administrativo.Se conoce como documento administrativo a toda comunicacin escrita con carcter formal que se utiliza tanto en la administracin pblica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitucin Poltica, las leyes y las normas internas de cada entidad o institucin.El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua.Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.Estos documentos establecen comunicacin entre entidades pblicas y privadas, entre estas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.Los documentos administrativos que redactan los miembros de las instituciones en el ejercicio de sus funciones se convierten en instrumentos pblicos; es decir, en documentos que pueden ser de conocimiento general, porque constituyen pruebas fehacientes con valor.2.Principios fundamentales que rigen la redaccin de u documento administrativo.La redaccin de todo documento administrativo, tanto en el sector pblico y privado, debe basarse en los siguientes principios:2.1. Formalidad:Este principio consiste en que los documentos se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre, con el fin de uniformizar su uso, ahorra recursos y facilita su atencin o tratamiento.2.2. Simplicidad:La simplicidad consiste en que todo documento administrativo debe ser lo ms simp0le y breve posible, con lenguaje sencillo y comn, despojado de trminos cientficos o tcnicos innecesarios, de palabras de significacin desconocida y de siglas y abreviaturas que podran dificultarse comprensin.2.3.Racionalidad:Consiste en eliminar toda existencia costosa. Cuanto ms extenso y complicado es un documento es ms costoso entenderlo. En consecuencia hay que procurar redactar documentos breves, directos, diversos, claros. Precisos, sencillo de fcil lectura y comprensin para ahorrar energa y tiempo.2.4.Flexibilidad:No debe existir rigidez o exigencia extrema ella elaboracin no ella evaluacin de documentos, ya que nadie redacta igual que el otro. Por el contrario lo que debe de haber es amplitud de criterio, sentido comn, espritu democrtico, flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redaccin de documentos.Ante todo debe prevalecer la razn y la apreciacin de su contenido y no la de su presentacin externa, porque en toda comunicacin ms importante viene a ser el mensaje o la informacin que se trasmite.2.5.Eficacia:Todo documento administrativo debe de ser capaz de persuadir o inducir a la accin, en el menor tiempo y con el mnimo costo posible; sea, debe ser capaz de lograr sus objetivos.

PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, segn su ubicacin, constituyen el encabezamiento, el texto y el trmino del documento administrativo.1. Encabezamiento:Damos el nombre de encabezamiento al extremo superior del documento administrativo y comprende las siguientes partes:Membrete, nombre del ao, el lugar y fecha, destinatario, asunto y referencia.1.1 membrete:Es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento.

AO DE LA REFORESTACINMINISTERIO DE ENERGAY MINASNotas:El membrete adems de los elementos mnimos puede contener figuras, direccin, nmeros telefnicos y referencias de intersFEDERACIN DE FUTBOL CHELSE

El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes: 1.5cm 1.0 cm. .. .

1.5cm1cm

En la impresin de los membretes debe existir armona o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompaarlos.1.2 Nombre Del Ao:Es la denominacin que le da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, en ao de 2009 que se denomino AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA.Este nombramiento de cada ao se debe aqu se pretende reconocer algn acontecimiento de trascendencia para nuestro pas, se ubica en la parte cntrica superior de la hoja.

1.3 lugar y fecha:Es la parte que indica donde y cuando se elabora el documento. Comprende el nombre de localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin.Trujillo, 29 de junio de 2012Observaciones:El lugar y fecha se escribe de dos maneras: lima, 17 de febrero de 2012 y Lima, febrero 17 de 2012CUSCO, 20AGO 121.4 CODIGO:El cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia remitente.Elementos del cdigo: El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra numero, con maysculas. Por ejemplo: OFICIO N El numero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos: 025 Las dos ltimas cifras del ao: -12- Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que labora: UNSCH-DALL OFICIO N 025-12- UNSCH-DALL1.5 DESTINATARIO:Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin a quien se remite el documento.

1.6 ASUNTO:Es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da. Est integrado por los siguientes elementos: La palabra asunto seguida de dos puntos. Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (conpocas palabras, pero que se comprenda)Asunto: Concurso Nacional De Minera.1.7 REFERENCIA:La referencia es la parte que hace menciona a los antecedentes del documento que se elabora. Es un parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos.El uso de referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera.Elementos: El termino referencia. El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedentes.Ref.: oficio. N123-12-ORDe 19 de Nov. De 2012NOTA SOBREEL VOCATIVO.El vocativo es una palabra o frase que se utiliza antes de empezar la redaccin del texto.Seor Director:Muy Seor Mo:De mi mayor consideracin:2. TEXTO:Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento.

2.1 CARACTERSTICAS VITALES DEL TEXTO.

Claridad: todo documento debe ser claro, inteligible, de fcil comprensin. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con mucha facilidad. Integridad: toda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se trasmite; la misma que al ser leda no debe presentar vacos, dudas ni ambigedades. Brevedad: todo documento debe ser breve y gil, sin palabras innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa. Cortesa: el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Teniendo en cuenta la jerarqua del destinatario, sin llegar a la adulacin ni a la sumisin. Correccin: no debemos cometer errores gramaticales no ortogrficos. Debemos escribir las palabras con las letras o graficas que les corresponda, no abusar delas maysculas ni descuidarnos de ellas, colocar debidamente las tildes y los signos de puntuacin.

2.2 ETAPAS DE ELABORACIN DEL TEXTO: CONCEPCINEs la etapa inicial ella elaboracin del texto. Se realiza en forma mental y permite formarnos una idea la ms aproximada posible de lo que ser el texto. RECOLECCIN DE DATOS.Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir el material y la informacin necesaria, siempre teniendo en cuenta que sean fuentes confiables de informacin. BOSQUEJO SINTTICO DE IDEAS.Se hace anotaciones cortas, de tipo telegrama, de las principales ideas que contendr el documento ELABORACIN DEL BORRADOR.Una vez que las han sido bosquejadas, se empieza la elaboracin del borrador, que no viene a ser ms que el desarrollo de dichas ideas. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimiento y creatividad para lograr el texto que deseamos.Las ideas se desarrollan perfectamente en base a oraciones cortas formando prrafos tambin de corta extensin. Se recomienda que cada prrafo contenga solo el desarrollo de una idea. EVALUACIN DEL BORRADOR.En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar rene las caractersticas vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesa y correccin.En segundo lugar, el texto es sometido a una lectura atenta en voz alta y de corrido. REPASO EN LIMPIO. El borrador, una vez evaluado con seriedad, es pasado a limpio, es decir transferido a otra hoja. Por esta accin debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes que en esta etapa vuelven acometer errores.

3. TERMINO:Se conoce como termino al extremo inferior del documento y est integrado por las siguientes partes: ante forma, firma, pos firma, sello, anexo, con copia y pie de pgina. Antefirma:Es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo seala, procede a la firma del responsable de la comunicacin.En la actualidad, la frmula que se usa como antefirma viene a ser la palabra atentamente, seguida de cmo. La frmula dios guarde a Ud. Ya no se utiliza.Hay documentos que no llevan antefirma tales como la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud el convenio. Firma:La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.Observaciones:La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en sus copias.Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor jerarqua, o si son del mismo nivel jerrquico. Pues firma:Es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta por los siguientes elementos: Profesin o grado acadmico, en forma abreviada: Ing. Nombre nombres y apellidos del mismo, con maysculas: SANTISTEBAN BELTRAN DIEGO. Cargo que desempea.: jefe de servicios higinicos.

Ing. SANTISTEBAN DIEGO BELTRAN.Jefe De Servicios Higinicos

OBSERVACIONES:Si una persona tiene ms de un ttulo, en el pos firma se utiliza solamente la abreviatura de su ttulo profesional o grado ms alto. Sello:El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva: refrenda la firma del responsable de la comunicacin.Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del estado, y puede tener otras en el sector privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directos. Anexo:Es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompaar objetos u testimonios, fotografas, casetas, videos, etc., para sustentar su pedido.Elementos: La palabra anexo, subrayada, seguida de dos puntos. El nombre del objeto o del documento que se acompaa.

ANEXO: copia de la R.R.N 176-UNA, de 17-02-12Observaciones:Si los objetos o documentos que se acompaan al que redactamos son dos o ms, se utiliza el trmino anexos y se los ordena y enumera teniendo en cuenta uno de los criterios que mencionamos en la observacin siguiente.Anexos:01. Partida de nacimiento.02. Certificado de trabajo.03. Declaratoria jurada.jANEXO 01

Con copia:Es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta.Elementos:El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase con copia: C.CLa redaccin de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento.C.C:DIRECCION-SUBDIRECCION.ARCHIVO.OBSERVACIONES:A esta parte se usa en todos los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer reconocer a autoridades, dependencias y/o autoridades que, por funcin o a juicio del remitente deben enterarse de lo que se est remitiendo.DISTRIBUCIN:Dpto. de adquisiciones.Dpto. De ventas.AlmacnArchivos.

Pie de pgina:El pie de pgina es la parte que identifica a los responsable de la elaboracin del documento. Comprende las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la por firma y de aquella que se encarg de su mecanografiado o digitacin a computadora.Estas iniciales se colocan al culminar la redaccin del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras maysculas, las iniciales de la persona que figura en el pos firma.OBSERVACIONES:Cuando la naturaleza de la comunicacin, su contenido o cualquier otra circunstancia obliga a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografa, solo se coloca las iniciales de aquella persona con maysculas: PTF.Si el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario, se coloca solamente las iniciales de la persona responsable de la comunicacin, no se coloca puntos.

Nombre del aoMembrete lugar y fecha CdigoDestinatario Asunto ReferenciaAntefirma FirmaSelloPos firmaAnexo Pie de pagina

PRESENTACIN FORMAL DE DOCUMENTOS.

Un documento administrativo no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal manera que su aspecto exterior estimule positivamente para su lectura.Estos constituyen nuestra carta de presentacin. En ellos se refleja nuestro nivel de cultura, nuestra preparacin, nuestro cuidado y nuestra identificacin con la entidad donde trabajamos.La presentacin formal de un documento compromete laconsecion de sus objetivos. Es fcil suponer que uno mal distribuido en el papel, escrito de extremo a extremo, sin imgenes, sea, mal presentado, condicionara anmicamente al destinatario, quien Lole era tal vez por compromiso.Por esta razn, cada vez que se nos ofrezca la oportunidad de redactar un documento debemos hacerlo con muchsimo cuidado sin menospreciar su debida configuracin visual, con el fin de crea en el lector esa imagen armoniosa y esttica que proyecta un documento bien hecho.Una adecuada presentacin formal de un documento se logra observando los siguientes pasos:1. Los mrgenes:Son los espacios en blanco que se deja alrededor de los escritos. Se establecen teniendo en cuenta el tamao d los papeles ellos cuales se redactan.1.1 Mrgenes en papel A4.Recibe el nombre de papel oficial y mide 29.7 cm de largo y 21 cm de ancho. Este papel sirve para la elaboracin de todo tipo de documentos, excepto de los memorandos, citaciones individuales y otras comunicaciones de corta extensin.Los mrgenes: Margen superior a 12 espacios verticales o a 5 cm.Margen izquierdo a 20 espacios horizontales o a 4.5 cm.Margen derecho, a 12 espacios horizontales o a 2.5 cm.Margen inferior a 7 espacios verticales a 3 cm.

1.2 Mrgenes en el papel A5:Bien ase la mitad del papel A4 mide 21 cm de largo y 14.8 de ancho. Se usa para la redaccin de documentos breves.Los mrgenes: Margen superior a 7 espacios verticales o a 3 cm.Margen izquierdo a 12 espacios horizontales o a 3 cm.Margen derecho, a 8 espacios horizontales o a 2 cm.Margen inferior a 5espacios verticales a 2 cm.

Superior: 12 esp.Derecho: 12 esp.Izquierdo: 20 epacios.Inferior: 7 esp.

Superior: 7 esp.Derecho: 8 esp.Inferior: 5 esp.Izquierdo: 12 esp.

2. Espacios:Las partes de un documento deben distribuirse en el papel con esttica espaciada, de manera que la visin del todo genere en el destinatario una apreciacin positiva.Los espacios se separan unas de otras de acuerdo al tamao del papel.

2.1 Espacios en el papel A4.Entre espacios verticales

Borde superior de la hoja lugar y fecha. Lugar y fecha y cdigo. Cdigo y destinatario. Destinatario y asunto. Asunto y referencia. Referencia y texto. Lnea y referencia. Prrafo y prrafo. Antefirma y pos firma. Nombre del firmante y su cargo. Anexo y con copia.12 a 5 cm3222312412

2.2 espacios en el papel A5.Entre espacios verticales

Borde superior de la hoja lugar y fecha. Lugar y fecha y cdigo. Cdigo y destinatario. Destinatario y asunto. Asunto y referencia. Referencia y texto. Lnea y referencia. Prrafo y prrafo. Antefirma y pos firma. Nombre del firmante y su cargo. Anexo y con copia.7-3 cm2-2.521.51.53211.51.51.5

3. UBICACIN ESTNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO.

Ubicacin tanto en el papel A4 y A5 se debe tener en cuenta lo siguiente: El membrete, destinatario, asunto. Referencia. Anexo, con copia y pie de pgina tiene la ubicacin fija. El nombre se ubica frente al membrete. El lugar y fecha se redacta a partir de la parte cntrica de la hoja hacia la derecha. El cdigo se localiza en el margen izquierdo antes del destinatario, aunque a veces se traslada a la parte cntrica superior de la hoja. El texto se extiende a lo largo del papel debidamente centrado. La antefirma se escribe a partir de la parte cntrica de la hoja hacia la derecha. El pos firma se redacta debajo la antefirma, ms o menos, a partir de la mitad de la palabra atentamente.

4. NUMERACIN DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUIENTES.En el caso de emplear dos o ms pginas en la redaccin de un documento se recomienda lo siguiente: Utilizar un papel membretado solamente para la primera pgina y la segunda y las siguientes, papel de igual calidad, tamao y gramaje pero sin embretar. Numerarlas paginas a partir de la segunda, dando por sobreentendida la numeracin de la primera y de las siguientes. Identificar las paginas correspondientes con cualquiera que sea la numeracin:

Numeracin simple:Es decir, con nmeros arbigos entre guiones; se ubica en la parte cntrica superior de la hoja, a 5 espacios o a 2cm.--2--

NumNumeracin minuciosas:Se presenta con: cdigo del documento la abreviatura del nmero arbigo.

INFORME N 025 076-12-UHAPago. 2

NUMERACION COMPUESTA:Comprende los nmeros que corresponden a la pgina respectiva y a la ltima pgina del documento. Se separan por un guion y se grafican en la parte cntrica inferior de la hoja 2 cm. 2-4

5. Estilos formales de redaccin:5.1 Bloque.Se caracteriza por iniciar la redaccin de los prrafos del texto sin dejar sangra.

5.2 Semibloque:Se singulariza por comenzar la redaccin de los prrafos del texto dejando sangra.

5.3 Bloque externo:Se distingue por comenzar la redaccin de todas las partes del documento en el margen izquierdo, a excepcin del nombre del ao que mantiene su ubicacin habitual y del sello de legalizacin que se imprime al derecho de la firma.

REDACCIN DE DOCUMENTOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA.

LA SOLICITUD1. CONCEPTO:-La Solicitud es un documento por medio del cual se pide en goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendidoEl derecho de peticin de los peruanos est amparado por el Art.2 inc. 20, de la actual Constitucin Poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones, individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competente, la que est obligada a dar al interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.La solicitud se redacta en papel A4 y se utiliza tanto en la administracin pblica como privada.La solicitud inicia el trmite de una accin no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el interesado, por inmediato de otra persona o remitida va fax o por correoA su vez la solicitud se presenta acompaada de los requisitos que exigen las instrucciones para tratar atender el pedido que formulamos. Por ejemplo cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo de pago que se ha efectuado por este concepto.Dichos requisitos pueden ser certificados, constancias, recibos, fotografas, fichas, declaraciones juradas, el currculo vitae.2. ENLACE La solicitud establece relacin entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien est dirigida.El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podra desempear en la institucin o fuera de ella.3. FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDESEsta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 aos. Asimismo, los representantes legales a nombres de aquellos a quienes representan.Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permitan en ejercerlo en determinados casos, como los colegios para que soliciten sus certificados de estudio al concluir su educacin secundaria.La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin, incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.EL que no es miembro de una institucin presenta su solicitud por Mesa de Partes, y el servidor de ella lo puede hacer por Mesa de Partes o por medio su jefe inmediato Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmada y numerada por la persona que decepciona su original. Esta copia es la nica constancia de la presentacin de la solicitud y permanece en poder del solicitante para efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora su atencin.4. PARTES4.1. La solicitud tiene las siguientes partes obligatorias:1. Sumilla2. Destinatario3. Texto4. Lugar y Fecha5. Firma y Pos firma 4.2. Y Las siguientes complementarias: Anexo Con Copia

Partes Obligatorias de la solicitud1) SOLICITA CERTIFICADODE TRABAJO2) SEOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERIA3) Miguel ngel Grados Pando, con LE N 24098798 y domicilio en el Jr.Chota 237 de esta ciudad, ante Ud., con el debido respeto me presento y expongo

Que por convenir a mis intereses, solicito a Ud. Se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que preste en esa Direccin Regional como jefe de la Unidad de Planillas, Grado IV, sagrado 1, durante dos aos: del 02 de Enero de 1994 al 31 de Diciembre de 1996.

POR LO EXPUESTO:Es justicia que espero alcanzar.4) Cerro de Pasco, 11 de enero de 19975) Miguel ngel Grados Pando5. CLASESConocemos dos tipos de solicitudes: individual y colectiva.5.1. Solicitud Individual5.1.1. UsosSirve para gestionar la atencin de un derecho en forma individual. Por ms que una medida administrativa afecte por igual dos o ms personas, cada cual deber de presentar su solicitud por separado.5.1.2. Redaccin De La SemillaLa sumilla resume lo se pide mediante la solicitud. Es el asunto de los otros documentos. Su empleo es de suma importancia, porque facilita la clasificacin de la solicitud y encauza su tratamiento.No est por dems recalcar que toda solicitud como cualquier otro documento administrativodebe desarrollar solo un asunto, o debe contener solo un pedido; o dos, si estos estn estrechamente vinculados entre s.

SOLICITA VACACIONES Solicita Vacaciones Solicita Vacaciones Solicita: Vacaciones5.1.3. Redaccin Del DestinatarioLa solicitud se dirige a la mxima autoridad representativa de una institucin, sea cual fuere el pedido que se formule. Sin embargo, hay organismos y empresas que, por aplicacin poltica se polticas de descentralizacin y desconcentracin de poderes, permiten dirigir la solicitud (especialmente a sus miembros) directamente a quien compete atender lo que se pide. Por ejemplo, la Universidad Nacional De Ingeniera permite dirigir la solicitud por la cual se pide certificado de estudios directamente al decano de la facultad; as como hay empresas que permiten solicitar certificado de trabajo directamente al jefe personal.5.1.4. Redaccin del TextoEl texto de la solicitud consta de tres secciones:a) Exordio: que particulariza al solicitanteb) Exposicin: Que desarrolla los fundamentos o motivos que sustentan el pedido que se realizac) Conclusin: Que finaliza invocando o reiterando lo solicitado.

Secciones Del Texto De La SolicitudSOLICITA SER CONSIDERADOPOSTULANTE A LA PLAZA DECONTADORSELOR DIRECTOR REGIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD

a) Luis Alberto Cervantes Durand, Contador Pblico, con L.E N1209876 y domicilio en el Jr. Bolvar 176 de esta ciudad, ante Ud. Expongo:b) Que por tener conocimiento de la convocatoria a concurso de plazas administrativas por la entidad a su cargo y por reunir los requisitos exigidos, solicito a Ud., considerarme postulante a la plaza de Contador; para tal finc) POR LO EXPUESTO:Ruego a Ud. Se sirva acceder a mi peticin.Cajamarca, Octubre 17 de 1997

Luis Alberto Cervantes Durand

5.1.5. Ubicacin Del Lugar Y FechaEl lugar y fecha de la solicitud se ubica debajo de la conclusin del texto, de la parte cntrica de la hoja hacia la derecha:Lima, 14 de abril de 19975.1.6. Recomendaciones Acerca De La Firma Y Pos firmaa) Al pie del pos firma del peticionario, no es necesario colocar el nmero de su liberta electoral, por haber sido ya dado en el exordio.b) La solicitud es firmada por el solicitante debajo de lugar y fecha, sobre su pos firma.

Humberto Salazar Bejar

c) La persona que no sabe firmar puede estampar su huella digital sobre su pos firma:O puede rogar a otra para que firme por ella. La persona que firma a su ruego lo hace debajo del pos firma del otorgante, especificando su nombre y apellidos y el nmero de su libreta electoral. Por ejemplo:

Crestas Satinas TupiaL.E. N 087654685.1.7. Estructuracin segn formatos La solicitud (tanto individual como colectiva) se redacta en base a dos formatos, que se diferencian por la ubicacin peculiar del exordio en cada uno de ellos. Solicitud En Formato A

SOLICITA AUTORIZACION PARAREALZAR BINGOSEOR PREFECTO DE LA REGION INCACelso Mal partida Chupitas, Presidente de la Asociacin de Padres de Familia del Centro Educativo Inca Garcilaso de la Vega, con L.E. N 7965298 y domicilio legal en la Av. Amrica 567, ciudad, ante Ud. Me presento y expongo:Que con el objeto de recaudar fondos en beneficio de la asociacin que represento;Que por ser nuestro inters contribuir econmicamente en la construccin del nuevo local del colegio;Que por acuerdo de la asamblea general extraordinaria de la asociacin de fecha 19 del presente, solicito a Ud. Tenga a bien autorizarnos la realizacin de un bingo el da 25 de Julio prximo, de 10 a.m. en el patio central de nuestro plantel.

POR LO EXPUESTO: Srvase acceder a mi pedido por ser justo.Cusco, 22 de Junio de 1997Celso Mal partida ChupitasSolicitud En Formato B

SOLICITO GRADO ACADEMICO DE BACHILLERSEOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIAAtilio Venegas Avalos, ex alumno de la Facultad De Ingeniera Civil de la institucin que dirige, ante Ud., me presento y digo:Que por haber concluido satisfactoriamente mis estudios profesionales, de acuerdo con el Plan de Estudios de 1992;Que por reunir los requisitos que exige el Art. 5 del Reglamento de Grados y Titulacin de la Facultad, solicito a Ud. Otorgarme el Grado Acadmico de Bachiller en Ciencias de la Ingeniera Civil; motivo por el cual adjunto a la presente los siguientes documentos1. Certificado de estudios superiores en original;2. Recibo de pago correspondiente para optar el Grado de Bachiller;3. Declaracin jurada de no adeudar a la UNI por ningn concepto;4. Declaracin jurada de no poseer antecedentes judiciales; y5. Dos fotografas de frente tamao pasaporte.POR LO EXPUESTO:Es justicia que espero alcanzar Lima, 15 de Setiembre de 1997 Atilio Venegas Avalos5.2 Solicitud Colectiva5.2.1. UsosSe emplea para pedir la atencin de un derecho que se considera de inters colectivo. Recibe el nombre de memorial5.2.2. Caractersticasa) La sumilla y el texto del memorial se redactan en primera persona plural: Solicitamos instalacin de agua potableb) El exordio se elabora en trminos generales, por ejemplo:Los suscritos en uso de nuestros derechos ciudadanos, moradores del Asentamiento Humano de Vista Alegre, ante Ud., con el mayor respeto nos presentamos y decimos:c) EL texto del memorial casi siempre contiene varios considerandos o fundamentosd) Los que firman el memorial lo hacen anotando el nmero de sus respectivas libretas electorales (a veces, hasta indicando sus direcciones domiciliares).6. La Solicitud En FormularioMuchas entidades del Sector Privado, sobre todo instituciones financieras como bancos y cooperativas, reciben solicitudes de sus clientes pero en formularios especialmente diseados para el fin de peticin. Estos formularios orientan al solicitante permiten ahorrar tiempo y recogen toda la informacin que les ser necesaria para atender la solicitud.7. Solicitud simplificada con carcter de declaracin juradaLas instituciones del Sector Publico, al amparo de la ley de Simplificacin (Ley 25035), vienen creando una serie de documentos simplificados, con la finalidad de brindar facilidades a sus usuarios y racionaliza recursos. Tal es as que se ha creado la solicitud simplificada con carcter de declaracin jurada.Esta solicitud viene a ser un documento de estructura simple y que rene solo la informacin necesaria para el logro de su objetivo, proporciona sea comprobada y evaluada posteriormente por la entidad destinataria. En caso de que se comprobara que la informacin dada sea verdadera, no hay problemas para el solicitante; pero si se verifica que es falsa, es sancionado administrativa y penalmente.La solicitud simplificada con carcter de declaracin jurada, por ejemplo, se admite en las municipalidades para el otorgamiento de la licencia municipal de funcionamiento de microempresas y pequeas empresas. Con la sola presentacin de esta solicitud, en

Papel simple tamao A4, se considera que dicha licencia ha sido concedida automticamente, en forma provisional, por el plazo de 12 meses, periodo en el cual la municipalidad deber efectuar las verificaciones y evaluaciones correspondientes para expedir la licencia de funcionamiento en forma definitiva. Esta solicitud contiene solamente los siguientes datos:7.1. Nombre de la microempresa o pequea empresa y su direccin; adems si tiene telfono, telefax, facsmil y/o tlex;7.2. Numero de RUC (Registro nico del Contribuyente);7.3. Descripcin de la actividad que desarrolla o piensa desarrollar;7.4. Nmero de trabajadores

REDACCIN DE DOCUMENTOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA LA SOLIITUD.EL OFICIO1. CONCEPTOEl oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Pblico; y por extensin, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado.El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de ms alta jerarqua.Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

2. REA DE DIFUSIONEl oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institucin; y a nivel interno, dentro de ella.A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos; yA nivel interno, enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su comunicacin externa.

3. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

3.1. Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abordando asuntos especficos de trabajo, pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

3.2. Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos en la institucin.

3.3. Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, segn los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los rectores vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no as los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o d asignatura que no desempean ningn cargo directivo.

4. PARTES4.1. El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete2. Lugar y fecha3. Cdigo4. Destinatario5. Asunto6. Texto7. Antefirma8. Firma, pos firma y sello9. con copia10. Pie de pgina

4.2. Y las siguientes complementarias: Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa) Referencia Anexo

PARTES OBLIGATORIAS DEL OFICIO

AO DE LA REFORESTACIN:CIEN MILLONES DE RBOLES

1) UNIVERSIDAD NACIONALSAN CRISTBAL DE HUAMANGA

2) Ayacucho, mayo 15 de 1997

3) OFICIO N 054-97-UNSCH-FCA

4) Seor:Ing. JULIO MENDOZA SOTOMAYORDecano de la FacultadDe Agronoma de la UniversidadNacional Agraria de La Molina

5) Asunto:Invitacin Ponente I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la Papa

6) Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir ha organizado el I Seminario Nacional sobre el Cultivo de Papa que se realizar en esta localidad, entre el 27 y 30 de junio del presente ao.Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos de investigacin sobre el cultivo del tubrculo en referencia, me permito invitarlo a participar en dicha actividad como ponente con el tema: "Mejoramiento de Papas en el Per", el da 28 de junio, a las 18 horas, en el paraninfo de esta casa superior de estudios. Sus pasajes y sus gastos de estada en esta ciudad, sern sufragados por nosotros.En espera de su amable respuesta y con !a seguridad de contar con su valiosa participacin, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los miembros de la Facultad a mi cargo y del mo propio.

7) Atentamente,8) Ing. CSAR MONTOYA CANALES Decano de la Facultad de Ciencias Agrarias9) c.c.: Centro Pro. Social Archivo.10) CMC/jug.

5. REDACCIN DEL TEXTOEl texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:5.1. Frmula de apertura: que encabeza la redaccin del texto del oficio. Hay muchas frmulas de apertura, pero las que recomiendan los manuales de redaccin y las directivas internas de los organismos estatales son dos: "Tengo el honor...", cuando el oficio es dirigido a un superior, y "Tengo el agrado...", si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarqua.5.2. Exposicin: que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo ms breve posible. Se inserta a continuacin de la frmula de apertura.No est de ms recordar que al desarrollar el asunto del oficio, debemos dejar de lado la grandilocuencia y la redundancia intiles.La complejidad del trabajo administrativo de nuestra poca nos obliga a ser prcticos, directos y econmicos, en funcin de ahorrar tiempo y esfuerzo.5.3. Prrafo de cierre: que, como su nombre lo indica, es un prrafoque se utiliza al finalizar el texto del oficio.

6. TRANSCRIPCIN DE DOCUMENTOSTranscribir o trascribir significa copiar o reproducir al pie de la letra en un documento lo que est escrito en otro. El oficio es el documento ms utilizado para transcribir otros, en forma total o parcial, tales como actas, dictmenes, certificados y, principalmente, resoluciones; pero no es el nico, porque para dicho fin se usan tambin memorandos y copias certificadas.El texto del oficio que transcribe un documento o parte de l se divide en tres secciones:

6.1. Frmula de apertura: que hace referencia al documento o fragmento que se transcribe. Por ejemplo: "Se ha expedido le siguiente resolucin directoral regional que dice:

6.2. Transcripcin propiamente dicha: que proporciona en forma literal y continuada el documento o fragmento que se ha enunciado.

6.3. Prrafo de cierre: que contiene las disposiciones o motivaciones que impulsan realizar la transcripcin. La frmula ms usada es: "Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y dems fines".

SECCIONES DE TEXTO DEL OFICIO POR EL QUE SE TRANSCRIBE DOCUMENTOS


MINISTERIO DE ENERGA Y MINAS

Ica, 02 de mayo de 1997

OFICIO N 004-97-CE/MC

Seor:Prof. HUMBERTO TINEO PORRASDirector de la USE 04C I U D A D

Asunto:Remito Actas de Evaluacin Final 1996

Es grato / dirigirme a Ud. para comunicarle que adjunto al presente envo a su despacho las Actas de Evaluacin Final del ao acadmico de 1996 de los alumnos del plantel a mi cargo.b)a)

Aprovecho la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.c)

Atentamente,Prof. GUIDO SOLANO ARIAS DirectorANEXO: Actas de Evaluacin Final 1996c.c. ArchivoGSA/ju.

NOTAS:a) Las frmulas de apertura (frases que inician la redaccin del texto) y los prrafos de cierre (frases que finalizan dichos textos), aunque adquieran denominaciones especiales, en todos los documentos que los usan, son, generalmente, "frmulas hechas", rutinarias empleadas por costumbre o por cortesa.b) Existe diversidad de "frmulas hechas" propias de cada documento, que las ofrecemos constituyendo parte de nuestros textos.OBSERVACIONES:a) Un documento, generalmente, se transcribe slo a partir del lugar y fecha o del cdigo y se prolonga hasta el pos firma.b) Se usa comillas al iniciar y finalizar la transcripcin.c) Al transcribir, los prrafos del documento que sirve de original se separan por puntos y rayas.d) Como la transcripcin debe ser fiel a su original, incluso se reproducen los errores tal cual se presentan, pero escribiendo inmediatamente despus de ellos la abreviatura latina, entre parntesis, (sic.), que significa "as est". Esta seal se utiliza con el fin de hacer notar que el error transcrito no es del que transcribe, sino del que mecanografi el documento materia de transcripcin. Por ejemplo: Me dirijo (sic.) a Ud....e) Los agregados y las modificaciones hechas en el texto que se transcribe se encierran entre parntesis, para hacer ver que lo que va entre esos signos no es del texto que sirve de original, sino ajeno a l, adicionado por quien transcribe la comunicacin. As: Regstrese, comunquese y archvese (Fdo.) Ing. ...7. CLASESDistinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple.

7.1. OFICIO SIMPLE7.1.1. USOSEl oficio simple, conocido comnmente slo como "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario.

7.1.2. CARACTERISTICASa) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada "destinatario".b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento, o sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios y memorandos mltiplos.c) Lleva la palabra "oficio" en el cdigo como denominacin del documento.d) Es mecanografiado con pocas copias: el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la "con copia".

7.1.3. ESTRUCTURACIN SEGN FORMATOS

OFICIO EN FORMATO A

_______---------, -------------------------------------------Seor :Asunto :------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.---------------------.

----------------------------------------------------- / --------

OFICIO EN FORMATO B

_______---------, ----------------------

---------------------Al :Asunto :------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.---------------------.

----------------------------------------------------- / --------


MINISTERIO DE EDUCACIN

Trujillo, 17 de mayo de 1997

OFICIO N 132-97-DRE/USE-14

Seor:Prof. LEONIDAS PERALES LOZANODirector Regional de Educacin CIUDAD

Asunto:Agradecimiento apoyo brindado

Tengo el honor de dirigirme a Ud. para comunicarle que por disposicin superior he sido designado a partir del 21 del presente. Director de la Unidad de Servicios Educativos N 04 de Tumbes, motivo por el cual dejo constancia de mi agradecimiento a Ud. y, por su intermedio, a todo el personal de esta Direccin Regional, por el permanente apoyo que me brindaron en el cumplimiento de las acciones educativas que me fueron encomendadas.Hago propicia la ocasin para reiterarle mi ms profundo reconocimiento y agradecimiento.Atentamente,

Prof. ANTONIO RIVA LPEZDirector de la USE 14 de TrujilloC.c.:Subdireccin RegionalArchivo


MINISTERIO DE LA MUJERY DEL DESARROLLO HUMANO

Chimbote, julio 16 de 1997

OFICIO N 121-97-MJDH

Al:Prof. ARTURO AGUIRRE ROCAGerente General De La Minera Sancocha

Asunto:Solicito autorizacin de visita a Centro Minero

Tengo el honor de dirigirme a Ud. para solicitarle tenga a bien autorizarnos el uso del estadio del plantel a su cargo para el da domingo, 21 del presente, a las 10.00 horas, con el objeto de llevar a cabo un Festival Deportivo entre los Clubes de Madres de la provincia del Santa, con motivo de conmemorarse el primer aniversario de nuestra creacin institucional.

En espera de su digna autorizacin, me suscribo de Ud.

Atentamente,

Arq. LUIS GONZALES PRETELL Director Zonal7.2. OFICIO MLTIPLE 7.2.1. USOSEl oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios.Sobre este particular, revisando los manuales de redaccin, las directivas internas y los archivos de los organismos estatales, hallamos dos denominaciones: "oficio circular" y "oficio mltiple" para referirse al oficio que va dirigido con el mismo contenido a varios destinatarios.Pocas son las entidades que establecen diferencias entre una y otra denominacin. Estas pocas instituciones llaman "oficio circular" a aquellos que comunican deposiciones, y "oficio mltiple", a los que proporcionan cualquier otra informacin diferente a disposiciones...Sin embargo, a adoptar el nombre de "oficio mltiple" para aquel que tiene vanos destinatarios, debido a dos motivaciones Muy sencillas: primero, si al oficio que tiene un solo destinatario se le llama "oficio simple", al que tiene varios es lgico llamarlo "oficio mltiple", por mera oposicin; y segundo, por reservar la palabra "circular" como nombre de otro documento que se emplea en la administracin privada.7.2.2. CARACTERSTICASa) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hacen referencia en la parte denominada "distribucin".b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempean.c) En el cdigo, lleva "oficio mltiple" como nombre del documento y mantiene la misma numeracin para todos los ejemplares.d) El espacio correspondiente al "destinatario" es dejado en blanco, con la nica mencin del tratamiento "seor" o "al", segn formatos que se empleen.e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio, pero s, en los de circulacin externa.f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de "destinatario" deber comprender tantas lneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitiremos los ejemplares del oficio.g) El espacio en blanco del "destinatario" de cada ejemplar del oficio mltiple, en casos de necesidad u obligatoriedad, ser llenado con los datos del destinatario del documento,h) Por otro lado, tambin se dejan en blanco las partes divergentes del texto para ser completadas despus ejemplar por ejemplar (Observe el texto del oficio de la pgina que sigue).i) El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular. O sea que no debe decirse, por ejemplo, "Tengo el agrado de dirigirme a Uds....", sino "Tengo el agrado de dirigirme a Ud....", como si el oficio tuviera un solo destinatario.

7.2.3. ESTRUCTURACIN SEGN FORMATOSEl oficio mltiple se encuentra en base a los mismos formatos proporcionados para redactar el oficio simple.

OFICIO MLTIPLE EN FORMATO A


MINISTERIO DE TRANSPORTE COMUNICACIONES, VIVIENDA Y CONSTRUCCIN

Cajamarca, 02 de junio de 1997

OFICIO MLTIPLE N 017-97-5560

Seor:

Asunto:Licencias casas vivienda

Es grato dirigirme a Ud. para comunicarle la obligacin que tiene su despacho de enviar trimestralmente a esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la construccin de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdiccin.

Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitirnos, a la brevedad, dichas nominas a partir del mes de ----------------------------

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.

Atentamente,

Ing. TULIO VSQUEZ ALVA Jefe Departamental Cajamarca

DISTRIBUCIN: Municipalidades Provinciales deCuervoChotaSanta CruzArchivo (02)TVA/lat.OFICIO MLTIPLE EN FORMATO B


MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Chiclayo, 05 de junio de 1997

OFICIO MLTIPLE N 032-97 MP/DDT

Al:

Asunto:Reunin de coordinacin

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para solicitarle se sirva autorizar la asistencia del Jefe de la Oficina de Planificacin del Ministerio a su cargo a una reunin que se llevar a cabo el 08 del presente, a horas 4.00 p.m., en el auditorio de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

El objeto de dicha reunin es coordinar la ejecucin de obras de infraestructura en el departamento y evitar la duplicidad de recursos y la interferencia entre sectores.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a Ud. mi consideracin distinguida.

Atentamente,

Ing. DARO LOLI ZAMBRANO Director Departamental De Lambayeque

DISTRIBUCIN: Ministerios (08)Archivo (02)

DLZ/ley.EL MEMORANDO

1. CONCEPTOEl memorando es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del Estado y en las entidades del Sector Privado. Es flexible y prctico, breve y directo.Se redacta en papel A5 y se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin.Por ser un documento de vasta utilizacin, muchas instituciones o empresas hacen imprimir formatos de memorandos, para facilitar su redaccin.Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones qu incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, que usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

2. REA DE DIFUSINEl memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa.Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y de racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa; o entre gerentes o jefes del mismo nivel.3. FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOSLa tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.4. PARTES4.1. El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:1. lugar y fecha6. Antefirma2. cdigo7. Firma y pos firma3. destinatario8. con copia4. asunto9. Pie de pgina5. texto

4.2. Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Destinito (persona que enva el documento) Referencia Sello (obligatorio para los que lo tienenPARTES OBLIGATORIAS DEL MEMORANDO

1) Chosica, 02 de julio de 1997

2)MEMORANDO N 117-97-DIR

3)Seor:Prof. VICENTE VARGAS PALOMINOSubdirector

4)Asunto:Remisin nmina alumnos matriculados

--------------------------------------------------------------------------------------5)Agradecer a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Direccin la nmina de los alumnos matriculados en el Plantel durante el presente ao escolar, para su envo urgente a la USE 10, bajo responsabilidad.

6) Atentamente,

7) Prof. JUAN SOTO ESCOBARDirector

8) C.c. Archive

9) JSE/ rag.

5. REDACCIN DEL TEXTOEl texto del memorando comprende dos secciones:5.1. Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..."

Existen muchas frmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las frmulas: "Srvase..." (Como en el caso anterior) y "Comunico a Ud...", como en el siguiente:"Comunico a Ud. que esta Jefatura ha visto por conveniente disponer su incorporacin al equipo de trabajo que est culminando el estudio sobre 'El Desarrollo de la Vivienda en Piura', motivo por el cual estimar integrarse en el acto al referido equipo".

Mientras que los memorandos que se envan al superior o a, servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso por tres das, a partir del lunes 15 de los corrientes, por tener la urgente necesidad de viajar a la ciudad de Barranca"."Me dirijo a Ud..."5.2. Exposicin: que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

IMPORTANTE:El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre".

SECCIONES DEL TEXTO DEL MEMORANDO

Lima, 14 de julio de 1997

MEMORANDO N 100-97-UP

Seor:Prof. VICENTE VARGAS PALOMINOSubdirector

Asunto:Remisin nmina alumnos matriculados

-------------------------------------------------------------------------------------------a)

Tenga a bien / apersonarse a esta Jefatura el da de hoy, a las 17.30 horas, a fin de regularizar la licencia que solicitara por 08 das el mes pasado.b)

Atentamente,

Aboga. FLIX TORRES ZAMBRANO Jefe Unidad de Personal

C.c. Flder personalArchivo

FTZ/ lye.

6. CLASESDiferenciamos dos clases de memorandos: simple y mltiple.

6.1. MEMORANDO SIMPLE6.1.1. USOSSe utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

6.1.2. CARACTERSTICASComparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

6.1.3. ESTRUCTURACIN SEGN FORMATOSLos formatos ms empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partes del encabezamiento.

MEMORANDO EN FORMATO A

---------, ------------------------------------------------Seor :Asunto :------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.---------------------.------------------------------------------------ / --------

Cuzco, 16 de julio de 1997MEMORANDO N 102-97-DR

Seor:Ing. WILHEM ALATRISTA SAN ROMNJefe Unidad de Abastecimientos

Asunto:Rendicin de cuenta--------------------------------------------------------------------------------------------Comunico a Ud. que el da de hoy esta Direccin ha decepcionado un tlex de la Sede Central (Lima) por el que la Direccin General de Administracin le solicita la urgente rendicin de cuenta del anticipo que recibi el 08 del presente por la suma de TRESCIENTOS NUEVOS SOLES (S/. 300.00)

En consecuencia, tenga la gentileza de hacernos llevar llegar dicha rendicin a la brevedad posible en original y dos copias, para su envo a la superioridad.

Atentamente,

Arq. ELEAZAR VILLA SOLAR Director Regional

c.c. Archivo

EVS/luz.

MEMORANDO EN FORMATO B---------, ------------------------------------------------Al :Asunto :------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

---------------------.------------------------------------------------ / --------

Ayacucho, 20 de julio de 1997

MEMORANDO N 234-97-TC/DR

Seor:Ing. TOMS SAN MARTN CARRASCOJefe de la Unidad de Operaciones

Asunto:Transcripcin Of. N 146-97-ORTT del 17-07-97

--------------------------------------------------------------------------------------------Transcribo a Ud. el oficio del rubro del asunto que a la letra dice:

Huancayo, 17 de julio de 1997.- OFICIO N 146-97-DRTT.- Seor: Director Regional de Transporte Terrestre de Ayacucho.- AYACUCHO.- Por intermedio del presente, tengo a bien comunicar a su despacho que el Sr. Julio Barreto Aparcan, chofer de esta Direccin Regional, viaja a esa localidad el prximo 22 de los corrientes, conduciendo el volquete REG 1999, color verde, para trasladar a sta el tractor Caterpillar GRM 851, por lo que ruego a Ud. brindarle las facilidades del caso.- Atentamente, (Fdo.) Ing. VIDAL ASENCIOS PARRA, Director Regional de Transporte Terrestre de Huancayo.------------------------------------------------------------

Lo que comunico a Ud. para lo pertinente.

Atentamente,

Ing. LEX BRAVO TELLO Director Regional AyacuchoC.c. AdministracinJefe de PersonalOf. de MantenimientoArchivoMEMORANDO EN FORMATO C

--------------------------------A:De:Seor :Fecha:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.---------------------.------------------------------------------------ / --------

MEMORANDO N 129-97-UI

A:Soc. JUSTO FIGUEROA CAYODe:Jefe Unidad de IndustriaAsunto:Informes Curso MercadotecniaFecha:24 de julio de 1997--------------------------------------------------------------------------------------------Hago de su conocimiento que, por disposicin superior, debe Ud. proporcionar informes semanales a esta Unidad acerca de su participacin en el Curso sobre Mercadotecnia, que se desarrolla en el auditorio de la Regin Chavn.

Atentamente,

Lic. GLADYS ABREG PAZJefe Unidad Industria

C.c. ArchivoGAP/lug.

OBSERVACIONES:a) Los memorandos en los formatos C y D se redactan tambin sin la lnea del destinado, es decir, sin las lneas correspondientes a las palabras de y delb) Los servidores que no ocupan cargos administrativos elaboran los memorandos que envan mayormente en formato D.Estos memorandos remitidos por los que no desempean cargos no llevan nmero ni siglas. Por ejemplo:c) Ella lnea de la fecha se incluye el nombre del lugar si el memorando es enviado de una localidad a otra. Veamos:d) En algunas instituciones o empresas, cuando el memorando es dirigido al subordinado, el remitente cambia la ubicacin de las lneas del destinatario y del destinado: "de" o "del" pasa a ser la primera lnea del encabezamiento y "a" o "al", la segunda.

6.2. MEMORANDO MLTIPLE6.2.1. USOSSe usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios.

6.2.2. CARACTERSTICASTiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento (consulte las pgs. 106 y 107). En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular".

6.2.3. ESTRUCTURACIN SEGN FORMATOSSe estructura teniendo en cuenta los mismos formatos existentes para la redaccin de memorandos simples.

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO A

Lima, 18 de agosto de 1997

MEMORANDO MLTIPLE N 087-97-MA/DGA

Seor:Asunto : Uso uniforme de las comunicaciones escritas--------------------------------------------------------------------------------------------Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados por la Direccin Regional a su cargo, no estn siendo redactados teniendo en cuenta las disposiciones impartidas. Motivo por el cual agradecer a Ud. tenga a bien instruir a su personal sobre las normas proporcionadas en el Manual de Instruccin No 001-97-MA/DGA.

Atentamente, Ing. MARCIAL GANOZA BORJA Director General de Administracin

DISTRIBUCION:Direcciones Regionales (16)Archivo.

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO B

Tumbes, 20 de agosto de 1997

MEMORANDO MLTIPLE N 029-97-DZT

Al:Asunto : Restriccin licencias y permisos--------------------------------------------------------------------------------------------En vista de haber comprobado cierta demora en el cumplimiento de las acciones encomendadas a esta Direccin, comunico a Ud. que, de hoy en adelante, las licencias y permisos al personal se limitarn a los estrictamente necesarios, justificados mediante documentos probatorios.

Atentamente,

Dr. SAMUEL MNDEZ PINO Director ZonalDISTRIBUCION:Jefaturas (05) ArchivoRedaccin de textos administrativosPgina 45

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO C

MEMORANDO MLTIPLE N 109-97-MPC

A:Asunto :Coordinacin colecta pblicaFecha:23 de agosto de 1997--------------------------------------------------------------------------------------------Habindose programado una colecta pblica en pro de la reforestacin del cerro La Picota, ruego a Ud. coordinar con el Sr. Fidel Godoy Legua la realizacin de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso.

Atentamente,

HUMBERTO LAZARTE PECHO Jefe de PersonalDISTRIBUCION:Juan Pasiva TuerosConsuelo Cabrera DelcoFidel Godoy Legua Archivo.

7. EL DESTINATARIO DEL MEMORANDOEst compuesto por los siguientes elementos:7.1. El tratamiento "seor" o los trminos "a" o "al", segn los formatos que se empleen, seguido de dos puntos; y7.2. La identificacin de la persona a quien nos dirigimos. (Esta identificacin se efecta de la misma manera que el "destinatario" del oficio, pero sin mencionar la sede de la institucin donde presta servicios dicha persona: vea nuestros ejemplos).

Redaccin de textos administrativosPgina 122

LA CARTA

1. CONCEPTOLa carta es un documento de carcter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del Estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de inters comn relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

2. REA DE DIFUSINLa carta se difunde:2.1. En las empresas y dems entidades del; Sector Privado, estableciendo comunicacin a nivel externo; o sea con entidades y personas ajenas a ellas, tal como lo hace el oficio en las instituciones pblicas; y2.2. Entre personas naturales para que se comuniquen entre s y con empresas y dems instituciones pblicas y privadas.Ya que las entidades privadas emplean la carta para su comunicacin externa; en el mbito interno, hacen uso, con ms frecuencia, de memorandos e informes.

3. FACULTAD PARA FIRMAR CARTASLa tienen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.

4. PARTES4.1. La carta presenta las siguientes partes obligatorias:1. membrete2. lugar y fecha3. cdigo4. destinatario5. asunto6. texto7. antefirma8. firma y pos firma (sello si hubiera)9. "con copia"10. pie de pgina

4.2. Y las, siguientes complementarias: nombre del ao la lnea de atencin referencia vocativo anexo

PARTES OBLIGATORIAS DE LA CARTA

REPRESENTACIONES CAPPELLETHI1)

Av. Repblica de Panam 1299 Telf. 4579842 fax 4897687 LIMA 13 PER Lima, 14 de enero de 19972)

CARTA N 006-97-RC3)

4)

SeoraPIEDAD GUERRERO GONZALESJirn Asamblea 304AYACUCHO5)

Asunto :Remisin pedido telefnico

Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefnico del da 12 del presente ha sido enviado el da de ayer por medio de la Empresa de Transportes Los Libertadores S.A., y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera satisfaccin.6)

Sin otro particular, y como siempre a la espera de sus gratas rdenes, nos despedimos hasta otra oportunidad.7)

Atentamente,

(8) JOS ALVARADO RISCO Gerente General C.c.: Almacn Archivo.9)

JAR/ante.10)

OBSERVACIONES SOBRE ALGUNAS PARTES DE LA CARTA:a) Sobre el membrete: si el que enva la carta es una persona natural o una entidad que no emplea papel membretado para sus comunicaciones, el uso de esta parte no es obligatorio;b) Acerca del cdigo: de igual manera, si el remitente es una persona natural o una entidad que enva muy pocas cartas, el uso del cdigo en stas no es obligatorio;c) En torno al nombre del ao: el uso de esta parte -como sabemos- es obligatorio solamente en los documentos oficiales de. .las instituciones pblicas de circulacin externa; en los dems es opcional; en consecuencia, su empleo en la carta depender del remitente.d) Sobre el vocativo: pueda ser que en algunas cartas, el uso delvocativo sea necesario; pero en las dems convendra dejarlo de lado, por obsoleto.'

5. REDACCIN DEL TEXTOEl texto de la carta consta, generalmente, de tres secciones:

5.1. Frmula de apertura, que inicia la redaccin del texto de la carta. Es una frase de cortesa que se usa por costumbre. Por ejemplo: "Por la presente...", "Es grato...", "Tengo el agrado....", "Es sumamente grato....", "Agradeceremos a usted....", "Tenga a bien....".

5.2. Exposicin, que viene a ser el desarrollo del mensaje que se desea transmitir. Es la parte central de la carta. Se redacta en forma breve, directa, clara, precisa y coherente, empleando los trminos ms apropiados a fin de influir en el lector como quisiramos.

5.3. Prrafo de cierre, que finaliza la redaccin del texto de lacarta. Es una frase hecha, utilizada por cortesa. Hay infinidad deprrafos de cierre. He aqu algunos ejemplos: "Sin otro particular, nos suscribimos de usted.", "Su atento y seguro servidor.",

SECCIONES DEL TEXTO DE LA CARTA

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EDUCATIVAS "La Educacin del Tercer Milenio"Lima, 23 de febrero de 1997CARTA N 016-97-ILE/ETMSeor Ing.CARLOS ALVIAR MADUEODirector del Centro de DesarrolloAgropecuario de CajamarcaAv. La Libertad 1203 CAJAMARCA

Asunto: Intencin de celebrar convenioa)

Tengo el agrado de dirigirme a usted / para hacer de su conocimiento que el instituto que me honro en representar est empeado en contribuir en el mejoramiento de la calidad educativa de nuestra poblacin, motivo por el cual estamos desarrollando una serie de actividades acadmicas en las ciudades ms importantes del Per; y teniendo conocimiento que su prestigiosa institucin tiene tambin los mismos propsitos, le proponemos celebrar un convenio de cooperacin mutua para aunar esfuerzos y anhelos en bien de la educacin de nuestro pueblo. Acompaamos a la presente un proyecto de dicho convenio para que nos hagan llegar su valiosa opinin.b)c)

En espera de sus gratas noticias, nos suscribimos de usted.

Atentamente,Prof. RICARDO VEGA ALVARADO Director ANEXO: Proyecto de convenio

6. CLASESLas cartas se clasifican teniendo en cuenta diferentes criterios. Nosotros las clasificamos considerando dos criterios: el nmero de destinatarios y el tema que tratan.6.1. CARTAS POR EL NMERO DE DESTINATARIOSSon simples y circulares. Las cartas simples son aqullas que tienen un solo destinatario y las circulares que tienen varios. Las cartas simples como las cartas circulares comparten las mismas caractersticas de los oficios "simple" y "mltiple", con la nica diferencia que llevan por denominacin "carta" y "carta circular", respectivamente. Los ejemplos de carta dados anteriormente son cartas simples y el que sigue es carta circular:

GRFICA MUNDIAL S.A.Jr. Santa 189 Telf. 589784 Chiclayo

Chiclayo, diciembre 15 de 1997

CARTA CIRCULAR N 027-97-GMSeor:Asunto:Suspensin atencin al pblicoMe dirijo a usted con el fin de comunicarle que, debido a la realizacin del inventario fsico de fin de ao, nuestra empresa suspender su atencin al pblico los das 30 y 31 del mes en curso, por lo que agradecer tenga a bien tomar debida nota de esta situacin.Con la cordialidad de siempre y desendole una feliz navidad y prspero ao nuevo, me suscribo de Ud.Atentamente,REMIGIO JARA PINARES GerenteDISTRIBUCIN: Proveedores(10)Clientes(50)Archivo.

6.2. CARTAS POR EL TEMA QUE TRATANLas cartas por el tema que tratan pueden ser agrupadas en administrativas, comerciales, notariales y familiares.

6.2.1. CARTA ADMINISTRATIVAEs aquella que trata asuntos de carcter administrativo en las empresas e instituciones que no dependen del Estado. Por medio de esta carta, las entidades remiten documentos u objetos; realizan gestiones; presentan a sus trabajadores; efectan consultas; invitan a personas naturales e instituciones a participar en actividades culturales, acadmicas, cientficas, sociales, deportivas; solicitan e intercambian informacin y coordinan acciones diversas de trabajo interinstitucional. Por ejemplo:

UNIVERSIDAD PRIVADA CSAR VALLEJOTrujillo, marzo 16 de 1997 CARTA No 026-97-UPCVSeor Soc.FREDDY GANOZA SAMANIEGODirector del InstitutoNacional de Becas (INABEC)Av. Repblica de Chile 875LIMA 23

Asunto: Solicita informacin sobre Crdito EducativoEs grato dirigirme a Ud. con el fin de solicitarles informacin sobre el otorgamiento del Crdito Educativo a estudiantes universitarios, ya que tenemos inters en que nuestros alumnos se beneficien con esa valiosa ayuda que su institucin brinda a la juventud estudiosa del pas.A la espera de sus gratas noticias, aprovecho la oportunidad para reiterarle las muestras de mi consideracin ms distinguida.

Atentamente,

Dr. ELMER GONZALES CARRIN RectorC.c.:Oficina de Bienestar UniversitarioArchivo.

EGC/edro.6.2.2. CARTA COMERCIALEs aquella que emplean las empresas y las personas naturales para tratar asuntos relacionados con la actividad comercial. Mediante esta carta se realiza pedidos de mercadera; se enva documentos como guas de remisin facturas, catlogos, lista de precios; se propagandista la salida al mercado de algn producto nuevo; se oferta productos; se remite cheques, giros o comprobantes de movimientos econmicos realizados en los bancos u otras entidades financieras; se hace reclamos; se avisa el vencimiento de plazos para el pago de letras de cambio o de otros compromisos contrados; en fin se efecta cualquier otra accin vinculada con el comercio y las finanzas. Por ejemplo:

COMERCIAL TAI LOY Jr. Andahuaylas 765 Telf. 4679864LIMA 1CARTA N 006-97-CTLLima, 14 de enero de 1997SeorPEDRO AGUIRRE HURTADO Librera "El Estudiante" Jr. Amazonas 198TINGO MARA

Asunto : Remitimos catlogo 1997Adjunto a la presente, te remitimos el catlogo de 1997 de nuestra empresa, de fecha 10 del mes en curso, en el cual incluimos los nuevos productos que estamos ofreciendo en oferta, as como los descuentos que hacemos por volumen de compras y por compras al contado.

Atentamente,LUCILA JARA GALLO Gerente de VentasANEXO: Catlogo 1997 UG/luna.6.2.3. CARTA NOTARIALRecibe el nombre de carta notarial aqulla que se enva con la firma del remitente legalizada por notario pblico, en los casos que dispone la ley o en los que el interesado considera delicados o de mucha responsabilidad.Por ejemplo, los casos en los que se requiere enviar carta notarial son dos: en casos de renuncia de derechos y en los de desistimiento de pedidos o reclamos efectuados.En los ltimos aos, en la administracin pblica, cuando es necesario, las firmas de los que envan o presentan documentos (cartas, solicitudes) tambin son legalizadas por funcionarios pblicos autorizados para tal fin. As, en el Poder Judicial, las legaliza el auxiliar jurisdiccional autorizado para el efecto.La carta notarial es elaborada por el mismo interesado o a su pedido en la notara, pero es firmada obligatoriamente en presencia del notario pblico.Puede hacer uso de la carta notarial cualquier persona natural, el trabajador de una institucin o el representante legal de una entidad pblica o privada.Seguidamente ofrecemos algunos casos en los que se Utiliza la carta notarial:

a) Al presentar renuncia voluntaria al trabajoEl trabajador que ha decidido renunciar voluntariamente al trabajo que viene desempeando, debe comunicar tal decisin al empleador mediante carta simple, con 30 das de anticipacin. (Aunque este plazo podra exonerarse por iniciativa del empleador o a solicitud del trabajador). Sin embargo, si lo desea puede hacerlo tambin con su firma legalizada por notario o funcionario pblico autorizado del centro laboral donde presta servicios. (Concordado con el D.L. 21116, el Art. 519 del Decreto Legislativo 728: Ley de Fomento del Empleo y el Art. 23g del Texto nico Ordenado de la Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos).

b) Al solicitar retiro o cese voluntarioEl servidor que ha decidido retirarse o cesar voluntariamente de su centro laboral, del mismo modo, deber comunicar tal determinacin mediante carta simple, o con firma, legalizada por notario o funcionario autorizado, con 30 das de anticipacin. En la administracin pblica se presenta solicitud en vez de carta (Concordado con las mismas normas anteriores).

c) Al renunciar al cargoLa persona que ha decidido renunciar al cargo que viene ejerciendo o al que iba a asumir por haber sido nombrado, designado o elegido para tal, debe presentar su renuncia por carta con firma legalizada por notario pblico (o por funcionario autorizado de su centro laboral, si el cargo al que renuncia es interno de su institucin).

d) Al despedir a trabajadorEl empleador que ha adoptado la decisin de despedir a un trabajador comunicar tal determinacin por medio de carta simple, indicando claramente el motivo del despido y la fecha del cese. Pero si el trabajador se niega a recibir dicha carta, el empleador la remitir con firma legalizada por notario pblico y a travs de ste o del juez de paz, o de la polica, a falta de aqullos.e) Al desistir de un pedido o derechoLa persona que ha tomado la decisin de desistir, renunciar o dejar de gozar un derecho o un pedido formulado, deber comunicar tal hecho a la autoridad competente con carta o solicitud, segn sea el caso, con firma legalizada por notario pblico o funcionario autorizado.

f) Al solicitar rectificacin de informacin periodsticaLa persona afectada por una informacin dada por un medio de comunicacin social, puede solicitar la rectificacin respectiva mediante carta notarial y por intermedio de notario pblico.

g) Al solicitar cumplimiento de contrato y al comunicar resolucin del mismoLa parte afectada en un contrato por el incumplimiento de obligaciones de la otra parte, puede pedirle que cumpla con ellas por medio de carta con su firma legalizada por notario pblico. Asimismo, si ha decidido resolver (dejar sin efecto) dicho contrato, podr comunicar su decisin por el mismo medio y en la forma indicada.A continuacin ofrecemos dos ejemplos fie cartas notariales:

CARTA DE RENUNCIA A CARGO ADMINISTRATIVO

Puno, 06 de noviembre de 1997

Seor Dr.GERARDO SANTILLANA CORTEZRector de la UniversidadNacional del AltiplanoCIUDAD

Mediante la presente, comunico a Ud. mi renuncia irrevocable, a partir de la fecha, al cargo de Jefe de la Oficina Central de Admisin de la Universidad, por razones de carcter personal, hacindole llegar mi agradecimiento por el apoyo brindado en el desempeo de mis funciones.

Desendole xitos en su gestin, me suscribo de usted.

Atentamente,

Ing. ALEX ZUIGA MONROYDNI N 07689765

DOY FE:(Legalizacin de la firma del remitente por funcionario autorizado de la universidad)

CARTA DE AVISO DE CUMPLIMIENTO DEPLAZO FIJADO EN CONTRATO

Abancay, 11 de abril de 1997

SeorJUVENAL MAGALLANES BARRETOCIUDAD

Por medio de la presente carta, recuerdo a usted que el 15 del mes en curso se cumple el plazo fijado en el contrato para que haga entrega a esta Direccin de la obra de remodelacin que viene ejecutando en este plantel. En tal sentido, mucho agradecer tenga a bien tomar las providencias del caso.

Atentamente,

Prof. JULIO QUIROZ LINARES DirectorL.E. N 06543213

DOY FE: (Legalizacin de la firma del remitente por notario pblico).

6.2.4. CARTA FAMILIARNo obstante que el estudio de la carta familiar no estarla comprendido en los objetivos del presente manual, damos algunas ideas en relacin con ella, por su importancia en la sociedad.Recibe el nombre genrico de carta familiar aqulla que se emplea indistintamente entre familiares, amigos, enamorados, compaeros de estudio y trabajo con el fin de tratar temas vinculados con la vida diaria, los sentimientos, las dificultades, las aspiraciones, los proyectos personales o familiares o colectivos, las metas y los logros alcanzados. La carta familiar suele utilizar un lenguaje simple, directo, coloquial, espontneo; flexible y despojado de formalidades y frases vacas.

Veamos un ejemplo:

Arequipa, 10 de febrero de 1997Hola Katty:

Cmo ests, Qu tal! Hace tiempo que no tengo noticia tuyo. Desde la carta que me enviaste el pasado 12 de enero -y que te contest apenas el recib el mismo da 15- no s nada de ti. A veces pienso que tal vez estars enferma o muy dedicada en tu preparacin para postular a la universidad..., o quiz ya le habrs olvidado de m. Escrbeme! aunque sea dos palabras. Pero no seas as, ingrata. Dime, qu te sucede. Cuntame algo. Qu sabes de los chicos de la "prono"? Dnde estarn no? Y recordar que el ao pasado todos estbamos juntos, alegres y contentos, ahora cada uno por su lado... Cmo es la vida no?Chau Katty, siempre te recordar.

Carlos

EL AVISO

1. CONCEPTOEl aviso es una nota breve que contiene informacin diversa sobre el desarrollo de las actividades cotidianas de una institucin y que se considera necesario hacer conocer, en forma simultnea, a varios destinatarios.El aviso se emplea, especialmente, en los centros educativos pblicos y privados para informar sobre los acuerdos adoptados en reunin de padres de familia o de alumnos, o para hacer conocer las decisiones que toma la promotora o la direccin del plantel sobre diferentes asuntos de inters para la marcha institucional.Su redaccin es gil, directa, respetuosa y cordial, como si fuera una carta breve. Veamos algunos ejemplos:

2. EJEMPLOS DE AVISOS2.1. SOBRE EL PAGO DE PENSIN DE ENSEANZA:

CENTRO EDUCATIVO PRIVADO "Luis Alberto Snchez"Lima, 14 de julio de 1997

Seor padre de familia:

Muy a nuestro pesar, le recordamos que la pensin de enseanza de su menor hijo , correspondiente al presente mes, no ha sido pagada hasta la fecha, por lo que agradecer a usted tenga a bien regularizar esta situacin lo antes posible.

Atentamente,

Prof. ROCO LMACO BARNET Directora

2.2. SOBRE UN ACUERDO ADOPTADO POR ALUMNOS:

CENTRO EDUCATIVO ESTATAL "Nuestra Seora de Lourdes"Arequipa, 09 de mayo de 1997Seor padre de familia:

Previo un cordial saludo, hago de su conocimiento que los alumnos del 4o grado han acordado dar una cuota de S/. 2.00 cada uno para agasajar a sus madres por su da; motivo por el cual le ruego enviamos esta cuota con su hijo, a ms tardar hasta el da de pasado maana.

Atentamente,

ROSA HINOJOSA JARA Profesora

EL INFORME

1. CONCEPTOEl informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters. Por ejemplo, los profesores presentan informes sobre el avance de su programacin curricular; un ingeniero, sobre la ejecucin de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera, una secretaria puede enviar un informe por propia iniciativa sobre la prdida de su mquina de escribir; o el presidente de una comisin investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigacin que ha realizado su comisin. La autoridad que solicite la presentacin de un informe deberprecisar con claridad el asunto sobre el cual requiere informacin; yel informe que se elabore deber referirse necesaria y exclusivamentea ese asunto.El informe es utilizado por los trabajadores de los Sectores Pblico y Privado y se redacta en papel A4.

2. REA DE DIFUSINEl informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.

3. PARTESPosee las mismas partes que tiene el memorando, con la aclaracin que no lleva "distribucin" en ningn caso.

PARTES OBLIGATORIAS DEL INFORME

2) INFORME N 047-97-L/O

3) Seor:Ing. NESTOR PARAVICINO RUBIO

4) Asunto:Accidente del guardin de la represa de Ciara

5) Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:El da de ayer, en el viaje de inspeccin que realizamos a la represa de Ciara, nos enteramos que el Sr. Amador Pillada Bautista, guardin de la mencionada represa, haba sufrido un accidente el da anterior, en horas 8de la madrugada, en circunstancias que cruzaba el canal de conduccin, despus de haber abierto la bocatoma de dicha represa.Razn por la cual conviene que el despacho de su cargo disponga su traslado inmediato al rea Hospitalaria de esta ciudad.Es cuanto informo para los fines consiguientes. 6) Atentamente,7) Ing. TORIBIO RIVERA LOAYZA Jefe Unidad de Operacin8) c.c.:Guardin represa de Chiara Archivo.

9) TRL/htf.

4. REDACCIN DEL TEXTOEl texto del informe comprende por lo general tres secciones:4.1. Frmula de apertura: que inicia la redaccin del texto. Existen muchas frmulas de apertura. Con frecuencia, las frmulas deapertura que emplea el informe son las mismas que utiliza el oficio:"Tengo el honor...", "Tengo el agrado...", "Es grato..."

4.2. Exposicin: que desarrolla en forma sistemtica el asunto que se comunica. Este desarrollo se organiza en orden cronolgico otemtico.Si el informe lo requiere, las ideas se organizan en prrafos, o mediante ttulos y subttulos. En caso necesario, ellos se enumeran correlativamente. Las ideas esenciales se destacan, y una de las formas de resaltar ideas consiste en subrayarlas o en escribirlas "en negrita".

4.3. Frmula de cumplimiento: que finaliza el texto del informe.Esta frmula constituye un prrafo separado del resto del texto. Lafrmula de cumplimento ms difundida es: "Es todo cuanto tengo queinformar a Ud. para su conocimiento y dems fines".5. CLASESExisten diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Polica Nacional del Per los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y tcnicos.

5.1. INFORME ORDINARIO5.1.1. USOSEl informe ordinario lo usan los que desempean cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas.El informe ordinario sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el porcentaje de avance en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.Los rganos de decisin, en base a estos informes, varan metas y/o medios cuando lo consideran pertinente.

5.1.2. CARACTERSTICASa) Es regular y rgido. Regular, porque se remite peridicamente, cada vez que transcurre el lapso fijado de antemano; y rgido, porque se estructura bajo determinados lineamientos dados tambin con anticipacin.b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral.c) Su remisin es obligatoria en dos casos:1. cuando vence el plazo fijado para su presentacin sin que medie peticin expresa de la autoridad; y2. cuando lo solicita la superioridad, aun en cualquier poca.d) Por lo general es numerado.

5.2. INFORME EXTRAORDINARIO5.2.1. USOSEl informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

5.2.2. CARACTERSTICASa) Es irregular y flexible; es decir, no se fijan perodos estrictos para su remisin ni normas rgidas para su redaccin.b) Los informes extraordinarios se envan:1) a pedido de la autoridad;2) cuando es necesario comunicar sobre el avance o la culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad; y3) si se presentan casos imprevistos de Inters.c) Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios es obligatoria slo si el remitente desempea cargo administrativo.d) Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisin.e) No llevan ttulo.Seguidamente, ofrecemos un informe preparado por un servidor sin cargo administrativo.

INFORME

Al:Director Regional de PesqueraDel:Ing. Celso Chvez ContrerasAsunto:Charla La Industria Pesquera en el PerRef.:Memo N 245-97-DRP de 12.09.97Fecha:16 de setiembre de 1997---------------------------------------------------------------------------------------------Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:1. En atencin al documento de la referencia, el da de ayer, a la hora programada, me aperson al auditrium de la Universidad Nacional de Trujillo a fin de dictar la charla sobre "La Industria Pesquera en el Per", para los alumno de la especialidad de Pesquera de la Facultad de Ciencias Biolgicas de la referida casa superior de estudios;2. Esta charla, que cont con la asistencia de ms o menos 80 personas entre profesores y alumnos, se inici a las 10.30 y termin a las 13.00 horas3. Mi exposicin vers sobre la historia de la Industria Pesquera en el Per su situacin actual y sus perspectivas en el tercer milenio.4. La charla se desarroll con normalidad;5. Hubo pedidos en el sentido que la Direccin Regional de Pesquera y la Universidad de Trujillo programen ms actividades similares y estudien la posibilidad de firmar un convenio de intercambio cientfico cultural.Es todo cuanto informo a Ud. para su conocimiento y dems fines. Atentamente,

Ing. Celso Chvez Contreras

c.c. Archivo personal. CCHC.

5.3. INFORME TCNICO5.3.1. USOSEl informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misin encomendada.El informe tcnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en el tratamiento, esclarecimiento o solucin de problemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados.

5.3.2. CARACTERSTICASa) En el cdigo lleva "informe tcnico" como nombre del documento.b) Usa obligatoriamente "referencia".c) Es numerado.d) El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

5.3.3. SUBTTULOS DEL TEXTO DEL INFORME TCNICOEl texto del informe tcnico puede comprender los siguientes subttulos:a) Introduccin: que especifica el motivo o las razones que impulsan la redaccin del informe.b) Antecedentes: que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos o hechos que se estudian.c) Anlisis: que examina minuciosamente los hechos, en base a los antecedentes, argumentos a favor y en contra, pruebas, cargos y descargos que se presentan y disposiciones legales, con el fin de llegar a conclusiones fundamentadas.d) Conclusiones: que contiene la deduccin lgica o el resultado del anlisis que se realiza, en relacin directa con los hechos y las ideas expuestas. e) Recomendaciones: que sugiere las posibles soluciones o medidas a adoptar con relacin al asunto tratado en el informe.

ESQUEMA DEL INFORME TCNICO

---------, ----------------------------------------Seor :Ref. :---------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------- :1. INTRODUCCIN----------------------------------------------------------------------------------2. ANTECEDENTES:----------------------------------------------------------------------------------3. ANLISIS----------------------------------------------------------------------------------4. CONCLUSIONES----------------------------------------------------------------------------------5. RECOMENDACIONES------------------------------------------------------------------------------------------------------,---------------------c.c.------/-------

EJEMPLO DE INFORME TCNICO

MINISTERIO DE AGRICULTURA

Puno, 03 de setiembre de 1997

INFORME TCNICO N 017-97-SDRA/AR

Seor:Ing. FRANCISCO LUDEA ALTAMIRANODirector de la V Regin AgrariaRef.:Memorial de Reg. N 6569-97-A,Clave 0-197 de fecha 11-08-97----------------------------------------------------------------------------------------Con respecto al documento de la referencia, es grato informar a Ud. lo siguiente:

1. INTRODUCCIN:Catorce ciudadanos denuncian que el predio Iribamba, que fuera adjudicado al Grupo Campesino Arriba Per, no cumple con los fines para los cuales fue cedido.

2. ANTECEDENTES:2.1. Por RDR No 195-93-MA/RA-V, del 10 de octubre de 1993, se aprob la cesin del predio "Iribamba" a favor del Grupo Campesino "Arriba Per", con una extensin de diez hectreas de terreno eriazo;2.2. La mencionada resolucin precisa que se transfiere la propiedad del referido predio para que sea destinado fundamentalmente al cultivo de pastos de la regin para impulsar la produccin ganadera en la zona;2.3. Catorce personas han denunciado que dicho predio, en la actualidad, no est cumpliendo con el fin sealado;

3. ANLISIS:3.1.Los denunciantes expresan que el predio "Iribamba" no est cumpliendo con el fin para el cual fue adjudicado al Grupo Campesino "Arriba Per", porque:3.1.1.Permanece sin ser cultivado; porque est prcticamente abandonado, y sirve slo para que dichos campesinos pasten sus animales;3.1.2.No hay ninguna posibilidad para que sea cultivado en el futuro; y 3.1.3.No se observa ningn beneficio en bien de la comunidad.3.2.La Subdireccin de Reforma Agraria, en la visita inspectora que ha efectuado el 26 del mes pasado, ha constatado los siguientes hechos:3.2.1. Que existen cultivados:a) una hectrea y media de alfalfa; yb) una hectrea de trbol rojo;3.2.2.Que se estn habilitando dos hectreas adicionales de tierras para sembrar gras. Por el momento, no es posible la habilitacin de ms tierras por falta de recursos econmicos;3.3.Revisando los antecedentes de la RDR N 195-93-MA/RAV, por la cual se aprob la adjudicacin del predio "Iribamba" al Grupo Campesino "Arriba Per", se comprueba que nueve de los catorce denunciantes son familiares del ex propietario.

4. CONCLUSIONES:4.1. No existe abandono total del precio "Iribamba", pero s demora en habilitar ms tierras para ser cultivadas; situacin que se debe fundamentalmente a razones econmicas. Los campesinos no cuentan con dinero suficiente y hasta hoy no han recibido ayuda alguna del Estado ni de ninguna entidad financiera.4.2. El predio "Iribamba" est cumpliendo con el fin para el cual fue cedido al Grupo Campesino "Arriba Per", aunque en forma limitada. Prximamente sern incorporadas dos has. ms de terreno para el cultivo de pastos.

5. RECOMENDACIONES:5.1. Declarar infundada la denuncia formulada contra el Grupo Campesino "Arriba Per", por cuanto el predio "Iribamba" que les fue adjudicado est cumpliendo -aunque parcialmente- con el fin para el cual les fue cedido por RDR No 195-93

Nociones generales (Reparado)

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