MONITOREO

¡ BUENOS DÍAS !

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AgendaAgenda

1. Marco teóricoa-Definición según LGCI y Normasb-Deberes del Jerarca y Titulares c- Estudio de las normas -Quién, qué,por qué, para qué y cómo

monitorear -Reporte de deficiencias -Toma de acciones correctivas -Rendición de cuentas

2. Autoevaluación de Control Interno3. Presentación de un caso

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Información y comunicación

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Actividades de control

Monitoreo

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Según ley- (Art.17) Conjunto de actividades para

-Valorar calidad funcionamiento del Sistema

-Asegurar atención pronta de hallazgos

-Detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos

Según norma- (1.3.-Declaración interpretativa) - Proceso de seguimiento continuo

- Valorar calidad de la gestión institucional

- Valorar la calidad del Sistema

¿En qué consiste el Monitoreo?¿En qué consiste el Monitoreo?

MONITOREO

ValorarValorar la calidad del funcionamiento del Sistema

Características: Aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones; además debe brindar seguridad (Art.7 LGCI)

Valorar la calidad de la gestión institucional

Características: Eficiencia, eficacia, información confiable y oportuna, legalidad y resguardo del patrimonio, en la consecución de los objetivos (Art.8 LGCI y Norma 1.2)

¿En qué consiste el Monitoreo?¿En qué consiste el Monitoreo?

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Características del SistemaCaracterísticas del Sistema

• Según: (Art. 7 LGCI):

Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente

Completo:Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos

Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee

Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales.

Aplicable:Logra esos objetivos con los recursos disponibles

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• (Artículo 17 LGCI)

• Que los funcionarios realicen acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales

• Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema

• Que sean implantadas los resultados de las evaluaciones periódicas dentro de los diez días hábiles a su notificación

Deberes de Jerarcas y Titulares SubordinadosDeberes de Jerarcas y Titulares Subordinados

¿QUÉ SE NECESITA? ¿QUÉ RESULTADO SE ESPERA? ¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?

ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNOINTERNO

¿QUE ES ? ¿PARA QUE ? ¿SOBRE QUÉ ?

AutoevaluaciónAutoevaluación

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AutoevaluaciónQué es?

AutoevaluaciónQué es?

Cumplimiento El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado.

ValidezEstá diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes)

Suficiencia Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI)

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AutoevaluaciónAutoevaluación

¿PARA QUÉ ?

• Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales.

• Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma.

• Procesos/actividades/operaciones/competencias

• Productos/servicios/atribuciones

¿SOBRE QUÉ SE APLICA ?

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AutoevaluaciónAutoevaluación

Qué se necesita?

Actividades

Preparatorias

Ejecución

Informe y Seguimiento

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AutoevaluaciónAutoevaluación

¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?

• Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control• Registro histórico de los resultados de la autoevaluación • Programa de mejoras alineado al PAO.• Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional.

¿PARA QUIÉN LOS RESULTADOS?

• Uso exclusivo de la Administración

Criterios mínimos de auto-evaluación

Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado.

Marque con X cuando:

Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes

Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna.

En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada.

Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada.

Marque con X cuando:

La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución.

Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia.

Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe:

Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada.

Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así:

1. Pendiente de documentar proceso de inventarios2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos.

Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE.

Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior.

Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno.

GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno)

SI NO PARCIAL N/A

CÓDIGO DE PREGUNTA

Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES

PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL

MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL (Aplicables a cada órgano de la organización y

a ésta como un todo)

G 3 01G 3 02

Aspecto evaluado G,A,R,C,I,SG,A,R,C,I,S

Artículo de la Ley evaluadoConsecutivo del Artículo a la Ley evaluado

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1. Monitoreo del control interno en operación

2. Monitoreo de las actividades

3. Monitoreo constante del ambiente

4. Evaluación del desempeño Institucional

Normas GeneralesNormas Generales

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5. Rendición de cuentas

6. Reporte de deficiencias

7. Toma de acciones correctivas

8. Asesoría externa para monitoreo del

Control interno

Normas GeneralesNormas Generales

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Monitoreo del control interno en operaciónMonitoreo del control interno en operación

Deberá observarse y evaluarse el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad

Monitoreo de las actividadesMonitoreo de las actividades

Las actividades que se efectúan en la organización deben estar sujetas a un proceso de monitoreo constante que permita conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos, encauza las labores hacia tales objetivos y toma las acciones correctivas pertinentes

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Monitoreo constante del ambienteMonitoreo constante del ambiente

El jerarca, en primera instancia, y por extensión, los titulares subordinados de todos los niveles de la organización, deben efectuar un monitoreo constante del ambiente interno y externo que les permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones real o potencialmente incidentes en el desarrollo de las funciones institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos

MONITOREO

Evaluación del desempeño institucionalEvaluación del desempeño institucional

El jerarca y todos los funcionarios que participan en la conducción de las labores de la institución, deben efectuar una evaluación permanenete de la gestión, con base en los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables

MONITOREO

• Es la obligación de responder ante una responsabilidad conferida

• El jerarca y todos los funcionarios deben rendir cuentas por el uso de los recursos,el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados

• El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas

Rendición de cuentasRendición de cuentas

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Las deficiencias y desviaciones detectadas, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva y correctivas más acertada en el caso concreto.

Reporte de deficienciasReporte de deficiencias

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Propósito: Impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional.

Incluye:

• Determinación de las causas

• Alternativas de solución

• Alternativa más adecuada

• Aplicación oportuna de la alternativa de solución más adecuada

Toma de acciones correctivasToma de acciones correctivas

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El evaluador debe:

Entender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los componentes del SCI

Centrarse en cómo operan las funciones significativas del sistema

Determinar cómo trabaja el sistema actualmente

Analizar el diseño del SCI

La evaluación como procedimientoLa evaluación como procedimiento

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El análisis se conduce frente a los criterios establecidos con el objetivo de determinar si el sistema provee una seguridad razonable con respecto a los objetivos establecidos.

La evaluación como procedimientoLa evaluación como procedimiento

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Tipos de monitoreo

Quién debe de llevar a cabo el monitoreo

Qué monitorear

Porqué monitorear

Para qué monitorear

Generalidades del Monitoreo?Generalidades del Monitoreo?

MONITOREO

Los sistemas de control interno deben estructurarse para monitorearse así mismos.

Algunos métodos y herramientas son:

•Listas de verificación

•Cuestionarios

•Técnicas de diagrama de flujo

•Importación del sistema de control interno.

•Método científico de investigación

¿Cómo monitorear?¿Cómo monitorear?

MONITOREO

• LA IMPORTANCIA DEL MONITOREO RADICA EN QUE ATRAVÉS DE ÉL SE PUEDE VALORAR LA CALIDAD DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Y DE LA GESTIÓN DE MANERA INTEGRAL. DETECTAR LAS DEFICIENCIAS Y EMPRENDER LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS PARA GARANTIZAR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA Y EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

• RECORDAR QUE EL AUTOCONTROL Y LA RENDICIÓN DE CUENTAS SON UNA OBLIGACIÓN INHERENTE A TODO FUNCIONARIO PÚBLICO.

ResumenResumen

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