MOF

REGLAMENTO

DE ORGANIZACION

Y FUNCIONES

SERPOST S.A.Aprobado en Sesión de Directorio N° 202,

30 de mayo de 2002

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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE SERPOST S.A.13/06/02

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I N D I C E

TITULO I DE LA NATURALEZA Y DOMICILIO……………………………...3

TITULO II DE LA MISION, FINALIDAD Y OBJETO DE SERPOST S.A……..3

TITULO III DE LA ESTRUCTURA ORGANICA……………………………….…4

TITULO IV DE LA ALTA DIRECCION……………………………………………5CAP. I: De la Gerencia General

TITULO V DE LAS FUNCIONES GENERALES DE LAS GERENCIAS………6

TITULO VI DEL ORGANO DE CONTROL…………………………….………….7CAP. II: De la Oficina de Auditoría Interna

TITULO VII DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO………………………..8CAP. III: De la Oficina de Asesoría JurídicaCAP. IV: De la Gerencia de Desarrollo Corporativo

TITULO VIII DEL ORGANO DE APOYO…………………………………………..10CAP. V: De la Gerencia de Administración de Recursos

TITULO IX DEL ORGANO DE EJECUCION……………………………………12CAP. VI: De la Gerencia ComercialCAP. VII: De la Gerencia Postal

TITULO X DEL REGIMEN LABORAL………………………………………….14

TITULO XI DEL REGIMEN ECONOMICO Y FINANCIERO…………………15

TITULO XII DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS…………………………15CAP. VIII: De las disposiciones complementarias




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PRESENTACION

El Reglamento de Organización y Funciones de la Empresa Servicios Postales del PerúSociedad Anónima – SERPOST S.A., es el instrumento técnico normativo de gestiónempresarial, orientado a contribuir con el logro de los objetivos y metas fijadas por la AltaDirección, debiendo utilizarse como un medio para efectuar el proceso de dirección, ejecucióny control.

El contenido del presente reglamento establece y norma la finalidad y objetivos de SERPOSTS.A., así como de su estructura orgánica, funciones generales, dependencias y nivel jerárquicode los órganos que la conforman en armonía con lo dispuesto en la Ley de Creación deSERPOST S.A. y demás dispositivos legales.

El ámbito de acción del presente Reglamento, comprende y es de aplicación por todos losórganos de SERPOST S.A.

El presente Reglamento ha sido elaborado basándose en la estructura orgánica aprobadamediante Acuerdo N° 028-2002, en la Sesión de Directorio N° 195, d e fecha 13 de febrero delaño 2002.




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TITULO I

DE LA NATURALEZA Y DOMICILIO

Art. 1º. SERPOST S.A. actúa como Empresa del Estado, sujeta al régimen legal de laspersonas jurídicas de derecho privado en calidad de sociedad anónima; conautonomía económica, financiera, técnica y administrativa y sujeta a las políticas deFONAFE y del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda yConstrucción.

Art. 2º. El domicilio de la sociedad es la ciudad de Lima, pudiendo establecer oficinas,agencias, sucursales y representaciones en cualquier lugar de la República y/o delextranjero.

TITULO II

DE LA MISION, FINALIDAD Y OBJETO DE SERPOST S.A.

Art. 3º. La misión de la Empresa es desarrollar el servicio de la comunicación postal en elámbito nacional e internacional en función a las necesidades de la sociedad y encumplimiento del rol social.

Art 4°. Tiene por finalidad la prestación de los servicios postales, impulsando su desarrollo,de acuerdo al avance tecnológico y a la modernización.

Art. 5º. El objeto de SERPOST S.A. es:

a) Prestar el servicio postal en todas sus modalidades, en el ámbito nacional einternacional, así como servicios y actividades conexas y complementarias alservicio postal.

b) Prestar servicios de asesoría y consultoría nacional e internacional en materiapostal.

c) Realizar actos y contratos relacionados con operaciones comerciales y deservicios o cualquier otra actividad, conexa con su objeto social, sin máslimitaciones que las emanadas del ordenamiento legal del país.

d) En general toda clase de operaciones afines y/o complementarias permitidas por laley, siempre y cuando sean acordadas por la Junta General de Accionistas.




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TITULO III

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Art. 6º. Para el cumplimiento de sus fines y objetivos SERPOST S.A. cuenta con laestructura orgánica siguiente:

A. Alta Dirección• Junta general de accionistas• Directorio• Gerencia General

B. Organo de Control• Oficina de Auditoria Interna

C. Organos de Asesoramiento• Oficina de Asesoría Jurídica• Gerencia de Desarrollo Corporativo

D. Organo de Apoyo• Gerencia de Administración de Recursos

E. Organos de Ejecución• Gerencia Comercial• Gerencia Postal

DIRECTORIO

ASESORIA JURIDICA

GERENCIA GENERAL

AUDITORIAINTERNA

GERENCIA DEADMINISTRACION

DE RECURSOS

GERENCIA DEDESARROLLO

CORPORATIVO

GERENCIAPOSTAL

GERENCIACOMERCIAL




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TITULO IV

DE LA ALTA DIRECCION

CAPITULO I

DE LA GERENCIA GENERAL

Art.7º. La Gerencia General es el órgano de dirección de la Empresa y dependejerárquicamente del Directorio.

Art.8º. El Gerente General es el encargado de ejercer la representación legal, comercial yadministrativa de SERPOST S.A., de acuerdo con las facultades que para esto leotorgue el Directorio basándose en el Estatuto de la Empresa y la Ley de SociedadesMercantiles.

Art.9º. Son funciones generales de la Gerencia General:

a) Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la marcha integral deSERPOST S.A. a fin de asegurar su óptimo funcionamiento de acuerdo a losobjetivos y políticas de la Empresa.

b) Gestionar ante las entidades de crédito y financieras del país y/o del extranjero,los préstamos, habilitaciones y en general la obtención de los recursos querequiera SERPOST S.A.

c) Informar al Directorio las acciones tomadas, así como también poner a suconsideración los planes y proyectos que convengan para el desarrollo deSERPOST S.A.

d) Proponer al Directorio la contratación de los gerentes.

e) Nombrar, promover, suspender y despedir a los empleados y servidores deSERPOST S.A., de acuerdo a las disposiciones vigentes.

f) Representar a la sociedad en juicio con las facultades de los artículossetenticuatro y setenticinco del Código Procesal Civil.

g) Velar por las operaciones de la sociedad, los libros de contabilidad, cuidar quedicha contabilidad esté al día y suscribir la correspondencia de la sociedad,cuando sea necesario.

h) Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de SERPOST S.A. ante lacolectividad y los trabajadores, propiciando los canales de comunicaciónnecesarios que garanticen la receptividad y vigencia de SERPOST S.A. ante laopinión pública.




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i) Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de menor jerarquía, conconocimiento del Directorio, debiendo en este caso observar las restriccionesque las normas legales y dispositivos establezcan.

j) Girar, aceptar y endosar letras; abrir cuentas corrientes, girar cheques y endosarlos mismos; firmar vales y pagarés; retirar depósitos; contratar sobregiros yavances en cuenta corriente; y firmar contratos en representación de SERPOSTS.A.

k) Aprobar el Sistema de Tarifas de todos los servicios que presta SERPOST S.A.

l) Aprobar y difundir los documentos normativos de la Empresa.

m) Actuar como Secretario de la Junta General de Accionistas.

TITULO V

DE LAS FUNCIONES GENERALES DE LAS GERENCIAS

Art.10º. Los órganos y sus componentes, que dependen de la Alta Dirección,complementariamente a sus funciones propias, tienen como funciones generales lassiguientes:

a) Formular, proponer y ejecutar las políticas y estrategias concordantes con lasestablecidas por el Directorio.

b) Coordinar y brindar asesoramiento a los diferentes órganos de SERPOST S.A., enlo concerniente a su ámbito de competencia y especialidad.

c) Participar en la formulación de los diferentes planes y el presupuestocorrespondiente al ejercicio presupuestal.

d) Formular los requerimientos de bienes y servicios de su área.

e) Conocer y aplicar el presente reglamento y los manuales de organización yfunciones, proponiendo su actualización y/o modificaciones.

f) Proponer normas y procedimientos para el mejor cumplimiento de sus objetivos.

g) Evaluar y propiciar el desarrollo permanente del personal de su área, proponiendoprogramas de capacitación, entrenamiento y especialización.

h) Recopilar, clasificar, aplicar y mantener actualizados los dispositivos legalesrelacionados con las actividades de su área y de SERPOST S.A.




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i) Mantener informada a la Gerencia General sobre el desarrollo, avance y logrosobtenidos en la gestión de su área.

TITULO VI

DEL ORGANO DE CONTROL

CAPITULO II

DE LA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Art.11º. La Oficina de Auditoría Interna depende jerárquicamente del Directorio.

Art.12º. Tiene como finalidad controlar y evaluar la correcta administración de los recursos yactividades de SERPOST S.A. en aplicación de las normas legales, reglamentosinternos y políticas del Directorio rigiéndose por las normas del Sistema Nacional deControl.

Art.13º. Son funciones generales d e la Oficina de Auditoria Interna:

a) Planear, coordinar, supervisar y ejecutar las acciones de control posterior,programadas o no programadas, así como las solicitadas por el Directorio deacuerdo con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de laRepública.

b) Velar por la correcta aplicación de las normas y dispositivos vigentes que regulanlas actividades de SERPOST S.A.

c) Establecer medidas correctivas y determinar responsabilidades en las deficienciasque se detecten en los campos administrativos y operativos.

d) Elevar simultáneamente al Directorio y a la Contraloría General de la República,el resultado de las acciones de control realizadas en cumplimiento del plan anualde control.

e) Mantener informado al Directorio sobre el desarrollo y resultado de las accionesde control, así como el cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas,contables– financieras y operativas.

f) Recomendar las medidas correctivas viables y convenientes a los niveles deDirección y Gerencia, para el logro de los fines y propósitos dispuestos por la AltaDirección de SERPOST S.A., efectuando el seguimiento de las mismas.

g) Efectuar la auditoría a los Estados Financieros y Presupuestarios de la Entidad, enlas formas y pautas que señale la Contraloría General de la República.




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h) Absolver las consultas que en materia de control formule la Alta Dirección y lasdistintas gerencias de SERPOST S.A.

i) Realizar otras funciones que le sean encargadas por el Directorio y las que segúnlo dispuesto en las normas vigentes y la legislación le corresponda.

TITULO VII

DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO

CAPITULO III

DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

Art.14º. La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano asesor que depende jerárquicamente dela Gerencia General.

Art.15º. Tiene como finalidad prestar asesoramiento jurídico legal en la interpretación yaplicación de las disposiciones legales relacionadas con las actividades quedesarrolla SERPOST S.A.

Art.16º. Son funciones generales de la Oficina de Asesoría Jurídica.

a) Asesorar en aspectos jurídicos y legales a la Alta Dirección y a las unidadesorgánicas de SERPOST S.A., emitiendo dictámenes en los asuntos de sucompetencia.

b) Representar y asumir la defensa de SERPOST S.A. en aspectos jurídicos ylegales.

c) Participar en la elaboración de los anteproyectos de decretos y leyes relacionadascon aspectos operativos y administrativos de la Empresa.

d) Mantener actualizado los compendios sobre legislación y jurisprudencia, relativosa SERPOST S.A. y los servicios que ella presta.

e) Revisar y opinar en todos los proyectos de contratos, convenios y normas en queparticipa SERPOST S.A.

f) Prestar asesoramiento para la solución extrajudicial de los asuntos litigiosos, tantolos que se encuentran en trámite judicial como en etapa previa, cuando mediencircunstancias que justifiquen aplicar esta alternativa.




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g) Participar previamente a solicitud de otros sectores en el examen de aquellascontingencias que por sus características permitan prever y que puedan derivarseen una acción judicial.

h) Informar en forma permanente y clara sobre los decretos y leyes aprobados por lasautoridades y organismos de control competentes que afecten a las áreas de laEmpresa en el ámbito de su competencia.

i) Elaborar las Actas del Directorio con las formalidades establecidas en la LeyGeneral de Sociedades.

j) Acreditar y certificar la documentación relativa a los Acuerdos del Directorio.

k) Elaborar las agendas para las sesiones de Directorio.

l) Cursar las esquelas de convocatoria a las sesiones del Directorio, respetando elplazo y las formalidades establecidas por ley para tal fin.

m) Las demás funciones que le asigne la Gerencia General y las que según lodispuesto en las normas vigentes y la Ley General de Sociedades le corresponda.

CAPITULO IV

DE LA GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO

Art.17º. La Gerencia de Desarrollo Corporativo es el órgano asesor que dependejerárquicamente de la Gerencia General.

Art.18º. Tiene por finalidad proporcionar asesoría a la Gerencia General en la formulación depolíticas, objetivos, estrategias, planes, evaluación y control de la gestiónempresarial, así como los aspectos referidos con la elaboración de tarifas,normatividad interna, análisis del mercado, asuntos internacionales, formulación deproyectos y presupuesto, prestar el soporte informático a las actividades que sedesarrollan en la Empresa, así como administrar los sistemas de información.

Art.19º. Son funciones generales de la Gerencia de Desarrollo Corporativo:

a) Asesorar a la Gerencia General en la formulación de las políticas, objetivos,planes y estrategias empresariales dispuesto por la Alta Dirección de la Empresa yOrganismos del Sector.

b) Dirigir y supervisar la actualización de los sistemas de planeamiento, presupuesto,evaluación, estadística, desarrollo organizacional y racionalización administrativa,acorde con la normatividad vigente.




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c) Evaluar, desarrollar y proponer el Sistema de oferta y determinación de tarifas delos servicios postales de acuerdo a la política de la empresa y las condiciones delmercado.

d) Proponer y aplicar el nivel de actualización de las tarifas de los servicios postalesafines, acordes a los canales de venta.

e) Dirigir los estudios de investigación de mercado a nivel nacional que conlleven ala incursión en nuevos sectores de mercado y la creación de nuevos serviciospostales.

f) Proponer la política en los temas y asuntos internacionales, velando por eladecuado cumplimiento de las normas, convenios, acuerdos y disposicionesestablecidas por la Unión Postal Universal (UPU) y la Unión Postal de lasAméricas, España y Portugal (UPAEP).

g) Planear, coordinar, ejecutar, evaluar y asesorar el desarrollo, implementación ymantenimiento de los sistemas de información de la Empresa.

h) Dirigir, asesorar y supervisar el uso de los elementos informáticos de lasdiferentes áreas de la Empresa, evaluando y planteando alternativas deoptimización de los recursos de computación de acuerdo al avance tecnológico y auna adecuada relación entre ellos.

i) Evaluar las diferentes alternativas de utilización de sistemas de información yprocesamiento automático de datos, de herramientas de hardware y softwareproponiendo las que resulten más ventajosas.

j) Elaborar las directivas, normas y procedimientos y reglamentos de acuerdo a lasactividades de cada unidad orgánica de la Empresa, en el marco de las normaslegales y disposiciones relativas al funcionamiento de la Empresa

k) Cumplir con otras funciones afines que le encargue la Gerencia General.

TITULO VIII

DEL ORGANO DE APOYO

CAPITULO V

DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS

Art.20º. La Gerencia de Administración de Recursos es el órgano de apoyo que dependejerárquicamente de la Gerencia General.




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Art.21º. Tiene por finalidad planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividadesvinculadas con los recursos humanos, recursos financieros y contables, así como delos sistemas de logística, de control patrimonial y seguros generales.

Art.22º. Son funciones generales de la Gerencia de Administración de Recursos:

a) Apoyar y asesorar a todas las áreas de SERPOST S.A. en lo concerniente a laadministración de los recursos humanos, financieros, logísticos y de controlpresupuestal.

b) Representar a SERPOST S.A. en materia laboral en las negociaciones ante laautoridad administrativa de trabajo, , sindicato, FONAFE, MEF y otrasinstituciones.

c) Conducir y ejecutar los estudios de análisis, evaluación y categorización depuestos de trabajo a nivel empresa tendientes a mantener una estructura salarialcoherente, administrando y evaluando el sistema de remuneraciones de SERPOSTS.A.

d) Programar, planificar, dirigir, evaluar, proponer, establecer y ejecutar todas lasactividades vinculadas a la integración y desarrollo del potencial humano,capacitación, bienestar social, servicio médico y otras que permitan la efectivaadministración del recurso humano.

e) Planificar, dirigir y ejecutar los procesos de contratación de personal en función alas necesidades de SERPOST S.A., en el marco de lo establecido en las normasvigentes y en el Cuadro de Asignación de Personal.

f) Programar, planificar, coordinar, controlar y evaluar los aspectos relacionados conla adquisición y contratación de servicios requeridos a nivel corporativo, enfunción a los procesos técnicos en armonía con la normatividad vigente

g) Elaborar las bases necesarias para la presentación de la Empresa en concursos y/olicitaciones públicas en armonía con la normatividad vigente.

h) Planificar, coordinar, controlar y evaluar los aspectos relacionados con elalmacenamiento de los bienes que adquiere la Empresa.

i) Dirigir, coordinar y controlar la programación y contratación de servicios engeneral a nivel corporativo, tales como comunicaciones, equipos, transporte,impresiones y otros, en función a los procesos técnicos y a las normas vigentes.

j) Dirigir, planificar y coordinar la oportuna obtención de los recursos económicos yfinancieros que permitan cubrir las necesidades diversas de SERPOST S.A.




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k) Controlar la ejecución del presupuesto de SERPOST S.A. en concordancia con loslineamientos de las políticas establecidas.

l) Velar que todos los procedimientos contables que afecten al patrimonio de laEmpresa se lleven a cabo en conformidad con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados.

m) Dirigir las actividades relacionadas con la administración de fondos, valores ycréditos garantizando una adecuada gestión y posición de liquidez de SERPOSTS.A.

n) Dirigir y controlar los procesos y definir políticas referidas a seguros, cobranzas ycréditos a fin de que sean eficientes y adecuados para cautelar el patrimonio deSERPOST S.A.

o) Establecer los registros contables y sistemas de información económica financieraque constituya un oportuno y eficaz mecanismo de planeación, coordinación yevaluación periódica, a través de la formulación de los estados financieros, asícomo todo tipo de información analítica para la toma de decisiones.

p) Diseñar e implementar un sistema de costos que permita contar con informaciónpara decisiones de gestión, establecimiento de tarifas, celebración de convenios ycontratos, rentabilidad, etc.

q) Cautelar el pago oportuno de los tributos a que está afecto SERPOST S.A.

r) Cumplir con otras funciones afines que le encargue la Gerencia General.

TITULO IX

DEL ORGANO DE EJECUCION

CAPITULO VI

DE LA GERENCIA COMERCIAL

Art.23°. La Gerencia Comercial es el órgano de ejecución que depende jerárquicamente de laGerencia General.

Art.24°. La Gerencia Comercial tiene por finalidad planear, dirigir y controlar las actividadesde marketing y ventas de los servicios postales que ofrece la Empresa.

Art.25°. Son funciones generales de la Gerencia Comercial:




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a) Realizar el Plan de Marketing que contenga los objetivos, estrategias o políticasde venta para la oferta de los servicios postales y afines.

b) Desarrollar el Sistema de Marketing que permita comunicar las bondades delservicio postal y afines al público objetivo; y evaluar la respuesta de los usuariosdel servicio postal.

c) Evaluar el resultado de los medios que se utilizan para la oferta de los serviciospostales como la publicidad y la ubicación de los puntos de venta.

d) Definir los medios publicitarios acordes al plan de Marketing seleccionándolos deacuerdo al marco de las normas legales.

e) Dirigir, planificar y coordinar las actividades para el desarrollo del mercadofilatélico interno y externo.

f) Proponer sistemas de información gerencial que permitan conocer y controlar losservicios brindados y la toma de decisiones en forma eficaz.

g) Planificar y coordinar la publicidad en forma eficiente en el marco de las normaslegales, así como dirigir el servicio filatélico.

h) Evaluar en forma periódica los resultados de las ventas de los servicios postales,campañas promocionales, publicidad y filatelia.

i) Elaborar el plan de marketing que contenga los objetivos, estrategias, programasde comercialización de los servicios postales.

j) Definir las políticas de comercialización de los servicios postales.

k) Cumplir con otras funciones afines que le encargue la Gerencia General.

CAPITULO VII

DE LA GERENCIA POSTAL

Art.26º. La Gerencia Postal es el órgano de ejecución que depende jerárquicamente de laGerencia General.

Art.27º. La Gerencia Postal tiene por finalidad dirigir los procesos operativos de admisión,clasificación, encaminamiento, distribución de los servicios y productos que brindaSERPOST S.A. a nivel nacional e internacional.

Art.28º. Son funciones generales de la Gerencia Postal:




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a) Planificar, dirigir, ejecutar, supervisar y garantizar la continuidad de los procesosoperativos de admisión, clasificación, encaminamiento y distribución en lasdiferentes etapas de los mismos.

b) Plantear y aplicar oportunamente alternativas de solución a los problemas quepudieran presentarse en la operatividad del ciclo postal.

c) Dirigir, supervisar, controlar y evaluar los planes y programas del servicio postal anivel nacional, así como velar por su eficaz y eficiente ejecución buscando laseguridad y optimización del servicio en las administraciones postales y engeneral en las diferentes etapas del ciclo postal.

d) Remitir y expedir los despachos de correspondencia por los medios de transportemás eficaces y que ofrezcan la seguridad de entrega en los plazos previstos a lasoficinas de destino.

e) Planificar, organizar, dirigir controlar y evaluar las actividades relacionadas con eluso de la flota vehicular.

f) Efectuar los debidos procesos de selección y contratación de los servicios detransporte de acuerdo a la legalidad vigente.

g) Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades vinculadas con laseguridad postal e integral de la Empresa.

h) Cumplir con otras funciones afines que le encargue la Gerencia General.

TITULO X

DEL REGIMEN LABORAL

Art.29º. El régimen laboral del personal de SERPOST S.A. es el de la actividad privada.

Art.30º. Los recursos humanos necesarios para la realización de las actividades de asesoría,operativas y administrativas de SERPOST S.A. que no forman parte del Cuadro deAsignación de Personal - CAP deberán ser contratados conforme a la legalidadvigente.




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TITULO XI

DEL REGIMEN ECONOMICO Y FINANCIERO

Art.31°. SERPOST S.A. está regida en lo económico y financiero por la Ley N° 24948 Leyde la Actividad Empresarial del Estado y bajo el ámbito de la Ley N° 27170 Ley delFondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado(FONAFE), sus Reglamentos y modificatorias respectivamente.

TITULO XIl

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

CAPITULO VIII

DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- Los Organos señalados en el presente Reglamento, formularán sus respectivosanteproyectos de Manual de Organización y Funciones en coordinación con laGerencia de Desarrollo Corporativo.

SEGUNDA.- El presente Reglamento con aprobación del Directorio de SERPOST S.A. podráser modificado en función de los cambios ocurridos por la dinámicaempresarial.

TERCERA.- Es responsabilidad de cada gerencia la difusión del presente Reglamento en susrespectivas dependencias.

CUARTA .- El presente Reglamento deja sin efecto al Reglamento de Organización yFunciones aprobado mediante Acuerdo N° 205-2000, en Sesión de DirectorioN° 164, de fecha 19 de diciembre del año 2000.



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