UF0325 Organización de

reuniones y eventos

ENTREGA DE LIBROS

METODOLOGÍA

Hacemos una revisión general del libro.

Realizamos los ejercicios 1 y 2 que os serán entregados.

Resolvemos individualmente estas prácticas y luego en

mesa redonda exponemos nuestras conclusiones.

Finalizada la mesa redonda procedemos a ver los

siguientes videos.

Comentamos los videos y experiencias personales.

CONTENIDOS

1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

2. LA NEGOCIACIÓN

3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

4. EL PROCOLO EMPRESARIAL

1. TIPOS DE REUNIONES

2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES

3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES

4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS

5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA REUNIÓN.

DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS

6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN

7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA REUNIÓN

8. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES POSTERIORES A LA

REUNIÓN.

CONTENIDOS

1. TIPOS DE REUNIONES

Según su finalidad

• Reunión informativa

• Reunión consultiva

• Reunión por objetivos

• Reunión para provocar acción

• Reunión de toma de decisiones

• Reunión de revisión

• Reunión de resolución de problemas

• Reunión de negociación

1. TIPOS DE REUNIONES

Según su carácter

Ordinarias

• Formales Extraordinarias

Extraordinarias de carácter urgente

• Medias Comité de Empresa

Grupo de calidad

• Informales Reunión del Departamento

Planeamiento semanal

CONTENIDOS

1. TIPOS DE REUNIONES

Según su ámbito comunicativo:

• INTERNAS:

Junta General de Accionistas

Asamblea General

Consejo de Administración

Junta Directiva

Comité directivo

• EXTERNAS:

Mesa redonda

Conferencia

Congreso

Seminario

Simposio

Convención

Negociación

2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES.

•CUESTIONES PREVIAS: Si es necesaria o no,

puede ser sustituida por videoconferencia, llamada

telefónica o pequeños grupos de trabajo.

•CONCEPCIÓN ESTRATÉGICA: Decidir qué tipo de

reunión.

•LOGÍSTICA: Relacionar todos los recursos

humanos y materiales. Desde la sala hasta la

documentación, aperitivos. Medios audiovisuales

(comprobar que funcionan). Maletín de

supervivencia… todo bajo control.

•COMUNICACIONES: Convocatoria, acta o envío

posterior de documentación generada durante el

encuentro.

•PRESUPUESTO: El presupuesto es fundamental.

Determina los recursos económicos necesarios.

3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES

• COMUNICACIÓN EFICAZ: informar de todo a quien actuará de

anfitrión.

Revisamos tabla 1-23

Importante hora de inicio y hora prevista de finalización.

Llamar para confirmar o recordar la asistencia.

• LOGÍSTICA: Sala de reunión, mobiliario, aparcamientos, accesibilidad,

cercanía transporte público … Vemos 1.25

Mesas preparadas para ordenadores, micrófono, auriculares, etc.

Precedencias:

Mesa rectangular con cabecera jerarquizada

Mesa rectangular con cabecera equilibrada

Mesa rectangular con cabecera única simétrica

Mesa rectangular con cabecera única para arbitraje

Mesa rectangular para dos delegaciones

Mesa rectangular de doble espejo

Mesa cuadrada y redonda

Mesa invertida en U

Documentación, tarjeta nominativa, agua, material de oficina,

regalo, medios tecnológicos, caramelos, recipientes multiusos.

3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES

…

Medios audivisuales: Ordenador, cañón, megafonía, televisor, pizarras.

• CATERING: Según horario. Tazas al lado derecho de la documentación,

mesa auxiliar a modo de bufé (reponer),

Este formato puede valer para aperitivo a medio día (junto a la puerta) o si

son varios descansos en otra oficina.

• ALOJAMIENTO Y TRANSPORTE: Por agencia de viajes, caso

contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque.

• RECURSOS HUMANOS: Secretaria, auxiliar, otro personal de la

empresa, comisionado para traslados, etc.

• SEGURIDAD Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Seguridad

pública o privada.

4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES,

JUNTAS Y ASAMBLEAS 1-35

CONVOCATORIA

ACTA

5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA

REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS

• DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Comienzo, desarrollo y

conclusión (sintetizar)

• REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES. Protocolo para

delegaciones

• ALMUERZOS: Elección del menú. Evitar fritos, picantes. Ayuda maitre.

Alimentos según cultura o necesidades, no bebidas alcohólicas. Media hora

prudencial entre comida y continuación de la reunión

6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN

UNA REUNIÓN

• Director

• Secretario

• Moderador

• Tesorero

• Vocales

• Invitados

7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA

REUNIÓN

• ANTES DE LA SESIÓN: Preparación convocatoria tanto “borrador”

como defnitiva.

• DURANTE: Tomar notas para el acta, pendiente de imprevistos,

traslado de mensajes, ventilación sala, ordenador documentos, cambiar

botellas de agua, avisar al catering para reponer bufé.

• DESPUÉS DE LA SESIÓN: Devolución de documentos a

archivo, destrucción de documentos innecesarios, elaborar borrador del

acta ser confirmada por el director y/o enviada a participantes para VºBº.

Definitiva en libro de actas, debidamente firmada. Próxima reunión y envío

de informes o documentos que se acordaron enviar.

8. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES

POSTERIORES A LA REUNIÓN.

• INFORME: Alcance de los objetivos y la corrección de la gestión

organizativa. Presupuesto. Adjuntar documentación generada (o indicar

donde se archiva.

• AGRADECIMIENTOS: A todas aquellas personas que han

colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas y firmadas por él director

(puede ser una carta).

• CIERRE DEL PRESUPUESTO: Desviaciones gastos según lo

presupuestado (se habrá dejado un margen de un 15% para imprevistos).

Justificantes de gastos en vuestro poder trasladarlos al departamento

respectivo, con constancia de ello.

http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY

COMO ORGANIZAR EVENTOS

http://www.youtube.com/watch?v=9PqsN4pJfPw

FITUR

http://www.youtube.com/watch?v=5G5GGjDxsuw

http://www.youtube.com/watch?v=559NlKnFVNI

10 PASOS PARA ORGANIZAR CONGRESO Y EVENTOS

ENLACE CON MODELOS DE DOCUMENTOS

http://actualicese.com/modelos-y-formatos/convocatoria-

junta-de-socios-y-asamblea-de-accionistas/

MODELO DE ACTAS

http://www.dip-

palencia.es/export/sites/diputacion/galerias/documentacion_migracion/117

4474075227_1.4_sistemas_de_ordenacixn_de_invitados.pdf

SISTEMA DE ORDENACIÓN DE INVITADOS