Modulo de Excel - Parte i

7/26/2019 Modulo de Excel - Parte i

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UNIVERSIDAD SAN PEDRO INFORMTICA DE NEGOCIOS I Facultad Ciencias Econmicas y AdministrativasCarrera Profesional de Contabilidad Semestre Acadmico 2016-I

Docente: CPC Edwind E. Alvarez Chapilliquen

SEMANA 01

INTRODUCCION A MS EXCEL 2013 1. Introduccin .

a. Concepto: Es un programa que pertenece a Microsoft Office del tipo de hoja de clculo quenos permite realizar operaciones matemticas dentro de una cuadricula (hoja electrnica).

b. Novedades: Entre las principales novedades de Excel 2013, tenemos las siguientes:

Recomendacin de grficos. Guardar los archivos en OneDrive. Etiquetas de datos ms enriquecidas. Conexin con nuevos orgenes de datos.

2. Como Ingresar y Salir de Excel 2013. a. Como Ingresar a Excel 2013: Para el inicio de este programa, se tiene varias opciones:

Desde el botn Inicio : Se ubica en la parte inferior izquierda de la pantalla y cuando se haceclic, se observa las opciones que presenta. De acuerdo a la versin de sistema operativoWindows con se cuenta en el equipo, se realiza la navegacin a travs del listado deaplicaciones y se hace clic en la opcin que corresponde a Microsoft Excel 2013 .

Desde el icono de Excel : Se debe hacer doble clic en el icono del escritorio quecorresponde a Excel 2013.

b. Como Salir de Excel 2013: Para el cierre de este programa, se tiene varias opciones:

Hacer clic en el botn Cerrar de la aplicacin; que se encuentra en la parte superior derechade la pantalla.

Hacer clic en el men Archivo y luego se hace clic en la opcin Cerrar . Se puede presionar las teclas ALT - F4 de forma simultanea (esta combinacin, permite

cerrar la ventana que se encuentra activa en este momento).


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3. La pantalla inicial de Excel 2013 : conforme se muestra a continuacin:

Usualmente se hace clic en: Libro en blanco , y debe aparecer una hoja de clculo que est vaca.

4. Los elementos de Excel 2013. a. El men Archivo: Al hacer clic en esta ficha, se observa las posibles acciones que se pueden

aplicar sobre la hoja electrnica: Nuevo, Guardar, Imprimir, etc. Puede ser desactivado,pulsando la tecla Escape (ESC).

b. Las Barras: La barra de ttulo : Presenta el nombre del archivo con el cual se est trabajando en ese

momento; mientras no se guarde, presenta un nombre provisional como Libro1. En la partederecha muestra los botones minimizar, maximizar restaurar y cerrar.

La Barra de acceso rpido : Ofrece las opciones ms frecuentes de Excel como Guardar,Deshacer, etc. Esta barra puede ser personalizada para agregar los botones ms requeridos;se emplea la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido haciendo clicsobre el pequeo icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de losbotones descritos anteriormente.

LaCinta de Opciones : Se considera como uno de los elementos ms importantes de Excelporque tiene todas las opciones del programa en forma de Pestaas. Cuando se hace clicen una de ellas; ingresamos a una Fichas con varias opciones.


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Un rango ; en una hoja, es un bloque de una o ms celdas. Losdatos a ingresar en una celda de la hoja de clculo; son dato constante o dato formula. Eldato constante ; es aquel dato que se almacena en la celda tal como fue escrito y puede

ser: nmero, texto, fecha. El dato formula ; es aquel dato que se almacena en la celda pero cuya visualizacin es

diferente de lo ingresado. En la celda se ve el resultado de evaluar la formula. Una formula ; es una secuencia de datos constantes, operadores, referencias de celda,

rangos y funciones. Toda formula debe empezar con el signo = (igual).

c. Operaciones de Seleccin: Se realiza de formas diferentes. Una CELDA: Se Hace clic en la celda. Un RANGO: Sealar sobre la celda inicial del rango y efectuar un arrastre hasta la ltima

celda del rango.

Mltiples RANGOS NO ADYACENTES: Seleccionar el primer rango y luego presionando latecla CTRL seleccionar los otros rangos.

Toda UNA FILA O COLUMNA: Hacer clic en el encabezado de la fila o de la columna. Toda LA HOJA: Hacer clic sobre el botn SELECCIONAR TODO ubicado en la esquina

superior izquierda de la hoja.

d. Para trasladar el puntero de celda dentro de un rango: Se realiza de la forma siguiente.

TECLA MOVIMIENTOEnter / Shift + Enter Celda abajo / Celda arriba

Tab Celda derechaShift + Tab Celda izquierda

e. Operadores en Excel

Tipo deOperador

Smbolo delOperador

OPERACINQUE REALIZA

PRECEDENCIA

MATEMATICOSO ARITMETICOS

^ Potenciacin 1* Multiplicacin 2/ Divisin 2+ Suma 3- Resta 3

DE TEXTO. & Concatena 4DE RELACION ODECOMPARACION

= Igual 5 No igual 5> Mayor que 5< Menor que 5>= Mayor o igual 5


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SEMANA 02

USO BASICO DE EXCEL

1. Como guardar un Libro de Trabajo : Existen 02 formas para guardar un libro de trabajo: Guardar como: Se usa cuando se graba un archivo por primera vez o se desea grabar una

copia de uno ya existente. Guardar: Se usa cuando se graban los cambios realizados en un archivo ya existente.

a. Como Guardar asignando un nombre: Se realiza de la forma siguiente.

Hacer clic en el men Archivo . Hacer clic en la opcin Guardar como .

Hacer clic en la opcin Equipo . Hacer clic en la opcin Examinar . Se muestra una ventana donde se puede elegir la carpeta donde se grabar el trabajo. En el recuadro Nombre de archivo , se escribe el nombre para el libro de trabajo. Se hace clic en el botn Guardar .

b. Como Guardar los cambios realizados en un archivo: Existen varias formas para hacerlo.

Hacer clic en el men Archivo y hacer clic en la opcin Guardar .

O hacer clic en el botn Guardar de la barra de acceso rpido. O presionar las teclas Ctrl + G en forma simultnea.

2. Como Abrir un Archivo de Excel.

Hacer clic en el men Archivo . Hacer clic en la opcin Abrir . Hacer clic en Libros Recientes y luego se hace clic en el archivo deseado. O se hace clic en la opcin Equipo y luego clic en la opcin Examinar . Se ubica la carpeta donde se encuentra el archivo de Excel. Se hace clic en el nombre del archivo deseado. Se hace clic en la opcin Abrir .

3. Asignar Nombre a un Rango y Uso del Cuadro de Relleno de Celdas.

a. Como asignar nombre a un rango de celdas: Se realiza de la forma siguiente. Seleccionar la celda o el rango de celdas. Escribir en el cuadro de nombres el nombre para el rango de celdas. Pulsar la tecla de Entrada (Enter).


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En el caso de haber cometido un error en la digitacin del nombre para el rango de celdas; sehace clic en la pestaa Formula , luego clic en Administrador de nombres y luego se realizan loscambios que sean necesarios.b. Como usar el cuadro de relleno de celdas: Se le llama tambin controlador , se encuentra

en la parte inferior derecha de una celda u objeto seleccionado. Permite ejecutar accionestales como generacin de series, copias, movimientos, etc.

4. Forma de emplear los datos en las celdas de Excel. a. Como ingresar los datos: Se realiza de las formas siguientes. En una Celda ; seleccionar la celda, ingresar el dato, hacer clic en el botn Introducir de la

barra de formulas o pulsar la tecla Enter o pulsar una tecla de direccin (por ejemplo laflecha hacia la derecha).

En un Rango ; seleccionar el rango o los rangos de celdas, ingresar el dato, pulsar la teclaEnter o la tecla Tab.

Un solo dato en toda una seleccin ; seleccionar el rango de las celdas, ingresar el dato,pulsar las teclas Ctrl + Enter de forma simultanea.

b. Como eliminar los datos: Se realiza de las formas siguientes. Seleccionar la celda o el rango de celdas, pulsar la tecla Supr . O seleccionar las celdas, hacer clic derecho dentro del rango, luego hacer clic en la opcin

Borrar contenido .

c. Como modificar los datos: Se realiza de las formas siguientes. Cuando an no ingresa el dato ; si el error est en la parte final pulsar la tecla RETROCESO;

en cambio si el error estuviese por la parte inicial se hace clic sobre el error ya sea en lacelda o en la barra de formula.


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Cuando ya ingreso el dato ; seleccionar la celda, luego hacer clic sobre el error en la barrade formula o presionar la tecla de funcin F2 para corregir en la misma celda, borrar con latecla Retroceso o Supr segn corresponda y pulsar Enter.

5. Forma de emplear Comentarios con Excel. a. Como ingresar un Comentario. Seleccionar la celda donde se ingresar el comentario. Hacer clic derecho sobre la celda. Hacer clic en la opcin Insertar comentario . Ingresar el comentario y clic en otra celda.

b. Como modificar un comentario. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario.

Hacer clic en Modificar comentario . Acomodar el texto del comentario y clic en otra celda.

c. Como mostrar u ocultar un comentario. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario, hacer clic en Mostrar u

ocultar comentarios para que el comentario se visualice de forma permanente. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario, hacer clic en Ocultar

comentario para que el comentario solo se aprecie cuando se seala dicha celda.

d. Como eliminar un comentario. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario. Hacer clic en Eliminar comentario .

6. Como aplicar el formato de datos . Para mostrar los datos de una forma adecuada, se debenusar las opciones presentes en los cuadros Fuente , Alineacin y Nmero de la pestaa Inicio.


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FORMATO DE FUENTE:

FORMATO DE ALINEACION:

FORMATO DE NUMERO:

Celda A1 fuenteALGERIAN

Celda A1 tamao14

Celda A1 Celda A1, colorde fuente AZUL

Rango A7:D15todos los bordes

Rango A7:D7relleno amarillo

Rango A1:D1

combinar y centrar

Celda B7 se agregoPOR ARTICULO yajustar texto.

Rango A3:A5 orientacionascendente de 20

Rango A7:D7alinear en el medioy centrar. Rango A8:A11

aumentar sangria

Rango B8:B11y D8:D15

Celda B14 Rango C8:C11

Rango C8:C11


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7. Uso de Tablas en Excel.

Cuando se crea una tabla en un hoja de clculo de Excel, es ms fcil administrar y analizar sus

datos, pero tambin obtendr integrados de filtrado, ordenacin y sombreado de la fila.

Para presentar los datos como tabla; se hace clic en Dar formato como tabla y luego clic en el

estilo que se desea aplicar y clic en Aceptar .


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SEMANA 03

Trabajando con Excel

Funcin SUMA : Es una funcin matemtica que suma todos los nmeros en un rango de celdas.

Sintaxis: SUMA(nmero1,[nmero 2],...)

Funcin PROMEDIO : Es una funcin estadstica que devuelve el promedio (media aritmtica) detodos los nmeros de un rango de celdas.

Sintaxis: PROMEDIO(nmero1,[nmero 2],...)


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Funcin CONTAR: Es una funcin estadstica que permite contar el nmero de celdas de un rangoque contienen nmeros.Sintaxis: CONTAR(valor1,valor2,...)

Funcin MAX: Es una funcin estadstica que devuelve el valor mximo de una lista de valores.Sintaxis: MAX(nmero1,[nmero 2],...)

Funcin MIN : Es una funcin estadstica que devuelve el valor mnimo de una lista de valores.Sintaxis: MIN(nmero1,[nmero 2],...)


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Funcin ABS: Es una funcin matemtica que devuelve el valor absoluto de un nmero.

Sintaxis: ABS(nmero)

Funcin MODA : Funcin que devuelve el valor ms frecuente que se repite en un rango de datos.

Sintaxis: MODA(nmero1,[nmero 2],...)

Funcin PI: Funcin que devuelve el valor 3.1416.Sintaxis: PI()


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Funcin RAIZ: Funcin que devuelve la raz cuadrada de un nmero.Sintaxis: RAIZ(nmero)

Funcin NUMERO ROMANO : Funcin que convierte un nmero romano en arbigo.Sintaxis: NUMERO.ROMANO(nmero)

Funcin CONTAR SI: Funcin que cuenta las celdas del rango que coinciden con la condicin dada.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)

Funcin SUMAR SI : Funcin que suma los valores de las celdas del rango que cumplen con lacondicin establecida.

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)


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SEMANA 04REFERENCIAS A CELDAS EN LAS FORMULAS

Cuando en una frmula usamos referencias a celdas y luego la copiamos, se pueden obtenerresultados inesperados, ya que las referencias a celdas pueden ser: relativas, absolutas o mixtas.

1. REFERENCIA RELATIVA.- Cuando las referencias de las filas y de las columnas cambian si se copiala formula en otra celda. Esta es la referencia por defecto que posee el MS Excel.

2. REFERENCIA ABSOLUTA.- Cuando las referencias de filas y columnas no cambian si se copia laformula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas, para ello se deberanteponer a la columna y a la fila el smbolo $ ya sea digitndolo o presionando la tecla F4.

3. REFERENCIA MIXTA.- Es una combinacin de ambas referencias, es decir podemos hacer quelas filas sean relativas y las columnas sean absolutas o viceversa.Las referencias pueden ser: $A2 A$2

Ejercicios Propuestos: Realizar una tabla de multiplicar para el nmero 3 usando solo una formula y se muestre

conforme a la siguiente figura:

Formula conreferencia relativa;al copiar la formulaen otras celdas,cambia la referencia.

Formulas con referenciaabsoluta; al copiar laformula se mantiene ladireccin de celda.

Columna fija yfila relativa.

Columna relativay fila fija.


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Realizar una tabla de multiplicar para el nmero 5 usando solo una formula y se muestre deacuerdo a la siguiente figura:

Realizar una tabla de multiplicar de N nmeros utilizando solo una formula.

FUNCIONES

Una funcin es un pequeo programa de Excel que recibe datos del usuario (argumentos) y quedevuelve un resultado; para usar las funciones debemos escribir frmulas adecuadas. La sintaxis es:

Nombre_funcion(argumento1,argumento2,argumento3,)

Las principales consideraciones son: Si la funcin va al comienzo de una formula debe empezar con el signo =


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Sintaxis: AHORA()

Funcin AO: Funcin que devuelve el ao de la fecha elegida (nmero entre 1900 y 9999).Sintaxis: AO(fecha)

Funcin DIA: Funcin que devuelve el da del mes elegido (un nmero entre 1 y 31).Sintaxis: DIA(fecha)Funcin DIAS.LAB: Funcin que devuelve el nmero total de das laborables entre dos fechas.

Sintaxis: DIAS.LAB(fecha inicial;fecha final;vacaciones)Funcin DIAS360: Funcin que calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un aode 360 das (doce meses de 30 das).

Sintaxis: DIAS360(fecha inicial;fecha final;mtodo)Funcin DIASEM: Funcin que devuelve un nmero entre 1 y 7 que identifica el da de la semana.

Sintaxis: DIASEM(fecha;tipo)Funcin HOY: Funcin que devuelve la fecha actual con formato de fecha.

Sintaxis: HOY()Funcin MES: Funcin que devuelve el mes, un nmero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

Sintaxis: MES(nm. de serie)Funcin NUM.DE.SEMANA: Funcin que devuelve el nmero de semanas en el ao.

Sintaxis: NUM.DE.SEMANA(nm. de serie;tipo_devuelto)

FUNCIONES DE HORA

Funcin HORA: Funcin que devuelve la hora como un nmero de 0 a 23.Sintaxis: HORA(nm. de serie)

Funcin MINUTO: Funcin que devuelve el minuto, un nmero entre 1 y 59.Sintaxis: MINUTO(nm. de serie)

Funcin SEGUNDO: Funcin que devuelve el segundo, un nmero entre 0 y 59.Sintaxis: SEGUNDO(nm. de serie)


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FUNCIONES DE TEXTO

Funcin CONCATENAR: Funcin que une varios elementos de texto en un solo.Sintaxis: CONCATENAR(texto1;texto2; )

Funcin DERECHA: Funcin que devuelve el nmero especificado de caracteres de una cadena detexto empezando desde el lado derecho.

Sintaxis: DERECHA(texto;nm_de_caracteres)Funcin EXTRAE: Funcin que devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada unaposicin y longitud iniciales.

Sintaxis: EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)Funcin IZQUIERDA: Funcin que devuelve el nmero especificado de caracteres de una cadena detexto empezando desde el lado izquierdo.

Sintaxis: IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)Funcin LARGO: Funcin que devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.

Sintaxis: LARGO(texto)Funcin MAYUSC: Funcin que convierte una cadena de texto en letras maysculas.

Sintaxis: MAYUSC(texto)Funcin MINUSC: Funcin que convierte una cadena de texto en letras minsculas.

Sintaxis: MINUSC(texto)Funcin NOMPROPIO: Funcin que convierte la primera letra de cada palabra en mayscula y lasdems letras en minsculas.

Sintaxis: NOMPROPIO(texto)Funcin TEXTO: Funcin que convierte un valor en texto, con un formato de nmero especfico.


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Sintaxis: TEXTO(valor;formato)Funcin VALOR: Funcin que convierte un texto que representa un nmero en un nmero.

Sintaxis: VALOR(texto)

FUNCIONES DE BUSQUEDA

Funcin BUSCARV: Funcin que realiza una bsqueda vertical en la primera columna de una tablay luego devuelve un valor de la misma fila desde una columna especificada.Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Funcin BUSCARH: Funcin que realiza una bsqueda horizontal en la primera fila de una tabla yluego devuelve un valor de la misma columna desde una fila especificada.Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

FUNCIONES FINANCIERAS

Funcin PAGO: Calcula el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes.Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Funcin PAGOINT: Devuelve el valor del inters pagado por una inversin durante un periododeterminado, basado en pagos peridicos y constantes con una tasa de inters constante.

Sintaxis: PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Funcin PAGOPRIN: Devuelve el valor del capital pagado de una inversin durante un periododeterminado, basado en pagos peridicos y constantes con una tasa de inters constante.

Sintaxis: PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Funcin TASA: Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin.


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Sintaxis: TASA(nper;pago;va;vf;tipo)


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SEMANA 05

TABLAS DINAMICAS

Concepto : En Microsoft Excel puede dinamizar el manejo de los datos mediante un informe de tabladinmica al solo cambiar el diseo de campo de los datos. Al usar la lista de campos de tabladinmica, puede agregar,reorganizar o quitar campospara mostrar los datos de una

tabla dinmica exactamente dela manera que desea. De formapredeterminada, los cambiosrealizados a la lista de camposde una tabla dinmica se

actualizan automticamente enel diseo del informe.

Ejemplo 1:a) Sera interesante saber:

cuanto se le pago a cadaproveedor por cada obra?

b) que importe se le pag aun proveedor por elconcepto de los trabajos

realizados en una obra?

Creacin de una Tabla Dinmica : Colocar el cursor en cualquier celda de la lista de datos. Hacer clic en la pestaa Insertar . Hacer clic en la opcin Tabla Dinmica dentro del cuadro Tablas. En la ventana Crear tabla dinmica , realice los cambios adecuados.


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Seleccione los datos que desea analizar (tabla o rango). Elija donde desea colocar el informe de tabla dinmica (Nueva hoja de clculo u Hoja

de clculo existente). Hacer clic en el botn Aceptar.

Realizar el diseo de los datos dentro del cuadro Tabla dinmica, arrastrando los campos quese necesitan para el informe.

Se observar en la aplicacin de Excel una imagen como la que se muestra a continuacin:

Ya tenemos armado el diseo de la Tabla Dinmica. Ahora se puede seleccionar los campos que se

desean agregar en la Tabla Dinmica para mostrar la informacin conforme se necesita.

Forma rpida para crear una Tabla Dinmica :


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Colocar el cursor en cualquier celda de la lista de datos. Hacer clic en la pestaa Insertar . Hacer clic en la opcin Tablas Dinmicas dentro del cuadro Tablas. En la ventana Tablas dinmicas recomendadas , elegir una de las opciones mostradas. Hacer clic en el botn Aceptar .

GRAFICOS DINAMICOS

Colocar el cursor en cualquier celda de la lista de datos. Hacer clic en la pestaa Insertar . Hacer clic en la opcin Grfico dinmico dentro del cuadro Grficos.

En la ventana Crear grfico dinmico , realice los cambios adecuados.


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Hacer clic en el botn Aceptar .

Realizar el diseo del Grfico dinmico, arrastrando los campos necesarios para el informe.


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SEMANA 06TRABAJANDO CON GRAFICOS

En Microsoft Excel se puede crear un grfico con los datos ingresados en una lista o tabla; se cuentacon un amplio rango de tipos de grficos (columnas, barras, circular, etc.) y en cada uno de elloscon sus correspondientes subtipos (columna agrupada, barra apilada, grfico 2D, etc.)

Creacin de un Grfico sencillo

Colocar el cursor en una celda dentro de los datos que se desea graficar. Hacer clic en la pestaa Insertar de las opciones de Excel. Elegir y hacer clic en el tipo de grfico deseado dentro del cuadro Grficos. Seleccionar y hacer clic en el subtipo de grfico que desea obtener.

Dentro del objeto grfico que aparece, realizar el cambio del Ttulo del grfico. Hacer clic en una celda vaca de la hoja electrnica de Excel.

El mensaje mostrado por una mala seleccin de datos, ser:

Uso de opcin Grficos recomendados


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Colocar el cursor en una celda dentro de los datos que sern usados en grfico. Hacer clic en la pestaa Insertar de las opciones de Excel. Elegir y hacer clic en Grficos recomendados dentro del cuadro Grficos. Seleccionar el grfico a emplear en la ventana Insertar grfico y hacer clic en Aceptar . Dentro del objeto grfico que aparece, realizar el cambio del Ttulo del grfico.

Como Mostrar los datos en un Grfico

Hacer clic con el mouse en el objeto Grfico que se desea modificar. Hacer clic en el primer botn que aparece en el lado derecho ( ELEMENTOS DE GRFICO). Hacer clic en la opcin Tabla de datos .

Como Personalizar un Grfico

Hacer clic con el mouse en el objeto Grfico que se desea modificar. Hacer clic derecho sobre el elemento del grfico que se desea cambiar. Realizar los cambios necesarios.


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SEMANA 07

VALIDACION DE DATOS Concepto : Es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que sepueden ingresar en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que losusuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos novlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajespara indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a losusuarios a corregir los errores.

Como se aplica la Validacin de Datos :

Seleccionar las celdas deseadas. Hacer clic en la pestaa Datos .

Hacer clic en Validacin de datos . En la ventana mostrada, en la ficha

Configuracin , establecer el criterio devalidacin.

En la ficha Mensaje de entrada , ingresarel mensaje a mostrar en las celdas.

En la ficha Mensaje de error , ingresar elmensaje a mostrar cuando los datos noson los correctos.

Hacer clic en el botn Aceptar .

Utilidad de la Validacin de Datos : La validacin de datos es muy til cuando desea compartir unlibro con otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactosy coherentes; tambin es til en los casos siguientes: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Limitar la cantidad de caracteres de texto.

Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.

Mensajes de validacin de datos : Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una celdadepende de cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje deentrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecera los usuarios orientacin acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo demensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta

que el usuario pase a otra celda o presione Esc.

Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario escriba

datos no vlidos. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:


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Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, losusuarios vern un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error solo aparecencuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido. Una macro introduce datos no vlidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validacin de datos :

Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado deconfigurar la validacin.

Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber configurado lavalidacin y la proteccin de datos.

Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos.En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con uncrculo en la hoja de clculo.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y acontinuacin abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (pestaa Datos, grupo Herramientasde datos). En la pestaa Configuracin, haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la pestaa Inicioen el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos.

Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (pestaa Frmulas,grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus

de crear la lista en otra hoja de clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y

proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

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