MODULO 1 curso pmp

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo.

Gestión de proyectos

Módulo 1

Autor: Método Estudios Consultores, S.L.U. Edita: Método Estudios Consultores, S.L.U. “Queda rigurosamente prohibida, sin la autorización escrita del editor, la reproducción parcial o total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo públicos”. © 2013 Método Estudios Consultores, S.L.U.

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Módulo 1.Gestión de proyectos

índice 1. Objetivos............................................................................................................................................ 3 2. Concepto de Proyecto. .................................................................................................................... 3

2.1. Características básicas de un proyecto. ............................................................................. 3 2.2. La triple restricción. ............................................................................................................... 4 2.3. Proyectos versus operaciones. .............................................................................................7

2.3.1. Características comunes. ..............................................................................................7 2.3.2. Diferencias. ..................................................................................................................... 8

2.4. Plan de Proyecto. .................................................................................................................... 9 2.5. Gestión de Proyectos. .......................................................................................................... 10

2.5.1. Beneficios de la gestión de proyectos. .................................................................... 11 2.5.2. Conclusiones. ................................................................................................................ 12

3. Organización y Ciclo de Vida del Proyecto ................................................................................. 13 3.1. Fases ....................................................................................................................................... 13 3.2. Actividades. ........................................................................................................................... 14 3.3. Entregables. .......................................................................................................................... 15 3.4. Procesos. ................................................................................................................................ 16 3.5. Ejemplo. .................................................................................................................................. 17 3.6. Organización de los proyectos. .......................................................................................... 20

3.6.1. Ciclo de vida técnico. ................................................................................................... 20 3.6.2. Ciclo de vida de gestión............................................................................................... 21

4. Procesos de la Gestión de Proyectos ..................................................................................... 22 4.1. En función de su área de conocimiento ............................................................................ 22 4.2. En función del propósito al que atienden ......................................................................... 24 4.3. Nivel de actividad en función de los grupos de procesos .............................................. 27 4.4. Clasificación de los procesos de gestión de proyectos en áreas de conocimiento y grupos de procesos ........................................................................................................................... 28

5. Resumen .......................................................................................................................................... 31 6. Glosario ............................................................................................................................................ 33

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CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

MÓDULO 1. GESTIÓN DE PROYECTOS 1. OBJETIVOS.

• Aprender qué es un proyecto, así como sus características, teniendo clara la diferencia entre proyecto y operación.

• Adquirir el concepto de ciclo de vida de los proyectos y conocer los elementos que lo

forman.

• Tener un primer contacto con los Procesos de Gestión de Proyectos y su organización en grupos en función de su propósito y según su área de conocimiento.

2. CONCEPTO DE PROYECTO. Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos. 2.1. Características básicas de un proyecto. Los proyectos tienen una serie de características que los definen:

• Temporalidad: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único; es decir, un proyecto debe tener fijado con anterior al comienzo del mismo, tanto su fecha de inicio como su fecha de fin. El mantenimiento de un sistema, el abastecimiento de algún bien o cualquier otra actividad que se realiza sin un horizonte temporal claro para su realización, no es un proyecto, es un servicio o una operación. Que un proyecto sea temporal, no significa que la duración del mismo no pueda cambiar, es decir, la fecha de fin, una vez iniciado el proyecto puede desplazarse en el tiempo por diferentes motivos (cambios en el alcance a desarrollar, errores en las hipótesis de partida, modificaciones en el entorno en el que se desarrolla el proyecto, etc.), pero siempre se sustituye por otra que fije claramente el final del proyecto.

Sin embargo, este concepto de temporal no se aplica a los productos o servicios que se deriven del proyecto, ya que el objetivo de la organización es conseguir resultados estables y duraderos en el tiempo.

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• Productos, servicios o resultados únicos: Un proyecto crea productos entregables únicos; entendiendo por productos entregables los productos, servicios o resultados generados.

Aunque determinadas actividades se repiten de un proyecto a otro, el proyecto entero no se repite, por lo que se puede decir que el producto, servicio o resultado obtenido en cada caso es único.

• Elaboración progresiva: Cuando se concibe el proyecto, se define de forma

general. No se conocen perfectamente las características del producto o servicio que se quiere conseguir. A medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables, el proyecto se hace más explícito y detallado. Es decir, los proyectos se desarrollan en pasos y de manera incremental. Esta elaboración progresiva de los proyectos hace que muchos de los procesos que se ejecutan en gestión de proyectos sean iterativos.

2.2. La triple restricción. Ligado a la propia definición de proyecto, nos encontramos con lo que se conoce como la triple restricción, es decir, el hecho de que en todo proyecto estamos condicionados por tres factores: tiempo, coste y alcance, de manera que la modificación de cualquiera de ellos tiene un claro impacto en los otros dos.

De esta manera, por ejemplo, siendo el triángulo amarillo la situación original del proyecto: Una disminución en el alcance del proyecto puede hacer que disminuyan los costes y el tiempo necesario del proyecto.

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Si el tiempo permanece constante y el alcance disminuye, el coste debiera disminuir.

Si se quiere mantener el alcance y disminuir el tiempo probablemente se producirá un aumento de costes.

Para ilustrar de forma más clara la triple restricción y su importancia, supongamos un proyecto en el que debemos pintar una valla de 10 metros en 10 días y para ello contamos con un único pintor que cobra 100 € por realizar el trabajo. Si una vez iniciado el proyecto, el dueño de la valla nos pide que le pintemos también una pared de su casa aprovechando que ya estamos en su finca, pero que tenemos que hacerlo igualmente en los 10 días que teníamos planificados para pintar únicamente la valla, porque él no vive en la ciudad y sólo

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estará durante esos días por ser vacaciones, nos enfrentamos ante una ampliación del alcance, en el que no podemos cambiar la restricción temporal, por lo que una alternativa es pedirle al pintor que haga horas extras o incorporar a otro pintor que refuerce el equipo, lo que de una forma u otra aumentará el irremediablemente el coste para el cliente. Otra situación posible sería que tras consultar el parte meteorológico nos hubiésemos llevado la mala noticia de que va a llover de forma torrencial dentro de una semana, lo que nos facilita únicamente 7 días de trabajo en vez de 10 días. En esta segunda situación, el alcance permanece inalterable, porque el dueño quiere su valla pintada y no un trozo de la misma, pero debemos pintarla en menos tiempo, por lo que vamos a tener que pedirle al pintor horas adicionales de su tiempo o reforzar el equipo con más personas cualificadas, lo que volvería, como en el caso anterior a aumentar los costes, aunque en este caso no podríamos repercutírselos al cliente, sino que constituirían una pérdida del margen que pudiésemos estar gestionando. En los proyectos, las situaciones son similares, ya que cuando se modifica alguna de las dimensiones de la triple restricción, le corresponde al jefe de proyecto, gestionar ambas o alguna de las otras 2 dimensiones. Actualmente hay teorías que incluyen otras tres variables: calidad, riesgo y satisfacción del cliente.

Sin embargo, el concepto de triple restricción sigue utilizándose en todo el mundo, porque ofrece una imagen mental que nos ayuda a recordar fácilmente que un proyecto está “enmarcado” por una serie de factores que lo delimitan y establecen su contexto: las restricciones. Estas restricciones dependen de cada proyecto, y es el Gestor de Proyecto quien debe identificarlas y gestionarlas para velar porque el proyecto llegue a buen fin.

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2.3. Proyectos versus operaciones. Todas las organizaciones buscan alcanzar sus objetivos. Para ello realizan “trabajos” que podemos clasificar en proyectos y operaciones. Para obtener unos resultados adecuados necesitamos gestionar tanto las operaciones como los proyectos. Es importante entender las similitudes y diferencias entre estos dos tipos de trabajos. 2.3.1. Características comunes. Ambos trabajos tienen en común que:

• Son capaces de producir un resultado, producto o servicio (salida) al aplicar unas herramientas y técnicas a una información o producto preelaborado (entrada).

• Los realizan personas.

• Están condicionados por la limitación de recursos.

• Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.

• Son procesos, es decir, pueden consistir en una serie de tareas o actividades enlazadas de forma que la actividad sucesora se comporta como cliente de la actividad predecesora.

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2.3.2. Diferencias. La diferencia básica estriba en que una operación es un conjunto de actividades continuas y repetitivas, mientras que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Un ejemplo sencillo de ver sería en la industria del automóvil, el diseño de un nuevo vehículo y la construcción de un prototipo es un proyecto, mientras que la producción en serie de dicho vehículo en una planta de ensamblaje es una operación, ya que es un conjunto de actividades continuas y repetitivas sin un horizonte temporal establecido para su finalización, y del que no se establece la creación de un entregable único. Otras diferencias a tener en cuenta serían:

• Desde el punto de vista del equipo de trabajo:

− En un proyecto se variará la composición del equipo de trabajo a lo largo de la ejecución del mismo y, una vez terminado, el equipo humano será reasignado a otros proyectos o funciones.

− En las operaciones, el equipo de trabajo es al menos semipermanente. Además, el

equipo humano es más homogéneo que en los proyectos. • Por su origen o su relevancia.

− Los proyectos son el medio para ejecutar las políticas de las organizaciones y los

planes correspondientes siendo su meta alcanzar los objetivos y luego concluir.

− Las operaciones continuas pretenden dar respaldo al negocio. • Por su eficacia y eficiencia.

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− Las operaciones tienen que ser eficientes, es decir, utilizar de forma óptima los

recursos disponibles para obtener los resultados deseados.

− Los proyectos primero tienen que ser eficaces (es decir, lograr el efecto que se desea o espera) y después intentar ser lo más eficientes posibles.

Vamos a ver dos situaciones que se pueden dar en una empresa para entender mejor estos dos conceptos: Supongamos que en una empresa surge un problema, como por ejemplo una avería, que paraliza la producción. Lo que se busca en estos casos es eficacia. Es decir, resolver el problema como sea, sin tener en cuenta los medios que se tengan que utilizar. Sin embargo, para un mantenimiento preventivo lo que se buscará es optimizar los medios a emplear. Es decir, eficiencia. 2.4. Plan de Proyecto. Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido. Normalmente será un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que quedar claro es que no es el cronograma de las actividades del proyecto. Por ejemplo se puede componer, entre otros, de los siguientes documentos:

• Plan de Gestión de Proyecto. • Plan de comunicaciones. • Plan de gestión de riesgos. • Plan de escalación / crisis. • Plan de seguridad. • Plan de calidad. • Plan de formación. • Plan de transición. • Plan de control de cambios / control de configuración. • Plan de gestión del ciclo de vida. • Plan Financiero. • Plan de despliegue. • Plan de documentación. • Plan de hardware. • Plan de software. • Plan de instalación.

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• Plan de subcontratación. • Plan de integración. • Plan de pruebas y aceptación. • Plan de formación del cliente. • Plan de relaciones con el cliente. • ...

2.5. Gestión de Proyectos. Una vez definido el proyecto, se puede abordar qué es la Gestión de Proyectos. La definición más formal de Gestión de Proyectos es: la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Esta definición engloba distintos conceptos: Una herramienta es algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado. Una técnica es un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad, para producir un producto o un resultado, o para prestar un servicio, y que puede emplear una o más herramientas. En ambos casos hablamos de elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar. Por otro lado, tenemos los conceptos de conocimientos y habilidades, que implican un mayor proceso de aprendizaje y capacitación personal. Un requisito es una condición o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o componente debe satisfacer o poseer para cumplir con un contrato, norma, especificación u otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Al final se trata de conseguir la máxima satisfacción del cliente, lo cual no siempre significa darle lo que él, en un principio, expresó que quería. Frecuentemente, es preciso conducir al cliente hacia las soluciones que los profesionales, gracias a su experiencia, consideran más eficientes y de mayor valor.

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Desde un punto de vista menos formal, la gestión de proyectos puede contemplarse como un arte que se basa en conocimientos científicos. Hay que ser conscientes de que la gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos: unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas, sin que un método sea mejor que otro. La gestión de proyectos es un arte en cuanto requiere flexibilidad y creatividad, especialmente en lo que a gestión de los recursos humanos se refiere, pero debe huir de la subjetividad y aprovechar el know-how basado en conocimientos científicos probados y repetibles, generalmente plasmados en técnicas y herramientas que han facilitado alcanzar el éxito o fracaso en proyectos anteriores. Debido a esto no puede existir una garantía de éxito, si bien es innegable que una gestión de proyectos, con unos esquemas de trabajo, unos procesos, normas y técnicas para gestionar a la gente y el trabajo asociado, incrementará las probabilidades de éxito, es decir, de que el proyecto finalice a tiempo, dentro de presupuesto y con un nivel de calidad aceptable. Por otro lado, pese a que la profesión de Gestión de Proyectos es independiente del sector empresarial donde se desarrolle, sí es cierto que mejora su eficacia en la medida que el Jefe de Proyecto adquiere los conocimientos suficientes del área particular de aplicación que le permitirán optimizar su comunicación con los interesados. Esto se debe a que el Gestor del Proyecto es el que tiene que defender los intereses del mismo, así que, cuanto más informado esté de lo que tiene entre manos, mayor probabilidad tendrá de una mejor defensa de su proyecto. 2.5.1. Beneficios de la gestión de proyectos. Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son:

1. Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una metodología común es el valor de la reutilización. Una vez que los procesos, procedimientos y plantillas son creados, éstos pueden utilizarse en proyectos futuros. El resultado es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo, así como ahorros de tiempo al no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.

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2. Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas se resuelven tan rápido como sea posible.

3. Optimización en la resolución de riesgos: todas las metodologías de gestión de proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.

4. Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de

los problemas que se presentan en un proyecto pueden evitarse a través de una comunicación anticipada y multifacética.

5. Mayor calidad de productos y servicios, como resultado de implementar

controles de calidad y técnicas de aseguramiento de calidad.

6. Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor definición del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboración del presupuesto más formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.

7. Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una

guía para hacer más fácil la recolección de métricas e indicadores que aportan información sobre el desempeño del equipo y el nivel de calidad de los entregables.

8. Aumento de la motivación y colaboración: si los proyectos son más exitosos, se

encontrarán beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto, como clientes con mayor implicación, equipos con más sentido de propiedad y mayor motivación, etc.

2.5.2. Conclusiones. De forma resumida podemos decir que gestionar un proyecto incluye:

• Identificar requerimientos. • Establecer objetivos claros y alcanzables. • Determinar qué procesos son apropiados y con qué nivel de detalle se tienen que

implementar para alcanzar los objetivos de proyecto. • Balancear demandas de alcance, coste, tiempo y calidad (triple restricción). • Adaptar las especificaciones, planes y soluciones a los diferentes intereses y

expectativas de los interesados identificados. •

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3. ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto (la creación de un producto o servicio único). A lo largo de este curso, nos referiremos en todo momento al ciclo de vida de un proyecto. Debemos saber que existe también el ciclo de vida del producto para no confundirlos. En el ciclo de vida de un producto las fases se determinan en función de las necesidades de fabricación y control de la organización; y la última fase del ciclo de vida del producto es, generalmente, el deterioro y muerte del producto. El ciclo de vida de un proyecto se compone de los siguientes elementos: fases, actividades, entregables y procesos. 3.1. Fases Una fase es un subconjunto lógico que se emplea para facilitar la gestión, planificación y control de un proyecto. Los proyectos se dividen en fases y todas ellas tienen los siguientes rasgos:

• Al terminar una fase se entrega o se transfiere un entregable. • El trabajo tiene un enfoque único que difiere de cualquier otra fase. • Permiten una mejor gestión de las actividades. • Enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales. • Permiten un mejor control. • Crean una mejor relación con la organización. • Disminuyen la complejidad. • Reducen la incertidumbre y, por tanto, el riesgo. • La suma de las fases determina el ciclo de vida del proyecto.

Como con el propio proyecto, se deberán definir los objetivos de cada fase o entregable(s), fijar quién debe hacer qué y determinar el nivel de control necesario para detectar de forma inmediata cualquier desviación. Para ello se llevarán a cabo una serie de revisiones de fase, en las que se comprueba si el entregable está listo y el rendimiento del proyecto, se determina si el proyecto debe continuar a la fase siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen. Cada fase termina al completar un entregable, que sirve como entrada a la fase siguiente.

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El objetivo del proyecto se consigue de forma progresiva a través de la ejecución de las diferentes fases. 3.2. Actividades. Una actividad es un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto o de una fase del proyecto. Como con el propio proyecto y las fases, se deberán definir los objetivos de cada actividad o entregable(s), fijar quién debe hacer qué, y determinar el nivel de control necesario para detectar de forma inmediata cualquier desviación.

En las revisiones de la actividad se comprueba si el entregable está listo y el rendimiento del proyecto (cómo vamos), se determina si el proyecto debe continuar a la actividad siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen.

Los objetivos de la fase y del proyecto se consiguen de forma progresiva a través de la ejecución de las diferentes actividades.

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3.3. Entregables. Un entregable es un elemento físico documentable o un documento. Esta definición es fundamental para una gestión eficaz de nuestros proyectos. Los entregables son los resultados u objetivos de las actividades, de las fases y/o del proyecto.

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3.4. Procesos. Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Podemos ver las interrelaciones con el ciclo de vida y sus distintos elementos en la siguiente imagen:

Para cada uno de estos niveles (proyecto, fase y actividad), se puede aplicar individualmente el concepto de proceso (entrada, ejecución de acuerdo a unas técnicas y herramientas, y salida). Los procesos son otra forma de agrupar a las actividades para aplicarles medidas de control y producir los entregables requeridos. Sus actividades pueden estar en fases distintas. En la imagen anterior se puede ver que los procesos son transversales a las fases. Todo proceso ha de ser controlado para poder producir lo que realmente queremos. El proyecto, puesto que es un proceso, necesitará también una medida relacionada para su control. Usaremos los costes de las actividades (o una medida similar como horas/hombre) para llevar a cabo un control del rendimiento del proyecto.

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3.5. Ejemplo. A continuación vamos a aplicar los conceptos vistos en un ejemplo: Supongamos que tenemos una casa con una parcela extensa y necesitamos regarla, de cuando en cuando, para conservar los árboles frutales y el jardín que tenemos. Debido a las últimas restricciones para regar por sequías y subidas en la tarifa del agua, nos hemos planteado crear en una zona baja y baldía de la parcela una instalación para almacenar el agua de lluvia y aprovecharla cuando consideremos oportuno. Vamos a definir el conjunto de actividades, fases y procesos que podríamos tener en este pequeño proyecto:

Actividades: 1. Toma de requisitos. 2. Diseño de la instalación. 3. Firma del contrato. 4. Replanteo. 5. Excavación. 6. Construcción depósito

almacenaje. 7. Construcción sistema

recolección lluvia. 8. Instalación eléctrica. 9. Instalación de la motobomba. 10. Instalación programador de

riego. 11. Instalación sistema de

recolección. 12. Instalación cañerías de riego. 13. Probar la instalación. 14. Aceptación de la obra.

Fases:

1. Inicio. 2. Albañilería. 3. Electricidad. 4. Riego. 5. Cierre.

Procesos:

1. Crear estudio de viabilidad. 2. Crear contrato. 3. Preparación del terreno. 4. Ejecutar obra civil.

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5. Instalar la red eléctrica. 6. Instalar los equipos. 7. Hacer las pruebas. 8. Aceptar el contrato.

Como las fases enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales, tendremos las siguientes relaciones entre fases y departamentos implicados (de forma implícita, ya estaríamos asignando responsables, esto es, a los jefes de departamento correspondientes):

Fase Departamento Inicio Arquitectura Albañilería Construcción Electricidad Electricidad Riego Agua Cierre Arquitectura

En base a esto tenemos la siguiente distribución de las actividades en fases y los entregables correspondientes a cada fase:

Fase Actividad Entregable Inicio Toma de requisitos Contrato firmado

Diseño de la instalación Firma del contrato

Albañilería Replanteo Alberca construida Excavación Construcción depósito almacenaje Construcción sistema recolección lluvia

Electricidad Instalación eléctrica Aparataje eléctrico en funcionamiento Instalación de la motobomba

Instalación programador riego Riego Instalación cañerías de riego Recolección y riego

en funcionamiento Instalación sistema de recolección Cierre Probar la instalación Obra aceptada

Aceptación de la obra

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La distribución de actividades en procesos y los entregables correspondientes a cada proceso quedarán de la siguiente manera: Proceso Actividades Entregables Crear estudio de viabilidad.

Toma de requisitos. Acta del proyecto con: • Criterios de éxito del proyecto. • Requisitos. • Restricciones e hipótesis. • Expectativas y necesidades. • Interesados. • Riesgos. • Objetivos.

Planos preliminares.

Diseño de la instalación.

Crear contrato. Firma del contrato. Contrato estándar con los términos negociados en anexos

Preparación del terreno.

Replanteo. Terreno marcado y preparado Excavación. Excavado todo lo necesario y apuntalado

si fuera necesario. Ejecutar obra civil.

Construcción depósito almacenaje.

Cementación de la alberca, recubrimiento y remates acabados

Construcción sistema recolección lluvia.

Sistema de canalización acabado.

Instalar la red eléctrica.

Instalación eléctrica. Puntos de luz instalados según normativa vigente y en funcionamiento. Pruebas de sobrecarga hechas

Instalar los equipos.

Instalación de la motobomba.

Motobomba instalada y probada

Instalación programador riego.

Programador instalado y probado

Instalación cañerías de riego.

Puntos de goteo y/o aspersores, instalados y probados

Instalación sistema de recolección.

Canalones instalados y probados. Prefiltro instalado y probado.

Hacer las pruebas.

Probar la instalación. Prueba general con aspersores externo simulando lluvia.

Aceptar el contrato.

Aceptación de la obra. Firmada su aceptación y factura firmada

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3.6. Organización de los proyectos. Existen distintos ciclos de vida del proyecto: el ciclo de vida técnico y el ciclo de vida de gestión. 3.6.1. Ciclo de vida técnico. Consta de las actividades que tenemos que ejecutar para producir el resultado del proyecto dependiendo de la industria o de la tecnología empleada. Ejemplo: para el caso de un proyecto TIC, se podría utilizar un ciclo de vida técnico con las siguientes fases: Análisis, Diseño, Codificación, Pruebas e Implantación. El ciclo de vida técnico define generalmente:

• qué trabajo técnico hay que hacer en cada fase, • cuándo se generarán los entregables de cada fase, • cómo se va a revisar, verificar y validar cada entregable, • quién está involucrado en cada fase, y • cómo controlar y aprobar cada fase.

Como podemos ver en la siguiente gráfica, en numerosas ocasiones la relación entre las fases es secuencial:

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Otra forma de representar el ciclo de vida técnico de un proyecto es en forma de espiral, como podemos ver en el ejemplo que aparece a continuación:

Esta técnica se utiliza en proyectos en los que se llega al producto o servicio final a través de aproximaciones sucesivas, como por ejemplo en proyectos de desarrollo software. 3.6.2. Ciclo de vida de gestión. En este curso vamos a ver en profundidad el ciclo de vida de gestión (inicio, planifico, ejecuto, controlo y cierro), donde llevaremos a cabo las actividades necesarias para producir una buena gestión del proyecto. Profundizaremos en este ciclo de ahora en adelante.

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4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS En la 5ª versión del PMBOK®, el enfoque seguido para abordar la gestión de proyectos se basa en un conjunto de 47 procesos reconocidos como buenas prácticas, entendiendo por buenas prácticas que existe un acuerdo general en que la aplicación de esos procesos de gestión de proyectos aumenta las posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos. Estos procesos se pueden clasificar en función de su área de conocimiento, o en función del propósito al que atienden. 4.1. En función de su área de conocimiento Los procesos de gestión de proyectos se ordenan en categorías según el concepto del que se ocupan. Las diez áreas de conocimiento que aquí se desarrollan son las necesarias para una aplicación exitosa de la Gestión de Proyectos, e incluyen parte de las habilidades generales de gestión. Integración El área de integración es la armonización de todas las áreas de conocimiento:

• Las áreas núcleo o principales: alcance, calidad, tiempo y coste. • Las áreas soporte: riesgo, recursos humanos, adquisiciones, interesados y

comunicación. La misión de la integración es satisfacer los objetivos del proyecto y las necesidades de todos los grupos implicados / afectados por el. A esta área pertenecen los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos de un proyecto estén coordinados apropiadamente. Tendremos por tanto los siguientes procesos:

1. Desarrollar el Acta del Proyecto. 2. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto. 3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. 4. Monitorizar y controlar la ejecución del proyecto. 5. Realizar el control integrado de cambios. 6. Cerrar el proyecto o fase.

Alcance Son procesos que garantizan que el proyecto incluye todo el trabajo y solo el trabajo requerido para completarse con éxito:

7. Planificar la Gestión del Alcance. 8. Recopilar Requerimientos. 9. Definir el Alcance. 10. Crear la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT). 11. Verificar el Alcance. 12. Controlar el Alcance.

Tiempo

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Aquellos procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto: 13. Planificar la Gestión del Cronograma. 14. Definir las Actividades. 15. Secuenciar las Actividades. 16. Estimar los Recursos de las Actividades. 17. Estimar la Duración de las Actividades. 18. Desarrollar el Cronograma. 19. Controlar el Cronograma.

Costes Incluye todos los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado:

20. Planificar la Gestión de Costes. 21. Estimar los Costes. 22. Determinar el Presupuesto. 23. Controlar los Costes.

Calidad Son los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto:

24. Planificar la Gestión de la Calidad. 25. Realizar el Aseguramiento de la Calidad. 26. Controlar la Calidad.

Recursos humanos Aquellos procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo del proyecto:

27. Planificar la Gestión de los Recursos Humanos. 28. Adquirir el Equipo del Proyecto. 29. Desarrollar el Equipo del Proyecto. 30. Gestionar el Equipo del Proyecto.

Comunicaciones Todos los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos:

31. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. 32. Gestionar las Comunicaciones. 33. Controlar las Comunicaciones.

Riesgos Incluye todos los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto:

34. Planificar la Gestión de los Riesgos. 35. Identificar los Riesgos. 36. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. 37. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. 38. Planificación las Respuestas a los Riesgos. 39. Controlar los Riesgos.

Adquisiciones

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Son aquellos procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para el proyecto:

40. Planificar la Gestión de las Adquisiciones. 41. Realizar las Adquisiciones. 42. Controlar las Adquisiciones. 43. Cerrar las Adquisiciones.

Interesados Todos los procesos involucrados en la gestión de los Interesados:

44. Identificar a los Interesados. 45. Planificar la Gestión de los interesados. 46. Gestionar la Participación de los interesados. 47. Controlar el Compromiso de los Interesados.

4.2. En función del propósito al que atienden Los procesos de gestión de proyectos se pueden agrupar en función del propósito al que atienden, que puede ser: iniciar, planificar, ejecutar, controlar o cerrar el proyecto o una fase del mismo. De esta forma, se establecen los cinco grupos de procesos, cuyas interrelaciones se muestran en la siguiente figura:

No se debe confundir una fase del proyecto con un grupo de procesos de gestión de proyectos. Como se indicaba en el apartado 3.1, las fases del proyecto pueden cambiar en base a la naturaleza del mismo, pero los grupos de procesos están siempre presentes. Por ejemplo, en un proyecto para construir una casa, podríamos establecer como fases algunas de las siguientes: trabajos de albañilería, electricidad, pintura y carpintería, de tal manera que cada una de ellas se fuese ejecutando dentro del ciclo de los cinco grupos de procesos de los que consta el ciclo de vida de un proyecto. Una vez que hemos acordado los objetivos del proyecto en la fase de inicio, hemos analizado las ventajas que para nuestra organización supone el proyecto y hemos decidido emprender el esfuerzo que conlleva su ejecución, se emite una autorización formal por parte de la organización (procesos de iniciación) que nos permitirá acometer la planificación para obtener un Plan de Gestión del Proyecto, que será la guía de la ejecución.

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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – 5ª Edition, Project Management Institute, Inc., 2013

No es necesario que tengamos todo planificado para poder empezar con la ejecución del proyecto, lo que nos llevaría a una parálisis por el análisis, de hecho existen numerosas técnicas de planificación que permiten establecer una planificación gradual o continua con incremento de detalle a medida que avanza el proyecto (suelen denominarte técnicas Rolling Wave Planning), de tal manera que se planifique con mayor detalle aquello que es más inmediato, dejando en un nivel superior de especificación los trabajos más lejanos en el tiempo Sin lugar a dudas podemos afirmar que el mayor esfuerzo realizado, desde un punto de vista de gestión, es en los procesos de planificación, de los que dependerá el éxito o fracaso del proyecto. La ejecución se monitorizará regularmente, con el intervalo que el gestor del proyecto indique. Así obtendremos informes de estado del proyecto para ver si se está siguiendo el plan diseñado y/o cuales son las desviaciones (y tendencias) para reorientar esta ejecución con acciones correctoras. En algunos casos será necesario inducir cambios en la planificación según se vaya ejecutando el proyecto. Nosotros debemos controlar plenamente el proceso.

Cuando mediante el control confirmemos que hemos conseguido el producto o servicio objetivo del proyecto, se darán las instrucciones para proceder al cierre formal del proyecto, que supondrá el cierre financiero del proyecto y en su caso el cambio de propiedad o derecho de uso sobre el producto o servicio a los clientes y / o usuarios.

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Vamos ahora a fijarnos en más detalle en la finalidad de cada uno de los 5 grupos de procesos. Procesos de Iniciación: Definen y autorizan el proyecto o una fase del mismo. Con ello se pretende:

• Comprometer a la organización con un proyecto o una fase. Fijar la orientación de la solución global.

• Definir los objetivos de alto nivel. • Confirmar la alineación con los objetivos estratégicos. • Asegurar las aprobaciones y recursos necesarios. Identificar las localizaciones

geográficas involucradas. • Identificar las responsabilidades de gestión. Asignar a un Gestor de Proyectos.

Identificar y asignar otras posiciones clave. • Identificar y documentar limitaciones y asunciones. Tomar las decisiones

estratégicas sobre aprovisionamiento (hacer, comprar, etc., identificar a los suministradores cualificados). • Identificar, negociar, escribir y refinar el plan del proyecto

Procesos de Planificación: Definen y refinan los objetivos, y planifican el curso de acción requerido para lograr dichos objetivos. Son los procesos necesarios para establecer el alcance del proyecto. Simplistamente, en el proceso de planificación estamos definiendo:

• cómo vamos a llegar al objetivo del proyecto, • cuánto tiempo nos va a llevar realizarlo, • cuántos recursos humanos, materiales y económicos vamos a consumir, y • durante cuánto tiempo, y qué riesgos asociados hay.

A lo largo del ciclo de vida del proyecto la gestión se enfoca principalmente en la calidad, el tiempo y el coste. Desde un punto de vista de control estos parámetros se traducirán en:

Alcance/Calidad = Especificaciones Tiempo = Cronograma Coste = Presupuesto

Cuando desarrollamos con el equipo de proyecto un Plan de Proyecto, lo que queremos es: • Facilitar el cumplimiento de lo que hay que hacer. • Asegurar la integración del proyecto. • Vigilar los cambios de forma efectiva. • Asegurar un entendimiento común de todos los interesados sobre los objetivos del

proyecto y su correcta traslación al alcance. • Proporcionar información a los interesados para la toma de decisiones adecuada. • Poder actualizar de forma iterativa las actividades de planificación. • Proporcionar una descripción general de la suma de los productos o servicios que

deben ser suministrados por el proyecto. • Identificar las herramientas y técnicas utilizadas en el proceso de planificación. • Identificar quién debe hacer qué, cuándo debe hacerlo, con qué calidad, y con qué

coste. • Ser la base del proceso de control: especificaciones, cronograma y presupuesto.

Procesos de Ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo lo planificado por el grupo de

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procesos de planificación. Pretende coordinar, integrar y gestionar todos los recursos:

• ¿Para qué?: Para lograr los objetivos del Proyecto. • ¿Cómo?: Llevando a cabo el Plan de Proyecto, Project Plan. • Mientras se responde a cambios y se mitigan los riesgos.

Procesos de Seguimiento y Control: Mide y supervisa el avance, identificando variaciones respecto a lo planificado, y tomando medidas correctivas cuando sea necesario. Busca mantener el proyecto según los planes para conseguir sus objetivos tal y como se expresan en el Plan de Proyecto:

• Vigilando e informando de variaciones. • Controlando los cambios de alcance. • Controlando cambios del planificación. • Controlando costes. • Controlando la calidad. • Respondiendo a los riesgos. • Midiendo tendencias y analizando su impacto final sobre el objetivo.

Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Esto se lleva a cabo mediante:

• El cierre del contrato. • El cierre administrativo y archivo. • Asegurándose que quedan registradas las lecciones aprendidas del proyecto (cosas

positivas para repetirlas, cosas negativas para evitarlas) para poderlas utilizar en otros proyectos futuros. Las mejores prácticas en Gestión de Proyectos vienen de la experiencia histórica registrada de otros Gestores de Proyectos.

4.3. Nivel de actividad en función de los grupos de procesos Los procesos de iniciación y cierre marcan los extremos del ciclo de vida. El proceso de planificación tiene un máximo en la parte inicial del proyecto, mientras que el proceso de ejecución tiene su máximo de ejecución se localiza en la fase final del proyecto. El proceso de control tiene sentido a lo largo de todo el proyecto

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4.4. Clasificación de los procesos de gestión de proyectos en áreas de conocimiento y grupos de procesos

AREAS DE CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

INTEGRACIÓN Desarrollar el Acta del proyecto

Desarrollar el Plan de Gestión del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Monitorizar y controlar la ejecución del proyecto. Realizar el control integrado de cambios.

Cerrar el proyecto o fase

ALCANCE Planificar la gestión del alcance. Recopilar requerimientos. Definir el alcance. Crear la EDT

Validar el alcance Controlar el alcance

TIEMPO

Planificar la Gestión del Cronograma Definir actividades Secuenciar las Actividades Estimar los recursos Estimar Duración de las Actividades Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

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COSTE Planificar la Gestión de los costes Estimar costes Determinar el presupuesto

Controlar costes

CALIDAD Planificar la Gestión de calidad

Realizar aseguramiento de la Calidad

Controlar la calidad

RRHH Planificar la Gestión de los recursos humanos

Adquirir equipo Desarrollar equipo Gestionar el equipo

COMUNICACIÓN Planificar la Gestión de las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

RIESGOS Planificar la Gestión de riesgos Identificar los riesgos Realizar el análisis cualitativo Realizar el análisis cuantitativo Planificar la respuesta a riesgos

Controlar los riesgos

ADQUISICIONES Planificar la Gestión de adquisiciones

Realizar las adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

INTERESADOS Identificar interesado

s

Planificar la Gestión de los interesados

Gestionar el compromiso de los interesados

Controlar el compromiso de los interesados

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – 5ª Edicción, Project Management Institute, Inc., 2013 Es conveniente saberse este mapa de memoria, y saber utilizar los procesos dependiendo del tipo de proyecto y del nivel de nuestra organización. Una vez entendida la lógica del esquema será muy fácil mantener un mapa mental que permitirá avanzar rápidamente a través de la Gestión de Proyectos sin que suponga ningún esfuerzo excesivo de memorización. Como hemos comentado anteriormente, es decisión del Gestor de Proyectos y de su equipo elegir cuales de estos 47 procesos son necesarios, obligatorios o suficientes para conseguir el objetivo del proyecto.

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Cada uno de estos procesos tendrá, de acuerdo a la teoría general de procesos, una información de entrada que mediante las técnicas y herramientas adecuadas producirán las salidas o resultados esperados.

Cuando los procesos son consecutivos, las salidas de un proceso suelen ser entradas del siguiente proceso.

Toda esta información será analizada en detalle cuando se estudie en profundidad cada una de las áreas del conocimiento, en posteriores módulos. Mediante las actividades habrá oportunidad para poner en práctica las técnicas y herramientas de Gestión de Proyectos. Las que aquí serán analizadas y evaluadas son las mejores prácticas a día de hoy.

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RESUMEN Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin definidas (temporal), encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos. Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido. El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto. Son elementos del ciclo de vida las fases, actividades, entregables y procesos que lo forman. Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. El ciclo de vida técnico de un proyecto consta de las actividades que tenemos que ejecutar para producir el resultado del proyecto dependiendo de la industria o de la tecnología empleada. El ciclo de vida de gestión de un proyecto es en el que llevaremos a cabo las actividades necesarias para producir una buena gestión del proyecto. La Gestión de Proyectos es la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. El Plan de Gestión del Proyecto es un documento que forma parte del Plan de Proyecto que será la guía de la ejecución de la Gestión del Proyecto. El enfoque seguido para abordar la gestión de proyectos se basa en un conjunto de 47 procesos reconocidos como buenas prácticas. Cada uno de estos procesos tendrá una información de entrada que mediante las técnicas y herramientas adecuadas producirán las salidas o resultados esperados. Dichos procesos se organizan en grupos en función de su propósito y según el concepto del que se ocupan en áreas de conocimiento. Los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos son iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

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Las 10 áreas de conocimiento a las que pueden pertenecer los procesos de gestión de proyectos son integración, alcance, tiempo, costes, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.

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GLOSARIO Áreas de conocimiento: clasificación de los procesos de gestión de proyectos según el concepto del que se ocupan. Ciclo de vida de un proyecto: conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto. Gestión de Proyectos: aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Grupos de procesos de gestión: clasificación de los procesos de gestión de proyectos en función de su propósito. Plan de Gestión del Proyecto: documento que forma parte del Plan de Proyecto que será la guía de la ejecución de la Gestión del Proyecto. Plan de Proyecto: todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido. Proceso: conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.

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