UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS. ECACEN.

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA GESTION DE PROYECTOS. Mdulo De Estudio.Elaborado por: Ariel Alfonso Reyes Castro. Administrador de empresas. Especialista en derecho privado Econmico. U Nacional de Colombia. Master en Direccin estratgica. U. de Len (Espaa)

COMIT DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrectora Acadmica ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones pedaggicas MARIBEL CRDOBA GUERRERO Secretaria General Dr. EDGAR GUILLERMO RODRGUEZ D. Decano. Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Econmicas y de Negocios. ECACEN. MDULO CURSO ACADMICO. SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN DE PROYECTOS.La edicin de este mdulo estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Econmicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Derechos reservados: 2011, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Vicerrectora de Medios y Mediaciones pedaggicas, Bogot D.C. Tel (57)1-344-3700

ISBN- 658.40687456

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TABLA DE CONTENIDOACAPITE PGINA

UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. 6CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial. 7 LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. 8 LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. 12 LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. 15 LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin 20 LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin.24

CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectos LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica. LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva. LECCION 10. Sistemas expertos. 31 35 40 45 51

CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos. 55 LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin. LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP. LECCION 13. Seguridad de la informacin. LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin. LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin. 56 59 62 67 70

UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION EN CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. 75 CAPTULO 4. Sistemas de informacin integrados a la gestin de proyectos. 76

LECCION 16. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de informacin. 77 LECCION 17. Sistemas de planificacin empresarial (ERP) 83 LECCION 18. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los proveedores (SCM) 91

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LECCION 19. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad. 96 LECCION 20. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los clientes (CRM) 99 CAPTULO 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. 106

LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo 107 LECCION 22. Tecnologas para la gestin de proyectos en entornos virtuales. 112 LECCION 23. Sistemas de informacin para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales.121 LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestin de proyectos. 125 CAPTULO 6. Herramientas informticas y telemticas para el desarrollo de sistemas de informacin para la Gestin de proyectos. 129 LECCION 26. Herramientas informticas para la gestin documental del proyecto. 130 LECCION 27. Herramientas informticas para la gestin del conocimiento en la gerencia de proyectos. 133 LECCION 28. Herramientas informticas para el desarrollo de proyectos en la web. 138 LECCION 29. Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos. 144 LECCION 30. Herramientas informticas para la integracin de sistemas de informacin en la gestin de proyectos. 149 Bibliografa. 154

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INDICE DE TABLAS Y FIGURAS: INDICE DE TABLAS:Tabla 1.1. Elementos bsicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de informacin. Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de informacin para la gestin de proyectos. Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de informacin para proyectos. Tabla 10.1. Diversos usos de sistemas expertos. Tabla 20.1. CRM para la etapa de diseo de proyectos. Tabla 20.2. CRM para la etapa de evaluacin de proyectos Tabla 20.3. CRM para la etapa de gerencia de proyectos. 20 21 52 101 101 101

Tabla 21.1 etapas del pensamiento crtico como insumo para el diseo y gestin de proyectos. Tabla 21.2. Pasos para desarrollar sistemas de trabajo cooperativo integrado en la red. 111 Tabla 22.1. Tipos de groupware. Tabla 23.1. Tipos de groupware y su equivalente en SIGP. 114 117

Tabla 24.1. Anlisis comparativo de los mbitos de gestin y direccin con distancias. 124

INDICE DE FIGURAS:Figura 2.1. Elementos de un sistema de informacin. Figura 2.2. Elementos de un sistema de informacin. Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los SIG. Figura 3.2. Funciones de los SIGs. 13 13 16 18

Figura 4.1. Elementos y conocimientos bsicos para el diseo de un sistema de informacin para gestionar proyectos. 22

Figura 5.1. Elementos a considerar a la hora de planificar el desarrollo de un sistema de informacin. Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos. Figura 6.1. Ejemplo de aplicacin del funcionamiento de un TPS sencillo. Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de disear un DSS. Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de informacin ejecutiva. 26 28 33 38 39 42 49

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Figura 11.1. El ciclo de la informacin

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Figura 11.2. Fases de diseo de un sistema de informacin para la gestin de proyectos. Figura 12.1. Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodologa APX. Figura 13.1. Modelo Strider de seguridad de la informacin. Figura 15.1. Estndares Cobit. reas de inters. Figura 15.2. Parmetros de evaluacin de la gua ITIL. Figura 16.1. Estructura de funcionamiento de Zoho. 60 64 71 73 79

Figura 16.2. Estructura de operacin del cloud computing como herramienta para el desarrollo de sistemas de informacin. Figura 17.1. Estructura bsica de un ERP. Figura 18.1. La estructura del SCM. Figura 23.1. Estructura bsica de team rooms. 80 85 91 114

Figura 25.1 estructura de funcionamiento de una solucin groupware para la gestin de proyectos. Figura 30.1. Interfaz inicial de Microsoft Project 2010. 127 149

Figura 30.2. Asignacin de actividades. Duracin de estas, responsables, costos y porcentaje de recursos utilizados para realizar un proyecto de investigacin con Microsoft Project 2010. Figura 30.3. El DSS de Microsoft Project 2010. Figura 30.4. Informe del sistema experto sobre avances del proyecto. 150 151

Figura 30.5. Informe del flujo de efectivo del proyecto para ser presentado en Microsoft Visio.

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UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. PROPOSITO BASICO:Dar Al Aprendiente Las Herramientas Bsicas Que Le Permitan Conceptualizar El Concepto De Sistema De Informacin Y El Impacto Que Estos Tienen En El Diseo Y La Gestin De Proyectos

CAPITULOS A TRATAR:CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial. LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin. CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectos LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva LECCION 10. Sistemas expertos CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos. LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP LECCION 13. Seguridad de la informacin LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin

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CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial.Este captulo tiene como propsito dar al aprendiente un repaso bsico de la teora de sistemas de su impacto en la gestin en la informacin y como puede implementarse dentro de la gestin de proyectos. A su vez este est compuesto de las siguientes lecciones:

LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin.

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LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos.El xito de gestionar proyectos est enfocado en lograr el cumplimiento de actividades y tareas en el tiempo presupuestado. Buscando al mximo cumplir con un presupuesto de recursos previamente delimitado buscando satisfacer las expectativas de sus grupos de inters. Sin embargo lo que en el papel se ve fcil en la realidad no lo es tanto. Ya que cuantas veces en el diario vivir no se ha sabido de proyectos que tenan una fecha de terminacin presupuestada pero que al correr de los das debieron postergar su fecha de entrega por muchas situaciones que de haberse conocido a tiempo claramente podran reducir sobre costos y no conformidades. Quiz es por esta razn que en los ltimos tiempos con la incorporacin de conceptos como EDI1, ERP, SCM y CRM a la gestin de proyectos se ha hecho innegable la necesidad de adaptar a los modelos de gestin el concepto de sistema de informacin concepto este que esta claramente asociado al enfoque sistmico de la organizacin y especficamente a la teora general de sistemas. De esta manera dicha concepcin creada en 1954 durante la reunin anual para el avance de las ciencias en EUA por Luwing Von Bertalanfly (bilogo) Kenneth Boulding (Economista), Anatol Rapport (matemtico) y Ralph Gerald (fisilogo) se basa en afirmar que cualquier organismo es un sistema en el que un conjunto de partes y que mediante un proceso continuo y dinmico de interacciones entre las partes entrega unos resultados especficos que pueden ser condicionados por su entorno. As esta concepcin sirvi para desarrollar una serie de funciones esenciales para poder explicar el comportamiento de cualquier actividad humana buscando sustentarla en la interaccin entre diferentes actores. As puede destacarse que dichas funciones se pueden esquematizar de la siguiente manera: La teora general de sistemas busca investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos del conocimiento y la forma de duplicar estos en actividades distintas a las que originalmente fueron diseados por ejemplo la sinergia, la entropa y la homeostasis y su impacto en las ciencias de la gestin o las leyes de la1

El intercambio electrnico de datos es un mecanismo para gestionar la informacin de computadora a computadora entre diferentes Stakeholders, buscando ahorrar tiempo a la hora del envi de documentos a travs de mensajera tradicional. Concentrando y facilitando el manejo de informacin.

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termodinmica y su correspondiente respuesta en la teora de la decisin. As mismo tambin busca ayudar en el desarrollo de modelos tericos y metodologas que desde le enfoque de la multidisciplinariedad (transdisciplinariedad) permitan el logro de metas y la minimizacin (duplicacin en ocasiones) en diferentes campos. Buscando con esto la unificacin de conceptos que faciliten la comunicacin entre diferentes agentes de distintas disciplinas que interactan buscando un logro comn. De esta manera se puede mencionar que a raz de lo anterior el enfoque sistmico de la teora general de sistemas permite inferir una serie de caractersticas que condicionan su desarrollo y gestin. As dichas caractersticas se mencionan a continuacin: Interrelaciones: todo sistema para que funcione debe desarrollar relaciones entre sus componentes desarrollando condiciones de interdependencia. Tal como se puede ilustrar con la conocida frase del efecto mariposa2. Enfoque holstico: la teora de sistemas es analtica cuando el todo se parte en sus elementos constitutivos estas no son estudiadas de manera aislada. Cuenta con entradas y salidas: Sin embargo es necesario recordar que en un sistema cerrado las entradas se presentan una vez en tanto que en un sistema abierto estas se presentan de diferentes formas dando lugar a la aparicin del paradigma de complejidad. Para quien quiera profundizar en el tema lo puede hacer en este link: http://www.monografias.com/trabajos14/teoriacomplejidad/teoria-complejidad.shtml

Transformacin: todo sistema transforma sus entradas en salidas. Jerarqua: todo sistema esta a su vez compuesto de pequeos subsistemas. Recursin: las propiedades de un sistema se duplican entre los diferentes sistemas que este tenga. Generando un efecto de cascada. Regulacin: todo sistema tiene un conjunto de sistemas que vigilan y controlan las partes que lo componen. Esta caracterstica da origen al termino ciberntica o ciencia del control y la comunicacin entre el hombre y la maquina2

El "efecto mariposa" es un concepto que hace referencia a la nocin de sensibilidad a las condiciones iniciales dentro del marco de la teora del caos. La idea es que, dadas unas condiciones iniciales de un determinado sistema catico, la ms mnima variacin en ellas puede provocar que el sistema evolucione en formas completamente diferentes. Sucediendo as que, una pequea perturbacin inicial, mediante un proceso de amplificacin, podr generar un efecto considerablemente grande. Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_mariposa consultado el 04/01/11 a las 10:53 am GMT.

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Diferenciacin: en los sistemas complejos algunas unidades especializadas tienen funciones especficas. Aunque la diferenciacin de las funciones por componentes sea una caracterstica inherente a todo sistema. Equifinalidad: en un sistema abierto el mismo resultado puede ser alcanzado en muchos puntos iniciales. Estableciendo a su vez que un resultado dado puede estar condicionado por mltiples causas. Complejidad: en todo sistema existe una jerarqua de niveles de organizacin en la cual cada nivel se caracteriza en trminos de caractersticas propias desarrolladas o adaptadas a partir del entorno. Presencia de procesos; condicionados por una caja negra la cual se encarga de ejecutarlos a partir de: o El nmero de elementos involucrados en el sistema. o Las interacciones entre estos o Los atributos especficos de cada uno de estos elementos o Los grados de organizacin segn el tipo de sistema que los incorpore (lineal, matricial, de staff, hipertexto, en trbol, hotdesk, hotelling, fractal etc.) As mismo aunque existen estas caractersticas propias e inherentes a todos los sistemas tambin es necesario entender que dentro del anlisis de sistemas tambin es necesario integrar a dicha concepcin que existen una serie de elementos que claramente afectaran el diseo de cualquier sistema de informacin y que se exponen a continuacin: Parmetro CARACTERIZACION

Actores (Stakeholders o Grupos Son los agentes que condicionan el xito o los fracasos de inters) de un sistema de informacin orientado a proyectos. En ellos se incluyen la sociedad, el estado, la comunidad e inclusive los colabores del proyecto por solo citar algunos. Propietario El controlador del sistema y quien por ende toma decisiones sobre el mismo. Es la piedra angular del proceso y quien condiciona el xito/fracaso del mismo

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Restricciones ambientales

Interacciones ambientales o del entorno que afectan de manera positiva/ negativa el desempeo del sistema por ejemplo leyes, acuerdos comerciales u obstculos tcnicos al comercio.

Transformacin

Conjunto de procesos decisionales que permiten el procesamiento de informacin y la toma de decisiones.

Weltanschauung Cliente

Elementos ligados al clima y la cultura organizacional. .beneficiarios o victimas afectados por las actividades del sistema.

Tabla 1.1. Elementos bsicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de informacin. Adaptado de Morales Montejo Clemencia; Evalu la gestin de su empresa. Ms all de la estrategia y los indicadores. 2005. Panamericana formas e impresos.

As mismo no hay que olvidar que todo sistema debe tener una cabeza visible que lo gerencie y lo gestiones por tal motivo la prxima leccin se enfocara en le desarrollo y concepcin de los sistemas de informacin gerencial.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Para recordar en esta ocasin se hablara de lo que es y lo que no es un proyecto. As puede decirse que un proyecto es temporal y no puede considerarse como una operacin en curso3. De esta forma los proyectos se diferencian de las actividades en cuero en que tiene claramente definido un periodo de finalizacin. El proyecto tambin es un esfuerzo coordinado de varios actores que requieren de una cuidadosa planificacin en donde para que estos sean exitosos requerirn de una preparacin y una planificacin previa. As mismo cada proyecto crea un bien o un servicio nico. Ese es su objetivo bsico. ACTIVIDAD. 1. De esta manera y a partir de lo anterior mencione 10 ejemplos de actividades productivas que puedan caracterizarse como proyectos.

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Estas ocurren de manera indefinida.

LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin.Un Sistema de informacin es una combinacin de elementos y actividades que ejercen sinergia entre s para formar parte de un todo que es la razn de ser, la funcin de la empresa y todo lo que realiza para poder lograrlo. Dicho de otro modo, es la forma en que la empresa obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin (manipulacin de datos) para mejorar la toma de decisiones y as controlar mejor la organizacin, por lo tanto es una herramienta altamente valorada por los directores y gerentes de la empresas, siendo de gran ayuda y altamente productiva, evitando as la manipulacin de grandes cantidades de informacin lagunas veces engorrosa y complicada para los tan atareados altos directivos, por lo que tambin permite representar con antelacin situacin que requieren un anlisis profundo que pueden afectar la organizacin y que visualizndolas a tiempo pueden evitar complicaciones posteriores, as como tambin, asistir la coordinacin y analizar problemas de manera ms fcil, pues proporciona la informacin relevante de forma inmediata para el control de la organizacin; entre otros aspectos. Con esto claro, se dir que un sistema de informacin (SI), como la unin de varios elementos encaminados al tratamiento y administracin de datos e informacin, coordinados y

preparados para su posterior uso, creados para satisfacer las necesidades empresariales (objetivos corporativos). Estos elementos sern parte de alguna de estas categoras: Personas. Datos. Actividades o tcnicas de trabajo. Recursos materiales en general (recursos informticos y de comunicacin suelen ser los ms utilizados, aunque no tienen por qu ser de este tipo obligatoriamente). Dicha informacin se puede ver simplificada en la figura 2.1.

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INFORMACIN

PERSONAS

RECURSOS

ACTIVIDADES Tcnicas de trabajo

OBJETIVOS DE LAS ENTIDADE S

Figura 2.1. Elementos de un sistema de informacin. Fuente: adaptado de http://es.wikipedia.org/wiki/sistema_de_informaci%c3%b3n, consultado el 04/01/2011 a las 1:01 p.m. GMT.

Estos elementos interactan entre s para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automticos) procesando la informacin para distribuirla adecuadamente en la organizacin en funcin de sus objetivos. Algunos autores aceptan estos elementos representacin: y les atribuyen otros ms, siendo esta su

Transacciones

Base de Datos

Informes

Usuario

Procesos Proceso AdministrativoFigura 2.2. Elementos de un sistema de informacin. Las flechas indican el sentido del flujo de informacin. Modificado de: http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos, consultado el 04/01/2011, a las 3:05 p.m. gmt.

Dnde: Bases de datos: almacenamiento organizado de datos que permiten la toma de decisiones. Transacciones: son los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de Informacin.

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Informes: elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin definidos. Procesos: Se crean nuevos registros obtenidos de bases de datos, Estos procesos son controlados por los usuarios. Usuario: Reconoce a todos los miembros que se relacionan en el sistema. Procedimientos Administrativos. Por lo tanto, un proceso de informacin domina informacin de sus procesos y su medio; en pocas palabras podemos decir, entonces que son movimientos o actividades bsicas de la informacin, tales como entrada, procesamiento y salida, el feedback se fundamenta en entradas de vuelta para ser analizas y perfeccionadas, y es as, como apoya la toma de decisiones y la planeacin estratgica de la organizacin. Es usual escuchar a los encargados del rea de sistemas de un proyecto el trmino de sistema de informacin informtico, esto ocurre porque generalmente la mayora de los casos por que sus recursos materiales en los sistemas de informacin estn dotados de sistemas

informticos; Lo cual no significa que un Sistema de informacin debe requerir de dichos patrimonios, para que funciones, por lo tanto se dira que los sistemas de informacin informticos, son una subclase o un subconjunto de los sistemas de informacin en general.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Con la informacin suministrada en esta leccin y realizando una investigacin de campo, de un ejemplo real donde utilice un sistema de informacin y tenga como subclase un sistema de informacin informtico, planteando un feedback, en el proceso.

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LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial.La direccin y gestin de proyectos requiere la colaboracin de los sistemas de informacin para hacer ms eficiente y eficaz su funcin, y como se observ en la leccin 2, por esta razn se analizar con ms profundidad como los sistemas de informacin hacen ms fcil la manipulacin de la informacin para la gerencia. Cuando se necesita tomar decisiones clave para el correcto funcionamiento de la organizacin se necesita informacin relevante que permita tener un panorama claro de la situacin y el entorno y as decidir lo que ms favorezca, por lo tanto no es solo informacin lo que necesita la gerencia sino la manipulacin que se le d a esta, su anlisis es lo relevante y cmo ste influye en la decisin final. Un computador por s solo no es un componente fundamental dentro de un sistema de informacin gerencial (SIG MIS siglas en ingls Management Information System), o la informacin contenida dentro de ste no sera relevante sin un apersona capacitada que la procese, pero es muy complicado que un SIG pueda realizarse sin la ayuda de las facultades de un procesador. Por esta razn en el mercado se encuentran software o sistemas de informacin diseados exclusivamente para el manejo integral de los recursos corporativos, y uno de los ms reconocidos es el ERP Enterprise Resuorce Planning Software, permitiendo que cada vez ms la empresa se automatice y sea ms fcil la gerencia. Finalmente aunque son una herramienta utilizada para mejorar la productividad, no significa que sean un sistema de informacin gerencial, pero si puede convertirse en un SIGP. Por tal motivo Los SIG requiere un manejo de la informacin que permita ser ms estadstico, que muestre tendencias, realizar comparaciones y anlisis; es importante saber que tener informacin oportuna no significa estar sobre cargado de informacin histrica y comparativa de resultados, pero tampoco tener a la mano el ltimo pago o la ltima factura o el ltimo pago registrado en el sistema, pues no influir mucho en el anlisis que se realiza, por lo que ser mejor utilizar los movimientos realizados al da anterior y si es muy relevante la informacin del actual da se anexar como un informe adicional.

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Para poder definir un SIG, es imperativo establecer los indicadores de gestin, cifras que permitan medir el avance de la organizacin hacia los objetivos establecidos, pues sin stos plenamente definidos y difundidos, no tendr un rumbo claro la organizacin y mucho menos el SIG. 3.1. EL SISTEMA INTEGRADO DE LOS SIG Un sistema integrado, es decir, hombre-mquina, significa que el recurso humano realiza unas actividades especiales mejor hechas que una mquina y recprocamente algunas cosas son mejor realizadas por una mquina, para anticipar informacin de apoyo en los procedimientos, la toma de decisiones y por ende en la administracin de la organizacin. Su estructura de funcionamiento se ilustra en la figura 3.1.

d. Recursos para la Planificacion Estrategica

c. Recursos de Sistemas de Informacin

b. Recursos de informacin - operacies de control

a. Informacin de procesamiento - estado de las actividades

Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los Sig. Modificado De Http://Es.Wikipedia.Org/Wiki/Sistemas_De_Informaci%C3%B3n_Gerencial , El 07/01/2011, A Las 4:30 P.M. GMT

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De donde se puede establecer que cada uno de sus componentes cumple una funcin a saber:

a. Informacin de procesamiento: es el procesamiento de la informacin y estado de las actividades relacionadas. b. Recursos de la informacin: permiten apoyan las operaciones de control. c. Recursos de sistemas de informacin: asiste la planeacin estratgica y la toma de decisiones. d. Recursos para la planeacin estratgica: recursos de la informacin que permiten la planeacin estratgica y estable objetivos claros para la gerencia. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.4 3.2. FUNCIONES DE LOS SIG las funciomnes basicas de un SIG son 3 y se esquematizan graficamente en la figura 3.2. que se muestra a continuacion. A su vez estas se esquematizan de la siguiente manera: A. Entrada de datos. Combinacin de datos. B. Proporciona informacin en manuales, electrodomsticos y computarizados. C. Sistemas de Informacin De Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistemas de Informacin de Informes Financieros externos, planificacin de recursos empresariales, SPSS, entre otros.

Tomado de: http://www.monografias.com/trabajos17/sistema-gerencial/sistema-gerencial.shtml consultado el 07/01/2011, las 3:00 p.m.

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,

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Figura 3.2. Funciones de los SIGs. Fuente: el Autor.

Estos elementos permiten realizar dos funciones muy importantes para la gerencia que son el control y la toma de decisiones.

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Dentro del proceso administrativo se encuentra el ciclo Deming que requieren el SIG, y este sistema debe ejecutar cuatro puntos elementales en la informacin: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.1. Consulte la unidad 3 del texto anlisis y diseo de sistemas de informacin de James A Senn de acuerdo con este elabore un mapa conceptual que ilustre los elementos necesarios para la elaboracin de un sistema de informacin gerencial.

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LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacinA lo largo de estas lecciones se han mencionado los elementos que caracterizan un sistema segn la teora de sistemas, se ha hablado de lo que es un sistema de informacin gerencial y se ha especificado los elementos bsicos para poderlo desarrollar as mismo en esta leccin se hablara de las reas de trabajo de los sistemas de informacin. Para lo que en el caso de la gestin de proyectos se empezar a hablar del denominado tringulo de proyectos.

De el puede decirse que aunque existan variaciones todo proyecto en su realizacin utilizara tiempo para el desarrollo de sus actividades, tareas y subtareas asignadas. Tambin utilizara algn componente contable en la forma de costo, gasto, egreso, ingreso o emolumento. As como tambin una delimitacin (a partir del mbito5) y unos recursos especficos. De esta manera estos tres elementos condicionaran a las reas de inters que dentro de la gestin de proyectos requerirn del diseo, desarrollo e implementacin de un sistema de informacin.

De esta manera se podra decir que desde la gestin de proyectos las reas de trabajo que un sistema de informacin debera abordar se pueden sintetizar en las siguientes tablas:

Sistema funcional principal Mercadeo

Algunas aplicaciones tpicas que rene Cubos OLAP, minera de datos, data

Wharehousing, anlisis del cliente, de la competencia y de los distintos grupos de inters tales como proveedores y dems fuerzas del entorno. (plan de compras6) Recurso humano Administracin de salarios, diseo de cargos, procesos de convocatoria, capacitacin seleccin ascensos , y

contratacin,

despidos de personal fijo o tipo staff Finanzas y contabilidad Anlisis de costo beneficio, anlisis de rentabilidad, (ROA. ROE, TIO) anlisis del5

El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el producto o servicio deseado. Este se mide a su vez en tareas y fases. Lo que a la postre condiciona la delimitacin e las actividades necesarias para hacerlo realidad. 6 Pueden consultar le libro de guido Clemens administracin exitosa de proyectos para profundizar un poco mas sobre el asunto.

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VPN y la TIR. Innovacin Establecimiento de gastos pre operativos, compra de licencias, marcas, patentes,

adquisicin de activos intangibles va know how, gestin del conocimiento Produccin Diseo de procesos, diseo de flujos de trabajo, diseo de instalaciones, diagramas y mecanismos de control. Anlisis del entorno (va metodologa Enfocado en el anlisis de leyes, decretos, SWOT o matriz PEST jurisprudencia etc. Sobre temas tecnolgicos, polticos, econmicos, ambientales y sociales. Alta gerencia Planeacin por escenarios, planeacin

estratgica, asignacin de recursos.Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de informacin para la gestin de proyectos.

Paralelo a lo anterior tambin es necesario definir el tipo de usuarios que usaran estos sistemas ya que sern estos quienes procesaran dicha informacin y la usaran para la toma de decisiones as al caracterizarlos se tendr:

Usuario Personal de la oficina de proyectos Personal

Usos encargado del ingreso de la

informacin su procesamiento y la generacin de informacin ligada a temas como costos del proyecto, personal ocioso o personal sobre asignado. Personal de apoyo (staff) y especialistas Personal encargado de manejar la

documentacin el anlisis de la informacin del proyecto e inclusive de la asesora y/o consultora del mismo. Gerente de proyectos Personal encargado de detectar problemas, darles solucin y tomar decisiones al

respecto.

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Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de informacin para proyectos. Fuente: el autor.

Paralelo a lo anterior es preciso antes de avanzar un poco mas en el desarrollo de la aplicacin entender los elementos que se vuelven necesarios a la hora de desarrollar un sistema de informacin7 de forma eficaz En primer lugar tenemos (tal y como se puede ver en la siguiente figura) que se requieren algunos conocimientos bsicos sobre computacin sobre todo los relacionados con estructuras de programa y datos especficamente en el caso del cdigo fuente. Paralelo a esto se debe estar en capacidad de seleccionar los datos que se van a utilizar en el diseo de los indicadores con el fin de realizar una adecuada

administracin de datos que a su vez debern ser analizados y transmitidos a las personas interesadas quienes a su vez determinaran lo que se deber hacer en funcin a lo que el sistema ha mostrado Otro punto a tomar en cuenta en la realizacin de este sistema de informacin estriba en los conocimientos bsicos que deben ser tomados en cuenta para la puesta en marcha de forma ptima de este.

Figura 4.1. Elementos y conocimientos bsicos para el diseo de un sistema de informacin para gestionar proyectos. Fuente: el autor.

tomado de ACM currculo comit on informacin System Comunication of the ACM, 21-11-02 pag 787 Asociation Machinery Inc

7

for

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As mismo y de acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede decir que dado que se trata de un sistema de informacin para gestionar proyectos en un sector determinado de la

economa de un pas es necesario contar con unos conocimientos empresariales bsicos en el rea de mercadeo, finanzas y produccin ya que es all de donde partir la informacin que se va a analizar.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Para este ejercicio de autoevaluacin consulte en el texto de Gido- Clements administracin exitosa de proyectos el acpite correspondiente al plan de compras de acuerdo con esto Qu elementos se podran considerar para disear un sistema de informacin para seleccionar bajo el esquema del MRP al mejor proveedor de un proyecto?

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LECCION 5. Procedimientos de alineamiento de los sistemas de informacin con la gestin del proyectoEn esta leccin abordaremos el concepto de proyecto definindolo como el conjunto ordenado de actividades interrelacionadas entre s con el fin de satisfacer necesidades o resolver

problemas y cuyo producto final (bien o servicio) generado es medible, fijo y tangible. Y que para poder ser realizado con xito requiere de la interaccin de agentes que por medio de la incorporacin de 4 fases bsicas dentro de los sistemas de informacin (1. Introduccin de la informtica dentro de la organizacin, 2. El introducir de manera anrquica 8 aplicaciones electrnicas para tal fin. 3. La fase de coordinacin entre el sistema de informacin el proyecto y la organizacin que lo ejecuta y 4. La interdependencia en el desarrollo de estrategias a desarrollar entre la compaa que ejecuta el proyecto, la tecnologa de informacin de que dispone y la forma en que la integra al sistema de informacin que para tal fin utiliza) esto para responder bsicamente a los siguientes cuestionamientos: Qu Vamos a hacer? => en otras palabras se enfoca en definir que se busca con la realizacin del proyecto sus objetivos a desarrollar y las metas a alcanzar. Por qu lo vamos a hacer?=> hace referencia al diagnstico de una situacin y la justificacin de porque con la realizacin de dicho proyecto el problema detectado se va a solucionar. Para qu lo vamos a hacer? => se enfoca en establecer las metas y los planes necesarios para lograr el fin ptimo del proyecto. Dnde lo vamos a hacer? => Hace referencia al espacio fsico o virtual en donde el proyecto se realizara. Quines lo vamos a hacer? => hace referencia a definir con qu recursos humanos, fsicos y/o econmicos se va a contar para poder realizar el proyecto en los tiempos y mbitos que satisfagan una necesidad en especfico. Cundo lo vamos a hacer? => se enfoca en dividir los tiempos establecer la duracin de las tareas definir las precedencias y definir rutas crticas, hitos y holguras dentro de la actividad a desarrollar.

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En este caso hace referencia a una fase de contagio en done la firma ve que su competencia incorpora en su Know How sistemas de informacin para gestionar sus recursos y est por no quedarse atrs de sus rivales decide incorporarlos muchas veces sin saber cmo gestionarlos.

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Qu necesitamos para hacer el proyecto? => hace referencia a la planeacin de recursos y requerimientos que harn posible la puesta en marcha y realizacin optima del proyecto presupuestado. Cunto va a costar el proyecto? Hace referencia al definicin del flujo de caja del proyecto as como a las erogaciones y/o emolumentos necesarios para hacerlo sostenible en el tiempo. De esta manera estas etapas que condicionan el desarrollo efectivo de un proyecto requieren del manejo y procesamiento de informacin que facilite la toma de decisiones sin embargo en el caso de la gestin de proyectos el desafo mas grande por enfrentar se enfoca en lograr que los directivos incorporen los SI9 a su proceso decisional as una de las formas de hacerlo se enfoca en el desarrollo de incipientes sistemas aplicaciones transaccionales de informacin conformados por varias

disjuntas lo que se traduce en problemas tcnicos (diversas

disciplinas dan diferentes interpretaciones de una misma situacin) y ante lo cual los directivos a veces toman decisiones incoherentes con los objetivos estratgicos de la compaa. En otras ocasiones la informacin se centraliza mediante el desarrollo de una intranet en la que se selecciona a un encargado y este analiza e informa los resultados de su anlisis a la alta direccin encargada de gestionar el proyecto la cual tomara decisiones basada en 4 criterios a saber: 1. La facilidad de implementacin de los resultados que arroje el sistema una vez se ha procesado y analizado la informacin disponible. Por ejemplo en el caso de que dichas recomendaciones no alteren de manera drstica el clima y la cultura organizacional de quienes ejecutan, administran o evalan la ejecucin del proyecto. 2. El atractivo tecnolgico que las respuestas del SI arrojen a la organizacin (por ejemplo en el caso de proyectos de investigacin) 3. La capacidad de integrar mediante unidades funcionales las recomendaciones del sistema. 4. El costo necesario para implementar las recomendaciones del sistema.

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9

Sistemas de Informacin.

Algo a tener en cuenta en la gestin de los SI. Se basa bsicamente en que casi siempre es difcil obtener ventajas competitivas basadas en los planes de integracin TI10 disponible /SI desarrollado esto porque muchas veces dicha estrategia no se alinea a los objetivos de la firma que ejecuta los proyectos para lo cual una primera aproximacin del proyectista sobre el tema ser definir por medio de indicadores y el uso de herramientas como el balanced Score Card; cules son las reas ms crticas sobre las que el SI utilizado deber hacer mas hincapi.

5.1. El procesamiento para la planificacin de las TI/SI a partir de la gestin del proyecto.La idea de todo gerente de proyecto no solo se basa en seleccionar las

herramientas informticas que usara para gestionar sus proyectos o para manejar, almacenar y procesar informacin generada por la

estos;

tambin se enfoca en el disear un plan que permita integrar estos resultados al desarrollo de planes de mejora continua razn por la cual y tal como se ven en la figura anexa dicho deber sistema considerar de elFigura 5.1. Elementos a considerar a la hora de planificar el desarrollo de un sistema de informacin adaptado de Max y Matluf 1984.

planificacin

desarrollo de subsistemas que permitan el desarrollo de mecanismos de:

1. Comunicacin que permitan que toda la organizacin conozca los resultados obtenidos por la firma. 2. El desarrollo de sistemas de compensacin e incentivos que promuevan el cambio de paradigma a la hora de gestionar proyectos. 3. El desarrollo de sistemas de control que incorporando conceptos como el ciclo PHVA o los principios de mejora contina del Kaizen permitan el desarrollo de una cultura de proyectos dentro de la organizacin.

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10

Tecnologa de informacin

De esta manera los elementos bsicos a tener en cuenta para poder desarrollar un plan de sistemas y tecnologas para la gestin de proyectos deber considerar elementos como los que se expresan a continuacin11: La realizacin de una lista de actividades a desarrollar dentro del proyecto en el corto, mediano y largo plazo. El definir un punto de partida desde el cual se va a iniciar los procesos de seleccin, clasificacin, almacenamiento y procesamiento de la informacin. El definir los mecanismos de evaluacin adecuados que permitan la incorporacin de procedimiento de control adecuados al seguimiento de las actividades por ejemplo contrastando lo ejecutado con lo presupuestado en funcin a un periodo de tiempo previamente acordado. El establecer una lista de actividades dentro del proyecto en donde las TI puedan utilizarse como herramienta de apoyo y soporte para aumentar en el proyecto su eficacia o su eficiencia. As mismo tambin ser necesario incorporar un comit de tecnologa y

sistemas de informacin y comunicacin (CTICs) el cual se encargara de soportar el desempeo del SI que se disee. Y en donde sus responsabilidades irn desde la supervisin del proyecto, el explicar el compromiso de la organizacin en la implementacin de este como herramienta decisional e inclusive proporcionar los criterios estratgicos necesarios para la fijacin de prioridades y asignacin de recursos. Por otro lado tambin ser clave integrar en el alineamiento necesario para disear un sistema de informacin para la gestin de proyectos al equipo de trabajo encargado de planificar, ejecutar y controlar la adecuada realizacin del proyecto. De esta forma y a manera de sntesis se anexa en la siguiente imagen la gua bsica para alinear las TI al SI de una empresa encargada de gestionar proyectos de diversa ndole.

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Ante todo siempre es necesario recordar que la planificacin y diseo de un sistema de informacin deber gestionarse desde una perspectiva amplia lo cual exige siempre el involucramiento de la alta direccin.

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Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos. Fuente adaptado de Rieu Andreu. Estrategias y sistemas de

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informacin 1996.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Revise el libro de Kendall y Kendall anlisis y diseo de sistemas desde la perspectiva de estos autores cul cree Ud. que debe ser la funcin bsica de un analista de sistemas para una empresa que desee realizar alguno de los siguientes proyectos:? 1. Un proyecto destinado a la construccin de una hidroelctrica 2. Un proyecto enfocado en la construccin de una ESE en el Cauca 3. Un proyecto privado de I+D+i para le desarrollo de productos que se puedan vender en un mercado en donde el precio predatorio sea la estrategia de mercado adecuada 4. Un proyecto privado de I+D+i para le desarrollo de productos que se puedan vender en un mercado en donde el precio de descreme sea la estrategia de mercado adecuada

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CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectosEl propsito de este captulo se enfoca en dar a los aprendientes herramientas de juicio que les permitan definir el tipo de sistema de informacin que ms se ajuste a las necesidades de gestin de la informacin que dentro de sus proyectos por tal motivo este captulo se compone de las siguientes lecciones: LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva LECCION 10. Sistemas expertos

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LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones.

En lecciones anteriores hemos caracterizndolos elementos bsicos que tiene un sistema de informacin para poder ser desarrollado en una organizacin con gestin de proyectos como modelo directivo. Lo que sigue a continuacin se enfoca en mencionar la tipologa de sistemas de informacin que existe y que puede tener influencia dentro de la gerencia de proyectos. De esta manera en esta primera leccin se hablara de los sistemas de procesamiento de las transacciones.

De esta manera se puede decir que un sistema de apoyo a las transacciones o TPS como tambin se conoce es un sistema de informacin que recolecta, almacena, codifica, en

algunas ocasiones modifica y recupera toda la informacin relacionada con las actuaciones de cualquier organizacin. As estos sistemas de informacin estn en capacidad de procesar gran cantidad de informacin relacionada con actividades tradicionales de la organizacin tales como el pago de nmina, la gestin de inventarios o la gestin de la cartera. Su

funcionamiento se basa en la aplicacin del principio de excepcin que reza que cuando hay actividades repetitivas estas pueden sistematizarse permitiendo ahorros en tiempo y dinero.

De esta manera este tipo de sistema de informacin permite expandir la capacidad de anlisis de la organizacin dado que le permiten a esta operar en entornos externos a la misma por ejemplo con la nmina a pagar tcitamente se puede establecer e inclusive pagar las retenciones en la fuente para empleados los que la legislacin vigente en el pas les aplique dicha normatividad. Sin embargo estos sistemas tiene la limitante de que deben funcionar de manera continuada ya que si funcionan de manera intermitente se corre el riesgo de que los administradores de dichos sistemas no puedan obtener informacin confiable que permita optimizar el objeto social de la firma que los incorpora.

As mismo en este acpite tambin hay que establecer que existe un TPS encargado de procesar la informacin por lotes este tipo de sistema derivado del TPS original realiza varias transacciones al mismo tiempo y depende de la configuracin de hardware sobre la que se monte dado que a menor capacidad tecnolgica no puede dar resultados inmediatos de las transacciones que bajo el se realicen.

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6.1. Caractersticas de los sistemas de procesamiento de las transacciones.

A raz de lo anteriormente expuesto sern caractersticas de los sistemas de procesamiento de las transacciones las siguientes: Fiabilidad: un sistema TPS requiere ser confiable ya que un falo en el mismo podra inducir al paro definitivo de las labores de la empresa que lo incorpore. Razn por la cual debe garantizar la facilidad para recuperar informacin en caso de fallas lo que tcitamente infiere la necesidad de contar con un buen backup que respalde al sistema. Respuesta rpida: en este tipo de sistema se debe garantizar un tiempo de respuesta extremadamente corto dado que la firma no puede permitirse tener clientes esperando por soluciones a sus requerimientos. Razn por la cual se be garantizar que las respuestas que se den lo sean en el menor tiempo posible. Inflexibilidad: una deficiencia de todo sistema de procesamiento de transacciones es que sus operaciones deben ser estandarizadas razn por la cual no es capaz de responder a situaciones donde la lgica difusa opere con frecuencia. Procesos controlados: el STP es creado para apoyar las operaciones de la organizacin por tal motivo su funcin bsica es mantener y reforzar los distintos procesos que permitan el cumplimiento del objeto social de la organizacin en el que este se implemente.

Un ejemplo del funcionamiento tpico de un TPS se ilustra en la siguiente figura:

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Figura 6.1. Ejemplo de aplicacin del funcionamiento de un TPS sencillo. Fuente: El autor.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Una vez ledos los componentes bsicos de un TPS revise el texto de Kendall y Kendall que elementos deberan incorporarse para hacer posible el diseo de un TPS para una organizacin dedicada a gestionar proyectos para:

A. El sector publico B. El sector privado C. Una ONG encargada de gestionar subsidios para familias desplazadas por el invierno D. Una empresa de consultora en TICs E. Una firma encargada del montaje e implementacin del equipo medio en una E.S.E de tercer nivel.

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LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones12Un sistema de apoyo a las decisiones se parece a un sistema de informacin gerencial principalmente en que ambas tipologas de sistemas dependen de una base de datos que les permita realizar un data wharehousing como mecanismos esencial para su abastecimiento de datos. Sin embargo difieren en que un DSS (como tambin se conoce) en que este ponme nfasis en el apoyo que brinda a la toma de decisiones en todas las fases que le componen aunque como en la mayora de los sistemas la decisin definitiva es responsabilidad exclusiva de quien programo la base de datos

De esta manera se puede decir que los sistema de apoyo a las decisiones se ajustan mas al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de informacin gerencial tradicionales. As en la mayora de los casos este tipo de sistemas se ajusta mas a la concepcin de inteligencia de negocios.

Dentro de las diferentes concepciones para definir un sistema de apoyo a las decisiones se tienen las siguientes: Un DSS es un conjunto de procedimientos basados en modelos lgicos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en su toma de decisiones. Es un sistema capaz de apoyar ad-hoc el anlisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificacin futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados En el mundo real existen muchos tipos de sistemas de informacin que dan soporte a la toma de decisiones. Dentro de los ms conocidos se tienen:

DSS pasivo: sistema de ayudas para el proceso de decisiones pero que por su configuracin no puede llevar a cabo una decisin explicita pero si puede brindar sugerencias al usuario que los utilice.

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Un DSS es "un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin". Tomado de: Turban, E. (1995). Decision support and expert systems: management support systems. Englewood Cliffs, N.J., Prentice Hall.

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DSS cooperativo: este tipo de sistema de apoyo a las decisiones permite a los encargados modificar, perfeccionar o completar las sugerencias dadas por el sistema. Antes de tomar la decisin definitiva. La ventaja de estos sistemas se basa en el trabajo en red y la disposicin a colaborar de los distintos tomadores de decisin que existan en la organizacin. Se aplica principalmente en las organizacin13es que operan bajo el esquema de matriz - filial.

DSS Activo: sistema de informacin que apoya las decisiones a partir de sugerencias o soluciones que se obtiene por medio de la simulacin de procesos.

DSS dirigidos por modelos: son sistemas de apoyo a las decisiones que se basan en la manipulacin de herramientas informticas de ndole financiera, estadstica, de optimizacin de procesos o de simulacin de los mismos. Un ejemplo de este tipo de sistemas de informacin es Promodel herramienta que se usa para simular procesos estocsticos y tomar decisiones al respecto de los resultados que dicha simulacin estocstica arroje.

DSS dirigidos por comunicacin: son DSS que permiten el trabajo colaborativo as como la asuncin de responsabilidades de los diferentes agentes a partir de sus respectivas colaboraciones. Tal como sucede con herramientas como Microsoft NetMeeting o Yahoo Messenger.

DSS dirigidos por datos: sistema de informacin decisiones se toman a partir de resultados obtenidos

en donde las mediante el

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Para este curso los tipos de organizaciones ms relevantes para gestionar proyectos que pueden gestionar proyectos mediante el desarrollo de SIGP aparte de la organizacin matricial sern:

Hot-desk: un tipo de estructura organizacional basado en la eliminacin de los puestos de trabajo permanentes para cada empleado. Buscando que estos compartan dichos puestos de trabajo. Hotelling: en esta forma organizacional los trabajadores consultores pueden contar con que el cliente les ceda un puesto de trabajo por el tiempo de duracin de su proyecto en la empresa. Telecommuting: en ella los trabajadores se trasladan al lugar de trabajo a travs de las telecomunicaciones. Esto es Teletrabajan sin estar presentes fsicamente en la empresa. Groupware: en este tipo de organizacin la empresa virtual trabaja por medio de equipos de trabajo concurridos, cooperados y colaborados en entornos de trabajo virtual.

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procesamiento de series temporales de datos internos/ externos ligados al proyecto. Cal como sucede con la utilizacin de E-views y/o WinRATs. DSS dirigidos por documentos: sistema de informacin enfocado bsicamente a la gestin, recuperacin y manipulacin de informacin no estructurada en una amplia variedad de ejemplo con la utilizacin de googledocs. DSS dirigidos por conocimiento: sistemas de apoyo a las decisiones enfocados en la gestin de conocimiento y en la formacin y capacitacin del personal. DSS para la gran empresa: tipo de sistema de informacin para la toma de decisiones enlazado con un sistema data wharehousing14 que brinda apoyo a lderes de diferentes reas del proyecto. Un ejemplo de este tipo de DSS es Microsoft Project central. DSS de escritorio: sistema decisional pequeo que se puede utilizar en la gestin de la mipyme15 en virtud a que es mono usuario. formatos electrnicos. Por

7.1. Componentes bsicos de un DSS

As mismo en este acpite tambin es necesario conocer que un DSS est compuesto por los siguientes elementos: Una interfaz de usuario. Una base de datos Una herramienta analtica y un sistema de modelado. La red y arquitectura del DSS. As como el mecanismo con el cual se gener el DSS que puede en la mayora de los casos darse por la utilizacin de herramientas CASE16. As como diferentes lenguajes de programacin como visual Basic, visual.net o C++

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Un almacn de datos (del ingls data warehouse) es una coleccin de datos orientada a un determinado mbito (empresa, organizacin, etc.), integrado, no voltil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza. Se trata, sobre todo, de un expediente completo de una organizacin, ms all de la informacin transaccional y operacional, almacenada en una base de datos diseada para favorecer el anlisis y la divulgacin eficiente de datos. Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n_de_datos recuperado el 05/01/2011 a las 06:48 pm GMT.

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15

Micro, pequea y/o mediana empresa.

Un conjunto de usuarios en los que se incluye el operador del sistema, los analistas y los usuarios finales que recibirn los resultados finales de las salidas y el anlisis de estas por parte del sistema. El contexto de decisin el cual debe ser especfico y definible. El entorno de trabajo disponible para la preparacin, anlisis y documentacin de las decisiones tomadas. De esta manera podramos decir que el esquema de funcionamiento de un DSS se puede ilustrar en la siguiente figura:

Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. Fuente el autor.

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Estas herramientas ayudan en la gerencia de proyectos en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en tareas como el proceso de realizar un diseo del proyecto, el clculo de los costos y gastos implcitos en la realizacin de este etc.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACIONBasndose en la figura que se ilustra a continuacin que elementos podra Ud. utilizar para disear el DSS de una firma dedicada a la realizacin de proyectos de I+D+i.

Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de disear un DSS. Fuente: http://ocw.udem.edu.mx/ rescatado el 12/01/2011 a las 23:25 pm GMT.

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LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica17El mundo, el entorno y las caractersticas de la sociedad en general estn en constante cambio. Antao cuando una organizacin que se manejaba por proyectos podra afirmar con seguridad que una slida investigacin de mercado en la que integrara anlisis cross tabs bastaba para proyectar de manera real el comportamiento de aceptacin y/o rechazo que sobre la realizacin de determinada actividad econmica se podra llegar a tener. Sin

embargo gracias a fenmenos como la globalizacin los comportamientos y creencias as como los gustos y necesidades cambian con el tiempo de manera constante.

Consientes de tal situacin los proyectistas desde la dcada de 1960 empezaron a acudir a soluciones EDI que les permitieran configurar diferentes fuentes de informacin geogrfica para que la ser condensada en un sistema de informacin les facilitara la toma de decisiones. Con le pasar del tiempo la tecnologa de software se vio favorecida con hardware mas estable y hacia principios de la dcada de 1980 los SIGs como tambin se conocen se haban convertido en herramientas plenamente operativas capaces de integrar hardware (para realizar foto interpretacin a partir de imgenes areas), datos geogrficos y software. Los cuales eran usados bsicamente para resolver complejos problemas de planificacin y gestin territorial.

De esta manera con el sistema de informacin geogrfica los proyectistas pueden crear consultas interactivas, realizar anlisis what if (situacin que tambin se puede hacer con los DSS), realizar anlisis espacial, editar datos y presentar la informacin consolidada para posteriores decisiones corporativas.

8.1. Tipos de informacin que provee un SIG dentro de la gestin de proyectos.

1. Localizacin: con un sistema de informacin geogrfica se puede conocer las caractersticas geogrficas de determinada regin sobre la que se quiera realizar un estudio de factibilidad para formular un proyecto dado que con el se obtiene acceso a informacin demogrfica, econmica y social.17

En un sentido estricto, un SIG es cualquier sistema de informacin capaz de integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y mostrar la informacin geogrficamente referenciada.

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2. Tendencia: un SIG permite contrastar por series de tiempo el comportamiento de una regin lo que facilita el anlisis ex post que se genere una vez un proyecto dado ha sido ejecutado. 3. Condicin: gracias a la posibilidad de agregar condicionantes un SIG ofrece la posibilidad de analizar impactos posibles con la aplicacin de la metodologa qu pasa si..? 4. Rutas: la integracin entre un SIG y un GPS (sistema de posicionamiento global) le permite a los proyectistas establecer las rutas ms cortas lo que reduce tiempos de espera, aumenta holguras y reduce costos a la hora de la realizacin de proyectos. 5. Pautas: el uso de los SIG permite establecer pautas de accin para la toma de decisiones futuras. 6. Modelos: el uso de un SIG permite el desarrollo de modelos que dan respuesta a situaciones simuladas lo que reduce costos en las etapas de diseo, formulacin y evaluacin de proyectos.

8.2. Componentes bsicos de un SIG.

Son elementos esenciales para le desarrollo de un SIG con enfoque de gestin de proyectos los siguientes:

Hardware:

Un

SIG

opera

en

un

amplio

rango

de

tipo

de equipos

de

cmputo desde equipos centralizados (via intranet) hasta configuraciones individuales o de red. Software: Los programas diseados para gestionar SIGs deben ser capaces de

almacenar, analizar y mostrar informacin geogrfica, por tal motivo los elementos mas importantes a considerar a la hora de incorporarlos al Know How de la organizacin son: o Sistema de manejo de base de datos. Capaz de realizar integracin va data wharehousing. o Una interface grfica de usuarios (IGU) para el fcil acceso a las herramientas. o Herramientas para captura y manejo de informacin geogrfica.

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o Herramientas para soporte de consultas, anlisis y visualizacin de datos geogrficos. Informacin Personal: la implementacin de todo sistema de informacin geogrfica requiere de personal experto en su desarrollo, gestin y procesamiento dado que la informacin se desactualiza O veces se maneja errneamente. Situacin est que puede echar por la borda el proceso decisional de quienes formulen y gestionen los proyectos. Mtodos: para que un sistema de informacin geogrfica se adapte a las necesidades de la firma debe contar con una serie de pasos que faciliten su incorporacin con los dems sistemas con que la firma de proyectos cuenta para adelantar su proceso decisional. De esta manera el proceso de funcionamiento de un SIG se expresa a continuacin:

Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. Fuente el autor.

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Finalmente las aplicaciones mas relevantes de un SIG dentro de una firma dedicada al diseo, formulacin, gestin y evaluacin de proyectos son bsicamente las siguientes18:

Realizar un gran nmero de manipulaciones, sobresaliendo las superposiciones de

mapas, transformaciones de escala, la representacin grfica y la gestin de bases de datos. Consultar rpidamente las bases de datos, tanto espacial como alfanumrica,

almacenadas en el sistema. Realizar pruebas analticas rpidas y repetir modelos conceptuales en despliegue

espacial. Comparar eficazmente los datos espaciales a travs del tiempo (anlisis temporal). Efectuar algunos anlisis, de forma rpida que hechos manualmente resultaran largos y

molestos. Integrar en el futuro, otro tipo de informacin complementaria que se considere

relevante y que est relacionada con la base de datos nativa u original. As mismo dentro de las aplicaciones que se pueden obtener en el mercado se encuentran los siguientes programas electrnicos: TNTLite OpenMap ER Viewer Quantum GIS ArcExplorer ER Viewer ER Viewer

A su vez cada uno de estos programas pueden ser complementados con la utilizacin de sistemas GPS que inclusive vienen integrados a los ltimos telfonos celulares lo que facilita aun mas la adecuacin de concepciones como el m-business a la gestin de proyectos.

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Tomado de: Armenteras, D. (2001). "GIS at the Alexander von Humboldt Institute", Colombia. In: Conservation Geograpgy by C. Convis. ESRI Press, USA. recuperado el 01/01/2011 a las 20:11 GMT.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACIONRevisando la anterior leccin desde la perspectiva de la gestin de proyectos que otras actividades distintas a las mencionadas previamente podran ser desarrolladas con la incorporacin de un SIG.

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LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva

Un Sistema de Informacin Ejecutiva o como tambin se conoce. Es una herramienta de inteligencia de negocios que analiza una serie de variables de un rea o unidad estratgica de negocio presente en cualquier organizacin a partir de informacin interna y externa a la misma. Este tipo de sistema de informacin es una variacin de un sistema de soporte a las decisiones (DSS) en la medida que este tipo de sistemas permiten a la alta gerencia que organice su informacin mediante herramientas grficas y de comunicaciones. Usualmente su funcionalidad est condicionada al nivel de integracin que exista entre los sistemas transaccionales y los sistemas de informacin gerencial (MIS). De esta manera estos sistemas se encargan de ayudar a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas que no tienen una aplicacin especfica mediante la creacin de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratgicos de una manera bien informada. Ayudndoles a los ejecutivos que los utilizan a comprender mejor sus entornos de decisin.

9.1. Elementos bsicos para la construccin de un sistema de informacin ejecutiva. Una vez que se caracterizado el concepto de sistema de informacin ejecutiva es necesario mencionar los elementos que permiten su desarrollo para lo cual ser importante decir que estos son en su orden: A. El datamining o minera de datos, hace referencia al conjunto de tcnicas y

tecnologas que permiten obtener, integrar y analizar grandes bases de datos, de manera automtica o semiautomtica, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto. Una de sus principales aplicaciones se da en la formulacin de modelos economtricos que buscan crear escenarios donde se modelen posibles impactos ante decisiones estratgicas de los directores de proyectos. Bsicamente, esta herramienta se utiliza para intentar ayudar a comprender el contenido de un conjunto de datos. Para lo cual se hace uso de conceptos estadsticos (tales como autocorrelacion, heterocedasticidad, multicolinealidad y/o cambio estructural => medidas que

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se infieren a partir del clculo de la varianza, la media y la desviacin tpica) as como tambin de algoritmos de bsqueda prximos a la Inteligencia Artificial y a las redes neuronales19. As mismo los pasos necesarios para que el data mining se pueda realizar en una organizacin gestionada por proyectos se basa en una serie de pasos como los que se muestran a continuacin20: a) Determinacin de los objetivos. Trata de la delimitacin de los objetivos que el cliente desea bajo la orientacin del especialista en data mining. En este caso no se debe olvidar que los objetivos a cubrir debern ser: i. Especficos=> buscan lograr algo ii. Medibles iii. Alcanzables iv. Retadores v. Hechos en un periodo de tiempo dado => en este caso corto, mediano o largo plazo. b) Pre procesamiento de los datos. Se refiere a la seleccin, la limpieza, el enriquecimiento, la reduccin y la transformacin de las bases de datos. Esta etapa consume generalmente alrededor del setenta por ciento del tiempo total de un proyecto de data mining. c) Determinacin del modelo.

d) Anlisis de los resultados. Verifica si los resultados obtenidos soncoherentes y los coteja con los obtenidos por los anlisis estadsticos y de visualizacin grfica. Va anlisis de varianza y covarianza de los mismos. B. Datamart: base de datos especializada en el almacenamiento de datos de una unidad estratgica de negocio especifica dentro de la organizacin. Esta herramienta se nutre bsicamente de un data wharehouse. Pero tambin puede ser alimentado por otras fuentes distintas a este.19

Esta concepcin dentro de los sistemas de informacin hace referencia al sistema que se genera en la interconexin de diferentes sistemas y subsistemas que funcionan como una red en la que como resultado final se obtiene la solucin a algn cuestionamiento presente en la organizacin. 20 Adaptado de: http://www.sinnexus.com/business_intelligence rescatado el 06/01/2011 a las 13.57 GMT.

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C. Data wharehouse: base de datos corporativa genrica (se almacena all todos los datos de la organizacin) se caracteriza por integrar y/o depurar informacin de varias fuentes para luego procesarla desde diferentes perspectivas o necesidades de la organizacin. Sus tipos ms relevantes son en su orden21: a) Integrado: los datos almacenados en el data warehouse deben integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La informacin suele estructurarse tambin en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios. b) Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los datos sobre clientes pueden ser consolidados en una nica tabla del data warehouse. De esta forma, las peticiones de informacin sobre clientes sern ms fciles de responder dado que toda la informacin reside en el mismo lugar. c) Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en un data warehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por el contrario, la informacin almacenada en el data warehouse sirve, entre otras cosas, para realizar anlisis de tendencias. Por lo tanto, el datawarehouse se carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir comparaciones. d) No voltil: el almacn de informacin de un data warehouse existe para ser ledo, pero no modificado. La informacin es por tanto permanente, significando la actualizacin del data warehouse la incorporacin de los ltimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en l sin ningn tipo de accin sobre lo que ya exista.

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Op cit

9.2. El impacto de estas herramientas en las decisiones del gerente de proyecto un vistazo al BSC. En sesiones previas se ha podido establecer que los sistemas de informacin diferentes funcionalidades entre las que se pueden citar: i. El ser herramientas que facilitan la toma de decisiones en cualquier rea del proyecto. A partir de informacin integrada del proyecto. ii. Son herramientas que facilitan el anlisis de la informacin pro tcnicas estadsticas permitiendo as la modelacin de impactos dentro de la gestin del proyecto. iii. Son mecanismos que Proporcionan la posibilidad de aprender de los datos del pasado y a partir de esto predecir situaciones futuras en diversos escenarios. iv. Son herramientas que Simplifican dentro de gerencia de proyectos la implantacin de sistemas de gestin integral de la relacin con el cliente. v. As mismo tambin suponen una mejora tecnolgica y econmica en el que hacer del proyectista gracias a que le permiten la generacin de informes con los que puede evaluar el avance y el impacto as como realizar el seguimiento de los proyectos a su cargo. Con esto en mente en el entorno de la gestin de organizaciones aparece una herramienta que permite evaluar la gestin de resultados de un proyecto. Esta herramienta se denomina Balanced ScoreCard o cuadro de mando integral (CMI) el cual debe ser controlado por la direccin general de una compaa. Dado que por medio de la evaluacin de indicadores en 4 reas de inters (perspectiva financiera, perspectiva cliente, perspectiva procesos internos y perspectiva aprendizaje/crecimiento.) permite que los directores de proyectos analicen el mercado y la estrategia para construir modelos de negocio que garanticen la sostenibilidad de la firma. Finalmente y para esquematizar esto se presenta la estructura bsica de un sistema de informacin ejecutiva y su impacto en la gestin empresarial. tienen

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Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de informacin ejecutiva. Adaptado de: Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Sistemas de informacin Thomson 2000.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION1. Revise este link. http://www.tablero-decomando.com/ Que informacin de inters le ha entregado a la hora de medir el impacto del BSC dentro de la gestin de una oficina dedicada a la gestin de proyectos? 2. Revise el texto de gestin 2000. Cuadro de mando integral. De acuerdo a los postulados de Kaplan y Norton que elementos de las 4 perspectivas podra utilizarse para evaluar el desempeo de un proyecto cualquiera. 3. Dentro de la gestin de proyectos como se convierten los activos intangibles en

resultados tangibles. Puede consultar el texto mapas estratgicos de Kaplan y Norton. 4. Si le pidieran que elaborar un mapa estratgico para direccionar un proyecto de I+D+i. Qu elementos considerar relevantes?

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LECCION 10. Sistemas ExpertosUn sistema experto es una variacin de la inteligencia artificial en la que un software simula el comportamiento de un ser humano experto en un tema del saber especfico en este caso podramos habar por ejemplo de elaboracin de contratos, formulacin de presupuestos o simplemente gestin de proyectos. As puede decirse que este tipo de sistema de informacin se encarga de resolver problemas con un nivel de complejidad equivalente al que un ser humano en la vida real tendra. Sin embargo para que todo esto funcione se requiere de un modelo computacional capaz de procesar informacin a partir de la integracin con un DSS. La estructura de funcionamiento de todo sistema experto se compone de 5 elementos bsicos a saber: A. La base de conocimiento con la que se alimenta el sistema se basa en la metodologa Delphi. Dado que son los expertos los que con su experiencia alimentaran el sistema. Esto a veces es una limitante dado que un experto cobra por su experticia y su conocimiento. B. Se requiere un motor de inferencia (aleatoriedad) que examine los hechos y las reglas. Simulando la estrategia adecuada para la solucin de un problema especfico. C. Un componente de anlisis que explica al usuario los criterios de decisin que fundamentan el razonamiento empleado a la hora de tomar decisiones. D. Una interfaz de usuario que facilita la interaccin de este con el sistema experto. E. La memoria de almacenamiento de los datos (data wharehousing) en donde se almacena la informacin informacin. En este punto es necesario tambin mencionar que un sistema experto trabaja a base de reglas y procedimientos que presentan relaciones enfocadas bsicamente en: A. La definicin de un nmero de reglas o clusulas que por medio de condicionantes definen el cumplimiento del proceso. Tal como sucede por ejemplo con un diagrama de flujo y sus respectivos bucles. B. As mismo la estructura de decisin tiene bsicamente la siguiente estructura SI entonces . de los problemas encontrados durante el anlisis de la

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As puede decirse que para el desarrollo de un sistema experto es necesario contar con la presencia de un experto que ponga a disponibilidad del sistema sus conocimientos y experiencia. As como un ingeniero de sistemas capaz de dialogar con el experto par poder estructurar la informacin formando as una base de conocimiento y finalmente un usuario que aporta ideas, deseos y requerimientos. Restricciones estas que pueden dar lugar al desarrollo de aplicaciones en reas como las que se ilustran a continuacin: Sector proyectos Aplicaciones. Observacin de Monitoreo tendencias predictivo. Calculo riesgos de Monitoreo equipos mdicos. Planificacin de Manejo inversiones. emergencias. de Deteccin diagnstico fallas Control procesos de Diseo de redes Control de distribucin inteligente CAM22 Avisos estados excepcin de Manejo de parmetros vehculos autnomos.Tabla 10.1. Diversos usos de sistemas expertos. Adaptado de alter, SL (2000) information Systems, Encyclopedia of lybrary and information Science.

de

Industrial

Energtico

Minero

Otros

en

y Planificacin de estratgica.

Planificacin de - rutas

de Supervisin en inteligente.

Interpretacin de comunicaciones.

10.1. Tipos de sistemas expertos utilizados en la gestin de proyectos. Dentro de la gestin de proyectos existen 3 tipos de sistemas expertos que pueden ser usados para tal fin. Estos tipos se exponen a continuacin: A. Sistemas expertos basados en reglas previamente establecidas => estos sistemas trabajan por medio de condicionantes por ejemplo que pasa si una actividad tipo fin

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Manufactura asistida por computador.

comienzo presenta un hito que la vuelve parte esencial de una ruta critica o de un cuello de botella. B. Sistemas expertos basados en casos=> sistema de informacin en el que las soluciones se obtienen por extrapolacin de sucesos parecidos en situaciones previas. En este tipo de sistema se valora mas la experiencia del experto que sus propios conocimientos. C. Sistemas expertos basados en redes bayesianas => este sistema de informacin es un modelo probabilstico multivariado (Cross Tabs) que relaciona un conjunto de variables aleatorias mediante un grafo que indica explcitamente influencia causal. Tal como sucede en la estadstica multivariada con la prueba chi cuadrada para establecer independencia o asociacin entre variables. 10.2. Ventajas y desventajas de los sistemas expertos dentro de la gestin de proyectos. Sern ventajas operativas de un sistema experto aplicado a la gestin de proyectos las siguientes: 1. Perdurabilidad:=> un sistema experto se mantiene constante en el tiempo. Lo que no pasa con el experto sobre el cual se construyeron las bases de operacin y los criterios de decisin. 2. Duplicacin: => todo sistema experto puede duplicarse las veces que se quiera y adaptarse a necesidades en sectores conexos. 3. Trabajo en entornos extremos:=> todo sistema experto esta en capacidad de trabajar en entornos que inclusive puedan ser dainos para el ser humano. 4. Bajo costo:=> gracias a la aplicacin de estrategias de costos basadas en la capacidad de duplicacin. Entre ms se utilicen sus costos marginales en funcin al tiempo sern menores. 5. Rapidez de procesamiento:=> todo sistema experto puede obtener informacin de un data wharehouse, procesarla y realizar clculos numricos mas rpido que cualquier otro experto humano. Un ejemplo de esto puede ser el paquete estadstico SAS. 6. Fiabilidad:=> los sistemas expertos no se ven afectados por conciciones como enfermedad, cansancio o agotamiento. Parmetros que si afectan al expero humano.

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7. Facilidad de exportar informacin en otros formatos. Por ejemplo OLE de Windows o en el caso de herramientas como SPSS de exportar informacin en formato .rtf o .doc. En el caso de la limitacin en el uso de estos sistemas para la gestin de proyectos se puede decir que:

Sentido comn: Para un Sistema Experto no hay nada obvio. Todo depende de la informacin que se le entregue y los condicionantes de procesamiento con que este se programe.

Lenguaje natural: el SE solo entiende por lenguajes de programacin si Ud. no los conoce podra tener accesos limitados. Por ejemplo en el caso de SAS para realizar modelos logartmicos hay que programarlos en cdigo fuentes sin embargo la solucin la tiene google code disponible en http://code.google.com/intl/es-419/

Capacidad de aprendizaje: a raz de lo anterior la capacidad de aprendizaje del sistema experto es limitada.

Perspectiva global: Un experto humano es capaz de distinguir cuales son las cuestiones relevantes de un problema y separarlas de cuestiones secundarias.

Conocimiento no estructurado: Un SE no es capaz de manejar conocimiento poco estructurado. Esto significa que si Ud. procesa basura. Obtiene basura y concluye basura.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACINRevise el siguiente manual de programacin en SAS

http://rapidshare.com/files/267961670/Step-byStep_Programming_with_Base_SAS_Software.rar cualquiera. de acuerdo a el que elementos podran utilizar para el diseo de un sistema experto que permita calcular el CPM-PERT de un proyecto

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CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos.Este captulo busca que el aprendiente tenga elementos de juicio ligados a la administracin de sistemas de informacin, su seguridad y la forma de protegerlos ante amenazas externas por tal motivo este captulo se compone de las siguientes lecciones:

LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP LECCION 13. Seguridad de la informacin LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin

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LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacinEn lecciones previas se ha caracterizado el concepto de sistemas de informacin se ha mostrado su tipologa y su impacto en la gestin de proyectos a travs de las distintas tipologas de sistemas de informacin que existen para gestionar proyectos. En los prximos acpites se hablara de la forma de analizarlos y disearlos.

11. El anlisis y diseo de un sistema de informacin para la gestin de proyectos.

En este acpite es necesario entender que ante todo la informacin est compuesta de datos, imagines, textos, documentos, archivos sonoros, archivos de video etc. Que en un contexto significativo proveen informacin para la toma de decisiones. Decisiones que se basan a su vez en la exactitud, relevancia y oportunidad de la informacin con la que se alimente el sistema. Permitiendo as establecer la siguiente secuencia lgica:

Figura 11.1. El ciclo de la informacin adaptado de: Burch J Grundnitsky G. 2001. Diseo de sistemas de informacin

Con esto en mente se puede decir que las etapas de diseo de un sistema de informacin se podran discriminad de la siguiente manera:

A. Bloque de entrada => este representa los textos, datos alfa numricos, caracteres o variables tipo cadena que entran al sistema de informacin. As mismo en esta etapa se

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seleccionan los mtodos y los medios por los cuales se introdujo la informacin que el sistema va a procesar. B. Etapa de proceso=> consta de los modelos lgico matemticos que manipulan la informacin suministrada al sistema. Tambin incluye una descripcin de algunas de las tcnicas de modelado usadas por el analista de sistemas para disear y documentar los resultados generados por el sistema. C. Bloques de salida=> representan la salida de informacin para todos los niveles de la organizacin. Para determinar la calidad de esta se utilizan seis criterios a saber: Exactitud Oportunidad Relevancia Uso Frecuencia Seguridad

D. Tecnologa necesaria para desarrollar el sistema => se enfoca bsicamente en tres componentes hardware (elementos tcnicos, capacidad operativa de la maquina en la que la herramienta se implemente), software. (mecanismo por el cual el usuario interacta con el sistema por medio de una interfaz grfica) y telecomunicaciones como mecanismo para la recepcin / envi de la informacin resultante (en ocasiones este componente se asocia al peopleware. O personal de apoyo al sistema de informacin) E. Base de datos=> esta se considera a partir de dos parmetros las bases de datos con componentes lgicos lo que define el lenguaje basado en estructura de datos. Y el sistema fsico que se enfoca en la implementacin de la base de datos en la memoria secundaria y los mtodos de procesamiento de la informacin utilizados F. Control del sistema=> este elemento hace referencia a todos los controles que se necesitan disear en el sistema para garantizar el acceso a personal autorizado, la integridad de la informacin y los procesos necesarios para procesarla y convertirla en insumo para el diseo, gestin y evaluacin de proyectos as como la proteccin, integridad y mecanismos uniformes de operacin. De esta manera y a manera de sntesis las fases para poder desarrollar un sistema de informacin para la gestin de proyectos se representan en el siguiente diagrama:

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Figura 11.2. Fases de diseo de in sistema de informacin para la gestin de proyectos. Fuente el autor basado en informacin del PMBOK.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.En la figura 11.2. Aparecen Una serie de fases necesarias para el diseo de un sistema de informacin. Al revisarla se menciona La fase determinacin de requerimientos con base a dicha informacin y utilizando la matriz 5W-1H defina los elementos bsicos para poder disear un SIGP 23 para una empresa dedicada a fabricar productos por medio de una estructura matricial de gobierno.

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23

Sistema de informacin para la gestin de proyectos

LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de un SIGPLa metodologa APX surge a mediados de la dcada de los 70 se basa en el desarrollo de mecanismos para la evaluacin y planeamiento de sistemas de informacin. Su intencin inicial era unir la precisin de los mtodos estructurados con la continuidad del proceso de planeamiento para el recurso informacin. De esta manera los objetivos bsicos de esta metodologa son:

1. Definir la situacin actual de lo que se quiere sistematizar 2. Configurar la situacin deseada por una institucin en cuanto a la administracin de la informacin necesaria para su funcionamiento. 3. Indicar el camino a ser seguido para que la situacin deseada sea alcanzada. En el caso de adaptarlo a una empresa dedicada a la gestin de proyectos esta metodologa ofrece las siguientes ventajas:

A. Identificar sus necesidades de informacin y los problemas relacionados. B. Definir qu aplicaciones de procesamiento de datos debern atender esas necesidades; C. Identificar los archivos que sern usados por las aplicaciones. D. Definir planes de desarrollo de proyectos para esas aplicaciones y archivos. De esta manera la metodologa APX est entonces fundamentada en el concepto de

PROCESO. Esto implica que las aplicaciones del SIGP son identificadas en funcin de las informaciones necesarias a la ejecucin de los procesos necesarios para realizar de manera efectiva el anlisis de la informacin ligada al proyecto. El esquema de funcionamiento de esta metodologa se puede ver con ms detalle en la siguiente figura:

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Figura 12.1. Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodologa http://modelosdrayevolutivos.blogspot.com/2008_10_01_archive.html el 07/01/2011 a las 15:05 pm.

APX.

Rescatado

de;

As mismo dentro del software utilizado para el diseo de sistemas de informacion bajo esta metodologa se tienen: A. Herramientas APX para el diseo de SIGP para Escritorio. Incluye programas para el diseo de bases de datos.

a) AppBuilder 1 2 3 b) Automated Architecure's Blue Ink c) Borland C++Builder d) Visual Basic e) Visual studio.net f) Appserver => para integraciones con CMS (sistemas de administracin de contenido para la realizacin de proyectos para la web.)

B. Herramientas APX para la creacin de Bases de Datos

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a) FileMaker Pro Advanced b) Omnis Studio c) Oracle Forms d) Oracle Application Express o APEX e) Sybase PowerBuilder f) WinDev g) Velneo h) Servoy

C. Herramientas APX Orientadas al diseo, gestin y evaluacin de proyectos en la WEB

a) 37 Signals Ruby on Rails b) Adobe ColdFusion c) Symfony (PHP) d) iRise 1 e) WebDev f) Leonardi

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.Consulte esta pgina web http://www.megaupload.com/?d=P0E7PZQH descargue el archivo lea el apartado relacionado con la creacin de bases de datos (pgina 37 y SS) si le pidieran a Ud. que utilizando la metodologa APX y este software; que diseara una base de datos para definir los recursos necesarios para desarrollar un proyecto de inversin social en el departamento de Boyac que elementos tomara en consideracin.

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LECCION 13. Seguridad de la informacinEn toda organizacin que maneje informacin uno de su desafos ms relevantes est ligado a garantizar que su informacin este protegida del acceso de terceros que puedan daarla o realizar actuaciones que afecten la sostenibilidad econmica de la firma por tal motivo esta leccin abordara algunos tpicos bsicos de seguridad en la informacin24.

Lo primero que hay que mencionar es que la informacin que debe ser protegida debe reunir una serie de caractersticas asociadas a:

i.

La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgacin de informacin a personas o sistemas no autorizados.

ii.

Para la Seguridad de la Informacin, la integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas.

iii.

La Disponibilidad es la caracterstica, cualidad o condicin de la informacin de encontrarse a disposicin de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

De esta manera puede decirse que desde los SIGP la seguridad de la informacin no tiene que ver nicamente con cuestiones tecnolgicas, sino tambin legales u organizativas, es decir, puede ser aplicada desde tres puntos de vista: legal, tcnico y organizativo 25 .con esto en mente se podra decir entonces que desde el punto de vista de la seguridad en los sistemas de informacin la organizacin orientada a proyectos debe asegurarse de que las polticas que desarrolle garanticen el desarrollo de mecanismos que permitan garantizar que la informacin protegida conserve las siguientes caractersticas:

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En este punto hay que entender que la Seguridad Informtica es un concepto de Seguridad que naci en la poca en la que no existan las redes de banda ancha, los telfonos mviles o los servicios de internet como las redes sociales o las tiendas virtuales. Es por ello que la Seguridad Informtica suele hacer un especial nfasis en proteger los sistemas, es decir, los ordenadores, las redes y el resto de infraestructuras de nuestra organizacin. La Seguridad Informtica es un concepto fundamentalmente tcnico. Por tal motivo a el hay que integrarle el concepto de seguridad en TICs el cual se trata de un enfoque ms moderno, que incorpora el concepto de redes o infraestructura de comunicaciones. Hoy en da no concebimos el ordenador como un elemento aislado sino como un elemento conectado, y por otro lado, el ordenador ya no es el nico elemento o dispositivo a proteger, sino que tambin hay que proteger las infraestructuras de comunicaciones, as como diversos dispositivos, como son los telfonos mviles, PDAs, etc. Tomado de; Nando A, seguridad en la informacin Junio

2010.25

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Op cit

Proteccin a la Rplica: mediante la cual se asegura que una transaccin slo puede realizarse una vez, a menos que se especifique lo contrario. No Repudio: mediante la cual se evita que cualquier entidad que envi o recibi informacin alegue, ante terceros, que no la envi o recibi. Esta caracterstica de la informacin se parece a lo que en el envo de correos se conoce como el envi de mensajes con copia oculta (CCO:)

La Integridad de la Informacin. La Disponibilidad u Operatividad de la Informacin. La Privacidad o Confidencialidad de la Informacin. El Control sobre la informacin permite asegurar que slo los usuarios autorizados pueden decidir cundo y cmo permitir el acceso a la misma. La Autenticidad de la informacin.

Con esto en mente se podra decir que una vez garantizado esto