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MODELO ASESORIA ARCHIVÍSTICA PARA MINISTERIOS DISEÑO DE UN SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONALASESORA: MARÍA DEL CARMEN RETANA UREÑA

Setiembre 2014

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Modelo Asesoría archivística para ministeriosDiseño de un Sistema Archivístico Institucional

DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

MODELO ASESORIA ARCHIVISTICA PARA MINISTERIOS

DISEÑO DE UN SISTEMA ARCHIVISTICO INSTITUCIONAL

ASESORIA ELABORADA POR: MARIA DEL CARMEN RETANA UREÑA

SETIEMBRE 2014

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CONTENIDO

INTRODUCCION

Metodología………………………………………………………………………………2

Módulo I.Sistema Archivístico Institucional.......................................................................4

Módulo II Diagnóstico Archivístico....................................................................................11Reseña Histórica del Ministerio………………………………………………………… Marco Legal y Administrativo............................................................................ Situación Archivística........................................................................................

Módulo III.Diseño e implementación del Sistema Archivístico Institucional, SAI………24Cuadro de Clasificación…………………………………………………………..........Logística del SAI………………………………………………………………….......... Resumen ejecutivo……………………………………………………………….......... Conclusiones y recomendaciones……………………………………….……...........Bibliografía………………………………………………………………………............ Anexos……………………………………………………………………………...........

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MODELO ASESORIA ARCHIVISTICA PARA MINISTERIOS

DISEÑO DE UN SISTEMA ARCHIVISTICO INSTITUCIONAL

INTRODUCCIÓN

Sistematizar los archivos de un ministerio es un reto administrativo para obtener un mejor control de la creación, recepción, organización, difusión y utilización de los documentos y de la información en general.

Dentro de los objetivos específicos de esta asesoría están los siguientes:

Determinar la realidad archivística de la institución.

Examinar los procesos y procedimientos que originan los documentos sustantivos y facilitativos de la entidad.

Obtener un mejor control en la producción, gestión, recepción, despacho, organización, difusión y utilización de los documentos.

Concienciar a las autoridades institucionales sobre la importancia de una adecuada administración de documentos.

Dar los primeros pasos para el diseño de un Sistema Archivístico Institucional en un Ministerio.

Para implementar un Sistema Archivístico Institucional se desarrollan tres módulos, uno que introduce a la teoría y dos módulos prácticos:

I. Módulo 1. Sistema Archivístico Institucional (SAI)

I I. Módulo 2. Diagnóstico Archivístico.

III. Módulo 3. Diseño e implementación del Sistema Archivístico Institucional (SAI).

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METODOLOGÍA

Se deben aplicar varios procedimientos para obtener la información que permita estructurar el proyecto escrito:

Realizar una inspección ocular del área de Archivo Central.

Tomar fotografías del local de Archivo Central.

.Recuperación de información a través de fuentes primarias y secundarias:

Entrevistar a personal del Ministerio vinculado con la administración y planificación institucional.

Consultar legislación, reglamentos y manuales relacionados con el Ministerio.

Consultar antecedentes de gestión archivística del Ministerio respectivo en la Dirección General del Archivo Nacional.

Entrevistar a personal del Archivo Central del Ministerio. Visitar y entrevistar a personal de las oficinas productoras para conocer sobre su gestión documental.

Conocer la estructura organizacional de la institución para identificar las unidades productoras de los documentos.

Conocer las funciones y actividades de cada una de las unidades productoras.

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MÓDULO I

SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL (SAI)

Seguidamente se abordarán aspectos teórico-conceptuales relacionados con la temática de sistemas, tomando en cuenta la teoría archivística.

Se pretende, a partir de los conceptos en estudio y de la teoría que aporta la archivística, realizar un diagnóstico y propuesta para mejorar el Sistema Archivístico Institucional del Ministerio.

Marco teórico

El Sistema Archivístico Institucional es la estructura sobre la que se organizan los archivos a través de etapas sucesivas del ciclo de vida de la documentación, en cuanto a su tratamiento, conservación y difusión. 1

Debido a que los archivos son dependencias o unidades donde se custodian, tratan y sirven los documentos, es necesario dictar políticas y lineamientos que conduzcan a su acertado funcionamiento. Estos procesos deben estar bajo la dirección del Archivo Central, unidad con responsabilidad directa en cuanto a la gestión de la documentación en sus diferentes fases, y con facultades para establecer las normas de funcionamiento del sistema.

El Sistema Archivístico Institucional del Ministerio, debe responder al diseño de un sistema de información que facilite el logro de su misión y visión como ente gubernamental del Poder Ejecutivo. Está integrado por los archivos de gestión y el Archivo Central, siendo este último la unidad rectora del Sistema Archivístico Institucional, encargada de coordinar las políticas institucionales en materia de archivos.

El Sistema Archivístico Institucional de cada organización, entidad pública o privada, en teoría, debe estar conformado por dos elementos básicos: los archivos de gestión y el archivo central. Además, se debe incorporar la relación con la rectoría del Sistema Nacional de Archivos para las fases de Archivo Intermedio y Archivo Histórico, aunque en estas fases los documentos ya no se conservan en la entidad productora sino en el Archivo Nacional.

En la práctica, según las características de cada entidad, la estructura del sistema será conformada por dichos elementos o por un Archivo Central que además,

1 Definición de Sistema: “Conjunto ordenado de entes (o componentes) independiente en sí mismo, que están interrelacionados entre sí y el medio que los rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados”. ( Arévalo Jordan)

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custodie temporalmente documentos en fase de Archivo Histórico, entre tanto se produce la transferencia de los documentos al Archivo Nacional.

1. Las ventajas de un Sistema Institucional de Archivos, SAI

El SAI se diseña para organizar y administrar debidamente los archivos. También permite resolver los problemas creados como consecuencia de la explosión documental, de la mala gestión y la desorganización de la información, y ofrece las siguientes ventajas:

Facilita el logro de la Misión, Visión y objetivos de la institución.

Permite a la institución cumplir con el marco jurídico que le ha sido encomendado al poder trabajar con eficiencia y eficacia, obtener transparencia administrativa en sus funciones y posibilitar la rendición de cuentas exigida por la Ley de Control Interno.

Permite accesar y facilitar la información en el momento oportuno.

Permite mejorar la calidad de los servicios brindados por la institución a sus usuarios, mediante un servicio rápido, eficiente y eficaz, dando como resultado clientes satisfechos.

Permite a la institución realizar una gestión documental eficiente y eficaz y reducir el tiempo de respuesta, reduciendo los costos a la entidad.

La implementación de un SAI en el Ministerio permitirá la organización de la información, mejorar la aplicación de los procesos archivísticos y minimizar la desorganización que pueda existir.

2. Conceptualización

Un Sistema Archivístico Institucional (SAI) es un “Modelo de integración de todos los archivos de una institución, pública o privada, cuya finalidad es la organización de la información archivística para ponerla al servicio de los clientes internos y externos”. (Jaén García, 2006)

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El documento de archivo es la materia prima que conforma los archivos. En consecuencia, el SAI debe establecer políticas de normalización y regulación para la concepción, génesis, tratamiento, conservación y difusión de los documentos, independientemente del soporte en que se encuentren.

Los archivos son dependencias o unidades donde son custodiados, tratados y servidos los documentos, por lo cual se requieren profesionales capacitados para su administración y organización.

2.1 Unidades Archivísticas que integran el S.A.I, según el ciclo vital de los documentos

2.1.1 Archivos de Gestión

Los archivos de gestión contienen la documentación generada por las diferentes unidades o áreas administrativas de cada entidad, además es donde inicia la etapa del ciclo vital del documento, lo cual determina por consiguiente que los archivos deben regularse desde la etapa de Archivo de Gestión.

Para evitar la acumulación excesiva de documentos en las unidades productoras, los archivos de gestión remiten periódicamente sus documentos al Archivo Central una vez que su trámite administrativo haya finalizado.

2.1.2 Archivo Central

Unidad o área que tiene como función principal reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación que la institución produce o recibe, para la toma de decisiones de la administración o para la investigación. Este es el ente rector institucional del S.A.I que a su vez emite directrices, políticas, planificación, difusión, etc.

2.1.3 Archivo Intermedio

Unidad de la Dirección General del Archivo Nacional que recibe aquellos fondos o subfondos documentales procedentes de entidades que han cerrado, o que están cubiertas por el artículo 53 de la Ley 7202, a saber el Consejo de Gobierno, los

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despachos de la Presidencia de la República y los ministros del Poder Ejecutivo, quienes deben entregar los documentos al término de su gestión.

2.1.4 Archivo Histórico

Custodia la documentación con declaratoria de valor científico-cultural, la cual de manera preliminar ha sido valorada y transferida para su custodia al Archivo Nacional. El origen y la procedencia de los documentos pueden no coincidir, pueden proceder de una misma o de diferentes entidades, pero en cualquier caso prevalece que el documento en custodia es único, seriado y el carácter de su información sustantiva.

2.1.5 Archivos especializados

Son los integrados por documentos con una sola tipología o series documentales específicas. Ejemplos;

Archivos médicos. Archivos financieros. Archivos de registro de estudiantes. Archivos de registro civil, etc.

3. Justificación para la creación de un SAI

La implementación de un Sistema Archivístico Institucional, SAI, debe lograr que el tratamiento de los documentos llevado a cabo mediante procesos archivísticos, permita disponer de la información para ayudar a la gestión y funcionalidad de la organización. Se requiere que el SAI se adapte a los objetivos generales definidos para cada unidad administrativa como partes integrantes de un todo.

La creación de un SAI en el Ministerio ayudará a consolidar su Archivo Central mediante la utilización de técnicas archivísticas en los procesos de tratamiento de la información. Asimismo, permitirá organizar entre otros, los documentos de los despachos del Ministro y viceministros, los cuales se deben transferir al Archivo Nacional al terminar el período de la administración de gobierno vigente (2010-2014), acorde con lo estipulado en el antes citado Artículo 53 de la Ley 7202.

Además se pretende, facilitar al usuario interno y externo el poder acceder a la información en el momento preciso que la requiera, tanto para la toma de decisiones como para hacer valer sus derechos.

La implementación de un SAI ayuda a cumplir lo que establece el artículo 16 de la Ley General de Control Interno N° 8292, sobre sistemas de información, que indica: “En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

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a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

4. Elementos que constituyen un SAI.

Un SAI está formado por un conjunto de elementos que deben trabajar en armonía y con independencia unos de otros, de esta forma los elementos que conforman un SAI estaría formado por:

4.1 La institución productora pública o privada, que comprende el marco de producción y acumulación de la información.

4.2 El fondo documental que sería la suma de toda la información archivística producida.

4.3 La Sistematización de la información y puesta al servicio de los clientes o usuarios internos y externos.

Todos estos elementos se gestan y desarrollan dentro de cada uno de los archivos de gestión, especializados o centralizados que forman parte de una institución. Por lo tanto, estos conforman también un SAI y deben de cumplir con el proceso particular que les corresponde dentro del Sistema.

Para implementar un SAI se requieren recursos materiales y humanos para poder ejecutar las labores en forma correcta, además de una infraestructura adecuada para la buena conservación de los documentos.

5. El marco legal que regula el SAI

El Ministerio conforma un sistema dentro del marco de funcionamiento del Estado cuya misión y función debe aspirar a lograr el cumplimiento de las competencias del Poder Ejecutivo, establecidas mediante la Constitución de la República y la Ley General de la Administración Pública.

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En Costa Rica, existe una normativa legal muy amplia y divulgada, ya que las entidades están obligadas a cumplir en materia archivística la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, la Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y la Ley 8292 Ley General de Control Interno, Ley 9097 de Regulación del Derecho de Petición, Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y otras leyes conexas, además de los reglamentos y manuales internos que regulan la buena gestión de los documentos.

Para potenciar el papel del Archivo Central como órgano rector del Sistema Archivístico Institucional, también es importante la existencia de un Grupo Asesor, que en el caso del Ministerio, consideramos que debe estar conformado por la jefatura superior inmediata del Archivo Central, un especialista en informática del Departamento de Informática, y el propio jefe o encargado del Archivo Central. Las funciones de este grupo asesor son determinar los objetivos, el trabajo interdisciplinario necesario para su cumplimiento y sobre todo diseñar la estrategia para involucrar y motivar al personal y a los jerarcas en los proyectos propuestos y otorgarles el financiamiento y apoyo necesarios.

Asimismo, otro órgano colegiado que colabora con la labor del Archivo Central es el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, CISED, el cual debe ser conformado de manera obligatoria en cada una de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. De acuerdo con el artículo 33 de la Ley 7202, dicho órgano tiene como funciones primordiales evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la institución, así como consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando debe eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

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MÓDULO II

DIAGNOSTICO ARCHIVISTICO

OBJETIVOS:

Objetivo General 1. Crear un sistema de información adecuado para facilitar la toma de decisiones en el Ministerio. Se utiliza como ejemplo hipotético el Ministerio de la Presidencia

Específico 1: Elaborar un cuadro de clasificación específico para archivos de gestión.

Específico 2: Implementar el cuadro de clasificación en todos los archivos de gestión, dando prioridad a las siguientes unidades

1. Despacho Ministro2. Despachos de viceministros3. Asesoría Legal4. Oficial Mayor5. Dirección de Leyes y Decretos2

Objetivo General 2: Conocer el estado de administración y organización archivística del Ministerio.

Específico 1: Determinar las condiciones de organización y administración en que opera el Archivo Central.

Específico 2: Establecer las condiciones de organización en que se encuentran los subfondos del Archivo Central.

Específico 2: Establecer cuáles aspectos prioritarios deben corregirse para mejorar las condiciones archivísticas detectadas.

2 En el caso del Ministerio de la Presidencia se incluyó la Dirección de Leyes y Decretos por ser de relevancia en este ministerio. Sin embargo, a la hora de elaborar el cuadro de clasificación cada ministerio deberá hacer los ajustes para adaptarlo a su propia realidad institucional.

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1. Reseña Histórica del Ministerio3

Se debe elaborar una reseña histórica que permita conocer la creación y evolución del Ministerio. De seguido se ofrece una reseña que podría considerarse un antecedente para todos los ministerios porque describe su ligamen con el Poder Ejecutiivo.

“Después de la proclama de Independencia del Reino de Guatemala el 13 de octubre de 1821, predominaron en Costa Rica hasta el año 1824, gobiernos representados por juntas gubernativas.

El año 1825 se promulgó la Ley Fundamental del Estado Libre de Costa Rica, la cual dividió al país en cuatro poderes: Ejecutivo, Legislativo, Judicial y Conservador, con un Jefe Supremo o Jefe de Estado de Costa Rica. El Jefe de Estado tenía las funciones de máxima dirección presidencial, aunque no existía esa nomenclatura.

En la Constitución Política de 1848 se define aún más la conformación y las funciones del Poder Ejecutivo pues con la fundación de la República, aparece la figura del Presidente de la República. Asimismo, se denominan vicepresidentes a los sustitutos del Presidente de la República, término cambiado por “designados” en la Constitución de 1859 y vuelto a retomar en la Constitución de 1949. Finalmente, la entidad se organiza como Ministerio de la Presidencia el 24 de diciembre de 1961, mediante Ley de Presupuesto Nº 2980.4

La elección del Presidente de la República y de los vicepresidentes, se realiza mediante sufragio el primer domingo de febrero con el objeto de efectuar la renovación de estos funcionarios, nombrados en el cargo por un período constitucional de cuatro años a partir de la toma de posesión el día 8 de mayo.

Como actor y ente rector del Poder Ejecutivo, la Presidencia de la República y el Ministro de la Presidencia ejecutan una serie de acciones y actividades de carácter político, estratégico, operativo, regulatorio y de vigilancia, que están vinculadas a las directrices y principios de los planes político y nacional de Gobierno.

La misión de este Ministerio en particular es “Definir y coordinar las estrategias de desarrollo del país, mantener la estabilidad económica social y laboral, y representar a la nación en los actos oficiales”.

3 Se presenta como ejemplo la reseña del Ministerio de la Presidencia, en el entendido de que aporta una visión del Poder Ejecutivo e informa los antecedentes ministeriales.Cada Ministerio debe elaborar su propia reseña histórica que es importante para conocer la evolución y desarrollo de la administración.Fuente: Dirección General del Archivo Nacional. Entrada Descriptiva Norma Internacional ISAD-G Presidencia de la República. Elaborada por Alejandra Chavarría Alvarado, Noviembre 2004 4 Jiménez Castro, Wilburg. “Génesis del Gobierno de Costa Rica, 1821-1981”. Tomo I, San José, Ed. Alma Mater, 1984.

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2. Marco legal y administrativo

2.1 Base Legal

Actualmente la base legal del Poder Ejecutivo aparece en el Título X El Poder Ejecutivo, Capítulos I-V de la Constitución Política de 1949.

El Poder Ejecutivo es un órgano constitucional que ejerce la función política y administrativa del Estado y al ser órgano supremo independiente con respecto a los otros poderes no está sujeto a ninguna relación jerárquica; toma la iniciativa en el Gobierno y orienta la actividad del Estado; su poder de decisión es autónomo y posee el privilegio de la decisión ejecutora.

En el artículo 130 de la Constitución Política de 1949 se establece que “El Poder Ejecutivo lo ejercen, en nombre del pueblo el Presidente de la República y los Ministros de Gobierno en calidad de obligados colaboradores”.5

Asimismo, en la Ley General de la Administración Pública se confiere al Poder Ejecutivo la facultad de coordinar y dirigir las tareas gubernamentales y administrativas de la Administración Central y de la Administración descentralizada. En el Artículo 27 encontramos: “Corresponderá a los ministros conjuntamente con el Presidente de la República las atribuciones que les señala la constitución y las leyes, y dirigir y coordinar la administración tanto central como, en su caso descentralizada, del respectivo ramo”.6

En el período administrativo 2006-2010, la administración emitió el Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo7, con el fin de simplificar su organización y agilizar el funcionamiento de la Administración Pública, así como establecer mecanismos de coordinación entre el Poder Ejecutivo y las instituciones descentralizadas, para que el primero fije las políticas públicas y las segundas las ejecuten.

En el artículo 1º del Reglamento aparece integrado el Poder Ejecutivo por los siguientes órganos:

1) La Presidencia de la República.

2) El Poder Ejecutivo propiamente dicho, formado por el Presidente de la República y el Ministro de la Presidencia.

5 República de Costa Rica. Constitución Política 1949. –4. ed—San José: Porvenir: 1998, 52 p. 21 6 República de Costa Rica, Ley General de la Administración Pública.--2. ed.-San José: I JSA, 1993. 102 7 Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo. Decreto Nº 33151-MP. 8 mayo 2006. Periódico Oficial La Gaceta.-18 mayo 2006

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3) El Consejo de Gobierno, constituido por el Presidente de la República y los ministros con o sin cartera o en su caso los viceministros en ejercicio.

4) Los Consejos Sectoriales: integrados por los ministros rectores del respectivo sector y los jerarcas administrativos de las instituciones descentralizadas que formen parte de él.

5) Los ministerios integrados por los ministros y los viceministros técnicos necesarios para la mejor atención de sus despachos.

Además, es frecuente en el Poder Ejecutivo la creación de despachos ministeriales con cartera o sin ella. Por ejemplo al inicio de la Administración Arias Sánchez (2006) se creó el Ministerio de Coordinación Interinstitucional, con el objetivo de mejorar la gobernabilidad, mediante acciones de coordinación interinstitucional.

2.2 Estructura orgánica ministerial

2.2.1 Naturaleza de la entidad:

Ente de servicio público miembro del Poder Ejecutivo centralizado.

2.2.2 Misión

El Ministerio de la Presidencia coordina las acciones y es el enlace entre la Presidencia de la República y los demás ministerios, instituciones descentralizadas del Estado, poderes del Estado, entes privados, organizaciones y grupos de poder de la sociedad civil, brindando la información y los elementos de juicio sobre asuntos de estrategia política al Presidente de la República para la toma de decisiones.

2.2.3 En la estructura organizacional se pueden apreciar cinco niveles de gestión con las siguientes características:

Nivel político: conductor, normativo, regulador, ejecutor, asesor, Nivel asesor: instancias asesoras Nivel directivo: conductor, integrador, ejecutor, capacitador. Nivel operativo departamentos: ejecutor. Nivel Consejo: decisorio

2.2.4 Se deben detectar y anotar los últimos cambios ocurridos producto de las nuevas regulaciones en la estructura orgánica.

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3. SITUACIÓN ARCHIVISTICA

Bajo este título se deben consignar las condiciones adecuadas o no del local de archivo, asimismo el desarrollo archivístico institucional alcanzado.

3.1 Archivo Central

La Dirección General del Archivo Nacional, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, requiere la adecuada organización y administración de documentos en los archivos de las instituciones del Estado, previéndose además, de manera específica para los despachos de ministros y viceministros la transferencia de documentos al Archivo Intermedio al término de la gestión gubernativa cada 4 años, conforme se establece en el artículo 53 de la Ley 7202.

Las funciones del Archivo Central se establecen en el Artículo 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Entre ellas tenemos en el inciso b) reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución8.

Se deben conocer y anotar los antecedentes de gestión por parte de la Dirección General del Archivo Nacional, en procura de la creación del Archivo Central en el Ministerio9. Inclusive es probable que a pesar de algunos planteamientos no se haya logrado concretar la creación del Archivo Central, en detrimento del desarrollo archivístico institucional.

Es importante anotar aquellos cambios que se perfilan para el Archivo Central del Ministerio con el nombramiento de un encargado y la solicitud de asesoría archivística realizada por la dirección administrativa del Ministerio.

3.1.1 Ubicación del Archivo en la estructura organizacional

Se debe anotar la dependencia o filiación orgánica del Archivo Central.

De acuerdo con recomendaciones del Ministro de Planificación y Política Económica el Archivo Central debe depender del Area Administrativa10.

8 Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990. Imprenta Nacional 1996.9 El expediente relacionado se puede consultar en el Departamento Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional.10 MIDEPLAN. Area de Modernización del Estado. “Propuesta estructura organizacional área administrativa financiera administración central” Publicaciones MIDEPLAN, febrero 1999, p. 22.

APICE ESTRATEGICO y POLÌTICO GobiernoPrivado

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Fig. 2 Forma Divisional

3.1.2 Desarrollo archivístico alcanzado

En este punto se describe la situación archivística encontrada. En ocasiones puede resultar difícil anotar las condiciones reales detectadas, porque son desfavorables, pero es la única manera de aportar soluciones.

-Determinar el grado de desarrollo del Archivo Central

El Archivo Central del Ministerio, puede estar en estado incipiente, avanzado o consolidado. Cuando el desarrollo es incipiente aún no ha asumido todas las funciones que por Ley le corresponden. Por ejemplo, puede ser que apenas se cumple con los dos aspectos básicos de tener local y encargado del Archivo Central establecidos en el Artículo 155 del Reglamento a la Ley 7202, que indica: “La institución que solicita una asesoría para la creación u organización de sus archivos, deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario correspondiente y los funcionarios responsables de la Unidad”.

APICE ESTRATEGICO y POLÌTICO

Asesoría

Gobierno

Asuntos Juridicos

Jurídicos.

Institucpúblicas

Privado

Org. Inter

Viceministros

Normati Sector

Externo

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Se deben detectar las condiciones del desarrollo archivístico alcanzado, en relación con la conservación, organización y facilitación de los documentos y la información que produce y recibe, para determinar si existen problemas de índole administrativa y organizacional que se deben atender y corregir.

Se deben determinar los métodos archivísticos aplicados en la organización de los archivos. Por ejemplo: es práctica generalizada en los archivos ordenar los documentos en orden alfabético tajante, sin previa clasificación, lo cual repercute en que documentos de carácter sustantivo y facilitativo estén incorporados en las mismas unidades documentales y que se liguen unidades documentales de procedencias diversas, por ejemplo privadas y públicas por la unión de una letra: A: Asamblea Legislativa, Asociaciones.

En los subfondos transferidos de despachos ministeriales11 a la fase de Archivo Intermedio, se detectaron deficiencias técnicas en materia de clasificación y selección documental. Esto incide tanto en la custodia de documentos sin valor como en la difícil localización de los que son realmente útiles a la administración o a la cultura.

3.1.3 Documento electrónico y normativa relacionada con su implementación

El objetivo de este apartado es determinar el estado en que se encuentra la gestión documental electrónica en la institución, en este sentido se deben consultar aspectos como los que se detallan a continuación:

¿Se cuenta con sistemas de información automatizados en la institución (utilizados para: localización de documentos, trámite de solicitudes, registro de datos, etc.)?

¿Cuáles? Indicar el nombre de los sistemas de información utilizados y su finalidad

¿Se realizan respaldos de los sistemas de información automatizados? ¿Con que frecuencia se realizan estos respaldos?

¿La institución produce documentos electrónicos? Entiéndase como documento electrónico aquel que solo es producido en soporte electrónico y no es impreso en soporte papel.

¿Los documentos electrónicos que se producen son firmados con firma digital avanzada?

11 De acuerdo con el Art. 53 de la Ley 7202 cada cuatro años remiten parte de sus documentos a la Dirección General del Archivo Nacional.

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¿Se mantiene un programa de migraciones frecuentes de información contenida en soportes electrónicos y digitales, como medio de respaldo para salvaguardar y conservar la información que producen?

¿Se ha normalizado el uso de correo electrónico? Explicar brevemente la forma de uso de correo electrónico (normalizado o informal)

Asimismo, se debe consultar si se conoce y cumple la normativa que afecta la producción y gestión de documentos electrónicos, para ello al menos se debe tomar en cuenta la siguiente:

Ley 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos de 13 de octubre de 2005 y su reglamento, Decreto Ejecutivo N° 33018

Ley General de Control Interno Nº 8292 de 31 de julio de 2002, específicamente los artículos Nº 15 y 16 referentes a las actividades de control y sistemas de información12

12 “Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación. Artículo 16.- Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el

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"Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente", emitida por la Dirección de Certificadores de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) y publicada en el Alcance Digital N° 92 de la edición N° 95 del Diario Oficial La Gaceta.

Directriz emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre la administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008

Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) emitidas en el año 2007 por la Contraloría General de la República referentes a la de documentos electrónicos, específicamente con lo estipulado en el “Capítulo IV Prestación de servicios y mantenimiento, apartado 4.3: Administración de los datos

NOTA: En caso de que la institución haya implementado el uso del documento electrónico y cuente con un sistema que gestiona documentos electrónicos, se recomienda aplicar el cuadro que se adjunta al final de este documento.

3.1.4 Local

El inciso b) del artículo 68 de la Ley 7202 dice: “Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factores físicos, químicos y biológicos que provocan deterioro de los documentos de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones entre otros. Para tal fin contarán como mínimo con locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido para guardar documentos, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de documentos”.

Es importante señalar el sitio y ubicación del local del Archivo Central y tratar de caracterizar las condiciones o el estado del local. Por ejemplo: “está situado en un edificio al costado oeste, detrás del edificio principal, y está dividido en varias áreas donde se ubican diversas dependencias. Contiguo, hacia la derecha, se encuentra el comedor de Proveeduría y una bodega de Servicios Generales donde se guardan productos inflamables como barnices y tintes para madera y desinfectante. A la izquierda se encuentra el comedor de Servicios Generales”

ordenamiento jurídico y técnico.”

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Se puede describir el estado del local del Archivo Central tomado como guía las medidas de preservación y control de documentos y sus locales expuestas en el artículo 71 del Reglamento a la Ley 7202.

3.1.4.1 Se deben enumerar las condiciones de distribución de planta, tanto ambientales como de seguridad detectadas en el local Por ejemplo: “El local de Archivo Central tiene un solo un depósito y un pasillo donde se ubica el área administrativa.

3.1.4.2 El área del local es muy pequeña y penetra luz solar directa por dos tragaluces, debajo de los cuales se ubica estantería y documentos que son afectados.

3.1.4.3 Hay concentración de documentos colocados dentro y encima de archivadores, ampos y cajas que se encuentran apiladas en el suelo por falta de estantería.

3.1.4.4 La limpieza no es óptima y tiene un linóleo en el piso que sería conveniente retirar porque guarda humedad y polvo.

3.1.4.5 Existe riesgo de incendio, pues los locales contiguos están destinados a comedor y cocina. Además los residuos de alimentos son un foco de atracción de roedores y cucarachas.

3.1.4.6 No existe un extintor para uso en caso de incendio

Anexo 1 Croquis planta de distribución del Archivo Central

Anexo 2. Visión fotográfica del Archivo Central.

3.1.5 Estantería13

Dar las características de la estantería. Por ejemplo: “Solamente hay una estantería de madera de aproximadamente 16 metros y dos módulos de estantería compacta (90 ancho x 2.15 largo), ambos saturados de documentos. Tampoco hay espacio para colocar más estantería debido al reducido espacio del local.”

3.1.6 Relación con archivos de gestión

Los archivos de gestión no están sistematizados. Tampoco la producción documental ni las remisiones de documentos al Archivo Central. 13 En los incisos ñ) y o) del artículo 71 del Reglamento a la Ley 7202, se indica ”la estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2.20 metros y 2.30 metros, con una distancia mínima de 10 cms entre el suelo y el primer estante” y “ los pasillos de circulación principal tendrán de 1:00 a 1:20 metros metros de ancho y los secundarios tendrán de 0.70 metros a 0.80 metros”

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Dado que al Archivo Central le corresponde regular la gestión documental institucional, se está impulsando su sistematización mediante un plan de organización de archivos. Las actividades de cumplimiento dieron inicio con una charla sobre el Sistema Institucional de Archivos y un cuadro de clasificación preliminar para el Despacho del Ministro.

Anexo 3. Lista de funcionarios participantes en la Charla.

3.1.7 Fondo documental almacenado en el Archivo Central

Dar una descripción de la disposición de los documentos en el local. Por ejemplo:

“Los documentos de distintos subfondos están colocados en 11 archivadores, 2 módulos de estantería compacta, y 240 ampos sobre estantería de madera y archivadores. Hay unidades documentales fuera de cajas y dentro de cajas con distintos formatos y tamaños. Algunas cajas están apiladas sobre el suelo.

Los documentos están contenidos en soporte de papel y ascienden aproximadamente a 60 metros. En su mayoría los documentos no tienen tratamiento archivístico y algunos se deben valorar.”

3.1.7.1 Identificación del fondo documental

En el siguiente cuadro se anotan los subfondos encontrados en el Archivo Central.

Nº orden

Subfondo Subfondo Serie Fechas extremas

Cantidad

1 Dirección Administrativa

Recursos Humanos

Expedientes de Personal 1974-2006 1000 1 expedientes.15 metros

2 Viceministro Administrativo

Correspondencia 199?-2006 20 metros

3 Dpto Adm. -Financiero

Contabilidad Acuerdos de pago 1990-2006 16 metros

4 Comisión Nacional de Emergencias

Correspondencia 1 metro.

3.1.7.2 Organización del fondo

Se debe establecer el estado de los procesos archivísticos de los subfondos acumulados en el Archivo Central:

3.1.7.2.1 Clasificación

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Verificar en los documentos sin tratamiento colocados en cajas, si estos tienen anotado el nombre de las oficinas productoras. Este es el primer elemento de clasificación y detalle importante para identificar los subfondos.

3.1.7.2.2 Ordenación

Es importante establecer los métodos aplicados. Por ejemplo:

“Existe en general desorden en la ubicación y localización de los documentos debido a la escasez de estantería.

Los métodos de ordenación de los subfondos son variados y oscilan entre alfabéticos y numéricos.

La identificación de cajas no está normada y la rotulación de las cajas es incorrecta. Se deben identificar las cajas con etiquetas.

3.1.7.2.3 Descripción

Verificar la existencia y contenido de instrumentos descritptivos. Por ejemplo:Los instrumentos descriptivos de algunos subfondos están incompletos y otros requieren revisión. En el caso concreto de los Expedientes de personal, el instrumento descriptivo es una lista en orden alfabético, que coincide con los expedientes ordenados alfabéticamente en el depósito

Es importante implementar el uso de una base de datos para registrar los documentos que custodia el Archivo Central.

3.1.7.2.4 Selección

Verificar el cumplimiento del artículo 33 de la Ley 7202. Por ejemplo si existe o no CISED.

“No existe Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, CISED.

Existen documentos acumulados en el Archivo Central, de los cuales es importante hacer valoraciones parciales para determinar si algunos tienen o no valor científico-cultural, con el fin de eliminar aquellos cuya vigencia administrativa-legal está caduca y optimizar el uso del espacio”

No se han elaborado tablas de Plazos de conservación de documentos.

3.1.7.3 Reprografía

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Determinar el uso de nuevas tecnologías digitales y electrónicas en sustitución del soporte tradicional de papel. Por ejemplo:

Indicar si la unidad de Archivo Central tiene algún medio de reprografía.

Se debe señalar si la institución tiene algún programa de digitalización de documentos y que procedimiento o protocolo utiliza para ejecutar dicha labor. Asimismo, se debe indicar si se tiene normalizado el formato de captura de la imagen, su resolución y los metadatos que permitan su posterior recuperación.

En el caso de la reprografía en soporte papel es conveniente racionalizar el uso de fotocopiado en las oficinas productoras, pues en algunos casos se duplica información sin necesidad o sin un procedimiento adecuado para trámites de gestión.

3.1.8 Recurso Humano

Determinar las calidades del personal destacado en el Archivo Central.

Por ejemplo: “El personal del Archivo Central está integrado por 2 funcionarios, uno encargado del Archivo Central y una colaboradora, quien se ha desempeñado exclusivamente en administrar los Expedientes de Personal inactivos y en atender otras labores ajenas a la archivística”.

Capacitación: “Mediante sesiones de inducción, charlas y cursos se está capacitando al Encargado de Archivo para el desempeño de labores archivísticas, con el fin de involucrarlo en la ejecución de los distintos procesos archivísticos de la Unidad”

Perfil del recurso humano: No existe categoría institucional ni perfil profesional para el puesto de Archivista.

Perfil profesional del personal

Funcionario Puesto* Estudios Período laboral

Juan Vargas Morúa

Asistente A.Encargado del Archivo Central.

Secundaria. Inicio agosto 2006.

Pedro Alvarez Ruiz

Oficinista 2. Entre otras funciones, se ha desempeñado y desempeña como encargado del archivo de la serie Expedientes de Personal, (inactivos)

Encargado Archivo Central 2005 hasta

el mes de julio 2013

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*En la Presidencia hay predominio de puestos de confianza. Las plazas fijas son de menor clase, del orden de chofer, misceláneo etc.

4. Equipamiento y sistemas de información automatizados

Establecer el grado de equipamiento e inserción del Archivo Central en las nuevas tecnologías. Por ejemplo:

“En el Ministerio X se mantiene un sistema de cuentas de correo electrónico y existe una intranet para enviar comunicados de valor general o informativo para los funcionarios de la institución.

En el Archivo Central la capacidad de memoria de la computadora es reducida, se utiliza como procesador de texto, pues no se tienen bases de datos.

Hace falta una impresora para imprimir cuadros de clasificación, inventarios e informes.”

5. Facilitación y acceso

Por encontrarse el Archivo Central en una fase incipiente de organización, la consulta de la mayoría de la información no es factible. Asimismo, no existe un área de consulta debido a la escasez de espacio físico.

6. Transferencias

Están sujetas a lo estipulado en el Artículo 5314 que establece la transferencia cada cuatro años al Archivo Nacional, artículos 46, 47, 48 y el inciso a) del artículo 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Se insiste en que las oficinas productoras deben remitir periódicamente sus documentos al Archivo Central, con sus respectivos instrumentos descriptivos o listas de remisión.

MÓDULO III

14 “Artículo 53.- La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al Archivo Intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional”.

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DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL (SAI)

El Ministerio como ente del Poder Ejecutivo, genera y recibe la documentación producto de una serie de funciones y actividades específicas, las cuales han sido encomendadas a los funcionarios con el fin de alcanzar los objetivos y metas.

Para efectos de uniformar la estructura organizativa de cada uno de los archivos del Sistema Archivístico Institucional del Ministerio y con el fin de implementarlo en todas sus unidades, se ha diseñado un Cuadro de Clasificación. Sin embargo, dado que los archivos se organizan de acuerdo con las necesidades y actividades o naturaleza de cada oficina productora, es imprescindible adecuarlo a cada una para optimizar su operatividad.

1. Cuadro de Clasificación

Los archivos de gestión del Ministerio se organizarán con una estructura diseñada a partir de varias premisas:

Toda administración funciona mediante relaciones.

Las relaciones pueden ser internas entre unidades del mismo ente.

Las relaciones pueden ser con unidades de entes externos.

Las relaciones pueden ser con unidades de entes externos.

Se deben identificar las funciones o procesos de la unidad

La estructura del Cuadro de Clasificación agrupa las relaciones según categorías que conforman niveles o ámbitos, a saber:

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AMBITO 1. Oficina productora

Corresponde a la oficina que produce o recibe los documentos.

Se conforma con las series documentales que reflejan las funciones sustantivas15 que lleva a cabo la unidad, o eventualmente de los documentos de apoyo administrativo, ya que resulta más útil tenerlos reunidos en ese ámbito. Ejemplos: actas de reuniones de personal, informes mensuales de trabajo, presupuestos, programa anual de trabajo, etc.

AMBITO 2. Entidad productora

Se conforma con las series que reflejan la relación interna de la Oficina productora con cada una de las otras oficinas de la entidad.

AMBITO 3. Administración Pública

Se conforma con las series documentales que reflejan las relaciones que tiene la oficina con los poderes Legislativo, Judicial, Organismo Electoral y Poder Ejecutivo.

15 Funciones Sustantivas: Se refiere a aquellos procesos y actividades relacionadas directamente con la misión, visión, objetivos y planes estratégicos del ministerio.

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AMBITO 4. Empresas Privadas

Se conforma con las series documentales que reflejan las relaciones que tiene la oficina con las instituciones privadas.

AMBITO 5. Particulares

Se conforma con las series documentales que reflejan las relaciones que tiene la oficina con los ciudadanos de la comunidad, investigadores, estudiantes, etc.

AMBITO 6. Organismos e Instituciones Internacionales

Se conforma de las series documentales que reflejan las relaciones que tiene la oficina con las instituciones u organismos de carácter internacional

2. LOGISTICA del SAI

La implementación del SAI se realizará sobre dos ejes:

Asesorar a los archivos de gestión. Consolidar el Archivo Central.

2. 1 Apoyo logístico

2.1.1 De autoridades

Para implementar el SAI es fundamental el apoyo de las autoridades, porque se requiere disponibilidad de recursos materiales y la anuencia del recurso humano para colaborar y aplicar los cambios propuestos tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central.

2.1.2 Del Recurso Humano

El Encargado del Archivo Central y el personal designado en las unidades productoras serán responsables de implementar el Sistema de Archivo institucional. De acuerdo con los artículos 41 y 43 de la Ley 7202, cada institución contará con los profesionales y técnicos en archivística necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos

En ambos casos, el personal destacado en las unidades debe colaborar en la búsqueda y ejecución de soluciones para el buen funcionamiento del SAI.

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2.1.3 Asignación presupuestaria

Se debe dotar al Archivo de un presupuesto adecuado para la compra de materiales, cajas, estantería, mesas de trabajo, equipo de protección como mascarillas, gabachas y guantes; equipo de limpieza como un aspirador; equipo de cómputo, etc.

2.1.4 De Capacitación

Debe continuar la asesoría sobre organización de archivos, iniciada con una charla del Sistema Archivístico Institucional. Además se debe ampliar el tema de clasificación y ordenación, dar seguimiento y evaluar la aplicación efectiva de la capacitación.

CRONOGRAMA

El período de ejecución de las actividades contempla un plazo corto, y medio sujeto a planes y proyecciones institucionales.

Fase archivística

Subfondos Organización de subfondos

Valoración Local Estantería

Archivo Central

-Recursos HumanosSerie Expedientes de personal,

-ContabilidadSerie Acuerdos de Pago.

-Otros subfondos

-Elaborar un inventario pormenorizado de los subfondos.

-Emprender el tratamiento archivístico de los subfondos

Conformar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

- Hacer valoraciones parciales de suffondos acumulados en el Archivo Central.

-Elaborar tablas de plazos de Conservación de Documentos.

-Trasladar a cajas los documentos colocados en archivadores.

-Trasladar os archivadores a otra área para ampliar espacio. Dejar dos para el Archivo de Gestión del Archivo Central.-Normar el acceso al Archivo Central.

-Gestionar un local con mayor espacio.

Se requiere más estantería.

Casi no hay espacio disponible en el local del Archivo Central para armarla.

Archivo de Gestión

Dar prioridad:-Despacho Ministro, y viceministros

Implementar el cuadro de clasificación en los archivos de

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gestión. - Capacitar a encargados de archivos de gestión.-Hacer las adaptaciones requeridas a cada caso.

RESUMEN EJECUTIVO16

Se condensa en este resumen los requerimientos para implementar el SAI:. Se debe tomar en cuenta .que la ventaja de implantar el SAI es que regula la gestión documental, se asegura la memoria institucional y se facilita su administración eficiente y eficaz.

1. Determinar si existe o no apertura por parte de las autoridades del Ministerio para sistematizar los archivos aprovechando los recursos existentes.

2. Determinar si existe o no un plan de capacitación que involucre al recurso humano encargado de la administración y organización del Archivo Central y archivos de gestión. Esto por cuanto se requiere un cambio en las políticas de administración y organización de la información por medio del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio 3. Es necesario que el Archivo Central se proyecte como órgano rector de las políticas archivísticas institucionales.

4. El fondo documental acumulado sin tratamiento archivístico requiere su pronto tratamiento para optimizar el uso del espacio del recinto del Archivo Central.

5. Se deben dirigir, coordinar y supervisar las tareas en los archivos de gestión de los despachos mencionados como prioritarios, con el fin de organizar sistemáticamente los documentos que deberán transferirse al Archivo Nacional según lo establece el Artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

6. Se debe coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas. Se requiere planificar y elaborar distintos proceso, por ejemplo el de valoración y descripción.

16 Para efectos de que sirva como una guía efectiva se continúa con ejemplos prácticos aplicados.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El Archivo Central debe vigilar la ejecución de las siguientes actividades en procura de proyectar la imagen institucional del Archivo Central y perfilarse como rector del Sistema Archivístico Institucional.

1. Condiciones de seguridad y acceso.

1.1 Mejorar las condiciones de espacio físico del local del Archivo Central.

1.2 Regular el uso de cocinas en el espacio contiguo al Archivo Central, estableciendo una sola área de comedor del personal. Esto es un asunto a tratar con las autoridades porque es un aspecto de la cultura organizacional.

2. Condiciones de preservación

2.1 Vigilar por una adecuada limpieza, aireación y ventilación de los documentos y el depósito.

2. 2 Armar estantería en el espacio disponible.

2.2 Levantar del suelo las cajas que almacenan documentos.

3. Tratamiento Archivístico

3.1 Proceso clasificación

3.1.1 Clasificar los documentos que se encuentran en archivadores o en cajas de distintos formatos en el Archivo Central, sobre todo aquellas que están colocadas en el piso.

3.1.2 Implementar el cuadro de clasificación institucional en los archivos de gestión para sistematizar los archivo

3.2 Proceso ordenación

3.2.1 Identificar las cajas con documentos, de manera sencilla y práctica. Usar el modelo de etiqueta convencional.

3.3 Proceso descripción

3.3.1 Solicitar al Departamento Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional se facilite la estructura de la base de datos y la inducción para implementarla en el Archivo Central.

3.3.2 Digitar los instrumentos descriptivos en bases de datos.

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3.4 Proceso Seleccionar

3.4.1 Nombrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

3.4.2 Realizar valoraciones parciales de documentos

3.4 Consultar el diseño de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos en la web www/archivonacional.go.cr

3.5 Proceso de transferencias

3.5.1 Elaborar un procedimiento para las transferencias de las oficinas al Archivo Central y estudiar el procedimiento ya elaborado para las transferencias del Archivo Central al Archivo Nacional. El Archivo Nacional tiene un procedimiento que puede servir de guía.

3.5.2 Establecer una calendarización de transferencias.

3.5.3 Aplicar el Plan de clasificación SAI a los subfondos involucrados en la transferencia del Artículo 53 de la Ley 720217. Se utilizará como ejemplo el subfondo del Despacho del Presidente de la República para iniciar la ejecución de la asesoría.

3.5.4 Coordinar con el encargado del Archivo Central el traslado al Archivo Central de los documentos de los Despachos cuando caduque su vigencia administrativa. Se aclara que las remisiones están condicionadas a que haya espacio disponible, el cual está saturado.

3.6 Proceso reprografía

3.6.1 Elaborar una regulación para el fotocopiado, con el fin de evitar su uso indiscriminado

4. Implementar políticas de administración del Archivo Central

4.1 Coordinar el Sistema Archivístico institucional, SAI.

4.1.1 Planificar y estructurar el trabajo de la unidad por funciones.

4.1.2 Asignar la ejecución de tareas específicas al personal.

17 Consultar el Instructivo para las transferencias documentales de los despachos de la Presidencia de la República y los ministros de Estado. Dirección General del Archivo Nacional. 2013

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4.1.3 Supervisar la ejecución de las actividades programadas. 4.1.4 Elaborar el Informe de Desarrollo Archivístico y remitirlo en el mes de marzo al Archivo Nacional

4.2 Presupuestar la compra de recursos materiales y equipo para el mejor desempeño de las funciones archivísticas.

5. Proceso capacitación archivística

5.1 Mantener un plan de inducción archivística permanente para el personal del Archivo Central.

La Dirección General del Archivo Nacional tiene un programa de capacitación en la materia y la Universidad de Costa Rica imparte la carrera de Archivística.

5.2 Asesorar a las unidades administrativas de la Presidencia de la República para integrarlas en el Proyecto de Sistema Archivístico Institucional, SAI.

5.3 Capacitar al personal encargado de archivos de gestión.

6. Producción documental

6.1 Iniciar la normalización de la producción y gestión documental institucional

7. Asesoría Archivo de Gestión Despacho del Ministro

7.1 Implementar el Plan de Clasificación del Sistema de Archivo Institucional.

VER ANEXO. Cuadro de Clasificación. Se presenta ejemplo de la Presidencia de la República. Se indica que el inicio del cuadro presentado es similar para ministerios.

8. Asesoría Archivo de Gestión de los demás despachos y unidades administrativas y técnicas.

8.1 Adecuar e implementar el Cuadro de Clasificación, y uniformar los colores que se utilizarán.

8.2 Evaluar periódicamente su estado de organización.

8.3 La Dirección General del Archivo Nacional dará seguimiento a esta Asesoría a través de la coordinación con el Encargado del Archivo Central.

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9. Documento electrónico y normativa relacionada con su implementación

9.1 Verificar que se conozca y cumpla la normativa vigente relacionada con la gestión y conservación del documento electrónico.

9.2 Verificar si la producción de documentos electrónicos está controlada y normalizada.

9.3 Corroborar si los documentos electrónicos están clasificados según un cuadro de clasificación normalizado, además de que sean seleccionados y eliminados de acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de plazos de conservación de documentos

9.4 Identificar si en la institución existen políticas para la migración y conservación de los documentos electrónicos que se producen.

9.5 Los documentos electrónicos deben conservarse en repositorios digitales seguros, de acuerdo con la normativa vigente.

35


Bibliografía

1. Constitución Política de la República de Costa Rica.--4. ed-- San José: Porvenir: 1998. 52 p.; 21 cm.—(Colección Leyes)

2. Creación de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital y de la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital. Decreto Nº 33147-MP de 8 de mayo de 2006 La Gaceta Nº 95 de 18 de mayo de 2006.

3. Directriz con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automáticos. La Gaceta 221, 11 noviembre 2004.

4. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131.

5. Ley General de Control Interno Nº 8292. La Gaceta Nº 169 de 04 de setiembre de 2002.

6. Ley General de la Administración Pública Nº 6227. (Decretos ejecutivos Nº 8979-P y 9469-P I. ed.—San José. IJSA, Octubre 1998.

7. Ley sobre Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos Nº 6872.

8. Ley sobre Microfilmación de Documentos Nº 4278, diciembre de 1968.

9. Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.

10. Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos de 24 de octubre de 1990 y su Reglamento.

11. Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo. Decreto Nº 33151-MP de 8 de mayo de 2006. La Gaceta Nº 95 de 18 de mayo de 2006.

12. Ley 9097 de Regulación del Derecho de Petición, publicada en el Alcance Digital n°49 a la Gaceta n°52 de 14 de marzo de 2013.

13. Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. La Gaceta n°197 de jueves 13 de octubre de 2005 y su Reglamento Decreto Ejecutivo N° 33018

36


ANEXOCuadro de Clasificación

37

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICACUADRO CLASIFICACION DESPACHO MINISTRO DE LA

PRESIDENCIASubfondo nivel 2 1 Adaptado por CRU-2006

Fondo 1/ para Admon Pública Subfondo 1/ para

Ministerio de la Presidencia

Fondo 2/ para Admon Pública.

Subfondo 2/ para Ministerio de la

Presidencia

Subfondo 3/para Admon. Pública. Subfondo 3/ para

Ministerio dela Presidencia

Subfondo 4/ para

Ministerio de la

Presidencia

Serie Subserie

Ambito 1. DESPACHO MINISTRO

FUNCIONES ADVAS:1. Dirigir (con base

en normativa) Normas y proced.internos

Formar expedientes de normas por función:(incluyen varios tipos

documentales, normas, instructivos, manuales y directrices oficiales sobre

cada tema)

Directrices

Circulares a la Administrativas


Admon Pbca. y sus respuestas

(si procede)

Convenios ordenados

alfabéticamente

Contratos

Controles de calidadCronogramas

Informe de resultadosPlanes o proyectos

TécnicasPolíticas

Expedientes por asunto que se norma

DecretosDirectrices Directrices del Ministro

Leyes Ley General de SaludMemorandos

Manuales institucionales

Manual de procedimientos de

trabajo.Manual institucional de

cargosProcesos de trabajo.

Reglamentos Reglamento Autónomo de Servicio

39


Normas (Cumplimiento de Ley de Control Interno)

Código de TrabajoConstitución PolíticaEstatuto del Servicio

Civil Resoluciones Servicio

CivilLey de Protección del Exceso de Trámites

Ley de Control InternoReglamento

Autónomo de ServicioReglamento de

Gastos de Viaje.

2. CONTROLAR Controles Correspondencia relacionada c/control

De trabajos asignadosDe uso de equipo y

mobiliarioDisciplinarios

3. COORDINAR PROYECTOS

Proyectos Asignación de funciones

Expediente por proyecto, orden

alfab

Correspondencia

4. EVALUAR E INFORMAR

40


Evaluaciones Informes

Correspondencia relacionada con

informesExpedientes de

desempeño (confidencial)

Informes de labores

Informes anuales Direcciones

Informes anuales institucionales

Informes mensuales Direcciones

Informes trimestrales DireccionesInformes de

autoevaluación/ Ley de Control Interno.

Memorias anuales

Memorias cuatrianuales

5. PLANIFICAR Planes Correspondencia relacionada con

planes

Planes operativos anuales institucionales

Planes operativos anuales Despacho con

su presupuesto, si

41


está anexado.

6. PRESUPUESTAR Presupuestos Control presupuestario (rebajo subpart.)Correspondencia relacionada con

Presupuesto.Diccionario

imputaciones presupuestarias

Comunicaciones de saldos disponibles

Liquidaciones presupuestarias.Modificaciones presupuestarias

Presupuestos anuales institucionales (si

están separados del PAO)

FUNCIONES TECNICAS:Apoyar técnicamente al presidente de la República

1. ASESORAR(Se abre pestaña pero documentos se incluyen por organismo en el ámbito

correspondiente)Correspondenci

a

Informes de Asesoría

42


INVESTIGACIONES

ArtículosCriterios técnicos

Investigaciones (internas y externas que no hayan dado origen a un proyecto)

2. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Presidente de la República

Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias

Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor

Director General del Servicio Civil

Secretaría Técnica de Gobierno Digital

Primer Vice-presidenteSegundo Vice-presidente

Comisión Intersectroial de Gobierno Digital

ConveniosProyectos

Consejo de GobiernoDespacho Apoyo Social

Ministro de la PresidenciaInstituto Costarricense

sobre Drogas

43


Viceministro de la Presidencia Asuntos Políticos

Viceministro Asuntos de Seguridad

Asesoría JurídicaDirección

AdministrativaDepartamento Atención al Público

Departamento Becas

Departamento Cómputo

Departamento Presupuesto

Departamento ProveeduríaDepartamento Recursos

HumanosDepartamento Servicios

AuxiliaresDirección Gestión

PresidencialDepartamento Eventos

EspecialesDepartamento

GirasDepartamento Eventos

EspecialesDepartamento Leyes y Decretos

AcuerdosDecretos

PODER LEGISLATIVO

44


Asamblea LegislativaContraloría General de

la RepúblicaDefensoría de los

Habitantes

Corte Suprema de JusticiaPODER JUDICIAL

Corte PlenaJuzgados (en orden alfabético si los hay)

Ministerio PúblicoOrganismo de Investigación Judicial

ORGANISMO ELECTORALTribunal Supremo de

EleccionesRegistro Civil

PODER EJECUTIVOPresidencia de la

RepúblicaConsejos Sectoriales

Rectoría Sector Ambiente, Energía y Tele-comunicaciones

Actas de sesiones

Correspondencia

Expedientes de actas

45


Rectoría Sector Ciencia y Tecnología

Sector de Coordinación Gubernamental

Rectoría Sector CulturalRectoría Sector

EducativoRectoría Sector

FinancieroRectoría sector

productivoRectoría Sector Salud

Rectoría Sector Social y Lucha Contra la Pobreza

Rectoría Sector de Trabajo y Seguridad Social

Rectoría Sector Transportes

Rectoría Sector Violencia y Seguridad Ciudadana

MINISTERIOSMinisterio de Agricultura y Ganadería, MAG

Despacho MinistroDespacho Viceministro

Ministerio de Ambiente y Energía

Despacho MinistroDespacho ViceministroMinisterio de Ciencia y

TecnologíaDespacho Ministro

Despacho Viceministro

46


Desarrollo Científico y Tecnológico para la Modernización Productiva

Ministerio de Comercio Exterior


Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes


Ministerio de Economía, Industria y Comercio, MEIC

Despacho MinistroDespacho ViceministroMinisterio de Educación

Despacho MinistroDespacho ViceministroDespacho Viceministro

Consejo Nacional de Educación Superior

Consejo Superior de Educación

EscuelasColegios Liceos

Ministerio de Gobernación Policía y Seguridad Pública


Dirección General de Migración y Extranjería

Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad

Ministerio de Hacienda

47



Autoridad Presupuestaria

Contabilidad NacionalDirección General de

AduanasDirección General de Tributación Directa

Ministerio de JusticiaDespacho Ministro

Despacho ViceministroDirección General de Adaptación Social

Procuraduría General de la República

Registro NacionalMinisterio de Obras Públicas y Transportes


TransportesDespacho Viceministro de Obras Públicas

Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica


Ministerio de Relaciones Exteriores


Embajadas de Costa Rica

Consulados de Costa

48


RicaDespacho Viceministro

Ministerio de SaludDespacho Ministro

Despacho ViceministroMinisterio de Trabajo y Seguridad Social


Consejo Nacional de Salud Ocupacional

Dirección General de Asignaciones Familiares

Dirección Nacional de Pensiones

Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos


INSTITUCIONES PUBLICAS FINANCIERASBanco Central de Costa

RicaBanco de Costa Rica

Banco Nacional de Costa Rica

Banco Crédito Agrícola de Cartago

Banco Popular y de Desarrollo Comunal

Comisiòn Nacional de Préstamos para la Educación

Instituto de Fomento y Asesoría Municipal

Instituto Nacional de Seguros

49


Instituto Nacional de Vivienda

Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo

INSTITUCIONES PUBLICAS NO FINANCIERASCompañía Nacional de Fuerza y Luz

Consejo Nacional de la Producción

Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados

Instituto Costa rricense de Electricidad

Instituto Costarricense de Ferrocarriles

Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico

Junta Administrativa Desarrollo de Vertiente Atlántica

Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago

Radiográfica Costarricense S.A

Refinadora Costarricense de Petróleo

INSTITUCIONES PUBLICAS DE SERVICIOAutoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Caja Costarricense de Seguro Social

Consejo Nacional de Rehabiltación

Consejo Nacional de Rectores

50


Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología

Colegio Universitario de Alajuela

Colegio Universitario de Cartago

Colegio Universitario de Puntarenas

Escuela Centroamericana de Ganadería

Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación

Instituto Costarricense de Turismo

Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura

Instituto de Desarrollo Agrario

Instituto Mixto de Ayuda Social

Instituto Nacional de Fomento Cooperativo

Instituto Nacional de Aprendizaje

Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

Instituto Nacional de las Mujeres

Instituto Tecnológico de Costa Rica

Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur

Junta de Proteccción Social de San José

Oficina del ArrozPatronato Nacional de

51


CiegosPatronato Nacional de la

InfanciaPromotra de Comercio

ExteriorServicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y

Avenamiento

Universidad de Costa RicaUniversidad Estatal a

DistanciaUniversidad Nacional

GOBIERNOS LOCALESPROVINCIA ALAJUELAMunicipalidad Alajuela

Municipalidad Alfaro RuizMunicipalidad Atenas

Municipalidad GuatusoMunicipalidad Grecia

Municipalidad Los ChilesMunicipalidad NaranjoMunicipalidad Orotina

Municipalidad PalmaresMunicipalidad San CarlosMunicipalidad San MateoMunicipalidad San Ramón

Municipalidad UpalaMunicipalidad Valverde

VegaPROVINCIA CARTAGOMunicipalidad CartagoMunicipalidad AlvaradoMunicipalidad El Guarco

52


Municipalidad JiménezMunicipalidad La Unión

Municipalidad OreamunoMunicipalidad Paraíso

Municipalidad TurrialbaPROVINCIA GUANACASTEMunicipalidad Abangares Municipalidad Bagaces

Municipalidad Cañas Municipalidad Carrillo

Municipalidad Hojancha Municipalidad La Cruz Municipalidad Liberia

Municipalidad Nandayure Municipalidad Nicoya

Municipalidad Santa Cruz Municipalidad Tilarán PROVINCIA HEREDIAMunicipalidad BarvaMunicipalidad BelénMunicipalidad Flores

Municipalidad HerediaMunicipalidadSan Isidro

Municipalidad San RafaelMunicipalidad San Pablo

Municipalidad Santa Bárbara

Municipalidad Santo Domingo

Municipalidad SarapiquíPROVINCIA LIMÓN

Municipalidad GúacimoMunicipalidad Limón

53


Municipalidad MatinaMunicipalidad Pococí

Municipalidad SiquirresMunicipalidad Talamanca

PROVINCIA PUNTARENASMunicipalidad AguirreMunicipalidad Buenos

AiresMunicipalidad CorredoresMunicipalidad Coto BrusMunicipalidad EsparzaMunicipalidad GarabitoMunicipalidad Golfito

Municipalidad Montes de Oro

Municipalidad OsaMunicipalidad Parrita

Municipalidad PuntarenasPROVINCIA SAN JOSÉMunicipalidad Acosta

Municipalidad AlajuelitaMunicipalidad Aserrí

Municipalidad CurridabatMunicipalidad Desamparados

Municipalidad DotaMunicipalidad Escazú

Municipalidad GoicoecheaMunicipalidad León Cortés

Municipalidad MoraMunicipalidad Moravia

Municipalidad Montes de Oca

54


Municipalidad Pérez Zeledón

Municipalidad PuriscalMunicipalidad Santa Ana

Municipalidad TarrazúMunicipalidad Tibás

Municipalidad TurrubaresMunicipalidad Vázquez de

CoronadoINSTITUCIONES PUBLICAS CON CAPITAL PRIVADO

Correos de Costa RicaSistema Nacional de Radio

y TelevisiónAmbito 4.

INSTITUCIONES PRIVADAS

Asociación Guías y ScoutsAsociación Pro bienestar

del niñoCámara de Comercio

Colegio de EnfermerasColegio de Farmaceúticos

Colegio de Médicos y Cirujanos

Colegio de PeriodistasCruz Roja Costarricense

Iglesia CatólicaIglesias no católicas.

FundacionesFundación Oscar Arias

por la PazMedios de Comunicaciòn

Prensa

55


Periódico "La Nación

Radio

TelevisiónCanal 7

Unión Médica NacionalAmbito 5. PARTICULARES

Expedientes Apellidos y nombre de personas, por orden

alfabético

Si son pocos documentos, pueden unirse los de varias

personas de un mismo apellido o letra

Ambito 6. ORGANISMOS E INSTITUCIONES INTERNACIONALES

Banco Interamericano de Desarrollo

Fondo de Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF

Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura, IICA

Oficina Panamericana de la Salud

Organización de Estados Americanos

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ANEXOInstrumento para evaluar sistemas de gestión de documentos

electrónicos


Instrumento para evaluar sistemas de gestión de documentos electrónicos

Adjunto encontrará una herramienta que proporciona un conjunto de requisitos para que la institución evalúe un sistema existente que gestiona documentos electrónicos. Esta guía está basada en los requisitos que se establecen en la norma ISO 16175-2: 2011. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina, Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

Nota: El siguiente instrumento parte del supuesto que el sistema que gestiona documentos electrónicos que se evalúa contiene documentos y que las herramientas de gestión documental fundamentales como lo son las tablas de plazos de conservación de documentos vigentes y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, el cuadro de clasificación y tablas o cuadros que definan los perfiles de seguridad y acceso al sistema que existen en la organización.

N° Aspectos a verificar Evidencia del cumplimiento / Comentarios

Nivel de Cumplimiento (1-5) 5= satisfecho 3= parcialmente satisfecho 1= no satisfecho

GENERAL ¿El personal está formado adecuadamente para poder implementar sus responsabilidades de gestión de documentos?

CREAR DOCUMENTOS VINCULADOS A SUS CONTEXTOS ¿El sistema puede cread documentos “fijos”/estáticos o inviolables? ¿El sistema puede crear documentos vinculados a su contexto de actividad? ¿El sistema captura los elementos de metadatos de gestión de documentos requeridos, conforme a los estándares del ámbito y las necesidades de la actividad?

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Nivel de Cumplimiento (1-5)

¿Los metadatos de gestión de documentos están vinculados a los documentos, y se mantienen estos vínculos a lo largo del tiempo?

GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS ¿Se han establecido políticas y procedimientos documentados para la gestión de documentos? ¿Los documentos pueden probar que son lo que pretenden ser, han sido creados o enviados por la persona que los creó o envió y que han sido creados o enviados en el momento que afirman? ¿Hay suficientes controles para proteger a los documentos del acceso no autorizado, modificación, borrado y uso?¿Se pueden buscar y presentar los documentos y están accesibles de una forma significativa? ¿Se han establecido políticas y procedimientos para llevar a cabo auditorías de gestión de documentos del sistema periódicamente? ¿Se han establecido planes de copia de seguridad y recuperación de desastres para el sistema? ¿Se mantiene un conjunto completo y actualizado de documentación del sistema (por ejemplo, especificaciones, manuales, diseño, integración, etc.)?

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Nivel de Cumplimiento (1-5)

Si se usan firmas electrónicas, ¿pueden leerse los documentos cuándo y cómo sea preciso?

IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS E INTEROPERABILIDAD Cuando los documentos se almacenan en una organización, pero la responsabilidad de la gestión y el control corresponde a otra, ¿están las responsabilidades claramente comprendidas, trazables y documentadas? ¿Se han establecido procesos y mecanismos que apoyan el acceso continuado a los documentos, conforme con los requisitos de conservación, más allá de la vida del sistema? ¿Hay documentos susceptibles de ser transferidos desde el sistema a otra etapa de archivo (Archivo Central o Archivo Nacional)?

CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN ¿Se pueden ejecutar acciones de disposición conforme con las normas de disposición autorizadas? ¿Se están reteniendo documentos conforme con las normas de disposición autorizadas y no se borran ni sobrescriben?

SISTEMAS HÍBIRDOS Cuando el sistema gestiona tanto documentos físicos como electrónicos ¿apoya la funcionalidad de gestión de documentos híbridos?

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