1

Anàlisis del context de treball.Anàlisis del context de treball.

Microsoft ProjectMicrosoft Project

Laboratori d’aplicacións GràfiquesUniversitat de Barcelona

Maria Frigola GeliGrup B5

2

2. Introducció al Microsoft Project 2. Introducció al Microsoft Project

* Introducció

* Descripció de la pantalla. Opcions generals

* Introducció de les dades

* Crear un Hito

* Estimació de costos

* Generació del pla

* Seguiment del projecte

3

Introducció Introducció (1) (1)

* Organitzar la informació de l’assignació de temps a les tasques, els costos associats i els recursos.

* Crear plans de projectes.

* Programar i realitzar un seguiment de totes les activitats per a supervisar el seu progrés.

* Comunicació amb els altres usuaris.

* Adaptar-se als canvis a mesura que aquests es van produint.

Microsoft Project és un software per a la gestió de projectes, que ajuda a l’usuari a:

4

Introducció Introducció (2)(2)

Característiques Microsoft Project

Permet:

* Guardar en la seva base de dades detalls sobre el projecte.

* Crear un pla: calcular i controlar la programació, els costos i altres elements del projecte.

(Com més informació s’introdueixi, més precís serà el pla).

* Presentar els resultats dels càlculs immediatament.

* El pla del projecte no es crea mentre no s’introdueixi la informació essencial de totes les tasques. Només, aleshores es veurà quan finalitzarà el projecte o les dates en les que estan programades les tasques.

5

Introducció Introducció (3)(3)

Requisits del sistema

* Microsoft Window 95 o SO posterior

* 32 MB de RAM per a Window 95 o posterior; 64 MB de RAM per a Window 2000 o XP (utilitza més recursos del Sistema Operatiu)

* MB disponibles de disc dur

* CD-ROM

6

Descripció de la pantalla. Opcions generals Descripció de la pantalla. Opcions generals (1)(1)

7

Descripció de la pantalla. Opcions generals Descripció de la pantalla. Opcions generals (2)(2)

Representació de la informació gràficament. • Diagrama de Gantt, • Diagrama de red,• Gràfic de recursos • Calendari

Les fulles representen la informació en files i columnes

Els formularis presenten la informació d’una tasca o d’un recurs individual

¡Filtres!

8

Passos:* Introducció de les dades

– Introducció de dates i calendari.

– Introducció i assignació de recursos.

– Introducció de tasques i duracions.

* Crear un pla

– La organització de la llista de tasques en una estructura d’esquema.

– La vinculació de tasques i l’ajust de relacions entre elles mateixes.

* Seguiment del projecte

– Redistribució de recursos.

* La comprovació i el format de la informació.

* La impressió de la programació.

Introducció de les dadesIntroducció de les dades

9

Introducció de dates i calendariIntroducció de dates i calendari

10

* Establir la data de començament o de fi del projecte

– Clicar Nuevo a la barra d’eines estándar.

* Escriure el títol del projecte, el nom de l’administrador i les notes importants.

– Archivo, fer clic a Propiedades.

* Establir la programació del treball

– En el menú Herramientas, clicar Cambiar calendario laboral.

– Per a canviar tot el calendari, seleccionar cada dia de la setmana a la part superior.

– Per a canviar un únic dia, seleccionar la data en el calendari.

– Clicar Período no laborable per a indicar els dies lliures, o Período laborable per a canviar les hores de treball.

– Si s’ha seleccionat Período laborable, escriure les hores de començament i fi de treball en els quadres Desde i Hasta.

Microsoft Project:Microsoft Project: Introducció de dates i calendari Introducció de dates i calendari

11

Especificar la informació de recursos i establir els Especificar la informació de recursos i establir els períodes laborablesperíodes laborables

* Es defineixen com recursos a tot el personal, equipament i material utilitzats per a completar les tasques d’un projecte.

* Assignació: recurs específic assignat a una tasca concreta. * Sobreassignació: assignar a un recurs més tasques de les que pot realitzar en

l’horari de treball disponible. S’agafa com a base els valors de treball i duració de les tasques assignades, el nombre màxim d’unitats disponibles per al recurs i el calendari utilitzat pel recurs.

* La disponibilitat és la indicació de quan i per quant temps pot programar-se un recurs per a un treball assignat.

12

Especificar la informació de recursos i establir els Especificar la informació de recursos i establir els períodes laborablesperíodes laborables

* Inserir recursos– Clicar Hoja de recursos a la barra de vistes

* Canviar el calendari laboral d’un recurs– Fer doble Clic a sobre d’un recurs,

apareix el quadre de diàleg “Información del recurso”.

13

Introducció de tasques i duracionsIntroducció de tasques i duracions

* Classes de tasques: – Tasques que tenen lloc una

vegada – Tasques repetitives

Tasca repetitiva: és aquella que es realitza de forma repetida en el transcurs d’un projecte. Per exemple, les reunions semanals per a analitzar l’estat es poden definir com una tasca repetitiva. Es pot:

Definir una tasca per a que es realitzi diària, semanal, mensual o anualment.

Especificar la duració de cada tasca, el moment en que es produeix i les vegades que es repetirà (un període de temps o el nombre específic de repeticions).

14

Introducció de tasques i duracionsIntroducció de tasques i duracions

* Inserir tasques– Clicar Diagrama de Gantt a la barra de vistes– Apareix una taula on es pot afegir la informació de cada tasca– Fer doble clic sobre una fila de la taula i es mostra un quadre de diàleg

“Información de la tarea”– Introduir informació de la tasca, la seva duració, els recursos que consumeix i

les relacions de precedència

– En la relació de precedència entre tasques, es poden establir lligams dels tipus: Final-Principi, Principi-Principi, Final-Final, Principi-Final

– Unitats: dies o hores

– Per indicar les relacions de jerarquia entre taques, utilitzar els botons:

15

Estructurar les tasques en un esquema lògicEstructurar les tasques en un esquema lògic

* Les subtasques se situen sota les tasques de resum mitjançant l’aplicació de sangries.

* Una estructura de descomposició del treball, o EDT, és la jerarquia de tasques en el projecte, representada por una sèrie de nombres, lletres, o una combinació de les dues.

16

Crear una Fita o Crear una Fita o HitoHito

* Hitos són punts de referència que marquen esdeveniments importants en un projecte i que s’utilitzen per a controlar el progrés del projecte.

* Les tasques amb duració zero es mostren automàticament com hitos

* L’usuari també pot marcar com hito qualsevol altra tasca amb qualsevol duració.

* Per a marcar qualsevol tasca com hito:

– Fer click a la tasca en el camp Nombre de tarea

– Fer click en Información de la tarea

– Marcar tasca com hito (Avanzado)

17

* L’estimació de costos és el procés de desenvolupament dels costos aproximats de recursos i tasques necessaris per a completar les activitats del projecte.

* Establir taxes de pagament i tarifes per a recursos.

* Establir costos fixos de tasques, per exemple, un equip, pot incorporar aquest cost fix al cost total del projecte complet.

* Establir costos de material: (consumibles).

* Canviar les taules de taxes en una assignació de recursos.

Estimació de costosEstimació de costos

18

Generació del plaGeneració del pla

* Una vegada creada la llista de tasques i proporcionada la informació de programació, es genera un pla.

* Es podrà veure un model complet del projecte, amb la seva data de finalització i les dates de començament i fi de cada tasca.

* Revisar el camí crític per a detectar possibles problemes.

* Avaluar i optimitzar el pla. Abans d’iniciar el projecte i de forma periòdica durant la seva execució, s’haurà d’avaluar i ajustar el pla del projecte considerant l’àmbit, els recursos i la programació.

19

Extracció d’informacióExtracció d’informació(1)(1)

* Veure data de finalització– Clicar Proyecto

→Información del proyecto a la barra d’eines estándar.

* Número total de dies– Full de tasques

* Camí crític (durada estimada del projecte)– Clicar sobre del botó que

mostra la vista del diagrama de Gantt i utilitzar el “Asistente para diagramas de Gantt”

20

* Evolució dels recursos– Anar a Hoja de recursos, recursos en vermell → sobreassignació

* Dies de sobreassignació– Anar a Gráfico de recursos

* Divisió de la pantalla, per treballar alhora amb el diagrama de Gantt i el gràfic de recursos

– Clicar Ventana de la barra d’eines, i seleccionar Dividir

Extracció d’informacióExtracció d’informació(2)(2)

21

* Redistribuir els recursos automàticament a mesura que es van introduint les tasques, cal a l’iniciar el projecte:– Clicar Herramientas de la barra d’eines i prémer l’opció Redistribuir recursos

* Opcions:– Només redistribuir si no s’afecta al temps final del projecte– Trencar una tasca– A vegades no tindrà més remei que moure tasques crítiques afectant la durada final del projecte.

Redistribució de recursosRedistribució de recursos

22

Seguiment del projecteSeguiment del projecte

* De forma periòdica durant la seva execució, s’ha d’avaluar i ajustar el pla del projecte considerant l’àmbit, els recursos i la programació.

* Actualitzar en quan al progrés de les tasques. Es mostrarà el pla del projecte actualitzat.

* Una vegada que el pla ha estat actualitzat, es revisa per a comprovar l’efecte dels canvis.

– Està el projecte per sobre del pressupost?

– Està programat que algun membre de l’equip treballi hores extres?

– Finalitzarà amb retard el projecte?