Metodologías híbridas que potencializan los resultados en los Proyectos. Hybrid Methodologies that Boost Project Results - ProjectManager.com Mario Henrique Trentim (Traducido por PROJECTCOACH)

Después de casi 15 años de práctica en la administración de proyectos, todavía me encuentro con gente que cuestiona la necesidad de estandarización. En realidad, sería razonable cuestionarnos por qué la necesidad de estructuración en un mundo donde lo único seguro es el cambio. Sabemos que un Gerente de proyectos profesional es aquel que domina las técnicas y herramientas de su disciplina. Si eres capaz de entender tu entorno, serás capaz de elegir el enfoque adecuado combinando diferentes metodologías. Por éste motivo en mis clases, talleres y seminarios, yo siempre he enfatizado la importancia de tener “dominio” de diferentes “lenguajes o dialectos” de administración de proyectos. Hay suficientes metodologías y estándares, cada uno de ellos tiene un lugar para ser aplicados. Sin embargo, ¿cómo puedes construir metodologías híbridas que se ajusten a las necesidades de tus proyectos? En éste artículo, nos enfocaremos en metodologías híbridas para la administración del tiempo. No sé tú, pero yo generalmente manejo tres programas en un proyecto:

• Enfoque ejecutivo:

o Se trata una versión macro del programa, incluyendo solamente los hitos, los entregables mayores y la toma de decisiones.

o La idea detrás de este enfoque está basada en los principios de PRINCE2. Después de todo, no deseamos molestar a nuestro Sponsor, al cliente o al Consejo del proyecto con detalles muy específicos del proyecto.

• Enfoque Administrativo:

o Éste es un enfoque más detallado del programa con paquetes de trabajo y actividades, incluyendo reservas y contingencias.

o En lo personal y como gerente de proyecto lo utilizo como mi plataforma para monitorear y controlar la ejecución del proyecto. El enfoque administrativo del proyecto está alineado a la guía del PMBOK y sus procesos.

• Enfoque de equipo:

o Esto es lo que yo llamo “micro-administración”, ya que es el

programa que tiene el mayor nivel de detalle. Yo adopto “Scrum” o “Kanban” para desglosar actividades desde el enfoque administrativo, hasta las tareas más específicas. Éste programa te ayuda a administrar y controlar en un tablero visual todos los entregables del proyecto. En el enfoque del equipo es donde el trabajo real se está desarrollando. Esta perspectiva puede ser de gran ayuda para el Gerente, ya que incrementa el compromiso del equipo. Pueden utilizarse “juntas de pie” muy ágiles para incrementar la productividad y discutir temas específicos o definir cuáles son las “rocas” que es necesario mover para seguir avanzando en el camino.

Administrar el programa de un proyecto; de por sí ya es un gran reto, administrar tres programas podría considerarse un locura, ¿cierto? Bueno, antes de que te desconectes y dejes de leerme, déjame explicarte el razonamiento detrás de la propuesta de manejar tres programas.

Antes que nada, deben ser desarrollados, administrados y actualizados de manera cohesiva y coherente. No debe existir información conflictiva entre ellos. De hecho, no se trata de 3 diferentes programas sino 1 presentado en 3 diferentes niveles de detalle. Enfoque ejecutivo El enfoque ejecutivo distingue los hitos más importantes para apoyar la toma de decisiones por parte de la Dirección del proyecto. El consejo o el Sponsor es responsable de proveer dirección y orientación al proyecto.

Enfoque de la Administración Esta perspectiva debe definir claramente el ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las mejores prácticas de administración de proyectos. El gerente del proyecto es responsable de la planeación y el monitoreo para lograr que los objetivos establecidos por el Consejo o el Sponsor del proyecto. Además es responsable de administrar los riesgos y contingencias alineado a las tolerancias que permite el proyecto.

Enfoque del Equipo Éste enfoque permite flexibilidad, agregando un nuevo grado de libertad y tolerancia que mejora los resultados del proyecto. Con ésta perspectiva, el ciclo de vida del proyecto, las fases, los macro-entregables y las tareas más importantes son divididas en actividades más pequeñas que facilita el orientar la ejecución diaria.

Enfoque híbrido Para iniciar el proyecto es indispensable organizar el trabajo, la jerarquía, los procesos y la estructura. En otras palabras el “Gobierno del proyecto”. El Sponsor debe desarrollar su función de orientación y apoyo para el Gerente de Proyecto, quien a su vez es responsable de administrar los recursos, la gente y dar resultados de acuerdo a las mejores prácticas. Dependiendo del tamaño del proyecto, los líderes del proyecto, los responsables técnicos y de implementación de paquetes de trabajo se debe administrar el propio desempeño, resultando en una muy efectiva metodología híbrida.

Una buena coordinación depende de la organización de los procesos, cultura y estructura. En mi experiencia, es posible combinar PRINCE2, PMBOK and Scrum or Kanban fácilmente. Una vez que empiezas a trabajar en metodologías híbridas impulsarás los resultados de tus proyectos; eligiendo la herramienta y el proceso que mejor se adecúa al contexto y las características del proyecto. Es muy importante que el Gerente de Proyecto tenga dominio de más de un lenguaje de administración de proyectos. (metodologías, herramientas y técnicas). Entre más aprendas, mejor capacitado estarás para enfrentar los proyectos más retadores que se presenten en tu día a día. ¡Ve y aprende una mejor manera de administrar proyectos! Y por favor, regresa y comparte tus aprendizajes con nosotros en ProjectManager.com Cualquiera que sea la metodología que elijas, o si manejas un enfoque más “a la carta”, de todas maneras necesitarás las herramientas adecuadas para lograr los objetivos de tu proyecto.