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Mejora de procesos y simplificación administrativa en instituciones públicas rurales utilizando las TIC


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ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Hum

ano Mejora de procesos y sim

plificación administrativa en instituciones públicas rurales utilizando las TIC

Edita: ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano

Sede Madrid (sede social)c/ Vizconde de Matamala, 1528028 MadridTlf: (+34) 91 590 01 [email protected]

Sede PerúAv. La Paz, 356, Oficina 404.MirafloresLima 18. PerúTlf: (+51) 1 4452193

Diseño y Diagramación: Jose Alfredo Velarde Mariscalsaxracomunicaciónvisual

Ilustraciones:Anngie Valerie Velasco González

Impresión:Lima - Perú, 2013

Esta obra está sujeta a la licencia Atribución - No Comercial - Sin Derivadas 2.5 Perú (CC BY-NC-ND 2.5 PE) de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite: www.creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pe/

La información contenida en esta cartilla puede ser reproducida total y parcialmente, siempre y cuando se mencione la fuente de origen y se envíe un ejemplar a ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano, sede en Perú.


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IntroducciónEn la actual sociedad de la información, el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) es una realidad cotidiana. En concreto, éstas están cada vez más presentes tanto en el sector productivo y profesional, como en el ámbito personal en el que forman parte de nuestros hábitos de relación social.

Sin embargo, no se deben considerar las TIC como una simple herramienta de entretenimiento sino que éstas son un instrumento clave para potenciar el desarrollo en nuestro contexto actual. Estas potencialidades inherentes a estas tecnologías son una gran oportunidad para mejorar procesos y servicios en las dimensiones esenciales del desarrollo humano (salud, educación, actividades productivas, administración pública y participación ciudadana, sostenibilidad medioambiental, derechos humanos, entre otros) pero también para aumentar el capital social de los agentes de desarrollo, facilitando y fortaleciendo las relaciones entre instituciones gubernamentales empresas, centros de investigación, ONGD, medios de comunicación, entre otras. Para avanzar en todo esto es imprescindible trabajar de manera coordinada con otros actores que tienen una experiencia y un papel que desempeñar en este reto. Es por ello que el Programa Willay nace con el objetivo de mejorar la gobernabilidad democrática con el uso de las TIC y es un trabajo conjunto de CEDEPAS Norte, Centro Guaman Poma de Ayala, Movimiento Manuela Ramos, Soluciones Prácticas y ONGAWA con la financiación de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), la Unión Europea, entre otras.

Esta cartilla recopila la experiencia del programa y de sus socios como CEDEPAS Norte y el Centro Guaman Poma de Ayala, principalmente en el diseño y aplicación metodológica, las soluciones tecnológicas e informáticas y el acompañamiento para la mejora de procesos de instituciones públicas de las provincias Acomayo (Cusco) y San Pablo (Cajamarca). Su propósito es facilitar la gestión y/o simplificación de procesos administrativos y servicios de instituciones públicas utilizando las TIC en entornos rurales en el marco de la Metodología de Simplificación Administrativa, aplicable a todas las entidades de la Administración Pública de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General y de cumplimiento obligatorio.

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Conceptos Básicos

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Una forma de contar con una gestión pú-blica moderna y realizar una simplificación administrativa, es mejorando procesos. Llamamos proceso al conjunto de activida-des secuenciales e interrelacionadas orien-tadas a un fin, para clientes en específico, por ejemplo: contribuyentes, mujeres, estudiantes, asociaciones, entre otros.

Un proceso incluye entradas y salidas. Las entradas son transformadas por diversas actividades realizadas por personas u otros recursos, como la tecnología, que añaden valor. Las salidas, son el resultado de este proceso, cuyo fin es proporcionar una utili-dad a los clientes.

Así, una mejora de procesos es un ciclo que consiste en analizar qué se quiere mejorar y para quién, realizar dicha mejora, verificarla y ajustarla o mantenerla. Reali-zar este ciclo poco a poco, pero repetida-mente con cambios incrementales, facilita la mejora.

La modernización del Estado se enfoca en una gestión pública orientada a resultados, al servicio de la ciudadanía. Es una gestión en la que el funciona-riado público calificado y motivado se preocupa por entender las necesidades de la ciudadanía y gestio-nar procesos y actividades con el fin de trasformar los insumos en productos de mayor satisfacción para la ciudadanía.

En esta nueva forma de entender la gestión pública es importante la simplificación administrativa, la cual tiene por objetivo la elimi-nación de obstáculos o costos innecesarios para la sociedad, promoviendo un adecuado funcio-namiento de la administración pú-blica. Esta se encuentra normada por la Ley del Procedimiento Admi-nistrativo General LEY Nº 27444 y el Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 – 2016 (RM N° 048-2013 – PCM).

En la mejora de procesos podemos utilizar las Tecnologías de la Información y Comunica-ción (TIC), como herramientas electrónicas e informáticas que permiten construir, almace-nar, procesar y transmitir información (datos, imágenes, audio, vídeo, etc.).

Entre el conjunto de tecnologías tenemos: el celular, la cámara fotográfica, la grabadora digital y por supuesto las computadoras, entre otros (hardware); para el manejo de los datos y la información que se produce con estos aparatos electrónicos se desarrollan progra-mas, sistemas de información o aplicativos (software). Además es importante añadir la co-nectividad (redes), que permite la transferen-cia de datos entre diversas áreas geográficas, propiciando un intercambio de información (Internet, Telefonía, etc.).


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Mejora un proceso utilizando las TIC en 4 fasesLa mejora de procesos se basa en la resolución de problemas o cuellos de botella (fase más lenta o problemática de un proceso) que interfieren en un buen rendimiento del proceso. Es-tablecemos cuatro (4) fases para realizar una mejora de procesos con el uso de las TIC y que optimicen el rendimiento de un proceso en calidad, tiempo y costos.

FASE 1: Etapa preparatoriaDentro de la fase preparatoria se encuentra la sensibilización y capacitación al funcionariado y las autoridades para contar con el compromiso institucional para la implementación de la mejora. Asimismo, la fase preparatoria comprende la conformación de un Comité de Mejora con carácter institucional integrado por las autoridades y funcionariado de cargos directivos y técnicos de diferentes áreas con el objetivo de involucrar activamente a las persona en el proceso priorizado a mejorar.

Criterios para seleccionar a las personas integrantes del comité de mejora:

• Buen conocimiento de la institución• Experiencia en la gestión pública• Buenas relaciones interpersonales• Facilidad de comunicación• Manejo y resolución de conflictos • Diversidad jerárquica y de áreas

Funciones especificas del comité: • Analizar procesos, proponer mejoras, diseñar el plan de mejora, coordinar su

implementación y darle seguimiento• Monitorear periódicamente lo avanzado • Dar visto bueno a los resultados intermedios y final• Informar a nivel interno y externo de la institución pública de los cambios y mejoras

establecidas.• Describir el plan de mejora de procesos y elaborar el marco normativo que regule el

procedimiento rediseñado

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Otros aspectos a tener en cuenta:

• Es importante que dentro del comité se encuentren personas clave en las tomas de decisiones

• Asimismo, la participación de hombres y de mujeres en igual condición es el aspecto mínimo para considerar la equidad de género.

• Y finalmente, el número de participantes debe estar en función al tamaño de la institución pública, sin embargo es recomendable 5 personas para la toma de acuerdos.

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Seguidamente el Comité de Mejora debe seleccionar el proceso a mejorar, identificando es-tratégicamente aquellos procesos administrativos o de servicios que favorecen directa o indi-rectamente, a un conjunto determinado de la ciudadanía. Algunos criterios a tener en cuenta:

El proceso…

Beneficia al acceso de la salud y/o educación

Mejora las condiciones de agua y saneamiento

Beneficia a niños y niñas

Beneficia a mujeres

Beneficia a comunidades alejadas (comunidades, caseríos)

Se vincula con la participación ciudadana

Se vincula con la transparencia y rendición de cuentas

Involucra a varias áreas en la institución

Es autónomo y no depende de niveles superiores

Es frecuente

Permite mejorar las capacidades de las personas (hombres y mujeres)

Una vez seleccionado el proceso, es necesario identificar si la tecnología es una herramienta que podría añadir valor al proceso. Aquí algunas preguntas claves para realizar dicha identifi-cación:

Definir la tecnología

¿Qué tipo de tecnología existe o se puede aplicar?

¿Existe una normativa para su implementación?

¿Existen experiencias de uso previo?


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Caracterizar el proceso

¿El proceso genera información que debe ser accesible para diferentes áreas y/o personas que no se encuentran en el mismo espacio físico (oficina)?

¿El proceso genera información que podría utilizarse para otras actividades no consideradas dentro del proceso seleccionado?

¿El proceso genera información que podría utilizarse para generar reportes de transparencia y rendición de cuentas?

¿El proceso requiere información existente previamente que está disponible en formatos digitales?

¿El proceso genera información que es importante y actualmente se almacena físicamente en un único lugar (papel, archivo…)?

¿El proceso genera información que debe ser almacenada durante un largo tiempo para su posterior consulta?

¿El proceso genera información que es consultada habitualmente?


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FASE 2: Diagnóstico del proceso Una vez priorizado el proceso se realiza una diagramación y una medición del proceso tal y como funciona, para identificar dónde se encuentran los cuellos de botella, qué aspectos se pueden mejorar utilizando las TIC y finalmente tener claridad comparativa entre el rendimiento de un proceso antes y después de implementarse la mejora. Para dicho análisis, te mostramos tres herramientas a utilizar secuencialmente:

Herramienta 1: Recorrido FísicoPara iniciar este recorrido se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y se hace un “camino” a lo largo de las actividades que el procedimiento implica hasta su punto final. Este camino muestra las actividades realizadas por el funcionariado y por el público usuario, Así como los documentos que utilizan, reciben y generan.

Es importante que se realicen pequeñas entrevistas al personal que gestiona el procedimiento, a fin de conocer las razones de realizar las actividades de una u otra forma; asimismo, es reco-mendable conversar con el público usuario, respecto de su percepción del trámite.


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• ¿Qué objetivo tiene este procedimiento?• ¿En qué área se inició?• ¿Porqué área ha pasado?• ¿Hacia qué área se dirige?• ¿Cuánto tiempo ha pasado desde que se inició,

hasta que llegó a este punto?• ¿Qué requisitos se solicitaron en el área de

inicio?• ¿Se solicita en esta área un requisito adicional?• ¿Para qué sirve cada uno de los requisitos de

este procedimiento? ¿Cuál es la norma que los establece?

• ¿Qué formatos, útiles de oficina, equipos, recursos humanos participan para atender este procedimiento en esta área?

• ¿Cuándo calcula que terminará este procedimiento?

• ¿Dónde y cuándo termina este procedimiento?

¡Recuerde! Es importante revisar el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) y/o el Manual de Procedimientos (MAPRO), para una mejor comprensión del procedimiento. Para ampliar la comprensión de los objetivos del procedimiento y conocer las áreas competentes revisar el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el Manual de Organizaciones

y Funciones de la entidad (MOF).


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Herramienta 2: Tabla ASME-VM Simplificada La tabla ASME-VM permite registrar ordenada y secuen-cialmente las actividades que se han encontrado a lo lar-go del recorrido físico y que conforman el procedimiento administrativo. También per-mite registrar características de cada una de estas activi-dades: áreas, tiempo, recur-sos y calificación del tipo de actividad.

Para completar la tabla AS-ME-VM, primero se prepara una hoja de papel, con líneas verticales y horizontales, tal como se ve en la figura. Esta hoja sirve para registrar secuencialmente, cada una de las actividades durante el recorrido físico del proce-dimiento, siendo cada ítem un “paso”. Las actividades se van anotando con el ver-bo infinitivo de la acción, por ejemplo: llamar, preguntar, escuchar, registrar, firmar, marcar, orientar, etc. Se ano-ta también el área donde se desarrolla esa actividad, y el tiempo requerido para ejecu-tarla.

Paso Actividad Área Tiempo

Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de Valor

Recursos humanosOtros

RecursosOperación Revisión Traslado Espera Archivo

VA Control SVA

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7

1 Llamar al siguiente usuario en cola

Informes

1 0 0 1 0 0 0 0 1

2 Preguntar al usuario sobre trámite que desea 2 0 0 1 0 0 0 0 1

3 Escuchar al usuario 5 0 0 1 0 0 0 0 1

4 Verificar los requisitos que trae 10 0 0 1 0 0 0 1 1

5 Indicar al usuario que pase a Orientración 1 0 0 1 0 0 0 0 1

6 Llamar al usuario

Orientación

1 0 1 0 0 0 0 0 1

7 Verificar requisitos que trae 10 0 1 0 0 0 1 1 1

8 Llenar formularios con el usuario 15 0 1 0 0 1 1 1 1

9 Activar expediente 3 0 1 0 0 0 1 0 1

10 Firmar cargo a usuario 1 0 1 0 0 0 1 0 1

49 0 5 5 0 1 4 3 7 2 1

Fuente: Elaboración Centro Guaman Poma de Ayala


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Paso Actividad Área Tiempo

Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de Valor

Recursos humanosOtros

RecursosOperación Revisión Traslado Espera Archivo

VA Control SVA

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7

1 Llamar al siguiente usuario en cola

Informes

1 0 0 1 0 0 0 0 1

2 Preguntar al usuario sobre trámite que desea 2 0 0 1 0 0 0 0 1

3 Escuchar al usuario 5 0 0 1 0 0 0 0 1

4 Verificar los requisitos que trae 10 0 0 1 0 0 0 1 1

5 Indicar al usuario que pase a Orientración 1 0 0 1 0 0 0 0 1

6 Llamar al usuario

Orientación

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7 Verificar requisitos que trae 10 0 1 0 0 0 1 1 1

8 Llenar formularios con el usuario 15 0 1 0 0 1 1 1 1

9 Activar expediente 3 0 1 0 0 0 1 0 1

10 Firmar cargo a usuario 1 0 1 0 0 0 1 0 1

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Ejemplo de Tabla ASME-VM


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El registro del tiempo de cada actividad, debe hacerse con varios medios de verificación, que permitan una mejor aproximación al tiempo real:

• Tomar tiempo con reloj. Se recomienda el seguimiento de varios expedientes en ejecución, para verificar su real duración, en su traslado y procesamiento en cada área.

• Revisar los expedientes finalizados, donde normalmente están registradas fechas y horas de recepción y despacho.

• Contrastar la información brindada por el funcionariado, usuarios y usuarias.

Paralelamente, se cuentan y registran los recursos requeridos para cada una de estas acti-vidades: personal directo, material fungible y servicios directos identificables. Cuando se ha terminado de registrar secuencialmente las actividades, área, tiempo y recursos, se procede a calificar cada actividad. De acuerdo a los principios del ASME, una actividad puede ser de: ope-ración, revisión, espera, traslado y archivo, y le corresponde un símbolo para su identificación, como se ve en el siguiente cuadro.

Símbolos ASME, usados para identificar el tipo de actividad

Uso del símbolo Símbolo

Operación: identifica a las actividades más relevantes del procedimiento.Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento.

Revisión: identifica a las actividades que son dedicadas a verificar la “calidad” de algo. Ejemplo: verificar que los requisitos estén completos y sean los correctos.

Traslado: identifica actividades en la que documentos o personas deben trasladarse. Es útil diferenciarlas, pues permite analizar, si este traslado es realmente inevitable.

Espera: identifica a las actividades que no revisten acción y que detienen temporalmente el flujo del procedimiento. Ayuda a detectar cuellos de botella, pues las actividades de “espera” debieran ser idealmente pocas o de corta duración.

Archivo: identifica acciones orientada a archivar documentos o expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.

Fuente: Elaboración Centro Guaman Poma de Ayala


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¡Recuerde! Al completar la tabla ASME-VM se puede

iniciar el análisis para decidir las eliminaciones o cambios de actividades necesarios para optimizar

el procedimiento.

Para cada actividad se analiza si ésta es de operación, revisión, traslado, espera o archivo,

y según ello se marca un punto en la columna correspondiente. Los puntos se unen a través de una línea, esta forma gráfica, sirve para analizar las características de cada actividad con mayor profundidad, para ir detectando cuáles pueden eliminarse. Y finalmente se suma verticalmente las columnas para saber el tiempo total del proceso.


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Herramienta 3: Diagramación de bloques El Diagrama de Bloques que sirve para ilustrar gráficamente el procedimiento, mostrando el flujo de las actividades que fueron recogidas con la Tabla ASME-VM. Para ello, en una hoja se dibujan líneas verticales, señalando las áreas que participan en el procedimiento. Luego se ge-neran rectángulos verticalmente que corresponden a cada área y se registran las actividades representadas por “bloques”, unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento, que es la secuencia de actividades de la tabla ASME-VM.

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Preguntar al usuario sobre el trámite que desea

Llamar al siguienteusuario en cola

Escuchar al usuario

Verificar los requisitos que trae

¿Requisitos completos?

Indicar al usuario que pase a orientación

Explicar al usuario lo que debe corregir

Verificar requisitos que trae

Llamar al usuario

Llenar formularios con el usuario

Archivar expediente

Firmar cargo al usuario

FIN

Inicio

NO

SI

Área 1Área 2

Fu

ente

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Diagrama de bloques


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Los símbolos que se utilizan para dibujar un diagrama de bloques, se describen en el siguiente cuadro.

Símbolos que se utilizan en un Diagrama de Bloques

Uso del símbolo Símbolo

Rectángulo: es un “bloque” que registra una actividad específica del procedimiento.

Símbolo que se utiliza para graficar el inicio y el fin del procedimiento.

Rombo: se utiliza para ilustrar una decisión, la misma que puede llevar el flujo en dos direcciones diferentes.

Flecha: muestra el flujo lógico del procedimiento.

Tener la información de manera visual, gracias a la tabla ASME y al diagrama de bloques, facilita el análisis del procedimiento para reconocer pasos redundantes, participación exce-siva y reiterada de diversas áreas, entre otros. Por otro lado, el gráfico permite ilustrar rutas alternativas del procedimiento cuando cierta condición para la consecución del procedimiento no se cumple, por ejemplo, necesidad de un documento, un permiso, una autorización de un funcionario de mayor rango o similares.

¡Recuerde! Resulta práctico usar instrumentos básicos como plumones y papelógrafo para realizar las herramientas. Una vez definidas se pueden pasar a procesadores de texto, hojas de cálculo, que tienen facilidades para diagramas, e incluso, se pueden usar programas gráficos genéricos o especializados para dibujar este

tipo de diagramas.


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Fase 3: Rediseño y análisis del procesoEsta fase requiere mucho conocimiento institucional y criterio estratégico, por ello debe de realizarse una reflexión de acuerdo con la misión, los objetivos estratégicos y los resultados esperados por la entidad pública. Aquí algunas preguntas para propiciar la reflexión:

¿Es necesaria esta actividad ?

¿No es redundante con una anterior y no lo será con una subsiguiente?

¿Cuál será lo lógica más eficiente que deba seguir el procedimiento para que éste sea seguro y eficiente a la vez?

¿Por qué dos funcionarios o áreas deben revisar los requisitos que se presentan?

¿Por qué el usuario pasa por dos áreas, donde la actividad que realizan es la misma?

¿Cuánto tiempo le significará al usuario este procedimiento?

¿Cuánto tiempo le tomará al usuario obtener los requisitos, los tiempos de traslado a la entidad, etc.?

¿En que beneficia al usuario y la sociedad en general, la ejecución de este procedimiento?

¿Hay demasiadas etapas de revisión, traslado, espera u operación?

¿Hay actividades que se repiten?

¿Es excesivo el tiempo de espera?

¿Participa demasiado funcionariado en la actividad?

Al tener la información de cada actividad, se puede analizar y tomar la decisión de eliminación o modificación del procedimiento, requisitos, u otros, para luego pasar a la etapa de la imple-mentación de la mejora.

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Para decidir la eliminación de algún requisi-to o documento tanto al usuario del servicio como a otra área se debe tener en cuenta que un requisito debe solicitarse, solamente si cumple las siguientes condiciones:

• Está estipulado por Ley. De acuerdo con la Ley del Procedimiento Administrativo General, los requisitos que deben ser exigidos para la realización de cada pro-cedimiento administrativo son aquellos que razonablemente sean indispensa-bles para obtener el pronunciamiento co-rrespo diente, atendiendo además a sus costos y beneficios. La referida Ley se-ñala en su artículo 40º qué requisitos es-tán prohibidos de solicitar a los usuarios.

• Permite obtener información de valor para cumplir el objetivo del procedimien-to, que no fue aportada ya por otro requi-sito o que la entidad no tiene.

• Permite un control, que no fue aportado ya por otro requisito.

Por otro lado el rediseño consiste en esbo-zar el nuevo procedimiento, luego de eliminar actividades innecesarias y/ o modificando la secuencia correspondiente, mirando en para-lelo la tabla ASME y el diagrama de bloques.

Modificado el procedimiento, debe generarse la nueva tabla ASME-VM y el nuevo Diagra-ma de Bloques,quedando el nuevo procedi-miento rediseñado.

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Fase 4: Implementación de la mejoraEn esta fase se propone implementar las nuevas herramienta, Tabla ASME-VM y Diagrama de Bloques rediseñadas, ya que existen leyes nacionales que respaldan todo aquello orientado a la mejora de procesos y es obligación cumplirlas.

Paralelamente, sobre la base de la información obtenida en el diagnóstico y en función a la pro-puesta de rediseño, se recomienda elaborar una norma legal que documente el procedimiento rediseñado de tal manera que al aprobarse sea obligatoria para el funcionariado. Adicional-mente se debe modificar el MAPRO en lo que respecta al procedimiento rediseñado.

Tips para promover la implementación:

• Comprendan el objetivo de su institución.

• Sigan las etapas del taller y las fases sugeridas.

• Identifiquen líderes de cambio.

• La comprensión, más que la “decisión” política es clave.

• Hacer acompañamiento.

• Tal vez sea necesario hacer modificaciones de parte de los instrumentos de gestión, pero todo se respalda con la Ley N° 27444 (Mirar extracto 27444).

• Para cambios internos, suficientes son memorandums, e incluso instrucciones verbales.

En esta etapa se recomienda organizar talleres con la participación del funcionariado involucra-do en el procedimiento, incluyendo tanto a aquellos que orientan e informan al público como a quienes procesan internamente el trámite para validar la propuesta, recoger los aportes de los participantes y lograr la apropiación de la misma.

¡Recuerde! El ideal de generar las normas internas para recién iniciar la implementación, puede llevar a un estancamiento del proyecto, y a una frustración de los actores.

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Experiencia en la implementación de mejora del proceso Declaración Anual del Impuesto Predial en la Municipalidad de PiIllpinto

El procedimiento de la declaración anual del impuesto predial en el diagnóstico se realizaba de la siguiente manera:

TABLA ASME - VM

Fuente: Elaboración Comité Técnico de Mejora de Procesos - Municipalidad Distrital de Pillpinto.

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Área 2Alcaldía

Área 3Rentas


NO SI

NO SI

NO SI

NO SI

Informar al usuario y llenado de FUC

Inicio

Revisar requisitos

SI, entregrar a mesa de partes

Registrar expediente en cuaderno de ingresos

Trasladar a Alcaldía

Esperar Alcalde para revisión

Visto buenoAlcaldía

SI, cumple derivar a mesa de partes

Trasladar a Rentas

Recepcionar expediente

Calcular el impuesto predial

Informar al usuario el monto

Registrar el pago del impuesto

Entregar constancia de pago al usuario

FIN

Área 1Mesa de partes

Diagrama de flujo

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Con el Rediseño y el uso de las TIC el nuevo procedimiento de la declaración anual del impuesto predial es el siguiente:

TABLA ASME-VM Rediseñada


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Área 3Rentas

Recepcionar expediente

Calcular el impuesto predial

Informar al usuario el monto

Registrar el pago del impuesto

Entregar constancia de pago al usuario

FIN

Informar al usuario y llenado de FUC

Inicio

Revisar requisitos

Registrar expediente en cuaderno de ingresos

Trasladar a Alcaldía

Área 1Mesa de partes

Diagrama de flujo rediseñado


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Definición de la herramienta TIC a utilizar: El Sistema Informático de Rentas Municipales

Procesos a mejorar Herramienta TIC

Automatización de los procesos de:

1. Registro de Carpetas prediales.

2. Recaudación de Impuesto Predial y Alcabala.

3. Gestión de caja.

Sistema Informático de Rentas Municipales

El Sistema Informático de Rentas Municipales desarrollado por el Centro Guaman Poma de Ayala, socio del programa Willay. Este permite el registro de contribuyentes y predios urba-nos y rústicos que permite calcular el impuesto predial y generar las cuentas para el cobro de autoevaluó de manera automática, desde el módulo de caja, llevando la cuenta corriente por contribuyente. El sistema emite en forma automática los formatos PU, PR y HR, liquidaciones, montos recaudados entre periodos, consolidación de información etc. Elimina las operaciones manuales, promoviendo la agilidad, precisión y ahorro de tiempo en la atención a contribuyen-tes y la generación de información automática.

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Modelo de Resolución de Alcaldía para la implementación de la mejora de procesos

ACUERDO DE CONCEJO Nº 0 - 2013 - CM - M...

Pillpinto, 15 de Junio del 2013.

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLPINTO - DEPARTAMENTO DEL CUSCO

VISTO:

Por el Concejo Municipal en Sesión Ordinaria N° de la fecha, bajo la Presidencia del Alcalde Sr. Daniel Rosa Delgado y la asistencia de los señores Regidores: visto lo relativo a la MEJORA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS en la Municipalidad; y

CONSIDERANDO:

Que, de conformidad al Art. 194 de la Constitución Política del Estado, modificado por ley 27680, concordante con el Art.40 de la Ley N° 27783 de Bases de Descentralización y Art. II de la ley 27972 Orgánica de Municipalidades, las Municipalidades son órganos de gobierno local y tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia, correspondiendo al Concejo Municipal las funciones normativas y fiscalizadoras y a la Alcaldía funciones ejecutivas;

Que, la Ley 27972, establece como atribución del Concejo Municipal, la de legislar y aprobar planes y programas propuestas por las áreas usuarias, en el espacio de las Sesiones de Con-cejo Ordinarias

Que, la Cuarta Política de Estado del Acuerdo Nacional “Estado Eficiente, Transparente y Des-centralizado”, establece el compromiso de construir y mantener un Estado eficiente, eficaz, mo-derno y trasparente al servicio de las personas y de sus derechos y que promueva el desarrollo

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y buen funcionamiento del mercado y de los servicios públicos;

Que, mediante la Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado se declara al Estado peruano en proceso de modernización con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio

Que, al haber aprobado los instrumentos de Gestión de la Municipalidad, es necesario rees-tructurar los procesos administrativos internos y externos para tener una mejora en la atención de los servicios públicos que se brindan a la población y alineados en la Ley de Simplificación Administrativa, analizando los procesos administrativos internos que se tienen, para la atención de los servicios públicos hacia la Población del Distrito;

Estando a las atribuciones conferidas por el Art. II del Título Preliminar concordante con el inciso 8) del Artículo 9º de la Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972, con el voto UNANIME del Pleno del Concejo y a dispensa de la lectura del Acta;

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO.- RECONOCER la mejora de proceso en la expedición de constancia de pago de impuesto predial anual como una necesidad para el mejor servicio a la población.

ARTICULO SEGUNDO.- APROBAR la priorización de la mejora del proceso identificado, por mayoría absoluta del Concejo Municipal

ARTICULO TERCERO.- DESIGNAR como coordinadora del equipo técnico del plan de im-plementación a la Srta: Soledad Gamarra Qquecaño Secretaria General y a los miembros del comité técnico de Implementación a:

ARTICULO CUARTO.- DISPONER su Implementación de acuerdo al plan estructurado, en el que las áreas involucradas informarán sobre los avances que se vayan teniendo de manera mensual.

Transcribir el tenor del presente Acuerdo de Concejo a los señores miembros del Comité Técni-co para su conocimiento y cumplimiento.

REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.

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Portal Municipal y Portal de Transparencia Estándar

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