Proyecto de Simplificación Administrativa

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”

Secretaría de Administración y Finanzas

Proyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del Proyecto

11 de Junio de 2012

Universidad Veracruzana

Fecha de Reporte Lunes 11 de Junio de 2012

Periodo Reportado Mayo-Junio 2012

Porcentaje de Avance del Proyecto

Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios

Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 82% 77.4%

Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 74.3% 72%

Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 91.3% 90%

Total 83% 80 %


Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Desarrollo

Fase 4Implementación

Diagrama Flujo Requisitos Diagrama

Flujo Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas Capacitación Implantación

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Solicitud tarjeta “Pagomático”

Entrega de la nomina para pago

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

89.5%

60%

82%

100%

100%

95%

80%

Universidad VeracruzanaUniversidad Veracruzana



(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de Mejora


Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo


Pruebas CapacitaciónImplantación

Retiro de personal

Elaboración de hojas de servicio

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)

75.5%

76%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Desarrollo


Diagrama Flujo Requisitos Diagrama

Flujo Proyecto Programa Trabajo



(1) Transferencias y reprogramación presupuestal

(3) Solicitud: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale

(2) Reposición: Fondo Rotatorio y Viáticos

(3) Comprobación: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale

(1) Pago Directo a Proveedores

Reintegros en efectivo

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

70%

70%

70%

90%

70%

70%

Universidad VeracruzanaAvances del Proceso: Administración de Recursos Financieros



(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora



Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo



Autorización de cuotas para eventos autofinanciables

Patronatos y Fideicomisos

Cobro de cuotas y aranceles

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

60%

100%

93%

55%

100%

60%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Desarrollo


Diagrama Flujo Requisitos Diagram

a Flujo Proyecto Programa Trabajo



Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Mantenimiento de vehículos

Renta de vehículos y autobuses

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

92%

92%

92%

92%

90%

92%

92%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Desarrollo


Diagrama Flujo Requisitos Diagram

a Flujo Proyecto Programa Trabajo



Control y pago de servicios básicos

Seguridad Contratada

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

90%

90%


Prioridad trámite Resumen

1

Registro de Bienes Muebles• Se tuvo la capacitación del manejo de la terminal portátil, el 30 de

abril. Posteriormente se le solicito al proveedor los requerimientos operativos de entradas y salidas de datos para la conciliación en el SIIU.

• Se reprogramo la capacitación a los usuarios en las regiones para el mes de agosto.

• Se esta gestionando las adecuaciones a la normatividad, en el estatuto general y en el reglamento para el control patrimonial.

• Se tiene contemplado que en el mes de agosto se liberen los tramites a las vicerrectorías.

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Levantamiento Físico del Inventario

2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)

• La DRM y el SIIU llevan a cabo pruebas de la 1era. versión de la aplicación para la captura de requisición en web, posteriormente se realizará la 1era. prueba piloto con las dependencias.

• Adicionalmente, y por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, se integró también la funcionalidad en el sistema que permite contar con una clave de códigos de Bien con estructura armonizada.

3Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales

• Se concluyó el desarrollo del Módulo de Modificaciones Presupuestales.

• La estructura para la página Web y las políticas han sido revisadas de manera conjunta con la UOM. Se están elaborando los tutoriales del Módulo de Modificaciones.

• Una vez terminados los tutoriales, se programará la capacitación pertinente hacia las regiones.



4

Solicitud: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale• Se mantiene el porcentaje reportado, ya que la adecuación de

formas de banner por parte del SIIU requerirá más tiempo del estimado, de manera alterna, se desarrollaron estructuras que permitan presentar los tramites a través de la página WEB de la SAF., que integra: descripción del trámite, políticas, diagrama de flujo, formatos, documentos de consulta, atención a usuarios, calendario y preguntas frecuentes. Las políticas están siendo revisadas de manera conjunta con la UOM.

Reposición: Fondo Rotatorio y Viáticos

Comprobación: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale

Pago directo a proveedores

5

Retiro de personal

• 50% en Producción (registro, modificación y cancelación de liquidaciones y generación de oficios requeridos para el tramite y su correspondiente control y trazabilidad.

• En Análisis y Definición el cálculo de la liquidación.• Modulo del SAR: prueba piloto de algunos procesos.

Hoja de servicios

• 50% en Producción . Están en Etapa de producción 7 objetos (pantallas de captura y catálogos) para la captura de información para el historial del trabajador. Próxima implementación.

• En etapa de análisis y definición: captura y cálculo de periodos laborados para emisión de hoja de servicios.

6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal

• En etapa de prueba la captura de la nomina de suplencias desde el departamento de control de personal administrativo

• Así mismo se están desarrollando mejoras al sistema de la nómina referentes a Nomina express, Aguinaldo, Cancelación del impuesto, Pagos en exceso, Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta), Consulta de información de nominas, Historial de la nómina.



7Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)

• Para las solicitudes en línea, En etapa de prueba (registro autorización y emisión de la solicitud).

• Ya se implemento formato nuevo y ya no se solicita copia del talón de cheque.

8 Autorización de Condonación

• Ya que el número de solicitudes de este trámite no es significativo, se estima que no es necesario poner el trámite en línea.

• La simplificación consistió en modificar el formato y eliminar algunos requisitos como son la entrega de copia de talón de cheque y el acta de nacimiento (solo se requiere la primera vez en que se solicita la condonación)

9Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables • La estructura que se integrará a la página web se encuentra en revisión

(Ingresos-DGRF)12 Patronatos y Fideicomisos

10Movimientos de personal académico (vía SISPER) • Se esta enfocando mas a Programación Académica (Generación de datos

para Banco de Horas)11 Revisión de Cargas Académicas

13Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)

• En desarrollo las pantallas para la captura, impresión de solicitudes y elaboración de constancias.

• En etapa de prueba el registro masivo en el SIIU RH, la emisión de la constancia de sueldos y el catálogo de constancias.


Prioridad Trámite Resumen

14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios)

• Se han incorporado al SIIU todos los centros de cobro y se automatizó el proceso de inscripción a Licenciaturas y Posgrados.

• También se liberó el proceso de cobro de servicios de Oficialía Mayor, automatizado.

• Además ya se puede hacer el registro contable manual en las regiones Coatzacoalcos, Poza Rica y Orizaba, a través de la Vicerrectoría.

• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en revisión (Ingresos-DGRF)

15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)• Se concluyeron la pruebas y se prepara la estructura que se

integrará a la página web se encuentra en revisión (Ingresos-DGRF)

16Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina

• El documento informativo para este trámite se encuentra para consulta en la página de la UV.

17 Entrega de la Nómina para Pago

• Implementado en vicerrectorías y algunas dependencias de la región Xalapa.

• Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques; desconcentración de pagos a Vicerrectorías

18 Constancia de Sueldos y Salarios

• Se ha realizado el planteamiento al SIIU-Finanzas para la adecuación del módulo para el cálculo de los impuestos

• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en elaboración (Contabilidad-DGRF)



19Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos

• Las regiones se encuentran utilizando el bloqueo de los cheques cancelados, sin embargo la documentación se sigue concentrando en la Dirección de Contabilidad. En proceso de revisión.

20 Reposición Cheques • No están considerados por no tener opiniones significativas

21 Entrega de cheques en caja



22 Mantenimiento de Vehículos• Procesos terminados en fase 3 preparados para la fase de

capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización .

• Se trabaja en un proyecto de calendarización probable de visitas a las Regiones.

• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están elaborando políticas sobre los servicios que atiende el Departamento de Servicios Generales.

• Proyecto de automatización

23 Renta de Vehículos

24 Renta de Autobuses

25 Control y pago de Servicios Básicos• Proceso terminados en fase 3 preparados para la fase de

capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización

26 Seguridad Contratada

• Proceso terminados en fase 3 preparados para fase de capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización.

• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están elaborando políticas sobre los servicios que atiende el Departamento de Servicios Generales.


Descripción

Problema Asegurar que el acceso a la página web de trámites y servicios así como sus ligas, se realice sin problemas en las regiones.

Estrategia Se van a usar temporalmente formatos semiautomatizados, mismos que se subirán a la página web de la SAF en una ficha de trámite, la que contendrá toda la información relevante del mismo, a fin de simplificar al usuario el procedimiento.


Junio

Continuar con el SIIU y la DSIA, en el desarrollo de las Requisiciones en línea y Nóminas

Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos

Contar con una versión básica de requisiciones web la siguiente semana, llevar acabo una revisión completa y solicitar los ajustes que apliquen antes de pasarlo a producción.

Concluir la prueba piloto del trámite de solicitudes de préstamo y liberar.

Concluir el desarrollo del trámite de Solicitud de constancias.

Reiniciar la propuesta de automatización de los trámites de Egresos.

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