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MAYOR MOVILIDAD PARA UNA GESTIÓN DIARIA MÁS SIMPLE.

Novedades de la versión 26 de PHC CS

2

INTRODUCCIÓN

Las tareas administrativas son cruciales para el funcionamiento de cualquier negocio, pero el exceso de trabajo en esta área obstaculiza, muchas veces, los niveles de productividad de las empresas. Es fundamental garantizar la excelencia en la gestión de sus procesos y disfrutar de una libertad cada vez mayor en sus operaciones diarias, y ese es el principal objetivo de PHC CS, con cada nueva versión que lanza: le proporciona funcionalidades esenciales para lograr que su negocio se gestione de una forma cada vez más competitiva y en sintonía con las nuevas tendencias del mercado.

PHC CS es el ERP que potencia la productividad y rentabilidad diaria al garantizar una gestión integrada y automática de las áreas de su empresa. Construido para adaptarse a sus necesidades a cualquier hora y acelerar su negocio en cualquier lugar, el software de gestión PHC CS tiene como misión ayudarlo a alcanzar la excelencia. Cada versión es desarrollada en torno a esta máxima.

Pero no solo la movilidad es lo que caracteriza a esta versión. El mundo digital se mueve a una velocidad vertiginosa y la conectividad que otorga celeridad a los procesos que, antes podían llevar días es otra de las palabras obligatorias. PHC CS está mucho más conectado con el exterior y su empresa se beneficiará de la diferencia.

Como un todo, la versión 26 de PHC CS tiene más de 30 funcionalidades, específicamente desarrolladas para permitirle descentralizar mucho más la gestión de su negocio, aumentar su productividad a partir de procesos y decisiones más rápidas y tener clientes más felices y, especialmente, lograr diferenciarse.

Promete, sin duda, ser el mejor aliado para ayudarle a alcanzar la excelencia.

ÍNDICE

2

1

Mejor desempeño al procesar documentos

Gestión de correspondencia

Personalización del histórico de registros

Gestión de usuarios más simple a partir de cualquier lugar

Automatización y simplicidad en la comunicación de facturas del SII

Exportación de Listados para Excel

Pág.6

Pág.7

Pág.7

Pág.8

Pág.4

Pág.5

ERP EN WEB

CONECTIVIDAD 3

4Mejor experiencia de uso del software

Una agenda que se adapta a cualquier geografía

Pág.9

Pág.10

USER EXPERIENCE

SOFTWARE MÁS GLOBAL

DISPONIBLE EN BREVE

4 5Presentación de Versión PHC CS v26

La conectividad vino a transformar la rutina de las empresas, concediendo celeridad a los procesos que, antes de la transformación digital, podían tardar días para ser concluidos. PHC CS está mucho más conectado con el exterior y su empresa se beneficiará de la diferencia.

CONECTIVIDAD

4

Automatización y simplicidad en la comunicación de facturas del SII

El Suministro Inmediato de Información (SII) significó un cambio importante en el sistema de gestión del IVA basado en la forma de llevar de los libros de registro del Impuesto que incluyó a más de 60.000 empresas españolas en una primera etapa que comenzó en julio del año 2017 y que abrió paso a la versión 1.1 que entró en vigor en julio de 2018.

A través del SII las empresas remiten de forma electrónica la información contenida en los campos de registro de las facturas tanto expedidas como recibidas. De esta forma, la AEAT tiene acceso en tiempo real a la información de la empresa.

Gracias a todas las automatizaciones de PHC CS, el proceso es simplificado y la información es enviada automáticamente a la AEAT e, incluso, es posible consultar a través de un monitor, datos sobre el estado de la factura (por comunicar, comunicada con error, comunicada) y los respectivos plazos.

A todas estas ventajas adicionamos en esta versión otras que garantizarán mucha más eficacia en la entrega del archivo SII, automatizando mucho más este proceso. De esta forma, las facturas podrán ser comunicadas a través de una alerta que el usuario crea en el software utilizando nuestra poderosa framework.

VENTAJAS PARA EL DESEMPEÑO DE SU EMPRESA:

• Confianza en cuanto al cumplimiento de obligaciones legales• Mayor automatización en el envío del archivo SII a la AEAT• Disminución de errores ante posibles omisiones

por parte de los usuarios

V


• Aumento de productividad• Disminución de la ocurrencia de errores en el

paso de valores• Intercambio de información de forma más ágil

V

Exportación de Listados para Excel

Excel continúa siendo una herramienta popular en el mundo de los negocios. Motivadas por la idea de que las hojas de cálculo desempeñan un papel importante a la hora de compartir información sobre el negocio y/o presentar/analizar resultados a varios intervinientes, son muchas las empresas que, a la par del software de gestión, continúan usando esta herramienta diariamente.

La buena noticia es que ya es posible, en ambiente web, exportar de forma automática, balancetes, extractos de cuenta, movimientos de stock y documentos internos directamente del software a Excel. No solo se libera de tener que realizar manualmente este proceso (que seguro le dio muchos dolores de cabeza por la desformatación y errores asociados), como también ahora puede compartir/analizar información de forma mucho más sencilla, sin alterar la lógica de su flujo de trabajo.

¿El resultado? La posibilidad de tener un control mucho más riguroso a través de la calendarización de las facturas que deben ser comunicadas a la AEAT, restando así peso a la intervención de los responsables quienes solo tendrán que preocuparse por crear las alertas. La probabilidad de error será reducida mientras sus colaboradores serán mucho más productivos ya que el software lo hará todo de forma automática.

Adicionalmente, para acelerar aún más la gestión de su empresa, ahora es posible validar de forma automática el NIF perteneciente a un cliente al momento de cumplimentar el nombre en la ficha respectiva, gracias a la comunicación vía webservice con la AEAT. No solo disminuirá el tiempo que invierte en este proceso, sino que también evitará posibles inconsistencias relacionadas con el número fiscal de los clientes

DISPONIBLE EN BREVE

Basta pensar que está en una reunión de ventas y a la misma hora puede exportar los resultados a una hoja de cálculo (al contrario de perder minutos valiosos antes de la reunión en “copiar y pegar” – del software a una hoja de cálculo), para compartirla con todos los presentes. Es como juntar lo mejor de los dos mundos, beneficiándose de claras ventajas en términos de productividad.

PHC CS está más conectado que nunca con el exterior y es usted quien gana.


Mejor desempeño al procesar documentos

Emitir de una sola vez todos los documentos – ya sean de facturación, de compra o documentos internos – a medida que se registran (procesamiento automático) sin tener que esperar al final del procesamiento para continuar trabajando (procesamiento asíncrono) representa, a primera vista, elevadas ganancias de productividad para cualquier empresa.

Por regla general, el procesamiento asíncrono automático se traduce en numerosas ventajas para el desempeño administrativo pero hay empresas que, por su propia naturaleza y funcionamiento, quieren tener la libertad de poder decidir en qué momento procesar un determinado documento/conjunto de documentos – por ejemplo, un conjunto de facturas que deben ser procesadas al mismo tiempo y no a medida que se registran –, esta situación solo es posible a través del procesamiento asíncrono manual, ahora también disponible en ambiente web.

A partir de ahora, es posible procesar documentos a cualquier hora, a partir de cualquier lugar y dispositivo, de forma más flexible y completa, ya que el usuario tiene la libertad de definir cómo quiere que la aplicación opere (procesar automáticamente los documentos a medida que se registran y/o elegir los documentos que pretende procesar manualmente).

Con movilidad, las decisiones ganan velocidad porque son hechas en el momento correcto y porque velocidad es un término obligatorio en el mundo VUCA – volátil, incierto, completo y ambiguo- en que vivimos, PHC CS está, en esta versión, mucho más completo en web.

ERP NA WEB

6

Gestión de correspondencia

Registrar toda la correspondencia enviada y recibida es un procedimiento importante para cualquier empresa, independientemente del área de actuación, no solo porque evita el riesgo de pérdida definitiva de información importante – ¿cuántas veces pasó horas buscando una factura? –, pero también porque hace posible el acceso rápido a esa misma información por parte de todos aquellos que la necesitan.

Gracias a la funcionalidad “Gestión de Correspondencia”, a partir de ahora también disponible en ambiente web, es fácil acabar con los infinitos archivos en papel – sinónimo de espacio de almacenamiento que muchas veces no existe – y convertirlos en documentos electrónicos clasificados de acuerdo con determinados criterios, que los hacen fácilmente accesibles siempre que necesite consultarlos.

Pero esto no es todo. A partir del momento en que un registro de correspondencia se registra en el sistema, es posible asociarlo a un cliente/instalación/proveedor/contacto y crear workflows, garantizando que, todos los intervinientes cumplen todos los procedimientos necesarios relativos a ese registro a su debido tiempo. Resultado: un aumento significativo de productividad para cualquier empresa.

Además de la razón anteriormente mencionada, otro de los motivos para preferir el método manual al automático puede estar relacionado con la sobrecarga que la emisión de facturas con muchas líneas representa para el sistema, haciéndolo más lento.

¿Hay algo mejor que trabajar con un software que se adapta a la forma de funcionamiento de su empresa?


• Emitir de una sola vez todos los documentos de facturación pretendidos• Mayor control de los documentos que se procesan• Adaptación de la aplicación al flujo de trabajo

del usuario

V


• Desmaterialización de los documentos en papel• Disminución del riesgo de pérdida de

información• Facilidad de búsqueda• Control de los flujos de información• Reducción de costes• Aumento de la productividad

V


Gestión de usuarios más simple a partir de cualquier lugar

Hoy en día, el trabajo se hace en movimiento y cada vez tiene menos sentido que aspectos cruciales del día a día de una empresa, como el acceso de los usuarios al software – por norma responsabilidad del equipo de IT o del Partner – esté condicionado solo a la oficina (solo pueda hacerse en ambiente desktop), ya que atrasa el proceso de configuración que tiene que ser inmediato. La buena noticia es que, a partir de ahora, es posible hacer esa gestión/configuración en ambiente web, aunque el módulo solo exista en ambiente desktop.

Además de la libertad inherente de la posibilidad de hacer esta gestión a cualquier hora y a partir de cualquier lugar y dispositivo, el propio proceso de configuración es ahora más sencillo, ya que considera varias posibilidades pertinentes – por ejemplo, dependiendo del módulo, es posible crear, alterar y borrar usuarios y asociarlos a un trabajador/profesional/técnico/vendedor; gestionar accesos de los usuarios a los diferentes módulos y a las áreas específicas del software; configurar accesos por usuarios o grupos; crear perfiles de acceso, que facilitan la configuración de accesos a opciones específicas del software, como análisis y dashboards; gestionar usuarios específicamente creados para clientes; y gestionar accesos de los usuarios de clientes –, que van a facilitar mucho el trabajo de los equipos responsables por hacer efectivo este proceso.

USER EXPERIENCEEn todas las nuevas versiones, el desafío no pasa solo por hacer al software PHC CS más móvil sino también hacerlo más intuitivo, con nuevas formas de proporcionar una experiencia beneficiosa al usuario. Es esa tendencia -la capacidad del ERP de reinventarse, atendiendo a los principios de meaningful design- que dicta que los usuarios quieran trabajar de la misma forma como viven, que guía todos los desarrollos de nuestro ERP.

Mejor experiencia de uso do software

En cada nuevo desarrollo colocamos al usuario en el centro, con el objetivo de maximizar la facilidad de interacción con el software. Tal como en versiones anteriores, la área de búsqueda de PHC CS en web fue el objetivo prioritario de mejoras y está más sencilla y rápida, permitiéndole, como usuario, acceder a la información que busca sin dificultad y con menos pasos – es posible buscar rápidamente por cualquier campo específico en la barra de búsqueda de una pantalla; buscar registros dentro del resultado de una búsqueda; y abrir registros sin perder el contexto de una búsqueda – sinónimo de facilidad en la ejecución de los desafíos diarios y más productividad para su día a día.


• Búsqueda más rápida • Aumento de la productividad

V VENTAJAS PARA EL DESEMPEÑO DE SU EMPRESA:

• Gestión de usuarios y accesos más sencilla y rápida• Posibilidad de proceder a la configuración en

cualquier lugar y dispositivo

V

Personalización del histórico de registros

Imagine la posibilidad de acompañar, al detalle, un registro o campo de registro – por ejemplo, el precio de un artículo – verificando las alteraciones efectuadas a lo largo del tiempo. Gracias a esta funcionalidad disponible en ambiente web, es posible controlar todo el “trayecto” de un registro o lo que es lo mismo, el histórico de información y su respectiva evolución, con una visión general de todas las alteraciones verificadas a lo largo del tiempo.


• Personalización del log/ficha de registros• Control del histórico de la información de

forma sencilla• Alteraciones siempre guardadas

V


Una agenda que se adapta a cualquier geografía

¿Su empresa está presente en varios países y, por ello, tiene colaboradores trabajando en oficinas situadas en diferentes geografías, con husos horarios distintos? En la era de la Transformación Digital, la movilidad es crucial, es una ventaja competitiva real, pero exige una adaptación a la revolución digital, traducida en soluciones ERP modernas, a las que podemos acceder en cualquier lugar y a partir de cualquier dispositivo.

Pero no basta tener un ERP móvil. Hay que garantizar que ese ERP es intuitivo y se traduce en una experiencia beneficiosa para el usuario que, entre otras cosas, necesita garantizar la gestión simplificada de su día a día, sin esfuerzo. ¿Cuántas veces necesita gestionar citas, intervenciones, visitas y fechas de proyecto, teniendo en cuenta el huso horario de varios países en simultáneo? ¿Cuántas veces ya faltó a una reunión por Skype con un compañero que trabaja en un huso horario diferente del suyo porque en la agenda de ambos aparecía exactamente la misma hora?

Imagine la posibilidad de crear eventos en husos horarios específicos y poder hacer cosas tan sencillas como consultar la agenda en el horario del país para el que tuvo que viajar, sin tener que preocuparse en hacer cuentas mentalmente para entender a qué hora será finalmente

SOFTWARE MÁS GLOBAL

aquella reunión, que, si estuviese en su local de trabajo habitual.

Con el huso horario en la agenda, esta preocupación deja de existir, y la gestión de su día a día es mucho más sencilla. Gracias a la posibilidad de consultar la agenda en el huso horario pretendido, cada usuario tiene acceso a la hora real de sus citas, sin tener que preocuparse en confirmar si está correcta.

Las ventajas son obvias: mejor gestión del tiempo y de las citas de la agenda, teniendo en cuenta la diferencia horaria de los diferentes intervinientes.

VENTAJAS PARA O DESEMPEÑO DE SU EMPRESA

• Gestión del día a día más sencilla• Mayor control de las citas• Menor probabilidad de error• Mejor gestión del tiempo

V

10

PHC ON Esté on y garantícese de que su inversión no pierde valor

Con PHC On, la inversión que hace en el software no se desvaloriza con el paso del tiempo. Al contrario, se mantiene activa, aumentando el valor del software y potenciando el desempeño de toda la empresa. Esto es porque el servicio PHC On les garantiza el acceso inmediato a las diversas actualizaciones del Software PHC CS – nuevas versiones, alteraciones legales y funcionalidades exclusivas – y pone a disposición contenidos que apoyan a sus usuarios en el día a día. Todos los años, el Software PHC CS pone a disposición nuevas funcionalidades que hacen a su empresa más innovadora y competitiva. También tiene acceso a varias funcionalidades exclusivas, como, por ejemplo:

• Envío de información (facturas expedidas, recibidas y de operaciones intracomunitarias) a la sede de la AEAT a través del Suministro Inmediato de la Información - SII;

• Emisión de varios documentos a la vez;• Elección del 12 o 16 meses en la contabilidad;• Facturas por e-mail y firma digital de forma

automática;• Actualización de los listados contables y modelos

fiscales;• Monitor de Documentación oficial personalizado;

• Traducciones vía web service;• Impresión de extractos de cuenta corriente y

documentos no regularizados;• Importación automática de hojas de cálculo desde un

archivo Excel una estructura de datos a las líneas de los documentos internos, documentos de facturación o compras;

• Gestión del tratamiento de datos personales, configuración de avisos legales, derecho al olvido, consulta/portabilidad de datos y anonimización de bases de datos de acuerdo con el RGPD;

• Importación de tareas de un proyecto;• Sincronización con office 365;• Conexión automática a Dropbox para adjuntar sus

ficheros;• Sincronización con Outlook y Gmail para ganar más

agilidad en su día a día;• Visión global de la actividad con acceso a los

dashboards en cualquier dispositivo;• Procesamiento automático de remuneraciones en

especie;• Vínculo al sistema SEQR – posibilidad de realizar

pagos a través de mobile wallet;• Gestión de vales de descuento y tarjetas regalo;• Configuración de templates de e-mails;

MANTENGA SU INVERSIÓN ACTIVA CON PHC ON

• Siempre que surjan cambios en la legislación que motiven alteraciones de software, no tiene que preocuparse

• Portal online con tutoriales, vídeos de formación y noticias de primera mano.

A cualquier hora, la respuesta para sus dudas• Acceso privilegiado a las funcionalidades

exclusivas que potencian el desempeño. Solo para usted que está on.

i

• Definición de accesos a la tabla de parámetros, así como la definición de accesos por parámetro.

• Gestión de correspondencia;• Timezone en la agenda/huso horario en la agenda;• App PHC Notify.


Monitor de Proyecto - más información en la lista

de tareas

Comunicación de Facturas al SII

con Alertas

Procesamiento asíncrono de documentos de

forma manual

Validación de NIF vía Webservices

con la AEAT

Equipo Intranet

Corporate

PHC CS Web

No

Gestión

PHC CS Desktop

Enterprise

Sí

Gestión

PHC CS Web

Corporate

Sí

Gestión

PHC CS Desktop

Corporate

Sí

FUNCIONALIDAD

GAMAS (a partir de)

PRODUCTO

AMBIENTE

PHC ON

SU EMPRESA TIENE MUCHO QUE GANAR CON LA V26 DE PHC CS

Gestión de Correspondencia

Gestión

PHC CS Web

Advanced

Sí

Configuraciones de la “Comunidad” en los Clientes

Alteración del valor “Total” en las líneas de las compras

Gestión Gestión

PHC CS Web PHC CS Web

Corporate Corporate

No Sí SíSí

Opción «IVA incluido en las líneas de los documentos de

compra y documentos internos

Gestión

PHC CS Web

Corporate

No

Consulta de alteraciones en campos de las pantallas

de tabla

Personalización de histórico de registros

TodosTodos

PHC CS WebPHC CS Web

CorporateCorporate

DISPONIBLE EN BREVEDISPONIBLE EN BREVE


FUNCIONALIDADSaber cómo los usuarios

usan PHC CS Web

Creación de nuevos filtros en las cajas de selección

de filtros de usuario

Registro en la aplicación PHC Notify en varias bases

de datos

GAMAS (a partir de)

PRODUCTO

AMBIENTE

PHC ON

Todos Todos TodosTodos

PHC CS Web PHC CS Web PHC CS WebPHC CS Web

Corporate Corporate CorporateCorporate

No No SíNo

Protección de PHC CS Web

Imagen en las notificaciones de

PHC Notify

Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

Accesos de Usuario o Grupo

Mejor legibilidad en los análisis multidimensionales

Todos Todos


Corporate Corporate

No Sí

Creación de usuario en SQL Server

Opciones de acceso en la pantalla de usuarios

Grupos de usuariosMensaje de acceso en la aplicación PHC Notify

Todos Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

PHC CS Web

Corporate

No

Todos Todos


Corporate Corporate

No No


FUNCIONALIDADOptimización en los

registros con la sincronización con Exchange

Mejorías en los análisis multidimensionales

GAMAS (a partir de)

PRODUCTO

AMBIENTE

PHC ON

Todos Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

PHC CS Web

Corporate

Sí

Noticias en la aplicación PHC Notify en el idioma

seleccionado

Seguir registros por PHC Notify

Todos Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

PHC CS Web

Corporate

Sí

Disponibilidad de la fecha del build y de la

versión de la aplicación

Usuarios en PHC CS Web

Perfiles de acceso en PHC CS Web

Agenda adaptada a cualquier geografía

Registro en la app PHC Notify en varias

bases de datos

Nuevo mensaje de login en la app

PHC Notify

Búsqueda - Resultados de búsqueda rápida

Conceder, retirar y copiar accesos de

usuario o grupo

Todos Todos Todos Todos Todos TodosTodosTodos

PHC CS Web PHC CS Web PHC CS Web PHC CS Web PHC CS Web PHC CS WebPHC CS WebPHC CS Web

Corporate Corporate Corporate Enterprise Corporate CorporateCorporateCorporate

No No No Sí Sí SíNoSí

18

FUNCIONALIDAD

GAMAS (a partir de)

PRODUCTO

AMBIENTE

PHC ON

Seguir registro por PHC Notify

Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

Noticias en el idioma seleccionado en la app

PHC Notify

Exportación de listas para Excel

Todos Todos


Corporate Corporate

Sí Sí

Imagen en las notificaciones de PHC Notify

Todos

PHC CS Web

Corporate

Sí

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