Matriz dofa ingreso ivette ppt
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UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO DIRECCION DE INVESTIGACION Y POSTGRADO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES MATERIA: PLANIFICACION ESTRATEGICA Y OPERATIVA AUTORAS: Lcda. Ivette Flores Ing. Olga Flores Lcda. Edglenys Vargas Lcda. Marianella Blanco
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UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO
DIRECCION DE INVESTIGACION Y POSTGRADO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
MATERIA: PLANIFICACION ESTRATEGICA Y OPERATIVA
AUTORAS:
Lcda. Ivette Flores
Ing. Olga Flores
Lcda. Edglenys Vargas
Lcda. Marianella Blanco
AUTORAS: Lcda. Ivette Flores
Ing. Olga Flores
Lcda. Edglenys Vargas
Lcda. Marianella Blanco
FACILITADOR:
Msc. Luis Gómez
CONTENIDO Monitoreo Estratégico Aplicado a la Empresa
“Servicio de Importación y Exportación de Mercancías S.A”
Matriz Dofa
Matriz Causa y Efecto
Matriz MicMac
Realizar diagnósticos en las organizaciones laborales es una condición para intervenir profesionalmente en la formulación e implantación de estrategias y su seguimiento para efectos de evaluación y control. La MATRIZ FODA como instrumento viable para realizar análisis organizacional, en relación con los factores que determinan el éxito en el cumplimiento de metas, es una alternativa que motivó a efectuar el análisis para su difusión y divulgación en esta oportunidad aplicamos esta matriz de evaluación a la Empresa. “Servicios de Importaciones y Exportaciones de Mercancía S.A” Específicamente al área de Administración Y finanzas (Unidad de Ingreso).
ANALISIS FODA
El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los
factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la
situación interna de una organización, así como su
evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas.
También es una herramienta que puede considerarse sencilla y
permite obtener una perspectiva general de la situación
estratégica de una organización determinada.
Fortaleza y Debilidades
Una fortaleza de la organización es alguna función que ésta
realiza de manera correcta, como son ciertas habilidades y
capacidades del personal con atributos psicológicos y su
evidencia de competencias. Otro aspecto identificado como una
fortaleza son los recursos considerados valiosos y la
misma capacidad competitiva de la organización. Una debilidad de una organización se define como un factor considerado vulnerable
en cuanto a su organización o simplemente una actividad que la
empresa realiza en forma deficiente, colocándola en una situación considerada débil.
Oportunidades y Amenazas
Las oportunidades constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlables
por la organización, pero que representan elementos
potenciales de crecimiento o mejoría. Las amenazas son lo
contrario de lo anterior, y representan la suma de las
fuerzas ambientales no controlables por la organización,
pero representan fuerzas o aspectos negativos y problemas
potenciales
DEBILIDADES (Reconocer)
Varios sistemas de Facturación para un solo
proceso.
Falta de comunicación entre coordinador y
Supervisores.
No existe estandarización de los procesos.
No hay Autonomía de Toma de decisiones.
Recursos o Herramientas de Trabajo es Deficiente.
Dirección de Liderazgo no definida
Falta de delegación de actividades a los
supervisores.
FORTALEZAS(Capitalizar)
Excelente ubicación de la empresa.
Personal Capacitado en el área Aduanera y
Administrativa
Relaciones de Equipo de trabajo son optimas
Iniciativa propia del personal para solución de los
problemas presentados.
Conocimiento pleno de la funciones según el cargo.
Establecimiento de charlas y curso para la
capacitación del personal.
OPORTUNIDADES(Invertir)
Ofrecer Mejor servicio para ir un paso adelante con
los competidores Internacionales.
Intercambio de estrategias entre unidades
(Operativa, Contabilidad, Tributo).
Motivación del personal a través de charlas y
cursos fuera de la empresa.
Abiertos a nuevos cambios que le permitan obtener
nuevos conocimientos.
Ampliar las relaciones con los clientes y ofrecer un
excelente servicio, para mantener y mejorar la
imagen de la empresa.
Apertura de un Departamento de Comercialización.
Apoyo de Información de Facturación con otras
coordinaciones
AMENAZAS (Identificar)
La crisis Económica de país afecta la
Importaciones y exportación del puerto.
Los diferentes cambios de tasas y Tarifas Debido
a las diferentes políticas Económicas del País.
Diferentes cambios de administradores, y vuelven
a cambiar los Procesos.
La falta de divisas afecta las Importaciones de
Mercancía.
Alto índice de Morosidad por parte de las
instituciones del estado
La Disminución de las importaciones y
Exportaciones, Impacta en las disminución del
trabajo y por ende en los ingresos de la Empresa.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS (UNIDAD DE INGRESOS) Matriz DOFA del
Factores Internos
Factores Externos
DEBILIDADES D1- Varios sistema de Facturación para un solo proceso.
D2- Falta de Comunicación entre Coordinador y supervisor
D3-No existe estandarización de los procesos.
D4-No hay autonomía en la Toma de decisiones
D5-Recurso y herramientas de trabajo deficientes
D6-Direccion de Liderazgo no definida
D7-Falta de delegar actividades de los supervisores
FORTALEZAS F1-Excelente ubicación de la Empresa
F2-Personal Capacitado
F3-Relacion de equipo de trabajo optima
F4-Iniciativa Propia del personal
F5-Conocimiento pleno de la funciones del cargo
F6-charlas y cursos para la capacitación del
personal
OPORTUNIDADES O1- Ofrecer un servicio de calidad para ir un paso
adelante con los competidores Internacionales.
O2-Intercambios de estrategias entre unidades
(Operativa,Contabilidad,Tributo).
O3-Motivacion al personal a través de cursos y charlas
fuera de la empresa
O4-Abiertos a nuevos cambios que nos permita innovar y
adaptarse a laos diferentes cambios que se presentan hoy
en día.
O5-Ampliar relaciones con clientes.
O6-Apoyo de Información de los ingresos con otras
coordinaciones
ESTRATEGIA DO D1O4-Adquirir un sistema Administrativo que unifique todo el
proceso de facturación de mercancía en la zona portuaria.
D3O4-Estandarizacion de los procesos aplicando un correcto
proceso administrativo para lograr minimizar errores.
D2O7- Establecer Canales de comunicación Asertiva entre
coordinadores y Supervisores (reuniones de trabajo dos veces al
mes).
ESTRATEGIA FO F1O5-Facil acceso al cliente para llegar a la empresa,
ofrecer un buen servicio y mantener la imagen de la
empresa.
F2O3-Personal capacitado para desempeñar funciones
aduanera y administrativa y soluciones de problema
específicos.
F6O6-Implementar para el crecimiento profesional de
los trabajadores charlas y cursos relacionado con el
ramo
AMENAZAS A1-La Crisis económica del país afecta
considerablemente las importaciones y exportaciones.
A2-Los diferentes cambios de Tasas y tarifas
A3-La falta de divisas afecta directamente al cliente.
A4-El alto índice de Morosidad por parte de la empresa
del estado
A5-La baja de las importaciones y exportaciones afecta la
disminución del trabajo y por ende los ingreso de la
empresa.
ESTRATEGIA DA
D1A5- Establecer un sistema de cobranza que haga mas efectivo
los cobros a los entes gubernamentales con amonestaciones por
los pagos fuera de tiempo correspondientes.
D6A6-Gestionar y Trabajar con los recursos con que cuenta la
Empresa adaptándose a los cambios y buscando nuevas
perspectivas según sea la situación económica del País
ESTRATEGIA FA
F5A3-Personal con experiencia en el ramo para
adaptarse a los diferentes cambios que se presentan en
la empresa del estado.( cambios constante de
administradores ).
EMPRESA : IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE MERCANCIA S.A Departamento Administración y Finanzas (Unidad de Ingreso).
• ESTRATEGIAS
FA
• ESTRATEGIAS
DA
• ESTRATEGIAS
DO
• ESTRATEGIAS FO
Estrategias y Acciones FO: En este grupo de acciones se
deben reunir los planes conducentes a cada una de
las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como
oportunidades que tienen el grupo de trabajo para
potencializar y asegurar el éxito del proyecto.
Estrategias y Acciones DO: En este grupo de acciones se
deben reunir los planes conducentes a cada una de las
debilidades que se consideraron como oportunidades de
mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el
proyecto.
Estrategias y Acciones FA:
Estas acciones también son
de prioridad muy alta, por
lo tanto deben existir
planes detallados y muy
estudiados que contengan
o minimicen los efectos
negativos que amenazan al
proyecto.
Estrategias y Acciones DA: Estas acciones deben ser muy precisas y lo suficientemente
analizadas, ya que representan debilidades del
grupo de trabajo que ponen en riesgo directo el éxito del
proyecto. El nivel de prioridad de estas acciones se deben considerar como muy alto.
Ventaja: Sin costo Una de las mayores ventajas del análisis DOFA es que
no tiene costos asociados con el. Este es un análisis
que cualquiera en el negocio puede razonablemente
completar y por lo tanto, ningún especialista o
consultor de negocios es necesario. Debido a que no
tienes que traer ningún tipo de ayuda adicional, el
análisis DOFA es un método rentable de analizar los
proyectos y propuestas dentro de un negocio.
Ventaja: Nuevas ideas Otra ventaja del análisis DOFA es que puede
ayudar a crear nuevas ideas para el negocio. Al
examinar los temas que aparecen en las columnas
y las filas de un análisis DOFA, una empresa no
sólo aumenta su conocimiento de las posibles
ventajas (o desventajas) y las amenazas, pero
también puede responder con mayor eficacia en el
futuro mediante la formación de planes para contrarrestarlas en la medida en que se producen.
Desventajas: No es presentado de forma crítica Debido a que el típico análisis DOFA es simple en premisa, no se
presenta regularmente para una consideración crítica. Si la empresa
se centra sólo en la elaboración de listas, puede que no esté lo
suficientemente centrada en las formas de lograr sus objetivos. Hay
otras desventajas en el enfoque de la lista, en que los puntos pueden
no estar adecuadamente priorizados por la empresa. Una larga lista
de deficiencias, por ejemplo, puede parecer que ha sido cancelada
por una lista aún más larga de las fortalezas, incluso si las
debilidades son significativas y deben ser tratadas
La Matriz DOFA es una de las herramientas administrativa más utilizadas para comprender o tener exactitud sobre las debilidades que presenta el departamento, en esta investigación nos ayudo a tener un conocimiento mas profundo sobre el diagnostico de la situación presentada en la unidad de administración y finanza nos ayudo a determinar las debilidades para poder transformar el proceso administrativo
Todos estos elementos que al tenerlos claros, nos da una visión global e integral de nuestra verdadera situación para llegar a un análisis específicos que es el mejoramiento del proceso administrativo en sus diferentes etapas y así poder aplicar las estrategias desarrollada por los mismo empleados, lo que nos brinda la posibilidad para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, a transformar pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.
Las oportunidades, le abre las puertas al departamento de administración y Finanza a establecer estrategias con las otras unidades, donde no solo se trabaje en equipo internamente si no también con la parte externa, donde le brinda al empleado la posibilidad de capacitarse a través de la motivación por medio de las charlas, curso y encuestas, teniendo claro hacia donde encaminar nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar esas oportunidades y estar abierto a los cambios positivos que se nos presente.
CONCLUSION DE LA MATRIZ DOFA
MATRIZ CAUSAS Y EFECTOS
Es una herramienta que representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. Es
denominado Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado por ser
parecido con el esqueleto de un pescado.
Se utiliza para clarificar las causas de un problema. Clasifica las diversas
causas que se piensa que afectan los resultados del trabajo, señalando con
flechas la relación causa – efecto entre ellas.
Los diagramas de espina de pescado permiten un análisis en profundidad, evitando así dejar de lado las posibles causas de una necesidad. La técnica
de espina de pescado es fácil de aplicar y crea una representación visual fácil de entender de causas, categorías de causas y necesidades. Utilizando un diagrama de espina de pescado, se podrá llamar la
atención del grupo sobre la "situación en su conjunto" desde el punto de vista de las causas o
factores que pueden tener un efecto en un problema/necesidad.
La simplicidad de un diagrama de espina de pescado puede representar tanto una fuerza como una debilidad. Una debilidad, porque la simplicidad
de este tipo de diagrama puede dificultar la representación de la naturaleza tan
interdependiente de problemas y causas en situaciones muy complejas. A menos que no se disponga de un espacio suficientemente grande
como para dibujar y desarrollar el diagrama, puede ocurrir que no se cuente con las condiciones necesarias para ahondar en las relaciones de
causa-efecto como sería deseable
MATRIZ CAUSAS Y EFECTOS
MATRIZ CAUSAS Y EFECTOS o
Falta de Motivación y comunicación
asertiva entre
Directivos y Trabajadores
de la Empresa
DIRECTIVOS MATERIALES TRABAJADORES
ORGANIZACION POLITICAS
ENTORNO
CLIENTES
Relación con los trabajadores deficientes
Liderazgo no definido
Falta de conocimientos aduanales
Toma de decisiones centralizada
Clientes insatisfecho
Pocos Recursos O herramientas de trabajo
Personal capacitado con pocas oportunidades
Poco incentivos para los trabajadores
Empresa que genera sus Propios Ingresos
Incumplimiento De las policías de la empresa
Ambiente laboral Pesado
Incertidumbre por diferentes cambios de gerencia
MATRIZ CAUSA Y EFECTO
EMPRESA : IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE MERCANCIA S.A Departamento Administración y Finanzas (Unidad de Ingreso).
Falta de motivación
Al trabajador
Donde el liderazgo este bien definido ya que los
trabajadores se siente a la deriva ya que ya que los
que ocupan cargo de importancia carecen del mismo , hay es donde se necesita profesionales
con experiencia.
Se necesita autonomía en la toma de decisiones porque esto afecta directamente al cliente Ya
que algunas veces se va insatisfecho por falta de
respuesta a sus problema
La relación de los directivos o gerentes o administradores de la
empresa con los trabajadores de unidad de
ingreso es bastante deficiente se amerita
aplicar estrategia donde se mejore la
comunicación de ambas partes
EMPRESA : IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE MERCANCIA S.A Departamento Administración y Finanzas (Unidad de Ingreso).
MATRIZ
MICMAC
El análisis estructural es el método cualitativo de la prospectiva y lo
pudiéramos definir como una reflexión colectiva relacionando diferentes elementos de un sistema con la
perspectiva de provocar el cambio en el futuro. La prospectiva posee
herramientas metodológicas que facilitan y sistematizan la reflexión
colectiva sobre el futuro y la construcción de imágenes o escenarios
de futuro. Godet (2001).
El método estructural MICMAC busca analizar de manera
cualitativa las relaciones entre las variables que componen un
sistema dentro de una empresa, organización,
sociedad, país etc. La Matriz de Impactos Cruzados
Multiplicación Aplicada a una Clasificación método elaborado por
M. Godet en colaboración con J.C.Duperrin de acuerdo a Godet
(2007, p. 65). El objetivo del Análisis Estructura MICMAC es identificar
las principales variables, influyentes y dependientes; así como las variables esenciales para la
evolución del sistema.
Fase 1: LISTADO DE LAS
VARIABLES
Ofrece la posibilidad de
describir un sistema con
ayuda de una matriz que
relaciona todos sus
elementos constitutivos .La
primera etapa consiste en
enumerar el conjunto de
variables que caracterizan el
sistema estudiado y su
entorno (tanto las variables
internas como las externas)
Fase 2: DESCRIPCIÓN DE
RELACIONES ENTRE LAS
VARIABLES
•Una variable existe únicamente
por su tejido
relacional con las otras
variables.
•El análisis estructural se ocupa
de relacionar las
variables en un tablero de doble
entrada o matriz de
relaciones directas
Fase 3: IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES CLAVE
CON EL MICMAC
Consiste en la identificación de variables clave, es decir,
esenciales a la evolución del sistema. En primer lugar mediante
una clasificación directa y posteriormente por una clasificación
indirecta (llamada MICMAC* para matrices de impactos
cruzados Multiplicación Aplicada para una Clasificación). Esta
clasificación indirecta se obtiene después de la elevación en
potencia de la matriz
Es importante igualmente, que una vez dada la lluvia de ideas, los diferentes conceptos sean documentados y profundizados por los diferentes investigadores con argumentos y cifras estadísticas.
Posterior a la lluvia de ideas es preciso construir el sistema donde se verá la manera como Las diferentes variables están interrelacionadas unas con otras.
Variables SISTEMA DE FACTURACION
COMUNICACION
ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS
RECURSOS FUNCIONES ENTORNO TOTAL DEPENDENCIA
SISTEMA DE FACTURACION
0 1 1 3 3 8
COMUNICACION O 2 1 3 3 9
ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS
3 2 2 2 1 10
RECURSOS 0
0
0 3 2 5
FUNCIONES 3 3 2 2 3 13
ENTORNO 1 3 2 3 0 9
TOTAL INFLUENCIA
7 8 7 9 11 12
MATRIZ MICMAC DE IMPACTOS CRUZADOS (EJEMPLO) V
AR
IAB
LE
S IN
FL
UE
NC
IA
VARIABLES DEPENDENCIA
EMPRESA : IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE MERCANCIA S.A Departamento Administración y Finanzas (Unidad de Ingreso).
0 Nulo 1 Baja 2 Media 3 Alta
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
V1
V2
V3
V4
V5 V6
Se escoge el numero mayor así sea de las variables influencia o Dependencia Para poder elaborar el plano cartesiano Y luego dar el resultado del análisis de la matriz
Infl
uencia
Dependencia
VA
RIA
BL
ES
INF
LU
EN
CIA
VARIABLES DEPENDENCIA
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
V1
V2
V3
V4 V5 V6
ZONA DE PODER ZONA DE CONFLITO
ZONA DE AUTONOMIA ZONA DE RESULTADO
Se toma el numero mayor que es el trece y se divide entre dos que seria 6.5 Realice una línea en el eje X y en el eje Y divida el plano cartesiano En cuatro cuadrantes y vemos que las tendencias están dentro de los cuadrantes
VARIABLES DEPENDENCIA
VA
RIA
BL
ES
INF
LU
EN
CIA
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
V1
V2
V3
V4 V5 V6
ZONA DE PODER ZONA DE CONFLITO
ZONA DE AUTONOMA ZONA DE RESULTADO 13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
Baja
M
edia
A
lta
Baja Media Alta
En las zonas de poder se encuentran las variables con mas alta motricidad y mas baja dependencia, es decir las mas importantes de la problemática porque influyen sobre la mayoría y dependen poco de ellas.
Igualmente son importantes las zonas de conflicto por la alta Motricidad y alta dependencia, variables muy influyentes y muy vulnerables, influyen sobre las demás pero así mismo son influidas por ellas por lo que están en conflicto
Infl
uencia
Dependencia
Permite la descripción de un sistema con la ayuda de una matriz que relaciona todos sus elementos
Permite tomar en consideración los valores cualitativos
Método para la estructuración de ideas
Permite la reflexión colectiva
Provoca reflexiones sobre aspectos contra intuitivos o inesperados del sistema.
El método de análisis estructural puede ser usado para resolver problemas de empresas en aspectos como: Producción. Rentabilidad. Distribución. Análisis de mercados. Ciencias humanas. Donde permitirá indicar con precisión las variables más motrices de un fenómeno social con visión estructural y sistémica así como analizar la fuerza que tiene cada uno de los factores del problema sobre los restantes
