Lo urgente suele darnos  la  impresión de requerir nuestra atención de forma inmediata haciéndonos postergar otras tareas. Muchas veces lo urgente es el resultado de una falta de planificación, o de una inadecuada delegación.

Lo importante tiene  más que ver  con  nuestra  visión  a   largo  plazo y   con  los  objetivos necesarios   para   alcanzarla.   Cuando   relegamos   a   un   segundo   plano   las   cuestiones importantes estas acaban convirtiéndose en urgente y por tanto en crisis.

La matriz de Eisenhower nos   permite   organizar   los   distintos   grados   de   urgencia,   de importancia y nos indica que tareas delegar.

Para poder utilizarla adecuadamente debemos definir las tareas cotidianas, ordenar los tiempos   disponibles   diaria   o   semanalmente.   Por   tanto   debemos   definir   las   tareas   y obligaciones a cumplir.

La matriz de Eisenhower  podemos aplicarla  para organizar   las tareas a delegar,  tener focalizados  nuestros  objetivos  personales,   reflejar   las   tareas  pendientes,   en  definitiva organizar nuestro trabajo y nuestro tiempo.

Cómo ventajas de sus uso esta que nos obliga a clarificar las tareas según prioridades, clasificarlas según importancia y urgencia. No permite tener una mejor visión de nuestro trabajo y por tanto reducir nuestro estrés. Como posibles inconvenientes está el centrarse en el corto plazo o que simplifiquemos demasiado la situación.

Cuadrante uno – importante y urgente. En   él   se   encuentran   encuadradas   la   crisis, problemas que no se pueden posponer o proyectos en su fase de finalización.

Cuadrante dos – importante y no urgente. Es el cuadrante de la planificación. Estas tareas son las grandes damnificadas ya que a pesar de ser importantes y serlas que clarifican cómo alcanzar nuestros objetivos. El peligro es que queden relegadas por lo urgente.

Cuadrante tres – no importante y urgente. Si   algo   es   urgente   pero   no   importante debemos delegarlo.  Aquí  se esconden casi  todas  las  formas de  interrupción conocidas como “ladrones de tiempo”, teléfono, reuniones,  interrupciones de compañeros, email etc.

Cuadrante cuatro – no importante y no urgente. Si algo no es ni urgente ni importante debemos   trabajar   para  que  desaparezca  de  nuestra  matriz.   Aquí   se   suelen   esconder nuestra procrastinación (postergar situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables o trivialidades.

La   pregunta   que   nos   debemos   hacer   es   ¿cuándo  me  ocuparé   de   las   cosas   que   son importante  pero  no  urgentes?  ¿Cuándo buscaré  tiempo para  ocuparme de   las   tareas 

importantes antes de que se conviertan en urgentes? En definitiva cuándo como decía Covey “Pondremos primero lo primero”.

El ritmo vertiginoso que llevamos de vida no nos permite, en ocasiones, organizarnos.

Vivimos constantemente con la sensación de falta de tiempo y acumulación de tarea, es entonces cuando aparece el estrés que nos impide dar nuestro “mejor yo”.

A la hora de gestionar un negocio, hay que tener en cuenta una serie de principios que nos permitan obtener el mayor rendimiento y productividad.

Es imposible mantener el mismo ritmo de concentración, dedicación y productividad las 24 horas del día. Por ello, debemos conocernos muy bien y aprovechar al máximo los ciclos por los que pasamos.

Aparece aquí el principio de Pareto, en el que se dice que el 20% de nuestro esfuerzo es necesario para el 80% de nuestro trabajo.

Para poder organizar  las tareas de gestión, ser productivos y aprovechar al  máximo el tiempo, aparece la llamada, matriz de Esinhower. Se trata de un diagrama en el que el profesional debe clasificar las tareas según su urgencia e importancia.

 Las tareas las organizaremos según su importancia y urgencia

Pero, ¿Cómo utilizo la matriz de Eisenhower en la gestión de un negocio?Hay que reflexionar sobre qué cosas me hacen perder el tiempo, cuáles son mis objetivos, y cuáles son las tareas importantes para conseguirlo.

Nuestro  flujo   de   trabajo   se   distribuye   en   cinco  pasos   diferentes:   recopilar,   procesar, organizar, revisar y hacer.

¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower en la gestión de un negocio?, Debo administrar mis tareas en importantes y/o urgentes.Debemos contar con una planificación de nuestras tareas. No todas tienen el mismo nivel de importancia o de urgencia.

Determinaremos  la   importancia  dependiendo de si   la   realización de esa actividad nos acerca o no a los objetivos planteados.

La urgencia se determinará por  las consecuencias que pueden derivar de no hacer  las tareas inmediatamente.

Podemos encontrarnos tareas:

- Urgentes e importantes: deberá ser nuestra prioridad. Todos nuestros esfuerzos deberán ir encaminados a realizar dicha tarea, ya que es importante para alcanzar nuestro objetivo

- No urgentes pero si importantes: planificarlo en el calendario.

Son  aquellas  que  nos  permiten  desarrollarnos  profesional   y  personalmente.  Podemos dedicar tiempo a la realización de dicha tarea, será clave en el devenir de la empresa.

- Urgentes pero no importantes. Si podemos, delegaremos la tarea. Suelen ser tareas para los directivos de la empresa. Son tareas de control y organización en la que se pierde un valioso tiempo que podríamos invertir en acciones más productivas e importantes. Por ello, y si es posible, es importante delegarlas.

- No urgentes y no importantes: Descartar.

Si dos tareas, llevan el mismo tiempo hacerlas, deberemos fijarnos en el vencimiento para medir su nivel de importancia y urgencia. Sin embargo, si descubres que una tarea es mas larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.

Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de no hacerla pueden suponer una consecuencia grave para nuestro negocio.

Cada caso es estudiado de manera personalizada

Como asignar prioridades yenfocarnos en lo importante:

 La matriz de decisión de EisenhowerLo urgente  suele darnos la impresión de requerir nuestra atención de forma inmediata haciéndonos postergar otras tareas. Muchas veces lo urgente es el resultado de una falta de planificación, o de una inadecuada delegación.

Lo  importante  tiene más que ver con nuestra visión a  largo plazo y con  los objetivos necesarios   para   alcanzarla.   Cuando   relegamos   a   un   segundo   plano   las   cuestiones importantes estas acaban convirtiéndose en urgente y por tanto en crisis.

La  matriz de Eisenhower  nos  permite  organizar   los   distintos   grados  de  urgencia,   de importancia y nos indica que tareas delegar.

Una vez a la semana me paro a pensar y hago una revisión semanal de mi trabajo y de mi vida. No es una fecha rígida ni nada por el estilo, de hecho utilizo mis morning pages para dejar salir lo que ha ocurrido y he realizado en la semana. Un día al menos lo guardo para revisar y hacer balance.

A veces es tan frustrante lo que me encuentro que dan ganas de no volver a escribir. Pero sé  que  esa  es  una  de   las  pocas  actividades  que   impacta  positivamente  en  cómo me enfrento a la realidad. El caso es que de todas las cosas que salen a la luz, me doy cuenta que paso una gran parte del tiempo “gestionando crisis”.

Llamo   “crisis”   a   aquellas   cosas  más   o  menos   importantes   que   van   surgiendo   y   que inmediatamente me pongo con ellas a costa de dejar de lado muchas otras.

Y así pasan los días, la vida transcurre mientras hago otros planes. Me doy cuenta que la mayor parte de mis actividades no aportan nada a mi vida, ni a ser más feliz, ni a las metas que me gustaría conseguir.

Me he convertido en un bombero apagando fuegos y haciéndome más bueno en resolver problemas de otros. Debo ser un lujo para la empresa en la que trabajo. Pero no es bueno para mí ni para mi vida.

Las cuatro fuentes de energía las agoto con rapidez, es complicado controlarlas cuando ni siguiera  dispongo  de  un  método  para  priorizar   con   respecto  a   lo  que  de  verdad  me importa. 

Trabajo a veces más para las prioridades de otros que para las mías.

Al final del día me siento agotado. Sé que he trabajado y mucho. Pero tengo la sensación que no he hecho nada de interés y con significado.

¿Te ocurre ti?

Si es así, somos como la mayoría personas: no sabemos distinguir ni aplicar prioridades de la forma correcta, confundimos lo urgente con lo importante y la vida transcurre a nuestro lado mientras hacemos otros planes.

He estudiado durante mucho tiempo todos los métodos de gestión del tiempo y de la efectividad personal que existen, he leído y extraído lecciones de muchos de ellos.

En este artículo recojo uno de los más significativos.

En 1954 el Presidente de los Estados Unidos de América, Dwight D. Eisenhower participó en un discurso en el que pronunció la frase que resume su forma de vida y organización personal:

Tengo  dos  clases  de  problemas:   los  urgentes  y   los   importantes.   Los  urgentes  no   son importantes, y los importantes nunca son urgentes.

Este “Principio de Eisenhower” se dice que resume su forma de trabajar y fue la clave de su gran éxito político y personal.

A continuación voy a explorar porqué el “Principio de decisión de Eisenhower” (también llamada “La matriz de decisión de Eisenhower”) puede ayudarme a llegar a ser la persona que quiero.

LA DIFERENCIA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

Las tareas urgentes Son aquellas que están en la lista y que exigen atención inmediata. Nos colocan en estado defensivo. Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas. Las tareas urgentes se hacen en “modo estrés.” El no realizarlas a tiempo tiene consecuencias de tipo inmediato. Lo urgente suele estar relacionado con las prioridades de otros.

Las tareas importantes Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a 

nuestros valores, y a nuestras metas (personales y profesionales). Las tareas importantes pocas veces son también urgentes. Cuando nos enfocamos a las tareas importantes, estamos trabajando en un “modo 

tranquilo.” Dedicarnos a ellas aporta calma, una mente racional y abierta a oportunidades.

Esta distinción es importante. El sentido común me dice “ya lo sabía”. Pero como otras tantas cientos de cosas que “ya sabía”, no la aplico para nada.

Así que es el momento de cambiarlo y de hacer algo que merezca la pena para avanzar y sentir que estoy encaminado hacia lo que de verdad me importa.

Esta propensión humana hacia confundir lo urgente con lo importante está enraizado en un hábito  ancestral  que todos   llevamos  incorporado:  el   instinto  de supervivencia  y   la prioridad de los estímulos inmediatos frente a los de largo plazo.

En los tiempos de llevar taparrabos y correr cazando tigres en la selva, está claro que era más necesario. El problema es que los tiempos han cambiado -ahora usamos taparrabos Calvin Klein y seguimos corriendo en la oficina- y por ello las tareas urgentes no amenazan nuestra tranquila existencia.

Como ese instinto básico lo seguimos teniendo programado, tenemos un problema. Y por eso este gran presidente nos va a ayudar un poco.

Recibo un nivel de estímulo externo tan alto que no sorprende que sea casi imposible distinguir lo urgente de lo importante. Todo a mí alrededor tiene un cartel de “Urgente”:

Mensajes   de   twitter,   Facebook,   el  maldito  whatsapp   (hasta  mis   clientes  me   envían mensajes al lado del texto de mi madre), rumores en la oficina, las urgencias de otros que influyen en las mías.

Así no se puede avanzar personalmente. No hay espacio para el crecimiento personal. Estamos en un permanente estado de “urgencia”. Las consecuencias de estar ciego frente a las prioridades en la vida afectan a todos los 

niveles: personalmente, en mis relaciones, en el trabajo. Afectan a corto, medio y largo plazo. Esta falta de claridad es la que hace que los problemas de la sociedad sigan siendo 

prácticamente los mismos desde hace años y nada cambie. También es el responsable de mis días de “estar quemado” y haber agotado la energía 

vital de la que dispongo.

La matriz de decisión de EisenhowerEl súper conocido escritor Stephen Covey popularizó la Matriz de Decisión de Eisenhower en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”.

En su libro, Covey utiliza una matriz de decisión para ayudar a las personas a distinguir entre lo importante y urgente. La matriz consiste en cuatro cuadrantes:1. Urgente / Importante2. No urgente / Importante3. Urgente / No importante4. No urgente / No importante

Por sencillez, en adelante me referiré a ellas como Q1, Q2, Q3 y Q4.

A  continuación  explico   cada  cuadrante  y  veremos  dónde  debemos  estar   si  queremos aprovechar el máximo potencial y dedicarnos a lo verdaderamente significativo.

Cuadrante 1: Lo Urgente e ImportanteEn el Cuadrante 1 entran todas las tareas que son urgentes e importantes.

Una parte de ellas   las  podrías haber planificado,  otras sin embargo ocurren de forma inesperada e imprevista.

El  objetivo  es  planificar   las   tareas  de  este   cuadrante   y  evitar  dejarlas  para  el  último minuto.

A parte están las que se clasifican como “problemas” o “crisis”. Aquí el mejor enfoque es planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y a los mismos tiempos urgentes  e   importantes.  Cuando  llegue  el  momento de crisis,   será  necesario  volver  a planificar el resto de tareas alrededor.

Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo falla!

Identifica cual de ellas podrías haber previsto y tenlo en cuenta. Gestiónalas antes, de forma que no lleguen a clasificarse como “urgentes”, y pasen a otro cuadrante.

Son   aquellas   que   requieren   atención   inmediata   y   también   contribuyen   a   aportar   a nuestras metas a largo plazo, nuestro propósito y valores vitales.

Dentro de ellas hay crisis, problemas y fechas de cumplimiento.

Aquí indico algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes: Entregar un proyecto de trabajo en una fecha límite. Cumplir con mis obligaciones de impuestos antes de la fecha máxima. Mi esposa ha tenido un accidente y debo ir al hospital. El coche se ha averiado y no puedo utilizarlo. Preparar informe semanal de seguimiento a mi jefe. Hay una fuga de agua en la cocina. Me llaman para una oferta de trabajo interesante.

Por   supuesto   las   tareas  de   este  primer   cuadrante   son  aquellas   en   las  que  debemos priorizar nuestro tiempo y atención.

Siempre habrán tareas urgentes e importantes, el objetivo no es tratar de que no existan, sino reducirlas de forma proactiva.

En la medida que reducimos tareas de Q1, conseguiremos enfocarnos más en las de Q2.Cuadrante por cuadrante podemos aplicar métodos de planificación y gestión de tareas, pero ya hemos dado un gran paso: ahora sabemos cual es la prioridad.

Cuadrante 2: Lo Importante y no urgenteEn el segundo cuadrante están las actividades que no tienen una fecha límite definida, no se pueden considerar como urgentes.  Sin embargo son importantes en  la medida que contribuyen a desarrollarnos personalmente, a contribuir a mis metas en el trabajo, a mi propósito en la vida y en mi misión como persona.

Aquí debemos incluir   las tareas que contribuyen a mis planes para el  futuro y para  la mejora personal. Estos son ejemplos de tareas importantes pero no urgentes: Mi plan semanal de trabajo. Mi planificación a largo plazo. El ejercicio. El tiempo que paso con mi familia. Lecturas que me van a aportar valor. Escribir en mi diario. Meditación. Llevar el coche a revisión.

Planear la cena con mi pareja. Trabajar en mi plan de ahorro. Estudiar ese informe que me podría ayudar para aprender y utilizarlo en el trabajo. Llamar a mi abogada para hacer seguimiento al trámite.

Según indica Covey, el objetivo es pasar la mayor parte del tiempo haciendo actividades dentro   del   segundo   cuadrante,   ya   que   son   las   que   proporcionan   felicidad   duradera, sensación de logro y éxito, nos reafirman personalmente.

Aquí  están  los retos que nos pueden frenar a  invertir tiempo y energía  en tareas del segundo cuadrante: Cuando no sabes lo que es importante para ti. Cuando no tenemos claro lo que es 

verdaderamente importante para nosotros, o nuestras metas y valores están difusos y cambiantes,   es   imposible   saber   en  qué  debemos  enfocarnos  para   conseguir   esas metas, ya que no sabemos cuales son! Si es así, constantemente vemos a tender a buscar   el   estímulo   inmediato   y   por   tanto   hacer   lo   que   parece  más   urgente.   Así frecuentemente estaremos trabajando para las prioridades de los demás. Si sientes que te falta tener claro tus propósitos en la vida y tus valores vitales tampoco están totalmente definidos, te sugiero que te pongas con ello (te doy una tarea importante y urgente). Esta web te va a ayudar a definirlos.

Tendencia a la satisfacción inmediata. Anteriormente vimos que el comportamiento humano está   fuertemente   inclinado  hacia   la   satisfacción   inmediata. Nuestro  piloto automático   va   a   perseguir   zanahorias y   de   esa   forma   nos   resulta   complicado motivarnos a hacer algo si no le vemos un sentido de urgencia o una fecha límite. Para compensarlo,   debemos   aplicar   nuestra   disciplina   y   voluntad,   recursos   escasos   en cantidad,   y   escasos   en   duración.   La   disciplina   se   desarrolla,   es   un   arte   que   se incrementa con la suma de muchos pasos y la creación de hábitos específicos.

El desafío de las tareas del Q2.Las tareas que se encuentran dentro del  segundo cuadrante no compiten por nuestra atención,   no   tienen   fechas   límite   inmediatas,   no   vemos   tampoco   una   satisfacción inmediata. Así que nos decimos:

“Bueno, reconozco que es importante, y ya lo haré algún día. Ahora me voy a poner con lo que es urgente ya que el día solo tiene 24 horas”

También posponemos dedicarnos a pensar en definir lo que es más importante en la vida. 

Por  culpa de esto nos quedamos en un círculo  del  que no salimos,  y  es  no parar  de dedicarnos   a   perseguir   zanahorias:   las   tareas   inmediatas   y   que   proporcionan   una satisfacción inmediata.

Como tú y yo sabemos, ese “algún día…” nunca va a llegar. Siempre habrá una, dos o cien tareas que van a competir entre ellas más adelante.

Si te esperas a tener más espacio dentro de tu lista de tareas para dedicarte al Q2, no va a suceder.  Siempre  estarás   igual  o  más  ocupado  que como estás  ahora,  y  cuando  más mayor seas, peor.

Para vencer la tendencia a la satisfacción inmediata que impide enfocarnos en tareas del Q2 es en necesario vivir con atención y de forma proactiva.

Qué fácil decirlo! y qué complicado hacerlo.

No puedes vivir la vida en piloto automático. Debes de una vez por todas decidir “pase lo que pase, aunque haya un diluvio o un terremoto me voy a dedicar a ellas”. Meditación . Es una herramienta para crear ese espacio mental en el que lo urgente se 

diluye en el Todo, y las cosas adquieren la perspectiva y el peso que deben tener. Es momentáneo, podrás tener un momento de Presencia muy pequeño. Aunque sea por unos segundos, los efectos son enormes. Su práctica incrementa la efectividad y ese tiempo en el que estamos conectados a la Fuente.

Morning pages , o escribir en tu diario. No puedo dejar de recordar sus beneficios, léelo aquí. Casi me atrevo a llamarlo terapia.

Hacer un repaso semanal. Ve a tu “refugio”, ese sitio en que nada ni nadie te va a molestar. Siéntate cómodo y escribe, piensa. Repara y mira atrás.

Escribe tu propósito en la vida, tus valores y tus metas. Son tres niveles de enfoque. Tres perspectivas en las que todo lo que hagas se debe comparar y encajar aquí. Nadie lo debe decidir más que tu, nadie sabe lo que es importante para ti ni debe decírtelo. Define lo que es importante en tu vida antes de que otros lo hagan. Yo tengo estas tres notas guardadas en Evernote y tengo enlaces a cada una de ellas desde mi lista de tareas   semanales,   de   forma   que   no  me   olvide   de   repasarlas   para   no   perder   la perspectiva.

Cuadrante 3: Lo urgente pero no importanteLas tareas del Q3 son aquellas que requieren nuestra atención (son urgentes) pero no nos ayudan para nada a cumplir nuestras metas importantes ni nuestro propósito.

Casi siempre, las tareas de Q3 son las prioridades de otros. Son interrupciones de otras personas en nuestro trabajo y nos impiden enfocarnos en lo importante.

Aquí dejo unos ejemplos de tareas del Q3: Llamadas telefónicas (por supuesto, habrán llamadas importantes,  pero la  inmensa 

mayoría no lo son) Notificaciones en la pantalla de Facebook, de Twitter, de Instagram, de Pinterest, de 

Whatsapp. Siléncialas todas! entra en la aplicación solo cuando tú quieras. La mayoría de los emails ( hey, el 0.5% son urgentes e importantes) Mi compañero de la oficina de al lado entra en mi despacho y me cuenta sobre la 

operación de senos de su vecina. Está tan emocionado que no soy capaz de decirle que se marche,  y menos aún cuando comienza a mostrarme fotos del  antes y del 

después. Esta distracción es sospechosamente urgente e importante para él, pero no debería serlo para mí. Tengo que sacarla de este cuadrante cuanto antes (y a él de mi despacho).

Mi madre me llama diciéndome que no me olvide de tomarme zumos de naranja para no resfriarme.

Conclusión: el 90% del tiempo lo pasamos realizando tareas dentro del cuadrante Q3 y creyendo que estamos en el Q1!

Confundimos lo urgente con lo importante¿Pero por qué nos ocurre esto?¿Por qué tenemos esta tendencia?¿Me hicieron mal mis padres? Los  demás  nos   llenarán  de   tareas  Q3  porque  así   trabajamos  para  ellos.   Les  hace 

sentirse importantes. Son   tareas  medibles,   tangibles,   proporcionan   una   sensación   instantánea   de   “he 

cumplido”. El cerebro segrega una sustancia llamada dopamina como recompensa y proporciona   sensación   de   satisfacción.   Esa   dopamina   es   la   que   se   libera   cuando marcas la tarea como “completada”. En este artículo puedes ver como nos influyen los neurotransmisores en nuestro comportamiento.

Nuestro cerebro está diseñado así y solo mediante disciplina y los trucos mostrados en webs tan fabulosas como esta, podrás compensarlo.

Precisamente porque las tareas Q3 son importantes para los otros, ¡no pueden serlo para ti! 

¿Qué ocurre cuando nos dedicamos a hacer tareas de Q3? Nos convertimos en “esa persona tan agradable”. Claro, como no íbamos a serlo si se 

nos da tan bien satisfacer a los demás a costa de nuestra vida. A los demás les parece genial que seamos así.

Igualmente en el trabajo, se nos considera “eficientes” porque satisfacemos a todos: compañeros, jefes, etc. Pero cuando llegue el momento del ascenso a una posición de mucha   responsabilidad   surgirán   cuestiones   como “le   falta  mano”,   “no   le   veo  con autoridad”, “no estoy seguro si encajará”. Pocos sabrán identificar lo que te pasa, de hecho a  ninguno  de ellos   le   interesa.  Pero  será  difícil  que  progreses  a  posiciones importantes.

Este es el camino de la frustración en la vida, y de la frustración con las personas. Podemos acabar viendo a los demás como una “molestia” o un incordio, porque no somos capaces de dejar de atender sus deseos.

¿Cómo gestionar brillantemente una tarea Q3? Volviendo al tema de mi compañero, podría   haberle   dicho   “Antonio,   me   apetece   que   me   hables   de   tu   vecina   y   su importante operación de senos, pero lo vemos después tomándonos unas cervezas, ¿vale?   (y  ahora   lárgate!).”  De  esa   forma  lo  paso  al   cuadrante  Q4  incluso   sin  que Antonio sepa nada de Eisenhower ni de su famosísima Matriz.

Las tareas Q3 son las que proporcionan la sensación de “es increíble qué ocupado he estado todo el día! pero tengo la sensación que no he hecho nada!!!”. Si te ocurre con demasiada frecuencia ya sabes porque es.

Ocuparnos de las tareas Q3 impide enfocarnos a lo que de verdad importa en la vida: nuestras metas y objetivos personales. De esta forma la vida pasa a tu lado mientras haces otros planes.. como decía el bueno de Lennon.

Frustración. Malestar. Si te sientes así de forma habitual haz un balance de todo el tiempo que  la pasas en Q3. Te sorprenderás.  Ocuparte de tareas de Q3 de forma masiva solo conduce a un malestar vital que se puede llegar a convertir en un hábito. Cuidado aquí! Sé “egoísta” y vela por tus metas de Q1.

¿Cómo sacar las tareas de Q3?Pregúntate: ¿Puedo delegar esta tarea? ¿Puedo posponerla para mi “tiempo muerto”? Es el momento perfecto para este tipo 

de tareas. ¿Tienes  miedo   de   decir   “no”   porque   crees   que   estás   rechazando   a   la   persona?. 

Recuerda: no estoy rechazando a la persona, sino a la tarea que me pide. ¿Puedo hacer una reunión semanal con esa persona que me interrumpe tanto? Es la 

mejor forma de tratar todos los puntos con esa persona. Ahorrarás muchísimo tiempo y enfocarás mejor. Te permitirá sacar tiempo para Q1 y de Q2.

En pocas palabras. Todo se resuelve con un potente pero amable:“Antonio, te quiero mucho pero… lárgate!”

Acostúmbrate a decir NO.

Cuadrante 4: Lo no urgente y no importanteEstas   tareas   ni   son   urgentes   ni   importantes,   pertenecen   a   lo   que   comúnmente llamaríamos “tiempo muerto”. No son estresantes para nada ni contribuyen a nuestras metas, ni nos acercan a nuestro propósito. La mayoría son simplemente distracciones.

Aquí dejo unos ejemplos: Navegar en internet viendo webs que no aportan nada. Por supuesto Hoy Motivación 

está al margen de este grupo. Jugar a la PlayStation Mirar las noticias del corazón en la televisión Repasar   las   últimas   fotos   de  mi   amigo   en   Facebook.   Si   fueran   importantes,  me 

enteraría de otra forma. Partidas de póker online. Navegar en tiendas de ropa online Observar la curvatura de nuestro ombligo

Si haces un repaso honesto, admitirás que inviertes -al igual que yo- una enorme parte del tiempo haciendo tareas Q4. Si de vez en cuando te dices “estoy perdiendo el tiempo en mi vida”, es que te estás pasando de la raya con este tipo de actividades. Es el momento de borrar tu cuenta de Facebook y otro tipo de acciones que mejorarán tu tiempo de calidad.

Lo   mejor   es   simplemente   ignorarlas   o   cancelarlas.   Muchas   también   pertenecen   a actividades que los demás quieren que hagas. Cuando vean que somos claros en definir nuestra frontera, dejarán de preguntarnos.

¿Debemos evitar tener tareas en Q4?No. Y además es imposible. Todos necesitamos ese tiempo muerto.

No hay nada mejor después de un día horrible de trabajo y obligaciones que dejarnos caer en el sofá y dejar perdernos durante un rato con el show de nuestro humorista favorito. La mente lo necesita.

Lo importante es limitarlo y definirlo. Una dosis de tiempo muerto siempre es sano.

¿Qué tal un 5% al día?

Es el momento de llamar a Antonio.

ConclusiónEl principio de decisión de Eisenhower -o lo que es lo mismo, la matriz de decisión de Covey-  es un método muy práctico para enfocarnos en  las  tareas y para saber cuáles ignorar.En los tiempos que corren y con todas las distracciones que debemos dejar de lado, este método cobra una gran importancia. El ruido que soportamos es tan grande que distinguir lo urgente de lo importante se convierte en una habilidad básica.

Aplica este principio de decisión a todos los aspectos que puedas en tu vida.Siempre que te enfrentes a una tarea nueva pregúntate: “¿lo estoy haciendo porque es importante, o simplemente porque es urgente?”

Enfocarte en las tareas de Q1 te proporcionará una sensación de calma y de control, que contribuye a estar motivado y con energía. Sentirás que estás progresando.

El  tiempo que  inviertes  en Q2 para  planificar  y  organizar,   te  servirá  para  eliminar   las distracciones que te impiden trabajar en Q1 plenamente. También te permitirá atacar las demandas urgentes de Q3 y disfrutar de esas cosas pequeñas de la vida que ocurren en Q4, pero sabiendo que ya has hecho lo que debías.

Convirtiendo  las  tareas Q2 como tu prioridad -aunque haya urgencias,  distracciones  e imprevistos   alrededor-   tendrás   los   recursos   de   energía   llenos   para   actuar   de   forma positiva, en lugar de reaccionar a la defensiva.

Cuando utilices este método, podrás saber qué es realmente urgente y al mismo tiempo priorizar tu vida de acuerdo a tus principios y objetivos a largo plazo.

Para poder usar esta herramienta debes clasificar las tareas en estas cuatro categorías:1. Importante y Urgente2. Importante y no urgente3. no importante pero Urgente4. no urgente y no importante

Una vez que  las  tengas clasificadas,  programa tus tareas basadas en su  importancia  y urgencia.

¿Cómo lo hago yo?Yo utilizo el sistema GTD deDavid Allen, que es sin duda el mejor sistema de planificación personal   y   profesional   que   existe.4.   Lo   aplico   todo   en   un   gestor   de   tareas   llamado Omnifocus. Dentro del sistema GTD existen los “Contextos”. Los contextos que yo utilizo son precisamente cada uno de los 4 cuadrantes, asignándolos a cada tarea.5

Herramientas que te pueden ayudar1. Imprime o guarda en favoritos la foto con los cuatro cuadrantes que tienes en este 

artículo2. Utiliza algún gestor de tareas en tu laptop teléfono. Hay decenas. Yo recomiendo las 

que implementan GTD. En concreto, yo utilizo la aplicación Omnifocus en mi Mac, iPhone y iPad. Es un potente gestor de tareas que implementa GTD. Después de un tiempo utilizándolo  está  de   lejos  por  delante  de  otros  muchos   sistemas  que  he usado. Encuentra la herramienta de gestión de tareas que mejor se adapte a ti.

Gestores de tareas que he usado, en orden de importancia:1. Omnifocus   . Solo para Mac. Es la mas completa.2. Todoist   . Buenas críticas pero no la he probado.3. Any.do   . Buenas críticas pero no la he probado.4. Wunderlist   . Bastante popular, no la he usado pero parece simple y efectiva.5. Fantastical   . Enfocado al calendario.

Aplica estos principios para que la vida no pase a tu lado sin que te des cuenta.

Notas1. Notificaciones en el teléfono: apagadas! todas ellas. Ya no más distracciones. Ahora 

si quiero saber si alguien me ha escrito, tengo que entrar. No hay aviso. Qué gran alivio.

2. A  pesar  de   tener   la  etiqueta  de  bestseller  y  oler  a  “comercial”,  el   libro  es  muy recomendable y aporta bastante.

3. Salvo   que   coincidan   sus   metas   con   las   tuyas,   lo   cual   no   es   imposible,   pero improbable ya que se trata de dos personas distintas []

4. Por cierto, David Allen acaba de publicar su libro “Getting Things Done” en la versión 2015. []

5. Hay varias formas de entender y aplicar los contextos, aquí hay una que se enfoca en nuestros niveles de energía. []