Material de Estudio de Documentos Comer CIA Les

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE II: DOCUMENTOS COMERCIALES

OBJETIVOS GENERALES

A partir de lo trabajado con este material , se espera que puedas:

Leer, comprender y analizar de manera reflexiva los conceptos

desarrollados.

Desarrollar tu capacidad de razonamiento aplicando las ideas aprendidas

en el análisis de situaciones reales.

Desarrollar aplicaciones prácticas de los contenidos de la asignatura.

Comprender y explicar las distintas transacciones comerciales, sabiendo

utilizar la documentación correspondiente a cada una de ellas.

DEFINCIÓNLos documentos comerciales son

el respaldo de todo tipo de transacciones.

La documentación junto a los libros rubricados, con una adecuada integración de un sistema de contabilidad,

reflejan con claridad los actos de la gestión de la empresa así como su situación patrimonial (art.44

Código de Comercio).

COMPROBANTES INTERNOSDocumentos emitidos por la empresa y

su circulación es interna (dentro de la empresa).

Son soportes de información de uso interno queeventualmente puede utilizarse para brindaralgún tipo de información hacia el exterior de

la empresa.

COMPROBANTES EXTERNOSLa mayor parte de este tipo de documentación

debe responder a la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios

exigidos en ella

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Operación Comercial: tiene lugar cuando dos partes – comprador y vendedor – convienen en la entrega de mercadería o la prestación de un servicio (por parte del vendedor) a cambio de un precio (que se obliga a pagar el comprador).

Comprobantes que intervienen en:

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN

DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

CIRCULACIÓN DE VALORES

Orden de compra o Nota de pedido Remito

Contado:

Nota de venta Factura Cheque

Recibo

Ticket Crédito:

Recibo

Nota de débito

Nota de crédito

Resumen de cuenta

Pagaré

Conservación:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados

desde la fecha de emisión del documento.

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CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN

Orden de compra:

También llamada Nota de Pedido, es el documento que el comprador envía al vendedor especificando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha y la forma de envío de la mercadería.

Se emite, por lo menos, por duplicado.

Es un documento que no genera ningún registro contable.

Nota de venta:

Es el documento por el cual el vendedor da respuesta al comprador luego de haber recibido su Orden de Compra, o que confecciona el vendedor o su viajante cuando se pacta una venta.

Para el caso de que el comprador haya realizado su pedido verbal o telefónicamente, la Nota de Venta permite "cerrar trato", es decir, asegurar la operación.

Además, permite programar la producción y entrega de los productos.

Este documento no origina registros contables

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DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

Remito

Todo traslado y entrega de productos, tanto primarios como manufacturados,

debe estar documentado mediante remito, guía o documento equivalente.

Además de documentar “la entrega de la cosa”, el Remito permite:

Al comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la

mercadería solicitada y para controlar las mercaderías recibidas.

Al vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el

comprador, tener una constancia de haber entregado la mercadería y que el

comprador las recibió de conformidad y, en base al Remito, eventualmente,

confeccionar la Factura.

Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega

de las mercaderías.

Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada

hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una

constancia de la operación realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los

Remitos se emiten sin valores.

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Factura:

Es el documento que el vendedor envía al comprador.Todas las facturas deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la AFIP. Es un documento registrable.

Respecto del vendedor:

Respecto del comprador:

Respecto de la mercadería

vendida:

Respecto de la imprenta:

1. Nombre y apellido, o razón social.


1. Cantidad y descripción.


2. Domicilio legal. 2. Domicilio. 2. Precio unitario. 2. Clave única de identificación tributaria.

3. Clave única de identificación tributaria

(C.U.I.T.).

3. Condición respecto del IVA. 3. Importe total. 3. Fecha en la que se realizó

la impresión.

4. Número de inscripción en el Impuesto a los

Ingresos Brutos.

4. Clave única de identificación tributaria. 4. Condiciones de venta. 4. Primero y último números

de los documentos impresos.

5. Condición respecto al Impuesto al Valor

agregado.

5. Número de inscripción en los ingresos brutos. 5. Número de remito.

5. Número de C.A.I. (Código de Autorización de

Impresión).

6. Fecha de emisión Fecha de vencimiento

7. Numeración preimpresa, consecutiva

y progresiva.

8. Código de identificación del

documento (A, B o C).

9. Fecha de inicio de las actividades en el local

habilitado para las ventas.

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Existen distintos tipos de factura:

1) Tipo A IVA responsable inscripto 2) Tipo B consumidor final

3) Tipo C monotributista

4) Tipo M IVA responsable inscripto

5) Tipo A con CBU informado

6) Tipo E exportación

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Ticket: Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la afip

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CIRCULACIÓN DE VALORES

Cheque

Es una orden de pago pura y simple sin condición alguna, librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en su cuenta bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

CLASES DE CHEQUES:A) Comunes

B) de Pago Diferido

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PUEDEN EMITIRSE:a) Nominalesb) Al portador

Recibo:

Quien recibe un pago, deja constancia de los valores o bienes recibidos y el concepto por el cual los recibe, extendiendo un Recibo. Este documento tiene importancia:

Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Nota de débito:

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.

Las causas que generan su emisión pueden ser:

Error en menos en la facturación. Intereses. Gastos por fletes.

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Gastos bancarios, etc.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Nota de crédito:

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:

Error en más en la facturación. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Pagaré:

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Sirve para avalar el compromiso de pago de una parte respecto de la otra.

Es un documento que produce una registración contable de la obligación

contraída por una parte y del derecho adquirido por la otra parte.

Requisitos:

a) Lugar y fecha de emisión. b) Época en que el deudor debe pagar el importe. c) Nombre de la persona a quien ha de pagarse. d) El importe, expresado en letras y números. e) Causa que origina la promesa de pago. f) Firma del deudor y su domicilio. g) El sellado de ley.

Personas que intervienen a) El deudor: es quien se compromete a pagar la deuda. b) El beneficiario: es la persona a quien deberá pagarse el importe.

Vencimiento a) A la vista: el deudor tiene la obligación de pagar el documento en el mismo momento que el tenedor se lo presente. b) A días o meses vista: el deudor tiene la obligación de pagar el documento a los tantos días o meses contados a partir de la fecha. c) A días o meses fecha: el deudor deberá pagarlo dentro del plazo establecido. d) A día fijo o determinado: deberá pagarlo el día indicado.

Condición para ser considerado comercial Es imprescindible que pueda transmitirse de una persona a otra; de lo contrario es considerado como un documento de orden civil. Debe agregarse al nombre del beneficiario, los términos " o a su orden", con lo cual éste puede transmitir el pagaré y los derechos que sobre él tiene, a otra persona, mediante el endoso.

Endoso: acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crédito y los derechos que sobre él posee. La tercera persona que interviene se llama tenedor o tomador a quien el deudor deberá pagar el importe. La persona que recibe el documento por vía del endoso, puede transmitirlo a su vez a una tercera mediante el mismo procedimiento. Endoso en blanco: La persona a cuya orden ha sido extendido el documento se limita a firmar al dorso del mismo. En este caso el beneficiario o tenedor ha cedido el documento a una persona innominada, es decir al portador. Endoso completo: el beneficiario o tenedor. Si el deudor o cualesquiera de los endosantes del documento, no lo levantara a su vencimiento, el tenedor deberá realizar un acto denominado protesto.

Protesto: es el acto por el cual se deja constancia de que el pagaré no ha sido pagado. Si no lo realizara, deberá iniciar un juicio llamado ordinario.

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OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

Prespupuesto o factura pro forma

Es un documento que las empresas suelen utilizar para enviar descriptivos de mercaderías a vender con los precios que están vigentes al momento en que se emiten. Suelen utilizarse Hojas con membrete de la empresa o talonarios separados y la emisión de un presupuesto no genera registración contable. Tienen características similares a una factura pero no generan obligaciones ni derechos para ninguna de las partes intervinientes.

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Transferencia Electrónica de Datos

Este tipo de operatoria se realiza a través de Internet o en Cajeros

Automáticos. Al realizar la operación se produce un efecto cancelatorio,

sujeto a verificación.

En el momento de la realización de este tipo de operaciones se produce la

impresión electrónica del tique que verifica la realización de una operación

que está sujeta a verificación, esto se valida con el “extracto bancario”.

Esta operación genera una registración contable.

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Resumen de cuenta:

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

Vales

Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una suma

de dinero o una cosa determinada.

Diferencias con el pagaré:

a) El vale puede ser por dinero o mercaderías; el pagaré sólo por dinero

b)El vale puede emitirse al portador; el pagaré no.

c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagaré siempre tiene

fecha.

Diferencia con el recibo

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a) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago

efectuado

b) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor.

Tarjeta de crédito:

Es un tipo de crédito, el titular de una tarjeta de crédito adquiere bienes y

servicios sin utilizar dinero: se limita a firmar un comprobante. Mensualmente

recibe un resumen de cuenta, indicando el importe a pagar, en forma total o

en cuotas. El comerciante adherido al sistema presenta en la fecha

establecida los comprobantes de las ventas realizadas y las cobra, previo

descuento de un determinado porcentaje.

De acuerdo a todo lo visto, respondé las siguientes actividades

1- INDICAR CUAL O CUALES DE LAS SIGUIENTES AFIRMACIONES SON CORRECTAS O INCORRECTAS:……………. Una nota de crédito enviada al cliente aumenta nuestros deudores.

……………. Una nota de crédito enviada por un proveedor aumenta nuestra deuda.

……………. Una nota de débito enviada al cliente aumenta nuestros deudores.

……………. Una nota de débito enviada por el proveedor aumenta nuestra deuda.

2- DADA LAS SIGUIENTES OPERACIONES QUE REALIZA LA EMPRESA “EL REY”, INDICA EL DOCUMENTO QUE LE QUEDA EN SU PODER:

a) El Rey recibe de “El Sol” R.I. ofrecimiento de mercaderías por $ 300.

b) El Rey compra a “El Sol” la mercadería ofrecida en cuenta corriente.

c) El Rey ofrece mercaderías a González, Monotributista por $ 120.

d) El Rey recibe la mercaderías de la empresa “El Sol”.

e) El Rey vende a González la mercadería ofrecida con cheque Banco Galicia.

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................

................

................

................


f) El Rey deposita en el Banco Río c/c el cheque recibido de González.

g) El Rey paga con cheque Banco Río c/c a El Sol la deuda.

3- INDICA LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE EL CHEQUE, PAGARÉ Y RECIBO

4- COMPLETA LA SIGUIENTE FRASE:

El pagaré es……………………………………………………………………….

que se puede extender según el beneficiario

y según el vencimiento…

5- UNE CON UNA FLECHA LOS CONCEPTOS DE LA PRIMERA COLUMNA CON SU CORRESPONDIENTE PAGARÉ DE LA SEGUNDA COLUMNA:

Se paga en una fecha establecida.

Se paga a la persona indicada en el

documento

Se paga en el momento en que es

presentado

Se paga a cualquier persona

Se paga a cierta cantidad de días a partir

de

la fecha de emisión

Pagaré a la vista

Pagaré con fecha

cierta

Pagaré a días fecha

Pagaré al portador

Pagaré a la orden

6- INDICAR PARA QUE SE UTILIZA UNA NOTA DE CREDITO, UN REMITO, UN PRESUPUESTO.

7- UNE CON FLECHAS EL DOCUMENTO CON LA OPERACIÓN QUE CORRESPONDA. JUSTIFICA TU ELECCIÓN:

Nota de Débito

Nota de crédito

Nota de pedido

Detallo al cliente lo que me Debe.

Cobro los intereses al cliente.

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.......................................................................................................

...............................................................................

................................................................................................................

.


Resumen de cuenta

Ticket Notifico al cliente los Intereses.

El Proveedor me notifica una rebaja

8- INDICA LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE NOTA DE CRÉDITO Y NOTA DE DÉBITO.

9- INDICA VERDADERO O FALSO. FUNDAMENTA TU OPINIÓN.

a) El original factura está en poder del vendedor.

b) El duplicado de la nota de venta está en poder del vendedor.

c) El ticket está en poder del supermercado.

d) El único ejemplar del remito queda en poder del comprador.

10- DEFINE AL CHEQUE COMÚN Y AL CHEQUE DE PAGO DIFERIDO.

11- MARCA CON UNA CRUZ (X) LA RESPUESTA CORRECTA. FUNDAMENTA.

a) En una carpeta de documentos se encuentran originales de facturas del mes, ellos significan:*compras realizadas

*ventas realizadas

b) En el día de hoy se han archivado 5 duplicados de nota de compra, ellos significan:

* Mercadería solicitada a la empresa.

* Mercadería solicitada por la empresa

c) Se han enviado por correo los originales de las notas de ventas, ese envío significa:

* ofrecimiento de ventas a la empresa

* ofrecimiento de ventas de la empresa hacia terceros.

12- CONFECCIONA UN CHEQUE, CON FECHA CIERTA POR $ 300.-

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BANSUD lll $_Banco Bansud S.A. Sucursal General PicoSerie 97 Nº 08109390 Domicilio de pago: calle 22 Nº 756 6360 General Pico GENERAL PICO,________________________________________ DE 20_______________Páguese por este cheque a _____________________________________________________la cantidad de pesos _____________________________________________________________________________________________________________________042-021235/6

_______________________IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

13- CONFECCIONA LA FACTURA CON LOS SIGUIENTES DATOS: COMPRADOR: Lopéz y Cía, responsable inscripto en el iva, domiciliado en Belgrano 340 Capital Federal. Adquiere el día 26/5/98, 3 docenas de vasos a $ 14 cada docena, y una docena de platos $ 38; en efectivo con rebaja del 3%.- VENDEDOR: García y Cía, R.I., domiciliado en General Pico calle 5 N° 498

14. INDICAR SI LOS SIGUIENTES USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE SON INTERNOS O EXTERNOS.

Usuarios Internos ExternosVendedoresAcreedoresAccionistas Administradores (gerentes)El EstadoClientesCompetidoresInstituciones Bancarias

15. Unir con flechas determinando los comprobantes de origen interno o externo respecto al ente.

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......................

...........


Facturas de compras

Recibos por cobranzas Origen Interno

Facturas de ventas

Recibos por pagos efectuados

Pagaré entregado a un proveedor

Presupuesto de venta

Nota de crédito emitida por el proveedor Origen Externo

Vales entregados al personal de la empresa

Presupuestos de compra

16. DEFINIR LA DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA UTILIZADA EN LAS OPERACIONES QUE A CONTINUACIÓN SE DETALLAN.

1. Se constituye la empresa “Textil SA” dedicada a la comercialización de prendas de vestir. El aporte de los socios se efectúa de la siguiente forma: dinero en efectivo, mercaderías y un rodado………………………………………………..........................................................................

2. Textil SA compra pantalones de vestir a un proveedor en cuenta corriente.

…………………………………………………………………………………………………………..3. A pedido de un colegio local adquiere 120 remeras blancas que se abonan con un

cheque de la cuenta corriente bancaria.

………………………………………………………………………………………...............................4. Se efectúa la venta de las remeras, el 60% lo cobra en efectivo y por el saldo recibe

un pagaré.

…………………………………………………………………………………………………………5. La sociedad decide incorporar un inmueble. El pago se efectúa 50% en efectivo y lo

restante lo cancela con un cheque propio.

…………………………………………………………………………………………………………..6. Textil SA recibe las facturas por los servicios devengados en el mes anterior de

teléfono, agua y energía eléctrica.

……………………………………………………………………………………………………………

17.DADOS LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS, INDICAR QUE TRANSACCIÓN REPRESENTAN:

Factura de contado (original):..........................................................................

Factura de contado (duplicado):.......................................................................

Ticket (original):..............................................................…………………….

Remito (original):.............................................................……………………

Remito (duplicado):.........................................................................................

Factura cta.cte.(original):.................................................................................

Factura cta.cte.(duplicado):..............................................................................

Recibo (original):..............................................................................................

Recibo (duplicado):...........................................................................................

Pagaré de 3os. (documento único):....................................................................

Boleta de depósito o nota de crédito bancaria (doc. único):..............................

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Nota de Débito(original):...................................................................................

Nota de Débito(duplicado):................................................................................

Nota de Crédito (duplicado):..............................................................................

Nota de Crédito (original):..................................................................................

Resumen de cuenta (original):............................................................................

18. DEFINIR LOS COMPROBANTES (IDENTIFICANDO SU TIPO Y EJEMPLAR) UTILIZADOS EN LAS SIGUIENTES OPERACIONES, REALIZADAS POR UNA EMPRESA RESPONSABLE INSCRIPTO EN EL IVA.

Hechos u operaciones del enteDocumentación respaldatoria

Tipo EjemplarCompra de mercadería a crédito a otro RIDeposita dinero en efectivo en la cuenta corriente bancariaRetira dinero de su cuenta corriente bancariaAlquila un inmueble, para ser utilizado como depósito. Paga anticipadamente, el primer mes de alquiler, en efectivoCompra mercaderías para reventa, al contado.Vende mercaderías en cuenta corriente a un sujeto exento en el IVAVende mercaderías al contado a un responsable inscripto en el IVARealiza ventas masivas (cada una inferiores a $1.000) a consumidores finalesRealiza ventas a consumidores finales de importes superiores a $1.000Comunica a un cliente los movimientos de su cuenta operados en el último mesBonificación especial que la empresa efectúa a un cliente R.I. en el IVAIntereses por atraso en la cancelación de las facturas que se carga a un cliente monotributista.Anticipa dinero al personalPaga los sueldos de sus empleadosEntrega mercaderías a ser exportadas a una empresa de transporte marítimoVende mercaderías por el régimen de exportación

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