Materia Administración: Dirección y control
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Unidades 4 y 5 de Administración La Dirección y El Control en la Organización. Maestro: M.G.P. José María Canes Lázaro
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Unidades 4 y 5 de Administración
La Dirección y El Control en la Organización.
Maestro: M.G.P. José María Canes Lázaro
Administración.
1.1
Concepto: se refiere a la comunicación que fluye en una organización de los puestos inferiores a los superiores.
Objetivos: Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización.
Concepto: Se refiere a la comunicación que fluye en una organización de los puestos superiores a los inferiores.
Objetivos: la comunicación descendente debe informar a los empleados sobre: Cuál es la función de la empresa, cuáles son sus objetivos, actividad y organización. Cuál es su función en la empresa.
Quién es su superior y su supervisor inmediato, ante quien es responsable. Etc.
Algunos canales de comunicación descendente son:
Boletín o periódicos de empresa.
Circulares.
Manuales de empresa.
Tablones de anuncio.
Folletos de bienvenida.
Entrevistas.
Cursos de formación.
Concepto: Se refiere a la comunicación que fluye en una organización entre los puestos del mismo nivel.
Objetivos: Se usa para coordinar tareas (teniendo cuidado con los posibles conflictos que puedan surgir), y para que fluya la comunicación social y emotiva en la organización.
La comunicación formal es aquella que se efectúa y transmite por los canales oficiales de la organización. Sirve para llevar a cabo una mayor precisión organizativa. Se caracteriza porque los procesos y procedimientos están a la luz pública.
Se soporta en los medios escritos y orales.
Entrevistas.
Conferencias y reuniones.
Comités
Memorandos.
Cartas.
Boletines y manuales de la empresa.
Informes.
Tableros de envíos.
Es el proceso por el que un individuo ejerce influencia sobre las personas e inspira, motiva y dirige sus actividades para que alcancen las metas, la esencia del liderazgo es contar con seguidores.
El liderazgo: Debe incluir a otras personas. Supone una distribución desigual del poder entre líderes
y miembros del grupo. Debe tener la capacidad para utilizar las diferentes
formas de poder y para influir en la conducta de seguidores.
Poder: Capacidad de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas o grupos.
Autoridad: es un derecho en un puesto para tomar decisiones. La autoridad formal es un tipo de poder basado en el reconocimiento de la legitimidad.
Influencia: hacer que un individuo cambie de opinión o forma de ser.
2.3 Componentes del Liderazgo
Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable.
Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación en distintos momentos.
Capacidad para inspirar.
Capacidad para actuar en forma tal para que se desarrolle un ambiente que conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas.
Es aquel que prioriza la participación de la comunidad, permite que el grupo decida por la política a seguir y tomar las diferentes decisiones a partir de lo que el grupo opine.
Este tipo de Liderazgo es conocido también como "Rienda Suelta", aquí el líder delega las funciones a la comunidad y espera que ellos asuman la responsabilidad, motivación y control de las diferentes situaciones a las cuales se estén enfrentando.
Este liderazgo está constituido por un líder que pretende mantener la solidez de su equipo de trabajo, de sus normas, de sus controles sobre el grupo, y de el cumplimiento de su trabajo, basado en una rigurosa autoridad, que no se permite flexibilidad alguna, en ninguno de los casos.
Este tipo de liderazgo está compuesto por un líder que siente la necesidad de ser apreciado por todos, y de satisfacer a todos, esto permite que la aceptación por parte del grupo, sea muy favorable para el líder al principio.
Es el visionario que rompe moldes y concentra sus energías en ideas innovadoras que por lo general acaban en el nacimiento de una nueva empresa. Sus características son:
Es sumamente proactivo
No escucha a los demás por tener muy fijas sus metas y objetivos
Empieza su trabajo con un objetivo en mente
Le gusta el cambio y la innovación
Corre muchos riesgos
Posee ideas visionarias y de largo alcance
Está dispuesto a sacrificar grandes cantidades de tiempo y energía con tal de ver triunfar sus ideas
Tiene la costumbre de aislarse durante largos periodos de tiempo para dedicarse a perfeccionar sus ideas
Los demás lo consideran un poco diferente o loco
Es una persona muy desorganizada y los detalles le fastidian
Es el que domina la crisis, el conquistador que no le importan los medios, alcanza su objetivo a como dé lugar. Sus características son:
Es sumamente Proactivo Empieza a trabajar con un objetivo en mente No escucha a los demás Se siente a gusto y con plena autoridad cuando toma
decisiones Es amigo de la acción y tiene poca paciencia cuando
se trata de administrar Se le acusa de ser autoritario Tiene sensación de urgencia y crisis
Es el que desarrolla los sistemas y las estructuras para el crecimiento de cualquier organización, pasan del orden o a la colaboración y trabajo en equipo. Sus características son:
Disfruta con el trabajo verdadero de su empresa
Le gusta que se mida el resultado de su trabajo
Escucha antes de ser escuchado
Pone en práctica el modelo: ganar-ganar
Es un comunicador convincente y entusiasta
Opina que su empresa debería dedicar un esfuerzo mayor para su expansión
Le gusta tomar las decisiones con prontitud, actuar y ver los resultados enseguida
No le gustan las comisiones ni perder el tiempo sentado hablando
Considera que su compañía padece un exceso de papeleo
Es el que defiende el territorio ganado, acaba con la innovación al implantar sistemas rígidos de control. Sus características son:
Se considera un experto en procedimientos, procesos y sistemas de dirección empresarial
Tiene como prioridades máximas el orden, la coherencia y la actuación armoniosa
Dedica más tiempo a estudiar lo ocurrido, según se refleja en los informes financieros, por ejemplo, que al futuro crecimiento en productos, servicios o clientes
No es Proactivo No tiene a la Calidad como un concepto fundamental
en el desarrollo de la empresa.
Es el mejor tipo de liderazgo. Consiste en equilibrar las características del Profeta, Bárbaro, Constructor y Explorador y el Administrador. Unifica criterios para el desarrollo y crecimiento de la organización. Está libre de tendencias condicionadas hacia un estilo, y ha asimilado los estilos de liderazgo diferentes que la compañía necesita a medida que recorre su ciclo vital. Pero, lo más importante del Sinergista, es que sabe crear la unidad social. El líder Sinergista gobierna la balanza, unas veces añade peso a un lado y otras veces al contrario, siempre atento, siempre procurando nivelar las fuerzas.
En psicología y filosofía, motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con voluntad e interés.
Motivación, en pocas palabras, es la voluntad para hacer un esfuerzo, por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.
3.2 LA PIRÁMIDE DE MASLOW.
Maslow dijo que las necesidades humanas forman una pirámide,
donde se van satisfaciendo de abajo hacia arriba. La motivación
de los empleados deberá priorizar la satisfacción de sus
necesidades inferiores de la pirámide si quiere que tenga efecto
dicha motivación.
3.3 TEORÍA Y DE MC GREGOR
El trabajo intelectual y corporal es natural como el juego o el descanso. El hombre medio no rechaza
básicamente el trabajo, muy al contrario, puede encontrar una satisfacción total en él.
DINERO AUMENTOS
BONOS
FONDO DE AHORRO
PREMIACIONES POR RENDIMIENTO
ESTABILIDAD LABORAL.
ASCENSO
EXTENSIÓN DE CONTRATO.
LOS PRINCIPALES ESTÍMULOS EN ESTA CATEGORIA SON EL DINERO Y LA ESTABILIDAD LABORAL.
OPEN HOUSE (CAMPAMENTOS)
VISITAS A LA EMPRESA
EVENTOS DEPORTIVOS
EVENTOS SOCIALES.
Se refiere a aquellos estímulos que permiten percibir al individuo el ambiente adecuado para su desarrollo como persona y coherencia con los principios éticos que posee. Por consecuencia existirá una adecuada conciliación en su vida laboral y familiar.
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
RECONOCIMIENTOS MOTIVACIONALES
EMPLEADO DEL MES
RECONOCIMIENTOS POR ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD.
CUMPLEAÑEROS (BOLETOS P/EL CINE, PASTEL, ETC.)
El individuo necesita experimentar un sentimiento tanto de autoestima por su aportación al logro de los objetivos de la organización o de sus compañeros, como de afecto o estima por parte de los directivos.
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
CONSIDERADO PARA EQUIPOS DE SOLUCION DE PROBLEMAS
SENTIRSE PARTICIPE DE LOS LOGROS DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
Para sentirse parte de la organización, la persona debe sentir que existe intereses entre ambas partes.
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
Están vinculados a la consecución de aspiraciones
profesionales y personales, a la existencia continua de retos de mejora que se perciben alcanzables aunque requieran del correspondiente esfuerzo.
•PRODUCCION META
•VENTAS META
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
CURSOS DE CAPACITACION
Está relacionado a la adquisición de
experiencia, así como, la mejora de la
capacidad del individuo para poder
progresar profesionalmente
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
El nivel de implicación y la capacidad de toma de decisiones de que puede gozar el profesional en el desempeño de su trabajo.
El grado de flexibilidad laboral, que permita la conciliación de la vida laboral con la familiar, o personal en general.
ESTE ESTIMULO TIENE DOS POSIBLES ORIENTACIONES.
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
Es fundamental el nivel de estimulación positiva o negativa que posean las personas que componen un grupo de influencia para el individuo, ya que influirán a su vez en la estimulación (positiva o negativa) de éste.
LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.
Favorecer la dinámica de la empresa.
Cuidar la productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La corrección de errores.
Descubrir y aprovechar nuevas maneras de hacer las cosas.
Reconocer los logros de los empleados.
Se refiere a la supervisión que el dirigente hace sobre sus subordinados de manera personal.
4.3 SUPERVISIÓN INDIRECTAEs la supervisión de los subordinados a través de métodos donde ellos no intervienen, ni los perciben.
Visita con el vendedor: Es ir personalmente con el vendedor para observar su desempeño con los clientes.
Visita aleatorias al cliente: Consiste en visitar a los clientes sin seguir ningún orden para preguntarles acerca del trato ofrecido por su organización.
Llamadas de teléfono: Son las llamadas realizadas a los clientes para saber el trato que están recibiendo de la organización, o a los trabajadores para saber como se están desempeñando.
Correspondencia o mails: Es el control sobre la correspondencia y los mails para saber que están siendo realizados de manera correcta y que no se haga uso inadecuado de ellos por parte de los empleados.
5 EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN
Definición:
Es aquel control que se realiza por si solo, sin la participación de ninguna persona.
Ejemplos: El control de acceso que graba todas las personas que
pasan por él y las horas a las que pasan.
El control que se hace la impresora cuando la enciendes, o el mensaje que te da si se atasca el papel.
Por proceso entendemos la combinación global depersonas, equipo, materiales utilizados, métodos ymedio ambiente, que colaboran en la producción. Elcomportamiento real del proceso -la calidad de laproducción y su eficacia productiva- dependen de laforma en que se diseñó y construyó, y de la forma enque es administrado. El sistema de control del procesosólo es útil si contribuye a mejorar dichocomportamiento.
El proceso de producción incluye no solo los productos producidos, sino también los “estados” intermedios que definen el estado operativo del proceso tales como temperaturas, duración de los ciclos, etc.
Si no se toman las medidas adecuadas y oportunas, todo el trabajo de recogida de información será un trabajo perdido.
Las actuaciones sobre el proceso están orientadas al futuro, ya que se toman en caso necesario para impedir que éste se deteriore.
Debe llevarse un control sobre el efecto de estas medidas, realizándose ulteriores análisis y tomando las medidas que se estimen necesarias.
Las actuaciones sobre la producción están orientadas al pasado, porque la misma implica la detección de productos ya producidos que no se ajustan a las especificaciones.
El Control del Proceso centra la atención en la recogida y análisis de información sobre el proceso, a fin de que puedan tomarse medidas para perfeccionar el mismo.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
Implica que se han reunido datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
Es una evaluación más formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones más sistemáticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son también muy variadas:
5.3.2.1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado.
5.3.2.2. Incidentes críticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado.
5.3.2.3 Escalas gráficas de calificación: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente.
5.3.2.4. Escalas de clasificación basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos específicos en el trabajo.
5.3.2.5 Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparándolos entre si.
5.3.2.6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se haya propuesto a alcanzar.
5.3.2.7. Retroalimentación de 360 grados: Revisión encaminada a la evaluación del rendimiento procedente de una retroalimentación.
El término de Medición del Desempeño implica la contabilidad sistemática y controlada de indicadores que revelan los cumplimientos de las metas de una institución. Es decir, se mide la efectividad y la eficacia de una gestión administrativa.
Los indicadores son medidos en unidades reales y cuantificables que permitan observar el cumplimiento de las metas.
La medición del desempeño es una herramienta útil y valiosa para la consecución de metas, pudiera, por el contrario, convertirse en un sistema burocrático, en un anexo improductivo de la administración.
Los indicadores para la medición del desempeño se establecen en todo el espectro de la gestión.
Habrán indicadores que midan la satisfacción cotidiana de servicios y, al mismo tiempo, indicadores que midan la eficiencia y la eficacia de los servicios.
Más aún, habrán indicadores que se aproximen a medir la calidad de vida comunitaria de los residentes.
Los resultados de la medición del desempeño no representan, por sí mismos, un fin.
Son herramientas que permiten la toma acertada y económica toma de decisiones que impactan la gestión de la institución.
Miden los productos cotidianos cuantitativamente.
Miden, primordialmente, el tiempo de la prestación en las unidades de producción.
Miden la calidad de los productos. Aglutinan la cantidad con el tiempo de respuesta.
Compara mediciones en períodos o situaciones similares.
Son los indicadores que miden si las acciones están concretando la visión del administrador.
Definición:
Son aquellas evaluaciones que se hacen con medidasen números o cantidades.
Ejemplos: Una encuesta donde nos tienen que decir en una escala
numérica que les ha parecido la atención de nuestra organización.
Un reporte del volumen de ventas de un vendedor.
Definición: Son las que se refieren a cualidades. Se trata de aspectos que no son cuantificados directamente. Se trata de opiniones, percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo.
Ejemplos: Opiniones que recaba el jefe en una junta sobre el
desempeño de un trabajador.
Una encuesta sobre gustan mucho o poco los productos de nuestra empresa, sin indagar cuanto.
Las bases cuantitativas las usaremos cuando queramos precisión, podamos gastar algo más de dinero y de tiempo.
Las bases cualitativas las usaremos en medios informales, cuando queramos hacer un juicio rápido y aproximado sobre algo.
Gracias por su colaboración, sus compañeros se lo agradecerán.
Bibliografía:
Tomado de varios trabajos realizados por los alumnos de 1 Cuatrimestre del 2009, de la materia de Administración, de la Carrera de Desarrollo de Negocios, Área de Mercadotecnia. UT de Nuevo Laredo
