EXPOSITOR:

Domy Trancon Guillen

SESIÓN 13

COMUNICACIÓN EFICAZ

Preguntas de reflexión:

1.- Será importante la comunicación en las organizaciones. ¿ Porque ?

2.- La falta de comunicación efectiva ¿ Podría ocasionar a la organización una tendencia negativa en su crecimiento?

Objetivos:

Conocer la importancia de la comunicación en las organizaciones.

Conocer los efectos de las distorsiones de la comunicación.

Diferenciar la comunicación formal de la informal.

COMUNICACION

ANTECEDENTES:

Hemos llegado a la edad del shock del futuro

COMUNICACION

ANTECEDENTES: Hemos llegado a la edad del shock del futuro: Rapidez de las comunicaciones telefónicas. Red de satélites espaciales

Los avances de las comunicaciones tecnológicas no estánrelacionadas positivamente con el éxito de las

comunicacionesinterpersonales

COMUNICACION

El verbo comunicar proviene del latín “comunicare”. Significa: acción, efecto de hacer a otro partícipe de lo que uno tiene, descubre, manifiesta o hace saber.

Existe tendencia a comunicar en sentido descendente u horizontal y proporcionar instrucciones e información, pero no a escuchar en sentido inverso.

Proceso de comunicación

• Interacción

• Dinamismo

• Complejidad

Elementos

• Comunicador– La persona con ideas, intenciones, información y que tiene

por objetivo el comunicarse .

• Codificación/Decodificación– Es un proceso que convierte las ideas del comunicador en

un conjunto sistemático de símbolos o idioma que expresa el objetivo que este persigue.

• Mensaje – Es el resultado del proceso de codificación.

Elementos (cont.)

• Medio de comunicación– Modo de transferir el mensaje del comunicador al

receptor. – Ejemplos: entrevistas personales, por teléfono, en

reuniones, por fax, memos, carteles, tele-conferencias, entre otros.

• Receptor– Es la persona que recibe y decodifica el mensaje.

Elementos (cont.)

• Retroinformación– Es la respuesta al mensaje por parte del receptor.

• Error o Ruido– Se puede definir como cualquier factor que

distorsiona la intención que perseguía el mensaje y puede producirse en todos los elementos de la comunicación.

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Personal no directivo

Directivos

VIDEO 1

PINGUINOS Y PAVO REAL

CONTENIDO DE LA COMUNICACION

Los datos, conocimientos, ideas, experiencias, hechos, normas, principios, que permanecen en estado latente se convierten en objeto de la comunicación debido a factores dinámicos.

ASPECTOS QUE CONFIGURAN EL MENSAJE

Código ContenidoTratamiento del mensaje

El directivo decide que clase de acción o información se necesita

Formula un mensaje en su mente

Transmite los mensajes por medio del habla, la escritura o los gestos

A los empleados que

Reciben el mensaje por medio de la escucha, la lectura o la observación

Interpretan su significado

Realizan la acción requerida, pero solo si lo que se pide se comprende realmente

Retroinformación: intercambio de doble sentido para aclaración y llegar a un acuerdo

RUIDOS que pueden perturbar el proceso: inatención, mal mensaje etc..

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

VENTAJAS INCONVENIENTES UTILIZACION

ORAL - Rápido y ágil

- Retroinformación inmediata

- Calidez

- Improvisación

- No queda constancia

- Distorsión si hay intermediarios

- Informaciones breves

- Con necesidad de retroinformación inmediata

NO VERBAL

- Calidez

-Expresa sentimientos y emociones

- Aveces es inconsciente

- Puede contradecir a los mensajes expresados en otros códigos

- En relaciones interpersonales

- Para crear un buen clima

ESCRITO - Registro tangible y verificable

- Exige más reflexión

- Limita la expontaneidad

- Información para publicos amplios

- Cuando sea necesario dejar constancia

ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACION

Emisor Transmisión Receptor Procedimiento

Procesos Primarios Procesos Secundarios 

El proceso de comunicación no obedece a un desarrollo horizontal con extremos de iniciación y terminación. El factor más importante del proceso es la respuesta o reacción del receptor, más aún que el receptor mismo, respuesta que se revierte en el proceso y retroalimenta el ciclo.

VIDEO 2

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL: El juego de

echar la culpa

REDES DE COMUNICACIONA. REDES RESTRICTIVAS O CENTRALISTAS

CADENAEN Y RUEDA

B. REDES ABIERTAS O DESCENTRALISTAS

CIRCULO TELA DE ARAÑA

JEFE

EMPLEADO

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Semánticas: cuando su origen radica en problemas de sentido, significación, acepciones del lenguaje y de los símbolos que se utilizan y su decodificación.

Físicas: fallas, deficiencias o selección inadecuada de la fuente de los medios utilizados para transportar el mensaje

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Fisiológicas: malformaciones, disfunciones y otras limitantes funcionales de las personas que intervienen el proceso

Psicológicas: parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que le rodea

Administrativas: la estructura y funcionamiento de la organización

Matriz decir/hacer“Lo que los líderes dicen” debe ser igual “a lo que hacen”

Alto dicenBajo hacen

Alto dicenAlto hacen

Bajo dicenBajo hacen

Bajo dicenAlto hacen

Siempre

SiempreNunca

Dic

e

Hace

Los empleados creen lo que los líderes hacen

Fuente: D´Aprix, Roger (2004). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

LA PEOR PRÁCTICA:Señales mixtas, no se confía en los líderes, la comunicación se percibe como “mucha habladuría y nada de acción”

MALA PRÁCTICA:Especialmente problemática si los empleados perciben un problema oculto o un futuro peligroso

LA MEJOR PRÁCTICA:Palabras y acciones son

congruentesSe crea confianzaSe construye satisfacción

y compromiso

SEÑALES MEZCLADAS:Crea un ambiente de desconfianza, promueve el rumor, alto grado de especulación

Fuente: D´Aprix, Roger (2204). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

Dic

en

HacenNunca Siempre

Siempre

Alto dicenBajo hacen

Alto dicenAlto hacen

Bajo dicenBajo hacen

Bajo dicenAlto hacen

Conclusiones

Decir que no hay tiempo de comunicar es admitir que no hay tiempo para liderar.

Los empleados quieren saber cómo las noticias de la organización se relacionan con ellos.

No hay que esperar para comunicarse. La comunicación debe ser abierta,

honesta y directa. Lo que se dice debe ser igual a lo que se

hace. Los empleados son consumidores

maduros de comunicación.

Conclusiones

Necesitamos reconocer que invertir en comunicación es redituable por el impacto que se tiene en la conducta y las actitudes de nuestros colaboradores.

Con la integración de herramientas de evaluación, planeación y mejora continua que la comunicación organizacional utiliza, ésta es un imperativo estratégico para las organizaciones actuales.