FUNCIONES SECRETARIA DE MATRICULAS

ITEMDETALLE

1.Envi de documentacin a matrculas de vehculos nuevos

2.Entrega de documentos necesario para la elaboracin de soat

3.Entrega de documentos para matriculas a clientes

4.Envi de documentos a leasing

5.Pasar a coordinacin de operaciones las carpetas armadas con los negocios que llegan de matrculas y realizar el ingreso de estas en el DMS por el evento de Recepcin de Matricula.

6.Elaboracin de rdenes de pago para cancelar a los gestores las matriculas realizadas

7.Envi de improntas a las distintas sedes.

8.Solicitud para cambio de soat de camiones

9.Suministro de homologaciones

10.Tramites de anticipos para pago de matrculas en otras sedes.

11.Legalizacin de anticipos.

12.Elaboracin de prenda a favor de Country Motors S.A.

13.Modificacin de las caractersticas del vehculo ante el runt con Colmotores

14.Solicitudes de empadronamiento de los diferentes vehculos

15.Afiliaciones de los vehculo pblicos a la trasportadora TLCC

16.Envi a Asistente comercial Yudi Pava copia de la tarjeta de propiedad de los negocios que fueron realizados con flota.

17.Solicitud de las distintas superintendencias y cmara de comercio

18.Seguimiento y control de todas las matriculas elaboras por las diferentes sedes.

19.Envi de matrculas de negocios de chevyplan Bogota y Barranquilla

20.Envi de informacin y estados de los negocios a Dpto. de Cartera para pago de vehculo a GM y coordinacin de operaciones.

21.Proyeccin de matrculas semanales.

22.Revisin de cartera.

23Manejo de caja menor

24Informe Decadal

DESCRICIN DE FUNCIONES

1. Matriculas vehculos nuevos: Cuando las facturas de vehculos nuevos son entregadas por el asistente comercial se organizan segn el orden del Check list:

IMPRONTAS

FUNAL

AUTORIZACION

PRENDA

FOTOCOPIA DE CEDULA

RUNT

SIMIT

CAMARA DE COMERCIO

MATRICULA

SOAT

El vehculo debe estar cancelado en un 90% ya sea de contado y con aprobaciones de crditos. Una factura original firmada y con sello seco Manifiesto original con sello seco Un juego de improntas Cedula de comprador Funal firmado Autorizacin firmada (si la matricula en pbica este documento debe ser autenticado) Prendas originales, adicional la cmara de comercio o en su defecto la sper del banco con poder de quien firma la prenda, en cualquiera de los casos este documento no debe superior los 30 das de vigencia. Se relacionan en las minutas de los gestores equitativamente.

Adicionalmente se verifica que el cliente est inscripto en el runt (http://www.runt.com.co, ciudadanos, opcin cedula) y que no tenga comparendos ante el Simit (www.simit.org.co, opcin multas), En caso de presentar estos inconveniente se comunicara de inmediato al asesor. Una vez verificado se procede a ubicar los vehculos por DMS opcin 2003, se coloca el plan mayor y luego pulsamos eventos, para identificar la bodega donde fue direccionada la unidad. Si no lo ubicamos en esta opcin procedemos a buscarlos en el inventario que maneja la Coordinadora de operaciones. Ya ubicados se solicitan las improntas as: Vehculos ubicado en Montera: Contacto Correo: Vehculos ubicado en Sincelejo: Contacto Lia Vergara correo: Vehculos ubicado en Riohacha: Contacto Jesica Prez correo: Jessica Perez Vehculos ubicado en Calle 30: Contacto Claudia Acero correo: Claudia Acero Vehculos ubicado en Calle 77: contacto Carlos Arango cel 3114114920 3002442070, esta misma relacin se enviara por correo al coordinador de Alistamiento Carlos Carrera para que este mismo asigne la labor.Es importante hacer seguimiento a la documentacin necesaria para el inicio y culminacin de la matrcula sea eficaz, teniendo en cuenta que es nuestra responsabilidad la tramitologa y evolucin del negocio.Para la preasignaciones se enva por correo a los diferentes organismo de transito depender del lugar escogido por cliente, esta misma informacin se verifica en el Funal y con el asesor, adems se tendr en cuenta las terminaciones de las placas si as lo requiere. Trnsitos ms usuales:Barranquilla ubicada en sede prado el correo es lsoleno@barranquilla.gov.co Puerto Colombia, el correo es transitopuertocolombia@hotmail.com.Si el cliente desea la matricula en otra ciudad diferente a barranquilla se consulta con el gestor contactado en los diferente concesionario, en la lista de contacto se encuentra los datos de cada ciudad y algunos documentos adicionales utilizados a la hora de matricular, estos varan dependiendo donde se matricule.

a. Nota: Importante el ingreso al DMS por la opcin 2005 una vez se entregue la matricula al gestor por Manifiesto de Matricula: se le coloca la fecha de entrega a matricula y el Nit del gestor que la realizara.

2. Elaboracin Soat: Una vez se tenga la informacin de la asignacin de placa se saca las copias necesarias para la elaboracin del soat, como son: copias a la factura de venta y copia al pago u obsequio si el pago est incluido en Vehculo se baja a cartera la carpeta con el valor del soat para que este lo contabilice de inmediato y no afecte el pago a la aseguradora, luego se entrega a la encarga la seorita Sindy para la elaboracin del mismo, ella nos entrega los soat elaborados a ellos se les saca dos copias las cuales son entregadas al gestor que realiza el trmite.

3. Entrega Documentos a Cliente: Para proceder a la entrega de los documentos necesarios para que el cliente matricule, primero que todo debe estar autorizado nicamente por la gerencia comercial o en su defecto por Anet Jimeno. Solo se entregan una factura original con sello seco, manifiesto original con sello seco y dos juegos de improntas con carta remisoria esta ltima reposara en el negocio sin falta.

4. Negocios con Leasing: En caso que, los negocios se presente por medio de leasing se debe enviar a ellos las siguiente documentacin para la firma del funal y la autorizacin: Una Factura original con sello seco Copia de manifiesto de aduana Funal diligenciado solo para su firma. Autorizacin de trmite solo para su firma.

El contacto y la direccin de envi debe ser suministrada por el asesor, este se realiza por medio de Mensajero asignado por Administracin. Despus que se devuelvan estos por parte del leasing se envan a matricula como se describi en el primer punto pero a diferencia del anterior esta clase de negocio no requiere prenda ya que la compras con leasing son como de contado.Nota: Cuando la matricula este elaborada, la copia autenticada de tarjeta de propiedad debe entregarse a Fredy Palacio.

5. Armar Flderes de Negocios: Al recibir las matriculas ya sean por los gestores de Barranquilla o procedentes de otras ciudades se ingresan de inmediato al DMS por la opcin 2005 Consulta y registro de Evento, se coloca el plan mayor y se agregan:

a. Recepcin de Matriculas: Se coloca la fecha real de matrcula y el transito donde fue realizado.

Se arma el folder con el resto del negocio a este se le anexa la carpeta de matrcula.As mismo se le anexa a la placa lata la tarjeta de propiedad original y soat original se sella y se relaciona en la minuta de recepcin de placas.Un juego de prenda original si la hay con la copia de tarjeta de propiedad se firma y se le coloca el sello, esta es entregada a:Freddy Palacio (otras financieras), a las prenda de Finanzautos se le anexa una certificacin de trmite, en mis documentos del computador se encuentra el modelo.

Maria Cecilia Llanos (GMAC-OCCIDENTE-DAVIVIENDA) inmediatamente.Notas: Los crditos otorgados por financieras no reconocidas, una vez matriculadas se le pregunta al asesor si hay que enviar la tarjeta de propiedad autenticada o si requiere certificado de tradicin.

6. rdenes de pago: cuando el gestor entrega la cuenta de cobro por la matricula inicial se debe cancelar de la siguiente forma dependiendo la forma de pago del cliente, para este caso existen tres modalidades:

a. Pago recibo oficial o consignacin: 1. En el DMS, se selecciona la opcin 16082. Ref: en la segunda casilla se escribe el nmero de cuenta de cobro que se va a cancelar.3. Nit, cedula de la persona a quien se la va a cancelar.4. Concepto: se describe brevemente el nombre de cliente, clase de vehculo y placa asignada.5. Cpago: siempre va la opcin 7contado6. Subtotal: Se coloca el valor de la cuenta.7. Ret en la fuente: Se coloca lo correspondiente a la retencin del 6% siempre y cuando los honorarios de este supere la base vigente.8. Se le da Clic en ACTULIZAR9. Pasa al cuadro de modelo contable se escoge la opcin GESTORES RC GESTORES-CLIENTE. 10. Una vez en la causacion se coloca la cuenta dependiendo la forma de pago as:

Recibo oficial: 23809501, Afectado la cedula del cliente., se sumas todos los valores pagados. Recibo minerva: 52959503, afectando el nit de la entidad que realiza el cobro, centro de costo 2100 comercial.se ingresa uno a uno los valores pagados. Recibo obsequio: 52959501, afectando el nit del cliente, centro de costo 2100 comercial, se suman todos los valores pagados.

11. Explicacin: se pega el concepto que inicialmente se haba escrito en el cuadro 412. Documento la misma que la Ref 2 casilla.13. Luego se incluye los honorarios del gestor afectado la cuenta 52959510, con la cedula del gestor. Se coloca el centro de costo de comercial 210014. Al finalizar el dbito debe coincidir con el crdito y a la vez con el valor de la cuenta de cobro.

15. Clic en continuar.16. Clic en s, est hecha la orden para pago de matrculas inicial al gestor.

7. Envi de Improntas a las sedes:Cuando las otras sedes solicitan por correo las improntas de los vehculos vendidos por ellos pero que se encuentran fsicamente en nuestra sede, se debe imprimir la solicitud, se verifica que estn tomadas de no ser as se le solicita a Carlos Arango para que las tome, y se les enva en un sobre sellado a la sede. Este se debe realizar en el menor tiempo posible para que no se atrase sus procedimientos.

8. Solicitud de Cambio de soat Camiones:Cuando se solicita cambio de placa a nombre del tomador en los soat expedidos por colmotores para los camiones de lnea NHR, NPR, NNR, NKR, se debe ubicar el soat fsico para entregarlo a Karen junto con la copia de la factura y la preasignacion. Importante identificar los cambios realizados ya que a este documento solo se le deja realizar un sola correccin, es decir que a la hora de solicitarla favor tener en cuenta que el nmero de pasajeros, la clase y el servicio estn acorde con las caractersticas del vehculo facturado.Nota: Para los busetones el nmero de pasajeros lo debe suministrar el gestor que realiza el trmite.

9. Suministro de homologaciones.En el escritorio hay una carpeta de HOLOGACIONES en ella est incluida la mayora de homologaciones que maneja los vehculo Chevrolet. Esta es suministrada a las personas que la solicitan y adems a los gestores que realizan trmites en Barranquilla(TODO VEHICULO PUBLICO SE LE DEB ADJUNTARA LA HOMOLOGACION CORRESPONIENTE, ESTA MISMA ESTARA ASOCIADA CON LA DE LA CARROCERIA), en caso de no tener la requerida se realiza la solicitud a GM a los correo: Laura C Saldarriaga Gordillo laura.saldarriagagordillo@gm.com Elkin.espitia@gm.com Jaime Andres Parra Romero jparrar@Almaviva.com.co

10. Tramites de anticipo:Los anticipos se realizan para pago de timbres o en su defecto para consignar a gestores que otras ciudades cuando la matricula se requiera en otro transito diferente al de Atlntico, la forma es la siguiente:a. En el DMS, cuenta 1608.b. Ref: en la 2 casilla se escribe el numero en referencia del anticipo puede ser la fecha de su elaboracin.c. Nit: se digita cedula del gestor a quien se le va a realizar el anticipo.d. Concepto: se describe el porqu del anticipo.e. C Pago: siempre va la opcin 7 contadof. Subtotal: se digita el valor a generar del anticipo.g. Pasa al cuadro de modelo contable se escoge la opcin GESTORES RC GESTORES-CLIENTE.h. Una vez en causacin afectamos la cuenta 133010, la cual corresponde a anticipos a terceros.i. Nit: cedula del gestor.j. Explicacin: se coloca el concepto del cuadro dk. Documento: lo mismo colocado en la opcin bl. Clic en Sim. Para al cuadro de imputacin contable, se carga la orden.n. Clic en continuar y luego en s.Nota: importante tener en cuenta que los honorarios no se anticipan, adems se debe imprimir una copia adicional para hacer seguimiento y legalizar cuando el cliente cancele la matricula.

11. Legalizacin de anticipo:

Para la legalizacin de anticipo se debe tener claro como cancela el cliente la matricula ya que para este caso se maneja los mismos conceptos dependiendo la forma de pago (Oficial, Minerva, Obsequio)

1. En el DMS, se selecciona la cuenta 16082. Ref: en la segunda casilla se escribe el nmero de cuenta de cobro que se va a legalizar.3. Nit, cedula de la persona a quien se le est legalizando.4. Concepto: se describe que es la legalizacin y la cial con la cual se hizo el anticipo, nombre de cliente, clase de vehculo y placa asignada.5. Cpago: siempre va la opcin 7contado6. Subtotal: Se coloca el valor de la cuenta.7. Ret en la fuente: Se coloca lo correspondiente a la retencin del 6% siempre y cuando los honorarios de este supere la base vigente.8. En la opcin DESCUENTO DESP IVA. se coloca el valor a legalizar.9. Se le da Clic en ACTULIZAR10. Pasa al cuadro de modelo contable se escoge la opcin GESTORES RC GESTORES-CLIENTE.17. Una vez en la causacion se coloca la cuenta dependiendo la forma de pago as:

Recibo oficial: 23809501, Afectado la cedula del cliente., se sumas todos los valores pagados. Recibo minerva: 52959503, afectando el nit de la entidad que realiza el cobro, centro de costo 2100 comercial.se ingresa uno a uno los valores pagados. Recibo obsequio: 52959501, afectando el nit del cliente, centro de costo 2100 comercial, se suman todos los valores pagados.11. Explicacin: se pega el concepto que inicialmente se haba escrito en el cuadro 412. Documento la misma que la Ref 2 casilla.13. Luego se incluye los honorarios del gestor afectado la cuenta 52959510, con la cedula del gestor. Se coloca el centro de costo de comercial 210014. Al finalizar el dbito debe coincidir con el crdito y a la vez con el valor de la cuenta de cobro.

15. Clic en continuar.16. Clic en s, est hecha la orden para pago de matrculas inicial al gestor.Importante colocar la CIal generada en el control de anticipos.

12. Elaboracin prenda a favor de Country Motors S.A.:

Estas se realizan con la mquina de escribir (Con base a la informacin del vehculo asignado al cliente por medio de la factura de venta), luego se toma el visto bueno de la Gerencia comercial, as mismo se entregan a la secretaria de Gerencia para la toma de firmar por parte el representante legal. Para realizar dicha matricula se le anexa copia de cedula del representante legal y copia de cmara de comercio de country actualizada.

13. Modificacin de vehculos ante Runt:

A la Seora Luisa F Triana al correo luisa.f.triana@gm.com se le solicitara todo lo relacionado con modificaciones de la plataforma Runt como por ejemplo:CLASE DE VEHICULO, HOMOLOGACIONES ASOCIADA, INGRESO DE DECLARACION, ETCEste se realizara dependiendo el caso, informacin que la debe entregar el gestor.Para realizar dicho cambio es necesario enviar el nmero del vin y numero de Motor

14. Solicitudes de empadronamiento o Declaracin de Importacin:

Con la seora jhuliana Fonseca correo jhuliana.fonseca@gm.com con copia a Maria Cristina Parra Higuera mparra@Almaviva.com.co se tramita o solicita los certificados de empadronamiento (Documento de la DIAN), segn se requiera. Para dicha solicitud se debe enviar el nmero de importacin expresado en el manifiesto de aduana.

Nota: a continuacin algunos casos donde es solicitado el documento: para solicitar cupo ante el ministerio de transporte, para presentacin ante la sijin, o para chatarrizacion del automotor.

15. Afiliaciones a la transportadora TLCC:Todo los vehculo matriculado como PUBLICOS, por el solo hecho de presentar esta caracterstica es indispensable que se afilien a una empresa de transporte, para tal fin la autorizada por la Sra. Natalia Charris (Directora de Disel) es la TLCC Transportadora Logistica Comercial Colombia a esta se enva inicialmente por correo copia de factura para que realicen la aceptacin del cupo (documento solicitado por el transito como requisito para la matricula) luego que el vehculo se encuentre matriculado se enva tambin copia de la tarjeta de propiedad, ellos nos deben hacer llegar el carnet de afiliacin y contrato, estos mismo son entregado al cliente como parte de proceso de entrega.Nota: Al cliente se le cobra 250.000 por afiliacin lo que equivale a 2 aos y a la cooperativa se le cancela 80.000, dinero que se toma de la matricula que el cliente cancelo al concesionario.Los datos de la transportadora son:Nombre: Transportadora Logistica Comercial ColombiaContacto: KarenDireccin: Cra 48 No. 74 - 105 Local 01Correo: Comercialtlcc@hotmail.comTelfono: 3689966 Cel. 3044144141

16. Copia de tarjeta de propiedad para flota:

A Yudi Paba, correo: acomercial77@countrymotorssa.com, se le entrega copia de tarjeta de propiedad y copia de factura de colmotores de todos los negocios matriculados por calle 77 y que sean de flotas, esta caracterstica se refleja en la factura. Por tal motivo a la hora de recibir cualquier matricula es necesario revisar que el negocio se haya realizado o no con flota, dado el caso que asi sea se enva copia de la tarjeta por correo expresando en el asunto el nombre del cliente y la flota respectiva.

17. Solicitud de las distintas superintendencias y cmaras de comercio: Uno de los requisitos para la elaboracin de matrculas con crditos de banco son las distintas sper y cmaras de comercio donde est autorizados el personal del banco a tramitar esos tipos de contratos, para ello se solicitan as:Suf: Mary del Rosario Anaya de la Vega MAANAYA@sufi.com.coOccidente: Farid Antonio Ayub Hoyos FAyub@bancodeoccidente.com.coGmac: Maria Cecilia Llanos negocios77@countrymotorssa.comBBVA: Roberto Campo Davivienda: se compra por caja menor.

18. Seguimiento y control de matrculas de todas las sedes: En el escritorio se encuentra la carpeta INFORME DE MATRICULAS TODAS LAS SEDES, en ella se lleva el control de todas las matriculas realizadas por las sedes (Calle 77, Calle 30, Montera, Sincelejo, Riohacha) y las fechas en la que fueron elaboradas, este seguimiento es de vital importancia ya que cada mes se debe cumplir una cuota (cuota que determina la Gerencia Y Gm), as mismo DIARIAMENTE se alimentara y enviara a la Sra. Gemma de Maria.En esta parte es importante revisar que todas las matriculas reportadas por las sedes estn incluidas en el DMS, adicional se debe tener un informe general en donde determinemos el acumulado por mes, la participacin por cada sede y el promedio, este formato tambin se encuentra en el archivo de matriculas.

19. Negocio de Chevyplan Bogota y barranquilla:Es nuestro deber hacer seguimiento a la matriculas realizadas por el Dpto. de Chevyplan, es decir que en el mismo momento que El asistente comercial nos entrega la factura se relacionan en nuestro control de matrculas y la relacin de cartera, as mismo cuando llega la matricula.Tambin se debe solicitar las improntas, cancelar las cuentas de cobro de Barranquilla y Bogota, enviar a preasignar y entregar placa a la asistente para que elabore el soat.

20. Informe Cartera y Operacin:Diariamente se enva la informacin de los negocios despachados a matriculas a cartera correo: GARY auxcartera@countrymotors.com.co y operaciones correo: Claudia Fontalvo coperaciones77@countrymotors.com.co, 'Carlos Carrera' alistamiento@countrymotors.com.co esto con el fin de que en Cartera cancele a tiempo los Vehculos a colmotores y as evitar inconveniente en las auditorias, y a operaciones ya que este departamento lleva el control y seguimiento de las entregas de los vehculo y necesitan saber con qu negocio cuenta.

21. Proyecciones de matrculas: Semanalmente se solicita a las sedes la proyeccin de las matriculas a realizar en un laxo de 7 das, incluyendo la de esta sede, de esta ltima se extrae de la programacin semanal de entregas.Cuando se haya recopilado las cifras se enva a la Gerente Comercial, adems se le hace seguimiento para comprobar que se estn realizando a cabalidad.

22. Reunin con la coordinadora de operacin para evisar cartera:

Con la coordinadora de operaciones se revisa los negocios pendientes con saldo en cartera, se detalla uno a uno el estado de cada vehculo, si se encuentra en matricula, si se encuentra ya matriculado, si se encuentra ilegal y si ya fue entregado.23. Manejo, control y reembolso de la caja menor:Estar pendiente a la hora de recibir soporte que se encuentre bien diligenciados con fecha y motivo del gasto, se realiz el reembolso dependiente al gasto que esta genere.Elaboracin en el DMS:1. En el DMS, se selecciona la cuenta 16082. Ref: en la segunda casilla se escribe el nmero del consecutivo del reembolso.3. Nit, tu cedula.4. Concepto: se coloca REEMBOLSO DE CAJA MENOR con el nmero que se gener en el consecutivo.5. Cpago: siempre va la opcin 7contado6. CAUSAR: aqu se utilizan los siguientes conceptos, dependiente el gasto, as: C452, gastos de transportes, taxis, domicilios. C602, gastos de comida, almuerzos, meriendas. C922, otros gastos, notarias, cmara de comercios, compras inusuales. 3952, impuesto al consumo del 8% Iva, si lo requiere.

7. Ya incluido todos los valores, de le da CLIC en REGRESAR, luego en ACTULIZAR.8. Pasa al cuadro de modelo contable se escoge la opcin MODELO BASICO.9. Al finalizar el dbito debe coincidir con el crdito y a la vez con el valor de la cuenta de cobro.

10. Clic en continuar.11. Clic en s, est hecha la orden para pago de matrculas inicial al gestor.

24. Informe de Decadal: Este informe es solicitado por Viviana Gonzalez y corresponde a todas la unidades facturadas y no matriculadas, el control se maneja mensual, por cada mes se crea una carpeta en donde incluimos para generarlo, las ventas del mes( en ellas verificamos las anulaciones para que no se presente vines repetidos) , las matrculas (Este archivo debe estar completo y acorde a cierre de matrculas) y el decadal del mes anterior, se cruza toda la informacin por la formula BUSCARV, los vines que no crucen sern tomados para entregar en el informe, los cruces que se realizan son:VENTAS DEL MES CON MATRICULASDEMACADAL DEL MES ANTERIOR CON MATRICULAS.VENTAS DEL MES CON DECADAL.

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CONTACTOS CON GESTORES NACIONALES