MANUALES ADMINISTRATIVOS

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALESESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASSAN JOAQUÍN DE TURMERO- ESTADO ARAGUA

Elaborado por:Mary Guzmán C.I. 12.334.849Facilitador: Lic. Carmen AgilarteCátedra: Administración IIAula Virtual

Turmero, Enero 2016

Duhat Kizatus Miguel Y Terry George, estos autores coinciden es que es documento escrito el cual posee información y/o instrucciones el cual es implementado en las empresas para orientar y guiar a sus empleados en el desarrollo de sus actividades.

Análisis:Los manuales administrativos son documentos que su principal objetivo es la de describir de las funciones de los integrantes de la organización para que sean ejecutadas de forma eficiente y eficaz, ya que los manuales administrativos poseen instrucciones claras sobre el manejo de información y de todos los procesos que lleva a cabo la empresas.

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CONCEPTOS

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• Portada: viene después de la cubierta, debe contener el nombre y logo de la empresa, fecha y lugar de elaboración.

• Índice: se desglosa los títulos del contenido del manual junto con el numero de pagina correspondiente

• Presentación: se describe hace mención sobre ubicación de la empresa, su actividad económica, el propósito del manual, entre otros.

• Antecedentes: reseña histórica de la empresa, de haber otros manuales anteriores se especifica el motivo de la actualización.

• Estructura orgánica: como esta conformada la empresa, su organigrama, líneas jerárquicas.

• Descripción de cargos, funciones y responsabilidades: se describe las funciones y actividades de cada cargo.

• Relaciones de coordinación: determina la fluidez de la línea de comunicación

• Directorio: son las personas involucradas en la elaboración del manual

• Firmas: corresponde a la colocación de las rubricas de quienes autorizan y dan por avalado el manual para así darle el valor de documento

ESTRUCTURA

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ETAPAS PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE UN MANUAL

• Plan de Trabajo: es una herramienta que consiste en elaborar una programación de actividades con estimaciones de tiempo para la recopilación de información y elaborar todo el manual

• Aplicación de técnicas de Investigación: implementar los mecanismos mas idóneos para obtener información estas pueden ser: documentales, entrevistas, cuestionarios y observación directa.

• Análisis de la información: los datos recopilados son organizados y analizados.• Estructuración del manual: se establece los parámetros para el diseño y elaboración del

manual, considerando: redacción, elaboración de diagramas y tipo de formato.• Validación de la Información: son los responsables de las áreas de la empresa, con la

finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan.

• Autorización del Manual: es la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o Entidad.

• Distribución y Difusión: con el fin de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

• Revisión y Actualización: por medio de revisiones periódicas con el fin de que sean lo mas cercanos a la realidad.

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FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS ORGANIZACIONES

Un manual por si solo no puede ser efectivo sino es dirigido correctamente por un gerente o un directivo de la empresa, que debe ser capaz de analizar que el manual es una herramienta que va a dirigida a un personal, el cual es afectado por variantes internas y externas que influirán en calidad de la ejecución de sus funciones, así mismo la empresa también posera elementos en su ambiente que la harán tomar rumbos de acuerdo a las circunstancia.

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AUTORIDAD

Cada cargo en la empresa posee una serie de funciones y derechos que son inherentes al cargo mas no a la persona. Estos derechos son considerados privilegios pertenecientes al cargo los cuales determinaran junto con las responsabilidades el grado de autoridad que tendrá quien ejerza dicho puesto.Es importante que la autoridad posee criterios éticos, de buena comunicación, respeto y sencillez para ejercer dicho puesto para hacer que se cumplan los parámetros de la empresa como son sus normas y reglamentos. La autoridad puede ejercerse de dos formas contrapuestas:

• Forma clásica: la autoridad viene desde el punto más alto hasta llegar al más bajo.

• Forma de la aceptación: la autoridad reside en el individuo en sí, le permite decidir si cumple todas las órdenes o no.

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PODER

El poder viene con el liderazgo mas no con la autoridad, ya que el poder es esa capacidad que posee un individuo para influenciar a otros.

El poder puede originarse de varias formas, pero las más reconocidas son:• Poder basado en la recompensa: por interés dando una cosa a cambio

de otra.• Poder basado en la coerción: donde se ejerce la amenaza con sanciones

para el subordinado por no cumplir con lo que le es requerido.• Poder basado en la legitimidad: es el poder formal, establecido por la

autoridad de un puesto que el subordinado reconoce como tal.• Poder basado en la experiencia: se basa en la idea de que el jefe posee

experiencia en un determinado campo que el subordinado no posee.• Poder basado en la referencia: es el que surge de la admiración por un

individuo carismático (líder), que influye en el comportamiento o actitud de otros.

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DINÁMICA DE LA ORGANIZACIÓN. FACTORES QUE INFLUYEN.

MICRO Y MACROAMBIENTE

Es el entorno interno y externo que involucra a la empresa sus características, tipo de empresas, el tipo de mercado en el que están inmersas, la competencia a la que se enfrenta, las variables micro y macro económicas del país, como es importante analizar todo los elementos internos que conforman la organización.

MANUALES ADMINISTRATIVOSMICRO Y MACROAMBIENTE

Microambiente: esta conformado con aquellos que inciden de forma directa a la empresa y son capaces de afectar su habilidad de servir a sus clientes, como los son: • La empresa: los recursos humanos, materiales y financieros que la empresa posee.• Proveedores: son las empresas y los individuos que proporcionan bienes y servicios

que la empresa necesita para realizar sus actividades.• Intermediarios del mercado: son las empresas que ayudan a la compañía a

promover, vender y distribuir sus productos a los compradores finales.• Sistema de transporte: sistema logístico, modelo de comercialización.• Agencias de servicios de mercadotecnia: las empresas de investigación de mercado,

las agencias publicitarias, las empresas de medios de comunicación y las empresas consultoras de mercado para conocer las preferencias de los consumidores, asi como a dar a conocer los productos de la empresa entre otros aspectos relacionado al mercadeo.

• Intermediarios financieros: incluyen a los bancos, las compañías de crédito, de seguros y otras empresas que ayudan a la organización a manejarse en ambiente seguro y con amparos financieros.

• Clientes: son quienes adquieren y consuman el productos, son aquellos a quien se desea satisfacer una necesidad y hacerlos fieles al producto de la empresa.

MANUALES ADMINISTRATIVOSMICRO Y MACROAMBIENTE

Microambiente: comprende las fuerzas sociales que afectan a todo el microambiente e incluye las fuerzas demográficas, económicas, naturales, tecnológicas, políticas, competitivas y culturales. Estos factores no son manipulables por la empresa ya que no esta a su alcance.

• Ambiente competitivo: todo lo concerniente a la competencia.• Ambiente demográfico: son las personas son las que integran los mercados,

considerando aspectos comunes como: gustos, cultura, talla, peso, de los consumidores.

• Ambiente económico: aquellos elementos financieros que afecten el poder de compra de los consumidores.

• Ambiente natural: consiste en los recursos naturales .• Ambiente tecnológico: las invenciones, las actualizaciones, la rapidez como este

elemento fluctúa.• Ambiente político: está integrado por leyes, oficinas gubernamentales y grupos de

presión que influyen y limitan las actividades de diversas organizaciones e individuos en la sociedad.