Manual_de_Procedimientos_Departamento_de_Recursos_Humanos_Revisi_n1_a_o_2009_

Manual de Procedimientos, Departamento de Recursos Humanos Revisin 1.0 ao 2009

Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Recursos HumanosIntroduccin El Departamento de Recursos Humanos ha desarrollado el presente manual de procedimientos con el fin de documentar y mejorar la calidad de la atencin a los funcionarios del municipio, mediante la revisin de las actividades que realiza, garantizando de tal modo, la preocupacin constante por entregar un servicio de calidad; gil, eficaz y eficiente. Los Procedimientos Administrativos, son un instrumento bsico de coordinacin mediante el cual se ordena y enlazan las diversas actividades del trabajo propio de la administracin del Recurso Humano, de acuerdo a una secuencia ordenada de las operaciones realizadas por las distintas entidades que en l intervienen. As mismo, los procedimientos se orientan hacia objetivos especficos, que se rigen por Normas, Polticas o lineamientos que adems, describen la manera de lograr los objetivos establecidos en la misin de dicho departamento, la cual se encuentra alineada con las metas de gestin del municipio. A su vez las Polticas que norman los procedimientos entregan lineamientos que regulan las operaciones que conforman las actividades administrativas para que stos se lleven a cabo, de acuerdo a criterios y controles establecidos y as facilitar el cumplimiento de las responsabilidades, estableciendo un funcionamiento ms eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestin.

Objetivos del manual de procedimiento Este Manual tiene como objetivo fundamental por una parte, la definicin y documentacin de los Procedimientos que sustentan la operacin del Departamento de Recursos Humanos, las Polticas que norman, as como tambin, sealar los puestos involucrados en la ejecucin de las diversas funciones a fin de establecer un efectivo control de los mismos y finalmente promover, tanto la polifuncionalidad, como la induccin del personal que cumplen funciones en el. Objetivos especficos Proporcionar informacin que sirva de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones especficas.

1


Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera facilitar la toma de decisiones. Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidacin de la institucionalizacin de procesos operativos y administrativos en lo referente gestin del recurso humano en el municipio de Valparaso. Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de induccin y capacitacin del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior del departamento de RR-HH.

Descripcin del Departamento de Recursos Humanos En la actualidad resulta muy comn decir que el recurso humano es el bien principal o el activo ms preciado que poseen las empresas u organizaciones, ya que todas las actividades o funciones desarrolladas por la organizacin finalmente son ejecutadas por personas, an cuando deban utilizar elementos materiales que colaboren en el cumplimiento de las tareas. El Departamento de Recursos Humanos asesora administra y gestiona la solucin de los problemas especficos del manejo de personal al interior de la municipalidad, velando por el cumplimiento de las normas que establecen el actuar de los trabajadores en cuanto a sus deberes y derechos como trabajadores municipales. En relacin a lo anterior la gestin del Recurso Humano municipal es de importancia vital para la institucin, dicha gestin en trminos generales hace mencin a actividades como lo son el Reclutamiento de Personal, Registro y Desarrollo de los funcionarios, Control de Asistencia, Remuneraciones, entre otros. Para comprender de mejor manera lo antes dicho, la funcin del Departamento se entiende como un sistema dinmico donde sus elementos funcionan debidamente coordinados y organizados a fin de lograr los objetivos que dictan las distintas normativas. Este sistema para lograr su propsito esta dividido en 5 subsistemas que posibilitan un mejor desarrollo en pos de la gestin del personal que labora en el municipio de Valparaso: Los subsistemas de Recursos Humanos son los siguientes: 1) Subsistema de Provisin de Recursos Humanos i) Reclutamiento (Departamento de Personal) ii) Seleccin (Concursos Internos y Externos) 2) Subsistema de Aplicacin Recursos Humanos

2


i) Descripcin y anlisis de cargo (Perfiles de Cargo) ii) Desempeo (Calificaciones y Escalafn Municipal, Mantencin y Registro de personal) 3) Subsistema de Mantenimiento Recursos Humanos i) Administracin de salarios (Remuneraciones y control de asistencia) ii) Beneficios (Servicio de Bienestar Municipal) iii) Higiene y Seguridad (Prevencin de Riesgos) 4) Subsistema de Desarrollo de Recursos Humanos i) Capacitacin (Seccin de Capacitacin) ii) Desarrollo Organizacional 5) Subsistema de Control de Recursos Humanos i) Bases de datos (Registro y Mantencin de Personal) ii) Auditoria de recursos humanos (Departamento de personal)

Subsistema de Provisin de Recursos Humanos : rea orientada a los procesos de reclutamiento y seleccin de personal, el objetivo de este subsistema es poner a disposicin de la organizacin un grupo de candidatos idneos, los cuales pueden ser reclutados interna o externamente, dicho proceso est orientado a atraer candidatos potencialmente calificados, en este sentido se informa la existencia de una o ms vacantes lo que detona el proceso de llenado de la vacante, el cual se detalla posteriormente. Subsistema de Aplicacin de Recursos Humanos: est orientada al diseo, descripcin y anlisis de cargo. Como consecuencia de los procesos involucrados se obtiene como resultado la conformacin de un perfil del cargo, sus tareas y atribuciones, adems de las cualidades que lo diferencian dentro de la organizacin, estableciendo as requisitos y responsabilidades que el cargo exige a su ocupante. Son elementos transversales a esta rea los procesos de evaluacin de desempeo, desarrollo personal y la higiene y seguridad dentro de la empresa. Subsistema de Mantenimiento Recursos Humanos: Subsistema altamente influenciado por la productividad de los trabajadores, las Asociaciones Gremiales, las polticas de la institucin y las disposiciones legales que rigen la activad laboral de los funcionarios sus deberes y derechos, y como estas afectan en lo referente a sus remuneraciones. En ese sentido la resultante remuneracional ser producto de la capacidad del Departamento de obtener, registrar y mantener, sistemas eficientes de control de asistencia y la aplicacin de las normativas que rigen para estos fines (se incluyen en este tema licencias medicas, accidentes laborales, permisos y feriados legales). Esta tambin contenido en este subsistema

3


la jerarquizacin de los pagos determinado y normado por las leyes que rigen dichos clculos en base a la escala de grados municipal. Se hace mencin que de este subsistema forma parte vital la Higiene y Seguridad de los trabajadores y se considera una actividad necesaria, con un fuerte impacto en la organizacin, ya que debe procurar en su funcin esencial proveer de condiciones saludables (fsicas y psicolgicas) para un correcto desempeo de la actividad laboral de los trabajadores. Subsistema de Desarrollo de Recursos Humanos: rea que hace mencin a la preparacin de los trabajadores , preocupndose de orientar y entregar las herramientas necesarias en la adquisiciones de nuevas habilidades que potencien el recurso humano municipal, los procesos de capacitacin y desarrollo personal, implican trminos como la integracin natural de los trabajadores con las tareas que se le encomiendan, mejor interrelacin con sus compaeros, mejora de la percepcin personal y del entorno laboral, permitiendo entregar como resultado un trabajador ms competente, rentabilizando dichos esfuerzos en una mejor ejecucin de sus tareas. Se puede decir que este subsistema es en si, un rea estratgica no solo del Departamento de Recursos Humanos, si no, de la organizacin en su conjunto.

Subsistema de Control de Recursos Humanos: Subsistema orientado a recopilar, registrar, analizar y mantener la informacin que se desprende del actuar del Recurso Humano Municipal y como este impacta en otros procesos, como los son el clculo de remuneraciones, la proyeccin presupuestaria que toma la variable de dotacin de personal, adems de influir en las restricciones con las que cuenta el capital humano municipal. Este subsistema en si es un inventario actualizado del personal actual e histrico que forma o formo parte de la institucin, permitiendo auditar mediante registros, la vida de las personas como funcionarios municipales. REGLAMENTO VALPARASO DE ORGANIZACIN INTERNA DE LA I. MUNICIPALIDAD DE

Es el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realizacin de las actividades del procedimiento del rea responsable de realizar las funciones. Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos de una organizacin y las actividades de una unidad responsable. Dentro de las normas y documentos que regulan el proceder del Departamento de Recursos Humanos, a continuacin se sealan algunas de las ms importantes: Constitucin de la Republica de Chile Ley Orgnica Constitucional de Bases Generales del Estado N 18.575

4


Ley 19.175Organica Constitucional sobre Gobierno y Administracin General. Ley Orgnica Constitucional N 18.965 de Municipalidades. Ley N 19.880 Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los rganos de la Administracin del Estado. Ley N 19.280, Normas sobre las Plantas Municipales. Ley N 19.754 prestacin de Bienestar a Funcionarios. Decreto Supremo N 1.228 de 1992, interior, aprueba reglamento de calificaciones del personal municipal. Ley N 18.294 gasto anual mximo en personal municipal. Decreto Supremo N 3 de 1984 Sobre Autorizacin de Licencias Mdicas. Cdigo del Trabajo. Reglamento de Organizacin Interna Municipal.

Organigrama Municipal Se desprende del marco regulatorio anterior la siguiente estructura orgnica municipal y del Departamento de Recursos humanos cuya dependencia esta bajo la direccin de Administracin y Finanzas, la cual se representa en los siguientes organigramas.

5


ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Departamento de Recursos Humanos Ana Maria Araya G.

Seccin Administracin de Personal Maria Trinidad Rojas G.

Seccin Capacitacin Jeannette Pettit

Servicio de Bienestar Maritza Perez

Seccin Prevencin de Riesgos Juan Peralta

Policlinico Victor Yaez P. Oficina Remuneraciones Isabel Arce R. Oficina reg. y Mant. Antecedentes Myriam Gonzalez S.

Equipo Administracin de Personal

Codificacin de Estructura del Departamento de Recursos Humanos RRHH : Recursos Humanos SAP SC SB SPR OR : Seccin Administracin de Personal : Seccin de Capacitacin : Servicio de Bienestar : Seccin de Prevencin de Riesgos : Oficina de Remuneraciones

ORMA : Oficina de Registro y Mantencin de Antecedentes FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS RESPECTIVAS AREA OPERATIVO-ADMINISTRATIVAS Se sealan las funciones del Departamento de Recursos Humanos, extractado del Reglamento Interno Municipal D. A N 1214 del 14 de Octubre del 2005. El objetivo es la integracin y alineamiento de estas funciones con los procesos y correspondientes procedimientos del Departamento.

6


Departamento de Recursos Humanos.

Tiene como objetivo proponer y aplicar polticas y procedimiento orientados a la gestin integral de los recursos humanos del municipio. Las funciones generales del Departamento son: a. Proponer, evaluar y elaborar las polticas generales de administracin de recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. b. Velar por la existencia de canales eficientes de comunicacin y un clima organizacional adecuado en el municipio. c. Estudiar y proponer manuales de anlisis y descripcin de cargos e indicadores. d. Implementar y ejecutar criterios e indicadores de seguimiento y evaluaciones. e. Proveer oportunamente los recursos humanos a las unidades que lo requieran, habilitando y seleccionando al personal y aplicando las normas relativas a la carrera funcionaria. f. Controlar la actualizacin de los registros con toda la informacin referida al personal y sus antecedentes. Del Departamento dependen directamente la Seccin Administracin de Personal, Seccin Capacitacin, Servicio Bienestar, Seccin Prevencin de Riesgos.

Seccin Administracin de Personal. Tiene como objetivo aplicar la normativa y procedimientos que regulan el ingreso, permanencia y la salida de personal. Aplicar e instruir los derechos y obligaciones de las remuneraciones, administrar registros cuantitativos y cualitativos del personal. Las funciones generales de la Seccin son: a. Estudiar y proponer manuales de anlisis y descripcin de cargos e indicadores. b. Elaborar y actualizar manual de Induccin. c. Tramitar nombramientos, licencias, destinaciones y dems Decretos relacionados con el personal, llevando el control de estos movimientos.

7


d. e. f.

g. h.

Actuar como Secretara en lo referente a concursos, nombramientos, calificaciones, destinaciones y renuncias del personal municipal. Velar por el pago oportuno y exacto de las remuneraciones del personal a travs de su oficina de remuneraciones. Velar por la adecuada designacin y distribucin del personal en las diferentes unidades municipales y aplicar las normas sobre carrera funcionaria. Efectuar en coordinacin con el Departamento de Contabilidad y Presupuesto el control presupuestario de los gastos de personal. Efectuar la tramitacin administrativa de las resoluciones finales de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos. Velando expresamente por el cumplimiento de los plazos despus de la resolucin final.

Del Departamento de Administracin de Personal depende directamente la Oficina de Remuneracin y la Oficina de Registro y Mantencin de Antecedentes. Oficina de Remuneraciones Tiene como objetivo calcular, registrar y remuneraciones del personal municipal.

efectuar

el

pago de las

Las funciones generales de la Oficina son: a. Confeccionar las planillas de remuneraciones del personal y emisin de cheques, de acuerdo a las normas legales vigentes, considerando las variaciones derivadas de nombramientos, ascensos, renuncias o vacancias, atrasos, inasistencias, multas, reconocimiento de cargas familiares, licencias mdicas, retenciones y descuentos. b. Confeccionar las planillas de cotizaciones previsionales, descuentos varios y emisin de cheques respectivos. c. Efectuar el pago de remuneraciones, retenciones judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsin y AFP o ISAPRES, cooperativas, ISE, SERVIU, Cajas de Ahorro de E.E.P.P., asociaciones y otros. d. Emitir los certificados que corresponda en relacin con las remuneraciones del personal.

8


Efectuar el registro y conciliacin de la cuenta corriente y bancaria de remuneraciones y emisin de informe, dentro de los primeros diez das hbiles del mes siguiente. f. Efectuar en coordinacin con la Seccin Contabilidad y Presupuesto, el control presupuestario de los gastos del personal. g. Realizar proceso de pago de honorarios. h. Declaracin anual de impuestos de segunda categora e impuesto a la renta. i. Recepcin, tramitacin y control de licencias mdicas. j. Registro estadstico de gastos en remuneracin, como horas extras, licencias mdicas, etc. Oficina Registro y Mantencin de Antecedentes. Tiene como objetivo Mantener y actualizar el sistema de antecedentes e informacin general del Personal Municipal. Las funciones generales de la Oficina son: a. Emitir informes de gestin. b. Llevar el control de feriados, permisos y licencias del personal. c. Mantener actualizado los escalafones, listados y normas del personal y toda la informacin requerida a cada funcionario, en lo relativo a disposiciones, ascensos, calificaciones, estudios, medidas disciplinarias, hojas de vida, etc. Seccin Capacitacin. Tiene como objetivo desarrollar la competencia laboral, tcnica y profesional de los directivos y funcionarios municipales, mejorando la competencia y habilidad tcnica individual, generando beneficios concretos para la institucin, el usuario y el funcionario a travs de acciones de entrenamiento, capacitacin y perfeccionamiento. Las funciones generales de la Seccin son: a. Estudiar y programar, previa coordinacin con las jefaturas municipales, la capacitacin del personal. b. Desarrollar las polticas y planes de capacitacin que apruebe el Alcalde. c. Detectar la necesidad de capacitacin del personal municipal.

e.

9


d. e.

f. g. h. i. j.

Elaborar el programa anual de capacitacin relativo a cada uno de las unidades de trabajo de la Municipalidad. Cooperar con el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en la organizacin de actividades de capacitacin y en el seguimiento e impacto de dichas capacitaciones hacia el interior de las Municipalidad. Entrenamiento para implementacin de nuevas tecnologas. Desarrollo de sistemas de entrenamiento a travs de monitores municipales. Participar de manera activa en la etapa de induccin de los nuevos funcionarios que llegan al municipio. Programa de becas: capacitacin especializada para profesionales y tcnicos. Deteccin de financiamiento externo para la capacitacin.

Servicio de Bienestar Tiene como objetivo propender al mejoramiento de las condiciones de vida del personal y sus cargas familiares y al desarrollo y perfeccionamiento social, econmico y humano del mismo. Las funciones de la Unidad son: a. Coordinar con otros rganos pblicos y/o privados, la administracin y mantencin de un eficiente sistema de bienestar para el personal municipal. b. Organizar programas de bienestar para el personal y coordinar las prestaciones que correspondan en favor de los funcionarios municipales. c. Promover convenios con empresas pblicas y privadas que faciliten programas de bienestar para el personal municipal. d. Incorporar e implementar las modificaciones en relacin con el bienestar del personal planteadas en la Ley N 19.754. e. Cumplir con los beneficios y prestaciones y otros establecidos en el Reglamento del Comit de Bienestar.

10


Seccin Prevencin de Riesgos. Tiene como objetivo cumplir la Ley N 16.744, sobre accidentes laborales y enfermedades profesionales, adems de coordinarse con los diferentes Comits Paritarios y la Mutual de seguridad adherida. Las funciones generales de la Seccin son: a. Reconocer los riesgos laborales de accidentes en las diferentes dependencias municipales. b. Entregar las correspondientes medidas de control. c. Realizar programas de trabajos por unidades. d. Mantener contacto con la Mutual de seguridad adherida para capacitacin relacionada con el tema. e. Coordinarse con los Comits Paritarios para evaluacin de los accidentes laborales, ya sean de trabajo, de trayecto o enfermedades profesionales. f. Preocuparse de las cotizaciones que se cancelan a la Mutual de seguridad adherida, en relacin a su tasa, bajndose los ndices de accidentabilidad. g. Preocuparse de mantener activos los diferentes Comits Paritarios y que stos cumplan con las exigencias de la Ley.

11


Procedimientos Administrativos Departamento de Recursos Humanos

12


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin Administracin de Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Beneficios del Personal N RR-HH 2-SAP02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Beneficio de Sala Cuna N SAP 2.2.3 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecucin de pasos en la entrega de beneficio de sala cuna, estableciendo las acciones claras para la entrega del beneficio a los funcionarios de planta y contrata que lo requieran. II. ALCANCE Todas las funcionarias madres de nios menores de dos aos. Excepcionalmente a padres con tuicin legal. III. REFERENCIAS D.F.L. N1 Cdigo del Trabajo Art. 198, Art. 199, Art. 200 , Art. 203, Art. 206.

IV. POLTICAS La organizacin aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto a las obligaciones que le corresponden y que estn establecidas en el cdigo del trabajo. V. RESPONSABILIDADES

Encargado de Recursos Humanos Jefe de Personal Oficina de Registro y Mantencin de Antecedentes Administrativo Encargado de Beneficio Secretaria MunicipalDESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADESREGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

1.1. Enva informacin a las nuevas madres, relacionada con sus derechos: - Eleccin Sala cuna - Amamantamiento - Movilizacin 2.1.- Recepciona solicitud de beneficio de Jefe de Personal sala cuna. 2.2.- Enva solicitud a encargada de Tramitar solicitudes. 3.1.- Recibe solicitud Encargada de 3.2.- Confecciona decreto exento con Beneficios antecedentes de la solicitud (Personal) 3.3.- Se remiten antecedentes ms Decreto Exento a oficina de registro y mantencin. Oficina de Registro 4.1.- Recepciona antecedentes ms y Mantencin de Decreto Exento e inicia proceso de Antecedentes Tramitacin Decreto Exento

Encargada Beneficio Sala Cuna

Enviar

Recepcionar Enviar

Recibir Enviar ConfeccionarRemitir

Recepcionar tramitar iniciar

13


4.2. -Registra en Planilla Excel. 4.3.- Tramita la Visacin del Decreto, RR. HH. DAF. S.M. Encargada de 5.1 Enva a la Sala cuna Seleccionada Beneficio (Persona) Carta de presentacin para el ingreso del menor. Sala Cuna 6.1.-Mensualmente remite asistencia del menor y factura por servicios prestados Encargada de 7.1.-Recepciona la planilla de asistencia Beneficio del menor. (Personal) 7.2.-De acuerdo a los das de asistencia, elabora oficio a Remuneraciones para cancelar la movilizacin a la madre por el traslado a la sala cuna. 7.3.-Recepciona Factura o Boleta de Sala Cuna 7.4.-Revisa valores factura, de acuerdo a licitacin y edad del menor. 7.5.-Confecciona pedido Sala Cuna a Adquisiciones

Enviar ingresar

Remitir Recepcionar Elaborar Recepcionar Revisar ConfeccionarFinaliza

14


Proceso: Beneficios del Personal, Cod.: RR-HH 03-SAP-02 Procedimiento: Beneficio de Sala Cuna Cod.: SAP 2.2.3Seccin de Personal (Jefe de Personal) Seccin de Personal (Administrativo Encargado de Beneficio)Inicio

Oficina de Registro y Mantencin

Enva Iinformacin a las nuevas madres, relacionada con sus derechos: Eleccin Sala cuna, Amamantamiento, Movilizacin Solicitud de Beneficio Sala Cuna Solicitud de Beneficio Sala Cuna

Decreto + antecedentes

Decreto es recibido y Tramitado Recibe solicitud de funcionario por medio de secretaria de RR-HH y deriva a Administrativo Encargada de Beneficio Recibe y revisa solicitud de beneficio sala cuna

Proceso Decreto Exento

Registro Planilla Excel

Solicitud de Beneficio Sala Cuna

Confecciona Decreto Exento con antecedentes de la solicitud

Registra en Planilla Excel.y Tramita la Visacin del Decreto, RR. HH. DAF. S.M.

Se Remite decreto + antecedentes a encargada de registro y Mantencin

Decreto + antecedentes

Enva a la Sala cuna Seleccionada Carta de presentacin para el nuevo nio que ingresar

Mensualmente remite asistencia del menor y factura por servicios prestados

Asistencia de menores + Facturas

Recepciona la planilla de asistencia del menor. De acuerdo a los das de asistencia, elabora oficio a Remuneraciones para cancelar la movilizacin a la madre por el traslado a la sala cuna

Recepciona Factura o Boleta de Sala Cuna Revisa valores factura, de acuerdo a licitacin y edad del menor. Confecciona pedido Sala Cuna a Adquisiciones

Inicio

15


Variantes del Proceso:

Referencias: Cdigo Laboral Derechos Maternales Art. 198.- La mujer que se encuentre en el perodo de descanso de maternidad a que se refiere el artculo 195, o de descansos suplementarios y de plazo ampliado sealados en el artculo 196, recibir un subsidio equivalente a la totalidad de las remuneraciones y asignaciones que perciba, del cual slo se deducirn las imposiciones de previsin y descuentos legales que correspondan. Art. 199.- Cuando la salud de un nio menor de un ao requiera de atencin en el hogar con motivo de enfermedad grave, circunstancia que deber ser acreditada mediante certificado mdico otorgado o ratificado por los servicios que tengan a su cargo la atencin mdica de los menores, la madre trabajadora tendr derecho al permiso y subsidio que establece el artculo anterior por el perodo que el respectivo servicio determine. En el caso que ambos padres sean trabajadores, cualquiera de ellos y a eleccin de la madre, podr gozar del permiso y subsidio referidos. Con todo, gozar de ellos el padre, cuando la madre hubiere fallecido o l tuviere la tuicin del menor por sentencia judicial. Tendr tambin derecho a este permiso y subsidio, la trabajadora o el trabajador que tenga a su cuidado un menor de edad inferior a un ao, respecto de quien se le haya otorgado judicialmente la tuicin o el cuidado personal como medida de proteccin. Este derecho se extender al cnyuge, en los mismos trminos sealados en el inciso anterior. Si los beneficios precedentes fueren obtenidos en forma indebida, los trabajadores involucrados sern solidariamente responsables de la restitucin de las prestaciones pecuniarias percibidas, sin perjuicio de las sanciones penales que por este hecho les pudiere corresponder.

16


Art. 200.- La trabajadora o el trabajador que tenga a su cuidado un menor de edad inferior a seis meses, por habrsele otorgado judicialmente la tuicin o el cuidado personal del menor como medida de proteccin, tendr derecho a permiso y subsidio hasta por doce semanas. A la correspondiente solicitud de permiso deber acompaarse necesariamente una declaracin jurada suya de tener bajo su cuidado personal al causante del beneficio y un certificado del tribunal que haya otorgado la tuicin o cuidado personal del menor como medida de proteccin. Art. 203.- Las empresas que ocupan veinte o ms trabajadoras de cualquier edad o estado civil, debern tener salas anexas e independientes del local de trabajo, en donde las mujeres puedan dar alimento a sus hijos menores de dos aos y dejarlos mientras estn en el trabajo. Igual obligacin corresponder a los centros o complejos comerciales administrados bajo una misma razn social o personalidad jurdica, cuyos establecimientos ocupen entre todos, veinte o ms trabajadoras. El mayor gasto que signifique la sala cuna se entender comn y debern concurrir a l todos los establecimientos en la misma proporcin de los dems gastos de ese carcter. Las salas cunas debern reunir las condiciones de higiene y seguridad que determine el reglamento. Con todo, los establecimientos de las empresas a que se refiere el inciso primero, y que se encuentren en una misma rea geogrfica, podrn, previo informe favorable de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, construir o habilitar y mantener servicios comunes de salas cunas para la atencin de los nios de las trabajadoras de todos ellos. En los perodos de vacaciones determinados por el Ministerio de Educacin, los establecimientos educacionales podrn ser facilitados para ejercer las funciones de salas cunas. Para estos efectos, la Junta Nacional de Jardines Infantiles podr celebrar convenios con el Servicio Nacional de la Mujer, las municipalidades u otras entidades pblicas o privadas. Se entender que el empleador cumple con la obligacin sealada en este artculo si paga los gastos de sala cuna directamente al establecimiento al que la mujer trabajadora lleve sus hijos menores de dos aos. El empleador designar la sala cuna a que se refiere el inciso anterior, de entre aquellas que cuenten con la autorizacin de la Junta Nacional de

17


Jardines Infantiles. El permiso a que se refiere el artculo 206 se ampliar en el tiempo necesario para el viaje de ida y vuelta de la madre para dar alimento a sus hijos. Art. 206.- del Cdigo del Trabajo, sustituido por la ley N 20.166, en su inciso primero, expresa que las trabajadoras tendrn derecho a disponer, a lo menos, de una hora al da, para dar alimento a sus hijos menores de dos aos. Este derecho podr ejercerse de alguna de las siguientes formas a acordar con el empleador: a) en cualquier momento dentro de la jornada de trabajo, b) dividindolo, a solicitud de la interesada, en dos porciones, y c) postergando o adelantando en media hora, o en una hora, el inicio o el trmino de la jornada de trabajo.

18


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin de Administracin Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Cese de Funciones N RR-HH 3-SAP 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Jubilacin, Renuncia N SAP 4.1.1 Voluntaria, Termino de Contrato, Defuncin I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecucin de pasos para la desvinculacin de los funcionarios al municipio. II. ALCANCE Todos los funcionarios Municipales en calidad de Planta y Contrata. III. REFERENCIAS

Estatuto Administrativo TITULO VI {ARTS. 144-152}IV. POLTICAS La organizacin aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto a las obligaciones que le corresponden y que estn establecidas en el Estatuto Administrativo, para ser aplicada segn corresponda en el cese de funciones con la Organizacin. V. RESPONSABILIDADES

Alcalde, Gabinete Alcalde, Secretaria Municipal Encargada de Recursos Humanos, Jefe de Personal Oficina de registro y Mantencin de Antecedentes Administrativo Encargado de Cese de FuncionesDESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1.1.- Recepciona solicitud de Cese de Funciones, previamente autorizada por Adm. Municipal, Jefe de Gabinete, Director de Finanzas. 1.2.- Se envan antecedentes de cese de funciones para inicio de proceso por administrativo encargado. 2.1.- Recepciona solicitud proveniente de Jefe de Personal. 2.2.- Si se trata de Defuncin; se debe esperar certificado de defuncin del funcionario. Una vez que este se Recepciona, recin se da inicio a la confeccin del decreto. 2.3.- Si el cese de funciones es por Jubilacin y o Invalidez; este emana una resolucin medica de la19REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Jefe de Personal

Recepcionar Enviar

Encargada de Cese de Funciones (Personal)

Recepcionar Llamar- CesariniciarConfeccionarTramitar Ingresar


Gabinete Alcalde

Superintendencia de pensiones la cual se recepciona y en ambos casos se informa al funcionario fecha de cese de funciones, se da inicio a confeccin de decreto solo en el momento de recepcin de la resolucin. 2.4.- Si el Cese es por Renuncia Voluntaria; Se comienza con la confeccin del Decreto una vez recepcionada por la funcionaria encargada, la carta de renuncia del funcionario con el VB del Seor Alcalde. 2.5.- Si el cese de funciones se debe a Trmino de Contrato Anticipado; Se debe consignar decreto que dio origen a la contratacin. 2.6.- Una vez recogidos los antecedentes de cualquiera de los casos, se procede a realizar decreto de registro de contralora con acta de notificacin excepto caso Defuncin. 2.7.-Tramita Visacin de Jefe de Personal, Encargada de Recursos Humanos y Asesora Jurdica. 2.8.- Envan antecedentes y decreto a Gabinete para firma seor Alcalde 2.9.- Ingresan antecedentes en planilla Excel para registro de cese de funciones. 3.0.- Enva copia de antecedentes a Oficina de Mantencin, Jefe de Personal y Oficina de Remuneraciones, para cambiar estado en el sistema. 4.1.-Recepciona antecedentes ms Recepcionar decreto y se tramita firma del seor Remitir EnviarAlcalde. Finalizar 4.2.- Una vez firmado por el seor Alcalde se remite a Secretaria Municipal para firma y envo a Contralora Regional

20


Proceso: Cese de Funciones Cod.: RR-HH 03 SAP 04 Procedimiento: Jubilacin, Renuncia Voluntaria, Termino de Contrato, Defuncin Cod.:SAP 4.1.1 Departamento de Personal (Jefe de Personal)

Administrativo de Personal (Encargada de Cese de Funciones)

Gabinete Alcalde

Inicio

Solicitud Cese de funciones


Recepciona solicitud y reserva Decreto de Cese

Recepciona y deriva antecedentes a Encargada

Es defuncin?

SISe debe esperar llegada de Cerificado de Defuncin para iniciar confeccin de Decreto

NOSolicitud Cese de funciones Es Jubilacin por edad o Invalides?

SISe Debe anexar Resolucin Medica de Superintendencia o Resolucin de AFP o Caja, para iniciar confeccin de Decreto

NO

Es Renuncia Voluntaria?

SISe Debe anexar Carta de Renuncia para iniciar confeccin de Decreto


NO

Termino de Contrato Anticipado ,se debe consignar Decreto de Contratacin para iniciar confeccin de Decreto de Termino

Se recibe decreto + antecedentes Para Firma ALcalde

Realiza decreto de Registro de Contralora con Acta de Notificacin (excepto caso Defuncin)

Se enva a Secretaria Municipal para firma Responsable y envo a Contralora Regional

Se Trmita Decreto para visacin de Jefa de Personal, Encargada de RR-HH y Asesoria Juridica

Se enva Decreto + antecedentes a Gabinete para firma Alcalde


Fin

Se ingresan todos los datos del cese de funciones al Sistema CasChile y se enva copia Oficina de Mantencin y Registro, Jefa de Personal y Remuneraciones.

Registro en Excel

21



Referencias: De la Cesacin de Funciones Art. 144.- El funcionario cesar en el cargo por las siguientes causales: a) Aceptacin de renuncia; b) Obtencin de jubilacin, pensin o renta vitalicia en un rgimen previsional, en relacin al respectivo cargo municipal; c) Declaracin de vacancia; d) Destitucin; e) Supresin del empleo, y f) Fallecimiento. Art. 145.- La renuncia es el acto en virtud del cual el funcionario manifiesta al alcalde la voluntad de hacer dejacin de su cargo. La renuncia deber presentarse por escrito y no producir efecto sino desde la fecha que se indique en el decreto que la acepte. La renuncia slo podr ser retenida por el alcalde cuando el funcionario se encontrare sometido a sumario administrativo del cual emanen antecedentes serios de que pueda ser alejado de la municipalidad por aplicacin de la medida disciplinaria de destitucin. En este caso, la aceptacin de la renuncia no podr retenerse por un lapso superior a treinta das contados, desde su presentacin, aun cuando no se hubiere resuelto sobre la aplicacin de la medida disciplinaria. Si se encontrare en tramitacin un sumario administrativo en el que estuviere involucrado un funcionario, y ste cesare en sus funciones, el procedimiento deber continuarse hasta su normal trmino, anotndose en su hoja de vida la sancin que el mrito del sumario determine. Art. 146.- El funcionario que jubile, se pensione u obtenga una renta vitalicia en un rgimen previsional, en relacin al respectivo cargo municipal,

22


cesar en el desempeo de sus funciones a contar del da en que, segn las normas pertinentes, deba empezar a recibir la pensin respectiva. Art. 147.- La declaracin de vacancia proceder por las siguientes causales: a) Salud irrecuperable o incompatible con el desempeo del cargo; b) Prdida sobreviniente de alguno de los requisitos de ingreso a la municipalidad, y c) Calificacin del funcionario en lista de LEY 19165 Eliminacin o Condicional, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 48. Art. 148.- El alcalde podr considerar como salud incompatible con el desempeo del cargo, haber hecho uso de licencia mdica en un lapso continuo o discontinuo superior a seis meses en los ltimos dos aos, sin mediar declaracin de salud irrecuperable. No se considerarn para el cmputo de los seis meses sealado en el inciso anterior, las licencias otorgadas en los casos a que se refiere el artculo 114 de este Estatuto y el Ttulo II, del Libro II, del Cdigo del Trabajo, (LEY 18959). Art. 149.- Si se hubiere declarado irrecuperable la salud de un funcionario ste deber retirarse de la municipalidad dentro del plazo de seis meses, contado desde la fecha en que se le notifique la resolucin por la cual se declare su irrecuperabilidad. Si transcurrido este plazo el empleado no se retirare, proceder la declaracin de vacancia del cargo. A contar de la fecha de la notificacin y durante el referido plazo de seis meses el funcionario no estar obligado a trabajar y gozar de todas las remuneraciones correspondientes a su empleo, las que sern de cargo de la municipalidad. Art. 150.- En los casos de supresin del empleo por procesos de reestructuracin o fusin, los funcionarios de planta que cesaren en sus cargos a consecuencia de no ser encasillados en las nuevas plantas y que no cumplieren con los requisitos para acogerse a jubilacin, tendrn derecho a gozar de una indemnizacin equivalente al total de las remuneraciones devengadas en el ltimo mes, por cada ao de servicio en la municipalidad, con un mximo de seis. Dicha indemnizacin no ser imponible ni constituir renta para ningn efecto legal. Art. 151.- El empleado que prolongare indebidamente sus funciones no podr reincorporarse a una municipalidad, sin perjuicio de la responsabilidad penal en que pudiere incurrir. En este caso, el alcalde comunicar el hecho a la Contralora General de la Repblica.

23


Art. 152.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo anterior, el empleado podr continuar actuando, an cuando sus funciones hubieren terminado legalmente, si se tratare de actividades que no puedan paralizarse sin grave dao o perjuicio y no se presentare oportunamente la persona que debe reemplazarlo. En tal evento, el alcalde comunicar inmediatamente lo ocurrido a la Contralora General de la Repblica y adoptar las medidas pertinentes para dar solucin a la situacin producida, en un plazo no mayor de treinta das. El empleado que en virtud de lo establecido en el inciso precedente prolongare su desempeo, tendr todas las obligaciones, responsabilidades, derechos y deberes inherentes al cargo.

24


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin Administracin de Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Reclutamiento de Personal N RRHH 1-SAP1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Concurso Pblico N SAP 1.1.1 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir a cabalidad la normativa vigente para la contratacin de personal, a fin de proveer la o las vacantes del Escalafn Municipal. El reclutamiento a travs de concursos, se constituye en un procedimiento tcnico y objetivo que se utiliza para seleccionar personal idneo para llenar aquellas vacantes que son necesarios cubrir dentro de la estructura municipal, por la va del nombramiento en el cargo, respetando los requisitos y plazos establecidos por el comit de seleccin, asesorados por el departamento de recursos humanos en la consecucin operativo-administrativa, para la provisin del cargo. II. ALCANCE Los concursos deben son de conocimiento pblico y abierto a toda persona que desee participar en ellos. Las personas que han postulado a cargos en la planta municipal y que cumplen con los requisitos, tiene derecho a ser considerados en la provisin de ese empleo. III. REFERENCIAS Estatuto administrativo, TITULO II {ARTS. 15-21}

IV. POLTICAS El principio de igualdad de condiciones garantizado por el mandato del Art. 15 del Estatuto Administrativo, fija las normativas en que se efectan los llamados a concurso para proveer cargos en la municipalidad de Valparaso. La ley no contiene reglas expresas sobre la forma en que deben realizarse los llamados a concurso, por lo tanto se generan alineamientos con el Estatuto Administrativo Municipal mediante Decreto Alcaldicio y la constitucin del Comit de Seleccin, para la construccin de bases transparentes, establecindose en estas, requisitos y plazos de los postulacin a los postulantes, lo que conocemos como condiciones, que obligan a proceder respecto de ellas. V. RESPONSABILIDADES Alcalde Administrador Municipal Comit de seleccin Departamento de Recursos Humanos Seccin de Personal DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE Seccin de Personal DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1.1 .- Identificacin de vacante 1.2 .- Describir y determinar perfil o perfiles del cargo 1.3.- Informar de vacantes a Administrador25REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Identificar, Describir, Determinar, Informar


Municipal Administrador Municipal Comit de Seleccin Direccin de control Comit de seleccin Administrador Municipal Seccin de Personal 2.1.- Instruccin para proveer vacante Instruir mediante llamado a concurso 2.2.- Constitucin del Comit de Seleccin 3.1.- Confeccionar bases del concurso Confeccionar 4.1.- Revisa bases del concurso 4.2.- Realiza observaciones y sugerencias 4.3 .- Enva bases revisadas al Comit 5.1.-Remitir bases a Administrador Municipal para que instruya se Decreto de llamado a concurso 6.1.- Decreta llamado a Concurso Pblico 6.2.-Ordena RR-HH Realizar llamado a concurso 7.1.-Comunica a otros municipios de la regin 7.2 .- Coordina publicacin, en medios de comunicacin 7.3.-Entrega bases del llamado a concurso a interesados en postular. 7.4.-Recibe antecedentes de los postulantes hasta el cierre establecido para el concurso 7.5 .-Remite antecedentes a Comit 8.1.- Revisa documentos solicitados en las bases 8.2.-Evala candidatos (entrevista y o aplicacin de test). 8.3.-Confecciona terna para presentacin a Alcalde 8.4 .-Remite terna a Seor Alcalde 9.1 .-Efecta seleccin del funcionario de la terna 9.2.- Remite resultado a seccin de personal 10.1.-Entrega Decreto de contratacin a Recursos Humanos del candidato seleccionado 10.2.-Decreta la contratacin del funcionario 10.3.-Confecciona carta de aviso a seleccionados y no seleccionados 10.4.- Inicia tramite post nombramiento 10.5.-Cierra concurso con el nombramiento Revisar

Remitir

Decretar, Ordenar Comunicar, Publicar, Entregar, Recibir, Remitir

Comit seleccin

Revisar, Evaluar, Confeccionar, Remitir

Alcalde

Seccin de Personal

Seleccionar, Decretar, Enviar, Entregar Iniciar, Finalizar

26


NOMBRE DEL PROCESO: Reclutamiento de Personal, Cod.: RRHH 01-SAP1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Concurso Pblico, Cod.: SAP 01-1.1.1

Seccin Administracin de PersonalInicio

Direccin de Control

Comit de Seleccin

Administrador MunicipalInforme de vacantes y perfil del o los cargos

Alcalde

Identificacin de la Vacante

Se constituye Comit de Seleccin

Describir y determinar perfil del cargo Vacante

Bases de Concurso Confecciona Bases del concurso

Informar de vacantes a Administrador Municipal

Revisa y realiza sugerencias y u observaciones si corresponde

Informe de vacantes y perfil del o los cargos Envia Bases con o sin correcciones, sugerencias y u observaciones

Enva Bases de Concurso para Revisin de Contralora interna

Instruye para proveer vacante mediante llamado a concurso

Bases de Concurso

Instruye la constitucin del Comit de Seleccin

Comunica a otros municipios de la Regin, Efecta publicacin, en medios de comunicacin

Bases de Concurso Bases de Concurso Bases de Concurso

Remite Bases de concurso al Sr. Administrador para ser decretado el llamado Entrega bases del Llamado a Concurso

Sr. Administrador para ser Decretado el Llamado a concurso por parte de RR-HH

Bases de Concurso Recibe antecedentes de los postulantes hasta el cierre establecido para el concurso Efecta seleccin del funcionario de la terna Decreta la contratacin del funcionario

Se oficia a Recursos Humanos para que realice el llamado a concurso por los canales de difusin

Remite antecedentes de postulantes al Llamado a Concurso

Confecciona carta de aviso a seleccionados y no seleccionados

Revisa documentos solicitados en las bases Evala candidatos (entrevista, aplicacin de test) Confecciona terna para presentacin a Alcalde

Remite decisin a comisin , RR-HH para Nombramiento

Decreto de contratacin y Nombramiento


inicia tramite post nombramiento Cierra concurso con el nombramiento

Remite terna a Seor Alcalde

Fin


27



Referencias: Estatuto Administrativo PARRAFO 1 DEL INGRESO Art. 15.- El ingreso a los cargos de planta en calidad de titular se har por concurso pblico y proceder en el ltimo grado de la planta respectiva, salvo que existan vacantes de grados superiores a ste que no hubieren podido proveerse mediante ascensos. Todas las personas que cumplan con los requisitos correspondientes tendrn el derecho a postular en igualdad de condiciones. Art. 16.- El concurso consistir en un procedimiento tcnico y objetivo que se utilizar para seleccionar el personal que se propondr al alcalde, debindose evaluar los antecedentes que presenten los postulantes y las pruebas que hubieren rendido, si as se exigiere, de acuerdo a las caractersticas de los cargos que se van a proveer. En cada concurso debern considerarse a lo menos los siguientes factores: los estudios y cursos de formacin educacional y de capacitacin; la experiencia laboral, y las aptitudes especficas para el desempeo de la funcin. La municipalidad los determinar previamente y establecer la forma en que ellos sern ponderados y el puntaje mnimo para ser considerado postulante idneo. Art. 17.- Producida una vacante que no pueda ser provista por ascenso, el alcalde comunicar por una sola vez a las municipalidades de la respectiva regin la existencia del cupo, para que los funcionarios de ellas puedan postular. Art. 18.- El alcalde publicar un aviso con las bases del concurso en un peridico de los de mayor circulacin en la comuna o agrupacin de comunas y mediante avisos fijados en la sede municipal, sin perjuicio de las dems medidas de difusin que la autoridad estime conveniente adoptar.28


Entre la publicacin en el peridico y el concurso no podr mediar un lapso inferior a ocho das. El aviso deber contener a lo menos la identificacin de la municipalidad solicitante, las caractersticas del cargo, los requisitos para su desempeo, la individualizacin de los antecedentes requeridos, la fecha, lugar de recepcin de stos, las fechas y lugar en que se tomarn las pruebas de oposicin si procediere, y el da en que se resolver el concurso. Para los efectos del concurso, los requisitos establecidos en las letras a), b) y d) del artculo 10 sern acreditados por el postulante, mediante exhibicin de documentos o certificados oficiales autnticos de los cuales se dejar copia simple en los antecedentes. Asimismo, los requisitos contemplados en las letras c), e) y f) del mismo artculo, sern acreditados mediante declaracin jurada del postulante. La falsedad de esta declaracin, har incurrir en las penas del artculo 210 del Cdigo Penal. Art. 19.- El concurso ser preparado y realizado por un comit de seleccin, conformado por el Jefe o Encargado del Personal y por quienes integran la junta a quien le corresponda calificar al titular del cargo vacante, con excepcin del representante del personal. Respecto de las municipalidades con una planta inferior a veinte cargos, el concurso ser preparado y realizado por el Secretario Municipal. Con el resultado del concurso el comit de seleccin o el Secretario Municipal, en su caso, propondr al alcalde los nombres de los candidatos que hubieren obtenido los mejores puntajes, con un mximo de tres, respecto de cada cargo a proveer. El concurso podr ser declarado total o parcialmente desierto, slo por falta de postulantes idneos, entendindose que existe tal circunstancia cuando ninguno alcance el puntaje mnimo definido para el respectivo concurso. Art. 20.- El alcalde seleccionar a una de las personas propuestas y notificar personalmente o por carta certificada al interesado, quien deber manifestar su aceptacin del cargo y acompaar, en original o en copia autentificada ante Notario, los documentos probatorios de los requisitos de ingreso sealados en el artculo 11 dentro del plazo que se le indique. Si as no lo hiciere, la autoridad deber nombrar a alguno de los otros postulantes propuestos. Art. 21.- Una vez aceptado el cargo, la persona seleccionada ser designada titular en el cargo correspondiente.

29


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin Administracin de Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Administracin de Remuneraciones N RRHH 2-SAP2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Remuneraciones N SAP 2-OR 2.1.2 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecucin de pasos, estableciendo un estndar para el proceso de pago de remuneraciones a fin enumerar las acciones y como estas funcionan en paralelo y adecuadas al funcionamiento Municipal. II. ALCANCE Pago de remuneraciones a todos los funcionarios y trabajadores municipales indistintamente de su calidad. III. REFERENCIAS Ley N 3551 TITULO II art. 23 Ley N 20.313 Modificacin Escala de Sueldos Ley N 20.198 Incremento Remuneracional Ley N 18.717 Bonificacin nica Ley N 18.675 Bonificacin Art. 10 y Art. 11 Ley N 18.566 Bonificacin de salud Ley N 19.529 Asignaciones Ley N 18.883 TITULO IV {ARTS. 87-117} IV. POLTICAS La organizacin aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto al pago de remuneraciones. V. RESPONSABILIDADES

Encargada de Recursos Humanos Jefe de Personal Oficina de Remuneraciones Tesorera Municipal Departamento de Tecnologa (D.A.F.) ContabilidadDESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1.1 .-Recopilar informacin 1.2 .-Ingresar datos a Sistema CasChile 1.3.- Coordinar impresin de prueba Planilla de de Sueldos para revisin 2.1.- Procesa datos de Caschile 2.2 .-Imprime prueba de planillas de sueldo para revisin 2.3 .-Enviar planillas para revisin a Oficina de remuneraciones 3.1.- Revisa planilla, si encuentra errores corrige y vuelve a enviar a Departamento de Tecnologa para impresin.REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Oficina de Remuneraciones Departamento de Tecnologa

Recopilar, Ingresar, Coordinar Procesar, Imprimir, Enviar

Oficina de Remuneraciones

Confeccionar, Revisar, Corregir, Enviar

30


Departamento de Tecnologa

Tesorera

3.2.-Revisa nueva impresin, si esta conforme, efecta Visacin, de jefe de RR-HH, Jefe de Personal, Jefe de Remuneracin. 3.3.- Confecciona oficio solicitud Decreto de informe para el DAF, separado por Planta, Contrata y Retenciones judiciales y Honorarios; El cual debe ser procesado por Contabilidad 3.4 .-Enva informe a (DAF) Contabilidad para confeccin de Decreto de Pago 4.1.-Recibe aviso de remuneraciones y efecta coordinacin con el Banco para la nomina de pagos y descuento de las cuentas corrientes. 4.2.-Imprime los cheques separados por planta, Contrata y Retenciones Judiciales de aquellos funcionarios que no se encuentren incorporados en convenio de pago cuenta vista o cuenta corriente. 4.3.-Enva informe de pagos a remuneraciones. 4.4 .-Enva cheques a Tesorera 5.1.- Se tramitan firmas autorizadas para el pago con cheques 5.2.- Paga cheques en cajas de Tesorera 5.3.-El pago al funcionario por cajas de Tesorera termina el procedimiento

Recibir, Imprimir, Enviar, Coordinar

Tramitar- Pagar Finalizar

31


NOMBRE DEL PROCESO: Administracin de Remuneraciones, Cod.: RRHH 02-SAP2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Remuneraciones, Cod.: SAP 02-OR 2.1.2

Oficina de RemuneracionesOtras instituciones

Departamento de TecnologiaBase de Datos CasChile

Tesorera MunicipalCheques

(DAF) Contabilidad

Inicio

Cargas familiares Se recopilan antecedentes De los departamentos de Personal, Tesorera, Asist. Social RR-HH, Asoc. Funcionarios (4), otras instituciones, CCAF, Coopeuch.

Tesorera

Personal

Se procesa informacin ingresada al sistema CasChile se genera y envia Planilla de prueba de sueldos para revisin OR

Se envan los cheques para firmas autorizadas en el banco

Asociaciones de Funcionarios Prueba Planillas de sueldos Se ingresa la informacin al sistema CasChile

Se realiza Pago de Remuneraciones por caja de Tesoreria (cheques) (Tarjeta cancela directamente banco)

a) El da 10 de cada mes se entrega los respaldos de descuentos realizados. b) Se realiza Pago de Cotizaciones y Descuento previsionales. c) El Pago de Funcionarios a Honorarios se realiza el ltimo da hbil del mes, solo se realiza Retencin de Impuesto, y se cancela previo informe de desempeo de la unidad donde labora y entrega de boleta de honorarios.

Coordinacin en paralelo con tecnologa para prueba de planilla de sueldos

Base de Datos CasChile Se efecta coordinacin con el banco los das 16 de cada mes o dos das hbiles antes del 19

Fin

Prueba Planillas de sueldos

SI

Se imprimen Cheques se envia informe a OR Planta Contrata Se revisa la planilla en busca de Errores

Oficio y constancia de procesos correcto e informe de pagos realizados

Informe de Pago de sueldos

Cheques

Hay errores?

NOSe da VB, para impresin de cheques en Tecnologia e inicie proceso de pago con Banco

Informe de Pago de sueldos

Se procesa informe para pago de $ Liquido separado por; Planta, Contrata, Retenciones Judiciales

Informe de Pago de sueldos contrata Informe de Pago de Retenciones judiciales Informe de Pago de sueldos Planta

Se genera Constancia con autorizacin de jefe RR-HH, Personal, Jefe de Remuneraciones De trmite correcto

Oficio y constancia de procesos correcto e informe de pagos realizados

32


Variantes del Proceso:Administracin de Personal; Firma Solicitud de Pago de Remuneraciones Depto. RR. HH.; Firma peticin de pago remuneraciones. Contabilidad; Contabiliza movimientos de Oficina de Remuneraciones, Confecciona Decreto Pago, Enva Decreto al seor Alcalde. Alcalde; Firma Decreto de Pago, Enva Decreto a Secretara Municipal Secretaria Municipal; Firma Decreto, Enva Decreto a Contralora Municipal Direccin de Control; Revisa Legalidad del pago, Enva Decreto a Finanzas Direccin de Finanzas; Firma Decreto, Enva Decreto a Tesorera, Tesoreria; Realiza Pago

Referencias: DE LAS REMUNERACIONES Y ASIGNACIONES Art. 5.- Para los efectos de Estatuto el significado legal de los trminos que a continuacin se indican ser el siguiente: a) Cargo municipal: Es aqul que se contempla en las plantas de los municipios y a travs del cual se realiza una funcin municipal. c) Sueldo: Es la retribucin pecuniaria, de carcter fijo y por perodos iguales, asignada a un empleo municipal de acuerdo con el nivel o grado en que se encuentra clasificado. d) Remuneracin: Es cualquier contraprestacin en dinero que el funcionario tenga derecho a percibir en razn de su empleo o funcin, como, por ejemplo, sueldo, asignacin municipal, asignacin de zona y otras. Art. 63.- El alcalde podr ordenar trabajos extraordinarios a continuacin de la jornada ordinaria, de noche o en das sbados, domingos y festivos, cuando hayan de cumplirse tareas impostergables. Los trabajos extraordinarios se compensarn con descanso complementario. Si ello no fuere posible por razones de buen servicio, aqullos sern compensados con un recargo en las remuneraciones. Art. 69.- Por el tiempo durante el cual no se hubiere efectivamente trabajado no podrn percibirse remuneraciones, salvo que se trate de feriados, licencias o permisos con goce de remuneraciones, previstos en este Estatuto, de suspensin preventiva contemplada en el artculo 134, o de caso fortuito o fuerza mayor. Mensualmente deber descontarse por los pagadores, a requerimiento escrito del jefe inmediato, el tiempo no trabajado por los empleados, considerando que la remuneracin correspondiente a un da, medio da o una hora de trabajo, ser el cociente que se obtenga de dividir la remuneracin mensual por treinta, sesenta y ciento noventa, respectivamente.

33


Las deducciones de rentas motivadas por inasistencia o por atrasos injustificados, no afectarn al monto de las imposiciones y dems descuentos, los que deben calcularse sobre el total de las remuneraciones, segn corresponda. Tales deducciones constituirn ingreso propio de la municipalidad empleadora. Los atrasos y ausencias reiterados, sin causa justificada, sern sancionados con destitucin, previa investigacin sumaria. Art. 92.- Los funcionarios tendrn derecho a percibir por sus servicios las remuneraciones y dems asignaciones adicionales que establezca la ley, en forma regular y completa. Art. 93.- Las remuneraciones se devengarn desde el da en que el funcionario asuma el cargo y se pagarn por mensualidades iguales y vencidas. Las fechas efectivas de pago podrn ser distintas para cada municipalidad. Si el funcionario para asumir sus funciones necesitare trasladarse a un lugar distinto del de su residencia, la remuneracin se devengar desde el da en que ste emprenda viaje, y si fuere a desempear un empleo en el extranjero, desde quince das antes del viaje. Art. 94.- Las remuneraciones son embargables hasta en un cincuenta por ciento, por resolucin judicial ejecutoriada dictada en juicio de alimentos o a requerimiento de la municipalidad a que pertenezca el funcionario, para hacer efectiva la responsabilidad civil proveniente de los actos realizados por ste en contravencin a sus obligaciones funcionarias. Art. 95.- Queda prohibido deducir de las remuneraciones del funcionario otras cantidades que las correspondientes al pago de impuestos, cotizaciones de seguridad social y dems establecidas expresamente por las leyes. Con todo, el alcalde a peticin escrita del funcionario podr autorizar que se deduzcan de la remuneracin de este ltimo, sumas o porcentajes determinados destinados a efectuar pagos de cualquier naturaleza, pero que no podrn exceder en conjunto del quince por ciento de la remuneracin. Si existieren deducciones ordenadas por sistema de bienestar, el lmite indicado se reducir en el monto que representen aqullas. Art. 96.- No podr anticiparse la remuneracin de un empleado por causa alguna, ni siquiera en parcialidades, salvo lo dispuesto en este Estatuto.

34


Art. 97.- Los funcionarios tendrn derecho a percibir las siguientes asignaciones: a) Prdida de caja, que se conceder slo al funcionario que en razn de su cargo tenga manejo de dinero efectivo como funcin principal, salvo que la municipalidad contrate un sistema de seguro para estos efectos; b) Movilizacin, que se conceder al funcionario que por la naturaleza de su cargo, deba realizar visitas domiciliarias o labores inspectivas fuera de la oficina en que desempea sus funciones habituales, pero dentro de la misma ciudad, a menos que la municipalidad proporcione los medios correspondientes; c) Horas extraordinarias, que se conceder al funcionario que deba realizar trabajos nocturnos o en das sbado, domingo y festivos o a continuacin de la jornada de trabajo, las que se calcularn sobre el sueldo base y la asignacin municipal respectiva, Art. 9,b) siempre que no se hayan compensado con descanso suplementario;

35


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin Administracin de Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Licencias Medicas N RR-HH 02-SAP 2.2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro de Licencias Medicas N SAP 2.2.2 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Normar la ejecucin de pasos, para el proceso de cobro de licencias mdicas ya sea para el Compin o Isapres.II. ALCANCE Funcionarios planta y contrata que presentan Licencias Medicas III. REFERENCIAS

Decreto Supremo N 3 de 1984, del Ministerio de Salud, que contiene el Reglamento sobre Autorizacin de Licencias Mdicas.IV. POLTICAS

La organizacin aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto del cobro de dineros por licencias mdicas a todos los funcionarios planta y contrata del municipio de Valparaso.V. RESPONSABILIDADES

Encargada de Recursos Humanos Jefe de Personal Oficina de Remuneraciones Administrativo de PersonalDESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADESREGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Administrativo de 1.1 .-Imprime la planilla de licencias no Imprimir, pagadas de los meses el ao. Preparar, Personal1.2 .-Ir al Compin a buscar las visaciones de los meses. 1.3 .-Preparar el cobro una vez que tenga la mayor cantidad de visaciones (licencias mdicas). 1.4 .-Una vez teniendo listo el mes se prepara el oficio de cobro de mes al Compin. 1.5 .-Una vez firmado el oficio se procede ir a dejar la documentacin al Compin para informar el cobro de las licencias mdicas (COPIA DAF). 1.6 .-En el caso de que lleguen resoluciones de licencias mdicas RECHAZADAS y o REDUCIDAS se procede a mandar una carta al

36


funcionario para que haga la respectiva apelacin al Compin. Administrativo de 2.1.-Imprimir la planilla de licencias no pagadas de las diferentes Isapres de Personal los meses durante el ao. 2.2.- Preparar los oficios a las Isapres para efectuar los cobros correspondientes. 2.3.- Una vez firmado los oficios se procede a ir a las instituciones a dejar los cobros por las licencias mdicas. 2.4.-En el caso de que lleguen resoluciones de licencias mdicas RECHAZADAS y o REDUCIDAS se procede a mandar una carta al funcionario para que haga la respectiva apelacin al Compin. 3.1.-Revisa los oficios que le son Jefa de Personal entregados y si estn correctos procede a firmarlos (Jefa de Personal y encargada de RR-HH), para su despacho 3.2.- Al contrario si encuentra algn error lo rectifica y realiza la modificacin correspondiente. 3.4.-Remite copia de oficio cobranza al DAF. Administrativo de 4.1.-Encargado de Cobro de licencias, Personal retira cheques de las distintas Isapres. 4.2. Descargada del sistema de licencias los pagos recibidos. 4.3.-Confecciona Oficio para enviar cheques a Tesorera Municipal para su depsito.

Imprimir, Preparar

Revisar, Visar

Confeccionar Retirar - Finalizar

37


Proceso: Licencias Medicas Cod.: RR-HH 02-SAP 2.2 Procedimiento: Cobro de Licencias Medicas Cod.: SAP 2.2.2Administrativo (Departamento de Personal) Jefe de Personal Direccin Administracin y Finanzas Isapre o COMPIN

InicioCaschile (Personal)

Se imprimen licencias no pagadas en Sistema CasChile

Compin entrega licencias Medicas

Isapres Isapres

Compin

Se imprime listado de licencias medicas de Isapres

Licencias Medicas Se Revisan oficios y Montos

Encargado se dirige al compin al retiro de licencias medicas visadas

Estn correctos?Se cotejan y clasifican las licencias medicas

SI

NODa VB y trmita firma de Enc. RRHH, devuelve oficios firmados listos para su despacho a compin he Isapres

Se confecionan oficios para cada una de las isapres y compin

Si encuentra errores devuelve los oficios para su rectificacin

Oficios con errores

Oficios Visados

Isapres

Compin

Se envian oficios a Jefe de Personal para su revisin y visacin

Oficios de Cobro de Licencia Medica

Oficios de Cobro de Licencia Medica

Se procesa monto y se Paga con Cheque el cual se envia a IMV (encargado de Licencias medicas)

Isapres

CompinCheque

Oficios Visados

Se fotocopia y envia a compin con copia a DAF

Oficios de Cobro Oficios de Cobro de Licencia de Licencia Medica Medica

Cheque Se descarga del sistema y se envia a Tesorera con copia de oficio a DAF

Fin

38



Referencias: AUTORIZACIN DE LICENCIAS MEDICAS POR LAS COMPIN E INSTITUCIONES DE SALUD PREVISIONAL Art. 1.- Para los efectos de este reglamento, se entiende por licencia mdica el derecho que tiene el trabajador de ausentarse o reducir su jornada de trabajo, durante un determinado lapso de tiempo, en cumplimiento de una indicacin profesional certificada por un mdicocirujano, cirujano-dentista o matrona, en adelante l o los profesionales, segn corresponda, reconocida por su empleador en su caso, y autorizada por la Comisin de Medicina Preventiva e Invalidez, en adelante Compin , de la Secretara Regional Ministerial de Salud, en adelante Seremi, que corresponda o Institucin de Salud Previsional segn corresponda, durante cuya vigencia podr gozar de subsidio de incapacidad laboral con cargo a la entidad de previsin, institucin o fondo especial respectivo, o de la remuneracin regular de su trabajo o de ambas en la proporcin que corresponda. Art. 12.- El empleador, en el acto de recepcionar el formulario de licencia, proceder a desprender el recibo para el trabajador, el que claramente fechado y firmado, se entregar al trabajador. Este recibo servir al trabajador para acreditar la entrega de la licencia dentro del plazo a que se refiere el artculo 11, como tambin para el cobro del subsidio a que d lugar la licencia mdica autorizada. Art. 17.- Autorizada la licencia o transcurrido los plazos que permitan tenerla por autorizada, sta constituye un documento oficial que justifica la ausencia del trabajador a sus labores o la reduccin de su jornada de trabajo, cuando corresponda, durante un determinado tiempo y puede o no dar derecho a percibir el subsidio o remuneracin que proceda, segn el caso. Art. 28.- En el caso de los trabajadores no afiliados a una Isapre, las licencias que dan origen al pago de subsidios se enviarn por la Unidad de

39


Licencias Mdicas o Compin, para su pago, a la oficina de subsidios que corresponda. Las licencias que dan origen al pago de subsidios o remuneraciones por otras instituciones, que no fueren ISAPRE, sern devueltas al empleador para su pago o remisin a la entidad que corresponda. Art. 44.- En el evento que la Isapre no cumpliere lo resuelto por la Compin, el cotizante podr solicitar el pago a la Superintendencia de Salud, la que har efectiva la garanta a que se refiere el artculo 26 de la ley N 18.933, hasta el monto del subsidio adeudado pagndolo de inmediato.

40


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Servicio de Bienestar Municipal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Beneficios del Personal N RR-HH 01-SB 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitacin y Pago de N SB 1.1.1 Reembolsos Mdicos y Recreacin I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecucin de pasos, estableciendo un estndar para el proceso de pago de reembolsos por concepto de Bono Consulta. II. ALCANCE Pago de Reembolsos a los funcionarios de Planta y Contrata, afiliados al Servicio de Bienestar. III. REFERENCIAS Ley N 19754 Decreto 288 del 02.02.2007 Plan Anual de Beneficios, Servicio de Bienestar(PAB) IV. POLTICAS El servicio de bienestar, otorga beneficios a los trabajadores de Planta y contrata que estn afiliados, de acuerdo a la cubertura que emana del plan anual del beneficios el cual est diseado por el comit de bienestar y establecido en base a presupuesto ao corrido condicionado por Presupuesto municipal. V. RESPONSABILIDADES Secretaria de Bienestar Ayudante Contador Bienestar Administrativo Contador de Bienestar Encargada de Bienestar Presidente del Comit de Bienestar Encargada de Recursos Humanos DAF Contabilidad Fondos Externos Secretaria Municipal Contralora Direccin de Finanzas Tesorera DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE Secretaria de Bienestar DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1.1 .-Recibe los Bonos y o boletas de Recreacin. 1.2 .-Verifica que los bonos o boletas correspondan al afiliado y o a sus cargas familiares debidamente inscritas en el Servicio de Bienestar, en caso de no corresponder los devuelve al funcionario que los presenta.41REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Recepcionar, Verificar, Ordenar, Resumir.


Ayudante de Contador

1.3 .-Verifica que los comprobantes cumplan los requisitos establecidos en el Plan Anual de Beneficios (PAB), en caso contrario los devuelve al funcionario o los archiva en el archivador de Documentos Nulos para ser entregados con Posterioridad. 1.4 .-Llena Comprobante de Recepcin (CR). 1.5 .-Adjunta los bonos o boletas con la copia del CR. y entrega el CR original firmado y timbrado al funcionario afiliado. 1.6 .-Ordena alfabticamente los CR y sus respectivos bonos y o boletas. 1.7 .-Confecciona resumen en planilla Excel de los CR recibidos. 1.8 .- Entrega los CR, Bonos y boletas al Ayudante de Contador. 2.1.-Revisa la concordancia de los Imprimir, antecedentes transcritos en los CR Preparar respecto de los bonos y boletas presentados. 2.2.-Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos establecidos en el PAB., Parte I Beneficios Mdicos, en caso contrario los devuelve a la Secretaria de Bienestar para que sta contacte y devuelva los documentos al funcionario que los present o los archiva en el archivador de documentos nulos. 2.3.-Los Bonos que cumplen los requisitos del PAB Parte I Beneficios Mdicos, les asigna el valor de reembolso de acuerdo al Plan Anual de Beneficios (PAB) parte I Beneficios Mdicos. 2.4 .-Resume los antecedentes en Planilla Borrador de Reembolso (Excel) que indica; Nombre Completo del Funcionario Afiliado, Rut, Institucin prestadora del Servicio, N de Comprobante, Valor Total de la Prestacin, y monto de reembolso asignado. 2.5.-Imprime Planilla Borrador de Reembolsos. 2.6.-Entrega los CR, Bonos y Planilla

42


Borrador de Reembolsos a Administrativo. Administrativo de 3.1.-Revisa la informacin y valores consignados en la Planilla Borrador de Bienestar Reembolsos de acuerdo PAB parte I Beneficio Mdicos y Listado de Funcionarios Afiliados al Bienestar. 3.2.-Entrega al Ayudante de Contador los CR, Bonos y Planilla Borrador de Reembolsos indicando las diferencias observadas. Ayudante de 4.1.- Corrige las observaciones e imprime Contador la Planilla de reembolso, Planilla de Pago Tesorera y confecciona oficio solicitando el pago de reembolso, cada uno de estos en tres copias. 4.2.-Entrega Planillas de Reembolsos, Planillas de Pago de Tesorera, Oficio de Solicitud de pago de reembolsos y CR al Contador y enva por correo electrnico la Planilla de Reembolsos, Planilla de Pago de Tesorera y Oficio de solicitud de pago de reembolsos. Contador 5.1.-Archiva Digitalmente las Planillas electrnicas enviadas por el Ayudante de Contador. 5.1.-Revisa la informacin en la Planilla de Reembolsos de acuerdo al PAB Parte I Beneficios Mdicos, en caso de encontrar diferencias enva todos los antecedentes al Ayudante de Contador con las observaciones para que ste las corrija. 5.2.-Revisa cuadratura de cifras entre la Planilla de Reembolso, Planilla de Pago de Tesorera y Oficio de Solicitud de pago de Reembolso. 5.3.-Revisa Cuenta de Imputacin Presupuestaria segn Presupuesto Bienestar ao en curso aprobado por el Comit de Bienestar. 5.4.-Entrega Planillas de Reembolsos, Planillas de Pago de Tesorera, Oficio de Solicitud de pago de reembolsos y CR a la Encargada de Bienestar. Encargada de 6.1.-Revisa la informacin en la Planilla de Bienestar Reembolsos de acuerdo al PAB Parte I

Revisar, Visar

Corregir, Entregar

Archivar, Revisar, Entregar.

Revisar, Entregar, Visar

43


Secretaria de Bienestar

DAF

Contabilidad

Secretaria Municipal

Beneficios Mdicos, en caso de encontrar diferencias enva todos los antecedentes al Ayudante de Contador con las Observaciones para que ste los corrija. 6.2.-Si los antecedentes se encuentran conforme con el PAB, firma el Oficio de solicitud de pago de Reembolsos. 6.3.-Entrega Planillas de Reembolsos, Planillas de Pago de Tesorera, Oficio de Solicitud de pago de reembolsos Firmado y CR a la Secretaria de Bienestar. 7.1.-Solicita a la Encargada de Recursos Humanos, su firma que otorga el V B en el Oficio de solicitud de pago de reembolsos. (Tres copias) 7.2.-Solicita la Firma de autorizacin para el pago del Presidente del Comit de Bienestar en el Oficio de Solicitud de pago de Reembolsos.(Tres Copias) 7.3.-Asigna Nmero Correlativo al Oficio de Solicitud de Pago de Reembolsos y anexa Planilla de Reembolso ms Planilla de Pago de Tesorera. 7.4.-Registra en el Cuaderno de Oficios la Solicitud de Reembolso Indicando; fecha, N de Oficio y detalle. 7.5.-Archiva una copia en Oficios Correlativos Bienestar y la otra en el Archivador de Reembolsos. 7.6.-Enva al DAF en un ejemplar el oficio de Solicitud de Pago de Reembolsos, Planilla de Reembolsos, Planilla de Pago de Tesorera. 8.1.-Autoriza y Dispone la Confeccin de Decreto de Pago 8.2.-Enva los antecedentes a contabilidad 9.1.- Verifica la naturaleza del pago. 9.2.- Enva los antecedentes a Fondos Externos 10.1.-Autoriza y Firma el Decreto de Pago La Secretaria Municipal y el Seor Alcalde 10.2.-Enva los antecedentes a la Contralora.

Solicitar, Asignar, Registrar, Archivar, Enviar.

Autorizar, Enviar

Verificar, Enviar

Autorizar, Enviar.

44


Contralora

Finanzas

Tesorera Contador

Tesorera

11.1.-Revisa que los antecedentes que originan el Decreto de Pago se encuentre bajo Norma. 11.2.-Enva los antecedentes a Finanzas. 12.1.-Revisan la disponibilidad de Fondos en Cuenta Corriente de Bienestar. 12.2.-Autorizan el Giro de la Cuenta Corriente del Bienestar 13.1 .-Ejecuta el Giro de fondos 13.2 .-Entrega los antecedentes al Cajero 14.1.-Averigua disposicin de pago de reembolsos. 14.2.- Solicita a Informtica publicacin en Intranet el pago de reembolsos 14.1.-Paga los reembolsos a los funcionarios afiliados que presentaron bonos y boletas, para ser bonificados de acuerdo al Planilla de pagos de Tesorera.

Revisar, Enviar

Revisar, Autorizar,

Ejecutar, Entregar Solicitar, Informar.

Cancelar, PagarFinalizar

45


Proceso: Beneficios Sociales Cod.:RR.HH 01-SB 1.1 Procedimiento: Pago de Reembolsos Mdicos y de Recreacin Cod.: SB 1.1.1Secretaria BienestarInicio

Contabilidad de BienestarRevisa concordancia de documentos y reembolsoDevuelve antecedentes a Secretaria de Bienestar

Administrativo BienestarCR ++ CR CR + antecedentes antecedentes antecedentes

Encargado BienestarCR +++ CR CR antecedentes antecedentes antecedentes

Comprobante para ReembolsoCumple con los requisitos establecidos en el PAB.?

NO

Revisa antecedentes y corrige errores, enva planilla borrador de reembolsos

Realiza observaciones a planilla y entrega antecedentes a administrativo de Bienestar Planilla y antecedentes de Reembolsos

Recepciona Comprobante y Verifica Datos de Afiliado y Cargas

Contacta afiliado. devuelve documentos al Afiliado o archiva como documento nulo NO

SI Calcula monto del Reembolso en base al PAB. Ingresa datos a planilla de Pago, crea oficio

Registro de reembolsos

Planilla Borrador de Reembolsos

SI Revisa planilla y antecedentes de acuerdo al Plan Anual de Beneficios

Cumple con los requisitos establecidos en el PAB.?

SILlena Comprobante de recepcin de Reembolso y entrega copia a Afiliado y traspasa CR y DOCS a Ayudante de Contador, registra accin en planilla electrnica

Bienestar

Imprime planilla, entrega antecedentes a administrativo de Bienestar

CR ++ CR CR + antecedentes antecedentes antecedentes

Existen diferencias?

NO Planilla Borrador de Reembolsos

CR + CR + CR + antecedentes antecedentes antecedentes Ayudante de contador entrega planilla y antecedentes a contador para revisin de planilla de pago CR +++ CR CR antecedentes antecedentes antecedentes

Visa trmite de pago para dar curso a la obtencin de firmas autorizadas por parte de la Secretaria de Bienestar

CR +++ CR CR antecedentes antecedentes antecedentes

Gestiona firmas autorizadas para dar curso a oficio de pago de reembolsos

Contador prepara, revisa y archiva planillas electrnicas.

Enva detalle del reembolso a Tesorera y DAF, para que se efectu pago por caja.

Revisa cuenta de imputacin presupuestaria Aprobada por Comit de Bienestar

Registro de reembolsos

Entrega antecedentes del pago de reembolso a encargada de bienestar Guarda registro del Reembolso

DAF verifica disponibiliad de recursos para efectuar pago

Planilla y antecedentes de Reembolsos

Fin

46



Referencias: Ley N19754 AUTORIZA A LAS MUNICIPALIDADES PARA OTORGAR PRESTACIONES DE BIENESTAR A SUS FUNCIONARIOS Art. 1. - Autorzase a las municipalidades del pas para otorgar prestaciones de bienestar a los funcionarios de planta y a contrata, al personal afecto a la ley N15.076, y a los regidos por el Cdigo del Trabajo, por la ley N19.070 o por la ley N19.378, con desempeo permanente en la unidad municipal de servicios de salud, educacin y dems incorporados a la gestin municipal, y a aquello que hayan jubilado en dichas calidades, con el objeto de propender al mejoramiento de las condiciones de vida del personal y sus cargas familiares y al desarrollo y perfeccionamiento social, econmico y humano del mismo. El personal que se desempea en los establecimientos municipales de los servicios traspasados de salud y educacin no estar afecto al sistema que crea la presente ley. Art 2.- Los objetivos especficos, la forma y condiciones en que cada municipio otorgar dichas prestaciones, la conformacin y funcionamiento del comit de bienestar y dems normas de ejecucin, sern materia de un reglamento que deber aprobar el concejo a proposicin del alcalde respectivo. El alcalde, previamente a formular al concejo la proposicin de reglamento o la modificacin del mismo, deber solicitar la opinin de las asociaciones de funcionarios existentes en la municipalidad o, en su defecto, del personal municipal. Dicha opinin o pronunciamiento deber evacuarse en el plazo de 30 das, contado desde la remisin de la proposicin correspondiente. Vencido dicho plazo, el alcalde formular la propuesta al concejo, acompaando las opiniones existentes. El concejo, antes de pronunciarse respecto de la proposicin de reglamento, deber or a la asociacin o asociaciones, o a falta de stas,

47


a los representantes del personal, y tener a la vista las opiniones evacuadas. Art. 3.- Para el financiamiento de las actividades de bienestar social, las municipalidades determinarn anualmente el aporte que realizarn por cada afiliado activo, considerndose los correspondientes recursos en el presupuesto municipal. El aporte que se establezca no podr ser inferior a 2,5 unidades tributarias mensuales (U.T.M) no superior a 4,0 unidades tributarias mensuales (U.T.M) El aporte los servicios de bienestar no ser considerado como gasto en personal para efectos de lo establecido en el artculo 1 de la ley N 18.294. Los afiliados que sean jubilados debern enterar de su cargo el aporte que corresponda a la municipalidad. Adems, las prestaciones de bienestar se financiarn con los siguientes recursos: a. a. La cuota de incorporacin y el aporte mensual de los afiliados activos y pasivos, que sern fijados en la forma que se establezca en el respectivo reglamento de bienestar; b. b. Los aportes extraordinarios de los afiliados, determinados en la forma sealada en la letra precedente; c. c. Las comisiones que perciban en virtud de los convenios que celebren con terceros para el otorgamiento de beneficios a los afiliados; d. d. Los intereses que se generen por prstamos concedidos a los afiliados; e. e. Los que se obtengan de herencias, legados, donaciones y erogaciones voluntarias para fines de bienestar de los afiliados, y f. f. Los dems ingresos que deriven de acciones vinculadas a las prestaciones de bienestar. Los recursos correspondientes a bienestar debern considerarse en registros contables especiales dentro del respectivo presupuesto municipal y mantenerse en cuenta corriente bancaria separada. Art. 4.- Tanto la afiliacin como la desafiliacin al sistema de prestaciones de bienestar sern voluntarias y debern ser solicitadas por escrito al Comit de Bienestar, el que deber pronunciarse al respecto en la sesin ordinaria siguiente a la fecha de la solicitud. Art. 5.- Se perder la calidad de afiliado por las siguientes causales: a. a. Por dejar de pertenecer a la municipalidad respectiva, con excepcin de los jubilados que ejerzan su derecho a permanecer en el sistema de bienestar en los trminos previstos en esta ley; b. b. Por desafiliarse del sistema de bienestar, y c. c. Por expulsin, por causales que determine el reglamento.

48


Art. 6.- Los afiliados que dejen de ser funcionarios y deseen seguir perteneciendo al sistema de bienestar como jubilados, debern manifestarlo por escrito y, desde esa oportunidad y hasta que adquieran dicha calidad, se mantendrn en suspenso sus derechos como afiliados, los que se ejercern plenamente a contar de la fecha a partir de la cual se conceda la jubilacin, pudiendo percibir retroactivamente los beneficios que correspondan, previo pago de las cotizaciones correspondientes. Art. 7.- La municipalidad deber establecer en el reglamento a que se refiere el artculo 2 de esta ley, los beneficios de bienestar social podrn otorgar conforme a sus disponibilidades presupuestarias, indicando sus modalidades de concesin y quienes, aparte del afiliado, sern sus beneficiarios. Art. 8.- La Seccin a que se asigne el servicio de bienestar de los funcionarios podr otorgar beneficios vinculados a las siguientes reas: salud, educacin, asistencia, entre otras. El reglamento determinar las prestaciones especficas que se otorgarn. Art. 9.- Las municipalidades podrn celebrar convenios con entidades pblicas o privadas, con el propsito de mejorar el nivel de atencin y el de las prestaciones que sus servicios de bienestar otorguen a sus afiliados. Art. 10.- La administracin general del servicio de bienestar corresponder al Comit de Bienestar. El reglamento municipal respectivo establecer su organizacin, el nmero de sus miembros, su administracin financiera y de bienes y las funciones que le correspondan. La mitad de los integrantes de dicho Comit estar compuesta por representantes propuestos por el alcalde, con aprobacin del concejo, y la otra mitad por representantes de la o las asociaciones de funcionarios existentes en el municipio. Si en el respectivo municipio hubiese ms de una asociacin de funcionarios, la representacin de stas en el Comit, en la parte correspondiente, ser proporcional al nmero de afiliados, conforme lo establezca el reglamento. De no existir asociacin de funcionarios, los representantes del personal sern elegidos por la totalidad de los funcionarios adscritos al sistema de bienestar, en la forma que prescriba el mismo reglamento. Los acuerdos que se adopten requerirn mayora simple; en caso de empate, determinar el voto del presidente del Comit. Los integrantes del Comit en representacin de los funcionarios durarn dos aos en el cargo. No obstante, podrn ser removidos por decisin de la mayora de los afiliados al sistema de bienestar.

49


El Comit elegir a su presidente de entre sus propios miembros. Si el Comit no lograre generar por esta va al Presidente, ste ser designado directamente por el alcalde, tambin de entre los miembros del Comit. El Comit de Bienestar, durante la ltima quincena del mes de septiembre, aprobar el proyecto de presupuesto a que se refiere la letra b) del artculo siguiente. Asimismo, deber presentar a la respectiva municipalidad un balance anual de ingreso y administracin de los recursos, y de las prestaciones otorgadas, dentro de los dos primeros meses del ao siguiente al de su ejecucin. Sin perjuicio de lo dispuesto en los incisos precedentes, en el evento que para el otorgamiento de prestaciones de bienestar se apliquen algunas de las modalidades a que se refiere el inciso segundo del artculo 1 de esta ley, las municipalidades debern considerar en el respectivo convenio las normas especficas de administracin y participacin.

50


Unidad Admin.

Fecha

N. de Revisin

Seccin Administracin de Personal 15-Dic-2009 Rev. 00-01 NOMBRE DEL PROCESO: Seleccin de Personal N RR-HH 1 SAP 1.2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contrato Transitorio N SAP 1.2.2 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer acciones estructuradas y ordenas para el ingreso de personal con contrato transitorio. II. ALCANCE Personas que se transformarn en funcionarios a contrata. III. REFERENCIAS Estatuto administrativo ley 18,883 Art. 9 Ley 18.575 IV. POLTICAS La organizacin aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto a las obligaciones que le corresponden y que estn establecidas en el Estatuto Administrativo que regula la forma en que se realiza el vinculo entre el funcionario y el municipio. V. RESPONSABILIDADES

Administrador Municipal Jefe de Gabinete Director de Finanzas Jefe de Personal Oficina de registro y mantencin de antecedentes Administrativo encargado (Personal) Secretaria MunicipalDESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE Jefe de Personal DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1.1.- Recepciona solicitud autorizada por el Administrador Municipal para contratacin transitoria, cuyo origen puede ser el Gabinete del Sr. Alcalde, Director de Finanzas o Administrador Municipal. 1.2.- Enva solicitud a encargada de Tramitar solicitudes. 2.1.- Recibe solicitud de parte de la Jefa de Personal. 2.2.-Llama por telfono o mail y se comunica a la persona para que se presente en RR-HH. 2.3.-Confecciona Ficha con los datos de nuevo funcionario.REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL

Recepcionar Enviar

Administrativo Encargada de Contratos (Personal)

Recibir Envi

Manual_de_Procedimientos_Departamento_de_Recursos_Humanos_Revisi_n1_a_o_2009_

Documents

Transcript of Manual_de_Procedimientos_Departamento_de_Recursos_Humanos_Revisi_n1_a_o_2009_