Manual logistica aprovisionamiento

Logística de Aprovisionamiento

APROVISIONAMIENTO

DEFINICIÓN:

Proceso de gerenciar estratégicamente la planeación, adquisición, movimientos, recepción, producción, empaque, Almacenamiento, distribución y entrega al cliente de las materias primas, semielaborados, y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa y hasta el usuario final en condiciones de producto adecuado, Oportunamente, con bajo costo y calidad.

OBJETIVOS Mantener la continuidad operativa del sistema

organizacional. Garantizar el nivel de calidad especificado en cada

material requerido Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la

compañía a través de los costos de adquisición. Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los

niveles disponibles y de compra buscando un enfoque JIT

Lograr los mejores métodos de manipulación y empaque de los materiales

Sostener y proyectar a través de un suministro cumplido y regulado el resultado en el servicio al cliente.

- GESTION DE OPERACIONES –

cadena logística

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FLUJO DE

INFORMACION

FLUJO DE

PRODUCTOS

COMPRAS PRODUCCION DISTRIBUCION STOCKS VENTAS


Logística del aprovisionamiento

• se ocupa del proceso de adquisición yalmacenamiento de productos que pueden sermaterias primas, materiales, partes, piezas, etc,desde los proveedores hasta el comienzo delproceso productivo en empresas productivas.

• en empresas puramente comerciales, se trata dela adquisición de productos terminados que seutilizan para satisfacer las necesidades del clientefinal.

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• Es la función logística mediante la cual se provee a una

empresa de todo el material necesario para su

funcionamiento

Las actividades incluidas dentro de este proceso son

las siguientes:

(a) Cálculo de necesidades:

(b) Compra o adquisición:

(c) Obtención:

Concepto:

• Puede decirse que APROVISIONAR es una función

destinada a poner a disposición de la empresa todos los

productos, bienes y servicios del exterior que son

necesarios para su funcionamiento.

El aprovisionamiento, abarca tres áreas:

• Compras,

• almacenamiento

• y gestión de inventarios

CALCULO DE NECESIDADES

Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que

se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades

específicas para un determinado período de tiempo, para una

fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la

requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa

determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o

seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.

- GESTION DE OPERACIONES –- GESTION DE OPERACIONES –

SUS NECESIDADES

Para determinar las necesidades, el gerente de

abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles,

debido principalmente a que esta necesidad tiene su

origen en otras dependencias de la empresa:

Con el gerente de Producción para determinar:

a) Los productos que se van a requerir para las

operaciones de producción en el volumen previsto.

b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a

fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.

c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a

adquirirse. 10


Con el gerente de Logística para

determinar:

a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.

b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada

artículo.

c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los

productos.

d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.

e) Capacidad de equipo y material para el transporte.

f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

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Con el jefe de Compras para definir:

a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.

b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.

c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de

suministros.

Con el gerente de Ventas o Comercialización para:

a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.

b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propósito de conocer:

a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los

activos de la empresa.

b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.

c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

- GESTION DE OPERACIONES –13

Función COMPRAS

tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,

garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos

de tiempo, calidad y precio.

Proceso de adquisición

1. Planeamiento de las necesidades

2. Selección de fuentes de abastecimiento

3. Emisión del pedido al proveedor

4. Seguimiento del pedido

5. Recepción del pedido


Selección de Proveedores

• Criterios a partir de las prioridades competitivas

Precio Calidad

Servicio

Velocidad Puntualidad Volúmenes Localizaciones

Qué pide el cliente al proveedor?

Mínimo precio

Máxima calidad

Entrega ágil y lotes pequeños

Innovación

Seguridad

Buen trato

Qué pide el proveedor al cliente?

Máximo precio

Máximas compras

Programación

Fidelidad

Seguridad

Buen trato

Beneficios para el Cliente

Si el cliente reduce el número de proveedores, aumentará las compras a cada uno de ellos, pudiendo conseguir menores niveles de coste

Si aumenta la confianza en la calidad del proveedor, se podrán eliminar costosas operaciones de inspección

Si se adaptan los ritmos de entrega a las necesidades, se reducirán los stocks

Contando con proveedores a largo plazo, podrá exigirles capacidad de innovación y mejoras

Beneficios para el Proveedor

El proveedor podrá alcanzar sus objetivos de máximas compras y fidelización del cliente, ganándose su confianza en cuanto a calidad y servicio suministrado, adaptando su estructura productiva a los ritmos y secuencias del cliente, considerando las observaciones del mismo como oportunidades de mejora en las relaciones mutuas

Selección de Proveedores(Primer paso)

Datos históricos referentes a calidad servicio

Solidez técnica y económica

Evaluación por auditoría de su sistema de calidad

Capacidad tecnológica y de innovación

Conformidad manifiesta a prestar suministros garantizados

Deseos explícitos de colaboración y desarrollo conjunto

Selección de Proveedores(Segundo paso)

Con los proveedores seleccionados en el primer paso, establecer acuerdos que permitan:

Aumento de calidad en los suministros

Reducción de plazos

Reducción de costes

Agilidad en las entregas según programación

Selección de Proveedores(Tercer paso)

Establecer acuerdos de calidad en el que estén involucradas ambas partes, realizándose oportunas auditorías, tanto en el proceso del proveedor como en el del comprador, implementándose adecuados canales de información en ambas direcciones.

Evaluación de Proveedores

Los sistemas de evaluación que habitualmente se emplean hacen intervenir tres factores:

Indice de Precios: (Precio más bajo ofertado/Precio medio del mercado) x 100

Indice de Calidad: (Lotes aceptados/Lotes servidos) x 100

Indice de Servicio: (Piezas entregadas en plazo/Total piezas solicitadas) x 100


Certificación de Proveedores

• Comprobación de capacidad para suministrar productos y

servicios de acuerdo a las necesidades del cliente

• Proceso de evaluación profunda de aptitudes

– costo

– calidad

– entrega

– flexibilidad

• Análisis de procesos

• Revisión de documentación para verificar integridad y precisión

Certificación


Relaciones con proveedores: orientaciones

Competitiva

• Suma cero

• Corto plazo

• Poder de compra

• Capacidad negociadora

• Muchos proveedores

Cooperativa

• Asociados

• Largo Plazo

• Esfuerzo conjunto

• Compartir información y ahorros

• Pocos proveedores o único


Compras centralizadas

Ventajas

• Incremento del poder de compra

• Ahorros importantes

• Garantía de disponibilidad

Limitaciones

• Necesidad de conocimiento de legislaciones de cada pais en

adquisiciones globalizadas

• Artículos exclusivos de una localización

• Insumos estrechamente vinculados al programa de producción

• Plazos de entrega en general mayores

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS

1. INFORMACIÓN

a. Materiales

b. Proveedores

2. INVESTIGACIÓN

a. Estudios de mercado de proveedores

b. Estudio de materiales en uso

c. Análisis de costos de los materiales

d. Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa

e. Investigación sobre proveedores

f. Investigación sobre materiales secundarios

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS3. FUNCIONAMIENTOa. Constatación de requisiciones b. Obtención y análisis de cotizacionesc. Determinación de la forma comprard. Programación de las comprase. Entrevista a proveedoresf. Negociación de contratosg. Remisión ordenes de comprah. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS4. AUXILIARESa. Procedimientos de oficinab. Tomar la mejor decisión de comprac. Normalización y simplificación de

actividades logísticasd. Sustitución de materialese. Ensayos y pruebas de artículos nuevosf. Presupuesto de adquisicionesg. Control de existencias h. Política de compras

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS

5. ACTIVIDADES AFINES

a. Dirección de almacenes

b. Dirección de transportes

c. Seguros en general

d. Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte

e. Recuperación de materiales

f. Contabilidad de materiales

ÉTICA EN LAS COMPRAS

1. CORTESÍA Y EQUIDAD (Hasta que punto?)

2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores)

3. DIVERSIONES (Hasta que punto? -tienen los compradores cuentas de gastos?)

ÉTICA EN LAS COMPRAS

4. REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? –se prohíben? – se toleran? – se rechazan?. Comparar con políticas de ventas.

5. PUGNA DE INTERESES: Qué hacer cuándo se presenta? – responsabilidad de compras?

6. CODIGO DE ÉTICA DEL COMPRADOR

CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS

1. Proceso administrativo Responsabilidades del área de compras Estructura del área de aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de manejo

(ISO) Medición del logro Manejo de información y vinculación

tecnológica.


2. Aspectos Relevantes

Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor.

Enfoque de servicio al cliente (integral)

Enfoque de manejo de la competencia


3. Aspectos Legales

Contratos y acuerdos con proveedores

Actitud y disposición para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores

Contenido legal de los contratos

Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio


4. Proceso de Negociación

Regalos, donaciones.

Atenciones – Participación en eventos

Precio legal – Beneficio Legal (Para la empresa)

MÉTODOS PARA COMPRAR

1. SEGÚN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA

a. Ajustadas a las necesidades

Se compra lo necesario

Productos de poca rotación

El problema es de tiempo

No se tiene stock

MÉTODOS PARA COMPRAR

b. Para períodos futuros específicos

Materiales con consumo regular

Variaciones de precio en el tiempo

Períodos variables de consumo

Costo almacenamiento

Depende aprovisionamiento o del consumo

METODOS PARA COMPRAR

2. SEGÚN LA FORMA DE COMPRARa. Sobre contrato

mejor negociación de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantías, etc.

b. Compras agrupadas. Según origen, catalogación, rotación, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos


c. Compras programadas Según el consumo real

El proveedor es un almacén propio

Buena calidad por conciencia del proveedor

Buen nivel de oportunidad

Reducción de inventarios

Bajo costo de comprar


3. Según el mercado Según programa de producción

Estudio permanente del mercado

Pronósticos de cantidad y precio

Asegurar aprovisionamiento futuro

Método para consumo estable


4. Especulativas• Mayor riesgo a lo normal

• Se usa por la variación del precio

• Basado en la utilidad que se pueda obtener

• Requiere compromiso de otras áreas

• Inmoviliza el flujo de caja.


Compras electrónicas

• EDI (electronic data interchange)

• Intercambio de documentos via telefónica

• Software para comunicaciones

• Documentos

– pedidos – facturas - órdenes de pago

• Proceso

– Cliente: “clik” en catálogo electrónico

– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo

– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque

– Proveedor: envío electrónico de factura

– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria

• Facilitar EDI a través de Internet


e-commerce

• Wal-Mart, Eastman Kodak, GM y Baxter International

• GE Red de Procesos de Intercambio

• Ventajas

– menores costos de colocación de pedido

– menores tiempos de procesamiento

– posibilidad de participación de un gran número de oferentes

• Mercados virtuales

– transacciones múltiples

– gran número de clientes y proveedores


Selección de la forma de transporte

• Carretera

• Ferrocarril

• Marítima

• Aérea

• Tubería

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Business

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