MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA DE...

CUMPLIMIENTO

DE ADQUISICIONES

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE

COMPRAS

MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017

ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

VERSIÓN: 01

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CARACTERIZACION DEL PROCESO

ENTRADAS

Listado Institucional de

Medicamentos y Dispositivos

médicos. Plan de compras

SALIDAS

Programación de necesidades

Programación de adquisiciones

Contratos

Orden de compra

P AV

MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017


VERSIÓN: 01

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1. JERARQUIZICION DEL PROCESO V

MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO

SERVICIO FARMACEUTICO

002. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS

Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Definir período de análisis y de proyección de

necesidades.

Cuantificar las necesidades de medicamentos y

dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de uso en

cada servicio.

Confrontar dichos cálculos con los consumos

históricos.

El Regente de Farmacia ajusta las cantidades

definidas por los servicios y programa las cantidades

a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de

punto de reposición, consumos promedios, niveles

mínimos y tiempo de reposición.

Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto

disponible.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017


VERSIÓN: 01

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Calcular las necesidades de cada producto para un

período de tres meses. Identificarlos productos

requeridos y la cantidad necesaria de cada uno.

Con base en las necesidades de cada producto en el

período de tres meses se calculan los requerimientos

para el año.

Luego de determinar las necesidades requeridas para los

tres meses, se procede a recopilar los planes de

necesidades de toda la Institución, incluyendo el del

servicio farmacéutico.

Realizar ajustes de acuerdo a ciertas patologías

frecuentes en diferentes épocas del año.


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VERSIÓN: 01

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Aplicar la política de compras definida por la

Institución, determinando la modalidad de la

adquisición, la característica de la negociación, la

evaluación de las ofertas y la adjudicación y

suscripción de la contratación directa.

Utilizar los siguientes criterios para asignar

prioridades a los productos que se van a adquirir ya

que no siempre será posible adquirir todos los

productos en el momento indicado.


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002 ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MEDICOS

El criterio técnico del Regente de Farmacia prevalecerá

cuando se presenten diferencias de criterios entre el

responsable de las compras y el responsable del servicio

farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y

almacenamiento, distribución, uso adecuado, devolución

al proveedor por fecha próxima de vencimiento,

ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de donaciones,

destrucción o desnaturalización de medicamentos y

dispositivos médicos.

El Regente de Farmacia recopila la información sobre

existencias y necesidades de los medicamentos y


Revisa los puntos de reposición y calcula las

cantidades que deben adquirirse por cada ítem del

listado básico institucional.

El Jefe de la oficina de suministros debe presentar

las cotizaciones, propuestas vigentes y disponibilidad

de los proveedores por cada ítem.

Definir el conjunto de fabricantes de cada

producto que cumplen con los requisitos de

calidad.

Buscarla mejor alternativa hasta definir el

proveedor y el precio del producto.


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VERSIÓN: 01

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Entregar el área administrativa y a la oficina jurídica

las adquisiciones definidas.

Elaborar los contratos

Elaborar las órdenes de compra

Comunicar a los proveedores

Enviar copia de los contratos y órdenes de compra

al almacén

El responsable de la adquisición enviará de manera

oportuna, continua y verás al sistema de información del

servicio farmacéutico toda la información que va

adquiriendo respecto a medicamentos y dispositivos

médicos.

2. OBJETIVO

Obtener los Medicamentos y Dispositivos Médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tener los

disponibles para la satisfacción de las necesidades de los usuarios, beneficiarios o destinatarios de la institución.


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MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL

RESOLUCIÓN 1403 DE 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta

el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.

REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

DECRETO 115 DE 1996: Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los

presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras.

ESTATUTO DE CONTRATACIÓN PUBLICA

3. RESPONSABLE

Jefe de la Oficina de Suministros

Regente de Farmacia

Comité de Compras


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VERSIÓN: 01

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4. DEFINICIONES

ADQUISICIÓN: Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos, con el fin de tener los disponibles en la Institución.


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DISPOSITIVOS MÉDICOS (D.M.): Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro

artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y

programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en diagnóstico,

prevención supervisión tratamiento o alivio de una enfermedad.

CONSUMO PROMEDIO (C.P.): Cantidad de medicamento o dispositivo médico consumido en un día, semana o mes;

está determinado por la necesidad del medicamento, su utilidad en diferentes esquemas de tratamiento y su

comportamiento, entre otros.

NIVEL MÍNIMO DE EXISTENCIAS (N.M.E.): Es la cantidad mínima de medicamentos y/o dispositivos médicos con la cual debe contar la entidad para evitar desabastecimientos o agotamiento.


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4. DETALLE DE ACTIVIDADES

No QUE HACER DONDE QUIEN LO

HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

01

Programar las

necesidades

Servicio

Farmacéutico

Regente de

Farmacia

Definir período de análisis y de proyección

de necesidades.

Cuantificar las necesidades de

medicamentos y dispositivos médicos y

priorizarlas por nivel de uso en cada

servicio.

El Regente de Farmacia ajusta las

cantidades definidas por los servicios y

programa las cantidades a adquirir. Definir prioridades, de acuerdo con lo

requerido.

Trimestralmente

(a partir de

Enero)

Software


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Presupuesto disponible.

02

Elaborar el Plan

de necesidades

Servicio

Farmacéutico

Regente de

Farmacia

Calcular las necesidades de cada producto

para un período tres meses. Identificar los

productos requeridos y la cantidad

necesaria de cada uno.

Con base en las necesidades de cada

producto en el período de tres meses se

calculan los requerimientos para el año.

Realizar ajustes de acuerdo a ciertas

patologías frecuentes en diferentes

épocas del año. Ej: Período de lluvias.

Una vez se

programen las

necesidades

(trimestralmente a

partir de enero)

Software

03

Enviar el Plan

de necesidades

a suministros

Unidad Funcional

de Suministros

Jefe de Servicio

Farmacéutico

Luego de determinar las necesidades

requeridas para los tres meses, se procede a

recopilar los planes de necesidades de toda la

Institución, incluyendo el del servicio

farmacéutico.

Una vez elaborado el

Plan de necesidades

Plan de

Necesidades

04

Elaborar el plan

de compras

Unidad Funcional

de Suministros

Jefe de

suministros

Discriminar para cada producto lo siguiente:

Descripción técnica

Unidad de medida

Consumo total año anterior

Existencias al inicio del periodo (inventario

al 31 de diciembre del año anterior) y las

adquisiciones en trámite o entregas

pendientes.

Una vez elaborado el

plan de necesidades

(Anualmente a partir

de enero)

Software


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Consumo promedio trimestral

Consumo total año programado

Necesidades totales (lo que se va a

adquirir realmente en el año programado) Valor unitario por unidad de medida

Valor total

05

Decisión de

Adquisición

Sala de Juntas

Comité de

Compras

Aplicar la política de compras definida por

la Institución, determinando la modalidad

de la adquisición, la característica de la

negociación, la evaluación de las ofertas y

la adjudicación y suscripción del contrato

o la contratación directa.

Utilizar los siguientes criterios para asignar

prioridades a los productos que se van a

adquirir ya que no siempre será posible

adquirir todos los productos en el

momento indicado.

Nota: Tener en cuenta los siguientes criterios

en el momento de la adquisición de los

medicamentos y dispositivos médicos:

Criterio asistencial: clasificación VEN;

considerados como vital es esencial es, de

los cuales dependerá la vida de muchos

pacientes.

Criterio económico: clasificación ABC;

considerados de acuerdo a su

participación en el gasto de la institución.

Una vez elaborado

el plan de Compras

(Anual a partir de

enero)

Políticas de

compras,

LBM y DM,

Herramienta

ABC y VEN


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ABRIL DE 2017 EMISIÓ N ABRIL DE 20175


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

06

Ajuste trimestral

según

frecuencias y

consumos

Unidad Funcional

de Suministros

Jefe de

Suministros

Ajustar el programa de compras al

comportamiento de los consumos de los

meses anteriores monitoreando la demanda

de cada uno de los productos.

Una vez realizada

la decisión de

adquisición

(trimestral a partir

de enero)

Software

07

Solicitar concepto

técnico del Jefe

Del Regente de

Farmacia

Unidad Funcional

de Suministros

Jefe de Oficina

de Suministros

El criterio técnico del Regente de Farmacia

prevalecerá cuando se presenten diferencias

de criterios entre el responsable de las

compras y el responsable del servicio

farmacéutico, respecto a la calidad, recepción

y almacenamiento, distribución, uso

adecuado, devolución al proveedor por fecha

próxima de vencimiento, ofrecimiento,

aceptación y/o rechazo de donaciones,

destrucción o desnaturalización de

medicamentos y dispositivos médicos.

Cada vez que se

presenten diferencias

de criterios técnicos

Bibliografía

científica de

medicamentos

08

No,

Adquisición de

medicamentos y

Dispositivos

médicos

Unidad Funcional

de Suministros

Comité

de

compras

Jefe de Oficina

de Suministros

Regente de

Farmacia

El Regente de Farmacia recopila la

información sobre existencias y

necesidades de los medicamentos y


Revisa los puntos de reposición y calcula

las cantidades que deben adquirirse por

cada ítem del listado básico institucional.

El Jefe de la oficina de suministros debe

presentar las cotizaciones, propuestas

vigentes y disponibilidad de los

proveedores por cada ítem.

Cada vez que se

realice una

compra

Cuadro

Comparativo

de

Cotizaciones,

Políticas

técnicas y

comerciales de

adquisición,

LBM y DM.


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ABRIL DE 2017


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Elabora un cuadro comparativo de los

proveedores con sus ofertas.

Definir el conjunto de fabricantes de

cada producto que cumplen con los

requisitos de calidad.

Utilizar el formato para valoración de

los proveedores.

Buscar la mejor alternativa hasta

definir el proveedor y el precio del

producto.

Seleccionar

Formato para

valoración de

proveedores

09

Ejecutar la

compra

Unidad Funcional

de Suministros

Comité de

Compras

Jurídica

Entregar al área administrativa y a la

oficina jurídica las adquisiciones definidas.

Elaborar los contratos Elaborar las órdenes de compra

Comunicar a los proveedores

Enviar copia de los contratos y órdenes

de compra al almacén

En el momento de

tomar la decisión

de comprar

Órdenes de

compra y

Contratos

10

Envío de

información

Unidad Funcional

de Suministros

Jefe de Oficina

de Suministros

El responsable de la adquisición enviará de

manera oportuna, continua y verás al sistema

de información del servicio farmacéutico toda

la información que vaya adquiriendo respecto

a medicamentos y dispositivos médicos.

Una vez se obtenga

respuesta del

proveedor

Facturas y

Remisiones

11


FECHA DE EMISIÓN

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5. DIAGRAMA DE FLUJO

REGENTE DE FARMACIA COMITÉ DE COMPRAS JEFE DE LA OFICINA DE SUMINISTROS


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JEFE DE LA OFICINA DE

SUMINISTROS

JEFE DEL SERVICIO

FARMACEUTICO COMITÉ DE COMPRAS OFICINA JURIDICA




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6 DETALLE DE RIESGOS

No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE

01

Calcular erróneamente las cantidades necesarias de

Medicamentos y Dispositivos Médicos.

Analizar el comportamiento de cada

medicamento y dispositivo medico

Regente de Farmacia y Jefe de la

Oficina de Suministros

02

Incumplimiento en el tiempo de entrega de los

Medicamentos y Dispositivos Médicos

Establecer el tiempo de entrega con

cada proveedor y realizar el

seguimiento


03

Incumplimiento en el envío de la información

Informar inmediatamente al servicio

farmacéutico el estado de cada

adquisición


04

No realizar el debido control al Proceso de Adquisición.

Mediante indicadores de gestión,

evaluar la eficiencia del proceso.



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9 ELABORO, REVISO Y APROBÓ

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:

ARLIN VEGA CABALLERO

NOMBRE:

ARLIN VRGA CABALLERO

NOMBRE:

JORGE HUMBERTO GONZALES

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO GIGANTE HUILA

FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

INICIO

P H

V A

INDICADORES DE GESTION

PERTINENCIA EN LA ENTREGA


FECHA DE EMISIÓN

ABRILDE 2017

DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y


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1. CARACTERIZACION DEL PROCESO

ENTRADAS

Orden Médica

INICIO

FIN

SALIDAS

Medicamentos y dispositivos

médicos entregados al paciente


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2. JERARQUIZACION DEL PROCESO


GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACEUTICO

002. DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS


2.1 L a auxiliar de enfermería hace entrega de la

orden médica en la ventanilla del servicio

farmacéutico y se realizan las siguientes

actividades: Registrar la hora de recepción en el

“Formato de Control”.

Verificar que la fórmula u orden médica

cumpla con la plenitud de las características y

contenido de la prescripción señalados en el

Decreto 2200 de 2005:

- Nombre del paciente,

- Documento de identidad,

- Fecha de expedición

- Identificación correcta del medicamento, letra

imprenta (Medicamento genérico, Forma

Farmacéutica, Concentración, Pauta

Psicológica)

- Solo se dispensan medicamentos para 24

horas de tratamiento.

- Firma, y código del profesional Médico.

- No contener enmendaduras o tachaduras,

esto la anula inmediatamente.

- Cuando se encuentre que la fórmula no

cumple con las exigencias legales se solicita al

prescriptor la aclaración, corrección o adición

de la misma. En todo caso, no dispensará la

fórmula médica hasta no


FECHA DE EMISIÓN

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Aclarar cualquier duda.

- De no entender la letra del médico devolver

la formula solicitando que la prescripción sea

legible y no de pie a malas interpretaciones y

a posteriores errores de dispensación.

- Cuando es un tratamiento que debe iniciarse

de inmediato, debe hacerse constar en la

formula médica, de la misma forma debe

indicarse si es dosis única o si corresponde a

un cambio de pauta o tratamiento. En este

caso debe dispensarse el medicamento en

forma inmediata.

2.2

La Auxiliar elabora el perfil

Farmacoterapéutico según los datos de la

fórmula médica.

El Regente de Farmacia interpreta la

información allí contenida debiendo aclarar

cualquier duda con el médico tratante en lo

que se refiere a dosificación, interacción

medicamentos, reacciones adversas y/o


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Sustitución de tratamiento.

Nota: La elaboración del perfil farmacoterapéutico

(PF) puede delegarse al Regente de Farmacia o

Auxiliar Administrativo del Servicio Farmacéutico,

pero en ningún caso puede delegarse su

interpretación.

El perfil se actualiza a diario y se registrará el

número de dosis entregadas para 24 horas,

según, ordenes médicas del paciente.

2.3 Se procede a lllenado de los cajetines con los

medicamentos envasados en dosis unitaria y

debidamente identificados para cada paciente en

cantidad suficiente para un período de 24 horas.

Identificar el medicamento y/o dispositivo

médicos o licitados con las especificaciones de

forma farmacéutica, concentración,

dimensión o calibre.

Ubicar la estantería donde se encuentra el

medicamento y/o dispositivo médico

ordenado.

Corroborar que sea el solicitado y que la

cantidad sea la correcta.

2.4

Facturar medicamentos y/o dispositivos


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Médicos digitando las cantidades dispensadas

y guardando los medicamentos en el cajetín

asignado para la cama del usuario

Verificar que los medicamentos y dispositivos

médicos estén correctamente digitados y

cargados a la cuenta del usuario y que sean

los realmente prescritos.

2.5 Realizar auditoria a la dispensación revisando

conforme al perfil farmacoterapéutico los

medicamentos y dispositivos médicos depositados

en cada cajetín.


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2.6 El personal de enfermería entrega las

devoluciones de medicamentos que no se

administraron a los pacientes.

Previamente, la enfermera jefe diligencia el

formato de Devolución de Medicamentos,

especificando la cantidad de vuelta y la razón de

la devolución.

El auxiliar administrativo del servicio

farmacéutico en compañía del personal de

enfermería confrontan los medicamentos que

están consignados en el formato para

devolución y los que están en el cajetín.

Se anotan las observaciones respectivas en el

formato de devoluciones.

Firma el auxiliar administrativo de enfermería

que entrega los insumos y el auxiliar

administrativo de farmacia que los recibe.

El auxiliar administrativo de farmacia recibe y

verifica la devolución, la registra en el Perfil

Farmacoterapéutico del paciente y legaliza la

devolución del suministro Al paciente.


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Software

2.7 Realizar informe mensual con indicadores y

estadísticos que permitan analizar la situación del

proceso de distribución y tomar las acciones

correctivas.

3. OBJETIVO

Garantizar en los diferentes servicios asistenciales de la Institución la distribución y dispensación oportuna y segura de

medicamentos y dispositivos médicos al usuario correcto, en las dosis y formas farmacéuticas prescritas, en el horario

indicado, utilizando adecuada y racionalmente los insumos y suministros necesarios en el proceso de atención en salud

del paciente hospitalizado.

4. ALCANCE

El proceso inicia en recibir la formula u orden médica y finaliza en realizar el control del proceso de distribución. El proceso

incluye elaborar el perfil Farmacoterapéutico, llenado de cajetines con los medicamentos, facturar los medicamentos y

dispositivos médicos a la cuenta del usuario, verificar la dispensación de los medicamentos y


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Dispositivos médicos, entregar medicamentos y/o dispositivos médicos, entregar y realizar registro de devoluciones.

5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL

LEY 100 DE 1993; Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

LEY 872 DE 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y

en otras entidades prestadoras de servicios.

RESOLUCIÓN 001446 DE 2006: Por la cual se define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.

DECRETO 2309 DEL 2002: Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de

Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

RESOLUCIÓN 1740: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el Sistema de Administración de Riesgos

para las entidades promotoras de Salud del Régimen Contributivo y entidades adaptadas previstas en el Sistema de Habilitación condiciones financieras y de suficiencia patrimonial, se definen las fases para su implementación y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 1011 DE 2006: SOGC define el Sistema obligatorio de garantía de calidad- SOGC- de la atención en salud

que integra los componentes de habilitación, auditoría, sistema de información y acreditación.


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RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 2200 DE 2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.

6. RESPONSABLE

Regente de Farmacia

7. DEFINICIONES

DISPENSACIÓN: Es la entrega de uno o más medicamentos o dispositivos médicos a un paciente y la información sobre

su uso adecuado, realizada por el Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la dirección

técnica del establecimiento farmacéutico esté a cargo de personas que no ostenten el título de Químico Farmacéutico o

Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos

siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía

oral; medición de dosis; cuidados que se deben tener en la administración del medicamento y la importancia de la

adherencia a la terapia.

DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS: es el conjunto de actividades que

tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento


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Farmacéutico distribuidor autorizado, sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contar con la disponibilidad del

producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador

del servicio, el usuario y los canales de distribución.

DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS: es el proceso que comprende la prescripción de un

medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente

autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en

el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos

administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la

farmacoterapia.: es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución

Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio

farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la

salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente

sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.

PRESCRIPCIÓN, FÓRMULA U ORDEN MÉDICA: Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud

autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada

persona.

PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO: Documento que relaciona los datos referentes a un paciente así como todo su

tratamiento farmacológico y su evolución, realizado en el servicio farmacéutico, con el objeto de hacer el


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Seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y eficaz de los medicamentos y detecte los problemas que surjan en la farmacoterapia o el incumplimiento de la misma.



HACE COMO LOHACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

01

Recibir la formula

médica

Servicio

Farmacéutico

Auxiliar

Administrativo

del Servicio

Farmacéutico

La auxiliar de enfermería hace entrega de la

orden médica en la ventanilla del servicio

farmacéutico y se realizan las siguientes

actividades:

Registrar la hora de recepción en el

“Formato de Control”.

Verificar que la fórmula u orden médica

cumpla con la plenitud de las características

y contenido de la prescripción señalados en

el Decreto 2200 de 2005:

- Nombre del paciente,

- Documento de identidad,

- Fecha de expedición

- Identificación correcta del medicamento,

letra imprenta (Medicamento en genérico,

Forma Farmacéutica, Concentración, Pauta

Posológica) - Firma, y código del profesional Médico.

- No contener enmendaduras o tachaduras,

En el horario

establecido

para cada

servicio:

Formato de

control para

recepción de

ordenes

médicas,

Orden medica


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Esto la anula inmediatamente.

- Cuando se encuentre que la fórmula no

cumple con las exigencias legales se solicita

al prescriptor la aclaración, corrección o

adición de la misma. En todo caso, no

dispensará la fórmula médica hasta no

aclarar cualquier duda.

- De no entender la letra del médico devolver

la formula solicitando que la prescripción

sea legible y no de pie a malas

interpretaciones y a posteriores errores de

dispensación.


FECHA DE EMISIÓN

ABRILDE 2017



VERSIÓN: 01

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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

02

Elaborar el perfil

Farmacoterapéutico

Servicio

Farmacéutico

Auxiliar

Administrativo

del Servicio

Farmacéutico

La Auxiliar elabora el perfil

Farmacoterapéutico según los datos de la

fórmula médica.

El Jefe del Servicio Farmacéutico interpreta

la información allí contenida debiendo

aclarar cualquier duda con el médico

tratante en lo que se refiere a dosificación,

interacción medicamentosa, reacciones

adversas y/o sustitución de tratamiento.

Nota: La elaboración del perfil

farmacoterapéutico (PF) puede delegarse al

regente de farmacia o Auxiliar Administrativo del

Servicio Farmacéutico, pero en ningún caso

puede delegarse su interpretación.

Una vez se recibe la

fórmula medica

Fórmula

médica,

Formato Perfil

Farmacoterapéu

tico


FECHA DE EMISIÓN

ABRILDE 2017



VERSIÓN: 01

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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Corroborar que sea el solicitado y que la

cantidad sea la correcta.

03

Facturar los

medicamentos y

dispositivos médicos

a la cuenta del

usuario

Servicio

Farmacéutico

Auxiliar

Administrativo

del Servicio

Farmacéutico

Facturar medicamentos y/o dispositivos

médicos digitando las cantidades

dispensadas y guardando los

medicamentos en el cajetín asignado para

la cama del usuario

Verificar que los medicamentos y

dispositivos médicos estén correctamente

digitados y cargados a la cuenta del usuario

y que sean los realmente prescritos.

En el momento

de alistar los

medicamentos en

los cajetines

Software

SIIGHOS,

Medicamentos y

dispositivos

médicos

04

Verificar la

dispensación

Servicio

Farmacéutico

Regente de

Farmacia

Realizar auditoria a la dispensación revisando

conforme al perfil farmacoterapéutico los

medicamentos y dispositivos médicos

depositados en cada cajetín.

Una vez facturados

los medicamentos y


Perfil

Farmacoteratico,

factura,

medicamentos

y dispositivos

médicos


FECHA DE EMISIÓN

ABRILDE 2017



VERSIÓN: 01

PAGINA: 15 de 21


HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

05

Entregar

medicamentos y/o

dispositivos

médicos

Puesto de

enfermería

Auxiliar

Administrativo

del Servicio

Farmacéutico

Se entregan los medicamentos en forma

personal así:

El auxiliar administrativo de farmacia coloca

sobre el carro de la habitación del usuario

con los medicamentos para 24 horas y el

auxiliar administrativo de enfermería coloca

el cajetín donde depositará los

medicamentos de la cama del usuario; el

cajetín debe encontrarse vacío, de lo

contrario se debe justificar la causa y

realizar devolución de medicamentos y



farmacéutico le entrega al auxiliar

administrativo de enfermería los

medicamentos y dispositivos médicos

confrontando el perfil farmacoterapéutico y

los medicamentos que se reciben con el

kardex y/o tarjeta de medicamentos.

Firma en el perfil fármaco-terapéutico el

auxiliar administrativo de farmacia que

entrega los Medicamentos y el personal de

enfermería que recibe los medicamentos.

Una vez el carro de

unidosis se

encuentre listo en el

puesto de

enfermería

Perfil

fármacotera-

péutico,

medicamentos

o dispositivos

médicos y

kardex

06 Entrega y registro de Puesto de Auxiliar El personal de enfermería entrega las Cuando se genere Formato de

devolutivos enfermeria Administrativo Devoluciones de medicamentos que no se Un devolutivo devoluciónde


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

De Enfermería Administraron a los pacientes.

Previamente, la enfermera jefe diligencia el

formato de Devolución de Medicamentos,

especificando la cantidad de vuelta y la

razón de la devolución.


farmacéutico en compañía del personal de

enfermería confrontan los medicamentos

que están consignados en el formato para

devolución y los que están en el cajetín.

Se anotan las observaciones respectivas en

el formato de devoluciones.

Firma el auxiliar administrativo de

enfermería que entrega los insumos y el

auxiliar administrativo de farmacia que los

recibe.

El auxiliar administrativo de farmacia recibe

y verifica la devolución, la registra en el

Perfil Farmacoterapéutico del paciente y

legaliza la devolución del suministro al

paciente en el software SIIGHOS.

medicamentos,

Software

medicamentos

y dispositivos

médicos

07

Control del proceso de

distribución

Servicio

Farmacéutico

Jefe del Servicio

Farmacéutico

Realizar informe mensual con indicadores y

estadística s que permitan analizar la situación

del proceso de distribución y tomar las acciones

correctivas.

Mensual

Perfil

Farmacoterapéu

tico y Orden

medica.


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VERSIÓN: 01

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO FARMACEUTICO REGENTE

FARMACEUTICOFARMACEUTIC


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VERSIÓN:01

PAGINA: 18 de 21

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE ENFERMERÍA JEFEDELSERVICIOFARMACÉUTICO

1/2

08

Entrega y registro de devolutivos

09

Control del proceso de distribución

FIN

10. REGISTROS GENERADOS

CÓDIGO Y NOMBRE

DEL REGISTRO RESPONSABLE

COMO

CONSERVARLO

DONDE

CONSERVARLO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

QUE SE HACE

DESPUÉS

Perfil Farmacoterapéutico

Auxiliar del servicio

Farmacéutico

Registro Físico

Carpeta en archivo de

la oficina

Dos (2) meses

Envío a archivo central

Orden Medica

Medico

Registro Físico

Carpeta en archivo de

la oficina

Dos (2) meses


Registro de

devoluciones de

medicamentos y disposi-

itivosmédicos

Auxiliar

Registro Físico

Carpeta de

Dos (2) meses



FECHA DE EMISIÓN

ABRILDE 2017



VERSIÓN: 01

PAGINA: 19 de 21

CÓDIGO Y NOMBRE

DEL REGISTRO RESPONSABLE

COMO

CONSERVARLO

DONDE

CONSERVARLO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

QUE SE HACE

DESPUÉS

tivos medicos. Medicamentos y

dispositivos médicos en

archivo de la oficina

Registro de control para

recepción de ordenes

médicas

Auxiliar del servicio

Farmacéutico

Registro Físico

Carpeta con

denominación

“control de recepción

de ordenes medicas”

Un (1) mes

Envía a archive central

11. PROCESOS INVOLUCRADOS

PROCEDIMIENTO: Interpretación de la orden médica.

PROCEDIMIENTO: Acondicionamiento de medicamentos.

PROCEDIMIENTO: Acondicionamiento de unidades funcionales y del personal.

PROCEDIMIENTO: Uso, calibración, desinfección y mantenimiento de equipos.

PROCEDIMIENTO: Devo l u c i ón de Medicamentos y/o Dispositivos Médicos al Servicio Farmacéutico.

PROCEDIMIENTO: Dotación, Revisión y control de carros de Reanimación.


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PAGINA: 20 de 21

12. DETALLE DE RIESGOS


01

Faltante de medicamentos y dispositivos médicos

requeridos para el llenado de los cajetines

Adecuada y oportuna estimación de

necesidades y trámite de

requerimientos (adquisición)

Jefe del Servicio Farmacéutico

02

No entregar mano a mano los medicamentos y


Revisar en el formato del perfil

fármacoterapéutico la forma de

entrega y recibido de los auxiliares


03

Realizar devolución al paciente que no corresponde

Verificar que el número de historia

clínica corresponde al paciente al que

se le va a realizar la devolución

Auxiliar Administrativo del Servicio

Farmacéutico


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017

DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

VERSIÓN: 01

PAGINA: 21 de 21


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:


NOMBRE:

ARLIN VRGA CABALLERO

NOMBRE:

JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:


FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017


FECHA DE EMISIÓN:

ABRIL DE 2017

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

VERSIÓN: 01

PAGINA: 1 de 8

1. OBJETIVO

Vigilar la conservación y custodia de las sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos que las contengan y las de monopolio del Estado durante su

estadía en el Servicio Farmacéutico.

2. RESPONSABLE

Jefe de Servicio Farmacéutico

Auxiliar de Servicio Farmacéutico

3. DEFINICIONES

ALMACENAMIENTO: Proceso que comprende todas aquellas actividades tendientes a mantener y garantizar la calidad (estabilidad, conservación y custodia)

de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la institución, así como a la aplicación de métodos de gerencia y de inventarios que permita la

reposición de existencias.

ABUSO: Es el uso indebido de drogas o medicamentos con fines no médicos.

ADICCIÓN O DROGADICCIÓN: Es la dependencia a una droga.

ESTUPEFACIENTE: Es la sustancia con alto potencial de dependencia y abuso.

FONDO ROTATORIO DE ESTUPEFACIENTES: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría, Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce

la vigilancia, seguimiento y controla las entidades públicas,


FECHA DE EMISIÓN:

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VERSIÓN: 01

PAGINA: 2 de 8

Privadas y personas naturales que procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen sustancias sometidas a fiscalización y

medicamentos que las contengan; así como garantizar la disponibilidad de medicamentos monopolio del Estado a través de la dispensación y distribución en su

jurisdicción y las demás funciones que le sean asignadas por el Ministerio de la Protección Social, o la institución competente.

FRANJA VIOLETA: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.

MATERIA PRIMA DE CONTROL ESPECIAL O SUSTANCIA SOMETIDA A FISCALIZACIÓN: Es toda sustancia

Cualquiera que sea su origen, que produce efectos inmediatos de dependencia psíquica o física en el ser humano; aquella que por su posibilidad de abuso, pueda tener

algún grado de peligro o aquella que haya sido catalogada como tal, en los convenios internacionales, por el Ministerio de la Protección Social, o la Comisión Revisora

del Invima. Dentro de estas se incluyen los estándares de referencia, patrones y reactivos.

MEDICAMENTO DE CONTROL ESPECIAL (MCE): Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial, catalogados

como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares

presentado bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres

vivos.

MONOPOLIO DEL ESTADO: Derecho poseído de exclusividad por el Estado.

PRINCIPIO ACTIVO: Compuesto o mezcla de compuestos que tienen acción farmacológica.


FECHA DE EMISIÓN:

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VERSIÓN: 01

PAGINA: 3 de 8

RECETARIO OFICIAL: Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la

formulación de los medicamentos de control especial y de monopolio del Estado.

SERVICIO FARMACÉUTICO: Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y

administrativo, relacionado con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y

rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

SUSTANCIA PSICOTRÓPICA: Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central produciendo efectos neuro-psicofisiológicos.

MCE: Medicamentos de Control Especial


FECHA DE EMISIÓN:

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VERSIÓN: 01

PAGINA: 4 de 8



HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

01

Almacenar

Medicamentos

de Control

Especial

Servicio

Farmacéutico

Auxiliar del

Servicio

Farmacéutico

Ordenar los medicamentos según clasificación

farmacológica (Analgésicos Narcóticos,

Analgésicos Moderadamente Narcóticos,

Barbitúricos, Anfetaminas y Estimulantes

Centrales, Tranquilizantes e Hipnóticos no

Barbitúricos) y luego por orden alfabético en la

vitrina exclusiva para el almacenamiento de los

MCE con sistema de seguridad.

Cada vez que se

reciben los

Medicamentos

de Control

Especial

Medicamentos

de Control

Especial,

Vitrina con

sistema de

seguridad

02

Realizar los

informes de

balance de

Medicamento de

Control Especial

Servicio

Farmacéutico

Jefe del Servicio

Farmacéutico

El informe se realizará teniendo encuenta los

siguientes pasos:

1. En una sola hoja de cálculo continua,

totalizar por medicamento de acuerdo con el

agrupamiento por Denominación Común

Internacion al, nombre comercial y su respectiva

unidad farmacéutica.

2. Si no se tiene información a registrar dentro

de alguna (s) columnas o campos, deberá

siempre diligenciarse así: si es una cantidad en

cero (0) y si es un campo de texto se debe

colocar N/A;

3. Los campos de ciudad, departamento y país,

deben ser en mayúscula y con el nombre

completo, no con siglas. Las cantidades de

devoluciones y destrucciones se registran en la

casilla correspondiente a Entrada o Salida, pero

deberá colocarse en la línea de su registro al

lado derecho por fuera del cuadro si es

Devolucióno Destrucción.

En los primeros

diez días de cada

mes

Formato de

Balance

Mensual de

Medicamentos

de Control

Especial,

Formulas de

recetario oficial


FECHA DE EMISIÓN:

ABRIL DE 2017


VERSIÓN: 01

PAGINA: 5 de 8


HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

¿Es necesario

renovar, ampliar

o modificar el

listado autorizado

para el manejo de

Medicamentos de

Control Especial?

03

Si

Se envía al FRE la

documentación

requerida

Fondo

Rotatorio de

Estupefaciente(

FRE)

Jefe del Servicio

Farmacéutico

Enviar al FRE la siguiente documentación:

Cuando sea

Oficio de 1. Solicitud firmada por el representante

legalo Solicitud de

Su apoderado debidamente facultado, inscripción,

Adjuntando el respectivo poder. renovación,

2. Listado de medicamentos sometidos a Ampliación o

Fiscalización indicando: Nombre del modificación,

Medicamento expresado en la Denominación Listado de

Común Internacional, concentración y forma medicamentos

farmacéutica. decontrol

3. Copia del acto administrativo mediante el

cual se creó, copia del acto administrativo de

nombramiento y acta de posesión del

representante legal.

4. Acta de la visita efectuada por la Secretaría

Necesario renovar,

ampliar o modificar

el listado

autorizado para el

manejo

deMedicamentosde

especial,Copi

a acto

administrativo

mediante el

cual

secreó,copia Departamental de Salud, con fecha no mayora Control Especial Del acto

un (1) año, con evaluación de condiciones administrativo

Mínimas para el manejo de medicamentos de

Sometidos a fiscalización, de a cuerdo con la Nombramiento y

Normatividad vigente. Acta de posesión

5.Fotocopia de la tarjeta profesional y contrato del

del químico farmacéutico, certificado de representante

inscripción ante la autoridad sanitaria legal,

competente. Acta de la visita


FECHADEEMISIÓN:

ABRIL DE 2017


VERSIÓN: 01

PAGINA: 6 de 8


HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

5. Copia del certificado y/o visita de habilitación

como de Prestadores de Servicios de Salud

expedido por la autoridad competente.

NOTA: La renovación de la resolución para

manejo de medicamentos de control especial

debe realizarse cada 5años.

Efectuada por

la Secretaría

Departamental

de Salud, con

fecha no mayor

a un (1) año.

Fotocopia de la

tarjeta

profesional,

Contrato del

químico

farmacéutico,

Certificado de

inscripción ante

la autoridad

sanitaria

competente,

Copia

certificado de

habilitación.

04

No,

Continuar con

el control del

almacenamiento

Servicio

Farmacéutico

Regente y

Auxiliar del

Servicio

Farmacéutico

Continúa con el proceso de Almacenamiento de

medicamentos y Dispositivos médicos.

Cuando no sea

necesario renovar,

ampliar o modificar

el listado para el

manejo de

Medicamentos de

Control Especial

Medicamentos,

Formato de

verificación de

estabilidad de

Medicamentos

y dispositivos

Médicos


FECHA DE EMISIÓN:

ABRIL DE 2017


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AUXILIAR DEL SERVICIO

FARMACÉUTICO

REGENTE DEL SERVICIO

FARMACÉUTICO JEFE DEL SERVICIO FARMACÉUTICO


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017


VERSIÓN: 01

PAGINA: 8 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:


NOMBRE:


NOMBRE:


CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:


FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

P H

V A


CONFORMIDAD TÉCNICA

DEFECTOS DETECTADOS

DURANTE LA RECEPCION


FECHA DE EMISION

ABRIL 2017

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y


VERSIÓN: 01

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INICIO

SALIDAS

Almacenamiento de los


Médicos

P H

V A


CONFORMIDAD TÉCNICA

DEFECTOS DETECTADOS

DURANTE LA RECEPCION


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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FIN

SALIDAS

Almacenamiento de los


Médicos


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2. JERARQUIZACIONDELPROCESO



002. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y


2.1 Constatar si el insumo o producto y la factura,

remisión o cuenta de cobro cumple con las

especificaciones pactadas con el proveedor, entre las que

se cuentan: 1. Condiciones de transporte

2. Estructura de la factura

3. Confrontación de la orden de compra contra la

factura 4. Confrontar productos contra la factura

2.2 El pedido debe cumplir con las siguientes

especificaciones:

Cantidad: El número de cajas relacionado en la guía

de transporte debe ser igual a la cantidad de cajas

físicas recibidas.

Estado del embalaje completo: no debe presentar

averías, alteraciones, humedades, perforaciones,

rótulos rotos.


FECHA DE EMISIÓN

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2.3 Constatar que la factura se encuentra:

Denominada expresamente como factura de venta.

Llevar una numeración consecutiva de facturas de

venta.

Contener la razón social y NIT o cedula del

proveedor.

Descripción específica o genérica de los artículos

vendidos o servicios prestados.

Especificar el valor de la mercancía o servicio, el

valor del IVA y el valor total de la operación.

Debe identificar el Régimen de impuesto a las

ventas a la cual está inscrito (Régimen Común)

Número de la Resolución expedida por la DIAN de

autorización para facturar

El nombre o razón social y NIT del impresor de la

factura.

2.4 Revisar que los documentos contengan:

El valor unitario facturado y el total sean iguales a

los de la orden de compra

La cantidad registrada en la factura o remisión sea

igual a la cantidad solicitada.

Los insumos comprados deben conservar las

especificaciones de la orden de compra o pedido.


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



VERSIÓN: 01

PAGINA: 5 de 23





2.5 Para el caso de los medicamentos se debe verificar

específicamenteque:

El nombre genérico del producto recibido coincide con

la orden de compra o pedido y factura o remisión.

La forma farmacéutica (tableta, solución inyectable,

cápsula, ungüento, jarabe, elixir) coincide con lo

solicitado y lo facturado.

La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y

facturada.

El costo unitario de los insumos o productos y el valor

total coinciden con los de la orden de compra.

2.6 Si al realizar la confrontación se encuentran que: Los

costos no coinciden, la cantidad recibida es mayor, la

forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no

concuerda, la cantidad recibida es menor, no se recibe

el envío y se debe registrar en el formato para el

reporte de inconsistencias.

2.7 La factura será firmada por la persona que recibe y la

que entrega, luego será archivada en el sitio previamente

designado, en orden sucesivo.


FECHA DE EMISIÓN

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VERSIÓN: 01

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2.8 Constatar el grado de cumplimiento de las

características y especificaciones técnicas del producto

como son: Características físicas

Condiciones de almacenamiento

Características organolépticas

Características relacionadas con la etiqueta, empaque,

envase y embalaje

Forma farmacéutica

Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o

superior a 1 año contados a partir de la fecha de

recepción.

Número del lote de fabricación: No aceptar más de

dos lotes en el mismo pedido.

Registro sanitario.

Laboratorio fabricante.

2.9 Observar los parámetros según la forma farmacéutica

de los Medicamentos teniendo en cuenta la Guía de

Inspección para Medicamentos y Dispositivos Médicos.


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VERSIÓN: 01

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2.10 Registrar en el software el nombre del medicamento

y dispositivo medico recibido, la cantidad, fecha, valor

unitario, valor total, N° de Lote, Registro INVIMA,

laboratorio fabricante y la fecha de vencimiento.

3. OBJETIVO

Verificar las especificaciones administrativas y técnicas de medicamentos y dispositivos médicos que ingresan al servicio farmacéutico del Hospital.

4. ALCANCE

El proceso inicia con la recepción administrativa estudio de la documentación para verificar que ésta cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor y finaliza

con realizar el control del proceso mediante los indicadores de gestión. El proceso incluye la verificación de las condiciones de transporte, la revisión de la estructura

de la factura, la confrontación de la orden de compra y los productos contra la factura


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VERSIÓN: 01

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DECRETO 2200 DE 2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 2330 DE 2006; Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2200.

RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se establece el sistema del modelo del servicio de gestión farmacéutico, se adopta el manual de condiciones

esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones.

ACUERDO 228 DE 2002; Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de

Salud.

ACUERDO 336 DE 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo 228 de 2002

DECRETO 677 DE 1995: Por lo cual se reglamenta parcialmente el régimen de registros y licencias, el control de calidad, así como el régimen de vigilancias

sanitarias de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos

de uso doméstico.

RESOLUCIÓN 1478; Manejo de medicamentos de control especial.


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6. RESPONSABLE

Jefe del Servicio Farmacéutico: Es responsable de elaborar y controlar el procedimiento de recepción administrativa y técnica de medicamentos y dispositivos médicos.

7. DEFINICIONES

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas con las

que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.

ESPECIFICACIÓN TÉCNICA: Característica de calidad de un medicamento o dispositivo médico.

ACONDICIONAMIENTO: Son todas las operaciones por las cuales un medicamento o dispositivo médico se empaca y rotula para su distribución.

ALMACÉN O ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO: Lugar destinado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o

aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por

Ley para su comercialización.


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ALMACENAMIENTO: Proceso que comprende todas aquellas actividades tendientes a mantener y garantizar la calidad (estabilidad, conservación y custodia)

de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la institución, así como a la aplicación de métodos de gerencia y de inventarios que permita la

reposición de existencias.

CUARENTENA: Tiempo que transcurre mientras se toma una decisión acerca de la autorización, rechazo ó reprocesamiento de un medicamento o dispositivo

médico.

DENOMINACIÓN COMÚN INTERNACIONAL (DCI): Es el nombre otorgado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) para cada medicamento. La finalidad

es conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.

ESTABILIDAD: Capacidad de un principio activo, medicamento o dispositivo médico de mantener en el tiempo sus propiedades originales.

FRANJA VIOLETA: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.


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FONDO ROTATORIO DE ESTUPEFACIENTES: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría, Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la

vigilancia, seguimiento y control a las entidades públicas, privadas y personas naturales que procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan,

consuman, dispensen sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos que las contengan.

INSPECCIÓN: Verificación de las características de calidad de medicamentos y/o dispositivos médicos (embalaje, empaque, envase, propiedades físicas y químicas,

etc.)

DISPOSITIVO MÉDICO PARA USO HUMANO: Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado para

usar en diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, compensación de una lesión o de una deficiencia, diagnóstico del embarazo

y control de la concepción.

ETIQUETA: Es toda información impresa escrita o gráfica que acompaña al medicamento y/o dispositivo médico permitiendo su identificación.

FABRICANTE: Persona natural o jurídica responsable del diseño, preparación, empaque, acondicionamiento y etiquetado de un medicamento y/o dispositivo médico.

FECHA DE EXPIRACIÓN O VENCIMIENTO: Tiempo máximo dentro del cual se garantizan las especificaciones de calidad de un producto establecidas para su utilización.


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FOTOSENSIBLES: Son aquellos medicamentos que deben almacenarse protegidos de la luz solar y luz ultravioleta. Este tipo de productos requiere condiciones especiales

de empaque y/o envase especial (frasco color ámbar, cartón especial, etc).

INFLAMABLES: Sustancias que se encienden y queman rápidamente; Deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas de ventilación, temperatura

y humedad, iluminación adecuada, extintor y suelo con desagüe.

INSERTO: Es cualquier información impresa, digitalizada o gráfica que contiene instrucciones para el almacenamiento, utilización o consumo seguro de los

medicamentos y/o dispositivos médicos.

LOTE: Cantidad definida y homogénea de un producto realizado bajo condición(es) constante(s).

MEDICAMENTO: Preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza

para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de una enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte

integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL (M.C.E.): Medicamentos que por su potencial de abuso y dependencias que restringen para su comercialización, por

lo que su venta es exclusivamente bajo fórmula médica y se distinguen por una franja violeta con la inscripción “medicamento de control especial”. Se ubican

en la vitrina con sistema de seguridad para garantizar la custodia y conservación de este tipo de medicamentos.


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MEDICAMENTO Y DISPOSITIVO MÉDICO ADULTERADO: Todos aquellos que por diferentes razones han sido modificados en sus propiedades funcionales,

fisicoquímicas y microbiológicas o cuando se altere el diseño original o la composición del dispositivo médico.

MEDICAMENTO Y DISPOSITIVO MÉDICO FRAUDULENTO: Aquel que se comercializa sin cumplir con los requisitos exigidos o se encuentra sin el respectivo registro sanitario o permiso de comercialización.

RECEPCIÓN: Es el proceso en el cual se reciben los medicamentos y/o dispositivos médicos; se confronta la orden de pedido, la factura del proveedor y lo que

llega.

REGISTRO SANITARIO: Es el documento público que faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender cualquier tipo de producto o medicamento.

TERMOLÁBILES: Son aquellos medicamentos sensibles al calor y por ende se descomponen rápidamente, originando inactivación del principio activo; para estos

productos es condición esencial el mantenimiento de la red fría, es decir, el sistema de refrigeración y enfriamiento (2ºCy8ºC), que debe acompañar al producto

desde su manufactura hasta su utilización.

SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN: Aquellas cuyo contenido sea igual o mayora 500 ml.

SOLUCIONES DE PEQUEÑO VOLUMEN: Aquellas cuyo contenido sea menor a 500 ml.


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

01

Recepción

Administrativa-

Estudio de la

documentación

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Constatar si el insumo o producto y la factura,

remisión o cuenta de cobro cumple con las

especificaciones pactadas con el proveedor,

entre las que se cuentan:

1. Condiciones de transporte

2. Estructura de la factura

3. Confrontación de la orden de compra

contra la factura

Una vez llega el

pedido de

Medicamentos y

Dispositivos

Médicos

Orden de

Compra,

Contratos,

Factura.

02

Verificar

Condiciones

de transporte

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

El pedido debe cumplir con las siguientes

especificaciones:

Cantidad: El número de cajas relacionado

en la guía de transporte debe ser igual a la

cantidad de cajas físicas recibidas.

Estado del embalaje completo: no debe

presentar averías, alteraciones, humedades,

perforaciones, rótulos rotos.

Una vez recibida la

guía de transporte

Orden de

Compra,

Contratos y

Factura

03

Revisar la

Estructura de la

factura

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Constatar que la factura se encuentra:

Denominada expresamente como factura

de venta.

Llevar una numeración consecutiva de

facturas de venta.

Contener la razón social y NIT o cedula del

proveedor. Descripción específica o genérica de los

Una vez recibida la

factura

Orden de

Compra,

Contratos

y Factura


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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Artículos vendidos o servicios prestados.

Especificar el valor de la mercancía o

servicio, el valor del IVA y el valor total de

la operación.

Debe identificar el Régimen de impuesto a

las ventas a la cual está inscrito (Régimen

Común)

Número de la Resolución expedida por la

DIAN de autorización para facturar

El nombre o razón social y NIT impreso de

la factura.

04

Confrontar la

orden de

compra contra la

factura

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Revisar que los documentos contengan:

El valor unitario facturado y el total sean

iguales a los de la orden de compra

La cantidad registrada en la factura o

remisión sea igual a la cantidad solicitada.

Los insumos comprados deben conservar las

especificaciones de la orden de compra o

pedido.

Una vez llega el

pedido de

Medicamentos y

dispositivos Médicos

Orden de

Compra,

Contratos y

Factura

05

Confrontar

productos

contra la factura

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmacia

Para el caso de los medicamentos se debe

verificar específicamente que:

El nombre genérico del producto recibido

coincide con la orden de compra o pedido y

factura o remisión.

La forma farmacéutica (tableta, solución

inyectable, cápsula, ungüento, jarabe, elixir)

coincide con lo solicitado y lo facturado.

La cantidad recibida coincida con la cantidad

pedida y facturada.

Elcostounitariodelosinsumosoproductos

Luego de revisar la

orden de compra y

la factura

Orden de

Compra,

Contratos y

Factura


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Y el valor total coinciden con los de la orden

de compra.

¿Coincide la

orden de compra

con la factura?

06

No,

Reportar

inconsistencias

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Si al realizar la confrontación se encuentran que:

Los costos no coinciden, la cantidad recibida es

mayor, la forma farmacéutica no coincide o el

nombre genérico no concuerda, la cantidad

recibida es menor, no se recibe el envío y se

debe registrar en el formato para el reporte de

inconsistencias.

Cuando no

coincida la orden

de compra y la

factura

Formato de

reporte de

inconsistencias

07

Si,

Firmar la factura de entrega

Bodega de

Farmacia

Regente de

Farmacia

La factura será firmada por la persona que

recibe y la que entrega, luego será archivada en

el sitio previamente designado, en orden

sucesivo.

Una vez revisado el

cumplimiento del

pedido

Factura

de

entrega

08

Realizar

Recepción

Técnica

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Constatar el grado de cumplimiento de las

características y especificación es técnicas del

producto como son: Características físicas

Condiciones de almacenamiento

Características organolépticas

Características relacionadas con la

etiqueta, empaque, envase y embalaje

Forma farmacéutica Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual

o superior a 1 año contados a partir de la

fecha de recepción. Número del lote de fabricación: No aceptar

Una vez llega el

pedido de

Medicamentos y

Dispositivos

Médicos

Medicamentos

y Dispositivos

Médicos


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Más de dos lotes en el mismo pedido.

Registro sanitario. Laboratorio fabricante.

09

Verificar las

características

técnicas

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Se realiza mediante un muestreo aleatorio sobre

el lote de recepción. Una vez llega el

pedido de

Medicamentos y


Muestreo

10

Inspeccionar los

Medicamentos

y Dispositivos

Médicos

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Observar los parámetros según la forma

farmacéutica de los Medicamentos teniendo en

cuenta la Guía de Inspección para

Medicamentos y Dispositivos Médicos.

Luego de la

verificación de las

especificaciones

técnicas

Guía de

Inspección de

Medicamentos

y dispositivos

médicos

11

Tomar decisión

de aceptación o

rechazo

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Para efectos de aceptación o rechazo, se deben

tener en cuenta los tipos de defectos: crítico,

mayor o menor.

Luego de la

inspección a

medicamentos y

dispositivos

médicos

Tabla de

clasificación de

defectos

técnicos


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

¿Cumplen con especificaciones

técnicas?

Calidad son:

- 1% para defectos críticos

- 6.5% para defectos mayores

- 15% para defectos menores

El lote se acepta si el número de

defectuosos es igual o inferior al establecido

para el N.A.C. Nivel de Aceptación de

Calidad respectivo, si es superior al

establecido en la tabla, entonces se

rechaza.

Si el lote es rechazado se lleva al área de

cuarentena y se contacta al proveedor para

comunicarle la devolución o el cambio

según el caso;

Si el lote es aceptado se procede a elaborar

el acta de recepción con la que se alimenta

el kardex y el producto se almacena en el

sitio que le corresponde.

Nota: Si a la mercancía no se le realiza la

recepción técnica al momento de su llegada, se

debe separar sin ser desempacada y dispuesta

en la zona de cuarentena hasta que pueda

verificarse. No se debe retirar ningún artículo

de las cajas si la recepción no se ha realizado.

En caso que se requiera una liberación de

urgencia del producto, se debe realizar una

verificación administrativa completa y realizar

una verificación no muestreada del estado

físico del producto.


FECHADEEMISIÓN

ABRIL DE 2017



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HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

12

Si,

Registrar el

ingreso de

Medicamentos y

dispositivos

médicos al

software

Bodega de

Farmácia

Regente de

Farmácia

Registrar en el software el nombre del

medicamento y dispositivo medico recibido, la

cantidad, fecha, valor unitario, valor total, N° de

Lote, Registro INVIMA, laboratorio fabricante y

la fecha de vencimiento.

Después de realizar

el Muestreo de los

Medicamentos y


Acta de

recepción

administrativa

y Técnica en el

Software


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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REGENTE DE FARMACIA


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



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REGENTE DE FARMACIA


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017



VERSIÓN: 01

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REGENTE DE FARMACIA


FECHA DE EMISIÓN

ABRIL DE 2017

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

VERSIÓN: 01

PAGINA: 23 de 23


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:


NOMBRE:


NOMBRE:


CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:


FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

FECHA:

ABRIL DE 2017

P H

V A


ADAPTABILIDAD AL LISTADO BÁSICO

DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS

ACTUALIZACIONES AL LISTADO

BÁSICO


FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE2017

SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

VERSIÓN: 01

PAGINA: 1 de 12


ENTRADAS

Establecimiento del Listado Básico de


Médicos.

INICIO

FIN

SALIDAS

Publicación del Listado Básico de


Médicos.




VERSIÓN: 01

PAGINA: 2 de 12

2. JERARQUIZACION DEL PROCESO



002. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y


2.1 Se seleccionarán los Medicamentos y Dispositivos

Médicos que se usarán de manera regular en la

institución.

2.2 Utilizar el método consumo histórico, verificando en

el sistema el movimiento mensual del año anterior de

cada Medicamento y Dispositivo Médico, determinando

así las necesidades, el comportamiento y las variaciones

en el consumo con el fin de tener las en cuenta para los

nuevos cálculos.

2.3 Evaluar los datos de consumo, analizar la calidad,

seguridad, eficacia y costo de los Medicamentos y

Dispositivos Médicos

2.4 Verificar que los Medicamentos y Dispositivos Médicos

que se están formulando en la Institución, son los que

pertenecen al Listado Básico utilizando los indicadores de

gestión.

2.5 Difundir copias del Listado Básico de Medicamentos y

Dispositivos Médicos entre el personal asistencial y enviar

las actualizaciones o modificaciones cada vez que se

realicen las revisiones al listado.

Deberá existir copia del Listado Básico en los consultorios

médicos, puestos de hospitalización, servicio

farmacéutico y facturación.




VERSIÓN: 01

PAGINA: 3 de 12


SERVICIO FARMACÉUTICO



2.6 Verificar cada seis meses si el Listado Básico necesita

ser actualizado incluyendo o excluyendo medicamentos y


La inclusión o exclusión de medicamentos del listado

básico, deberá solicitarse al Comité de Farmacia y

Terapéutica, con la debida justificación, utilizando el

formato establecido para ello.

El proceso se adelantará como sigue:

El médico presentará la solicitud de inclusión del

medicamento al Jefe del Servicio Farmacéutico

utilizando el Formato de “Inclusión o Exclusión de

Medicamentos y Dispositivos Médicos” y anexando la

bibliografía científica correspondiente al medicamento

para la indicación o patología a tratar.

Presentar ante el COFYTE la información relacionada

con el medicamento en el día en que éste comité

asigne mediante citación, incluyendo información

general del medicamento en el Formato “Descripción

del Medicamento a incluir en el Listado Básico

Institucional” (clasificación farmacológica, forma

farmacéutica, concentración, presentación comercial,

mecanismo de acción), Morbi-mortalidad esperada

posterior al tratamiento, efectos adversos, historia

natural de la enfermedad, resultados probables luego

del tratamiento, beneficios, población de pacientes a

los que aplica el medicamento, teniendo en cuenta los

diferentes resultados esperados para las diferentes

poblaciones, información acerca de cualquier

entrenamiento especial del médico tratante o equipo

necesario para la administración segura del

tratamiento, comparación de los costos asociados




VERSIÓN: 01

PAGINA: 4 de 12


SERVICIO FARMACÉUTICO



Con las diferentes opciones de tratamiento.

Realizar guía o protocolo de manejo bajo el Formato

para la “Elaboración de Guías Clínicas” según

instructivo de Guías Clínicas.

Tomar decisión de aceptación o rechazo para la

inclusión o exclusión mediante acta del medicamento

o dispositivo médico según políticas establecidas.

La prescripción de medicamentos y dispositivos médicos

no incluidos en el listado deberá justificarse previamente

ante el Comité de Farmacia y Terapéutica de la

institución, exceptuando aquellos casos que exista riesgo

para la vida de los usuarios, en aquellos casos, el

medicamento o dispositivo médico podrá ser utilizado. En

el caso de una segunda utilización, el medicamento o

dispositivo médico debe haber sido ajustado al

procedimiento anteriormente descrito.

3. OBJETIVO

Establecer los medicamentos y dispositivos médicos que la ESE HOSPIAL SAN ANTONIO DE GIGANTE HUILA requiere para brindar a los usuarios prevención,

tratamiento y diagnóstico de forma segura, oportuna, de calidad y acorde a las necesidades de atención en salud de la población usuaria.




VERSIÓN: 01

PAGINA: 5 de 12

4. ALCANCE

El proceso inicia al definir las políticas para seleccionar los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera regular en la Institución y finaliza con hacer

la actualización al Listado Básico si se considera necesario. El proceso incluye de terminar el consumo histórico de medicamentos y dispositivos médicos, decisión y

selección, control de la selección y publicación del Listado Básico.


DECRETO 2200 DE2005; Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 2330 DE 2006; Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2200.

RESOLUCIÓN 1403 DE 2007; Por la cual se establece el sistema del modelo del servicio de gestión farmacéutico, se adopta el manual de condiciones

esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones.

ACUERDO 228 DE 2002; Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de Salud

ACUERDO 336 DE 2006; Por medio del cual se modifica el Acuerdo 228 de 2002

6. RESPONSABLE

Comité de Farmacia y Terapéutica (COFYTE)




VERSIÓN: 01

PAGINA: 6 de 12

7. DEFINICIONES

PROCESO DE SELECCIÓN: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza en una institución

de saludo en un establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los

usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo.

COMITÉ DEFARMACIA Y TERAPÉUTICA (COFYTE): Grupo de carácter permanente de la Institución Prestadora de Servicios de Salud que brinda asesoría en el

ámbito de sus funciones como formulación de las políticas sobre medicamentos y dispositivos médicos en la Institución en relación con la prescripción,

dispensación, administración, sistemas de distribución, uso y control y establece los mecanismos de implementación y vigilancia de las mismas, conceptualización

sobre las guías de manejo para el tratamiento de las patologías más frecuentes en la institución, realiza seguimiento y evaluación de los perfiles epidemiológicos

institucionales y la eficacia de la terapia farmacológica instaurada en los casos especiales, principalmente, la relacionada con el uso de antibióticos.

DISPOSITIVOS MÉDICOS: Cualquier instrumento, aparato, maquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizados en combinación

incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos, que intervengan en su correcta aplicación propuesta por el fabricante para su uso en

diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, una lesión, proceso fisiológico, embarazo y control de la concepción.

SGSSS: Sistema General de Seguridad Social en Salud

MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares presentadas bajo formula farmacéutica,

que se utiliza para la prevención, alivio, diagnostico, tratamiento,




VERSIÓN: 01

PAGINA: 7 de 12

Curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos garantizan su

calidad estabilidad y uso adecuado.



HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

01

Definir políticas de

selección

Sala de Juntas

Comité de

Farmacia y

Terapéutica

Se seleccionarán los Medicamentos y

Dispositivos Médicos que se usarán de manera

regular en la institución, teniendo en cuenta

la suficiente evidencia clínica de los

medicamentos y Dispositivos sobre su eficacia,

efectividad, seguridad y costo y los esquemas de

tratamiento, guías o protocolos de manejo con

los que cuenta la institución.

De acuerdo a la

necesidad

Guías o

Protocolos,

Bibliografía

científica

relacionada.

02

Determinación del

consume histórico

Servicio

Farmacéutico

Jefe de Servicio

Farmacéutico

Utilizar el método consumo histórico,

Anualmente

(Enero)

Software Verificando en el sistema el movimiento

Mensual del año anterior de cada Medicamento

y Dispositivo Médico, determinando así las

necesidades, el comportamiento y las

(modulo de

gestión

Variaciones en el consumo con el fin de farmacia)

Tenerlas en cuenta para los nuevos cálculos.

03

Decisión de

selección de

Medicamentos

y Dispositivos

Sala de Juntas

Comité de

Farmacia y

Terapéutica

Evaluar los datos de consumo, analizar la

calidad, seguridad, eficacia y costo de los

Medicamentos y Dispositivos Médicos

Deacuerdo a la

necesidad

Bibliografía

científica del

medicamento

Médicos




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PAGINA: 8 de 12


HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

04

Control durante

el proceso de

selección

Sala de Juntas

Comité de

Farmacia y

Terapéutica

Verificar que los Medicamentos y Dispositivos

Médicos que se están formulando en la

Institución, son los que pertenecen al Listado

Básico utilizando los indicadores de gestión.

Una vez al mes

Indicadores

de gestión

05

Publicación y

divulgación

del Listado

Básico

Toda la

Institución

Jefe Servicio

Farmacéutico

Difundir copias del Listado Básico de

Medicamentos y Dispositivos Médicos entre el

personal asistencial y enviar las actualizaciones

o modificaciones cada vez que se realicen las

revisiones al listado.

Deberá existir copia del Listado Básico en los

consultorios médicos, puestos de

hospitalización, servicio farmacéutico y

facturación.

Cada vez que se

modifica o

actualiza el Listado

Básico

Listado Básico

de

Medicamentos

06

Actualización del

Listado Básico

Servicio

Farmacéutico

Jefe Servicio

Farmacéutico

Verificar cada seis meses si el Listado Básico

necesita ser actualizado incluyendo o

excluyendo medicamentos y dispositivos

médicos.

La inclusión o exclusión de medicamentos del

listado básico, deberá solicitarse al Comité de

Farmacia y Terapéutica, con la debida

justificación, utilizando el formato establecido

para ello.

El proceso se adelantará como sigue:

El médico presentará la solicitud de

Semestral

(Enero y Junio)

Formulas

medicas,

Listado

Básico, Alertas

sanitarias del

INVIMA

(para excluir

medicamentos),

Formato de

Inclusión o

Exclusión de




VERSIÓN: 01

PAGINA: 9 de 12


HACE COMO LO HACE

CUANDO LO

HACE RECURSO

Inclusión del medicamento al Jefe del

Servicio Farmacéutico utilizando el Formato

de “Inclusión o Exclusión de Medicamentos y

Dispositivos Médicos” y anexando la

bibliografía científica correspondiente al

medicamento para la indicación o patología

a tratar.

Presentar ante el COFYTE la información

relacionada con el medicamento en el día en

que éste comité asigne mediante citación,

incluyendo información general del

medicamento en el Formato “Descripción del

Medicamento a incluir en el Listado Básico

Institucional” (clasificación farmacológica,

forma farmacéutica, concentración,

presentación comercial, mecanismo de

acción), Morbi-mortalidad esperada

posterior al tratamiento, efectos adversos,

historia natural de la enfermedad, resultados

probables luego del tratamiento, beneficios,

población de pacientes a los que aplica el

medicamento, teniendo en cuenta los

diferentes resultados esperados para las

diferentes poblaciones, información a cerca

de cualquier entrenamiento especial del

médico tratante o equipo necesario para la

administración segura del tratamiento,

comparación de los costos asociados con las

diferentes opciones de tratamiento.

Medicamentos

y Dispositivos

Médicos,

Formato

Descripción de

Medicamento a

incluir en el

Listado Básico

Institucional,

Formato para la

Elaboración de

Guías Clínicas,

Acta Comité de

Farmacia y

Terapéutica




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PAGINA: 10 de 12


COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA JEFE DEL SERVICIO FARMACÉUTICO




VERSIÓN: 01

PAGINA: 11 de 12

10. PROCESOS INVOLUCRADOS

No Aplica

11. DETALLE DERIESGOS


01

Seleccionar Medicamentos sin tener en cuenta las

políticas

Supervisar que siempre se tenga en

cuenta el manual del SGSSS, guías o

protocolos de la institución, calidad,

eficacia, seguridad y costo del

medicamento o dispositivo medico.

COFYTE y Jefe del

Servicio

Farmacéutico

02

Que se formulen medicamentos que no se encuentren

en el Listado Básico

Comunicar al médico que debe realizar

la solicitud de inclusión del

medicamento al COFYTE, de lo

contrario no se autoriza el tratamiento


03

NoseverifiqueelListadoBásicodeMedicamentosyDispositivo

sMédicoscadaseismeses

ElaborarcronogramaderevisióndelLista

doBásicodeMedicamentosyDispositivos

Médicos

COFYTE Y Jefe del

Servicio

Farmacéutico




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PAGINA: 12 de 12

12. ELABORO, REVISO Y APROBÓ

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:


NOMBRE:


NOMBRE:


CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

REGENTE DE FARMACIA

CARGO:

GERENTE DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE GIGANTE HUILA

FECHA:

ABRIL 2017

FECHA:

ABRIL 2017

FECHA:

ABRIL 2017

MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA DE...

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