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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA DE EMISIÓN: ABRIL DE 2017 COBRO DE CARTERA VERSIÓN: 02 Página 1 de 10 1. CARACTERIZACION DEL PROCESO FIN SALIDAS Cobro de Cartera. ENTRADAS Recibido de la relación de facturas EAPB Realizar el cobro de cartera Realizar el abono a la cartera Identificar transferencias electrónicas o consignación nacional. INDICADORES DE GESTION ROTACIÓN DE CARTERA ANÁLISIS DE LA EDAD DE LA CARTERA PORCENTAJE DE RECAUDO (Ver Ficha Técnica de Indicadores) Diligenciar el formato para el cobro pre-jurídico. Listar la relación de facturas vencidas.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
ABRIL DE 2017
COBRO DE CARTERA
VERSIÓN: 02
Página 1 de 10
1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
FIN
SALIDAS
Cobro de Cartera.
ENTRADAS
Recibido de la relación de
facturas EAPB
Realizar el cobro de cartera
Realizar el abono a la cartera
Identificar transferencias
electrónicas o consignación
nacional.
INDICADORES DE GESTION
ROTACIÓN DE CARTERA
ANÁLISIS DE LA EDAD DE LA
CARTERA
PORCENTAJE DE RECAUDO
(Ver Ficha Técnica de
Indicadores)
Diligenciar el formato para el
cobro pre-jurídico.
Listar la relación de facturas
vencidas.
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COBRO DE CARTERA
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2. JERARQUIZACION DEL PROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
GESTION FINANCIERA
002. COBRO DE CARTERA
2.1. Recibe relación de facturas entregadas a las
diferentes entidades por parte de Facturación, el cual
se encuentra cargado al sistema en detalle.
2.2. Realizar seguimiento y de acuerdo al vencimiento
de la misma se procede a realizar el cobro; que se
puede efectuar en forma personal, correo certificado,
telefónicamente o a través de correo electrónico.
2.3. Aplicar el pago recibido contra la relación de
facturas, realizando los abonos correspondientes
factura por factura.
2.4. Cuando no se conoce la procedencia del abono o
del pago del deudor correspondiente, el valor
consignando a través de la red bancaria se lleva
transitoriamente a una cuenta especial denominada
cobro cartera de terceros.
2.5. Vencido los términos sin respuesta para el cobro
de cartera por la vía administrativa, se diligencia el
formato del cobro pre-jurídico.
2.6. Con base en el cierre de cartera mensual, se
analiza la edad de la cartera superior a 180 días, se
envía a la gerencia para él envió a cobro jurídico.
2.7. Se organizan las diferentes facturas, se hace una
relación firmada por el gerente y el profesional de
cartera para ser entregada al abogado externo, con
copia a la oficina jurídica del hospital.
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COBRO DE CARTERA
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3. OBJETIVO
Recaudar los dineros adeudados por las empresas administradoras de planes de beneficio por concepto de prestación
de servicios de salud a sus usuarios, recursos que son necesarios para el buen funcionamiento de la E.S.E. el
cual se requiere en el menor tiempo posible o de conformidad a la normatividad vigente.
4. ALCANCE
El proceso inicia con recolectar información para el cobro y finaliza con entregar las facturas para cobro por la vía jurídica. El proceso incluye realizar el cobro de cartera, realizar el abono a la cartera, identificar transferencias electrónicas o
consignación nacional, diligenciar el formato para el cobro pre-jurídico y listar la relación de facturas vencidas.
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
LEY 100 DE 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
LEY 1122 DE 2007: Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud y se dictan otras disposiciones.
LEY 1066 DE 2006: por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras
disposiciones.
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COBRO DE CARTERA
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DECRETO 4747 DEL 2007: Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores
de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 4473 DE 2006: Por la cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006.
DECRETO 1020 DE 2007: Por el cual se reglamenta la ejecución de giro de unos recursos del régimen subsidiado
y aspectos de la prestación de servicios de salud a la población cubierta con subsidios a la demanda.
RESOLUCIÓN 3047 DE 2008: Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envió,
procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y
entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el decreto 4747 de 2007.
DECRETO 3260 DE 2004: Por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de los recursos en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud.
CIRCULAR 062 DE 2006: Manual para la aplicación de las medidas de giro excepcional de UPC-S y de giro
directo a las IPS.
6. RESPONSABLE
Auxiliar de cartera
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COBRO DE CARTERA
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7. DEFINICIONES
FACTURA: Titulo valor que permite a la entidad hacer exigible una obligación por los servicios prestados.
DEPURACIÓN CONTABLE: Establecer lo que la entidad adeuda a ese. Que se encuentra libre de glosa.
COBRO JURÍDICO: Se refiere al cobro que se realiza a empresas por mora en los pagos, a través de abogados
contratados por el ESE para este fin.
COBRO PRE-JURÍDICO: Comunicación que se realiza a las diferentes entidades relacionadas con la ESE, que
adeudan dineros a la misma.
RELACIÓN DE FACTURAS: Conjunto de facturas remitidas a una EAPB.
CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución. La cartera puede incluir bonos, acciones,
certificados de depósitos bancarios, oro, entre otros.
8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
1
Recolectar
información para
el cobro
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Recibe relación de facturas entregadas a las
diferentes entidades por parte de Facturación,
el cual se encuentra cargado al sistema en
detalle.
Mensualmente
Relación de las
facturas
2
Realizar el cobro
de cartera
Unidad
Funcional de
Auxiliar de Realiza seguimiento
vencimiento de la
y de
misma
acuerdo
se procede
al
a
Una vez culminados
los términos
Cuenta de cobro,
correo electrónico
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COBRO DE CARTERA
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No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
Cartera Cartera realizar el cobro a las diferentes entidades;
que se puede efectuar en forma personal,
correo certificado, telefónicamente o a través
de correo electrónico.
Establecidos por la
ley
y/o teléfono
3
Realizar el abono
a la cartera
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Aplicar el pago recibido contra la relación de
facturas, realizando los abonos
correspondientes factura por factura.
Cada vez que se
efectúa pago
Relación de
Facturas
4
Identificar
transferencias
electrónicas o
consignación
nacional
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Cuando no se conoce la procedencia del
abono o del pago del deudor correspondiente,
el valor consignando a través de la red
bancaria se lleva transitoriamente a una
cuenta especial denominada cobro cartera de
terceros mientras se identifica el cliente.
Cada vez que se
consulta movimiento
bancario
Consulta
movimiento
bancario y
Fotocopia de la
consignación
bancaria
5
Diligenciar el
formato para el
cobro pre-jurídico
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Vencidos los términos sin respuesta para el
cobro de cartera por la vía administrativa, se
diligencia el formato del cobro pre jurídico.
Después de 150 días
de vencimiento
Formato Cobro Pre
jurídico
6
Listar la relación
de facturas
vencidas
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Con base en el cierre de cartera trimestral, se
analiza la edad de la cartera superior a 180
días, se envía a la gerencia para él envió a
cobro jurídico.
Después de 180 días
de vencimiento
Relación de
Facturas
7
Entregar las
facturas para
cobro por la vía
jurídica
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Se organizan las diferentes facturas, se hace
una relación firmada por el gerente y el
profesional de cartera para ser entregada al
abogado externo, con copia a la oficina
jurídica del hospital.
Previa aprobación
del gerente
Relación de
facturas
entregadas para
cobro jurídico
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COBRO DE CARTERA
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9. DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR DE CARTERA
01
02
03
04
05
06
07
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COBRO DE CARTERA
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10. REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO Y
NOMBRE DEL
REGISTRO
RESPONSABLE COMO
CONSERVARLO
DONDE
CONSERVARLO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
QUE SE HACE
DESPUÉS
Formato de cobro pre
jurídico
Auxiliar de
cartera
Registro físico
En carpeta con
denominación “cobro de
cartera” en archivo de
la unidad funcional
Un (1) año
Se envía a Archivo
central
Relación individual y/o
general de facturas
para cobro jurídico
Auxiliar de
cartera
Registro físico
En carpeta con
denominación “cobro de
cartera” en archivo de
la unidad funcional
Un (1) año
Se envía a Archivo
central
Formato lista Cartera
vencida para cobro
jurídico
Auxiliar de
cartera
Registro físico
En carpeta con
denominación “cobro de
cartera” en archivo de
la unidad funcional
Un (1) año
Se envía a Archivo
central
11. PROCESOS INVOLUCRADOS
PROCESOS: Unidad Funcional de Facturación.
12. DETALLE DE RIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Que la cartera se deje vencer y se convierta
en cartera incobrable.
Clasificar la cartera por edades, efectuar
permanentemente circularizaciones, cobros
persuasivos, pre y jurídicos sin dejar prescribir
los términos para su cobro eficaz.
Auxiliar de Cartera
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No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
02
Que al no realizarse periódicamente
circularizaciones se puedan originar desvíos
de recursos, consignándose en cuentas que no
pertenecen a la institución.
Efectuar cruces de información permanente
con clientes y circularizaciones mensuales.
Auxiliar de Cartera
03
No se logre establecer a tiempo los cruces de
abonos a la facturación utilizando
constantemente la cuenta de consignaciones
sin procedencia.
Efectuar seguimiento permanente a los
depósitos a través de la red bancaria,
complementado esta actividad mediante
emisión de estados de cuentas
circularizaciones a los diferentes clientes.
Auxiliar de Cartera
13. ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE NOMBRE
PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO: CARGO: CARGO:
Auxiliar Cartera Auxiliar Cartera Gerente de la ESE
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
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COBRO DE CARTERA
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14. FICHA TECNICA
FICHA TECNICA DE INDICADORES
Nombre del Indicador
Fórmula de Cálculo
Unidad de
Medición
Periodicidad de
remisión de la
información
Nivel de
Desagregación
ROTACIÓN DE CARTERA
(Total ventas facturadas del periodo)
-------------------------------- x 100
(Promedio de Cartera del periodo)
Promedio Cartera: C. Inicial + C.
Final /2
Porcentaje
(%)
Mensual
N.A
ANÁLISIS DE LA EDAD DE
LA CARTERA
(Valor total de la cartera superior a 180
días
-------------------------------- x 100
Valor total de la cartera en el periodo)
Porcentaje
(%)
Trimestral
N.A
PORCENTAJE
RECAUDO
DE
Valor recaudado en el periodo
----------------------------------- x100
Valor facturado en el periodo
Porcentaje
(%)
Mensual
N.A
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CIERRE MENSUAL DE CARTERA
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1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
INDICADORES DE GESTION
CUMPLIMIENTO
ENTRE
CONSIGNACIONES
SIN
ENTRADAS
Boletines de tesorería
Radicación de cuentas
Ajuste en conciliación
SALIDAS
Actas de conciliación entre
contabilidad y cartera.
Informes de gestión del estado
general de la cartera.
Registrar los abonos
Realizar interfase con contabilidad
Realizar la conciliación saldos
entre cartera y contabilidad
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2. JERARQUIZACION DEL PROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
GESTION FINANCIERA
003. CIERRE MENSUAL DE CARTERA
3.1 Se elaboran las respectivas relaciones de facturas de
las diferentes entidades a quienes se les prestó el
servicio en un periodo dado.
3.2 Con los boletines de tesorería se procede a imputar
las facturas canceladas y/o abonos del período
establecido por entidad, de lo contrario las cifras
reportadas en calidad de abono se trasladan a la cuenta
especial denominada cobro cartera de terceros.
3.3 La información generada del período se transfiere a
la unidad funcional de contabilidad.
3.4 Se confrontan las cifras entre la información de estas
dos unidades funcionales por cada cliente, según los
documentos generados dentro del período.
Se registra la confrontación de cifras en el acta de
conciliación entre cartera y contabilidad.
3.5 Conciliados los valores con contabilidad se procede a
generar los listados e informes requeridos por los entes
de control y las memorias de la institución.
3. OBJETIVO
Consolidar el estado general de la cartera de la institución con el propósito de surtir y generar la información
financiera y contable de la ESE Hospital San Antonio de Gigante - Huila.
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4. ALCANCE
El proceso inicia con registrar la información de facturación en el módulo de cartera y finaliza con imprimir los listados e informes. El proceso incluye registrar los abonos, realizar interface con contabilidad y realizar la conciliación saldos
entre cartera y contabilidad.
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
LEY 100 DE 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
LEY 1122 DE 2007: Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud y se dictan otras disposiciones.
LEY 1066 DE 2006: por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras
disposiciones.
DECRETO 4747 DEL 2007: Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores
de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 4473 DE 2006: Por la cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006.
DECRETO 1020 DE 2007: Por el cual se reglamenta la ejecución de giro de unos recursos del régimen subsidiado
y aspectos de la prestación de servicios de salud a la población cubierta con subsidios a la demanda.
RESOLUCIÓN 3047 DE 2008: Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envió,
procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el decreto 4747 de 2007.
DECRETO 3260 DE 2004: Por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de los recursos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
CIRCULAR 062 DE 2006: Manual para la aplicación de las medidas de giro excepcional de UPC-S y de giro
directo a las IPS.
6. RESPONSABLE
Auxiliar de Cartera
7. DEFINICIONES
INTERFACE: Proceso de Conciliación.
CONCILIACIÓN: Acuerdo de los litigantes para evitar un pleito o desistir del ya iniciado.
CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución.
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8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Registrar la
información de
facturación en el
modulo de cartera
Unidad
Funcional de
Facturación
Auxiliar de
Cartera
Se elaboran las respectivas relaciones de
facturas de las diferentes entidades a
quienes se les prestó el servicio en un
periodo dado.
En forma continua
durante el periodo
Aplicativo de
facturación
02
Registrar los abonos
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Con los boletines de tesorería se procede a
imputar las facturas canceladas y/o abonos
del período establecido por entidad, de lo
contrario las cifras reportadas en calidad de
abono se trasladan a la cuenta especial
denominada cobro cartera de terceros.
En forma continua
durante el periodo
Boletines de
tesorería,
facturas y
aplicativo del
sistema
03
Realizar interfase con
contabilidad
Unidad
Funcional de
Contabilidad
Auxiliar de
Cartera
La información generada del período se
transfiere a la unidad funcional de
contabilidad.
Cada final de mes
Aplicativo del
sistema
(Interface
contable)
04
Realizar la
conciliación saldos
entre cartera y
contabilidad
Unidad
Funcional de
Contabilidad
Auxiliar de
Cartera
Se confrontan las cifras entre la información
de estas dos unidades funcionales por cada
cliente, según los documentos generados
dentro del período.
Se registra la confrontación de cifras en el
acta de conciliación entre cartera y
contabilidad.
Dentro del sexto y
séptimo día de cada
mes se concilia en
período
inmediatamente
anterior
Acta de
conciliación
entre cartera y
contabilidad
05
Imprimir los listados
e informes
Unidad
Funcional de
Cartera
Auxiliar de
Cartera
Conciliados los valores con contabilidad se
procede a generar los listados e informes
requeridos por los entes de control y las
memorias de la institución.
Dentro de los quince (15) días de cada mes se
concilia en período
inmediatamente
anterior
Listados e
Informes de
gestión y
memorias
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FECHA DE EMISIÓN:
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9. DIAGRAMA DE FLUJO
01
02
03
AUXILIAR ADMINSITRATIVO DE CARTERA
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10. REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO Y
NOMBRE DEL
REGISTRO
RESPONSABLE COMO
CONSERVARLO
DONDE
CONSERVARLO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
QUE SE HACE
DESPUÉS
Acta de conciliación
entre cartera y
contabilidad
Auxiliar de
cartera
En registro físico
Archivo de la Unidad
Funcional de Cartera
Un (1) año
(Documento de
manipulación
permanente)
Se envía a Archivo
central
Informes de cierre
mensual de cartera
Auxiliar de
cartera
En medio magnético y
registro físico
Archivo de la Unidad
Funcional de Cartera
Un (1) año
(Documento de
manipulación
permanente)
Se envía a Archivo
central
11. PROCESOS INVOLUCRADOS
PROCESOS DE FACTURACION PROCESOS DE CONTABILIDAD
12. DETALLE DE RIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Que la información
completamente
de interfase no se efectúe Determinar conciliaciones mensuales
de Cartera con Contabilidad. Auxiliar de Cartera
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13. ELABORO, REVISO Y APROBÓ
ELABORÓ REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE
PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO: CARGO: CARGO:
AUXILIAR CARTERA AUXILIAR CARTERA Gerente de la ESE
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
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FECHA DE EMISIÓN:
ABRIL DE 2017
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FICHA TECNICA DE INDICADORES
Nombre del Indicador
Fórmula de Cálculo
Unidad de
Medición
Periodicidad de
remisión de la
información
Nivel de
Desagregación
CUMPLIMIENTO
ENTRE INFORMACIÓN
Fecha presentación informe mensual de
cartera – Fecha límite establecida por la
Institución para la entrega de la
información
Tiempo
Mensual
N.A
CONSIGNACIONES
SIN PROCEDENCIA
Valor Total Consignaciones sin
Procedencia ------------------------------------- x100
Valor total de la Cartera
Porcentaje (%)
Trimestral
N.A
MANUAL DE ADMINISTRACION DE CARTERA DE LA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO I NIVEL GIGANTE – HUILA
CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN
II. OBJETIVO DEL MANUAL
III. OBJETIVOS ESPECIFICOS
IV. ALCANCE DEL MANUAL V. MARCO LEGAL
VI. PROCESO DE CARTERA
1. ANALISIS DOFA
2. MISIÓN
3. VISION
4. OBJETIVOS
5. PRINCIPIOS
6. POLITICAS DE CARTERA
7. ESTRATEGIAS
8. SISTEMA DE INFORMACION
9. OPERATIVIDAD DEL PROCESO
10. ESTRUCTURA FUNCIONAL
11. ACTIVIDADES DE GESTION DE COBRO
12. CLASIFICACION DE DEUDORES
13. MODALIDAD DE CONVENIOS O CONTRATOS
14. FORMAS DE PAGO
15. CRITERIOS DE CLASIFICACION DEL RIESGO DE LA CARTERA
16. ETAPAS DEL COBRO
a. COBRO PERSUASIVO
MEDIOS PARA EFECTUAR EL COBRO PERSUASIVO
b. COBRO PREJURIDICO
MEDIOS PARA EFECTUAR EL COBRO PREJURIDICO
ETAPAS DEL COBRO PREJURIDICO
c. COBRO COACTIVO
ETAPAS DEL COBRO COACTIVO
d. ACCIONES ANTE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA.
19. TRAZABILIDAD DE CARTERA
20. PROVISION DE CARTERA
21. CASTIGO DE CARTERA
22. INDICADORES DEL PROCESO DE CARTERA
23. INCENTIVOS PARA LA RECUPERACION DE CARTERA
VII. GLOSARIO I. INTRODUCCIÓN
Para la E.S.E. Hospital SAN ANTONIO DE GIGANTE de I Nivel, es importante contar con un documento que reglamente el quehacer
en la administración de la cartera en cumplimiento de la Ley 1066 de 2006 y su reglamentación en el Decreto 4473 de 2006. El manejo y
administración adecuado de la cartera hace parte de una buena gestión, por lo que el presente manual se constituye en un
instrumento de consulta y orientación para la ejecución del proceso Administrativo en el cobro de la cartera en sus etapas de Planeación,
Organización, Coordinación y Control, para lograr una mayor eficiencia y eficacia en el recaudo.
Debido a que el recaudo de la cartera afecta el correcto funcionamiento de la E.S.E, se hace necesario definir estrategias que nos permitan
avanzar en la solución de dicho fenómeno, con impactos favorables a la situación financiera de la E.S.E. Lo dispuesto en el presente
manual se establece de carácter obligatorio.
II. OBJETIVO DEL MANUAL
Brindar lineamientos para una adecuada administración de la cartera de la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, de tal forma
que todas las actuaciones referentes al proceso, se ciñan conforme al presente manual.
III. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Definir políticas y procedimientos para la administración eficiente de la cartera del ESE Hospital San Antonio de Gigante .
Utilizar los recursos tecnológicos y Jurídicos de que dispone la entidad para dinamizar y optimizar los procesos de cobro de cartera.
Agilizar el proceso de recuperación de los recursos adeudados por los Entes territoriales, las EPS-C, EPS-S, las empresas de
seguros, otras Empresas del Estado, Empresas particulares, personas jurídicas, personas naturales, otras IPS, originados por la
prestación de servicios de atención en salud y otros conceptos.
IV. ALCANCE DEL MANUAL
La determinación de cobro y manejo de la cartera, así como la recuperación de la misma es una responsabilidad primaria de la
Gerencia a través del área de cartera.
V. MARCO LEGAL
Acuerdo 081 de 28 de Julio de 1997, por la cual se transformó la ESE Hospital San Antonio de Gigante I Nivel de Atención. LEY 1066
“Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública”. En su artículo 2°, dispuso que cada una de las entidades
públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de
servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán
entre otros: 1. Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la
Entidad Pública el “Reglamento Interno del Recaudo de Cartera” con sujeción a lo dispuesto en esta Ley, el cual deberá incluir las
condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago.
Así mismo el artículo 5° de la Ley 1066 de 2006, prescribe, que las entidades públicas que de manera permanente tenga a su cargo
el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado colombiano y que en virtud de estas
tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen
especial otorgado por la Constitución Política, tienen la facultad y jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles
a su favor y, para estos efectos deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.
Decreto reglamentario 4473 de 15 diciembre de 2006, “por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006”.
VI. PROCESO DE CARTERA
1. ANALISIS DOFA DEL PROCESO DE CARTERA
DEBILIDADES FORTALEZAS
Las notas débitos y crédito dejadas de aplicar
en el proceso de facturación (Anulaciones).
Facturas registradas en los estados de
cartera que no aparecen radicadas en las
entidades.
No aplicación de la normatividad en cuanto a
plazos de pago.
No aplicación oportuna de pagos debido a la
no identificación del pagador en el extracto
bancario (Cuentas sin identificar)
El no reporte de las EPS de los pagos efectuados
mensualmente y las cuentas que se cancelan
Equipo motivado y comprometido para
lograr Aumentar el recaudo.
Conocimiento de los procesos operativos
propios de cartera.
Buena comunicación entre los responsables
de procesos de facturación, cartera y glosas.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Apoyo por parte de la gerencia, en los
Procesos del área.
Revisar y hacer modificaciones a los actuales
procesos.
Nuevo enfoque de monitoreo del recaudo
diario, e implementación de un
plan de mejoramiento en la gestión del recaudo.
Apoyo de Sistemas en diseño de aplicativos
para optimizar procesos operativos.
Demora en la Contratación con las EPS
Facturación presentada sin cumplimiento de
normas, ni de lineamientos de las entidades,
que se reflejan en devolución de facturas.
Crecimiento de los índices de glosas.
2. MISION: Prestar servicios de salud de baja nivel de complejidad, con énfasis en la promoción de la salud y prevención de la enfermedad,
contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios
3. VISION: Para el año 2020 la Empresa Social del estado Hospital San Antonio de Gigante será una Institución líder en el centro del departamento del
Huila en la prestación de los servicios de salud con oportunidad, accesibilidad, calidad, seguridad, continuidad y pertenencia, reconocida como
institución amiga por la comunidad Giganteña
4. OBJETIVOS
Lograr una eficiente rotación de cartera a <=90 días.
Lograr recaudo y depuración oportuna de cartera. Evitar provisionar o castigar cartera.
5. PRINCIPIOS
Agilidad y transparencia,
Persistencia en el cobro iniciado,
Registro y Trazabilidad del cobro,
Clasificación y análisis de cartera y
Análisis de riesgo por proceso (Riesgo bajo, Riesgo Medio y Riesgo Alto).
6. POLÍTICAS DE CARTERA
Mantener rotación de cartera menor o igual a 90 días.
Administración y consolidación mensual de las cifras de cartera.
Asegurar la radicación oportuna de las cuentas en las entidades.,
Realizar periódicamente conciliaciones de cartera, con los diferentes pagadores.
Realizar circularización de saldos.
Iniciar la trazabilidad de la cartera.
Reconocimiento de incentivos por cumplimiento de metas de recaudo.
Firmar acuerdos de pago.
Reportar a la contaduría General de la nación, los deudores morosos.
Cobrar intereses por mora, a las deudas que lleguen a la instancia de cobro pre-jurídico.
Llevar a cabo el cobro persuasivo y coactivo.
Entregar la información requerida por el comité de sostenibilidad financiera.
7. ESTRATEGIAS
Organizar la función de cobranza e implementar controles operativos, informes y medidas de desempeño para lograr la
eficiencia en la cobranza.
Diseño de un sistema de Información para la gestión de cartera, como complemento al Software de la entidad.
Implementar las Instancias de gestión de cobro persuasivo y coactivo.
Monitorear La Cartera para controlar su crecimiento y evitar el desmejoramiento de su calidad por edades.
Seguimiento continúo a los pagos e identificar los mismos en coordinación con contabilidad.
8. SISTEMA DE INFORMACIÓN
El área de cartera está en permanente proceso de actualización y control del módulo de cartera, del sistema de Información de
Dinámica Gerencial, de manera que permita llevar una trazabilidad a la gestión de cobro y generar información útil y oportuna para la
toma de decisiones
9. OPERATIVIDAD DEL PROCESO
ENTRADAS
ACTIVIDADES DE GESTION
SALIDAS
FACTURACION –
GLOSAS
COBRO PERSUASIVO – COPRO
PREJURIDICO – COBRO COACTIVO
– DEPURACION DE CARTERA
– PROVISION Y CASTRIGO DE CARTERA
RECAUDO – CARTERA
DEPURADA – ACUERDOS DE
PAGO – PROCESOS
– CESIONES DE CREDITO.
10. ESTRUCTURA FUNCIONAL
JURIDICA: Responsable por:
El cobro pre jurídico y coactivo de la cartera de la E.S.E.
Apoyo a la gestión de cobro persuasivo.
Apoyo en la depuración de cartera, provisionada y castigada.
Presentar solicitudes de conciliación ante la procuraduría y la Supersalud.
Proyectar acuerdos de pago.
Apoyar sobre los conceptos jurídicos de la cobrabilidad de la cartera.
11. ACTIVIDADES DE GESTION DE COBRO
COBRO
PERSUASIVO
COBRO
PREJURIDICO
COBRO
COACTIVO
COBRO JURIDICO
JUNTA DIRECTIVA
Responsable por la
articulación de los
procedimientos de
contabilidad, facturación
y presupuesto.
Responsable por la
proyección, cumplimiento
de metas. de recaudo y
depuración de cartera.
Responsable por la
generación de informes
para los clientes internos y
entes externo.
Generación de informes
para usuarios internos y
externos, responsable por
las conciliaciones entre las
diferentes áreas.
Responsable por
La gestión de cobro.
Responsable por la
consecución de soportes
de pagos y detalle por
cada pagador
Conciliación y depuración
de cartera.
Registro de la gestión de
cobro.
Responsable por la
elaboración, control y
gestión de cobro de pagar
GERENCIA
TECNICO DE CARTERA
Consolidar los indicadores de gestión y los informes mensuales
del área.
Generación de informe de estados de cartera
consolidados.
Responsable por la generación de informes para la
Supersalud.
Consolidación de información,
Aplicación de pagos.
Generación de informe de recaudo. Registro y control de
correspondencia.
Generación de estados de cartera circularización de saldos.
LLAMADAS,
CONCILIACIONES
CONTABLES,
OFICIOS, PLAN DE
VISITAS Y
ACUERDOS DE
PAGO
OFICIOS, ESTUDIO
DE TITULOS POR
EDADES,
UBICACIÓN DEL
DEUDOR,
REQUERIMIENTOS
DE PAGOS Y
ACUERDOS DE
PAGO
PROVIDENCIAS O
RESOLUCION DE
DECLARACIOND E
DEUDA,
MANDAMIENTO DE
PAGO,
INDAGACION DE
BIENES,
ACUERDOS DE
PAGO, ORDEN
EJECUCION,
EMBARGOS Y
SECUESTRO DE
BIENES Y REMATE
PROCEDERA EN
LOS CASOS EN QUE
SE PRESENTEN
DEMANDAS
CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVAS
POR EXCEPCIONES.
1. CONCILIACIÓN ANTE LA SUPERINTENDENCIA NACIONALL DE SALUD O
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION. Estado de cartera, poder de representación
del representante legal, certificado de representación legal y evidencia de la gestión de cartera.
12. CLASIFICACION DE DEUDORES
EPS-C: Empresas Promotoras de Salud del Régimen Contributivo
EPS-S: Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado
IPS PRIVADAS: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de carácter privado.
IPS PUBLICAS: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud pertenecientes al sector público.
ARP: Administradoras de Riesgos Profesionales.
EMPRESAS DE REGIMEN ESPECIAL: (INPEC, POLICIA, EJERCITO, SENA).
ENTES TERRITORIALES: (Gobernaciones, Alcaldías, Secretarias de salud).
EMPRESAS DE SEGUROS. Administradoras Seguros Obligatorios de Accidentes de Tránsito (SOAT)
OTROS: Contratos de arrendamiento
13. MODALIDAD DE CONVENIOS O CONTRATOS
CONTRATOS POR CAPITACIÓN: Mediante la cual se destina un porcentaje la UPC, para la atención de un número
definido de afiliados, basado en la directriz del ministerio de protección, porcentaje de mercado y costos de la Institución.
CONTRATOS POR EVENTO: Mediante la cual se determina la tarifa por cada uno de los bienes, servicios o procedimiento
teniendo en cuenta como referencia las tarifas del mercado.
PAGO POR PAQUETE O TARIFA INTEGRAL: consolida actividades e intervenciones, procedimientos y suministros, necesarios
para resolver integralmente un problema o diagnóstico específico de salud, por un valor preestablecido en el mercado global prospectivo.
14. FORMAS DE PAGO
Actualmente se contemplan dos formas de pago por los servicios de salud prestados.
Las Entidades Promotoras de Salud EPS de ambos regímenes, pagarán los servicios a los Prestadores de Servicios de salud habilitados,
mes anticipado en un 100% si los contratos son por capitación. Si fuesen por otra modalidad, como pago por evento, global prospectivo
o grupo diagnóstico se hará como mínimo un pago anticipado del 50% del valor de la factura, dentro de los cinco días posteriores a
su presentación. En caso de no presentarse objeción o glosa alguna, el saldo se pagará dentro de los treinta días (30) siguientes a la
presentación de la factura, siempre y cuando haya recibido los recursos del ente territorial en el caso del régimen subsidiado. De lo
contrario, pagará dentro de los quince (15) días posteriores a la recepción del pago. El Ministerio de la Protección Social reglamentará
lo referente a la contratación por capitación, a la forma y los tiempos de presentación, recepción, remisión y revisión de facturas, glosas
y respuesta a glosas y pagos e intereses de mora, asegurando que aquellas facturas que presenten glosas queden canceladas dentro de los
60 días posteriores a la presentación de la factura.
APLICACIÓN DEL GIRO DIRECTO – (Aplica solo para contratos por capitación)
El sistema de giro directo se aplica actualmente según la nueva normatividad emanada de la CRES y es cuando las EPS-S y el ente
territorial (Alcaldía) diligencian la documentación virtual hacia un ente verificador y pagador (Fosyga) y el giro lo realizan directamente
a las cuentas del prestador del servicio bimestre anticipado.
CONTRATOS POR CAPITACION – La IPS debe entregar la cuenta de cobro o factura a la EPS-S al comienzo de cada mes y
ésta debe pagarle en el curso de los diez (10) primeros días del mismo mes en curso.
15. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE LA CARTERACALIFICACIÓN Y
PONDERACION DEL RIESGO
CRITERIO
PUNTAJE
EDAD DE LA CARTERA CON MAYOR
CONCENTRACION
EDAD MENOR A 60 DIAS :1
EDAD ENTRE 61 Y 90 DIAS :2
EDAD ENTRE 91 Y 180 DIAS :3
EDAD ENTRE 181 Y 360 DIAS :4
EDAD MAYOR A 360 DIAS :5
TIPO DE PAGADOR
ENTIDAD PUBLICA :1
ENTIDAD PRIVADA :2
PERSONA NATURAL :3
EVIDENCIA DE GESTION DE COBRO
REGISTROS DE GESTION EN LOS
ULTIMOS 3 MESES :1
REGISTROS DE GESTIÓN
EN EL ÚLTIMO
AÑO
: 2
SIN REGISTROS DE GESTION : 3
CRUCE DE CARTERA CON EL
PAGADOR
EN EL ULTIMO TRIMESTRE :1
EN EL ULTIMO AÑO :2
MAYOR A UN AÑO :3
COMPORTAMIENTO DE PAGOS
PAGO DENTRO DE LOS 30 DIAS
SIGUIENTES
A LA RADICACIÓN : 1
PAGO DENTRO DE LOS 60
DIAS SIGUIENTES A LA
RADICACIÓN
: 2
PAGOS DESPUÉS DE 60
DIAS DE LA
RADICACIÓN
: 3
NO REGISTRA PAGOS
EN EL ULTIMO
SEMESTRE
NO REGISTRA NINGUN PAGO EN EL
ULTIMO AÑO
PUNTAJE
CALIFICACIÓN
DEL RIESGO
ACCION A SEGUIR
PUNTAJE MENOR A 8 RIESGO BAJO MANEJO DE COBRO
PERSUASIVO
PUNTAJE IGUAL A 9 RIESGO MEDIO
MANEJO DE COBRO
PERSUASIVO Y/O
PREJURIDICO
PUNTAJE IGUAL O MAYOR
A 10 RIESGO ALTO
MANEJO COBRO COACTIVO Y
JURÍDICO
16. ETAPAS DEL COBRO
COBRO PERSUASIVO
Es la etapa en la cual se invita al deudor, de la ESE Hospital Miguel Barreto Lopez, a través de un requerimiento, a cancelar
el valor correspondiente a la prestación del servicio de salud, objeto de la obligación, Se dará aplicación al cobro persuasivo, en
los casos de cuentas con mora entre 91 a 120 días. Durante esta etapa el deudor puede cancelar la obligación a través del pago
total, que incluye saldo
A capital e intereses de mora causados o acceder a un acuerdo de pago, el cual sólo podrá concederse por una sola vez.
MEDIOS PARA EFECTUAR EL COBRO PERSUASIVO:
Llamadas, las cuales se registrarán en el formato de gestión de cobro.
Oficios, hasta dos (2) veces, con intervalos máximos hasta 20 días.
Circularización de saldos.
Conciliación contable (cartera corriente)
Plan de visitas, registrando la actividad en el formato de Gestión de cobro.
Acuerdos de pago, actividad realizada por ejecutivo de cuenta apoyada por el Coordinador de Cartera y el abogado del área, gestión
que debe quedar registrada en el formato de gestión de cobro.
El período de cobro persuasivo es de noventa (90) días, que se contará a partir de la fecha del Informe de Cartera sobre la edad de la
cuenta.
COBRO PRE-JURIDICO
Se realiza sobre cuentas con edad entre 121 días y 360 días de mora. Esta etapa de cobro lo realizará el Grupo de ejecutivos
de cartera.
Medios para efectuar el cobro Pre-jurídico
Requerimientos de pago. El Equipo de cartera o el grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, requerirá al deudor para que
cancele la deuda a su cargo y a favor de la ESE Hospital San Antonio de Gigante - Huila, mediante oficio, hasta por dos (2) veces con
intervalos de hasta quince (15) días.
El resultado del cobro pre-jurídico puede ser un Acuerdo de Pago
ETAPAS DEL COBRO PRE-JURIDICO
Ubicación del deudor: El Equipo de cartera o el grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, en caso de ser necesario, solicitará
información sobre la última dirección registrada y números telefónicos del deudor a las siguientes entidades: Cámara de Comercio,
DIAN, EPS, entidades bancarias, Superintendencia de Notariado y Registro entre otras.
Acuerdos de pago, si el deudor comparece ante el grupo de ejecutivos o el grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, y manifiesta
por escrito su voluntad de pago, se procurara la concertación de pago.
Cuando los acuerdos de pago se realicen con entidades públicas, se verificará previamente la competencia o facultad de los
funcionarios de dichas instituciones para realizar este tipo de actos. En todos los Acuerdos de Pago se tendrán en cuenta los siguientes
criterios:
Que medie solicitud de facilidad de pago suscrita por el deudor.
Que el deudor no se encuentre reportado en el Boletín de Deudores Morosos por incumplimiento de acuerdos de pago.
Que el deudor realice el pago mínimo del veinte por ciento (20%) de la obligación, antes de realizar el acuerdo y presente certificación
de disponibilidad y el registro presupuestal que soporte la viabilidad del acuerdo, por el saldo de la deuda.
Que quien suscriba el acuerdo de pago tenga expresas facultades para tal efecto.
El Acuerdo de Pago debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
Plena identificación de las partes.
Identificación de la obligación incluyendo valor y concepto de la misma.
Plazo, número de cuotas y valor de cada cuota.
Clase de garantía con la cual el deudor respalda la obligación, de conformidad con las establecidas en el -Código Civil, Código
de Comercio y Estatuto Tributario Nacional.
Inclusión de la cláusula aceleratoria, la cual se hará efectiva a partir del incumplimiento de dos (2) cuotas, en consecuencia
se iniciará el proceso de cobro coactivo.
Dirección y teléfono del deudor para notificaciones.
Plazos: Para la realización de los acuerdos de pago, el Grupo de cartera, en cuanto a factores de plazo, cuantía y garantía exigible,
deberá sujetarse a los siguientes criterios:
a. Cuando el valor de la acreencia no supere los cinco (5) SMLMV el plazo no excederá de tres (3) meses.
b. Cuando el valor de la acreencia supere los cinco (5) SMLMV, sin exceder de cuarenta (40) SMLMV, el plazo podrá ser hasta de seis
(6) meses.
c. Cuando la acreencia supere los cuarenta (40) SMLMV, sin exceder de ciento cincuenta (150) SMLMV, el plazo podrá ser hasta
de nueve (9) meses.
d. Cuando la acreencia supere los ciento cincuenta (150) SMLMV, sin exceder de cuatrocientos (400) SMLMV, el plazo podrá ser
hasta de un (1) año.
e. Cuando la acreencia supere los cuatrocientos (400) SMLMV, el plazo máximo podrá ser hasta de un año y medio (1.5) años.
Se deberán tener en cuenta las siguientes disposiciones sobre las garantías:
1.- Personales: Cuando la obligación no sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000), si se trata de personas naturales la garantía
personal será suscrita tanto por el ejecutado, como por un codeudor solvente que posea finca raíz y/o certificado laboral.
2. Reales: Cuando la obligación sea superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000.00), el ejecutado fiscal deberá constituir garantía real.
3.- Con las Entidades Públicas: Se podrán suscribir acuerdos de pago con otras entidades públicas siempre y cuando lo que allí
se estipule esté sujeto a lo dispuesto en el certificado de disponibilidad presupuestal de la respectiva entidad y ésta cuente con la
autorización de vigencias futuras, conforme con el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
4.- Cobro de Intereses Moratorios. En los acuerdos de pago que celebre la ESE Hospital San Antonio de Gigante , con sus
deudores, deberá estipularse el cobro de intereses moratorios. La tasa del interés moratorio no podrá en ningún caso exceder al
interés bancario corriente aumentado en la mitad, y en ningún caso podrá ser inferior al IPC anual acumulado. Esto último sin perjuicio
de lo dispuesto en la ley para las deudas originadas en cuotas partes jubilatorias.
Verificación en el Boletín de Deudores Morosos, el incumplimiento en acuerdos de pago. Si el deudor aparece reportado en el Boletín
de Deudores Morosos, se consulta a la entidad el motivo del reporte. Si el reporte obedece a incumplimiento de un acuerdo de pago, la
ESE Hospital San Antonio de Gigante, se abstendrá de suscribir acuerdo de pago.
5.- Indagación de bienes: La indagación de bienes se realizará cuando el deudor no comparezca o no pague, o incumpla el acuerdo de
pago. Para lograr la ubicación de bienes del deudor, el Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo solicitará información a las
siguientes entidades: Cámara de Comercio, Supersociedades, Entidades financieras, Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos,
Catastro Distrital, DIAN, entre otras.
Segunda Etapa - Cobro coactivo: Agotado el proceso administrativo de cobro persuasivo sin obtener la totalidad del pago de la
deuda, se adelantará el correspondiente proceso administrativo de cobro coactivo, para lo cual la Coordinación de cartera emitirá
providencia motivada que declare la existencia de la deuda a favor del Hospital, la determinación del deudor debidamente identificado,
el origen de ladeuda, providencia que debe ser notificada al deudor, personalmente o por edicto y expresar la procedencia del
recurso de reposición ante la misma Coordinación y el de apelación ante la Subdirección Financiera y Administrativa y oficiar a la
Contaduría General de la Nación, solicitándola inclusión en el boletín de deudores morosos.
El plazo máximo para adelantar el proceso administrativo de cobro coactivo, será hasta de doce (12) meses, contados a partir del
momento en que se hace exigible la obligación a favor de la ESE Hospital San Antonio de Gigante.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE COBRO COACTIVO
Procederá el Proceso Administrativo de cobro coactivo, en los siguientes casos:
Cuando la deuda presente una mora superior a 360 días.
Cuando el deudor sea demandado para el cobro de otras obligaciones
Cuando el deudor entrare en cesación de pagos que implique la apertura de acuerdo de reestructuración o liquidación
obligatoria.
Cuando se incumplan Acuerdos de pago o se hayan agotado las etapas de administrativo, persuasivo y pre jurídico, sin que se haya
efectuado el pago total de la deuda requerida, se iniciará de forma inmediata por parte del Grupo funcional de cobro persuasivo y
coactivo, el correspondiente cobro coactivo.
Se emitirá constancia de ejecutoria de los títulos ejecutivos y se dictara auto por medio del cual se avoca el conocimiento, por parte del
grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo; y a su vez solicitar la información económica.
Se procede a Librar Mandamiento de Pago.
Circularización al proceso de cobro coactivo.
ETAPAS DEL COBRO COACTIVO
Mandamiento de pago: El abogado comisionado del Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, librará el mandamiento de
pago, ordenando la cancelación de la obligación, más los intereses respectivos, a que haya lugar, previstos en las normas o en el
título ejecutivo, (previa liquidación de la deuda).
Notificación del Mandamiento de Pago: De conformidad con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, el
mandamiento de pago se notificará al deudor personalmente o por edicto, previa citación enviada a la dirección que figure en el
título ejecutivo o sus anexos, para que comparezca dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la comunicación.
Para efectos de las notificaciones, se tendrá como dirección de notificación, la establecida en el certificado de cámara de comercio
cuando se trate de personas jurídicas, en los demás casos se acudirá la última dirección registrada y números telefónicos del deudor a las
siguientes entidades: Ministerio de la Protección Social, Superintendencia Nacional de Salud, DIAN y consultará la guía telefónica,
entre otras.
Término para pagar o presentar Excepciones: Dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, el
deudor deberá cancelar el monto de la deuda, con sus respectivos intereses, si a ello hubiere lugar. Dentro del mismo término
podrá proponer mediante escrito las excepciones.
Excepciones Contra el mandamiento de pago, procederán las siguientes excepciones:
Pago Efectivo.
Existencia de Acuerdo de Pago
Falta de Ejecutoria del Título
La Pérdida de Ejecutoria del Título, en los términos del artículo 66 del Código Contencioso
Administrativo o por revocatoria directa del acto fundamento del cobro.
La prescripción de la acción de cobro.
La falta de Título Ejecutivo.
La incompetencia del funcionario que lo profirió.
Contra el mandamiento de pago que vincule a los deudores solidarios procederán, además, las siguientes excepciones:
La calidad de deudor solidario y La indebida tasación del monto de la deuda.
Trámite de excepciones: Dentro del mes siguiente a la presentación del escrito, mediante el cual se proponen las excepciones,
el Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, decidirá sobre ellas, ordenando previamente la práctica de las pruebas
cuando sea el caso.
Efecto de las excepciones probadas: Si se encuentran probadas las excepciones, el Grupo funcional de cobro persuasivo y
coactivo, así lo declarará y ordenará la terminación del proceso, cuando fuere del caso y el levantamiento de las medidas
preventivas cuando se hubieren decretado. En igual forma, procederá si en cualquier etapa del procedimiento el deudor cancela
la totalidad de las obligaciones.
Cuando la excepción probada, lo sea respecto de uno o vario de los títulos comprendidos en el mandamiento de pago, el procedimiento
continuara en relación con los demás sin perjuicio de los ajustes correspondientes.
Recurso contra el auto que decide las excepciones: En el auto que rechace las excepciones propuestas, se ordenará adelantar la ejecución
y remate de los bienes embargados y secuestrados. Contra dicho auto procede únicamente el recurso de apelación ante el superior
funcional, que en este evento es el Subdirector Financiero y Administrativo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación
personal, o desfijación del edicto, quien tendrá a partir de su interposición en debida forma, un (1) mes para resolver.
Notificación del auto que resuelve excepciones y del recurso de apelación: Las providencias que decidan recursos, se notificarán
personalmente, o por edicto de conformidad con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, previa citación enviada a
la dirección que figure en el título ejecutivo o sus anexos, para que comparezca dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes
al envío de la comunicación.
Intervención del Contencioso Administrativo: Dentro del proceso administrativo de cobro coactivo, solo se demandarán ante la
Jurisdicción Contencioso Administrativa, las providencias que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución; la admisión
de la demanda no suspende el proceso de cobro, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de dicha
jurisdicción.
Orden de ejecución: Si vencido el término para excepcionar, el deudor no propuso excepción alguna, o el deudor no se allanó a pagar la
obligación, el Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, mediante la providencia, ordenará la ejecución y remate de los bienes
embargados y secuestrados. Contra esta providencia no procede recurso alguno.
El Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, realizará la liquidación de la obligación, en la cual incluirá el monto contenido en
el título ejecutivo, los intereses a que haya lugar y demás emolumentos.
Cuando previamente a la orden de ejecución de que trata el presente párrafo, no se hubiesen dispuesto medidas preventivas, en dicha
providencia se decretará el embargo y secuestro de los bienes del deudor, si los bienes estuviesen identificados; en caso de desconocerse
los mismos, se ordenará la investigación de ellos, para que una vez identificados se embarguen, secuestren y se prosiga con el remate.
Gastos en el procedimiento administrativo coactivo: En el procedimiento administrativo de cobro, el deudor deberá cancelar,
además del monto de la obligación, los gastos en que incurrió la administración para hacer efectivo el pago de la obligación.
Medidas Cautelares: Previa o simultáneamente con el mandamiento de pago, el Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, podrá
decretar el embargo y secuestro preventivo de los bienes del deudor que se hayan establecido como de su propiedad producto de la
investigación patrimonial, Para efectos de decretar las medidas preventivas, se seguirá lo señalado en el Estatuto Tributario Nacional
y, lo no regulado allí, con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.
Si han sido decretadas las medidas cautelares, y el deudor demuestra que se ha admitido demanda contra el título ejecutivo y que
ésta se encuentra pendiente de fallo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, se ordenará levantarlas.
Las medidas cautelares también podrán levantarse cuando ha sido admitida la demanda, ante la Jurisdicción Contencioso
Administrativo, contra la providencia que falla las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución y cuando se presta garantía bancaria
o de una Compañía de Seguros, por el valor adeudado.
Límite de embargos: El valor de los bienes embargados no podrá exceder el doble de la deuda más los intereses a que haya lugar. Si
efectuado el avaluó de los bienes, estos excedieren la suma indicada, el embardo debe reducirse si ello fuere posible, hasta dicho valor, de
oficio o a solicitud del interesado.
El avalúo de los bienes embargados se hará teniendo en cuenta el valor comercial de los mismos y se notificará personalmente o por
correo certificado. Si el deudor no está de acuerdo, podrá solicitar dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, un nuevo
avalúo, caso en cual, el deudor debe asumir los honorarios correspondientes. Contra este avalúo no procede recurso alguno.
Registro del embargo: De la providencia que decreta el embargo de bienes sujetos a registro, se enviará una copia a la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.
Remate de bienes: En firme el avalúo de los bienes, el Grupo funcional de cobro persuasivo y coactivo, efectuará el remate de los bienes
directamente o a través de entidades de derecho público y cancelará la obligación a favor de la ESE Hospital San Antonio de Gigante
y adjudicará los bienes a favor de la Nación en caso de declararse desierto el remate después de la tercera licitación o aviso, en los
términos que establezca el reglamento.
Suspensión por acuerdo de pago: En cualquier etapa del procedimiento administrativo coactivo, el deudor podrá celebrar un acuerdo de
pago con la ESE Hospital San Antonio de Gigante, en cuyo caso se suspenderá el procedimiento y se podrán levantar las medidas
preventivas que hubieren sido decretadas.
Sin perjuicio de la exigibilidad de garantías, cuando se declare el incumplimiento del acuerdo de pago, deberá reanudarse el
procedimiento si aquéllas no son suficientes para cubrir la totalidad de la deuda.
Prescripción de la acción de cobro: La acción de cobro de las obligaciones a favor de la ESE Hospital San Antonio de Gigante,
prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles o los que señalen
las normas específicas para cada caso.
Interrupción y suspensión del término de la prescripción: El término de la prescripción de la acción de cobro se interrumpe por la
notificación del mandamiento de pago, por el otorgamiento de acuerdos de pago y por las demás causales legales.
Cláusula Aceleratoria: Cuando el deudor incumpla con el pago de dos (2) cuotas estando en vigencia el acuerdo de pago, se aplicará
la cláusula aceleratoria y en consecuencia se iniciará el proceso de cobro coactivo, llevándolo hasta su terminación.
ACCIONES ANTE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA.
Dentro del proceso de cobro administrativo por jurisdicción coactiva, sólo serán demandables ante la Jurisdicción Contencioso
Administrativa, las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución; la admisión de la demanda no
suspende el proceso de cobro coactivo, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de dicha jurisdicción.
19. TRAZABILIDAD DE LA CARTERA
Dando cumplimiento al principio de registro y trazabilidad del cobro, y como complemento al software de cartera de la ESE Hospital San
Antonio de Gigante se desarrollaran herramientas, que permitan identificar y realizar una trazabilidad de la gestión de cobro, a cada uno de
los deudores, generando información útil y oportuna para la toma de decisiones que contenga los siguientes ítems:
(1)
NOMBRE
EMPRESA
(2) NIT (3) No
CONTRATO (4) REGIMEN (5) MES
(6)
MODALIDA
D PAGO
(7) CTA
COBRO No
(8) VALOR
FACTURAD
O EN
SISTEMA
(9) FECHA
ENTREGA
PARA
GENERACIO
N DE RIPS
(10) FECHA
ENTREGA DE
LA FACTURA
EN CARTERA
(11) VALOR
FACTURADO
RADICADO
(12) FECHA
RADICACI
O N
FACTURA
EN LA
EMPRESA
(13) PLAZO
DE PAGO
(14) FECHA
PROYECTA
DA DE
PAGO
(15) FECHA
DE
REALIZACI
ON DEL
PAGO
(16) EDAD DE
LA CARTERA
(17) VALOR
GLOSADO
(18) FECHA
DE PAGO
DEL VLR
SOPORTAD
O DE LA
GLOSA
(10DIAS)
(19) PAGO
POR
CONCILIAC
ION (30
DIAS)
(20) VLR
GLOSA
FINAL
(21)
RESPONSABI
LI DAD
FISCAL
(22) GESTION
DE COBRO
PERSUASIVO.
(23) COBRO
PRE-JURIDICO
(OFICIO,
REQUERIMIEN
TO DE PAGO)
(24) COBRO
COACTIVO
(25) COBRO
JURÍDICO
TRAZABILIDAD DEL COBRO PREJURIDICO
1.-Ubicación del
deudor
2.- Requerimiento
de pago
3.- Acuerdos de
pago (se accede
por dos veces)
4.- Indagación de
bienes
Se solicitará
información a la
Cámara de
Comercio, Secretaria
Distrital de Hacienda,
DAS, EPS y entidades
Bancarias entre otras
(hasta por 2
veces, con
intervalos hasta de
15 días)
Si el deudor
acude al Grupo
funcional, debe
manifestar por
escrito su
voluntad de pago
A la Cámara de
Comercio,
Supersociedades,
Entidades financieras,
Catastro Distrital y
DIAN entre otras.
TRAZABILIDAD DEL COBRO COACTIVO
1. Se inicia Etapa de
cobro Coactivo
2. Se libra mandamiento
de pago
3. Notificación del
mandamiento de pago
4. Termino para
pagar o presentar
Excepciones
Agotadas las etapas de
cobro persuasivo y pre-
jurídico.
El Grupo Funcional de
cobro persuasivo y
coactivo Emitirá
constancia de ejecutoria
de los títulos.
Avoca conocimiento
Ordena la cancelación de
la obligación, más los
intereses a que haya lugar.
De conformidad con los
Arts. 44 y 45 del
C.C.A. (Notificación
personal o por edicto),
para que comparezca
dentro de los 5 días
hábiles siguientes al
envió de la
comunicación.
Dentro de los 15 días
siguientes a la
notificación.
5. tramite de las
excepciones. Se decidirá
dentro del mes siguiente a
la presentación del escrito
6. Efecto de las
excepciones probadas. Si
se encuentran probadas,
así se declara y se ordena
la terminación del proceso
7. recurso contra el auto
que decide las
excepciones. Procede el
recurso de apelación,
ante el superior (Sub
gerente administrativo y
financiero), dentro de los
5 días siguientes a la
notificación
8. Tramite de las
excepciones. Se
decidirá dentro del
mes siguiente a la
presentación del
escrito
9.- Notificación del auto que
resuelve las excepciones y el
recurso de apelación. Se notificará
según los Arts. 44 y 45 de
C.C.A. (Notificación personal o
por edicto), para que comparezca
dentro de los 5 días hábiles
siguientes al envió de la
comunicación.
10. Intervención del Contencioso
Administrativo Solo se
demandarán las providencias que
fallan excepciones y ordenan
llevar adelante la ejecución.
La admisión de la demanda no
suspende el proceso de cobro.
El remate se realizará hasta que
exista pronunciamiento
definitivo.
11. Orden de ejecución.
Si dentro del término legal
no propuso excepciones, o no
se allanó a pagar la
obligación, se emitirá
providencia que ordenará la
ejecución y remate de los bienes
embargados.
Contra esta providencia no
procede recurso alguno
20. PROVISIÓN DE CARTERA
Concepto: Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar la ESE Hospi ta l San Antonio de Gigante , para cubrir
contingencias de pérdidas, como resultado del riesgo de incobrabilidad de bienes y cuentas de servicios de salud.
El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica individual por pagador, que permita determinar la
contingencia de pérdida o riesgo por la eventualidad insolvencia del prestatario y deberá efectuarse por lo menos al cierre
del período contable en cada trimestre.
Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe
provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su
evolución. Se aplicará a deudas con edad mayor a tres (3) años , en un porcentaje del 100% siempre y cuando no se
encuentre en un proceso conciliatorio .
El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse en notas
a los estados contables, los métodos y criterios utilizados para su estimación.
No se reconoce el carácter de difícil cobro a deudas contraídas entre sí por empresas o personas económicamente vinculadas, o
por los socios para con la sociedad o viceversa.
21. CASTIGO DE CARTERA
Un crédito moroso podrá ser susceptible de castigo cuando el proceso de cobro pre-jurídico sea infructuoso y, asimismo, cuando se
encuentre documentada la incapacidad de pago del deudor desde el proceso de cobro administrativo, persuasivo, sin necesidad de haber
sido iniciada acción legal alguna, luego del análisis de la situación concreta del deudor por el área de cartera.
Cuando se establezca que una deuda que es cobrable solo en parte , puede aceptarse la cantidad correspondiente a la parte no
cobrable.
Eventos. Condiciones de Castigo: Para el castigo de un crédito se observarán las siguientes condiciones:
Cuando los derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la
jurisdicción coactiva.
Cuando el derecho o la obligación a cobrar no ostente de causal de extinción.
Cuando el derecho o la obligación carecen de soportes idóneos a través de la cual se pueda adelantar el procedimiento
de cobro jurídico.
Cuando no haya sido legalmente posible imputarle la deuda a una entidad o a una persona.
Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso que lo que se pueda
recaudar.
Empresa liquidada legalmente
Incapacidad económica del deudor.
Ausencia total del deudor y codeudor o codeudores.
Se podrá someter a castigo , las deudas a cargo de personas que hubieren muerto sin dejar bienes para esto se debe allegar previamente
al expediente la partida de defunción del deudor y las pruebas que acrediten satisfactoriamente la circunstancia de no haber dejado bienes.
Podrá igualmente castigar las deudas que, no obstante las diligencias que se hayan efectuado para su cobro, estén sin respaldo alguno
por no existir bienes embargados, ni garantía alguna, siempre que, además de no tenerse noticia del deudor la deuda tenga una antigüedad
de más de cinco (5) años.
Tanto la provisión y el castigo se presentarán al Comité de Sostenibilidad Contable y financiera.
22. INDICADORES DEL PROCESO DE CARTERA
NOMBRE OBJETO FORMULA META
PORCENTAJE DE
EJECUCION DEL
RECAUDO EN EL
PERIODO
MEDIR LA
EFICACIA DEL
RECAUDO
Valor recaudo del periodo * 100/
Valor recaudo proyectado 100%
PORCENTAJE DE
EJECUCION
RECAUDO DE
VIGENCIAS
ANTERIORES
MEDIR LA
EFICACIA EN EL
RECAUDO DE
ANTERIORES
Valor de recaudo
correspondiente a vigencias
anteriores/ valor proyectado a
recaudar a la vigencia * 100
80%
NIVEL DE AVANCE
DEPURACION DE
CARTERA
MEDIR LA
EFICACIA EN LA
DEPURACION DE
CARTERA
Total depurado / Total Plan de
trabajo 60%
ANALISIS DEL
COMPORTAMIENTO
DE LA CARTERA
POR EDADES
VISUALIZAR EL
COMPORTAMIENTO
DE LA CARTERA
TOTAL Y POR
EDADES DE UN
PERIODO A OTRO
Cartera por edades del mes
inmediatamente anterior
comparativa/Cartera por edades
del mes de periodo de cierre
23. INCENTIVOS PARA LA RECUPERACIÓN DE CARTERA
La ESE Hospital San Antonio de Gigante podrá diseñar mecanismos para incentivar el recaudo de la cartera para cada vigencia,
por cumplimiento de las metas proyectadas de acuerdo a la proyección de recursos, estimándola en un valor fijo por
cumplimiento de la meta y un valor fijo adicional por sobre cumplimiento de la meta ( se excluye el recaudo de capitas).
VII. GLOSARIO.
ACUERDO DE PAGO: Documento en el cual el deudor manifiesta su voluntad de pago, junto con el acreedor se procura a la
concertación de pago.
CADUCIDAD: El término caducidad hace referencia al vencimiento del término o plazo que la Ley señala para reclamar un derecho
sustantivo a través del ejercicio de la acción judicial.
CLAÚSULA ACELERATORIA: La cláusula aceleratoria es una facultad consignada en el título o acuerdo de pago, la cual permite al
acreedor, la facultad de declarar vencida anticipadamente la totalidad de la obligación, dando así por extinguido el plazo convenido
y haciendo exigibles el saldo o cuotas pendientes.
COBRO COACTIVO: Busca el pago de la deuda a través del poder coactivo que la ley otorga, a las entidades públicas.
COBRO PERSUASIVO: Mecanismo que busca convencer al deudor con argumentos positivos para la cancelación de la deuda.
Persigue el pago de la deuda y normalización de la cartera para continuar prestándole servicios.
COBRO PREJURIDICO: Es el último esfuerzo que la entidad hace para evitar con el deudor la acción Coactiva o Judicial.
DEMANDA CONTENCIOSA DE COBRO: Se demandaran ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa las providencias que fallan
las excepciones en el proceso coactivo y ordenan llevar adelante la ejecución.
GESTION DE COBRO: Actividades realizadas tendientes a lograr el efectivo pago de la deuda.
TITULO VALOR O EJECUTIVO: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho, los cuales deben tener una
obligación clara expresa y actualmente exigible para el Hospital.
PAGARE: El Pagaré es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecho por escrito, por la cual una persona se obliga
bajo su firma para con otra a pagar a la presentación, a un término fijo o determinable, una suma cierta de dinero a la orden o al
portador.
PRESCRIPCION: La prescripción es el término o plazo señalado en la Ley para la adquisición o extinción de derechos, el cual es
susceptible de suspenderse y de interrumpirse.
REQUERIMIENTO DE PAGO: Es un medio escrito por el cual se requiere al deudor, para que cancele la deuda a su
cargo y a favor del Hospital
MANDAMIENTO DE PAGO: Documento donde se ordena la cancelación de la obligación más los intereses respectivos a que
haya lugar, previstos en la norma o el título ejecutivo.
V
P H
INDICADORES DE GESTIÓN
PORCENTAJE DE RECAUDO EN
LA VIGENCIA
(Ver Ficha Técnica de
Indicadores)
A P
H V
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS VERSIÓN: 02
PAGINA: 1 de 9
1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Boletín de Ingresos
Informes de recaudo de C artera
SALIDAS
Registro de Recaudos.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 2 de 9
2. JERARQUIZACIÓN DEL PROCESO
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO
GESTION FINANCIERA
002. REGISTRO DE RECAUDOS
2.1 Solicita a la Unidad Funcional de Contabilidad el
Boletín de Ingresos que elabora Tesorería para registrar
los recaudos por concepto de otros ingresos.
2.2 Registrar en el sistema en el libro de ingresos, los
ingresos por ventas de servicio de los rubros de cuota de
recuperación y particulares, así como los otros ingresos
corrientes recibidos del día anterior.
2.3 Devuelve a la Unidad Funcional de Contabilidad el
boletín de ingresos que fueron prestados.
2.4 Recibe de la Unidad Funcional de Cartera antes del 8
de cada mes el informe de recaudo discriminados por el
régimen, por entidad y por vigencia de los recaudos
efectuados en el mes anterior.
2.5 Registra en el aplicativo, en el libro de ingreso, los
recaudos del mes correspondiente a la Venta de Servicio
de la actual vigencia, de acuerdo con el régimen al cual
pertenece.
2.6 Registra en el aplicativo, en el libro de ingresos el
recaudo de la venta de servicios de la vigencia anterior,
en el rubro cuenta por cobrar, en las columnas
derechos causados y recaudos efectivos.
2.7 Registra en el aplicativo, en el libro de ingresos el
recaudo de la venta de servicios de las vigencias mayores
a un año, en el rubro recuperación de cartera, en las
columnas derechos causados y recaudos efectivos.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 3 de 9
3. OBJETIVO
Llevar el control presupuestal de los recaudos por venta de servicios y por otros ingresos que recibe el Hospital San Antonio de Gigante, con el fin de tener una información actualizada y oportuna para la toma de decisiones por parte de la Gerencia.
4. ALCANCE
El proceso inicia con solicitar el boletín de ingresos y finaliza con registrar en el rubro de recuperación de Cartera los
recaudos por ventas de vigencias mayores a un año. El proceso incluye registrar en el sistema los ingresos recibidos,
devolver los documentos prestados, recibir el informe de recaudos discriminados por el régimen, entidad y vigencia,
registrar en el libro de ingresos los recaudos del mes y registrar en el rubro el recaudo de la vigencia anterior.
La información de recaudo por venta de servicios se obtiene por informe que remite la unidad funcional cartera
donde especifican los ingresos por régimen y por vigencias.
5. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
DECRETO 115 DE 1996: Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de
los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras.
6. RESPONSABLE
Auxiliar Administrativo de Presupuesto
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 01
PAGINA: 4 de 9
7. DEFINICIONES
RUBRO: Partida cuantificada que posee un valor cierto.
PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad.
8. DETALLE DE ACTIVIDADES
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
01
Solicitar el boletín
de ingresos
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Solicita a la Unidad Funcional de Contabilidad el
Boletín de Ingresos que elabora Tesorería para
registrar los recaudos por concepto de otros
ingresos.
Diariamente
Boletín de
Ingresos
02
Registrar en el
sistema los
ingresos recibidos
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Registrar en el sistema en el libro de ingresos,
los ingresos por ventas de servicio de los rubros
de cuota de recuperación y particulares, así
como los otros ingresos corrientes recibidos del
día anterior.
Diariamente
Boletín de
Ingresos y
Software
03 Devolver los
documentos
prestados
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Devuelve a la Unidad Funcional de Contabilidad
el boletín de ingresos que fueron prestados.
Diariamente Boletín de
Ingresos
04
Recibir el informe
de recaudos
discriminados por
el régimen,
entidad y vigencia
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Recibe de la Unidad Funcional de Cartera antes
del 8 de cada mes el informe de recaudo
discriminados por el régimen, por entidad y por
vigencia de los recaudos efectuados en el mes
anterior.
Mensualmente
Informes por
régimen,
entidad y
vigencia
05 Registrar en el
libro de ingreso
los recaudos del
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Registra en el aplicativo, en el libro de ingreso,
los recaudos del mes correspondiente a la
Venta de Servicio de la actual vigencia, de
Mensualmente
Software e
Informe de
cartera
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 5 de 9
No QUE HACER DONDE QUIEN LO
HACE COMO LO HACE
CUANDO LO
HACE RECURSO
mes acuerdo con el régimen al cual pertenece.
06
Registrar en el
rubro el recaudo
de la vigencia
anterior
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Registra en el aplicativo, en el libro de ingresos
el recaudo de la venta de servicios de la
vigencia anterior, en el rubro cuenta por
cobrar, en las columnas derechos causados y
recaudos efectivos.
Mensualmente
Software e
Informe de
cartera
07
Registrar en el
rubro de
recuperación de
Cartera, los
recaudos por
ventas de vigencia
mayores a un año
Unidad Funcional
de Presupuesto
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
Registra en el aplicativo, en el libro de ingresos
el recaudo de la venta de servicios de las
vigencias mayores a un año, en el rubro
recuperación de cartera, en las columnas
derechos causados y recaudos efectivos.
Mensualmente
Software e
Informe de
cartera
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 6 de 9
9. DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE PRESUPUESTO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 7 de 9
10. REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO Y
NOMBRE DEL
REGISTRO
RESPONSABLE COMO
CONSERVARLO
DONDE
CONSERVARLO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
QUE SE HACE
DESPUÉS
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Auxiliar
Administrativo
de Presupuesto
En Registro físico y
medio magnético
En archivo de la oficina
de Presupuesto y en el
Servidor
Un (1) Año Se envía a Archivo
Central
11. PROCESOS INVOLUCRADOS
Procesos de las Unidades funcionales de Tesorería y Cartera
12. DETALLE DE RIESGOS
No RIESGO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
01
Que los reportes de cartera no sean entregados en la
fecha estipulada.
Oficiar a la unidad funcional de
Cartera sobre las fechas establecidas
para la entrega de la información
Auxiliar Administrativo de
Presupuesto
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 8 de 9
13. ELABORO, REVISO, APROBÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE:
PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS
NOMBRE:
PIEDAD CRISTINA PASTRANA RÍOS
NOMBRE
JORGE HUMBERTO GONZALEZ BAHAMON
CARGO:
AUXILIAR CARTERA
CARGO:
AUXILIAR CARTERA
CARGO:
Gerente de la E.S.E
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
FECHA:
ABRIL DE 2017
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN
ABRIL DE 2017
REGISTRO DE RECAUDOS
VERSIÓN: 02
PAGINA: 9 de 9
FORMATO REGISTRO DE INFORMACIÓN
NOMBRE DEL
INDICADOR
FÓRMULA DE CÁLCULO UNIDAD DE
MEDICIÓN
PERIODICIDAD DE
REMISIÓN DE LA
INFORMACIÓN
NIVEL DE
DESAGREGACIÓN
PORCENTAJE DE
RECAUDO EN LA
VIGENCIA
Total Valor Recaudado de la
vigencia
--------------------------------X100
Total del valor Facturación neto de
la vigencia
Trimestral
Porcentaje (%)
Trimestral
N.A
