Manual de usuario · Nombre del Fichero ENI_Manual_de_usuario.odt Autor CHAP Versión/Edición...

CONSEJERÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Dirección General de Política Digital

Herramienta de verificación y formación de documentos y expedienteselectrónicos conformes al Esquema Nacional de Interoperabilidad

Manual de usuario

Versión: v01r01

Fecha: 19/10/2016

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicaciónpública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimientoexpreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

Consejería de Hacienda y Administración Pública


Herramienta de verificación y formación dedocumentos y expedientes electrónicos conformes

al Esquema Nacional de Interoperabilidad

Manual de usuario

HOJA DE CONTROL

TítuloHerramienta de verificación y formación de documentos y expedientes electrónicos conformes al Esquema Nacional de Interoperabilidad

Entregable Manual de usuario

Nombre del Fichero ENI_Manual_de_usuario.odt

Autor CHAP

Versión/Edición v01r01 Fecha Versión 19/10/2016

Aprobado por - Fecha Aprobación DD/MM/AAAA

Nº Total Páginas 20

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio

v01r00 Versión inicial del documento UTE CHAP 28/12/2015

v01r01 Revisión CHAP CHAP 19/10/2016

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Manual de usuario

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................5

2 ACCESO.............................................................................................................................................................................7

3 VERIFICAR DOCUMENTO ELECTRÓNICO ENI....................................................................................................................10

4 VERIFICAR EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ENI.....................................................................................................................11

5 FORMACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ENI.......................................................................................................13

6 FORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS ENI........................................................................................................15

7 PREGUNTAS FRECUENTES...............................................................................................................................................19

8 REFERENCIAS..................................................................................................................................................................20






Manual de usuario

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Portada HCV....................................................................................................................................................7

Ilustración 2. Portada ENI.....................................................................................................................................................7

Ilustración 3. Condiciones de uso..........................................................................................................................................8

Ilustración 4. Selección de verificación/formación de documento/expediente ENI..................................................................8

Ilustración 5. Selección de verificación/formación de documento ENI....................................................................................9

Ilustración 6. Selección de verificación/formación de expediente ENI.....................................................................................9

Ilustración 7. Incorporar XML del documento ENI a verificar................................................................................................10

Ilustración 8. Información del documento ENI verificado......................................................................................................10

Ilustración 9. Incorporar XML del expediente ENI a verificar.................................................................................................11

Ilustración 10. Información del expediente ENI verificado.....................................................................................................12

Ilustración 11. Formación de documento electrónico ENI.....................................................................................................13

Ilustración 12. Representación jerárquica de órganos..........................................................................................................13

Ilustración 13. Representación jerárquica de órganos expandida..........................................................................................14

Ilustración 14. Representación jerárquica de órganos contraída...........................................................................................14

Ilustración 15. Firmar el documento ENI.............................................................................................................................14

Ilustración 16. Resultado del documento ENI.......................................................................................................................15

Ilustración 17. Formulario de formación de un expediente electrónico ENI...........................................................................15

Ilustración 18. Estructura de carpetas del expediente ENI....................................................................................................16

Ilustración 19. Incorporación de documentos a una carpeta del expediente..........................................................................17

Ilustración 20. Documentos ENI incorporados al expediente................................................................................................17

Ilustración 21. Firmar el índice del expediente electrónico ENI.............................................................................................18

Ilustración 22. Descarga del expediente electrónico ENI formado.........................................................................................18






Manual de usuario

1 INTRODUCCIÓN

El Esquema Nacional de Interoperabilidad, en adelante ENI, establece los principios y directrices de interoperabilidad en elintercambio y conservación de la información electrónica por parte de Administraciones Públicas. El Esquema Nacional deInteroperabilidad se establece en el artículo 156, apartado 1, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico delSector Público, que sustituye al apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de losciudadanos a los Servicios Públicos. El Esquema Nacional de Interoperabilidad se desarrolla en el R.D. 4/2010, de 8 deenero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica

El ENI se desarrolla por diversas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), entre las que se encuentran:

• Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169

• Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico.


En ambas Normas Técnicas de Interoperabilidad se establecen respectivamente los elementos constitutivos del documentoadministrativo electrónico y del expediente electrónico, como objetos digitales susceptibles de intervenir en procesos deintercambio entre administraciones públicas, con la administración de Justicia o con los ciudadanos.

Documento administrativo electrónicoDocumento administrativo electrónico:

Objeto digital administrativo que contiene la información objeto (datos) y los datos asociados a ésta (firma ymetadatos). En el marco del ENI, este concepto incluye tanto los documentos electrónicos producidos por lasAdministraciones públicas en el ejercicio de sus competencias como los documentos electrónicos aportados por losciudadanos en el contexto de un procedimiento dado.

Expediente electrónicoExpediente electrónico:

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea eltipo de información que contengan. El expediente electrónico queda constituido por el índice de documentos, sufirma electrónica y sus metadatos mínimos obligatorios.

La Herramienta Centralizada de Verificación (HCV) ofrece en relación a documentos y expedientes electrónicos la siguientefuncionalidad dirigida al personal de la Administración de la Junta de Andalucía:

1 Verificación de documentos y expedientes electrónicos ENI: Se podrá usar en los casos en los que se deba verificarla corrección e integridad de un documento o un expediente electrónico recibido desde otro órgano administrativo oaportado por un ciudadano.








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2 Formación de documentos y expedientes electrónicos ENI:

2.1 Documento administrativo electrónicoDocumento administrativo electrónico: se deberá aportar el contenido del documento, asignar valor a susmetadatos mínimos obligatorios y firmar su contenido.

2.2 Expediente electrónicoExpediente electrónico: se deberá aportar o referenciar la totalidad de documentos que constituyen el índice,asignar valores a sus metadatos mínimos obligatorios y firmar electrónicamente el índice para garantizar suintegridad.

El correcto uso de la HCV para los procesos de verificación y formación de documentos y expedientes electrónicos requierepor parte de los usuarios un conocimiento previo de la NTI de Documento electrónico y la NTI de Expediente electrónico, enespecial sobre la semántica de los metadatos mínimos obligatorios que todo documento y expediente electrónico deben tenerasignados. Es importante destacar que la HCV no custodia los documentos/expedientes verificados o formados en la propiaherramienta.

En todo caso, el uso de la Herramienta Centralizada de Verificación para la verificación y/o formación de documentos yexpedientes electrónicos ha de considerarse como “de último recurso”, en el sentido de que deberá limitarse a las situacionesen las que se carezca de un repositorio de documentos administrativos y/o sistema/herramienta de tramitación deexpedientes adaptados a las directrices técnicas impuestas por el ENI. Así, si por ejemplo debe remitirse un expedienteelectrónico a otra administración y éste se tramita en una herramienta adaptada al ENI, en ella deberá disponerse de unautilidad de exportación de expedientes en formato ENI que haga innecesario el uso de la Herramienta Centralizada deVerificación para formar el expediente a remitir.

El presente documento es un manual de usuario del módulo ENI de la Herramienta Centralizada de Verificación para laverificación y formación de documentos administrativos electrónicos y expedientes electrónicos en el formato de intercambiodefinido por el ENI.






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2 ACCESO

El acceso al sistema se realiza introduciendo la siguiente dirección en el navegador:

https://ws050.juntadeandalucia.es/verificarFirma/

Ilustración 1. Portada HCV

La funcionalidad de verificación y formación de expedientes y documentos electrónicos será accesible desde la pestaña “ENI” ubicada en la barra principal de navegación.

Ilustración 2. Portada ENI






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La autenticación en la herramienta podrá realizarse:

• Con certificado electrónico.

• Con usuario y clave de correo corporativo (LDAP). En este caso la herramienta verificará que la persona que accede es personal funcionario de la Junta de Andalucía en situación ACTIVA.

En la cabecera de la herramienta podrá encontrar los siguientes iconos:

Pulsando sobre éstos iconos podrá aumentar o disminuir el tamaño de letra partiendo desde un tamaño mínimo yllegando a un tamaño máximo.

Pulsando sobre el icono precedente podrá acceder al este manual de usuario.

En cada uno de los campos de los formularios, podrá encontrar el icono y al pasar el cursor por encima le mostrará unaayuda, describiendo el valor a introducir en el campo correspondiente.

En el caso de autenticarse desde otra pestaña, no será necesario volver a hacerlo al acceder a la pestaña ENI. Sin embargo,sí que deberá aceptar las condiciones de uso.

Ilustración 3. Condiciones de uso

Una vez que se haya autenticado en la herramienta y accedido a la pestaña ENI de la herramienta se mostrará la siguientepágina un submenú de documentos y expedientes donde podremos seleccionar la opción deseada y nos cargará uno de lossiguientes formularios.

Ilustración 4. Selección de verificación/formación de documento/expediente ENI






Manual de usuario

Estas serían las opciones de la pestaña de documentos, en las que podemos seleccionar verificar un documento ENI yaexistente o formar un nuevo documento ENI.

Ilustración 5. Selección de verificación/formación de documento ENI

Estas serían las opciones de la pestaña de expedientes, en las cuales podemos seleccionar verificar un expediente ENI yaexistente o formar un nuevo expediente ENI.

Ilustración 6. Selección de verificación/formación de expediente ENI






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3 VERIFICAR DOCUMENTO ELECTRÓNICO ENI

Para verificar la información contenida en un documento ENI se deberá seleccionar la opción de verificar documento y aportarun documento ENI en el formulario.

Ilustración 7. Incorporar XML del documento ENI a verificar

Si el fichero XML aportado contenedor de un documento electrónico ENI es correcto, la HCV muestra la información quecontiene y pone a su disposición la posibilidad de descargar el fichero original de contenido firmado y también la posibilidadde descargar el fichero de firma electrónica en caso de existir.

Ilustración 8. Información del documento ENI verificado






Manual de usuario

Si por el contrario el fichero aportado no es correcto podrán obtenerse los siguientes mensajes de error:

• “El fichero aportado no tiene la extensión adecuada (XML)”: aparecerá cuando aportemos un fichero cuya extensiónno sea “.xml”.

• “Se ha producido un error en la lectura del/los documento/s, incluya documento/s ENI correcto/s. ”: aparecerácuando se aporte un fichero XML cuya estructura interna no se ajuste a las especificaciones definidas por la NTI deDocumento electrónico.

• “La firma electrónica del documento no garantiza su integridad, puede haber sido objeto de manipulación.”:aparecerá cuando el fichero XML aportado contenga una estructura correcta de documento electrónico pero sinembargo la firma electrónica que contiene no garantiza la integridad del contenido del documento electrónico.

4 VERIFICAR EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ENI

Para verificar la información de un fichero XML contenedor de un expediente electrónico en formato ENI se deberá seleccionarla opción de verificar expediente y aportar un expediente ENI en el formulario.

Ilustración 9. Incorporar XML del expediente ENI a verificar

Si el fichero XML aportado contenedor de un expediente electrónico ENI es correcto se mostrará su información: metadatosmínimos obligatorios, índice, datos de la firma del índice y, si existe, su fichero de visualización. El índice relacionará lainformación básica de los documentos vinculados al expediente, ya sea contenidos en una estructura plana, en carpetas o conanidamiento de otros expedientes.






Manual de usuario

Ilustración 10. Información del expediente ENI verificado

Si por el contrario el fichero aportado no es correcto podrán obtenerse los siguientes mensajes de error:

• “El fichero aportado no tiene la extensión adecuada (XML)”: aparecerá cuando aportemos un fichero cuya extensiónno sea “.xml”.

• “Se ha producido un error en la lectura del expediente, incluya un expediente ENI correcto. ”: aparecerá cuando seaporte un fichero XML cuya estructura interna no se ajuste a las especificaciones definidas por la NTI de Expedienteelectrónico.

• “La firma electrónica del expediente no garantiza la integridad de su índice, el cual puede haber sido objeto demanipulación.”: aparecerá cuando el fichero XML aportado contenga una estructura correcta de expedienteelectrónico pero sin embargo la firma electrónica que contiene no garantiza la integridad de su índice.






Manual de usuario

5 FORMACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ENI

Para formar un documento electrónico conforme al ENI deberá seleccionar la opción de formar documento y asignar valores alos siguientes metadatos del documento que va a formar:

Órgano/s: Identificador DIR3 del órgano administrativo que genera o captura el documento. Si son varios, se debenseparar por ','.

Fecha captura: Fecha de captura del documento. En caso de no introducir ninguna fecha se tomará la actual.

Tipo documental: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI deDocumento electrónico.

Estado elaboración: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI deDocumento electrónico.

Identificador de documento origen: Este campo se deberá aportar cuando el metadato “Estado elaboración” tengalos valores “Copia electrónica parcial auténtica” o “Copia electrónica auténtica con cambio de formato”,referenciando el identificador del documento del que deriva el documento que estamos formando.

Contenido: Es necesario aportar el archivo de contenido del documento electrónico, para el cual se validará que suformato sea uno de los admitidos por la NTI de Catálogo de estándares.

Ilustración 11. Formación de documento electrónico ENI

Conforme se aporten los códigos DIR3 de la(s) unidad(es) administrativa(s) del documento electrónico, la HCV mostrará paracada uno de ellos su representación jerárquica. Si se indica más de uno, aparecerán dos botones de control para gestionar lavisualización de los árboles de jerarquía orgánica.

Ilustración 12. Representación jerárquica de órganos






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los botones de control son:

Como indica el botón, se podrán expandir todos los arboles.

Ilustración 13. Representación jerárquica de órganos expandida

Como indica el botón, se podrán contraer todos los arboles.

Ilustración 14. Representación jerárquica de órganos contraída

Al pulsar sobre el botón “FORMAR DOCUMENTO” se accede a la siguiente pantalla en la que se mostrará un resumen deconfirmación de la información contenida en el documento que se va a formar.

En la siguiente pantalla se muestra la información del documento que se va a generar, el cual va a ser firmado pulsando enFIRMAR DOCUMENTO, seleccionando el certificado instalado.

Ilustración 15. Firmar el documento ENI

A la hora del firmar el expediente, tan solo aparecerán los certificados vinculados al usuario autenticado.






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Una vez introducidos los datos del documento y firmado se muestra el resultado obtenido, con la opción de descargar eldocumento ENI.

Ilustración 16. Resultado del documento ENI

6 FORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS ENI

Para formar expedientes electrónicos conforme al ENI se deberá seleccionar la opción de formar expediente.

El proceso de formación de un expediente electrónico tiene los siguientes pasos:

1. Asignación de valores a los metadatos mínimos obligatorios definidos por la NTI de Expediente electrónico.

2. Incorporación de uno o más documentos electrónicos vinculados al expediente y, opcionalmente, su organización enuna estructura de carpetas.

3. Firma del índice electrónico del expediente que garantiza su integridad.

4. Descarga del expediente electrónico formado

Ilustración 17. Formulario de formación de un expediente electrónico ENI

PASO 1: Asignación de valores a los metadatos mínimos obligatorios definidos por la NTI de Expediente electrónico.






Manual de usuario

Los metadatos mínimos obligatorios a los que se debe asignar un valor son los siguientes:

Órgano/s: Identificador DIR3 del órgano administrativo al que se vincula el expediente. Si son varios, se debenseparar por ','.

Fecha apertura: Fecha de apertura del expediente. En caso de no introducir ninguna fecha se tomará la actual.

Clasificación: Clasificación del expediente. Debe corresponderse con el formato (código DIR3)_PRO_(30 carácteres).

Estado: Deberá seleccionar el valor adecuado de entre los posibles definidos por la por la NTI de Expedienteelectrónico.

Interesado/s: Relación de identificadores (NIF, CIF, NIE) vinculados a los interesados en el expediente. Si son varios,debe separalos por ','.

Observaciones: Este valor es opcional y solo aparecerá en el archivo de visualización del índice .

PASO 2: Incorporación de los documentos electrónicos vinculados al expediente y, opcionalmente, su organización en unaestructura de carpetas.

La incorporación de un documento puede realizarse ya sea mediante la subida del fichero XML contenedor deldocumento o bien aportando su código seguro de verificación en HCV. Es posible definir una estructura de carpetasde documentos para organizarlos dentro del expediente:

Para agregar carpetas se pulsa sobre el icono , lo cual genera una carpeta a la que se debe asignar necesariamente un nombre para poder incorporar documentos y/o más carpetas.

Ilustración 18. Estructura de carpetas del expediente ENI

NOTA: Una vez creadas las carpetas pueden ser movidas según sea necesario, siempre y cuando el navegador ysu versión lo permita.

Para incorporar documentos a una carpeta deberá pulsar el botón , que abrirá el diálogo que habilita esta posibilidad.






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Ilustración 19. Incorporación de documentos a una carpeta del expediente

Para incorporar un documento ENI a partir de su código seguro de verificación se debe introducir en el campo

correspondiente y pulsar el icono .

Para incorporar uno o más documentos ENI a partir de sus ficheros XML contenedores habrá que seleccionarlos y

pulsar sobre el icono .

Opcionalmente podrá indicarse para cada documento su fecha de incorporación al expediente. En el caso de dejarel campo fecha vacío se tomará la fecha actual. Un documento solo podrá ser incorporado una única vez y en casode duplicidad tan solo se incorporará una instancia.

Ilustración 20. Documentos ENI incorporados al expediente

Pulse sobre “FORMAR ÍNDICE” para acceder a la siguiente pantalla del proceso de formación del expediente.






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PASO 3: Firma del índice electrónico del expediente que garantiza su integridad.

En este momento se mostrará información resumen del expediente que se ha definido en las pantallas precedentes:valores asignados a los metadatos mínimos obligatorios y representación visual del del índice de documentos y suestructura en carpetas.

Ilustración 21. Firmar el índice del expediente electrónico ENI

Si se considera que la información resumen es correcta, se deberá pulsar sobre el botón “FIRMAR ÍNDICE”, tras locual deberá seleccionar el certificado electrónico con el que desea firmar.

PASO 4: Descarga de expediente electrónico formado

En este punto ya hemos formado un expediente electrónico que podremos descargar (fichero XML contenedor).Opcionalmente también podremos descargar su fichero PDF de visualización.

Ilustración 22. Descarga del expediente electrónico ENI formado






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7 PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Qué es un fichero XML?

◦ Es un formato de fichero que permite almacenar información de modo estructurado y de forma legible y por tanto procesable para las aplicaciones informáticas.

2. ¿Todos los ficheros XML deben contener un documento o expediente electrónico ENI?

◦ No. Del mismo modo que todo documento PDF no ha de contener necesariamente una novela, un fichero XMLpuede contener cualquier tipo de información estructurada. Sin embargo, el Esquema Nacional deInteroperabilidad establece unas directrices técnicas que -dentro del formato XML- permiten estructurar lainformación de documentos y expedientes electrónicos.

3. ¿Cómo verifico/veo el contenido de un fichero XML contenedor de un documento o un expediente electrónico?

◦ Del mismo modo que si desea ver el contenido de un fichero PDF debe contar con una aplicación que permitasu lectura y representación, la HCV ofrece la funcionalidad de verificación de documentos y expedienteselectrónicos. Ésto no quiere decir que la HCV sea el único sistema que ofrece esta posibilidad. Así, porejemplo, una herramienta de tramitación de expedientes podría tener una funcionalidad equivalente que nohiciera necesario para sus usuarios el uso de HCV como verificador de documentos y expedientes.

4. ¿Qué elementos componen un documento electrónico?

◦ Un documento electrónico se compone de un contenido, una o más firmas electrónicas vinculadas sobre elcontenido y un conjunto de metadatos mínimos obligatorios. Para mayor información puede consultar la NormaTécnica de Interoperabilidad de documento electrónico.

5. ¿Qué elementos componen un expediente electrónico?

◦ Un expediente electrónico se compone de un indice, su firmas electrónicas, un conjunto de metadatos mínimosobligatorios y opcionalmente un fichero de representación visual del índice. Para mayor información puedeconsultar la Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico.

6. ¿Un fichero XML contenedor de un expediente electrónico incluye sus documentos?

◦ No. El expediente electrónico incorpora un índice de los documentos que lo constituyen, referenciando susidentificadores e información criptográfica que asegura su integridad. Sin embargo, el fichero XML delexpediente electrónico no incorpora el contenido de sus documentos. Si debemos remitir un expedienteelectrónico a otra administración, a un ciudadano o a la administración de justicia, además de remitir el ficheroXML del expediente deberemos enviar también el fichero XML de cada uno de sus documentos. Deberá tenerseen cuenta además que en un proceso de remisión o puesta a disposición del índice de un expedienteelectrónico junto a sus documentos, las partes pueden haber acordado o una de ellas haber establecidoformatos o estructuras contenedoras de los documentos y carpetas que quedan fuera del ámbito de laHerramienta Centralizada de Verificación






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7. ¿Un “informe de firma“ es un documento electrónico ENI?

◦ No. Un informe de firma es una representación del contenido de un documento electrónico en la queadicionalmente se incorpora -habitualmente en su zona inferior- un código seguro de verificación y unadirección web del sistema donde se puede realizar la verificación y acceso del documento al que representa. Loque habitualmente conocemos como “informe de firma” en realidad es una “copia papel auténtica de undocumentos públicos administrativos electrónico”, en conformidad con la NTI de Procedimientos de copiadoauténtico y conversión entre documentos electrónicos. El “informe de firma”, en definitiva, no es un documentoelectrónico.

8 REFERENCIAS

Herramienta Centralizada de Verificación

https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/herramientacentralizadadeverificacion

Esquema Nacional de Interoperabilidad


Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico


Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico


Norma Técnica de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos

https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172

Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares



https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/herramientacentralizadadeverificacion

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