Manual de Usuario Next Contabilidad
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Next Contabilidad Manual de Usuario
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Manual de Usuario
Next Contabilidad
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TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………........................ 5
II. PERSONALIZACIÓN………………………………………………………………………………………………… 6
III. USUARIOS………………………………………………………………………………..……………………… 8
IV. SOPORTE Y ACCESO REMOTO……………………………………………………………………………….. 10
V. ACTUALIZACIONES………………………………………………………………………………………………… 10
VI. CONTACTO……………………………………………………………………………………………………………. 10
VII. OPERACIONES DEL SISTEMA………………………………………………………………………………… 10
1. Aspectos Generales……………………………………………………………………………….. 11
a. Menú Principal………………………………………………………………………… 11
b. Iconos de Acceso Rápido…………………………………………………………. 12
c. Botones de Acceso Directo……………………………………………………... 12
2. Seleccionar Empresa………………………………………………………………………………. 14
3. Mantenimiento………………………………………………………………………………………. 16
4. Tabla IPC………………………………………………………………………………………………… 17
5. Tabla de Contadores………………………………………………………………………………. 18
6. Tabla de Códigos CIIU…………………………………………………………………………….. 19
7. Plan de Cuentas……………………………………………………………………………………… 20
8. Fórmulas………………………………………………………………………………………………… 25
9. Activos……………………………………………………………………………………………………. 26
10. Tipos de Activos……………………………………………………………………………………… 28
11. Departamento de Activos………………………………………………………………………. 29
12. Centros de Costo……………………………………………………………………………………. 30
13. Auxiliares……………………………………………………………………………………………….. 31
14. Definición de Balances……………………………………………………………………………. 32
15. Configuración de Cuentas………………………………………………………………………. 33
16. Procesar Comprobantes…………………………………………………………………………. 35
17. Procesar Libro de Compras…………………………………………………………………….. 37
18. Procesar Libro de Ventas………………………………………………………………………… 42
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19. Comprobante Automático del Libro de Compras……………………………………. 48
20. Comprobante Automático del Libro de Ventas………………………………………. 49
21. Conciliación de Cuentas…………………………………………………………………………. 50
22. Procesar Forma 30…………………………………………………………………………………. 52
23. Reexpresión Lineal………………………………………………………………………………… 55
24. Reexpresión por Capas…………………………………………………………………………… 56
25. Posición Monetaria………………………………………………………………………………… 57
a. Ejercicio Actual………………………………………………………………………… 57
b. Ejercicios Anteriores……………………………………………………………….. 58
26. Relación de Ingresos/Egresos…………………………………………………………………. 59
27. Cambio del Periodo Contable…………………………………………………………………. 60
28. Cierre Mensual………………………………………………………………………………………. 61
29. Cierre Mensual por Lotes……………………………………………………………………….. 61
30. Pre Cierre del Ejercicio…………………………………………………………………………… 62
31. Cierre del Ejercicio…………………………………………………………………………………. 62
32. Importar/Exportar Información……………………………………………………………… 63
33. Proteger Meses……………………………………………………………………………………… 65
34. Saldos Iniciales……………………………………………………………………………………….. 66
35. Consulta de Ejercicios Anteriores…………………………………………………………… 66
36. Auditar Información……………………………………………………………………………….. 67
37. Ajustar Comprobante…………………………………………………………………………….. 68
38. Cambiar Numeración de Comprobantes………………………………………………… 68
39. Servicios de Archivos……………………………………………………………………………… 69
40. Ajustar Retenciones de IVA……………………………………………………………………. 70
41. Importar de ZEUSCONT………………………………………………………………………….. 70
42. Barra de Identificación…………………………………………………………………………… 71
43. Barra de Menús……………………………………………………………………………………… 71
a. Empresas………………………………………………………………………………… 71
b. Archivos………………………………………………………………………………….. 71
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c. Herramientas…………………………………………………………………………. 72
d. Reportes………………………………………………………………………………….
.
73
e. Especiales………………………………………………………………………………… 74
VIII. OPCIONES DEL SISTEMA……………………………………………………………………………………….. 75
IX. REPORTES………………………………………………………………………………………………………………
.
78
X. GLOSARIO DE TÉRMINOS.……………………………………………………………………………………… 81
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I. INTRODUCCIÓN
Primero que nada, NextSoft le da la bienvenida a esta gran familia de soluciones en sistemas informáticos,
ofimática y servicios adjuntos, con la adquisición de Next Contabilidad: software diseñado y desarrollado
en Venezuela por un equipo integral y dedicado a brindar una metodología automatizada confiable, podrá
obtener, manejar y estudiar de manera fácil y ordenada toda la información económica y financiera
correspondiente al desenvolvimiento de su empresa.
Next Contabilidad ofrece al usuario realizar cómodamente desde una computadora operaciones como:
Posteo de Comprobantes, Procesar libro de compras, Procesar libro de ventas, Reportes, manejo Plan de
cuentas, Mantenimiento de la Empresa, entre otros.
Next Contabilidad es compatible con el sistema operativo Windows de Microsoft, brindando al usuario un
entorno gráfico y amigable, y con sólo tener un conocimiento básico en la operatividad de dicho sistema se
logra una rápida y sencilla adaptación del software de contabilidad.
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II. PERSONALIZACIÓN
Next Contabilidad puede ser personalizado, esto con el fin de identificar y vincular al mismo con el usuario,
creando, a su vez, un registro de adquisición y uso en la Base de Datos de NextSoft, evitando copias ilegales
y licencias fraudulentas del sistema de contabilidad.
Para efectuar la personalización el usuario debe ingresar al menú “Especiales” y seleccionar la opción
“Opciones del Sistema”, seguidamente debe dirigirse a la pestaña “Personalizar”. En dicha pestaña el
usuario debe ingresar los datos correspondientes y presionar el botón PERSONALIZAR o la combinación de
teclas (ALT+P).
Si el usuario ya cuenta con un certificado de
autenticidad debe presionar el botón que se
muestra en la imagen, seguidamente se mostrará
una ventana que permitirá al usuario personalizar
el sistema con el certificado de autenticidad.
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A continuación el usuario debe ingresar el nombre de la empresa, nº de Rif, llave de activación del sistema,
correo y teléfono móvil. Seguidamente debe presionar el botón PERSONALIZAR. El nº de teléfono es
opcional, sin embargo, siempre es recomendable que este sea incluido a la hora de personalizar.
Si el usuario tiene dudas a la hora de ingresar la llave de activación del producto puede presionar el botón
de ayuda ubicado a
la derecha de la caja
de texto “Llave”, la
ventana de ayuda
brindará al usuario
información
adicional sobre la
personalización y a
su vez le brindará al
usuario un ejemplo
de llave de
personalización.
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III. Usuarios
Al iniciar el sistema el primer paso a seguir es el de iniciar sesión con un usuario y contraseña, Next
Contabilidad se instala con un usuario administrador por defecto llamado “Gerente” cuya contraseña es
“1”, seguidamente de ingresar los datos se debe presionar el botón ENTRAR. Este usuario puede ser
modificado en cualquier momento.
Para gestionar los usuarios almacenados en el sistema basta con dirigirse a “Opciones del Sistema”
ubicado en el menú
“Especiales”, en la
pestaña “Usuarios” se
muestra la lista de los
usuarios registrados en
Next Contabilidad hasta
el momento. Es posible
habilitar y deshabilitar un
usuario utilizando la
casilla ubicada a la
derecha del nombre del
mismo.
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Para incluir un nuevo usuario en el sistema se debe presionar el botón AGREGAR o las teclas de acceso
directo (ALT+G). En la nueva ventana emergente se deben indicar el Id, el nombre y contraseña del nuevo
usuario. Next Contabilidad también permite configurar los permisos de acceso para cada usuario, en la
ventana de “Agregar usuario” se muestran todas las opciones del sistema organizadas por módulos, para
definir los permisos se debe activar (para ceder el acceso) o desactivar (para negar el acceso) la casilla
ubicada al lado de cada una de las opciones. Para finalizar se debe presionar el botón ACEPTAR o (ALT+A).
Los usuario pueden ser modificados presionando el botón MODIFICAR o (ALT+F), también pueden ser
eliminados presionando el botón BORRAR o (ALT+O).
Para cambiar el usuario seleccionado en cualquier momento
basta con presionar el icono de USUARIOS ubicado en la barra
de acceso rápido.
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IV. SOPORTE Y ACCESO REMOTO
NextSoft, garantiza el soporte técnico sin ningún tipo de recargo económico, vía correo electrónico a:
[email protected]. Sin embargo, ofrece el soporte “on line” a clientes con tan sólo contar con una
conexión a Internet de Acceso de Banda Ancha (ABA).
V. ACTUALIZACIONES
Next Contabilidad permite actualizaciones gratuitas para la misma versión del sistema, suministrando
nuevos componentes de software, adecuándose a las nuevas exigencias y estándares tecnológicos.
VI. CONTACTO
Para cualquier información, requerimiento o sugerencia a NextSoft y sus productos, está a su disposición el
correo electrónico: [email protected] o la página web: www.next-soft.com.
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VII. OPERACIONES DEL SISTEMA
Next Contabilidad ofrece al usuario un Menú Principal, ubicado en la parte superior de la pantalla, donde
se encuentran las funciones para el manejo cónsono del sistema. A su vez, muestran los iconos de acceso
directo a las operaciones con mayor utilización.
1. Aspectos Generales
Next Contabilidad cuenta con una gama de iconos para la fácil utilización del sistema, teniendo en
cuenta que la utilización del “mouse” generalmente ocupa un tiempo mayor en ejecución al del uso de
teclas de acceso directo (CTRL o ALT).
A. Menú Principal
Ubicado en la parte superior del sistema, debajo de la barra de identificación, permite realizar
todas las funciones establecidas concernientes a la contabilidad de la empresa. Las mismas estarán
activadas o desactivadas según a las atribuciones de cada usuario definido.
Next Contabilidad cuenta con otro Menú Principal, alternativo, ubicado en la parte superior
izquierda del Escritorio del
sistema. Éste puede visualizarse
y ocultarse según el gusto del
usuario, es desplazable por
cada módulo y, es de fácil
utilización con la ayuda del
“mouse”.
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Para ocultarlo, el usuario sólo debe darle ‘click’ con el “mouse”
al botón de cerrar ubicado en la esquina superior derecha de
cada ventana. Y, ‘click’ al botón de apertura, en la parte
superior izquierda, para visualizarlo de nuevo.
B. ICONOS DE ACCESO RÁPIDO
Next Contabilidad le permite al usuario acceder de manera directa a las opciones más utilizadas
referentes a la contabilidad de la empresa. Cada una de ellas identificadas con el nombre de la
operación pertinente.
C. BOTONES DE ACCESO DIRECTO
Se han definido y estandarizado botones de acciones en los diversos módulos de trabajo, ubicados
estratégicamente en las Ventanas de Diálogo para una fácil visualización y uso.
Botones de acceso directo - Mantenimiento:
Nuevo (ALT+N): Crea un nuevo código de registro.
Buscar (ALT+B): Genera una búsqueda específica.
Grabar (ALT+G): Almacena los datos de la ventana de diálogo activa.
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Borrar (ALT+O): Suprime registros de la ventana de diálogo activa.
Importar (ALT+I): Importa datos de un registro a otro.
Repre… (ALT+E): Asigna un representante legal a la empresa seleccionada en la ventana de diálogo activa.
Arriba (ALT+A): Borra los datos de la ventana de diálogo activa más no el registro, permitiendo introducir un nuevo código.
Salir (ALT+S): Permite salir de la ventana de diálogo activa. Responde a la tecla ESC.
Botones de acceso directo - Seleccionar Empresa:
Inicio (ALT+I): Desplaza al primer registro de la lista.
Final (ALT+F): Desplaza al último registro de la lista.
Orden (ALT+R): Ordena un listado de registros, según la preferencia del usuario.
Info… (ALT+I): Despliega la ventana de información de la empresa.
Aceptar (ALT+A): Confirma la operación en la ventana de dialogo activo.
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Botones de acceso directo - Comprobantes:
Buscar (ALT+B): Genera una búsqueda específica.
Borrar (ALT+O): Suprime registros de la ventana de diálogo activa.
Salir (ALT+S): Permite salir de la ventana de diálogo activa. Responde a la tecla ESC.
Agregar (ALT+G): Agrega campos a un registro.
Modificar (ALT+F): Modifica los campos de un registro.
Info… (ALT+I): Despliega la ventana de información del movimiento del comprobante.
Intercalar (ALT+T): Permite intercalar un registro en el comprobante.
Arriba (ALT+A): Borra los datos de la ventana de diálogo activa más no el registro, permitiendo introducir un nuevo código.
2. Seleccionar Empresa
Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de manejar la información contable no solo de una,
sino de múltiples empresas, por lo que esta opción permite al usuario elegir de forma rápida y sencilla
la empresa con la que desea trabajar en el sistema.
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La operación “Seleccionar empresa” despliega una ventana de búsqueda que contiene el listado de las
empresas registradas en el sistema, proporcionando a su vez información relevante perteneciente a
cada una de ellas como: nombre, código, período y fecha de registro.
Cada una de las ventanas de búsqueda presentes en Next Contabilidad cuenta con diversos botones
que facilitan al usuario el desplazamiento a través de su consulta, dichos botones permiten al usuario
ordenar los registros según el campo que
prefieran y dirigirse al final o al principio de
la lista de manera práctica. De igual manera,
es posible filtrar los registros presentados
en la ventana de búsqueda con solo
presionar las teclas de la computadora.
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Si el usuario necesita conocer información más específica sobre alguna de las empresas registradas,
con solo presionar el botón INFO… o la combinación de teclas (ALT+I), se desplegará la ventana
“Información de la empresa”. Dicha ventana ofrece datos adicionales tales como: nº Rif, nº Nit,
dirección, teléfono, entre otros.
3. Mantenimiento
El módulo mantenimiento de empresas permite al usuario registrar nuevas empresas en Next
Contabilidad, y almacenar información muy detallada de cada una de ellas como: código, nombre, nº
Rif, nº Nit, dirección, teléfono, estado, ciudad, entre otros. De igual manera ofrece la posibilidad de
modificar o borrar las empresas registradas anteriormente.
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La opción mantenimiento de empresas también
facilita al usuario otras opciones de utilidad como
lo son: importar información de otras empresas
registradas presionando el botón IMPORTAR o la
combinación de letras (ALT+I), o asignar un
representante legal a cada una de ellas
presionando el botón REPRE… o la combinación de letras (ALT+E).
4. Tabla IPC
Esta opción permite llevar un control del índice de precios al consumidor, y al igual que en la opción de
mantenimiento, es posible agregar nuevos registros y modificar o borrar registros existentes. Next
Contabilidad realiza dinámica y automáticamente los cálculos correspondientes al índice de precios al
consumidor, cálculos tales como: IPC del 1er Semestre, IPC del 2do Semestre, IPC Total e IPC Promedio.
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Como ya se mencionó antes,
pueden consultarse todos los
registros almacenados en el
sistema presionando el botón
BUSCAR o (ALT+B), para
desplegar la ventana
“Búsqueda de tabla IPC”.
5. Tabla de Contadores
Next Contabilidad permite al usuario registrar información referente a los contadores como: código,
nombre, cédula, nº CPC, teléfono. Estos registros pueden ser modificados y eliminados. Para visualizar
información más detallada de un registro basta con presionar el botón DETALLES o la combinación de
teclas (ALT+D).
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El usuario puede consultar la lista
de contadores almacenados en el
sistema con solo utilizar el botón
BUSCAR o las teclas (ALT+B). Esta
ventana de búsqueda facilita al
usuario la navegación a través de
los registros, mediante los
botones INICIO, FINAL y ORDEN.
Así mismo, también cuenta con la
función de filtrado para agilizar de
manera efectiva la consulta del
usuario.
6. Tabla de Códigos CIIU
La tabla de códigos CIIU, como su nombre lo indica es una tabla en la que se listan los códigos CIIU
(Clasificación Industrial Internacional Uniforme). Esta ventana contiene los botones de INICIO (ALT+I) y
FINAL (ALT+F) utilizados para que el usuario pueda desplazarse de manera más sencilla a través de los
registros.
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7. Plan de Cuentas
Next Contabilidad permite al usuario gestionar de forma eficiente y detallada todas las cuentas de la
empresa, almacenando información como: c. cuenta, descripción, tipo, clase, entre otros.
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Next Contabilidad permite al usuario asignar un
presupuesto a las cuentas, seleccionando la casilla
afirmativa en la etiqueta “Presupuesto” se revela un botón con el nombre DISTRIBUIR, al presionar
dicho botón, se mostrará la ventana “Distribución del monto presupuestado”, en la cual el usuario
puede asignar el presupuesto específico para cada uno de los meses.
Por otro lado, en lugar de ingresar
individualmente cada uno de los montos
presupuestados, presionar el botón OPCIONES en
la ventana puede agilizar de manera drástica este
proceso, puesto que este desplegará una ventana
de opciones en la que el usuario puede elegir
distribuir el monto establecido en el mes de enero
entre los doce meses, o asignar ese mismo monto
a todos los meses.
Otra posibilidad es la de asignar capas a una cuenta, seleccionando la casilla afirmativa en la etiqueta
“Capas” y eligiendo posteriormente la clasificación que va a asignarse a la misma: Monetaria,
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22 Nextsoft Casa de Software, C.A. Derechos reservados 2015 – 2016 Nextsoft Software Solutions, C.A. – Derechos reservados 2008 - 2016 www.next-soft.com [email protected]
Existencias, Costos de Ventas, Activos Fijos, entre otros.
El usuario puede ver todas las capas asignadas a una
cuenta al presionar el botón CAPAS o tecleando (ALT+C).
En esta ventana el usuario puede agregar otra capa a la
cuenta, modificarla o eliminarla utilizando los botones
AGREGAR, MODIFICAR y BORRAR o tecleando (ALT+G),
(ALT+F) y (ALT+O) respectivamente.
La ventana “Búsqueda de plan de cuentas” al igual que el resto de las ventanas de búsqueda, cuenta
con los botones de INICIO (ALT+I), FINAL (ALT+F) y ORDEN (ALT+R), para facilitar la consulta de los
registros al usuario.
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Adicionalmente, esta ventana posee un botón denominado INFO… el cual cumple la función de
desplegar la ventana “Información de cuenta”, también puede activarse esta ventana tecleando
(ALT+N). En dicha ventana se detalla más a fondo la información de la cuenta. La pestaña “Información
general” muestra datos adicionales de la cuenta como: total débitos, total créditos, entre otros.
Mientras que la pestaña “Información de las capas” presenta información más específica de las capas
de la cuenta.
Cada uno de los botones presentes en la ventana ofrece más opciones que permiten al usuario obtener
incluso más información de las cuentas almacenadas en Next Contabilidad.
El botón GRÁFICOS abre la ventana “Graficar información”, en la cual el usuario puede determinar si
desea generar un gráfico de los saldos mensuales de la cuenta o uno de movimiento por periodo. El
botón GRAFICAR presente en esta ventana o la combinación de teclas (ALT+G) generará y mostrará el
gráfico correspondiente.
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El botón MOVIMIENTOS despliega la ventana “Movimientos de la cuenta”, esta presenta la lista de
todos los movimientos realizados en la cuenta con información más detallada de los mismos como:
fecha, descripción de movimiento, débitos, créditos, entre otros.
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El usuario puede filtrar los movimientos mostrados en la lista, seleccionando la referencia que prefiera,
cambiando la opción en la etiqueta “Filtro”. De ser
necesario también puede crear un filtro avanzado
seleccionando dicha opción y presionando el botón EXPRESIÓN para mostrar la ventana “Establecer
filtro de movimientos”. Esta ventana permite al usuario crear una serie de filtros personalizados para
los movimientos de la cuenta.
8. Fórmulas
Esta opción permite almacenar, modificar y eliminar fórmulas en Next Contabilidad utilizando los
botones GRABAR y BORRAR o tecleando (ALT+G) o (ALT+O) respectivamente, el usuario puede
registrar en esta ventana: código, descripción y la expresión de la fórmula en cuestión.
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El usuario puede obtener un listado de las fórmulas registradas en el sistema utilizando el botón
BUSCAR, también puede utilizar los botones de INICIO y FINAL para desplazarse de forma inmediata al
principio y al final de la lista de registros. Así mismo, mediante las teclas (ALT+I) y (ALT+F) también
pueden efectuarse dichas funciones.
9. Activos
Next Contabilidad permite
al usuario gestionar todos
los activos de la empresa de
forma rápida y sencilla a
través de la opción
“Activos”.
El usuario puede incluir
información muy detallada y
específica de los activos de
la empresa. Información
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general del activo como: una descripción del activo, tipo, marca, serial, costo de adquisición, costo
actual, entre otros.
Información sobre la
Depreciación del activo como:
meses de vida útil, valor de
rescate, meses depreciados,
depreciación mensual,
depreciación acumulada,
entre otros.
Información sobre el
proveedor del activo como:
nombre, dirección,
teléfonos, contacto, e-mail.
Nuevamente la ventana de búsqueda de activos permite al usuario filtrar la información mostrada
mediante la pulsación de las teclas de la computadora. Y cuenta con sus respectivos botones de INICIO
(ALT+I), FINAL (ALT+F) y ORDEN (ALT+R) respectivamente para facilitar al usuario la búsqueda del
registro que necesita.
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10. Tipos de Activos
Next Contabilidad permite al usuario almacenar información referente a los tipos de activos, la
información que puede registrar de los tipos de activos comprende al código, descripción, cuenta real,
cta. depreciación y depreciación acumulada. Adicionalmente, el usuario tiene la opción de determinar
si el activo es depreciable o no en este punto. Los tipos de activos pueden ser modificados y eliminados
cuando el usuario lo requiera.
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La ventana de “Búsqueda de tipos de activos”
se encuentra equipada con los botones de
INICIO y FINAL que al igual que las
combinaciones de teclas (ALT+I) y (ALT+F)
permitirán las usuario desplazarse de manera
más sencilla a través de la lista, al ubicarlo en
el primer registro o en el último según sea el
caso.
11. Departamentos de Activos
Para facilitar la gestión de los activos, el sistema permite almacenar también de forma separada los
departamentos de activos, almacenando información como: código y descripción del departamento.
El usuario puede acceder al listado de departamentos de activos registrados al presionar el botón de
BUSCAR o tecleando (ALT+B). Así mismo, cuenta con los botones de INICIO y FINAL, los cuales pueden
ser activados a su vez pulsando las combinaciones de teclas (ALT+I) y (ALT+F) respectivamente, con la
finalidad de permitir al usuario encontrar el registro que necesita de la forma más fácil y eficiente
posible.
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12. Centro de Costos
Para la gestión de los centros de costos, Next Contabilidad permite al usuario almacenar el código y
descripción de los mismos, de igual manera, al igual que en los módulos descritos anteriormente, el
usuario podrá buscar, agregar, modificar y eliminar los centros de costo cuando lo necesite.
El usuario puede visualizar los centros de costo registrados en Next Contabilidad hasta el momento
utilizando el botón BUSCAR o las teclas (ALT+B). De igual manera, el usuario puede moverse desde el
primer registro hasta el último o viceversa mediante los botones INICIO y FINAL o (ALT+I) y (ALT+F)
respectivamente.
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13. Auxiliares
Next Contabilidad también ofrece al usuario la posibilidad de almacenar toda la información necesaria
referente a los auxiliares, información específica como: código, nombre, nº Rif, nº Nit, entre otros. El
usuario puede agregar, consultar, modificar o eliminar los auxiliares registrados en el sistema cuando lo
necesite.
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La búsqueda de auxiliares puede agilizarse
mediante la utilización de los botones
INICIO, FINAL y ORDEN ubicados en todas
las ventanas de búsqueda de Next
Contabilidad. Estos botones también
pueden ser activados pulsando las teclas
(ALT+I), (ALT+F) y (ALT+O)
respectivamente.
14. Definir Balances
Next Contabilidad ofrece la opción de definir los balances de la empresa, el usuario puede registrar en
el sistema el código y la descripción de cada uno de los balances. Al igual que en el resto de los
módulos, el usuario tiene la libertad de agregar nuevos registros o modificar y eliminar los existentes
cuando lo necesite.
La ventana “Búsqueda de definición de balances” muestra todos balances registrados en el sistema, el
usuario puede utilizar los botones de INICIO y FINAL o la combinación de teclas (ALT+I) y (ALT+F) para
encontrar de forma rápida y efectiva el registro que necesita.
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15. Configuración de Cuentas
Esta opción permite al usuario definir y configurar las cuentas de la empresa según diferentes criterios.
El usuario puede realizar estas configuraciones mediante las pestañas “Cuentas nominales”, “Cuentas
de orden” y “Asiento automático de impuesto”.
En la primera pestaña
llamada “Cuentas
nominales” el usuario debe
establecer las cuentas que
definirán el resultado del
ejercicio, el superávit
acumulado, el déficit
acumulado, la actualización
capital y por último el R.E.I
acumulado.
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En la segunda pestaña
denominada “Cuentas de
orden” el usuario deberá
establecer como el sistema
interpretará las cuentas de
orden, eligiendo entre las
opciones: ninguna, ingresos
costos o gastos.
Finalmente, en la tercera y
última pestaña llamada
“Asiento automático de
impuesto” el usuario
deberá establecer que
cuentas serán las
involucradas en el
comprobante automático
de los libros de compras y
ventas. De ser necesario el
usuario puede utilizar el
botón BUSCAR o pulsar las
teclas de acceso directo (ALT+B) para acceder al listado de cuentas registradas para la empresa en el
sistema. El usuario también puede activar y desactivar el asiento automático utilizando la casilla con la
etiqueta “Activar asiento automático”.
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16. Procesar Comprobantes
Next Contabilidad permite al usuario gestionar sus comprobantes de manera sencilla y práctica, el
usuario solo debe ingresar el código del comprobante o buscarlo presionando el botón BUSCAR o
(ALT+B). Una vez ubicado el comprobante, el usuario podrá visualizar la descripción y la fecha del
mismo, a continuación el usuario debe presionar el botón ubicado a la derecha de la descripción.
Al presionar el botón se mostrara la lista de todos los movimientos del comprobante seleccionado con
sus respectivas cuentas y montos de débito y crédito. El usuario tiene la libertad de modificar y eliminar
los comprobantes a través de los botones MODIFICAR (ALT+F) y BORAR (ALT+O).
El usuario puede agregar nuevos
movimientos al comprobante
presionando el botón AGREGAR o la
combinación de teclas (ALT+G). Por cada
comprobante el sistema almacena: código
de cuenta, descripción del comprobante,
descripción del movimiento, centro de
costo, referencia, monto de débito,
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monto de crédito y fecha del movimiento.
Para modificar el movimiento del
comprobante, el usuario debe presionar el
botón MODIFICAR o pulsar la
combinación de letras (ALT+F).
Al presionar el botón INFO… o (ALT+I) el
usuario podrá obtener información
mucho más detallada del movimiento
del comprobante seleccionado como:
referencia, centro de costo, auxiliar,
entre otros.
Al presionar el botón BUSCAR (ALT+B) el sistema mostrará una lista de todos los comprobantes
registrados en él, en la cual se podrá visualizar el código de comprobante, fecha, descripción, entre
otros. El usuario puede utilizar los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL (ALT+F) que le permitirán dirigirse
al principio y al final de la lista para facilitar la búsqueda del comprobante, por otro lado el botón
ORDEN (ALT+R) le permitirá ordenar la consulta por código de comprobante o fecha según lo prefiera.
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17. Procesar libro de compras
Con Next Contabilidad el usuario está en la capacidad de gestionar el libro de compras de forma eficaz
y sencilla. En la opción “Procesar libro de compras” el usuario puede visualizar todos los documentos
organizados por año y mes, algunos de los documentos son: facturas, notas de entrega, notas de
crédito, entre otros.
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El usuario puede obtener información útil de estos documentos como los son: el nombre y Rif del
proveedor, la carpeta del documento, el número y tipo de documento, entre otros.
El usuario también puede
obtener las estadísticas del libro
de compras con solo presionar el
botón ESTADIS… o las teclas
(ALT+E). Estas estadísticas
incluyen información como: el
total de notas de entrega, total
de notas de crédito, total de
notas de débito, total de
compras exentas, total de base
imponible, total de impuesto,
total de compras de todo el periodo, etc. Todas estas estadísticas pueden filtrarse por proveedor, el
usuario solo debe cambiar la opción de la etiqueta
“Proveedor” por el nombre específico al que desea calcular las estadísticas. Next Contabilidad también
brinda al usuario la posibilidad de generar un gráfico a partir de las estadísticas calculadas pulsando el
botón GRAFICAR o la combinación de teclas (ALT+G).
Para gestionar las carpetas del
libro de compras el usuario
debe presionar el botón
CARPETAS o pulsar la
combinación de teclas
(ALT+C). En esta ventana el
usuario puede cambiar el
estado de las carpetas, es
decir, puede cerrarlas o
abrirlas pulsando el botón
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ESTADO (ALT+E).
El usuario también puede agregar nuevas carpetas o modificar las que ya existen utilizando los botones
AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F). De igual manera el usuario está en la libertad de eliminarlas
si así lo desea presionando el botón BORRAR (ALT+O).
Por otro lado, el usuario también puede agregar nuevas facturas a una carpeta del libro de compras
presionando el botón AGREGAR ubicado en la ventana “Posteo del libro de compras” o pulsando las
teclas (ALT+G). En la nueva ventana emergente el usuario podrá ingresar todos los datos de la factura
que desea agregar a la carpeta. Alguna de la información que puede ingresar es: fecha, periodo de
aplicación, proveedor, tipo de compra, nº de factura, nº de control, tipo de transacción, crédito fiscal,
monto exento, tarifas, base imponible, impuestos, totales, entre otros
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Así mismo, el usuario también puede modificar una factura existente en una carpeta, con solo
presionar el botón MODIFICAR o las teclas (ALT+F) del computador.
En el último paso para agregar o modificar una factura de compra se presenta la ventana de asiento
contable automático del libro de compras, en la cual el usuario especifica las cuentas a las que se
efectuarán los débitos y créditos.
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De ser necesario el usuario puede consultar
la lista de proveedores presionando el botón
BUSCAR de las ventanas de “Agregar y
Modificar factura de compras” o la
combinación de letras (ALT+B). El usuario
puede moverse a través de la lista utilizando
los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL
(ALT+F), también puede ordenar los datos
según el nombre o el Rif del proveedor
presionando el botón ORDEN o las teclas
(ALT+R).
A través de la ventana de búsqueda el
usuario puede modificar los registros de
los proveedores presionando el botón
MODIFICAR o (ALT+D), en la nueva
ventana emergente se modifican los
registros directamente desde la lista. En
esta ventana también pueden eliminarse
los registros pulsando el botón BORRAR o
(ALT+O).
Si el usuario coloca un
proveedor que no existe en la
casilla de Proveedor a la hora
de agregar o modificar una
factura de compra, se abrirá
automáticamente la ventana
que permitirá ingresar este
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nuevo proveedor en Next Contabilidad. El usuario puede registrar en el sistema el nombre, nº de Rif,
nº de nit, entre otros.
Next Contabilidad también brinda al usuario la facilidad de comprobar que sea correcto y real el nº de
rif o el nº de nit ingresados al sistema, presionando el botón presente a la derecha de la
casilla de nº de Rif o presionando F11 en el teclado del computador.
18. Procesar libro de ventas
Al igual que en el módulo anterior, Next Contabilidad también permite al usuario gestionar los
documentos de ventas de la empresa de manera efectiva y fácil. En este módulo el usuario puede
observar todas sus facturas, notas de entrega, notas de crédito, notas de débito, entre otros,
organizadas por año y por mes.
Al igual que en el módulo anterior el usuario puede ingresar información al sistema como: nombre y nº
de rif del cliente, carpeta, nº del documento, base, monto I.V.A, tarifa, fecha, entre otros.
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El usuario puede obtener
las estadísticas del libro de
ventas presionando el
botón ESTADIS… o las
teclas (ALT+E),
seguidamente deberá
indicar al sistema el periodo
al que se calcularan las
estadísticas. Alguna de la
información que cubren estas estadísticas es: total de ventas exentas, total base imponible, total de
impuesto cobrado, entre otros. Por otro lado, el usuario tiene la opción de calcular las estadísticas de
un cliente en específico cambiando la opción “todos” por
el nombre del cliente en cuestión. Adicionalmente a partir de dichas estadísticas puede generarse un
gráfico pulsando el botón GRAFICAR o las teclas (ALT+G).
Para gestionar las carpetas de ventas, al igual que las carpetas de compra, el usuario debe presionar el
botón CARPETAS o la combinación de teclas (ALT+C). Desde la nueva ventana emergente el usuario
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puede cambiar el estado de las carpetas, es decir, abrirlas o cerrarlas presionando el botón ESTADO
(ALT+E).
Desde esta ventana también es posible agregar nuevas carpetas al libro de ventas o modificar las
existentes pulsando los botones AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F) respectivamente. Por otro
lado, el usuario también puede eliminar las carpetas presionando el botón BORRAR (ALT+O).
El proceso para agregar una nueva factura de venta es el mismo que para agregar una factura de
compra. El usuario debe presionar el botón AGREGAR en la ventana de “Posteo del libro de ventas” o
presionar las teclas (ALT+G) del computador.
En la ventana de “Agregar factura de venta” el usuario puede almacenar información como: fecha,
periodo de aplicación, nombre y nº de Rif del cliente, nº del documento, nº de control, tarifa, base
imponible, impuestos, entre otros.
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De la misma manera, para modificar una factura de venta registrada en el sistema, el usuario debe
presionar el botón MODIFICAR ubicado en la ventana “Posteo de libro de ventas” o presionar la
combinación de teclas (ALT+F).
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Al igual que en el proceso de
agregar factura de compras en el
último paso para agregar o
modificar una factura de ventas se
presenta la ventana de asiento
contable automático del libro de
ventas, en la cual el usuario definirá
las cuentas a las que se efectuarán
los débitos y créditos.
El usuario puede consultar su lista de
clientes presionando el botón BUSCAR o las
teclas (ALT+B) desde la ventana de “Agregar
factura de venta” o desde la ventana de
“Modificar factura de venta”. Al igual que en
el resto de las ventanas de consulta, la
búsqueda de clientes puede agilizarse con
los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL
(ALT+F) puesto que estos permiten al
usuario desplazarse al principio y al final de
la lista con solo un ‘click’. Por otro lado, el
botón ORDEN (ALT+R) permite al usuario
ordenar la lista de clientes por nombre o por nº de Rif según le convenga.
Al presionar el botón MODIFICAR o las teclas de acceso directo (ALT+D), se muestra la ventana
“Modificar registro de clientes”. Los clientes pueden ser modificados directamente desde la lista de
esta ventana, también pueden ser eliminados presionando el botón BORRAR o las teclas del
computador (ALT+O).
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Si el usuario ingresa un cliente que no
está registrado en el sistema al
momento de agregar o modificar una
factura de ventas, el sistema abrirá
automáticamente la ventana de
“Agregar cliente” para que el mismo
pueda ser registrado en Next Contabilidad. A través de esta ventana el usuario podrá almacenar en el
sistema: el nombre, nº de Rif, nº de Nit y tipo del cliente en el sistema.
Al igual que en el caso de los proveedores, la ventana de “Agregar cliente” ofrece al usuario la
posibilidad de utilizar el “Verificador de Rif en Línea”, con el cual podrá garantizar que el nº de Rif y el
nº de Nit que está ingresando en el sistema existan y sean correctos. Para utilizar esta opción el usuario
debe presionar el botón ubicado a la derecha de la etiqueta nº de Rif, otra manera consiste
en pulsar la tecla F11 de la computadora.
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19. Comprobante automático del libro de compras
Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de gestionar los comprobantes automáticos tanto del
libro de compras como del libro de ventas de la empresa. El usuario puede gestionar información
como: el nº de carpeta, nº de comprobante, fecha de registro y descripción.
Al presionar el botón ACEPTAR o (ALT+A) el usuario podrá obtener un resumen detallado y amplio de
los comprobantes automáticos, parte de la información reflejada en el resumen es la de los totales de
las compras efectuadas: total de notas de entrega, total de notas de crédito, total de notas de débito
total de impuesto, entre otros. Otra información que se maneja es referente al movimiento de las
cuentas involucradas: cuenta, saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes, saldo actual, entre otros.
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20. Comprobante automático del libro de ventas
Al igual que en los comprobantes automáticos del libro de compras, los comprobantes automáticos del
libro de ventas también pueden ser registrados en Next Contabilidad. Así mismo, la información de la
que dispone el usuario con respecto a los comprobantes automáticos del libro de ventas comprende a:
nº de carpeta, nº de comprobante, fecha de registro y descripción.
Al igual que en el caso anterior el usuario puede obtener un resumen detallado de los comprobantes
de ventas, mostrando información de los totales de las ventas efectuadas como: total de notas de
entrega, total de notas de crédito, total de notas de débito, total de impuesto, entre otros. Así mismo,
también muestra información referente al movimiento de las cuentas involucradas en las ventas como:
cuenta, saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes, saldo actual, entre otros.
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21. Conciliación de cuentas
Next Contabilidad permite realizar procesos como la conciliación de cuentas. Para efectuar dicho
proceso el usuario solo debe indicar el periodo, el código de la cuenta que desea conciliar y presionar el
botón CONCILIAR o las teclas (ALT+O).
Presionando el botón MOVIM… o tecleando (ALT+M) se muestra una ventana en la que se puede
observar un listado de los movimientos de la cuenta.
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Por otro lado el usuario también puede gestionar los ingreso y egresos no contabilizados para la cuenta
a conciliar presionando el botón ING/EGE… o (ALT+I). Desde la presente ventana el usuario puede
agregar o modificar un ingreso o un egreso no contabilizado a la cuenta, utilizando los botones
AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F), de ser necesario también podrá eliminarlos pulsando el
botón BORRAR (ALT+O).
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22. Procesar forma 30
Next Contabilidad ofrece la posibilidad de procesar el registro de la forma IVA 00030. La información
que comprende la planilla se encuentra organizada en diferentes pestañas.
En la primera pestaña se manejara la información referente a los débitos fiscales, el usuario debe
indicar la base imponible y el débito fiscal para diferentes campos, como lo son: ventas internas no
gravadas, ventas de exportación, ventas internas gravadas por alícuota general, total ventas y débitos
fiscales para efectos de determinación, total débitos fiscales, entre otros.
En la segunda pestaña se maneja la información referente a los créditos fiscales, el usuario debe
establecer la base imponible y el crédito fiscal para: compras no gravadas y/o sin derecho a crédito
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fiscal, importaciones gravadas por alícuota general, compras internas gravadas solo por alícuota
general, compras internas gravadas por alícuota reducidas, total compras y créditos fiscales del
periodo, entre otros.
La información contenida en la tercera pestaña hace referencia al crédito deducible, el usuario debe
determinar: excedentes créditos fiscales del mes anterior, devolución solicitada, ajustes a los créditos
fiscales de periodos anteriores y total créditos fiscales.
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Las tres últimas pestañas del registro competen a la Autoliquidación. La pestaña “Autoliquidación 1”
maneja la siguiente información: total cuota tributaria, impuesto pagado en declaraciones sustitutivas,
retenciones descontadas, percepciones descontadas, entre otros.
En la segunda pestaña de Autoliquidación se detemina información como: total cuota tributaria del
periodo, excedente del crédito fiscal para el mes siguiente,retenciones acumuladas por descontar,
entre otros.
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La última pestaña de Autoliquidación y del registro, maneja los siguientes datos: sub-total impuestos a
pagar, percepciones acumuladas en importaciones del periodo, cargos de percepciones en aduanas no
aplicado, sub-total impuesto a pagar, impuesto pagado por cuenta de terceros, impuesto percibido en
ventas realizadas, total a pagar, entre otros.
23. Reexpresión lineal
Next Contabilidad permite al usuario reexpresar cualquier monto de manera muy rápida y sencilla. El
usuario solo debe indicar la fecha origen, la fecha destino y el monto a reexpresar. Next Contabilidad
realizará los cálculos automáticamente y mostrará al usuario el valor reexpresado.
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24. Reexpresión por capas
El sistema también ofrece la opción de reexpresión por capas. Una vez seleccionada la cuenta, en la
ventana se mostrara una lista con información de las capas de la cuenta.
Para agregar una nueva capa o para modificar una existente, el usuario debe utilizar los botones
AGREGAR (ALT+G) o MODIFICAR (ALT+F), al igual que en la reexpresión lineal, es necesario indicar el
origen, destino y monto a reexpresar, Next Contabilidad realizara los cálculos automáticamente y
presentará el monto reexpresado de la capa en la lista.
Las capas pueden ser eliminadas presionando el botón BORRAR o las teclas (ALT+O). El usuario puede
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imprimir la reexpresión por capas utilizando el botón IMPRIMIR o tecleando (ALT+I).
25. Posición monetaria
Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de calcular la posición monetaria del ejercicio
contable actual de manera rápida y sencilla. Por otro lado, también permite al usuario calcular la
posición monetaria de ejercicios anteriores.
A. Posición monetaria del ejercicio actual
Para calcular la Posición monetaria del ejercicio actual, el usuario debe indicar al sistema la fecha
de inicio y la fecha final del ejercicio actual de la empresa.
Al presionar el botón ACEPTAR o la combinación de teclas (ALT+A) se mostrará al usuario la
ventana “Posición monetaria neta histórica”, en dicha ventana se muestran dos listas, una
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perteneciente a los activos monetarios en la que se reflejan: cuenta, descripción y posición
monetaria neta histórica de cada activo, y otra lista en la que se presentan los pasivos monetarios
de los cuales se muestra: cuenta, descripción y posición monetaria neta histórica de cada pasivo.
Next Contabilidad también permite al usuario
obtener un gráfico de los resultados de la
posición monetaria calculada al presionar el
botón GRAFICAR o tecleando (ALT+G). Next
Contabilidad ofrece al usuario tres
posibilidades de gráficos, el usuario puede
elegir entre: composición de activos
monetarios, composición de pasivos
monetarios y finalmente, comparativo de activos y pasivos monetarios.
B. Posición monetaria de ejercicios anteriores
Para la realización del cálculo de la posición monetaria en ejercicios anteriores, el usuario debe
ingresar las fechas de origen y destino de los datos. El usuario puede elegir no reexpresar el
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cálculo de la posición monetaria desactivando la casilla ubicada a la derecha de la etiqueta “Sin
Reexpresión”.
26. Relación de Ingresos/Egresos
Next Contabilidad brinda al usuario la posibilidad de obtener un análisis comparativo de la relación de
ingresos y egresos de la empresa. Para realizar dicho proceso el usuario debe ingresar el rango de
fechas que desea analizar y presionar el botón ANALIZAR o las teclas (ALT+A).
A continuación se muestra una ventana en la cual se especifica cada cuenta con su descripción, débitos,
créditos y diferencias. Así mismo, se expresan el total de ingresos, el total de egresos y la diferencia
entre ambos. El usuario puede filtrar el análisis para visualizar únicamente las cuentas con movimiento
seleccionando la opción “solo con movimiento” en la etiqueta “Mostrar Cuentas”.
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Adicionalmente, el usuario cuenta con la opción de
graficar el análisis de la relación de ingresos y egresos
presionando el botón GRAFICAR o las teclas (ALT+G). El
usuario puede generar un gráfico de composición de
ingresos, de composición de egresos o un comparativo
de ingresos y egresos.
27. Cambio del periodo contable
Para cambiar el periodo contable, el usuario solo debe indicar el nuevo periodo contable comprendido
dentro del ejercicio actual de la empresa y presionar el botón ACEPTAR o las teclas (ALT+A).
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28. Cierre mensual
Next Contabilidad realiza de forma rápida y efectiva el proceso de cierre mensual correspondiente al
periodo contable actual de la empresa y a su vez abre automáticamente el nuevo periodo de trabajo de
la misma.
29. Cierre mensual por lotes
Next Contabilidad, también permite realizar el cierre mensual de varios meses a la vez. El usuario debe
establecer el rango de los periodos que desea cerrar por lotes, indicando mes y año para cada una de
las fechas, seguidamente debe presionar el botón ACEPTAR o la combinación de teclas (ALT+A).
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30. Pre cierre del ejercicio
Next Contabilidad puede realizar el pre cierre del ejercicio contable de forma rápida y práctica. Si el
usuario desea reversar la operación solo debe eliminar el comprobante.
31. Cierre del ejercicio
Next Contabilidad, también permite realizar el
proceso del cierre del ejercicio contable de forma
sencilla. Esta operación al igual que el pre cierre del
ejercicio puede ser reversada. Antes de realizar el
cierre del ejercicio, el usuario debe asegurarse de
que ningún otro usuario este trabajando a la vez
con la misma empresa.
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32. Importar/Exportar Información
Otra opción de mucha utilidad que ofrece Next Contabilidad es la de Importar y exportar información.
Next Contabilidad permite al usuario importar el plan de cuentas a cualquier empresa del sistema.
Para realizar dicho proceso, el usuario primero debe indicar al sistema la ruta desde la que se
importaran los datos y luego pulsar el botón IMPORTAR o las teclas (ALT+I).
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Por otro lado, el usuario puede exportar el plan de cuentas, los comprobantes, los libros de compra y
ventas delimitados por fecha o por mes aplicable, o simplemente puede exportar todo a la vez
seleccionando la casilla “Todo” de la lista a exportar. Al igual que a la hora de importar
información, en este caso el usuario también debe indicar la ruta destino a la cual desea exportar la
información.
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33. Proteger meses
Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de proteger los meses del ejercicio contable. El
usuario puede seleccionar los meses que desea proteger o simplemente puede seleccionarlos todos
presionando el botón TODOS o tecleando (ALT+T).
Otra posibilidad es la de proteger los meses de los libros de compras y ventas presionando el botón
LIBROS o tecleando (ALT+L). El usuario debe elegir el año y el mes que desea proteger y activar la
casilla “Protegido” para habilitar la protección.
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34. Saldos Iniciales
Esta opción permite al usuario observar los saldos iniciales de todas las cuentas registradas en la
empresa.
El usuario puede actualizar
los saldos iniciales de las
cuentas en cualquier
momento al presionar el
botón ACEPTAR o (ALT+A).
35. Consulta de ejercicios anteriores
Next Contabilidad permite al usuario gestionar los ejercicios contables cerrados de la empresa.
También es posible devolver los ejercicios o eliminarlos desde esta ventana.
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36. Auditar Información
Next Contabilidad cuenta con una opción que permite al usuario realizar una auditoría a la información
de la empresa para garantizar la integridad de la misma y la ausencia de errores. El usuario solo debe
presionar el botón COMENZAR PROCESO o utilizar la combinación de teclas (ALT+C). El usuario debe
tomar en consideración que el proceso puede durar unos minutos, sin embargo, este puede ser
cancelado en cualquier momento sin problemas.
Luego de ser finalizado el proceso de auditoría,
Next Contabilidad mostrará al usuario una
ventana en la que se presentan los errores
detectados durante la auditoría de la
información. Los errores se presentan al usuario
de forma ordenada y con suficiente información
que le permita reconocer y corregir los mismos de
manera efectiva.
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37. Ajustar comprobantes
De ser necesario, el usuario cuenta con la opción de ajustar los comprobantes. Esta operación puede
ser necesaria en caso de que el sistema sufra alguna interrupción repentina o alguna situación similar.
El usuario puede ajustar un comprobante en específico seleccionando la casilla “Un comprobante” e
indicando su número al sistema o puede ajustarlos todos simultáneamente
seleccionando la casilla “Todos los comprobantes”. Para realizar el
proceso de ajustar comprobantes el usuario debe asegurarse de que no hay otro usuario trabajando
con la empresa en cuestión en el momento de ejecutar el proceso.
38. Cambiar numeración de comprobantes
Otra opción de utilidad que ofrece Next Contabilidad al usuario es la de cambiar la numeración de los
comprobantes de la empresa. Para realizar dicho proceso el usuario debe indicar el número del
comprobante al que desea modificar la numeración, o pulsar el botón de BUSCAR o utilizar las teclas
(ALT+B) para consultar la lista de comprobantes, y luego determinar el nuevo número que quiere
asignar al mismo.
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39. Servicio de archivos
Esta opción permite al usuario realizar un proceso de servicio y reconstrucción de índices de la
empresa, de manera que se garantice la integridad de la información. El usuario debe asegurarse de
que ningún otro usuario se encuentre trabajando con la empresa a la hora de realizar el servicio de
archivos. Por otro lado, el proceso puede tardar varios minutos y no puede ser cancelado, de ser
interrumpido de forma inesperada, el usuario deberá iniciar nuevamente el sistema y repetir el servicio
de archivos nuevamente.
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40. Ajustar retenciones de IVA
Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de actualizar las retenciones de IVA de los
compradores cuyo estatus ha cambiado (1 o 2), es decir, si han cambiado su estatus de contribuyente
normal o contribuyente especial.
41. Importar de ZEUSCONT
Next Contabilidad permite al usuario importar el plan de cuentas desde Zeuscont hasta Next
Contabilidad. Para realizar la operación el primer paso que debe seguir el usuario es crear la nueva
empresa en Next Contabilidad teniendo el cuidado de mantener el formato del número de cuenta
establecido, seguidamente debe indicar al sistema el código de la empresa en Zeuscont y el código de
la empresa en Next Contabilidad, para finalizar, el usuario debe presionar el botón ACEPTAR o las
teclas de acceso directo (ALT+A) para completar la migración.
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42. Barra de identificación
Ubicada en la parte superior de la pantalla principal de Next Contabilidad, muestra el nombre del
sistema y el nombre del usuario al que se personalizo el mismo.
43. Barra de menús
Ubicada debajo de la barra de identificación, permite al usuario acceder a opciones puntuales del
sistema, según sea su requerimiento.
A. Empresas
En el menú de empresas el usuario puede realizar
todas las operaciones que competen a todas las
empresas registradas en el sistema directamente:
seleccionar empresa, mantenimiento, tabla IPC, tabla
de contadores y tabla de códigos CIIU.
B. Archivos
En el menú de archivos el usuario trabajará
directamente con los registros de la base de datos del
sistema adicionando nuevos registros, eliminando o
editando los ya existentes. Algunas de las opciones
son: plan de cuentas, formulas, centro de costos,
auxiliares, entre otros.
“Control de Activos” a su vez, contiene los menús que permiten al usuario gestionar los activos de
la empresa: tipo, departamentos y activos.
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C. Herramientas
En este menú el usuario realiza actividades
relacionadas con las operaciones contables
de la empresa: procesar comprobantes,
procesar libro de compras, procesar libro de
ventas, conciliar cuentas, entre otros.
El submenú “Comprobantes
automáticos de impuesto”
permite al usuario acceder y
gestionar los comprobantes
automáticos de impuesto de
compras y de ventas.
Por otro lado, el submenú “Herramientas para análisis” permite al usuario el acceso a las opciones
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de: cálculo de posición monetaria de ejercicio actual y ejercicios anteriores, así mismo, también
permite al usuario acceder a la opción de Relación de Ingresos y Egresos.
D. Reportes
Mediante el menú de reportes el usuario tiene acceso a
todos los reportes que ofrece Next Contabilidad, el usuario
puede generar reportes de plan de cuentas, comprobantes,
saldos mensuales, movimientos, resumen de impuesto,
forma 30, entre otros.
El usuario también podrá
obtener reportes relacionados
a los estados financieros de la
empresa: balance general,
balance de comprobación,
ganancias y/o pérdidas, mayor
analítico, resumen del ejercicio
y diario legal.
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Otros reportes al alcance del usuario son los relacionados a las compras y ventas, el usuario podrá
obtener reportes de: libro de compras, relación de compras, relación de facturas, libro de ventas y
relación de ventas.
E. Especiales
En este menú el usuario tiene acceso a operaciones
especiales y específicas referentes a la empresa, al
sistema y a la información almacenada en el
mismo: cambio del periodo contable, proteger
meses, saldos iniciales, opciones del sistema,
acerca de, entre otros.
El submenú de cierres
permite al usuario
efectuar los cierres
mensuales individuales y
por lotes. También
pueden efectuarse desde
aquí el pre cierre y cierres
de ejercicios.
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El submenú de mantenimiento permite al usuario realizar operaciones de auditoría y corrección de
la información, para garantizar la integridad de la misma, algunas de las operaciones contenidas
en este submenú son: auditar información, ajustar comprobantes, servicio de archivos, ajustar
retenciones de IVA, entre otros.
VIII. OPCIONES DEL SISTEMA
Para acceder a opciones del sistema el usuario debe
ingresar al menú de “Especiales” y seleccionar la opción de
“Opciones del Sistema”.
Desde “Opciones del Sistema” se realizan todas las
configuraciones del sistema, estas configuraciones son las
que determinan el comportamiento de Next Contabilidad.
Todas las opciones de configuración posible se encuentran
organizadas en diferentes pestañas: general, usuarios,
impresión y personalizar.
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En la primera pestaña de
“Opciones del Sistema” se
configuran todos los
parámetros generales con
los que trabajará el sistema,
como lo son: el monto de la
unidad tributaria y las
unidades tributarias a partir
de las cuales se aplicará la
retención. Así mismo,
también se determinará el
tipo de numeración que
contendrán los comprobantes, se definirán las diferentes tarifas de impuesto y se configurará si será
permitido que se abran múltiples modulos a la vez en el menú alternativo.
En la segunda pestaña se
realizan todas las
configuraciones
relacionadas a los
usuarios. Estas
configuraciones se
refieren a: habilitar o
deshabilitar un usuario,
agregar un nuevo usuario
al sistema y modificar o
eliminar un usuario
existente. También
pueden configurarse los
permisos de acceso de los usuarios desde esta pestaña.
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En la tercera pestaña se
encuentran las opciones de
impresión del sistema.
Desde esta pestaña el
usuario puede determinar
el dispositivo de impresión
predeterminado. La
impresora rápida
predeterminada y
establecer las definiciones
para imprimir la forma 30.
A la hora de imprimir un
determinado reporte, el
usuario debe elegir le método de impresión del mismo, es decir, puede elegir entre vista previa,
impresora, archivo, ms Excel e impresora rápida.
En la cuarta y última
pestaña se maneja la
configuración referente
a la personalización de
Next Contabilidad. En
la cual el usuario debe
ingresar toda la
información de
identificación de su
certificado de
autenticidad para
completar la
personalización.
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IX. Reportes
Next Contabilidad, permite emitir una gran variedad de reportes que le brindaran al usuario toda la
información que necesita conocer sobre el desarrollo y desempeño de la empresa. El usuario puede
obtener reportes referentes a los estados financieros, compras, ventas, comprobantes, plan de cuentas,
movimientos, entre otros.
El usuario tiene la libertad de elegir la forma en la que Next Contabilidad presentará el reporte a generar,
las opciones son las siguientes:
Vista Previa: El usuario podrá visualizar el reporte en pantalla, si lo desea puede imprimir el
reporte desde esta pantalla presionando el botón ubicado en la barra de “Vista Preliminar”.
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Impresora: El usuario debe elegir la impresora a utilizar y realizar las configuraciones
necesarias para imprimir el reporte.
Archivo: La opción de archivo permite al usuario guardar el reporte en el equipo como un
archivo de texto.
MS Excel (.XLS): El usuario puede exportar su reporte como una hoja de cálculo de Excel.
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Impresora Rápida: La opción de “Impresora rápida” hace referencia a una impresora matriz de
punto. Primeramente, el usuario debe seleccionar la impresora que se va a utilizar y presionar el botón
ACEPTAR.
Seguidamente, se presentará una ventana en la que se muestra una vista previa de la impresión, el
usuario debe presionar el botón IMPRIMIR o las teclas (ALT+I).
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X. Glosario de Términos
Activo: Conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad de una empresa,
institución o individuo. Real Academia Española. (2016). Diccionario de la lengua española.
ALT: es una tecla ubicada en los teclados de computadoras. Alt debe ser presionada junto con otras teclas
para funcionar, por eso es llamada tecla modificadora. Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.
Base de datos: es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por un computador,
organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto
almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Base de Datos. Molina,
M.
CIIU: La Clasificación Internacional Industrial Uniforme es la clasificación sistemática de todas las
actividades económicas cuya finalidad es la de establecer su codificación armonizada a nivel mundial. Es
utilizada para conocer niveles de desarrollo, requerimientos, normalización, políticas económicas e
industriales, entre otras utilidades. Wikipedia, Enciclopedia Libre.
Click: es el botón del ratón (mouse) asignado para las entradas en los sistemas, equivalente a la tecla
ENTER en el teclado. Programado generalmente el izquierdo, pudiendo cambiar su configuración para
comodidad del usuario. Ghenny Uzcátegui Baudino (2014).
Entorno gráfico: es un tipo de interfaz de usuario que utiliza un conjunto de imágenes y objetos gráficos
para representar la información y acciones disponibles en dicha interfaz. Se utiliza para facilitar la
interacción del usuario con la computadora. Manual de Windows. Microsoft Corporation.
Escritorio (de Windows): interface de software creada originalmente con el objetivo de generar un
espacio de cómodo y fácil acceso a los programas y operaciones disponibles de una computadora. Manual
de Windows. Microsoft Corporation.
Excel: es un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. Manual Básico de Excel
Microsoft Corporation.
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Informática: es la ciencia que se ocupa del tratamiento automático de la información usando equipos
electrónicos llamados computadores. Dicho tratamiento consta de tres fases: la entrada de datos, su
procesamiento y la salida de los resultados. Introducción a la Informática. McGraw Hill.
IPC: El IPC o Índice de Precios al Consumidor es un indicador desarrollado por el Instituto Nacional de
Estadísticas con el fin de calcular mensualmente la evolución de la inflación. Se da a conocer en la primera
semana de cada mes. Bancafacil.cl, Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF).
IVA: Impuesto al Valor Agregado. Es un tributo que grava la enajenación de bienes muebles, la prestación
de servicios y la importación de bienes, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar las
personas naturales o jurídicas …()… y demás entes jurídicos y económicos, públicos o privados… Ley del
Impuesto al Valor Agregado.
Mouse: es un periférico de entrada para interactuar con la computadora a través de un puntero mostrado
en pantalla en sistemas GUI (gráficos). Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.
Nit: La identificación tributaria es un código único, generalmente de carácter alfanumérico, utilizado con el
fin de poder identificar inequívocamente a toda persona natural o jurídica susceptible de tributar,
asignado a éstas por los Estados, con el que confeccionan el registro o censo de las mismas, para efectos
administrativo-tributarios. . Wikipedia, Enciclopedia Libre.
Ofimática: es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en
funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.
RIF: Registro de Información Fiscal. Es un registro destinado al control tributario, en el cual deben
inscribirse las personas naturales o jurídicas… ()… susceptibles en razón de los bienes o actividades, de ser
sujetos o responsables del Impuesto Sobre la Renta (ISRL). Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. Es el órgano de ejecución de
la administración tributaria nacional de finanzas. Su principal función es la recaudación y control de los
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impuestos o tributos; disminuir la evasión fiscal y reducir la morosidad tributaria. Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
Sistema operativo: Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y sus
funciones como así también la ejecución de otros programas compatibles con éste. Diccionario de
Informática y Tecnología. Alegsa, A.
Software: es todo programa o aplicación programada para realizar tareas específicas. El software se
ejecuta dentro del hardware. Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.
Superávit: se refiere a la diferencia de los ingresos sobre los gastos (egresos) en una organización durante
un período determinado. Concretamente, el superávit de un Estado se debe a que recauda más por
impuestos, tasas, retenciones, etc., que lo que gasta en proveer servicios públicos y pagar deudas; es decir
que el superávit es lo contrario al déficit. Normalmente no entran en este concepto los préstamos para
hacer frente a alguna deuda ni los capitales de amortización. Wikipedia, Enciclopedia Libre.
Usuario: puede ser tanto una persona como un computador o aplicación, ya que el concepto está
vinculado al acceso a ciertos recursos o dispositivos. Sin embargo, se conoce como “Usuario Final” a la
persona a quien va destinado un producto cuando ya ha superado las etapas de desarrollo. Diccionario
General de Tecnología.
Ventana de diálogo: es una ventana especial para mostrar información al usuario o para obtener de éste
una respuesta. Son llamados así porque permiten una especie de diálogo entre el sistema y el usuario.
Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.