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Manual de Procesos y Procedimientos Operativos Código M-OPG-02Sistema de Gestión de la Calidad Versión 0219

Documento controlado Pág. 350 de 424

“2019, a 100 años del asesinato del General Emiliano Zapata Salazar”

.

PLAN DE LA CALIDAD DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS YCONTRATACIÓN DE SERVICIOS.

J EFE DEL DEP TO. DECOMP RAS YCONTRATOS

DIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES


MATERIALES


MATERIALES

P ROCEDIMIENTOY/O DOCUMENTO REGISTRO INDICADORES

1. % de so licitudesad jud icadas .

1.Oficio con acuse derecib ido .

1.# de requis icionesrechazadas .

1. Base únicaactualizada.

1.# de p roveedo residentificados .

1. F-RM-02 .2 . SFM.

* AD = Ad jud icación Directa. * ITP = Invitación a cuando menos 3 personas . * LP = Licitación Púb lica.

1. Requis ición de b ienesmueb les y/o materiales ,acervo o servicio s .2 . Base únicaactualizada.

1. Ley de Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .2 . Reg lamento de la Leyde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .3 . Reg lamento Generalde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s la UAEM.

1.# de requis icionesad jud icadas po r ITP.2 .# de requis icionesad jud icadas po r LP.3 .# de requis iciones po rad jud icación d irecta opo r excepción.

1. F-CP-002 , F-CP-003 ,F-CP-004 .2 . F-RM-17.3 . Ley de Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .4 . Reg lamento de la Leyde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .5. Reg lamento Generalde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s la UAEM.

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS


ASISTENTE TÉCNICO(COTIZADOR)


1. F-RM-01d . 1. Cuad ro comparat ivode ad jud icación d irecta.

1. # de empresasverificadas conincons is tencias .

* SFM=Sis tema Financiero Mag is

1. Orden de compra.2 . Base únicaactualizada.

Inicio

SI

NO

Recibe requisición eidentifica modalidad de

contratación

NO

Elabora cuadrocomparativo de precios

y especificaciones

Monto AD

SI

Analiza cotizaciones yelige proveedor

Turna a AsistenteTécnico (Cotizador)

Tramita cotizaciones

Realiza, imprime eintegra la orden de

compra conforme a laadjudicación

Obra Devolución derequisición

Fin

AutorizadoNO

SI

Rechaza cuadrocomparativo

Monto ITP

SI

D

Monto LP

SI

G

Excepción

SI

NO NO

NO

I

Fin

FA

Contrato

SIJ

NO




.






1. SFM.

1. SFM.

1. Orden de compra confirma.

1. E-mail o ficial.

1. E-mail o ficial.

1. E-mail o ficial.

1. F-RM-03 . 1. Base de dato s decontro l de garant ías .

1. Exped ienteactualizado .

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (GARANTÍA Y FIANZA)


Preautoriza orden decompra en el SFM y

rubrica orden decompra impresa

Gestiona firma de laDir. de Recursos

Materiales y de la Dir.Gral. de Administraciónen la orden de compra

impresa

Gestiona autorizaciónde la Dir. de RecursosMateriales en el SFM

BFinca orden de compra,gestiona firma y en su

caso garantías delproveedor

Entrega ≥10 días naturales

NO

SI

A

NO

Revisa condiciones degarantía de

cumplimiento o deanticipo vs. requisitos

de contratación

Solicita garantías aproveedor

Anticipo

SI

Solicita fianza deanticipo

Correcto

Valida, registra encontrol de garantías y

archiva

SI

NO

Solicita a proveedormodificación de

garantía (s)

Orden decompra

SI

NO

Escanea y archiva copia

Contrato deAdquisición

Contrato deservicios

NO

NO

SI

SI

Fin

B

Fin




.

ASISTENTE TÉCNICO(DE SEGUIMIENTO)



1. F-RM-04 . 1. So licitud de p ró rroga.2 . E-mail o ficial.

1. E-mail o ficial.

1. Acuerdo dep rocedencia dep ró rroga ó acuerdo deimprocedencia dep ró rroga.2 . Base únicaactualizada.

1. F-RM-05a ó F-RM-05b .

1. # de fallo sp ro rrogados .2 . # de p roveedo rescon p ró rroga acep tada.

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ( PRÓRROGA)

1. F-RM-06 . 1. # de p roveedo respenalizados .

1. Penalización firmada.2 . E-mail o ficial.3 . Base únicaactualizada.

NO

Da seguimiento a laorden de compra

En plazo

El proveedor solicitaprórroga de entrega

Procedente

Elabora contestación desolicitud de prórroga

PrórrogaSI

Elabora escrito depenalización, gestiona

firma de la Dir. deRecursos Materiales y

envía a proveedor

NO

SI

NO

Recibe ficha dedepósito del pago de

penalización delproveedor

Informa al almacén delpago de penalización

para programar entrega

SI

C

C

B




.

J EFE DE ALMACÉN OASISTENTE TÉCNICO

(DE ALMACÉN)

J EFE DE ALMACÉN OASISTENTE TÉCNICO

(DE ALMACÉN)


1. E-mail o ficial.


1. F-RM-08 o F-RM-102 . SFM.

1. Entrada firmada. 1. % de ad jud icacionesrealizadas en t iempo .

1. Salida firmada.

1. SFM.

1. F-RM-11. 1. Kardex de almacénactualizado .

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (ALMACÉN)

1. % de o rdenes decompra entregados en elt iempo es tab lecido .2 . % de b ienes recib idosen el t iempoes tab lecido .

1. Reg lamento Generalde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s la UAEM.

1. Bitáco ra de rechazo ap roveedo r.2 . E-mail o ficial.

1. % de b ienes recib idosconfo rme a lasespecificaciones .2 . # de rechazos alp roveedo r.

1. F-RM-09 ó F-RM-10 .2 . SFM.


Recibe del proveedorlos bienes, revisa el

estado físico y realiza lacompulsa de la facturavs orden de compra vs

bien recibido

Elabora entrada demercancía al almacén,firma y gestiona firma

de proveedor

CorrectoNO

SI

Rechaza a proveedorpor incumplimiento ynotifica a la Dir. deRecursos Materiales

Elabora salida demercancía de almacén y

entrega a proveedorpara la recepción del

bien en la Unidadsolicitante

B

Captura en kardex foliode almacén

Activo

NO

SI

Fin

Registra marca,modelo, número de

serie y tiempo degarantía

Confirma fecha deentrega con proveedor

C




.


ASISTENTE TÉCNICODE P ROCEDIMIENTO



1.# de requis icionesad jud icadas po r ITP.

1. E-mail o ficial.2 . Po rtal de la SFP.

1. Contro l de ITPactualizado .

1. Base firmadas . 1. # de inconfo rmidadesp resentadas .

1. E-mail o ficial.

1. Mesa de ayuda. 1. Pág ina Web de laUAEM.

* OIC = Organo Interno de Contro l * SFP = Secretaría de la Función Púb lica.

1. Ley de Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .2 . Reg lamento de la Leyde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .3 . Reg lamento Generalde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s la UAEM.4 .F-RM-12 .

1. Ley de Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .2 . Reg lamento de la Leyde Adquis iciones ,Arrendamiento s yServicio s del Secto rPúb lico .

1. F-RM-12 .2 . Exped iente de ITP.

1. Contro l de ITPactualizado .2 . Exped ienteactualizado .

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (ITP)

1. Invitaciones y basesITP firmadas .2 . Exped ienteactualizado .

* ITP = Invitación a cuando menos 3 personas .

D

Recibe requisición yregistra en control de

ITP

Programa fechas delproceso de ITP

Elabora bases de ITP einvitaciones para

proveedores

Gestiona Vo.Bo. delJefe del Depto. de

Compras y Contratos y,firma de autorización de

la Dir. de Rec.Materiales

SI

Coordina elección de 3proveedores con Dir. deRecursos Materiales y

Unidad solicitante

Consulta con el OIC yverifica en el portal dela SFP que el proveedor

no se encuentreinhabilitado

Inhabilitado

NO

Elabora oficio deconocimiento de fechasde actos públicos parael OIC y el Abogado

General

Solicita la publicaciónde las invitaciones y

bases en la página webde la UAEM.

Gestiona rúbrica delJefe del Depto. de

Compras y Contratos yfirma de la Dir.

Recursos Materiales

Envía invitaciones aproveedores

E




.



MATERIALES




1. # de inconfo rmidadesp resentadas .


1. F-RM-1a, F-RM-1b , F-RM-01c.

1. Acta firmada.2 . Exped iente



1. Goog le d rive. 1. Carpeta de ITP.



1. Oficio s con acuse derecib ido .2 . Exped ienteactualizado .

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (ITP)

1. Acta firmada.2 . Exped ienteactualizado .

1. Cuad ro comparat ivode b ienes o servicio s oacervo .

1. Cuad ro comparat ivocon firmas .2 . Exped ienteactualizado .

* OIC = Órgano Interno de Contro l


F

Concentra informaciónpública y cuadrocomparativo delprocedimiento

NO

SIUlterior junta

Preside junta deaclaraciones con

Abogado Gral. y OIC

Solicita la publicacióndel acta de aclaraciones

en la pág. web de laUAEM

Junta deaclaraciones

E

NO

Valida y rubrica cuadrocomparativo

Preside acto depresentación y aperturade proposiciones conAbogado Gral. y OIC

Elabora cuadrocomparativo y recabaVoBo de la Unidad

solicitante en propuestatécnica

Solicita la publicacióndel acta de apertura deproposiciones en la pág.

web de la UAEM

Gestiona autorizaciónde la Dir. de Recursos

Materiales

Elabora acta de fallo ygestiona autorización de

la Dir. de RecursosMateriales

Solicita la publicacióndel acta de fallos en la

página web de laUAEM

2

2

SI

1

1

Entrega oficios coninvitaciones y bases

SI

NOContrato

J




.


ASISTENTE TECNICODE P ROCEDIMIENTO



MATERIALES


1.# de requis icionesad jud icadas po r LP.


1. Mesa de ayuda.

1. Mesa de ayuda.

* LP = Licitación Púb lica.

1. F-RM-13 .2 . Exped iente de LP.

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (LP)

1. Contro l de LP.2 . Exped ienteactualizado .3 . Base única1. Base firmada.2 . Exped ienteactualizado .

1. Convocato ria firmada.2 . Exped ienteactualizado .



1. Oficio s con acuse derecib ido .2 . Exped ienteactualizado .

1. Pág ina Web de laUAEM.2 . So licitud con acusede recib ido .

1. Pág ina Web de laUAEM.2 . Exped ienteactualizado .

* OIC = Órgano Interno de Contro l


Solicita aComunicaciónUniversitaria lapublicación de la

convocatoria en unperiódico de circulaciónestatal o nacional y en

la página web de laUAEM

G

Recibe requisición yregistra en control de

LP

Elabora convocatoria aLP y gestiona firma de


Elabora oficio deconocimiento de venta

de bases para laTesorería General y de

fechas para los actospúblicos para el OIC y

Abogado General ygestiona firma de la Dir.de Recursos Materiales

NO

Ulterior junta

Preside junta deaclaraciones con

Abogado Gral. y OIC

Elabora bases de LP ygestiona firma de la Dir.de Recursos Materiales

Solicita la publicacióndel acta de aclaraciones

en la pág. web de laUAEM

SI

H




.


MATERIALES




1. Mesa de ayuda. 1. # de inconfo rmidadesp resentadas .

1. F-RM-1a, F-RM-1b , F-RM-01c.



1. Goog le d rive. 1. Carpeta de LP.

1. Pág ina Web de laUAEM.2 . Exped ienteactualizado .

ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (LP)


1. Cuad ro comparat ivode b ienes o servicio s oacervo .

1. Cuad ro comparat ivocon firmas .2 . Exped ienteactualizado .



H

Preside acto depresentación y apertura

de proposiciones conAbogado Gral. y OIC

Solicita la publicacióndel acta de apertura deproposiciones en la pág.

web de la UAEM

Elabora cuadrocomparativo y recaba

VoBo de la Unidadsolicitante en propuesta

técnica

Valida y rubrica cuadrocomparativo

Gestiona autorizaciónde la Dir. de Recursos

Materiales

Elabora acta de fallo ygestiona autorización de


Solicita la publicacióndel acta de fallo en la

página web de laUAEM

Concentra informaciónpública y cuadrocomparativo delprocedimiento

F

SI

NO

Contrato

J




.






1. Oficio con acuse derecib ido .


1. F-RM-15.



1. F-RM-16 .

1. # de contrato sab ierto s fo rmalizados .


ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (EXCEPCIÓN ITP Y LP)

1. F-RM-14 .2 . Exped iente deexcepción.

1. Contro l deexcepciones .2 . Exped ienteactualizado .


1. Dictamen firmado .2 . Exped ienteactualizado .

1. Contro l contrato s .2 . Oficio con acuse derecib ido .

1.# de d ías p romed iopara la recepción delcontrato del Abogado .

1. Bítáco ra de camb iosal contrato actualizadacon firma de juríd ico .

1.# de mod ificaciones alcontrato so licitadas alAbogado .

* ITP = Invitación a cuando menos 3 personas .

Reciben de Unidad eloficio de solicitud de

excepción de ITP

Analiza procedencia dela excepción

Procede

Elabora dictamen deexcepción, gestiona

autorización de la Dir.de Recursos Materiales

y recaba firmas

Reciben de Unidad eloficio de solicitud de

excepción de LP

Coordina sesión deComité de

Adquisiciones,Arrendamientos y

Servicios de la UAEM

Procede

F

SI

NO

Realiza solicitud deelaboración de contratocon el Abogado Gral.

Recibe contratos con larevisión jurídica del

Abogado Gral.

Gestiona firmas yDistribuye contratosoriginales (Unidad,

Proveedor y AbogadoGral.)

I

Comunica a Unidad laimprocedencia

A

≤ 5 días

SI

NO

Notifica al AbogadoGral. el incumplimiento

de los tiempos delproceso

Contratocorrecto

SI

Notifica a la Dir deContratos y Convenios

de la oficina delAbogado Gral.

Notifica observacionesal área solicitante para

su solventación

Solventa

SI

NO

NO

SI

NO NO

SI

Fin

J

Contrato




.



1. SFM. 1. Base únicaactualizada.


ADQUISICIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (TRÁMITE DE ÓRDEN DE COMPRA)

1. Factura con sello yfirma del Directo r de laUnidad .

1. Orden de compra confo lio de ventanilla.2 . Base únicaactualizada.

*SFM=Sis tema Financiero Mag is

Recibe de la Unidad la(s) factura (s) del bien oservicio requerido con

sello y firma deconformidad del

Director de la Unidad

Integra orden de compracon requisitos para su

trámite de pago

Registra en base única

Entrega a la ventanillaúnica de la Dirección de

Presupuestos

Inicio

Fin

Genera contrarecibo




.

Formulario F-RM-01a (el registro será impreso y electrónico):

Formulario F-RM-01b (el registro será impreso y electrónico):

No. 1 No. 2 No. #DIF. P.U.

REQUI VS P.U.MÁS BAJO

EL PRECIOMAS BAJOOFERTADO

PROVEEDORGANADOR STATUS CANTIDAD A

MODIFICAR CANT TOTAL SUBTOTALPROVEEDOR

IVAPROVEEDOR

TOTALPROVEEDOR

TOTAL PARTIDAREQUI VS TOTAL

PARTIDAOBSERVACIONES

- - 0.00 - - 0.00 - - 0.00

PROVEEDORES INFORMACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO





MODIFICAR CANT TOTAL SUBTOTAL P IVA P TOTAL PTOTAL PARTIDAREQUI VS TOTAL


- - 0.00 - - 0.00 - - 0.00





.

Formulario F-RM-01c (el registro será impreso y electrónico):

Formulario F-RM-01d (el registro será impreso y electrónico):

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 DIF. P.U. REQUIVS P.U. MÁS BAJO

EL PRECIO MASBAJO OFERTADO




- - 0.00 - - 0.00 - - 0.00








- - 0.00 - - 0.00 - - 0.00





.

Formulario F-RM-02 Pagina 1 de 2 (el registro será impreso y electrónico):




.

Formulario F-RM-02 Pagina 2 de 2 (el registro será impreso y electrónico):




.

Formulario F-RM-03 (el registro será electrónico):

PARA CONSTANCIAEN

OBJETOCONTRATADO ANTICIPO CUMPLIMIENTO VIGENCIA VALIDADA COMPRADOR FECHA DE

RECEPCIONFECHA DE

LIBERACIÓN

CONTROL DE GARANTÍAS




.

Formulario F-RM-04 (el registro será impreso):




.

Formulario F-RM-05a (el registro será impreso):




.

Formulario F-RM-05b (el registro será impreso):




.





.

Formulario F-RM-08 (el registro será impreso y electrónico):




.





.




NO. FACTURA PROVEEDOR O PRESTADORDEL SERVICIO TOTAL FECHA TRAMITE

COMPRASESTATUS

TRANSPARENCIA NOTA TRANSPARENCIA OBSERVACIONES




.




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