Manual de Procesos (SGIC) PE0.1 Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos. MANUAL...

Manual de Procesos (SGIC)

UPF Barcelona School of Management (BSM)

Noviembre de 2017

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1

Fecha Noviembre 2017

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1

Tabla de contenidos:

1. Mapa de Procesos ........................................................................................................... 2

2. Fichas procedimientos ................................................................................................... 3

2.1 Procesos Estratégicos .......................................................................................................................... 3

E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad ........................................................................... 3

E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del SGIC ...................................................................... 5

E0.2 Procedimiento definición de la política de becas .............................................................................. 7

E0.3 Procedimiento definición de la política de personal ........................................................................ 9

E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas ............................................................................... 11

E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones ................................................. 13

E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones .................................................. 15

E1.2 Procedimiento extinción de las titulaciones ..................................................................................... 17

E1.3 Procedimiento revisión del portafolio ............................................................................................... 19

E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones ................................................................................ 21

E2.0 Procedimiento información a los grupos de interés ....................................................................... 23

E3.0 Procedimiento rendición de cuentas de los indicadores de calidad .............................................. 25

2.2 Procesos Operativos .......................................................................................................................... 27

O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados .................................... 27

O0.1.1 Procedimiento admisión ................................................................................................................ 29

O0.1.2 Procedimiento matriculación......................................................................................................... 31

O0.1.3 Procedimiento asignación de becas .............................................................................................. 33

O0.1.4 Procedimiento baja ........................................................................................................................ 35

O1.0 Procedimiento planificación e impartición de la docencia ............................................................ 37

O1.1 Procedimiento gestión operativa de los programas ........................................................................ 39

O1.2 Procedimiento prácticas académicas externas ................................................................................. 41

O1.3 Procedimiento coordinación docente y fomento de la metodología .............................................. 43

O1.4 Procedimiento gestión de sugerencias e incidencias ...................................................................... 45

O2.0 Procedimiento Welcome Service ..................................................................................................... 47

O2.1 Procedimiento servicio de carreras profesionales y bolsa de trabajo ............................................ 49

O2.2 Procedimiento movilidad .................................................................................................................. 51

O2.3 Procedimiento gestión de títulos y certificados académicos .......................................................... 53

2.3 Procesos de Soporte ........................................................................................................................... 55

S0.0 Procedimiento gestión del cuerpo docente ..................................................................................... 55

S0.1 Procedimiento gestión de los recursos ............................................................................................. 57

S0.2 Procedimiento gestión de la documentación .................................................................................. 59

2.4 Procesos de Mejora ............................................................................................................................ 61

MC0.0 Procedimiento medición de la satisfacción .................................................................................. 61

3. Plan de mejora 2017-2018............................................................................................. 63

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1. Mapa de Procesos

E0 Definición de las políticas del centro E1 Diseño y evaluación de las titulaciones

O0 Promoción e inscripción - O0.1 B2C

O0.1.0 Comunicación, información y captación de interesados

O0.1.1 AdmisiónO0.1.3 Asignación

de becas

O0.1.2 Matriculación

O0.1.4 Baja

S0 Gestión de recursos y personas

O1 Docencia y gestión operativa

O1.0 Planificación e impartición de la

docencia

O1.3 Coordinación docente y fomento de la metodología

O1.1 Gestión operativa de los

programas

O1.4 Gestión de sugerencias e

incidencias

O2.3 Gestión de títulos y

certificados académicos

O1.2 Prácticas académicas

externas

O2 Servicio a participantes y vinculación

O2.0 Welcome Service

O2.1 Servicio de carreras

profesionales y bolsa de trabajo

O2.2 Movilidad

Estratégicos

E0.0 - Definición de la política de

calidad

E0.1 Aprobación y revisión anual del

SGIC

E0.2 Definición de la política de becas

E0.3 Definición de la política de

personal

E0.4 Establecimiento de

normativas

E1.0 Diseño, modificación y

aprobación de las titulaciones

E1.1 Seguimiento, análisis y mejora

de las titulaciones

E1.2 Extinción de las titulaciones

E1.3 Revisión del portafolio

E1.4 Acreditación de las titulaciones

E2.0 Información a los grupos de

interés

E2 Información a los grupos de interés

O2.4 Alumni

S0.0 Gestión del cuerpo docente

S0.1 Gestión de los recursos

S0.2 Gestión de la documentación

MC0 Medición de la calidad

MC0.0 Medición de la satisfacción

An

ális

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me

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E3.0 Rendición de cuentas de los indicadores de

calidad

E3 Rendición de cuentas

Operativos

Soporte

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2. Fichas procedimientos

2.1 Procesos Estratégicos

E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad

OBJETIVO: Definir, aprobar y revisar la política de calidad del centro.

ÁREA RESPONSABLE: Calidad y Equipo de Gobierno.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Basándose en el plan estratégico del centro, así como las indicaciones establecidas en el programa AUDIT y la

política de calidad de la UPF, el área de Calidad realiza una propuesta de política y objetivos de calidad del centro

que, tras el asesoramiento por parte del Consejo de Estudios, es aprobada por el Equipo de Gobierno del Centro.

E0 – Proceso definición de las políticas del centro

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E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad

AUDITDefinición de la

política y objetivos de calidad

Asesoramiento

Aprobación de la política y objetivos

de calidad

Establecimiento indicadores

Difusión de la política de calidad

Revisión del cumplimiento de la

política

INICIO

FIN

Plan estratégico

UPF política de cal idad

Política de calidad(SGIC)

Acta de aprobación

Indicadores

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Posteriormente el área de Calidad establece los indicadores adecuados para la revisión del cumplimiento de

dicha política.

La difusión de la política de calidad se realiza a través de distintos canales como la página web del centro y

comunicaciones específicas a los distintos grupos de interés.

REGISTROS:

DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE

Registro Política de calidad Calidad

CONTROL DE VERSIONES:

VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES

- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión

PE0.0

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Revisión y ajuste general del procedimiento.

Incluyendo la forma de identificarlo.

PE0.0

Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.

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E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del SGIC

OBJETIVO: Aprobar y revisar el Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC).

ÁREA RESPONSABLE: Calidad, Comité de Dirección del Centro y Equipo de Gobierno.

DIAGRAMA DE FLUJO:


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Cal

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E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del (SGIC)

Documentación o revisión SGIC

Proposición documentación final

Asesoramiento

Aprobación documentación

Gestión de revisiones

INICIO

Difusión SGIC FIN

AUDIT

Política de calidad(SGIC)

Doc. SGIC

DESCRIPCIÓN:

Basado en el sistema AUDIT y la política de calidad del centro, el Comité de Dirección del Centro propone, tras

la propuesta del área de Calidad asesorado por los órganos competentes de la UPF, la documentación referente

al Sistema de Garantía Interna de la Calidad (versión inicial o ajustes a aplicar) a aprobar por el Equipo de

Gobierno del Centro.

Posteriormente el área de Calidad gestiona las revisiones y difunde los resultados.

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REGISTROS:


Registro Documentación Sistema de garantía interna de la calidad Calidad




PE0.1

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PE0.1


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7

E0.2 Procedimiento definición de la política de becas

OBJETIVO: Definir y/o actualizar la Política de Becas del Centro.

ÁREA RESPONSABLE: Comité de Dirección del Centro y Equipo de Gobierno.

DIAGRAMA DE FLUJO:


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E0.2 Procedimiento definición de la política de becas

Elaboración propuesta

Revisión propuesta

Aprobación política becas

Revisión resultados y propuesta mejoras

INICIO

Presupuesto

Política becas anterior

Política de becas

FIN

DESCRIPCIÓN:

El Comité de Dirección del Centro, en base a su presupuesto anual y a la Política de Becas ya existente, elabora

una nueva propuesta que es revisada por el Consejo de Estudios y aprobada posteriormente por el Equipo de

Gobierno.

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Periódicamente, Secretaría General revisa los resultados de cada una de las ediciones del programa de becas para

posteriormente ser tenidos en cuenta en las revisiones posteriores.

REGISTROS:


Registro Política de becas Comité de Dirección

del Centro




PE0.2

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PE0.2


MANUAL DE PROCESOS

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E0.3 Procedimiento definición de la política de personal

OBJETIVO: Definir y/o actualizar la Política de Personal.

ÁREA RESPONSABLE: Recursos y Personas y Equipo de Gobierno

DIAGRAMA DE FLUJO:


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E0.3 Procedimiento definición de la política de personal

Elaboración propuesta de

política de personal

Aprobación política de personal

Difusión de la política de personal

Seguimiento

INICIO

FIN

Revisión propuesta

Política de personal

DESCRIPCIÓN:

El Comité de Dirección del Centro revisa la propuesta de política de personal que realiza el área de Recursos y

Personas y finalmente la versión definitiva es aprobada por el Equipo de Gobierno.

Recursos y personas difunde la política y realiza el seguimiento correspondiente.

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REGISTROS:


Registro Política de personal Recursos y Personas




PE0.3

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PE0.3


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E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas

OBJETIVO: Definir las normativas bajo las que se regirá la actividad del Centro.

ÁREA RESPONSABLE: Comité de Dirección del Centro.

DIAGRAMA DE FLUJO:


Com

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E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas

Revisión o elaboración de

normativas

Revisión de la propuesta

Aprobación de normativas

Comunicación a los grupos de interés

INICIO

FIN

Resultados gestión de

sugerencias e incidencias

Normativa UPF

Marco Legal

Normativas (condiciones

generales, Otras)

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DESCRIPCIÓN:

En base al marco legal, las normativas académicas que correspondan y los resultados de cualquier disfunción

detectada anteriormente (gestión sugerencias e incidencias), el Comité de Dirección del Centro revisa o elabora

el marco normativo que posteriormente analiza el Consejo de Estudios y es aprobado por el Equipo de Gobierno.

Finalmente, el área de Comunicación informa a los grupos de interés.

REGISTROS:


Registro Normativas (condiciones generales, otras) Comité de Dirección

del Centro




PE0.4

Versión 01 14-06-2017



PE0.4


MANUAL DE PROCESOS

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E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones

OBJETIVO: Sistematizar el proceso de diseño y aprobación de las titulaciones.

ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.

DIAGRAMA DE FLUJO:

E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones

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E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones

Recepción de propuesta o cambio

Evaluación interés

Evaluación propuesta a nivel económico y de

prioridad

Evaluación propuesta a nivel

académico

Asesoramiento

Envío a UPF y órganos

competentes

Aprobación

Inicio proceso promoción e inscripción

INICIO

FIN

¿Se acepta?

Si

No

Informe seguimiento

Estudio de mercado

Interés UPF

Informe positivo

Informe negat ivo

Aprobación UPF y organismos

competentes

MANUAL DE PROCESOS

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DESCRIPCIÓN:

El área de Dirección Académica recibe nuevas propuestas bien a través de la detección de necesidades del

mercado o a través del envío proactivo por parte de externos. Éste evalúa su interés, para posteriormente hacer

partícipe al Comité de Dirección del Centro y así evaluar prioridades y viabilidad económica. Posteriormente es

el Consejo de Estudios quien evalúa la propuesta a nivel académico y emite un informe favorable o bien

desfavorable.

En caso de existir modificaciones, son básicamente los Informes de Seguimiento de los títulos (o memorias

anuales) los que determinan, tras un análisis en profundidad, la necesidad de las mismas.

Si el informe del consejo de Estudios es favorable, se elabora la propuesta siguiendo las directrices marcadas por

la agencia de la calidad evaluadora bajo la supervisión y asesoramiento de la Oficina de Programación y

Planificación de Estudios (OPPE) de la UPF, quien una vez finalizada la propuesta inicia el proceso de aprobación

por parte de los órganos competentes de la UPF, quienes gestionan la aprobación oficial.

Una vez aprobado se pone en marcha el proceso de venta.

REGISTROS:


Registro Informe aprobación titulación Dirección Académica




PE1.0

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PE1.0


MANUAL DE PROCESOS

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15

E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones

OBJETIVO: Determinar el seguimiento de las titulaciones del Centro.


DIAGRAMA DE FLUJO:


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E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones

INICIO

Análisis titulación finalizado curso

Elaboración informe seguimiento

Envío

Revisión informe

¿Es favorable?No

Solicitud repeticiónSi

¿Es correcto? No

Si

Revisión y emisión informe valoración

¿Hay modificaciones?

Si

FINNo

Desarrollo de la docencia

Análisis de los resultados formativos

Análisis de los perfiles de estudiantes

Resultados de las evaluaciones de

cal idad

Propuestas de mejora para la edición siguiente

Análisis de puntos fuertes y puntos débiles

de la titulación

Informe de seguimiento

RecomendacionesConsejo de Estudios

Revisión informe

Envío

Envío

Devolución

Recomendaciones UEPA

Reelaboración y envío

Informe valoración AQU

Elaboración modifcaciones No

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DESCRIPCIÓN:

En base a los resultados de las evaluaciones de calidad, del desarrollo de la docencia, de los perfiles de los

estudiantes y sus resultados, del análisis de puntos fuertes y puntos débiles de la titulación, de las propuestas de

mejora para la edición siguiente y cualquier otro input que pueda resultar significativo (encuestas profesores,

encuestas del personal, etc), se lleva a cabo un análisis, por parte del Equipo de Dirección Académica de lo que

ha significado y comportado la edición finalizada de la titulación. El área de Dirección Académica asesora y

realiza un seguimiento de la elaboración del informe, además de aportar aquellos elementos que hacen referencia

a la implicación del Centro.

Los Informes de Seguimiento son revisados uno a uno por el Consejo de Estudios quien emite informe favorable

o desfavorable, recomendando una nueva revisión aportando aquellas informaciones que se consideren

necesarias.

Una vez el Informe de Seguimiento de la titulación se considera correcto, se hace llegar a la UPF (OTQ – Oficina

Técnica de Calidad), quien lo revisa nuevamente y retorna en caso necesario.

La OTQ lo reenvía a la Agencia de calidad (AQU) quién emite el correspondiente Informe.

A partir de este punto, en caso de que el informe plantee modificaciones, se procede a la elaboración de las

mismas.

REGISTROS:


Registro Informe de seguimiento Dirección Académica




PE1.1

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PE1.1


MANUAL DE PROCESOS

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E1.2 Procedimiento extinción de las titulaciones

OBJETIVO: Determinar el proceso de extinción de las titulaciones del Centro.


DIAGRAMA DE FLUJO:


Dir

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E1.2 Procedimieto extinción de las titulaciones

Revisión portafolio

Información

Información

Comunicación y gestión de la

extinción

INICIO

FIN

Mercado

Obsolescencia

Cambio

Cal idad

Mercado

Opinión EG

Recomendación

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DESCRIPCIÓN:

El Comité de Dirección del Centro, tras la revisión del portafolio, recomienda qué titulaciones deberían

extinguirse por cualquier causa (reducción de interés por parte del mercado, obsolescencia, etc.). El Consejo de

Estudios y el Equipo de Gobierno son informados y posteriormente el Equipo de Dirección Académica lleva a

cabo las comunicaciones y la gestión necesaria para llevar a cabo la extinción, siguiendo los mismos canales que

en la aprobación.

REGISTROS:


- - -




PE1.2

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PE1.2


MANUAL DE PROCESOS

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E1.3 Procedimiento revisión del portafolio

OBJETIVO: Analizar la marcha de las titulaciones en sus aspectos de calidad, mercado y aspectos económicos.


DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Éste es un proceso interno que implica a las distintas áreas del Centro que disponen de información sobre los

aspectos a valorar en el análisis del portafolio. Con toda la información disponible de cada programa se elabora

un informe gráfico que posiciona los programas en función de sus resultados (Diagrama de burbujas o bolas).

Este informe es la base de decisión sobre propuestas de extinción, cambio o mantenimiento de cada titulación.

Asimismo, es de gran ayuda para identificar nuevas oportunidades en las distintas áreas formativas de

conocimiento. Los resultados se presentan al Consejo de Estudios y al Equipo de Gobierno. El área de Dirección

Académica actúa sobre cada programa en función de las decisiones tomadas.


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E1.3 Procedimiento revisión del portafolio

Elaboración informe de ventas, calidad y

estrategia de los programas

Revisión y recomendación

Información

Actuación sobre cada programa

INICIO

FIN

Mercado

Inputs internos

Resultado cal idad

Resultados académicos

Diagrama de burbujas (bolas)

MANUAL DE PROCESOS

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REGISTROS:


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PE1.3

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PE1.3


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E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones

OBJETIVO: Acreditar las titulaciones del Centro.

ÁREA RESPONSABLE: Calidad.

DIAGRAMA DE FLUJO:


AQ

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E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones

Elaboración autoinforme

Asesoramiento

Aprobación y envío autoinforme

¿Revisión ok?

Revisión Visita centroEmisión informe

acreditación

INICIO

FIN

Si

Planificación fases proceso

acreditación

Creación comité interno de

acreditación

Calendario acreditación

UPF

Políticas de cal idad

Evidencias títulos

Información del centro

SGIQ

Otros inputs

Acta reuniones CIA

Autoinforme

Envío

No

Informe final AQU

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DESCRIPCIÓN:

El área de Dirección Académica junto con el área de Calidad planifica, en base al calendario de acreditación que

proporciona la UPF, lo que van a ser las distintas fases del proceso.

Se crea un Comité de Autoevaluación Interna (CAI) formado por, entre otros, los distintos Equipos de Dirección

Académica de los títulos a acreditar, que será el responsable de la elaboración y aprobación del Autoinforme,

documento resultado del proceso sobre el que la agencia evaluadora emitirá su veredicto tanto en referencia al

centro como a las titulaciones.

Se crean además unas minicomisiones de trabajo dentro del mismo CAI que permiten agilizar la tarea,

trabajando el documento en bloques, siempre asesorados por la Coordinación UPF responsable de la

Acreditación.

Una vez se aprueba, por parte de la CIA, el Autoinforme, se envía a la Oficina Técnica de Calidad (OTQ) de la

UPF quien lleva a cabo una revisión para posteriormente enviar la versión final del Autoinforme a la Agencia

Evaluadora (AQU), quien revisará los documentos presentados y visitará el Centro para posteriormente emitir

un informe final que podrá implicar, o no, la acreditación.

REGISTROS:


Registro Autoinforme Calidad




PE1.4

Versión 01 20-06-2017



PE1.4


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E2.0 Procedimiento información a los grupos de interés

OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para comunicar a los distintos grupos de interés sobre el desarrollo

de las titulaciones y los programas.


DIAGRAMA DE FLUJO:

E2 – Proceso información a los grupos de interés

Áre

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AUDIT

Memorias

Cambios normativos

Revisión adecuación de contenidos de

los diferentes canales

¿Propuesta de cambio?

¿Supone cambio de estándar?

Realización propuesta de

nuevos estándares de publicación

Si

Si

No

Aprobación

Elaboración contenido en base a

diferentes estándares vigentes

No

Elaboración y publicación en los diferentes canales

INICIO

FIN

DESCRIPCIÓN:

El área de Calidad realiza una continua revisión de la adecuación de los contenidos en los diferentes canales. Si

observa cualquier necesidad de cambio de contenido o de estándar realiza la propuesta y posteriormente es

aprobada por el Comité de Dirección del Centro. Las distintas áreas implicadas publican la información

actualizada en los distintos canales.

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REGISTROS:


- - -




PE2.0

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25

E3.0 Procedimiento rendición de cuentas de los indicadores de calidad

OBJETIVO: Gestionar la rendición de cuentas de la calidad del Centro para los distintos grupos de interés.


DIAGRAMA DE FLUJO:

E2 – Proceso información a los grupos de interés

Áre

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plic

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Co

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Cen

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Cal

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AUDIT

Memorias

Cambios normativos

Revisión adecuación de contenidos de

los diferentes canales

¿Propuesta de cambio?

¿Supone cambio de estándar?

Realización propuesta de

nuevos estándares de publicación

Si

Si

No

Aprobación

Elaboración contenido en base a

diferentes estándares vigentes

No

Elaboración y publicación en los diferentes canales

INICIO

FIN

DESCRIPCIÓN:

El área de Dirección Académica junto con el de Calidad recopilan y analizan toda la información referente a los

distintos indicadores de Calidad de los distintos procesos. El Comité de Dirección del Centro los revisa y

posteriormente los presenta al consejo de Estudios quien, en caso necesario, emite unas recomendaciones que

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26

deberán ser aplicadas para posteriormente publicar dichos indicadores a modo de información para los distintos

grupos de interés.

REGISTROS:


- - -




PE3.0

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2.2 Procesos Operativos

O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados

OBJETIVO: Generar la información de los diferentes canales de captación y dar seguimiento a las solicitudes

de información del portfolio

ÁREA RESPONSABLE: Marketing.

DIAGRAMA DE FLUJO:

O0 – Proceso Promoción e Inscripción

Aseso

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O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados

Inforrmación en los canales

habituales de difusión

Solicitud de información

Contacto con el solicitante

¿Valoración grado de interés

óptimo?

Seguimiento y apoyo

informativo

¿Solicitante interesado en

admisión?

Validación admisión candidato

NoSi

No

Si

INICIO

FIN

Revisión preliminar

documentación

¿Documentación completa?

Envío documentación

Si

Realización pago solicitud de

admisión

Procedimiento Admisión

Envío requisitos solicitud admisión

CV, Título Universitario,

Expediente Académico, Carta Motivación, etc.

e-Secretaria

No

1

DESCRIPCIÓN:

En colaboración directa con las áreas de Dirección Académica, Marketing Corporativo, Oficina Internacional y

Calidad, los Asesores de Programa desarrollan las campañas específicas de producto para su difusión en los

diferentes canales:

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a. Web institucional

b. Web UPF

c. Información específica campañas de mailing

d. Redes sociales

e. Portales informativos sobre educación superior.

f. Presencia en medios especializados (on-off)

g. Campaña de banners en medios digitales

h. Presencia en ferias estatales e internacionales de educación superior

i. Agentes comerciales

Se reciben solicitudes de información de los interesados, a través de los siguientes canales de entrada:

a. Web institucional

b. Tráfico orgánico

c. Campañas CPC

d. Referral

e. Redes sociales

f. Acciones en medios especializados

g. Email

h. Teléfono

i. Sesiones informativas

j. Ferias

Los Asesores de Programa acompañan al interesado en las fases de solicitud información, preinscripción,

solicitud admisión y candidatura admisión, en cuestiones relativas a información sobre el programa, contenidos

y requisitos de matriculación, hasta la realización del pago del 25 % de la matrícula (reserva de plaza) o el 100%

del importe de la matrícula en un único pago. Las consultas relativas a reconocimientos de ECTS por titulaciones

anteriores e incidencias en la validación de documentación oficial para la matriculación, son atendidas desde

Secretaría general.

Igualmente, el área de Asesores de Programa realiza para los programas académicos indicados específicamente

en cada campaña, un análisis exhaustivo de los resultados y puntos de mejora del programa, acompañándolo de

un plan de marketing de producto a implementar en la siguiente campaña.

REGISTROS:


Registro Solicitud de información Open Programs

Manager

Registro Solicitud de admisión Open Programs

Manager




O0.1.0

Versión 01 01-06-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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29

O0.1.1 Procedimiento admisión

OBJETIVO: Gestionar las solicitudes de admisión de los candidatos hasta su resolución.

ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Una vez el interesado abona el importe de solicitud de admisión, y ha entregado la documentación requerida

para su acceso y admisión a través de e-Secretaria, éste se transforma en candidato. Es a partir de este momento

cuando se inicia el proceso de admisión.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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30

En un primer momento se revisa la documentación (ésta en formato digital) para comprobar que la titulación de

procedencia es adecuada para el acceso a la titulación. Esta revisión se lleva a cabo desde Secretaría General.

Existe un calendario de fechas de admisión, también denominadas como rondas de admisión, de forma que los

candidatos conocen exactamente cuándo se va a procesar su candidatura y la fecha de comunicación de la

resolución de la misma. Pueden consultar, también a través de e-Secretaria, el estado de su candidatura.

Una vez se ha revisado la documentación, se activa el análisis del candidato por parte del Comité de Admisiones

mediante la valoración de la documentación y en caso que así se haya establecido, mediante la realización de una

entrevista.

Con la resolución final, se resuelve la candidatura, en uno u otro sentido, y se procede a la comunicación según

el calendario mencionado. En caso de denegación de la candidatura, se comunica al interesado y se procede a la

devolución del importe de solicitud de admisión. En caso que el candidato se dé de baja por voluntad propia, no

se procede a la devolución del importe pagado y su plaza queda disponible para otro candidato.

En caso que el candidato reciba una admisión condicionada, deberá presentar los documentos necesarios en el

plazo acordado.

El candidato deberá realizar unos complementos formativos, en caso que Dirección Académica lo haya sugerido.

En el hipotético caso de haya más solicitudes de admisión que plazas disponibles, existe una lista de espera.

REGISTROS:


Registro Expediente candidato (formato digital) Secretaría General

Registro Confirmación pago solicitud admisión Administración

Registro Listado admitidos Secretaría General




O0.1.1

Versión 01 26-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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31

O0.1.2 Procedimiento matriculación

OBJETIVO: Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de matriculación.


DIAGRAMA DE FLUJO:

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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32

DESCRIPCIÓN:

El procedimiento de matriculación surge de una solicitud de admisión a un programa, de una solicitud de

repetición, de una renuncia previa, en caso de un máster oficial, de una baja después de matrícula en caso de

títulos propios o de un reconocimiento de una titulación anterior, en la mayoría de casos, de un propio a un

oficial.

Una vez el candidato es admitido y para garantizar la reserva de plaza, tiene que abonar el 25% del importe total

de matrícula. El pago completo debe realizarse antes del inicio del programa.

Una vez matriculado y antes del inicio del programa, se requiere la presentación de las copias compulsadas y en

caso necesario, debidamente legalizadas, de los documentos originales de titulación y expediente académico para

su comprobación y posterior archivo, así como el documento original de veracidad de los datos y de aceptación

de las condiciones generales debidamente firmado.

Además, el candidato admitido, puede solicitar una beca, una ayuda económica o la aplicación de cualquier

descuento disponible, en base a los acuerdos establecidos y siempre y cuando cumpla con las condiciones o

requisitos.

En caso que el matriculado se dé de baja, y en función del periodo en que lo realice y lo que se establezca en las

condiciones generales, puede solicitar la devolución del importe abonado.

Durante el proceso de reserva de matrícula, todos los participantes (solicitantes de admisión, candidatos,

admitidos) tienen a su disposición a los Asesores de Programa para cualquier duda sobre los contenidos y el

desarrollo del programa académico. Secretaría General es el área que da respuesta a consultas académicas sobre

temas relacionados con la convalidación de asignaturas o repetición de programas.

Una vez el candidato admitido resulta matriculado, se convierte en estudiante.

REGISTROS:


Registro Expediente matriculado (formato físico) Secretaría General

Registro Listado matriculados (origen) Secretaría General

Registro Importe abonado Administración




O0.1.2

Versión 01 22-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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33

O0.1.3 Procedimiento asignación de becas

OBJETIVO: Evaluar candidatos que solicitan beca y dar resolución de la misma.


DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Una vez el candidato es admitido y ha hecho efectivo el pago de reserva de plaza o del importe completo de

matrícula, éste puede solicitar una Beca Talento siempre y cuando cumpla con los requisitos. Este programa de

becas se dirige a los estudiantes con mejores expedientes; los requisitos son definidos en la Política de Asignación

de Becas.

Los candidatos a estas becas podrán completar la documentación requerida a través de la e-Secretaria,

plataforma que habrán utilizado para completar su proceso de admisión. Desde Secretaría General se revisan las

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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34

documentaciones para garantizar que los candidatos cumplen con los requisitos. Si existen documentos

incorrectos una vez revisados, se comunica al candidato que debe enviar el documento corregido.

De forma ordenada y sistemática, y en consonancia con el calendario establecido de rondas, se llevan a cabo las

reuniones del Comité de Becas para la asignación de las mismas. Este Comité de Becas está formado por un

subconjunto del Consejo de Estudios además del presidente del mismo.

El Comité de Becas cuenta con los expedientes de los candidatos, así como con los comentarios que desde la

Dirección Académica de cada titulación se hayan considerado. El Equipo de Dirección Académica, en el mismo

proceso de admisión evalúa, según unos criterios de idoneidad, a todos los candidatos que soliciten o no la beca.

El Comité de Becas tiene en cuenta sus observaciones en el momento de la asignación.

El Comité de Becas procede a la asignación/denegación de becas y posteriormente se le comunica al candidato

el resultado que, en caso de ser positivo, es el Área de Administración quien gestiona los efectos administrativos.

El candidato becado firma un compromiso a través del cual se le considera embajador de la institución. Éste

debe, además, mantener el alto nivel académico de procedencia, superando la titulación y participando

activamente en las diversas actividades propuestas.

Anualmente se comprueba el expediente de los alumnos becados para valorar y afinar el proceso de asignación

en las siguientes convocatorias tal y como se indica en el proceso de la definición de Política de Asignación de

Becas.

REGISTROS:


Registro Expediente candidato beca Secretaría General

Registro Carta compromiso becado Secretaría General

Registro Listado becados Secretaría General




O0.1.3

Versión 01 05-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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35

O0.1.4 Procedimiento baja

OBJETIVO: Evaluar las solicitudes de baja y proceder con la resolución de la misma


DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

El matriculado debe solicitar formalmente la petición de baja explicando las razones que le llevan a la misma.

Desde Secretaria General se analiza el caso (se toma como normativa de referencia la que se establece en las

condiciones generales que se aceptan en el momento de solicitar la admisión) y se resuelve. En función del

momento en el que se lleva a cabo esta baja, se podrá devolver o no el importe abonado, con la penalización que

corresponda. Una vez se resuelve la solicitud, se procede a la comunicación de la misma al interesado y se hace

efectiva la baja mediante la actualización del estado del interesado en la base de datos.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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36

REGISTROS:


Registro Solicitud baja

Antes matrícula: Open

Programs Manager

Después matrícula:

Secretaría General

Registro Listado bajas

Antes matrícula:

Después matrícula:

Secretaría General

Registro Devolución matriculación Administración




O0.1.4

Versión 01 05-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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37

O1.0 Procedimiento planificación e impartición de la docencia

OBJETIVO: Planificar y dar seguimiento al desarrollo de la formación de los programas.

ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica

DIAGRAMA DE FLUJO:

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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38

DESCRIPCIÓN:

La dirección académica del centro junto con la dirección académica de la titulación, elaboran la planificación del

calendario docente, la participación del profesorado, guías docentes, normativas del trabajo final de máster, etc.

siguiendo los criterios establecidos en la memoria del título.

El Director Académico del Título comunica esta planificación a los profesores, tutores y al área de operaciones.

Los estudiantes deben cumplir la planificación del programa y demostrar su nivel de aprendizaje en cada

asignatura a través de diferentes actividades. Estos resultados quedan reflejados en el acta académica.

El profesorado y los tutores de trabajo final de máster son evaluados por los estudiantes a través de encuestas de

satisfacción donde plasman su opinión.

La Dirección Académica vela por el buen cumplimiento del programa y de los contenidos académicos y da

seguimiento a los resultados de las encuestas de satisfacción.

REGISTROS:


Registro Calendario docente

Área de Dirección

Académica +

Directores Académicos

de Título

Registro Acta académica Secretaría General

Registro Trabajo final de Máster Gestores de Programas

Registro Actividades de evaluación Gestores de Programas




PO1.0

Versión 01 06-06-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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39

O1.1 Procedimiento gestión operativa de los programas

OBJETIVO: Llevar a cabo la operativa de la planificación académica para la realización de los programas (desde

el inicio del programa hasta el cierre de las actas.

ÁREA RESPONSABLE: Operaciones.

DIAGRAMA DE FLUJO:

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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40

DESCRIPCIÓN:

Antes del inicio de la formación, el gestor de programas planifica los recursos necesarios para la impartición del

programa. Paralelamente, Soluciones Tecnopedagógicas, planifica los recursos académicos online y crea el aula

virtual de los programas.

El gestor de programas contacta a los estudiantes para darles la bienvenida y les ofrece su apoyo y asesoramiento

en aquello que precisen. Además, en la modalidad online se realiza un periodo de familiarización con el aula

virtual. El gestor de programas será la persona de referencia durante todo el ciclo formativo y velará por el buen

funcionamiento del programa.

Al inicio del curso, los estudiantes reciben la guía del programa, que incluye todos los aspectos relacionados con

la metodología y el proceso formativo, así como los criterios de evaluación y cualquier otra información relevante.

Los estudiantes pueden consultar el aula asignada de las sesiones presenciales previstas en el programa. En todos

los casos los estudiantes disponen de un aula virtual con los contenidos académicos y otras actividades, así como

las notas de las pruebas de evaluación que realizan a lo largo del programa.

En la gestión operativa del programa se tiene cuenta la preparación de los materiales académicos, los recursos

necesarios (aulas, elementos técnicos, etc.), la participación de profesores/tutores, la gestión de la asistencia o

de la participación (programas online) y el seguimiento del rendimiento académico del estudiante.

Periódicamente, se evaluará la satisfacción del estudiante mediante encuestas de calidad.

Al finalizar el periodo lectivo, se procederá a la recopilación de los resultados académicos finales para su posterior

validación y cierre de actas por parte de la Dirección Académica.

REGISTROS:


Registro Asistencia Gestores de Programas




PO1.1

Versión 01 26-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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41

O1.2 Procedimiento prácticas académicas externas

OBJETIVO: Gestionar y dar asesoramiento a los estudiantes en la realización de prácticas académicas externas.

ÁREA RESPONSABLE: Alumni y Relaciones Corporativas.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

El estudiante puede solicitar, además de las prácticas académicas externas curriculares que en general forman

parte del plan de estudios de las titulaciones, prácticas académicas extracurriculares. En cualquier de los casos,

el Servicio de Carreras Profesionales valora sus intereses y revisa su CV.

El Servicio de Carreras Profesionales procede a casar ofertas con candidaturas de los estudiantes y es la empresa

o institución quien entrevista y selecciona a los candidatos.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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42

Una vez el candidato es seleccionado, se lleva a cabo la firma de un convenio con la empresa o institución. Con

la incorporación del estudiante en la empresa o institución, se lleva a cabo un tutorizaje tanto por parte de la

empresa o institución, como por parte del Servicio de Carreras Profesionales.

En el caso de prácticas externas curriculares, al finalizar el periodo, el estudiante elabora una memoria y realiza

una evaluación de satisfacción, así mismo, el tutor de la empresa evalúa al estudiante. En base a la información

recibida y a la memoria, el Servicio de Carreras Profesionales da seguimiento y envía los resultados al Director

Académico del Título.

Los estudiantes que acrediten una experiencia profesional en un campo relacionado con sus estudios pueden

tener reconocimiento como prácticas curriculares, según las condiciones generales establecidas.

REGISTROS:


Registro Ofertas de prácticas Alumni y Relaciones

Corporativas

Registro Convenio de prácticas Alumni y Relaciones

Corporativas




PO1.2

Versión 01 05-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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43

O1.3 Procedimiento coordinación docente y fomento de la metodología

OBJETIVO: Establecer la sistemática para coordinar el desarrollo de los programas y fomentar la metodología

docente.


DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

La Dirección Académica del Título lleva a cabo reuniones o comunicaciones periódicas de claustro para

comunicar al profesorado la planificación a seguir de los programas y se especifica lo que se espera de ellos, en

relación a los contenidos y las actividades a desarrollar.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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44

Así mismo, en conjunto con la Dirección Académica, se fomenta la metodología docente, se asegura que se sigan

las directrices elaboradas por el centro, se garantiza que se cumpla con el plan de estudios, que no exista

solapamiento en los contenidos y que el profesorado esté implicado a lo largo de la impartición de la materia o

asignatura.

A lo largo del curso académico se analizan los resultados del aprendizaje y de las encuestas de satisfacción para

llevar a cabo acciones de mejora.

Al finalizar el curso académico, se llevan a cabo reuniones de balance, en las que se analizan los puntos fuertes y

se realizan propuestas de mejora, que quedan reflejados en el informe de seguimiento de la titulación.

REGISTROS:


- - -




PO1.3

Versión 01 05-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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45

O1.4 Procedimiento gestión de sugerencias e incidencias

OBJETIVO: Dar solución a las sugerencias e incidencias que surjan a lo largo del programa.

ÁREA RESPONSABLE: Operaciones, Calidad y Secretaría General.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Aunque los problemas que pudieran surgir a lo largo del programa se intentan resolver de inmediato a través de

los gestores de programas, el Centro dispone también de un proceso de Gestión de Quejas y Reclamaciones,

donde el estudiante remite su queja por escrito al área de Calidad que realiza acuse de recibo en un plazo máximo

de 24 horas y procede a la evaluación del caso y su resolución, así como a la comunicación al estudiante, en el

plazo máximo de 15 días. Anualmente se revisan las quejas gestionadas y se identifican así mejoras.

O1 – Proceso Docencia y Gestión Operativa

Cali

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Se

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Estu

dia

nte

O1.4 Procedimiento Gestión de Sugerencias e Incidencias

INICIO

Realiza consulta o incidencia

Comunicación de la queja

FIN

Solución o gestión de la duda o

incidencia

Solución de la queja

¿Conforme con la solución?

Comunicación de la reclamación

FIN

Si

No

¿Conforme con la solución?

Si No

Registro y solución de la reclamación

Solución de la incidencia

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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46

REGISTROS:


Registro Reclamaciones Secretaría General




PO1.4

Versión 01 12-07-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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47

O2.0 Procedimiento Welcome Service

OBJETIVO: Gestión de la bienvenida a estudiantes con lugar de residencia fuera de Barcelona.

ÁREA RESPONSABLE: Operaciones.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Una vez realizada la reserva de matrícula, el alumno, en caso de residencia fuera de Barcelona, tiene a su

disposición el servicio de Welcome donde encontrará, a través de una guía detallada, asesoramiento para

planificar su llegada y estancia en Barcelona.

En cualquier caso, todos los matriculados tienen a su disposición los asesores de programa para cualquier duda

antes del inicio del programa, y a los gestores de programa, a partir del inicio del mismo.

02 – Proceso Servicio a Participantes y Vinculación

Áre

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Op

era

cio

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stu

dia

nte

02.0 Procedimiento Welcome Service

Si

No

Reside fuera de BCN

Envío welcome service

Contacto permanente

Welcome Service

Requiere ayuda

Si

INICIO

FIN

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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48

REGISTROS:


- - -




O2.0

Versión 01 26-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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49

O2.1 Procedimiento servicio de carreras profesionales y bolsa de trabajo

OBJETIVO: Asesorar a los estudiantes en el desarrollo de su carrera profesional

ÁREA RESPONSABLE: Alumni y Relaciones Corporativas.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Desde el Servicio de Carreras Profesionales (SCP), se promueven relaciones estrechas de colaboración a largo

plazo con empresas e instituciones, asesorando a las empresas en la gestión de ofertas y la búsqueda de talento

para posiciones abiertas de prácticas académicas y de empleo.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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50

Así mismo, se diseña un programa anual de formación en “Career Skills” para todos los estudiantes. El programa

incluye formación de habilidades y competencias como comunicación no verbal, tácticas para potenciar la marca

personal, estrategias de búsqueda de empleo, técnicas para superar entrevistas, entre otros.

Se ofrece formación sectorial/funcional, que son talleres y presentaciones que tienen como objetivo orientar a

los estudiantes en cuanto a posibles carreras en un sector o una función particular.

Se brinda asesoramiento personalizado al estudiante en la preparación de su candidatura, la negociación con la

empresa en caso de prácticas, “mock interviews”, entre otros.

El SCP publica ofertas a través de la plataforma y facilita información de foros de empleo y de otras actividades

externas que pueden ser de interés para los estudiantes (como por ejemplo los foros de empleo UPFeina y

Jobarcelona).

Existen diferentes vías para la gestión de ofertas, una es a través de la plataforma digital gestionada junto a la

UPF, “Campus Treball”, donde los estudiantes optan personalmente a las ofertas publicadas por las empresas.

Otra vía de publicación de ofertas es a través del e-Campus, intranet de acceso exclusivo para los estudiantes de

la BSM. En este caso, el SCP recibe directamente la oferta de la empresa por email y el SCP la publica en el e-

Campus. Si el estudiante encuentra la oferta por su cuenta, el SCP se encarga de la gestión.

REGISTROS:


Registro Oferta de trabajo Alumni y Relaciones

Corporativas

Registro Encuesta de inserción laboral Alumni y Relaciones

Corporativas




O2.1

Versión 01 05-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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51

O2.2 Procedimiento movilidad

OBJETIVO: Asesorar a los estudiantes en el desarrollo de su carrera profesional Gestionar el programa de

movilidad de los estudiantes a/de otras instituciones académicas.

ÁREA RESPONSABLE: Oficina Internacional.

DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

La movilidad de estudiantes, tanto de entrada (incoming) como de salida (outgoing), está desarrollándose

progresivamente.

Los acuerdos con instituciones académicas se realizan desde la Oficina Internacional. Los estudiantes son

informados a través de los canales habituales. Aquel estudiante interesado solicita a través de una petición formal

y tras comprobar si cumple con los requisitos, se procede a ejecutar el acuerdo para aquel caso, asegurando su

seguimiento por parte de la dirección académica del programa a su reconocimiento según previsto en el plan de

estudios.


Estu

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tern

acio

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ener

al

02.2 Procedimiento Movilidad

INICIO

Desarrollo acuerdo

movilidad

Solicitud movilidad

¿Cumple con los requisitos?

FIN

Difusión de la oferta movilidad

No

FIN

Acuerdos institucionales

Requisitos

Reconocimiento movilidad en plan

de estudios

Reconocimiento movilidad en el

plan de estudios

Asistencia al programa

Si

Memoria Académica (Plan

de estudios)

Matriculación en el programa

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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52

REGISTROS:


Registro Acuerdo institucional Oficina Internacional

Registro Requisitos de la movilidad (key facts) Oficina Internacional




O2.2

Versión 01 30-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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53

O2.3 Procedimiento gestión de títulos y certificados académicos

OBJETIVO: Gestionar la solicitud/emisión de títulos y certificados académicos personales.


DIAGRAMA DE FLUJO:

DESCRIPCIÓN:

Los estudiantes pueden solicitar, a partir del momento en el que están matriculados, cualquier tipo de certificado

académico (matrícula, superación, finalización, superación, etc), siempre y cuando estén al corriente de pago y

de la entrega de la documentación correspondiente.

Una vez se procede al cierre de actas, se inicia el proceso de gestión de los títulos para los estudiantes que han

obtenido la calificación final de superación de programa y están al corriente de pagos y de entrega de

documentación.

En el caso de los Másters Universitarios, los estudiantes serán contactados (y habrán sido informados ya en el

proceso de admisión), de la necesidad de solicitar el título a través del pago de la tasa vigente anualmente

publicada en el Decreto de Precios de la Generalitat de Catalunya. Con el resguardo de su título recibirán un


Estu

dia

nte

Se

cre

ta

ría

Ge

ne

ra

l

02.3 Procedimiento Gestión de Títulos y Certificados Académicos

INICIO

¿Es moroso?¿Paga o envía

docs?

FIN

Si

No

Si

No

e-Secretaria

ERPRegistro recogida

Finalización programa o

solicitud certificado académico

Revisión expediente académico

Comunicación pago a realizar o

documentación pendiente envío

Realización pago pendiente o envío

documentos

Comunicación de los pasos a seguir

Realización pago correspondiente

(en caso que aplique)

Emisión del documento

Comunicación de la recogida del título o

certificado

Recogida título (firma) o certificado

académico

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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54

certificado académico personal y podrán recoger su título cuando reciban la comunicación de que éste ya está

disponible. La emisión del título se centraliza a través de la Universidad Pompeu Fabra.

Los estudiantes de Másters propios finalizados y al corriente de pagos y entrega de documentos recibirán la

notificación oportuna para poder recoger su título. La gestión de dichos títulos es a través de la Fundación

Instituto de Educación Continua.

Tanto la gestión del pago de tasas de solicitud de los títulos oficiales como de la solicitud de certificados se lleva

a cabo a través de e-Secretaria.

REGISTROS:


Registro Solicitud de título / certificado académico Secretaría General




O2.3

Versión 01 07-06-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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55

2.3 Procesos de Soporte

S0.0 Procedimiento gestión del cuerpo docente

OBJETIVO: Gestión del cuerpo docente que participará en la docencia de las titulaciones. ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.

DIAGRAMA DE FLUJO:

S0 – Proceso Gestión de Recursos y Personas

Re

curs

os

y

Pe

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sÁ

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S0.0 Procedimiento Gestión del Cuerpo Docente

InicioPrograma

con director académico UPF

No

Identificación del cuerpo docente

del programa (en la memoria)

De acuerdo

Alta profesor en sistema

Formación

Revisión por programa y en

global

Medidas correctivas y/o comunicación

Gestiones incorporar

profesores UPF

SiGestiónar nueva

propuesta cuerpo docente

No

Si

Imparte docencia

Evalúa profesorado

Evaluación docentes año

anterior

Revisión evaluación

Informe evaluación

ok

Fin

Si

Baja o reconducir mediante formación

No

Fin

Fin

S0.0 – D0

S0.1 – D1

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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56

DESCRIPCIÓN:

Los programas siempre deben tener un equipo de dirección académica, quien realiza una propuesta del equipo

docente del programa en base a los criterios del Centro. Esta propuesta se eleva al Consejo de Estudios en el

proceso de aprobación de titulaciones. En caso de nuevos docentes se procede al alta en el sistema. Los

presupuestos de los programas incluyen en caso necesario partidas específicas para la participación del cuerpo

docente en actividades formativas o vinculadas a la actividad del programa que sean de su interés y para su

desarrollo (congresos, etc.). Además, el Centro para la Innovación en Aprendizaje y Conocimiento (CLIK) de la

UPF proporciona trimestralmente una oferta de talleres y cursos dirigidos al cuerpo docente sobre el uso de

nuevas tecnologías en la docencia, nuevas tendencias en formación, aprovechamiento de recursos en red,

seguimiento efectivo de estudiantes, etc. Por último, todos los programas que disponen de aula virtual tienen

una formación dirigida a los miembros de la dirección académica para poder sacar el máximo partido del

entorno.

Los docentes siempre son evaluados según el Proceso de Medición de la Calidad y se toman las decisiones

oportunas según estos resultados.

REGISTROS:


- - -




PS0.0

Versión 01 26-09-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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57

S0.1 Procedimiento gestión de los recursos

OBJETIVO: Gestión de los recursos de infraestructuras (edificio, sistemas informáticos, etc.).

ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.

DIAGRAMA DE FLUJO:


Áre

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G

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o

S0.1 Procedimiento Gestión de los Recursos

Inicio

Inputs QA

Inputs D.A

Inputs Obsolescencia

Analiza necesidades

Elabora presupuesto

anual

Aprueba

Seguimiento presupuesto contra real

(desviaciones)

Solicita compras Proceso compras

Medidas de control

Auditoría

Cierre cuentas anuales

Fin

Otros inputs

S1 – D0

S1 – D1

S1 – D2

S1 – D3

DESCRIPCIÓN:

El análisis de necesidades de recursos se lleva a cabo por parte del Comité de Dirección del Centro a propuesta

de su equipo técnico, teniendo en cuenta criterios de obsolescencia, inputs de calidad, de los directores

académicos, etc. Estas necesidades se incluyen en la elaboración del presupuesto anual que el Equipo de

Gobierno posteriormente aprueba. A partir de la aprobación los equipos implicados realizan las compras y

seguimiento, teniendo en cuenta la política de aprobaciones internas del proceso de compras.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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58

REGISTROS:


- - -




PS0.1

Versión 01 18-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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59

S0.2 Procedimiento gestión de la documentación

OBJETIVO: Gestionar la información relativa a aspectos académicos en los distintos formatos.

ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.

DIAGRAMA DE FLUJO:


Áre

as I

mp

lica

da

s

S0.2 Procedimiento Gestión de la Documentación

Online?

Copias de seguridad

Política de retención de la información

online

Si

RetenciónNo (papel) Caduca

No

Política de retención de la información en

papel

DestrucciónSi

Entrada

Inicio

Fin

Fin

S2 – D0

S2 – D1

DESCRIPCIÓN:

El proceso sigue los criterios de retención de la información del Centro, sea en formato electrónico o en formato

físico. Son los distintos equipos internos quienes siguen el proceso según proceda y establezca la Política de

retención que corresponda.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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60

REGISTROS:


- - -




PS0.2

Versión 01 18-05-2017



MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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61

2.4 Procesos de Mejora

MC0.0 Procedimiento medición de la satisfacción

OBJETIVO: Gestionar las encuestas de calidad de las titulaciones del Centro.


DIAGRAMA DE FLUJO:

MC0 – Proceso Medición de la Calidad

Áre

a d

e

Op

era

cio

ne

s C

ali

da

d

MC0.0 Procedimiento Medición de la Satisfacción

Planificar calendario evaluaciones

INICIO

Coordinar la ejecución de las

evaluaciones

Tabular Elaborar informeGestionar resultado

calidad

Informe

FIN

Rendición de cuentas y análisis de

resultados para la toma de decisiones

DESCRIPCIÓN:

Todos los programas formativos disponen de un calendario para la gestión de las evaluaciones de calidad de los

mismos. Estos cuestionarios valoran a nivel de materia o asignatura, también valoran el grado de satisfacción a

mitad de programa y en conjunto al final del programa:

La valoración global.

El cumplimiento de expectativas y la adecuación a los contenidos previstos inicialmente.

La coordinación entre temas, duración, calidad del material, actualidad de los temas y aplicabilidad

práctica.

La calidad del profesorado.

Las instalaciones y servicios.

El porcentaje de recomendación de los estudiantes.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

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62

El área de calidad gestiona la realización de los informes adecuados que sirven de input en el proceso de rendición

de cuentas y análisis de resultados para la toma de decisiones.

REGISTROS:


Registro Encuestas de calidad Calidad



- 2015 Última revisión del procedimiento de medición de

la satisfacción.

PMC0.0

Versión 01 26-09-2017

Codificación y actualización de registros e

indicadores.

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

Versión 1


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63

3. Plan de mejora 2017-2018

Diagnóstico Identificación

de las causas Objetivos

Acciones

propuestas Prioridad Responsable Plazos

¿Implica

modificación?

Oportunidad

para que la

política de

calidad llegue

a más grupos

de interés.

Recomendaciones

incluidas en el

informe de

evaluación de la

comisión de

acreditación

(Julio 2016)

Difundir la

política de

calidad a los

diferentes

grupos de

interés en otros

idiomas

(catalán e

inglés) además

del castellano

Traducir el

apartado de

Calidad

disponible en

la web y

publicar la

versión

revisada del

SGIQ (sept

2017)

Alta

Área de Calidad,

junto con el área

de Marketing

2017-2018 No

Crear

procedimiento

específico del

Trabajo Final

de Master

Recomendación

hecha por la

Oficina Técnica

de Calidad

Incluir un

procedimiento

específico del

TFM en el

SGIC

Crear el

procedimiento

e incluirlo

dentro de los

procesos

operativos

Alta

Área de Calidad,

junto con el área

de Dirección

Académica del

Centro

2017-2018 No

Crear

procedimiento

específico de

Acción tutorial

Recomendación

hecha por la

Oficina Técnica

de Calidad

Incluir un

procedimiento

específico de

Acción tutorial

en el SGC

Crear el

procedimiento

e incluirlo

dentro de los

procesos

operativos

Alta

Área de Calidad,

junto con el área

de Dirección

Académica del

Centro

2017-2018 No

Actualizar

aspectos

necesarios del

SGIC

Requerimientos

externos e

internos de

revisión

Adaptar los

procesos y

procedimientos

a los

requerimientos

normativos

Revisar los

procesos

estratégicos y

de soporte

Media Área de Calidad 2017-2018 No

Oportunidad

para certificar

el sistema

Posibilidad de

certificar el

sistema a raíz de

la Publicación del

protocolo de

certificación

Decidir si

iniciamos el

proceso de

certificación

Evaluar el

SGIC de

acuerdo con los

estándares de

AQU

Media Área de Calidad 2017-2018 No

Desarrollo del

procedimiento

“O2.4 Alumni”

Sistematizar el

servicio que

ofrece el Servicio

de Alumni

Incluir el

procedimiento

del servicio

Alumni en el

SGIC

Crear el

procedimiento

e incluirlo

dentro de los

procesos

operativos

(identificar

registros e

indicadores

asociados)

Media

Área de Calidad,

junto con el área

de Alumni y

Relaciones

Corporativas

2017-2018 No

MANUAL DE PROCESOS

Código NA

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64

Revisar las

entradas y

salidas de los

procesos del

SGIC

Recomendación

hecha por la

Oficina Técnica

de Calidad

Identificar las

entradas y

salidas de cada

proceso

Actualizar los

procedimientos

incluyendo las

entradas y

salidas

Media

Área de Calidad,

junto con los

responsables de

los

procedimientos

2017-2018 No

Revisar los

responsables

de cada

procedimiento

del SGIC

Recomendación

hecha por la

Oficina Técnica

de Calidad

Identificar el

responsable de

cada

procedimiento

de acuerdo con

el organigrama

Actualizar los

procedimientos Media

Área de Calidad,

junto con los

responsables de

los

procedimientos

2017-2018 No

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