MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE...

Dirección Jurídica MNO80000206

Vigente a partir del 27/10/2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA

JURÍDICA

Dirección Jurídica MNO80000206

Vigente a partir del 27/10/2015

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 2° Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente.

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27 10 2015

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Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)

Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró: IARA

Subdirección de Consultoría Jurídica

N/A

Día Mes Año

Revisó: RNHL/HRPL/

AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH

14 10 2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE

CONSULTORÍA JURÍDICA

Hoja de Autorización

Elaboró

Lic. Ivette Alejandra Rubio Arciniega Experto Técnico

Rúbrica

Revisó

Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López

Subgerente de Asistencia Legal 2.

Rúbrica

Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente Jurídico de Proyectos

Públicos.

Rúbrica

Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1.

Rúbrica

Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández

Subgerente de Proyectos Privados 2.

Rúbrica


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Elaboró: IARA


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Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández

Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1.

Rúbrica

Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a

Estados y Municipios.

Rúbrica

Lic. Jean Aglot Cortés Gerente Jurídico de Proyectos

Privados 2.

Rúbrica

Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Proyectos

Públicos.

Rúbrica

Aprobó

Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de Consultoría Jurídica.

Rúbrica


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Sección de Control de Cambios

Revisión Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado.

14/10/2011

02 1 Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la Subdirección de Consultoría Jurídica y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, a la estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia.

Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos.

21/11/2012

03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.

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Contenido

Sección I. Visión General _________________________________________________ 6

I.1. Objetivo _______________________________________________________________ 6

I.2. Alcance ________________________________________________________________ 6

I.3. Responsabilidades respecto del manual _____________________________________ 7

I.4. Marco Jurídico y Normativo _______________________________________________ 8

I.5. Instancias de Autorización ________________________________________________ 8

1.6 Definiciones ____________________________________________________________ 8

Sección II. Procedimiento _________________________________________________ 9

II.1. Descripción ____________________________________________________________ 9

II.2. Políticas _____________________________________________________________ 10

II.3. Procedimiento ________________________________________________________ 12

Sección III. Anexos ______________________________________________________ 22

III.1. Tabla de Anexos ______________________________________________________ 22


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Sección I. Visión General

I.1. Objetivo El presente Manual tiene como propósito proporcionar al personal del área jurídica de la Institución, la metodología para atender las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos, de guarda y custodia con el fin de realizar una sustitución de garantía, tramitar un juicio litigioso, finiquitar la operación, y cualquier otra situación que requiera la consulta de los instrumentos jurídicos.

I.2. Alcance Este Manual obliga a la Subdirección de Consultoría Jurídica, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios.

Este Manual inicia con la solicitud del servicio de devolución de los instrumentos jurídicos enviados a guarda y custodia que presente cualquiera de las áreas que conforman las Oficinas Centrales de la Institución y concluye con la entrega a dicha área de la documentación solicitada o de la solicitud de información adicional.


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I.3. Responsabilidades respecto del manual

Responsable Responsabilidad

Subdirector de Consultoría Jurídica

Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Proponer mejoras.

Gerente Jurídico de Proyectos Públicos

Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1

Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2

Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos a la Subdirección de

Contraloría Interna para la revisión de su apego al Sistema de Control Interno.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.

Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos

Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 1

Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 2

Subgerente de Asistencia Legal 1

Subgerente de Asistencia Legal 2

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.



Experto Técnico Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Personal facultado de las áreas involucradas

Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.


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I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:

Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus distintas modificaciones.

Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito.

Manual de Crédito.

Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Subdirección de Consultoría Jurídica.

Manual de Procedimientos para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional.

Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

Guía para la Mejora de la Gestión de los Procesos.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.

Código de Conducta de Banobras.

I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Subdirección de Consultoría Jurídica, de conformidad con la Guía para la Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría.

1.6 Definiciones 1.6.1 Instrumentos Jurídicos

Son todos aquellos documentos que en términos de la normativa aplicable hayan sido enviados a la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).

1.6.2 Formato de Solicitud o Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos

El formato que requisita la Subdirección de Consultoría Jurídica a través sus Gerencias para solicitar a la Bóveda la devolución de los Instrumentos Jurídicos.


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Sección II. Procedimiento

II.1. Descripción

A continuación se muestra una breve descripción.

Etapa Descripción Localización

en este documento

1

Recibe solicitud de devolución de guarda y custodia

Recibe solicitud para devolución de Instrumentos Jurídicos del área requirente.

1 a 3

2

Solicita a la Bóveda, se retire el Instrumento Jurídico

Elabora y envía la comunicación a la Gerencia de Control de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico de la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).

4 a 6

3

El Área de Control de Pagos lleva a cabo la búsqueda

Si la Gerencia de Control de Pagos encontró los documentos, se continúa con la actividad y elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos.

7 a 12

4

Entrega de oficio de soliciud de información adicional

Si la Gerencia de Control de Pagos no encontró los documentos se solicita al área requirente, los documentos adicionales.

13 a 14


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II.2. Políticas

II.2.1. De la operación

II.2.1.1 Este Manual de Procedimientos es obligatorio para el personal de la Subdirección de Consultoría Jurídica en la realización de las actividades aquí descritas.

II.2.1.2 La actividad inicia con la solicitud de retiro de documentación de guarda y custodia, la

cual deberá ser por escrito, y firmada por un funcionario del área requirente que la genera, y termina con devolución de los Instrumentos Jurídicos. En el entendido de que el cómputo de los plazos que más adelante se señala se suspende durante el tiempo en que la solicitud permanezca en la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).

II.2.1.3 Los Formatos de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos deben ser

elaborados por el Experto Técnico o Subgerente y autorizados por el Subdirector o los Gerentes que integran la Subdirección de Consultoría Jurídica.

II.2.1.4 La comunicación de devolución que acompaña al Formato de Solicitud debe estar

firmada por el Gerente del área que la genera o el Subdirector. II.2.1.5 Las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos se atenderán en un plazo no

mayor a 10 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha y hora de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquélla que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación no se encuentre con los datos aportados por el área requirente o no fuera suficiente para la debida atención de la solicitud, la Subdirección de Consultoría Jurídica deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información necesaria, en cuyo caso el plazo no mayor de 10 días hábiles bancarios para la atención de la misma será contado a partir día hábil siguiente al de la fecha y hora en que se presente la documentación completa.

II.2.1.6 Los canales de comunicación son escritos según consta en el rubro de entregables del

numeral II.3.2, Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos. II.2.1.7 La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet

Institucional. II.2.1.8 Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual,

se establecen considerando la elaboración de una solicitud de devolución de documentos a la vez.


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II.2.2. De la Subdirección Consultoría Jurídica.

II.2.2.1 Vigilar la atención las solicitudes de devolución de Instrumentos Jurídicos.

II.2.2.2 Supervisar el control y gestión de las solicitudes. II.2.2.3 Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en

que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo.

De los Gerentes que integran la Subdirección de Consultoría Jurídica.

II.2.2.5 Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo.

II.2.2.6 Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. II.2.2.7 Coordinar la devolución de Instrumentos Jurídicos. II.2.2.8 Solicitar el retiro de guarda y custodia de los documentos originales de conformidad con

el presente Manual. II.2.2.9 Comunicar al cliente sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación.

De los Subgerentes y Expertos técnicos que integran las Gerencias de la Subdirección Jurídica.

II.2.2.10 Revisar y en su caso, elaborar la comunicación que acompaña el Formato de Solicitud a

la Gerencia de Control de Pagos para el retiro a la Bóveda, así como elaborar el Formato de Solicitud de devolución de Instrumentos Jurídicos debidamente requisitado.

II.2.2.11 Firmar en el espacio de “Elaboró” del Formato de Solicitud para la devolución de

Instrumentos Jurídicos.

Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

II.2.2.12 Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica

administrando la recepción de solicitudes de devolución de documentos enviados a Guarda y Custodia.


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II.3. Procedimiento II.3.1. Diagrama de Flujo

Responsable de C.G. / Experto

Técnico1.Recibe solicitud para devolución de documentos del área requirente y genera volante y lo

captura con instrucción

Formato de solicitud firmado


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II.3.2. Descripción de Actividades

Responsable

No. Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

Experto Técnico/ Responsable del Control de Gestión.

1. 1.1 1.2 .3

Recibe solicitud paradevolución de InstrumentosJurídicos del área requirente.

Revisa tipo de asunto y a queSubdirección corresponde.

Captura el asunto en el Sistemade Control de GestiónDocumental de la Dirección ygenera un volante del control degestión documental con los datosdel asunto, indicando lo queenvía, el área y lo solicitado consus instrucciones de atención.

Turna a la Subdireccióncorrespondiente.

Solicitud de devolución de Instrumentos

Jurídicos

Volante del Control de

Gestión Documenta


Jurídicos.

Pasos 1 y 2 hasta 24

horas

Secretaria y Subdirector.

2. 2.1 2.2

Recibe la solicitud dedevolución de InstrumentosJurídicos, Volante de Controlde Gestión de Documental y loturna con instrucción.

Revisa que el tipo de asuntocorresponda a la Subdirección deConsultoría Jurídica.

Emite instrucción de trabajo Turnaa la Gerencia correspondiente.


Gestión Documental


Jurídicos


Gestión Documental


Jurídicos

Secretaria y Gerente. 3. 3.1

Recibe solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos convolante del Control de GestiónDocumental, confirma quecorresponda a la Gerencia y loturna con una instrucción.

Recibe la solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos con elvolante, confirmando que el


Gestión Documental


Jurídicos.


Gestión Documental


Jurídicos

Pasos 3 y 4 hasta 2 horas


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Responsable


Entregable Tiempo

3.2

asunto sea dirigido a la Gerencia.

Turna con instrucción de atención a la Subgerencia.

Subgerente / Experto Técnico

4. 4.1 4.2 4.3 4.4

Recibe solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos, revisa tipo de asunto y lo turnao lo atiende, en su caso, llena elFormato de Solicitud y elaboraComunicación a la Gerencia deControl de pagos solicitando seretire el Instrumento Jurídico.

Recibe la solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos, con elVolante del Control de GestiónDocumental y la instrucción deatención. Revisa tipo de asunto que es,localiza el folio con el cual seenvió a guarda y custodia.

Llena el Formato de Solicitud conforme a los datos einformación enviada por el árearequirente.

Elabora comunicación a laGerencia de Control de Pagos,solicitando se retire elinstrumento jurídico.


Gestión Documental


Jurídicos.


Gestión Documental


Jurídicos.

Formato de Solicitud

Comunicación a la Gerencia de

Control de Pagos, solicitando se

retire los Instrumentos

Jurídicos.


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Responsable


Entregable Tiempo

Subdirector o Gerente

5. 5.1

Recibe el Formato de Solicitudy la Comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando se retire el Instrumento Jurídico.

Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos delFormato de Solicitudcorrespondan a lo solicitado y lofirma en el cuadro de autorizó.


Gestión Documental


Jurídicos.

Formato de Solicitud.



retire el Instrumento

Jurídico.


Gestión Documental


Jurídicos.





Jurídico.

Paso 5 y 6 hasta 4 horas

Subgerente/Experto Técnico y Secretaria.

6. 6.1 6.2

Recibe el Formato de Solicitudy la Comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando se retire el instrumento jurídico.

Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos delFormato de Solicitudcorrespondan a lo solicitado y lofirma en el cuadro de elaboró

Entrega el Formato de Solicitud original firmado y la comunicación de retiro, obtiene acuse de reciboy entrega copias del acuse deFormato de Solicitud y lacomunicación de retiro, entre otras, al área solicitante.


Gestión Documental.


Jurídicos.





Jurídico.




Jurídicos.

Acuse de recibo del Formato de solicitud y de la Comunicación a la Gerencia de



Jurídico.


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Responsable


Entregable Tiempo

¿Se encontraron los documentos? Si la Gerencia de Control de Pagos encontró los documentos, continúa con la actividad 7; si no encontró los

documentos continúa con la actividad 13. Experto Técnico/ Secretaria

7. 7.1

Recibe de la Gerencia de Control de Pagos los instrumentos jurídicos solicitados.

Elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos.


Gestión Documental


Jurídicos.

Instrumentos Jurídicos


Gestión Documental


Jurídicos.


Comunicación de entrega de

instrumentos jurídicos

solicitados al área requirente

Hasta 8 hrs.


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Responsable


Entregable Tiempo

Subdirector, Gerente o Subgerente

8 8.1

Recibe, revisa y firma la comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente.

Revisa y firma comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente.




Jurídicos.








Jurídicos.





Hasta 2 hrs.

Experto Técnico/ Secretaría

9 9.1 9.2 9.3

Recibe comunicación firmada ysolicita folio de salida a laSubdirección y remite al áreaanexando los InstrumentosJurídicos originales u Oficiorequiriéndole informaciónadicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Solicita folio de salida a laSubdirección.

Genera copias que debeentregar.

Lo remite al área anexando los Instrumentos Jurídicos originales y obtiene acuse de recibo,incorpora al expediente y archiva.


Gestión Documental


Jurídicos.

En su caso, Instrumentos

Jurídicos.



solicitados al área requirente u

Oficio


Gestión Documental


Jurídicos.

En su caso, Instrumentos

Jurídicos.



solicitados al área requirente u

Oficio

Hasta 2 hrs.


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Responsable


Entregable Tiempo

requiriéndole información adicional o

correcta de folio de envío a

guarda y custodia

requiriéndole información adicional o

correcta de folio de envío a guarda

y custodia

Experto Técnico/Secretaria

10 10.1

Descarga asunto en el Sistemade Gestión Documental.

Plasma en el volante la forma enque se atendió el asunto y lopresenta al Gerente o Subgerentepara su firma a fin de proceder asu baja en el Sistema de Controlde Gestión Documental.


Gestión Documental


Gestión Documental

Pasos 10 y 11 hasta 2

hrs.

Gerente/Subgerente 11 Autoriza mediante su firma en Volante de Control de Gestión Documental, el descargo del asunto.


Gestión Documental


Gestión Documental

Pasos 11, 12,13 y 14

hasta 4 hrs.

Experto Técnico/Secretaria.

12 12.1

Recibe y descarga el asunto delSistema de Control de Gestión Documental y entrega a laSecretaria de la Subdirecciónpara su remisión a la Dirección.

Entrega volante a la DirecciónJurídica o General, en su caso,para su archivo.


Gestión Documental


Gestión Documental

Secretaria o Experto Técnico.

13

13.1

Recibe de la Gerencia deControl de Pagos la negativa dehaber encontrado losInstrumentos Jurídicossolicitados y elabora solicitudde información adicional al árearequirente de los InstrumentosJurídicos.

Elabora oficio requiriéndoleinformación adicional o correctade folio de envío a guarda y


Gestión Documental


Jurídicos.

Formato de

Volante de Control de

Gestión Documental


Jurídicos.

Formato de


Día Mes Año

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N/A

Día Mes Año

Revisó: RNHL/HRPL/


14 10 2011




Responsable


Entregable Tiempo

custodia.

Solicitud

Oficio requiriéndole información adicional o

correcta de folio de envío a guarda y custodia

Solicitud


correcta de folio de envío a guarda y custodia

Subgerente o Gerente

14

14.1

Recibe, revisa y firma el Oficiode Solicitud de informaciónadicional

Lleva a cabo los pasos 9 al 12hasta agotarlos.


Gestión Documental


Jurídicos.




y custodia.

Volante de Control de

Gestión Documental


Jurídicos.




y custodia.

Fin del procedimiento


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Día Mes Año

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Sección III. Anexos

III.1. Tabla de Anexos

Anexo No. Nombre Pág.

1 Formato de Solicitud de Devolución de instrumentos jurídicos 26


Día Mes Año

27 10 2015






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Anexo 1

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