MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRALORIA · manual de procedimientos. contraloria. 2014. nombres y...

H. AYUNTAMIENTO DE LA ANTIGUA, VER.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTRALORIA

2014

NOMBRES Y FIRMAS

ELABORO REVISO APROBO FECHA DE EMISION

OFICIAL MAYOR CONTRALORIA PRESIDENTE 15 DE NOVIEMBRE 2014

CONTROL DE DOCUMENTACION DEPROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS

MANUAL ORGANIZACIONALCLAVE DOCUMENTO

A L A –C M 01

FECHA : 15 DE NOVIEMBRE 2014FORMULACION: 01 VIGENCIA: UN AÑO

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTOUNIDAD ADMINISTRATIVAORGANO DE CONTROL INTERNO

1.0 PROPOSITO.

2.0 ALCANCE.

3.0 MARCO JURIDICO.

4.0 PROCEDIMIENTO.

5.0 DIAGRAMA DE FLUJO.

ANEXOS.

AREA

TITULAR DEL ORGANO DE CONTROL INTERNO

1




A L A – C M 01

UNIDAD ADMINISTRATIVA

1.0 PROPÓSITO.

Es un documento orientador y de apoyo que tiene como propósito presentar una visión

de conjunto de las Direcciones y áreas administrativas y operativas que integran la

estructura organizacional del H. Ayuntamiento de la Antigua Veracruz, delimitando el

ejercicio de las funciones que les han sido encomendadas a los funcionarios de dichas

áreas, buscando con ello deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y

detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores propiciando la

uniformidad en el trabajo, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos evitando la repetición

de instrucciones y directrices, servir como un medio de integración y orientación al

personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación, propiciar el mejor

aprovechamiento del talento humano y recursos materiales y ser un instrumento útil para

la orientación e información al público.

2.0 ALCANCE.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en cada

una de las distintas áreas de este ayuntamiento, los titulares de cada dirección son los

responsables de verificar que lo Señalado en este documento se aplique, con el

objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente y se fomente la

participación ciudadana en general

3.0 MARCO JURIDICO.

En conformidad con el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011 - 2016 y el Plan

Municipal de Desarrollo 2014 – 2017, este Manual de Organización correspondiente a

AREA

TITULAR DEL ORGANO DE CONTROL INTERNO

ORGANO DE CONTROL INTERNO

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO


NOMBRES Y FIRMAS



2




A L A – C M 01

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTOUNIDAD ADMINISTRATIVA

AREA :TITULAR DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

esta Contraloría, tiene como referentes las disposiciones contenidas en la legislación

Federal, Estatal y Municipal que a continuación se enuncia:

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la llave.

3. Código Hacendario Municipal para el Estado de Veracruz Llave.

4. Código Fiscal de la Federación.

5. Código Civil del Estado de Veracruz.

6. Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de

la Llave.

7. Ley Orgánica del Municipio Libre.

8. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre

y Soberano de Veracruz, Llave.

9. Ley de Obra Pública para el Estado Libre y Soberano de Veracruz.

10. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de

bienes muebles del Estado de Veracruz.

11. Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz.

12. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave.



NOMBRES Y FIRMAS



3

13. Ley de Coordinación Fiscal para el Estado y los Municipios de Veracruz de

Ignacio de La Llave.

14. Ley de Planeación del Estado de Veracruz.

15. Manual para la Gestión Financiera Municipal y su fiscalización.

PARTICIPAR EN LA ENTREGA RECEPCIÓN INTERNA, INICIO Y FINAL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

4.0 PROCEDIMIENTO:

1. Recibe oficio mediante el cual se informa la designación o renuncia de un servidor

público solicitando la presencia de la Contraloría Interna Municipal, para asistir al

acto de entrega recepción.

2. Establece comunicación con el servidor público designado o aquel que renuncia al

cargo.

3. Asiste al acto de entrega-recepción y verifica el proyecto del acta respectiva,

corroborando que los anexos de la misma, sean los oficialmente vigentes y estén

debidamente integrados, sellados y firmados por quienes los elaboraron.

4. Verifica la presencia de los testigos, debiendo ser uno por el servidor público saliente

y otro por quien recibe el cargo.

5. Identifica a todos los que intervienen en el acto de entrega recepción

6. Verificando el proyecto del acta y los anexos que la conforman, se procede a la

firma de la misma por las siguientes personas:

Servidor Público saliente y su testigo;

Servidor Público entrante y su testigo;



MANUAL ORGANIZACIONAL



PARTICIPA EN LA ENTREGA RECEPCION INTERNA, INICIO Y FINAL DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

CLAVE DOCUMENTOA L A – C M 01



NOMBRES Y FIRMAS



4

Interventor de la Contraloría Municipal, y;

Representante del OSFEM (En su caso)

7. Confirmar la entrega de sellos oficiales y llaves de las oficinas, mobiliario, vehículos,

etc.

8. Recibe un tanto del Acta de entrega- recepción.

9. Revisión Física: La llevara a cabo el servidor público entrante dentro de un plazo que

no exceda 10 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la firma del Acta de

entrega-recepción, reportando las observaciones que pudieran ser motivo de

responsabilidad.










NOMBRES Y FIRMAS



5

ESTABLECE COMUNICACIÓN CON EL AREA SOLICITANTE

RECIBE OFICIO SOLICITANDO SU PRESENCIA EN EL ACTO DE

ENTREGA RECEPCION

ACUDE CITA Y VERIFICA EL PROYECTO DEL ACTA DE ENTREGA- RECEPCION

IDENTIFICA A TODAS LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN

EN EL ACTO DE E-R

FIRMA DEL ACTA DE ENTREGA RECEPCION POR TODOS LOS QUE EN ELLA

INTERVIENEN

CONFIRMA ENTREGA DE SELLOS OFICIALES Y LLAVES

A

INICIO










NOMBRES Y FIRMAS



6

0.5 DIAGRAMA DE FLUJO

A

DISTRIBUCION DE LOS TANTOS DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION

ORIIGINAL PARA EL SERVIDOR ENTRANTE

1ª COPIA PARA EL SERVIDOR SALIENTE

2ª COPIA PARA EL ORGANO DE

CONTROL INTERNO

3ª COPIA PARA EL OSFEM (EN SU

CASO)

REMITE ACTA DE E-R PARA SU

CONCENTRACION Y REGISTRO

REALIZA REVISION FISICA DENTRO DE LOS 30 DIAS HABILES

SIGUIENTES A LA FIRMA DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION

SI HAY OBSERVACIONES

REPORTA A CONTRALORIA

MUNICIPAL

FIN










NOMBRES Y FIRMAS



7


/ Titular de la dependencia /

/ Contralor Interno /

/ Servidor Público /

2

ResoluciónIntegra

Resolución

Acta de Notificación

Entrega

32

1

Entrega

FIN










NOMBRES Y FIRMAS



8


EMITIR CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACIÓN DE LAS EMPRESAS AL

PADRÓN DE CONTRATISTAS DE LA OBRA PÚBLICA POR ACUERDO DE

CABILDO.

1. Recibe del contratista la documentación requerida en un tanto de fotocopias y

original para cotejo.

2. Cotejar en un plazo de 5 días hábiles verificando que la documentación este

completa y correcta.

3. Informar de manera electrónica al contratista de la documentación faltante y las

observaciones encontradas

4. Fijar una nueva fecha de entrega y se le informa al contratista;

5. En caso de estar completa la documentación: Se sella de recibido en la Solicitud

del Contratista;

6. Con su acuse de recibido derivar al contratista a la Dirección de Obras Públicas

para solicitar la orden de pago a la Inscripción;

7. El contratista ya puede realizar el pago de la cedula de empadronamiento, en las

oficinas de jefatura de ingresos de la Tesorería Municipal;

8. Se recibe del contratista copia fotostática del Recibo Oficial de pago, emitido por la

jefatura de ingresos, el cual se anexa al expediente del contratista;

9. Informar al contratista vía correo electrónico la fecha en que el propietario

(Persona Física) o represéntate legal (Persona Moral), deberá pasar recoger y

firmar a la Contraloría Interna la Cédula de Empadronamiento.

10. Elaborar en 3 tantos en original la Cédula de Empadronamiento, por los que se

ocuparan para:




A L A – C M 02

FECHA : 15 DE NOVIEMBRE 2O14FORMULACION: 02 VIGENCIA: UN AÑO



EMITIR CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACION DE LAS EMPRESAS ALPADRON DE CONTRATISTAS DE OBRA PUBLICA POR ACUERDO DE CABILDOORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



9

1ª. Original para la Dir. de Obras Públicas.

2ª. Original para el Contratista.

3ª. Original para el expediente de Contraloría Interna.

11. Recabar la firma y sello del Presidente Municipal y firma de manera conjunta la

Cédula de Empadronamiento.

12. Entrega un tanto de la Cédula de Empadronamiento al Contratista y/o

represéntate legal y recabar su firma de recibido y se archiva de manera

cronológica permanente.

13. Envía a la Dir. de Obras Públicas Cédula de Empadronamiento del tanto original y

recabar sello y firma de recibido en el acuse para archivar.

14. Archivar de manera permanente un tanto de la documentación generada en el

proceso de registro, formando un expediente general de los Contratistas para el

ejercicio fiscal que se trate.




A L A – C M 02





NOMBRES Y FIRMAS



10

SI

NO

Convocatoria ANEXO 2

INICIO

Se recibe del contratista la documentación solicitada en

la Convocatoria

Se coteja los documentos en copia con los originales y se verifican que este completa en un plazo de 5 días hábiles

¿La documentación está completa y

correcta ?

Se sella de recibido en el oficio de solicitud del

Contratista

Informar de manera electrónica al contratista de la

documentación faltante

Fijar una nueva fecha de entrega y se le informa al

contratista

Se deriva al contratista a la Dirección de Obras Públicas

para solicitar la orden de pago a la Inscripción




A L A – C M 02





NOMBRES Y FIRMAS



11


El contratista realiza el pago de la cedula de empadronamiento, en

las oficinas de jefatura de ingresos de la Tesorería

Municipal

Se recibe del contratista copia fotostática del Recibo Oficial

de pago

La copia fotostática del Recibo Oficial de pago se anexa al expediente del

contratista

CedulaANEXO 3

Se informa al contratista vía correo electrónico la fecha en

que deberá pasar recoger y firmar a la Contraloría Interna

la Cédula de Empadronamiento

Elaborar en 3 tantos en original la Cédula de Empadronamiento

1ª. Original para Dir. de Obras Publicas2ª. Original para el Contratista.3ª. Original para la Contraloría Interna.

2




A L A – C M 02





NOMBRES Y FIRMAS



12


Entrega un tanto de la Cédula de Empadronamiento al

Contratista

Se recabar la firma de recibido del Contratista y se

archiva de manera cronológica permanente

Envía a la Dir. de Obras Públicas Cédula de

Empadronamiento del tanto original y recabar sello y firma de recibido en el acuse para

archivar

Recabar la firma y sello del Presidente Municipal y firma de manera conjunta la Cédula

FIN

Archivar un tanto de la documentación formando un expediente general

de los Contratistas




A L A – C M 02





NOMBRES Y FIRMAS



13





2

ResoluciónIntegra

Resolución


Entrega

32

1

Entrega

FIN




A L A – C M 02





NOMBRES Y FIRMAS



14


PROCEDIMIENTO:PROCESO ADMINISTRATIVO PARA EL FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS.

1. Registrar el asunto en el Libro de Procedimientos Administrativos, y asigna el

número progresivo que corresponda, anota el nombre del servidor público

presunto responsable y la dependencia a la cual pertenece.

2. Elabora Citatorio al servidor público en original y tres copias para que asista a

comparecer a la audiencia de ofrecimiento de pruebas y formulación de alegatos

prevista en la normatividad de este procedimiento.

3. Entregar por Instructivo de Notificación el original del Citatorio al servidor

público presunto responsable.

4. Distribuye las copias de la siguiente manera:

– 1ª. Copia para el Contralor Interno.

– 2ª. Copia para la dependencia a la cual pertenece el Servidor Público

presunto responsable.

– 3ª. Copia se archiva junto con el original del Instructivo de Notificación

al expediente respectivo de manera cronológica permanente.

4°¿Comparece el servidor público a la audiencia?

5. En caso de que el servidor público no comparezca a la audiencia:

6. Hace constar en la audiencia de ofrecimiento de pruebas y formulación de

alegatos, la no comparecencia del servidor público indicado; hace efectivo el

apercibimiento de haber precluído su derecho para ofrecer pruebas y formular

alegatos.




A L A – C M 03




PROCESO ADMINISTRATIVO PARA EL FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES A LOS SERVIDORES PUBLICOSORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



15



/Contralor Interno /

/Dependencia /

SI

Acta de audiencia

32

1

INICIO

Registra

Citatorio O-3

Elabora

Citatorio

Entrega1

Hacer constar la no comparecencia

Recibe

Elabora

2

¿Comparece el servidor público a

la audiencia?

NO

1




A L A – C M 03





NOMBRES Y FIRMAS



16



¿Ofrece pruebas el Servidor Público?

Información del Acta de Audiencia

Analiza

Acuerdo2

2

Emite

1

Acuerdo Entrega

Determinar responsabilidad o

absolución

Resolución2

Elabora

Acta de notificación

O-3

Elabora

2

1




A L A – C M 03





NOMBRES Y FIRMAS



17





2

ResoluciónIntegra

Resolución


Entrega

32

1

Entrega

FIN




A L A – C M 03





NOMBRES Y FIRMAS



18


REVISIÓN Y VISTO BUENO DE ESTIMACIONES, FINIQUITOS, ACTO DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LA OBRA PÚBLICA

1. Recibe oficio mediante el cual se solicita la revisión y aprobación en hoja de ruta

para trámite de pago de la estimación, pago de anticipo, o estimación finiquito de

parte de Obras Públicas;

2. Se verifica que toda la documentación se encuentre debidamente integrada;

3. Documentación mínima para estimación:

Oficio de entrega de estimación

Factura

Caratula de estimación

Números generadores

Croquis de localización

Fotografía de los trabajos

Copias de notas de bitácora

Pruebas de laboratorio

Reportes de supervisión

Copia de oficio de solicitud de obra excedente(si existe)

Copia de oficio de autorización precios unitarios extraordinarios (si

existen)

Copia de tarjetas precios unitarios extraordinarios autorizados (si existen)

Copia del oficio de precios unitarios extraordinarios autorizados (si

existen)




A L A – C M 04




REVISION Y VISTO BUENO DE ESTIMACIONES, FINIQUITOS, ACTO DE ENTREGA RECEPCION DE LA OBRA PUBLICA.ORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



19

4. Documentación complementaria para estimación de finiquito: Acta de entrega recepción para revisión Cuadro de finiquito Presupuesto definitivo Proyecto final Fianza de vicios ocultos Pruebas de laboratorio final Reporte final de supervisión de obra Bitácora de obra (original) Oficio de terminación de obra Oficio de verificación física de la obra Acta entrega a recepción firmada

5. Valida factura y visto bueno de estimación y anexos en un plazo de 5 días hábiles;

6. Encontrándose la información correcta y completa se firma y sella hoja de ruta y

se procede a entregar la hoja de ruta autorizada a la Dirección de Obras Públicas

para su seguimiento;

7. Se archiva estimación en un tanto en copia simple;




A L A – C M 04





NOMBRES Y FIRMAS



20

Se recibe oficio para revisión y hoja de ruta de aprobación de estimación

Se verifica que la información se encuentre debidamente integrada

en un plazo de 5 días hábiles

¿Se encuentra la documentación

completa y correcta?

Firma y sella hoja de ruta

Entregar la hoja de ruta autorizada a la

Dirección de Obras Públicas

Procede a archivar la estimación en copia simple a la careta de expediente de Obra

Se regresa la estimación a la Dir. de Obras Públicas para su

corrección.

FIN

NO

SI

INICIO




A L A – C M 04





NOMBRES Y FIRMAS



21


ATENDER LAS QUEJAS Y/O DENUNCIAS QUE LLEGUEN A CONTRALORÍA A TRAVÉS DEL BUZÓN DE QUEJAS O PRESENTEN DIRECTAMENTE A ESTA

AREA

1.- Se presenta la queja por escrito;

2.- Se valora el contenido de la queja y se determina la existencia de elementos, para

iniciar un procedimiento administrativo disciplinario y/o resarcitorio; o Periodo de

información previa;

3.- Se inicia Periodo de Información Previa, asignándose un número de expediente;

4.- Se solicita al presunto al presunto responsable, que en un término de tres días,

envié un informe, justificado los hechos señalados en su contra y en su caso

presentar las pruebas que tengan un favor;

5.- Se solicita la ratificación y en su caso la ampliación de la queja, y de ser posible

las pruebas que existan para probar la actuación del servidor público;

6.- Se procede a resolver el Periodo de Información Previa, determinando si existe o

no responsabilidad del servidor público;

7.- Si no existe responsabilidad, se notifica la resolución a la parte quejosa y se

archiva el expediente;

8.- Si existe responsabilidad se da inicio al Procedimiento Administrativo (Disciplinario

y/o Resarcitorio); notificándose al servidor público su Garantía Constitucional de

Audiencia;

9.- En caso de que el proceso administrativo cause estado, la información deberá

estar disponible en la unidad de información.




A L A – C M 05




ATENDER LAS QUEJAS Y/O DENUNCIAS QUE LLEGUEN A CONTRALORIA ATRAVES DEL BUZON DE QUEJAS O PRESENTEN DIRECTAMENTE A ESTAAREA.ORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



22

Se valora y se determina si hay elementos para iniciar un

procedimiento administrativo o periodo de información previa;

Se inicia Periodo de Información previa, asignándose un número de

expediente;

Se solicita al presunto responsable un informe justificando los hechos

señalados en su contra y en su caso las pruebas que tenga a su favor;

Se le solicita la ratificación y en su caso la ampliación de la queja, y de ser posible las pruebas que existan para probar la mala actuación del

servidor público;

Se notifica la resolución a la parte quejosa y se archiva el expediente

Se inicia procedimiento administrativo y/o resarcitorio notificándose al servidor público

su Garantía constitucional de

audiencia.

Si el proceso administrativo causa estado, el expediente

deberá estar disponible en la unidad de información

FIN

INICIO




A L A – C M 05




ATENDER LAS QUEJAS Y/O DENUNCIAS QUE LLEGUEN A CONTRALORIA ATRAVES DEL BUZON DE QUEJAS O PRESENTEN DIRECTAMENTE A ESTAAREA.ORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



23


AUDITORIA (ADMINISTRATIVA, FINANCIERA, DE CUMPLIMIENTO O LEGALIDAD)

1.- Consultar el Programa Operativo Anual.

2.- Elaborar la orden de Auditoria en original y tres copias, dirigida al titular de la

dependencia de que se trate, en donde se indica: el área o departamento en donde

realizará la revisión, el periodo que esta abarcará y el nombre de los auditores a

participar.

3.- Entregar al Contralor dicha Orden para su revisión.

4.- Recibe y revisa, el Contralor, la Orden de Auditoría y de ser necesario, realiza

alguna (s) modificaciones a la misma.

¿Realiza modificaciones a la Orden de Auditoría?

En caso de realizar modificaciones a la Orden de Auditoría:

4 A.- Devuelve, el Contralor, la Orden de Auditoría al Jefe de Control Interno para que

se realicen las modificaciones.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de no realizar modificaciones a la Orden de Auditoría:

5.- Firma y entrega, el Contralor, la Orden de Auditoría al Jefe de Control Interno para

su notificación.

6.-Recibe, del Contralor, la Orden de Auditoría.

7.- Obtiene 3 copias de la Orden de Auditoría.




A L A – C M 06




AUDITORIA (ADMINISTRATIVA,FINANCIERA, DE CUMPLIMIENTO O LEGALIDAD)ORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



24

8.- Distribuye la Orden de Auditoría y las copias de la siguiente manera:

1er. Copia.- Para Presidencia Municipal.

2da. Copia.- Para el jefe de área o departamento donde se realiza la auditoría.

3er. Copia.- Para la Contraloría Interna; la cual conserva como acuse de

recibido y la archiva de manera cronológica en el Expediente de Revisión.

9.- Solicita de manera económica, al titular de la dependencia, designe dos testigos

de asistencia, así como un encargado de atender la revisión, para que sus nombres

sean asentados en el Acta de Inicio de Auditoría.

10.- Elabora Acta de Inicio de Auditoría en tres tantos.

11.- Recaba la firma al margen y al calce en la referida acta de cada una de las

personas participantes en el acto.

12.- Distribuye los tres tantos del Acta de Inicio de Auditoría de la siguiente manera:

1er. Tanto.- Para el Titular de la dependencia auditada.

2do. Tanto. Para el Jefe del Departamento donde se realiza la auditoría.

3er. Tanto.- Para la Contraloría Interna; la cual conserva y archiva de manera

cronológica permanente en el Expediente de Revisión.

13.- Indica al Auditor responsable elabore los Papeles de Trabajo para dar inicio a la

revisión.

14.- Elabora, el auditor, el Formato de Estudio de Control Interno previamente

establecido.

15.- Envía el Formato de Estudio de Control Interno al titular del área auditada e

instruye sobre la forma y el tiempo que se da para el llenado.




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



25

16.- Recoger, el auditor, el Formato de Estudio de Control Interno.

17.- Analizar, el auditor responsable, las respuestas del Formato de Estudio de

Control Interno.

18.- Elabora el auditor responsable, el Programa de Auditoría y la Cédula de

Planeación en original.

19.- Entrega, el auditor responsable, al Contralor el Programa de Auditoría y la Cédula

de Planeación para su revisión.

20.- Recibe y revisa el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación.

¿Realiza modificaciones al Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación?

En caso de realizar modificaciones al Programa de Auditoría y la Cédula de

Planeación:

20 A.- Devuelve al Auditor responsable el Programa de Auditoría y/o la Cédula de

Planeación, para su corrección.

Continúa con la actividad 19.

En caso de no realizar modificaciones al Programa de Auditoría y la Cédula de

Planeación:

21.- Aprueba el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación.

22.- Entrega al Auditor responsable de la auditoría el Programa de Auditoría y la

Cédula de Planeación, para que con base en ellos efectúe la revisión.

23.- Recibe, el auditor responsable, el Programa de Auditoría y la Cédula de

Planeación.

24.- Efectúa, el auditor responsable, la Auditoría.




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



26

25.- Documenta, el auditor responsable, el Programa de Auditoría ejecutado con los

procedimientos.

26.- Envía el Jefe de Control Interno, la Documentación del Programa de Auditoría,

para su revisión.

27.- Recibe y revisa el Programa de Auditoría.

28.- Aprueba el Programa de Auditoría ejecutado con los procedimientos al Auditor

responsable, para que continúe con la auditoría.

29.- Envía, al auditor responsable, el Programa de Auditoría.

30.- Anota las Cédulas de observaciones, el Auditor responsable, las irregularidades

apreciadas en la auditoría, el fundamento legal transgredido, las áreas y servidores

públicos responsables y las recomendaciones que se proponen para resolver la

problemática y los pasos de solventación.

31.- Elabora en Original el Informe de Auditoría.

32.- Entrega al Jefe de Control Interno, el Informe de Auditoría.

33.- Recibe y revisa el Informe de Auditoría.

¿Realiza modificaciones al Informe de Auditoría? En caso de que realice

modificaciones al Informe de Auditoría:

33 A.- Envía al Auditor responsable para que realice las modificaciones respectivas.

Continúa con la actividad número 32.

En caso de que no realice modificaciones al Informe de Auditoría:

34.- Aprueba y lo entrega al Contralor para su autorización.




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



27

35.- Recibe, el Contralor, el Informe de Auditoría.

36.- Autoriza, el Contralor, el Informe de Auditoría.

37.- Envía al Jefe de Control Interno el Informe de Auditoría.

38.- Recibe el Informe de Auditoría firmado por el Contralor y obtiene dos copias del

documento.

39.- Elabora Oficio de Notificación dirigido al titular de la dependencia auditada.

40.- Recaba la firma del Contralor en el Original del Oficio de Notificación y obtiene

tres copias del mismo.

41.- Distribuye el Oficio de Notificación original y las copias del Informe de Auditoría,

de la siguiente manera:

Original.- Para el titular de la dependencia auditada.

1ª copia.- Para la Presidencia Municipal.

2ª copia. Para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realizó la auditoría.

3ª copia. Recaba acuse de recibido y la archiva de manera cronológica permanente

en el Expediente de Revisión de Auditoría.

42.- Elabora Acta de cierre de Auditoría en tres tantos y obtiene la firma de las

personas participantes.

43.- Distribuye los tres tantos del Acta de cierre de auditoría de la siguiente manera:1er. Tanto.- Para el titular de la dependencia auditada.2do. Tanto.- Para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realizó la

auditoría.3er. Tanto.- La conserva como acuse de recibo y se archiva de manera

cronológica permanente en el Expediente de Revisión de Auditoría.




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



28

/Jefe de Control Interno/


NO

SI

ProgramaOperativo

Anual

INICIO

Consulta

Orden deAuditoría

O-3

Elabora1

Orden deAuditoría

Entrega

Orden deAuditoría

Recibe y revisa

Orden deAuditoría

Devuelve

Orden deAuditoría

Firma y entrega

Orden deAuditoría

Recibe Contralor

¿Realiza modificacionesa la Orden de

Auditoría?




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



29


Acta de Inicio deAuditoría

3

32

1

Orden deAuditoría

3

Obtiene copias

Orden deAuditoría

Obtiene copias

Solicita designación 2 testigos

Acta de Inicio deAuditoría

Elabora

Recaba firma

32

1Distribuye

Papeles deTrabajo.

Indica elaboración




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



30


Programa de Auditoría


Estudio deControl Interno

Elabora


Envía


Recoge


Analiza

Cédula de Planeación

Elabora2


Entrega

1

//




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



31


1



Recibe y revisa

¿Realiza modificaciones al programa de Auditoría

y la Cédula de Planeación?



Devuelve

2


Aprueba



Entrega

/El Auditor /



Recibe




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



32


//

¿Realiza modificaciones al

Informe de Auditoría?

Elabora


Documenta

DocumentaciónEnvía

Programa deAuditoría

Recibe y revisa


Aprueba


Envía

Cédula de Observaciones

Anota irregularidades

Informe de Auditoría

Elabora


Entrega


Recibe y revisa


Envía al Auditor

responsable


Aprueba y entrega


Recibe

2

3

3

/Unidad Auditada/

C/Unidad Auditada/

/Al Contralor/




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



33


/Presidencia Municipal /

32

32

1

Oficio de Notificación

Informe deAuditoría

2

2

Auditoría

Envía

Recibe

Elabora


Recaba la firma


Distribuye

Acta de cierre 3

Elabora

1Distribuye

FIN

C

C




A L A – C M 06





NOMBRES Y FIRMAS



34


AUDITORIA DE SEGUIMIENTO (ADMINISTRATIVA, FINANCIERA, DE

CUMPLIMIENTO O LEGALIDAD

1. Recibe, mediante Oficio de la dependencia auditada, la Documentación que

atiende las observaciones determinadas y notificadas mediante el Informe de

Auditoría.

2. Turna la documentación al Jefe de Control Interno para que se analice en la

Unidad de Contraloría.

3. Recibe el Contralor, el Jefe de Control Interno, la Documentación proporcionada

por la dependencia auditada.

4. Turna la Documentación al auditor responsable para que la analice.

5. Recibe del Jefe de Control Interno, al Auditor responsable, analiza y evalúa la

Documentación.

6. Señala en las Cédulas de Seguimiento la actuación en cada una de las

observaciones solventando o replanteándolas, según sea el caso.

7. Elabora en un tanto el Informe de Seguimiento donde se indica detalladamente

las actuaciones de la dependencia auditada y la situación que guarda cada una de

las observaciones planteadas en el Informe de Revisión.

8. Entrega al Jefe de Control Interno, el auditor responsable, el Informe de

Seguimiento para su revisión.

9. Recibe y revisa el Informe de Seguimiento a efecto de que éste sea presentado

de manera correcta.

10. ¿Está presentado de manera correcta el Informe de Seguimiento?




A L A – C M 07




AUDITORIA DE SEGUIMIENTO (ADMINISTRATIVA,FINANCIERA, DE CUMPLIMIENTO O LEGALIDAD)ORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



35

11. ¿Está presentado de manera correcta el Informe de Seguimiento?

En caso de no estar presentado correctamente el Informe de Seguimiento.

12. Corrige y devuelve el Informe de Seguimiento al Auditor Responsable para que

realice las modificaciones con los comentarios correspondientes.

13. Continúa con la actividad número 8.

14. En caso de estar presentado correctamente el Informe de Seguimiento:

15. Firma y entrega al Contralor el Informe de Seguimiento para su aprobación.

16. Recibe, revisa y firma el Informe de Seguimiento, mismo que turna el Jefe de

Control Interno para que sea notificado.

17. Recibe el Informe de Seguimiento, lo firma y obtiene tres copias.

18. Elabora Oficio de Notificación en original, dirigido al Titular del área auditada.

19. Recaba la firma del Contralor en el Oficio de la Notificación y obtiene tres copias.

20. Envía al Titular del área auditada el Informe de Seguimiento original a través del

Oficio de Notificación.

21. Distribuye las copias del Informe de Seguimiento y del Oficio de Notificación de la

siguiente manera:

1ª copia.- para Presidencia Municipal.

2ª copia.- para el Jefe de área donde específicamente se realizó la auditoría.

3ª copia.- para la Contraloría Interna; la cual conserva y archiva de manera

cronológica permanente en al Expediente de Auditoría.




A L A – C M 07





NOMBRES Y FIRMAS



36

INICIO


/Auditor Responsable/

/Contralor/

DocumentaciónRecibe

DocumentaciónTurna

Recibe

DocumentaciónTurna

Documentación

Recibe, analiza y evalúa

//


Informe deConclusión

Elabora1


Entrega




A L A – C M 07





NOMBRES Y FIRMAS



37


Oficio deNotificación


Recibe y revisa

1

NO

SI

¿Está presentando de manera correcta Informe

de Conclusión?


Firma y presenta para aprobación


Recibe, revisa y firma

Distribuye

//


Entrega


O-3

Recibe

Elabora





A L A – C M 07





NOMBRES Y FIRMAS



38


/ Contraloría Interna/

/ Contraloría Interna//Presidencia Municipal/


O-3

Recaba firma

Oficio deConclusión


Envía

32

DocumentaciónDistribuye

SI

NO¿Realiza

modificaciones al Informe de Auditoría? Oficio

Elabora

FIN

Expediente deAuditoría

Turna

FIN




A L A – C M 07





NOMBRES Y FIRMAS



39


RECEPCION Y REVISION QUE LA DOCUMENTACIÓN PROVENIENTE DE LAS

DIVERSAS ÁREAS DEL AYUNTAMIENTO, DE PARTICULARES Y DE PERSONAS

MORALES, CONTENGA LOS DATOS CORRECTOS DE LA TITULAR DEL

ÓRGANO DE CONTROL INTERNO, ASÍ COMO LOS DEL SOLICITANTE.

1. ¿Los datos están completos y correctos?:

2. En caso de que los datos no estén completos y correctos:

3. 1 A. Informa a la persona que entregó la documentación, sobre los cambios que

debe realizar.

4. Continúa con la actividad número 1.

5. En caso de que los datos sí estén completos y correctos:

6. Imprime, en el documento original y en su copias de acuse, el sello oficial de

RECIBIDO de la Contraloría, la hora y la antefirma correspondiente.

7. Entrega al solicitante una copia del documento, sellado con acuse de recibido.

8. Revisa el contenido de la documentación y registra la entrada del documento.

9. Separa y organiza la documentación por fecha y hora en que fue de recibida.

10. Revisa si la documentación requiere ser turnada a otra área.

11. ¿La documentación requiere ser turnada a otra área del Ayuntamiento?

12. A En caso de que la documentación no requiera ser turnada o enviada a otra área

para su seguimiento:

13. Archiva el documento en forma cronológica permanente en el expediente

correspondiente.




A L A – C M 08



AREA :JEFE DE CONTROL INTERNO

RECEPCION Y REVISION QUE LA DOCUMENTACIÓN PROVENIENTE DE LAS DIVERSAS ÁREASDEL AYUNTAMIENTO, DE PARTICULARES Y DE PERSONAS MORALES, CONTENGA LOSDATOS CORRECTOS DE LA TITULAR DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO, ASÍ COMO LOSDEL SOLICITANTE.


NOMBRES Y FIRMAS



40

14. En caso de que la documentación requiera ser turnada o enviada para darle

seguimiento:

15. Revisa si la documentación es importante y/o urgente

¿Es documentación importante y/o urgente?

15.A En caso de que la documentación no sea importante ni urgente:

Distribuye el documento en original y una copia de la siguiente manera:

a. Original. Para el titular del área para su conocimiento.

1ª Copia. La conserva como acuse de recibo y la archiva en el expediente

(Carpeta de Oficios Recibidos, en la pestaña de la dirección o dependencia)

que corresponde de manera cronológica permanente.

En caso de que la documentación sea importante y/o urgente:

16. Elabora oficio para dar respuesta en original y una copia, dirigido al Titular del

área correspondiente para su atención.

17. Distribuye el oficio en original y una copia de la siguiente manera:

a. Original. Para el Titular del área correspondiente.

b. Copia. Lo conserva como acuse de recibo y la archiva en el expediente

que corresponde, de manera cronológica permanente.

18. Recibe y revisa el oficio de respuesta en original y copia, del Titular del área

correspondiente. ¿Hay observaciones para el oficio? A En caso de haber

observaciones para el oficio:

19. 19. A Turna el oficio para su corrección al auxiliar para realizar las correcciones.




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



41

20. Continúa con la actividad número 1121. En caso de que no haber observaciones para el oficio:

a. Recabar firma y sello de recibido en la copia para conservar de acuse.b. Archiva copia como acuse de recibo, de manera cronológica permanente

en la Carpeta de Oficios Enviados 2015.




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



42

/Auxiliar/

//

INICIO

DocumentaciónRecibe y revisa

SI

NO¿Datos completos y correctos? Distribuye

1C2

DocumentoSello de

RECIBIDO

DocumentoC1

Entregar copia de acuse de

recibido

DocumentaciónRevisa y registra

1

1




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



43


DocumentaciónSepara y organiza

DocumentaciónRevisa

DocumentaciónArchivar

FINSI

NO¿Requiere ser turnada?

1

/Copia de acuse de recibido//Al Titular del Área/

/Copia de acuse de recibido/

/Al Titular del Área/

SI

NO¿Importante y/o urgente?


C1

Oficio para su conocimiento

Distribuye

C 1

Oficio para dar respuesta

Elabora

2

C

C




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



44


DocumentaciónSepara y organiza


DocumentaciónArchivar

FINSI

NO¿Requiere ser turnada?

1

/Copia de acuse de recibido/

/Al Titular del Área/


SI

NO¿Importante y/o urgente?


C1

Oficio para su conocimiento

Distribuye

C1

Oficio para dar respuesta

Elabora

2

C

C




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



45


//


//

/Al Titular del Área//Copia de acuse de recibido/

2

C1OficioDistribuye

C

C1

Oficio derespuesta

Se entrega Oficio, lo reciben y revisan

NO

SI¿Hay observaciones?

Turnan para corrección

2Se entregaOficio Original

Firman y sellan de recibido2

Copia de acuseArchivar acuse

C

FIN




A L A – C M 08






NOMBRES Y FIRMAS



46


FORMATOS DE REQUISICIÓN DE PAPELERÍA

1. Los primeros 5 días de cada mes, se solicita la papelería que se requiera para

todo el mes.

2. Se llena el formato de requisición de papelería, material o insumos.

3. Se pasa a revisión para modificación o para firmar de responsable de solicitud a la

Contralora.

4. Está correcto el Formato de Requisición

5. 2A No, la Contralora lo regresa al Auxiliar para su modificación y regresa al punto

2.

6. Si, La Contralora lo firma y sella de responsable de solicitud y se lo entrega a la

Auxiliar.

7. Se pasa el Formato de Requisición a la Oficina de Presidencia para recabar la

firma del Alcalde de autorización.

8. Se recupera el Formato de Requisición.

9. Se distribuye el Formato de Requisición a la Oficina de Adquisiciones junto con

una copia de la siguiente manera:

a. Original. Para la Oficina de Adquisiciones.

b. Copia. Lo sella la Oficina de Adquisiciones de acuse recibido, con fecha,

hora y firma.10. El Acuse de Recibido se archiva de manera cronológica en la Carpeta de Oficios

Enviados en la pestaña de Requisición.11. La Oficina de Adquisiciones informa cuando se debe de ir a recoger la papelería

solicitada.12. Se verifica que toda la papelería se encuentre completa y se acomoda.




A L A – C M 09



AREA :AUXILIAR DE CONTROL INTERNO

FORMATOS DE REQUISICION DE PAPELERIAORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



47

///Contralora/

//

/Auxiliar Administrativo/

/Presidente Municipal /

INICIO

Realizar llenado de Formato

Revisa la Contralora

NO



Firma y sella de responsable 11

Recaba firma de autorización

Recupera Formato

1




A L A – C M 09





NOMBRES Y FIRMAS



48


/Oficina de Adquisiciones /

//

Se ordena la papelería

Copia de acuse

FormatoOriginal

Distribuye

C

1

Informan que se tiene la requisición

Recibe y verifica

FIN




A L A – C M 09





NOMBRES Y FIRMAS



49


FORMATOS DE SOLICITUD DE COMBUSTIBLE

1.- Se llena el formato de Solicitud de Combustible.

2.- Se pasa a revisión para modificación o para firmar de responsable de solicitud al

comisionado (Contralora o Jefe de Control Interno).

Está correcto el Formato de Requisición

2A.- No, el Comisionado lo regresa al Auxiliar para su modificación y regresa al punto

2.

3.- Si, el Comisionado lo firma y sella de responsable de solicitud y se lo entrega a la

Auxiliar.

4.- Se pasa el Formato de Requisición a la Oficina de Presidencia para recabar la

firma del Alcalde y del Secretario de Oficina de Presidencia para su autorización.

5.- Se recupera el Formato de Solicitud de Combustible.

6.- Se entrega el Formato de Solicitud de Combustible en la Oficina de Tesorería con

el Encargado de Vales de Combustible.

Original. Entregar en la Oficina de Tesorería con el Encargado de Vales de

Combustible.

Copia. Se entrega al Secretario de Oficina de Presidencia.

7.- Se recibe el Vale de Combustible y se firma en copia de recibido.

8.- Se entrega el Vale de Combustible al Comisionado (Contralora o Jefe de Control

Interno).




A L A – C M 10




FORMATOS DE SOLICITUD DE COMBUSTIBLEORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



50

//

/Oficina de Presidencia /

/Oficina de Tesorería /

/Comisionado/ //


INICIO

NO



Revisa


Firma de solicitante 11

Copia

FormatoOriginal

Firma del Secretario

Firma del Presidente

Recabar firmas de autorización

Recupera Formato

Entregar Formato

/Comisionado/Se entrega Vale

Se recibeVale

FIN




A L A – C M 10




FORMATOS DE REQUISICION DE COMBUSTIBLEORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



51


FORMATOS DE SALIDA A COMISIÓN

1.- Se llena el formato de Salida de Comisión.

2.- Se pasa a revisión para modificación o para firmar de responsable de solicitud al

Comisionado (Contralora o Jefe de Control Interno).

Está correcto el Formato de Salida de Comisión.

2A.- No, el Comisionado lo regresa al Auxiliar para su modificación y regresa al punto

2.

3.- Si, el Comisionado lo firma y sella de responsable de solicitud y se lo entrega a la

Auxiliar.

4.- Se pasa el Formato de Salida de Comisión a la Oficina de Presidencia para

recabar la firma del Alcalde de autorización.

Pasa el Tiempo.

5.- Se recupera el Formato de Salida de Comisión.

6.- Se distribuye el Formato de Salida de Comisión al Oficial Mayor junto con una

copia de la siguiente manera:

Original. Para la Oficina del Oficial Mayor

Copia. Lo sella la Oficina del Oficial Mayor de acuse recibido, con fecha, hora y firma.

7.- El Acuse de Recibido se archiva de manera cronológica en la Carpeta de Oficios

Enviados en la pestaña de Comisión.




A L A – C M 11




FORMATOS DE SALIDA A COMISIONORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



52

//

/Para archivo /

/Oficina del Oficial Mayor/

/Comisionado///


INICIO

NO



Revisa


Firma el Comisionado 1 1

Copia

FormatoOriginal

Firma del Presidente

Recabar firmas de autorización

Recupera Formato

Entregar Formato

FINC




A L A – C M 11




FORMATOS DE SALIDA A COMISIONORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



53


PROCEDIMIENTO AUDITORIA TÉCNICA.

1. Recepción de la orden de revisión, programada por el Jefe de Control Interno.

2. Revisión y Análisis de las Auditorias ordenadas. Utilizando los métodos y técnicas

de auditoría para visualizar el resultado y determinar mediante los informes

respectivos el resultado obtenido. Auditor Técnico.

3. Revisión del Informe y Cédula de observaciones realizado por el auditor a los

Expedientes de Obra Pública que le fue asignada. Jefe de Área.

4. Analizar la información que le fue presentada e informar al Presidente Municipal

sobre los resultados de las revisiones que se efectúen. Contralor Municipal

5. Informar a la Dirección de Obras Públicas de la cedula de observaciones y realizar

un seguimiento al cumplimiento de lo observado. Contralor Municipal




A L A – C M 12



AREA :AUDITOR TECNICO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA TECNICAORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



54

/Obras Públicas/

/Presidente Municipal/

/Director de Obras Públicas/Cédula de

Observaciones

INICIO

Orden de apertura de Auditoría

Elaboración y Firma de Oficio

¿Notificación a la Dirección de

Obras Públicas?Informe yCédula de

Observaciones

Revisión y análisis

Contralor Municipal

InformeRevisión del

Informe y Cédula

Cumplimiento a las observaciones

FIN




A L A – C M 12



AREA :AUDITOR TECNICO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA TECNICAORGANO DE CONTROL INTERNO

NOMBRES Y FIRMAS



55


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRALORIA · manual de procedimientos. contraloria. 2014. nombres y...

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