Manual Contraloria

de 52

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Agosto 2009 Vr.1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Agosto 2009 vr.1

Gerencia de Contraloría Página 2 de 52

CONTENIDO



CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN………………………..………………………………………………. 2. PROPÓSITOS DEL MANUAL………………..……………………………………… 3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS………………………..………………………….. 4. NORMATIVIDAD…………………………………….………………………….………. 4.1 Fundamento Legal……………………………………….………………………….. 4.2 Atribuciones………………………………………….…………………................... 5. FILOSOFÍA DE LA GERENCIA…………………………….……………………….. 5.1 Misión…………………………………………………………………………….….… 5.2 Visión…………………………………………………………………..……….……... 5.3 Valores…………………………………………………………………..………….…. 6. OBJETIVO GENERAL DE LA GERENCIA…………………………..…………… 6.1 Objetivo General………………………………………………………….…………. 6.2 Objetivos Específicos………………………………………………….…………… 7. POLÍTICA DE CALIDAD……………………………………………….……………… 8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL………………………………….…………… 8.1 Estructura Orgánica……………………………………………………...………….. 8.2 Organigrama Presupuestal…………………………………………………..…….. 8.3 Organigrama Operativo….……………………………………………………..…... 8.4 Plantilla de Personal de la Gerencia……………………………………..………..



9. HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL……………...………… 9.1 Catalogo de Puestos……………………………………………………..………... 9.2 Descripción y análisis de Puestos……………………………………..……….. 10. HISTORIAL DE CAMBIOS…………………………………………...…..... ……… 11. AUTORIZACIONES…………………………………………………………………... 12. GLOSARIO………………………………………………………………………………



PRESENTACIÓN



1. PRESENTACIÓN

El Manual de Organización, es un instrumento administrativo que se utiliza de apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de una estructura organizacional; está diseñado para difundir las líneas de autoridad y responsabilidad.

A través de esta herramienta, será posible conocer la estructura organizacional y

funcional de la Gerencia, así como advertir el alcance de las responsabilidades; análisis y descripción de cada puesto.

Podrá ser utilizada de igual manera para la inducción al personal de nuevo

ingreso, como referencia para la promoción, reclutamiento, selección y contratación de personal; siendo entonces un elemento de consulta obligada para la evaluación y optimización administrativa.

A través de nuestro actuar diario pretendemos aportar con nuestro trabajo a la

consolidación de los ejes rectores del SIAPA teniendo claros como tales:

1. El agua como derecho y como generador de desarrollo. 2. Sustentabilidad ambiental. 3. Honestidad y Transparencia. 4. Efectividad Administrativa. 5. Calidad en el Servicio

La Gerencia de Contraloría tiene como principal función ser un área de apoyo

técnico para todas las Gerencias del SIAPA contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos generales del Organismo.



PROPÓSITOS DEL MANUAL



2. PROPÓSITOS DEL MANUAL

El Manual de Organización en su calidad de instrumento administrativo, tiene como propósito fundamental:

Apoyar en la inducción, en el adiestramiento y capacitación del personal, ya que en el manual de organización se describen en forma detallada la descripción y el análisis de los puestos que conforman la Gerencia de Contraloría.

Presentar una visión clara e integral de cómo esta estructurada la Gerencia de Contraloría.

Apoyar en la contratación y selección de personal; concursos y oposiciones del escalafón y la actualización del Tabulador de Sueldos y Salarios del Organismo.

Apoyar la debida y correcta integración de la plantilla de personal en la aprobación anualizada del presupuesto de egresos.



ANTECEDENTES HISTÓRICOS



3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

El Congreso del Estado de Jalisco emitió el decreto número 9765 con fecha 27 de marzo de 1978 de la LEY PARA EL SISTEMA INTERMUNICIPAL DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO EN LA ZONA METROPOLITANA. En dicho decreto “se declara de utilidad pública la implantación, operación, administración, conservación y mejoramiento del servicio de agua potable y alcantarillado en la zona metropolitana, integrada por los municipios de Guadalajara, Tlaquepaque, Tonalá, Zapopan y áreas pertenecientes a otros municipios cuyas extensiones sean delimitadas, desde el punto de vista técnico...”. Para la prestación de servicio se creo el SIAPA como un “Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio, y capacitado para actuar, contratar, decidir, y determina lo concerniente en las materias de su competencia. El decreto precisó que el sistema debía ser conducido por un consejo de administración integrado por el Gobernador del Estado, quien presidía el consejo, el Director General que era designado por el Gobernador y representantes de diferentes instituciones oficiales y organismos privados entre ellos por supuesto los Ayuntamientos de la Zona Metropolitana.

Para lograr una mejor administración del Organismo se integraron seis Gerencias Especiales con la siguiente denominación: Gerencia de Planeación y Finanzas; Gerencia Administrativa, Gerencia Técnica, Gerencia de Producción, Gerencia de Distribución y Gerencia de Servicio al Cliente. El 23 de Marzo del año 2000 entrara en vigor las reformas al artículo 115 Constitucional, con dichas reformas se establece el doble carácter de funciones y servicios públicos de competencia exclusiva municipal, como los de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de sus aguas residuales. En este mismo año el Honorable Congreso del Estado de Jalisco, aprobó la ley del agua para el Estado de Jalisco y sus Municipios. Para el 07 de Febrero de 2002 con base en el “Convenio de Asociación Intermunicipal para la Prestación de los Servicios de Agua Potable, Drenaje, Alcantarillado, Tratamiento y Disposición Final de las Aguas Residuales” en el cual participan los Municipios de Guadalajara, Tlaquepaque, Tonalá y Zapopan, se creó el Organismo Público Descentralizado Intermunicipal denominado “Sistema Intermunicipal para los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado.



El Congreso aprobó entonces la disolución del SIAPA de la Zona Metropolitana como organismo del estado y la creación de un sistema intermunicipal independiente (SIAPA) conforme al acuerdo entre los municipios de la zona metropolitana de Guadalajara y el Estado. Publicado en el periódico oficial del Estado de Jalisco. El jueves 6 de junio de 2002 Número. 37 Sección II. Tomo CCCXLI. En la historia del Organismo a partir de que se constituyó como Sistema Intermunicipal, ha sido dirigido en sus diversas etapas por los siguientes funcionarios:

ING. JORGE MATUTE REMUS. ING. FRANCISCO DE PAULA SANDOVAL. ING. JUAN DE DIOS DE LA TORRE VALENCIA. ING. ARNULFO VILLASEÑOR SAAVEDRA. ING. ARISTEO MEJIA DURAN. ING. GUALBERTO LIMON MACIAS. ING. JOSE LUIS MACIAS GODINEZ. ING. JOSE LUIS GONZALEZ VELASCO. C.P. JOSE ANTONIO ALDRETE FLORES. L.C.P. RODOLFO GUADALUPE OCAMPO VELAZQUEZ.



NORMATIVIDAD



4. NORMATIVIDAD 4.1 Fundamento Legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco Ley Federal del Trabajo Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco Reglamento de la Ley de Transparencia e Información Pública SIAPA. Ley del Agua para Jalisco y sus Municipios Ley de Ingresos Reglamento de la Administración Pública Municipal de Guadalajara, Zapopan, Tonalá, y Tlaquepaque. Reglamento Orgánico SIAPA Reglamento de Obra Pública Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de las aguas residuales, suscrito por los Municipios de Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá y su respectivo Addéndum.



4.2 Atribuciones La Gerencia de Contraloría y sus departamentos tendrán las siguientes atribuciones:

I. Ser el órgano de control interno del Organismo;

II. Planear, coordinar y supervisar la realización de auditorias a la operación, al

área administrativa y financiera del Organismo, para garantizar la

transparencia, la calidad y la eficiencia en el suministro de los servicios que

presta el S.I.A.P.A.;

III. Planear, coordinar y supervisar la realización de auditorias de obra, para

garantizar que las obras que ejecuta o contrata el S.I.A.P.A. se realicen con la

calidad y en los plazos pactados; así como, generar las condiciones técnicas y

legales para salvaguardar los recursos del Organismo;

IV. Garantizar que la optimización de los servicios de distribución de información

dentro de las Gerencias, Departamentos y Secciones del S.I.A.P.A.; a través

de la administración de la documentación generada por las diferentes áreas;

V. Comprobar el cumplimiento de las Gerencias, Departamentos y Secciones del

S.I.A.P.A. de todas las obligaciones derivadas de las disposiciones en materia

de planeación, proyección presupuestal, ingresos, financiamiento, inversión,

deuda, patrimonio, fondos y valores del S.I.A.P.A.;

VI. Realizar evaluaciones a las diversas Gerencias, Departamentos y Secciones

del S.I.A.P.A., con el fin de promover la eficacia, eficiencia y transparencia de

sus operaciones y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en sus

programas;



VII. Vigilar que las Gerencias, Departamentos y Secciones del S.I.A.P.A. cumplan

con las normas y disposiciones en materia de: sistema de registro y

contabilidad, contratación y pago de personal, contratación de servicios, obras,

adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación,

enajenación y baja de bienes y demás activos y recursos materiales del

Organismo;

VIII. Supervisar a despachos externos contratados por el Organismo, para efecto de

la elaboración de dictámenes del I.M.S.S. y fiscales;

IX. Asegurar el cumplimiento de requerimientos derivados de los resultados de

Auditorias;

X. Realizar investigaciones administrativas con base a datos que aporten las

Gerencias, Subgerencias, Departamentos o Jefaturas de Sección y cualquier

otra área del Organismo, así como de las auditorias externas, quejas

ciudadanas, proveedores, contratistas o empleados por observaciones o

irregularidades cometidas por el personal del Organismo y en su caso

sancionar en los términos del Reglamento Interior del Trabajo. En caso de

resultar alguna responsabilidad se turnará a las áreas correspondientes para

su seguimiento y en su caso sanción;

XI. Iniciar investigaciones, abrir procedimientos, requerir documentaciones, citar a

personal del S.I.A.P.A. y desahogar audiencias;

XII. Fiscalizar que se cumplan las normas y políticas del Organismo;

XIII. Vigilar que los procesos de planeación, presupuestación y programación se

apeguen a los objetivos a corto y largo plazo del Organismo.

La Gerencia de Contraloría para el buen despacho de sus funciones cuenta con el apoyo de las siguientes áreas:



a) Departamento de Auditoría Administrativa y Financiera, con las siguientes atribuciones:

i. Realizar auditorias administrativas a las áreas del S.I.A.P.A. que operan con

usuarios internos para garantizar la realización de las actividades de acuerdo a

parámetros de calidad, eficiencia y eficacia, así como, generar propuestas de mejora

de acuerdo a las áreas de oportunidad detectadas;

ii. Verificar que se cumpla la reglamentación relativa a cada área de operación del

S.I.A.P.A. y supervisar los controles administrativos establecidos en el manejo del

patrimonio del Organismo;

iii. Conocer de las licitaciones, compras a proveedores y validar la transparencia y

legalidad de cada acto y recibir quejas de proveedores y emitir dictámenes sobre la

validez de los procesos de adquisición de bienes y servicios;

iv. Elaborar arqueos selectivos a las diversas sucursales y áreas en donde se maneje

fondo revolvente y verificar que el ejercicio de esos recursos se realice con

legalidad y apegado a la normatividad interna y fiscal aplicable;

v. Coordinar junto con la Gerencia de Finanzas la validación de los Estados

Financieros del S.I.A.P.A. y participar en la asignación del proveedor encargado de

dictaminar los mismos;

vi. Revisar los procedimientos y el control Interno de las áreas del S.I.A.P.A.;

vii. Vigilar lo relativo al padrón de proveedores.

b) Departamento de Auditoría a Obras y Contratos, con las siguientes atribuciones:

i. Participar en el proceso de verificación de la viabilidad técnica y financiera de los

contratistas interesados en participar en la Asignación o Licitación de obras de



Infraestructura requerida por el S.I.A.P.A. para fortalecer la calidad en la prestación

de los servicios;

ii. Participar en el Comité de asignación de obras, observar su desarrollo y fiscalizar

que la asignación de las obras se realice apegada a la legalidad y transparencia;

iii. Validar las estimaciones de avance de obra contratadas con el S.I.A.P.A. que

presenten los contratistas para pago y auditar los aspectos financieros y de

volúmenes de obra que se pretendan cobrar para proceder a autorizar la liberación

del pago respectivo;

iv. Supervisar los diferentes proyectos de factibilidades y revisar que en el proceso de

autorización de las mismas se cumpla con la normatividad aplicable y vigilar que los

derechos de incorporación se apliquen a las obras de infraestructura inherentes a la

factibilidad en cuestión;

v. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los contratistas, solicitando

a las áreas del S.I.A.P.A. la información relacionada con las operaciones que

realicen, y fincar las deductivas y responsabilidades que en su caso procedan;

vi. Vigilar la actualización y control del padrón de contratistas.

c) Departamento de Transparencia y Atención Ciudadana, con las siguientes atribuciones:

i. Transparentar la gestión del Organismo mediante la difusión de la información que

genere el mismo;

ii. Recabar y difundir la información pública que sea competencia del S.I.A.P.A.;

iii. Garantizar que el Organismo cumpla con lo establecido en la Ley de Transparencia

e Información Pública;



iv. Cumplir con las metas del servicio de atención telefónica a los usuarios, así como

una mejora continua del mismo;

v. Coordinar y supervisar la atención y respuesta de quejas enviadas a la página Web

del Organismo;

vi. Coordinar y supervisar la entrega y recepción de los documentos que ingresan o

salen de Oficialía de Partes del Organismo;

vii. Recibir las solicitudes de información pública y darle seguimiento con las áreas del

S.I.A.P.A. que generan la información para su entrega al peticionario;

viii. Mantener y controlar el archivo histórico del S.I.A.P.A para poder servir de acervo a

los usuarios e investigadores que soliciten información en materia de gestión del

Organismo;

ix. Remitir al Comité de Clasificación de Información Pública las solicitudes de acceso a

la información que por su naturaleza así lo requieran;

x. Auxiliar a los particulares en la elaboración de solicitudes de Transparencia, y en su

caso, orientarlos sobre los sujetos obligados que pudieran tener la información

solicitada;

xi. Gestionar los trámites internos necesarios para entregar la información solicitada por

los usuarios, además de efectuar las notificaciones a los particulares;

xii. Informar al Instituto de Transparencia sobre la negativa de entrega de información

por parte de algún servidor público o personal del Organismo;

xiii. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, así como sus

resultados y costos;

xiv. Garantizar la protección de los datos personales en poder de esta área;



xv. Actualizar los datos de los usuarios con los que se establece contacto a través de la

unidad de transparencia del Organismo;

xvi. Realizar las acciones necesarias para la regularización de adeudos en apoyo al

proceso de cobranza;

xvii. Realizar llamadas y generar reportes que permitan conocer los tipos de servicios

que demandan los usuarios, la frecuencia de cada uno de los mismos y en su caso,

la respuesta que proporciona el S.I.A.P.A.;

xviii. Monitorear el desempeño de la organización en lo relacionado con los reportes

remitidos para solución a requerimientos de los usuarios;

xix. Supervisar el seguimiento de las respuestas de documentos oficiales que ingresan

al S.I.A.P.A. de las diferentes Instancias de Gobierno;

xx. Coordinar la mensajería interna del S.I.A.P.A. a efecto de optimizar el manejo de la

documentación generada por las diferentes Gerencias a un menor costo;

xxi. Dar resguardo a facturas de proveedores, hasta su entrega a las Instancias

competentes para darle seguimiento hasta su pago;

xxii. Monitorear las llamadas de entrada para analizar la calidad del servicio otorgado por

SIAPATEL, así como verificar el tráfico de llamadas y tomar medidas para agilizar el

servicio en situaciones críticas;

xxiii. Aplicar las tarifas y dar a conocer el monto de facturación a los usuarios, de acuerdo

a los consumos, características y usos de predios, así como generar ordenes de

reconexión de servicio del agua potable;

xxiv. Elaborar reportes estadísticos de la productividad del personal, de ajustes aplicados

a las cuentas de los usuarios, de pagos recibidos con tarjeta de crédito, de llamadas



recibidas entre otros;

xxv. Cancelar reportes o realizar correcciones al estado de cuenta por error en captura o

por error del sistema;

xxvi. Calcular y modificar el estimado anual a solicitud del usuario y realizar cambios de

nombre de propietario;

xxvii. Analizar la cuenta, aplicar, liberar y compensar los ajustes en las cuentas del

usuario;

xxviii. Verificar el cierre de cajas y realizar el corte general de pagos recibidos vía

SIAPATEL;

xxix. Generar reportes a solicitud de comunicación social y de los ayuntamientos de la

zona de cobertura del S.I.A.P.A.;

xxx. Atender y dar seguimiento a quejas de usuarios recibidas vía Internet;

xxxi. Proporcionar aclaraciones e información a los usuarios por diversos conceptos como

cobros no claros para el usuario, altos consumos, saldos, horarios de atención,

fechas de pago, formas de pago entre otros;

xxxii. Asignar la clave SIAPA cuando el usuario no cuenta con ella;

xxxiii. Generar y dar seguimiento a reportes de mantenimiento de redes, de distribución, de

alcantarillado, de medidores, de padrón de usuarios, de calidad del agua, de

monitoreo al alcantarillado y de reconexiones realizando en su caso, llamadas a las

áreas para dar una respuesta al usuario, respecto a la atención o programación de

trabajos, y haciendo el cargo correspondiente cuando sea necesario;

xxxiv. Crear nuevas cuentas para la Alta de medidores independientes.



FILOSOFÍA DE LA GERENCIA



5. FILOSOFÍA DE LA GERENCIA

5.1 Misión

Garantizar que los procesos financieros, administrativos y operativos se realicen con honestidad, transparencia y apegados a la normatividad aplicable; salvaguardando los activos del Organismo y asegurando la atención a las demandas ciudadanas. 5.2 Visión Lograr a través de la fiscalización de los procesos financieros, administrativos y operativos, que el Organismo sea calificado como el más transparente, honesto y eficiente del País. 5.3 Valores

Efectividad Responsabilidad Calidad Honestidad Equidad



OBJETIVOS DE LA GERENCIA



6. OBJETIVOS DE LA GERENCIA 6.1 Objetivos Generales

Garantizar a la ciudadanía un acceso a la información pública completo y ágil sobre la rendición de cuentas, toma de decisiones, organización interna y manejo de los recursos del Organismo.

Auditar a todas las constructoras que prestan servicio de reducción y reconexión e instalación de medidores.

Fiscalizar los procesos Administrativos y Financieros del Organismo con un enfoque de prevención mitigando riesgos de fraude e irregularidades.

Fiscalizar el 100% de la obra pública ejecutada y controlada por el Organismo desde su concurso hasta la ejecución y posterior entrega.

Garantizar que las demandas ciudadanas en SIAPATEL, Oficialía de Partes y Transparencia sean atendidas satisfactoria y oportunamente.

Atención y resolución de casos especiales.



POLÍTICA DE CALIDAD



7. POLÍTICAS DE CALIDAD

• La Gerencia de Contraloría proporcionará a nuestros usuarios un servicio eficaz, imparcial y oportuno que satisfaga sus requerimientos mediante el esfuerzo conjunto de todo el personal de las diferentes áreas que la integran.

• El Departamento de Auditoría realizará su trabajo de fiscalización con personal profesional, debidamente capacitado y con independencia mental para analizar la operación de la Institución con un enfoque de valor y en estricto apego a los preceptos legales aplicables a cada área del Organismo, buscando siempre promover las mejores prácticas y la mejora continua.

• Atención eficiente, oportuna y con calidez de nuestro Centro de Atención Telefónica. Nuestro objetivo se orienta a identificar, atender y canalizar los requerimientos de nuestros usuarios en toda la gama de servicios que ofrecemos, observando el óptimo cumplimiento de las áreas operativas y administrativas además de las sociales.

• Todas las acciones de nuestro equipo de trabajo se orientarán a lograr la transparencia de todos nuestros procesos, atendiendo de manera estricta lo establecido por el marco jurídico vigente, así como el uso e implementación de herramientas tecnológicas que permitan un acceso fácil y oportuno a la información pública que genera el Organismo.

• El esfuerzo de quienes integramos la Gerencia de Contraloría se encamina a fortalecer los controles administrativos, técnicos y de operación que garanticen el cumplimiento de la normatividad vigente, con el fin de salvaguardar los activos de la Institución en un ambiente de mejora continua en nuestro proceso.



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL



8.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0.0.0 Dirección General 9.0.0.0. Gerencia de Contraloría 9.0.1.0. Departamento de Auditoría Administrativa y Financiera. 9.0.3.0. Departamento de Auditoría a Obras y Contratos. 9.0.4.0. Departamento de Transparencia y Atención Ciudadana. 9.0.4.1. Sección de Transparencia. 9.0.4.2. Sección de Atención Telefónica. 9.0.4.3. Sección de Oficialía de Partes.



ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

de 52

ORGANIGRAMA PRESUPUESTAL

de 52


OPERATIVO

de 52


FUNCIONAL

de 52

PLANTILLA DE PERSONAL DE LA

GERENCIA

de 52

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN Y

CONTROL



CATÁLOGO DE PUESTOS

de 52

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE

PUESTOS



9.2 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS

Centro de Costos Nombramiento Puesto funcional

9000 Gerente "A" Gerente de Contraloría 9000 Ejecutivo de Contraloría Ejecutivo de Contraloría 9000 Coordinador Jurídico de Auditorías Coordinador Jurídico de Auditorías 9000 Secretaria de Gerencia Secretaria de Gerencia 1230 Ejecutivo de Proyecto Ejecutivo de Proyecto 9030 Auditor Principal Auditor Principal

9010 Jefe de Departamento “A” Jefe de Departamento de Auditoría Administrativa y Financiera

9010 Asistente de Auditoría Asistente de Auditoría 9010 Auditor Principal Auditor Principal 9010 Auditor Interno Auditor Interno 9030 Jefe de Departamento “B” Jefe de Departamento de Auditoría a Obras y Contratos 9030 Auditor Principal Auditor Principal 9030 Auditor Interno Auditor Interno

9040 Jefe de Departamento “B” Jefe de Departamento de Transparencia y Atención Ciudadana

9041 Jefe de Sección “A” Jefe de Sección de Transparencia 9041 Analista de Transparencia Analista de Transparencia 9042 Jefe de Sección “C” Jefe de Sección de Atención Telefónica 9042 Supervisor de Atención Telefónica Supervisor de Atención Telefónica 9042 Ejecutivo de Atención Telefónica Ejecutivo de Atención Telefónica 9043 Jefe de Sección “A” Jefe de Sección de Oficialía de Partes 9043 Auxiliar de Oficialía Auxiliar de Oficialía 9043 Auxiliar de Sección Auxiliar de Sección 9043 Capturista Capturista



HISTORIAL DE

CAMBIOS



10. HISTORIAL DE CAMBIOS

Registrar los cambios y modificaciones efectuadas al Manual de Organización, se realiza con el fin de conocer qué servicio fue afectado, quien es el responsable y cual es la magnitud del cambio. La información que debe de contener este historial de cambios se debe presentar bajo el siguiente formato:



AUTORIZACIONES



11. AUTORIZACIONES

ELABORACIÓN

DEPARTAMENTO DE INNOVACIÓN INSTITUCIONAL

ING. RODOLFO A. MELENDEZ OLSON

AUTORIZACIÓN

DIRECTOR GENERAL

LIC. C.P. RODOLFO GUADALUPE OCAMPO VELÁZQUEZ

FIRMA

FECHA DE ELABORACIÓN: _____DE_________________________ DE 2009

FECHA DE DICTAMINACIÓN: _____DE_________________________ DE 2009

DICTAMINACIÓN

GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

LIC. RAMÓN ALEJANDRO REYES GÓMEZ

FIRMA

FECHA DE SESIÓN: _____DE_________________________ DE 2009



GLOSARIO



12. GLOSARIO

Manual de Organización: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

Gerencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del SIAPA, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados. Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinados procesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentro de una estructura orgánica. Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. Descripción de Funciones: Una vez establecidos los niveles jerárquicos y los departamentos del organismo social, es necesario definir con toda claridad, las actividades y los deberes que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades administrativas. Estructura: Es una actitud metodológica, un método al cual se le recurre para describir marcos normativos, es decir, modelos formales por medio de los cuales se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultados. Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribuciones que se confieren a un órgano y consiste en una trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades. Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente las actividades que sigue una persona para realizar un trabajo. Normatividad: Desde un concepto jurídico, es la regla o mandato que establece la forma en que debe ordenarse un determinado grupo social. La norma es la que prescribe, prohíbe, autoriza o permite determinada conducta humana.



Organigrama: Es una grafica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una institución, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan. Organización: Es la estructura orgánica planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Procedimiento: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Puesto: Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal. Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que el ciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de un producto o servicio. Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizar periódicamente el documento controlado que le fue asignado. Ubicación: la ubicación expresará la dirección, departamento y coordinación en que se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.

Manual Contraloria

Documents

Transcript of Manual Contraloria