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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO P-07-04SIECP

FECHA 30/11/2016

VERSIÓN 9

Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA

OBJETIVO DEL MANUAL Establecer una efectiva Gestión de Proveedores (Inscripción, selección, evaluación y reevaluación) que asegure la prestación de un servicio con calidad y oportunidad satisfaciendo las necesidades de los usuarios y generando valor agregado a la Institución. ALCANCE DEL MANUAL: Este procedimiento aplica a todos los proveedores de bienes y servicios; personas naturales o jurídicas que contraten con la Universidad La Gran Colombia, a través del Departamento de Compras y Suministros de la sede de Bogotá.<

1. GESTIÓN DE PROVEEDORES INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES: Es el trámite inicial que debe realizar cualquier proveedor que desee participar en los procesos de adquisición de la Universidad la Gran Colombia. Para realizar la inscripción es obligatorio el diligenciamiento del Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-11RP y él envió de los documentos que se muestran a continuación, de acuerdo a la cuantía: Para realizar la inscripción es obligatorio el diligenciamiento del Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-11RP .

CUANTÍAS PERIODICID

AD RANGO DOCUMENTOS

PERSONA NATURAL

PERSONA JURÍDICA

MINIMA ESPORÁDIC

A $1 A

$2.000.000

1. Fotocopia del Rut X X

2. Certificación bancaria con número de cuenta (Expedida en el año vigente de su revisión)

X

MENOR RECURREN

TE $ 2.000.001 A $10.000.000

1. Renovación del certificado de existencia y representación legal antes del 31 de marzo

X

2. Certificación bancaria con número de cuenta (Expedida en el año vigente de su revisión)

X X


4. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal

X X

5. Carta de presentación de la empresa, portafolio de productos y servicios que ofrece o página web en donde se pueda consultar

X

6. Oferta económica en donde se indiquen las condiciones comerciales y de servicio posventa.

X X

MAYOR RECURREN

TE $10.000.001 en adelante

1. Renovación del certificado de existencia y representación legal antes del 31 de marzo

X



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2. Certificación bancaria con número de Expedida en el año vigente de su revisión)

X X


4. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal

X

5. Carta de presentación de la empresa, portafolio de productos y servicios que ofrece o página web en donde se pueda consultar

X

6. Oferta económica en donde se indiquen las condiciones comerciales y de servicio posventa.

X X

7. Estado de situación financiera

X

8. Declaración de renta X X

9. Certificaciones Comerciales X X

Esporádica: obedece a compras que se realizan con poca frecuencia de bienes de consumo sujetos a pedidos puntuales. Recurrente: obedece a compras que se realizan permanentemente. NOTA: Para los proveedores de compras online, únicamente será necesario el V°B° del autorizador del gasto y como registro quedaran los soportes físicos o por sistema del pago realizado. La Inscripción de Proveedores se podrá dar en cualquier tiempo y estará sujeto a las necesidades que se presenten en la Universidad. Los proveedores ya registrados están en la obligación de realizar actualización de documentación en los casos que presenten cambios en la información suministrada inicialmente. Se excluyen del proceso de selección y evaluación aquellos proveedores que cuentan con contrato emitido desde el área jurídica y los proveedores contratados por las áreas usuarias previa autorización de la alta dirección. 2.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 PROVEEDOR

DILIGENCIAMIENTO DE REGISTRO Y ENVÍO DE DOCUMENTOS: 1. Diligencia totalmente el Registro Inscripción de Proveedores 2. Envía escaneados por correo electrónico los documentos requeridos para su revisión.

2 PERSONAL DE

COMPRAS

VERIFICACIÓN DE REGISTRO Y DOCUMENTOS: 1. Verifica que el Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-11RP se encuentre total y correctamente diligenciado. 2. Revisa que los documentos enviados por el proponente estén completos y sean legibles. 2.1 Si el Registro y/o los documentos están correctos crea la carpeta en archivo digital con el nombre del proveedor y los documentos enviados. 2.2 Si el Registro y/o los documentos están incorrectos informa al proveedor para que realice las correcciones pertinentes.



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2.1.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO Modificar el diagrama de flujo en donde la primera actividad sea la solicitud de documentación y diligenciamiento de registro

INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

PROVEEDOR PERSONAL DE COMPRAS

CO

MP

RA

S Y

SU

MIN

IST

RO

S

INICIO

FIN

VERIFICACIÓN DE REGISTROS

Y DOCUMENTOS

CREAR CARPETA EN

ARCHIVO DIGITAL

DILIGENCIAMIENTO DE

REGISTRO Y ENVÍO DE

DOCUMENTOS

DILIGENCIAMIENTO

TOTAL DEL REGISTRO DE

INSCRIPCIÓN

ENVÍO DE DOCUMENTOS

ESCANEADOS POR

CORREO

REVISIÓN DE

DOCUMENTOS

COMPLETOS

ENVIADOS

INFORMAR AL

PROVEEDOR PARA

LAS CORRECIONES

VERIFICAR REGISTRO

INSCRIPCIÓN DE

PROVEEDORES

SI

NO

2.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES: El proceso de selección de proveedores se realiza cuando el proveedor ha efectuado el trámite de inscripción: enviado la totalidad de los documentos exigidos. La selección se efectúa en el Registro Selección de Proveedores teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) Financieros (40 puntos): Este criterio evalúa el precio y las condiciones de pago que ofrece el proveedor. b) Comerciales (30 puntos): Este criterio evalúa la oportunidad y calidad con el que el proveedor ofrece atención,

asesoría y presenta la documentación requerida.



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El proveedor debe obtener una puntuación mínima de 60 puntos con el fin de ser incluido en la base de proveedores y creado en el Sistema de Información Iceberg. Nota: Para los proveedores cuya adquisición sea por más de $ 10.000.001 se les realizará análisis de indicadores de apalancamiento y liquidez. 2.2.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1

PERSONAL DE COMPRAS

VERIFICACIÓN INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES: 1. Verifica que el trámite de inscripción de proveedores se haya completado satisfactoriamente.

2 PERSONAL DE

COMPRAS

DILIGENCIAMIENTO REGISTRO SELECCIÓN DE PROVEEDORES: 1. De acuerdo a los documentos solicitados, se diligencia el registro en donde se evalúan los siguientes criterios:

3 PERSONAL DE

COMPRAS

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR: 1. De acuerdo a los resultados obtenidos se procede a seleccionar a los proveedores que son aptos para participar en procesos de contratación con la Universidad. 2. Se informa por correo electrónico al oferente sobre los resultados del proceso de selección.

4 PERSONAL DE

COMPRAS

REGISTRO DE PROVEEDORES: 1. Incluye en el registro correspondiente a los proveedores seleccionados.

5 PERSONAL DE

COMPRAS

CREACIÓN PROVEEDOR EN EL ICEBERG: 1. De acuerdo a la información y documentos suministrados en la Inscripción de proveedores se crea como proveedor en el Sistema de Información Iceberg

2.2.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO



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SELECCIÓN DE PROVEEDORES

PERSONAL DE COMPRAS

CO

MP

RA

S Y

SU

MIN

IST

RO

S

INICIO

VERIFICACIÓN

INSCRIPCIÓN DE

PROVEEDORES

DILIGENCIAMIENTO

RESGITRO SELECCIÓN

DE PROVEEDOR

SELECCIÓN DE

PROVEEDOR

SEGÚN RESULTADOS SE

SELECCIONA EL

PROVEEDOR

INFORMA AL OFERENTE

LOS RESULTADOS

REGISTRO DEL

PROVEEDOR

CREACIÓN DEL

PROVEEDOR EN EL

ICEBERG

FIN

2.3. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Es la herramienta que permite valorar objetivamente el desempeño de los proveedores semestralmente, en términos de cumplimiento, calidad y servicio al cliente, determinando así su efectividad en el suministro de bienes y servicios, además de contribuir al desarrollo y mejora continua del proveedor. Aplica para los proveedores que han suministrado bienes o servicios a través del Departamento de Compras y Suministros. 1.3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: 2.3.1.1 EVALUACION PROVEEDORES DE BIENES La evaluación de proveedores se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios: a) CUMPLIMIENTO (40): Este criterio evalúa oportunidad en las entregas teniendo en cuenta las fechas y/o el tiempo pactado, la presentación de ofertas y la entrega de la totalidad de los bienes solicitados. b) CALIDAD (30): Este criterio evalúa la conformidad de los bienes requeridos, es decir, si los bienes fueron entregados con la calidad especificada y las condiciones de presentación adecuadas. c) SERVICIO AL CLIENTE (30): Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir, capacidad de respuesta, soporte técnico, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con las garantías y/o reclamos y la entrega de documentación requerida. 2.3.1.2 EVALUACIÓN PROVEEDORES DE SERVICIOS a) CUMPLIMIENTO (40): Este criterio evalúa presentación de ofertas y cumplimiento de plazos. b). CALIDAD (30): Este criterio evalúa trabajo o servicio realizado, iniciativa y cooperación, profesionalismo en la prestación del servicio.



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c) SERVICIO AL CLIENTE (30): Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir, capacidad de respuesta, soporte técnico, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con las garantías y/o reclamos y la entrega de documentación requerida. 2.3.2. APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN: La evaluación de proveedores se aplica semestralmente a través de los Registros Evaluación de Proveedores de Bienes Código: R-07-11EP y Evaluación de Proveedores de Servicios Código: R-07-11 EPS por el Jefe y los colaboradores del Departamento de Compras y Suministros que intervienen en el proceso de compra y recepción de bienes y servicios. En caso que el usuario solicitante manifieste inconformidad frente al servicio prestado por el proveedor, este podrá solicitar la aplicación de la correspondiente evaluación, antes del tiempo establecido. Esto con el fin de tomar las acciones pertinentes. 2.3.3. CATEGORÍAS DE VALORACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: A continuación se establecen las categorías de valoración para la evaluación de proveedores.

*Conlleva a Desarrollo de proveedores Los proveedores que obtuvieron en la evaluación una puntuación entre 00 y 70 puntos, deberán presentar un plan de acción, que conlleve a mejorar su gestión y a alcanzar los estándares definidos por la institución, al cual se le realizará seguimiento con el fin de asegurar su implementación. 2.3.4. RETROALIMENTACIÓN RESULTADO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: El resultado obtenido en la evaluación de proveedores es enviado a través de correo electrónico al proveedor indicándole que acciones debe seguir. 2.3.5. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1

PERSONAL DE COMPRAS

GENERACIÓN REPORTE DE COMPRAS PROVEEDORES: 1. Genera informe a través del Report Service Iceberg de las compras realizadas durante el periodo a evaluar.

2 PERSONAL DE

COMPRAS

VALIDACIÓN DE PROVEEDORES A EVALUAR: 1. Realiza validación de los proveedores a los que se les aplicara la evaluación de proveedores.

3 PERSONAL DE

COMPRAS

DILIGENCIAMIENTO FORMATO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: 1. De acuerdo a las notificaciones recibidas por parte de las áreas usuarias y el seguimiento interno que se realiza en las entregas, se procede a evaluar criterios como: Cumplimiento, Calidad y Servicio al cliente.

CATEGORIA PUNTUACIÓN ACCIONES A SEGUIR REEVALUACIÓN

EXCELENTE 91-100

Se informa los resultados al

proveedor para que mantenga

la puntuación obtenida

BUENO 71-90

Se revisan los resultados con el

proveedor y se invita a

continuar mejorando

REQUIERE MEJORAR 51-70

Se revisan con el proveedor los

aspectos que debe mejorar y

se solicita plan de acción*

Se realiza trimestralmente

DEFICIENTE 00-50

Se revisa con el proveedor los

aspectos deficientes de su

gestión y se solicita plan de

acción*

Se realiza cada vez que se

contrate con él una compra

o servicio

Se realiza semestralmente



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4 PERSONAL DE

COMPRAS

RESULTADOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: 1. De acuerdo a los resultados obtenidos se determina la categoría en la cual ha quedado seleccionado el proveedor.

5 PERSONAL DE

COMPRAS

RETROALIMENTACIÓN RESULTADOS: 1. Informa por correo electrónico al proveedor los resultados obtenidos en la evaluación de proveedores y las acciones que debe seguir.

qA PROVEEDOR PRESENTACIÓN PLAN DE ACCIÓN: 1. En los casos que aplica, debe presentar plan de acción el cual debe ser aprobado por el Jefe del Departamento de Compras.

7 PERSONAL DE

COMPRAS

SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN: 1. Debe verificar que el plan de acción se ejecute al interior del proveedor.

2.3.5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

RETROALIMENTACIÓN RESULTADO EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

PERSONAL DE COMPRAS PROVEEDOR

CO

MP

RA

S Y

SU

MIN

IST

RO

S

INICIO

GENERACIÓN

REPORTE DE COMPRAS

FIN

VALIDACIÓN DE

PROVEEDORES A

EVALUAR

DILIGENCIAMIENTO

REGISTRO

EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

INFORMA AL

OFERENTE LOS

RESULTADOS

RESULTADOS

EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

PRESENTACIÓN PLAN

DE ACCIÓN

SEGUIMIENTO PLAN

DE ACCIÓN

2.4. SANCIÓN Y EXCLUSIÓN DE PROVEEDORES: Con el fin de contar con proveedores adecuados que conlleven a la satisfacción de nuestros clientes, se han determinado las causas para sancionar o excluir proveedores. 2.4.2 EXCLUSIÓN DE PROVEEDORES: Serán causales de exclusión indefinida:



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a) Entregar documentación o soportes falsos para la inscripción o como respaldo de los servicios o productos que

ofrece.

b) Obtener una calificación inferior o igual a 50 puntos en la reevaluación una vez presentado el plan de acción.

c) Generar conductas dirigidas a eludir la transparencia en los procesos de adjudicación de bienes y servicios.

d) Realizar cobros indebidos.

NOTA: Habrá excepciones cuando se cuente con proveedores únicos o especializados en los temas a contratar. 3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL: Para realizar la entrega de material el proveedor deberá comunicarse con el personal de almacén o el usuario según corresponda, una vez sea notificado sobre la orden de compra a fin de agendar cita, se le indicará fecha, hora y lugar de entrega. 3.2. RADICACIÓN DE FACTURAS O CUENTA DE COBRO: El horario de atención a proveedores es de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00M y 2:00 PM a 4:00 PM. Se recibirán facturas máximo el día 24 de cada mes o el día hábil inmediatamente anterior. Las facturas o cuentas de cobro que sean entregadas después de la fecha estipulada deberán traer fecha del mes siguiente. Las facturas o cuentas de cobro a las que previamente se les haya generado orden de compra o solicitud de pago (orden de servicio) deberán ser radicadas únicamente en el almacén ubicado en la calle 12N° 3-50. Los documentos que debe anexar el proveedor para radicar la factura o cuenta de cobro son:

a) Factura o cuenta de cobro en original y copia.

b) Copia de la orden de compra/solicitud de pago.

c) Remisión, acta de entrega o documento soporte.

NOTA: Si la factura o cuenta de cobro presenta tachones, enmendaduras o diferencias respecto a la orden de compra o solicitud de pago será causal de devolución por parte de la Universidad la Gran Colombia. 3.3. CONDICIONES DE PAGO: Las siguientes son condiciones de pago para los proveedores:

a) Se realiza transferencia electrónica a los proveedores que tengan inscrita su cuenta bancaria.

b) No se realizan pagos a terceros diferentes del mismo proveedor.

c) El plazo para pago de facturas es de 45 días calendario.

d) Se puede generar cheque al proveedor, en los casos de ser persona natural y que sean compras esporádicas.



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4. DEFINICIONES: CATEGORÍA BUENO: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 71 y 90 puntos. CATEGORÍA DEFICIENTE: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 00 y 50 puntos. CATEGORÍA EXCELENTE: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 91 y 100 puntos. CATEGORÍA REQUIERE MEJORAR: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 51 y 70 puntos. CATEGORÍAS DE VALORACIÓN: Son aquellas escalas de puntuación en las que se clasifican los proveedores de acuerdo a las calificación obtenida en la evaluación. CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES: Son los tipos de proveedores que se encuentran dentro del registro de proveedores de acuerdo a los bienes y servicios que suministran. EXCLUSIÓN: Eliminación definitiva en el Registro de Proveedores. GESTIÓN DE PROVEEDORES: Es un enfoque integral en el que intervienen los procesos de inscripción, selección, evaluación y reevaluación de proveedores. PROVEEDOR: Es la persona natural o jurídica, que cumple con los requisitos mínimos establecidos para contratar con La Universidad La Gran Colombia. OPERATIVOS: Son aquellos proveedores que soportan la operación, son de bajo impacto, ya que proveen bienes de consumo permanente. PROVEEDORES ESPORÁDICOS: Son aquellos proveedores que suministran bienes de consumo ocasional, están sujetos a pedidos puntuales. PROVEEDORES ESTRATÉGICOS: Son aquellos proveedores que Suministran bienes o servicios que tiene gran impacto en la prestación de servicio que ofrece la Universidad. REGISTRO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Es el formato a través del cual se evalúan criterios que permiten valorar objetivamente el desempeño de los proveedores durante un periodo de tiempo. REGISTRO DE PROVEEDORES: Es la base de datos donde se encuentran los proveedores que han sido seleccionados para suministrar bienes o servicios a la Universidad. REGISTRO SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Es el formato a través del cual se evalúan criterios que permiten determinar si el proveedor es apto o no para suministrar bienes y servicios a la Universidad. SANCIÓN: Bloqueo por un año en el Registro de Proveedores. 6. CONTROL DE CAMBIOS

No REV.

FECHA DESCRIPCIÓN

01/04/2013 Emisión inicial

1 28/06/2013 Se elimina la periodicidad en la que se aplica la evaluación según el grupo, ya que se realiza evaluación cada vez que se haga recepción de productos.

2 18/12/2013

PRESELECCIÓN: La preselección de proveedores tiene por objeto hacer un filtro entre los diferentes proveedores y determinar quiénes reúnen los requisitos de confiabilidad garantizando estándares de calidad para trabajar con la universidad. Preselección a proveedores nuevos Al finalizar el año, se realizara la convocatoria oficial para todas las personas naturales o jurídicas que deseen participar como proveedores de la universidad en el año siguiente. Para ello se publicaran en la página de la universidad www.ugc.edu.co en el link de noticias las fechas de apertura y cierre de este proceso, las condiciones, políticas, así como el “registro pre inscripción de proveedores” que deberán diligenciar en línea. 1. La escala de selección para esta primera etapa es del 100%, solamente quedan seleccionados aquellos proveedores que:



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Suministren toda la información, la omisión de algún dato los elimina como proveedores. Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con la universidad debe proporcionar toda la información indicada en el “registro pre inscripción de proveedores” R-0711PEP

Para los proveedores de publicidad el segundo filtro, es el portafolio de productos; quienes lo envíen quedaran preseleccionados.

Serán seleccionados de acuerdo al número de cupos que haya para cada línea, establecido en las políticas y condiciones, en caso de que se llene el cupo para una determinada línea se dará prioridad a aquellos proveedores que hayan realizado el registro de primeras, (se verificara a través de la información que queda registrada en el archivo de drive)

2. Para todos los proveedores exceptuando los de publicidad impresa, como segundo filtro, se les invitara a la capacitación del portal de proveedores, y solamente quedan seleccionados aquellos que asistan. NOTA: Los proveedores que no se registraron en las fechas estipuladas y que de acuerdo a las necesidades que se tengan de adquirir productos de difícil adquisición o únicos diligenciaran el registro de inscripción de proveedores R-07-11RP. SELECCIÓN: La selección aplica para los proveedores que durante el año inmediatamente anterior hayan contratado con la universidad, en suministro de bienes, publicidad impresa, y obra civil, básicamente se resume en la evaluación de gestión anual, que es soportada con las evaluaciones periódicas que se hayan realizado durante el año, de acuerdo al tipo de contratación que se haya celebrado. La escala de calificación final de desempeño para esta selección es: 86-100 MUY CONFIABLE 70-85 CONFIABLE 60-69 POTENCIAL 0-59 NO CONFIABLE Evaluación proveedores de publicidad impresa: Para los proveedores de publicidad impresa se hará la evaluación de gestión semestralmente, la cual será alimentada con las evaluaciones que aplica el personal de publicidad cada vez que recibe un producto, a través de un sello que coloca en la factura Posteriormente el personal del almacén procederá a digitar la información en un formato de seguimiento a proveedores.

3 31/03/2014 Se cambia la herramienta para realizar la actividad de evaluación de proveedores, ya que antes se realizaba con un sello al respaldo de la factura ahora se efectúa; directamente sobre el registro de seguimiento de proveedores.

4 01/06/2014

Se adicionan etapas para la selección de proveedores nuevos, se adicionan etapas para la selección de proveedores de publicidad impresa; igualmente se realiza modificación del proceso de selección de proveedores y su respectivo seguimiento a proveedores. Se unifico la documentación de los proveedores y se actualizaron definiciones.

5 26/10/2014

"DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN: se modifica a Este manual contiene la metodología para seleccionar, evaluar, reevaluar y certificar a los proveedores de productos y/o servicios; que hayan cumplido con los procedimientos aquí contemplados; estipula el procedimiento para informar los resultados a las personas naturales y jurídicas que hayan tenido alguna vinculación comercial con la universidad; además de servir como apoyo en la toma de decisiones para la mejora continua en el Sistema de Gestión de Calidad de la universidad.



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Se adiciona NOTA: se buscaran proveedores por internet, en el evento en que en determinada línea no se hayan inscritos y se invitaran a participar como proveedores de la universidad . Se adiciona a la NOTA: los proveedores que no realizaron las etapas de selección y de acuerdo a las necesidades de la universidad, diligenciaran el registro inscripción de proveedores R-07-11RP, sin importar la fecha. No diligenciaran el campo de código Se adiciona NOTA: Durante el transcurso del año se realizara un listado maestro de posibles proveedores para el próximo año invitarlos a inscribirse o en caso de que la Universidad requiere que se les compre en el momento. Se añade EVALUACIÓN DE GESTIÓN ANUAL PROVEEDORES: Es la herramienta que permite seleccionar a los proveedores para el año siguiente. Se cambia el tiempo de la PERDIDA DE CERTIFICACIÓN a 1 año En definiciones se adiciona: - Amonestación al proveedor: corresponde a la prohibición de generar nuevas órdenes de compra o celebrar contratos con un proveedor calificado como “Deficiente”. O por decisión administrativa En certificación de proveedores se adiciono: NOTA: La verificación de los puntos mencionados anteriormente se hará en las instalaciones del proveedor con el personal que designe la administración En responsabilidades se añade: Asistente de compras: Será responsable de socializar los resultados de la evaluación a proveedores. Se cambió nombre de comité a comisión de evaluación de proveedor.

6 16/12/2014

Se realizó cambio en los valores de calificación para los proveedores: 91-100 MUY CONFIABLE 81-90 CONFIABLE 71-80 POTENCIAL 0-70 NO CONFIABLE

7 15/09/2015

Se cambia el nombre a Manual de Procesos y Procedimientos Gestión de proveedores Se elimina el proceso de preselección de proveedores Se cambia el procedimiento para realizar la selección de proveedores Se establecen criterios de selección, se modifica la clasificación de proveedores Se elimina el seguimiento a proveedores, se elimina la certificación a proveedores, Se establecen nuevos subcriterios de evaluación de proveedores Se establecen acciones a seguir de acuerdo a las categorías de valoración de la evaluación de proveedores Se determina cuando se realiza revaluación de proveedores Se definen causas para la sanción y exclusión de proveedores Se adicionan disposiciones generales Se adicionan y eliminan definiciones Se adiciona registro selección de proveedores Se elimina el registro de inscripción de proveedores

8 01/04/2016 Se adiciona EVALUACION PROVEEDORES DE SERVICIOS a) CALIDAD DEL SERVICIO (40): Este criterio evalúa trabajo o servicio realizado, calidad de materiales y suministros, iniciativa y cooperación, profesionalismo en la prestación del servicio. b) PLAZOS (35): Este criterio evalúa presentación de ofertas, programación del trabajo y cumplimiento de plazos. c) ASPECTOS ADMINISTRATIVOS (25): Este criterio evalúa seriedad y cumplimiento de acuerdos comerciales, atención al cliente, rapidez en la respuesta a requerimientos y entrega de documentación exigida.



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Se adiciona Nota: Se excluyen del proceso de inscripción, selección y evaluación aquellos proveedores que cuentan con contrato emitido desde el área jurídica y los proveedores contratados por las áreas usuarias previa autorización de la alta dirección. Se incluye nuevo Registro :Evaluación de proveedores de servicios CODIGO R-07-11EPS

9 30/11/2016 Se elimina la introducción y se adiciona cuadro en el que se muestran los documentos exigidos para contratar con la universidad, en el procedimiento inscripción de proveedores.

10 28/11/2017 NUMERAL 2.1.1.2 Edición Diagrama de Flujo NUMERAL 2.2.2 Revisión clasificación de proveedores NUMERAL 2.3.3: Se solicita modificar la reevaluación de proveedores, para que en todo caso solo se aplique evaluación semestral y se modifique el procedimiento para aquellos que no cumplen con una calificación superior a 70 puntos. NUMERAL 2.3.5: Requiere simplificación NUMERAL 2.4.1: Se requiere eliminación del término, “según tratamiento que se aplicara en numerales anteriores”.

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