MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE … · Elaboración del Presupuesto Anual de Ventas. 65 ......

1Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos

MANUAL DEPROCEDIMIENTOSESPECFICO DE LASUBDIRECCIN DE

COMERCIALIZACIN


NDICEPresentacin I

Estructura Orgnica II

Simbologa III

Descripcin de Procedimientos IV

Subdireccin de Comercializacin

Calendarizacin de Toma Fsica de Inventario de Mercancas. 11 Elaboracin del Reporte de Venta Diaria. 17

Departamento de Supervisin

Supervisin de Farmacia. Supervisin de Estacionamiento.

2126

Apoyar a las Farmacias en el Manejo y Control de ProductosPrximos a Caducar. 29

Revisin de los Documentos Soporte de la Pliza Chequepara su Autorizacin y Pago a Proveedores de Farmacia yTienda de Electrodomsticos. 33

Revisin de las Solicitudes de Tiempo Extra. 37

Departamento de Compras

Fincamiento de Pedidos a Proveedores Directos y Mayoristasde Farmacia. 42

Fincamiento de Pedidos a Proveedores de Tienda deElectrodomsticos. 49

Verificacin de la Documentacin de Compras. Planeacin y Ejecucin de la Toma Fsica de Existencias de

Mercanca. Mermas por Caducidad en Farmacia.

53

5762

Elaboracin del Presupuesto Anual de Ventas. 65 Elaboracin del Presupuesto Anual de Compras. 69


Departamento de Control Administrativo

Recuperacin de la Venta a Crdito a Derechohabientes. 74 Control Diario de Mercancas en Existencia en Farmacia. 85 Control de Saldos a Proveedores. 89 Control de Saldos de Clientes de Farmacia. 94 Control de Ventas Diarias. 99 Elaboracin de Reportes de Faltantes por Inventarios Fsicos. 105 Tramitacin de la Cobranza a Clientes. 109

Departamento de Administracin de Unidades Mviles

Transferencia de Mercanca a la Unidad Mvil.

Departamento de Ventas y Desarrollo.

Convenio de Venta a Crdito. Comercializacin de Productos por Financiamiento.

Farmacia

115

124128

Venta de Contado. Venta a Crdito al Derechohabiente.

133136

Corte de Caja. 141 Fincamiento de Pedidos a Mayoristas. Transferencia de Mercancas entre Farmacias y Almacn.

144149

Depsito Bancario por Ventas. 154 Envo de la Documentacin Diaria. Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II y III. Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado de los

Grupos IV y VI.

157160

163

Electrodomsticos y Mdulos

Venta a Crdito al Derechohabiente.

Estacionamiento Pensin por Hora. Pensin Nocturna.

167

177181

Directorio V

Firmas de Autorizacin VI


I.- PRESENTACIN

El Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Administracin, forma

parte de la serie de documentos internos que la nueva administracin del Seguro

Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz ha realizado

durante su primer ao de gestin, para impulsar el desarrollo administrativo en esta

Institucin.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectan y las reas que intervienen para la

realizacin de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecucin, control y evaluacin, con el propsito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contar con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitir conocer de manera integral y ordenada las

operaciones bsicas que deben seguirse para la realizacin de las funciones y

actividades en esta Unidad Jurdica.

Por otra parte, este Manual ser fundamental para la comunicacin,

coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems de facilitar y conocer,

mediante el flujo de informacin, la interaccin entre las distintas reas que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institucin.

Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel de Jefatura de

Unidad, identificando en primer trmino el nombre, objetivo y normas del

procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripcin y finalmente

se le representa grficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la

secuencia de las operaciones del mismo.


La integracin de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,

fue posible con base a las aportaciones de las diversas reas del SSTEEV y apoyo

de prestadores del servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener informacin veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estar en permanente actualizacin a travs de

revisiones peridicas con el propsito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institucin, y que est a la altura de las necesidades y objetivos que

la administracin se ha trazado.


II.- ESTRUCTURA ORGNICA


III.- SIMBOLOGA


TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.

OPERACIONRepresenta la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificacin de condiciones).

DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsmbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias.

ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el smbolo Documento y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:

A= AlfanumricoN= NumricoC= Cronolgico


ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.

CONECTORRepresenta una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.

CONECTOR DE PGINARepresenta una conexin o enlace con una hoja diferente, en la que contina eldiagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.

PREPARACIONIndica conexin de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsmbolo el nombre del procedimiento con l cual se conecta.


LINEAS PARALELASUtilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensin deldiagrama.

DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.

DISCO

Indica almacenamiento de archivos en disco duro.

PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.


IV.- DESCRIPCIN DE PROCEDIMEINTOS


SSUUBBDDIIRREECCCCIINN DDEE CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIINN

ESTRUCTURA ORGNICA

DESCRIPCIN GENERAL

La Subdireccin de Comercializacin es la responsable del buen funcionamiento,

imagen, servicio y rendimiento de las farmacias y tiendas de electrodomsticos; controlar las

compras, ventas, devoluciones, crdito a clientes y movimientos del personal; estos ltimos

en coordinacin con el Departamento de Recursos Humanos.

JEFE DEPARTAMENTODE COMPRAS

JEFE DEPARTAMENTODE CONTROL

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTODE VENTAS YDESARROLLO

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTODE UNIDADES MVILES

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIN

FARMACIASELECTRODOMS-

TICOS YMDULOS

ESTACIONAIENTO

JEFE DEPARTAMENTODE SUPERVISICIN

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


SUBDIRECCIN

DE

COMERCIALIZACIN


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS

OBJETIVO:

CONTROLAR LAS EXISTENCIAS FSICAS DE MERCANCAS Y ARTCULOSCADUCADOS DE LAS FARMACIAS, TIENDAS Y MDULOS DEELECTRODOMSTICOS, UNIDADES MVILES Y ALMACN DE FARMACIA YELECTRODOMSTICOS, AS COMO SU VALORACIN A PRECIO DE COSTO.

NORMAS:

SE DEBERN REALIZAR DOS VECES AL AO (EN LOS MESES DE MAYOY NOVIEMBRE) O CUANDO LA DIRECCIN-GERENCIA LO DETERMINEPARA LA TOMA DE DECISIONES.

EL PROGRAMA CALENDARIZADO DEL INVENTARIO DEBER ESTARAUTORIZADO POR LA DIRECCIN-GERENCIA.

EL INVENTARIO SE DEBER REGISTRAR EN EL FORMATO HOJA DEINVENTARIO.

LOS RESULTADOS DEL INVENTARIO SE REGISTRARAN EN EL ACTACORRESPONDIENTE, MISMA QUE DEBER CONTENER LA FIRMA DELENCARGADO DE FARMACIA, DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DESUPERVISIN, DE CONTRALORA INTERNA Y DE LOS TESTIGOS.

EL ENCARGADO DE FARMACIA SE HAR RESPONSABLE DELDETERIORO, DAO O DESTRUCCIN POR NEGLIGENCIA DE LAMERCANCA A SU CARGO.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL

Revis:DIRECTOR-GERENTE

Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN

Fecha:30 de Noviembre de 2012


Subdirector deComercializacin.

Director-Gerente.


Subdireccin deAdministracin.


1

2

3

3-A

4

5

6

7

8

9

Determina fecha de calendario para levantamientofsico de inventario de farmacias, almacn y tiendas deelectrodomsticos.

Presenta al Director-Gerente calendario de inventariospara autorizacin.

Recibe calendario de inventarios.

Autoriza calendario?

No:

Devuelve para correccin.

Regresa a la actividad nmero 1.

Si:

Autoriza y devuelve al Subdirector de Comercializacin.

Recibe calendario y solicita a la Subdireccin deAdministracin viticos.

Proporciona al Subdirector de Comercializacinrecursos solicitados.

Recibe recursos.

Pasa el tiempo.

/Llegada la fecha de levantamiento del inventario/

Supervisa que los recursos humanos y econmicossean los necesarios para el desarrollo del inventario.

/Al terminar el inventario/

Concentra actas y cdulas por cada farmacia y tiendade electrodomsticos debidamente firmadas.

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

SUB. DE COMERCIALIZACIN

DIRECCIN


Director-Gerente.

Subdirector de reaCorrespondiente.Subdireccin deComercializacin.

10

11

12

13

Recibe del Departamento de Control Administrativocuadro comparativo en original y tres copias de lasexistencias contables y fsicas de cada farmacia ytienda.

Turna la documentacin de la siguiente manera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Unidad Jurdica.Copia 2: Contralora Interna.Copia 3: Subdireccin de Comercializacin.

Recibe cuadro comparativo y da seguimiento paraaplicacin de las medidas correspondientes.

Mantiene y archiva actas y cdulas por farmacia ytienda de manera cronolgica y definitiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.



DIRECCIN



DIRECCIN

CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS.

INICIO

SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION

DETERMINAFECHA PARA

LEVANTAMIENTOFISICO DE

INVENTARIO

FARMACIASALMACENTIENDAS ELECTRODOMESTICOS

CALENDARIODE TRABAJO

1

PRESENTAPARA

AUTORIZACION

DIRECTOR - GERENTE

RECIBE

DIRECTOR - GERENTE

1

AUTORIZAPROGRAMA?

NO

SI

DEVUELVEPARA

CORRECION1

AUTORIZAY DEVUELVE

PROGRAMADE TRABAJO

RECIBE YSOLICITAVATICOS

PROGRAMADE TRABAJO

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIN





DIRECCIN



DIRECCIN


32

1

1

PROPORCIONARECURSOS

SOLICITADOS

PASA EL TIEMPOLLEGADA LA FECHADE LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO

2

0-3CUADRO

COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS

TURNA

0CUADRO


DIRECTOR - GERENTE

SUBDIRECTOR DEFINANZAS

CONTRALORIAINTERNA

SUB. DECOMERCIALIZACION

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIN


RECIBERECURSOS

SUPERVISADESARROLLOINVENTARIO

/ AL TRMINO DEL INVENTARIO /

CONCENTRAFIRMADAS

POR PUNTODE VENTA

CEDULAS

ACTAS

RECIBEEXISTENCIASCONTABLES Y

FSICAS

RECIBE YAPLICA

MEDIDAS

0CUADRO


POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS

DEPTO. DE CONTROL ADMVO.

DIRECTOR - GERENTE



DIRECCIN


CEDULAS

2

MANTIENESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION

FIN

ACTAS C

POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS



ELABORACIN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.

OBJETIVO:

MANTENER INFORMADA A LA DIRECCIN-GERENCIA DE LAS VENTAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS.

NORMAS:

EL REPORTE DE VENTAS DEBE SER ENVIADO A LA DIRECCION-GERENCIA ANTES DE LAS 9:00 A.M. DEL DIA SIGUIENTE.

EL DOCUMENTO DEBERA LLEGAR COMPLETAMENTE REQUISITADO.

LAS VENTAS POR FARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS SEDEBERAN DE CAPTURAR EL MISMO DA QUE SE RECIBEN Y EMITIRREPORTE.

EL DIA PRIMERO DE MES SE DEBERA CAMBIAR EN EL FORMATO DEVENTAS DIARIAS EL PRESUPUESTO MENSUAL DE LAS MISMAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS.

FRECUENCIA:

DIARIO.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Subdireccin deComercializacin.

1

2

2-A

3

4

5

Recibe de los Encargados de Farmacias y Tiendasde Electrodomsticos reporte de ventas o copia de lafichas de depsito.

Concentra reportes de ventas.

Se recibieron todos?

No:

Solicita reporte de ventas faltante.


Si:

Captura en el archivo de ventas diarias.

Elabora reporte de ventas diarias y acumuladas porfarmacia y tienda de electrodomsticos en original ytres copias.

Distribuye reportes realizados de la siguientemanera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Archivo cronolgico y definitivo.Copia 2: Departamento de Contabilidad.Copia 3: Subdireccin de Finanzas.




DIRECCIN



DIRECCIN

ELABORACIN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.

3REPORTES

2REPORTES

1REPORTES

0-3REPORTE DE

VENTASACUMULADAS

INICIO

RECIBESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION 0

REPORTE DEVENTAS

ENCARGADO

CONCENTRA0

REPORTE DEVENTAS

SERECIBIERONTODOS LOSREPORTES?

SOLICITAFALTANTE

NO

SI

0REPORTE DE

VENTAS

0REPORTE DE

VENTAS

ELABORA

0-3REPORTE DE

VENTASDIARIAS

DISTRIBUYE0

REPORTES

DIRECTOR- GERENTE

DEPTO. CONTABILIDAD

SUBDIRECCION DEFINANZAS

FIN

1

1

CAPTURA ENSISTEMABASE DEDATOS

C


DEPARTAMENTO

DE

SUPERVISIN



SUPERVISIN DE FARMACIA.

OBJETIVO:

VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAFARMACIA.

NORMAS:

REALIZAR LA SUPERVISIN CON BASE EN LA GUA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIN.

AL REALIZAR EL ARQUEO A LOS FONDOS DE MORRALLA YREVOLVENTE, SE AJUSTARA A LO SIGUIENTE:SOBRANTE: SE DEPOSITARA EN LA CUENTA DE FARMACIAS.FALTANTE: SE LE COBRARA A LA PERSONA RESPONSABLE DELFONDO.

FRECUENCIA:

SEMANAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Supervisor 1

2

3

4

4-A

5

6

7

8

Realiza arqueo al fondo de morralla contra el corteparcial en X de caja.

Vaca la informacin obtenida al formato de arqueo decaja describiendo la cantidad de billetes y monedasexistentes de cada denominacin.

Realiza arqueo al fondo revolvente verificando que lacantidad que se tiene hasta el momento (considerandonotas y recibos de gastos cuadre con el fondoasignado).

Vaca la informacin obtenida al formato de arqueo defondo revolvente describiendo la cantidad de billetes ymonedas existentes de cada denominacin.

Existen diferencias en el arqueo?

Si:

Aplica la normatividad vigente.

Conecta con la actividad nmero 6.

No:

Revisa en la farmacia los aspectos siguientes: Productos prximos a caducar (farmacia). Ofertas y publicidad del artculo. Distribucin y acomodo de la mercanca. Limpieza del establecimiento, refrigeradores

(control de temperatura) y empleados. Empleado porte gafete y bata (farmacia). Tarjetas de asistencia. Condiciones fsicas del mobiliario.

Formula Gua de Supervisin, de acuerdo a lainformacin obtenida.

Obtiene del sistema reporte de validacin deexistencias de alguna de las lneas y de losmedicamentos controlados.

Realiza inventario de existencias fsicas.


DEPTO. DE SUPERVISIN



8-A

Coinciden las existencias?

No:

Verifica con la Encargada las diferencias y aplica lanormatividad vigente.


Encargada de Farmacia

Supervisor

9

10

11

12

13

Si:

Registra en la Gua de Supervisin, proporcionainstrucciones a la Encargada de la Farmacia parasolventar la anomala.

Informa al Jefe del Departamento de Supervisin lasanomalas detectadas.

Pasa el tiempo.

Realiza solventacin de anomala e informa alsupervisor.

/En la siguiente supervisin/

Verifica que efectivamente se haya solventado lasanomalas encontradas en la supervisin anterior.

Reporta al Jefe de Supervisin mediante memorndumlas observaciones obtenidas y anexa la siguientedocumentacin: Arqueo de Caja. Arqueo de Fondo Revolvente. Reporte de Validacin de Existencias. Gua de Supervisin.






SUPERVISION



TICKET "X"

ARQUEO DECAJA

ARQUEO DEFONDO

REVOLVENTE

REALIZAARQUEO DEMORALLA VS

CORTEPARCIAL

VACIAINFORMACIN

DEL DINERO

VACIAINFORMACIN

DEL DINERO

REALIZAARQUEO AL

FONDOREVOLVENTE

REVISA DE LAFARMACIA

APLICANORMATIVIDAD

FORMULA

EXISTENDIFERENCIAS?

GUIA DESUPERVISIN

SIGUIENTES ASPECTOS:_ PRODUCTOS PROXIMOS A CADUCAR._ OFERTAS Y PUBLICIDAD DEL ARTCULO._ DISTRIBUCIN Y ACOMODO DE LAMERCANCA._ LIMPIEZA DEL ESTABLECIMIENTO,REFRIGERADORES (CONTROL DETEMPERATURA)Y EMPLEADOS._ EMPLEADO PORTE GAFETE Y BATA._ TARJETAS DE ASISTENCIA._ CONDICIONES FSICAS DEL MOBILIARIO.

OBTIENEEXISTENCIAS DE LAS

LNEAS Y DEMEDICAMENTOSCONTRALADOS

REPORTE DEVALIDACIN

REALIZAINVENTARIO

DEEXISTENCIAS

FSICAS

1

INICIO

SUPERVISOR

1

1

Si

No


SUPERVISION



GUIA DESUPERVISIN

REPORTE DEEXISTENCIAS

ARQUEOFONDO

REVOLVENTE

ARQUEO DECAJA

1

COINCIDENLAS

EXISTENCIAS?

VERIFICA YAPLICA

NORMATIVIDAD

REGISTRA YPROPORCIONA

INSTRUCCIONES

REALIZASOLVENTACIN

E INFORMA

VERIFICAANOMALA

REPORTA YANEXA

GUIA DESUPERVISIN

MEMORANDM

SUPERVISOR

FIN

ENCARGADA DE FARMACIA


INFORMAANOMALAS

JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIN


/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIN/

No

Si



SUPERVISIN DE ESTACIONAMIENTO.

OBJETIVO:

VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAESTACIONAMIENTO.

NORMAS:

REALIZAR LA SUPERVISIN CON BASE EN LA GUA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIN.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Supervisor

Encargado del Estacionamiento

Supervisor

1

1-A

2

3

4

5

6

7

Solicita el Encargado Reporte de Supervisin paraverificar que los vehculos en el sistema se encuentrenfsicamente en el estacionamiento.

Hay diferencias?

Si:

Verifica con el Encargado la falta de este y registraanomala.


No:

Revisa en el estacionamiento los siguientes aspectos:Limpieza.Sealamientos de los cajones.Extinguidor.Tarifas (visibles para los clientes).Encargado porte gafette.

Formula Gua de Supervisin de acuerdo a lainformacin obtenida y proporciona instrucciones alEncargado del Estacionamiento para solventar laanomala.

Informa al Jefe del Departamento de Supervisin lasanomalas detectadas.

Pasa el tiempo.

Realiza solventacin de anomala e informa sobre alsupervisor.

/En la siguiente visita de supervisin/.

Verifica que efectivamente se hayan solventado lasanomalas encontradas en la supervisin anterior.

Elabora memorndum dirigido al Jefe de Supervisincon todas las observaciones obtenidas y anexando lasiguiente documentacin:Gua de Supervisin.




SUBD. DE COMERCIALIZACIN


SUPERVISION


SUPERVISIN DE ESTACIONAMIENTO.

REPORTESOLICITA

PARAVERIFICAR

FISCAMENTE

REVISA DE LAFARMACIA

APLICANORMATIVIDAD

FORMULA

HAYDIFERENCIAS?

GUIA DESUPERVISIN

INICIO

SUPERVISOR

GUIA DESUPERVISIN

REALIZASOLVENTACIN

E INFORMA

VERIFICAANOMALA

ELABORA YANEXA MEMORANDM

SUPERVISOR

FIN


INFORMAANOMALAS



/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIN/

ENCARGADO

1

1

SIGUIENTES ASPECTOS:_ LIMPIEZA._SEALAMIENTOS DELOS CAJONES._EXTINGUIDOR._TARIFAS (VISIBLES)_ENCARGADO PORTE GAFETE.

Si

No



APOYAR A LAS FARMACIAS EN EL MANEJO Y CONTROL DE LOSPRODUCTOS PRXIMOS A CADUCAR.

OBJETIVO:

EVITAR QUE LAS FARMACIAS COMERCIALICEN PRODUCTOS CADUCADOS.

NORMAS:

TRES MESES ANTES DE LA FECHA DE CADUCIDAD SE DEBER HACEREL TRMITE CORRESPONDIENTE ANTE EL PROVEEDOR DIRECTO OMAYORISTA O ALMACN DE FARMACIAS PARA SU DEVOLUCIN.

LOS PRODUCTOS QUE NO SEAN ACEPTADOS POR EL PROVEEDORPARA SU DEVOLUCIN, SE LES DEBER DE ELABORAR UNA ACTAPARA QUE SEAN DADOS DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA,PREVIA AUTORIZACIN DEL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIN YDEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, NOTIFICANDO AL JEFEDE LA UNIDAD DE CONTRALORA INTERNA.

FRECUENCIA:

MENSUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Departamento deSupervisin.

Jefe del Departamento deCompras.

Encargada de farmacia.



1

2

3

4

5

6

7

Verifica tiempo faltante para la caducidad del producto.

Hay productos prximos a caducar?

No:

Fin.

Si:

Elabora lista de productos prximos a caducar noaceptados por los proveedores.

Informa y entrega la lista al Jefe del Departamento deCompras para que le asigne precios.

Asigna precio con que se ofertar cada artculo,accesando al archivo de ofertas del Sistema ControlPunto de Venta.

Elabora anuncio promocional.

Pasa el tiempo.

Se vendieron los productos?

Si:

Fin.

No:

Informa al Jefe del Departamento de Compras de losproductos no vendidos.

Elabora Acta de baja de mercanca.

Conecta con los procedimientos:Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II yIII.Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado delos Grupos IV y VI.






SUPERVISION


APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRXIMOS A CADUCAR.

INICIO

VERIFICATIEMPO DE

CADUCIDAD

EXISTENPRODUCTOSPROXIMOS ACADUCAR?

FINNO

SI

NO

DEPTO. DESUPERVISION

ASIGNA PRECIOPARA OFERTAR

JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS

ELABORAANUNCIO

PROMOCIONAL

ENCARGADA DE FARMACIAS

1

INFORMA YENTREGA LISTA DE

PRODUCTOS


ELABORA NOACEPTADOS LISTA DE

PRODUCTOS

PROVEEDORES

SEVENDIERON

LOS

PRODUCTOS?

SIFIN


SUPERVISION


APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRXIMOS A CADUCAR.

FIN

INFORMA DEPRODUCTOS

NOVENDIDOS

1

JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS

ELABORABAJA DE

MERCANCIAACTA


DEPARTAMENTODE SUPERVISION

CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:

BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS II y III.

BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS IV y VI.



REVISIN DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PLIZA CHEQUE PARAPAGO DE PROVEEDORES DE FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMSTICOS.

OBJETIVO:

VERIFICAR QUE SEA CORRECTA LA CANTIDAD DE LA PLIZA CHEQUE CONBASE EN LA DOCUMENTACIN ANEXA.

NORMAS:

LOS CHEQUES RECIBIDOS DEBEN LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SUPERVISIN Y LA FIRMA DEL SUBDIRECTORDE COMERCIALIZACIN EN LA PLIZA CHEQUE.

EN CASO DE NO ENCONTRARSE EL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIN DEBER FIRMAR LA PLIZA CHEQUE EL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SUPERVISIN.

FRECUENCIA:

SEMANAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Jefe del Departamento deSupervisin.

SubdirectorComercializacin.


1

2

2-A

3

4

5

6

Recibe de la Subdireccin de Finanzas la siguientedocumentacin:

a) Pliza cheque.b) Factura.c) Nota de cargo por devolucin.d) Reporte de entrada al Sistema Control Punto deVenta.

Revisa soporte de pliza cheque.

Estn correctos los datos?

No:

Rechaza y devuelve pliza cheque para su correccin.


Si:

Rubrica pliza cheque.

Turna al Subdirector de Comercializacin plizacheque para firma de aceptacin de pago.

Autoriza y devuelve al Jefe del Departamento deSupervisin.

Recibe y turna a la Subdireccin de Finanzas.






SUPERVISION


REVISIN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PLIZA CHEQUE.

REPORTE DEENTRADA AL

SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

INICIO

RECIBE

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

REVISASOPORTE

ESTANCORRECTOS

LOSDATOS?

RUBRICA

REGRESAPARA

CORRECCION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

NO

SI

TURNAPARA

ACEPTACION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO PORDEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION

SUBDIRECCION DEFINANZAS

JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION

1

1

1

POLIZACHEQUE


SUPERVISION


REVISIN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PLIZA CHEQUE.

FIN

1


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

AUTORIZA YDEVUELVE


JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

RECIBE YTURNA

SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPARTAMENTO

DE SUPERVISION



REVISION DE LAS SOLICITUDES PARA PAGO DE TIEMPO EXTRA.

OBJETIVO:

PAGAR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA ELTIEMPO EXTRA LABORADOPOR EL PERSONAL DE FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

LAS SOLICITUDES DE TIEMPO EXTRA DEBERAN SER TURNADAS A LASUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION CON ANTICIPACION, PARA SUTRAMITACION Y PAGO EN LA QUINCENA SIGUIENTE EN QUE LO HAYANLABORADO.

LAS SOLICITUDES PARA SU AUTORIZACION DEBERAN SERVERIFICADAS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.

1


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN






1

2

2-A

3

4

4-A

5

6

7

Recibe de la Subdireccin de Comercializacinsolicitud de pago de tiempo extra del personal defarmacias y/o tienda de electrodomsticos.

Revisa solicitud de pago.

Procede solicitud?

No:

Informa que no procede la solicitud de pago alencargado farmacias y/o tienda de electrodomsticos.

Fin.

Si:

Elabora Solicitud de Trabajo Extraordinario en original ytres copias y anexa soportes de tiempo extra.

Turna memorndum y formato al Subdirector deComercializacin para su autorizacin.

Autoriza solicitud?

No:

Rechaza y devuelve.


Si:

Firma memorndum y devuelve con la relacin alDepartamento de Supervisin.

Recibe memorndum y relacin autorizados.

Turna y distribuye documentos de la siguiente manera:Original: Subdirector de Administracin.Copia 1: Departamento de Recursos HumanosCopia 2: Departamento de Supervisin.Copia 3: Minutario.






SUPERVISION


REVISIN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.

SOPORTES DETIEMPO EXTRA

INICIO

RECIBESOLICITUD

PAGO DETIEMPOEXTRA

REVISASOLICITUD

SUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION

JEFE DELDEPTO. DESUPERVISION

PAGO DETIEMPOEXTRA

PROCEDESOLICITUD?

NO

SI

INFORMA NOPROCEDENCIA

SOLICITUD DEPAGO

FIN

ELABORA YANEXA

0-3SOLICITUD DE

TRABAJOEXTRAORDINARIO

1

FORMATO

TURNA PARAAUTORIZACION 0-3

MEMORANDUM


AUTORIZASOLICITUD?

NO

SI

IRECHAZA YDEVUELVE

FIRMA YDEVUELVE

1

1


RELACION

0-3MEMORANDUM

DEPTO. DE SUPERVISION


SUPERVISION


REVISIN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.

3

2

1

RELACION

RECIBEAUTORIZADO

0-3MEMORANDUM

1

TURNA YDISTRIBUYE 0

MEMORANDUM

FIN

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

DEPTO. DERECURSOSHUMANOS


MINUTARIO

DEPARTAMENTO DESUPERVISION


DEPARTAMENTO

DE

COMPRAS



FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIA.

OBJETIVO:

ASIGNAR FORMALMENTE A LOS PROVEEDORES DIRECTOS Y MAYORISTASLOS PEDIDOS A FIN DE PROVEER DE MERCANCIA A LAS FARMACIAS.

NORMAS:

LAS COMPRAS DEBERAN REALIZARSE A PROVEEDORES QUE SEENCUENTREN REGISTRADOS EN EL CATALOGO AUTORIZADO.

LAS COMPRAS DIRECTAS LAS REALIZARA EL JEFE DELDEPARTAMENTO CON LA AUTORIZACION DEL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION.

TODAS LAS COMPRAS SERAN A CREDITO CON EXCEPCION DEAQUELLAS CUYO MONTO NO AMERITE SU TRAMITE ANTE FINANZAS OPOR TRATARSE DE UN PROGRAMA ESPECIAL SU PAGO TENGA QUEEFECTUARSE DE CONTADO.

FRECUENCIA:

DIARIO.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN






Almacn

1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

9-A

Analiza las necesidades de mercanca.

Evala condiciones con los proveedores vigentes.

Elabora pedido: Original lo enva al proveedor. 1 copia al Almacn. 2 copia en archivo cronolgico y definitivo.

Turna al Subdirector de Comercializacin.

Analiza pedido.

Autoriz documento?

No:

Rechaza y devuelve documento.


Si:

Autoriza pedido y lo devuelve al Jefe del Departamentode Compras.

Entrega el pedido al proveedor.

Pasa el tiempo

Recibe del proveedor mercanca, factura y pedido.

Compara mercanca recibida contra factura y el pedido.

Existen diferencias?

Si:

Elabora nota de cargo por devolucin (original) y anexaa factura del proveedor.


No:


DEPTO. DE COMPRAS




Area de Costeo.

Almacn.

Farmacia Solicitante.

Departamento de Compras.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

19-A

20

21

22

Sella y firma de recibido en la factura y pedido.

Ingresa al sistema control punto de venta la mercanca.

Turna selladas factura (original y una copia) y orden decompra (copia) al Jefe del Departamento de Compras.

Recibe documentacin.

Turna al Area de Costeo factura.

Revisa factura y se enva al Departamento de controlAdministrativo.

Recibe solicitudes de mercanca de las farmacias ysurte pedidos.

Reparte mercanca de acuerdo a las solicitudes decada farmacia mediante el formato de transferencias.

Pasa el tiempo.

Recibe mercanca y transferencia.

Verifica mercanca contra la transferencia.

Esta completo el pedido?

No:

Reporta al Almacn faltante de mercanca.


Si:

Sella y firma documentacin.

Turna al Departamento de Compras las transferencias.

Valida la informacin.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.

2PEDIDO DE

MERCANCIA

1PEDIDO DE

MERCANCIA

INICIO

ANALIZANECESIDADES

DEMERCANCIAS

EVALUACONDICIONES

CONPROVEEDORES

VIGENTES

ELABORA YENVIA

OPEDIDO DE

MERCANCIA

AUTORIZODOCUMENTO?

RECHAZA YDEVUELVE

PEDIDO DEMERCANCIA

AUTORIZA YDEVUELVE

PEDIDO DEMERCANCIA

ENTREGA

1

NO

SI


PROVEEDOR

C

PROVEEDOR

ALMACEN

TURNA

1


ANALIZA PEDIDO DEMERCANCIASUBDIRECTOR DE

COMERCIALIZACION

1


PEDIDO DEMERCANCIA



COMPRAS



C-1ORDEN DE

COMPRA

PEDIDO DEMERCANCIA

FACTURA

PEDIDO DEMERCANCIA

1

RECIBEMERCANCIASOLICITADA

FACTURA

FIRMA YSELLA DERECIBIDO

RECIBE

2

PROVEEDOR

ALMACEN

PEDIDO DEMERCANCIA

COMPARAMERCANCIA

CONTRA

FACTURA

EXISTENDIFERENCIAS?

ELABORA YANEXA A

ONOTA DE CARGO

POR DEVOLUCION

NO

SI

PROVEEDORFACTURA

INGRESA ALSISTEMA

CONTROL PUNTODE VENTA

TURNASELLADAS


O-1

FACTURA

C-1ORDEN DE

COMPRA

O-1

FACTURAJEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS


COMPRAS



2

RECIBE YSURTEPEDIDO SOLICITUD DE

MERCANCIA

REPARTEMERCANCIAMEDIANTE

3

FORMATO DETRANSFERENCIAS

ALMACEN

TURNA FACTURA

AREA DECOSTEO

REVISA YENVIA

AREA DECOSTEO FACTURA

DEPTO. DE CONTROLADMINIST RATIVO

FARMACIAS

1

RECIBEMERCANCIA TRANSFERENCIA

FARMACIASOLICITANT E

VERIFICAMERCANCIA

CONTRA TRANSFERENCIA

ESTACOMPLETOEL PEDIDO?

NO

SI

REPORTAFALTANTE

DEMERCANCIAS

1

ALMACEN


COMPRAS



TURNA

VALIDAINFORMACION

3

SELLA YFIRMA TRANSFERENCIAS

TRANSFERENCIAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

FIN



FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DE TIENDA DEELECTRODOMSTICOS.

OBJETIVO:

ABASTECER DE MERCANCIA A LAS TIENDAS DE ELECTRODOMSTICOS.

NORMAS:

EXISTEN DOS TIPOS DE PROVEEDORES:AUTORIZADOS.-AQUELLOS CUYA COMPRA NO EXCEDA LO

ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUISICIONES.DE CONTRATO.-AQUELLOS CON LOS QUE EXISTE UN CONTRATO DE

DISTRIBUCION.

LOS PEDIDOS DEBERN CONTAR CON LA FIRMA DEL ENCARGADO DETIENDA Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

CUANDO LA FACTUARA Y EL PEDIDO NO COINCIDAN, EL PROVEEDORDEBERA PROPORCIONAR UNA NOTA DE CREDITO AL MOMENTO DEREALIZAR EL COBRO.

FRECUENCIA:

DIARIA.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Encargado de Tienda.

Jefe del departamento deCompras.

Encargado de Tienda.

1

2

3

3-A

4

5

6

7

8

9

Analiza niveles de existencia y/o faltantes demercanca.

Accesa al sistema de control de venta, captura,imprime pedido (original y dos copias) y lo turna alJefe del Departamento de Compras

Analiza pedido y verifica importe total.

Es correcto pedido?

No:

Modifica pedido y lo devuelve al encargado detienda.


Si:

Autoriza pedido y lo devuelve al encargado de tienda.

Recibe pedido autorizado y lo distribuye de lasiguiente manera: Original lo enva al proveedor. 1 copia al Jefe del Departamento de Compras. 2 copia tienda.

Pasa el tiempo.

Llegada la mercanca.

Recibe del proveedor el mercanca, factura y pedido.

Confronta mercanca y factura contra pedido enoriginal y 2 copia.

Sella de recibido la factura, pedido en original delproveedor y la 2 copia del pedido.

Turna al Jefe de Departamento de Compras lafactura y el pedido en original.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMSTICOS.

O

PEDIDO

2

PEDIDO

1

PEDIDO

INICIO

ANALIZANIVELES DE

EXISTENCIA YFALTANTES DE

MERCANCIA

ANALIZA YVERIFICAIMPORTE

O-2

PEDIDO


ENCARGADODE TIENDA

ESTACORRECTOEL PEDIDO?

SI

NOMODIFICA YDEVUELVE

1

1

ACCESA AL SISTEMACONTROL PUNTO DE

VENT, CAPTURA,IMPRIME Y TURNA


O-2

PEDIDO

1

O-2

PEDIDO

AUTORIZA YDEVUELVE

O-2

PEDIDO

ENCARGADODE TIENDA

DISTRIBUYE

O

PEDIDO

PROVEEDOR


TIENDA

RECIBEMERCANCIA O

FACTURA

PROVEEDOR

/LLEGADA LA FECHA/


COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMSTICOS.

1

C-2

PEDIDO

0

PEDIDO

CONFRONTAMERCANCIA

O

FACTURA

C-2

PEDIDO

0

PEDIDO

SELLA DERECIBIDO

O

FACTURA

0

PEDIDO

TURNA

O

FACTURA

FIN




VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACION DE COMPRAS.

OBJETIVO:

REVISAR, CORREGIR Y ASESORAR EN EL ENVIO DE LA DOCUMENTACIN,AS COMO EN LA CAPTURA DE FACTURAS, NOTAS DE CARGO,DEVOLUCIONES, TRANSFERENCIAS EN LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

LA REVISIN DE DOCUMENTACIN INICIA SER AL PRINCIPIO DE MES YSE REALIZA DE MANERA DIARIA.

A FIN DE MES SE DEBERA ENTREGAR LA DOCUMENTACIN ALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA SU REGISTROCORRESPONDIENTE.

FRECUENCIA:

DIARIO.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Departamento de Compras. 1

2

2-A

3

3-A

4

Recibe de farmacias y/o tienda de electrodomsticosfacturas de compra, notas de cargo por devolucin ytransferencias, con sus respectivos soportes.

Revisa que la informacin est completa ydebidamente respaldada.

Est completa la documentacin?

No:

Devuelve a la farmacia o tienda la documentacinincompleta.

Regresa a la actividad nmero 1

Si:

Revisa que los documentos hayan ingresado alsistema control punto de venta de manera correcta.

Estn correctos los documentos?

No:

Realiza las correcciones necesarias en el sistema.


Si:

Firma de revisado, obtiene fotocopias para su archivode manera alfabtica y definitiva y turna alDepartamento de Control Administrativo losdocumentos.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE COMPRAS.

FACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS


INICIO

RECIBE

REVISAINFORMACION

YREQUISITOS

ESTACORRECTA LA

DOCUMENTACION?DEVUELVE

1

SEPARA Y CAPTURA ENSISTEMA FARMACIAS Y

TIENDAS DEELECTRODMESTICOS 2004

1

FACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS

NO

SIFACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS

1


COMPRAS


VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE COMPRAS.

1

ESTANCO RRECTO S?

REALIZACORRECCIONES

FIRM A,OBTIENE

FOTOCOPIASY TURNA

FIN

A

DEPTO . DE CO NTRO L ADM VO .

2

2



PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIAS DEMERCANCA.

OBJETIVO:

PLANEAR, COORDINAR Y LEVANTAR LOS INVENTARIOS DE MERCANCA ENLAS FARMACIAS Y TIENDAS DE ELECTRODOMSTICOS.

NORMAS:

LA PLANEACIN SE REALIZAR TREINTA DAS ANTES DE LA TOMAFSICA DE INVENTARIOS.

EL CALENDARIO DEBER CONTAR CON LA AUTORIZACIN DELDIRECTOR-GERENTE.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Subdirector deComercializacin y Jefe delDepartamento de Compras.

Director-Gerente

Subdirector deComercializacin

Jefe del Departamento deCompras

1

2

3

3-A

4

5

6

6-A

7

7-A

Elaboran borrador del calendario de Inventarios,estableciendo fechas para trabajos de preinventario ytoma fsica.

Turna al Director-Gerente solicitando su autorizacin.

Analiza calendario.

Est de acuerdo con las fechas?

No:

Replantea fechas.


Si:

Formalizan el calendario y lo entrega al Jefe delDepartamento de Compras.

Organiza trabajo a realizar.

Revisa el acomodo de mercanca de acuerdo a loslistados obtenidos por el sistema control punto deventa.

Est acomodada la mercanca?

No:

Da instrucciones para su reacomodo.


Si:

Verifica que cada artculo cuente con su cdigo debarras y que se encuentre visible.

Est visible?

No:

Corrige posicin del producto.


DEPTO. DE COMPRAS



8

9

10

11


Si:

Divide la farmacia en zonas para facilitar la toma deinventarios.

Supervisa limpieza de anaqueles y de los artculos.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha del inventario.

Realizan inventario de acuerdo al manual vigente.

Al trmino del inventario.

Levanta acta de inventario, turna al Subdirector deComercializacin e informa resultados.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCA.

INICIO

ELABORAN

CALENDARIODE

INVENTARIOS

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIONY JEFE DEL DEPTO.

DE COMPRAS

TURNA

CALENDARIODE

INVENTARIOS

ANALIZA

CALENDARIODE

INVENTARIOS

1

ESTA DEACUERDO EN

FECHAS?

1

SI

NOREPLANTEA

FECHAS

1

DIRECTOR-GERENTE

DIRECTOR-GERENTE

CALENDARIODE

INVENTARIOS

FORMALIZANY ENTREGA

CALENDARIODE

INVENTARIOSSUBDIRECTOR DE

COMERCIALIZACION


ORGANIZATRABAJO


REVISAACOMODO

DEMERCANCIAS

LISTADO DEMERCANCIA


COMPRAS


PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCA.

1

VERIFICA QUE CADAARTICULO CUENTE

CON CODIGO DEBARRAS Y SEA

VISIBLE

LEVANTA ACTA,TURNA EINFORMA

RESULTADOS


FIN

ESTAACOMODADA

LAMERCANCIA?

SI

NO INSTRUYEPARA SU

REACOMODO

ESTAVISIBLE?

SI

NOCORRIGEPOSICION

ZONIFICAFARMACIA

SUPERVISALIMPIEZA DE

ANAQUELES YARTICULOS

/ LLEGADA LA FECHA /

REALIZANINVENTARIO

DEACUERDO

MANUAL DEINVENTARIO

/ AL TERMINO DEL INVENTARIO /



MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.

OBJETIVO:

DELIMITAR EL IMPORTE MXIMO PERMITIDO PARA MERMAS PORCADUCIDAD.

NORMAS:

SOLO SE REGISTRARAN MERMAS POR CADUCIDAD DOS VECES ALAO, EN LOS MESES DE MAYO Y NOVIEMBRE, O CUANDO LADIRECCION-GERENCIA LO DETERMINE.

SE DEBER CAPTURAR LA BAJA DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA BAJO EL CONCEPTO MERMAS POR CADUCIDAD.

LOS ARTCULOS DADOS DE BAJA POR CADUCIDAD SE LES DEBERELABORAR UNA ACTA ADMINISTRATIVA QUE CONTENDR LAS FIRMASDEL RESPONSABLE DEL INVENTARIO, LA ENCARGADA DE LAFARMACIA, EL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD JURDICA Y DELTESTIGO DESIGNADO.

EL IMPORTE MAXIMO DE LAS MERMAS POR CADUCIDAD SER EL QUEESTABLEZCA EL MANUAL DE POLTICAS DEL DEPTO. DE COMPRAS.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Departamento de Compras. 1

1-A

1-B

2

3

Determina el importe de la mercanca caducada y

verifica con el Departamento de Control

Administrativo que no exceda del monto mximo

autorizado.

Est dentro del rango?

No:

Cobra la diferencia con respecto al monto autorizado ala encargada de la farmacia va caja, o si el importe loamerita, solicita la intervencin de la Unidad Jurdica.

Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Actas Administrativas.

Recibe de la Unidad Jurdica el acta administrativa,

Contina con la actividad nmero 2.

Si:

Captura baja de mercanca caducada en el Sistema deControl Punto de Venta.

Reporta mediante oficio al Departamento deContabilidad para los registros procedentes, anexandode ser el caso copia del acta administrativa.



DEPTO. DE COMPRAS

SUB. DE COMERCIALIZACINN


COMPRAS


MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.

INICIO

DETERMINAIMPORTE Y

VERIFICA VSMONTO

RECIBE

COBRADIFERENCIA

O TURNA

ESTADENTRO

DELRANGO?

REPORTA

FIN

UNIDAD JURDICA

ACTAADMVA.

CAPTURA BAJA DEMERCANCACADUCADA

ACTAADMVA.

OFICIO.

DEPTO. DE CONTABILIDAD

ENCARGADA/

No

Si

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:

LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.

UNIDAD JURDICA

CAPTURA ENBASE DEDATOS



ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

OBJETIVO:

FIJAR ESTANDARES DE VENTA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMSTICOS PARA EL AO SIGUIENTE.

NORMAS:

EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.

EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTORGERENTE.

FRECUENCIA:

ANUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN




Subdirector deComercializacin y Jefe del

Departamento de Compras.Director-Gerente.



1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Analiza con el Subdirector de Comercializacin lasventas mensuales del ao por farmacia y tienda deelectrodomsticos.

Analizan diferentes factores: econmicos, sociales y demercado.

Establecen mrgenes, estndares y porcentajes decrecimiento y/o decremento por farmacia y tienda deelectrodomsticos.

Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.

Analiza presupuesto preliminar.

Autoriz documento?

No:



Si:

Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercializacin.

Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.

Emite presupuesto anual.

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercializacin firmas de aprobacin del presupuestoanual de ventas.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

INICIO

ANALIZACONJUNTAMENTE

ANALIZAFACTORES

ESTABLECEMARGENES,

ESTANDEARESY

PORCENTAJES

ELABORA YPRESENTAN

ANALIZA

VENTASMENSUALES

POR TIENDA DEELECTROD

VENTASMENSUALES

PORFARMACIA

PRELIMINAR

PRELIMINAR

SEAUTORIZO?

DEVUELVEPARA

CORRECCION

1

PRELIMINAR

JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE

1

1

FARMACIAS

TIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS

DIRECTOR-GERENTE

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

NO

SI


COMPRAS


ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

AUTORIZA YDEVUELVE

1

RECIBE EINFORMA

ELABORACION

EMITE

RECABAFIRMAS

FIN

PRELIMINAR

PRELIMINAR

PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS

PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS



JEFE DEL DEPTO. COMPRAS

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE




ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

OBJETIVO:

FIJAR ESTANDARES DE COMPRA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMESTICOS PARA EL AO SIGUIENTE.

NORMAS:

EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.

EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR GERENTE.

FRECUENCIA:

ANUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN




Subdirector deComercializacin y Jefe delDepartamento de Compras.

Director-Gerente.



1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Analiza con el Subdirector de Comercializacin,compras mensuales por farmacia y/o tienda deelectrodomsticos.

Analizan las ventas del ejercicio anterior alpresupuestado y las ventas presupuestadas para elejercicio.

Analizan la relacin ventas-costo de ventas de acuerdoa los mrgenes que marquen los estados financierospor farmacia y/o tienda de electrodomsticos.

Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.

Analiza presupuesto preliminar.

Autoriz documento?

No:



Si:

Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercializacin.

Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.

Emite presupuesto anual.

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercializacin firmas de aprobacin del presupuestoanual de compras.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

INICIO

ANALIZACONJUNTAMENTE

ANALIZAN

ANALIZANRELACION

VENTAS/COSTODE VENTAS

ELABORA YPRESENTAN

ANALIZA

COMPRASMENSUALESPOR TIENDA

DE ELECTROD

COMPRASMENSUALES

PORFARMACIA

PRELIMINAR

PRELIMINAR

AUTORIZODOCTO?

1

PRELIMINAR

JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE

1

DIRECTOR-GERENTE


VENTASPRESUPUESTADAS

PARA ELEJERCICIO

VENTASEJERCICIOANTERIOR

ESTADOSFINANCIEROS

POR TIENDADE ELECTROD

ESTADOSFINANCIEROS

PORFARMACIA

NO

SI

RECHAZA YDEVUELVE


COMPRAS


ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

AUTORIZA YDEVUELVE

1

RECIBE EINFORMA

ELABORACION

EMITE

RECABAFIRMAS

FIN

PRELIMINAR

PRELIMINAR

PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS

PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS




SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE



DEPARTAMENTO

DE

CONTROL ADMINISTRATIVO



RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.

OBJETIVO:

RECUPERAR A TRAVS DE LAS OFICINAS RETENEDORES LOS ABONOSQUE PARCIALMENTE LOS DERECHOHABIENTES ESTAN EFECTUANDO ACUENTA DE SU ADEUDO.

NORMAS:

LA RECUPERACIN DE LOS CRDITOS POR VENTA DE MERCANCA SEREGIRN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO DECOMPRA-VENTA DE TRACTO SUCESIVO.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Secretaria.

Jefe del Departamento deControl Administrativo.

1

2

3

3-A

4

4-A

5

6

7

8

Recibe del encargado de farmacia o tienda: Corte de caja de cada turno. Relacin de pagars (original). Pagars (original). Requisitos documentales del derechohabiente (copia de

la credencial de afiliacin, ltimo taln de cheque, en sucaso, credencial de elector del mensajero).

Sella y turna documentos al Jefe del Departamento deControl Administrativo.

Valida y confronta el total de los pagars contra los cortesde caja y relacin de pagars.

Es el mismo importe?

No:

Realiza correccin.


Si:

Verifica los requisitos documentales del derechohabiente.

Estn completos?

No:

Solicita a la farmacia o tienda documento faltante.


Si:

Turna al Departamento de Contabilidad el corte de caja.

Concentra pagars de cada farmacia o tienda deelectrodomsticos por Oficina Retenedora.

Accesa al sistema base de datos, captura pagars y calculadescuento quincenal por derechohabiente.

Mantiene los expedientes por derechohabiente (pagars,copia de credencial de afiliacin, ltimo taln de cheque, ensu caso, credencial de elector del mensajero) en archivoalfabtico y definitivo y turna al Jefe de Oficina deCobranzas.





Espera fecha lmite.

Jefe de Oficina de Cobranzas.

Departamento de PrestacionesSociales.

Subdireccin de Finanzas.

Departamento de Caja.

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Enva cobranza a las Oficinas Retenedoras.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha.

Emite listado de cobranza (en dos tantos) por Oficina Retenedora aaplicar a los derechohabientes que tienen adeudo al SSTEEV porconcepto de compra a crdito.

Valida listado conforme a los saldos acumulados y determinaimporte de la cobranza a aplicar.

Respalda en medio magntico (disket) la informacin obtenida.

Enva cobranza a travs de medio electrnico a las OficinasRetenedoras y listado de los descuentos a aplicar a losderechohabientes.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Oficinas Retenedoras el reporte de los descuentosaplicados a los derechohabientes.

Elabora recibos que sern presentados a la Oficina Retenedorapara cobro.

Recaba las siguientes firmas para la autorizacin de los recibos:Director- Gerente.Subdirector de Finanzas.

Enva recibos de cobro a la Oficina Retenedora para pago alSSTEEV.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina Retenedora cheque de cobros realizados a losderechohabientes.

Solicita al Jefe de Oficina de Cobranzas confirme importe de losdescuentos aplicados por concepto a ventas a crdito aderechohabientes.

Turna al Departamento de Caja cheque para su depsito.

Recibe cheque y elabora ficha de depsito:Original- Banco.1 Copia- Depto. de Contabilidad.2 Copia- Depto. de Caja.





Departamento de PrestacionesSociales.

Jefe de Oficina de Cobranzas.

22

23

24

25

26

27

28

29

29-A

30

Realiza depsito, turna (1 copia) al Departamento de Contabilidady mantiene (2 copia) de manera cronolgica y definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe a travs de medio electrnico de la Oficina Retenedora ellistado de descuentos aplicados a derechohabientes por ventas acrdito y turna al Jefe de Oficina de Cobranzas la informacinrecibida.

Concentra de las Oficinas Retenedoras la siguiente informacin: Descuentos normales aplicados. Reintegros por descuentos indebidos. Cheques cancelados. Descuentos en nminas especiales.

Recibe del Departamento Jurdico reporte de recuperacin desaldos.

Recibe del Departamento de Caja reporte de pagos directos enventanilla y reintegros por descuentos indebidos (en caso depresentarse estas situaciones) y anexa reporte a ladocumentacin.

Captura en el sistema base de datos la informacin concentradapor derechohabiente, actualiza saldos y analiza saldos acumuladosal final del mes.

Elabora reporte de descuentos no aplicados por OficinasRetenedoras.

Conecta con el procedimiento:CONCILIACION DE DESCUENTOS NO APLICADOS POR LASOFICINAS RETENEDORAS.

Concilia saldos acumulados por Oficina Retenedora con el saldodel balance que presenta el Departamento de Contabilidad.


Si:

Aclara y corrige con el Departamento de Contabilidad.


No:

Elabora relacin de cuentas incobrables y turna al DepartamentoJurdico para su cobro.FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:ATENCIN DE JUICIOS Y/O PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS.








*REQUISITOSDOCUMENTALES

DEL

DERECHOHABIENTE

*REQUISITOSDOCUMENTALES

DEL

DERECHOHABIENTE

RELACIONDE

PAQUETES

CORTESDE CAJA

0PAGARES

INICIO

SECRETARIARECIBE

ENCARGADO DE FARMACIA Y/O TIENDA

0RELACION DE

PAGARES

CORTE DE CAJADE CADA

TURNO

SELLA YTURNA

DEPTO. DE CONTROL ADMINISTRATIVO

PAGARES

RELACIONDE

PAGARES

VALIDA YCONFRONTA

DEPARTAMENTO DECONTROLADMINISTRATIVO

1

PAGARES

ES ELMISMO

IMPORTE?

NO

CORRIGE1

VERIFICA

SI

DERECHOHABIENTE* REQUISITOS DOCUMENTALES

1

2

CORTE DECAJA

CREDENCIAL DE ELECTORMENSAJERO

ULTIMOTALON DE

CHEQUE

CCREDENCIAL DE

AFILIACION





1

ESTANCOMPLETOS?

NO

SI

SOLICITAFALTANTE

DOCUMENTO

2FARMACIA O TIENDA

DEELECTRODOMESTICOS

TURNA CORTEDE CAJA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CONCENTRA

PAGARES

POR OFICINA RETENEDORAS

CAPTURA EN SISTEMABASE DE DATOS PAGARES

CALCULADESCUENTOQUINCENAL

DERECHOHABIENTE

IMPRIME DELSISTEMABASE DEDATOS

0REPORTEDIARIO DEPAGARES

2

POR FARMACIA O TIENDA DEELECTRODOMESTICOS





CLISTADO DECOBRANZA

2

MANTIENEEXPEDIENTES

ESPERAFECHA LIMITEPARA ENVIAR COBRANZA

OFICINAS RETENEDORAS

/LLEGADA LA FECHA/

EMITE PORCONCEPTO

DE COMPRAA CREDITO

0-1LISTADO DE

COBRANZA POROFICINA

RETENEDORA

VALIDA CONFORME ASALDOS

ACUMULADOSY DETERMINA EL

IMPORTE A COBRAR

0-1LISTADO DECOBRANZA

RESPALDAINFORMACION

OBTENIDA

TURNA YCONSERVA

COPIA

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES

3

LISTADO DEDESCUENTOS

POR DERECHOHABIENTES

A

DEPARTAMENTO DECONTROL ADMVO.





3

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES ENVIAN



RECIBE


REPORTEDE

DESCUENTOS

TURNA

DEPTO. CONTROL ADMVO.

IMPORTEDE

DESCUENTOS

ELABORA RECIBOS

RECABA FIRMASPARA

AUTORIZACION

*DIRECTOR - GERENTE*SUBDIRECTOR DE FINANZAS

ENVIANCOBROS RECIBOS

OFICINA RETENEDORA

4





C-2DEPOSITO

4

RECIBECOBROS CHEQUE

OFICINA RETENEDORASUBDIRECCION DE FINANZAS

SOLICITACONFIRMACION IMPORTE DE

DESCUENTOS

DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO

TURNA PARADEPOSITO CHEQUE

DEPARTAMENTODE CAJA

ELABORA

0 - 2FICHA DE

DEPOSITO

DEPARTAMENTO DE CAJA*ORIGINAL -BANCO* 1 COPIA - DEPTO. DE CONTABILIDAD*2 COPIA -DEPTO. DE CAJA

REALIZATURNA YMANTIENE


C-1DEPOSITO

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES RECIBE



APLICADOS

5

C





REINTEGROSPOR

DESCUENTOSINDEBIDOS

DESCUENTOSEN NOMINASESPECIALES

CHEQUESCANCELADOS

REINTEGROSPOR

DESCUENTOSINDEBIDOS

5

TURNALISTADO DE

DESCUENTOSAPLICADOS


CONCENTRADESCUENTOS

NORMALESAPLICADOS

POR OFICINAS RETENEDORASDEPARTAMENTO DECONTROL ADMINISTRATIVO

RECIBEREPORTE DE

RECUPERACIONDE SALDOS

DEPTO. JURIDICO

RECIBEREPORTE DE

RECUPERACIONDE PAGOSDIRECTOS

DEPTO. DE CAJA

ANEXAREPORTE

DEDESCUENTOS

CAPTURA ENSISTEMA DE BASE

DE DATOSINFORMACION

ACTUALIZA

3

SALDOSACUMULADOS

ANALIZA AFIN DE MES

SALDOSACUMULADOS

6





SALDOSDE

BALANCE

6

SALDOSACUMULADOS

CONCILIA

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

EXISTENDIFERENCIAS?

SI

NO

ACLARA YCORRIGE

3

DEPTO. DECONTABILIDAD

ELABORA YTURNA PARA

SU COBRO

DEPARTAMENTO JURIDICORELACION DE

CUENTASINCOBRABLES

FIN

ELABORAPOR OFICINA RETENEDORA

REPORTE DEDESCTOS. NO

APLICADOS

CONCILIACION DE DESCUENTOS NOAPLICADOS POR OFICINAS

RETENEDORAS

3

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ATENCIN DE JUICIOS Y/O

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS



CONTROL DIARIO DE MERCANCIAS EN EXISTENCIA EN FARMACIA.

OBJETIVO:

CONTROLAR LAS OPERACIONES DIARIAS QUE SE GENERAN EN LASFARMACIAS Y EN EL ALMACEN, CON LA FINALIDAD DE CRUZAR Y VALIDARLA INFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

NORMAS:

LA ELABORACION DEL DIARIO DE EXISTENCIA DEBERA ENTREGARSE AMAS TARDAR LOS PRIMEROS 10 DIAS HABILES CADA MES.

EL RESULTADO DE LA VALIDACION CON EL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD DEBERA ENTREGARSE MAXIMO LOS PRIMEROS 12 DIASHABILES DE CADA MES.

FRECUENCIA:

MENSUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN



Departamento de ControlAdministrativo.


1

2

3

4

5

6

6-A

7

Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentacin:a) Resumen mensual de compras.b) Resumen mensual de devoluciones.c) Resumen mensual de transferencias enviadas y

recibidas.d) Nota de cargo por devolucin, por concepto de

castigos por mermas.e) Aviso de baja por medicamentos caducados.

Recibe de las farmacias los paquetes mensuales porcambio de lnea por pastillero.

Elabora y turna al Departamento de Contabilidadrelacin en dos tantos de cada documento recibido.

Accesa al sistema de base de datos y calcula diario deexistencia de mercancas.

Recibe del Departamento de Contabilidad los diarios deexistencia.

Confronta con el Departamento de Contabilidadexistencias de mercancas.


Si:

Devuelve para correccin.


No:

Reporta al Subdirector de Comercializacin y al Jefedel Departamento de Contabilidad los resultados.








CONTROL DIARIO DE MERCANCAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.

AVISO DEBAJA

NOTAS DECARGO POR

DEVOLUCION

MENSUAL DETRANSFERENCIAS

ENVIADAS YRECIBIDAS

RESUMENMENSUAL DE

DEVOLUCIONES

RECIBE

CONFRONTAEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

RECIBE

ELABORAY

TURNA

RECIBEPOR CAMBIO

DE LINEA PORPASTILLERO

INICIO

RESUMENMENSUAL DE

COMPRAS


FARMACIAS

PAQUETEMENSUAL

DIARIO DEEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

DEPTO. DE COMPRAS

RELACION


ACCESA ALSISTEMA

Y CALCULA

DIARIO DEEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO.

1


1




CONTROL DIARIO DE MERCANCAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.

1

EXISTENDIFERENCIAS?

DEVUELVEPARA

CORRECCION

REPORTARESULTADOS

FIN

SI

NO


JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD

1



CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.

OBJETIVO:

MANTENER EL CONTROL DE LOS SALDOS A PROVEEDORES DE FARMACIAY TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

EL CALCULO DEL SALDO A PROVEEDORES Y EL RESULTADO DELCRUCE DE INFORMACION CON CONTABILIDAD, DEBERA ENTREGARSELOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRE CONTABLE.

FRECUENCIA:

MENSUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN




1

1-A

2

3

4

5

6

7

8

Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentacin:a) Factura.b) Diario de compra.c) Nota de cargo por devolucin.d) Nota de crdito.

Falta algn documento?

Si:

Solicita documento faltante.


No:

Captura la informacin en el sistema base de datos.

Elabora relacin de facturas.

Turna a la Subdireccin de Finanzas la siguientedocumentacin: Relacin de pago a proveedores. Factura. Diario de compra. Nota de cargo por devolucin. Nota de crdito.

Calcula saldo del proveedor.

Recibe del Departamento de Contabilidad la balanzade comprobacin y auxiliares de la cuenta deproveedores.

Recibe de la Subdireccin de Finanzas reportemensual de saldos.

Compara saldos con la Subdireccin de Finanzas y elDepartamento de Contabilidad.


Si:






8-A

9

10

Identifica error y realiza correccin.


No:

Informa al Subdirector de Comercializacin,Subdirector de Finanzas, Jefe del Departamento deCompras y Jefe del Departamento de Contabilidad.

Pasa el tiempo.

Recibe aviso de las correcciones realizadas por laSubdireccin de Finanzas, Departamentos de Comprasy Contabilidad; y da seguimiento a las diferencias.









NOTA DECREDITO


DIARIO DECOMPRA

INICIO

RECIBEFACTURAS

FALTOALGUN

DOCUMENTO?SOLICITA

FALTANTE

CAPTURAINFORMACIONEN SISTEMA

ELABORA

CALCULASALDO DEL

PROVEEDOR

TURNA


DEPTO. DE COMPRAS

1

RELACIONDE

FACTURAS

NOTA DECREDITO


INFORME DECOMPRA

FACTURAS

RELACIONDE

FACTURAS

SUBDIRECCION DE FINANZAS

1

1

Si

No





AUXILIARES

RECIBE DELA CUENTA

DEPROVEEDORES

1

BALANZA DECOMPROBACION

REPORTEMENSUAL DE

SALDOS

RECIBE

COMPARASALDOS

EXISTENDIFERENCIAS?

IDENTIFICAERROR YREALIZA

CORRECCION

INFORMARESULTADOS

RECIBE AVISODE

CORRECCIONESY DA

SGUIMIENTO

FIN





JEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO. SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS

SUBDIRECCION DE FINANZASDEPTO. DE COMPRASDEPTO. DE CONTABILIDAD

2

2

Si

No



CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.

OBJETIVO:

LLEVAR EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR LAS VENTAS ACREDITO DE MERCANCIAS EN LAS FARMACIAS.

NORMAS:

EL SALDO DE CLIENTES MENSUAL Y EL RESULTADO DE CRUZARINFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBERAENTREGARSE LOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRECONTABLE.

FRECUENCIA:

MENSUAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN




1

1-A

2

3

3-A

4

5

6

6-A

Recibe del Departamento de Supervisin la siguientedocumentacin:a) Nota de venta a crdito.b) Relacin de vales.c) Copia de pagos de clientes (cheque o aviso de

abono).


Si:

Solicita documento faltante.


No:

Clasifica por farmacia la documentacin recibida.

Revisa documentacin.

Est correcta la documentacin?

No:

Realiza correccin en los documentos.


Si:

Accesa al sistema de base de datos, registramovimientos y determina saldo de los clientes.

Recibe del Departamento de Contabilidad, balanza decomprobacin y auxiliar de clientes.

Compara saldos y determina diferencias.


Si:

Informa al Departamento de Contabilidad diferenciaspara correccin.






6-B

7

Pasa el tiempo.

Realiza seguimiento de las diferencias detectadashasta su correccin.


No:

Confirma saldo.









CHEQUE OAVISO DE

ABONO

RELACIONVALE/CLIENTE

CHEQUE OAVISO DE

ABONO


CHEQUE OAVISO DE

ABONO


INICIO

RECIBE

FALTOALGUN

DOCUMENTO?

SOLICITAFALTANTE

CLASIFICAPOR

FARMACIA

REVISA

ESTACORRECTA?

REALIZACORRECCION

ACCESA,REGISTRA YDETERMINA

1

NOTA DEVENTA DECREDITO



1

1

NO

SI

SI

NO


DEPTO. DE SUPERVISION





AUXILIARESDE CLIENTES

1

RECIBE BALANZA DECOMPROBACION

COMPARASALDOS Y

DETERMINADIFERENCIAS

EXISTENDIFERENCIAS?

INFORMADIFERENCIAS

PARACORRECCION

CONFIRMASALDO

REALIZASEGUIMIENTO

MENSUAL

FIN


Si

No



CONTROL DE VENTAS DIARIAS.

OBJETIVO:

LLEVAR EL CONTROL DE LAS VENTAS DIARIAS DE LAS FARMACIAS YTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

CUALQUIER CORRECCION DEBERA LLEVAR EL NOMBRE Y FIRMA DE LAPERSONA QUE REALIZO LA MISMA.

FRECUENCIA:

DIARIO.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN




1

1-A

2

2-A

3

4

Recibe del Departamento de Supervisin la siguientedocumentacin por farmacia y tienda:a) Ficha de depsito con sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relacin de vales de crdito.f) Nota de venta global del da.g) Pagars expedidos.


Si:

Solicita documentacin faltante.


No:

Revisa las ventas por establecimiento.

Estn correctas?

No:

Corrige errores encontrados.


Si:

Elabora relacin de ventas en tres tantos:Original.- Archivo cronolgico y definitivo.1 copia.- Departamento de Contabilidad.2 copia.- Unidad de Contralora Interna.

Turna al Departamento de Contabilidad la siguientedocumentacin.a) Relacin de ventas.b) Ficha de depsito con sello del banco.c) Tira de corte en X y Z.d) Corte de caja 1er. Turno.e) Corte de caja 2do. Turno.f) Nota de venta global del da.g) Relacin de vales de crdito.





5

6

7

7-A

8

Recibe de las farmacias y tiendas de electrodomsticos losarchivos electromagnticos va internet con los datos de lasventas mensuales y costo de ventas.

Recibe del Departamento de Contabilidad, auxiliares deventa.

Compara ventas con auxiliar de contabilidad.


Si:

Informa al Departamento de Contabilidad para correccin.


No:

Informa al Subdirector de Comercializacin y al Jefe delDepartamento de Contabilidad de los registros conciliados ycuadrados.









PAGARESEXPEDIDAS

NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA

RELACION DEVALES DECREDITO

CORTE DECAJA 2O

TURNO

CORTE DECAJA 1ER

TURNO

TIRA DE CORTEEN X y Z

INICIO

RECIBE

FICHA DEDEPOSITO

CON SELLODEL BANCO


SOLICITAFALTANTE

REVISAVENTAS

ESTACORRECTA? CORRIGE

1

SI

NO

NO

SI


FALTAALGUN

DOCTO.?1

1

2





OrRELACIONDE VENTAS

C-1RELACION

DE VENTAS

1

ELABORA

TURNADEPTO. DECONTABILIDAD

C2RELACION

DE VENTAS

PAGARESEXPEDIDAS

NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA

RELACION DEVALES DECREDITO

CORTE DECAJA 2O

TURNO

CORTE DECAJA 1ER

TURNO

TIRA DE CORTEEN X y Z

FICHA DEDEPOSITO

CON SELLODEL BANCO

C

RECIBE VIAINTERNET VTASMENSUALES Y

CTO DE VENTAS

RECIBE

2

UNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA


2

3 AUXILIARESDE VENTA

FARMACIASTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS






2

COMPARA

EXISTENDIFERENCIAS?

AUXILIARESDE VENTA

INFORMAPARA

CORRECCION

INFORMAREGISTROS

CONCILIADOSY

CUADRADOS

FIN

3

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD

Si

No



ELABORACIN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIO FISICOS.

OBJETIVO:

DETERMINAR EL IMPORTE DE MERCANCA FALTANTE Y/O SOBRANTE PORINVENTARIO DE LAS FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS EINFORMAR A LA DIRECCIN-GERENCIA DE LOS RESULTADOS.

NORMAS:

SE REALIZARN DOS VECES AL AO SEGN LOS PERIODOS DEINVENTARIOS DE LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMSTICOS.

EN EL CASO DE LOS FALTANTES SE REGIR DE ACUERDO A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DE LA SUBDIRECCIN DECOMERICALIZACIN.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.


Elabor:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIN

Autoriz:CONSEJO DE

ADMINISTRACIN


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE … · Elaboración del Presupuesto Anual de Ventas. 65 ......

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