MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cód. COMUNICACIÓN...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COMUNICACIÓN INTERNA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Cód. P16001-02/18.V3

Fecha Mayo de 2018

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de Pág.

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. RESPONSABILIDADES 2

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, CORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECTORES TERRITORIALES Y RESPONSABLES UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO 2

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO 2

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATEGICO 2

3.4. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL IGAC 3

4. GLOSARIO 3

5. NORMAS 4

5.1. LEGALES 4

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 4

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

5.3.1. De la Comunicación Interna 4

5.3.2. Del Uso y Administración de la IGACNET 6

5.3.3. Del uso del correo institucional 8

5.3.4. Del Uso y Administración de las Pantallas Digitales 9

5.3.5. Del uso del teléfono Institucional 10

5.3.6. De los lineamientos de Identidad Corporativa 10

5.3.7. Del Diseño de Piezas Comunicativas 10

6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 12

6.1. REALIZACIÓN DEL BOLETÍN ACTUALIGAC 12

6.2. REALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE BOLETINES VIRTUALES 13

6.3. REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INTERNAS 14

6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES 14

6.5. PRODUCCIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL 16

7. ANEXOS 17

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 17




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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para realizar la socialización a todos los funcionarios y contratistas de la información que genera el Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC en el marco de su labor misional que incluye la relacionada con el Sistema de gestión Integrado – SGI , que permita promover y fortalecer el sentido de pertenencia de los funcionarios y contratistas, en torno a la construcción de su imagen corporativa, para así fortalecer los valores culturales de la Entidad, así como motivar y conocer la opinión de los servidores públicos en aspectos de interés general.

2. ALCANCE

El presente manual aplica a todos los procesos del IGAC. Inicia con la identificación de la necesidad de divulgar información interna, la realización de actividades internas, la mejora del clima laboral y de los Sistemas de Gestión y Control, en el contexto del SGI y finaliza con el archivo de la documentación durante el procedimiento de acuerdo con las tablas de retención documental TRD definidas para el proceso.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, CORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECTORES TERRITORIALES Y RESPONSABLES UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

° Velar por el cumplimiento del presente manual de procedimiento.

° Suministrar de manera clara, oportuna y veraz la información que sea necesaria para su divulgación al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

° Garantizar que los integrantes de sus equipos de trabajo reciba y comprenda la información que el IGAC suministra para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

° Acompañar las actividades pertenecientes a la comunicación interna.

° Transmitir al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico las consultas, opiniones, sugerencias y propuestas que en temas de comunicación interna propongan sus equipos de trabajo.

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

° Coordinar el las actividades de comunicación interna para garantizar la oportuna divulgación de los temas de interés para los servidores del Instituto.

° Revisar y aprobar los contenidos temáticos que se divulgarán a través de las diferentes herramientas y canales de comunicación interna.

° Cumplir con oportunidad la divulgación la información de interés para los servidores y contratistas del IGAC.

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATEGICO

° Recopilar, organizar, analizar y transmitir oportunamente la información a divulgarse en el marco de la estrategia de comunicación interna.




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° Apoyar la implementación y ejecución de las actividades definidas en la estrategia de comunicación interna.

° Divulgar de manera clara la información, para que todos los servidores estén informados de primera mano, conozcan y participen en las actividades institucionales.

° Brindar apoyo y asesoría para la divulgación de la información e implementación requerida para el logro de la misión, planes, programas y proyectos, así como toda información de interés general, con el fin de lograr la apropiación por parte de todos los servidores públicos y facilitar su accionar frente a la comunidad destinataria de sus servicios.

° Generar propuestas de la información a divulgarse y presentarla al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico para aprobación antes de divulgación.

3.4. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL IGAC

° Dar cumplimiento al presente manual de procedimiento.

° Utilizar los procedimientos del proceso de comunicaciones que se encuentren aprobados y socializados a través del Sistema de Gestión Integrado.

° Participar de manera activa en la entrega de la información que le sea solicitada por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico de acuerdo a los contenidos temáticos que se requieran para ser socializados o para dar respuesta a medios de comunicación.

° Consultar de manera permanente los distintos medios de comunicación interna dispuestos por el IGAC, para estar informados y convertirse en agente multiplicador de la información recibida.

4. GLOSARIO

Boletín Es un instrumento de difusión informativa, su edición puede ser electrónica o

impresa, de carácter semanal. La información a divulgarse está centrada en temas de interés de sus públicos internos, contiene artículos informativos cortos con hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, eventos, actividades y programas.

Comunicación

Conjunto de elementos que fortalecen la construcción de visión compartida y las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés interno, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

Comunicación organizacional

Busca garantizar la coherencia de las entidades para lograr el propósito misional, orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, proyectos, programas y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Grupo objetivo Grupo de personas a los cuales se dirigen los mensajes claves de la campaña, teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socioeconómico, escolaridad y ocupación.

Herramienta de Comunicación

Son todos aquellos medios o mecanismos de comunicación que se utilizan para informar a los públicos objetivos internos o externos información de interés sobre un producto o servicio. (Pantallas Digitales, Igacnet, Boletínes, Piezas de Comunicación; entre otros).




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5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

° Decreto único reglamentario decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en su capítulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos.

° NTC-ISO 27001 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información.

° NTC-ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.3.1. De la Comunicación Interna

° La comunicación debe encaminarse a la apropiación por parte de todos los servidores públicos, de los objetivos, estrategias, proyectos, planes, programas y campañas hacia los cuales se enfoca su accionar.

Canal de comunicación

Espacio o escenario a través del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de

interactuar, estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los

receptores del mismo

Emisor Es la persona encargada de codificar, generar y transmitir un mensaje de interés a

través de diferentes medios y canales.

Información Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un

mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho

mensaje.

Manual de identidad Corporativa

Documento en el que se consignan los parámetros de imagen gráfica y visual de una

organización. Igualmente, en este documento se definen las normas que se deben

seguir el manejo visual de la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y

externos de la organización http://bit.ly/2oHsbV7

Pantallas Institucionales

Son herramientas de divulgación masiva, visuales y didácticas que permiten publicar información sobre un tema específico, utilizando como medios los textos, imágenes, videos, diseños y otros elementos complementarios, su propósito es el de servir de conducto para dar a conocer información, comunicados, noticias, eventos o decisiones del Instituto y están dirigidas tanto a los funcionarios como al público externo que visita los diferentes pisos y territoriales del Instituto.

http://bit.ly/2oHsbV7




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° Las herramientas de comunicación interna con que cuenta el IGAC para divulgar internamente información de interés a los servidores son: Pantallas digitales, correo interno, IGACNET, Boletín Virtual ACTUALIGAC, Boletines virtuales, Campañas Internas, Diseño de Piezas, producción audiovisual.

° La comunicación interna entre los funcionarios y contratistas del IGAC debe procurar las relaciones basadas en el diálogo, el respeto y la participación, para la promoción permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo.

° Cada servidor público del Instituto debe convertirse en agente multiplicador de la información recibida internamente a través de los distintos canales con que cuenta la Entidad (Web, Intranet, correo, pantallas, entre otros), para que dichos servicios lleguen a todos los funcionarios y contratistas.

° Propiciar relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos que permitan consolidar una cultura organizacional.

° Las solicitudes y trámites de publicación, actualización y corrección de información para la IGACNET, así como las solicitudes para divulgar a través de pantallas digitales, correo interno, boletines virtuales, campañas internas, diseños, entre otros, deberán ser solicitadas al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud, mínimo con 2 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho.

Cuando el contenido de los archivos adjuntos supere la capacidad de envío permitida por la herramienta de “Soporte Informático” (2Mb), los archivos se enviarán a través del correo de comunicación interna [email protected], indicado el número de la incidencia que arroje la solicitud a través de la herramienta, el cual tiene una capacidad de 25 Mb.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico atenderán únicamente las solicitudes y requerimientos de comunicaciones que se realicen a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET.

° Las solicitudes de información que realicen medios de comunicaciones o usuarios de las redes sociales sobre temas técnicos, serán competencia de cada uno de los procesos según corresponda y los responsables de dar respuesta a los requerimientos sobre solicitudes técnicas o requerimientos normativos, a través del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

° Las áreas solicitantes serán las responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y calidad de los contenidos que se envíen al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, para publicar a través de las diferentes herramientas de comunicación interna, entendiéndose de esta manera que la información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.

° Es deber de todos los funcionarios y contratistas del Instituto para garantizar una adecuada comunicación interna:

Contestar y responder de manera adecuada el teléfono en el IGAC, identificando el nombre de la Oficina, Subdirección o Grupo Interno de Trabajo de la cual contestan.

Dar cumplimiento a los lineamientos contenidos en este manual de procedimiento para el uso y administración de la IGACNET, correo institucional, pantallas digitales y del teléfono Institucional.




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Divulgar la información de interés general con los contratistas que no tienen acceso al correo interno.

Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido desde el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la Oficina de Difusión y Mercadeo o desde cualquier oficina o Grupo Interno de Trabajo, es institucional, en consecuencia y sin excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con lo establecido en los lineamientos de Identidad Corporativa del IGAC), no incluirá, nombres o logos de Grupos Internos de Trabajo o Dependencias.

En el IGAC las campañas internas son lideradas por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico y se realizan de manera articulada con la Secretaría General, las oficinas, subdirecciones, direcciones territoriales y sus Grupos Internos de Trabajo, lo cual permite dar a conocer mensajes de carácter institucional y de interés particular para el Instituto, tienen como objetivo sensibilizar y motivar a los servidores frente a una temática específica, así como generar un sentido de pertenencia, mejorar el clima laboral y mantener el Sistema de Gestión Integrado como herramienta para apoyar la gestión institucional.

Recibir y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas de la Sede Central y Direcciones Territorial, relativas a la Seguridad y Salud en el trabajo.

EL GIT de Gestión de Talento Humano será el responsable de realizar actividades para dar a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los funcionarios y contratistas de la Sede Central y Direcciones Territoriales.

Los Servidores Públicos contarán con diferentes canales que les permitan, informar inquietudes, ideas y aportes en materia de seguridad y salud en el trabajo, para que sean consideradas y atendidas por los responsables.

5.3.2. Del Uso y Administración de la IGACNET

° La IGACNET como red interna de área local, es de uso exclusivo de la entidad, y a través de esta

herramienta se dará a conocer información noticiosa generada por el IGAC.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico está encargado de realizar el diseño, administración y actualización de su contenido.

° Cada área del IGAC es responsable de hacer llegar al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, las actualizaciones de la información de los aplicativos a su cargo, y que deben estar debidamente publicados en la IGACNET.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico debe revisar el contenido de la información remitida por las dependencias para su publicación, y realizar los ajustes y corrección de estilo de la nota a publicarse.

° Una vez revisada la información dependiendo el contenido de la nota, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico cargará la información en la sección correspondiente de la IGACNET.

Administración y cargue de contenidos en la IGACNET.

La información que envíen las dependencias al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico para su publicación en la IGACNET, deberá cumplir mínimo con los siguientes requerimientos: ° Las solicitudes y trámites de publicación, actualización y corrección de contenidos e información a

través de la IGACNET serán realizadas únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing




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Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud, mínimo con 2 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho.

° Se debe indicar en la descripción de la solicitud realizada a través de la herramienta “Mesa de Ayuda”, el sitio o la ruta donde se deberá cargar la información. Así mismo, el título, párrafo o frase de la publicación, que se constituye en la primera referencia de visualización, que permitirá el despliegue de la información.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico atenderán únicamente las solicitudes y requerimientos de comunicaciones que se realicen a través de la herramienta de “Mesa de Ayuda” en la IGACNET.

° Por lineamiento de seguridad de la información y capacidad del portal, los archivos a publicarse

deben ser enviados en formato PDF; con excepción de la información que deba ser publicada en formato Excel por su contenido.

° El envió de la solicitud de publicación, actualización o corrección de contenidos en la IGACNET,

deberá realizarse en el horario laboral del IGAC, es decir, entre las 7:00 am y las 4 pm de lunes a viernes únicamente, dadas las restricciones para el ingreso al portal web institucional, desde afuera de la entidad, las solicitudes recibidas después de las 3 pm, se atenderán a primera hora del día hábil siguiente, dependiendo la cantidad de archivos a publicarse o complejidad del cargue de la información.

° Las áreas solicitantes serán las responsables de enviar los requerimientos de publicación de los

contenidos con la suficiente antelación, especialmente aquellos que tienen vencimiento de término, toda vez que las solicitudes serán atendidas en el orden de recibo.

° Una vez recibidas las solicitudes, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, verificará que la misma cumpla los lineamientos anteriormente mencionados para proceder a su respectiva publicación.

° Las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general del Instituto tanto en sede central como en direcciones territoriales, son responsables de solicitar y remitir al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, los requerimientos de publicación de los contenidos con la suficiente antelación, especialmente aquellos que tienen vencimiento de término por Ley, toda vez que, las solicitudes serán atendidas en el orden de recibo.

° Todas las solicitudes de publicación, actualización o corrección, tendrán mínimo un (1) día hábil para su respectivo trámite.

° Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en la IGACNET, se notificará a través de la herramienta “Soporte Informático” al correo del solicitante ingresado el vínculo o link en el que puede visualizar la publicación solicitada.

° Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos

descritos, se notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud, indicando el motivo de devolución, a través de la herramienta de “Soporte Informático”.

° Teniendo en cuenta que el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico no realiza ajustes a los contenidos técnicos y temáticos que se encuentran publicados en la IGACNET, corresponde y son responsables las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general del Instituto tanto en Sede Central como en Direcciones Territoriales, reportar y enviar al GIT de




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Comunicaciones y Marketing Estratégico con la periodicidad y anticipación que corresponda, los contenidos que por Ley se deban estar publicados a través de IGACNET y que sean de su competencia temática para publicación, actualización o corrección. Solicitudes que deben ser realizadas a través de la herramienta de “Soporte Informático” como incidencia al GIT de Comunicaciones.

° Las áreas solicitantes serán las responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y calidad de los contenidos que se envíen al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, para publicar a través de las diferentes secciones de la IGACNET, entendiéndose de esta manera que la información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.

° Al recibir la solicitud el personal del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico encargado de

realizar el cargue de los contenidos de IGACNET, verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla y será publicada.

° La inmediatez del cargue de la información, estará sujeta a la cantidad y el tamaño de los archivos

los adjuntos objeto de publicación, unos podrán ser publicados de manera inmediata otros requerirán un tiempo mayor.

° Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en la IGACNET se notificará vía correo

electrónico al solicitante a través de la herramienta “Mesa de Ayuda”, indicando el vínculo o link en el que se puede visualizar.

° Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le

notificará vía correo electrónico a través de la herramienta “Mesa de Ayuda” al solicitante indicando el motivo de devolución.

° Para las publicaciones en el aplicativo NORMOGRAMA deben ser solicitados previamente en la

Oficina de Jurídica, teniendo en cuenta su competencia para aprobar Resoluciones, Leyes, Circulares, y/o Acuerdos Vigentes, que serán cargados en la herramienta de consulta. Los archivos adjuntos deberán ser enviados en formato PDF, los títulos del archivo no deben tener tíldes y/o símbolos, para evitar errores en la descargar del archivo.

5.3.3. Del uso del correo institucional

° El correo institucional es una herramienta de comunicación que posibilita la interconexión de información, casi en tiempo real, permitiendo que entre los servidores y las diferentes dependencias de la entidad se intercambie información.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico divulgará a través de este medio, boletines de prensa, agenda de actividades, convocatorias a eventos, el registro diario de las noticias del IGAC y del Gobierno Nacional e información de interés para los servidores de la entidad.

° El correo interno será manejado de forma directa por cada funcionario y contratista del IGAC.

° Se recomienda revisar de manera constante el correo, mínimo 2 veces al día, para garantizar que se está enterado de la información que es enviada.

° Se escribirán los textos en mayúsculas y minúsculas. La mayúscula sostenida dificulta la lectura.

° Los correos enviados deben llevar la firma del servidor que envía el mensaje.

° Se recomienda borrar los correos ya leídos y que no sea necesario almacenar.




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° No se decorarán con fondos de pantalla los mensajes enviados, ni se enviarán cadenas ni chistes.

° Se utilizará vocabulario respetuoso hacia los compañeros de la entidad.

° Los avisos clasificados tendrán una plantilla especial en el correo, por tal razón, se debe enviar la información al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico que se encargará de divulgar de manera unificada todos los anuncios.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico se encargará de enviar de manera unificada todos sus anuncios.

5.3.4. Del Uso y Administración de las Pantallas Digitales

° Las pantallas digitales como piezas de divulgación masiva, tienen como propósito dar a conocer permanentemente información, comunicados, noticias, eventos, fotografías, videos o decisiones del Instituto y están dirigidas tanto a los funcionarios como al público externo que visita los diferentes pisos del IGAC.

° En el IGAC se han previsto dos tipos de información que serán dispuestas en las pantallas digitales:

1. Información Interna: para mantener informados oportunamente, motivados e integrados a los funcionarios y contratistas para la consecución de los objetivos y las metas previstas por la entidad mediante las pantallas digitales internas.

2. Información Externa: con el propósito de mantener informados oportunamente y ordenadamente a los usuarios sobre resoluciones, decisiones, avisos y trámites de cada una de las subdirecciones se dispondrán las pantallas digitales externas.

° El IGAC mantendrá pantallas digitales ubicadas en diferentes lugares de la Sede Central y los centros de información geográfica de las direcciones territoriales, visibles tanto para los usuarios externos como para los funcionarios de la entidad, a través de la cual se informe sobre temas de interés para los servidores del IGAC.

° La administración de las pantallas digitales estará a cargo del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el cual determinará la información a publicarse.

° Los contenidos socializados a través de las pantallas digitales deben ser actualizadas de manera permanente por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico

° La información para las pantallas digitales se obtendrá de tres fuentes:

o Información producida directamente por el GIT de Comunicaciones.

o Información externa que se reciba de otras entidades de manera directa.

o Información que produzcan las dependencias y que soliciten al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico sea publicada en las pantallas digitales del Instituto.

° Para solicitar la publicación de información en las pantallas digitales, las dependencias que así lo requieran, deben enviar la solicitud al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud, mínimo con 2 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho. Cuando el contenido de los archivos adjuntos supere la capacidad de envío permitida por la herramienta de “Soporte Informático” (2Mb), los archivos se enviarán a través del correo de comunicación interna




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[email protected], indicado el número de la incidencia que arroje la solicitud a través de la herramienta, el cual tiene una capacidad de 25 Mb.

° Al recibir la información que requiere ser divulgada en las pantallas digitales, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico realizará el trámite correspondiente para su publicación, redactando los textos y publicando en las plantillas la información respectiva.

5.3.5. Del uso del teléfono Institucional

° Al responder el teléfono se debe identificar el nombre de la dependencia o Grupo Interno de Trabajo.

° Utilizar un tono entusiasta, contestar lo más pronto posible y procurar no hacer esperar a alguien a no ser que sea totalmente necesario.

° En caso de compartir la oficina con más compañeros, se procurará hablar en un tono moderado.

° Hacer un uso correcto del tiempo mientras se habla por teléfono, teniendo en cuenta que ésta es una herramienta de trabajo.

° Ser cortés y amable con la otra persona y a la vez ser un buen oyente.

° Se recomienda tomar el mensaje completo y hacer entrega del mismo a quien corresponda.

° Si la llamada no es para el área de trabajo, ésta se direccionará de manera adecuada indicando el número de extensión o de teléfono a donde se puede comunicar nuevamente.

° Si se tiene que dejar el teléfono con una llamada en espera, se deberá regresar tan pronto como se pueda. Si se tarda más de lo que pensó para obtener la información, regresará de vez en cuando al teléfono con unos datos progresivos.

° Cuando sea necesario denegar una solicitud o llamada, se deberá dar explicación con mucho tacto.

° Tratar a los compañeros de trabajo con la misma cortesía telefónica que se brinda a los clientes externos o ciudadanos que requieren información.

5.3.6. De los lineamientos de Identidad Corporativa

o El IGAC cuenta con un documento que contiene los “Lineamientos de Identidad Corporativa”, el cual determina los lineamientos que debe seguir el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico para el diseño de material editorial, promocional y elaboración de piezas comunicativas.

o El documento “Lineamientos de Identidad Corporativa”, es elaborado y actualizado por la el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico y se constituye en una herramienta fundamental de uso cotidiano y en una guía práctica con pautas específicas de identidad visual, cuyo objetivo es evitar el uso indiscriminado intuitivo y arbitrario de los recursos gráficos que integran la identidad del instituto, garantiza que todas las piezas que se produzcan en el IGAC guarden uniformidad en su estilo y presentación.

o El documento puede ser consultado por los servidores del IGAC, a través de la IGACNET, en la sección de Material de apoyo / “Lineamientos de Identidad Corporativa”

5.3.7. Del Diseño de Piezas Comunicativas




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o Las solicitudes para el diseño y elaboración de las piezas de comunicación informativas, divulgativas, promocionales, virtuales o impresas que requieran las diferentes Dependencias o Grupos Internos de Trabajo del Instituto, serán realizadas únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud, mínimo con 8 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho. Para lo correspondiente a la conceptualización y diseño de campañas internas o externas los requerimientos e información deberán ser enviados mínimo con un mes de anticipación.

o El diseño y diagramación de material editorial, mapas, libros, revistas, cartillas, etc., deberán ser

realizados por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el contenido temático deberá ser aprobado por el área técnica y la publicación aprobada por la Oficina de Difusión y Mercadeo. Cuando los diseños del material en mención se realicen directamente en las áreas técnicas, durante el proceso de elaboración, se deberá contar con la asesoría del GIT de Comunicaciones, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la imagen de identidad corporativa.

o La conceptualización, diseño y elaboración de las piezas de comunicación informativas, divulgativas, promocionales, virtuales o impresas que requieran las diferentes Dependencias o Grupos Internos de Trabajo del Instituto, serán realizadas por los diseñadores del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido para el Instituto, sin

excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con los lineamientos de Identidad Corporativa establecidos para tal fin. No llevará, nombres o logos de Grupos internos de Trabajo o dependencias.

o En los casos en los cuales se realice el diseño de piezas de comunicación directamente en las

dependencia, los mismos deben responder y cumplir con los lineamientos establecidos en los lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisados y aprobados por el Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación que se produzca, derivada de un contrato o convenio externo y que

lleve la imagen del Instituto, debe seguir las pautas de presentación e identificación corporativa contenidas en los lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisadas y probadas por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico

o Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido por el GIT de

Comunicaciones y Marketing Estratégico, sin excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con el Manual de Identidad Corporativa; no llevará, nombres o logos de Grupos internos de Trabajo o dependencias.

o Será responsabilidad de las áreas y dependencias del IGAC del IGAC tanto en sede central como en direcciones territoriales, consultar a través de la IGACNET las plantillas que se encuentran vigentes y garantizar su correcta aplicación, así como la plantilla oficial para presentaciones en powert point, las cuales se constituyen en documentos de uso obligatorio en sede central y direcciones territoriales.

o Los tiempos que tomará para diseñar las piezas divulgativas, corresponderán al orden en que las

solicitudes sean recibidas en GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico y se cuente con la información para realizar el diseño. Se requerirán unos tiempos mínimos para la entrega del diseño, dependiendo la complejidad de la pieza a diseñar (material editorial, material impreso, pieza virtual. Etc.), mínimo.




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COPIA NO CONTROLADA

o Si la pieza de comunicación no se diseña por solicitud de un área o dependencia, sino por iniciativa del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, esta no deberá cumplir el presente procedimiento, contará con el aval para su contenido técnico, por parte del área responsable.

6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

6.1. REALIZACIÓN DEL BOLETÍN ACTUALIGAC

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y

ASPECTOS RELEVANTES

Profesional GIT de Comunicaciones y

Marketing Estratégico

1. Recopila información de las diferentes áreas del IGAC, revisa, analiza y determina qué se publica.

Verificar que la información corresponda a temas de interés para los funcionarios y contratistas.

2. Determina el estilo gráfico, secciones, unidad de género, fotografías teniendo en cuenta que su edición será sólo de una página.

3. Redacta los textos en lenguaje claro a partir de la información recolectada.

4. Realiza el montaje final del boletín en la plantilla vigente, para su aprobación y posterior publicación.

Coordinador GIT de Comunicaciones y


5. Revisa y aprueba el contenido del Boletín para la divulgación de la pieza o sugiere ajustes.

Si requiere realizar ajustes continúa en la actividad 6, de lo contrario sigue en la actividad 7.

Profesional GIT de

Comunicaciones y


6. Realiza los ajustes indicados por el Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

7. Realiza el montaje final.

Profesional GIT de

Comunicaciones y


8. Realiza la publicación y distribución del Boletín final aprobado, la cual puede ser en medio impreso o en enviada por el correo institucional a los servidores del IGAC, y se divulga el primer día hábil de la semana.

Boletín final en medio magnético archivado conforme a la TRD que se encuentre aprobada.




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6.2. REALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE BOLETINES VIRTUALES


ASPECTOS RELEVANTES

Profesional GIT de

Comunicaciones y


1. Recolecta la información de las dependencias del IGAC, y compila las fotografías que serán parte complementaria a divulgarse.

2. Redacta los textos y contenidos en un lenguaje claro, a partir de la información recolectada.

3. Determina el estilo gráfico, secciones, unidad de

género y asigna la fotografía correspondiente a

cada texto. (Si la fotografía corresponde a

información de Direcciones Territoriales se

procede a solicitarla, si la fotografía corresponde

a información de Sede Central, se solicita a la

respectiva dependencia o se busca en el archivo

fotográfico del GIT de Comunicaciones y

Marketing Estratégico.

4. Realiza el diseño final del documento en la plantilla vigente para cada boletín, para su revisión, aprobación y posterior publicación.



5. Revisa y aprueba el contenido de la publicación, le da el visto bueno para su divulgación o sugiere ajustes. Si requiere realizar ajustes continúa en la actividad 6, de lo contrario sigue en la actividad 7.

Verificar que se utilizó el formato aprobado para el respectivo boletín.



6. Realiza los ajustes indicados por el Coordinador del GIT de Comunicaciones.

7. Realiza el montaje final en el diseño de plantilla o formato establecido por Comunicaciones.

8. Efectúa la distribución de la pieza final, a través del correo interno de los funcionarios y contratistas de la entidad, tanto en sede central como en direcciones territoriales.

Archivar el diseño final del boletín en medio magnético conforme a la TRD que se encuentre aprobada.




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6.3. REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INTERNAS


ASPECTOS RELEVANTES

Secretaría General/ Subdirector/

Jefe de Oficina /Director Territorial/ Coordinador del Grupo Interno de Trabajo

o quienes hagan sus veces

1. Solicita apoyo para el diseño y conceptualización de la campaña al Coordinador del Equipo de Comunicaciones y Marketing Estratégico a través de la herramienta de “soporte informático” con una incidencia al GIT de Comunicaciones.



2. Revisa la solicitud y asigna la conceptualización y diseño de la Campaña Interna al profesional encargado de diseño delGIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

Si la campaña es iniciativa propia del Equipo de Comunicaciones se delega directamente al profesional de diseño del GIT de Comunicaciones.


Marketing Estratégico 3. Realiza la conceptualización y el diseño final

de la campaña y los remite al Coordinador del GIT de Comunicaciones para su aprobación.



4. Revisa y aprueba la campaña diseñada o sugiere ajustes.

Si requiere realizar ajustes continúa en la actividad 5, de lo contrario sigue en la actividad 6.



5. Realiza los ajustes indicados y la remite al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico para su aprobación Regresa al paso 4)

6. Divulga la campaña a través de los canales informativos internos con que cuenta el IGAC (Pantallas, correo interno, mailings o Igacnet, entre otros).

Archiva el Diseño final de la Campaña en medio magnético conforme a la TRD que se encuentre aprobada.

6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES


ASPECTOS RELEVANTES



1. Recolecta la información del IGAC, y compila las fotografías que serán parte complementaria a la publicación.




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6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES


ASPECTOS RELEVANTES

2. Redacta los textos y contenidos en un lenguaje claro, a partir de la información recolectada.

3. Determina el estilo gráfico de la información a publicarse (Noticias IGAC, monitoreo de medios, tarjetas de cumpleaños, piezas divulgativas, videos) y asigna la fotografía correspondiente a cada texto.

4. Si la fotografía corresponde a información de Direcciones Territoriales se procede a solicitarla, si la fotografía corresponde a información de Sede Central, se solicita a la respectiva dependencia o se busca en el archivo fotográfico del Equipo de Comunicaciones.

5. Realiza el diseño de la información a publicarse, en las plantillas correspondientes para revisión, aprobación del Coordinador del GIT de Comunicaciones.



6. Revisa y aprueba el contenido de la publicación, le da el visto bueno para su divulgación ó o sugiere ajustes. Si requiere realizar ajustes continúa en la actividad 5, de lo contrario sigue en la actividad 6.


Marketing Estratégico 7. Realiza los ajustes indicados por el Coordinador del GIT de Comunicaciones

Archiva el Diseño final de la pieza o información divulgada en medio magnético conforme a la TRD que se encuentre aprobada y la evidencia de la publicación.

8. Realiza el montaje final en el diseño de las plantillas o formatos establecido por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

9. Efectúa la publicación a través de las pantallas digitales




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6.5. PRODUCCIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL


ASPECTOS RELEVANTES

Profesional del GIT de Comunicaciones y


1. Recopila la información necesaria para la realización del video, los cuales tendrán diferentes temáticas a través de los cuales se dé a conocer la gestión del IGAC: de actividades, trámites y servicios, del IGAC, así como videos de temáticas trascendentales de catastro, agrología, CIAF, Geografía, cartografía y tecnologías implementadas por la entidad y de la gestión del IGAC en general.

2. Elabora el guión para la producción y edición del video, busca las locaciones y personajes a entrevistas de acuerdo con la competencia temática del video, realizando las tomas que sean necesarias para la preproducción, producción y edición.

3. Realiza la producción y edición del video. 4. Remite por correo o entrega en medio

magnético al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico

el video para revisión.

Coordinador del GIT de Comunicaciones y


Responsable de Proceso Secretaría General, Subdirector Jefe de

Oficina

5. Revisa y aprueba y el video.

Video aprobado



6. Sube el video en el canal en Youtube. en la cuenta oficinal del Instituto, si corresponde su publicación en este canal o envía para publicación a través de las diferentes herramientas de comunicación del IGAC, según corresponda.

7. Informa al GIT de Comunicaciones y Marketing

Estratégico, el link del video publicado a través del canal de YouTube.

Link del video publicado

Archiva el video en medio magnético de acuerdo a las TRD aprobadas,




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7. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma Realización del Boletín ACTUALIGAC

Anexo 2. Flujograma Realización y Divulgación de Boletines Virtuales

Anexo 3. Flujograma Realización de Campañas Internas

Anexo 4. Flujograma Administración de Pantallas Digitales

Anexo 5. Flujograma Producción de Material Audiovisual

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

2

5.1. Se elimina el Decreto 1143 de 2014

Mayo de 2015

5.1. Se incluye el Decreto único Reglamentario 1072 de 2015

5.2. Se incluye la Norma NTC-OHSAS 18001 – Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos.

5.3.1.

Se incorpora el ítem Las comunicaciones sobre temas

técnicos o específicos serán competencia de cada uno de los

procesos y ellos serán los responsables de dar respuesta a

los requerimientos sobre solicitudes técnicas o

requerimientos normativos que se lleguen a presentar.

5.3.2. Se incorpora el lineamiento Administración y Cargue de

Contenidos en la IGACNET.

3

Se ajusta el Procedimiento de Comunicación Interna, debido

a la creación como Grupo interno de Trabajo Comunicaciones

y Marketing Estratégico según Resolución No. 117 de 2017.

Se ajusta lo correspondiente al cargo de Coordinador del GIT

de Comunicaciones y Marketing Estratégico

Se incorporan nuevos términos en el glosario

Se modifica el nombre del Manual de imagen corporativa por

“Lineamientos de Identidad Corporativa”.

Se ajusta el ítem 5.1. Del Procedimiento, Lineamientos o

Políticas de Operación

Se incorpora el ítem 5.3.6. De los Lineamientos de Identidad

Corporativa

Se modifica el nombre del boletín virtual MiIGAC, por

Actualigac, en el ítem 5.3.1. De la Comunicación Interna

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VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

Se incorpora en el ítem 5.3. DE PROCEDIMIENTO,

LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN la

herramienta de “Soporte Informático” a través de la

IGACNET, como medio para que las áreas del Instituto

realicen los requerimientos o solicitudes en los temas de

comunicaciones.

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO

COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Angela María Ortiz

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO

DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Luis Alberto Conde Alonso

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE COORDINADOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO

COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Alba Esperanza Giraldo

VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE DIFUSIÓN Y

MERCADEO DE INFORMACIÓN

Paola Andrea Méndez Hernández

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Marcela Yolanda Puentes Castrillon (E)

ANEXO 1

FLUJOGRAMA REALIZACIÓN DEL BOLETÍN MI IGAC

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y

MARKETING ESTRATÉGICO

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ANEXO 2

FLUJOGRAMA REALIZACION Y DIVULGACION DE BOLETINES

VIRTUALES



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ANEXO 3

FLUJOGRAMA REALIZACION DE CAMPAÑAS INTERNAS



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ANEXO 4

FLUJOGRAMA ADMINISTRACION DE PANTALLAS DIGITALES



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ANEXO 5

FLUJOGRAMA PRODUCCIÓN DE MATERIAL EDITORIAL



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