IGAC INSTITUTO GEOGRÁFICO

AGUSTINI CODAZZI

PROSPERIDAD 1 PARA TODOS Territona: Antioauia

COMITÉ DE MEJORAMIENTO

ACTA No.1 de 2015

DIRECCIÓN TERRITORIAL ANTIOQUIA

FECHA: Medellín, 4 de mayo de 2015

HORA: De las 1:30 pm a las 4:45 pm

LUGAR: Oficina de la Dirección

ASISTENTES: Ver listado de asistencia

ORDEN DEL DÍA

1. Informes de auditorías internas y externas. 2. Seguimiento de los indicadores. 3. Seguimiento a proyectos del pian de Gestión anual. 4. Análisis de producto no conforme. 5. Análisis y Seguimiento a peticiones, quejas y reclamos y denuncias PQRSD 6. Análisis de resultados de encuestas de satisfacción. 7. Análisis de riesgos — Seguimiento a las acciones preventivas definidas. 8. Mejoras al proceso o dirección territorial 9. Seguimiento de las ACPM en proceso. 10. Compromisos 11. Debilidades y solicitudes.

DESARROLLO

1. Informes de auditorías internas y externas.

El director territorial comunica que el día 26 de noviembre de 2014 se recibió el informe de una auditoría integral que se llevó a cabo en la Territorial por parte de la oficina de Control Interno de la sede central, llevada a cabo durante los días 26 al 28 de julio de 2014. Este informe propone llevar a cabo un plan de mejoramiento el cual se ha venido cumplimiento satisfactoriamente.

Carrera 52 N.° 42-43 lnt. 99-11 Teléfonos: 381 0561 - 262 5958 Medellín E-mail: medellln@igac.gov.co Web: www.igac.gov.co

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Teiritorlai Antioquia

2. Seguimiento de indicadores Los indicadores ae gestión se vienen ingresando al S1SGES oportunamente. En la UOC de San A.ndres se han presentado aigunos retrasos a causa de sistema de telecomunicaciones lo cual deriva que el internet se cae permanentemente o funciona muy lento.

3. Seguimiento a proyectos del plan de Gestión anual. Oportunamente se le está haciendo seguimiento al acuerdo de gestión y sus respectivos proyectos.

4. Análisis de producto no conforme. En la Territorial Antioquia durante lo recorrido de este año no se han presentado casos de material no conforme.

5. Análisis y seguimiento a peticiones, quejas y reclamos y denuncias PQRSD. A la fecha de la realización de este Comité de Mejoramiento no se evidencia la existencia de quejas.

En lo que tiene que ver con derechos de petición fa Territorial Antioquia cuenta con seis (6) radicados sin finalizar correspondientes al año 2014. Estos radicados son los siguientes: ER341 trasladado por competencia a la Subdirección de Catastro y los radicados ER1179, ER1245, ER626, ER710 y ER871 fueron asignados por error en el sistema a la Territorial Atlántico. Como acción de mejora se solicitará a la doctora Isabel Cristina Sandoval rea!izar e! trámite correspondiente para finalizar las comunicaciones.

La mayoría de las PQRD son por trámites catastrales, las cuales se trasladan a las diferentes Direcciones Territoriales o Entidades Descentralizadas responsables. Las PQRD están siendo atendidas de forma oportuna en la DT Antioquia.

Para las PQRD recibidas a través de la web se requiere que haya una plena identificación de la persona interesada para poderse comunicar ya que con el correo electrónico no ha sido efectiva la comunicación por lo tanto se requiere de un número telefónico.

6. Análisis de resultados de encuestas de satisfacción. Se revisó el informe de encuesta de satisfacción 2014 donde la Dirección Territorial Antioquia logró los siguientes resultados:

TERRITORIAL % SATISFACCION

PRODUCTOS Y SERVICIOS

% SATISFACCION ATENCIÓN EN EL CiG.

% SATISFACCION PROMEDIO

PONDERADO

DT Antioquia 68,7% 74,98% 71,85%

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Por lo anterior se elaboró la ACPM 1071 con el fin de mejorar la percepción de los usuarios respecto al servicio prestado y a los productos ofrecidos en la Dirección Territorial.

7.. Análisis de riesgos — Seguimiento a las acciones preventivas definidas Se hicieron aportes valiosos los cuales se incluyeron en el mapa de riesgos de gestión definitivo.

8. Mejoras a los procesos de la dirección territorial. Se requiere inducción y reinducción en SGC para los funcionarios y contratistas de la Territorial y la Unidad Operativa de Catastro.

9. Seguimiento de las ACK/1 en proceso La territorial Antioquia a la fecha cuenta con la ACPM 1071 abierta y la fecha para el próximo seguimiento es el 20 de agosto de 2015.

10. Compromisos Realizar las encuestas de satisfacción de acuerdo con las instrucciones dadas por la oficina de difusión y mercadeo del IGAC.

11. Debilidades y solicitudes • En tema de PQRD en San Andrés hay debilidad en respuesta, por falta de personal en

la UOC en relación con el tema.

• Hace falta capacitación al personal de la territorial en los temas misionales para atender las ventas del centro de información de la Territorial.

• Se ha cumplido con las metas de ventas en el primer trimestre de 2015.

• No se cuenta en la Dirección Territorial Antioquia con buzón de sugerencias, se solicitó uno mediante memorando IE 68 del año 2014 a la oficina de difusión y mercadeo, pero no se obtenido respuesta.

• Se presentan dificultades con personal en la DT Antioquia y en la UOC de San Andrés, de la siguiente forma:

• En la Territorial Antioquia se encuentran vacantes el cargo de pagador y un Auxiliar Administrativo y se requiere contratar los servicios de un profesional en Ordenamiento Territorial y un profesional de apoyo a la dirección. En San Andrés se necesita un conductor para el vehículo con actividades de mensajero, una persona dedicada al archivo de gestión y al archivo catastral. Asignar viáticos en los desplazamientos de funcionarios y contratistas que se realicen a ias zonas rurales de San Andrés y a Providencia.

o Las instalaciones no son las más adecuadas de acuerdo con la auditoría integral de la oficina de Control Interno.

Carrera 52 N.° 42-43 int. 99-11 Teléfonos: 381 0561 - 262 5958 Medellín E-mall: medellin@igac.gdv.co Web: www.igac.gov.co

JARO IVÁN ARULANDA TOBÓN

Director D rlección Territorial

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MARÍA ANGÉLICA SÁNCHEZ FARÍAS Auxiliar Administrativo

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• Los extintores se encuentran vencidos desde diciembre de 2014.

• Se necesita un digiturno para mejorar el servicio en !a atención al público.

• Las puertas de vidrio de la entrada principal requieren reparación y manten:miento.

Carrera 52 N» 42-43 int. 99-11 Teléfonos: 381 0561 - 262 5958 Medellín E-mail: medellín@igac.goveo Vvieb: www.igac.gov.co

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