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Manual de
Procedimientos
Unidad de Planeación y
Transparencia
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
DS/1761-2017 de fecha 16/11/2017”.
Lic. Miguel Ángel Murillo Aispuro
Secretario de la Contraloría GeneralC.P. Gabriel Aboites Rascón Encargado
de Despacho de la Unidad de
Planeación e Innovación Institucional
C.P. Adolfo Enrique Clausen Iberri
Director General de ISSSTESON
ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
Introducción
El presente manual de procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y
mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
realizadas en la Unidad de Planeación del Instituto, cuidando que estas atiendan a la misión del
gobierno estatal.
Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histórico así como los
procedimientos desarrollados.
Cabe señalar que este documento se actualiza en la medida que se presente modificaciones
en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de la Unidad de Planeaci ón, o en
algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
1
Objetivo del Manual
Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a
cada una de las principales funciones de la Unidad de Planeación, y de la misma manera tener
una forma ordenada de operar y dar certeza a los empleados y derechohabientes del trabajo que
actualmente se realiza en la Unidad de Planeación.
2
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No,Dir.
RED DE PROCESOSInstituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Unidad de Planeación y Transparencia
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
20/03/2014
63-PLA-RP/Rev.02
Hoja 1 de 1
Procedimiento Productos Indicadores Cliente
4.15 C 3 01 Gestion de Direccion Alta
Dirección
Jefe de la Unidad de
Planeación y
Transparencia
Informe de respuesta
de acciones ejercidas
en seguimiento a
asuntos especiales
01 Integración de los Informes
Trimestrales de Cuenta Pública.
Programa Operativo anual y Cuenta
Pública
No. de metas cumplidas/No.
metas programadas del
Programa Operativo Anual/No.
de evaluación de la Cuenta
Publica recibidas
trimestralmente.
Internos:
Unidades
Administrativas del
Instituto, Hacienda y
Público en general.
Ciudadanos.
Registro de
incidencias de
asuntos atendidos
4.15 C 3 01 Gestion de Direccion Alta
Dirección
Jefe de la Unidad de
Planeación y
Transparencia
Informe de respuesta
de acciones ejercidas
en seguimiento a
asuntos especiales
02 Atención a solicitudes de
acceso a la Información
Pública.
Solicitudes de acceso a la
información pública respondidas
No. de solicitudes
respondidas./No. de solicitudes
aceptadas y/o rechazadas
Público en general.
Ciudadanos.
Registro de
incidencias de
asuntos atendidos
4.15 C 3 01 Gestion de Direccion Alta
Dirección
Jefe de la Unidad de
Planeación y
Transparencia
Informe de respuesta
de acciones ejercidas
en seguimiento a
asuntos especiales
03 Elaboración y Acto de
Entrega-Recepción.
Paquete E-R firmado, foliado y
recibido por la Secretaría de la
Contraloría General del Estado de
Sonora.
No. de solicitudes recibidas para
el trámite de E-R a través de
oficios.
Unidades
Administrativas y
Departamentos de
ISSSTESON.
Registro de
incidencias de
asuntos atendidos
Catálogo de Macroprocesos
1 Atención a la Salud
2 Prestación de Servicios Sociales y Económicas
3 Planeación, Programación y Presupuesto
Catálogo de Facultades
A Prestaciones Económicas
B Servicios de Salud
C Administración Institucional
D Vivienda
ValidóRevisóElaboró
C.P. Adolfo Enrique
Clausen Iberri Director
General de ISSSTESON
C.P. Gabriel Aboites
Rascón Encargado de
Despacho de la Unidad de
Planeación e Innovación
Institucional
L.A.P Joy Walkiria
Yeomans Rosas
Encargada de Calidad
Institucional
SIP-F01/REV.013
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta Pública.
63-PLA-P01/Rev.03
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Unidad de Planeación y Transparencia
07/05/2018
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Cumplir con la correcta integración del Programa Operativo anual del Instituto, así como la elaboración y
presentación en tiempo y forma del Informe Trimestral de Cuenta Pública.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Todas las Unidades Administrativas del Instituto y Órganos desconcentrados.
II.- ALCANCE
•POA: Programa Operativo Anual; es un instrumento de planeación que propicia la optimización del uso de
recursos del Instituto.
•ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
•Instituto: ISSSTESON.
•Programa Anual: POA o en su caso, Programa Operativo Anual.
•Cuenta Pública: Principal sistema de evaluación Programática-Presupuestal, que se aplica al gasto público y que
debe presentar el Ejecutivo Estatal. La cual se presenta trimestralmente a la Secretaría de Hacienda del Estado.
•ETCA: Formato del Sistema Estatal de evaluación para el avance programático de los Organismos y Entidades de
la Administración Pública.
•Órgano de Gobierno: H. Junta Directiva.
•SSO: Sistema de Seguimiento de Objetivos.
•SIPPSE: Sistema de programación, presupuestación y seguimiento del Estado de Sonora.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
4
•Ley 38 Isssteson.
•Reglamento Interior de Isssteson.
INFORMACIÓN CONTABLE
•ETCA-I-01 Estado de Situación Financiera
•ETCA-I-02 Estado de Situación Financiera-Detallado-LDF
•ETCA-I-03 Estado de Actividades
•ETCA-I-04 Estado de Variación en la Hacienda Pública
•ETCA-I-05 Estado de Cambios en la Situación Financiera
•ETCA-I-06 Estado de Flujos de Efectivo
•ETCA-I-07 Estado Analítico del Activo
•ETCA-I-08 Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos
•ETCA-I-09 Informe Analítico de la Deuda y Otros Pasivos-Detallado-LDF
•ETCA-I-10 Informe Analítico de Obligaciones Diferentes de Financiamiento-LDF
•ETCA-I-11 Informe sobre Pasivos Contingentes
•ETCA-I-12 Notas a los Estados Financieros
INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA
•ETCA-II-01 Estado Analítico de Ingresos
•ETCA-II-02 Estado Analítico de Ingresos Detallado-LDF
•ETCA-II-03 Conciliación entre los Ingresos Presupuestarios y Contables
•ETCA-II-04 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos
•ETCA-II-05 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Detallado-LDF Clasificación Por Objeto del
Gasto
•ETCA-II-06 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Económica (Por Tipo de Gasto)
•ETCA-II-07 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Por Unidad Administrativa
•ETCA-II-08 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Detallado-LDF Por Unidad Administrativa
•ETCA-II-09 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Administrativa, Por Poderes
•ETCA-II-10 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Administrativa, Por tipo de
Organismo o Entidad Paraestatal
•ETCA-II-11 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Funcional (Finalidad y Función)
•ETCA-II-12 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos -Detallado-LDF Clasificación Funcional
(Finalidad y Función)
•ETCA-II-13 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Por Partida del Gasto
•ETCA-II-14 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos -Detallado-LDF (Clasificación de Servicios
Personales por Categoría)
•ETCA-II-15 Conciliación entre los Egresos Presupuestarios y los Gastos Contables
•ETCA-II-16 Endeudamiento Neto
•ETCA-II-17 Intereses de la Deuda
INFORMACIÓN PROGRAMÁTICA
•ETCA-III-01 Gasto por Categoría Programática
•ETCA-III-02 Gasto por Programa Presupuestario
•ETCA-III-03 Gasto por Proyectos de Inversión
•ETCA-III-04 Informe de Avance Programático
•ETCA-III-05 Matriz de Indicadores de Resultados
INFORMACIÓN COMPLETARIA-ANEXOS
•ETCA-IV-01 Indicadores de Postura Fiscal
•ETCA-IV-02 Balance Presupuestario-LDF
•ETCA-IV-03 Relación de Cuentas Bancarias Productivas Específicas
•ETCA-IV-04 Relación de Bienes que Componen su Patrimonio
•ETCA-IV-05 Relación de esquemas bursátiles y de coberturas financieras
•ANEXO Relación de esquemas bursátiles y de coberturas financieras
5
•Guía para la elaboración de informes trimestrales del estado de sonora ejercicio 2017 emitido por la Secretar ía de
Hacienda.
•Plan estatal del desarrollo 2016-2021.
•Base de datos de seguimiento de oficios en Excel.
•Base de datos de seguimiento de afectaciones presupuestales en Excel.
•El Programa Operativo Anual para el siguiente ejercicio fiscal debe ser solicitado a todas las áreas del Instituto
mediante oficio en el último trimestre año en curso para ser integrado y presentado para su aprobación en el mes de
Diciembre a la H. Junta Directiva.
•Para la integración del Programa Operativo Anual se utilizará el SSO, para lo cual se solicitará a las áreas del
Instituto mediante oficio elaborado los primeros días hábiles de cada mes, se registre el avance de sus metas en el
citado sistema.
•El avance programático mensual deberá presentarse a la H. Junta Directiva para su conocimiento.
•Para la presentación de los Informes Trimestrales se considera la Guía para la elaboración de los Informes
Trimestrales que emite la Secretaría de Hacienda al inicio de cada ejercicio fiscal, en la cual indica la fecha l ímite de
entrega, por lo que los primeros días hábiles del mes en el que se entregará el citado informe se enviará oficio a las
áreas requiriendo ya sea el avance programático, así como el llenado de los formatos ETCA que correspondan a su
área.
•Los formatos ETCA que entreguen las áreas deberán presentarse con firmas originales que son las que se
enviarán a la Secretaría de Hacienda en el paquete de Cuenta Pública.
•La persona responsable del POA se encargará de capturar el avance de las metas en el Sistema SIPPSE
trimestralmente como lo solicita la Secretaría de Hacienda.
•Para la evaluación del Programa Operativo Anual (POA) trimestral, las áreas deberán de resguardar la evidencia
que presentaron como avance programático registrado en el SSO, para presentarlo al auditor correspondiente.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo del procedimiento de Integración de los
Informes Trimestrales de Cuenta Pública.
63-PLA-P01-A01/Rev.03
6
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Requerimiento de la información
1.1 Responsable del POA Elabora oficio solicitando el llenado de los
formatos ETCA a la Subdirección de Finanzas
y a la Subdirección de Servicios
Administrativos.
Oficio de Solicitud
2 Recabar Información
2.1 Responsable de recepción Recibe información de las distintas áreas del
Instituto, sellando de recibido para su registro
en Base de Datos de Registro en Excel,
turnando al Jefe de la Unidad.
2.2 Responsable de
Transferencias
Elabora el formato “Anexo”, el cual contiene
las afectaciones presupuestales que se
registraron en el trimestre correspondiente.
Formato “ANEXO”
2.3 Responsable del POA captura en el SIPPSE el avance de las metas,
al finalizar se genera el Reporte de Informe de
Avance Programático
ETCA-III-04, SIPPSE
2.4 Registra el avance de las metas en el Formato
ETCA (Excel) que la Secretaría de Hacienda
defina para ese rubro.
Formato Excel ETCA
3. Conformar Informe
3.1 Responsable de Cuenta
Pública
Conforme al listado de formatos que marca la
Guía para la elaboración de Informes
Trimestrales ordena la documentación y le
saca 2 juegos de copias.
Paquete de Informe Trimestral
3.2 Ordena la información electrónica enviada por
las áreas conforme el índice que marca el
archivo de “formatos” para remitir a Secretaría
de Hacienda.
Archivo Excel
3.3 Elabora oficio para envío de paquete a la
Secretaría de Hacienda con la documentación
que se recabó. Se turna a Jefe de Unidad para
su revisión y firma correspondiente.
Oficio para entrega de Cuenta
Pública con acuse de recibido
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. Maria Jesús Elizabeth Lizardi
Romero / Responsable del POA
de la Unidad de Planeación y
Transparencia.
Mtro. Pedro Ángel Contreras
López / Director General de
ISSSTESON.
Ing. Fernando Ivan Navarro
Vazquez / Jefe de la Unidad de
Planeación y Transparencia.
7
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Unidad de Planeación y Transparencia
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta Pública.
63-PLA-P01/Rev.03 07/05/2018 10:12:11a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio de Solicitud1 Responsable del POA Papel 5 años Archivo de la Unidad
de Planeación
Archivo de la
Unidad de
Planeación
Formato Anexo2 Responsable de
Transferencias
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación
Archivo de la
Unidad de
Planeación
ETCA-III-043 Responsable del POA Electrónico 5 años Sistema de
Hacienda
Sistema de
Hacienda
Formato Excel ETCA4 Responsable del POA Electrónico 5 años Secretaría de
Hacienda
Secretaría de
Hacienda
Paquete de Informe
Trimestral
5 Responsable de Cuenta
Pública
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación
Archivo de la
Unidad de
Planeación
Archivo Excel6 Responsable de Cuenta
Pública
Electrónico 5 años Archivo de la Unidad
de Planeación
Archivo de la
Unidad de
Planeación
Oficio para entrega de
Cuenta Pública con
acuse de recibido
7 Responsable de Cuenta
Pública
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación
Archivo de la
Unidad de
Planeación
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
8
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraUnidad de Planeación y Transparencia
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta
Pública.
63-PLA-P01/Rev.03
1 ¿Elaboró oficio solicitando el llenado de los formatos ETCA a la
Subdirección de Finanzas y a la Subdirección de Servicios
Administrativos?
2 ¿Recibió la información de las distintas áreas del Instituto el
Responsable de Recepción?
3 ¿El responsable de transferencias elaboró el formato “Anexo”, el
cual contiene las afectaciones presupuestales que se registraron
en el trimestre correspondiente?
4 ¿Se capturó en el Sistema de Hacienda el avance de las metas,
al finalizar se genera el Reporte de Informe de Avance
Programático?
5 ¿Registró el avance de las metas en el Formato ETCA (Excel)
que la Secretaría de Hacienda defina para ese rubro?
6 ¿Conformó el listado de formatos que marca la Guía para la
elaboración de Informes Trimestrales ordena la documentación y
le saca 2 juegos de copias?
7 ¿Ordenó la información electrónica enviada por las áreas
conforme el índice que marca el archivo de “formatos” para
remitir a Secretaría de Hacienda?
8 ¿Elaboró oficio para envío de paquete a la Secretaría de
Hacienda con la documentación que se recabó. Se turna a Jefe
de Unidad para su revisión y firma correspondiente?
SIP-F04/REV.019
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Atención a solicitudes de acceso a la Información Pública.
63-PLA-P02/Rev.03
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Unidad de Planeación y Transparencia
07/05/2018
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Responder las solicitudes de información pública que reciba ISSSTESON, por medio del Sistema de Solicitudes
Infomex y a través de la Unidad de Enlace del Instituto.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Toda persona que solicite información de conformidad con la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de
Sonora, referente al Instituto.
II.- ALCANCE
•ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
•Ley: Ley de Acceso de la Información Pública del Estado de Sonora.
•Unidad de enlace: Unidad administrativa del sujeto obligado oficial, designada para atender las solicitudes de
acceso a la información pública del estado de Sonora, para el caso de ISSSTESON es la Unidad de Planeación del
Desarrollo.
•Sujetos obligados: En singular o en plural, las dependencias, entidades, órganos e instituciones y sus servidores
públicos referidos en las fracciones I a VI del art ículo 2 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de
Sonora.
•Información pública: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, administren, obtengan,
adquieran, transformen, posean o conserven por cualquier título.
•Información restringida: La que se encuentre en alguno de los supuestos de excepción que establece la Ley.
•Solicitante: Persona física o moral que solicita la información pública.
•Solicitud: Solicitud de acceso a la información que requiere la persona.
•Enlace: Persona designada por el Jefe de Unidad administrativa para dar respuesta a lo solicitado en su área de
adscripción.
•LAIPESS: Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
•INFOMEX SONORA: Sistema de solicitudes de información pública del estado de Sonora
III.- DEFINICIONES
•Ley 38 ISSSTESON.
•Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
•Reglamento de ISSSTESON.
•Infomex Sonora.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
10
•Se debe contar con un enlace en las unidades administrativas, para dar seguimiento a las solicitudes de acceso a
la información pública recibidas en su campo de aplicación.
•La solicitud de información podrá efectuarse en forma escrita o verbal manera personal o telef ónicamente, o
mediante un sistema electrónico vía remota o a través de la página en Internet del Portal de Transparencia del
Gobierno del Estado de Sonora.
•Las solicitudes se recibirán únicamente en días horas hábiles, consideradas para el efecto, los días de lunes a
viernes, con horario de atención a partir de las 8:00 horas hasta las 15:00 horas.
•Serán días inhábiles los días sábados y domingos, y los demás días señalados como tales por la Ley del Servicio
Civil del Estado de Sonora y los igualmente señalados por las autoridades competentes. Las solicitudes que se
presenten en días inhábiles y fuera del horario señalado, se registrarán al día siguiente inmediato hábil para efectos
de los cómputos de los plazos a que se refiere la Ley.
•La solicitud de información pública debe reunir los datos estipulados en el artículo 38 de la LAIPESS.
•La solicitud será rechazada cuando la información no esté a disposición del Instituto, en los términos previstos del
artículo 44 de la Ley. La solicitud será declinada por razón de competencia, para lo cual se observará lo dispuesto en
el último párrafo del artículo 38 de la LAIPESS. Cuando la información solicitada sea de acceso restringido, la falta de
notificación se entenderá como solicitud negada.
•Cuando el cuarto de contienda de la contraloría solicite una petición por tratarse de información delicada, el Jefe de
la Unidad de enlace se la debe de enviar para su análisis y que proporcione posibles soluciones.
•Dentro de los cinco días hábiles siguientes al del registro de la solicitud, la unidad de enlace notificará al
solicitante la aceptación, rechazo o declinación de su solicitud y, en su caso, el costo y los medios por los cuales se
hará entrega de la información.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
ADiagrama de flujo del procedimiento de atención a
solicitudes de acceso a la información pública
63-PLA-P02-A01/Rev.03
11
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de la Unidad de
Planeación e Innovación
Institucional.
Autoriza se envíe respuesta al Coordinador
Administrativo. Salto al paso 4.1
1 Recepción de solicitud.
1.1 Encargada de Transparencia Recibe solicitud de información.
“Si se recibe personalmente la información”
Salto a paso 1.4
“Si se recibe a través del Sistema Informex”
1.2 Revisa el detalle de la solicitud.
“Si es competencia del Instituto”
Salto a paso 1.5
“En caso contrario”
1.3 Declina a la dependencia que corresponda
1.4 Captura datos solicitados por Infomex.
1.5 Imprime la Solicitud de Información. Solicitud de Acceso a la
Información Pública del
Estado de Sonora.
2 Envío de solicitud.
2.1 Encargada de Transparencia Solicita al Asistente de la Unidad, realice oficio
al Jefe de la unidad administrativa, que le
compete la información requerida
2.2 Solicita al Jefe de la Unidad de Enlace firma en
oficio y procede a su entrega.
Oficio solicitando información.
3 Recepción de información.
3.1 Revisa respuesta a la solicitud. Salto al paso
4.1.
“En caso de rechazo”
3.2 Informa al Jefe de la Unidad de Enlace de las
razones del rechazo de la solicitud.
3.3 Jefe de la Unidad de
Planeación e Innovación
Institucional.
Autoriza se envíe respuesta al Coordinador
Administrativo. Salto al paso 4.1
4 Entrega de respuesta.
4.1 Encargada de Transparencia Genera respuesta al solicitante.
4.2 Envía respuesta al solicitante y archiva
documento adjunto según su folio en lugar
correspondiente.
Respuesta a solicitud.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
12
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Tania Luz Pliego Perla /
Encargada del Portal de
Transparencia de la Unidad de
Planeación y Transparencia
Mtro. Pedro Ángel Contreras
López / Director General de
ISSSTESON.
Ing. Fernando Ivan Navarro
Vazquez / Jefe de la Unidad de
Planeación y Transparencia.
13
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Unidad de Planeación y Transparencia
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Atención a solicitudes de acceso a la Información Pública.
63-PLA-P02/Rev.03 07/05/2018 10:12:38a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Solicitud de Acceso a la
Información Pública del
Estado de Sonora.
1 Jefe de la Unidad de
Planeación.
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación.
Archivo de la
Unidad de
Planeación
Oficio solicitando
información.
2 Jefe de la Unidad de
Planeación.
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación.
Archivo de la
Unidad de
Planeación.
Respuesta a solicitud.3 Jefe de la Unidad de
Planeación.
Electrónico y/o
Papel
5 años Archivo de la Unidad
de Planeación.
Archivo de la
Unidad de
Planeación.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
14
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraUnidad de Planeación y Transparencia
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Atención a solicitudes de acceso a la Información
Pública.
63-PLA-P02/Rev.03
1 ¿Se envió solicitud de información al enlace de la unidad
administrativa que compete?
2 ¿Se recibió aceptación o rechazo de información de unidad
administrativa competente?
3 ¿Se informó al solicitante de su aceptación o rechazo de
información?
4 ¿El Jefe de la Unidad de Enlace, revisó respuesta a solicitud
enviada por unidad administrativa competente?
5 ¿Se archivaron documentos según su folio de recepción?
SIP-F04/REV.0115
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración y Acto de Entrega-Recepción.
63-PLA-P03/Rev.02
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Unidad de Planeación y Transparencia
07/05/2018
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Garantizar la continuidad de la función pública y demás gestiones administrativas, a través de la elaboración y acto
de Entrega-Recepción del Servidor Público Saliente, quien al concluir su cargo, entrega evidencia documental de los
recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales, así como asuntos de su competencia, a quien recibe en
carácter de Servidor Público Entrante.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
A todas las Unidades, Subdirecciones, Departamentos, Hospitales y Policl ínicos de ISSSTESON.
II.- ALCANCE
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
E-R: Entrega-Recepción.
Unidad Administrativa: Según lo estipulado en la estructura orgánica del Reglamento Interior de ISSSTESON.
Sujeto Obligado: Al Titular de la Dependencia y demás Titulares de las Unidades Administrativas.
Plataforma: Sistema tecnológico SIR para Entregas-Recepciones.
Coordinador Interno: Titular de la Unidad de Planeación e Innovación Institucional, Servidor Público designado por el
Titular de la Dependencia, según términos del Artículo 13 del Reglamento de Entrega-Recepción para el Estado de
Sonora.
Plantillas: Formatos pre-establecidos en los lineamientos para la operación de la plataforma.
Paquete E-R: Contenido de la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos con las plantillas e información
generada por su área.
Unidad de Planeación: Unidad de Planeación e Innovación Institucional.
Acta Circunstanciada: Documento en el cual el Servidor Público, hace constar con toda claridad los hechos y
omisiones observados durante el procedimiento de E-R, con base en el cual, la autoridad emitirá la resolución
correspondiente al proceso administrativo establecido.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
16
•Ley 38 de ISSSTESON.
•Reglamento Interior del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
•Decreto que crean el Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado. B.O No. 46 Secc. III Jueves 6
de Diciembre del año 2017.
•Decreto que Reforma, Deroga, Adiciona diversas disposiciones al Decreto que Crea el Sistema de Informaci ón de
Acciones de Gobierno No. 26 Sección IV. Jueves 29 de Marzo del 2012.
•Lineamientos para el cumplimiento del Decreto que crea el Sistema de Informaci ón de Acciones del Gobierno.
Capitulo III. Artículo 17.No. 12 Secc. IV. Jueves 9 de Agosto del 2012.
•Ley 176, de Entrega-Recepción para el Estado de Sonora. Boletín Oficial Número 48, Secc. II, Lunes 16 de Junio
del 2014.
•Reglamento de la Ley de Entrega-Recepción para el Estado. Boletín Oficial Número 11, Secc. II, Jueves 5 de
Febrero del 2015.
•Lineamientos para la operación del Sistema para la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos del Poder
Ejecutivo del Estado De Sonora.
•Reforma de Lineamientos del Sistema de Entrega-Recepción. Boletín Oficial Número 24, Secc. II, Jueves 23 de
Marzo del 2017.
V.- POLITICAS
17
•Enviar solicitud de E-R mediante oficio a la Unidad de Planeación.
•Con motivo de la E-R el Servidor Público Saliente, deberá actualizar la información de las plantillas asignadas por
la Unidad de Planeación, para crear el paquete de E-R.
•El Servidor Público Saliente deberá entregar los siguientes documentos:
Para la firma del Acta de E-R se solicitará:
•Lugar, fecha y hora donde se llevará a cabo la E-R.
•Oficio de renuncia (al puesto o comisión) del Servidor Público Saliente.
•Nombramiento del Servidor Público Entrante (NOTA: las Unidades, Subdirecciones y Hospitales, el oficio del
nombramiento deberá ser expedido por el Director General de ISSSTESON ó en su caso por el Poder Ejecutivo).
•Credencial de elector de un testigo para el Servidor Público Entrante y otro para el Servidor Público Saliente; los
testigos deberán ser de la misma área de Entrega-Recepción.
Para el informe de gestión se solicitará los siguientes documentos:
•Actividades emprendidas y resultados obtenidos durante su gesti ón, que deberá contener los siguientes
elementos:
•Informe descriptivo de las actividades efectuadas durante el per íodo, así como de los resultados que se hayan
obtenido, especificando dichas actividades, por unidad administrativa de la dependencia o entidad; realizar cortes
informativos anuales a partir del inicio de la presente administración.
•Situación Laboral: Indicar tipo y número de plazas con que cuenta la unidad administrativa y cualquier informaci ón
que consideren pertinente.
•Situación jurídica: Referir de manera general todos los asuntos jur ídicos en proceso, en los que se encuentre
involucrada la Unidad Administrativa a la fecha de término o retiro.
•Situación Presupuestal: Indicar monto del presupuesto asignado y el avance porcentual a la fecha del informe.
•Asunto en trámite: nombre del asunto, fecha de inicio, situación actual, referir el avance del asunto, así como las
actividades pendientes para concluirlo, fecha de vencimiento.
•Observaciones pendientes de solventar: Indicar la instancia que generó la observaci ón, ejercicio correspondiente y
no. de observaciones pendientes.
Recursos humanos.
•El Servidor Público Saliente, deberá solicitar al Departamento de Recursos Humanos la plantilla del Personal del
área de entrega (sólo aplica a Departamentos de ISSSTESON).
Recursos Materiales.
•El Servidor Público Saliente, deberá solicitar al Departamento de Control de Bienes los siguientes elementos :
Inventario de mobiliario, inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo de transporte, (solo aplica el inventario
de equipo de transporte si el Departamento tiene asignado algún vehículo oficial de ISSSTESON).
Recursos Financieros.
•Actas de arqueo de caja de fondos fijos y revolventes, el Servidor Público Saliente, deberá entregar al
Departamento de Contabilidad, por medio de oficio, la solicitud de cancelaci ón del fondo revolvente y entregar a la
Unidad de Planeación, la evidencia por oficio (aplica sólo a los Departamentos que tienen asignada la caja chica).
•La información deberá poseer como fecha de corte, la comprendida en un per íodo no mayor de 20 días antes de
que se celebre la E-R.
18
•El Servidor Público Saliente tendrá como mínimo, 5 días hábiles posteriores a su renuncia oficial para entregar la
documentación solicitada completa.
•El Servidor Público Entrante, posterior a la firma de Acta de E-R, tendrá 30 días hábiles para la revisión de la
documentación recibida y aclaración de dudas.
•Todo paquete de E-R del Sujeto Obligado, deberá foliarse y firmarse por ambos Servidores Públicos por
cuadruplicado cada hoja de su contentido.
•En caso de que el Servidor Público Entrante o designado, detecte alguna irregularidad en relaci ón contenida del
acta, anexos e informe, podrá informar a la Unidad de Planeación, mediante oficio, con copia al Órgano de Control y
Desarrollo Administrativo, dentro del periodo de los 30 días hábiles. (Art. 15 Ley E-R)
•Se realizará Acta Circunstanciada, con asistencia de dos testigos, dejando constancia del estado en el que se
encuentren los recursos y asuntos asignados, haciéndolo del conocimiento del superior jerárquico y/o Contraloría
Interna (Órgano de Control y Desarrollo Administrativo) para su conocimiento y efectos legales correspondientes .
Sólo se consideran como causas justificadas: deceso, incapacidad f ísica o mental, reclusión o prisión preventiva por
motivo de una causa de naturaleza penal.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Elaboración y Acto
de Entrega- Recepción.
63-PLA-P03-A01/Rev.02
19
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Solicitud del servidor público saliente su
elaboración de Entrega-Recepción.
1.1 Solicita el Servidor Público Saliente o el área,
que se realice la E-R mediante oficio al Jefe de
la Unidad de Planeación.
Oficio de solicitud E-R
1.2 Secretaria de la Unidad de
Planeación.
Recibe oficio del solicitante y turna a Jefe de la
Unidad.
1.3
Jefe de la Unidad de
Planeación.
Verifica el oficio y turna al Encargado(a) del
SIA para su elaboración y respuesta.
“ Si el Servidor Público Saliente es Sujeto
Obligado”
1.4 Encargada del SIA Asigna dentro de la plataforma, las plantillas
correspondientes al rubro de Informe de
Gestión para que el Servidor Público Saliente
proceda al llenado de sus plantillas.
1.5 Solicita a las Unidades Administrativas que
cuentan con plantillas de modo Concentradora
la actualización de la información del área
solicitante. Salto a paso 1.7
“ Si el Servidor Público Saliente no es
Sujeto Obligado”
1.6 Encargada del SIA Envía respuesta del oficio al área solicitante
anexando todos los requisitos para el trámite
E-R.
Oficio de respuesta de E-R.
1.7 Recibe y verifica toda la documentación
electrónica en la plataforma o en papel para la
elaboración del paquete de E-R.
“Si falta información”
1.8 Encargada del SIA Notifica mediante correo electrónico o por
oficio, la información faltante al enlace del
Servidor Público Saliente; o en su caso, el Jefe
de la Unidad de Planeación notifica al Servidor
Público Saliente la información faltante, salto
al paso 1.7 del procedimiento.
“Si la información está completa”
1.9 Encargada del SIA Procede a crear el corte del paquete de E-R.
2. Elaboración del acta de Entrega-Recepción.
20
2.1 Encargada del SIA Plasma en el Acta de E-R lo siguiente:
• Fecha, hora exacta y lugar en donde se
llevará a cabo los hechos.
• Nombre del Servidor Público que deja de
ocupar el cargo y nombre del Servidor Público
que lo sustituye.
• Fecha y número de oficio del
nombramiento del servidor público entrante.
• Nombre, dirección y número de credencial
para votar del testigo del Servidor Público
Entrante y Saliente.
• Enlista todas las plantillas que se
agregaron al paquete de E-R.
• Invita y plasma en el acta, dos testigos del
área del Órgano de Control y Desarrollo
Administrativo para que verifiquen la veracidad
de la información de la E-R contenida en el
acta, anexos e informes.
Acta de E-R.
2.2 Procede al armado de paquete de
Entrega-Recepción.
3 Armado de paquetes Entrega-Recepción.
“ Si el Servidor Público Saliente es Sujeto
Obligado”
3.1 Encargada del SIA Imprime paquete de E-R y agrega folio con
número consecutivo correspondiente en todas
sus hojas, el cual debe de coincidir con el
contenido del corte registrado en la plataforma.
Paquete de E-R
3.2 Genera 3 paquetes más de E-R, formando 4
en total, anexando las actas y
distribuyéndolos de la siguiente manera:
1 ejemplar para el Servidor Público Saliente
1 ejemplar para el Servidor Público Entrante
1 ejemplar para la Unidad de Planeación
1 ejemplar para la Secretaría de la Contraloría
General
(Salto a paso 3.4)
“ Si el Servidor Público Saliente no es Sujeto
Obligado”
3.3 Introduce y separa las 4 actas de
Entrega-Recepción impresas y los 4 CDs
magnéticos en 4 folders diferentes
Paquete de E-R en CD.
3.4 Comunica al Jefe de la Unidad de Planeación,
al término del armado de paquetes para
proceder a la invitación de los Sujetos
involucrados en la Entrega-Recepción.
4. Invitación a los sujetos involucrados a la
Entrega-Recepción.
4.1 Jefe de la Unidad de
Planeación
Invita personalmente o telefónicamente a los
sujetos involucrados y plasmados en el acta
de E-R para su asistencia, indicándoles fecha,
hora exacta y lugar en donde se llevará a cabo
los hechos.
4.2 Procede a la realización de acto de E-R.
5. Realización y término de Acto
Entrega-Recepción.
5.1 Jefe de la Unidad de
Planeación
Reúne a todos los sujetos involucrados en el
lugar en donde se llevara a cabo el Acto de
Entrega-Recepción.
21
5.2 Preside la reunión dando lectura al Acta de
Entrega-Recepción y el contenido del paquete.
5.3 Entrega al Servidor Público Entrante, Saliente,
testigos y Órgano de Control los 4 folders para
su firma.
5.4 Verifica si las 4 Actas de E-R contienen todas
las firmas y antefirmas de los sujetos
involucrados.
5.5 Entrega a los Sujetos Obligados, los 4
paquetes para la firma en las hojas anexas y
foliadas del paquete de E-R.
5.6 Notifica al Servidor Público Entrante posterior a
la firma de acta de E-R, que tendrá 30 días
hábiles para la revisión de la documentación
recibida y aclaración de dudas.
“ Cierre del acto de entrega-recepción”
5.7 Envía paquete de E-R foliado y firmado por los
Sujetos Obligados, mediante oficio a la
Secretaría de la Contraloría General para su
conocimiento.
Oficio de envío Paquete de
E-R
5.8 Archiva oficio anexando el paquete de E-R
para su resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Ing. Sandra Lizbeth Herrera
Landavazo Encargada del SIA
de la Unidad de Planeacion y
Transparencia.
Mtro. Pedro Ángel Contreras
López / Director General del
ISSSTESON.
Ing. Fernando Ivan Navarro
Vazquez / Jefe de la Unidad de
Planeación y Transparencia.
22
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Unidad de Planeación y Transparencia
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Elaboración y Acto de Entrega-Recepción.
63-PLA-P03/Rev.02 07/05/2018 10:19:03a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio de solicitud E-R1 Secretaria de la Unidad de
Planeación.
Papel 5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
Oficio de respuesta de
E-R.
2 Secretaria de la Unidad de
Planeación.
Papel 5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Archivo
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
Acta de E-R.3 Encargada del SIA Papel 5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
Paquete de E-R4 Encargada del SIA Electrónico y/o
Papel
5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
Paquete de E-R en CD.5 Encargada del SIA Electrónico y/o
Papel
5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
Oficio de envío Paquete
de E-R
6 Jefe de la Unidad de
Planeacion
Papel 5 años Carpeta E-R de la
Unidad de
Planeación
Carpeta E-R de
la Unidad de
Planeación
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraUnidad de Planeación y Transparencia
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Elaboración y Acto de Entrega-Recepción.
63-PLA-P03/Rev.02
1 ¿El objetivo refleja lo que se espera lograr con la ejecución del
procedimiento?
2 ¿El campo definiciones refiere todas las siglas, palabras
desconocidas, que se presten a
interpretaciones erróneas, conceptos especializados y
abreviaturas incluidos en el
procedimiento?
3 ¿Se establecieron las referencias específicas del procedimiento,
es decir las relaciones o
vínculos con otros elementos (leyes, guías, otros procedimiento,
entre otros.)?
4 ¿Se establecieron las políticas del procedimiento?
5 ¿Se dividió el procedimiento en actividades sustantivas y
detalladas?
6 ¿Se describieron en orden cronológico y secuencial todas y
cada una de las actividades
que conforman el procedimiento?
7 ¿Su secuencia operativa es correcta? Es decir, si se llevan a
cabo las actividades tal
como se describieron ¿es posible completar el procedimiento ó
se “interrumpe” en
alguna actividad?
8 ¿Se identificaron los registros necesarios en su columna
correspondiente?
9 ¿Se elaboró el diagrama de flujo del procedimiento?
10 ¿Se describieron en el campo “Formatos e Instructivos” del
formato “Elaboración de
procedimientos” el nombre de los formatos e instructivos del
procedimiento?
11 ¿Se describieron en el campo “anexos” del formato “elaboración
del procedimientos” el
nombre del diagrama de flujo y demás anexos del
procedimiento?
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