Manual de Procedimientos - SICADsicad.sonora.gob.mx/Archivos/Temps/1113.pdf · equipos, transporte...
If you can't read please download the document
Transcript of Manual de Procedimientos - SICADsicad.sonora.gob.mx/Archivos/Temps/1113.pdf · equipos, transporte...
-
Manual de
Procedimientos
Subdireccin de Servicios Administrativos
Docu
men
to o
bsolet
o
-
Manual de
Procedimientos
Subdireccin de Servicios
Administrativos
Elabor Present ValidMara Guadalupe Ruiz Durazo
Secretaria de la Contralora GeneralC.P Carlos Fernando Herrera Padres /
Subdirector de Servicios Administrativos
C.P Ricardo Esqueda Pesqueira /
Director General de ISSSTESON
Docu
men
to o
bsolet
o
-
ContenidoI. Introduccin
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentacin de los procedimientos
Docu
men
to o
bsolet
o
-
Introduccin
El presente Manual de Procedimientos servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y
mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
realizadas en la Subdireccin de Servicios Administrativos del Instituto, cuidando que stas
atiendan a la misin del Gobierno Estatal.
Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histrico as como los
procedimientos desarrollados.
Cabe sealar que este documento se actualiza en la medida que se presenten modificaciones
en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de la Subdirecci n, o en algn
otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
1
Docu
men
to o
bsolet
o
-
Objetivo del Manual
Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a
cada una de las principales funciones de la Subdireccin de Servicios Administrativos, y de la
misma manera tener una forma ordenada de operar y dar certeza a los empleados y
derechohabientes del trabajo que actualmente se realiza en la Subdireccin.
2
Docu
men
to o
bsolet
o
-
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSInstituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
Fecha de
ElaboracinHojas
Cdigo de la Red
14/04/2015
63-ADM-RP/Rev.05
Hoja 1 de 4
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
01 Integracin del
Programa Anual de
Adquisiciones
Programa Anual de
Adquisiciones
Autorizado Disponible
Presupuestos
solicitados o autorizados
por Unidad Admva,
Hospital y Almacn.
Dpto. de
Almacenes
Central,
Hospitales y
Hospitales del
ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
02 Asignacin de claves
por proveedor para la
adquisicin de
medicamentos, bienes
y suministros a travs
de adjudicacin directa.
Pedidos de material
de curacin,
medicamentos,
reactivos y material
para laboratorio,
banco de sangre y
material dental.
No. Pedidos y rdenes
de compra atendidos de
Productos /pedidos y
rdenes de compra
recibidos.
Dpto. de
Almacenes
Central,
Hospitales y
Hospitales del
ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
03 Asignacin de claves
por proveedor para
adquisicin de
medicamentos, bienes
y suministros a travs
de licitacin pblica y/o
simplificada
Fallo de Licitacin
Pblica y/o
simplificada
No. fallos de licitacin
/Elaboracin de Pedidos
y rdenes de compra
solicitados
Dpto. de
Almacenes
Central,
Hospitales y
Hospitales del
ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
04 Trmite de solicitud y
orden de servicio para
la conservacin de
equipos, transporte y
reas del Instituto
Servicios Tramitados
por las distintas reas
del Instituto
Total de solicitudes de
servicios oficiadas/ No.
de solicitudes de
servicios recibidas
Oficinas
Generales,
Mdulos,
Clnicas,
Farmacias,
Almacenes y
Hospitales
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
05 Transferencia de Bienes
Muebles del Activo Fijo
del Instituto
Transferencia de
bienes muebles
No. de solicitudes
atendidas/ solicitudes
recibidas
Todas las reas
del Instituto
Porcentaje de
acciones
cumplidas
3
Docum
ento o
bsoleto
-
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
07 Alta en el resguardo de
activo fijo
Certificacin de
resguardo de bienes,
Resguardo de bienes
Bienes resguardados
respecto a los bienes
adquiridos por el
Instituto e informados al
Departamento para su
alta en el registro de
activos fijos.
Todas las reas
de Instituto.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
08 Recepcin de insumos
y bienes inmuebles
Reporte de Mercanca
Recibida (RMR).
Relacin de
Contabilidad para
trmite de pago.
ndice de cdigos
recibidos / solicitados.
Proveedores y
Departamento de
Contabilidad.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
09 Distribucin de Insumos
y bienes inmuebles.
Suministro de
insumos para la
salud, artculos de
oficina, limpieza y
bienes muebles
Fecha de entrega de
faltante entre la fecha de
la requisicin o faltante.
Red de
Farmacias,
Almacenes y
reas de servicio
en todo el estado.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
10 Control de Inventarios Reporte General
comparativo lgico
contra fsico, de
Diferencias, de
Faltantes y de
Sobrantes.
Control de inventarios:
inventario
lgico/inventario fsico
Subdireccin
Administrativa de
ISSSTESON.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
11 Baja de insumos
caducos o en mal
estado.
Manifiesto de entrega,
transporte y
recepcin de residuos
peligrosos, material
caduco o en mal
estado.
Volumen de
medicamento y material
hospitalario en mal
estado, dado de baja de
manera definitiva de las
existencias.
Red de
Farmacias y
Almacenes en el
estado.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
12 Elaboracin de
papelera impresa
mediante requisicin
Formas impresas Tiempos de entrega de
papelera impresa =
Fecha de entrega del
trabajo terminado - fecha
de recepcin de
requisicin.
Todas las reas
del Instituto que
soliciten papelera
impresa
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
13 Prstamo de
documentos
Informe de no
localizacin de
expedientes o
documentos.
Vale de prstamo de
documentos.
Tiempo de respuesta de
prstamo de
documentos.
Todas las reas
de ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4
Docum
ento o
bsoleto
-
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
14 Recepcin y depsito
de documentos
Formato de entrada y
depsito de
documentos
Tiempo de respuesta de
resguardo de la
documentacin: fecha
de entrega de informe
de resguardo-fecha de
recepcin de
documentacin para
resguardo.
Todas las reas
de ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
15 Control y manejo de
caducidades
Devolucin de
Medicamentos
prximos a caducar y
caducos
Cantidad de piezas
entregadas por
proveedor/Cantidad de
piezas devueltas por
proveedor
ProveedoresPorcentaje de acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
16 Recepcin de Insumos
por devolucin
Insumos recibidos No. de Insumos
devueltos / No. de
Insumos recibidos
Red de farmacias
del Estado y
Hospitales
propios
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
17 Elaboracin del Plan
Operativo Integral de
Capacitacin,
Entrenamiento y
Desarrollo
Evaluacin de
desempeo
Grado de cumplimiento
del programa anual de
capacitacin =
capacitacin impartida /
capacitacin
programada
Todas las reas
de ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
18 Implementacin del
programa anual de
limpieza de Almacn
General e Imprenta
Limpieza de
superficies y
mobiliario
Cumplimiento del plan
de limpieza=Plan Anual
de limpieza-registro de
limpieza realizada
Departamento de
Almacn e
imprenta
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
19 Elaboracin de nmina
e impresin de cheques
Elaboracin de
nmina
Cumplimiento de pago
de nmina= Nmina
presupuestada- nomina
elaborada
Todas las reas
de ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
20 Reclutamiento,
seleccin y
contratacin de
personal
Contrato de personal Cumplimiento de
contratacin de personal
y sus necesidades.
Todas las reas
de ISSSTESON
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
21 Manejo de
Correspondencia
Informe mensual de la
correspondencia
entregada.
Correspondencia
recibida / Entregada.
Todas las areas
del ISSSTESON.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
22 Trmite de Licitacin
Pblica.
Los servicios y los
bienes adquiridos
mediante Licitacin.
Nmero de licitaciones
realizadas y/o
adjudicadas. Programa
Operativo Anual.
Internos: reas
administrativas
del Instituto.
Externos:Proveed
ores.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
5
Docum
ento o
bsoleto
-
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
23 Trmite de Licitacin de
Obra.
Los servicios y los
bienes adquiridos
mediante Licitacin.
No. de contratos de obra
realizados.
No. de contratos de
obras adjuntos al SEVI.
Internos:
reas
Administrativas
del Instituto.
Externos:
Proveedores.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
4.15 C 3 01 Soporte
administrativo
Operativo Subdirector de
Servicios
Administrativos
Nmero de
acciones
24 Trmite para Liberacin
de Garanta de
Cumplimiento.
Garanta de
Cumplimiento.
No. de garanta de
cumplimiento liberadas.
No. de garanta de
cumplimiento recibidas.
Internos:
Unidades
Administrativas
del Instituto.
Externos:
Proveedores.
Porcentaje de
acciones
cumplidas
Catlogo de Macroprocesos
1 Atencin a la Salud
2 Prestacin de Servicios Sociales y
Econmicas
3 Planeacin, Programacin y Presupuesto
Catlogo de Facultades
A Prestaciones Econmicas
B Servicios de Salud
C Administracin Institucional
D Vivienda
Elabor Revis Valid
C.P Luz Manuel
Garcia Hernandez /
Enlace de la
Subdireccin de
Servicios
Administrativos
C.P Carlos Fernando
Herrera Padres /
Subdirector de
Servicios
Administrativos
C.P Ricardo Esqueda
Pesqueira / Director
General de
ISSSTESON
6
Docum
ento o
bsoleto
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Integracin del Programa Anual de Adquisiciones
63-ADM-P01/Rev.06
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
28/04/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Realizar las compras en tiempo y forma en base a las necesidades del Instituto y al presupuesto autorizado para
garantizar la correcta integracin del programa anual de adquisiciones.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los Almacenes, Hospitales, Unidades Administrativas de ISSSTESON.
II.- ALCANCE
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Es donde todos los departamentos, unidades y hospitales de
ISSSTESON hacen su presupuesto anual en el sistema SIEC.
SIEC: Sistema Electrnico de Compras
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Seccin II del 1 de Abril del 2013.
Manual de Organizacin ISSSTESON Julio 2013.
Manual de Procedimiento ISSSTESON Julio 2013.
Boletn no. 46, Seccin 1, Ley de adquisiciones, arrendamiento y prestaciones de servicios de bienes muebles
de administracin pblica estatal.
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad de cada uno de los departamentos el capturar su programa anual de adquisiciones, en el
sistema SIEC, apartado llamado programa anual. Lo anterior para ser tomado en cuenta en la integracin del
programa anual global.
Se informar a los departamentos mediante circular la fecha en la que deber n entregar su programa anual de
adquisicin al Departamento de Adquisiciones.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo de Integracin del Programa Anual de
Adquisiciones.
63-ADM-P06-A01/Rev.06
7
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P06-A01-Rev.06.doc
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Apertura del sistema.
1.1 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Gira instrucciones a secretaria para la
elaboracin de oficio de solicitud de apertura
de sistema SIEC, dirigido a la Unidad de
Informtica.
1.2 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Elabora oficio y turna a jefa del departamento. Oficio de solicitud de apertura
de sistema inteligente de
ISSSTESON.
1.3 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Revisa y autoriza mediante firma, turna a
secretaria de departamento.
1.4 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Enva oficio para el comienzo de captura del
programa anual de adquisiciones de todas las
unidades administrativas, hospitales y
almacenes.
1.5 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Gira instrucciones a secretaria para la
elaboracin de circular informativa, dirigida a
todas las unidades administrativas, hospitales
y almacenes.
1.6 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Realiza circular y turna a jefa del
departamento.
1.7 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Recibe circular, revisa y turna a subdirector
administrativo para firma y posterior entrega a
unidades administrativas y departamentos.
2 Recepcin de programa anual de
adquisiciones
Una vez realizada la captura del Sistema
Electrnico de Compras (SIEC)
2.1 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Recibe programa anual de adquisiciones de
todas las unidades administrativas, hospitales
y almacenes, por medio de oficio y registro
electrnico, turna a jefa de departamento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C.P Fernando Cota Ochoa /
Enlace del Departamento de
Adquisiciones
Lic. Loredana Dueas Galli /
Jefe del Departamento de
Adquisiciones
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
8
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Integracin del Programa Anual de Adquisiciones
63-ADM-P01/Rev.06 28/04/2015 01:33:30p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Oficio de solicitud de
apertura de sistema
Inteligente de
ISSSTESON.
1 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
9
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Integracin del Programa Anual de Adquisiciones
63-ADM-P01/Rev.06
1 Se solicit la apertura del Sistema SIEC a la Unidad de
Informtica?
2 Se elabor la circular informativa dirigida a los hospitales,
almacenes y unidades administrativas?
3 Se turno circular a subdirector para firma y posterior entrega?
4 Recibieron el programa anual de adquisiciones de todas las
unidades administrativas, hospitales y almacenes, por medio de
oficio y registro electrnico?
SIP-F04/REV.0110
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Asignacin de claves por proveedor para la adquisicin de medicamentos, bienes
y suministros a travs de adjudicacin directa.
63-ADM-P02/Rev.04
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
19/08/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Efectuar oportunamente trmites de adquisicin de Insumos para la Salud, Bienes y Suministros a travs de
adjudicacin directa, utilizando el Sistema Electrnico de Compras (Siec)
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los Almacenes, Hospitales, Unidades Administrativas de ISSSTESON.
II.- ALCANCE
ASIGNAR: Determinar al proveedor que se le har la compra del producto en general.
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Es donde todos los departamentos, unidades y hospitales de
ISSSTESON hacen su requerimiento anual en el sistema electrnico de compras (SIEC).
CUADRO COMPARATIVO: Tabla de requisitos solicitados, clasificados por cdigo, por proveedor y por precio.
SISTEMA INTELIGENTE DE ISSSTESON: Sistema donde capturan, guardan y consultan las operaciones que
intervienen en el proceso de compras.
SIEC: Sistema Electrnico de Compras.
REASIGNACIN POR INCUMPLIMIENTO: Adquisiciones originadas por un atraso de entrega de pedidos de
Licitacin Pblica.
LICITACION PUBLICA: Convocatoria pblica para la adquisicin de Medicamentos, Materiales, Bienes y
Suministros y Servicios.
ORDEN DE COMPRA: Solicitud de mercanca de bienes, materiales y suministros asignada por adjudicacin
directa o licitacin Pblica.
PEDIDO: Solicitud de medicamentos, material de curacin, reactivos, material para laboratorio, banco de sangre
y material dental, asignados por adjudicacin directa o licitacin Pblica.
ADJUDICACIN DIRECTA: Asignacin de medicamentos, materiales, bienes y suministros de propuestas
tcnicas y econmicas presentadas por proveedores participantes a travs de una cotizacin directa.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Seccin II del 1 de Abril del 2013.
Manual de Organizacin ISSSTESON Julio 2013.
Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio 2013.
Boletn no. 46, Seccin 1, Ley de adquisiciones, arrendamiento y prestaciones de servicios de bienes muebles
de administracin pblica estatal.
63-ADM-P06/REV.02 Integracin del Programa Anual de Adquisiciones.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
11
Docu
men
to o
bsolet
o
-
1. Todos los productos solicitados debern estar incluidos en el programa anual, o de lo contrario tendrn que
justificar la compra a travs de dictamen mdico u oficio para su autorizacin.
2. Los montos a adquirir, debern tener suficiencia presupuestal para iniciar su tramite de adquisicin.
3. Cuando las reas y/o unidades hospitalarias, realicen trmite de carcter urgente, deber sealarlo en la
requisicin u oficio, motivando las causas que lo imputan en apego al art culo 27 Fraccin I de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamiento y Prestaciones de Servicios.
4. Todo trmite se turnar sin excepcin al departamento de Ingresos y Control Presupuestal y al subdirector de
finanzas o sus equivalentes segn sea el caso, para que realicen su anlisis y autorizacin del tramite de
adquisicin.
5. En caso de que el proveedor requiera de anticipo para llevar a cabo la adquisici n, se realizar el trmite ante
contabilidad, a travs de formato indicado.
6. Se podr desechar las propuestas tcnicas ofertadas cuando el proveedor no cumpla con las especificaciones
requeridas y/o condiciones pactadas, por lo que la evaluacin econmica definir su asignacin.
7. No se recibirn cotizaciones una vez vencida la vigencia de la requisicin.
8. Se podr aumentar el plazo de la vigencia de la requisicin siempre y cuando sea insuficiente la participacin de
los Proveedores.
9. Una vez autorizada la requisicin del SIEC, se enviar invitacin electrnica a cada uno de los proveedores
inscritos en la categora seleccionada (partida presupuestal) para que inicien la captura de sus propuestas dentro del
periodo de vigencia.
10. Se podr exceptuar las compras directas a travs del SIEC cuando exista insuficiente participacin de
cotizacin, as como tambin, aquellos trmites que correspondan a bienes, insumos y/o servicios que se requieran
con tecnologa avanzada e inusual, adems que demanden un anlisis profundo por parte de personal calificado para
su asignacin.
11. Cualquier modificacin al catlogo y datos generales de inscripcin de los proveedores debern solicitarlo al
contacto que designe el Departamento de Adquisiciones.
12. La seleccin de producto es de acuerdo a la calidad, precio y oportunidad en el abasto.
13. Tratndose de productos con caractersticas tcnicas especificas, la asignacin se realizar en base al oficio
de solicitud presentado con la justificacin correspondiente.
14. Las compras realizadas a travs de adjudicacin directa se someten mensualmente al comit de
adquisiciones para su autorizacin, as como los proyectos de compra del mes subsecuente.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
63-ADM-P02-F01/Rev.00 Formato de Devolucion de Tramites de Adquisicion
63-ADM-P02-F02/Rev.00 Formato Oficial de Requisicion
63-ADM-P02-F03/Rev.00 Invitacin a Proveedores
63-ADM-P02-F04/Rev.00 Cuadro Comparativo de la Requisicin
63-ADM-P02-F05/Rev.00 Reporte de Asignaciones por Proveedor
63-ADM-P02-F06/Rev.00 Autorizacin Global por Proveedor
63-ADM-P02-F07/Rev.00 Control de Autorizaciones de Adquisiciones Directas
63-ADM-P02-F08/Rev.00 Orden de Compra
63-ADM-P02-F09/Rev.00 Consecutivo de Relaciones de rdenes de Compra
63-ADM-P02-F10/Rev.00 Relacin de Ordenes de Compras
12
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F01-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F02-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F03-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F04-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F05-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F06-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F07-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F08-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F09-Rev.00.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-F10-Rev.00.pdf
-
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo de Procedimiento de Asignacin de claves
por proveedor para la adquisicin de medicamentos, bienes y
suministros a travs de adjudicacin directa.
63-ADM-P02-A01/Rev.04
13
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P02-A01-Rev.04.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Ingreso de requisiciones.
1.1 Secretaria del Departamento
de Adquisiciones.
Recibe oficio y/o requisicin, de esta ultima
revisa que est debidamente llenada, que sea
una sola partida por formato y que incluya las
firma de autorizacin de los responsables.
Esta correcta la documentacin
1.2 Recibe, sella de recibido y entrega una copia
al solicitante.
1.3 Jefe del
Departamento de
Adquisiciones.
Revisa solicitudes y documentacin anexa y
turna a Coordinador, Encargado y/o Auxiliar
de Compras.
1.4 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Revisa si las cantidades solicitadas esten
incluidas y no se excedan del programa anual
de adquisiciones, consulta que el insumo no
cuente con existencia en almacenes, en caso
de que no estn programados los
medicamentos y material de curacin debern
estar autorizados por el Consejo Tcnico.
1.5 Revisa que el rea solicitante cuente con
solvencia presupuestal de la partida requerida,
para realizar la adquisicin. (ver punto No. 2
de apartado de Polticas)
"No cumple con los requisitos"
1.6 Elabora formato de rechazo al rea solicitante,
especificando al detalle los motivos del
rechazo y recomendaciones para solicitar el
trmite nuevamente, turna a Jefe de
Departamento.
Formato de Devolucion de
Tramites de Adquisicion
1.7 Jefe de Departamento de
Adquisiciones.
Revisa y autoriza el formato de rechazo.
Si cumple con los requisitos
1.9 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Captura partida presupuestal y selecciona el
area solicitante donde se ejercer la
adquisicin, captura los cdigos,
caractersticas y condiciones de los insumos
para que el proveedor efecte su cotizacin ,
define el periodo de vigencia que tendr la
requisicin en linea, Genera la requisicin y
turna al jefe de Departamento de
Adquisiciones.
Formato Oficial de
Requisicin (SIEC).
1.10 Jefe del
Departamento de
Adquisiciones.
Revisa y autoriza va electrnica la requisicin.
1.11 Enva invitacin electrnica a travs del SIEC,
a cada uno de los proveedores registrados en
la partida correspondiente e inicia el periodo de
cotizacin hasta el termino de vigencia de la
requisicin. (Ver punto No. 9 del Apartado de
Polticas)
Invitacin
a Proveedores
(SIEC).
2 Dictaminacin de las propuestas y Generacin
de cuadro comparativo.
14
Docu
men
to o
bsolet
o
-
2.1 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Analiza si son suficientes las cotizaciones
presentadas por los proveedores
participantes (ver punto No. 8 de Polticas),
cierra la requisicion e inicia con la evaluacin
de propuestas.
2.2 Analiza el cumplimiento de cada una de las
propuestas tcnicas y econmicas de los
proveedores participantes en la requisicin,
con el fin de estar en condiciones de
asignarlas.
2.2 Cumple con la Ditaminacin ?
2.3 Asigna siempre aquellas propuestas con
menor precio cotizado considerando los
precios de referencia y que cumpla con las
especificaciones tcnicas y condiciones de
entrega y se genera Cuadro Comparativo en
SIEC de las propuestas tcnicas y
econmicas presentadas, sealando la
propuestas asignadas (Ver punto No. 6, 12 y
13 del apartado de Polticas)
Cuadro Comparativo de la
Requisicin No.(SIEC)
2.4 Se genera tambin "Reporte de Asignaciones
por Proveedor" correspondientes a las
asignaciones realizadas, Registra el tramite
de adquisicin en el "Control de Autorizacin
de Adquisiciones Directas.", Elabora formato
de "Autorizacin Global por Proveedor"
anexando la documentacin que amparan el
trmite y turna al jefe de departamento para su
autorizacin..
Reporte de Asignaciones por
Proveedor (SIEC),
Autorizacin Global por
Proveedor, Control de
Autorizacin de Adquisiciones
Directas.
3. Autorizacin del trmite.
3.1 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Revisa reportes y documentos del expediente
generado, corroborando que cumpla el soporte
con el procedimiento y polticas establecidas,
as como tambin con las especificaciones y
condiciones solicitadas.
"Si cumple con la revisin"
3.2 Autoriza el tramite de adquisicin en el
documento "Autorizacin Global por
Proveedor" y Autoriza tambin Va
Electrnica en SIEC. Turna el expediente a la
Subdireccin de Servicios Administrativos.
3.3 Subdirector de Servicios
Adminsitrativos
Revisa reportes y documentos del expediente
generado, corroborando que cumpla el soporte
con el procedimiento y polticas establecidas,
as como tambin con las especificaciones y
condiciones solicitadas.,.
"Si cumple con el analisis"
3.4 Autoriza el tramite de adquisicin en el
documento "Autorizacin Global por
Proveedor" y Autoriza tambin Va Electrnica
en SIEC. Turna proyecto de compra al
Departamento de Ingresos y Control
Presupuestal.
3.5 Auxiliar del Departamento de
Ingresos y Control
Presupuestal
Consulta reportes del SIEC y revisa suficiencia
presupuestal del monto total asignado.
"Cumple con la revisin"
15
Docu
men
to o
bsolet
o
-
3.6 Autoriza el monto asignado va electrnica en
SIEC. Turna el proyecto a la Subdireccion de
Finanzas.
3.7 Subdirector de Finanzas Consulta reportes del SIEC y revisa suficiencia
presupuestal del monto total asignado.
"Cumple con la revisin"
3.8 Autoriza el monto asignado va electrnica en
SIEC, "Turna el proyecto de compra al
Departamento de Adquisiciones".
4. Elaboracin de la Orden de Compra.
4.1 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Genera las ordenes de compras por proveedor
asignado en SIEC, Se captura lugar,
condiciones de entrega y las observaciones
correspondientes para su entrega. Se genera
reporte "Orden de Compra", enviando aviso
electrnico de la orden de compra a los
proveedores.
Orden de Compra
4.2 Se registra las ordenes de compra en el
consecutivo del control de " Consecutivo de
Relaciones de Ordenes de Compra" que se
turnan al Jefe de Departamento de
Adquisiciones para su autorizacin.
Consecutivo de Relaciones
de Ordenes de Compra,
Relacin de Ordenes de
Compra.
4.3 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Autoriza Orden de Compra y Firma Relacin,
turna documentacin a la Subdireccin
Administrativa.
4.4 Subdirector de Servicios
Administrativos.
Autoriza orden de compra y remite
documentacin al Departamento de
Adquisiciones.
4.5 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Se enva electrnicamente la orden de compra
a cada uno de los proveedores para su
atencin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C.P Fernando Cota Ochoa /
Enlace del Departamento de
Adquisiciones
Lic. Loredana Dueas Galli /
Jefe del Departamento de
Adquisiciones
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
16
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Asignacin de claves por proveedor para la adquisicin de
medicamentos, bienes y suministros a travs de adjudicacin directa.
63-ADM-P02/Rev.04 19/08/2015 11:33:36a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Formato de Devolucin de
Tramites de Adquisicin
de requisiciones.
1 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
Formato Oficial de
Requisicion
2 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Electrnico y/o
Papel
2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Servidor del
Departamento
de
Adquisiciones
y/o Archivo
General.
Invitacin a Proveedores3 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Electrnico 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Servidor del
Departamento
de
Adquisiciones.
Cuadro Comparativo.4 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Electrnico y/o
Papel
2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Servidor del
Departamento
de
Adquisiciones
y/o Archivo
General.
Reporte de Asignaciones
por Proveedor
5 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Electrnico y/o
Papel
2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Servidor del
Departamento
de
Adquisiciones
y/o Archivo
General.
Autorizacin Global por
Proveedor.
6 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
Control de Autorizaciones
de Adquisiciones Directas
7 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
Orden de compra.8 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Electrnico y/o
Papel
2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Servidor del
Departamento
de
Adquisiciones
y/o Archivo
General.
Consecutivo de
Relaciones de rdenes
de Compra
9 Coordinador, Encargado y/o
Auxiliar de Compras
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
Relacin de Ordenes de
Compras
10 Jefe del Departamento de
Adquisiciones.
Papel 2 Aos. Departamento de
Adquisiciones.
Archivo
General.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
17
Docu
men
to o
bsolet
o
-
18
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Asignacin de claves por proveedor para la adquisicin
de medicamentos, bienes y suministros a travs de
adjudicacin directa.63-ADM-P02/Rev.04
1 Revisaron que sean correctos las especificaciones y datos
plasmados en las requisiciones y oficios enviados?
2 Se analiz si las cantidades solicitadas estn incluidas en el
programa anual y no se exceden?
3 Se verific que los productos solicitados efectivamente son de
carcter urgente?
4 Se realiz la captura de los bienes insumos y datos generales
en el SIEC con forme a lo pedido en la requisicin?
5 Se envi la invitacin electrnica a travs del SIEC a los
proveedores?
6 S analizaron los precios en el cuadro comparativo arrojado por
el SIEC?
7 El trmite generado lleva las firmas correspondientes?
8 La orden y/o pedido lleva las firmas correspondientes?
SIP-F04/REV.0119
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Asignacin de claves por proveedor para adquisicin de medicamentos, bienes y
suministros a travs de licitacin pblica y/o simplificada
63-ADM-P03/Rev.04
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
25/08/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Determinar y asignar por cdigo, la mejor propuesta tcnica-econmica de cada proveedor participante en el
proceso de licitacin pblica y/o simplificada.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los Almacenes, Hospitales, Unidades Administrativas de ISSSTESON.
II.- ALCANCE
LICITACION PUBLICA: Convocatoria pblica para la adquisicin de Medicamentos, Materiales, Bienes y
Suministros y Servicios.
PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Relacin detallada de las necesidades reales estimadas para el
ejercicio correspondiente de Medicamentos y Bienes y Suministros.
CLAVES DESIERTAS Y DESECHADAS: Son los productos sin propuesta econmica y tcnica convocados en
una licitacin pblica y productos que no cumplieron con los criterios para su asignacin.
DICTAMEN TECNICO Y ECONOMICO: Presentacin del anlisis de propuestas tcnicas y econmicas
ofertadas por los proveedores participantes.
DICTAMEN TECNICO: Informe realizado por las reas responsables, de la evaluacin tcnica de los productos
ofertados.
PRECIO DE REFERENCIA: Valor histrico de mercado, del insumo licitado para evaluacin econmica de las
propuestas.
ANEXO 1: Relacin de productos por partida, detallando cdigo, descripcin del artculo, presentacin y
cantidad, que servirn como base para la licitacin correspondiente.
ANEXO 4: Propuesta tcnica de las especificaciones de los productos licitados, presentada por cada proveedor
participante en la licitacin.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Seccin II del 1 de Abril del 2013.
Manual de Organizacin ISSSTESON Julio 2013.
Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio 2013.
Boletn no. 46, Seccin 1, Ley de adquisiciones, arrendamiento y prestaciones de servicios de bienes muebles
de administracin pblica estatal.
63-ADM-P06/REV.02 Integracin del Programa Anual de Adquisiciones.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
20
Docu
men
to o
bsolet
o
-
El precio histrico y/o ltima compra, considerado en el dictamen tcnico y econmico se podr incrementar de
acuerdo a las estadsticas e ndices vigentes que se definan y/o que se generen a travs del Instituto y/o mercado. Lo
anterior, con el fin de determinar el precio de referencia. En caso de no contar con precio registrado, se tomar en
cuenta el precio de mercado de ese momento. As como tambin se podr asignar a la mejor propuesta realizada por
parte de los proveedores participantes, siempre y cuando el Instituto lo considere conveniente y necesario, previo
anlisis y revisin de los antecedentes de subrogacin y/o faltantes en las reas.
Se considerarn claves desiertas y desechadas, aquellas sin propuesta econmica y tcnica y las que no
cumplieron con los criterios para su asignacin.
Cuando dos proveedores o ms realicen la misma propuesta econmica, se asignar a travs del proceso de
insaculacin.
Cuando un proveedor proponga una presentacin diferente al producto licitado, se podr realizar la conversi n a
las especificaciones licitadas, con previa autorizacin de las reas responsables y de acuerdo a la necesidad y
beneficio del Instituto.
Para estar en condiciones de proporcionar el dictamen tcnico y econmico a la Unidad de Licitaciones, los
departamentos y/o hospitales debern haber entregado oportunamente los dictmenes tcnicos de aceptacin y/o
rechazo en un lapso de 3 das hbiles antes de la fecha del fallo programado. De lo contrario se podr solicitar
ampliacin o prorroga a la Unidad de Licitaciones.
En caso de que el presupuesto autorizado sea menor o mayor a lo capturado en el programa anual
correspondiente, las reas debern ajustar su presupuesto a lo autorizado disponible.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Asignacin de claves
por proveedor para la adquisicin de medicamentos, bienes y
suministros a travs de adjudicacin directa.
63-ADM-P03-A01/Rev.04
21
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P03-A01-Rev.04.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Elaboracin de relacin de productos.
1.1 Coordinador de Partida. Determina las especificaciones y cantidades
que se incluirn en el anexo 1, en base al
programa anual de adquisiciones. Turna a jefe
de departamento.
Anexo 1
En caso de efectuarse la segunda vuelta de
licitacin de las claves desiertas y
desechadas, las revisan y actualizan
informacin
Claves Desiertas y
Desechadas
1.2 Jefe del Departamento de
Adquisiciones
Supervisa las modificaciones realizadas al
anexo 1 y da el visto bueno.
1.3 Enva a Subdirector Administrativo para su
aprobacin.
Oficio de Entrega de Anexo 1.
Una vez convocado el proceso de licitacin
pblica y/o simplificada
2 Recepcin de propuestas.
2.1 Recibe del Subdirector Administrativo, las
propuestas econmicas (anexo 4) y fichas
tcnicas de los proveedores participantes en la
licitacin pblica.
3 Integracin de propuestas econmicas y
tcnicas.
3.1
Recibe e integra el dictamen tcnico
econmico por proveedor, de cada una de las
propuestas econmicas y fichas tcnicas
(anexo 1 y 4), turna a coordinador de partida.
Borrador del Dictamen
Tcnico y Econmico.
4 Anlisis de la informacin.
4.1 Coordinador de Partida. Seala en el dictamen tcnico y econmico
los rechazos tcnicos enviados por las reas
responsables.
4.2 Analiza cada uno de los precios,
presentaciones, propuestas por los
proveedores y dictmenes de rechazo.
Si cumple requisitos
4.3 Determina la mejor opcin (Sigue en paso 5).
No cumple requisitos
4.4 Realizan observacin del rechazo y la
clasifican como clave desierta y desechada.
(Una vez emitido el fallo pasa a la actividad 1).
Relacin de Claves Desiertas
y Desechadas.
5 Asignacin de cdigos.
5.1 Asigna los cdigos a los proveedores que
propusieron la mejor opcin.
Reporte Global por Proveedor.
6 Elaboracin de dictamen.
6.1 Elabora dictamen de las asignaciones por
proveedor, claves desiertas y desechadas, y
claves insaculadas.
Reporte de Asignacin de
Cdigos por Proveedor.
Relacin de Claves
Insaculadas.
6.2 Jefe del Departamento de
Adquisiciones
Da visto bueno a los dictmenes elaborados,
turna a Subdirector Administrativo para su
autorizacin.
Oficio de Asignaciones.
22
Docu
men
to o
bsolet
o
-
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C.P Fernando Cota Ochoa /
Enlace del Departamento de
Proveedura
Lic. Loredana Dueas Galli /
Jefe del Departamento de
Proveedura
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
23
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Asignacin de claves por proveedor para adquisicin de
medicamentos, bienes y suministros a travs de licitacin pblica y/o
simplificada
63-ADM-P03/Rev.04 25/08/2015 08:33:13a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Anexo 1.1 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Claves desiertas y
desechadas.
2 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Oficio de entrega de
Anexo 1.
3 Jefe del departamento de
proveedura.
Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Borrador de dictamen
tcnico y econmico.
4 Jefe del departamento de
proveedura.
Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Relacin de claves
desiertas y desechadas.
5 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Reporte global por
proveedor.
6 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Subdireccin
Administrativa.
Reporte de asignacin de
cdigos por proveedor.
7 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Relacin de claves
insaculadas.
8 Coordinador de Partida. Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Oficio de asignaciones.9 Jefe del departamento de
proveedura.
Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Pedido.10 Jefe del departamento de
proveedura.
Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
Orden de compra.11 Jefe del departamento de
proveedura.
Papel 2 Aos. Departamento de
Proveedura.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
24
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Asignacin de claves por proveedor para adquisicin
de medicamentos, bienes y suministros a travs de
licitacin pblica y/o simplificada63-ADM-P03/Rev.04
1 Se elabor Anexo 1 en base al programa anual autorizado?
2 Recibieron los dictmenes de aceptacin y rechazo por parte
de las reas responsables?
3 Analizaron cada uno de los precios, presentaciones propuestas
por los proveedores, y dictmenes de rechazo?
4 Se elabor informe de las asignaciones por proveedor?
SIP-F04/REV.0125
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Trmite de solicitud y orden de servicio para la conservacin de equipos,
transporte y reas del Instituto
63-ADM-P04/Rev.02
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
04/09/2013
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Solventar los servicios requeridos por las distintas reas del Instituto.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Servicios Generales, Mdulos, Clnicas, Farmacias, Almacenes y Hospitales.
II.- ALCANCE
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado .
Solicitud de servicios: Documento donde se establece el servicio requerido por el rea interesada, as como los
requisitos del servicio.
Proveedor externo de servicios: Prestador de servicios.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Seccin II del 1 de Abril del 2013.
Manual de Organizacin ISSSTESON Julio 2013.
Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio 2013.
Boletn no. 46, Seccin 1, Ley de adquisiciones, arrendamiento y prestaciones de servicios de bienes muebles
de administracin pblica estatal.
63-ADM-P06/REV.02 Integracin del Programa Anual de Adquisiciones.
IV.- REFERENCIAS
Se requiere solicitud de servicio para realizar una orden de servicio.
La solicitud de servicio al ser entregada en el Departamento de Servicios Generales debe de contar con los
siguientes requisitos correspondientes: clave presupuestal, rea donde se requiere el servicio, descripcin detallada
del concepto del servicio, si se trata de un bien que cuente con marca, modelo, serie cdigo de inventario.
Es requisito contar con las firmas del solicitante y del Subdirector que autoriza dicho servicio, en caso de ser
solicitud de servicio por escrito.
Las solicitudes de servicios se analizan previamente por el Jefe de Departamento para determinar si se cuenta
con el personal y con las herramientas y el material adecuado para atender la peticin.
Cabe aclarar, que se realizan algunos trabajos urgentes sin existir solicitud de servicio y despu s se le pide al
rea que elabora la solicitud para amparar el gasto efectuado.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo de Procedimiento Trmite de Solicitud y
Orden de Servicio para la conservacin de equipos, transporte
y reas del Instituto.
63-ADM-P04-A01/Rev.02
26
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P04-A01-Rev.02.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepcin de solicitud de Servicio.
1.1 Encargada de control de
solicitudes de servicio.
Recibe solicitud de servicio verifica que,
cuente con la firma del solicitante y de quin
autoriza el servicio, cargo presupuestal
detallando claramente el servicio, cdigo de
inventario, marca, serie, modelo, tipo, placa en
caso de transporte, otorga al solicitante una
copia de la solicitud con sello de recibido,
asigna un nmero de folio.
Solicitud de servicio, Solicitud
de equipo de transporte
1.2 Registra electrnicamente y turna la solicitud a
encargado de coordinar las solicitudes.
Control de solicitudes y
ordenes de Servicio.
1.3 Encargado de coordinar las
solicitudes.
Recibe y revisa las solicitudes e informa a jefe
del depto. Segn la necesidad escrita.
Si se cuenta con el personal adecuado para
realizar dicho trabajo
1.4 Personal operativo. Da instrucciones a personal operativo, entrega
copia de solicitud de servicio.
1.5 Realiza el trabajo, al trmino solicita firma de
conformidad del solicitante en solicitud de
servicio.
1.6 Encargada de control de
solicitudes de servicio.
Entrega solicitud a encargado de coordinar las
solicitudes.
1.7 Recibe y turna a encargada de control de
solicitudes de servicio.
1.8 Archiva solicitud. Carpeta de solicitudes de
Servicio.
Si no se cuenta con el personal adecuado
para realizar dicho trabajo
1.9 Jefe del departamento de
Servicios Generales.
Revisa solicitud y gira instrucciones encargado
de coordinar las solicitudes para que se
soliciten cotizaciones.
1.10 Encargado de coordinar las
solicitudes.
Solicita cotizaciones a proveedores del
producto o servicio.
1.11 Recibe cotizaciones de servicio y/o producto,
turna jefe de Departamento.
2 Seguimiento de solicitud de servicio.
2.1 Jefe de departamento de
Servicios Generales.
Asigna un prestador y facilita una copia de la
solicitud de servicio, para que lleve a cabo el
trabajo solicitado.
2.2 Personal operativo. Verifica que el servicio se realice conforme a lo
especificado en solicitud.
3 Recepcin de factura.
3.1 Encargada de control de
solicitudes de servicio.
Recibe del proveedor la factura original y copia
de la solicitud de servicio en la ventanilla del
departamento de servicios generales y entrega
contra recibo.
4 Elaboracin de orden de servicio.
4.1 Encargada de control de
solicitudes de servicio.
Elabora la orden de servicio, con los datos
reales de facturacin de los trabajos realizados
por la empresa e importes, se registra
electrnicamente.
Orden de servicio.
27
Docu
men
to o
bsolet
o
-
4.2 Turna la orden de servicio, factura original y
solicitud de servicio al jefe de departamento de
Servicios Generales para autorizacin.
4.3 Jefe de departamento de
Servicios Generales.
Recibe orden de servicio, autoriza mediante
firma y turna a encargado de coordinar
solicitudes.
4.4 Encargado de coordinar las
solicitudes.
Recibe y turna a la Subdireccin de Servicios
Administrativos para autorizacin.
5 Recepcin de orden de servicio autorizada.
5.1 Recibe de la Subdireccin de Servicios
Administrativos la orden de servicio autorizada.
5.2 Encargada de control de
solicitudes de servicio.
Enva documento original al departamento de
Ingresos y Control Presupuestal para su
autorizacin.
5.3 Recibe autorizada presupuestalmente la orden
de servicio.
5.4 Separa copia de la solicitud de servicio,
original de la orden de servicio y original de la
factura y se entrega a la ventanilla de
recepcin del departamento de Contabilidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C. David Zepeda Miramontes /
Enlace del Departamento de
Servicios Generales
T.S.G. Jess Lugo Durn / Jefe
del Departamento de Servicios
Generales
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
28
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Trmite de solicitud y orden de servicio para la conservacin de
equipos, transporte y reas del Instituto
63-ADM-P04/Rev.02 04/09/2013 01:36:19p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Solicitud de Servicios.1 Encargado de Control de
Solicitudes de Servicio.
Papel 1 Ao. Departamento de
Servicios Generales.
Solicitud de Servicios de
Equipos de Transporte.
2 Encargado de Control de
Solicitudes de Servicio.
Papel 1 Ao. Departamento de
Servicios Generales.
Control de Solicitudes y
rdenes de servicio.
3 Encargado de Control de
Solicitudes de Servicio.
Electrnico 3 Aos. Departamento de
Servicios Generales.
Carpeta de solicitudes de
servicio.
4 Encargado de Control de
Solicitudes de Servicio.
Papel 1 Ao. Departamento de
Servicios Generales.
Orden de Servicio.5 Encargado de Control de
Solicitudes de Servicio.
Electrnico 1 Ao. Archivo del
Departamento de
Servicios Generales.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
29
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Trmite de solicitud y orden de servicio para la
conservacin de equipos, transporte y reas del
Instituto63-ADM-P04/Rev.02
1 Se revis que la solicitud de servicio recibida contiene la firma
del solicitante y de quin la autoriza?
2 Se revis que en la solicitud de servicio recibida se especifique
el cargo presupuestal detallado claramente el servicio (cdigo de
inventario, marca, serie, modelo tipo, etc.)?
3 Se le otorg al solicitante una copia de la solicitud recibida?
4 Se le asign un nmero de folio a la solicitud recibida?
5 Se registraron electrnicamente las solicitudes recibidas?
6 Se solicitaron las cotizaciones correspondientes el caso de
las solicitudes de servicios mayores?
7 El Proveedor entreg factura original anexa a la solicitud del
servicio proporcionado?
SIP-F04/REV.0130
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Transferencia de Bienes Muebles del Activo Fijo del Instituto
63-ADM-P05/Rev.02
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
25/08/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Controlar y dar seguimiento a las reubicaciones de los bienes que forman parte del patrimonio del Instituto con el fin
de preservarlos y conocer su ubicacin.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Todos los bienes muebles de Activo Fijo de ISSSTESON.
II.- ALCANCE
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
Bien Mueble: Son aquellos bienes utilizados por la Institucin para la realizacin de sus funciones y que pueden
trasladarse de un lugar a otro.
Activo fijo: Son inversiones permanentes conformadas por terrenos, edificios, muebles maquinaria y equipo en
general cuya finalidad es prestar un servicio eficaz a la institucin.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Seccin II del 1 de Abril del 2013.
Manual de Organizacin ISSSTESON Julio 2013.
Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio 2013.
Sistema Administrativo de Activos Fijos.
IV.- REFERENCIAS
Para realizar el trmite de transferencia deber presentar debidamente llenado el formato de bienes en tr nsito
para servicio, reparacin y prstamo.
Las transferencias deben estar autorizadas por los titulares de los departamentos.
Las reas que reciban el bien, debern hacer responsable a la persona designada del uso elaborando el
resguardo respectivo.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
63-ADM-P05-F01/Rev.02 Formato de bienes en trnsito para servicio, reparacin y
prstamo
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo de Procedimiento Transferencia de Bienes
Muebles del Activo Fijo del Instituto.
63-ADM-P05-A01/Rev.02
31
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P05-F01-Rev.02.docxhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P05-A01-Rev.02.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepcin de Solicitud.
1.1 Secretaria del Departamento
de Control de Bienes.
Recibe debidamente llenado de las reas, el
formato de bienes en trnsito para servicio,
reparacin y prstamo, turna al Asistente
Administrativo.
Formato de bienes en trnsito
para servicio, reparacin y
prstamo.
2 Registro de Transferencia.
2.1 Responsable de realizar
transferencia de activo fijo.
Registra la transferencia del bien en el
Sistema Administrativo de activos Fijos, saca
copia.
2.2 Imprime nueva etiqueta y turna a Coordinador
de Inventario.
Etiquetas.
3 Transferencia del Bien Mueble.
3.1 Coordinador de Inventario. Recibe copia del formato de bienes en trnsito
para servicio, reparacin y prstamo y
etiquetas, revisa los datos del bien (clave del
activo y No. de serie),
Copia de
Formato de bienes en trnsito
para servicio, reparacin y
prstamo.
3.2 Cambia etiqueta anterior por nueva, recoge el
bien y lo reubica.
4 Notificacin a Departamentos.
4.1 Jefe del Departamento de
Control de Bienes.
Notifica al departamento de Contabilidad las
transferencias efectuadas.
Oficio de Notificacin.
5 Expediente.
5.1 Responsable de realizar
transferencia de activo fijo.
Archiva toda la documentacin en sus
respectivos expedientes.
Expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C. Elba Patricia Vzquez Prez
/ Enlace del Departamento de
Control de Bienes
Lic. Alfredo Quijada Medina /
Jefe del Departamento de
Control de Bienes
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
32
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Transferencia de Bienes Muebles del Activo Fijo del Instituto
63-ADM-P05/Rev.02 25/08/2015 08:29:40a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Formato de bienes en
trnsito para servicio,
reparacin y prstamo.
1 Secretaria del
Departamento de Control de
Bienes.
Papel Vida til del
bien
Departamento de
Control de Bienes.
Etiquetas.2 Responsable de Realizar
Transferencia de Activo Fijo.
Papel Vida til del
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Copia de Formato de
bienes en trnsito para
servicio, reparacin y
prstamo.
3 Coordinador de Inventario. Papel Vida til del
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Oficio de Notificacin.4 Jefe del Departamento de
Control de Bienes.
Papel Vida til del
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Expediente.5 Responsable de Realizar
Transferencia de Activo Fijo.
Papel Vida til del
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
33
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Transferencia de Bienes Muebles del Activo Fijo del
Instituto
63-ADM-P05/Rev.02
1 Se registr la transferencia del bien en el Sistema
Administrativo de activos Fijos?
2 Se verific la clave del activo y el no. de serie en el momento
de realizar la transferencia?
3 Se realiz el cambio de la etiqueta anterior por la nueva al
momento de ubicar el bien?
4 Se notific al Departamento de Contabilidad?
5 Se archiv el Expediente?
SIP-F04/REV.0134
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Alta en el resguardo de activo fijo
63-ADM-P07/Rev.04
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
15/07/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Dar de alta los bienes muebles del Instituto (excepto Hospitales) para control y preservacin de los mismos y
conocer su ubicacin.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
A todos los bienes muebles del activo fijo de ISSSTESON (excepto Hospitales).
II.- ALCANCE
ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
Etiqueta: estampilla que cuenta con el nombre del rea o departamento en el que est dado de alta, el tipo de
bien que es, cdigo de barras, cdigo nuevo y cdigo viejo.
Bien mueble: Son aquellos bienes utilizados por la Institucin para la realizacin de sus funciones y que
pueden trasladarse de un lugar a otro.
Activo fijo: Son inversiones permanentes conformadas por los terrenos, edificios, muebles maquinaria y equipo en
general cuya finalidad es prestar un servicio eficaz a la institucin.
RMR: Reporte de Mercanca Recibida.
Sistema: Sistema de Activos Fijos.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Ley General de Contabilidad Gubernamental, ltima reforma publicada DOF 09 de Diciembre del 2013.
Reglamento de ISSSTESON B.O No. 37, Secc. I, fecha: 7 de mayo 2015.
Acuerdo por el que se emiten las reglas especficas del registro y valoracin del patrimonio, ltima reforma
publicada DOF 22 de Diciembre del 2014.
Sistemas administrativos de activos fijos.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
35
Docu
men
to o
bsolet
o
-
Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisici n sea menor a 35 das de salario mnimo
vigente en el Distrito Federal podrn registrarse contablemente como un gasto y sern sujetos a los controles
correspondientes.
Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisici n sea igual o superior a 35 das de salario
mnimo vigente en el Distrito Federal se registrarn contablemente como un aumento en el activo no circulante y se
debern identificar en el control administrativo para efectos de conciliaci n contable. Excepto en el caso de
intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un ao, caso en el cual se le dar el tratamiento de gasto del
perodo.
No se considerara activo fijo a todo bien cuya manufactura, tamao y /o utilizacin dificulte ser etiquetado o
marcado para su control e identificacin.
Los bienes que por su uso queden empotrados al inmueble no son considerados activos fijos a excepci n de los
equipos de aire acondicionado.
El acervo bibliogrfico no es activo fijo.
Los software no son considerados activo fijo, por lo que el control de los mismos estar a cargo del
Departamento de Informtica, para tales efectos deber llevar un registro del software adquirido, de su valor, el equipo
en que fue instalado, la persona a cargo de su resguardo, as como la fecha en la que fueron adquiridos, su vigencia y
dems datos necesarios para su correcto control.
Entenderemos por bienes separables a aquellos que por su naturaleza son susceptibles de ser utilizados en
forma individual o en forma integrada por lo que debern ser resguardados en forma individual.
Entenderemos por bienes por accesorio a todo instrumento o aparato que no es parte integrante de una m quina
y por refaccin de toda pieza de repuesto para cualquier aparato mecnico. Por lo anterior los accesorios y
refacciones no se consideran activo fijo por lo que no sern sujetos a resguardos, con excepcin de los motores de
vehculos cuyo costo ser agregado al valor del vehiculo.
Los bienes muebles debern de darse de alta en el Sistema administrativos de activos fijos, en un periodo de
30 das hbiles a partir de la fecha de compra.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
63-ADM-P07-F01/Rev.00 Formato de Certificacin de Resguardo de Bienes Muebles
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo de Procedimiento Alta en el Resguardo de
Activo Fijo.
63-ADM-P07-A01/Rev.04
36
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P07-F01-Rev.00.docxhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P07-A01-Rev.04.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepcin y registro de documentos.
1.1 Secretaria del Departamento
de Control de bienes.
Recibe y registra copias de la documentacin
que respalda la adquisicin de los bienes
muebles, indicando la ubicacin fsica de los
mismos. Turna al Coordinador Administrativo
para su registro.
Copia de factura.
Remisin o escrito de
recepcin del bien.
2 Alta del bien en el sistema.
2.1 Analista de altas Registra el bien adquirido dando de alta en el
sistema, asignndole cdigo de inventario y
responsable del resguardo en el rea
correspondiente y se imprime certificacin de
resguardo.
Alta del Bien (Sistema).
Formato de certificacin de
resguardo de bienes.
2.2 Turna al Titular del Departamento.
3 Verificacin y firma de certificacin.
3.1 Jefe del Departamento de
Control de Bienes.
Verifica certificacin para su firma.
4 Impresin de etiquetas.
4.1 Analista de Altas Imprime etiquetas con cdigo de barras. Etiquetas.
5 Etiquetacin o marcacin del bien.
5.1 Coordinador de Inventarios.
Etiqueta o marca el bien para su identificacin.
6 Envo de formato de certificaciones de
resguardo de bienes
6.1 Jefe del Departamento de
Control de Bienes.
Enva certificaciones mediante oficios a los
Departamentos de Contabilidad de oficinas
centrales, FOVISSSTESON para el trmite a
seguir.
Oficio de envo de formato de
certificaciones de resguardo
de bienes
7 Archivo de documentacin.
7.1 Analista de Altas Archiva todos los documentos en su respectivo
expediente.
Expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C. Elizabeth Valdez Revilla /
Analista de altas en el
Departamento de Control d
Lic. Alfredo Quijada Medina /
Jefe del Departamento de
Control de Bienes
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
37
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Alta en el resguardo de activo fijo
63-ADM-P07/Rev.04 15/07/2015 10:45:17a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Copia de Factura.1 Secretaria del
Departamento de Control de
Bienes.
Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Remisin o Escrito de
Recepcin del Bien.
2 Secretaria del Departamento
de Control de Bienes.
Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Alta del Bien.3 Analista de altas Electrnico Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Formato de certificacin
de resguardo de bienes.
4 Analista de altas Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Etiquetas.5 Analista de altas Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Oficio de envo de
certificaciones.
6 Jefe del Departamento de
Control de Bienes.
Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
Expediente.7 Analista de altas Papel Vida til de
bien.
Departamento de
Control de Bienes.
Departamento
de Archivo
General
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
38
Docu
men
to o
bsolet
o
-
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de
SonoraSubdireccin de Servicios Administrativos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificacin:CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Alta en el resguardo de activo fijo
63-ADM-P07/Rev.04
1 Se recibi copia de documentacin que respalda el bien
adquirido?
2 Se registr el bien en el sistema asignndole un cdigo de
resguardo?
3 Se imprimi la certificacin del resguardo del bien mueble?
4 Se verific y firmo la certificacin?
5 Se imprimieron etiquetas?
6 Se etiquet el bien?
7 Se envi la certificacin de resguardo a los departamentos de
contabilidad y/o a FOVISSSTESON?
8 Se archivaron los documentos?
SIP-F04/REV.0139
Docu
men
to o
bsolet
o
-
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Recepcin de insumos y bienes inmuebles
63-ADM-P08/Rev.04
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIN:
Subdireccin de Servicios Administrativos
26/08/2015
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Dar conformidad de la recepcin de los insumos y de bienes inmuebles para verificacin de las especificaciones
que se hicieron en el pedido.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Toda recepcin de insumos y bienes muebles la Coordinacin de Almacn General y Farmacias hasta el trmite
ante el Departamento de Contabilidad para pago al proveedor, con excepci n de las devoluciones de farmacias y/o
hospitales.
II.- ALCANCE
Insumos: Medicamentos, Material Hospitalario, Material de oficina y de limpieza.
Bienes muebles: Mobiliario, Equipo, Maquinaria, Transporte.
RMR: Reporte de Mercanca Recibida.
Orden de Compra: Solicitud de mercanca de bienes, materiales y suministros asignada por adjudicacin directa
o licitacin Pblica.
Pedido: Solicitud de medicamentos asignados por adjudicacin directa o licitacin Pblica.
III.- DEFINICIONES
Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, seccin I, fecha 11 de julio del 2011.
Reglamento de ISSSTESON B.O. Reglamento nmero 37 Secc.I, Jueves 07 de mayo del 2015.
Sistema Estatal de Almacenes.
IV.- REFERENCIAS
Slo se recibirn los insumos y bienes muebles con pedido u orden de compra y factura, adjunta.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
63-ADM-P08-F01/Rev.04 Reporte de mercanca recibida.
63-ADM-P08-F02/Rev.04 Reporte de irregularidades.
63-ADM-P08-F03/Rev.04 Relacin de RMR.
63-ADM-P08-F04/Rev.04 Bitcora de aviso a proveedor por anomalas en facturas.
63-ADM-P08-F05/Rev.04 Relacin de RMR turnados al departamento de Contabilidad.
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Recepcin de
Insumos y Bienes Muebles.
63-ADM-P08-A01/Rev.04
40
Docu
men
to o
bsolet
o
http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-F01-Rev.04.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-F02-Rev.04.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-F03-Rev.04.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-F04-Rev.04.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-F05-Rev.04.pdfhttp://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-ADM-P08-A01-Rev.04.pdf
-
NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recibo de Insumos y Bienes Muebles.
1.1 Auxiliar de Recibo. Recibe del proveedor los insumos o bienes
Muebles.
Reporte de Mercanca
Recibida
1.2 Verifica que los insumos y/o bienes muebles,
vengan de acuerdo a las especificaciones del
pedido u orden de compra: cantidad,
presentacin, gramaje, caducidad y coteja los
datos con los registrados en el sistema
Estatal de almacenes.
Si es diferente en lo que se refiere a cantidad,
presentacin y gramaje
1.3 Rechaza la recepcin y se llena el reporte de
irregularidades y se firma por el proveedor, Jefe
del departamento y coordinador.
Reporte de irregularidades
Si es por caducidad menor a lo estipulado en
el pedido
1.4 Solicita carta compromiso de canje o se
rechaza la recepcin.
Carta Compromiso.
Si todo esta correcto
1.5 Firma de recibido la factura al proveedor.
1.6 Turna a responsable de sistema la factura y
pedido u orden de compra.
2 Emisin de contra recibo.
2.1 Responsable de Tramites de
Insumos y bienes muebles.
Recibe del proveedor factura a revisin, firmada
de recibido por almacn.
2.2 Entrega contra recibo a Proveedor. Contra recibo.
3 Registro en Sistema Estatal de Almacenes.
3.1 Encargado de Sistemas. Recibe del Coordinador una copia del pedido y
tres copias de la factura debidamente sellada
y firmada de recibido y reporte de
irregularidades si las hubo.
3.2 Registra en Sistema Estatal de Almacenes la
entrada y emite reporte de mercanca recibida
RMR.
RMR.
3.3 Turna al Jefe del Departamento para su
revisin y firma.
4 Revisin y Firma.
4.1 Jefe de la Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Firma el RMR.
4.2 Turna a la Secretaria y/o Responsable de
Trmites, los RMR para su separacin y
distribucin.
5 Distribucin de RMR.
5.1 Secretaria de la
Coordinacin de Almacn
General y Farmacias y
Responsable de Trmites.
Separa original y primera copia del RMR junto
a una copia de factura para responsable de
trmites.
5.2 Separa segunda y tercera copia de RMR junto
con copia de pedido u orden de compra y dos
copias de factura para rea de Sistemas.
41
Docu
men
to o
bsolet
o
-
5.3 Auxiliar de trmites. Relaciona los RMR en formato. Relacin de RMR.
6 Envo de informacin al Departamento de
Contabilidad.
6.1 Encargado de Sistemas. Con los dos juegos de RMR, pedido u orden
de compra y factura elaboran dos paquetes de
entradas diario.
6.2 Enva un paquete al departamento de
Contabilidad y otro para Archivo en Almacn
General.
Memo de envo de paquete.
7 Revisin y Trmite de RMR.
7.1 Responsable de trmites de
Insumos y bienes muebles.
Recibe juego de RMR y factura.
7.2 Revisa RMR original, pedido u orden de
compra y factura.
7.3 Si existe algn error de captura, lo devuelve a
Sistemas para su correccin y reimpresin de
RMR.
8 Reimpresin de RMR.
8.1 Encargado Sistemas. Corrige y reimprime el RMR y se llevan a cabo
los pasos de las actividades 3 y 4.
Si hay error en facturacin
8.2 Responsable de trmites de
Insumos y bienes muebles.
Informa al proveedor va telefnica para que
vuelva a facturar o elabore nota de crdito.
Bitcora de aviso a proveedor
por anomalas en facturas.
Si todo esta correcto
8.3 Relaciona los RMR.
8.4 Entrega RMR con relacin al Departamento de
Contabilidad.
Relacin de RMR turnados a
contabilidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprob:Revis:Elabor:
SIP-F02/REV.02
C. Ma. Maribel Lpez Reyes /
Coordinacin de Almacn
General y Farmacias
Ing. Amador Bustamante
Gastelum / Coordinador de
Almacn General y Farmacias
L.E. Fernando Chapetti S. /
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad
42
Docu
men
to o
bsolet
o
-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Subdireccin de Servicios Administrativos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboracin:
Recepcin de insumos y bienes inmuebles
63-ADM-P08/Rev.04 26/08/2015 11:33:41a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicacin
Resguardo Disposicin
final
Reporte de Mercanca
Recibida.
1 Auxiliar de Recibo. Papel 2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
Reporte de
Irregularidades.
2 Auxiliar de
Recibo.
Papel 2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
Carta Compromiso.3 Auxiliar de Recibo. Papel 2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
Contra Recibo.4 Responsable de Tramites
de Insumos y bienes
muebles.
Papel 2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
RMR.5 Encargado de Sistemas. Electrnico y/o
Papel
2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
Relacin de RMR.6 Auxiliar de trmites. Electrnico y/o
Papel
2 aos. Coordinacin de
Almacn General y
Farmacias
Departamento
de Archivo
General
Memo de envo
