Manual de POA - Plan Operativo³n Estratégica Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL...

Version 2.0

Planificación Estratégica Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL

Centro de Tecnologías de Información Página 1

Contenido Manual de Usuario del Sistema de Plan Operativo Anual de la ESPOL ............................................ 2

I. INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................... 2

II. USUARIO COORDINADOR DE CALIDAD. .............................................................................. 6

1. Ingreso de Indicadores.................................................................................................... 6

2. Modificación y eliminación de los Indicadores. ............................................................. 11

3. Modificación y Eliminación de Actividades. ................................................................... 18

4. Ajuste de Pesos ............................................................................................................ 23

5. Informe de Avance de Actividades de la Planificación del POA. ..................................... 23

III. USUARIO DIRECTOR ...................................................................................................... 25

1. Aprobación, modificación o eliminación de Indicadores. ............................................... 26

2. Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador. ............................ 29

3. Informe de Avances de Actividades de Planificación del POA. ....................................... 31

4. Resúmenes Gráficos ..................................................................................................... 33

5. Histórico de Informes ................................................................................................... 34

Planificación Estratégica

Centro de Tecnologías de Información

Manual de Usuario del Sistema de Plan

Operativo

INTRODUCCION

El presente manual es una guía para el uso del Sistema de Plan Operativo

Este manual refleja la interacción entre

I. Coordinador de Calidad

II. Director (Directores de

Directores de Institutos).

III. Unidad de Planificación

Siguiendo con la política de trabajo que se lleva dentro del Sistema de Plan Operativo

la ESPOL, se desarrolló el manual consideran

Suprimir (Eliminar), Aprobar.

I. INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema se utilizará

• www.planop.espol.edu.ec

Un vez que se ingrese al sistema de Plan Operativo,

ventana de Bienvenida al Sistema




Operativo Anual de la ESPOL

El presente manual es una guía para el uso del Sistema de Plan Operativo Anual

la interacción entre los diferentes tipos de usuarios del sistema

Coordinador de Calidad.

(Directores de Centros, Unidades Administrativas, Decano

Directores de Institutos).

Planificación Estratégica (Oficina de Planificación).

Siguiendo con la política de trabajo que se lleva dentro del Sistema de Plan Operativo

ESPOL, se desarrolló el manual considerando el método “MISA”, Modificar,

probar.

SISTEMA

se utilizará el mismo sitio web de la versión anterior:

www.planop.espol.edu.ec

al sistema de Plan Operativo, www.planop.espol.edu.ec

de Bienvenida al Sistema. (Gráfico No.1).

Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL

Página 2


de la ESPOL.

Anual de la ESPOL.

el sistema:

Decanos de Facultades,

Siguiendo con la política de trabajo que se lleva dentro del Sistema de Plan Operativo Anual de

odificar, Incorporar,

versión anterior:

www.planop.espol.edu.ec, saldrá la



En el Gráfico No.1, se muestra la ventana inicial del sistema, a la cual puede ingresar cualquier

usuario que desee ver el Sistema de Plan Operativo de ESPOL.

En el Gráfico No.2, se muestra

divididas de la siguiente manera:

1. Ingreso al Sistema

2. Período del Plan Estratégico.

3. Año del Plan Operativo.

4. Menú Principal.

5. Ruta de Ubicación en el Sistema.

6. Sub- menú de los

1. Ingreso al Sistema.-

entrar al sistema seleccionando el

ventana de ingreso al sistema

contraseña de ESPOL

2



muestra la ventana inicial del sistema, a la cual puede ingresar cualquier

usuario que desee ver el Sistema de Plan Operativo de ESPOL.

uestran las diferentes secciones de la ventana inicial

divididas de la siguiente manera:

Ingreso al Sistema.

Período del Plan Estratégico.

Año del Plan Operativo.

Menú Principal.

Ruta de Ubicación en el Sistema.

menú de los indicadores, divididos por: Capítulo, Objetivos y

- Esta sección permite que los diferentes tipos de usuarios

al sistema seleccionando el botón . Luego de eso aparece la

de ingreso al sistema(Gráfico No.3), en el cual se ingresará

de ESPOL.

Gráfico No.3

5

6

3


Página 3

Gráfico No.1

muestra la ventana inicial del sistema, a la cual puede ingresar cualquier

secciones de la ventana inicial del sistema,

, divididos por: Capítulo, Objetivos y/o Unidades.

Gráfico No.2

los diferentes tipos de usuarios puedan

Luego de eso aparece la

), en el cual se ingresará usuario y

Gráfico No.3

4

1



2. Período del Plan Estratégico.- Permite observar el período del plan estratégico,

dependiendo de “Año de Plan Operativo” que seleccione.

Por ejemplo: “si selecciona el año 2007, en la opción de “Año de Plan Operativo”,

aparecerá en el Plan Estratégico el período “2003-2007”, porque el año 2007 perteneció

al “Período del Plan Estratégico del 2003-2007”.

3. Año de Plan Operativo.- Permite seleccionar el año del Plan Operativo a observar.

4. Menú Principal.- Esta sección tiene cuatro opciones: Inicio, Guías,

Contactos/Sugerencias e Informes.

4.1.- Inicio.-Es la ventana de bienvenida al Sistema de Plan Operativo Anual de

ESPOL.

4.2 POA.- Es la ventana inicial del sistema, la misma que se muestra en el

“Gráfico No.2”, en la que se puede ver los indicadores tanto por capítulos,

objetivos y/o unidades.

4.3.- Guías.- Permite descargar el “Manual de usuario del sistema”.

4.4.- Contactos/Sugerencias.- Se mostrará una opción que permite en el caso

de alguna necesidad del usuario respecto al funcionamiento o problema del

sistema, enviar un mensaje.

4.5.- Informes.- Permite ver los distintos tipos de informes gráficos sobre

objetivos o unidades respecto a los resultados de los talleres semestrales del

POA respecto al año en curso”.

5. Ruta de Ubicación en el Sistema.- Esta sección permite ver la ruta de acceso, es decir

el lugar exacto donde se encuentre dentro del sistema, y además permite salir o entrar

parcial o totalmente de las diferentes ubicaciones del sistema.

6. Sub-menú de los Indicadores, divididos por: Capítulos, Objetivos y/o Unidades.-

Este sección permite ver los indicadores, por Capítulos, por Objetivos o por Unidades,

los mismos que se lo observarán presionando una de las opciones antes mencionadas,

y luego sobre una sub-opción. (Gráfico No.4).



Gráfico No.4

Obs: En esta sección se observará el indicador, tanto por Capítulos, Objetivos, o Unidades,

seleccionando el indicador para posteriormente observarlo en el formato de planificación

IG1301-1 (GráficoNo.5)

GráficoNo.5

NOTA: En este GráficoNo.5, se muestra el indicador con actividades planificadas.



II. USUARIO COORDINADOR DE CALIDAD.

En esta apartado del manual se considera el manejo del sistema, desde la perspectiva del

usuario “Coordinador de Calidad”, para esto se debe regresar a la sección de “Ingreso al

Sistema", que se encuentra en la parte superior de la ventana inicial del sistema (Gráfico No.3); y

colocar usuario y contraseña.

Luego de ingresar el usuario y contraseña, el sistema reconocerá el tipo de usuario que inició

la sesión y mostrará en la ventana un mensaje de Bienvenida con la cuenta de usuario; además

en la parte del rol aparece el tipo de usuario que ingresó al sistema (Gráfico No.6), en este caso

el usuario Coordinador de Calidad.

Gráfico No.6

NOTA: Además en este GráficoNo.6, en la sección del menú principal se activará la opción

“Menú de usuario” una vez que alguno de sus usuarios ingrese al sistema, independientemente

del tipo de usuario; esta opción permite ir a la vista de los indicadores de manera inmediata.

Una vez dentro del sistema como usuario “Coordinador de Calidad”; en esta parte

manejaremos dos momentos, antes y después de la “Aprobación del POA” por parte del

Consejo Politécnico.

1. Ingreso de Indicadores

i. Ingreso de indicadores antes de la Aprobación del POA.- Esta etapa consiste en el

ingreso del nuevo POA y está comprendido entre los meses de “noviembre a diciembre”; cuando se puede ingresar, modificar indicadores que luego serán

aprobados por el Consejo Politécnico.

Por ejemplo: De noviembre a diciembre 2010, ingreso los indicadores del POA 2011.

(Gráfico No. 7).



Gráfico No.7

En el Gráfico No.7, se tiene la opción de ingresar los indicadores, a través del botón “Agregar

Indicador”; luego de seleccionar el botón se presenta la pantalla para ingresar los datos

referentes al indicador, (Gráfico No.8)

Gráfico No.8

La información del indicador que se debe ingresar es la siguiente:



a. Objetivo.- Escoger el objetivo que desee del listado que se muestra.

b. Responsable de la ejecución.- Esta opción aparecerá llena con el cargo del

responsable de la ejecución, que normalmente es Director de la Unidad, o

Decano de la Facultad, o Director de Centro. Por ejemplo: Si el coordinador

de calidad es de EDCOM, entonces aparecerá Director de la EDCOM en

responsable de la ejecución.

c. Plazo.- Seleccionar mes y día de plazo del indicador. (Normalmente es al 31 de

diciembre del año siguiente, esto es si el indicador se ingresa entre noviembre y

diciembre); de lo contrario en el resto del tiempo se seleccionará plazo dentro

del año en curso.

d. Indicador /Meta.- Escribir el indicador y su respectiva meta.

e. Peso.- Ingresar el peso del indicador en porcentaje del 1 al 100%. (Recordar

que la suma de los pesos de uno o más indicadores en cada objetivo deben sumar

100%). Nota: Cada vez que ingrese un indicador en alguno de los objetivos, el

sistema le recordará mediante un mensaje cuánto va la suma de los pesos y

también no lo dejará ingresar más indicadores si la suma de los pesos llegó a

100%.

f. Seguimiento.- Se escribiría la forma como se realizará el control del indicador

g. Responsable del seguimiento.- Se escribe el cargo o nombre que la persona

que la unidad, centro, facultad, etc. Realizará la labor de seguimiento del

indicador. (Normalmente es el Coordinador de Calidad).

h. Financiamiento.- Podrá marcar una o varias; dependiendo de la circunstancia

del indicador.

i. Análisis de causa.- Este espacio aparecerá activo, cuando modifique un

indicador ingresado, o después de la “Aprobación del POA”.

Después de ingresar todos los datos del indicador podrá guardar la información, con el

botón “Guardar”, si todos los datos son correctos se observará la ventana principal

del sistema con el indicador ingresado por cada objetivo; caso contrario aparecerá

(Gráfico No.9) mensajes en rojo en el lugar donde esté el inconveniente.

Gráfico No.9



En este caso no se guardó el indicador y aparece una advertencia en el Peso (%) que

indica “La suma de pesos de indicadores excede al 100%, introduzca las modificaciones pertinentes”, esto es porque antes ya se había ingresado uno o más

indicadores que actualmente pesa el 100%; eso se observa por que aparece un

mensaje debajo del nombre del objetivo que dice “El peso actual del objetivo es: 100%”.

Nota: Recuerde que el análisis de causa será obligatorio después de la Aprobación del

POA.

ii. Ingreso de indicadores después de la Aprobación del POA.- En este caso para

ingresar indicadores después de la “Aprobación del POA”, es necesario realizar el

llenado de los campos, incluyendo el campo de análisis de causa, sino lo hace saldrá

un mensaje de “requerido”, en la parte de Análisis de causa y no lo dejará guardar

hasta que lo escriba (Gráfico No.9).

-------------------------------------------------------------0-------------------------------------------------------

Una vez creado el indicador aparece la ventana (Gráfico No.10), en esta ventana se observa al

objetivo con su o sus respectivos indicadores, con algunas opciones en el lado derecho de la

misma, las cuales son:

Mostrar Indicadores.- Permite filtrar los indicadores por el estado en que se encuentran; en

el caso de coordinador de calidad, en la etapa de ingreso y antes del Aprobación del POA, se

presenta tres opciones:

Incorporado, Modificado, por Suprimir.- Es el estado del indicador una vez que se lo

ingrese, se lo modifique o se lo suprima, antes de seleccionarlo y enviarlo para

aprobación del Director.

Esperando la Aprobación del Director.- Una vez enviado al Director.

Aprobado por el Director.- Cuando el Director lo aprobó.

Suprimido.- Si el indicador fue suprimido.

Gráfico No.10

Después de la Aprobación del POA, ya no es factible ingresar o modificar algún indicador, sin

antes pedir autorización al rectorado, en este período se observan cambios en el estado de los

indicadores los cuales son:



Incorporado, Modificado, Por Suprimir.- Este funciona idéntico que en la etapa anterior.

Esperando la Aprobación del Director.- Una vez enviado al Director.

Esperando la Aprobación de Planificación.- Una vez aprobado por el Director, este es

enviado a planificación, el mismo que puede ser aprobado o no aprobado.

POA.- Este estado se da una vez que Planificación Estratégica aprueba el cambio en el

indicador.

No aprobado por Planificación.- Cuando planificación no aprobó el cambio solicitado, y

en el campo observación aparecerá la justificación del mismo.

Suprimido.- Luego que la solicitud de supresión fue aprobada por Planificación

Estratégica.

Estado.- Estado en el que se encuentra el indicador.

Peso.- El peso del indicador.

Avance.- El porcentaje de avance del indicador.

Total.- Es el promedio del porcentaje de avances del Objetivo, es decir se existen más de un

indicador en el objetivo, se refleja el porcentaje en promedio del avance del objetivo (Sólo se

muestra cuando se selecciona “Mostrar Indicadores: POA”).

Refiriéndose a los diferentes estados del sistema en lo que respecta a Coordinador de Calidad,

es importante recalcar que los indicadores de cada unidad, centro, facultad o instituto, podrán

observarse según se escoja el estado en el menú correspondiente:

Por ejemplo: Si desea ver los indicadores que se encuentran en estado POA, se escoge la

opción POA. (Gráfico No.11).

Gráfico No.11



Realizar la siguiente actividad.

Dentro de la vista de indicadores se observa en la parte inferir una barra

de la Barra de Avances del Indicador

Estas opciones, indican las diferentes etapas en las que puede encontrarse el indicador y te

una vista rápida de los estados, además hay un ícono de

algún evento que ocurra tanto en el objetivo como en

advertencia sobre el indicador, solo debe acercarse a la misma y automáticament

en un cuadro de texto el inconveniente encontrado

(Gráfico No. 13)

2. Modificación y eliminación

Para modificar o eliminar

ventana (Gráfico No.14



Realizar la siguiente actividad.- Probar los demás estados de los indicadores……!

Dentro de la vista de indicadores se observa en la parte inferir una barra

de la Barra de Avances del Indicador” (Gráfico No.12)

Gráfico No.12

Estas opciones, indican las diferentes etapas en las que puede encontrarse el indicador y te

una vista rápida de los estados, además hay un ícono de advertencia

tanto en el objetivo como en el indicador.

advertencia sobre el indicador, solo debe acercarse a la misma y automáticament

en un cuadro de texto el inconveniente encontrado, lo mismo sucederá en el caso del objetivo

y eliminación de los Indicadores.

o eliminar indicadores, debe seleccionar el indicador y aparecerá una

Gráfico No.14)

Gráfico No.14


Página 11

Probar los demás estados de los indicadores……!

Dentro de la vista de indicadores se observa en la parte inferir una barra llamada “Leyendas

Gráfico No.12

Estas opciones, indican las diferentes etapas en las que puede encontrarse el indicador y tener

, que avisará sobre

el indicador. En el caso de una

advertencia sobre el indicador, solo debe acercarse a la misma y automáticamente aparecerá

, lo mismo sucederá en el caso del objetivo.

Gráfico No. 13

el indicador y aparecerá una

Gráfico No.14



En la ventana Gráfico No.14, se tienen 6 botones en la parte superior, los cuales son:

Editar Indicador, Añadir Actividad, Ver Planificación, Ver Avances y Regresar a

Indicadores.

• Editar Indicador.- Permite ingresar un nuevo indicador cuando sea la

primera vez, o realizar cambios al indicador en el caso que haya sido

ingresado.

Nota: Antes de la Aprobación del POA, se podrá ingresar indicadores o cambios

a los indicadores ingresados, sin aprobación de planificación estratégica;

después de la Aprobación del POA, se podrá ingresar indicadores pero con la

aprobación de Planificación Estratégica.

• Añadir Actividad.- Permite ingresar actividades en el indicador.

• Ver Planificación.- Permite visualizar el indicador en el formato de

Planificación IG1301, del POA.

• Ver Avances.- Permite visualizar el indicador en el formato de Avance IG1303,

del POA.

• Regresar a Indicadores.- Permite regresar a la ventana de la vista del

indicador.

1.1 Modificación de Indicador

Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.14 se debe:

• Seleccionar el botón “Editar Indicador”.

• Aparecerá la ventana del indicador (Gráfico No.15), con los datos que se

ingresaron anteriormente, en esta ventana podemos editar los cambios

necesarios, para luego seleccionar el botón “Guardar”.

• El botón “Suprimir”, realiza la petición de supresión del indicador, en el caso

de que sea un indicador recientemente ingresado se eliminará

automáticamente.

• El botón “Cancelar” retorna a la pantalla del listado de indicadores.



Gráfico No.15

• Una vez guardado, el sistema regresa a la pantalla de la vista del indicador

(Gráfica No.16), con algunos cambios en la ventana del indicador, los cuales

son:

Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del

cambio que dice “ indicador guardado exitosamente”.

Segundo.- Todos los campos que hayan sido modificados aparecen con

una , que indica que o se ingresó ese campo, o se lo modificó; en

ambos casos si se colocan sobre la aparecerá un signo de “?”; si se

ingresó algo, mientras que si fue modificado aparecerá un cuadro de

mensaje mencionado lo que estuvo escrito anteriormente en ese lugar.

(Esto es para ayudar al coordinador de calidad y al Director para que

sepan exactamente que se cambio en el indicador).



Gráfico No.16

Nota: En caso de que el cambio realizado ya no quisiera efectuarlo seleccione “Descartar

cambios”, y regresará a la versión aprobada del indicador.

• Una vez que esté de acuerdo con los cambios efectuados, en la ventana

(Gráfico No.16), seleccionar el botón “Regresar a Indicadores”.

• Luego de escoger el botón “Regresar a Indicadores”, aparecerá la vista

principal de los indicadores (Gráfico No.17) con el o los indicadores en estado

“Modificado”, para luego seleccionar el o los indicadores que desee enviar para

aprobación del director.



Gráfico No.17

1.2 Supresión (eliminación de un indicador).

Para suprimir un indicador, al igual que para modificar, se debe:

• Seleccionar el botón “Editar Indicador”.

• Aparecerá la ventana del indicador (Gráfico No.15), en la que debe seleccionar

el botón “Suprimir”.

Gráfico No.18



• Después se abrirá un recuadro sobre la ventana del indicador con un mensaje

de pregunta que dice ¿Está seguro que desea eliminar este indicador?

(Gráfico No.18); donde se debe seleccionar Aceptar, para que se elimine el

indicador.

• Una vez eliminado, el sistema regresa a la pantalla de la vista principal del

indicador (Gráfica No.19), con dos cambios, los cuales son:

Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del

cambio que dice “ indicador suprimido exitosamente”.

Segundo.- El indicador estará en estado “Por suprimir”, para luego

seleccionar el o los indicadores que desee enviar para aprobación del

director.

Gráfico No.19

Aviso importante: En el sistema ahora podrá ingresar indicadores, realizar cambios a un

indicador en el caso de una modificación o solicitar una supresión a un indicador. Toda solicitud

una vez “Aprobado el POA”, deberán justificarse en el espacio del “Análisis de Causa”; sin olvidar

que el proceso de envió físico del documento de soporte (carta al Rector) no se realizará más y

que toda solicitud deberá realizarse a través del sistema, en el cual la unidad de planificación

estratégica contestará el estado de la solicitud, además dicha Unidad será la encargada de

enviar el documento de soporte (Carta al Rector) informando del particular, para que quede

evidencia de dicho proceso; y una copia de carta con la justificación del Rector se enviará a la

unidad o centro involucrado.

2. Ingreso de actividades al indicador.

Para ingresar actividades, debe:

• Seleccionar el indicador.

• Escoger el botón de “Editar el Indicador”, saldrá la ventana (Gráfico No.15).

• En esta ventana escogemos el botón “Añadir Actividad”, ingresará a la ventana de

“Datos de la Actividad” (Gráfico No. 20).



El GráficoNo.20, presenta la ventana de

para poder guardar la información de lo contrario no se guardarán los datos ingresados.

Al igual que en el indicador los datos necesarios son:

Descripción.- Para editar la actividad que se desee.

Peso.- Indicar en porcentaje el valor,

debe sumar 100%.

Responsable.- Ingresar el Responsable de dicha actividad

Fecha plazo.- Escoger día y mes de plazo de la actividad.

Seguimiento/Controles.

Personal y Equipos.- Recurso Humano y equipos necesarios.

Financieros.- Origen del recurso financiero.

Una vez que se ingresó la información

Nota: Una vez guardada

(Gráfico No.21), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuale

Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del cambio que dice

“ Actividad guardada exitosamente”.

Segundo.- El campo

coordinador de calidad

indicador, entonces este retornará



Gráfico No. 20

la ventana de los datos de la Actividad, los cuales son obligatorio,


indicador los datos necesarios son:

Para editar la actividad que se desee.

Indicar en porcentaje el valor, recordar que la suma de los pesos de las actividades

Ingresar el Responsable de dicha actividad.

Escoger día y mes de plazo de la actividad.

Seguimiento/Controles.- Soportes que justifiquen el desarrollo de la actividad.

Recurso Humano y equipos necesarios.

Origen del recurso financiero.

Una vez que se ingresó la información de la actividad seleccione el botón “

guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador

con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuale

En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del cambio que dice

Actividad guardada exitosamente”.

l campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador

coordinador de calidad envíe el indicador al Director, y él una vez

este retornará a estado POA.


Página 17

Gráfico No. 20

los datos de la Actividad, los cuales son obligatorio,


recordar que la suma de los pesos de las actividades

Soportes que justifiquen el desarrollo de la actividad.

el botón “Guardar”.

la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador

con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuales son:


ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el

al Director, y él una vez que apruebe el



Gráfico No.21

Tercero.- En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activará

apenas se ingrese un indicador o actividades, con el fin de deshacer los cambios si eso

es lo que se desea hacer, antes de enviar el indicador para aprobación del Director.

3. Modificación y Eliminación de Actividades.

Para modificar o eliminar actividades, debe seleccionar el indicador, para luego poder

modificar o eliminar actividades, en la siguiente parte se explicar cada una de ellas:

2.1 Modificar Actividades.

Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.21 para modificar una actividad debe:

• Seleccionar la actividad, dando clic encima del nombre de la actividad, se carga la

ventana de la actividad (Gráfico No. 22), donde realizará cambios en cualquier de sus

campos.

• Escoger el botón de “Guardar”, para que se guarden los cambios.



• Una vez guardado, se regresa a la ventana del indicador

Nota: Una vez guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador

(Gráfico No.23), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuales son

Primero.- En la parte superior muestra

“ Actividad guardada exitosamente”.

Segundo.- El campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el

coordinador de calidad envíe el indicador al Director, y él una vez que apruebe el

indicador, entonces este retornará a estado POA

Tercero.- En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activa porque

se hizo cambio en las actividades, y de ser necesario podrá deshacer todos los cambios

que realizó en las actividades.



Una vez guardado, se regresa a la ventana del indicador, pero con

Una vez guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador

), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuales son


Actividad guardada exitosamente”.

El campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el


indicador, entonces este retornará a estado POA.

En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activa porque


en las actividades.


Página 19

, pero con algunos cambios.

Gráfico No. 22

Una vez guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador

), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuales son:

un mensaje de aprobación del cambio que dice

El campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el


En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activa porque




Gráfico No.23

2.2 Eliminar Actividades.

Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.21 para eliminar una actividad debe:

• Seleccionar la actividad, dando clic encima del nombre de la actividad, se carga la

ventana de la actividad (Gráfico No. 22), en la que debo seleccionar el botón

“Suprimir”.

• Después se abrirá un recuadro sobre la ventana de la actividad con un mensaje de

pregunta que dice ¿Está seguro que desea eliminar este actividad? (Gráfico No.24);

donde se debe seleccionar Aceptar, para que se elimine la actividad.

Gráfico No.24



• Una vez eliminada la actividad, el sistema regresa a la pantalla de la vista principal del

indicador (Gráfico No.25), con dos cambios, los cuales son:

Primero.- El indicador estará en estado “Modificado”, hasta que el cambio sea

aprobado por el Director.

Segundo.- Observar que la actividad suprimida aparece con un recuadro en rojo

, que evidencia que fue “suprimida”.

Gráfico No.25

Nota: Cuando se ingrese actividades en un indicador, en la ventana “Datos de la Actividad”

(Gráfico No.20); se observa que solo están activados los botones “Guardar” y “Cancelar”,

mientras que si se quiere modificar o eliminar una actividad, en la ventana de “Datos de la

Actividad”, aparecen activado un botón más en la parte superior, este es el botón “Suprimir”

(Gráfico No.22 o GráficoNo.24); esto sucede porque la actividad ya fue ingresada y lo que se

desea es “modificarla y guardarla” o “suprimirla”.

3. Avance de Actividades de la Planificación del POA (Formulario IG1303).

Una vez que los indicadores con sus respectivas actividades han sido aprobados por el

Director, estas se encuentran en estado POA, lo que permite que se puedan realizar los

avances de actividades, durante los meses de Enero a Diciembre; con excepción de

días previos a los talleres del POA, que se realizan entre los meses de julio y

Diciembre.

Para realizar los avances debe:

• Seleccionar el indicador



• Una vez en la ventana del indicador (Gráfico No.25), puede actualizar el avance

de la actividad o actividades que se hayan ingresado simplemente dando clic

en el campo de “Avance”, e ingresando el valor; este se encuentra en la parte

inferior donde están las actividades. (Gráfico No.26).

Gráfico No.26

• Finalmente seleccione “Guardar Avance de Actividades” (Gráfico No.26).

Gráfico No.27

Nota: Si ingresa en el campo de “Avance (%)” un valor que no esté entre 0 y 100% el

sistema le devolverá la ventana del indicador con dos mensajes en rojo.

Primero.- Un mensaje de “verifique” junto al valor que ingreso del avance.

Segundo.- En la parte superior de la ventana un mensaje que dice “Verifique los avances de las actividades” (Gráfico No. 27).



4. Ajuste de Pesos

El ajuste de pesos puede ser realizado en cualquier momento y solo se pone de color rojo

cuando tiene pesos incompletos.

Gráfico No.28

Gráfico No.29

Gráfico No.30

5. Informe de Avance de Actividades de la Planificación del POA.

Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del POA, es decir para

los meses de julio y diciembre.

Una vez que ingrese al sistema con su usuario y contraseña, aparecerá la ventana de la

vista principal de los indicadores. (Gráfico No.31), con una pestaña adicional “Informe

Semestral”, la misma que debe seleccionar para ver el informe de avance de

actividades en el formato IG1304.



Gráfico No.31

En el Gráfico No.31, se muestra los indicadores en el formato IG1304, para que ingrese

los correspondientes, factores de éxito o crítico, según sus respectivos indicadores.

Adicional en esta ventana (Gráfico No.31), aparecen tres botones en la parte superior

de la misma, los cuales realizan las siguientes funcionalidades:

• Enviar a Director.- Una vez escrito todos los factores tanto de éxito o crítico,

podrá enviarlo para la aprobación del director y que está listo para la reunión

de revisión del POA en los meses de julio y diciembre.

• Guardar informe.- Permite guardar los cambios que haga al formato, para

luego enviarlo al Director.

• Exportar a Excel.- Permite que el informe sea exportado a Excel, para luego si

el usuario decide los guarde o lo imprima en el formato IG1304.

Nota: Recordar que en esta etapa previa al taller del POA, el coordinador de calidad, ya

no verá en la vista de indicador algunos botones porque no podrá cambiar actividades,

ni tampoco realizar avances a los mismos, hasta que pase el taller y se permita

nuevamente ingresar actividades o avances de las mismas.



III. USUARIO DIRECTOR

En esta apartado del manual se considera el manejo del sistema, desde la perspectiva del

usuario “Director”, para esto debe ingresar al sistema como en la sección I de este manual

(Gráfico No.1); y colocar usuario y contraseña.

Luego de ingresar el usuario y contraseña, el sistema reconocerá el tipo de usuario que inició

la sesión y mostrará en la ventana un mensaje de Bienvenida con la cuenta de usuario; además

en la parte del rol aparece el tipo de usuario que ingresó al sistema (Gráfico No.32), en este

caso el usuario “Director”.

Gráfico No.32

NOTA: Además en este GráficoNo.32, en la sección del menú principal se activará la opción

“Menú de usuario” de la misma forma que el coordinador de calidad cuando ingrese al sistema;

esta opción permite ir a la vista de los indicadores de manera inmediata.

Una vez dentro del sistema como usuario “Director”; se manejará dos momentos, antes y

después de la “Aprobación del POA”:



1. Aprobación, modificación

i. Aprobación de Indicadores antes del

Politécnico.- Esta etapa consiste en el comienzo de un nuevo POA, e inicia entre los

meses de “noviembre a diciembre”; del coordinador de c

son revisados en el

Durante esta etapa el estado de los indicadores para

Esperando la Aprobación del Director.los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema para

el nuevo POA. (Gráfico No.3

Aprobado por el Director.desee aprobar.



odificación o eliminación de Indicadores.

Aprobación de Indicadores antes del Aprobación del POA

Esta etapa consiste en el comienzo de un nuevo POA, e inicia entre los

“noviembre a diciembre”; cuando se ingresa nuevos indicadores

del coordinador de calidad, y son enviados al Director para su aprobación,

segundo momento del taller del POA del mes de diciembre.

el estado de los indicadores para el Director son:

Esperando la Aprobación del Director.- Permite que como Director apruebe

los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema para

Gráfico No.33).

Aprobado por el Director.- Una vez que seleccione el o los indicadores que


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Aprobación del POA por el Consejo

Esta etapa consiste en el comienzo de un nuevo POA, e inicia entre los

cuando se ingresa nuevos indicadores por parte

y son enviados al Director para su aprobación, los cuales

taller del POA del mes de diciembre.

el Director son:

Permite que como Director apruebe

los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema para

Gráfico No.33

Una vez que seleccione el o los indicadores que



Para poder aprobar, modificar o eliminar un indicador, debe ingresar al

indicador seleccionándolo: (Gráfico No.34).

En esta ventana, como Director, tiene varias opciones:

• Aprobar Incorporación.- Permite aprobar el indicador que fue

ingresado.

• Editar Indicador.- Permite que como Director realice modificaciones al

indicador si lo considera pertinente, para luego guardar y aprobar.

• Ver Planificación.- Permite ver el indicador en el formato IG1301.

• Ver Avances.- Permite ver el indicador en el formato IG1303, aunque en

esta etapa, no tendremos actividades ingresadas, por tal razón será

imposible tener avances.

• Rechazar solicitud.- Permite que el indicador ingresado por el

coordinador, sea suprimido del sistema o en el caso de que sea una

modificación del indicador, esta no se aplique.

• Regresar a Indicadores.- Permite regresar a la vista inicial de

indicadores, por objetivos.

Gráfico No.34

Nota: Como Director, una vez aprobado el o los indicadores, estos los observará

en estado “Aprobado por el Director” (Gráfico No. 35)



Gráfico No.35

ii. Aprobación de Indicadores después de la Aprobación del POA por el Consejo Politécnico.- Esta etapa es aquella que está después del “Aprobación del POA”; es

decir, entre los meses de “Enero a Junio” y de “Julio a diciembre”; cuando se pueden

ingresar, modificar y suprimir los indicadores por parte del coordinador de calidad, y

son enviados al Director para su aprobación.

Nota: Los meses de “Enero a Junio”, y de “Julio a Diciembre, se diferencian

como dos períodos, dado que entre los meses de “Enero a Junio”, se puede

ingresar, modificar y suprimir indicadores, previa autorización del rector y

planificación estratégica; mientras que a partir del 1 de julio, la única

actividad permitida es la “Ingresar nuevos indicadores”, así mismo indicando el

análisis de causa correspondiente.

Durante estas etapas, es decir entre los meses de “Enero a Junio” y de “Julio a

Diciembre”; el estado de los indicadores para el Director serán: (Gráfico No.36)

Esperando la Aprobación del Director.- Permite que como Director apruebe

los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema; con la

diferencia que si lo aprueba, permanecerá en estado “Esperando la Aprobación

de Planificación”; hasta que Planificación le responda la solicitud

Aprobado por el Director.- Una vez que seleccione el indicador que desee

aprobar, igual que en el caso anterior, permanecerá en estado “Esperando la

Aprobación de Planificación”.



Nota: No olvidar que se deberá revisar el campo de análisis de causa que esté bien sustentado para que la Unidad de Planificaciónpaso a la solicitud planteada por la unidad o centro.

Esperando la Aprobación de Planificación.

indicador una vez que el Director lo aprobó.

POA.- Es el estado de todos los indicadores aprobados por el Director


modificación o eliminación.

No aprobada por Planificaciónsea para ingreso, modificación o eliminación, fue “No aprobada”, por alguna

circunstancia, en especial porque se desea eliminar un indicador pasada la fecha del 1

de Julio donde es imposible realizarlo

Suprimido.- Resul

planificación lo haya aprobado,

2. Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador.

Para aprobar un ingreso o cambio en las actividades de un indicador, el coordinar las

debió ingresar o modificar

en tal caso debe:

Seleccionar el indicador, que tiene el estado de “

que le permitirá ver la ventana del indicador con las respectivas actividades ingresadas

(Gráfico No. 37).



o olvidar que se deberá revisar el campo de análisis de causa que esté bien sustentado para que la Unidad de Planificaciónpaso a la solicitud planteada por la unidad o centro.

Esperando la Aprobación de Planificación.- Es el estado que toma el

indicador una vez que el Director lo aprobó.

Es el estado de todos los indicadores aprobados por el Director

Estratégica y que no tengan solicitud alguna ni de ingreso,

modificación o eliminación.

por Planificación Estratégica.- Resultado de que mi solicitud, ya

sea para ingreso, modificación o eliminación, fue “No aprobada”, por alguna

en especial porque se desea eliminar un indicador pasada la fecha del 1

de Julio donde es imposible realizarlo.

Resultado de solicitar una supresión (eliminación)

planificación lo haya aprobado, esto solo se podrá dar hasta el 30 de Junio.

Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador.


debió ingresar o modificar actividades; y después enviarlas para aprobación del Director,

Seleccionar el indicador, que tiene el estado de “Enviado para aprobación del Director”



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o olvidar que se deberá revisar el campo de análisis de causa que esté bien sustentado para que la Unidad de Planificación Estratégica le dé

Es el estado que toma el

Es el estado de todos los indicadores aprobados por el Director y por

y que no tengan solicitud alguna ni de ingreso,

Resultado de que mi solicitud, ya

sea para ingreso, modificación o eliminación, fue “No aprobada”, por alguna

en especial porque se desea eliminar un indicador pasada la fecha del 1

(eliminación) y que

esto solo se podrá dar hasta el 30 de Junio.

Gráfico No.36

Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador.


para aprobación del Director,

a aprobación del Director”, lo




Al igual que en el caso de indicador el Director puede:

• Aprobar Modificación de

ingreso o las modificación de la actividad.

• Editar Indicador.

actividad.

• Ver Planificación.

• Ver Avances.

• Rechazar solicitud.

coordinador, sean rechazadas del sistema.

• Regresar a Indicadores.


En caso de:

Ingreso de actividades por primera vez.

varias actividades nuevas en el indicador

No.37)



Al igual que en el caso de indicador el Director puede:

Aprobar Modificación de Actividad.- Con esta opción el aprueba los

ingreso o las modificación de la actividad.

Editar Indicador.- Está desbloqueado porque es la ventana de la

Ver Planificación.- Permite ver el indicador en el formato IG1301.

Ver Avances.- Permite ver el indicador en el formato IG1303.

Rechazar solicitud.- Permite que el ingresado de las actividades por el

coordinador, sean rechazadas del sistema.

Regresar a Indicadores.- Permite regresar a la vista inicial de


Ingreso de actividades por primera vez.- Cuando el coordinador de calidad ingres

varias actividades nuevas en el indicador, se evidencia con el estado


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Gráfico No. 37

Con esta opción el aprueba los

Está desbloqueado porque es la ventana de la

Permite ver el indicador en el formato IG1301.

el indicador en el formato IG1303.

Permite que el ingresado de las actividades por el

Permite regresar a la vista inicial de

Cuando el coordinador de calidad ingresa una o

. (Gráfico



Modificación de actividades.

actividad, entonces aparecerá en la ventana del indicador

una en cada campo que haya sido modificado

lugar específico donde se realiz

Eliminación de actividades.

indicador, entonces aparecerá la ventana del indicador con el número de la actividad

en un recuadro en rojo

3. Informe de Avances de

Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del PO

para los meses de julio y diciembre.

Una vez que ingrese al sistema con su usuario y contraseña, aparecerá la ventana

de la vista principal de los indicadores. (



Modificación de actividades.- Cuando el coordinador cambio algún campo en dicha

actividad, entonces aparecerá en la ventana del indicador en la sección de las actividades

en cada campo que haya sido modificado, esto es para que el Director identifique el

lugar específico donde se realizaron los cambio en las actividades. (Gráfico No.3

Eliminación de actividades.- Cuando el coordinador eliminó una o más actividades del


en un recuadro en rojo , de actividad suprimida (Gráfico No. 3

Informe de Avances de Actividades de Planificación del POA.

Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del PO

de julio y diciembre.


incipal de los indicadores. (Gráfico No.40), con una pestaña adicional


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el coordinador cambio algún campo en dicha

en la sección de las actividades

, esto es para que el Director identifique el

Gráfico No.38)

Gráfico No.38

Cuando el coordinador eliminó una o más actividades del


Gráfico No. 39)

Gráfico No. 39

Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del POA, es decir


), con una pestaña adicional



“Informe Semestral de la Unidad”, la misma que debe seleccionar para ver el

informe de avance de actividades formato IG1304.

Gráfico No.40

El formato IG1304 se muestra en el Gráfico No.40, para revisar lo correspondiente a

factores de éxito o crítico que el coordinador ingresó, según sus respectivos

indicadores.

Adicional en esta ventana (Gráfico No.40), aparecen tres botones en la parte superior

de la misma, los cuales realizan las siguientes funcionalidades:

• Enviar Informe.- Una vez revisado todos los factores tanto de éxito o crítico,

podrá enviarlos, para que se genere el formato IG1305 de la reunión general

de revisión del POA en los meses de julio y diciembre.

• Guardar informe.- Permite guardar los cambios si realizó algún cambio en los

factores tanto de éxito como crítico.

• Exportar a Excel.- Permite que el informe Semestral de la Unidad, sea

exportado a Excel en el formato IG1304.

Una vez que seleccione “Enviar informe”, aparecerá un mensaje (Gráfico No.41), que

dice “Una vez enviado no podrá modificar los factores. Desea continuar?”.



Gráfico No.41

Al seleccionar “Aceptar” enviará el informe al coordinador y quedará listo para la

reunión general del POA, donde será parte del formato IG1305.

4. Resúmenes Gráficos Permite visualizar los avances de los indicadores de forma gráfica. En ambos roles tanto

como el director como el coordinador tienen acceso a ellos, Gráfico No. 42

Gráfico No.42



5. Histórico de Informes Permite visualizar los informes semestrales en el formato IG1304. En ambos roles tanto como

el director como el coordinador tienen acceso a ellos, Gráfico No. 43

Gráfico No. 43

Manual de POA - Plan Operativo³n Estratégica Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL...

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