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GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Oficina Tcnica MA-OT-01 Rev.3 Pgina: 1 de 19

CONTROL DE EMISIN Y CAMBIOS

Rev. Fecha Descripcin Elaborado por Revisado por Aprobado por

0 12/01/2012 Para Emisin Jos Luis Pinto Ing. de Oficina

Tcnica

Elmer Chvez Jefe del rea de Oficina Tcnica

Melquiades Damin Jara

Gerente de Gestin de Operaciones

1 30/11/2012 Para Emisin Jonathan Lpez Ing. de Oficina

Tcnica


Melquiades Damin Jara

Gerente de Gestin de Operaciones

2 15/10/2015 Revisin general, actualizacin

de codificacin

Paulo Flores Ing. de Oficina

Tcnica


Carlos Alfaro Gerente de Gestin de

Operaciones

3 26/08/2016

Actualizacin del procedimiento en los tems 4.1, 4.2, 4.6, 5.1, 5.2, 5.3, 6.2, 6.4, 6.5, 6.6, 6.7,

6.9, 6.11, 7.1, 8.

Roger Florencio Ing. de Oficina

Tcnica


Carlos Alfaro Gerente de Gestin de

Operaciones

Firmas de la revisin vigente

MANUAL DE OFICINA TCNICA



Tabla de Contenido

1. Propsito ......................................................................................................................................4 2. Alcance .........................................................................................................................................4 3. Documentos de Referencia y Definiciones ...............................................................................4

3.1 Procedimientos del MGP .....................................................................................................4 3.2 Cdigos y Normas ...............................................................................................................4 3.3 Definiciones .........................................................................................................................4 3.4 Abreviaturas .........................................................................................................................5

4. Oficina Tcnica .............................................................................................................................5 4.1 Oficina Tcnica Sede Central ..............................................................................................5 4.2 Oficina Tcnica de Proyectos ..............................................................................................6 4.3 Proyectos Civiles .................................................................................................................7 4.4 Proyectos Electromecnicos ...............................................................................................7 4.5 El Equipo de Oficina Tcnica de Proyectos ........................................................................8 4.6 Fases y Procesos ................................................................................................................8

5. Fase de Arranque .........................................................................................................................9 5.1 Conocimiento del Paquete de Contrato ...............................................................................9 5.2 Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica ...................................................................... 10 5.3 Revisin del Expediente Tcnico (E.T.) ........................................................................... 10

6. Fase de Ejecucin ..................................................................................................................... 10 6.1 Trabajos Topogrficos ...................................................................................................... 11 6.2 Compatibilizacin del Expediente Tcnico con otros Documentos Contractuales .......... 11 6.3 Administracin de Documentos ........................................................................................ 11 6.4 Conciliacin del Expediente Tcnico y Documento Contractual ...................................... 12 6.5 Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos .............................................. 12 6.6 Solicitud de Materiales Permanentes ............................................................................... 13 6.7 Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin .............................................. 13 6.8 Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales ............................................. 14 6.9 Elaboracin del Metrados ................................................................................................. 14 6.10 Elaboracin de Valorizaciones ......................................................................................... 16 6.11 Gestin de Materiales y Equipos del Cliente .................................................................... 16

7. Fase de Cierre ........................................................................................................................... 17 7.1 Cierre del Proyecto ........................................................................................................... 17

8. Procesos Complementarios .................................................................................................... 17 8.1 Implementacin del Sistema de Control y Operacin de Proyectos-SCOPe ................... 17 8.2 Capacitacin ..................................................................................................................... 18 8.3 Mejora Continua ................................................................................................................ 18

9. Apndices: ................................................................................................................................. 19 9.1 Flujograma Procesos de Oficina Tcnica ......................................................................... 19



Lista de Ilustraciones

Ilustracin 1. Organigrama de la Gerencia de Gestin de Operaciones ............................................6 Ilustracin 2. Organigrama de un Proyecto ........................................................................................7 Ilustracin 3. Organigrama de la Oficina Tcnica en Proyectos Civiles .............................................7 Ilustracin 4. Organigrama de la Oficina Tcnica en Proyectos Electromecnicos ...........................7 Ilustracin 5. Procesos de la Oficina Tcnica .....................................................................................9 Ilustracin 8. Flujograma Procesos de Oficina Tcnica de Proyectos ............................................. 19

Lista de Tablas

Tabla 1. Matriz de Responsabilidad Administracin de Documentos .............................................. 12 Tabla 2. Matriz de Responsabilidades par Trabajos Adicionales .................................................... 14 Tabla 3. Matriz de Responsabilidad para la Valorizacin ................................................................ 16



1. Propsito El presente manual especifica la metodologa de gestin de la Oficina Tcnica de un proyecto de construccin civil y/o electromecnicos de Cosapi.

2. Alcance Este procedimiento es aplicable en todos los proyectos de construccin civiles y electromecnicos de Cosapi S.A., excepto en aquellos casos en que por acuerdo previo con la empresa asociada, se aplique otro procedimiento.

3. Documentos de Referencia y Definiciones

3.1 Procedimientos del MGP

PG-CAL-02. Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad

PG-GGO-07. Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros

PG-OT-01. Procedimiento para la Revisin del Expediente Tcnico

PG-AC-01 - Anexo 01. Gua para la Revisin del Contrato

3.2 Cdigos y Normas

PMBOK Fundamentos para la Direccin de Proyectos, 5ta Edicin

ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos

ISO 9004:2009 Sistemas de Gestin de la Calidad Directrices para la Mejora del Desempeo

RNE:2006 Reglamento Nacional de Edificaciones (D.S. 011-2006-VIVIENDA, de fecha 08-05-06)

Reglamento de Metrados para Habilitaciones Urbanas (D.S. N 028-79-VC, de fecha 27-09-1979)

Reglamento de Metrados y Presupuestos. Infraestructura Sanitaria para Poblaciones Urbanas (D.S. N 09-94 TCC, de fecha 28-04-1994)

3.3 Definiciones Contrato Original. Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora

1.

Expediente Tcnico. El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones tcnicas, planos de ejecucin de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacin del presupuesto de obra, Valor Referencial, anlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, frmulas polinmicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolgico, de impacto ambiental u otros complementarios

1.

Metrado. Clculo o la cuantificacin por partidas de la cantidad de obra a ejecutar

1.

Partida. Cada uno de los productos o servicios que conforman el presupuesto de una obra

1.

Valorizacin de obra. Es la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra, realizada en un perodo determinado

1.

Touch up. Resane de la superficie pintada, este trabajo consiste en la limpieza, preparacin y repintado de la superficie. Spool. Son tramos prefabricados de un sistema de tubera, estos incluyen tuberas y accesorios. Se utilizan para facilitar el montaje de la lnea.

1 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, 2009.



3.4 Abreviaturas

ACP Administrador del Contrato Principal BM Bench Mark CD Control Documentario EDP Equipo de Direccin del Proyecto EP Equipo del Proyecto ET Expediente Tcnico GGO Gerencia de Gestin de Operaciones GP Gerente del Proyecto IOT Ingeniero de Oficina Tcnica ISC Implementador del SCOPe JAOT Jefe del rea de Oficina Tcnica en Sede Central JC Jefe de Calidad JCP Jefe de Control de Proyectos JOT Jefe de Oficina Tcnica MGP Manual de Gestin de Proyectos OC Orden de Compra OS Orden de Suministro OT Oficina Tcnica RME Responsable de Almacn de Materiales y Equipos del Cliente (Ex Jefe de Almacn de Importacin) ST Supervisor de Topografa

4. Oficina Tcnica Para una mejor implementacin, seguimiento y control de las Oficinas Tcnicas de los proyectos se ha estructurado el rea de Oficina Tcnica Sede Central.

4.1 Oficina Tcnica Sede Central La Oficina Tcnica Sede Central es un rea de la Gerencia de Gestin de Operaciones (GGO) segn el organigrama de la empresa. El responsable del rea es el Jefe de Oficina Tcnica de Sede Central y las principales funciones del rea son:

4.1.1 Apoyar en el reclutamiento del personal de Oficina Tcnica en los nuevos proyectos. 4.1.2 Hacer seguimiento al desempeo del personal de Oficina Tcnica de proyectos. 4.1.3 Coordinar con los gerentes de proyectos referentes a los recursos humanos y equipos necesarios para sus Oficinas Tcnicas. 4.1.4 Capacitar al equipo de Oficina Tcnica de proyectos sobre el Manual de Gestin de Proyectos (MGP). 4.1.5 Hacer seguimiento y control de la gestin de las Oficinas Tcnicas, mediante reportes de avance, informes, visitas, etc. 4.1.6 Brindar y/o gestionar soporte tcnico a las Oficinas Tcnicas. 4.1.7 Organizar reunin anual de Jefes de Oficina Tcnica. 4.1.8 Administrar la informacin histrica de los proyectos cerrados. 4.1.9 Actualizar el Manual de Gestin de Proyectos (MGP) referente a Oficina Tcnica. 4.1.10 Administrar y distribuir las normas tcnicas de propiedad de Cosapi. 4.1.11 Impulsar la mejora continua e innovacin en los procesos del rea. 4.1.12 Impulsar la utilizacin del SCOPe en los proyectos. 4.1.13 Impulsar el uso de la metodologa BIM en los proyectos. 4.1.14 Apoyar en la evaluacin anual del personal de Oficina Tcnica de Sede Central y Proyectos.

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Ilustracin 1. Organigrama de la Gerencia de Gestin de Operaciones

4.2 Oficina Tcnica de Proyectos La Oficina Tcnica de proyectos deber establecerse fsicamente en cada proyecto que desarrolle Cosapi, es un rea que forma parte del proyecto segn su organigrama. El responsable del rea es el Jefe de Oficina Tcnica y las principales funciones del rea son:

4.2.1 Dimensionar la Oficina Tcnica con el personal, recursos tcnicos y de logstica necesarios. 4.2.2 Revisar, interpretar y difundir entre el personal a su cargo el contrato del proyecto. 4.2.3 Revisar, interpretar y difundir entre el personal a su cargo el expediente tcnico (ET) del proyecto. 4.2.4 Revisar, interpretar y difundir entre el personal a su cargo el alcance del proyecto. 4.2.5 Participar de las reuniones programadas con el Cliente. 4.2.6 Participar de las reuniones internas con el EDP. 4.2.7 Elaborar los metrados. 4.2.8 Administrar los documentos. 4.2.9 Brindar soporte tcnico al rea de Produccin y dems reas. 4.2.10 Supervisar que los trabajos cumplan con los requerimientos del paquete del contrato. 4.2.11 Realizar consultas al Cliente o supervisin sobre las indefiniciones e incongruencias en la ingeniera y de las interferencias presentes en campo (RFI, NC, etc.). 4.2.12 Administrar los materiales y equipos del cliente, as como las fabricaciones (estructuras y equipos) de acuerdo al alcance del proyecto. 4.2.13 Elaborar la Lista de Materiales y Servicios Crticos para el proyecto. 4.2.14 Hacer las rdenes de Servicio de respecto a los trabajos especializados. 4.2.15 Elaborar los planes de izaje (rigging plan), de fabricacin e isomtricos segn alcance. 4.2.16 Elaborar los planos redline y/o as-built de acuerdo al alcance del contrato. 4.2.17 Elaborar y/o gestionar las memorias de clculo. 4.2.18 Elaborar los informes tcnicos. 4.2.19 Estructurar los entregables del contrato (los que competen a la OT) de acuerdo a los Sistemas y Subsistemas previstos por el Cliente para el pre-comisionado. 4.2.20 Elaborar los paquetes de prueba de tuberas. 4.2.21 Brindar apoyo tcnico en la procura de materiales permanentes y subcontrataciones. 4.2.22 Supervisar la implementacin de la herramienta SCOPe.

Gerencia de Gestin de Operaciones

Oficina Tcnica Gestin de

Calidad Control de Proyectos

Planeamiento Productividad Costos

Administracin de Contratos

BIM Procura Soluciones TI Arquitectura TI

Sist. de Gestin de Proyectos

Gestin de Innovacin

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Ilustracin 2. Organigrama de un Proyecto

4.3 Proyectos Civiles Los proyectos civiles cubren proyectos tpicos como: edificaciones, infraestructura y carreteras. El organigrama estndar de un proyecto civil es el que se indica a continuacin. Esta estructura debe ser personalizada a las condiciones propias del proyecto.

Ilustracin 3. Organigrama de la Oficina Tcnica en Proyectos Civiles

4.4 Proyectos Electromecnicos Los Proyectos electromecnicos cubren proyectos tpicos como plantas industriales, minera, refineras de petrleo, centrales, etc. El organigrama estndar de un proyecto electromecnico es el que se indica a continuacin. Esta estructura debe ser personalizada a las condiciones propias del proyecto.

Ilustracin 4. Organigrama de la Oficina Tcnica en Proyectos Electromecnicos

Gerencia del

Proyecto

Oficina Tcnica Produccin Control de Proyectos

Planeamiento Productividad Costos

Calidad Administracin

de Obra Administracin de Contratos

SSOMA Equipos

Proyectos Civiles Jefe de OT

Arquitecto OT Arquitectura

Proyectista

Dibujante

Ingeniero OT Civil

Proyectista

Dibujante

Ingeniero OT Sanitario/Electrict.

Proyectista

Dibujante

Ingeniero de Metrados y

Valorizaciones

Supervisor de Topografa

Topgrafo

Ayudante

Supervisor de Materiales y

Equipos

Almacenero

Ayudante

Control Documentario

Proyectos Electromecnicos Jefe de OT

Ingeniero OT Civil

Supervisor de Topografa

Topografa

Ayudante

Ingeniero OT Estruct./Mecni

co

Asistente

Ingeniero OT Tuberas

Asistente

Proyectista

Dibujante

Ingeniero OT Elect./Instr.

Proyectista

Dibujante

Ingeniero de Metrados y

Valorizaciones

Supervisor de Materiales y

Equipos

Almacenero

Ayudante

Control Documentario

SCOPe



Arranque Ejecucin Cierre

4.5 El Equipo de Oficina Tcnica de Proyectos El equipo de Oficina Tcnica de Proyectos ser dimensionado por el Jefe de Oficina Tcnica segn los requerimientos del proyecto, los cuales debern cumplir con los requisitos establecidos en el anexo Roles y Funciones del Equipo de Oficina Tcnica. El JOT deber asegurarse que cada integrante del equipo de OT conozca sus roles y funciones del cargo asignado al inicio del proyecto. Segn el requerimiento del proyecto el equipo de OT podra estar integrado por:

CD Control Documentario JOT Jefe de Oficina Tcnica

IOT Ingenieros de Oficina Tcnica (Civil, Estructuras, Mecnico, Tuberas, de Elec. e Inst.)

IMV Ingeniero de Metrado y Valorizaciones

ISC Implementador del SCOPe

RME Responsable del Almacn de Materiales y Equipos del Cliente (Ex Jefe de Almacn de Importacin)

ST Supervisor de Topografa

TO Topgrafo

PR Proyectistas

DI Dibujantes

En proyectos en donde est establecido un rgimen de permanencia y descanso en obra, el JOT deber planificar los descansos del personal a su cargo. Adems, deber considerar el contraturno o la re-asignacin temporal de las funciones del ausente.

4.6 Fases y Procesos La Oficina Tcnica de Proyectos tiene las siguientes fases durante el proyecto: Arranque, Ejecucin y Cierre, estas fases a su vez tienen procesos tales como: Metrar, Valorizar, Solicitar Materiales, Subcontratar, etc.

Ilustracin 5. Fases de la Oficina Tcnica

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Ilustracin 5. Procesos de la Oficina Tcnica

5. Fase de Arranque La fase de arranque del proyecto inicia en el momento que se adjudica el proyecto a Cosapi hasta la ejecucin, es en esta fase donde se hacen la planificacin del proyecto, para ello es necesario revisar estos puntos:

5.1 Conocimiento del Paquete de Contrato El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.

5.1.1 Revisar la forma de comunicacin con el Cliente (consultas, informacin, no conformidades, etc.). 5.1.2 Revisar la modalidad del contrato y el sistema de contratacin. 5.1.3 Revisar el proceso de la valorizacin (sustentos, fechas de entrega, plazos de respuesta, etc.). 5.1.4 Revisar los hitos para el avance (milestones) y entregas parciales. 5.1.5 Revisar cmo se realizar la recepcin y devolucin de los materiales que son suministrados por el Cliente. 5.1.6 Revisar los Estudios o Memorias de Clculo requeridos por el Cliente. 5.1.7 Revisar el proceso de solicitud, revisin y aprobacin de los trabajos adicionales. 5.1.8 Revisar el proceso de entrega de sistemas (liberacin, paquetes de pruebas, etc.).

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5.1.9 Revisar la entrega de planos redline y/o as-builts. 5.1.10 Revisar la metodologa para presentar y sustentar los metrados finales. 5.1.11 Revisar el proceso de cierre documentario (cartas, RFI, transmittals, etc.). 5.1.12 Revisar el cierre de almacn de materiales y equipos del cliente (materiales sobrantes, compatibilizacin de suministros con el Cliente, etc.). 5.1.13 Revisar el orden de prelacin de los documentos.

5.2 Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica Corresponde a la adaptacin del Manual de Oficina Tcnica (MA-OT-01) de Cosapi y adaptarlo

a las condiciones propias y alcances del proyecto.

5.2.1 Seleccionar y personalizar los planes, procedimientos y formatos que sern empleados en el proyecto por el personal de Oficina Tcnica y los otros miembros del equipo del proyecto.

5.3 Revisin del Expediente Tcnico (E.T.) La revisin del E.T. consiste en la revisin, anlisis e interpretacin de las especificaciones tcnicas, planos generales, planos de detalle, memorias de clculo, alcance del trabajo, etc. El objetivo de esta revisin es conocer el alcance real del proyecto y los requisitos del cliente segn el PG-OT-01 Procedimiento para la Revisin del Expediente Tcnico y del PG-AC-01 Anexo 01 Gua para la Revisin del Contrato, para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:

5.3.1 Imprimir toda la documentacin, organizarla y almacenarla para su consulta durante el desarrollo del proyecto. 5.3.2 Revisar que toda la informacin tcnica suministrada por el Cliente sea la necesaria para completar el trabajo indicado. 5.3.3 Revisar que el expediente tcnico del Cliente sean consistentes con las normativas internaciones y del pas en ejecucin. 5.3.4 Revisar si existen ambigedades, redundancias, contradicciones o falta de informacin. 5.3.5 Revisar si existe documentacin adicional a la suministrada en la etapa de licitacin. 5.3.6 Revisar los requerimientos especiales, son aquellos materiales, trabajos o servicios que no son comunes en el mercado local. 5.3.7 Identificar qu trabajos o servicios especficos se va a subcontratar. 5.3.8 Revisar si se requiere algn estudio tcnico previo. 5.3.9 Revisar si se requiere algn permiso en especial. 5.3.10 Revisar si se requiere la elaboracin de procedimientos especficos de trabajo.

Como consecuencia de los procesos descritos anteriormente, se deber realizar la presentacin del alcance del proyecto al todo el EP en la etapa inicial del proyecto (como mximo dentro de los 02 primeros meses iniciada la obra). La presentacin deber abarcar los siguientes temas como mnimo: 1. Duracin del proyecto Fecha de inicio y fin. 2. Lmites del alcance. Cantidades (metrado inicial) por entregable y/o global. 3. Descripcin de: reas, Sistemas, tramos, frentes (en caso aplique). 4. Diagrama de procesos (en caso aplique). 5. Entregables y sus caractersticas generales (Dimensiones, Especificacin Tcnica, etc.). 6. Nivel de desarrollo de la ingeniera (en caso aplique). 7. Requerimientos (materiales y equipos permanentes) crticos. 8. Responsable de los miembros de la OT por cada entregable. Se pueden incluir planos del proyecto, esquemas ilustrativos (layouts), especificaciones tcnicas, modelos 3D y otras herramientas visuales.

6. Fase de Ejecucin La fase de ejecucin inicia conjuntamente con los trabajos constructivos en obra hasta antes del cierre de la obra. En esta fase se ejecutan todas las actividades operativas del proyecto que se describen a continuacin:

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6.1 Trabajos Topogrficos Comprende todas las actividades para coordinar los trabajos de topografa en el proyecto, los cuales incluyen: realizar levantamientos topogrficos, establecer benchmarks (BMs), trazo, replanteo, control, etc. Dependiendo de la magnitud y complejidad del proyecto, se podr contar con un jefe de topografa y asistentes para que, entre otras actividades, se encarguen de: - Planificar y coordinar los trabajos de topografa

- Distribuir las cuadrillas de topografa en campo

- Descargar y procesar datos topogrficos

- Elaborar planos topogrficos, etc. Para ello se cuenta con el PG-OT-18 Procedimiento de Gestin de Topografa como referencia. El responsable de la topografa es el Supervisor de Topografa (ST) quien debe tener en cuenta lo siguiente:

6.1.1 Los IOT conjuntamente con el ST debern revisar los requerimientos tcnicos de topografa y elaborarn una lista de requerimientos donde se indicar las tolerancias, alineamiento, verticalidad, control dimensional, etc. 6.1.2 El ST deber planificar, coordinar, supervisar y controlar los trabajos de topografa. 6.1.3 El JOT informar al Supervisor de Topografa quin ser su supervisor directo. 6.1.4 El ST ser responsable de la elaboracin de los planos topogrficos. 6.1.5 Los equipos y herramientas de medicin debern ser calibrados peridicamente, el responsable de esta gestin es el ingeniero de Calidad. 6.1.6 El desarrollo de los procesos de levantamiento, trazo, replanteo y control ser previamente coordinado con el Supervisor de Produccin. 6.1.7 Verificar que los datos obtenidos en el levantamiento topogrfico cumplan con los requerimientos del proyecto, caso contrario se coordinar con el Supervisor de Produccin para su correccin y luego volver a realizar el levantamiento. 6.1.8 El registro topogrfico (protocolos) deber estar firmado por los representantes del Cliente y Cosapi, ste luego ser entregado al Asistente de Calidad para su almacenamiento. 6.1.9 Para realizar un correcto proceso topogrfico en campo, se deber revisar los procedimientos topogrficos que se encuentran en la lista de Procedimientos Constructivos.

6.2 Compatibilizacin del Expediente Tcnico con otros Documentos Contractuales La compatibilizacin tiene por finalidad comparar en forma detallada la informacin contenida en el Expediente Tcnico con los dems documentos contractuales, los cuales incluyen: excepciones, consideraciones de la oferta, ronda de consultas, trminos de referencia, adendas al contrato, comunicaciones y acuerdos de la etapa de licitaciones entre otros; considerando los aspectos tcnicos, constructivos, legales y sociales del proyecto.

6.2.1 Realizar la compatibilizacin de los documentos entre las distintas especialidades del proyecto (ejem. planos civiles vs. planos mecnicos, planos equipos vs. planos tuberas, etc.). 6.2.2 Realizar las consultas respectivas como resultado del proceso de compatibilizacin de la informacin (RFIs, cartas, etc.).

6.3 Administracin de Documentos La administracin de documentos involucra el envo, recepcin, codificacin, difusin y almacenamiento de toda la documentacin del proyecto para la comunicacin entre el equipo del proyecto y los interesados. El responsable de administrar la documentacin es el Control Documentario (CD) y estos son algunos documentos del proyecto: - Cartas - Actas de reunin - Requerimientos de Informacin (RFI) - No Conformidades (NC) - Transmittal - Submittal - Listas - Formatos - Reportes

- Informes - Planes - Especificaciones Tcnicas - Paquetes de Prueba - Planos - Procedimientos - Manuales - Esquemas - Libros

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Los certificados de calidad, protocolos, registros de calidad, normas tcnicas y dossiers estarn a cargo del rea de Calidad.

Para la administracin de documentos se debe tener en cuenta lo siguiente: 6.3.1 Comparar la documentacin de la etapa de licitacin con la documentacin contractual, para evitar documentos adicionales. 6.3.2 El CD deber identificar toda documentacin con la codificacin COSAPI, para ello cuenta con el PG-GGO-07 Procedimiento de Codificacin de Documentos y Registros. En su defecto la que indique el cliente-supervisin. 6.3.3 El CD avisar cuando un documento sea recibido o enviado a los interesados (cliente, proveedores, subcontratista). 6.3.4 Las cartas de tipo confidencial sern previamente consultadas con el gerente del proyecto para su difusin. 6.3.5 El CD deber actualizar fsicamente los documentos de la sala de documentos y en el campo. 6.3.6 El CD organizar y codificar las portadas y lomos de las carpetas de los documentos en la Sala de Documentos. 6.3.7 El CD entregar los supervisores de produccin los documentos con la ltima revisin y marcar los documentos anteriores como obsoletos. 6.3.8 El CD realizar caminatas programadas en campo para verificar que todos estn usando la documentacin actualizada. 6.3.9 El CD realizar y actualizar en coordinacin con el JOT, la Matriz de Comunicaciones del proyecto. 6.3.10 El CD deber enviar peridicamente los reportes respectivos sobre las comunicaciones del proyecto y mantener actualizados el log de transmittals, log de cartas, log de RFIs, log de Cuaderno de Obra, en los proyectos que apliquen.

Tabla 1. Matriz de Responsabilidad Administracin de Documentos

Actividad JOT IOT CD

Comunicar a los interesados los documentos recibidos S R

Actualizar los planos fsicos en oficina y campo y digitales en el servidor

S R

Realizar caminatas de actualizacin de documentos y recuperacin de planos superados

S R

Informar al JOT semanal el estado documentario (reportes y log de documentos)

S R

Organizar la base de datos del servidor S R

Generar cdigos de 3 letras* S R

Mapear los planos* R

S: Supervisin; R: Responsable *: Solo para planos Isomtricos de tuberas

6.4 Conciliacin del Expediente Tcnico y Documento Contractual Una vez finalizada la compatibilizacin de la informacin tcnica en las diversas especialidades, todo aquello que no ha sido resuelto deber ser conciliado con el Cliente o su representante de conformidad con el procedimiento establecido en el Contrato.

6.4.1 Evaluar los posibles impactos que puedan producirse en el alcance considerando los diversos escenarios antes y despus de la conciliacin. 6.4.2 Coordinar con las reas de Control de Proyectos (Costos, Planeamiento y Productividad) para calcular los impactos en costo y tiempo en el proyecto. 6.4.3 Realizar reuniones con el Cliente o su representante sobre los posibles impactos por las incompatibilidades presentadas o cambios realizados durante la etapa de ejecucin del proyecto.

6.5 Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos La finalidad de este proceso es identificar oportunidades para optimizar los procesos de construccin del proyecto con el objetivo de obtener un menor costo y plazo de ejecucin. Para este fin, se emplear el conocimiento y experiencia en construccin del equipo de direccin del

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proyecto en planificacin, diseo, adquisiciones y en el manejo de las operaciones en construccin. La Oficina Tcnica liderar esta actividad en el proyecto.

6.6 Solicitud de Materiales Permanentes Consiste en realizar la lista de materiales permanentes y/o servicios requeridos por el proyecto, para ser solicitados por un integrante de la Oficina Tcnica del proyecto a la Gerencia de Procura en Sede Central, indicando las cantidades, caractersticas y especificaciones de los mismos; as como, el cronograma de entrega, para lo cual se deber tener en cuenta los siguiente documentos:

- PG-GGO-09 Procedimiento para la Generacin y Seguimiento de Requerimientos de Recursos en los proyectos - PG-PLN-AUR Programa de adquisicin y uso de materiales - PG-COM-01 Procedimiento para la compra de bienes y servicios 6.6.1 La descripcin de los materiales debe cumplir con las ET, debe ser lo suficientemente clara para el proveedor. Ver PG-COM-01 Procedimiento para la Gestin de Compras. 6.6.2 Definir el proceso de compras locales en el proyecto, este deber ser representado en un diagrama de flujo y aprobado por el gerente del proyecto. 6.6.3 Elaborar la lista de materiales crticos. 6.6.4 Los IOT debe hacerle seguimiento las (S) de Oficina Tcnica. 6.6.5 Los IOT debern responder las consultas de los proveedores.

6.7 Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin La elaboracin de planos es responsabilidad de los IOT con apoyo de los proyectistas y dibujantes, se cuenta con el PG-OT-23 Procedimiento para Elaborar Planos para Construccin, para ello deben tener en cuenta lo siguiente:

6.7.1 Todo plano generado en la OT debe ser codificado segn el PG-GGO-07 Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros. 6.7.2 Los planos de fabricacin de estructuras metlicas deben tener una marca (estampa o troquel) para que pueda ser identificado. 6.7.3 Los planos de fabricacin debern tener un plano de arreglo general o plano de montaje. 6.7.4 Los planos de fabricacin de estructuras metlicas deben tener toda la informacin necesaria para que sea fabricado tales como lista de materiales, ubicacin de ejes y niveles, tipo de soldadura, acabado superficial, etc. 6.7.5 Los planos de fabricacin de estructuras metlicas sern elaborados de preferencia con el programa de estructuras, caso contrario con el Autocad. 6.7.6 Los planos isomtricos sern elaborados mediante un programa de tuberas para que sean dibujados en 3D y luego generar su isomtrico automticamente, caso contrario usar el programa Autocad. 6.7.7 El Control Documentario deber asignar a cada plano isomtrico cdigo de 3 letras para su fcil identificacin y control de las juntas de tubera. Los planos isomtricos deben tener las juntas codificadas con las 3 letras del plano. 6.7.8 Los esquemas o sketches debern ser elaborados en los formatos de Cosapi. 6.7.9 Los planos de izaje sern elaborados con la tabla de carga original del equipo a utilizar, se realizar una visita al rea de trabajo y verificar toda la informacin necesaria de equipo a izar (manuales, pesos, puntos de izaje, etc.) para seleccionar los aparejos a usar. El plano de izaje se adjuntar al procedimiento de izaje o clculo de izaje segn indique el Cliente. Ver procedimiento PG-OT-30 Procedimiento para Elaboracin de Planes de Maniobra. Nota: Solamente en planos Isomtrico de tuberas se deber utilizar un cdigo de 3 letras, este se cambiar cuando el isomtrico cambie de revisin, no usar las letras O, I, S, Z, Q y B para evitar confusin. Adems, se asignar a cada junta el cdigo de 3 letras con su correlativo. Ejm: ABC-1, ABC-2, etc.

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6.8 Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales Los trabajos adicionales son aquellos trabajos que surgen durante el desarrollo del proyecto y no estn contemplados en el alcance contractual del proyecto, para ello el responsable de la gestin de aprobacin de los trabajos adicionales es el rea de Administracin de Contratos y los sustentos son preparados por la Oficina Tcnica y Control de Proyectos. Las principales actividades son:

6.8.1 Verificar que el trabajo adicional no est contemplado en el alcance contractual. 6.8.2 Informar al EDP si el trabajo adicional es factible de ejecutar, y si cuenta con los recursos necesarios. 6.8.3 Recopilar el sustento necesario para la presentacin ante el cliente (RFIs, indicacin de la supervisin, actas de reunin, etc.). 6.8.4 En el caso de tener backcharge, apoyar con el sustento necesario para presentarlo al subcontratista. 6.8.5 Elaborar los planos para: fabricacin, despiece de acero, movimiento de tierra, y otros necesarios para la ejecucin del adicional. 6.8.6 Metrar los trabajos adicionales. 6.8.7 Elaborar las rdenes de Suministros (OS) para los trabajos adicionales. 6.8.8 Coordinar la fabricacin del trabajo.

Tabla 2. Matriz de Responsabilidades par Trabajos Adicionales

Actividad GP JP AC JOT JCP

Revisar el contrato para tomar conocimiento de la forma de pago. Ejm: precios unitarios, uso de recursos y otro.

S R

Elaborar planos y metrados S R

Calcular el precio y costo del trabajo S R* R*

Elaborar las Ordenes de Suministro S R

Supervisar la fabricacin S R

Seguimiento y control del log de trabajos adicionales S R

Elaborar el expediente de los trabajos adicionales S R

S: Supervisin, R: Responsable *: En proyectos civiles ser de responsabilidad del JOT y en el caso de proyecto electromecnicos el GP y su EDP designaran al responsable, que pudiera ser el JCP.

6.9 Elaboracin del Metrados La elaboracin del metrado consiste en estimar la cantidad de elementos requeridos para completar los trabajos definidos en el alcance segn los requerimientos de la ET. De igual forma para determinar la cantidad de entregables o sus componentes, y/o partidas completadas. El JOT es el responsable del proceso de metrado y tendr como apoyo a los IOT y los proyectistas. Para la elaboracin del metrado se deber revisar: - PG-OT-32 Procedimiento para elaboracin de metrados en un Proyecto Civil - PG-OT-25 Procedimiento para metrado de Estructuras - PG-OT-29 Procedimiento para metrado de Equipos Mecnicos - PG-OT-26 Procedimiento para metrado de Tuberas - PG-OT-27 Procedimiento para metrado de Componentes Elctricos e Instrumentacin Que son los diferentes procedimientos segn la especialidad, adems se debe tener en cuenta lo siguiente:

6.9.1 El JOT deber planificar y programar en hitos la realizacin de los metrados. Se deber tener como meta culminar los metrados entre la cuarta parte y tercera parte de duracin del proyecto. 6.9.2 El JOT gestionar los recursos necesarios para cumplir con los hitos de desarrollo de los metrados iniciales. 6.9.3 El IOT deber adaptar los formatos de metrados segn la forma de pago establecida en el contrato y las partidas, luego debern ser distribuidos a los IOT.

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6.9.4 Revisar las partidas del contrato (para todos los sistemas de contratacin y modalidades de contrato) y verificar que todos los metrados estn asignados a una partida, caso contrario identificar e informar al JOT. 6.9.5 Solicitar al Cliente la lista de marcas, lista de paquetes, lista de spools, lista de embarque, etc. 6.9.6 Los metrados Civiles, de Estructuras, de Equipos Mecnicos, de Tuberas, de Electricidad e Instrumentacin sern entregados al Implementador SCOPe para ser ingresados al sistema. A continuacin se plantea algunas recomendaciones para el desarrollo de los metrados. Estas recomendaciones sern revisadas con el GP, JOT y AC para ver si aplica a las condiciones propias del proyecto y del contrato.

Metrado Civil

6.9.7 El concreto y el movimiento de tierra se miden en unidad de volumen (m3). 6.9.8 El grout se mide en unidad rea o volumen (m2 m3). 6.9.9 El grout deber estimarse 20% adicional. 6.9.10 El concreto se estimar con 10% adicional. 6.9.11 La pintura con un 30% adicional. 6.9.12 El acero estructural 5% adicional. 6.9.13 Los cermicos y porcelanatos 10%. 6.9.14 Los ladrillos con 5% adicional. 6.9.15 Las tuberas de agua, desage y alcantarillado 5% adicional. Metrado de Estructuras

6.9.16 Todo elemento estructural deber ser metrado por unidad de masa (kg o Ton). 6.9.17 Los elementos estructurales sern clasificados segn su densidad lineal (kg/m) estos pueden ser agrupados en ligero, mediano y pesado, segn lo especifique el alcance del proyecto. 6.9.18 Los elementos estructurales sern ubicados segn sus ejes y niveles para su mejor control. 6.9.19 El peso de la pernera ser metrado y ubicado por los nodos (ejes y niveles). 6.9.20 La pernera de la estructura deber estimarse 5% de adicional. 6.9.21 Las parrillas sern metradas por unidad de rea (m2). 6.9.22 Metrar las posibles modificaciones tales como fabricacin de rodapis, pases de tubera, pases de equipos, etc. 6.9.23 El touch up de pintura se considera 4% del rea total de estructuras. 6.9.24 Elaborar o Solicitar la lista de marcas de las estructuras (packing list). Segn sea el alcance. Metrado de Equipos

6.9.25 Los equipos sern metrados por unidad de masa o unidad (kg o und). 6.9.26 Metrar los pernos de anclaje y sujecin de cada equipo. 6.9.27 Estimar la cantidad de las lainas. 6.9.28 Metrar el grout para la instalacin de los equipos. 6.9.29 Metrar el aislamiento de cada equipo. 6.9.30 Identificar qu equipos necesitarn plano de izaje. 6.9.31 Identificar qu equipos requieren un procedimiento de instalacin. 6.9.32 Solicitar la lista de embarque (packing list). Metrado de Tuberas

6.9.33 El metrado de tuberas suministradas por el Cliente sern entregados en forma de spools e identificados segn spool. 6.9.34 El metrado de tuberas se realizan en unidad de longitud (metros). 6.9.35 Se deber considerar la especificacin tcnica de las tuberas. 6.9.36 Considerar para el touch up de la tubera ser el 5% del rea total. 6.9.37 Metrar las juntas de tubera en soldada, ranurada, bridada, a compresin, etc. y realizar el mapeo de cada una de ellas



6.9.38 Ingresar la lista de materiales de cada isomtrico. 6.9.39 Metrar la cantidad de material de aislamiento trmico para la tubera. 6.9.40 Metrar las vlvulas. 6.9.41 Metrar los accesorios especiales (mangueras, placa-orificio, conexiones de mangera, etc.). 6.9.42 Metrar los materiales para la prueba (weldolets, platos ciegos, empaquetaduras, etc.). 6.9.43 Metrar la lista de embarque de spools Metrado de Electricidad e Instrumentacin

6.9.44 Los cables y accesorios se estiman con un 10% adicional. 6.9.45 Considerar las bandejas elctricas y accesorios con un 10% adicional. 6.9.46 Considerar las tuberas y accesorios conduit con un 10% adicional.

6.10 Elaboracin de Valorizaciones La valorizacin es un documento que muestra la cuantificacin monetaria de los trabajos ejecutados en un periodo especfico de tiempo, esto se refiere al alcance especificado en el contrato celebrado entre Cosapi y el Cliente. El responsable de la elaboracin de este documento es el rea de Oficina Tcnica con apoyo de las dems reas. El ingeniero de Oficina Tcnica brindar apoyo en:

6.10.1 Elaboracin de los metrados del estado inicial del proyecto, en las condiciones que fueron adjudicadas a Cosapi. 6.10.2 Elaboracin de los metrados de los trabajos contractuales y adicionales ejecutados, y de los pendientes de ejecutar con una periodicidad mensual (periodo que puede ser cambiado por el EDP). 6.10.3 Brindar toda la informacin tcnica (planos, listas, esquemas, especificaciones, etc.) para el sustento respectivo. 6.10.4 La valorizacin elaborada ser entregada al Administrador de Contratos para la gestin de su aprobacin.

Tabla 3. Matriz de Responsabilidad para la Valorizacin

Actividad GP AC JP JOT JCP

Reportar el avance de las obras S R

Elaborar los metrados de los trabajos contractuales y adicionales a ser cobrados en el periodo

S R

Elaborar el sustento para la valorizacin S R

Revisar los precios unitarios del presupuesto contractual y elaborar los nuevos precios unitarios

S R* R*

Elaborar el expediente de valorizacin S R

Validar la valorizacin R

S: Supervisin, R: Responsable *: En proyectos civiles ser de responsabilidad del JOT y en el caso de proyecto electromecnicos el GP y su EDP designaran al responsable, que pudiera ser el JCP.

6.11 Gestin de Materiales y Equipos del Cliente El Responsable del Almacn de Materiales y Equipos (RME) debe solicitar al Cliente la lista de todos los materiales de conformidad con el alcance del contrato, y deber solicitar los materiales con un formato acordado con el Cliente. Para ello debe tener en cuenta lo siguiente:

Lista de marcas de las estructuras metlicas

Lista de partes y de embarque de los equipos

Lista de spools

Los manuales de los equipos

Las estructuras metlicas (vigas, columnas, arriostres, soportes, etc.)

La pernera (pernos de anclaje, pernos de sujecin, varillas roscadas, tuercas, etc.)

Equipos

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La tubera (tubos o spools)

Las vlvulas (vlvula de globo, compuerta, de bola, etc.)

Los accesorios de tubera (codos, tees, adaptadores, reducciones, tapones, etc.)

Los accesorios especiales (mangueras, plato orificio, conectores chicago, etc.)

Para ello se cuenta con el PG-OT-24 Procedimiento para la Gestin de Almacn de Materiales y Equipos del Cliente.

6.11.1 El RME debe coordinar con el rea de Produccin para el retiro del material del almacn del Cliente y el transporte del mismo. 6.11.2 El RME debe revisar si el material est en buenas condiciones al momento de ser entregado por el Cliente, esto deber ser coordinado con el supervisor de Calidad y de Produccin. 6.11.3 El RME deber gestionar la devolucin de los materiales sobrantes al final del proyecto mediante un formato de devolucin. 6.11.4 El RME deber controlar todos los materiales que se reciben del Cliente y se entregan al rea de Produccin Cosapi mediante las hojas de movimiento de material o vales. 6.11.5 El RME emitir un reporte peridicamente al JOT indicando el estado de los materiales. 6.11.6 El RME deber coordinar con el Jefe de Produccin, el Gerente del Proyecto y el Cliente la ubicacin del Almacn de Materiales del Cliente. 6.11.7 El RME deber coordinar con el rea de Calidad el tema de la Preservacin de Equipos.

7. Fase de Cierre

7.1 Cierre del Proyecto El proceso de liquidacin tiene como finalidad determinar y sustentar la venta total final del proyecto ejecutado. Mediante este proceso se efecta un ajuste formal y final del monto de la venta, teniendo en consideracin intereses, reajustes, deducciones, gastos generales y/o reclamo segn corresponda. Este proceso se realiza conjuntamente con las reas de Administracin de Contratos y Control de Proyecto. Para este propsito se tiene como gua el PG-OT-44 Procedimiento para la Liquidacin de un Proyecto con el Estado Peruano.

As mismo, la Oficina Tcnica proceder al archivo de todos los documentos generados por el proyecto (fsicos y electrnicos) para transmitirlos a la Sede Central al cierre del proyecto. Se cuenta como referencia con el PG-OT-35 Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en Proyectos. Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento: - PG-ADM-10 Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de almacenaje.

8. Procesos Complementarios

8.1 Implementacin del Sistema de Control y Operacin de Proyectos-SCOPe Para agilizar los procesos de los proyectos se cuenta con el SCOPe, que es un software que permite integrar las diversas reas de un proyecto y gestionar la informacin en una gran base de datos para ayudar a las diversas reas a ser ms productivas, se deber contar con al menos un Implementador del SCOPe, quien tendr como principales funciones:

8.1.1 Cargar el metrado inicial del proyecto al SCOPe en la fase de arranque del proyecto. 8.1.2 Administrar las cuentas de usuario del SCOPe. 8.1.3 Configurar el SCOPe segn los requerimientos del proyecto. 8.1.4 Instalar el SCOPe en las computadoras asignadas por el JOT. 8.1.5 Capacitar al equipo del proyecto en la utilizacin del SCOPe. 8.1.6 Administrar el servidor del SCOPe.

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8.1.7 Generar reportes que involucren metrados y avances. Ejm: Valorizacin. 8.1.8 Generar copias de respaldo del servidor peridicamente.

8.2 Capacitacin El rea de Oficina Tcnica de Sede Central tiene el compromiso de ofrecer a todos los integrantes de los proyectos capacitaciones de carcter tcnico y de gestin, lo que nos permite cumplir nuestro compromiso de difundir metodologas y buenas prcticas que se desarrolla. En ese sentido, anualmente se incluyen dentro del programa de capacitaciones de COSAPI reuniones de Jefes de Oficina Tcnica y programas de desarrollo de habilidades tcnicas. Los temas que se tocan son los relacionados con los procesos desarrollados en las Oficinas Tcnicas de los proyectos tales como: Revisin del Expediente Tcnico, Ingeniera de Campo, Metrados, Valorizaciones, Constructabilidad, Tecnologa de la Informacin y Control Documentario. El contenido de nuestros programas y talleres permiten el desarrollo de cada uno de los participantes en los diferentes procesos de Oficina Tcnica, lo cual es liderado por un instructor, que no slo imparte conocimientos sino tambin la experiencia de nuestro equipo de instructores, resaltando los beneficios de obtener una muy buena capacitacin en los diferentes procesos que desarrolla el rea de Oficina Tcnica.

8.3 Mejora Continua La finalidad de este proceso es identificar oportunidades para optimizar los procesos de construccin del proyecto con el objetivo de obtener un menor costo y plazo de ejecucin. Para este fin, se emplear el conocimiento y experiencia en construccin del Equipo de Direccin del Proyecto en planificacin, diseo, adquisiciones y en el manejo de las operaciones en construccin. La oficina Tcnica cono toda rea funcional debe participar en este esfuerzo en el proyecto. Para la optimizacin de procesos constructivos, se puede usar como referencia los siguientes procedimientos:

PG-GGO-08 Procedimiento para Registro de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas.

PG-PRD-MPC Procedimiento para la mejora de procesos constructivos.



9. Apndices:

9.1 Flujograma Procesos de Oficina Tcnica

Ilustracin 6. Flujograma Procesos de Oficina Tcnica de Proyectos

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