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Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología

Manual de Procedimientos

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS



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Índice

Presentación ............................................................................................ 2

Marco Jurídico ......................................................................................... 4

Índice de Procedimientos ...................................................................... 8



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Presentación

En el presente Manual se plasma la estructura organizacional mediante la cual el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología busca dar cabal cumplimiento a los objetivos establecidos en la de la Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo. La áreas sustantivas consideradas como mínimas indispensables para el fomento e impulso de las actividades científicas y tecnológicas en el Estado, que además promuevan la vinculación entre la academia y el sector productivo generando recurso humanos altamente capacitados son: La Promoción y el Desarrollo Institucional; el Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación y la Innovación y Vinculación con el Sector Productivo; las cuales a su vez, se apoyan en la actuación de las unidades administrativas siguientes: Dirección de Administración y Finanzas; Dirección Jurídica y Dirección de Planeación. Así mismo, en este Manual se presentan los objetivos y funciones de los Departamentos necesarios para el desarrollo y aplicación de los actuales programas del COQCYT. Cabe destacar que los Departamentos en apego a la normatividad aplicable, concatenan sus actividades de forma que los procedimientos se integran hasta convertirse en procesos perfectamente identificables. Para el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología es de vital importancia mantener un adecuado control, manejo y actualización de sus documentos normativos-administrativos, en consideración a las expectativas de la ciudadanía quintanarroense, para la correcta satisfacción de sus necesidades. Asimismo, los manuales administrativos, como parte de esos documentos normativos-administrativos, permiten alcanzar objetivos y presentar una visión de conjunto de la entidad, precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad en el trabajo.



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El presente manual contiene los procesos operativos y administrativos, los cuales en conjunto forman parte de los procedimientos que deben ser utilizados por cada uno de los servidores públicos que conforman el Organismo, en la ejecución de actividades para la consolidación de los mismos. Este, es sustentado por la necesidad de fortalecer la relación que tiene que prevalecer entre el marco funcional básico y el logro de resultados esperados. Por otro lado, es el documento base de la organización administrativa, el cual orienta y sustenta la actividad que debe desarrollar cada uno de sus integrantes; así mismo, brinda información pertinente sobre el que hacer de la misma. Este documento representa una herramienta de referencia y consulta, encaminada a orientar a los servidores públicos en la ejecución de sus labores cotidianas, por lo que deberá ser actualizado cuando menos cada año o cuando existan cambios.



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Marco Jurídico

Disposiciones Federales

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de Ciencia y Tecnología.

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.

Reglamento de Becas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Reglamento del Sistema Nacional de Investigadores.

Lineamientos del Programa de Apoyo a la Innovación Tecnológica de Alto Valor agregado.

Lineamientos del Programa de Desarrollo e Innovación en Tecnologías Precursoras.

Lineamientos del Programa de Innovación Tecnológica para la Competitividad.

Reglas de Operación de los Programas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología

Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema de Información sobre Investigación Científica y Tecnológica.

Bases de Organización y Funcionamiento del Registro Nacional de Instituciones y Empresas Científicas y Tecnológicas.

Bases de Funcionamiento de la Conferencia Nacional de Ciencia y Tecnología

Estatutos del Foro Consultivo Científico y Tecnológico.



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Disposiciones Estatales

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo.

Ley de las Entidades de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Quintana Roo

Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.

Ley de Educación del Estado de Quintana Roo.

Ley de Desarrollo Económico y Competitividad del Estado de Quintana Roo.

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado.

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de servicios relacionados con bienes muebles del Estado de Quintana Roo.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo.

Reglamento de la Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo.

Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo.

Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo.

Reglamento Interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Reglamento Interior del Consejo Directivo del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores.



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Reglamento de los Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.

Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Reglamento Interior de la Comisión Permanente y de los Órganos de Consulta y Apoyo del COPLADE.

Acuerdo mediante el cual se crea el Subcomité Institucional de Ciencia Y Tecnología.

Acuerdo que establece las disposiciones relativas al proceso de entrega y recepción que deberán observar los servidores públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo.

Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos que deberán observar los servidores públicos de las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades del Poder Ejecutivo en relación a los procesos electorales.

Acuerdo por el que se establecen Lineamientos para el uso, resguardo y control de vehículos oficiales del Gobierno del Estado de Quintana Roo.

Acuerdo mediante el cual se establecen los Lineamientos a los cuales deberán sujetarse las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Estatal, en la elaboración de Reglamento Interiores y Manuales Administrativos, en el proceso para su revisión, validación, firma y publicación. Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo

Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información pública de los sujetos obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo.

Lineamientos para el cumplimiento de la obligación del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología en materia de Formación de Recursos Humanos de Alta Especialidad, mediante el Otorgamiento de Apoyos Económicos Complementarios para Tesis en Proyectos de Investigación.

Plan Estatal de Desarrollo.

Programa Sectorial de Ciencia y Tecnología.



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Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.

Otras Disposiciones Aplicables.

Reglamento que establece los Lineamientos para el Ejercicio y Comprobación del Gasto Operativo del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo

Reglas de Operación del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo.

Estatutos de la Red Nacional de Consejos y Organismos Estatales de Ciencia y Tecnología.



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Índice de Procedimientos

I. Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional ....................... 12

1. Atención a usuarios .................................................................. 13

2. Difusión de información de Instituciones y Organismos

Públicos o Privados a través de los Medios Masivos de

Comunicación de que dispone el Consejo .............................. 18

3. Difusión de información de las áreas administrativas que

integran el Consejo, a través de las Pantallas de LED del

SEIDCYT .................................................................................. 21

4. Difusión de información de las áreas administrativas que

integran el Consejo, a través del Portal WEB ......................... 25

5. Tráiler de la Ciencia ................................................................. 29

6. Planetario Móvil con Cosmovisión Maya ................................. 32

7. Semana Nacional de Ciencia y Tecnología ............................ 35

8. Casa de la Ciencia .................................................................. 38

II. Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de

Posgrado e Investigación .............................................................. 41

1. Registro Estatal de Investigadores ......................................... 42

2. Sistema Estatal de Investigadores ......................................... 47

3. Apoyos Económicos para Tesis de Investigación .................. 52

4. Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de

Reconocimiento a la Innovación ............................................. 56

5. Administración de Sistemas .................................................... 59

6. Redes Interinstitucionales ....................................................... 62

7. Administración Página WEB ................................................... 65

8. Mantenimiento preventivo o correctivo ................................... 68



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III. Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo. 74

1. Asesoría y apoyos a usuarios ................................................. 75

2. Programa “Creciendo con tu Empresa” .................................. 78

3. Centro de Asesoría y Apoyo para la Protección de la

Propiedad Industrial ................................................................ 85

4. Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y

Tecnológica ............................................................................. 88

IV. Dirección de Administración y Finanzas ....................................... 95

1. Estados financieros ................................................................. 96

2. Conciliaciones bancarias ...................................................... 101

3. Requisición de compra o servicio .......................................... 104

4. Pago a proveedores .............................................................. 110

5. Puntualidad ............................................................................ 117

6. Desempeño laboral ............................................................... 121

7. Contratación de personal eventual ....................................... 124

8. Pago de sueldos ..................................................................... 127

9. Pago de obligaciones ............................................................ 132

10. ISSSTE .................................................................................. 135

11. Asignación de viáticos ........................................................... 138

12. Solicitud de vehículo-combustible ........................................ 145

13. Control de comisiones y gastos por comprobar .................... 152

14. Fondo fijo ............................................................................... 161

15. Seguro de parque vehicular .................................................. 165

16. Seguridad e higiene .............................................................. 167



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V. Dirección Jurídica ........................................................................ 171

1. Actividad Jurídica Consultiva ................................................. 172

2. Actividad Jurídica Contenciosa ............................................. 176

VI. Dirección de Planeación .............................................................. 180

1. Programa Operativo Anual ................................................... 181

2. Informe de actividades .......................................................... 184

3. Informe Comité Técnico y de Administración ........................ 189



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Simbología

Símbolo Nombre Significado

Inicio o término Indica el principio o fin del flujo

Actividad

Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso

Documento

Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento

Decisión o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones

Archivo

Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente

Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo



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Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Presentación Los procedimientos que a continuación se exhiben tienen la finalidad de asegurar que las actividades y programas que el COQCYT desarrolla en beneficio de la población del Estado, sean difundidas a través de los diferentes medios de comunicación disponibles; así como también, hacer accesible el conocimiento científico y tecnológico a la niñez quintanarroense.

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Código Revisión Fecha

ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01

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OBJETIVO: Elabora un registro que permita dar seguimiento a las inquietudes planteadas por los usuarios del Consejo y, que al mismo tiempo proporcione información estadística que sirva como indicador de las actividades que en apego a sus atribuciones, lleven a cabo las áreas administrativas que integran al COQCYT.

POLITICAS: 1. Proporcionar información que permita a los usuarios aclara sus dudas y/o inquietudes.

2. Cumplir con los compromisos que contraigan los funcionarios públicos del Consejo con los usuarios.

NORMAS:


DEFINICIONES:

Formato de Atención al Usuario (P-PYD-01/RE-03): Documento en el que se asienta la información

relacionada con el usuario y con el motivo de su visita.




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Descripción de la Actividad

ACTIVIDAD NO.

UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

1

Dirección de Administración

Recibe y canaliza a los usuarios según área de interés

2

Áreas que conforman el

Consejo

Requisita el formato (P-PYD-01/RE-03) con la información que proporcione el usuario

3 Dirección de Administración

Recolecta de todas las áreas los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

4


Recibe los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega al departamento de Promoción y Orientación Educativa.

5 Departamento de Promoción y

Orientación Educativa

Captura la información contenida en los formatos, la analiza y elabora un reporte que mensualmente entrega a las áreas sustantivas.

Fin del procedimiento




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Diagrama de flujo


Áreas que conforman el Consejo.


Departamento de Promoción y


.

Inicio

Requisita el formato (P-PYD-01/RE-03) con la información que proporcione el usuario.

Recibe los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega al departamento de Promoción y Orientación Educativa.

Fin

Captura la información contenida en los formatos, la analiza y elabora un reporte que mensualmente entrega

a las áreas sustantivas.

Recolecta los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Recibe y canaliza a los usuarios según área de interés




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ATENCIÓN AL USUARIO

P-PYD-01/RE-03 REV.01

Fecha y hora: 1

Atendido por: 2

(Nombre / Puesto / Dirección)

Usuario (Nombre y Firma): 3

Organización (si aplica): 4

Correo electrónico: 5

Teléfono: 6

Motivo de la Visita 7




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NOMBRE DE FORMATO

CLAVE DE FORMATO

ATENCIÓN AL USUARIO SIN CLAVE

Punto 1.- Fecha y hora en la que se brinda la atención Punto 2.- Nombre de la persona que brinda la atención Punto 3.- El usuario deberá anotar su nombre y estampar su firma Punto 4.- Nombre de la organización a la que represente el usuario Punto 5.- Dirección de correo electrónico del usuario Punto 6.- Teléfono del usuario Punto 7.- El funcionario público que haya brindado la atención completará esta sección anotando el

motivo por el cual acudió el usuario a la institución



DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE INSTITUCIONES Y ORGANISMOS

PÚBLICOS Ó PRIVADOS A TRAVÉS DE LOS MEDIOS MASIVOS DE

COMUNICACIÓN DE QUE DISPONE EL CONSEJO

P-PYD-02

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OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la atención de las solicitudes externas para el uso de los medios de comunicación de que dispone el COQCYT (Portal WEB y Pantallas de LED del SEIDCYT).

POLITICAS: 1. Tramitar y gestionar la información solicitada. 2 .Dar seguimiento en el tiempo y plazos establecidos previamente.

NORMAS:


Manual para la selección e ingreso de información en las pantallas de LED del SEIDCYT

DEFINICIONES:

Pantallas de LED del SEIDCYT: Pantallas espectaculares construidas a base de LED para la

difusión de información científica y/o tecnológica y de interés general para la sociedad. Producto del

Proyecto “Fortalecimiento de la infraestructura de tecnologías de información y comunicación del

sistema estatal de información y documentación científica y tecnológica”






P-PYD-02

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ACTIVIDAD

NO.


1

Institución u Organismo Interesado hacer uso de los

medios masivos de comunicación de que dispone

el consejo

Envía solicitud escrita al Director General.

2 Dirección General

Recibe y turna la información a la Dirección

de Promoción y Desarrollo Institucional.

3 Dirección de Promoción y

Desarrollo Institucional

Recibe información, sanciona la pertinencia de la solicitud e informa al Director General.

Si obtiene autorización de publicación turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica para su publicación en el portal

WEB ó en las pantallas de LED del SEIDCYT de acuerdo a lo solicitado.

En caso de no obtener autorización, informa por escrito al solicitante los motivos por los

cuales no se publica

4

Coordinación de Redes Interinstitucionales y

Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica

Procede a la publicación de lo solicitado.







P-PYD-02

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Institución u Organismo Interesado

Dirección General Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Coordinación de Redes

Interinstitucionales

Inicio

Sanciona la pertinencia de la solicitud, reporta al Director

General

Recibe y turna la información a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Fin

Procede a la publicación de lo solicitado

Envía solicitud escrita al Director

General.

Obtiene autorización y turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales



DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE

INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT

P-PYD-03

Página | 21

OBJETIVO: Presentar una guía para la difusión de la información generada por las áreas que integran el Consejo a través de las Pantallas de LED del SEIDCYT.

POLITICAS:

1. Los Directores de cada área administrativa son los responsables de la elaborar las presentaciones

de los programas y/o actividades a difundirá a través de las pantallas de LED del SEIDCYT.

NORMAS:


Manual para la selección e ingreso de información en las pantallas de LED del SEIDCYT

DEFINICIONES:

Pantallas de LED del SEIDCYT: Pantallas espectaculares construidas a base de LEDs para la

difusión de información científica y/o tecnológica y de interés general para la sociedad.





P-PYD-03

Página | 22


ACTIVIDAD NO.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD / DESCERIPCIÓN

1 Dirección interesada en la

difusión de información

Envía la solicitud de promoción (P-PYD-01/RE-01) a la Dirección de Promoción y Desarrollo


Desarrollo

Recibe solicitud, sanciona pertinencia de la información y turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica.

3

Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica

Procede a la publicación de lo solicitado.

Fin del proceso

.





P-PYD-03

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Diagrama de flujo

Dirección interesada en la difusión de información

Dirección de Promoción y Desarrollo

Coordinación de Redes Interinstitucionales y

Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica

Envía solicitud de promoción (P-PYD-01/RE-01) a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Recibe solicitud, sanciona pertinencia

Procede a la publicación de lo solicitado

Inicio

Fin

Aprobación

1 Si No

1





P-PYD-03

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SOLICITUD DE PROMOCIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

P-PYD-01/RE-01 Rev. 00 Dirección solicitante: _________1____________________________ Firma del Director Solicitante: ______________________2_______________ Fecha: _______________3______________________

Tipo de Apoyo 4 (Definir, si es realizar un spot, un cartel, tríptico, etc.)

Nombre del Evento y/o Proyecto a Promocionar

5

Objetivo 6

Fecha / Periodo (de la promoción)

7

Información relevante / Anexos

8

Alcance Municipal ____ Regional ____ Estatal ____ Otro _____ 9

Instituciones participantes y/o involucradas (si aplica)

10

Medios de comunicación a utilizar

Radio ___ T. V. __ Prensa __ Espacios Públicos ___ 11

Recibido (Nombre/Puesto/Fecha/Firma): ________________12________________ Autorizado - Director de Promoción y Desarrollo (Nombre / Firma): ___________13______ Vo. Bo. – Director General (Nombre / Firma) 14





P-PYD-03

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NOMBRE DE FORMATO

CLAVE DE FORMATO

ATENCIÓN AL USUARIO SIN CLAVE

Punto 1.- Denominación del área administrativa solicitante Punto 2.- Firma del titular del área administrativa solicitante Punto 3.- Fecha en la que se elabora la solicitud Punto 4.- Medios a través de los cuales se desea dar difusión a las actividades Punto 5.- Denominación del evento a promover Punto 6.- Descripción de los objetivos que persigue la actividad a promover Punto 7.- Período en el que se deberá promover el evento o actividad Punto 8.- El solicitante deberá anotar la información más importante del evento a promover Punto 9.- Especificar el nivel de cobertura que requiera para la realización del evento Punto 10.- Nombrar las instituciones involucradas en el evento Punto 11.- Período en el que se deberá promover el evento o actividad Punto 12.- Nombre, firma, fecha en que se recibe la solicitud y cargo del funcionario que la

recepciona Punto 13.- Nombre y firma del titular de la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional Punto 14.- Nombre y firma del titular del Despacho de la Dirección General




INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DEL PORTAL WEB.

P-PYD-04

Página | 26

OBJETIVO: Difundir el procedimiento para la publicación de información a través del portal WEB.

POLITICAS: Los Directores de cada área administrativa son los responsables de dar difusión a sus actividades a través sus respectivas secciones en el portal WEB.

NORMAS:


DEFINICIONES:

Sección: Espacio dentro del portal WEB del Consejo, destinado a la presentación de información de

interés de los visitantes del mismo.





P-PYD-04

Página | 27


ACTIVIDAD NO.


1 Dirección interesada en la

difusión de información

Captura en su sección la información a ser publicada en el Portal WEB, y comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional la necesidad de revisión y autorización de la misma.

2


Recibe notificación y sanciona la pertinencia de la información.

3


Aprueba publicación si se considera pertinente la información a presentar. Caso contrario comunica por escrito a la Dirección solicitante la negativa de publicación precisando los motivos por los cuales no se autoriza

4 Dirección interesada en la difusión de información

Recibe notificación de negativa de publicación






P-PYD-04

Página | 28

Diagrama de flujo

Dirección interesada en la difusión de información


info

Captura en su sección la información a ser publicada en el Portal WEB, y comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional la necesidad de revisión y autorización de la misma.

Recibe notificación, sanciona la pertinencia de la información

Inicio

Fin

Recibe notificación de negativa de publicación

Es pertinente la información

Si

Aprueba publicación

1

1

No



TRÁILER DE LA CIENCIA P-PYD-05

Página | 29

OBJETIVO: Especificar las actividades a realizar para la Promoción y Desarrollo de Eventos que impulsen y fomenten el conocimiento científico y tecnológico como factor de cambio en la sociedad a través de esta herramienta didáctica.

POLITICAS: 1. Operación en municipios distintos al de la capital del Estado únicamente mediante convenio.

NORMAS:


DEFINICIONES:




Página | 30

Descripción de la actividad

ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

1 Institución u Organismo

Interesado Envía solicitud escrita dirigida al titular del Despacho de Dirección General.

2 Despacho de Dirección General

Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

3 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Recibe y analiza la solicitud, informa y acuerda con el titular del Despacho de Dirección General

4 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Autoriza y turna solicitud al Departamento de Promoción y Orientación Educativa. En caso de no autorizarse, se elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible prestarle el servicio.

5 Departamento de Promoción y

Orientación Educativa Recibe solicitud, programa y desarrolla agenda de trabajo para el Tráiler de la Ciencia.





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Diagrama de flujo


Despacho de Dirección General

Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Departamento de Promoción y


Envía solicitud escrita dirigida al titular del Despacho de Dirección General

Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo

Institucional.

Inicio

Recibe solicitud, programa y desarrolla agenda de trabajo para el Tráiler de la Ciencia.

Fin

Se Autoriza

Recibe y analiza la solicitud, informa y acuerda con el Director General.

En caso de no autorizarse, se elabora comunicado al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible

prestarle el servicio.

No

Si



PLANETARIO MÓVIL CON COSMOVISIÓN MAYA

P-PYD-06

Página | 32

OBJETIVO: Atender las solicitudes que las diferentes Instituciones y Organismos Educativos dirigen al COQCYT para hacer uso del Planetario Móvil con Cosmovisión Maya.

POLITICAS: 1. Se debe contar con solicitud por escrito dirigida al Director General.

2. El desarrollo de actividades fuera de la capital del Estado se llevará a cabo únicamente mediante

convenio.

NORMAS:


DEFINICIONES:

Planetario Móvil con Cosmovisión Maya: herramienta móvil de difusión, diseñada y equipada para la

proyección de videos con temáticas de astronomía y ciencias del espacio cuyo usuario final es la

población del Estado.




P-PYD-06

Página | 33


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE


1 Institución u Organismo

Interesado

Las instituciones y organismos que deseen hacer uso de los servicios del planetario móvil con cosmovisión maya, envían solicitud escrita dirigida al Director General.

2

Dirección General

Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

3


Recibe, analiza e informa a la Dirección General las posibilidades de prestar el servicio.



Autoriza y turna solicitud al Departamento de Promoción y Orientación Educativa. En caso de no autorizarse, se elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible prestarle el servicio.

5 Departamento de Promoción

y Orientación Educativa Recibe solicitud, programa agenda de trabajo para el planetario Móvil y la ejecuta.

Fin del procedimiento.




P-PYD-06

Página | 34

Diagrama de Flujo


Dirección General Dirección de Promoción y


Departamento de Promoción y orientación

Educativa

Inicio

Envían solicitud escrita dirigida al Director General.

Fin

Se autoriza

Recibe y canaliza la solicitud

Elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole los motivos.

Programa y desarrolla agenda de trabajo del

Planetario Móvil.

Recibe, analiza e informa a la

Dirección General

No

Si

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTIUCIONAL


SEMANA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

P-PYD-07

Página | 35

OBJETIVO: Dar a conocer a niños, jóvenes y población en general las múltiples posibilidades que ofrecen la ciencia y la tecnología en la producción, la investigación, la docencia y la vida cotidiana.

POLITICAS: 1. Participación de todas las instituciones de educación de los niveles básico, medio superior, superior y

centros de investigación, así como el sector público y privado.

2. Las instituciones participantes deberán registrar en línea la agenda de las actividades a desarrollar.

3. Las instituciones que así lo requieran deberán solicitar al Consejo con anticipación los apoyos necesarios para el desarrollo de las actividades programadas en la agenda.

4. Los participantes deberán dar difusión a las actividades programadas.

NORMAS:


DEFINICIONES:




P-PYD-07

Página | 36


ACTIVIDAD NO.



y Orientación Educativa

Inicia proceso de organización (mes de mayo) con la implementación del comité interinstitucional que organiza las actividades. Se programa un calendario de reuniones para la instalación de los subcomités norte, centro y sur, así como reuniones de seguimiento de avance de resultados.



Promoción interna. Se pone en marcha el sistema de captura y de invitación a los cuerpos académicos a participar y desarrollar actividades de promoción y de fomento al conocimiento.



Promoción externa. Se inicia la programación de actividades para la difusión, se da seguimiento a las reuniones de los subcomités.


y Orientación Educativa Recibe solicitudes de apoyo para las invitaciones de investigadores foráneos o realización de actividades masivas.

5 Dirección de Administración

y Finanzas Verifica la disponibilidad de recursos para la asignación de los mismos.



Se presenta al Comité interinstitucional de organización la agenda de actividades programada así como el estimado de asistentes, en esta misma reunión se lleva a cabo la entrega de recursos económicos en apoyo a las instituciones participantes que lo hayan solicitado. (20 días antes del inicio de la Semana)

7 Comité Interinstitucional de

Organización Activa la campaña intensa de promoción en medios.


Desarrollo Institucional Coordina la ceremonia de inauguración de la Semana y monitorea las actividades durante la misma.



Recibe reportes de actividades para la generación del reporte global (durante los 15 días siguientes al término de la Semana)


y Orientación Educativa Emite los reportes correspondientes a Quintana Roo para el CONACYT e instituciones participantes.





P-PYD-07

Página | 37

Diagrama de flujo


Institucional

Departamento de Promoción y Orientación Educativa

Dirección de Administración y

Finanzas

Comité de Interinstitucional de

Organización

Inicia el proceso de organización de la SNCYT, con la Instalación de los subcomités.

Inicio

Se pone en marcha el sistema

de captura en línea.

Inicia programación de actividades. Seguimiento a las reuniones de los subcomités.

Emite los reportes correspondientes a Quintana Roo para el CONACYT e instituciones participantes.

Verifica disponibilidad de recursos y los asigna.

Activa campaña de promoción en

medios.

Recibe reportes de actividades para la generación del reporte global.

Coordina la ceremonia de inauguración de la Semana y monitorea las actividades durante la misma.

Presenta al Comité la agenda de actividades programada así como el estimado de asistentes,

Recibe solicitudes de apoyo para las invitaciones de investigadores foráneos.

Fin



CASA DE LA CIENCIA P-PYD-08

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OBJETIVO: Difundir el procedimiento para el desarrollo conjunto de actividades en la Casa de la Ciencia.

POLITICAS:

Contar con solicitud escrita por parte del enlace del ayuntamiento

NORMAS:


DEFINICIONES:

Casa de la Ciencia: Espacios de enlace permanente, establecidos en los municipios en coordinación

con los Ayuntamientos, para la difusión y divulgación de la ciencia a través de los programas del

COQCYT.




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ACTIVIDAD NO.


1 Enlace en el Municipio Envía solicitud escrita al Director General para el desarrollo de actividades.

2 Dirección General Recibe solicitud y turna a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.



Recibe solicitud, analiza e informa a la Dirección General de las posibilidades de desarrollo de la actividad solicitada.

Si la Dirección General lo autoriza, la solicitud se turna a los Departamentos de Promoción y Orientación Educativa o al de Enseñanza de la Ciencia según corresponda para su atención.

De no contar con los recursos necesarios para la atención de la solicitud se informa por escrito al solicitante.

4 Departamento responsable Programa actividades, define responsables de su coordinación y desarrolla de manera conjunta.





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Diagrama de Flujo

Enlace en el Municipio



Departamento responsable

No

Envía solicitud escrita al Director General para el desarrollo de actividades.

Recibe solicitud y turna a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.

Inicio

Recibe solicitud, analiza e informa a la Dirección General de las posibilidades de desarrollo de la actividad solicitada.

Fin

Se informa por escrito al solicitante.

Programa actividades, define responsables de su coordinación y desarrolla de manera

conjunta.

Se autoriza

desarrollo de

actividad

Si



Página | 41

Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de

Postgrado e Investigación

Presentación

Atendiendo a las obligaciones establecidas en la Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo, se han diseñado los procedimientos que a continuación se exponen, los cuales buscan fortalecer la educación de posgrado en la entidad, así como, el fomento al desarrollo de investigación científica y asegurar la continuidad de la actividad mediante el arraigo de los investigadores al Estado.

DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION


REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES

P-PEI-01

Página | 42

OBJETIVO:

Conformar un padrón con la información académica y producción editorial de todas aquellas personas físicas o morales con actividades científicas e innovación tecnológica residentes en el Estado.

POLITICAS:

5. Lograr la integración de un padrón con la información académica y producción editorial de todas aquellas personas con actividades parciales de tiempo completo residentes en Quintana Roo relacionados en materia de ciencia, tecnología o formación de recursos humanos.

6. Construir una base de datos de acceso público con la información relevante de las personas físicas adscritas a instituciones u organismos académicos en el estado.

7. Promover el registro voluntarios de los académicos para la difundir los principales logros de su trabajo académico como la interacción con el público en general mediante este sitio de consulta.

NORMAS:

Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 32. DEFINICIONES:

CVU: Curriculum Vitae Único




P-PEI-01

Página | 43


ACTIVIDAD NO.


1. Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos

Establece contacto con las instituciones académicas del estado para promover la incorporación del personal al Registro Estatal de Investigadores. Se realizan visitas a las instituciones para explicar el proceso de ingresen al sitio Web del REI, la información relacionadas con investigación científica e innovación tecnológica, formación de recursos humanos mediante la impartición de cátedras, dirección de tesis, asesorando proyectos de investigación multidisciplinarios o investigación temprana. Los interesados pueden registrase en línea enviar la información en medio digital.

2. Coordinación de Redes Interinstitucionales

Sube la información que envían los investigadores al REI, como también proporciona asesoría para los problemas técnicos que se pueden presentar durante la captura en línea. Asigna la cuenta al investigador solicitante una vez que verifica la adscripción donde se origino la solicitud de alta.


Verifica que el investigador concluya la incorporación de la información sobre su producción editorial y envié copias simples como comprobantes, portadas o documento en extenso, cuando esto se cumple solicita a la Dirección General firme la constancia oficial que acredita al investigador como miembro del REI.

4. Dirección General Extiende la constancia oficial de pertenencia al REI cuya vigencia es de un año.

5. Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado e Investigación

para validación.

Envía la constancia vía correo electrónico al investigador o el original. Copia de este documento se integra al expediente del investigador.


Realiza el seguimiento al proceso de incorporación de investigadores a la base de datos y canaliza las dudas y problemas técnicos que son reportados por los usuarios. Verifica cada mes que no existan nombres o registro duplicados, no existan solicitudes de aceptación o constancias de pertenencia oficial al REI pendientes.




P-PEI-01

Página | 44

ACTIVIDAD NO.


7. Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado e Investigación

para validación

Solicita a la Coordinación de redes realice las modificaciones y/o adecuaciones a las bases de datos o sistemas en función de lo que es detectado durante la operación.

8. Coordinación de Redes Interinstitucionales

Es la responsable del manejo de las bases de datos, realiza las modificaciones que le solicita la Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado.





P-PEI-01

Página | 45

Diagrama de flujo

Departamento de

Proyectos Científicos y

Tecnológicos



Despacho de Dirección

General

Dirección de Programas

de Fomento a la

Educación de Posgrado

e Investigación

1 0

1 0

Inicio

Establece contacto con las instituciones académicas del estado para promover la incorporación del personal al Registro Estatal de Investigadores.

Sube la información que envían los investigadores al REI, presentar.

Verifica que el investigador concluya la incorporación de la información sobre su producción editorial.

Extiende la constancia oficial de

pertenencia al REI

Envía la constancia vía correo electrónico al investigador.

Realiza el seguimiento al proceso de incorporación de investigadores a la base de datos.

A




P-PEI-01

Página | 46

Departamento de

Proyectos Científicos y

Tecnológicos




General

Dirección de Programas

de Fomento a la

Educación de Posgrado

e Investigación

Fin

Solicita a la Coordinación de redes realice las modificaciones y/o adecuaciones a las bases de datos.

Es la responsable del manejo de las bases de datos, realiza las modificaciones que le solicita la Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado.

A

DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION

DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha

SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES

P-PEI-02

Página | 47

OBJETIVO: Programa de reconocimiento y estímulo económico a la productividad de los investigadores residentes en Quintana Roo para propiciar el desarrollo científico y tecnológico de la Entidad.

POLITICAS: 8. Convocatoria anual dirigida a todos los investigadores residentes en Quintana Roo para optar por un

estímulo económico a su actividad científica y tecnológica y formación de recursos humanos a nivel licenciatura y posgrado.

9. Los investigadores postulantes requieren como nivel mínimo de estudios grado de maestro en ciencias. 10. La permanencia en cada nivel es de un año sin opción a solicitar el mismo nivel. 11. El COQCYT convoca y recibe los expedientes de los postulantes no interviene en el proceso de

evaluación. 12. La evaluación de los expedientes la realiza el Comité de Expertos, conformado por investigadores y

representantes del sector educativo, gubernamental, privado y social, cuerpo colegiado autónomo establecido para este proceso.

NORMAS:

Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 60.

Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores-RESEI.

Instructivo para el registro de candidatos al Sistema Estatal de Investigadores.

Catalogo Barros Sierra. Nomenclatura Internacional Normalizada Relativa a la Ciencia y la

Tecnología, UNESCO (Versión México 2000).

Manual para calificar la investigación científica, tecnológica e innovación del SEI DEFINICIONES:

SEI: Sistema Estatal de Investigadores

REI: Registro Estatal de Investigadores

CE: Comité de Expertos

CVU: Curriculum Vitae Único

RESEI: Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores




P-PEI-02

Página | 48


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos

Estructura y elabora proyecto de de Convocatoria.

2 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación

Organiza reunión con el Comité de Expertos (CE) para revisión de las bases y criterios para la selección de investigadores a ingresar al SEI. El CE es el encargado de analizar, evaluar y dictaminar los expedientes (Artículo 10, capítulos II, V, VI del RESEI).


Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones del CE


Solicita la publicación de la convocatoria a la Dirección de Administración y Finanzas y a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su difusión y promoción.


Promueve la Convocatoria entre las instituciones académicas del Estado. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna para su evaluación. Recibe los resultados de los expedientes enviados a evaluación y prepara el cuadro de concentrados preliminar.

6 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.

Convoca a la CE a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores de las diferentes categorías.


Envía a la Dirección General la constancia oficial de ingreso al SEI para firma del Director General.


Solicita a la Dirección Jurídica la elaboración de convenios para los miembros del SEI.


Requieres a la Dirección de Administración y Finanzas la emisión de los cheques para el pago correspondiente conforme a los montos y niveles que se establecieron en la Convocatoria.

11 Dirección Jurídica Elabora convenios en los términos y obligaciones que establece el Artículo 44, Capítulo XI del RESEI.




P-PEI-02

Página | 49

12 Dirección de Administración y Finanzas

Emite los cheques correspondientes al monto que establece la convocatoria según el nivel al cual fue admitido el investigador.


Coordinar lo relacionado con la ceremonia de premiación en cuanto a la presencia de los investigadores admitidos e invitados especiales. Se encarga de la logística de la sede y desarrollo de la ceremonia.

14 Dirección General Entrega constancias y estímulos económicos.





P-PEI-02

Página | 50

Diagrama de flujo

Departamento de Proyectos Científicos

y Tecnológicos

Dirección de Programas de

Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e

Investigación


Finanzas

Dirección Jurídica Dirección General

Inicio

Estructura y elabora proyecto de de Convocatoria

Organiza reunión con el Comité de Expertos (CE) para revisión de las bases y criterios para la selección de investigadores a

ingresar al SEI.

Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones del CE

Solicita la publicación de la

Convocatoria

Promueve la Convocatoria. Recibe los expedientes de los interesados. Turna expedientes para su evaluación. Recibe los resultados de la evaluación. Prepara el cuadro de concentrados.

Convoca a la CE a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores.

A A




P-PEI-02

Página | 51

Departamento de Proyectos Científicos

y Tecnológicos

Dirección de Programas de

Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e

Investigación


Finanzas

Dirección Jurídica Dirección General

CHEQUE

CONVENIO

Envía constancias oficiales de ingreso al SEI para firma del Director General.

Fin

Coordinar ceremonia de premiación.

Requiere emisión

de cheques

Solicita elaboración de

convenios

Elabora convenio

Emite cheques

A A

Entrega constancias y estímulos económicos

DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN

DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha

APOYOS ECONÓMICOS PARA TESIS DE INVESTIGACIÓN

P-PEI-03

Página | 52

OBJETIVO: Difundir la metodología para el otorgamiento de los apoyos económicos complementarios para tesis en proyectos de investigación.

POLITICAS:

Cubrir en su totalidad los requisitos establecidos en la Convocatoria

Verificar los datos asentados en la ficha

NORMAS:

Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo

Lineamientos para el Cumplimiento de la Obligación del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología en Materia de Formación de Recursos Humanos de Alta Especialidad, Mediante el Otorgamiento de Apoyos Económicos Complementarios para Tesis en Proyectos de Investigación.

DEFINICIONES:

La Comisión Técnica Consultiva es el Órgano Asesor del COQCYT




P-PEI-03

Página | 53


ACTIVIDAD NO.


1 Dirección de Programa de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación

Elabora Convocatoria

2 Comisión Técnica Consultiva Revisa y emite observaciones a la Convocatoria.

3 Departamento de Programa de Posgrado

Adecua la convocatoria atendiendo a las sugeridas emitidas por la Comisión Técnica Consultiva.


Solicita la publicación de la Convocatoria en Medios Masivos de Comunicación

5 Departamento de Programa de Posgrado

Recibe y verifica que las solicitudes de apoyo cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria

Arma paquetes con la documentación seleccionada según categoría y turna expedientes.

6 Comisión Técnica Consultiva Evalúa expedientes y determina ganadores


Con base en los resultados emitidos por la Comisión Técnica Consultiva, solicita a la Dirección jurídica la elaboración de convenios para la asignación de recursos y a la Dirección de Administración y Finanzas la expedición de cheques.

9 Dirección Jurídica Recibe listado de ganadores y el monto del apoyo económico a entregar. Elabora convenios para la asignación de recursos.


Organiza evento protocolario de entrega y convoca a ganadores.


Emite cheques

12 Dirección General Entrega recursos a ganadores.





P-PEI-03

Página | 54

Diagrama de flujo.

Dirección de Programa de

Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación

Comisión Técnica

Consultiva

Departamento de Programa de

Posgrado

Dirección Jurídica


y Finanzas


Inicio

Elabora

Convocatoria

Revisa y emite observaciones

Adecua la convocatoria atendiendo a las sugeridas

Solicita publicación de Convocatoria

Recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la convocatoria

Arma paquetes con la documentación seleccionada según categoría y turna expedientes

Evalúa expedientes y determina

ganadores

Con base en los resultados la elaboración de convenios para la asignación de recursos y la expedición de cheques.

A A




P-PEI-03

Página | 55

Dirección de Programa de

Fortalecimiento a la Educación de

Posgrado e Investigación

Comisión Técnica

Consultiva

Departamento de Programa de

Posgrado



y Finanzas

Despacho de

Dirección General

Cheque

Fin

Recibe listado de ganadores y el monto del apoyo económico a entregar. Elabora convenios para la asignación de recursos

Organiza evento protocolario de entrega y convoca a

ganadores.

A A

Emite cheques

Entrega recursos a ganadores



PREMIOS ESTATALES DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y DE RECONOCIMIENTO A

LA INNOVACION P-PEI-04

Página | 56

OBJETIVO: Incentivar en el Estado el desarrollo de la investigación científica y tecnológica, así como la innovación, a través de esquemas de apoyo y reconocimiento público.

POLITICAS:

13. Convocatoria dirigida a todas las instituciones de educación de los niveles medio superior, superior y centros de investigación, así como el sector público y privado.

14. Las instituciones participantes deben consultar en línea la convocatoria y cumplir los requisitos que establece cada categoría.

15. Las postulaciones a los premios tienen que provenir de un tercero ajeno al COQCYT.

16. Las evaluaciones de realizan por un comité externo al COQCYT.

17. El proceso de escrutinio de resultados se realiza dentro un protocolo formal de la Comisión Técnica Consultiva, órgano de gobierno externo.

NORMAS:

Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 79.

Reglamento de los Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.

DEFINICIONES:

PECTRI: Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.





Página | 57


ACTIVIDAD NO.



Estructura y elabora la Convocatoria.


Organiza reunión oficial con los miembros de la Comisión Técnica Consultiva (CTC) para revisión de la Convocatoria.


Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones de la Comisión Técnica Consultiva


Solicita la publicación de la convocatoria a la Dirección de Administración y Finanzas y a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su difusión y promoción.


Promueve la Convocatoria entre las instituciones académicas del Estado. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna para evaluación a investigadores invitados por su conocimiento en el tema particular.


Convoca a la CTC a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores de las diferentes categorías.


Emite los cheques correspondientes al monto que establece la convocatoria al trabajo ganador en cada categoría.


Coordinar lo relacionado con la ceremonia de premiación en cuanto a la presencia de los ganadores, elaboración de medallas para las categorías honoríficas, diplomas e invitados especiales.

9 Dirección General Entrega los premios a los ganadores de cada categoría.






Página | 58

Diagrama de flujo

Departamento de Proyectos Científicos y

Tecnológicos

Dirección de Programas de Fortalecimiento a la

Educación de Posgrado e Investigación.


Finanzas


Cheque

Inicio

Elabora Convocatoria.

Organiza reunión oficial con los miembros de la CTC para revisión de la

Convocatoria

Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones de la CTC

Solicita la publicación de la convocatoria

Promueve la Convocatoria. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna

para evaluación.

Convoca a la CTC a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores

Emite cheques

Coordinar ceremonia de premiación

Entrega Premios a

los ganadores

Fin

DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE

POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS P-PEI-05

Página | 59

Objetivo:

Establecer y describir las funciones administrativas necesarias para la coordinación, seguimiento y administración de la información relacionada con las actividades de investigación y desarrollo tecnológico desarrolladas en el ámbito estatal, en el marco del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT).

Políticas:

Supervisar el registro de información en las bases de datos de los sistemas integrados al SEIDCYT.

Establecer mecanismos de consulta de libre acceso de la información existente. información

Normas:

Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo

Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT)

Definiciones

SEIDCYT, se refiere al Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.

Red Interinstitucional, se refiere al conjunto de recursos humanos y datos, cuyo objetivo es atender necesidades especificas relacionadas con el desarrollo de actividades o proyectos en materia científica y tecnológica en atención a una solicitud de información por medio de la SEIDCYT

Información en ciencia y tecnología, se refiere a los datos recabados y alimentados a las bases de datos del SEIDCYT, ya sea por las áreas sustantivas del COQCYT o directamente por usuarios externos.

Áreas Sustantivas, se refiere a las direcciones de Posgrado e Investigación y de Innovación y Vinculación con el Sector que por la naturaleza de sus actividades podrán aportar información al SEIDCYT.




Página | 60

Descripción de actividades

ACTIVIDAD NO.


1

Coordinación de Redes Interinstitucionales y de

Reconocimiento a la Actividad Científica y

Tecnológica

Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información para su consulta y según sea el caso su actualización o captura.

2

Áreas Sustantivas

Promueve el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de proyectos científicos y tecnológicos en la entidad.

3

Áreas Sustantivas

Suministra de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT, con información que por su naturaleza es considerada como de importancia y que pueden ser alojados en alguna de las estructuras de datos pertenecientes a los Sistemas Integrados al SEIDCYT.

4



Tecnológica

Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran, durante la consulta o captura de información.

5



Tecnológica

Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias para su consulta posterior, a través de los Sistemas Integrados al SEIDCYT.

6



Tecnológica

Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos, misma que por sus características específicas, requieran de una búsqueda especializada en las bases de datos que así correspondan.

Fin de procedimiento




Página | 61

Diagrama de flujo

Coordinación De Redes Interinstitucionales Y De Reconocimiento A La Actividad Científica Y

Tecnológica Áreas Sustantivas

Inicio

Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT

Promueven el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de

proyectos.

Alimenta de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT

Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas

Sustantivas o Externos que así lo requieran

Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias.

Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos.

Fin



REDES INTERINSTITUCIONALES P-PEI-06

Página | 62

Objetivo:

Establecer y describir las funciones administrativas necesarias para la coordinación, seguimiento y administración de la información relacionada con las actividades de investigación y desarrollo tecnológico desarrolladas en el ámbito estatal, en el marco del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT).

Políticas:

Supervisar el registro de información en las bases de datos de los sistemas integrados al SEIDCYT.

Establecer mecanismos de consulta de libre acceso de la información existente. información

Normas:


Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo

Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT)

Definiciones

SEIDCYT, se refiere al Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.

Red Interinstitucional, se refiere al conjunto de recursos humanos y datos, cuyo objetivo es atender necesidades especificas relacionadas con el desarrollo de actividades o proyectos en materia científica y tecnológica en atención a una solicitud de información por medio de la SEIDCYT

Información en ciencia y tecnología, se refiere a los datos recabados y alimentados a las bases de datos del SEIDCYT, ya sea por las áreas sustantivas del COQCYT o directamente por usuarios externos.

Áreas Sustantivas, se refiere a las direcciones de Posgrado e Investigación y de Innovación y Vinculación con el Sector que por la naturaleza de sus actividades podrán aportar información al SEIDCYT.




Página | 63

Descripción de actividades

ACTIVIDAD NO.


1



Tecnológica

Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información para su consulta y según sea el caso su actualización o captura.

2

Áreas Sustantivas

Promueve el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de proyectos científicos y tecnológicos en la entidad.

3

Áreas Sustantivas

Suministra de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT, con información que por su naturaleza es considerada como de importancia y que pueden ser alojados en alguna de las estructuras de datos pertenecientes a los Sistemas Integrados al SEIDCYT.

4



Tecnológica

Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran, durante la consulta o captura de información.

5



Tecnológica

Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias para su consulta posterior, a través de los Sistemas Integrados al SEIDCYT.

6



Tecnológica

Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos, misma que por sus características específicas, requieran de una búsqueda especializada en las bases de datos que así correspondan.





Página | 64

Diagrama de flujo

Coordinación De Redes Interinstitucionales Y De Reconocimiento A La Actividad Científica Y

Tecnológica Áreas Sustantivas

Inicio

Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT

Promueven el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de

proyectos.

Alimenta de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT

Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran

Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias.

Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas

Sustantivas o Usuarios Externos.

Fin



ADMINISTRACIÓN DE PORTAL WEB P-PEI-07

Página | 65

Objetivo: Establecer y describir las funciones administrativas del personal del Departamento se Sistemas e Informática y Enlace, que garanticen la administración de contenidos informativos y/o modificaciones de manera óptima, eficaz, eficiente y controlada, en la página web del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Políticas:

Contenidos informativos y o modificaciones previamente autorizados por la Dirección de Promoción y Desarrollo institucional.

Envio de los contenidos informativos y/o modificaciones para su realización con tres días hábiles previos al inicio de su vigencia oficial.

Especificar la duración de la vigencia del contenido informativo para su posterior despublicación en el sitio web.

Normas:


Definiciones

Contenido informativo se refiere a la solicitud por parte de la Dirección de Promoción y desarrollo Institucional para la publicación y despublicación de Banner´s promocionales y Revista Electrónica del COQCYT.

Modificaciones se refiere a la creación y/o modificación de secciones, categorías y menús dentro del sitio web.




Página | 66

Descripción de actividades.

ACTIVIDAD NO.


1 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Envía al Departamento de Sistemas de Informática y Enlace, el contenido informativo y/o modificaciones autorizadas, para su inclusión en la estructura de la pagina web del COQCYT.

2 Departamento de Sistemas e Informática y

Enlace

Realiza una revisión de la información enviada. En caso de encontrar algún dato incompleto, que se encuentre directamente relacionado con el contenido informativo y/o modificación, se notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional, reiniciándose el procedimiento.


Enlace

Procede a su inclusión en la página web del COQCYT, en la sección y categoría que para el contenido informativo y/o modificación enviada corresponda.


Enlace

Realiza las operaciones y acciones necesarias para la publicación del contenido informativo y/o realización de modificaciones en el sitio web


Enlace

Notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional que el contenido informativo enviado y/o modificaciones se encuentran ya publicados en el sitio web COQCYT.

6 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Recibe la notificación por parte del Departamento de Sistemas de Informática y Enlace





Página | 67

Diagrama de flujo.

Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional Departamento de Sistemas e Informática y Enlace

Envía al Departamento de Sistemas de Informática y Enlace, el contenido informativo y/o modificaciones autorizadas, para su inclusión en la estructura de la página web

del COQCYT.

Realiza una revisión de la información enviada. En caso de encontrar inconsistencias en la información proporcionada lo comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional

Inicio

Procede a su inclusión en la página web del COQCYT, en la sección y categoría que para el contenido informativo y/o modificación enviada

corresponda.

Realiza las operaciones y acciones necesarias para la publicación del contenido informativo y/o

realización de modificaciones en el sitio web

Notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional que el contenido informativo enviado y/o modificaciones se encuentran ya publicados en el sitio web COQCYT.

Recibe notificación

Inicio



MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO

P-PEI-08

Página | 68

Objetivo: Establecer y describir las funciones administrativas del Personal del Departamento de Sistemas e Informática y Enlace, deberá realizar para garantizar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo pertenecientes al Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Políticas:

Se ejecutará el programa de Mantenimiento Preventivo, el cual contempla dos mantenimientos generales por año.

La solicitud de atención a fallas será entregada mediante el formato de “Solicitud de Servicio a Sistemas”.

Los mantenimientos correctivos que por su naturaleza no puedan ser atendidos por el Departamento de Sistemas e Informática serán canalizados para su atención externa, previa requisición a la Dirección de Administración y Finanzas por parte del Área sustantiva a la que se haya asignado el equipo de cómputo con el problema detectado.

Normas:


Definiciones

Mantenimiento Preventivo; se refiere a las acciones que el Departamento de Sistemas e Informática realiza con el fin de prevenir fallas o deficiencias en el funcionamiento de los equipos del COQCYT (limpieza de hardware y mantenimiento de software instalado), el cual se realiza cada 6 meses.

Mantenimiento Correctivo; se refiere a las acciones que el Departamento de Sistemas e Informática realiza con el fin de brindar solución de manera oportuna y eficaz, para aquellas fallas no previstas que impidan el correcto funcionamiento del equipo de computo.

Usuario de equipo, se refiere al personal del COQCYT mismo que tiene bajo su resguardo un equipo de cómputo perteneciente a la institución.

Falla detectada, se refiere a la identificación del origen del mal funcionamiento del equipo de cómputo, la cual puede ser clasificada en falla de software y de hardware.




P-PEI-08

Página | 69

Descripción de actividades.

ACTIVIDAD NO. UNIDAD RESPONSABLE. ACTIVIDAD/DESCRIPCION

1 Departamento de

Sistemas e Informática y Enlace

Aplica el Programa de Mantenimiento Preventivo dos veces por año a fin de minimizar la posible incidencia de fallas en los equipos de computo del COQCYT

2 Departamento de


Realiza una revisión periódica del funcionamiento de los equipos de cómputo del COQCYT.

3 Usuario de Equipo Notifica al Departamento de Sistemas e Informática y Enlace del mal funcionamiento de su equipo de cómputo mediante el uso del formato de “Solicitud de Servicio a Sistemas”.

4 Departamento de


Brinda la atención oportuna a la solicitud realizada por el Usuario de Equipo, procediendo a la identificación del origen de la falla del equipo.

5 Departamento de


En caso de que la falla del equipo sea causada por un mal funcionamiento del software instalado, se notifica al Usuario de Equipo de las acciones a realizar las cuales consisten en restaurar los programas o aplicaciones dañadas, cuidando siempre la integridad de los datos almacenados en el mismo ( Ir a paso 11)

6 Departamento de


En caso de la falla sea causada por un mal funcionamiento del hardware del equipo de computo, y que su reparación necesite de la intervención de equipo técnico especializado o la sustitución del componente dañado se notificara al Usuario de Equipo de Computo, a fin de que este realice la Requisición de Compra o Servicio que Corresponda a la Dirección de Administración y Finanzas.

7 Usuario de Equipo Realiza la Requisición de Compra o Servicio a la Dirección de Administración y Finanzas, entregando de igual forma el equipo de computo al Departamento de Sistemas e Informática y Enlace.

8 Departamento de


Continua con el seguimiento al caso en conjunto con la Dirección de Administración, y prepara el equipo para su envió al proveedor de servicios, realizando el respaldo de la información que así corresponda.




P-PEI-08

Página | 70

ACTIVIDAD NO. UNIDAD RESPONSABLE. ACTIVIDAD/DESCRIPCION

9 Departamento de


El Departamento de Sistemas e Informática realiza el seguimiento del caso con el Proveedor de Servicios y recepciona el equipo una vez que este ha sido reparado. Notificando de igual forma a la Dirección de Administración y Finanzas de que el servicio técnico ha sido concluido.

10 Departamento de


Realiza las configuraciones y pruebas pertinentes antes de que el equipo sea entregado al Usuario de Equipo. De igual forma se restaura la información en su ubicación original.

11 Departamento de


Se realiza la entrega al Usuario de equipo, del equipo de cómputo con la falla solucionada así como el disco de respaldo generado, mismo que contiene la información relacionada con las funciones que para su puesto han sido designadas.

12 Usuario Final Recibe equipo de cómputo reparado.

Fin del proceso

Diagrama de flujo




P-PEI-08

Página | 71

El Departamento de Sistemas de Informática y Enlace

Usuario de Equipo Usuario Final

Inicio

Aplica el Programa de Mantenimiento Preventivo

dos veces por año

Realiza una revisión periódica del funcionamiento de los

equipos de cómputo.

Notifica al Departamento de

Sistemas e Informática y Enlace del mal

funcionamiento de su equipo de cómputo

Brinda la atención oportuna a la solicitud realizada por el

Usuario de Equipo

En caso de que la falla del equipo sea causada por un mal

funcionamiento del software instalado, se notifica al Usuario

de Equipo de las acciones a realizar

A




P-PEI-08

Página | 72

El Departamento de Sistemas de

Informática y Enlace Usuario de Equipo Usuario Final

Realiza la Requisición de Compra o Servicio

a la Dirección de Administración y

Finanzas.

El Departamento de Sistemas e Informática realiza el seguimiento

del caso con el Proveedor de Servicios.

Continúa con el seguimiento al caso en conjunto con la Dirección

de Administración

En caso de la falla sea causada por un mal funcionamiento del

hardware del equipo de computo, se notificara al Usuario, a fin de

que este realice la Requisición de Compra o Servicio que

Corresponda

A

B




P-PEI-08

Página | 73

El Departamento de Sistemas de

Informática y Enlace Usuario de Equipo Usuario Final

Recibe equipo de

cómputo reparado

Realiza la entrega del equipo de cómputo, solucionada así como el disco de respaldo, al

Usuario

Realiza las configuraciones y pruebas pertinentes antes de

que el equipo sea entregado al Usuario de Equipo.

B

Fin



Página | 74

Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo

Presentación

Los procedimientos que a continuación se muestran buscan promover la actividad científica y tecnológica como elemento de competitividad y desarrollo económico, así como generar recursos humanos para el sector empresarial, mediante la vinculación con instituciones de educación superior y centros de investigación.

DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR

PRODUCTIVO Código Revisión Fecha

ASESORIAS Y APOYOS A USUARIOS P-VIN-01

Página | 75

OBJETIVO: Procurar que en el Estado se incremente la participación del sector empresarial en programas, proyectos, convocatorias y trabajos relativos a la investigación y desarrollo tecnológico.

POLITICAS:

Brindar a los usuarios información amplia y suficiente que les permita despejar cualquier duda respecto de los alcances de nuestros programas, proyectos y servicios.

NORMAS:


DEFINICIONES:

Usuario: Personas físicas o morales interesadas en las actividades que desarrolla el Consejo




Página | 76


ACTIVIDAD

NO.


1 Usuarios Presentan solicitud de asesoría y/o apoyo

2 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector

Productivo

Recibe a los interesados (usuarios) en las actividades que se fomentan y promueven para el desarrollo de tecnología e Innovación empresarial (personas físicas y morales) Si los usuarios desean contactar con un especialista y/o investigador en determinado campo del conocimiento, su solicitud es atendida por el Departamento de Innovación y Desarrollo Tecnológico. Si los usuarios buscan tener acceso a programas de apoyo financiero y/o participar de las convocatorias del fondo mixto, su solicitud será atendida por el Departamento de Financiamiento

3 Departamento de Financiamiento.

Asesora a los interesados en obtener su registro RENIECYT y en el cumplimiento de los requisitos técnicos que las convocatorias plantean. Organizan talleres para apoyar a las empresas a elaborar proyectos de desarrollo tecnológico e innovación, para su participación en las convocatorias emitidas por el COQCYT-CONACYT.

4 Departamento de Innovación y

Desarrollo Tecnológico

Localiza las instituciones que pudieran brindar la asesoría técnica a través de sus especialistas para la atención de las necesidades de los usuarios del COQCYT. Asesora a los usuarios en el cumplimiento de los requisitos para el registro de sus marcas y patentes ante Instituto Mexicano para la Protección de la Propiedad Industrial.

5

Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector

Productivo

Acuerda con las Instituciones y/o especialistas capaces de

solventar las demandas planteada por los usuarios, la

atención conjunta de la problemática presentada al

Consejo.





Página | 77

Diagrama de flujo

Usuarios Departamento de Innovación y Desarrollo

Tecnológico


Departamento de Financiamiento

Localiza instituciones y/o especialistas. Asesora para el

Registro y Protección de la Propiedad

Industrial

Inicio

Presentan solicitud de

asesoría y apoyo

Acuerda con las Instituciones y/o

especialistas capaces de solventar las

demandas planteada por los usuarios, la

atención conjunta de la problemática

presentada al Consejo.

Asesora para la obtención del

RENIECYT, en el cumplimiento de

requisitos técnicos y organiza talleres para

la elaboración de proyectos.

Fin

Recibe a los interesados en

conocer las actividades que se

fomentan y

promueven.

Acceso a fideicomis

os

No Si



PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”

P-VIN-02

Página | 78

OBJETIVO: Formar a los alumnos de nivel superior en profesionistas competentes con los logros y experiencias en el sector productivo, en la que la empresa recibirá propuestas factibles a los problemas de su entorno laboral y de competitividad, así mismo el estudiante aplicará los conocimientos teóricos que adquiere en el aula y se fortalecerá su formación a un problema real relacionado con su área de especialidad; Que las empresas conozcan nuevas tecnologías o sistemas de trabajo, y conocer a los futuros egresados de la Institución Educativa y contemplar su futura contratación.

POLITICAS: Las empresas que deseen adherirse a este programa deberán comprobar contar con un mínimo de tres años de funcionamiento.

NORMAS:


DEFINICIONES:

CIVAS: Comité Interinstitucional de Vinculación, Apoyo y Seguimiento del Programa Creciendo con tu

Empresa.

IES: Instituciones de Educación Superior.

Grupo de trabajo: Equipo conformado por estudiantes y catedráticos de las IES, encargados de

proporcionar respuestas a los planteamientos hechos por las empresas




P-VIN-02

Página | 79


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE



Productivo

Contacta a las empresas a través de las promociones que COQCYT realiza por medio de talleres, cursos etc., las cuales llenan un formato de demandas donde hacen la solicitud de su proyecto.


Productivo

Recibe solicitudes y se organizan por empresa, para que se presenten ante el Comité Interinstitucional de Vinculación, Apoyo y Seguimiento del Programa Creciendo con tu Empresa (CIVAS).

3 CIVAS Designa a las instituciones que se encargarán de elaborar los proyectos para la atención de las necesidades de las empresas.


Vinculación con el Sector Productivo

Solicita a las IES entregar la lista con los grupos de trabajo asignados a cada proyecto.

5 IES Entregan lista donde mencionan al grupo de trabajo según el proyecto a realizar, el cual debe contener un asesor y dos alumnos como máximo.



Realiza un taller de sensibilización con la participación las empresas y las IES en el que se da conocer el proceso del programa y los compromisos de los proyectos.



Reúnen a las IES con los Empresarios para establecer acuerdos sobre los productos de cada proyecto, así como los mecanismos de comunicación para el desarrollo de los mismos.

8 Grupo de trabajo Elaboran y presenta a la empresa un anteproyecto.

9 Empresa Revisa anteproyecto, en caso de aceptarlo firma carta compromiso, caso contrario, emite recomendaciones y las turna al grupo de trabajo.




P-VIN-02

Página | 80

ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE


10 Grupo de trabajo. Desarrolla el proyecto según el cronograma de actividades.

11 CIVAS Verifica avances en los proyectos y monitorea cumplimiento de acuerdos.



Verifica con las empresas y las IES que los proyectos estén en tiempo y forma para su culminación y se les informa a los representantes de las IES de los avances que se tengan.

13 Empresa

Revisa propuesta: Si está de acuerdo firma carta de aceptación y de liberación del proyecto. Si el producto (proyecto) no es satisfactorio, sugiere modificaciones y solicita al grupo de trabajo la adecuación del mismo.


Productivo

Solicita a la Dirección Administrativa y Finanzas los recursos correspondientes para el pago de apoyos a los estudiantes de los grupos de trabajo. Toda vez que cuenta con las cartas de aceptación y liberación de los proyectos.

15 Dirección de Administración y

Finanzas Emite cheques para el pago de apoyos a estudiantes.


Productivo

Organiza reunión para la presentación de resultados del programa.


Presenta en coordinación con la Dirección de innovación y Vinculación con el Sector Productivo, los resultados del programa donde se muestran los productos finales de los proyectos. Entrega reconocimientos de participación y apoyos a estudiantes





P-VIN-02

Página | 81

Diagrama de flujo

Dirección de Innovación y


CIVAS

Departamento de Innovación y


IES Grupo

de trabajo

Empresa Dirección de

Administración y Finanzas

Dirección General

Contacta a las empresas a través de las promociones

Recepciona las solicitudes, para que se presenten ante el

CIVAS.

Designa a las instituciones que se encargarán de elaborar los proyectos

Solicita a las IES, la lista con los grupos

de trabajo asignados a cada proyecto.

Organiza taller de sensibilización

Entregan

lista.

Inicio

A




P-VIN-02

Página | 82



CIVAS Departamento de

Innovación y Vinculación con el Sector Productivo

IES Grupo de trabajo Empresa Dirección de


Dirección General

A

Reúnen a las IES con los Empresarios para

establecer los acuerdos.

Elaboran y presenta a la empresa un

anteproyecto

Desarrolla el proyecto según el cronograma

de actividades.

B

Aprueba anteproyec

to

No

1 1

2

Si




P-VIN-02

Página | 83





IES Grupo

de trabajo



Dirección General

Solicita a la Dirección

Administrativa y Finanzas los

recursos para el

pago de apoyos

Verifica avances en

los proyectos y monitorea

cumplimiento

de acuerdos.

B

Verifica con las empresas y las IES que los proyectos estén en tiempo y

forma para su

culminación.

Aprueba

proyecto

2

C

Si

No




P-VIN-02

Página | 84




IES Grupo

de trabajo



Dirección General

Cheque

Organiza reunión para la presentación

de resultados del

programa.

Emite cheques para el pago de apoyos

a estudiantes.

Presenta en coordinación con la Dirección de

innovación y Vinculación, los resultados del

programa y entrega apoyos económicos a

estudiantes.

Fin

C


RPODUCTIVO Código Revisión Fecha

CENTRO DE ASESORÍA Y APOYO PARA LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD

INDUSTRIAL P-VIN-03

Página | 85

OBJETIVO: Promover en el Estado una cultura de registro de marcas y patentes que permita la protección de la propiedad industrial.

POLITICAS: Con la finalidad de poder brindar un servicio adecuado, los usuarios deberán contar con los documentos requeridos por el IMPI acordes al trámite que desean realizar (por ejemplo: diagramas, diseños, planos, logotipos, etc.). En ningún caso el Consejo intervendrá en la manipulación de estos documentos.

NORMAS:


DEFINICIONES:

IMPI: Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial




INDUSTRIAL P-VIN-03

Página | 86


ACTIVIDAD

NO.


1 Usuario Solicita información para el registro de marcas y/o patentes



Asesora a los usuarios y entrega información impresa –manuales, formatos de registro, formatos de pago e información adicional– del trámite que corresponda.



Revisa la documentación de los usuarios interesados en el registro de sus marcas o patentes y orienta para el ingreso de su solicitud a Secretaría de Economía.



Solicita al IMPI Región Sureste el número de folio de las solicitudes ingresadas y da seguimiento al trámite en la página del IMPI.



Informa a los usuarios que su solicitud recibió calificación favorable por parte del IMPI, solicitándoles permanecer en espera y al pendiente de recibir título de propiedad en su domicilio





INDUSTRIAL P-VIN-03

Página | 87

Diagrama de flujo

Usuario Departamento de Innovación y Vinculación con el Sector

Productivo

Inicio

Solicita información para el registro de marcas y/o patentes.

Asesora a los usuarios y entrega información impresa –manuales, formatos de registro, formatos de pago e información adicional– del trámite que corresponda.

Revisa la documentación de los usuarios interesados en el registro de sus marcas o patentes y orienta para el ingreso de su solicitud a Secretaría de Economía.

Solicita al IMPI Región Sureste el número de folio de las solicitudes ingresadas y da seguimiento al trámite en la página

del IMPI.

Informa a los usuarios que su solicitud recibió calificación favorable por parte del IMPI, solicitándoles permanecer en espera y al pendiente de recibir título de propiedad en su domicilio.

Fin



FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y

TECNOLÓGICA P-FOMIX-01

Página | 88

OBJETIVO: Fomentar y canalizar apoyos para el desarrollo proyectos de investigación científica y de desarrollo tecnológico orientados a bridar soluciones a los problemas del Estado.

POLITICAS:

Las instituciones y/o empresas que deseen participar en las convocatorias del Fondo Mixto no deberán tener ni adeudos técnicos, ni financieros de proyectos desarrollados anteriormente.

NORMAS:


Reglas de Operación del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica

DEFINICIONES:

CTA: Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica.

RENIECYT: Registro Nacional de Instituciones y Empresas Científicas y Tecnológicas.

Usuarios: Personas físicas o morales interesadas en las actividades que desarrolla el Consejo





Página | 89


ACTIVIDAD

NO.



Productivo

Convoca a las dependencias de gobierno, instituciones de educación superior, centros de investigación y a los sectores privado y social a determinar los temas y demandas de investigación.

2 Dirección General Recibe demandas de investigación y en coordinación con el CONACYT elabora Convocatoria para su autorización ante el CTA.

3 CTA Autoriza publicación de convocatoria.


Solicita a la Dirección de Administración y Finanzas la Publicación de la Convocatoria en Medios Masivos de Comunicación y, a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su Publicación en el Portal WEB del Consejo.


Productivo

En coordinación con el CONACYT imparte taller para la obtención y/o actualización del RENIECYT, requisito esencial para participar en la Convocatoria.

6


Asesora a Personas Físicas con actividad tecnológica, Personas Físicas con actividad empresarial, Instituciones y Empresas interesadas en la obtención y/o actualización del RENIECYT.

7 Usuarios Emiten propuestas de proyectos de investigación que atiendan las demandas establecidas en la convocatoria.

8 CONACYT

Recibe propuestas de proyectos de investigación que atiendan las demandas establecidas en la convocatoria y convoca a la Comisión de Evaluación para su análisis y dictaminan las propuestas a aprobarse.





Página | 90

ACTIVIDAD

NO.



En coordinación con el CONACYT, convoca al Comité Técnico y de Administración para la presentación de los resultados emitidos por la Comisión de Evaluación y autorización de los proyectos a recibir financiamiento.


Instruye a la Dirección jurídica para la elaboración de los convenios de asignación de recursos de los proyectos aprobados por el CTA.

Convoca a los responsables de las propuestas de proyectos a una reunión en la que se firma el convenio de asignación de recursos para el financiamiento del proyecto.

11 Dirección de Administración Organiza un Taller donde capacita y brinda la asesoría necesaria para la administración de los recursos del proyecto.


Productivo

Monitorea el desarrollo de los proyectos hasta su conclusión y finiquito.

Fin de Procedimiento





Página | 91

Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector

Productivo Dirección General

Comité Técnico y de Administración


Usuarios CONACYT Dirección de

administración

Inicio

Convoca a las dependencias e

instituciones, públicas y privados.

Recibe demandas de investigación y en

coordinación con el CONACYT elabora

Convocatoria.

Autoriza publicación de Convocatoria.

Solicita la Publicación de la Convocatoria.

A





Página | 92

Diagrama de flujo


Dirección General

Comité Técnico y de

Administración



Administración

En coordinación con el CONACYT, imparte

taller para la obtención de actualización de

Registro.

Recibe propuestas

de proyectos de

investigación.

Asesora a interesados en la

obtención del RENIECYT

Emiten propuestas

para proyectos de

investigación.

A

B





Página | 93



Dirección General Comité Técnico y de Administración



administración

Convoca a reunión para formalización de convenios de asignación de recursos.

En coordinación con el CONACYT, convoca al Comité Técnico y de

Administración.

Instruye a la Dirección jurídica para la elaboración de los

convenios.

B

C





Página | 94


Dirección General

Comité Técnico y de

Administración



administración

Organiza un taller donde capacita y brinda asesoría para la administración de recursos del Fideicomiso.

Monitorea el desarrollo de los proyectos hasta

su conclusión y finiquito.

C

Fin



Página | 95

Dirección de Administración y Finanzas

Presentación En apego a la normatividad aplicable, se han diseñado los procedimientos que permitan una administración eficaz y eficiente de los Recursos Humanos, Financieros y Materiales con que cuenta el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología, brindando atención oportuna a las necesidades de las diferentes unidades administrativas que redunde en un servicio de calidad a la ciudadanía.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

P-AYF-01

Página | 96

OBJETIVO:

Realizar el registro, control contable y el análisis Financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Proporcionar la información Financiera de manera oportuna para la toma de decisiones de Directivos y Órganos Superiores.

POLITICAS:

1. La Balanza previa será analizada por el Jefe del Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal, por el Director de Administración y Finanzas y por el Director General.

2. Los Estados Financieros serán analizados previamente por el jefe del Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal y por el Director de Administración y Finanzas

3. El Director de Administración y Finanzas será el que emita autorización de impresión de los Estados

Financieros.

4. Los Estados Financieros serán firmados por: Director de Administración y Finanzas y el Director General.

5. Todos los Estados Financieros impresos deben contar con las firmas correspondientes.

6. Se enviará a las Secretarias de Hacienda y de la Contraloría los Estados Financieros del mes correspondiente.

NORMAS:

Código Fiscal de la Federación, Ley de presupuesto Contabilidad y Gasto Público del Estado de Q.

ROO.

DEFINICIONES:

Estado Financiero: Documento en cual se plasma el total y el resultado de todas las operaciones financieras realizadas en un periodo determinado (mensual), establece si durante el mismo se obtuvo un saldo o déficit durante el período. De manera estadística y de acuerdo a las partidas contables y presupuéstales, registra el importe total de lo erogado durante el mes, así como las obligaciones y derechos pendientes de realizar.

Conciliación Bancaria: Procedimiento consistente en la conciliación (análisis) de movimientos bancarios, entre los registros contables y los movimientos bancarios de acuerdo al estado de cuenta del mes correspondiente.




P-AYF-01

Página | 97


ACTIVIDAD NO.


1.

Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal

Supervisa que todas las pólizas cheque del periodo estén contabilizadas correctamente, y en caso contrario realizar las correcciones pertinentes.

2. Departamento de Contabilidad y

Control Presupuestal Captura en el Sistema CONTPAQ las pólizas de diario, egreso e ingreso

3. Dirección de Administración y

Finanzas Analizan la balanza de comprobación previa del periodo.


Control Presupuestal Elabora las conciliaciones bancarias anexando copias de estados de cuenta


Control Presupuestal

Una vez analizada la balanza de comprobaciones y conciliaciones se imprimen los Estados Financieros del mes


Control Presupuestal Estructuran los Estados Financieros y los engargola.



Remite los Estados Financieros a firma de autorización por parte del Director de Administración y Finanzas y del Director General.


Control Presupuestal Envía una copia a la Secretaría de la Contraloría y a la de Hacienda del Estado y se archiva.





P-AYF-01

Página | 98

Diagrama de flujo



Dirección de Administración y Finanzas y Despacho de la

Dirección General

Archivar

Inicio

Supervisa que todas las pólizas cheque del periodo estén

contabilizadas correctamente.

Balanza correcta

Envía copia a las Secretarias

de Hacienda y Contraloría

1

1

Imprime Estado Financieros

Elabora las conciliaciones bancarias anexando copias de

estados de cuenta.

Captura en el Sistema CONTPAQ las pólizas de diario,

egreso e ingreso

No

Si

Estructura Estados

Financieros Firman de autorización

Fin




P-AYF-01

Página | 99

CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER

4 5 6 7 8 9

SUMAS IGUALES 10 11

HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: CONT. POR: REV. CONT: POLIZA No:

12

13

14

15

16

17

1

CHEQUE POLIZA

2

3

FIRMA CHEQUE RECIBIDO

CONCEPTO DEL PAGO




P-AYF-01

Página | 100

NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO

POLIZA DE CHEQUES PC

NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR

1 NOMBRE DEL BENEFICIARIO E IMPORTE DEL CHEQUE.

2 CONCEPTO DEL CHEQUE.

3 FIRMA DE RECIBIDO.

4 NUMERO DE CUENTA CONTABLE.

5 SUBCUENTA.

6 DENOMINACIÓN DE LA CUENTA.

7 IMPORTE PARCIAL.

8 IMPORTE DEUDOR.

9 IMPORTE EN EL HABER.

10 SUMA DEL IMPORTE DEUDOR.

11 SUMA DEL IMPORTE DEL HABER.

12 FIRMA DE QUIEN ELABORO EL CHEQUE.

13 FIRMA DE QUIEN REVISO EL CHEQUE.

14 FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL CHEQUE.

15 FIRMA DE QUIEN CONTABILIZO LA POLIZA.

16 FIRMA DE QUIEN REVISO LA POLIZA.

17 CONSECUTIVO DE NUMEROS DE POLIZA DE EGRESOS.



CONCILIACIONES BANCARIAS P-AYF-02

Página | 101

OBJETIVO:

Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Proporcionar los saldos reales de

las cuentas bancarias en la de estados financieros.

POLITICAS: 1. Al principio de cada mes se realizara las conciliaciones bancarias del mes inmediato anterior.

2. Las conciliaciones bancarias tendrán anexo su estado de cuenta bancario correspondiente cuando se

integre al Estado Financiero del mes.

3. Las conciliaciones serán firmadas por el Director de Administración y finanzas y el Director General.

NORMAS: Principios contables, control interno.

DEFINICIONES:

Principios Contables.- Son los preceptos base de la contabilidad, los cuales rigen el desarrollo de las

operaciones contables en todo el mundo.




Página | 102


ACTIVIDAD NO.


1

Departamento de Contabilidad y control Presupuestal

Imprime los movimientos bancarios del mes de cada una de las cuentas bancarias.

2 Departamento de Contabilidad y

control Presupuestal

Realiza las conciliaciones bancarias, se pasan a firma de la Dirección de Administración y del Despacho de la Dirección General.


control Presupuestal Saca 3 copias a las conciliaciones y 3 a los estados de cuenta.


control Presupuestal Se archivan las conciliaciones.





Página | 103


Inicio

Imprime los movimientos

bancarios del mes

Realiza las conciliaciones bancarias

Saca copia a las conciliaciones y a los

estados de cuenta

Las anexa a cada uno de los estados financieros

Fin



REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03

Página | 104

OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual.

POLITICAS: 1. Las recepciones de requisiciones de compra/servicio se llevara a cabo los días lunes y martes.

2. En todos los casos el Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal verificará la disponibilidad de

recursos del área solicitante.

3. La adquisición de los materiales solicitados estará sujeta a la disponibilidad de recursos por parte del área solicitante.

NORMAS:

Ley de adquisiciones. DEFINICIONES:

Requisición de compra/servicio: Documento en el que se consigna el listado de materiales o servicios

requeridos para la operación de los programas o proyectos de las Áreas que integran el Consejo.




Página | 105


ACTIVIDAD NO.


1

Áreas que integran el Consejo Envían al Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal el formato P-AYF-03/RE-03 requisición de compra/servicio.

2


Recibe requisición de compra/servicio y verifica disponibilidad de recursos.

3


Si el Área solicitante cuenta con disponibilidad de recurso, la requisición es turnada al Director de Administración y Finanzas para su autorización

En caso de que el Área solicitante no cuenta con recursos suficientes, se emite comunicado escrito informándole de esta situación y de la fecha más próxima para atender su requisición


Control Presupuestal Solicita el material o el servicio requerido al proveedor más adecuado.

5 Proveedor Entrega al Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal el material solicitado anexando Requisición de Compra/Servicio y factura.

6


Recibe material y/o servicio y verifica que correspondan a lo solicitado.


Control Presupuestal Entrega al Área solicitante el material requerido o informa acerca del servicio proporcionado.





Página | 106

Diagrama de flujo

Áreas que integran el Consejo

Departamento de Contabilidad y Control

Presupuestal


Proveedor

Inicio

Envían al Departamento de

Contabilidad y Control Presupuestal requisición de

compra/servicio.

Recibe requisición de compra/servicio y

verifica disponibilidad de recursos.

Firma requisición autorizando la compra

o el servicio

Disponibilidad de recursos

Si

No

Emite comunicado escrito informándole de esta situación y de la

fecha más próxima para atender su requisición.

1

1

Solicita el material o el servicio requerido

al proveedor más adecuado.

Recibe requisición de compra/servicio

A




Página | 107

Áreas que integran el Consejo

Departamento de Contabilidad y



Proveedor

Fin

Recibe material y/o servicio y verifica que

correspondan a lo

solicitado.

Entrega al Área solicitante el material requerido o informa acerca del servicio

proporcionado.

A




Página | 108

CANTIDAD UNIDAD

MEDIDA P.U. TOTAL P.U. TOTAL P.U. TOTAL

5 6 8 9 8 9 8 9

SUB-TOTAL 10 10 10

DESCUENTO 11 11 11

SUB-TOTAL 12 12 12

I.V.A. 13 13 13

_______________________ 15 TOTAL 14 14 14

16

16

16

FORMATO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

ADQUISICIONES CARGO A: FECHA:

concepto

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

7 7 7

4

Dir. Adtivo. Y Financiero

AUTORIZADO POR:

SE OTORGA EL PRESENTE CONTRATO AL PROVEEDOR N°

POR:

MEJOR PRECIO

MEJOR CALIDAD

MEJOR TIEMPO DE ENTREGA

C.




Página | 109

NOMBRE DE FORMATO

CLAVE DE FORMATO

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES SIN CLAVE

Punto 1.- Número correlativo Punto 2.- Área solicitante Punto 3.- Fecha de elaboración del cuadro Punto 4.- Descripción del bien Punto 5.- Cantidad solicitada Punto 6.- Medida Punto 7.- Nombre del proveedor Punto 8.- Precio por unidad Punto 9.- Importe total de los productos Punto 10.- Monto de la suma sin aplicar IVA ni descuento Punto 11.- Porcentaje de descuento Punto 12.- Monto con el descuento aplicado Punto 13.- Porcentaje del IVA Punto 14.- Monto total neto Punto 15.- Nombre y firma de autorizado del Director Administrativo y Financiero



PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04

Página | 110

OBJETIVO:

Cumplir en forma oportuna con las obligaciones contraídas para un desarrollo eficiente de los programas.

POLITICAS: 1. Tanto la recepción como el pago de facturas se efectuará los días miércoles.

2. No se aceptarán facturas y/o documentos comprobatorios que no cumplan con los requisitos fiscales y

contables y que no cuenten con la documentación soporte.

3. Se expedirá un contra recibo al momento de recibir facturas. 4. Los pagos sólo se efectuaran al beneficiario mediante la presentación del contra recibo correspondiente.

5. El Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal es el área autorizada para realizar el pago de los

cheques.

NORMAS:

Ley de adquisiciones. DEFINICIONES:

Contra recibo: Documento en el cual se especifican las facturas recibidas, el importe a pagar y la fecha del día de recepción, se entrega el original al proveedor y se anexa una copia a la factura.

Requisición de compra/servicio: Documento en el que se consigna el listado de materiales o servicios requeridos para la operación de los programas o proyectos de las Áreas que integran el Consejo.




Página | 111


ACTIVIDAD NO.


1 Proveedor Entrega al Departamento de Contabilidad y control Presupuestal sus facturas.

2 Departamento de

Contabilidad y control Presupuestal

Recibe las facturas con su requisición adjunta y/o orden de servicio en original

3

Departamento de Contabilidad y control

Presupuestal

Asigna claves presupuéstales

4 Departamento de


Elabora el cheque para pago al proveedor y lo turna para firma a la Dirección de Administración y Finanzas


Finanzas Firma cheque y turna para firma a la Dirección General

6 Dirección General Firma cheque y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

7 Departamento de


Paga a proveedor.

8 Departamento de


Integra cuenta pública.





Página | 112

Diagrama de flujo

Proveedor

Departamento de Contabilidad y

control Presupuestal


Finanzas

Dirección General

Cheque

Cheque

Cheque

Facturas

Firma cheque y turna para firma a la Dirección

General

Entrega al Departamento de

Contabilidad y control Presupuestal sus

facturas.

Recibe las facturas con su requisición

adjunta y/o orden de servicio en original.

Asigna claves presupuéstales

Elabora el cheque para pago al proveedor y lo turna para firma a la


Finanzas.

Firma cheque y lo remite a la Dirección de Administración y

Finanzas.

Paga a proveedor.

Integra cuenta pública.

Inicio

Fin




Página | 113

FOLIO: 1 <

CONTRARECIBO

RECIBIMOS: 2 .

FAC. RECIBIDAS NUMERO IMPORTE

3

4 5

6

7

FIRMA DE QUIEN RECIBE SELLO Y FIRMA

OBSERVACIONES: 8 .

FECHA DE COMPROMISO: 9 .

LOS CHEQUES SOLO PODRÁN SER COBRADOS POR EL INTERESADO




Página | 114


CONTRARECIBO CR


1 NUMERO DE FOLIO.

2 NOMBRE DEL PROVEEDOR.

3 NUMERO DE FACTURAS RECIBIDAS.

4 NUMERO(S) DE LAS FACTURAS.

5 IMPORTE TOTAL DE LAS FACTURAS.

6 FIRMA DE QUIEN RECIBE.

7 SELLO Y FECHA DE RECEPCIÓN.

8 OBSERVACIONES.

9 FECHA DE PAGO.




Página | 115


4 5 6 7 8 9

SUMAS IGUALES 10 11


12

13

14

15

16

17

1

CHEQUE POLIZA

2

3


CONCEPTO DEL PAGO




Página | 116








5 SUBCUENTA.


7 IMPORTE PARCIAL.

8 IMPORTE DEUDOR.












EVALUACIÓN DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA

P-AYF-05

Página | 117

OBJETIVO: Registrar, controlar y supervisar la asistencia del personal para que se determine los estímulos por puntualidad y asistencia de los trabajadores en forma mensual.

NORMAS: Ley federal del trabajo.

Definiciones:

Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones,

deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.

Retardo A: Se considera Retardo A checar de 1 a 10 minutos después de la hora de entrada Retardo B: Se considera Retardo A checar de 11 a 20 minutos después de la hora de entrada

POLÍTICAS: 1- La verificación del cumplimiento de puntualidad y asistencia será llevada a cabo por el Departamento

Administrativo con base en los registros del reloj checador; estos registros serán asentados en el formato “concentrado de incidencias del personal de COQCYT” .

2- El Departamento Administrativo será el responsable de la evaluación del personal. Las incidencias

registradas en el formato 3- La evaluación se realizará en forma mensual tomando como mes referencia de inicio el primer mes del año. 4- El Departamento Administrativo elaborará la nómina tomando en consideración los resultados de la

evaluación por puntualidad y asistencia llevada a cabo.




P-AYF-05

Página | 118


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento Administrativo

Verifica con el reloj checador las incidencias del período a evaluar, anotándolas en el formato “Concentrado de incidencias del personal del COQCYT”

2 Departamento Administrativo Evalúa las incidencias y determina los estímulos que le correspondan al personal.

3 Departamento Administrativo Refleja en la nomina correspondiente el estímulo a que hubiera lugar.





P-AYF-05

Página | 119

Diagrama de flujo

Departamento Administrativo Dirección de Administración y Finanzas

Inicio

Fin

Elabora conforme a las incidencias detectadas el llenado de la evaluación

por puntualidad y asistencia

Toma medidas para que sea recompensado el personal que

destaque

Evalúa




P-AYF-05

Página | 120

CONCENTRADO DE INCIDENCIAS DEL PERSONAL DE COQCYT

CORRESPONDIENTE AL MES DE : 1

NOMBRE FECHA RETARDO A RETARDO B OMISIÓN DE SALIDA Y/O ENTRADA

OBSERVACIONES

2 3 4 5 6 7

Punto 1.-Período a evaluar Punto 2.-Nombre del trabajador Punto 3.-Fecha de incidencia Punto 4.-Hora de entrada Punto 5.-Hora de entrada Punto 6.-Fecha en la que se detecta la falta de registro Punto 7.-Motivo de la incidencia (justificación)



EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL P-AYF-06

Página | 121

OBJETIVO: Evaluar una serie de factores que determinan el desempeño laboral de los trabajadores en forma cuatrimestral.

POLÍTICAS:

1- La cédula de evaluación de desempeño laboral será otorgada por la Dirección de Administración y

Finanzas. 2- Los Directores serán los responsables de la evaluación del personal bajo su cargo. 3- La evaluación se realizará en forma cuatrimestral tomando como referencia el primer mes del año. 4- El resultado de la calificación lo dará a conocer la Dirección de Administración y Finanzas. 5- La cédula deberá contener la firma de los responsables.

Normas: Ley federal del trabajo, manual de procedimientos.

DEFINICIONES:






Página | 122


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento Administrativo Distribuye las evaluaciones por desempeño laboral

2 Departamento Administrativo Envía las cédulas a las Direcciones poniendo las fechas en que deberán ser entregadas a la Dirección de administración y Finanzas

3

Direcciones Reciben las cédulas y evalúan al personal.

4 Direcciones Remite las evaluaciones a la Dirección de Administración y Finanzas


Finanzas Recibe cédulas con las evaluaciones y las turna al Departamento Administrativo

6

Departamento Administrativo Checa y procede a calificar las evaluaciones.





Página | 123

Diagrama de flujo

Departamento Administrativo Direcciones Dirección de


Distribuye evaluaciones

Recibe Cédulas de

Evaluación

Recibe cédulas con las evaluaciones y las

turna al Departamento Administrativo Envía las cédulas a

las Direcciones

Checa y procede a calificar las

evaluaciones

Remite las evaluaciones a la Dirección de Administración y

Finanzas

Fin

Inicio



CONTRATACIÓN DE PERSONAL EVENTUAL

P-AYF-07

Página | 124

OBJETIVO: Llevar el control a los trabajadores que han sido contratados en forma eventual, con la finalidad de que ambas partes cumplan con las obligaciones y derechos establecidos.

POLÍTICAS:

1. El personal a ser contratado deberá entregar la documentación estipulada en la hoja de requisitos.

2. Para la elaboración de los contratos la Dirección de Administración deberá turna a la Dirección Jurídica, los datos de la persona a contratar, estableciendo cargo a desempeñar, salario y

período de vigencia.

NORMAS:

Ley Federal del Trabajo, Titulo Segundo Capítulo I, Art. 20

DEFINICIÓN:

Contrato.- Es aquel que por virtud del cual una persona se obliga a presentar a otra un trabajo

personal subordinado, mediante el pago de salario.




P-AYF-07

Página | 125


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento Administrativo Recepciona la documentación del personal a ser contratado.

2 Departamento Administrativo Abre expediente del personal contratado

3 Departamento Administrativo Solicita a la Dirección Jurídica la elaboración del contrato de empleo, adjuntando la información necesaria.

4 Dirección Jurídica Elabora contrato de empleo y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas


Finanzas

Turna al Departamento Administrativo para recabar las firmas correspondientes

6 Departamento Administrativo

Recibe documento firmado e integra al expediente





P-AYF-07

Página | 126

Diagrama de flujo

Departamento Administrativo Dirección Jurídica Dirección de Administración

y Finanzas

Solicita la información necesaria para el debido llenado de los

contratos o nombramientos según corresponda

Abre expediente del personal

contratado

Elabora contrato de empleo y lo remite a la Dirección de


Solicita a la Dirección Jurídica la

elaboración del contrato de empleo,

Recibe documento firmado e integra al expediente

Turna al Departamento Administrativo para recabar

las firmas correspondientes

Fin

Inicio



PAGO DE SUELDOS P-AYF-08

Página | 127

OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual.

POLITICAS:

1. Los sueldos se pagarán los días 15 y 30 de cada mes.

2. Sólo se le pagará un sueldo a una tercera persona cuando presente una carta poder debidamente llenada y autorizada por el trabajador.

3. Los sueldos no pueden ser retenidos o pagados en especie.

4. Los pagos se efectuaran por medio de transferencia electrónica.

5. La firma de la nómina se efectuará dentro de los 3 días posteriores al pago como máximo.

Normas:

Ley federal del trabajo, manual de procedimientos. Definiciones:






Página | 128


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento Administrativo Elabora las nóminas y recibos del personal


Finanzas Recibe las nominas, las revisa y en su caso autoriza

3 Departamento Administrativo Elabora los cheques para el personal eventual

4 Departamento Administrativo Pasa las pólizas de cheques a firma



Firma de autorizado los cheques y los regresa.

6 Departamento Administrativo Realiza el pago de sueldo a través de transferencia electrónica y entrega cheques al personal eventual.





Página | 129

Diagrama de flujo

Departamento Administrativo


Dirección General Dirección de


Elabora las nóminas y recibos del personal.

Elabora los cheques para el personal eventual.

Pasa las pólizas de cheques a

firma.

Realiza el pago de sueldo a través de transferencia

electrónica y entrega cheques al personal eventual.

Firma de autorizado los cheques y los regresa

Autoriza nominas

Si

No

1

1

Cheques

Nominas

Cheques

Cheques

Cheques

Inicio

Fin




Página | 130


4 5 6 7 8 9

SUMAS IGUALES 10 11


12

13

14

15

16

17

1

CHEQUE POLIZA

2

3


CONCEPTO DEL PAGO




Página | 131








5 SUBCUENTA.


7 IMPORTE PARCIAL.

8 IMPORTE DEUDOR.












PAGO DE OBLIGACIONES P-AYF-09

Página | 132

OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Cumplir con las obligaciones fiscales del Sistema en forma y tiempo

POLITICAS:

1. Se presentara la declaración de impuestos de cada mes en los días primero y quince del mes siguiente.

2. Se presentaran por los medios que señala la Ley del ISR, su reglamento y el Código Fiscal de la Federación.

3. Serán presentados únicamente por el responsable del área.

Normas:

Ley del ISR, su reglamento y el Código Fiscal de la Federación Clasificador por objeto del gasto. Definiciones:

Ley del Impuesto Sobre la Renta.- Ley publicada por la federación la cual en sus artículos

correlacionados establece los lineamientos a seguir de acuerdo a la actividad empresarial en el que se determina el tipo de régimen a tributar, las obligaciones que corresponden cumplir a cada régimen, la deducibilidad de los comprobantes, requisitos de las facturas, y en general todos lo referido a la actividad comercial a realizar en México.

Clasificador por objeto del Gasto: Documento elaborado por la Secretaria de Hacienda del Estado,

en el cual se presenta el catálogo de capítulos, conceptos y partidas por objeto del gasto al que se debe apegar la dependencia al realizar los registros de las operaciones contables con recurso del Estado.




Página | 133


ACTIVIDAD NO.


1.

Departamento Administrativo Calcula las obligaciones fiscales que correspondan al mes, al momento de generar la nómina.

2.

Departamento Administrativo Realiza la transferencia bancaria para el pago de impuestos correspondientes.

3.

Departamento Administrativo Elabora un acumulado de todas las incidencias que se tuvieron para plasmarlas en los formatos que la autoridad correspondiente designe, en el caso de obligaciones anuales.

4

Departamento Administrativo Expide las constancias de obligaciones fiscales que requieran.





Página | 134

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Inicio

Calcula las obligaciones fiscales que correspondan al mes, al momento de generar la nómina.

Elabora un acumulado de todas las incidencias que se tuvieron para plasmarlas en los formatos que la autoridad correspondiente designe, en el caso de obligaciones anuales.

Expide las constancias de obligaciones fiscales que requieran.

Realiza la transferencia bancaria para el pago de impuestos correspondientes.

Fin



MOVIMIENTOS ANTE EL ISSSTE P-AYF-10

Página | 135

OBJETIVO: Proporcionar al trabajador servicios, seguros y prestaciones.

POLÍTICAS:

1.- La inscripción del trabajador al ISSSTE será acorde a lo estipulado en la Ley de la materia. 2.-Permitirá al trabajador el goce de los servicios, seguros y prestaciones obligatorios así como a los pensionados y a los familiares derechohabientes, siempre y cuando la Ley reconozca tal carácter. 3.-Cuando el trabajador sea dado de baja, tendrá derecho a recibir las prestaciones y servicios establecidos los dos siguientes meses, cuando haya prestado sus servicios ininterrumpidos inmediatamente antes de la separación durante un mínimo de seis meses.

Normas:

Ley federal del trabajo, manual de procedimientos. Definiciones:






Página | 136


ACTIVIDAD NO.


1. Departamento Administrativo Llena en base a la información que se encuentra en los expedientes de cada uno de los trabajadores, los formatos de alta, modificación salarial o baja ante el ISSSTE.

2. Departamento Administrativo Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas los formatos para firma,

3. Dirección de Administración y Finanzas

Firma los documentos y los regresa al Departamento Administrativo

4. Departamento Administrativo Entrega documento al trabajador para firma.

5. Trabajador Firma documento y regresa.

6. Departamento Administrativo Lleva el formato a la Delegación del ISSSTE, específicamente al área de afiliación y vigencia para el registro de su alta ante el Instituto

7. ISSSTE Recibe los avisos y procede a hacer los movimientos.

8. ISSSTE Envía de regreso al Departamento Administrativo

9. Departamento Administrativo Entrega al trabajador copia del formato que le corresponde y explica el trámite que tiene que llevar a cabo para su incorporación al Instituto

10. Departamento Administrativo Archiva copia del Alta en el expediente del trabajador





Página | 137

Diagrama de flujo

Departamento Administrativo Dirección de


Trabajador ISSSTE

0

Archiva

1

Aviso

Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas los formatos para firma.

Entrega documento al trabajador para

firma.

Firman los documentos y regresan.

Firma documento y regresa.

Llena en base a la información que se encuentra en los expedientes de cada uno de los trabajadores, los formatos de alta, modificación salarial o baja ante el ISSSTE.

Lleva el formato a la delegación del ISSSTE, específicamente al área de afiliación y vigencia para el registro de su alta ante el Instituto.

Entrega al trabajador copia del formato que le corresponde y explica el trámite que tiene que llevar a cabo para su incorporación al Instituto.

Recibe los avisos y procede a hacer los

movimientos.

Envía de regreso

Inicio

Archiva copia del Alta en el expediente del trabajador.

Fin



ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11

Página | 138

OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Que todas las áreas del COQCYT cumplan con sus actividades de manera oportuna

NORMAS:

Normas de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la Secretaria de hacienda del Estado. DEFINICIONES:

Hoja de administración de viáticos: Documento que elabora la persona comisionada en el cual

especifica lugar de la comisión, hora de salida-regreso, días de la comisión y apoyos solicitados; la firma el comisionado, su jefe inmediato, el Director de Administración y Finanzas y el Director General.

Oficio de autorización de comisión: Documento que se elabora en las diversas áreas del COQCYT

en el cual se le informa de la comisión a realizar al trabajador; firmado por el responsable del área

como autorización de la comisión oficial.

POLITICAS: 1. La Dirección de Administración y Finanzas asignará la cantidad de los viáticos, pasaje, etc.

2. Los viáticos serán asignados de acuerdo a las Normas de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la

Secretaría de Hacienda del Estado.

3. La hoja de asignación de viáticos deberá contener todos los datos que requiera la solicitud, y tener anexo el oficio de autorización de la comisión.

4. Todas las hojas de comisión deben presentarse a la Dirección de Administración y Finanzas para la asignación de viáticos en original y tres copias.

5. Las hojas de comisión no deben presentar borrones o tachaduras.

6. El pago de comisión será entregado al comisionado en el horario de oficina.

7. Sólo se entregará el pago al comisionado.

8. Las comisiones se deberán tramitar en 24 horas antes de realizarla.

9. No se prestarán las pólizas cheque de las comisiones.




Página | 139


ACTIVIDAD NO.


1 Direcciones

Presentan a la Dirección de administración y Finanzas la orden de ministración de viáticos autorizada por su jefe inmediato y el Director General.


Finanzas Recibe las hojas de comisión debidamente requisitados.


Finanzas Determina la cantidad a pagar y remite a contabilidad las hojas de asignación de viáticos.


Control Presupuestal Asigna claves presupuéstales y elabora la contabilidad presupuestal y financiera.


Control Presupuestal Asigna claves de deudores diversos, elabora Cheque y póliza del mismo.


Finanzas Firma cheque.

7 Despacho de Dirección General Firma cheque.


Control Presupuestal Se queda con copia de la hoja de ministración de viáticos, paga los cheques a los comisionados



Relaciona las asignaciones de viáticos de las comisiones del día anterior, así como los recibos de gastos por comprobar y los envía a la Dirección de Administración y Finanzas.





Página | 140

Diagrama de flujo

Direcciones Dirección de


Departamento de Contabilidad y Control

Presupuestal


Cheque y póliza

1

Cheque

Inicio

Cheque

Cheque

Firma cheque.

Presentan a la Dirección de Administración la orden de viáticos.

Recibe las hojas de comisión debidamente requisitados.

Asigna claves de deudores diversos, elabora Cheque y póliza

Determina la cantidad a pagar y remite a contabilidad.

Firma cheque

Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas, copias de las asignaciones de viáticos de las comisiones del día anterior.

Asigna claves presupuéstales y elabora la contabilidad.

Paga cheques a los

comisionados.

Fin




Página | 141

DATOS DE INDENTIFICACIÓN

C: 2 R.F.C.: 4 NIVEL: 6

PUESTO: 3 U. RESP.: 5 CLAVE: 7

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN

ME PERMITO COMUNICAR A USTED SU COMISIÓN A: 8 . DURANTE: 9 DÍAS; DEL 10 DE AL DE DEL . TRABAJOS A DESEMPEÑAR: 11 . . MEDIO DE TRANSPORTE: 12 APOYO: 13 .

APOYOS LUGARES DE LA COMISIÓN HORA IMPORTE DE A

VIÁTICOS

14 15 16

PASAJES

COMBUSTIBLE

TOTAL: 17

DATOS DEL PAGO

NO. DE CHEQUE: 18 IMPORTE: 19 . APLICACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTABLE: RECIBI LA CANTIDAD DE: 20 . NOTA: ACEPTO COMPROBAR DE ACUERDO A LA NORMA PARA LA ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES EN UN PLAZO DE CINCO DÍAS HÁBILES CONTADOS A PARTIR DEL TERMINO DE LA COMISIÓN, EN CASO CONTRARIO REINTEGRARE AL COQCYTE., EL IMPORTE TOTAL DE LA CANTIDAD ASIGNADA MEDIANTE DESCUENTO REALIZADO A MIS PERCEPCIONES NO MAYOR AL 30% DEL SUELDO BRUTO HASTA AGOTAR EL SALDO.

EL COMISIONADO 21 .

NOMBRE Y FIRMA

AUTORIZACIÓN

JEFE INMEDIATO DEL COMISIONADO

22 . NOMBRE Y FIRMA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

23 . NOMBRE Y FIRMA

DIRECTOR GENERAL

24 . NOMBRE Y FIRMA




Página | 142


1 FECHA DE ELABORACIÓN DE LA ORDEN.

2 NOMBRE DEL COMISIONADO.

3 PUESTO.

4 R.F.C.

5 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

6 NIVEL.

7 CLAVE.

8 LUGAR DONDE SE REALIZARA LA COMISIÓN.

9 NUMERO DE DÍAS.

10 PERIODO DE LA COMISIÓN.

11 CONCEPTO DEL TRABAJO A DESEMPEÑAR.

12 TIPO DE VEHÍCULO A UTILIZAR.

13 APOYOS SOLICITADOS (VIÁTICOS, PASAJE, COMBUSTIBLE).

14 LUGARES DE LA COMISIÓN.

15 HORA DE SALIDA Y REGRESO.

16 IMPORTE DE APOYOS.

17 IMPORTE TOTAL DEL CHEQUE.

18 NUMERO DEL CHEQUE.

19 IMPORTE DEL CHEQUE.

20 CANTIDAD EN LETRAS.

21 FIRMA DEL COMISIONADO.

22 NOMBRE Y FIRMA DE SU JEFE INMEDIATO.

23 NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO.

24 NOMBRE Y FIRMA DEL DIR. GENERAL.




Página | 143


4 5 6 7 8 9

SUMAS IGUALES 10 11


12

13

14

15

16

17

1

CHEQUE POLIZA

2

3


CONCEPTO DEL PAGO




Página | 144








5 SUBCUENTA.


7 IMPORTE PARCIAL.

8 IMPORTE DEUDOR.












SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN

P-AYF-12

Página | 145

Objetivo:

Proporcionar un medio de transporte adecuado para que las diferentes áreas que integran al COQCYT realicen sus funciones correspondientes

Políticas:

1. Sólo se asignaran para el cumplimiento de una comisión, los vehículos que se encuentren en óptimas condiciones mecánicas.

2. Al termino de la comisión oficial el vehículo deberá concentrarse en las instalaciones del Consejo

3. El chofer asignado será el responsable directo de cualquier anomalía o incidente que pudiera

presentarse durante su comisión 4. El vehículo no será entregado a personas que se encuentren en estado inconveniente

Normas:

Definiciones:




P-AYF-12

Página | 146


ACTIVIDAD NO.


1

Comisionado Solicita vehículo y combustible.

2


Recibe solicitud de combustible y Vehículo

3


Asigna el vehículo y combustible de acuerdo a las necesidades del solicitante

4


Entrega Vehículo y combustible al comisionado

5

Comisionado Recibe vehículo y combustible, verifica estado de la unidad.

6


Al retorno de la Comisión recibe el vehículo y verifica su estado.





P-AYF-12

Página | 147

Diagrama de flujo

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL


Entrega vehículo y combustible al

comisionado.

Solicitud

Solicitud

Inicio

Solicita vehículo y combustible

Recibe solicitud

Fin

Asigna vehículo y combustible

Al retorno de la Comisión recibe el vehículo y

verifica su estado.

Recibe vehículo y verifica estado de la unidad




P-AYF-12

Página | 148

ADSCRIPCIÓN: NOMBRE DE LA DIRECCIÓN

CLAVE: 1 No. DE VALES 2

TIPO DE VEHÍCULO: 3 MARCA 4

MODELO: 5 ASIGNACIÓN 6

No. DE PLACAS 7 KMS. ACUMULADOS 8

FECHA DE SOLICITUD 9 TIPO DE COMBUSTIBLE 10

RUTA: 11

MOTIVO DE CONSUMO

12

SOLICITÓ

AUTORIZÓ

NOMBRE (DIRECTOR DE ÁREA)

NOMBRE DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS




P-AYF-12

Página | 149

NOMBRE DE FORMATO

CLAVE DE FORMATO

SOLICITUD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN SIN CLAVE

Punto 1.- Clave presupuestal relacionada con la partida que será afectada (asignada por el Departamento

de Contabilidad y Control Presupuestal) Punto 2.- Número de vales y cantidad en pesos de combustible (con letra) Punto 3.- Tipo de vehículo asignado Punto 4.- Nombre del fabricante del vehículo Punto 5.- año de fabricación Punto 6.- Área de adscripción del comisionado Punto 7.- Número de placas Punto 8.- Lectura del odómetro al momento de la entrega del vehículo Punto 9.- Fecha para la cual se solicita el vehículo Punto 10.- Anotar si el combustible es diesel o gasolina Punto 11.- itinerario del vehículo Punto 12.- Motivo de la comisión




P-AYF-12

Página | 150

CONTROL DE VEHÍCULOS

FECHA Y HORA

SALIDA: (4) C. 5

MARCA 6 TIPO 7 PLACAS 8 DIAS 9 DE 10 DEL 200 11 GATO 12 EXTINGUIDOR 13 ESPEJOS IZQ. 14 Y DER. 15 LLAVE 16 REFLEJANTES 17 INTERIOR 18 REFACCIÒN 19 CANDADOS 20 TAPETES 21 HERRAMIENTA 22 LICENCIA: 23 VENCIMIENTO 24

FECHA YHORA LLEGADA 31 32

PLACAS: DEL.

25 TRAS.

26 LUCES ALTAS: 27 BAJAS: 28

TARJETA DE CIRCULACIÓN: 29

CUARTOS: 30

POLIZA DE SEGURO 35 33 34 36 37 FIRMA DE CONFORMIDAD: AUTORIZA SALIDA

DETALLES: 38 REPORTE DE VIAJE: 39

KMS. SALIDA

KMS. LLEGADA




P-AYF-12

Página | 151

NOMBRE DE FORMATO

CLAVE DE FORMATO

CONTROL DE VEHÍCULOS SIN CLAVE

Punto 1.- Cantidad de combustible en el tanque No. 1 Punto 2.- Cantidad de combustible en el tanque No. 2

Lectura del odómetro a la salida Punto 3.- Kilometraje al salir en la comisión Punto 4.- Fecha y hora de salida del vehículo Punto 5.- Nombre de la persona comisionada Punto 6.- Marca del vehículo Punto 7. Tipo del vehículo Punto 8.- Placas del vehículo Punto 9.- Periodo de la comisión Punto 10.- Mes en que se efectuó la comisión Punto 11.- Año en que se efectuó la comisión Punto 12.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con gato hidráulico Punto 13.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con extinguidor Punto 14.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo izquierdo Punto 15.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo derecho Punto 16.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con llave de cruz Punto 17.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con reflejantes Punto 18.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo interior Punto 19.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con refacción Punto 20.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con candados Punto 21.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con tapetes Punto 22.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con Herramientas Punto 23.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con licencia Punto 24.- Fecha de vencimiento de la licencia Punto 25.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con placa delantera Punto 26.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con placa tracera Punto 27.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces altas Punto 28.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces bajas Punto 29.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con tarjeta de circulación Punto 30.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces de cuartos Punto 31.- Fecha y hora de retorno de la comisión Punto 32.- Lectura del odómetro al momento del retorno Punto 33.- Combustible en el tanque No.1 al momento del retorno Punto 34.- Combustible en el tanque No.2 al momento del retorno Punto 35.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con póliza de seguro Punto 36.- Firma de conformidad del comisionado Punto 37.- Nombre y firma del director de Administración y Finanzas y/o el Jefe de Departamento

Contabilidad y Control Presupuestal Punto 38.- Comentarios diversos del comisionado o de quien autoriza la salida Punto 39.- Reporte del comisionado en caso de existir alguna novedad



CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR

P-AYF-13

Página | 152

NORMAS:

Norma de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la Secretaria de Hacienda del Estado. Principios Contables, Ley del ISR.

DEFINICIONES:

Hoja de comprobación: Formato que elabora el comisionado para comprobar que efectivamente si

realizo la comisión oficial, y en el que registra todos los gastos que realizo en la misma. Si al final existe diferencia entre lo asignado con lo ejercido el comisionado deberá reintegrar dicha diferencia al COQCYT. Es firmado por el comisionado, director de administración y finanzas y el Director General.

Hoja de certificación de viáticos: Formato tamaño carta en el que el comisionado recaba firma y sello

de los lugares donde realizo la comisión.

Principios Contables.- Son los preceptos base de la contabilidad, los cuales rigen el desarrollo de las operaciones contables en todo el mundo

OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Controlar el registro contable de recursos erogados en actividades extraordinarias en las diversas Direcciones del COQCYT

POLITICAS: 1. La hoja de comprobación debe tener el número de cheque que se está comprobando y el desglose de

todos los apoyos que se le pagaron.

2. La hoja de comprobación debe tener anexa todas las facturas originales del gasto, copia de la hoja de administración de viáticos y la hoja de certificación de viáticos con firmas y sellos de la comisión.

3. Se elaborarán informes mensuales de los deudores.

4. Se archivarán las hojas de comprobación.

5. Todas las comprobaciones que tengan reintegro por diferencias deberá tener anexo fotocopia de la ficha de depósito.




P-AYF-13

Página | 153


ACTIVIDAD NO.


1 Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal

Recibe del personal la comprobación de sus comisiones y de sus gastos por comprobar.

2


Verifica que el formato de comprobación este debidamente llenado y que tenga todos sus documentos anexos.

3


Contabiliza presupuestalmente las pólizas


Control Presupuestal Contabiliza las comprobaciones en pólizas de diario y las captura.



Turna pólizas de diario a la Dirección de Administración y Finanzas y posteriormente a la Dirección General para su firma.

6 Dir. De Administración y Finanzas y Dir. General

Firman las pólizas de diario y rubrican los comprobantes.


Control Presupuestal Recibe las pólizas y prepara cuenta pública.





P-AYF-13

Página | 154

Firman las pólizas de diario y rubrican los

comprobantes

Inicio

Fin

Verifica que el formato de comprobación este debidamente llenado y que tenga

todos sus documentos anexos.

Recibe del personal la comprobación de sus comisiones y de sus gastos.

Contabiliza presupuestalmente las

pólizas

Contabiliza las comprobaciones en

pólizas de diario y las captura.

Turna las pólizas para su firma

Recibe las pólizas y prepara cuenta

pública

Diagrama


DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y DIR. GENERAL




P-AYF-13

Página | 155

RECIBI DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL CONSEJO QUINTANARROENSE DE CIENCIA Y TECNOLOGIA DEL ESTADO DE QUINTANA ROO LA CANTIDAD DE: $ 1 . SON: 2 . POR CONCEPTO DE: 3 . . . CD. CHETUMAL, Q.ROO. A 4 DE 5 DEL AÑO 5 .

RECIBE

C: 6 . R.F.C.

Vo.Bo.

7 .

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL

AUTORIZA

8 .

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS




P-AYF-13

Página | 156


RECIBO GASTOS POR COMPROBAR Y ANTICIPOS RGC


1 LA CANTIDAD EN NÚMERO.

2 LA CANTIDAD A PAGAR EN LETRAS.

3 EL CONCEPTO POR EL CUAL SE LE ENTREGA EL RECURSO.

4 FECHA EN QUE SALE EL CHEQUE.

5 MES Y AÑO DE ELABORACIÓN DEL CHEQUE.

6 NOMBRE DEL BENEFICIARIO.

7 FIRMA DE VISTO BUENO DEL DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y EL JEFE DE DEPARTAMENTE DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL

8 FIRMA DE AUTORIZACIÓN DE OFICIALIA MAYOR.




P-AYF-13

Página | 157

COQCYT

CONSEJO QUINTANARROENSE DE CIENCIA Y TECNOLOGIA Dirección de Administración y Finanzas

HOJA DE COMPROBACIÓN

FECHA: 1

NOMBRE: 2 PERIODO 5 AL :

CATEGORIA: 3 ADSCRIPCIÓN 6

VEHÍCULO: 4 NÚM. DE CHEQUE: 7

VIATICOS PASAJES LUBRICANTES Y COMBUSTIBLE

TELÉFONO OTROS IMPORTE

8 9 10 11 12 13

FDF

TOTAL EJERCIDO 14

TOTAL ASIGNADO 15

DIFERENCIA 16

OBSERVACIONES: 17

TREGÓ:

18

EMPLEADO

REVISÓ: 19

JEFE DE DEPTO. DE CONT. Y CONTROL

PRESUPUESTAL

AUTORIZÓ: 20

DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS




P-AYF-13

Página | 158


FORMATO DE COMPROBACIÓN FC


1 LA FECHA DE ENTREGA DE LA COMPROBACIÓN.

2 NOMBRE DEL TRABAJADOR COMISIONADO.

3 NIVEL DEL TRABAJADOR.

4 TIPO DE VEHÍCULO UTILIZADO.

5 PERIODO EN QUE SE EFECTUO.

6 ÁREA DE ADSCRICIÓN.

7 NUMERO(S) DE CHEQUE(S).

8 IMPORTE DE LOS VIÁTICOS ASIGNADOS A COMPROBAR.

9 IMPORTE DE LOS BOLETOS DE PASAJE.

10 IMPORTE DE COMBUSTIBLE.

11 IMPORTE DE TELEFONOS.

12 IMPORTE POR UN CONCEPTO DIFERENTE.

13 SUMA DEL TOTAL A COMPROBAR.

14 TOTAL DEL GASTO A COMPROBAR.

15 IMPORTE DE RECURSO ASIGNADO EN LA COMISIÓN.

16 DIFERENCIA ENTRE EL IMPORTE ASIGNADO Y EL EJERCIDO.

17 OBSERVACIONES PRESENTADAS EN LA COMISIÓN.

18 NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE COMPRUEBA.

19 NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPIESTAL

20 NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS




P-AYF-13

Página | 159

CONSTANCIA DE DESEMPEÑO DE LABORES O COMISIONES TEMPORALES EN LUGARES DISTINTOS DE LA ADSCRIPCIÓN

NUMERO DE FOLIO DE LA

ORDEN DE MINISTRACIÓN DE

VIÁTICOS: 1 .

DE FECHA: 2 .

POR EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ANTE EL CUAL SE

DESARROLLO LA COMISIÓN

HAGO CONSTAR QUE EL C. ________________3___________________

LABORÓ EN ESTA CIUDAD DE ________________4___________________

LOS DÍAS ________________5___________________

SEGÚN SU OFICIO DE COMISIÓN No. _______________ 6___________________

7

_____________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

8

SELLO

POR LA DEPENDENCIA QUE GENERÓ LA COMISIÓN

EL COMISIONADO CUMPLIÓ CON LOS TRABAJOS ENCOMENDADOS EN

TIEMPO Y FORMA CON BASE A LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS

EL TITULAR DE LA UNIDAD RESPONSABLE

9 _____________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

10

SELLO




P-AYF-13

Página | 160


CONSTANCIA DE VIÁTICOS CV


1 NUMERO DEL CHEQUE DE LA COMISIÓN.

2 FECHA DEL CHEQUE.

3 NOMBRE DE LA PERSONA QUE REALIZO LA COMISIÓN.

4 LUGAR(ES) EN DONDE SE REALIZO LA COMISIÓN.

5 LAS FECHAS EN QUE SE REALIZO LA COMISIÓN.

6 NUMERO DEL CHEQUE.

7 NOMBRE Y FIRMA DEL LUGAR VISITADO.

8 SELLO DEL LUGAR DONDE SE REALIZO LA COMISIÓN.

9 NOMBRE Y FIRMA DE SU JEFE INMEDIATO.

10 SELLO DEL AREA DE ADSCRICIÓN.



REPOSICIÓN DE FONDO FIJO P-AYF-14

Página | 161

OBJETIVO: Agilizar la adquisición y servicios de gastos menores para el buen funcionamiento de las Áreas del Consejo

POLITICAS: 1. No se aceptarán en las reposiciones de fondo fijo, comprobantes que no cumplan con los requisitos fiscales

vigentes.

2. Los recursos del Fondo Fijo se ejercerán atendiendo a lo establecido en los “Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes”.

3. Las modificaciones de monto de fondo fijo serán autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas

4. La Dirección de Administración y Finanzas autorizara los importes de los fondos fijos, así como la apertura

de nuevos fondos.

Normas:

Clasificador por objeto del Gasto.

Definiciones:

Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes.- Documento elaborado por el COQCYT a través de la Dirección de Administración y Finanzas, en el cual se plasman los lineamientos de uso del Fondo Fijo; aplicable al área a la que se le asigne el Fondo Fijo.

Formato de reintegro de Fondo Fijo: Documento que elabora el responsable del fondo fijo, en el que relaciona todos los gastos realizados, y en el que se solicita su reembolso.

Factura: Documento comprobatorio del gasto obtenido al momento de realizar la compraventa o la obtención de un servicio, el cual debe estar debidamente requisitada de acuerdo a la Ley del ISR, su Reglamento y del Código fiscal de la Federación.

Clasificador por objeto del Gasto: Documento elaborado por la Secretaria de Hacienda del Estado, en el cual se presenta el catálogo de capítulos, conceptos y partidas por objeto del gasto al que se debe

apegar la dependencia al realizar los registros contables.




Página | 162


ACTIVIDAD NO.


1. Dirección de Administración y

Finanzas Apertura el Fondo Fijo

2. Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal

Recibe requisición de compra/servicio y clasifica.

3.


Atendiendo a los Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes, entrega al personal habilitado los recursos necesarios para la adquisición del bien o el pago del servicio solicitado



Recibe y verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales necesarios.

5. Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal

Contabiliza presupuesto

6.


Captura la contabilidad y elabora la póliza cheque a nombre del responsable del fondo fijo.

7.


Envía el cheque para autorización.

8.

Dirección General y Dirección de Administración y finanzas

Reciben y firman de autorizado el cheque.

9.


Recupera el cheque y realiza el pago correspondiente.

10.


Integra las pólizas de cheques del mes correspondiente para turnarlas a la Dirección de Administración y Finanzas para firma.





Página | 163

Diagrama de Flujo.


Finanzas


Despacho de Dirección General y Dirección de

Administración Y Finanzas

Póliza

Cheque

Inicio

Recibe y verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales necesarios.

Apertura el Fondo Fijo

Recibe requisición de compra/servicio y clasifica

Atendiendo a los Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes, entrega al personal los recursos necesarios para la adquisición del bien o el pago del servicio solicitado

¿Cumple requisitos?

No

Si

Contabiliza presupuesto

Captura la contabilidad y elabora la póliza de cheque a nombre del responsable

Envía cheque para autorización

Reciben y firma de

autorizado

A




Página | 164


Finanzas


Despacho de Dirección General y Dirección de

Administración Y Finanzas

Póliza

Cheque

Fin

Recupera el cheque y realiza el

pago correspondiente.

Integra pólizas de cheques del mes correspondiente y lo turna a la Dirección de Administración y Finanzas para firma.

A



SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR P-AYF-15

Página | 165

OBJETIVO: Proteger mediante póliza de seguro el parque vehicular como patrimonio del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.

Normas:

Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles del

Estado de Quintana Roo

Definiciones:

Póliza de seguro: Documento emitido por la compañía aseguradora que garantiza la reparación de daños ocasionados por algún percance.

POLITICAS: 1. Contar en todo momento con un seguro que nos permita prevenir posibles pérdidas que afecten el

patrimonio del COQCYT.

2. Brindar confianza y seguridad al usuario




Página | 166


ACTIVIDAD NO.


1.


Elabora el padrón del parque vehicular propiedad del Consejo, cotejando con la documentación oficial los datos básicos como son: Número de serie, modelo y tipo de vehículo

2.


Asigna contrato de seguros en apego a la normatividad aplicable.

3.


Envía a la Dirección de Administración el paquete de pólizas correspondiente a cada unidad, otorgado por la aseguradora.

4.


Distribuye copias en cada unidad e integra al expediente que corresponda.





Página | 167

Diagrama de flujo


1

Póliza

Inicio

Fin

Distribuye copias en cada unidad e integra al expediente que corresponda

En apego a la normatividad aplicable asigna contrato de seguros.

Elabora el padrón del parque vehicular propiedad del Consejo, cotejando la documentación oficial y datos básicos.

Envía a la Dirección de Administración el paquete de pólizas correspondiente a cada unidad



COMISIÓN MIXTA DE SEGURIDAD E HIGIENE

P-AYF-16

Página | 168

OBJETIVO: Registrar, revisar y realizar el recorrido de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene de manera trimestral.

Normas:

Ley federal del trabajo Definiciones:

Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones, deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.

POLÍTICAS: 1- El levantamiento del acta de recorrido de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene será elaborado y

supervisado por la Dirección de Administración y Finanzas 2- El recorrido se realizará en forma trimestral. 3- Se elabora el acta de recorrido. 4- El acta de recorrido será enviada por oficio a la Delegación del ISSSTE.




P-AYF-16

Página | 169


ACTIVIDAD NO.


1 Comisión Mixta de Seguridad e Higiene

Efectúa recorrido y revisión física de las instalaciones del Consejo

2 Dirección de Administración y Finanzas/Com. Mixta de Seguridad e Higiene

Levanta acta donde se asientas los hallazgos efectuados durante el recorrido

3

Direcciones Revisa acta del recorrido

4 Direcciones Firma del acta en caso de estar de acuerdo; caso contrario emiten observaciones las cuales turna tanto a la Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene

5

Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene

Comunica al despacho de Dirección General acerca de los hallazgos y compromiso establecidos en el acta

6 Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene

Remite acta al ISSSTE


Envía copia al expediente.





P-AYF-16

Página | 170

Diagrama de flujo

Comisión Mixta

de Seguridad e

Higiene

Dirección de

Administración y

Finanzas/Com. Mixta de

Seguridad e Higiene

Direcciones

Dirección de

Administración y

Finanzas

No

Si

1

Inicio

Efectúa recorrido y revisión física de las instalaciones del Consejo

Levanta acta donde se asientas los hallazgos efectuados durante el recorrido

Revisa acta del

recorrido

Firman

Comunica al despacho de Dirección General acerca de los hallazgos y compromiso establecidos en el acta

Remite acta al ISSSTE Envía copia al

expediente



Página | 171


Presentación

Los documentos correspondientes a esta unidad administrativa, tienen como objetivo dar seguridad jurídica a las acciones del Consejo, a través de la atención de los asuntos contenciosos en los que el organismo sea parte, procurando en todo momento la protección y defensa de los intereses del COQCYT, así como, mediante la asesoría jurídica directa a las áreas administrativas que integran la institución.

DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha

ACTIVIDAD JURÍDICA CONSULTIVA P-AJC-01

Página | 172

OBJETIVO: A través de la actividad jurídica consultiva, otorgar certeza documental y garantizar el respeto a los principios

de legalidad y seguridad jurídica en las actividades que desarrollan las unidades administrativas en

cumplimiento de las atribuciones del COQCYT establecidas en la Ley de Ciencia y Tecnología del Estado, así

como procurar las mejores condiciones contractuales posibles al Estado.

POLITICAS:

1. La consulta jurídica debe ser planteada de manera amplia, de tal forma que logren percibirse los

objetivos que se persiguen.

2. El instrumento jurídico que se genere debe apegarse al marco legal vigente.

3. En los contratos y convenios en que el COQCYT sea parte se procurara las mejores condiciones

contractuales posibles al Estado.

NORMAS:

Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo

Reglamento Interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología

CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AI-001


CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AIII-013


DEFINICIONES:

CONSULTA JURÍDICA: Es la pregunta que formula una o más unidades administrativas a la Dirección Jurídica sobre un asunto cuya revisión, estudio, análisis y aclaración se requiere, pudiendo ser atendida en forma inmediata y directa con una asesoría legal, una opinión jurídica por escrito o bien a través de la generación de un instrumento jurídico para otorgar certeza documental y atender el asesoramiento requerido.

INSTRUMENTO JURÍDICO: Término legal aplicado a las escrituras, actas convenio o cualquier documento escrito por medio del cual se expresa alguna obligación, derecho o contrato.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Eje rector de la normativa jurídica de la administración pública que establece que las autoridades solo pueden hacer lo que expresamente les autoriza la ley.

SEGURIDAD JURÍDICA: Es la certeza que tiene el individuo de que su situación jurídica no será modificada más que por procedimientos regulares, y conductos establecidos previamente.



Página | 173


ACTIVIDAD

NO.


1 Unidad Administrativa que formula consulta jurídica

Formula consulta jurídica.

2 Dirección Jurídica

Recibe consulta jurídica y procede a su revisión, análisis y estudio integral, empleando la metodología que resulte aplicable, garantizando en todo momento la estricta observancia de los principios de legalidad y seguridad jurídica.


Genera una respuesta a los requerimientos de la consulta jurídica que plasmará en un documento que tendrá el carácter de proyecto del instrumento jurídico, en el que se procurará las mejores condiciones contractuales al Estado.


Remite proyecto del instrumento jurídico generado a la unidad administrativa que formuló la consulta jurídica, para revisión y emisión de los comentarios que en su caso procedan.

5

Unidad Administrativa que formula consulta jurídica

Hay observaciones al proyecto: Comunica a Dirección Jurídica realice modificaciones. No hay Observaciones al proyecto: Comunica a Dirección Jurídica continúe con procedimiento de autorización y firma.


Turna a Dirección General para autorización de impresión definitiva.

7 Dirección General Autoriza la impresión de instrumento jurídico definitivo.


Imprime instrumento jurídico definitivo y turna a Dirección General para firma

9 Dirección General Firma instrumento jurídico y entrega a Dirección Jurídica para continuar con procedimiento.


Entrega instrumento jurídico firmado a unidad administrativa que formulo la consulta. Seguimiento y resguardo.


Recibe instrumento jurídico firmado para el cumplimiento de los objetivos que el mismo persigue.




Página | 174

Diagrama de flujo

Unidad Administrativa que Formula Consulta Jurídica



Respuesta

Inicio

Formula consulta jurídica.

Genera una respuesta a los requerimientos de la consulta jurídica que plasmará en un documento que tendrá el carácter de proyecto del instrumento jurídico, en el que se procurará las mejores condiciones contractuales al Estado.

Remite proyecto del instrumento jurídico generado a la unidad administrativa que formuló la consulta jurídica, para revisión y emisión de los comentarios que en su caso procedan.

Recibe consulta jurídica y procede a su revisión, análisis y estudio integral, empleando la metodología que resulte aplicable, garantizando en todo momento la estricta observancia de los principios

de legalidad y seguridad jurídica.

Observación

Comunica a Dirección Jurídica continúe con procedimiento de autorización y firma.

No

Si

Turna a Dirección General para

autorización de impresión definitiva. A



Página | 175

Diagrama de flujo

Unidad Administrativa que Formula Consulta Jurídica



A

Imprime instrumento jurídico definitivo y turna a Dirección

General para firma

Firma instrumento jurídico y entrega a Dirección Jurídica para continuar con procedimiento.

Entrega instrumento jurídico firmado a unidad administrativa que formuló la consulta. Seguimiento y resguardo.

Fin

Recibe y Autoriza la impresión de instrumento jurídico definitivo

Recibe instrumento jurídico, para el cumplimiento de los objetivos que el mismo persigue.


ACTIVIDAD JURÍDICA CONTENCIOSA P-AJC-02

Página | 176

OBJETIVO: A través de la actividad jurídica contenciosa garantizar la representación legal y defensa jurídica del COQCYT en los procedimientos judiciales y administrativos en los que sea parte.

POLITICAS:

1. Toda notificación y emplazamiento a juicio o procedimiento administrativo en el que el COQCYT se

parte deberá entenderse con el Director General y/o el Director Jurídico, en el domicilio legal del

organismo público.

2. Cuando por algún caso de excepción se autorice a servidor público distinto al Director General y el

Director Jurídico recibir una notificación o requerimiento de autoridad judicial, quien reciba la

notificación deberá hacer llegar la copia con la que se corra traslado del asunto contencioso el mismo

día de recepción al Director General y al Director Jurídico.

3. Los requerimientos y notificaciones de autoridades administrativas dentro de procedimientos en los

que el COQCYT sea parte o tenga interés jurídico deberán turnarse en forma inmediata al Director

Jurídico, con la documentación soporte existente con la finalidad de que se verifique la existencia o no

de término de cumplimiento y se dé atención en tiempo y forma, quedando exceptuados los

requerimientos de la UTAIPPE, derivados de solicitudes de acceso a la información Pública, cuya

recepción y atención corresponden al ENLACE de transparencia.

NORMAS:


Reglamento interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología





DEFINICIONES:

CONTENCIOSO: Que implica contienda o disputa. Se aplica a la jurisdicción decisoria de conflictos surgidos entre partes, con intereses opuestos.

PROCEDIMIENTO JUDICIAL: Forma en que se concretiza la actividad jurisdiccional, y constituye el elemento dinámico del proceso.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Conjunto de formalidades y actos que preceden y preparan el acto administrativo.

REQUERIMIENTO: Es la determinación de un órgano jurisdiccional o autoridad administrativa contenida en una notificación formal o comunicación oficial, que ordena a una de las partes o tercero para que realice un acto, rinda informe o entregue una cosa.

NOTIFICACIÓN: Es el acto mediante el cual, con las formalidades preestablecidas se hace saber una determinación de autoridad a la persona que se reconoce como interesada en su conocimiento o se le requiere para que cumpla un acto procesal.

http://es.wikipedia.org/wiki/Jurisdicci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_jurisdiccional



Página | 177

EMPLAZAMIENTO: Es la determinación del órgano jurisdiccional contenida en la notificación que ordena a una de las partes o terceros comparecer ante la autoridad que conoce del asunto contencioso dentro de un plazo señalado.

TRASLADO: Es la copia de una promoción que se da a una de las partes que litigan al momento de la notificación, mediante la cual se tiene conocimiento de los hechos, prestaciones, pruebas o alegatos de la contraparte.



Página | 178


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE


1 Autoridad judicial o

administrativa Notifica, emplaza y realiza requerimiento al COQCYT.


Recibe requerimiento de la autoridad judicial o administrativa y, procede a su revisión, análisis y estudio integral para definir la estrategia legal de atención.


Solicita a las distintas unidades administrativas del COQCYT la información, documentación y elementos de prueba que resulten necesarios para la atención del requerimiento de autoridad y defensa legal del organismo.


Genera el documento de atención a requerimiento, el cual turna a la Dirección General para revisión.

4 Despacho de Dirección

General

Recibe y analiza el proyecto del escrito de atención a requerimiento en forma inmediata respetando el plazo otorgado para contestación por la autoridad emisora.

6 Despacho de Dirección

General Aprueba el proyecto del escrito de contestación o atención al requerimiento por medio de su firma.


Presenta escrito de contestación y atención al requerimiento ante la autoridad emisora del mismo, guardando atención especial a los requerimientos con término de respuesta inmediata y agotando los medios de defensa que resulten necesarios.


Da seguimiento al procedimiento que en cada caso concreto corresponda hasta el acuerdo o resolución que sobre la contestación, informe o promoción presentada dicte la autoridad judicial o administrativa competente e informa a Dirección General.




Página | 179

Diagrama de flujo

Autoridad Judicial o Administrativa


Despacho Dirección General

Inicio

Notifica, emplaza y realiza requerimiento al COQCYT. Recibe requerimiento y procede a su

revisión, análisis y estudio integral para definir la estrategia legal de atención.

Solicita información, documentación y elementos de prueba que resulten necesarios para la atención del requerimiento de autoridad y defensa

legal del organismo.

Genera el documento de atención a requerimiento, el cual turna a la Dirección General para revisión. Recibe y analiza el proyecto del

escrito de atención a requerimiento en forma inmediata respetando el plazo otorgado para contestación por la autoridad emisora.

Presenta escrito de contestación y atención al requerimiento ante la autoridad emisora del mismo agotando los medios de defensa que resulten necesarios.

Aprueba proyecto de escrito

Da seguimiento al procedimiento que en cada caso concreto corresponda hasta el acuerdo o resolución que sobre la contestación, informe o promoción presentada dicte la autoridad judicial o administrativa competente e informa a Dirección General.

FIN

Si

No

1

1



Página | 180

Dirección de Planeación

Presentación

Los procedimientos exhibidos en esta sección fueron diseñados con la Finalidad facilitar el cumplimiento de las obligaciones institucionales, por medio de la Formulación; Instrumentación; y Control, seguimiento, evaluación y actualización de las distintas actividades que desarrolla el COQCYT.

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL P-PLN-01

Página | 181

OBJETIVO: Especificar las actividades a realizar para la elaboración del Programa Operativo Anual de la Institución

POLITICAS: Este programa se elabora en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas y con la colaboración de todas las áreas que componen el Consejo.

NORMAS:


Ley de Planeación de Quintana Roo

Manual de Programación Presupuestal de la Secretaria de Hacienda de Quintana Roo

DEFINICIONES:



Página | 182


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE



Finanzas

Recibe claves de acceso al Sistema de Captura en Línea de la Secretaria de Hacienda y lo canaliza a la Dirección de Planeación


Finanzas Coordina la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos del Consejo.

3 Dirección Planeación

Recibe claves y las comunica a todas las áreas junto con los lineamientos a seguir para la elaboración de sus respectivos Programas Operativos.

4 Departamento de Planeación Apoya a todas las áreas para la integración de sus respectivos programas operativos.

5 Departamento de Planeación Revisa, analiza y complementa la información de la institución.

6 Departamento de Planeación

Captura en el Sistema el presupuesto de ingresos y egresos de la institución. Imprime, arma carpetas de trabajo y organiza reunión para presentar al Consejo Directivo el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.

7 Dirección de Planeación Somete a revisión del Director General el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos.

8 Dirección General Presenta al Consejo Directivo el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.

9 Dirección de Planeación

Asegura la remisión del Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución a la Secretarias de Hacienda, Planeación y Desarrollo Regional, Educación y Contraloría.




Página | 183

Diagrama de flujo


Finanzas Dirección de Planeación

Departamento de Planeación

Despacho de la Dirección General

Recibe claves de acceso y lo canaliza a la Dirección de Planeación

Recibe claves y las comunica a todas las áreas junto con los lineamientos a seguir.

Inicio

Apoya a todas las áreas para la integración de sus respectivos programas operativos.

Coordina la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos del Consejo.

Captura en el Sistema el presupuesto de ingresos y egresos de la institución, imprime y arma carpetas de trabajo.

Revisa, analiza y complementa la información de la

institución.

Somete a revisión del Director General el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos

A


INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02

Página | 184

OBJETIVO: Cumplir con la obligación de informar acerca de los avances en el cumplimiento de los programas de trabajo de las diferentes áreas que conforman el Consejo.

POLITICAS:

1. Las unidades administrativas deberán entregar sus informes de actividades dentro del término de 10

días naturales contados a partir del fin del período a informar.

NORMAS:


Ley de Planeación de Quintana Roo

Reglamento interior

DEFINICIONES:

P-PLN-01/RE-02: formato diseñado para la presentación de los informes de actividades.



Página | 185


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE


1 Dirección de Planeación Solicita a todas las áreas que integran el COQCYT remitir el informe de las actividades desarrolladas durante el período a informar

2

Áreas que integran el COQCYT

Utilizando el formato P-PLN-01/RE-02, elabora el informe de las actividades desarrolladas durante el período a informar y lo remite a la Dirección de Planeación asegurándose de enviar copia digital al Departamento de Planeación.

3 Departamento de Planeación Concentra los informes, los organiza y elabora propuesta de carpeta de trabajo

4 Dirección de Planeación Recibe y presenta a la Dirección General el informe de actividades contenido en la propuesta de carpeta de trabajo

5 Departamento de Planeación Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del Consejo Directivo

6 Departamento de Planeación Organiza reunión de trabajo del Consejo Directivo

7 Dirección de Planeación Supervisa la presentación del informe de actividades

8 Dirección de General Coordina reunión del Consejo Directivo para la presentación del informe de actividades




Página | 186

Diagrama de flujo

Dirección de Planeación Áreas que Integran el COQCYT

Departamento de Planeación


Solicita a todas las áreas remitir el informe de las actividades desarrolladas.

Elabora el informe de las actividades. Remite a la Dirección de Planeación.

Inicio

Concentra los informes, los organiza y elabora propuesta de carpeta de trabajo.

Recibe y presenta a la Dirección General el informe de actividades.

Organiza reunión de trabajo del Consejo Directivo.

Arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del Consejo Directivo.

Supervisa la presentación del

informe de actividades.

Fin

Coordina reunión del Consejo Directivo para la presentación del informe de actividades.



Página | 187

P-PLN-01/RE-02 REV.00

INFORME DE ACTIVIDAD

Nombre del evento: 1 Fecha y Lugar: 2 Instituciones Participantes: 3 Número de participantes: 4 Alcances y compromisos derivados de la actividad: 5 Incluir imágenes: 6 EJEMPLO: (la información presentada a continuación es sólo un ejemplo de la forma en que se deberá desarrollar el informe)

FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN ADIAT-COQCYT Y

PRESENTACIÓN DE GANADORES DEL PREMIO ADIAT.

En seguimiento a los objetivos de la nueva Ley de Ciencia y Tecnología del estado, la cual presenta los lineamientos para que este Consejo impulse y fomente el desarrollo tecnológico, para alcanzar mejores niveles de vida y perspectivas de superación, este consejo realizó, en coordinación con el Consejo Coordinador Empresarial de la Riviera Maya A. C. y la Cámara Nacional de Comercio en Playa del Carmen, la firma del convenio de colaboración con la Asociación Mexicana de Directivos de la Investigación Aplicada y el Desarrollo Tecnológico A.C. (ADIAT). Dicho convenio será un punto importante en la vinculación de los empresarios con la ciencia y la tecnología, ya que su objetivo es asesorar a las empresas que buscan un crecimiento y competitividad en base a la innovación de productos y servicios. A la ceremonia protocolaria asistieron 40 integrantes de las cámaras empresariales firmantes. De esta reunión surge el compromiso por parte de la ADIAT para llevar a cabo en el zona sur del Estado a través del COQCYT, actividades dirigidas a vincular al sector productivo con empresas que les aporten beneficios tangibles a sus negocios.



Página | 188


INFORME DE ACTIVIDAD P-PLN-01/RE-02 Punto 1.- Anotar el nombre de la actividad desarrollada Punto 2.- Lugar y fecha en la que tuvo lugar la actividad Punto 3.- Nombrar las instituciones participantes en el desarrollo de la actividad Punto 4.- Anotar el número de asistentes al evento o actividad Punto 5.- Describir los resultados del evento o actividad, mencionando los compromisos que la institución haya

contraído con motivo de los trabajos realizados durante el desarrollo de la misma si los hubiere.


INFORME COMITÉ TÉCNICO Y DE ADMINISTRACIÓN

P-PLN-03

Página | 189

OBJETIVO: Presentar al Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto, en coordinación con el CONACYT, los informes tanto técnicos como administrativos respecto del estado general que guarda el fideicomiso.

POLITICAS:

1. Las unidades administrativas relacionadas con la operación del Fondo deberán remitir a la Dirección

de Planeación la documentación necesaria para la integración de las carpetas de trabajo, en un plazo

máximo de 10 días naturales antes de la fecha de verificación de la sesión de trabajo del Comité.

NORMAS:


Reglas de Operación del Fideicomiso denominado “Fondo Mixto de Fomento a la Investigación

Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo”

DEFINICIONES:

CTA: Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y

Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo



P-PLN-03

Página | 190


ACTIVIDAD

NO.

UNIDAD RESPONSABLE


1 Dirección de Planeación

Solicita a las áreas relacionadas con la operación del Fondo remitir la documentación necesaria para la integración de la Carpeta de Trabajo a presentar al CTA.

2 Áreas e Instituciones

relacionadas con la operación del Fondo

Remiten a la Dirección de Planeación la documentación a presentar al CTA

3 Departamento de Planeación Concentra la información, la organiza y elabora propuesta de Carpeta de Trabajo

4 Dirección de Planeación Recibe y presenta a la Dirección General la propuesta de Carpeta de Trabajo

5 Departamento de Planeación Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del CTA.

6 Departamento de Planeación Organiza reunión de trabajo para el CTA

7 Dirección de Planeación Supervisa la presentación del informe de actividades

8 Dirección de General Coordina reunión del Comité Técnico y de Administración para la presentación de los asuntos relacionados con el Fideicomiso.




P-PLN-03

Página | 191

Diagrama de flujo

Dirección de Planeación

Áreas e Instituciones Relacionadas con la Operación del Fondo

Departamento de

Planeación


General

Solicita documentación para la integración de la Carpeta de Trabajo para presentar al CTA

Remiten documentación a presentar al CTA

Inicio

Concentra la información, la organiza y elabora propuesta de Carpeta de Trabajo.

Recibe y presenta a la Dirección General la propuesta de Carpeta de Trabajo

Supervisa la presentación del

informe de actividades.

Fin

Coordina reunión del CTA para la presentación de los asuntos relacionados con el

Fideicomiso

Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del

CTA

Organiza reunión de

trabajo para el CTA

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