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Capacitación y Soluciones Informáticas. Web Site: www.dyhsoft.com

MANUAL DE

CONTABILIDAD

SISTEMA ADMINISTRATIVO DYHSOFT

MANUAL CONTABILIDAD

REQUERMIENTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE

Programas:

Dyhsoft Versiones Previas a la versión DYHSAC

Sistemas operativos compatibles:

Microsoft Windows XP

Microsoft Windows Vista

Microsoft Windows 7

El software de Microsoft puede ser en 32 o 64 bit.

Requerimientos de Hardware:

Procesador Pentium IV 2.8 GHZ o superior.

1 GB de memoria RAM o superior.

Monitor SVGA color.

Unidad lectora de DVD.

Espacio libre en el disco duro: 1 GB.


MANUAL CONTABILIDAD

DESCRIPCION DEL MODULO

Esta es la gestión o módulo principal del sistema, ya que en él se recopila toda la información

registrada en las gestiones auxiliares (Facturación y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar, Almacén y Ensamblaje y la gestión de Finanzas) para emitir los informes contables (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Mayor General, etc.). Además, permite Establecer el presupuesto detallado de la empresa y efectuar su seguimiento.

Es importante recalcar que la Contabilidad es una herramienta que permite medir y analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u organización, a través de la emisión de reportes analíticos de las actividades comerciales realizadas en los auxiliares, la cual permite en forma fácil obtener información lo suficientemente exacta en la tomas de decisiones ejecutivas dentro las mismas.

Es necesario recordar la teoría del cargo y del abono la cual se refiere a que todo crédito tiene su

débito y todo abono tiene su cargo, la representación numérica de las transacciones comerciales de cualquier índole afectará siempre a una cuenta cargándole dicho monto y a otra acreditándoselo. Las cuentas contables las subdividiremos en:

Reales o de Balance: Activo, pasivo, capital o patrimonio Nominales o de resultado: Ingresos, egresos, gastos o costos.

En nuestro módulo de Contabilidad, usted no requerirá realizar muchos pasos para obtener toda esta

información ya que el mismo posee la capacidad de trasladar de forma simple y fidedigna todos los datos generados en los auxiliares, liberando al usuario de la tediosa trascripción de datos y empleando ese tiempo para auditar los auxiliares.


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I. MÓDULO CONTABILIDAD

1. Ubicado en el menú principal del sistema, haga clic en la pestaña “Contabilidad”,

en esta opción se registra todos los movimientos relacionados con la actividad comercial,

como se muestra en el siguiente menú:

1. Al seleccionar con el cursor la opción “PLAN CONTABLE” le permitirá visualizar la

información descriptiva de cada uno de los clientes de la empresa.


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Seleccione la opción que corresponda utilizando el botón y el sistema retornará a la

pantalla anterior”.

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Plan Contable”

Agregar Nueva Cuenta Contable: presione el botón y el sistema desplegará la

siguiente ventana:

Registre la información que corresponda en el campo “Código”, “Nombre”, “Auxiliar” y

haga clic sobre la casilla para marcar si la Cuenta Contable maneja Centro de Costo.

Seguidamente haga clic en el botón para guardar la información registrada, presione

el botón para cerrar la pantalla de “Nueva Cuenta Contable” y retornar a la pantalla

anterior “Plan Contable”.

Editar cuenta contable: presione el botón para modificar los datos y el sistema

desplegará la siguiente ventana:


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Eliminar Registro de Plan Contable: presione el botón para eliminar el registro y el

sistema arrojará el siguiente mensaje

Haga clic en el botón y el sistema eliminará el registro y retornará a la

pantalla anterior “Plan Contable”.

Exportar Plan Contable a Excel: presione el botón , el sistema desplegará la siguiente

pantalla:


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“Buscar”: seleccione la carpeta donde va a archivar el documento exportado.

“Nombre”: coloque el nombre del archivo exportado sin eliminar la extensión “.XLS”.

Haga clic en el botón para guardar el archivo exportado.

A Continuación, registre la información que corresponda en el campo “Dirección”,

“Teléfonos”, “Comisión”, “Moneda”: haga clic en el botón y el sistema


Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a la

pantalla anterior “Bancos”.


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Otras funcionalidades dentro de la ventana “Monedas”

Agregar Nueva Moneda: presione el botón y el sistema desplegará la siguiente

ventana:

Registre la información que corresponda en el campo “Código” y “Nombre” y haga clic en el

botón . Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de “Nueva

Moneda” y retornar a la pantalla anterior “Monedas”.

Editar Moneda: presione el botón para modificar los datos y el sistema desplegará la

siguiente ventana:

Modifique la información que requiera actualizar en cada campo y haga clic en el botón

. El sistema retornará a la pantalla anterior “Monedas”.

Eliminar Registro de Monedas: presione el botón para eliminar el registro y el sistema

arrojará el siguiente mensaje:


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pantalla anterior “Monedas”.

Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de “Monedas” y retornar a la

pantalla anterior.

II. Al seleccionar con el cursor la opción “Movimientos de Caja” le permitirá introducir la

información individual de cada uno de los clientes de la empresa.

Esto permite definir un estado financiero de acuerdo a la forma que se requiera en la

empresa, es decir parametrizacion de la presentación de los estados financieros. Cuando

ingrese a la opción “Definición De Balances” se desplegara la siguiente ventana:


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oprime el botón la opcio de centro de costo y desplegará la pantalla “Centros de

costos” para asignarlo.


pantalla anterior “Nueva requisición”.

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Centro de Costos”

Agregar Nuevo Centro de Costos: presione el botón y el sistema desplegará

la siguiente ventana:


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Registre la información que corresponda en el campo “Código” y “Número” y haga clic

en el botón . Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de

“Nuevo Centro de Costo” y retornar a la pantalla anterior “Centro de costos”.

Editar Centro de Costo: presione el botón para modificar los datos y el

sistema desplegará la siguiente ventana:

Modifique la información que requiera actualizar en cada campo y haga clic en el botón

. El sistema retornará a la pantalla anterior “Centros de Costos”.

Eliminar Registro del Centro de Costos: presione el botón para eliminar el

registro y el sistema arrojará el siguiente mensaje:



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pantalla anterior “Centros de Costos”.

Seguidamente, presione el botón para cerrar la pantalla de “Centros de Costos”

y retornar a la pantalla anterior “

Es una formula contable que se define para determinar el índice de solvencia de la

empresa. Esta opción permite realizar el análisis financiero de la empresa en función de las

fórmulas o indicadores que introduzca el usuario. El Sistema permite definir las fórmulas

que se aplicará para el cálculo de dichas evaluaciones.

Un Índice Financiero es el que se obtiene comparando las partidas del balance general, o

bien las partidas del balance general con las del estado de ganancias y pérdidas. El objeto de

éstos es resumir y facilitar las comparaciones con períodos, con otra organización o para

obtener un promedio industrial.

En esta opción el usuario deberá identificar cada fórmula a evaluar con un código y

nombre a su preferencia. Luego identificará cada una de las variables que intervendrán en la


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fórmula.

Posteriormente las fórmulas serán evaluadas a través de un informe que presentará los

resultados requeridos.

En la primera parte de la ventana o encabezado de la fórmula, se debe indicar:

El resultado de las evaluaciones de las fórmulas se visualizará en los reportes asignados para

ello. Al ingresar en la opción “indicadores financieros se desplegara la siguiente ventana

Dependiendo del la necesidad se podrán realizar operaciones decreacion o edición de

iindicadores financieros

Agregar Nuevo índice financiero: presione el botón y el sistema desplegará

la siguiente ventana:


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Codigo: el código asignado al indicador

Nombre: el nombre asignado al índice

V1,V2, V3, V4, V5, V6, V7: Al presionar estos botones se desplegara la siguiente ventana:

Seleccione la opción que corresponda utilizando el botón y el sistema retornará a la

pantalla anterior”.

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Plan Contable”

Agregar Nueva Cuenta Contable: presione el botón y el sistema desplegará la

siguiente ventana:


MANUAL CONTABILIDAD

Registre la información que corresponda en el campo “Código”, “Nombre”, “Auxiliar” y

haga clic sobre la casilla para marcar si la Cuenta Contable maneja Centro de Costo.




Editar cuenta contable: presione el botón para modificar los datos y el sistema





Eliminar Registro de Plan Contable: presione el botón para eliminar el registro y el

sistema arrojará el siguiente mensaje


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pantalla anterior “Plan Contable”.

Exportar Plan Contable a Excel: presione el botón , el sistema desplegará la siguiente

pantalla:

“Buscar”: seleccione la carpeta donde va a archivar el documento exportado.

“Nombre”: coloque el nombre del archivo exportado sin eliminar la extensión “.XLS”.

Haga clic en el botón para guardar el archivo exportado.

A Continuación, registre la información que corresponda en el campo “Dirección”,

“Teléfonos”, “Comisión”, “Moneda”: haga clic en el botón y el sistema



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pantalla anterior “Nuevo Indicador Financiero”.


el botón para cerrar la pantalla de “Nuevo Indicador Financiero”


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Esta opción permite la creación de asientos temporales sin necesidad de afectar la

contabilidad diaria.


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Al presionar la opción permitirá accesar a la siguiente ventana

Ingrese el numero y la descripción del asiento Seguidamente haga clic en el botón

para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla


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Esta opción permite la formalización o Actualizacion de los asientos temporales a la

contabilidad de la empresa


MANUAL CONTABILIDAD

Ingrese el numero y la descripción del asiento Seguidamente haga clic en el botón

para guardar la información registrada, presione el botón para cerrar la pantalla


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a. Imprimir Reporte en Pantalla:

“Salida”: Marque la casilla Pantalla para indicar que la información se reflejará en

pantalla.

“Archivo de reporte”: coloque el nombre del archivo y la extensión “XLS”.

“Fecha”: registra la fecha “Desde” y “Hasta” con el formato día, mes y año.

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Emisión de Reportes”

“Parámetros”: Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:


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Desde la ventana “Parámetros”, se puede visualizar la siguiente información:

Descripción: identifica el intervalo (Desde y Hasta)

Valor: registra la fecha día, mes y año (actual)

Seleccione la opción que corresponda, presione el botón y el sistema retornará a

la pantalla anterior “Emisión de Reportes”.

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Parámetros”

Editar Parámetros: presione el botón para modificar los datos y el sistema


Modifique la fecha y haga clic en el botón


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Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior “Emisión de

Reportes”.

“Fuente”: presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Desde la ventana “Fuente”, se puede visualizar la siguiente información:

Fuente: indica el tipo de letra

Estilo de Fuente: indica la forma de la letra

Tamaño: indica la medida de la letra

Alfabeto: indica el Alfabeto

Otras funcionalidades dentro de la ventana “Fuente”

Editar Fuente: seleccione con el botón la opción que corresponda a “Fuente”,

“Estilo de Fuente”, Tamaño” y “Alfabeto”.

Presione el botón y el sistema retornará a la pantalla anterior “Emisión


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de Reportes”.

“Impresora”: presione el botón y se desplegará la siguiente pantalla:

Presione el botón , seccione la impresora en la ventana “Nombre” y realice

las configuraciones en el “Papel” y “Orientación”.


de Reportes”.

Presione el botón y el sistema desplegará la siguiente pantalla:


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b. Imprimir Reporte en Papel:

“Salida”: Marque la casilla Impresora para indicar que la información se reflejará

en papel.

“Archivo de reporte”: coloque el nombre del archivo y la extensión “TXT”.





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Reportes”.








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de Reportes”.





de Reportes”.

Presione el botón y el sistema imprimirá el Reporte.


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c. Imprimir Reporte en Archivo:

“Salida”: Marque la casilla Excel para indicar que la información se reflejará en

formato Excel.

“Archivo de reporte”: coloque el nombre del archivo y la extensión “XLS”.





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Reportes”.








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de Reportes”.





de Reportes”.


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Presione el botón y el sistema desplegará Reporte en formato Excel.

1. Seleccione la opción “Mantenimiento”, permite realizar actualizaciones a todas las

tablas dentro del sistema:


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Se desplegará la siguiente ventana:

a. Indexar: seleccione el botón , para regenerar los índices en cada tabla.

b. “Actualizar Estructura”: presione el botón , para copiar las estructuras originales del sistema.

c. “Cancelar”: oprima el botón , para anular.

Permite actualizar los asientos de forma seleccionada es decir grabarlos de acuerdo al

interés del usuario. Al seleccionar la opción Selección manual se desplegara la siguiente

ventana:


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Seleccione los asientos y luego presione de lo contrario presione el botón para

cerrar la pantalla

Realiza una grabación masiva de todos los asientos temporales


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Permite generar otros asientos a partir de asiento registrados con antelación


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LAS SIGUIENTES OPCIONES REQUIEREN QUE EL USUARIO TENGA UN CONOCIMIENTO

CONTABLE SUFICIENTEMENTE SOLIDO PARA SU CONFIGURACION

Permite generar el cierre de acuerdo al código contable definido por la empresa


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Existe la definición del asiento mediante el armado de una plantilla con las formulas que van

a hacer el llenado de l asiento como tal. Esa plantilla depende de las formulas que estén

creadas y si funcionan de la forma esperada, esto depende de la capacidad del usuario para

la creación de la misma. Al momento de la implementación del sistema el usuario tiene la

libertad de trabajar con las plantillas de origen del sistema (por defecto) o crear su propia

plantilla de asientos contables. El diseño de la formula depende del manejo de la

herramienta y el conocimiento contable


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Al presionar la opción permitirá accesar a la siguiente ventana


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Esta opción permite la generación de los asiento de forma automática al


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presionarla se desplegar la siguiente ventana:

Generar documentos con importe igual 0:

Contabilización diaria: genera de cada asiento definido por dia los movimientos que

tenga.

Concatenar: Si se tienen asientos en temporales y se genera asientos nuevos estos se

unen.

Todas las definiciones: se generan todos los asientos definidos.

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