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Manual de Calidad

Sistema Integrado de Gestión Universidad de Pamplona

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Universidad de Pamplona

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Reseña Histórica 1.2 Gestión de la Calidad en la Universidad de Pamplona

2. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

2.1 Misión 2.2 Visión

3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON LA CALIDAD

3.1 Designación del Representante de la Alta Dirección 3.2 Adopción del Sistema de Gestión de la Calidad en la Universidad de Pamplona 3.3 Conformación del Comité de Coordinación de Control Interno 3.4 Exclusiones

4. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

5. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

6. POLÍTICA DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

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9. MAPAS DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 9.1 Mapa de Proceso bajo la norma NTCGP 1000:2009 9.2 Mapa de Proceso bajo la norma NTCISO 9001:2000 10. CARACTERIZACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

10.1 Gestión Académica 10.1.1 Granja Experimental Villa Marina

10.2 Gestión de la Investigación 10.3 Gestión de la Interacción Social

10.3.1 Gestión Proyectos 10.3.2 Promoción Social Villa Marina 10.3.3 Apoyo al Egresado 10.3.4 Relaciones Interinstitucionales

10.4 Direccionamiento Estratégico 10.4.1 Secretaria General 10.4.2 Gestión Administrativa y Financiera 10.4.3 Planeación Institucional 10.4.4 Comunicación y Prensa

10.5 Evaluación y Control 10.5.1 Administración del Sistema Integrado de Gestión 10.5.2 Control Interno de Gestión 10.5.3 Control Interno Disciplinario

10.6 Gestión de Recursos Bibliográficos 10.7 Gestión de Bienestar Universitario 10.8 Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico 10.9 Gestión de Laboratorios 10.10 Gestión del Talento Humano 10.11 Gestión Presupuestal y Contable 10.12 Gestión de Pagaduría y Tesorería 10.13 Almacén e Inventarios 10.14 Asesoría Jurídica 10.15 Gestión Documental

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10.16 Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misión Crítica Específica.

10.17 Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red 10.18 Capacitación y Apoyo Post Venta

11. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

11.1 Procedimientos Documentados 12. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 13. REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 14. HISTORIA DE MODIFICACIONES 15. APROBACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD

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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

La Universidad de Pamplona fue fundada en 1960 como institución privada bajo el liderazgo del Presbítero José Rafael Faría Bermúdez y convertida en Universidad Pública del orden departamental, mediante el decreto Nº 0553 del 5 de Agosto de 1970. El 13 de agosto de 1971, el Ministerio de Educación Nacional facultó a la institución para otorgar títulos en calidad de Universidad, según Decreto Nº 1550.

De acuerdo con la Ley 30 de 1992, la Universidad de Pamplona es un ente autónomo que tiene su régimen especial, personería jurídica, autonomía administrativa, académica, financiera, patrimonio independiente, y perteneciente al Ministerio de Educación Nacional.

La sede se encuentra en la ciudad de Pamplona, históricamente caracterizada por sus aportes a la educación tanto regional como nacional y binacional Colombo-venezolana.

Durante los años sesenta y setenta, la Universidad creció bajo un perfil eminentemente pedagógico, formando licenciados en la mayoría de las áreas que debían ser atendidas en el sistema educativo: Matemáticas, Química, Biología, Ciencias Sociales, Pedagogía, Administración Educativa, Idiomas Extranjeros, Español y Literatura y Educación Física.

En los años ochenta la Universidad de Pamplona asumió el compromiso de formación profesional en otros campos del saber, etapa que inició a finales de esa década, ofreciendo el programa de Tecnología de Alimentos.

Posteriormente, en los años noventa fueron creados los campos de la Ciencias Naturales y Tecnológicas, los programas de Microbiología con énfasis en Alimentos, las Ingenierías de Alimentos y Electrónica y la Tecnología en Saneamiento Ambiental. En el campo de las Ciencias Socioeconómicas, los programas profesionales de Administración de Sistemas.

Hoy la Universidad se prepara constantemente para atender nuevas demandas educativas proyectadas desde la región y desde el desarrollo de la ciencia, el arte, la técnica y las humanidades.

La Universidad en su discurrir ha ofrecido programas en todos los niveles escolares: pregrado, postgrado y educación continuada en todas las modalidades educativas: presencial, semi-presencial y a distancia, lo cual ha permitido prestar servicios en muchos lugares de Colombia. Esta labor ha sido apoyada por un grupo de profesionales preparados en las mejores Universidades del país y del exterior.

En los últimos años la Universidad de Pamplona ha construido una sede moderna, con amplios y confortables espacios para la labor académica, dotada con los más modernos sistemas de comunicación y de información y en un ambiente de convivencia con la naturaleza.

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La Universidad de Pamplona ha sido de Tradición eminentemente pedagógica, pero, en la medida en que ha ido asumiendo otros compromisos, la región se ha volcado sobre la Universidad generando demandas cuyas respuestas se han expresado en la creación de nuevos campos de formación.

Desde este punto de vista, la Universidad cumple su histórica misión de formación e investigación con un marcado énfasis en el servicio social el cual se intenta consolidar en su Proyecto Educativo Institucional (PEI). El proyecto se expresa en la transformación de sus estructuras administrativas, académicas, curriculares e investigativas, a partir de las cuales define sus estrategias de trabajo y sus compromisos con la sociedad.

El Proyecto Educativo Institucional se entiende como la carta de navegación de nuestra Universidad, la cual deberá expresarse en estrategias y constituirse en puente generativo de acciones prospectivas de las diferentes unidades académicas de la institución.

1.2 GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA La Universidad de Pamplona le vienen apostando a la calidad desde varias perspectivas, dos de éstas son: la Acreditación de la Calidad de los Programas Académicos y desde la Acreditación Institucional bajo los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación – CNA; y otra es la adopción de Sistema Integrados de Gestión basados en referentes mínimos internacionales como son los establecidos por la Norma NTCGP1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno. Es indiscutible que asumiendo Sistema de Gestión la Acreditación Institucional ante el CNA se facilita. El 22 de diciembre 2005 el Consejo Directivo de ICONTEC, autorizó el otorgamiento de certificación a la Universidad de Pamplona bajo la Norma ISO9001:2000 para los Procesos Administrativos y Plataforma Siglo XXI, donde la capacitación del personal fue factor clave de éxito para el logro de tales propósitos. Para ello la Rectoría de la Universidad de Pamplona consideró la necesidad de realizar un diploma en Gestión y Auditoria de la Calidad en ISO9000 y en Gestión de Auditoria Ambiental en ISO14000 para personal directivo de la Universidad para al logro de los objetivos de Calidad trazados. El día 26 de noviembre de 2008 el Consejo Directivo de ICONTEC renovó la certificación bajo la Norma ISO9001:2000 a los procesos administrativos y tecnológicos hasta el 21 de diciembre de 2011. El día 23 de diciembre de 2010 el Consejo Directivo de ICONTEC otorgó la Certificación a la Universidad de Pamplona bajo la Norma NTCGP 1000:2009 para todos los procesos que conforman el SIG y a su vez el Certificado NTCISO 9001:2008 e IQNET validos hasta el 22 de diciembre de 2013.

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El día 27 de diciembre de 2013 el Consejo Directivo de ICONTEC renovó la Certificación a la Universidad de Pamplona bajo la Norma NTCGP 1000:2009 para todos los procesos que conforman el SIG y a su vez el Certificado NTCISO 9001:2008 e IQNET validos hasta el 22 de diciembre de 2016.

2. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

2.1. MISIÓN

La Universidad de Pamplona, en su carácter público y autónomo, suscribe y asume la formación integral e innovadora de sus estudiantes, derivada de la investigación como práctica central, articulada a la generación de conocimientos, en los campos de las ciencias, las tecnologías, las artes y las humanidades, con responsabilidad social y ambiental.

2.2 VISIÓN - 2020 . Ser una Universidad de Excelencia, con una cultura de la internacionalización, liderazgo académico, investigativo y tecnológico con impacto binacional, nacional e internacional, mediante una gestión transparente, eficiente y eficaz.

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3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON LA CALIDAD

3.1 Designación del Representante de la Alta Dirección.

El Representante de la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona, se designó mediante resolución

Nº 683 del 17 de septiembre de 2009.

3.2 Adopción del Sistema de Gestión de la Calidad en la Universidad de Pamplona

La adopción del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad de Pamplona se hace mediante el acuerdo Nº 163, por el cual se

adiciona al acuerdo 082 del 20 de Junio de 2005.

3.3 Conformación del Comité de Coordinación de Control Interno

La creación del Comité de Coordinación de Control Interno se da mediante Resolución N° 685 del 17 de octubre de 2009

3.4 Exclusiones

A la Universidad de Pamplona no aplica ninguna exclusión de Requisitos de la Norma.

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4. OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4.1 Asegurar la excelencia e innovación en la Académico y en la Gestión

4.2 Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones

4.3 Garantizar la sustentabilidad y crecimiento Institucional

5. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El alcance del Sistema Integrado de Gestión aplica a los procesos:

Misionales:

- Gestión Académica (Granja Experimental Villa Marina)

- Gestión de la Investigación

- Gestión de la Interacción Social (Gestión Proyectos, Relaciones Interinstitucionales, Promoción Social Villa Marina,

Apoyo al Egresado)

Direccionamiento Estratégico (Secretaria General, Gestión Administrativa y Financiera, Planeación Institucional,

Comunicación y Prensa)

Evaluación y Control:

- Administración del Sistema Integrado de Gestión

- Control Interno de Gestión y Control Interno Disciplinario

Procesos de Apoyo

- Gestión de Recursos Bibliográficos

- Gestión de Bienestar Universitario

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- Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico

- Gestión del Talento Humano

- Gestión Presupuestal y Contable

- Gestión de Pagaduría y Tesorería

- Almacén e Inventarios

- Gestión de Laboratorios

- Asesoría Jurídica

- Gestión Documental

- Concepción, Elaboración, Construcción y transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misión Crítica

Específica

- Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red.

- Capacitación y Apoyo Post Venta.

6. POLÍTICA DE CALIDAD La Universidad de Pamplona asume la formación integral e innovadora de sus Estudiantes, con una cultura de la internacionalización, liderazgo académico, investigativo, de interacción social y tecnológico, con responsabilidad social y ambiental, mediante una gestión transparente, eficiente, eficaz y efectiva, con un talento humano comprometido con el mejoramiento continuo de sus servicios para la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, contribuyendo al logro de los fines esenciales del Estado. La Política de Calidad de la Universidad de Pamplona fue revisada, actualizada y aprobada mediante Comité de Coordinación de Control Interno mediante FAC-08 “Acta de Reunión” del 31 de enero de 2013.

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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

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9. MAPAS DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

9.1 Mapa de Procesos bajo la NTCGP 1000:2009

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9.2 Mapa de Procesos ISO 9001:2000

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10. CARACTERIZACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Como se observa en el mapa de procesos institucional, la Universidad de Pamplona cuenta con el proceso de Direccionamiento Estratégico y la Administración del Sistema de Integrado de Gestión desde los cuales se logra el cumplimiento de los requisitos contemplados en los capítulos 4, 5 y 8 de la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, a continuación se describe este proceso. (Ver archivo de caracterizaciones adjunto)

Gestión Académica Granja Experimental Villa Marina

Gestión de la Investigación Gestión de la Interacción Social

Gestión Proyectos Promoción Social Villa Marina Apoyo al Egresado Relaciones Interinstitucionales

Direccionamiento Estratégico Secretaria General Gestión Administrativa y Financiera Planeación Comunicación y Prensa

Evaluación y Control Administración del Sistema Integrado de Gestión Control Interno de Gestión Control Interno Disciplinario

Apoyo a la gestión Gestión de Recursos Bibliográficos Gestión de Bienestar Universitario Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico Prestación del Servicio en los Laboratorios Gestión del Talento Humano Gestión Presupuestal y Contable

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Gestión de Pagaduría y Tesorería Almacén e Inventarios Asesoría Jurídica Gestión Documental Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales. Diseño y Elaboración de Escenarios, Objetos y Contenidos Multimediales Basados en Red Capacitación y Apoyo Post Venta

11. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA.

11.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión PAC-02 Control de Registros del Sistema Integrado de Gestión PAC-03 Revisión y Analisis de los Procesos para la Mejora Continua PAC-04 Control del Producto o Servicio no Conforme PAC-05 Toma de Acciones Correctivas PAC-06 Toma de Acciones Preventivas PAC-08 Medición de la Satisfacción delCliente PAC-09 Elaboración de Planes de Calidad del Sistema Integrado de Gestión PAC-10 Revisión por la Dirección PAC-12 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión PAC-13 Autoevaluación PAC-14 Sistemas de Información PAC-17 Auditorias Integradas

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12. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La planificación del Sistema Integrado de Gestión en la Universidad de Pamplona se realiza desde el proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión. De este proceso hace parte la Alta Dirección, el Representante de la Dirección y el Comité de Coordinación de Control Interno. De acuerdo al ciclo PHVA, una vez verificado el Sistema, a través de las auditorías internas y revisado por la Alta Dirección, el Comité de Coordinación de Control Interno se reúne y mediante Acta determina tanto las mejoras que se deben implementar como la planificación para el nuevo ciclo del Sistema Integrado de Gestión consignada en el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al SIG”.

13. REVISIONES POR LA DIRECCIÓN Una vez terminado el ciclo de auditorias el Representante de la Alta Dirección y la Administración del Sistema Integrado de Gestión reúnen los insumos necesarios para que la alta dirección anualmente realice la revisión por la dirección, con el objeto de planificar propuestas de mejora de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión, de sus procesos, de los requisitos del cliente y de las necesidades de recursos mediante el FAC-10 “Informe para la Revisión del Sistema Integrado de Gestión por la Dirección“

14. HISTORIA DE MODIFICACIONES

Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio

Aprobación del Cambio

00 Actualización Manual de la Calidad 24 Marzo de 2006 3 Mayo de 2006

01 Actualización Manual de la Calidad 17 Octubre de 2006 25 Octubre de 2007

02 Actualización Manual de la Calidad 17 Enero de 2007 22 Enero de 2008

03 Actualización Manual de la Calidad 22 Abril de 2008 24 Abril de 2008

04 Actualización Manual de la Calidad 10 de diciembre de 2008 12 de diciembre de

2008

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Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio

Aprobación del Cambio

05 Propuesta para la modificación del Manual de la Calidad

según lo tratado en el FAC-08 Acta de Reunión N°15 del 17 de agosto de 2010

19 de agosto de 2010 27 de agosto de 2010

06 Actualización de forma del Manual de Calidad según lo

definido en el FAC-08 Acta de Reunión Acta N° 005 el 11 de febrero de 2011

11 de febrero de 2011 11 de febrero de 2011


descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N° 006 del 9 de julio de 2012

9 de julio de 2012 9 de julio de 2012


descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N° 008 del 10 de septiembre de 2012

10 de septiembre de 2012

10 de septiembre de 2012

09 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N° 002 del 4 de febrero de 2013

4 de febrero de 2013 4 de febrero de 2013

10 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el

FAC-08 Acta de Reunión N° 005 del 5 de abril de 2013 5 de abril de 2013 5 de abril de 2013

11 Actualización Manual de la Calidad según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N° 001 del 19 de enero de 2015

19 de enero de 2015 11 de febrero de 2015

15. APROBACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD

El presente manual ha sido actualizado por última vez el día 11 de febrero de 2015

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PARA CONSTANCIA FIRMAN

__________________________________________________ Dr. ELIO DANIEL SERRANO VELASCO Alta Dirección Universidad de Pamplona

Prof. Rene Vargas Ortegón Representante de la Alta Dirección

Ing. María Victoria Bautista Bochagá Administradora del SIG

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